Le transfert des systèmes
d'informations du CHUM actuel au
nouveau CHUM :
Un défi organisationnel, humain et
technologique
SAN-TECH
11 avril 2017
Table des matières
• Présentation des conférenciers
• But et objectifs de la présentation
• Le nouveau CHUM en un coup d’oeil
• Quelques dates marquantes
• Les défis passés et futurs
• Les solutions appliquées et envisagées
• Leçons apprises
• Conclusion
Présentation des conférenciers
Joanne Guay
Directrice des
technologies de
l’information et des
télécommunications
du CHUM
Axel Van Leeuw
Directeur adjoint des
technologies de
l’information et des
télécommunications du
CHUM
But et objectifs de la présentation
• But
– Partager l’expérience acquise d’une occasion unique
dans une carrière
• Objectifs
– Présenter les défis passés et futurs
– Expliquer les solutions appliquées et envisagées
– Retenir les leçons
Le nouveau CHUM en un coup d’oeil
• Le nouveau CHUM sera l’un des plus importants
centres hospitaliers en Amérique du Nord. Il
réunira sous un même toit les équipes et les
patients de l’Hôtel-Dieu, de l’Hôpital Notre-Dame
et de l’Hôpital Saint-Luc.
• Il est situé au cœur de Montréal, au coin des
rues Viger et Saint-Denis
Le nouveau CHUM en un coup d’oeil
Le nouveau CHUM en un clin d’oeil
• 772 chambres
individuelles
• 39 salles d’opération
• 415 salles d’examen
• 65 000 visites à
l’urgence
annuellement
Plus de 13 000
personnes au service
des patients, dont :• + 1 200 médecins,
dentistes et pharmaciens
• + 4 000 infirmières,
infirmières auxiliaires et
préposés aux
bénéficiaires
• + 1 500 professionnels
de la santé
• + 700 bénévoles
Grands axes cliniques• Cancer
• Neurosciences
• Cardiovasculaire et
métabolique
• Transplantation
• Musculosquelettique
fonctionnel
Domaines transversaux• Imagerie
• Technologies avancées
• Génétique et biomarqueurs
• Immunologie et infectiologie
Le nouveau CHUM en un clin d’oeil
• Plus de 30 000 équipements
GBM, dont 3 000 connectés au
réseau informatique
• 170 systèmes d’information
cliniques, clinico-administratifs et
administratifs
• 50 systèmes d’information GBM
• Plus de 30 systèmes bâtiments
(ex: VAG, pneumatique,
géolocalisation, etc)
• Plus de 12 000 postes de travail
• Plus de 27 000 prises réseaux
2018
Aujourd'hui
2015 2016 2017 2018
Embauche d'Axel
4/2015
Le réseau du NCHUM tombe
27/2/2017
Embauche de Joanne
5/2015
Nouveau PDG
9/2015
Arrivée de Claudine Roy
10/2015
1er report activation
1/4/2016
2ème report activation
7/11/2016
Début activation Fin déménagement des derniers patients
Activation SI transversaux
Activation SI cliniques externes et étages hospitalisation
Déménagement
Stabilisation
Quelques dates marquantes
Les défis passés et futurs
• Sous estimation de la complexité, de l’envergure et des effortsOrganisationnel
• Pas de direction informatique durant plusieurs mois
• Changement de cultureHumain
• Désuétude du parc informatique
• Désuétude des systèmes d’informationsTechnologique
Les défis passés et futurs
• Loi 10: gel des embauches de cadres
• Projets TI provinciaux
• Nouveau PDG
• Projet du nouveau CHUM en PPP
• Cessation HND au CIUSSS CSM
• Informatique => ensemble de com-mutateurs et câbles
• Manque de préparation
• Sous estimation de la complexité => envergure et effort ($$$)
Organisationnel
Les défis passés et futurs
• Nouveaux directeurs informatiques
• Équipes informatiques en mode silo
• Rôles et responsabilités des analystes sur les SI non définis
• Difficulté de trouver des compétences à l’externe
Humain
Les défis passés et futurs
• Désuétude du parc informatique
• Désuétude des systèmes d’information
• Projets en difficultés
• Coordination TI/GBM
• Nouvel IPM fusionné
Technologique
Les solutions appliquées et envisagées
• Priorisation des projetsOrganisationnel
• Culture axée sur le patient
• Gestion orientée sur les résultatsHumain
• Plan d’investissement dans le matériel et le logiciel
• Contrôle des fournisseursTechnologique
Les solutions appliquées et envisagées
• Comité stratégique TI:
• priorisation des projets par les médecins et cliniciens
• Comité activation TI/GBM:
• reddition de compte au PDG
• Groupe de travail – Analyse en besoins TI:
• prioriser le SI existant plutôt que le papier
Organisationnel
Les solutions appliquées et envisagées
• Culture axée sur le patient
• Gestion orientée résultat: planification, méthodologie, tableau de bord, SCRUM meeting, responsabilisation et imputabilité
• Regroupement par équipes et portefeuilles de SI
Humain
Les solutions appliquées et envisagées
• Analyse, tri et mise à niveau de tout les SI
• Plan d’investissement dans le parc de PC et l’infrastructure (serveurs, stockage centralisé, etc.)
• Contrôle des fournisseurs
Technologique
2018
Aujourd'hui
avr.
Début activation Début déménagement Fin déménagement
1/4/2017 Intégration clinique
1/4/2017 Accompagnement sur le terrain
1/4/2017 Activation SI transversaux
Activation SI clinique ext. et unités hospit.
Déménagement
Stabilisation
Les solutions appliquées et envisagées
Planification
Les solutions appliquées et envisagées
170 SI répartis en 4 équipes et 3 niveaux de priorités
P1=Requis, P2=Prévus, P3=Idéalement
Équipe dossier patient
Équipe plateau technique
Équipe clinico-admin, fondation et recherche
Équipe administrative et divers
Re
gro
up
em
en
td
es
SI p
ar
équip
es
et
prio
rité
s
Les solutions appliquées et envisagéesCouche Niveau Besoin Envergure
Uti
lisate
ur
Intégration clinique Flux de données // flux de
travail
Flux de données suit le
cheminement du patient
500 000 patients/an
8 000 utilisateurs
Milliers de processus
cliniques, clinico-admin et
admin
Systèmes Information Agrégation de l'information
pour exploitation par
utilisateur
220 SI (TI et GBM)
Accès
Téléphonie Communication 4 500 combinés fixes
500 combinés mobiles
PC Outil interaction homme/SI 12 000 PC
Serveurs Intelligence des SI et
persistance des données
400 serveurs physiques
1.3 Petaoctets de données
(1015)
Télé
-
co
m-
mu
ni-
cati
on Réseau Échange de données inter
systèmes et inter machines
~ 500 commutateurs
~20 VLAN
Ph
ysi-
qu
e
Salles télécom Agrégation des câbles 76 salles de télécom
Câblage Médium de transport du
signal électrique
27 200 câbles
Dépendance
Pour chaque équipement GBM:
planification activation NCHUM + planification GBM
neufs + planification GBM transférés
Activation réseau
RéseauActivation
GBMGBM ConfigurationSI
4ème instance et
autre SIIntégration
Intégration clinique
Validation
Les solutions appliquées et envisagées
Rôle de l’intégration clinique
• Axer sur les besoins du client (arrimage)
• Réduire les risques (scénarios et tests)
• Rendre un service de qualité (debriefing)
• Planification de l’activation
• Expertise des besoins cliniquesClient
• Activation des SI
• Expertise des SIDTIT
Objectifs: éliminer les écartsClient
Expert des besoins cliniques
DTIT
Expert des SI
Intégration clinique = Qualité et
satisfaction
Les solutions appliquées et envisagées
Planification stratégie d’action avec le client
Préparation Activation
SI - DTIT
Période d’activation de tous les systèmes
Test DTIT et ClientÉlaboration des
testsContrôle de
qualité
SI Fonctionnel
DTIT DTIT - Client Analyste SI- Utilisateur opérationnel DTIT - Client
Planifier
Arrimage
Définir
ScénarioContrôler
Tests
Améliorer
Debriefing
Les solutions appliquées et envisagées
Les leçons apprises
• Syndrôme persistant de l’étudiant
• Implication des cliniciens et des
utilisateurs au tout début du processus
de l’activation
• Pensée magique
Conclusion
• Les hôpitaux d’aujourd’hui et de demain reposent
de plus en plus sur la technologie
• Les TI doivent être partie prenante des plans de
construction, de l’activation et du déménagement
• Planifier, planifier, planifier,…
• Développer une capacité d’adaptation
Merci Claudine!
Claudine Roy
Conseillère principale
CIM