Projektin toimeenpano ja ohjausProjektin toimeenpano ja ohjausOhjelmistoprojektien hallinta
2
Tiet
uri
Projektin toimeenpano ja ohjausProjektin toimeenpano ja ohjausTAVOITE:
YMMÄRTÄÄmihin projektipäällikön
kannattaainvestoida aikaansa
“Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.”
3
Tiet
uri
Projektin onnistumisen periaatteetProjektin onnistumisen periaatteet1. Määrittele ja aseta projektin tavoitteet selkeästi2. Tee projektille suunnitelma: tehtävät, tarkastuspisteet,
riippuvuudet sekä työmäärä- ja aika-arviot.3. Piirrä kuva projektin aikataulusta4. Ohjaa jäseniä sekä yksilöinä että projektitiiminä5. Vahvista projektitiimin sitoutumista ja innostusta6. Pidä jokainen henkilö, joka osallistuu projektiin, riittävän
hyvin ajan tasalla asioista7. Luo avoin ilmapiiri itsellesi ja muille tiimin jäsenille toimia 8. Rohkaise hallittuun riskinottoon ja luovuuteen
4
Tiet
uri
Projektin positiivinen kehäProjektin positiivinen kehä
Tehtävän ymmärtämien
Sitoutuminen
Hallinto
Työjaksoja, tehtäviä
Hyviäsuorituksia Laadukkaita
osatuloksia
Luovuutta
Uusia työtapoja jaratkaisuja
Muiden tiimiläistentukeminen, kouluttaminenja hyödyttäminen
5
Tiet
uri
Projektinhallinnan prosessitProjektinhallinnan prosessitV
uoro
vaik
utuk
sen
halli
nta
Muutos-hallinta
Päättäm
inenProjektinsuunnittelu
Projektitoiminnan strategia
Lopputulokseen ohjaus
Ajan hallinta
Kustannushallinta
Resurssien hallinta
Henkilöstö
Kommunikaatio
Riski
Alihankinta
Tuki-prosessitISO 10006
Projektinhallinta
6
Tiet
uri
Projektin johtamisen osatProjektin johtamisen osatUlkoinen ohjaus (johtoryhmä, ohjausryhmä)
Sisäinen ohjaus
Projektin uudelleensuunnittelu
Projektin päättäminen
7
Tiet
uri
Työn ja johtamisen eriyttäminenTyön ja johtamisen eriyttäminenTyörauhan turvaaminen
Johtamisen jämäkkyyden ylläpito
Kokousmenettelyt
8
Tiet
uri
Johtoryhmän suorittama valvontaJohtoryhmän suorittama valvontaJohdon sitoutumisen ylläpito edellyttää
• ymmärrettävää• rehellistä• tasapainoista
informaatiota projektin tilasta ja lopputuloksesta tehokkaasti organisoidussa kokouksessa
9
Tiet
uri
Johtoryhmän kokousJohtoryhmän kokous1. Edellisen kokouksen pöytäkirja
kokouksessa sovittujen toimenpiteiden tilanne nyt2. Projektin tilannekatsaus
Aikataulu, työaika, kustannukset, resurssit Suunnitellun vertailu toteutuneeseenTodellinen tilanne tällä hetkelläRiskilistan läpikäynti
3. Tulosaineistot Läpikäynti ja hyväksyminen
4. Päätettävät asiat 5. Toimenpiteet ennen seuraavaa kokousta 6. Seuraava kokous
10
Tiet
uri
Ongelmien raportointi johtoryhmälleOngelmien raportointi johtoryhmälle
Esitä tiimin tekemä SWOT johtoryhmällePainoarvo kasvaa, kun kyseessä on koko tiimin mielipideAsian eri puolet esillä samassa esityksessä
SWOTSWOT
11
Tiet
uri
Projektin sisäinen ohjausProjektin sisäinen ohjausProjektin suunnittelu riittävän yksityiskohtaisesti on ohjauksen onnistumisen avainkysymysJokainen projektitiimissä osallistuu omalta osaltaan projektin käytännön johtamiseen Suoruus ja rehellisyys auttaa tiedostamaan todellisen tilanteen ajoissaProjektin johtamiseen on varattava aikaa ja resurssejaProjektitiimin johtaminen ja hallinto kannattaa eriyttää omaan tilaisuuteensa, joka pidetään tehokkaasti (1h/vko)
12
Tiet
uri
Onnistumisen periaatteitaOnnistumisen periaatteitaJohdon sitoutuminen on ehdoton edellytys
• Projekti suunnitellaan ja seurataan läpinäkyvästiLopputuloksen ymmärrys on tärkein menestystekijäProjektin tekevät ihmisetProjektin johtamiseen tarvitaan työtä ja aikaaSuurta hanketta ei voi suunnitella kerrallaProjektin ohjauksen on oltava konkreettista ja yksinkertaistaEdellytyksien ja työrauhan luonti ovat onnistumisen edellytysProjektipäällikkö menestyy vain tiimin onnistumisen kauttaOhjaus perustuu tulevan ennakointiin
• Myös heikot signaalit noteerattava ja ymmärrettävä
13
Tiet
uri
Projektin ulkoisten osapuoltenhallinnan periaatteet:Projektin ulkoisten osapuoltenhallinnan periaatteet:1. Vaikuttaminen2. Seuranta3. Tehokas kommunikointi4. Ymmärrys5. Ristiriitojen välttäminen
14
Tiet
uri Win-win –suhde, molemminpuolinenliiketoiminnallinen hyöty perustuu:
Win-win –suhde, molemminpuolinenliiketoiminnallinen hyöty perustuu:
Hyvään ja oikea-aikaiseen viestintäänAikaiseen ongelmien havaitsemiseen, niidenanalysointiin ja niihin puuttumiseen Jämptiin velvoitteista sopimiseen ja niistävapauttamiseen toimituksen / suorituksenhyväksynnän jälkeenLuottamukseen ja luotettavuuteenEi anneta asioiden luisua käsistä!
15
Tiet
uri
Projektiryhmän viikkokokouksetProjektiryhmän viikkokokoukset
1. Edellisen kokouksen pöytäkirja
2. Tehtävittäin projektisuunnitelmaan verrattuna:
• missä kukin on menossa • tehdyn työn tulosten esittely • työajan käyttö • mitä aikatauluasioita tiedossa
(lomat, poissaolot) • mitä ongelmia itse kullakin • suunnitelman muutostarpeet,
ideat ja aloitteet
3. Ongelmat ja päätökset :• avoimet ongelmat • mitä muutoksia on sovittu • kuka tekee uudet työt • mitä muille esitetään
4. Johtoryhmälle valmisteltavat asiat: • projektin tilanne • muutosesitykset • tulosaineistot • ehdotus jatkosta
5. Toimenpiteet ennen seuraavaa kokousta
6. Seuraava kokous
16
Tiet
uri
Aikataulun pitäminenAikataulun pitäminenSuunnittele pelivara ja vararesurssit
Varaudu resurssihuippuihin
Ole herkkä heikoille signaaleille
Ryhdy heti korjaaviin toimenpiteisiin
Ellei korjaannu, käynnistä uudelleensuunnittelu
17
Tiet
uri
Projektin tuloksen kokoonpanon hallintaProjektin tuloksen kokoonpanon hallinta
Configuration management = tuotteen / kokoonpanon hallinta• määritykset ja muut dokumentit• osatulokset ja niiden liittymät
Baseline = johtoryhmän hyväksymä versio projektidokumentista• Pidettävä tallessa, muutokset vain johtoryhmän hyväksynnän jälkeen• Kaikki muutokset määritellään suhteessa baseline-dokumenttiin• Myös sidosryhmien on sitouduttava tähän dokumenttiin
Idea: varmistetaan yhteisesti sovitun tuloksen saavuttaminen• Toteutuksen on perustuttava hyväksyttyyn baseline-dokumenttiin• Kokoonpanon yhtenäisyyden valvonta• Tuotteen valmiusaste on jatkuvasti tiedossa
18
Tiet
uri
Muutosten hallintaMuutosten hallintaMuutos = tarve tai halu tehdä jotain muuta kuin suunniteltu”Scope creep” = pienistä puroista suuri virta
• riski laajenemiseen suuri, jos tekijät suorassa kontaktissa käyttäjiin• uhkana se, että lisääntyvä työmäärä romuttaa aikataulun ja budjetin• muutokset pidettävä tiukasti kontrollissa
⇒ KAIKKI muutostoiveet kirjallisina projektin vetäjälle• oma lomake + selkeä muutosehdotuskäytäntö
joka vie ne edelleen projektin johtoryhmän käsittelyyn• ymmärretään vaikutus sisältöön (edut ja haitat)• selvitetään vaikutus aikatauluun ja kustannuksiin
19
Tiet
uri
Muutosten hallintaMuutosten hallintaMuutoksesta pitää aina tehdä kirjallinen ehdotus (muutoslomake)
1. Sopimuksen tarkistus 2. Lyhyt tehtävän määritys 3. Vaikutus kokonaisuuteen 4. Tarkempi työmäärien erittely, vastuujako ja ajoitus
· määritys ja suunnittelu · toteutus · testaus · dokumentointi · käyttöön otto · käytön ohjeet ja opastus · käyttäjien ohjeet ja opastus
5. Ehdotetut resurssikäyttö-, kustannus- ja aikataulumuutokset
20
Tiet
uri
Muutoshallinnan edutMuutoshallinnan edut
Tehdään se ja vain se, mikä on tehtäväksi suunniteltuSuojelee projektia tarpeettomilta muutoksilta
• yhtenäinen ja kirjallinen muutosehdotusmenettely
Parantaa projektissa tehtävien päätösten laatua valvomalla, että kaikki asianosaiset ovat mukana niiden tekemisessä ja myös ymmärtävät muutosten vaikutuksetParantaa tarpeellisten muutosten näkyvyyttäEstää projektin paisumisenMuutokset tulevat automaattisesti dokumentoiduiksi
Mukaellen Steve McConnell: Ohjelmistoprojektit selviytymisopas
21
Tiet
uri
LaadunvarmistusLaadunvarmistusProjektisuunnitelmaan laadunvarmistuksesta oma kohtansaTarkoituksena taata asiakkaalle sovittu tulos / toimitusTietyissä projektivaiheissa on syytä järjestää laatukatselmusKatselmuksen oltava asiantunteva ja tuotettava todellista lisäarvoa projektille – edellyttää projektin dokumentointiaTasavertaisen henkilön (kolleega, ns. ”peer review”) suorittama katselmus on suositeltavinKatselmus kohdistuu tuloksen laatuun ja menettelyjen noudattamiseen – se ei ota kantaa siihen, ovatko menettelyt sinänsä oikeita tai parhaita mahdollisia
22
Tiet
uri
Projektin uudelleensuunnitteluProjektin uudelleensuunnitteluNormaali
Tehtävänantojen täsmennys Suunnitelman mukainen uudelleensuunnittelu Uusien ideoiden ja välineiden hyödyntäminen
Aikataulun muuttuminen Töiden suoritustapa- ja ajoitusmuutokset Osa myöhässä - osa siirtyy myöhäisempään ajankohtaan
Arviointivirheet Aikataulun epärealistisuusResurssitarve-, budjetti- ja tulosmuutokset
Ongelmat Resurssipula Tulosyllätys (vaatimukset, ympäristö)Tekniset esteet Osaamisesteet
23
Tiet
uri
Projektin riskejä - päättäminenProjektin riskejä - päättäminen
Projektin muodollisen päättämisen laiminlyöntiTuloksen hyväksyttämisen laiminlyöntiProjektin jättäminen ”roikkumaan”Resurssien vapauttamisen unohtaminenViimeistelyvaiheen tehtävien huono konkretisointiTuloksen käytön ja ylläpidon organisoimattomuusTiedottamisen unohtaminen eri sidosryhmille, asiakas- tai linjaorganisaatioonViimeistelytöiden ja loppuraportoinnin vaatimien työmäärien ja aikatarpeen aliarviointi
24
Tiet
uri
Projektin loppuraporttiProjektin loppuraportti1. Tausta ja tehtävät2. Tavoitteet3. Aikataulu ja kustannukset4. Organisaatio5. Projektin eteneminen6. Tulokset7. Yhteenveto8. Mitä opittu9. Jatkotoimenpiteet
25
Tiet
uri
Projektin päätöskokousProjektin päätöskokousKoska projekteilla on ”luontainen” taipumus jatkua, vaikka niiden tulokset olisivatkin jo valmiit, projektin päättäminen ontehtävä jämäkästi projektin päätöskokouksessa.
Projektin päätöskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:1. Projektin loppuraportin käsittely2. Arvioidaan projektin tulos ja onnistuneisuus3. Arvioidaan projektin toteutus4. Jatkotoimenpiteiden käsittely5. Päätös projektin jatkamisesta tai päättämisestä
26
Tiet
uri
Projektin onnistumisen mittaritProjektin onnistumisen mittarit
TULOS
Laatu
Kustannukset Aikataulu
Asiakas ja sidosryhmät ovat
tyytyväisiä projektin
lopputulokseen
Tavoitellut liiketoiminnalliset hyödyt saavutetaan
Projektitiimi kehittyy, saa arvonnousua ja palkkioita
TULOS
Laatu
Kustannukset Aikataulu
Asiakas ja sidosryhmät ovat
tyytyväisiä projektin
lopputulokseen
Tavoitellut liiketoiminnalliset hyödyt saavutetaan
Projektitiimi kehittyy, saa arvonnousua ja palkkioita
27
Tiet
uri
Harjoitus: Tehtävien suunnitteluHarjoitus: Tehtävien suunnitteluTavoite: Projektin yksityiskohtainentehtäväluettelo
28
Tiet
uri
Projektin tehtävien ja resurssiensuunnitteluProjektin tehtävien ja resurssiensuunnittelu
Karkea aika-taulu
Yksityiskohtainen• tehtäväluettelo• vastuut• työmäärät• kustannukset
29
Tiet
uri
Tehtävien suunnitteluTehtävien suunnitteluTEHTÄVÄLUETTELO:
Tyypilliset tehtäväluettelon hierarkiset tasotVaihe = lopputuloksen osa
• Aktiviteetti = jakokaavion työkokonaisuus• Tehtävä = työkokonaisuuden osa (ALLE 1 VKO)
TehtävätasollaVastuuhenkilö ja osanottajatTyömäärä (yleensä tunteina)Kustannukset
• Henkilötyö• Muut
ProjektiohjelmistoHoitaa ajoituksenKuormituksen suunnittelunUsein myös kustannusten laskennan
30
Tiet
uri
TehtäväluetteloTehtäväluettelo
Tunnus Tehtävän nimi Henkilöt Työmäärä ...
31
Tiet
uri
Tehtävien suunnittelu -SuoritustapaTehtävien suunnittelu -Suoritustapa
Valitkaa ensimmäinen merkittävä tarkistuspiste (Milestone,Checkpoint)Määritelkää työt, jotka ovat valmiina ao. tarkistuspisteessäKuvatkaa, mitä konkreettisia osa- / välituloksia ao. tarkistuspisteessä on olemassaMuodostakaa tarkistuspisteeseen johtavista töistä projektin vaihe, joka tuottaa ao. tarkistuspisteenMuodostakaa em. töistä ao. vaiheen aktiviteetitJakakaa aktiviteetit (jos jaettavissa) tehtäviinViimeistelkää tehtäväluettelo