Download - Manajemen Dan Organisasi
Manajemen dan Organisasi
Manajemen
Pengertian dan peranan manajemen:
Manajemen dapat di artikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk
memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara
efektif dan efisien. Para ahli ekonomi umumnya mempunyai pengertian yang
berbeda tantang manajemen, berikut pengertian
Dengan demikian sebenernya manajemen itu hampir selalu ada pada setiap
kegiatan manusia sebab manusia akan selalu berusaha berkumpul dan bekerja
sama.
Fungsi dan Proses Manajemen:
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang selalu ada dan melekat
dalam proses manajemen yang akan dijadiakan acuan oleh manajer dalam
melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen dapat
dilakukan di perusahaan manapun. Pada fungsi manajemen tersebut terdapat
beberapa pendapat mengenai fungsi manajemen:
1. George R. Terry
Fungsi manajemen: planning,organizing, actuating, dan controlling.
2. Harold Kontz dan Cyrill O’Donnel
Fungsi manajemen: planning, organizing, staffing, directing, dan
conrtolling.
3. Henry Fayol
Fungsi manajemen: planning, organizing, commanding, coordinating dan
controlling
Berikut ini adalah garis besar dari keseluruhan teori yang telah dijabarkan di atas
kita dapoat menyimpulkan tiga fungsi manajemen yang sangat umum digunakan
yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan pengontrolan.
1. Perencanaan (planning)
Perencanaan adalah kegiatan pertama seorang manajer dalam rangka
melaksanakan fungsi manajemen agar dapat membuat keputusan yang teratur dan
logis sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-
langkah selanjutnya. Keputusan itu mencakup hal-hal berikut:
- Analisis, yaitu perhitungan bagaimana perkiraan dimasa depan.
- Sasaran, yaitu perincian singkat dan tugas mengenai sasaran yang ingin
dicapai,menetapkan hasil yang diinginkan.
- Kebijakan, yaitu rumusan cara-cara kerja yang akan dilaksanakn.
- Program, yaitu urutan langkah-langkah yang akan dilakukan untuk
mencapai sasaran.
- Skedul waktu, yaitu penetapan waktu atau jadwal yang harus
dilakukan.
- Anggaran keuangan, yaitu penetapan sumber-sumber keuangan yang
digunakan untuk melaksanakan proyek yang direncanakan.
Planning yang efektif harus memenuhi 5 W 1 H:
- What : apa tujuan yang hendak dicapai
- Why : mengapa hal tersebut perlu dilakukan.
- Where : dimana hal tersebut akan dilakukan.
- When : kapan hal tersebut akan dilakukan
- Who : bagaimana cara melakukannya
Fungsi perencanaan bermanfaat untuk hal-hal berikut:
a. Mengimbangi ketidakteraturan dari perusahaan.
b. Memusatkan perhatian pada sasaran.
c. Memperoleh pengelolaan yang ekonomis dan dan efektif
d. Memudahkan pengawasan.
e. Mendorong orang memberikan prestasi.
3. Pelaksanaan (Actuating)
Actuating atau tahap pelasanaan merupakan penerapan atau implementasi dari
rencana yang telah ditetapkan dan diorganisasikan.Actuating merupakan langkah-
langkah pelaksanaan rencana didalam kondisi nyata yang mekibatkan segenap
anggota organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
§ Actuating adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan
sendirinya atau penuh kesadarab secara bersama-sama untuk mencapai tujuan
yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini dibutuhkan kepemimpinan
(Leadership).
§ Leadership adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain agar mau
bekerja dengan tulus sehingga pekerjaan berjalan lancar dan tujuan dapat tercapai.
4. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan adalah fungsi manajemen yang tak kalah pentingnya, karna didalam
pengawasan dilakukan koreksi. Pengawasan diperlukan untuk melihat apakah
rencana dilaksanakan sesuai dengan tujuan. Tujuan pengawasan adalah untuk
mencegah atau untuk memperbaiki kesalahan,penyimpangan, penyelewengan dan
kegiatan lainnya yang tidak sesuai dengan rencana. Didalam pengawasan paling
tidak dilakukan tiga proses, yaitu:
§ Melakukan pengukuran terhadap hasil kerja yang telah dicapai.
§ Melakukan perbandingan hasil kerja yang telah dicapai dengan standar yang
telah ditetapkan sebelumnya.
§ Melakukan koreksi terhadap hasil kerja yang meliputi pembiayaan dan efesiensi
kerja.
Proses Manajemen:
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
§ Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu
adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya,
perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk
mencapai tujuan tersebut.
§ Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu
rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta
pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut
berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor
pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut
kebutuhan.
§ Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut
dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan
antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa
tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari
beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan
dengan fungsi pengendalian.
Ciri-Ciri Manajer Profesioanal:
1. Mempunyai rasa percaya diri yang besar.
2. Berpandang jauh kedepan.
3. Berwawasan luas.
4. Berorientasi pada tujuan pencapaian dan hasil
Keterampilan manajemen yang dibutuhkan:
Menurut Robert L.Katz :
1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain ( Humanity skill)
3. Keterampilan teknis (technical skill)
Menurut ricky W. Griffin:
1. Keterampilan manajamen waktu.
2. Keterampilan membuat keputusan.
2. Organisasi:
Definisi organisasi
Pengorganisasian (Organizing) Menurut kamus istilah organizing berarti
menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian
rupa sehingga hubungan antara bagian-bagian dipengaruhi oleh hubungan mereka
dengan keseluruhan sruktur tersebut. Sedangkan pengorganisasian sendiri
mempunyai arti yakni sekelompok orang yang bekerja sama dengan menempatkan
tugas,fungsi,wewenang, dan tanggung jawab masing-masing untuk mencapai
suatu tujuan. Berikut beberapa pendapat para ahli mengenai definisi dari
organisasi:
1.Prof Dr. Sondang P. Siagian
organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang
bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu
tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang /
beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut
dengan bawahan.
2.Drs. Malayu S.P Hasibuan
organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi
dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi
hanya merupakan alat dan wadah saja.
3. Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro
organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara
sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk
bersama-sama mencapai tujuan tertentu.
4. James D Mooney
Organization is the form of every human, association for the assignment of
common purpose” atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk
pencapaian suatu tujuan bersama.
5. Chester L Bernard (1938)
Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define
organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama
memiliki visi dan misi yang sama.
6. Paul Preston dan Thomas Zimmerer
Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-
kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.(Organization is
a collection people, arranged into groups, working together to achieve some
common objectives).
Fungsi pengorganisasian:
a. Adanya pembagian tugas dan penggolongan kegiatan perusahaan.
b. Pembagian tugas kegiatan perusahaan kepada kelompok yang telah
ditetapkan.
c. Menentukan kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Selain mempunyai fungsi, pengorganisasian juga mempunyai tujuan yakni:
a. Kemudahan dalam pelaksanaan tugas.
b. Kemudahan pimpinan dalam melakukan pengawasan.
c. Kemudahan dalam menentukan orang-orang yang dipercaya dalam
melaksanakan tugas.
Pentingnya mengenal Organisasi:
a. Terciptanya hubungan yang baik antaranggota organiosasi.
b. Setiap anggota mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dalam rangka
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
c. Spesialisasi dalam melaksanakan tugas
Bentuk-Bentuk Organisasi:
- Organisasi Garis : diciptakan oleh Henry Fayol.
Organisasi ini hanya mengenal satu komando. Satu wewenang yang
turun langsung dari pempin kebawahan, mulai dari manajer puncak
langsung ke mandor, bawahan bertanggung jawab langsung pada atasan.
- Organisasi Garis dan Staf : diciptakan oleh Harrington Emerson.
Merupakan bentuk organisasi yang mengambil kelebihan-kelebihan dari
organisasi garis seperti adanya pengawasan secara langsung, serta
mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi staf seperti adanya
spesialisasi kerja.
- Organisasi Fungsional : diciptakan oleh F.W. Taylor
Bentuk organisasi ini merupakan gabungan dari bentuk organisasi
fungsional dan organisasi garis dan staf.
Prinsip-Prinsip Organisasi:
Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M.
Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya
“Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-
prinsip organisasi meliputi:
1) Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.
Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian
tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi
pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi,
mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan
kesehatan yang berkualitas dan lain lain.
2) Prinsip Skala Hirarkhi.
Dalam suatu organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan,
pembantu pimpinan sampai pelaksana, sehingga dapat mempertegas dalam
pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang
efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.
3) Prinsip Kesatuan Perintah.
Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab
kepada seorang atasan saja.
4) Prinsip Pendelegasian Wewenang.
Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan
pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian wewenang kepada
bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya
hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan
meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan
dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih
dahulu kepada atasannya lagi.
5) Prinsip Pertanggungjawaban.
Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab
sepenuhnya kepada atasan.
6) Prinsip Pembagian Pekerjaan.
Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau
kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan
pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari
masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan
memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta
menunjang efektivitas jalannya organisasi.
7) Prinsip Rentang Pengendalian.
Artinya bahwa jumlah bawahan atau staf yang harus dikendalikan oleh seorang
atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk
dan tipe organisasi, semakin besar suatu organisasi dengan jumlah pegawai yang
cukup banyak, semakin kompleks rentang pengendaliannya.
8) Prinsip Fungsional.
Bahwa seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional harus jelas
tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari
pekerjaannya.
9) Prinsip Pemisahan.
Bahwa beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan tanggung
jawabnya kepada orang lain.
10) Prinsip Keseimbangan.
Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi.
Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari
organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/
kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak
kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan
berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti di Jakarta,
Bandung, atau Surabaya.
11) Prinsip Fleksibilitas
Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai
dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya
pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu
menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.
12) Prinsip Kepemimpinan.
Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau
dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya
proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi tersebut.
Sebab keberhasilan dan kegagalan Organisasi:
Keberhasilan atau kegagalan organisasi pasti berhubungan dengan peran para
anggotanya. Suatu keberhasilan dapat dicapai bila ada kerjasama yg baik antar
para anggotanya. Sedangkan kegagalan dapat disebabkan karna adanya faktor
internal di pengorganisasian tersebyut yang bersifat negatif.
Peran Manajer
Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada
sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian
mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu:
1. Peran antar pribadi
Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat
seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah,
pemimpin, dan penghubung.
2. Peran informasional
Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran
sebagai juru bicara.
3. Peran pengambilan keputusan
Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan,
pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.
Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang
dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.
Keterampilan manajer
Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer
membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut
adalah:
1. Keterampilan konseptual (conceptional skill). Manajer tingkat atas (top
manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan
gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut
kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk
mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi
suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses
perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional
juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill). Selain
kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan
keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang
lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang
persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang
dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan
kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian
mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi
diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun
bawah.
3. Keterampilan teknis (technical skill). Keterampilan ini pada umumnya
merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah.
Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu
pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer,
memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua
keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:
Keterampilan manajemen waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk
menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan
contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer,
Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama
50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap
jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat
bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan.
Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari
Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset
berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi
produktivitas perusahaan.
Keterampilan membuat keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara
terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang
paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top
manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan.
Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai
alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus
mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang
dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan
alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap
berada di jalur yang benar.
Budaya dan Lingkungan Organisasi serta Kendalanya
Manajer : Maha Kuasa atau Simbolis
Pandangan Maha Kuasa :
• Bahwa para manager bertanggung jawab secara langsung atas keberhasilan atau
kegagalan organisasi, kegagalan atau keberhasilan prganisasi itu disebabkan karna
kekuatan – kekuatan diluar manajemen.
Parameter keleluasaan manajer.
Pandangan simbolis mengemukakan bahwa kemampuan manajer untuk
mempengaruhi hasil itu terpengaruh oleh faktor luar.
2. Budaya Organisasi
Budaya organisasi adalah sebuah system makna dan keyakinan bersama yang
dianut oleh para anggota organisasi yang menentukan, dalam tingkat yang tinggi,
bagaimana para pegawai bertindak. Disetiap organisasi terdapat nilai, simbol,
ritual, mitos, dan praktik-praktik yang telah berkembang sejak lama sekali. Jadi
budaya itu sendiri adalah persepsi, bersama, dan deskriptif.
Dimensi Budaya Organisasi
Budaya kuat VS Budaya lemah, budaya dimana nilai kunci secara giat di anut dan
di ikuti secara luas, mempunyai pengaruh yang kuat pada anggota organisasi.
Bagaimana suatu budaya organisasi diciptakan dan dipelihara?
Bagaimana para karyawan mempelajari budaya
• Cerita, narasi yang bisa meningkatkan spirit organisasi
• Ritual (upacara), urutan kegiatan berulang-ulang yang meneguhkan organisasi
• Simbol materi, asset fisik yang meningkatkan prestos organisasi
• Bahasa, akronim dan jorgan tim, prase, dan kata yang mempunyai arti spesifik
pada organisasi
Keputusan manajer yang dipengaruhi oleh budaya
a. Perencanaan
Tingkat perencanaan resiko
Apakah perencanaan dikembangkan oleh tim atau individu
Tingkat pembacaan lingkungan
b. Pengorganisasian
Berapa banyak otonomi yang didesain pada pekerjaan karyawan
Apakah pekerjaan dikerjkan secara individu atau tim
Tingkat interaksi manajer departemen bersama yang lain
c. Kepemimpinan
Tingkat manajer konsern terhadap peningkatan kepuasan kerja karyawan
Tipe kepemimpinan yang tepat
Apakah semua pertentangan yang konstruktif dieliminasi
d. Pengendalian
Apakah mengadakan external controls atau mengijinkan pekerja mengendalikan
tindakan yang dilakukan
Kriteria apa yang ditekankan dalam mengevaluasi performansi pekerja
Reaksi apa yang akan terjadi apabila budget kegiatan tidak mencukupi
3. Kendala-kendala budaya organisasi yang dihadapi oleh para manajer
Seperti apakah budaya yang inovatif itu? Yaitu budaya dengan tantangan dan
keterlibatan, kebebasan, kepercayaan dan keterbukaan, waktu untuk ide,
kejenakaan/humor, dan pemecahan konflik.
Banyak cara menciptakan budaya yang tanggap terhadap konsumen seperti:
memberikan kewenangan luas terhadap pekerja, memberikan peraturan yang jelas
terhadap pekerja, merekrut pekerja yang interes terhadap pelayanan konsumen,dll.
4. Lingkungan
Lingkungan eksternal adalah kekuatan atau lembaga diluar organisasi yang
berpotensi dalam mempengaruhi kinerja organisasi. Lingkungan eksternal dibagi
menjadi dua komponen yaitu lingkungan khusus dan lingkungan umum.
Tanggung Jawab Sosial dan Etika Manajemen
Tanggung Jawab Sosial Perusahaan
Tanggung Jawab Sosial Perusahaan atau Corporate Social Responsibility adalah
bentuk kepedulian perusahaan terhadap lingkungan eksternal perusahaan melalui
berbagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka penjagaan lingkungan, norma
masyarakat, partisipasi pembangunan, serta berbagai bentuk tanggung jawab
sosial lainnya.
-Strategi Defensif
Strategi defensif dalam tanggung jawab sosial yang dilakukan oleh perusahaan
terkait dengan penggunaan pendekatan legal atau jalur hukum untuk
menghindarkan diri atau menolak tanggung jawab sosial .
- Strategi Akomodatif
Strategi Akomidatif merupakan tanggung jawab sosial yang dijalankan
perusahaan dikarenakan adanya tuntutan dari masyarakat dan lingkungan sekitar
akan hal tersebut
- Strategi Proaktif
Perusahaan memandang bahwa tanggung jawab sosial adalah bagian dari
tanggung jawab untuk memuaskan stakeholders. Jika stakeholders terpuaskan,
maka citra positif terhadap perusahaan akan terbangun.
Manfaat
- Manfaat bagi Perusahaan
Citra Positif Perusahaan di mata masyarakat dan pemerintah
- Manfaat bagi Masyarakat
Selain kepentingan masyarakat terakomodasi, hubungan masyarakat dengan
perusahaan akan lebih erat dalam situasi win-win solution.
- Manfaat bagi Pemerintah
Memiliki partner dalam menjalankan misi sosial dari pemerintah dalam hal
tanggung jawab sosial.
Perencanaan dan Pengambilan Keputusan
Perencanaan
Perencanaan dapat didefinisikan secara sederhana sebagai suatu upaya untuk
menentukan tujuan serta sasaran yang ingin diraih serta mengambil sejumlah
langkah strategis untuk mencapai tujuan tersebut. Melalui perencanaan yang baik
seorang manajer akan mampu mengetahui apa saja yang harus dilaksanakan dan
bagaimana cara melakukannya. Misalnya saja menentukan tingkat penjualan
dalam kurun waktu tiga bulan ke depan, kebutuhan modal tambahan untuk
menambah kuantitas produksi, pengurangan persediaan sebagai akibat
menurunnya permintaan, prediksi kebutuhan karyawan sebagai dampak perluasan
kapasitas produksi dan sebagainya.
Organisasi tanpa perencanaan ibarat orang yang melakukan terjun payung tanpa
menggunakan parasut. Atau seperti seorang eksekutif berkata bahwa apa yang
tidak direncanakan hari ini tidak akan terlaksana besok. Apabila ada orang yang
menyatakan “bagaimana besok saja” maka jangan berharap orang atau organisasi
tersebut mencapai kesuksesan. Mereka yang hanya menggantungkan diri kepada
harapan dan tindakan improvisasi di saat mereka menghadapi situasi di lapangan
maka mereka sebenarnya adalah orang dan organisasi yang tidak mampu
memaknai kehidupan secara lebih luas. Jadi, untuk mencapai kesuksesan maka
mereka harus membuat perencanaan dari yang global sampai rinci, sehingga
mudah untuk memvisualisasikan pencapaian target di masa depan. Pembuatan
rencana menjadi kompleks karena rencana kerja dan interaksi yang melibatkan
antar anggota tim perlu diatur sedemikian rupa sehingga bisa saling mendukung
untuk mencapai target.
Pengambilan Keputusan
Pembuatan keputusan adalah fungsi mendasar dari manajemen, seperti halnya
dengan kepemimpinan dan komunikasi. Pembuatan keputusan adalah salah satu
kemampuan utama yang harus dikuasai setiap manajer. Hal ini disebabkan
pembuatan keputusan sangat diperlukan pada semua tahap kegiatan administrasi
dan manajemen. Misalnya saja di saat proses perencanaan berlangsung, berbagai
proses pembuatan keputusan dilakukan untuk memilih alternatif dan prioritasnya.
Pembuatan keputusan tersebut mencakup kegiatan mengidentifikasi dan
menganalisis masalah, mengidentifikasi kriteria keputusan, mempertimbangkan
kriteria, mengembangkan alternatif, membandingkan dan mengevaluasi semua
alternatif pemecahan, menilai risikonya, memilih alternatif terbaik dan
mengimplementasikan keputusan. Untuk memperlancar proses pengambil
keputusan tersebut kita harus mengetahui kunci pokok keberhasilan implementasi
keputusan. Kunci kesuksesan tersebut adalah komitmen, penyampaian hasil
keputusan berupa pengumuman, jumlah dan kualitas personalia yang akan
melaksanakan keputusan, fasilitas yang mendukung pelaksanaan keputusan,
waktu pelaksanaan, dan pertanggungjawaban pelaksanaan keputusan. Saat ini
telah banyak berkembang berbagai teknik pembuatan keputusan. Teknik Curah
Pendapat Temu Muka, Teknik Kelompok Nominal, Teknik Delphi, Teknik Curah
Pendapat Elektronik adalah empat teknik yang biasa dimanfaatkan pada
pengambilan keputusan dalam kelompok. Setiap teknik memiliki kelebihan dan
kekurangannya masing-masing.
Hakekat Pekerjaan Manajer
Tipe keputusan yang terprogram :
1.Sebuah kebijakan
Pedoman umum untuk pengambilan keputusan tentang masalah yang terstruktur.
2.Sebuah prosedur
Serangkaian langkah berurutan yang saling terkait yang dapat digunakan untuk
menanggapi (menerapkan kebijakan) masalah yang terstruktur.
3.Sebuah peraturan
Pernyataan yang tersurat yang memberi tahu/membatasi manajer dan karyawan
tentang apa yang dapat atau tidak dapat dilakukan dalam melakukan langkah-
langkah pada prosedur
Kondisi pengambilan keputusan :
1. Kepastian
Keadaan ideal dimana manajer dapat membuat keputusan yang tepat/akurat
karena hasil dari seluruh pilihan alternatif keputusan sudah diketahui.
2. Risiko
Sebuah situasi dimana manajer mampu memperkirakan kemungkinan hasil
tertentu dari pilihan alternatif keputusan tertentu.
3. Ketidakpastian
Situasi dimana pengambil keputusan tidak memiliki perkiraan kemungkinan yang
pasti atau masuk akal.
Maximax: memaksimalkan hasil yang maksimum yang mungkin
Maximin: manajer yang pesimis akan memilih memaksimalkan hasil minimum
yang mungkin
Minimax: manajer memilih meminimalkan penyesalan maksimumnya.
Gaya pengambilan keputusan : Dimensi gaya pengambilan keputusan, yaitu :
1.Cara berpikir :
-rasional, logis dan konsisten
-Intuitif, kreatif, and unik
2.Toleransi terhadap ambiguitas :
-Toleransi rendah: membutuhkan konsistensi dan keteraturan
-Toleransi tinggi: mampu memproses banyak pemikiran sekaligus
Dasar-Dasar Perencanaan
Perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan
memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-
sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan
jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas
(plan for stability), rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau
para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for
contingency)
1. BATASAN PERENCANAAN
NEWMAN : Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan
dikerjakan
LOUIS A ALLEN : Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk
mencapai hasil yang diinginkan.
CHARLES BETREHEIM : Rencana mengandung 2 tindakan : Tujuan dan alat
untuk mencapai tujuan itu.
2. PROSES PERENCANAAN
Menentukan tujuan perencanaan
Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya
3. TIPE PERENCANAAN YANG DIGUNAKAN PARA MANAJER
Meliputi :
1. Perencanaan Jangka pendek (Short Range Plans)
2. Perencanaan Jangka panjang (Long Range Plans)
3. Perencanaan Strategi
4. Perencanaan Operasional
5. Perencanaan Tetap
6. Perencanaan Sekali Pakai
Manajemen Strategik
Menurut John A Pearce II dan Richard B. Robinson, Jr, manajemen strategik
adalah kumpulan keputusan dan tindakan yang merupakan hasik dari formulasi
dan implementasi, rencana, yang didesain untuk mencapai suatu tujuan suatu
perusahaan.
Manajemen strategik terdiri atas 9 tugas kritikal sebagai berikut:
1. Memformulasi misi (mission) perusahaan, termasuk pernyataan yang luas
mengenai maksud (purpose), falsafah (philosophy), dan sasaran (goal).
2. Mengembangkan suatu profil perusahaan (company profile) yang
merefleksikan kondisi internalnya dan kemampuan.
3. Menilai lingkungan eksternal perusahaan, termasuk baik faktor kompetitif,
maupun faktor yang berhubungan dengan konteks umum.
4. Menganalisis opsi perusahaan dengan menandingi sumberdaya perusahaan
dengan lingkungan eksternalnya.
5. Mengidentifikasi opsi yang paling diinginkan dengan menilai setiap dipandang
dari sudut misi perusahaan.
6. Memilih sekumpulan tujuan jangka panjang dan strategi total (grand strategies)
yang akan mencapai opsi yang paling diinginkan.
7. Mengembangkan tujuan tahunan dan strategi jangka pendek yang sesuai dengan
kumpulan tujuan jangka panjang yang dipilih dari strategi secara keseluruhan
(grand strategies).
8. Mengimplementasikan pilihan strategi dengan alat alokasi sumberdaya yang
dianggarkan, yaitu memadani tugas-tugas, manusia, struktur, teknologi, dan
menekankan sistem ganjaran.
9. Menilai keberhasilan proses strategik sebagai masukan untuk pengambilan
keputusan masa yang akan datang.
Seperti yang ditunjukan kesembilan tugas di atas, manajemen strategik mencakup
perencanaan, pengarahan, pengorganisasian, dan pengendalian keputusan-
keputusan dan tindakan-tindakan, yang berhubungan dengan strategi perusahaan.
Melalui "strategi", manajer mengartikan rencana berskala dasar dan berorientasi
masa depan mereka untuk berinteraksi dengan lingkungan yang kompetitif untuk
mencapai tujuan perusahaan. Suatu strategi merupakan rencana permainan
perusahaan (a company`s game plan). Walaupun rencana halus merinci semua
pengembangan masa yang akan datang (manusia, keuangan, dan material),
rencana tersebut memberikan suatu kerangka untuk keputusan manajerial. Suatu
strategi merefleksikan kesadaran suatu perusahaan mengenai bagaimana, kapan,
dan dimana perusahaan akan bersaing; dan untuk maksud apa perusahaan akan
bersaing. Manajemen strategik juga diberi nama lain, yaitu comprehensive
planning, systematic management, strategic planning, atau long range
management. Manajemen strategik mencakup aliran keputusan (stream decisions),
pengembangan strategi-strategi yang efektif, cara-cara pembuat strategi
(strategist) membuat kepusan, dan desain keputusan serta program.
Manajemen strategi adalah suatu falsafah (philosophy), suatu sikap (attitude),
suatu cara hidup (way of life) dan suatu komitmen (commitment).
Alat dan Teknik Perencanaan
Perencanaan organisasi adalah proses menentukan bagaimanan organisasi bisa
mencapai tujuannya. Perencanaan adalah proses menentukan dengan tepat apa
yang akan dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya. Dalam istilah resmi
perencanaan didefinisikan sebagai perkembangan sistematis dari pogram tindakan
yang ditunjukan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah disepakati dengan
proses analisa, evaluasi, seleksi diantara peluang-peluang yang diprediksi terlebih
dahulu. Perencanaan organisasi mempunyai dua maksud: perlindungan dan
kesepakatan (protective dan affirmative).
Keuntungan Program Perencanaan:
Membantu wiraswastawan berorientasi ke masa depan
Koordinasi keputusan
Menenkankan tujuan organisasional
Kekurangan Program Perencanaan:
Penekanan pada program perencanaan akan memakan banyak waktu
manajemen
Manajemen harus membagi antara waktu yang digunakan dalam
perencanaan dengan waktu yang digunakan untuk fungsi manajemen
lainnya.
Aktivitas perencanaan bisa dibagi menjadi dua yaitu:
Perencanaan strategis, yaitu perencanaan jangka panjang yang dipusatkan pada
organisasi secara keseluruhan.
Perencanaan taktis, yaitu perencanaan jangka pendek yang menekankan pada
operasi berbagai bagian organisasi yang sedang berjalan.
Manajemen puncak dari suatu organisasi mempunyai tanggung jawab utama
untuk melihat apakah perencanaan sudah dilaksanakan apa tidak. Walaupun
semua tingkatan manajemen terlibat dalam proses perencanaan, manajemen
tingkat atas biasanya menggunakan waktu perencanaan yang lebih banyak
dibandingkan manajemen tingkat bawah. Tipe perencanaan yang dilakukan
manajemen berubah ketika manajer bergerak ke posisi pada organisasi.
Umumnya, manajer tingkat bawah membuat perencanaan jangka pendek: manajer
tingkat menengah membuat perencanaan jangka yang agak panjang dan
manajemen puncak membuat perencanaan jangka panjang.
Adapun langkah-langkah dalam proses perencanaan yaitu:
ü Menyatakan tujuan organisasi
ü Memilih berbagai cara alternative untuk mencapai tujuan
ü Mengembangkan premis yang menjadi dasar alternative
ü Memilih alternative terbaik untuk mencapai tujuan
ü Pengembangan rencana berdasarkan alternative yang dipilih
ü Mengfungsikan rencana-rencana kedalam tindakan-tindakan
Ada tiga pendekatan untuk melaksanakan fungsi perencanaan
Pendekatan probabilitas tinggi
Pendekatan maksimasi
Pendekatan adaptasi
Rencana – rencana
Suatu rencana merupakan suatu tindakan tertentu yang diusulkan untuk membantu
organisasi mencapai tujuannya. Perencanaan, proses evaluasi semua informasi
yang relevan, dan penilaian perkembangan masa depan yang mungkin,
menghasilkan suatu pertanyaan mengenai arah tindakan yang direkomendasikan
suatu rencana. Suatu rencana mempunyai empat dimensi besar:
1. Perulang dimensi
2. Waktu
3. Jangkauan
4. ingkatan
Dengan menggunakan dimensi perulangan sebagai pedoman, rencana-rencana
organisasi biasanya dibagi menjadi dua tipe rencana tetap dan rencana sekali
pakai. Rencana tetap bisa dibagi menjadi kebijaksanaan, prosedur, dan aturan,
dam rencana sekali pakai bisa dibagi menjadi program dan anggaran.
Dalam membantu mengambangkan rencana-rencana, wiraswastawan
menggunakan teknik alat-alat perencanaan yaitu:
Peramalan
yaitu teknik prediksi terjadinya lingkungan masa depan yang akan mempengaruhi
operasi organisasi. Pentingnya peramalan terletak pada kemampuannya membantu
wiraswastawan mengerti dengan lebih baik perbaikan masa depan dari lingkungan
organisasional untuk merumuskan rencana-rencana yang lebih efektif.
2. Metode analisis runtun waktu
Digunakan untuk memprediksi penjualan dimasa mendatang dengan menganalisa
hubungan historis antara waktu dan penjualan. Informasi menunjukkan hubungan
antara waktu dan penjualan biasanya disajikan dalam bentuk grafik. Penyajian ini
dengan jelas menunjukkan kecenderungan dimasa lalu, yang biasa digunakan
untuk meramalkan penjualan dimasa mendatang.
3. Penjadwalan
Proses perumusan daftar aktivitas yang mendetail yang harus dilaksanakan untuk
mencapai tujuan organisasi. Daftar aktivitas tersebut merupakan bagian internal
dari rencana organisasional.
4. Peta Gannt Chart
Dikembangkan oleh Hendry L. Gannt. Merupakan diagram balok (bar graph)
dengan waktu pada sumbu horizontal dan sumber daya yang dijadwalkan berada
pada sumbu vertical.
5. PERT (Program Evaluation and Review Techinique)
Jaringan aktivitas proyek yang menunjukkan baik estimasi waktu yang diperlukan
dalam proyek, maupun hubungan berangkai antara aktivitas-aktivias yang harus
diikuti untuk menyelesaikan proyek.
6. Jalur Kritis
Merupakan rangkaian dari peristiwa dan aktivitas yang memerlukan peride waktu
paling lama untuk diselesaikan.
Pengorganisasian Struktur dan Desain Organisasi
Pengorganisasian
Proses menciptakan struktur sebuah organisasi
1. Struktur organisasi
2. Desain organisasi adalah pengembangan atau pengubahan struktur suatu
organisasi
Ada enam (6) unsur penting dalam mendesain struktur sebuah organisasi:
1. Spesialisasi Kerja
Departementalisasi:
2. Jenis - jenis Departementalisasi:
Departementalisasi fungsional
Departementalisasi produk
Departementalisasi geografis
Departementalisasi proses
Departementalisasi pelanggan
3. Rantai Komando
4. Rentang Kendali
5. Spesialisasi dan Desentralisasi:
Sentralisasi adalah kadar sampai di mana pengambilan keputusan
terkonsentrasi di tingkat atas organisasi tersebut.
Desentralisasi adalah pengalihan wewenang membuat keputusan ke tingkat
yang lebih rendah dalam suatu organisasi
6. Formalisasi
Pendekatan Kontingensi terhadap Desain Organisasi
Ada empat (4) variabel kontingensi, yaitu:
1. Strategi
2. Ukuran
3. Teknologi
4. Derajat ketidakpastian lingkungan
Model Umum Desain Organisasi, yaitu:
1. Organisasi Mekanistik
2. Organisasi Organik
Tinjauan variabel kontingensi terhadap model umum desain organisasi
1. Strategi dan struktur
2. Ukuran dan struktur
3. Teknologi dan struktur
4. Ketidakpastian lingkungan dan struktur
Penerapan Desain Organisasi
a. Struktur Sederhana
b. Birokrasi
c. Struktur Berbasis Tim
d. Struktur Proyek dan Struktur Matriks
e. Unit Internal Mandiri
f. Organisasi Tanpa Batas
g. Organisasi Belajar
Teknologi, Komunikasi dan Desain Organisasi
a. Bagaimana teknologi memengaruhi komunikasi
b. Sistem komputer yang dijadikan jaringan
c. Surat elektronik
d. Surat suara
e. Mesin faksimili
f. Kemampuan tanpa kabel
g. Bagaimana komunikasi memengaruhi desain organisasi
h. Telecommuting
i. Tempat kerja virtual