Introduction
Pieter Timmermans - CEO
84%
14%
2%
77%
19%
4%
67%
27%
6%
52%
26%
6% 7% 9%
48%
31%
7% 5%9%
41%37%
8%5%
9%
Papieren facturen,verstuurd per post
Elektronische facturen,verstuurd via e-mail (PDF in
bijlage of met link naarwebportaal)
Elektronische facturenverstuurd via e-mail +
gestruct.databestand inbijlage
Elektronische facturenverstuurd via e-mail + link
naar gestruct. databestand
Elektronische facturenverstuurd via een
geïntegreerd en beveiligddigitaal platform
2011 2012 2013 2014 2015 2016
Hausse la plus importante: email+PDF
VERZENDEN VERKOOPFACTURENNaar ondernemingen
4
Avantages de la facturation électronique
Rapidité - Efficacité - Réduction des coûts
14h00 - 14h05 : Bienvenue Pieter Timmermans, VBO FEB
14h05 - 14h15 : Facturation électronique, la politique ambitieuse du gouvernement flamand
Frank Geets, Agentschap Facilitair Bedrijf
14h15 - 14h45 : PEPPOL
• Possibilités et implications du modèle PEPPOL Serge Libert, SPF Stratégie et Appui, BOSA
• PEPPOL dans l'environnement B2B Morgane Haid, VBO-FEB
14h45 - 15h15 : Le projet d'e-invoicing des services publics, approche, résultats et opportunités.
Lien Wauters Van der Taelen & Johan Van Steelandt, Agentschap Facilitair Bedrijf
15h15 - 16h00 : La facturation électronique en pratique
• Randstad Olivier Lefevre, Cosette Verhelst
• WMH Laurent Lenaerts
• I4BI Cindy Salden
16h15 - 17h00 : Cocktail & networking 5
Le programme du jour
E-facturatie, het beleid van de Vlaamse overheid
Frank Geets, Agentschap Facilitair Bedrijf
VBO-event - 20 juni 2017
Agenda
1. Beslissing van de Vlaamse Regering2. De Europese Richtlijn en context3. Motivatie4. Voordelen5. Status én oproep
1. De beslissing van de Vlaamse Regering
VLAAMSE OVERHEID
Beslissing van 12 juli 2013, opnieuw bevestigd op 16.12.2016.
Elke overheidsopdracht, gelanceerd vanaf 1.1.2017 verplicht de leverancier om een e-factuur te sturen.
(Uitzondering, de micro-onderneming kreeg uitstel tot 1.1.2018)
Samenwerking met het federale bestuursniveau Stimulerend beleid naar lokale overheden
FEDERALE OVERHEID (beslissing van 12.5.2018)
elke overheidsopdracht (>135.000€) vanaf 1.1.2018, verplicht e-facturatie
2. De Europese Richtlijn en de Europese context
RICHTLIJN 2014/55/EU
Overheden moeten e-facturen die aan norm voldoen aanvaarden én verwerken
Wanneer? 27 november 2018 (+1j lokale overheden)
Voor wie? Hele toepassingsgebied van de wetgeving overheidsopdrachten
HEFBOOM voor B2B e-facturatie
2. De Europese Richtlijn en de Europese context
Lidstaten anticiperen op deze richtlijn, en verplichten e-facturatie naar hun leveranciers
DATUM DATUM
Denemarken 1/2/2005 Spanje 15/1/2015
Zweden 1/7/2008 Italië 31/3/2015
Finland 1/1/2010 Zwitserland 1/1/2016
Frankrijk 1/1/2012
Oostenrijk 1/1/2014 Nederland 1/1/2017
Noorwegen 1/1/2015 België 1/1/2018
Slovenië 1/1/2015
Vlaanderen 1/1/2017
3. Motivatie
Motivatie voor verplichting Kadert in brede digitalisering tussen VO en
bedrijven: alle transacties radicaal Kadert in het e-procurementprogramma
De volledige overheidsopdracht – van begin tot einde – verloopt digitaal.
Overheid als hefboom voor B2B e-facturatie
4. Voordelen
Voordelen van e-facturatie
Efficiëntiewinst (voorbeeld) Opkuis interne processen Aanzet voor bredere digitalisering
5. Status én ambitie
Status Van 8,5% e-facturen naar 21,2% in financiële
systemen van VO. (januari mei)
https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing/status
Oproep aan de grote bedrijven om in te stappen !
BOSA.be
FEB/VBO info-session
20-06-2017
Serge Libert
BOSA-DT
(formerly known as FEDICT)
how smart cane-invoicing be
technical
digital firstbetter cheaper
e-Invoicing - state of play
model growth savings
hybrid invoicing(pdf/email, portal)
10%40% 2,78€
e-invoicing 11%9% 9,01€Source: DAV/ASA – Indiville, 2017
Needs
• Universal - everybody can reach everybody
• Costs - decrease to a few cents
Requirements• Senders send everything (*) the same way
• Receivers receive everything (*) at the same place, the same way
• software sending/receiving documents, works the same way (*): no trading partner-specific dev/cfg(*) “everything” = 95%
Big technical challenge to achieve
Needs and requirements
was designed to address these requirements
… a network
… a channel amongst others
… a service provider
… a standard
… a market player
PEPPOL IS NOT (… or not only)…
… a 2-years long, €32M., European project top-class subject matter experts of 16 countries and many industries
… a framework for achieving universal exchange :
• selection / integration of existing proven standards
• set of contracts that clarifies each players’ R&R
• Governance model to drive evolutionwhile not compromising business
• Partnership with existing networks and operatorsto boom their business
… OPEN … NEUTRAL … FLEXIBLE … UNIVERSAL … SECURE
PEPPOL IS …
• Norway [since 2012. B2G & B2B. currently 4million/month]
• Belgium [since 2016. B2B. 90.000 invoices to date]
It flies!
Receive invoices (also) on PEPPOL?
• Governement: catalyst
• Industry: solutions builder / marketeer
• Senders /receivers: solutions consumer/evaluator
• All: spread the word
Stakeholders - roles
• Is DIGITAL IT matter
You need an invoices reception&processing system
Good news: they are more and more:-)
• Is ONE FOR ALL AND ALL FOR ONE:
once you go PEPPOL, you go for all your inbound invoices (*)
very good news!-)) No bilateral agreements anymore !-))
• Is FREEDOM.
If your service provider doesn’t satisfy you, change! (**)
• What is the cost?
• It is still an IT project, so it has a cost.
• But the potential reach is much higher than any other alternative
• What is the return?
It depends on you! spread the word!
Receive (also) on PEPPOL - practical
ANYBODY CAN SEND ON PEPPOL AT ANY TIME(*)
Adopt “PEPPOL FIRST”:
- If the receiver is on PEPPOL, you win
- If not, you don’t loose. Next time he will.
Or his neighbour does. Or will next time
Send (also) on PEPPOL - practical
• may be better suited for high-volumes point-to-point exchanges.
• contribute to the future of EDI
• need to be complemented, to operate within the optimum range
(from a community perspective)
Private networks
Improved website :o Direct access forentrepriselegalrepresentatives
o Rolebasedaccess foraccountants , service providers, …
o Track andtraceforallpartiesinvolved
Fillsthegaps betweenplayersoperatein control
b g
Mercurius (B2G)
eP
RIO
RPEP
PO
L
Web Site
Mercurius paves the way for adoption of e-invoicing in Belgium
Thank you!
https://digital.belgium.be/e-invoicing
PEPPOL dansl'environnement B2B
© P
eter
Will
ems
Vec
-Sta
r
20/06/2017Morgane Haid - FEB
35
Le système Peppol – aussi pour le B2B
• Raccordement en one-to-many
• L’entreprise client doit juste s’annoncer comme receveur sur Peppol
• Un format interopérable basé sur un standard européen
• Déjà >50 logiciels comptables informatiques, de fournisseurs de services et de points d’accès PEPPOL disponibles en Belgique
https://overheid.vlaanderen.be/project-e-invoicing (‘Status’ > ‘Welke pakketten(boekhoud-, ERP-, facturatie-) zijn klaar voor e-Facturatie?’).
36
Le système Peppol
• Abonnement mensuel Point d’Accès: à partir de quelques dizaines d’euros
• Cout de première installation: encore dans les centaines d’euros
• Marché en évolution et de nouveaux fournisseurs avec une offre moins chère
devraient encore entrer sur le marché.
• La plupart des logiciels comptables peuvent aussi intégrer un envoi de factures électroniques.
• Facturation via PEPPOL il suffit de demander à votre logiciel comptable d’activer l’option PEPPOL.
• La plupart des fournisseurs de logiciels ont des accords avec les « Points d’accès PEPPOL ».
37
1er cas: Appel à un fournisseur de logiciel comptable/ facturation/ gestion intégrée
• Partir de votre ERP pour y intégrer la facturation électronique.
• Documents Service Providers peuvent vous aider à compléter votre architecture informatique.
• Passer par PEPPOL? choisir votre « Point d’Accès »
• via un Document Service Provider. Eventuellement : conversion (traduction) de la facture dans le format requis.
38
2ème cas :Vous gérez vous-même votre propre système informatique (ERP)
• PAS faire appel à un Service Provider ou à un logiciel comptable.
• Devenez vous-même « Point d’accès PEPPOL »
• Conditions : certaines spécifications techniques
• https://digital.belgium.be/e-invoicing/PEPPOLinBelgium.html
39
3ème cas : votre propre système de facturation électronique
• Doel De vooruitgang en de eventuele businessproblemen (boekhoudkundige, financiële, intersectorale, juridische, btw-kwesties ...) concreet te bespreken
• Alle betrokken actoren rond dezelfde tafelOndernemingen en sectorfederaties, DAV, regionale en federale overheid, Digital Transformation Office, boekhouders, Document Service Providers,‘Peppolaccess points’, …
40
Belgian e-Invoicing Business Expert Group
41
Encore plus de transformation digitale?
Magazine REFLECT de la FEB – Digital, une vision à 360° !
p.24 e-Invoicing
E-facturatie, het e-facturatieproject van de overheid
Lien Wauters - Van der Taelen & Johan Van Steelandt, Agentschap Facilitair Bedrijf
VBO-event - 20 juni 2017
Inleiding
Project e-invoicing van de Vlaamse overheid, als onderdeel van het e-procurementprogramma
Overzicht van de aanpak en resultaten Overzicht van de uitdagingen
Bedrijven overtuigen om te e-factureren én bewust maken van de uitdagingen.
Agenda
1. De governance van het project2. De standaard en de business afspraken3. Impact op de interne organisatie 4. Project in een hogere versnelling
1. De governance van het project
De overheid als hefboom voor de B2B.
de verplichting opleggen, realiseren en impact hebben naar de B2B
vb. Oostenrijk. met één stem spreken als overheden
De complexiteit van de meerdere financiële systemen
overlegorgaan met de financiële systemen van de overheid (B2G)(onder leiding van de VO)
Uitdaging: overheden verbinden tijdens hun ‘hefboomrol’
1. De governance van het project
De afstemming tussen de intermediaire actoren in de markt. In het PEPPOL model zijn dit de ACCESS POINTS
- belang van informatie-uitwisseling- voortgang op de B2B-markt
meeting tussen AP’s(onder leiding van de PEPPOL Authority)
Uitdaging: Intermediairen kiezen voluit en ondubbelzinnig voor de Europese standaard (en PEPPOL)
(de actoren die dit doen zullen een flink deel van de markt innemen…)
1. De governance van het project
Het oplossen van de inhoudelijke knelpunten business experten bespreken thema’s die e-facturatie (in vaak concrete situaties) verhinderen/bemoeilijken.
Business expert groep (onder leiding van het VBO)
Uitdaging: Oplossingen formuleren die operationele problemen oplossen én gedragen worden.
1. De governance van het project
Communicatie ? Nood aan communicatie over oplossingen Informatieverstrekking ‘in verspreide slagorde’ Afwezige communicatie
Publiek en private communicatie-initiatieven die complementair zijn& website die baken is.
Uitdaging: ‘schaarse’ middelen samenbrengen en coördineren
1. De governance van het project
!
!• Overheden als hefboom ook B2B !
• Overheid kiest voor model PEPPOL Engageer een intermediair die ondubbelzinnig kiezen voor PEPPOL
• Probleemsituaties ? Koppel dit terug
CEN BIIUBL 2.1
CEN BIIStandaard van PEPPOLStandaard van de OVERHEID
E-FFF
2. De standaard en business afspraken
2. De standaard en business afspraken
De Europese standaard vermeldt 2 voorkeursformaten• UBL• UN/CEFACT‘finetuning’ PEPPOL op deze standaard
En wat met EDIFACT?Pilootproject tussen COLRUYT en VLAAMSE OVERHEID.‘mapping tussen edifact en Mercurius’.Bruikbaar door Access Points.
Timing? September 2017
CEN BII
UBL 2.1
Standaard van de OVERHEID
Verplichte velden
Business afspraken
2. De standaard en business afspraken
Business requirements:
PEPPOL core alleen is niet voldoende, (nationale wettelijke gegevens, business afspraken leverancier/klant, … ), maar geen ‘overheidsstandaard’!
Aanpak: Centrale afstemming en vastlegging over
bestuursniveaus (overheid als 1 verhaal) Maximale bewaking van uniformiteit ‘Bundel’ (zie link)
https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing-voor-leveranciers
2. De standaard en business afspraken
!
!• Business requirements overheid
‘Slank’, eenduidig, uniform, herbruikbaar B2B
• Gekend door intermediairen !
• EDIFACT-gebruikers, volg pilootproject op en maak uw keuze op korte termijn
3. De impact op de interne organisatie
De interne werking optimaliseren en afstemmen van de processen (gebruik
bestelbon , goedkeuring, correcte metadata …) Verzorgen van sterke interne communicatie Zorgen voor interne ambassadeurs
Positieve impact (voor alle partijen!) Sneller goedkeuren Sneller betalen Correctere facturen Minder betwistingen …
4. Project in een hogere versnelling
Hoge verwachtingen naar intermediairen (AP, SP, facturatietools, boekhoudpakketen, …)
Vaststelling, toch…: blijft aanbod te beperkt neemt het aantal e-facturen ‘relatief’ langzaam toe gebruiken de leveranciers te veel de portaal verloopt de registratie in SMP (receiver) erg moeizaam
Het aantal verzenders en ontvangers blijft te laag!
4. Project in een hogere versnellingWat doet overheid? • voor haar leveranciers:
Contact met meer dan 4000 bedrijven (infosessies, bilateraal, …)
Individuele ondersteuning van bedrijven van test tot productie
Portaal ‘afbouw’ voor de intermediaires :
Delen informatie Deelname aan events Opvolging en begeleiding testprocedures
• intern: uitbreiden aantal ontvangers : lokale overheden… uitbreiden digitalisatie naar andere processen
uitbreiden : e-order, uitgaande facturen,…
4. Project in een hogere versnelling
Wat verwachten we van de intermediairen: Registratie in SMP Promotie van PEPPOL ook naar B2B Ondersteuning en bewaken en eventueel
verfijnen business requirementsstandaardisering
Opnemen van rol ‘intermediair’
4. Project in een hogere versnelling
!
!• maak nu de klik naar e-facturatie • PEPPOL werkt !• informeer u grondig• wees kritisch
Meer informatie
!• [email protected]• https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing
Randstad GroupProject e-invoicing
▪ Voorstelling Randstad Group
▪ ‘Digital’ investeringen binnen Randstad▪ Tech & Touch
▪ Project Peppol▪ Voorbereiding
▪ Scope
▪ Algemene beschouwingen
Agenda
66
Voorstelling Randstad
er was een tijd waarin een bedrijf opstarten vooral een kwestie was van ondernemerschap…
van toewijding…
en van werkplezier.
Succes kwam er door visie,
succes kwam er door visie…
door design…
Succes kwam er door visie,
door integratie van technologie
Randstad vandaag (2016)
Aan het werk
elke dag
626.300
landen
39
kantoren
5.752
medewerkers
32.280
miljard
omzet
€20,7
74
Randstad Group (RS & TT) België in cijfers (2016)
mensen
geholpen
+125.000
+45.000
bedrijven
12.918
4.312
facturen
pdf facturen
402.059
e-invoicing
9.620
75
614.588
maar de wereld evolueert
Succes kwam er door visie,
onze manier van leven evolueert
Succes kwam er door visie,
ons verwachtingspatroon evolueert
Succes kwam er door visie,
bedrijven vragen totaaloplossingen
en ook individuen hebben duidelijke loopbaandoelen
Randstad evolueert mee…
we blijven ook in de toekomst relevant…
dankzij outperformance …
investeren we in technologische innovaties,
en dankzij investeringen in technologische innovaties.
investeren we in technologische innovaties,
met de ambitie om onze klantengroepen enkel het beste te bieden.
core value proposition
complementary offerings
supplying & enabling network
other stakeholders
always the right job offer
career development
health & safety
financial services
training & education
seamless administration
job counceling
fun & family
daarom evolueren we naar een platform voormens en onderneming…
met oplossingen diehen toelaten hun vollepotentieel te benutten…
en te groeien…
met hetzelfde ondernemerschap, dezelfde toewijding en hetzelfde werkplezier van toen…
met de mensen van vandaag en van morgen.
digital investmentssupporting our touch by creating awesome experiences for all
92
Project Peppol
Waarom?
•De Lijn (Mercurius)•Vlaamse overheid (Mercurius)•OVAM (Mercurius)•Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek (Mercurius)•Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (Mercurius)•Vlaams Centrum voor Agro- en Visserijmarketing (Mercurius)•VDAB (Mercurius)•Innovatiecentrum Vlaams Brabant (Mercurius)•Volvo Cars (Pagero)•AB Inbev (Basware)•Delhaize group (EDIcom)•Axa (Ariba)•UCB (Ariba)•Pfizer (Ariba)•Compass (Babelway)•DHL (Tradeshift)
Project Peppol
Keuze?
Scope en objectief, gemaakte keuze… partner (provider/tool/IT-oplossing…)
een screenshot van een xml factuur naar de Vlaamse overheid
een screenshot van mogelijke opvolging binnen ons Access Point
Project Peppol
Verloop?
Hoe verlopen (uitrol)? Testen… productie… doorlooptijd, problemen, …
Opstellen project team (RS&TT), (RSG ICT) Sphere Team (Middleware), (RSG ICT) Testing Team, (RSG Invoicing)
Vlaamse Overheid => DE LIJN en VDAB
Testdocumenten
Feedback telefonisch
Feedback e-mail
6-tal wekenLive februari 2017
Access Point
Project Peppol
Bevindingen?
Bevindingen:
102
• Geen aannames, maar feiten/ juiste info en evalueren
• Stap per stap, houdt de snelheid aan, co-creatie, steeds blijven meten
• Het gaat over de ‘customer experience’, niet over de tool op zich
• Het gaat over de toekomst en niet over het nu
• Foutmarge naar beneden
• Goedkoper
103
Will you join us and start to E-Invoice
right now?
DINSDAG 20 JUNI 2017
Over WMH NV
Industrieel distributeur sinds 1977
• Sectoren: elektrotechnische groothandel en industriële OEM’ers
Adsolut gebruiker sinds januari 2017
• Synchrone overstap samen met zusterbedrijf AEB
Aangepaste software
Grote aandacht voor automatisering van bedrijfsflow
marketing aanvraag offerte order bestelling logistiek facturatie
• Alle stappen op 1 platform
• Instelbare toegankelijkheid
• Snellere afhandeling van elke procesfase
Belang van het boekhoudpakket
Bedrijfsflow
marketing aanvraag offerte order bestelling logistiek facturatie
• No more fax
• Procesbeheer digitaal risico vs digitaal voordeel
Opstart en struikelblok
Onboarding bij de Vlaamse Overheid
• Voorzien en begeleiding door software providers
Controle bestandsgrootte
• Gescande verkoopsvoorwaarden werden niet aanvaard wegens beperking grootte van
bestanden.
Samenwerking tussen alle partijen
Structurele samenwerking bedrijf en zijn providers
• Voordelen voor de KMO
• Geen individuele setupkosten
• Low cost wegens standaard integratie
• Geen individuele onboarding bij de Overheid
• Snel up and running
• Ook beschikbaar voor B2B
110
Over i4BI
Voorbereiding
Requirements
Projectverloop
Toekomst
1
2
3
4
5
Index
Over i4BI
• Oracle Intelligence• Oracle Business Intelligence
• Oracle Business Intelligence Applications
• Business Intelligence Cloud Services
• Self-service BI & Visual Analyzer
• Oracle Transactional Business Intelligence
• Big Data Discovery
• Services• End-2-End delivery
• BI Cloud Services
• Health-Check Assessment
• Business Intelligence
• Data Warehousing
• Training Center
Voorbereiding
• Aanleiding
– vraag leveranciers & klanten
– verplichting Vlaamse Overheid
– procesverbetering
• Analyse
– requirements
– Peppol <> platform
– keuze leverancier
Requirements
• Koppeling met TIA (facturatiepakket) – Standaard XMLinterface
• Email: PDF en/of XML met attachments
• Peppol
• Legaal Archief
Projectverloop
• Technische onboarding
– uitbreiding standaard XML
– netwerk
– validatie
• Business onboarding
– papieren facturen <> XML factuur
– PO nummers
Doorlooptijd +/- 3 mnd
Toekomst
• Voordelen
– Snellere facturatie
– Bounce management
– Flexibiliteit naar klanten toe
• Lessons learned
– PO nummers (proactief)
– Uniform facturatieproces
• Onboarding trajecten
– Andere overheidsinstellingen (federaal, steden en gemeenten,..)
– Onboarding project leveranciers met focus via Peppol
– Onboarding project klanten