Projektin toimeenpano ja ohjausProjektin toimeenpano ja ohjausOhjelmistoprojektien hallinta

2

Tiet

uri

Projektin toimeenpano ja ohjausProjektin toimeenpano ja ohjausTAVOITE:

YMMÄRTÄÄmihin projektipäällikön

kannattaainvestoida aikaansa

“Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.”

3

Tiet

uri

Projektin onnistumisen periaatteetProjektin onnistumisen periaatteet1. Määrittele ja aseta projektin tavoitteet selkeästi2. Tee projektille suunnitelma: tehtävät, tarkastuspisteet,

riippuvuudet sekä työmäärä- ja aika-arviot.3. Piirrä kuva projektin aikataulusta4. Ohjaa jäseniä sekä yksilöinä että projektitiiminä5. Vahvista projektitiimin sitoutumista ja innostusta6. Pidä jokainen henkilö, joka osallistuu projektiin, riittävän

hyvin ajan tasalla asioista7. Luo avoin ilmapiiri itsellesi ja muille tiimin jäsenille toimia 8. Rohkaise hallittuun riskinottoon ja luovuuteen

4

Tiet

uri

Projektin positiivinen kehäProjektin positiivinen kehä

Tehtävän ymmärtämien

Sitoutuminen

Hallinto

Työjaksoja, tehtäviä

Hyviäsuorituksia Laadukkaita

osatuloksia

Luovuutta

Uusia työtapoja jaratkaisuja

Muiden tiimiläistentukeminen, kouluttaminenja hyödyttäminen

5

Tiet

uri

Projektinhallinnan prosessitProjektinhallinnan prosessitV

uoro

vaik

utuk

sen

halli

nta

Muutos-hallinta

Päättäm

inenProjektinsuunnittelu

Projektitoiminnan strategia

Lopputulokseen ohjaus

Ajan hallinta

Kustannushallinta

Resurssien hallinta

Henkilöstö

Kommunikaatio

Riski

Alihankinta

Tuki-prosessitISO 10006

Projektinhallinta

6

Tiet

uri

Projektin johtamisen osatProjektin johtamisen osatUlkoinen ohjaus (johtoryhmä, ohjausryhmä)

Sisäinen ohjaus

Projektin uudelleensuunnittelu

Projektin päättäminen

7

Tiet

uri

Työn ja johtamisen eriyttäminenTyön ja johtamisen eriyttäminenTyörauhan turvaaminen

Johtamisen jämäkkyyden ylläpito

Kokousmenettelyt

8

Tiet

uri

Johtoryhmän suorittama valvontaJohtoryhmän suorittama valvontaJohdon sitoutumisen ylläpito edellyttää

• ymmärrettävää• rehellistä• tasapainoista

informaatiota projektin tilasta ja lopputuloksesta tehokkaasti organisoidussa kokouksessa

9

Tiet

uri

Johtoryhmän kokousJohtoryhmän kokous1. Edellisen kokouksen pöytäkirja

kokouksessa sovittujen toimenpiteiden tilanne nyt2. Projektin tilannekatsaus

Aikataulu, työaika, kustannukset, resurssit Suunnitellun vertailu toteutuneeseenTodellinen tilanne tällä hetkelläRiskilistan läpikäynti

3. Tulosaineistot Läpikäynti ja hyväksyminen

4. Päätettävät asiat 5. Toimenpiteet ennen seuraavaa kokousta 6. Seuraava kokous

10

Tiet

uri

Ongelmien raportointi johtoryhmälleOngelmien raportointi johtoryhmälle

Esitä tiimin tekemä SWOT johtoryhmällePainoarvo kasvaa, kun kyseessä on koko tiimin mielipideAsian eri puolet esillä samassa esityksessä

SWOTSWOT

11

Tiet

uri

Projektin sisäinen ohjausProjektin sisäinen ohjausProjektin suunnittelu riittävän yksityiskohtaisesti on ohjauksen onnistumisen avainkysymysJokainen projektitiimissä osallistuu omalta osaltaan projektin käytännön johtamiseen Suoruus ja rehellisyys auttaa tiedostamaan todellisen tilanteen ajoissaProjektin johtamiseen on varattava aikaa ja resurssejaProjektitiimin johtaminen ja hallinto kannattaa eriyttää omaan tilaisuuteensa, joka pidetään tehokkaasti (1h/vko)

12

Tiet

uri

Onnistumisen periaatteitaOnnistumisen periaatteitaJohdon sitoutuminen on ehdoton edellytys

• Projekti suunnitellaan ja seurataan läpinäkyvästiLopputuloksen ymmärrys on tärkein menestystekijäProjektin tekevät ihmisetProjektin johtamiseen tarvitaan työtä ja aikaaSuurta hanketta ei voi suunnitella kerrallaProjektin ohjauksen on oltava konkreettista ja yksinkertaistaEdellytyksien ja työrauhan luonti ovat onnistumisen edellytysProjektipäällikkö menestyy vain tiimin onnistumisen kauttaOhjaus perustuu tulevan ennakointiin

• Myös heikot signaalit noteerattava ja ymmärrettävä

13

Tiet

uri

Projektin ulkoisten osapuoltenhallinnan periaatteet:Projektin ulkoisten osapuoltenhallinnan periaatteet:1. Vaikuttaminen2. Seuranta3. Tehokas kommunikointi4. Ymmärrys5. Ristiriitojen välttäminen

14

Tiet

uri Win-win –suhde, molemminpuolinenliiketoiminnallinen hyöty perustuu:

Win-win –suhde, molemminpuolinenliiketoiminnallinen hyöty perustuu:

Hyvään ja oikea-aikaiseen viestintäänAikaiseen ongelmien havaitsemiseen, niidenanalysointiin ja niihin puuttumiseen Jämptiin velvoitteista sopimiseen ja niistävapauttamiseen toimituksen / suorituksenhyväksynnän jälkeenLuottamukseen ja luotettavuuteenEi anneta asioiden luisua käsistä!

15

Tiet

uri

Projektiryhmän viikkokokouksetProjektiryhmän viikkokokoukset

1. Edellisen kokouksen pöytäkirja

2. Tehtävittäin projektisuunnitelmaan verrattuna:

• missä kukin on menossa • tehdyn työn tulosten esittely • työajan käyttö • mitä aikatauluasioita tiedossa

(lomat, poissaolot) • mitä ongelmia itse kullakin • suunnitelman muutostarpeet,

ideat ja aloitteet

3. Ongelmat ja päätökset :• avoimet ongelmat • mitä muutoksia on sovittu • kuka tekee uudet työt • mitä muille esitetään

4. Johtoryhmälle valmisteltavat asiat: • projektin tilanne • muutosesitykset • tulosaineistot • ehdotus jatkosta

5. Toimenpiteet ennen seuraavaa kokousta

6. Seuraava kokous

16

Tiet

uri

Aikataulun pitäminenAikataulun pitäminenSuunnittele pelivara ja vararesurssit

Varaudu resurssihuippuihin

Ole herkkä heikoille signaaleille

Ryhdy heti korjaaviin toimenpiteisiin

Ellei korjaannu, käynnistä uudelleensuunnittelu

17

Tiet

uri

Projektin tuloksen kokoonpanon hallintaProjektin tuloksen kokoonpanon hallinta

Configuration management = tuotteen / kokoonpanon hallinta• määritykset ja muut dokumentit• osatulokset ja niiden liittymät

Baseline = johtoryhmän hyväksymä versio projektidokumentista• Pidettävä tallessa, muutokset vain johtoryhmän hyväksynnän jälkeen• Kaikki muutokset määritellään suhteessa baseline-dokumenttiin• Myös sidosryhmien on sitouduttava tähän dokumenttiin

Idea: varmistetaan yhteisesti sovitun tuloksen saavuttaminen• Toteutuksen on perustuttava hyväksyttyyn baseline-dokumenttiin• Kokoonpanon yhtenäisyyden valvonta• Tuotteen valmiusaste on jatkuvasti tiedossa

18

Tiet

uri

Muutosten hallintaMuutosten hallintaMuutos = tarve tai halu tehdä jotain muuta kuin suunniteltu”Scope creep” = pienistä puroista suuri virta

• riski laajenemiseen suuri, jos tekijät suorassa kontaktissa käyttäjiin• uhkana se, että lisääntyvä työmäärä romuttaa aikataulun ja budjetin• muutokset pidettävä tiukasti kontrollissa

⇒ KAIKKI muutostoiveet kirjallisina projektin vetäjälle• oma lomake + selkeä muutosehdotuskäytäntö

joka vie ne edelleen projektin johtoryhmän käsittelyyn• ymmärretään vaikutus sisältöön (edut ja haitat)• selvitetään vaikutus aikatauluun ja kustannuksiin

19

Tiet

uri

Muutosten hallintaMuutosten hallintaMuutoksesta pitää aina tehdä kirjallinen ehdotus (muutoslomake)

1. Sopimuksen tarkistus 2. Lyhyt tehtävän määritys 3. Vaikutus kokonaisuuteen 4. Tarkempi työmäärien erittely, vastuujako ja ajoitus

· määritys ja suunnittelu · toteutus · testaus · dokumentointi · käyttöön otto · käytön ohjeet ja opastus · käyttäjien ohjeet ja opastus

5. Ehdotetut resurssikäyttö-, kustannus- ja aikataulumuutokset

20

Tiet

uri

Muutoshallinnan edutMuutoshallinnan edut

Tehdään se ja vain se, mikä on tehtäväksi suunniteltuSuojelee projektia tarpeettomilta muutoksilta

• yhtenäinen ja kirjallinen muutosehdotusmenettely

Parantaa projektissa tehtävien päätösten laatua valvomalla, että kaikki asianosaiset ovat mukana niiden tekemisessä ja myös ymmärtävät muutosten vaikutuksetParantaa tarpeellisten muutosten näkyvyyttäEstää projektin paisumisenMuutokset tulevat automaattisesti dokumentoiduiksi

Mukaellen Steve McConnell: Ohjelmistoprojektit selviytymisopas

21

Tiet

uri

LaadunvarmistusLaadunvarmistusProjektisuunnitelmaan laadunvarmistuksesta oma kohtansaTarkoituksena taata asiakkaalle sovittu tulos / toimitusTietyissä projektivaiheissa on syytä järjestää laatukatselmusKatselmuksen oltava asiantunteva ja tuotettava todellista lisäarvoa projektille – edellyttää projektin dokumentointiaTasavertaisen henkilön (kolleega, ns. ”peer review”) suorittama katselmus on suositeltavinKatselmus kohdistuu tuloksen laatuun ja menettelyjen noudattamiseen – se ei ota kantaa siihen, ovatko menettelyt sinänsä oikeita tai parhaita mahdollisia

22

Tiet

uri

Projektin uudelleensuunnitteluProjektin uudelleensuunnitteluNormaali

Tehtävänantojen täsmennys Suunnitelman mukainen uudelleensuunnittelu Uusien ideoiden ja välineiden hyödyntäminen

Aikataulun muuttuminen Töiden suoritustapa- ja ajoitusmuutokset Osa myöhässä - osa siirtyy myöhäisempään ajankohtaan

Arviointivirheet Aikataulun epärealistisuusResurssitarve-, budjetti- ja tulosmuutokset

Ongelmat Resurssipula Tulosyllätys (vaatimukset, ympäristö)Tekniset esteet Osaamisesteet

23

Tiet

uri

Projektin riskejä - päättäminenProjektin riskejä - päättäminen

Projektin muodollisen päättämisen laiminlyöntiTuloksen hyväksyttämisen laiminlyöntiProjektin jättäminen ”roikkumaan”Resurssien vapauttamisen unohtaminenViimeistelyvaiheen tehtävien huono konkretisointiTuloksen käytön ja ylläpidon organisoimattomuusTiedottamisen unohtaminen eri sidosryhmille, asiakas- tai linjaorganisaatioonViimeistelytöiden ja loppuraportoinnin vaatimien työmäärien ja aikatarpeen aliarviointi

24

Tiet

uri

Projektin loppuraporttiProjektin loppuraportti1. Tausta ja tehtävät2. Tavoitteet3. Aikataulu ja kustannukset4. Organisaatio5. Projektin eteneminen6. Tulokset7. Yhteenveto8. Mitä opittu9. Jatkotoimenpiteet

25

Tiet

uri

Projektin päätöskokousProjektin päätöskokousKoska projekteilla on ”luontainen” taipumus jatkua, vaikka niiden tulokset olisivatkin jo valmiit, projektin päättäminen ontehtävä jämäkästi projektin päätöskokouksessa.

Projektin päätöskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:1. Projektin loppuraportin käsittely2. Arvioidaan projektin tulos ja onnistuneisuus3. Arvioidaan projektin toteutus4. Jatkotoimenpiteiden käsittely5. Päätös projektin jatkamisesta tai päättämisestä

26

Tiet

uri

Projektin onnistumisen mittaritProjektin onnistumisen mittarit

TULOS

Laatu

Kustannukset Aikataulu

Asiakas ja sidosryhmät ovat

tyytyväisiä projektin

lopputulokseen

Tavoitellut liiketoiminnalliset hyödyt saavutetaan

Projektitiimi kehittyy, saa arvonnousua ja palkkioita

TULOS

Laatu

Kustannukset Aikataulu

Asiakas ja sidosryhmät ovat

tyytyväisiä projektin

lopputulokseen

Tavoitellut liiketoiminnalliset hyödyt saavutetaan

Projektitiimi kehittyy, saa arvonnousua ja palkkioita

27

Tiet

uri

Harjoitus: Tehtävien suunnitteluHarjoitus: Tehtävien suunnitteluTavoite: Projektin yksityiskohtainentehtäväluettelo

28

Tiet

uri

Projektin tehtävien ja resurssiensuunnitteluProjektin tehtävien ja resurssiensuunnittelu

Karkea aika-taulu

Yksityiskohtainen• tehtäväluettelo• vastuut• työmäärät• kustannukset

29

Tiet

uri

Tehtävien suunnitteluTehtävien suunnitteluTEHTÄVÄLUETTELO:

Tyypilliset tehtäväluettelon hierarkiset tasotVaihe = lopputuloksen osa

• Aktiviteetti = jakokaavion työkokonaisuus• Tehtävä = työkokonaisuuden osa (ALLE 1 VKO)

TehtävätasollaVastuuhenkilö ja osanottajatTyömäärä (yleensä tunteina)Kustannukset

• Henkilötyö• Muut

ProjektiohjelmistoHoitaa ajoituksenKuormituksen suunnittelunUsein myös kustannusten laskennan

30

Tiet

uri

TehtäväluetteloTehtäväluettelo

Tunnus Tehtävän nimi Henkilöt Työmäärä ...

31

Tiet

uri

Tehtävien suunnittelu -SuoritustapaTehtävien suunnittelu -Suoritustapa

Valitkaa ensimmäinen merkittävä tarkistuspiste (Milestone,Checkpoint)Määritelkää työt, jotka ovat valmiina ao. tarkistuspisteessäKuvatkaa, mitä konkreettisia osa- / välituloksia ao. tarkistuspisteessä on olemassaMuodostakaa tarkistuspisteeseen johtavista töistä projektin vaihe, joka tuottaa ao. tarkistuspisteenMuodostakaa em. töistä ao. vaiheen aktiviteetitJakakaa aktiviteetit (jos jaettavissa) tehtäviinViimeistelkää tehtäväluettelo