Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 1
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013 1
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 1
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT Markus D. Hartbauer, SER
Webinar
2
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Dr. Ulrich Kampffmeyer Berater & Geschäftsführer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Hamburg
http://bit.ly/PC-Kff
http://bit.ly/WP-UKff
Markus D. Hartbauer Lösungsarchitekt
SER Solutions Deutschland GmbH
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 2
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
3
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Agenda
Fragen von PROJECT CONSULT: • Was ändert sich bei GoBS und GDPdU? • Verkürzung der Aufbewahrungsfristen in Deutschland? • Wie sollen Unternehmen mit konkurrierenden Fristen umgehen? • Muss man beim Scannen wirklich elektronisch signieren? • Hat ZUGFeRD eine Chance? • Wie sieht die E-Akte im neuen Organisationskonzept der
öffentlichen Verwaltung aus? • Ist ein Archiv nur für die Erfüllung von Compliance wirtschaftlich?
4
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Thema 1
Die GoBD am Horizont Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Was ändert sich zu den GoBS und GDPdU?
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 3
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
5
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
GoBD
Kritisiert von der Wirtschaft: • BITKOM lehnt den Alleingang der Finanzverwaltung bei der
elektronischen Buchführung ab und sieht zusätzliche Kosten und neue Bürokratie auf die Unternehmen zukommen
• Wirtschaftsprüfer sehen die Rechtslage deutlich verschärft und dies einseitig zu Lasten des Steuerpflichtigen
• Steuerberater fordern eine umfassende Überarbeitung des Entwurfs
• Zweiter Entwurf Juni 2013: http://bit.ly/GoBD2
6
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
GoBD
• Bringt die Ansätze von GoBS (1996) und GDPdU zusammen (2001)
• Bereinigt Missverständnisse und aktualisiert auf Basis des „State-of-the-Art“
• Betont IKS und Verfahrensdokumentation • „Es gibt keine Produkt-Zertifikate“!
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 4
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
Doxis4 ECM → Elektronische
Archivierung seit über 25 Jahren
→ Standards kommen und gehen, Archive bleiben Doxis4 Storage Service
SAN
/NAS
Alle
Net
App
kom
patib
len
EMC
Cent
era
(XAM
-API
)
ITA-S
tora
ge-A
dapt
er
HP
IAP
& iC
AS
Hita
chi H
CP WORM
EMC Centera
EMC Celerra
IBM TSM
Optional Doxis4 SafeLock
IBM
TSM
(SSA
M)
EMC
Cele
rra
FLR
Gutachten, Zertifikate und Testate
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 5
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
Testat erhalten
Dokumen-tation
Organisation für die Verwendung (User)
IT-Lösung
Organisation für den IT-Betrieb (Operatoren, Admins)
Audit und Testat
10
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Thema 2
Das JStG 2013 lässt auf sich warten Jahressteuergesetz 2013 Verkürzung der Aufbewahrungsfristen in Deutschland?
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 6
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
11
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Jahressteuergesetz 2013 • Mehrfach in 2013 abgelehnt (jedoch nicht wegen der Verkürzung
der Aufbewahrungsfristen) • Aufbewahrungsfristen
• ab 2013 auf 8 Jahre • ab 2015 dauerhaft auf 7 Jahre
• Betrifft Rechnungen und Belege nach § 147 AO, § 257 HGB und § 14 b UStG
• Ausnahmen Abweichend von der Aufbewahrungsfrist von 8 bzw. 7 Jahren macht das HGB Einschränkungen. Sofern bestimmte Unterlagen handels- und gesellschaftsrechtlich bedeutend sind, gilt für diese auch nach 2013 eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
• Erneuter „Anlauf“ in 2014
JStG 2013
Doxis4 ECM
→ Umfangreiches Retention Management Service zur Steuerung von Aufbewahrungsregeln
→ Regel = Basisdatum + minimale/maximale Frist + Aktion → Je Datenbestand und Dokumentklasse steuerbar → Damit flexibel an geänderte Rahmenbedingungen zu
adaptieren
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 7
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
Doxis4 ECM
Doxis4 ECM
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 8
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
15
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Thema 3
Aufbewahrungsfristen in Europa sind ein Wirrwarr Studie mit allen Aufbewahrungsfristen in Europa von Iron Mountain, 2013 http://bit.ly/AufbewahrungsFristen Wie sollen Unternehmen mit konkurrierenden Fristen umgehen?
16
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Konkurrierende Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungsbedingungen • In Deutschland:
Handelsrecht, Steuerrecht, Datenschutz, Zivilrecht, Umweltrecht, Gesundheitsrecht, Zivilprozessrecht usw.
• In Europa und der Welt: Von Staat zu Staat und von Branche zu Branche verschieden
Darf es in einer globalisierten Wirtschaft überhaupt unterschiedliche Fristen geben? Wie unterschiedliche Fristen managen? Oder nimmt man einfach immer die längste Frist und die schärfsten Aufbewahrungsbedingungen?
Aufbewahrungsfristen-Chaos
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 9
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
minimale Frist maximale Frist
minimale Frist maximale Frist
Retention Management in Doxis4
Zeit
trigger event Regel & Bezugsdatum bekannt
Löschen möglich (jedoch nicht automa1sch)
AuTewahrungsfrist = Eventdatum + reten1on period
destroy, logical delete (review), long term preserva1on
Default: Objekt geschützt, solange keine Regel bekannt ist
disposiMon acMon
Hinweis: minimale Frist = maximale Frist möglich
Default: Objekt nicht geschützt, solange keine Regel zugeordnet („Objekt nicht als Record deklariert“)
Löschen nicht möglich
Verhalten in einem „Archiv-‐Datenbestand“ (retenMon mode = strong)
Zeit
trigger event Regel & Bezugsdatum bekannt
Löschen möglich (jedoch nicht automa1sch)
AuTewahrungsfrist = Eventdatum + reten1on period
destroy, logical delete (review), long term preserva1on
disposiMon acMon
Löschen nicht möglich
Verhalten in einem „DMS-‐Datenbestand“ (retenMon mode = opMonal)
Löschen möglich
Komplexität von Regeln
→ Vererbung über Dokumentklassen → Vererbung Akte auf Dokumente → Variante: Aktenfrist übersteuert Dokumentfrist → Variante: Dokumentfrist bleibt unangetastet
→ Auto-Dokumentation derAbhängigkeiten
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 10
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
19
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Thema 4
BSI TR-30138 Resiscan Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zum rechtssicheren und beweissichernden Scannen mit anschließender Vernichtung der gescannten Dokumente. Muss man beim Scannen wirklich elektronisch signieren?
20
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Ersetzendes Scannen: BSI TR 03138
BSI TR-03138: Ersetzendes Scannen (RESISCAN) BSI Statement: "Mit der Technischen Richtlinie zum ersetzenden Scannen wird ein Handlungsleitfaden mit Anforderungen technisch-organisatorischer Art an Scanprozesse zur Verfügung gestellt, deren Einhaltung das Erstellen und die Anwendung möglichst rechtssicherer Scanlösungen ermöglicht“
• Ersetzendes Scannen = Scannen mit anschließender Vernichtung des Papiers
• Einsatz elektronischer Signaturen in bestimmten Bereichen der öffentlichen Verwaltung und des Gesundheitswesens
• Verankert im neuen E-Government Gesetz (verabschiedet am1.8.2013) für Bundesbehörden
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 11
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
DOXiS4 Capture Signaturoption
→ Qualifizierter Zeitstempel → Erzeugung über Trustcenter und Timeserver → garantiert, dass ein gescanntes Dokument zum Zeitpunkt
des Scannens durch den Scanner-Benutzer genau so und nicht anders aussah
→ Voraussetzung für die Vernichtung von Papieroriginalen in etlichen Anwendungsfällen (zB Kliniken, Sozialversicherung, ...)
→ Aber eben NICHT in der „freien Wirtschaft“
Gefahr: Signatur suggeriert Sicherheit
→ Signatur alleine → beweist zwar allfällige Veränderung eines Dokuments → kann aber das Original nicht wiederbringen!
→ Revisionssicheres Archivsystem → Garantiert Unveränderbarkeit und Unverändertheit über die
gesamte Aufbewahrungsdauer
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 12
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
23
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Thema 5
Die elektronische Rechnung wird im Bund in Österreich Standard. In Deutschland wird das ZUGFeRD-Format entwickelt. Auf Ebene der OECD gibt es bereits weltweit gültige Formate. Hat ZUGFeRD in Deutschland eine ähnliche Chance?
24
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Elektronische Rechnung: ZUGFeRD
ZUGFeRD = ein Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“
• Hrsg. von FeRD „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ Dezember 2012 / aktuelle Version September 2013
• Versendung von standardisierten Rechnungen als PDF/A-3 mit integriertem XML-Datensatz für die automatische Verarbeitung
• Ergänzt EDI-Standards wie EANCOM® • Soll auch auf europäischer Ebene verankert werden Ein deutscher Sonderweg?
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 13
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
E-Rechnung an den Bund
→ Vorgaben an Format (Inhalt) und Übermittlung (Transport)
→ PEPPOL.eu eingearbeitet: Pan-EuropäischerStandard für elektronische Rechnungs-legung an öffentliche Verwaltung
→ GUI und Webservices stehenzur Verfügung
Ab 1. Jänner 2014 sind alle Vertragspartner des Bundes im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen verpflichtet, Rechnungen ausschließlich elektronisch in strukturierter Form einzubringen. Ab diesem Zeitpunkt werden von Bundesdienststellen keine Papierrechnungenmehr akzeptiert.
E-Rechnung an den Bund
→ Vorgaben an Format (Inhalt) und Übermittlung (Transport)
→ PEPPOL.eu eingearbeitet: Pan-EuropäischerStandard für elektronische Rechnungs-legung an öffentliche Verwaltung
→ GUI und Webservices stehenzur Verfügung
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 14
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
27
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Thema 6
Jenseits von DOMEA Das DOMEA-Konzept wurde 2012 offiziell für beendet erklärt. Stattdessen wurde ein neues Konzept (das sich vielfach aber auf DOMEA 2.0 bezieht) eingeführt. Wie sieht die E-Akte im neuen Organisationskonzept aus?
28
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
OkeVa
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit • Mai 2012 als Nachfolger und Ablöser von DOMEA
veröffentlicht • Komponenten: • Elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der
elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung • Elektronische Prozessunterstützung durch: elektronische
Vorgangsbearbeitung, elektronische Zusammenarbeit und Fachverfahren.
• Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut.
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 15
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
29
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
OkeVa
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit Die folgenden Bausteine sind verfügbar:
• Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte • Grundlagen und Bedarfsanalyse • E-Akte • E-Vorgangsbearbeitung • E-Zusammenarbeit • Projektleitfaden
Weitere Bausteine befinden sich in Arbeit bzw. in Planung: • E-Langzeitspeicherung (in Arbeit) • E-Poststelle und Signatur (in Arbeit) • Scan-Prozess (in Arbeit) • Datenschutz, Personaldaten und VS (in Planung) • E-Fachverfahren (in Planung)
Doxis4 für Behörden
→ 2/3 des Umsatzes machen wir mit Doxis4 Standardlösung
→ Flexible E-Akten und Vorgangsbearbeitung
→ Intelligente Erweiterungen zB mobiler Workflow (Funktionäre!)
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 16
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 17
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
33
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Thema 6
Exkurs: das neue E-Government-Gesetz • Verabschiedet am 1.8.2013. • Verankert De-Mail, Resiscan und weiterhin qualifizierte
elektronische Signatur. • Betrifft auch die elektronische Vorgangsbearbeitung und die
elektronische Akte nach dem neuen Organisationskonzept.
34
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Thema 7
Ein Archiv nur aus Compliance-Gründen: Ist das denn wirtschaftlich?
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 18
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
35
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer
Archivierung
• Archivsysteme müssen wirtschaftlich sein und die Compliance-Anforderungen quasi „nebenbei“ erfüllen.
• Archivsysteme sind nur dann wirtschaftlich, wenn sie ihre Inhalte in Prozessen und als Wissen zur Verfügung stellen.
Blitzumfrage!
Wirtschaftlichkeit von Doxis4
→ Quantifizierbare Werte Einsparungspotenzial ECM Enterprise Content Management Analyse
Parameter - Arbeitsplatz Zeit pro Mitarbeiter Effizienz-Steigerungen durch ECM in % Zeit pro Mitarbeiter in Minuten pro Tag Dok./Akten Vorgänge Summe effizienzbereinigt 40,0 Recherche 75 0 75 10,0 10,0 Ablage -50 0 -50 15,0 15,0 Vervielfältigung 90 0 90 1,5 10,0 Urgenz, aktiv 0 80 80 2,0 10,0 Urgenz, passiv 0 80 80 2,0 85,0 Summe | Bearbeitung "Papierablage" 30,5 Summe | Bearbeitung "ECM"
Parameter - Unternehmen 300 Anzahl der Mitarbeiter mit PC Arbeitsplätzen 30 Ø Stundensatz dieser Mitarbeiter in EUR 60 % Deckungsgrad ECM (Abteilungen, Dokumente, Akten, Vorgänge) (maximal) 215 Arbeitstage pro Jahr
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 19
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
Wirtschaftlichkeit von Doxis4
→ Quantifizierbare Werte Einsparungspotenzial ECM Enterprise Content Management Analyse
Parameter - Arbeitsplatz Zeit pro Mitarbeiter Effizienz-Steigerungen durch ECM in % Zeit pro Mitarbeiter in Minuten pro Tag Dok./Akten Vorgänge Summe effizienzbereinigt 40,0 Recherche 75 0 75 10,0 10,0 Ablage -50 0 -50 15,0 15,0 Vervielfältigung 90 0 90 1,5 10,0 Urgenz, aktiv 0 80 80 2,0 10,0 Urgenz, passiv 0 80 80 2,0 85,0 Summe | Bearbeitung "Papierablage" 30,5 Summe | Bearbeitung "ECM"
Parameter - Unternehmen 300 Anzahl der Mitarbeiter mit PC Arbeitsplätzen 30 Ø Stundensatz dieser Mitarbeiter in EUR 60 % Deckungsgrad ECM (Abteilungen, Dokumente, Akten, Vorgänge) (maximal) 215 Arbeitstage pro Jahr
0
200
400
600
800
1.000
1.200
1.400
0 1 2 3 4 5 6 7 8 Potenzial 0 26 92 210 394 605 841 1.091 1.354
Potenzial - Entwicklung | Diagramm Werte in Tsd. EUR
Wirtschaftlichkeit von Doxis4
→ Wettbewerbsvorteil 1:Sekundenschneller Zugriff im FrontOffice/Call Center steigert die wahrgenommene Auskunftsbereitschaftè Kundenzufriedenheit
→ Wettbewerbsvorteil 2:Mitarbeiter werden von stupiden Routinetätigkeiten entlastet und haben Zeit- und Hirnressourcen freiè Innovationsbereitschaft
Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013
Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013
Isestr. 63 20149 Hamburg 20
Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2013 39
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> 12-13 / Quelle: PROJECT CONSULT 1
War uns ein Vergnügen!
Ulrich Kampffmeyer E-Mail: [email protected]
Markus D. Hartbauer [email protected]
www.ser.de/kontakt
à Compliance-‐Fachar1kel im aktuellen SERmagazin! h<p://bit.ly/SERcomp