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Instituto Politécnico Nacional.“La técnica al servicio de la patria”Escuela Superior de Comercio y

Administración.Unidad Casco de Sto. Tomás

COMPRAS

ZEBRA

INTEGRANTES:

AGUILAR IBARRA JOSE CARLOS 100%GALINDO BARRIOS FABIOLA 100%GARCIA VENANCIO AMELIA 100%MACIAS CALDERON AIDA 100%MOTA SÁNCHEZ YISSHA YEHUDAD ORLANDO 100%SANCHEZ VELAZQUEZ ANDREA 100%

NO. EQUIPO:

Prof.: Castro Moreno Marisela.

Grupo: 3RM4

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INDICE

ContenidoI

.

Introducción.......................................................................................................................................4

ALCANCE............................................................................................................................................4

CAPITULO I LA EMPRESA....................................................................................................................7

ANTECEDENTES..................................................................................................................................7

MISION...............................................................................................................................................7

VISION................................................................................................................................................7

VALORES.............................................................................................................................................8

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA.......................................................................................................9

FUNCIONES....................................................................................................................................9

POLITICAS GENERALES.................................................................................................................10

CAPITULO II DEPARTAMENTO DE COMPRAS....................................................................................12

SELECCIÓN DEL PERSONAL...............................................................................................................12

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS......................................................................12

FUNCIONES..................................................................................................................................13

OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO......................................................................................................15

POLITICAS.........................................................................................................................................15

ESTRUCTURA DE COMPRAS (MIXTA, CENTRALIZADA).....................................................................16

ÁREAS DE RELACIÓN........................................................................................................................16

CAPITULO III PLANEACION DE COMPRAS.........................................................................................18

Generalidades..................................................................................................................................18

Pronósticos de compras...................................................................................................................18

Presupuesto de compras..................................................................................................................18

Programa de compras......................................................................................................................18

Cronograma de actividades (proyect)..............................................................................................18

2

Políticas y procedimientos..............................................................................................................18

CAPITULO IV PROVEEDORES............................................................................................................20

Generalidades..................................................................................................................................20

Fuentes de información (revistas, catálogos, etc.)...........................................................................20

Selección y evaluación de proveedores...........................................................................................20

Desarrollo de proveedores .valores .servicios .confiabilidad .desempeño.................20

Sistemas de calidad: Sistema con el que cuentan los proveedores..................................................20

CAPTULO V ALMACEN......................................................................................................................22

Generalidades..................................................................................................................................22

Objetivos..........................................................................................................................................22

Funciones.........................................................................................................................................22

Tipo de almacen...............................................................................................................................22

Equipo requerido.............................................................................................................................22

Procedimiento del almacenaje.........................................................................................................22

Trafico..............................................................................................................................................22

Sistemas de control de inventarios..................................................................................................22

Manejo de control de inventarios....................................................................................................22

Estandarización, manejo de muestras, diseños y modelos, análisis de valor del producto..............22

CAPITULO VI PROCESO DE COMPRA................................................................................................24

Generalidades..................................................................................................................................24

Requisición de compra.....................................................................................................................24

Localización de proveedores............................................................................................................24

Cotización.........................................................................................................................................24

Cuadros comparativos por proveedor..............................................................................................24

Negociación......................................................................................................................................24

Clausulas contractuales (solo en casos necesarios)..........................................................................24

PROCESO DE COMPRA.....................................................................................................................24

CAPITULO VII COMPRAS INTERNACIONALES....................................................................................27

Aspectos a considerar......................................................................................................................27

Tratados y acuerdos comerciales.....................................................................................................27

Selección de proveedores................................................................................................................27

Forma de pago.................................................................................................................................27

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Uso de INCOTERMSIN......................................................................................................................27

CAPITULO VIII CONTRATOS ADMINISTRATIVOS...............................................................................29

Introducción

El presente Manual de compras desarrolla los procedimientos tomando como base estructural, las diferentes actividades que se realizan dentro de esta empresa y enfocado al Departamento de Compras perteneciente a la Dirección Administrativa de nuestra empresa Zebra

Para contar con una guía de las políticas y procedimientos de compras, establecidos por Zebra se ha diseñado este manual para que la administración disponga de una herramienta de control que le permita manejar con efectividad los procesos de compras.

Es importante que se realice cuidadosa y detalladamente ya que de esto depende el trabajo del departamento de compras y su interacción con los otros departamentos. Con el transcurso del tiempo el manual debe llevar una actualización, debido a las diferentes políticas que puedan surgir dentro de la organización o empresa.

ALCANCE

Dicho manual se ha elaborado con el objetivo de que todo el personal este debidamente informado sobre el procedimiento a seguir en la adquisición de bienes a ser utilizados en el desarrollo de las actividades que lleva a cabo la empresa y así todos los empleados se puedan apoyar de este manual para realizar sus diferentes actividades dentro y fuera de la empresa permitiéndoles así tener un mejor desempeño en su área de trabajo, y en caso de que existan modificaciones realizarlas con el fin de mejorar el manual de compas.

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CAPITULO I LA EMPRESA

ANTECEDENTES

Zebra México comercializa una amplia y variada gama de artículos de escritura que ofrecen y garantizan un alto grado de calidad, innovación y rentabilidad, entre los que se encuentran: Correctores (tipo pluma), resaltadores para todo uso (con filtro y líquido), marcadores para pizarrón y de tinta permanente en variados colores, presentaciones y tamaños de punta, bolígrafos y portaminas en diferentes presentaciones y colores, juegos de portaminas y bolígrafos, y rollerballs de tinta gel en una gran variedad de colores, presentaciones y para diversos usos. También ofrece repuestos para bolígrafos, resaltadores y rollerballs así como puntillas en 0,5 y 0,7 mm.

Forma parte de una gran familia - "Zebra Corporation Limited"- que cuenta con empresas establecidas en Europa, Asia, Estados Unidos y Canadá.

Atiende y distribuye desde México sus productos en los países de Centroamérica y Norte de Sudamérica (Guatemala, El Salvador, Honduras, Belice, Costa Rica y Nicaragua) así como Chile, Brasil y Argentina.

MISION

Zebra México es una empresa mexicana dedicada a clientes clave y con orientación a satisfacer las necesidades del consumidor reconociendo su importancia y convencida de lograr sus objetivos con la labor de equipo y sabiendo que éstos representan su activo más importante.Ofrece, a consumidores finales, artículos de escritura de gran calidad, innovación, diseño y precio competitivo; al mismo tiempo que brinda a los clientes una gran oportunidad de negocio a través de la rentabilidad de los mismos.

La empresa está comprometida con la búsqueda continua de la excelencia en servicio, el cual se logra a través de la labor, participación e integración eficiente de cada uno de los departamentos y personas involucrados en cada proceso

VISION

Mantener un nivel óptimo de inventario, tal que satisfaga las necesidades de la empresa y por ende del cliente, al mínimo de costo,

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cumpliendo con los requisitos de calidad, cantidad y tiempo.” Ser una de las empresas líderes en el mercado de artículos de escritura, procurando la excelencia en el servicio así como ofrecer los productos que satisfacen las demandas de los clientes y consumidores finales.

VALORES

RESPONSABILIDAD: en todas las actividades que realicen cada uno de los empleados para así actuar de manera eficaz, confiable y rápida

RESPETO: entre cada uno de los empleados para así tener u ambiente laboral en armonía y así desempeñar mejor el trabajo correspondiente

LEALTAD: al ser leales con la empresa y no infringir en actos que perjudiquen a esta

HONESTIDAD: en el trabajo y en su persona para obtener mejores resultados en todo lo que se desempeñan

SOLIDARIDAD: porque gracias al respeto podremos trabajar en equipo y así lograr los objetivos planteados.

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GERENTE GENERAL

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION

ASISTENTE DE COMPRAS

SUPERVISOR DE CONTROL DE LA

PRODUCCIÓN

SUPERVISOR DEL CONTROL DEL INVENTARIO Y

ALMACÉN

SUPERVISOR DE MATERIALES

GERENTE

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

FUNCIONES

AQUÍ FALAN DEPARTAMENTOS NO CREO QUE SEAN TODOS

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ADEMAS FALATA LA FUNCION DE CADA UNO DE ELLOSPOLITICAS GENERALES

• Negociar los precios adecuados al entrono sin denigrar al proveedor.

• No usar, por ningún motivo, mecanismos violentos de persuasión hacia el proveedor.

• No implementar competencia desleal.

• No comerciar con fuentes ilegales.

• Manejar una lista estándar de precios acorde con los precios del mercado.

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CAPITULO II DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

Para nosotros es de suma importancia ya que en nuestro departamento de compras recaen las responsabilidades de adquirir los insumos necesarios (materia primas, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes, poniendo mucha atención para conseguirlos.

Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.

SELECCIÓN DEL PERSONAL

Aquí falta esto

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

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DEPARTAMENTO DE COMPRAS

SUPERVISOR DE CONTROL DE LA PRODUCCIÓN

SUPERVISOR DEL CONTROL DEL INVENTARIO Y

ALMACÉN

SUPERVISOR DE MATERIALES

GERENTE

FUNCIONES

Gerente de materiales

Función principal: Programar, controlar y suministrar las materias primas que son utilizadas en los procesos de producción. Administrar y controlar en coordinación con el gerente del almacén, el almacén de Materias primas para tener un control eficiente de los inventarios y realizar las adquisiciones necesarias para abastecer el almacén de las materias primas. Y a su vez, elaborar los trámites necesarios para los procesos de importación y exportación de materias primas y de productos terminados.

Funciones específica:

Estar en constante coordinación con el encargado de almacén para llevar un inventario controlado.

Supervisar y analizar los procesos de producción complicados para buscar alguna posibilidad de optimización en cuanto al uso de las materias primas.

Realizar las adquisiciones de las materias primas que se necesiten.

Supervisar y realizar los trámites de importación y exportación.

Asistente de compras

Función principal: Asistir al gerente de materiales principalmente en el proceso de aceptar los productos importados.

Funciones especificas:

Coordinarse y mantenerse en constante comunicación con los encargados de los departamentos de control de producción y almacén para garantizar las adquisiciones en cuanto a lo que se pide y se tiene en stock.

Realizar las requisiciones formales de las materias primas.

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ASISTENTE DE COMPRAS

Realizar los trámites legales en los procesos de importación y exportación.

Revisar y estar al tanto de las actualizaciones en las políticas aduaneras del estado y del país.

Supervisor de control de la producción

Función principal: Estar en constante comunicación con el gerente de producción, de manera esté al tanto de las solicitudes de éste departamento, cuidando que las requisiciones sean correctas de manera se compre lo que se requiere.


Estar al tanto de la variabilidad de la demanda, ya que determina la variabilidad del inventario y por tal de la compra.

Realizar las requisiciones formales de las materias primas del área de la producción.

Cuidar que las compras no excedan del presupuesto establecido.

Estar en constante contacto con el departamento de producción de manera que se realicen las requisiciones correctamente.

Supervisor del control del inventario y almacén

Cargo del jefe directo: Gerente de materiales.

Función principal: Mantener estrecha comunicación con el gerente del almacén, misma que permita al supervisor determinar la cantidad exacta de materia prima en stock.


Supervisar el proceso de descarga de la materia prima. Supervisar el proceso de transporte de materia prima. Informar al departamento de finanzas sobre la llegada de la

mercancía al almacén de Zebra. Realizar periódicamente controles de inventario de la materia

prima

OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO

Comprar los materiales para los propósitos buscados

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Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.

Manejar el presupuesto de manera eficaz

Asegurar la cantidad de materiales indispensables.

Procurar materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido.

Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.

Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.

Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o escases.

POLITICAS

El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercancía, órdenes de compra, condiciones comerciales y trámites de pago.

La política de la empresa tiene como objetivo la optimización de la relación entre el costo, calidad y prestaciones en la compra asi como la contratación de bienes y servicios.

Los contratos y acuerdos de compra de cualquier naturaleza que comprometan a la empresa Zebra, sólo podrán ser firmados por el personal autorizado del Departamento de Compras y el que éste determine en los procesos establecidos.

Cada Departamento es responsable del control de su Presupuesto asignado

Es responsabilidad del Departamento de Compras documentar todas las operaciones de compra para satisfacer las necesidades fiscales y de auditoría.

Promover los más altos niveles de competencia profesional entre aquellos que son responsables de esta función.

Optimizar el uso de recursos, de los que son responsables, con el fin de proporcionar el beneficio máximo para la empresa.

Rechazar y denunciar cualquier práctica empresarial impropia de estos preceptos.

La confidencia de la información recibida durante el ejercicio del deber profesional, debe ser respetada y no debe utilizarse para beneficio

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propio; a su vez, la información dada ha de ser justa y no proyectada con intención de engaño.

Al considerar las ventajas de una relación continuada con el proveedor, cualquier acuerdo que, a largo plazo, impida una gestión competitiva debe ser evitado.

Para preservar la imagen e integridad de los miembros y de las empresas, la práctica de los "obsequios de negocios" debe disuadirse. Los regalos que excedan de un pequeño e intrínseco valor simbólico no deben aceptarse.

La hospitalidad moderada es una cortesía aceptada dentro de una buena relación comercial.

concebimos la calidad como la plena satisfacción de las necesidades de nuestros clientes, premisa irrenunciable de nuestros productos y servicios.

En el Área de Compras queremos posicionarnos como un cliente atractivo para nuestros proveedores ofreciendo coherencia, rigor, seriedad y compromiso.

Perseguimos minimizar el costo íntegro de las compras, garantizando la calidad y el cumplimiento de los plazos, así como la continuidad del suministro.

ESTRUCTURA DE COMPRAS (MIXTA, CENTRALIZADA)

FALTA ESTO

ÁREAS DE RELACIÓNFALTA ESTO

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CAPITULO III PLANEACION DE COMPRAS

Generalidades

Pronósticos de compras

Presupuesto de compras

Programa de compras

Cronograma de actividades (proyect)

Políticas y procedimientos

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CAPITULO IV PROVEEDORES

Generalidades

Fuentes de información (revistas, catálogos, etc.)

Selección y evaluación de proveedores

Desarrollo de proveedores .valores .servicios .confiabilidad .desempeño

Sistemas de calidad: Sistema con el que cuentan los proveedores

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CAPTULO V ALMACEN

Generalidades

Objetivos

Funciones

Tipo de almacen

Equipo requerido

Procedimiento del almacenaje

Trafico

Sistemas de control de inventarios

Manejo de control de inventarios

Estandarización, manejo de muestras, diseños y modelos, análisis de valor del producto.

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CAPITULO VI PROCESO DE COMPRA

Generalidades

Requisición de compra

Localización de proveedores

Cotización

Cuadros comparativos por proveedor

Negociación

Clausulas contractuales (solo en casos necesarios)

no se donde entraría esto que hicieron, mmmm…. Creo que más bien pertenece al manual de procedimientos no???

PROCESO DE COMPRA

1) Dirección de Planeación: envía la información necesaria para la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones o compras con recursos en la primera quincena de Enero al Departamento de compras, con la asignación de recursos de cada departamento para la adquisición de material y/o equipo.

2) El Departamento de Compras elabora y envía el Programa Anual de Adquisiciones o Compras a más tardar el 31 de Marzo de cada año, al departamento de contabilidad.

3) Finanzas recaba, compromete y valida el Formato de Asignación Presupuestal que contiene: departamento, cantidad, unidad de medida, descripción, especificaciones técnicas, servicios, monto disponible, nombre y firma del responsable, nombre y firma del y visto bueno del departamento de finanzas.

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4) El Departamento de Compras homogeneiza y consolida el material y/o equipo conforme a sus características y señala el procedimiento de compra bajo el cual se adquirirá el material y/o equipo.

5) El Departamento de Compras valida las características del material y/o equipo y solicita de los departamentos su visto bueno antes de iniciar el procedimiento de compra.

6) Para la adquisición de material y/o equipo a través de ingresos propios existen dos opciones: A través del Departamento de Compras mediante la requisición correspondiente vía Web o A través del departamento de Compras mediante la requisición vía directa.

7) Antes de iniciar el procedimiento de Compra el Departamento de Compras verifica con el Departamento de Contabilidad si existen los recursos para la adquisición del material y/o equipo.

8) Si existen recursos el Departamento de Compras proceden a la adquisición, haciendo una evaluación en el sentido de que no es válido fraccionar las Compras, dentro de cada operación será posible elegir entre diferentes proveedores los más convenientes para la empresa, puesto que la calidad del café varía de uno a otro proveedor. El responsable de las Compras deberá consolidar éstas para que las operaciones no se fraccionen y queden comprendidas

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CAPITULO VII COMPRAS INTERNACIONALES.

Aspectos a considerar

Tratados y acuerdos comerciales

Selección de proveedores

Forma de pago

Uso de INCOTERMSIN

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CAPITULO VIII CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

ANEXOS- metodo de ruta critica- pronostico de compras- presupuesto de compras- catalogo de artículos- catalogo de muestras- actividades- catalogo de proveedores- cuestionario de evaluación

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