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Le transfert des systèmes
d'informations du CHUM actuel au
nouveau CHUM :
Un défi organisationnel, humain et
technologique
SAN-TECH
11 avril 2017
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Table des matières
• Présentation des conférenciers
• But et objectifs de la présentation
• Le nouveau CHUM en un coup d’oeil
• Quelques dates marquantes
• Les défis passés et futurs
• Les solutions appliquées et envisagées
• Leçons apprises
• Conclusion
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Présentation des conférenciers
Joanne Guay
Directrice des
technologies de
l’information et des
télécommunications
du CHUM
Axel Van Leeuw
Directeur adjoint des
technologies de
l’information et des
télécommunications du
CHUM
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But et objectifs de la présentation
• But
– Partager l’expérience acquise d’une occasion unique
dans une carrière
• Objectifs
– Présenter les défis passés et futurs
– Expliquer les solutions appliquées et envisagées
– Retenir les leçons
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Le nouveau CHUM en un coup d’oeil
• Le nouveau CHUM sera l’un des plus importants
centres hospitaliers en Amérique du Nord. Il
réunira sous un même toit les équipes et les
patients de l’Hôtel-Dieu, de l’Hôpital Notre-Dame
et de l’Hôpital Saint-Luc.
• Il est situé au cœur de Montréal, au coin des
rues Viger et Saint-Denis
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Le nouveau CHUM en un coup d’oeil
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Le nouveau CHUM en un clin d’oeil
• 772 chambres
individuelles
• 39 salles d’opération
• 415 salles d’examen
• 65 000 visites à
l’urgence
annuellement
Plus de 13 000
personnes au service
des patients, dont :• + 1 200 médecins,
dentistes et pharmaciens
• + 4 000 infirmières,
infirmières auxiliaires et
préposés aux
bénéficiaires
• + 1 500 professionnels
de la santé
• + 700 bénévoles
Grands axes cliniques• Cancer
• Neurosciences
• Cardiovasculaire et
métabolique
• Transplantation
• Musculosquelettique
fonctionnel
Domaines transversaux• Imagerie
• Technologies avancées
• Génétique et biomarqueurs
• Immunologie et infectiologie
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Le nouveau CHUM en un clin d’oeil
• Plus de 30 000 équipements
GBM, dont 3 000 connectés au
réseau informatique
• 170 systèmes d’information
cliniques, clinico-administratifs et
administratifs
• 50 systèmes d’information GBM
• Plus de 30 systèmes bâtiments
(ex: VAG, pneumatique,
géolocalisation, etc)
• Plus de 12 000 postes de travail
• Plus de 27 000 prises réseaux
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2018
Aujourd'hui
2015 2016 2017 2018
Embauche d'Axel
4/2015
Le réseau du NCHUM tombe
27/2/2017
Embauche de Joanne
5/2015
Nouveau PDG
9/2015
Arrivée de Claudine Roy
10/2015
1er report activation
1/4/2016
2ème report activation
7/11/2016
Début activation Fin déménagement des derniers patients
Activation SI transversaux
Activation SI cliniques externes et étages hospitalisation
Déménagement
Stabilisation
Quelques dates marquantes
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Les défis passés et futurs
• Sous estimation de la complexité, de l’envergure et des effortsOrganisationnel
• Pas de direction informatique durant plusieurs mois
• Changement de cultureHumain
• Désuétude du parc informatique
• Désuétude des systèmes d’informationsTechnologique
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Les défis passés et futurs
• Loi 10: gel des embauches de cadres
• Projets TI provinciaux
• Nouveau PDG
• Projet du nouveau CHUM en PPP
• Cessation HND au CIUSSS CSM
• Informatique => ensemble de com-mutateurs et câbles
• Manque de préparation
• Sous estimation de la complexité => envergure et effort ($$$)
Organisationnel
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Les défis passés et futurs
• Nouveaux directeurs informatiques
• Équipes informatiques en mode silo
• Rôles et responsabilités des analystes sur les SI non définis
• Difficulté de trouver des compétences à l’externe
Humain
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Les défis passés et futurs
• Désuétude du parc informatique
• Désuétude des systèmes d’information
• Projets en difficultés
• Coordination TI/GBM
• Nouvel IPM fusionné
Technologique
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Les solutions appliquées et envisagées
• Priorisation des projetsOrganisationnel
• Culture axée sur le patient
• Gestion orientée sur les résultatsHumain
• Plan d’investissement dans le matériel et le logiciel
• Contrôle des fournisseursTechnologique
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Les solutions appliquées et envisagées
• Comité stratégique TI:
• priorisation des projets par les médecins et cliniciens
• Comité activation TI/GBM:
• reddition de compte au PDG
• Groupe de travail – Analyse en besoins TI:
• prioriser le SI existant plutôt que le papier
Organisationnel
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Les solutions appliquées et envisagées
• Culture axée sur le patient
• Gestion orientée résultat: planification, méthodologie, tableau de bord, SCRUM meeting, responsabilisation et imputabilité
• Regroupement par équipes et portefeuilles de SI
Humain
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Les solutions appliquées et envisagées
• Analyse, tri et mise à niveau de tout les SI
• Plan d’investissement dans le parc de PC et l’infrastructure (serveurs, stockage centralisé, etc.)
• Contrôle des fournisseurs
Technologique
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2018
Aujourd'hui
avr.
Début activation Début déménagement Fin déménagement
1/4/2017 Intégration clinique
1/4/2017 Accompagnement sur le terrain
1/4/2017 Activation SI transversaux
Activation SI clinique ext. et unités hospit.
Déménagement
Stabilisation
Les solutions appliquées et envisagées
Planification
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Les solutions appliquées et envisagées
170 SI répartis en 4 équipes et 3 niveaux de priorités
P1=Requis, P2=Prévus, P3=Idéalement
Équipe dossier patient
Équipe plateau technique
Équipe clinico-admin, fondation et recherche
Équipe administrative et divers
Re
gro
up
em
en
td
es
SI p
ar
équip
es
et
prio
rité
s
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Les solutions appliquées et envisagéesCouche Niveau Besoin Envergure
Uti
lisate
ur
Intégration clinique Flux de données // flux de
travail
Flux de données suit le
cheminement du patient
500 000 patients/an
8 000 utilisateurs
Milliers de processus
cliniques, clinico-admin et
admin
Systèmes Information Agrégation de l'information
pour exploitation par
utilisateur
220 SI (TI et GBM)
Accès
Téléphonie Communication 4 500 combinés fixes
500 combinés mobiles
PC Outil interaction homme/SI 12 000 PC
Serveurs Intelligence des SI et
persistance des données
400 serveurs physiques
1.3 Petaoctets de données
(1015)
Télé
-
co
m-
mu
ni-
cati
on Réseau Échange de données inter
systèmes et inter machines
~ 500 commutateurs
~20 VLAN
Ph
ysi-
qu
e
Salles télécom Agrégation des câbles 76 salles de télécom
Câblage Médium de transport du
signal électrique
27 200 câbles
Dépendance
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Pour chaque équipement GBM:
planification activation NCHUM + planification GBM
neufs + planification GBM transférés
Activation réseau
RéseauActivation
GBMGBM ConfigurationSI
4ème instance et
autre SIIntégration
Intégration clinique
Validation
Les solutions appliquées et envisagées
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Rôle de l’intégration clinique
• Axer sur les besoins du client (arrimage)
• Réduire les risques (scénarios et tests)
• Rendre un service de qualité (debriefing)
• Planification de l’activation
• Expertise des besoins cliniquesClient
• Activation des SI
• Expertise des SIDTIT
Objectifs: éliminer les écartsClient
Expert des besoins cliniques
DTIT
Expert des SI
Intégration clinique = Qualité et
satisfaction
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Planification stratégie d’action avec le client
Préparation Activation
SI - DTIT
Période d’activation de tous les systèmes
Test DTIT et ClientÉlaboration des
testsContrôle de
qualité
SI Fonctionnel
DTIT DTIT - Client Analyste SI- Utilisateur opérationnel DTIT - Client
Planifier
Arrimage
Définir
ScénarioContrôler
Tests
Améliorer
Debriefing
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Les leçons apprises
• Syndrôme persistant de l’étudiant
• Implication des cliniciens et des
utilisateurs au tout début du processus
de l’activation
• Pensée magique
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Conclusion
• Les hôpitaux d’aujourd’hui et de demain reposent
de plus en plus sur la technologie
• Les TI doivent être partie prenante des plans de
construction, de l’activation et du déménagement
• Planifier, planifier, planifier,…
• Développer une capacité d’adaptation
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Merci Claudine!
Claudine Roy
Conseillère principale
CIM