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PLAN DE GESTIN DOCUMENTAL
MABEL FERNNDEZ
DIANA BOHRQUEZ
SUSANA MAYERLY VEGA
PROFESOR:
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDO
FACULTAD DE BELLAS ARTESCIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN B IBL IOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
ARMENIA
2012
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INTRODUCCIN
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regulen su Ttulo V: Gestin de documentos, la obligacinque tienen las entidades pblicas y privadas quecumplen funciones pblicas, en elaborar programas
de gestin de documentos, independientemente delsoporte en que produzcan la informacin para elcumplimiento de su cometido estatal, o del objetosocial para el que fueron creadas.
En dicha norma, la gestin de documentos seenmarca dentro del concepto de Archivo Total,comprendiendo procesos que desarrollaremos en elpresente trabajo
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LA DESORGANIZACIN, FUENTE DECORRUPCION
La acumulacin de grandes masas documentales en losarchivos, sin identificar y sin valorar es algo muy generalizado
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NORMATIVIDAD
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
LEY 594 DEL 14 DE JULIO DE 2000. Buscaregular la funcin archivstica en su conjunto,desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.
Obliga a todas las entidades pblicas oprivadas que ejerzan funciones pblicas a
mantener organizados sus archivos cumpliendocon el Ciclo Vital del Documento.
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NORMATIVIDAD
LEYES COLOMBIANASLey 4 de 1913. Obligatoriedad de entregar y recibir inventariados losdocumentos de los archivos.Ley 47 de 1920. Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico.Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del
patrimonio cultural.Ley 163 de 1959. Sobre proteccin de patrimonio culturalLey 39 de 1981. Sobre microfilmacin y certificacin de archivosLey 23 de 1981. Regula archivos de las historias clnicasLey 23 de 1982. Sobre derechos de autor
Ley 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicosLey 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin,exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales.Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nacin de Colombia
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NORMATIVIDAD
DECRETOS COLOMBIANOS
Decreto 2527 de 1950. Autoriza el uso delmicrofilm en los archivos y les da valor probatorio.Decreto 3354 de 1954. Restringe adulteracin,recorte y dobles de microfilmes y prohbe la
incineracin de documentos microfilmados.Decreto 264 de 1963. Reglamenta la Ley 163 de1963, sobre defensa y conservacin del patrimoniohistrico, artstico y monumentos.
Decreto 2274 de 1980. Inventario patrimoniodocumental y facultad de inspeccin a los archivosDecreto 1382 de 1995. Tablas de RetencinDocumental y Transferencias al Archivo General de la Nacinde Colombia
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NORMATIVIDAD
ACUERDOS
Acuerdo 07 de 1994 Aprueba el Reglamento General de Archivos.Acuerdo 08 de 1995 Reglamenta la transferencia de ladocumentacin histrica de los Organismos Nacionales al ArchivoGeneral de la Nacin de Colombia.Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentacin de las tablasde retencin documental de los Organismos Nacionales al Archivo
General de la Nacin de Colombia.Acuerdo 11 de 1996. Establece criterios de conservacin yorganizacin de documentos.Acuerdo 048 de 2000. Desarrolla el art 59 del cap 7 Conservacinde documentos del Reglamento General de Archivos sobreconservacin preventiva, conservacin y restauracin documental.
Acuerdo 049 de 2000. Sobre condiciones de edificios y localesdestinados a archivosAcuerdo 050 de 2000. Prevencin de deterioro de los documentosde archivos y situaciones de riesgoAcuerdo 060 de 2001. Pautas para la administracin de lascomunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que
cumplen funciones pblicas-
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NORMATIVIDAD
RESOLUCIONES
Resolucin 081 de 2001 Adopta el programa de gestin documentaly ase aprueba la actualizacin de la TRD del AGNResolucin 019 de 2003 Reglamenta la Gestin de Documentos delSistema Nacional e Archivos
CIRCULARES
Circular 01 de 1997 Exhortacin al cumplimiento de la Legislacinbsica sobre Archivos en ColombiaCircular 02 de 1997 Implementacin de nuevas tecnologas en losarchivos pblicosCircular 01de 2001 Elaboracin y adopcin de TRDCircular 001 de 2004 Inventario de documentos a eliminarCircular 012 de 2004 Orientaciones de la Organizacin de HistoriasLaborales
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Objetivos del PGD
Resaltar la importancia delpapel de los documentos yarchivos, como lenguajenatural de la administracin
pblica, para elfuncionamiento de la misma,elementos necesarios para laparticipacin ciudadana,apoyos decisivos para la
transparencia y el control dela gestin pblica y garantade los derechos individualesy colectivos.
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Requisitos administrativos:
Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de gestin
documental (PGD) con todas las funciones administrativas de laentidad, as como con los sistemas de informacin, con losaplicativos y dems herramientas informativas de las que hagauso la entidad, en atencin a las siguientes consideraciones:
La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programaestratgico de la entidad, con el apoyo de la alta direccin.
Tener definido el sistema de administracin de archivos dela entidad (centralizado, o descentralizado).
Contar con la participacin de las diferentes reas de la entidad,en especial con la estructura directiva y aquellas reasrelacionadas con control interno, compras y suministros,sistemas, el desarrollo organizacional y el presupuesto.
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REQUISITOS TCNICOSPARA EL DISEO DEL PGD
Acuerdo 060 AGN Ley 594 de 2000
Metodologa parala actualizacin deTRD y ReglamentoInternos de
Archivo
Normatividad para8 procesos
Manuales de proceso Manuales de
procedimientos Manuales de
Correspondencia Tablas de Retencin y
Valoracin Documental
DOCUMENTOS
ESENCIALES
MARCO
NORMATIVO
MARCONORMATIVOESTRATEGIAS
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PRODUCCIN:Generacin de documentos de las
instituciones en cumplimiento de sus funciones
1.
PRODUCCIN
IDENTIFICACIN
DEDEPENDENCIAS
PRODUCTORAS
CREACIN YDISEO
DE DOCUMENTOS
MEDIOS
YTCNICAS
DE
PRODUCCIN
Imagen CorporativaLogotipo
CaractersticasDiplomtica
SoportesTamaosTintasCreacin ydiseo de
documentos
Tipos deDocumentosFormatosNumero decopias
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2. RECEPCIN DE DOCUMENTOSConjunto deoperaciones de verificacin y control que una institucin debe
realizar para la admisin de los documentos que son remitidos poruna persona natural o jurdica
RADICACIN
IDENTIFICACIN
DE MEDIOS DE
RECEPCIN
REGISTRO
Elaboracin rtulosPlanillas de Radicacin ycontrolAsignacin Consecutivo
Correo electrnicoFaxRecibo de documentos oficialesVerificacin de
Olios, firmas, anexos,Correo tradicional
Asignacin de datos(nombres de firmantes yentidad, cdigos, funcionarioresponsables del tramite
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3. DISTRIBUCINActividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario
DOCUMENTOSEXTERNOS
Definicin deDependenciasdestinatarias porcompetencia
Clasificacin,organizacin,enrutamiento yreasignacin de las
comunicaciones Registros de control yentrega
DOCUMENTOSINTERNOS
Identificacin dedependencias Enrutamiento de
documentos pordependenciascompetentes
Registro de control deentrega de documentos
internos
DOCUMENTOSENVIADOS
Definicin de medios dedistribucin ,(fax, correoelectrnico, correotradicional
Control del cumplimientode requisitos deldocumento
Mtodos de empaque y
embalaje peso y porteo. Control y firma de guas
y planillas
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4. TRMITECurso del documento desde su produccin o
recepcin hasta el cumplimiento de su funcinadministrativa
Confrontacin y diligenciamiento deplantilla de control y ruta de trmite
Identificacin del trmite,
competencias , tiempo de respuesta
Recepcin desolicitud
o
trmite
Anlisis de antecedentes ycompilacin de la informacin
Proyeccin y preparacin derespuestaRespuesta
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5. ORGANIZACINConjunto de acciones orientadas a la clasificacin,
ordenacin y descripcin de los documentos de unainstitucin, como parte integral de los procesos
archivstico
6 CONSULTA
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6. CONSULTAAcceso a un documento o grupo de
documentos con el fin de conocer lainformacin que contienen
Formulacin
Necesidad de la consulta Determinacin de la
competencia Restricciones por reserva o
conservacin Reglamente de consulta
Estrategia
De
Bsqueda
Disponibilidad deexpedientes y fuentes deinformacin
Establecimiento deherramientas de consulta
Ubicacin de los documentos
Respuesta
Atencin y servicio al usuario Sistema de registro y control
de prstamo Control de devolucin
Medios para la localizacinde informacin
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7. CONSERVACIN
Conjunto de medidas preventivas o correctivas,adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcionalde los documentos de archivo, sin alterar su contenido
Sistemaintegrado deconservacin
Diagnsticointegral
Preservacin yAtencin desiniestros
Monitoreo ycontrolLimpieza de reasy documentos
Sensibilizacin
Difusin ycapacitacin
Conservacin dedocumentos
Control
Seguimiento y
verificacin
Responsabilidadde los serviciospublicos
8 DISPOSICI N FINAL
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8. DISPOSICI N FINALSeleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con
miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacinconforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental
y/o Tablas de Valoracin Documental
ConservacinTotal y
Microfilmacin o
Digitalizacin
Seleccin
Eliminacin
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Procesos de la gestin dedocumentos electrnicos
1. Definir el plan de archivos
- Asuntos (negocios)
-Flderes (records)
-Cajas (records)
-Documentos (records)
2. Defina las relaciones entre objetos (audio, video, digital).
3. Defina el modelo de seguridad.
- Para los usuarios.
- Para los registros.- Para los documentos.
4. Defina el ciclo de vida
5. Roles
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CONCLUSIONES
Toda empresa debe realizar un PGDherramienta que le permitir el anlisis yprocesamiento de la informacin contenida encada uno de los documentos y se enmarca enel conjunto de actividades administrativas ytcnicas direccionadas al adecuado manejo
de la informacin.
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Bibliografa
Guia para la implementacin de un PGD AGN http://www.contenweb.info/documentos/gestio
n-de-documentos.htm http://jms32.eresmas.net/2006/textos/060909
05.html
http://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htmhttp://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htmhttp://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htmhttp://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htmhttp://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htmhttp://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htmhttp://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htmhttp://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htm