plan de gestion documental (1)

7/30/2019 Plan de Gestion Documental (1)

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PLAN DE GESTIN DOCUMENTAL

MABEL FERNNDEZ

DIANA BOHRQUEZ

SUSANA MAYERLY VEGA

PROFESOR:

JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE BELLAS ARTESCIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN B IBL IOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA

ARMENIA

2012


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INTRODUCCIN

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regulen su Ttulo V: Gestin de documentos, la obligacinque tienen las entidades pblicas y privadas quecumplen funciones pblicas, en elaborar programas

de gestin de documentos, independientemente delsoporte en que produzcan la informacin para elcumplimiento de su cometido estatal, o del objetosocial para el que fueron creadas.

En dicha norma, la gestin de documentos seenmarca dentro del concepto de Archivo Total,comprendiendo procesos que desarrollaremos en elpresente trabajo


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LA DESORGANIZACIN, FUENTE DECORRUPCION

La acumulacin de grandes masas documentales en losarchivos, sin identificar y sin valorar es algo muy generalizado


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NORMATIVIDAD

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

LEY 594 DEL 14 DE JULIO DE 2000. Buscaregular la funcin archivstica en su conjunto,desde la elaboracin del documento hasta su

eliminacin o conservacin permanente.

Obliga a todas las entidades pblicas oprivadas que ejerzan funciones pblicas a

mantener organizados sus archivos cumpliendocon el Ciclo Vital del Documento.


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NORMATIVIDAD

LEYES COLOMBIANASLey 4 de 1913. Obligatoriedad de entregar y recibir inventariados losdocumentos de los archivos.Ley 47 de 1920. Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico.Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del

patrimonio cultural.Ley 163 de 1959. Sobre proteccin de patrimonio culturalLey 39 de 1981. Sobre microfilmacin y certificacin de archivosLey 23 de 1981. Regula archivos de las historias clnicasLey 23 de 1982. Sobre derechos de autor

Ley 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicosLey 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohbe la importacin,exportacin y transferencia ilegal de bienes culturales.Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nacin de Colombia


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NORMATIVIDAD

DECRETOS COLOMBIANOS

Decreto 2527 de 1950. Autoriza el uso delmicrofilm en los archivos y les da valor probatorio.Decreto 3354 de 1954. Restringe adulteracin,recorte y dobles de microfilmes y prohbe la

incineracin de documentos microfilmados.Decreto 264 de 1963. Reglamenta la Ley 163 de1963, sobre defensa y conservacin del patrimoniohistrico, artstico y monumentos.

Decreto 2274 de 1980. Inventario patrimoniodocumental y facultad de inspeccin a los archivosDecreto 1382 de 1995. Tablas de RetencinDocumental y Transferencias al Archivo General de la Nacinde Colombia


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NORMATIVIDAD

ACUERDOS

Acuerdo 07 de 1994 Aprueba el Reglamento General de Archivos.Acuerdo 08 de 1995 Reglamenta la transferencia de ladocumentacin histrica de los Organismos Nacionales al ArchivoGeneral de la Nacin de Colombia.Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentacin de las tablasde retencin documental de los Organismos Nacionales al Archivo

General de la Nacin de Colombia.Acuerdo 11 de 1996. Establece criterios de conservacin yorganizacin de documentos.Acuerdo 048 de 2000. Desarrolla el art 59 del cap 7 Conservacinde documentos del Reglamento General de Archivos sobreconservacin preventiva, conservacin y restauracin documental.

Acuerdo 049 de 2000. Sobre condiciones de edificios y localesdestinados a archivosAcuerdo 050 de 2000. Prevencin de deterioro de los documentosde archivos y situaciones de riesgoAcuerdo 060 de 2001. Pautas para la administracin de lascomunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que

cumplen funciones pblicas-


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NORMATIVIDAD

RESOLUCIONES

Resolucin 081 de 2001 Adopta el programa de gestin documentaly ase aprueba la actualizacin de la TRD del AGNResolucin 019 de 2003 Reglamenta la Gestin de Documentos delSistema Nacional e Archivos

CIRCULARES

Circular 01 de 1997 Exhortacin al cumplimiento de la Legislacinbsica sobre Archivos en ColombiaCircular 02 de 1997 Implementacin de nuevas tecnologas en losarchivos pblicosCircular 01de 2001 Elaboracin y adopcin de TRDCircular 001 de 2004 Inventario de documentos a eliminarCircular 012 de 2004 Orientaciones de la Organizacin de HistoriasLaborales


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Objetivos del PGD

Resaltar la importancia delpapel de los documentos yarchivos, como lenguajenatural de la administracin

pblica, para elfuncionamiento de la misma,elementos necesarios para laparticipacin ciudadana,apoyos decisivos para la

transparencia y el control dela gestin pblica y garantade los derechos individualesy colectivos.


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Requisitos administrativos:

Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de gestin

documental (PGD) con todas las funciones administrativas de laentidad, as como con los sistemas de informacin, con losaplicativos y dems herramientas informativas de las que hagauso la entidad, en atencin a las siguientes consideraciones:

La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programaestratgico de la entidad, con el apoyo de la alta direccin.

Tener definido el sistema de administracin de archivos dela entidad (centralizado, o descentralizado).

Contar con la participacin de las diferentes reas de la entidad,en especial con la estructura directiva y aquellas reasrelacionadas con control interno, compras y suministros,sistemas, el desarrollo organizacional y el presupuesto.


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REQUISITOS TCNICOSPARA EL DISEO DEL PGD

Acuerdo 060 AGN Ley 594 de 2000

Metodologa parala actualizacin deTRD y ReglamentoInternos de

Archivo

Normatividad para8 procesos

Manuales de proceso Manuales de

procedimientos Manuales de

Correspondencia Tablas de Retencin y

Valoracin Documental

DOCUMENTOS

ESENCIALES

MARCO

NORMATIVO

MARCONORMATIVOESTRATEGIAS


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PRODUCCIN:Generacin de documentos de las

instituciones en cumplimiento de sus funciones

1.

PRODUCCIN

IDENTIFICACIN

DEDEPENDENCIAS

PRODUCTORAS

CREACIN YDISEO

DE DOCUMENTOS

MEDIOS

YTCNICAS

DE

PRODUCCIN

Imagen CorporativaLogotipo

CaractersticasDiplomtica

SoportesTamaosTintasCreacin ydiseo de

documentos

Tipos deDocumentosFormatosNumero decopias


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2. RECEPCIN DE DOCUMENTOSConjunto deoperaciones de verificacin y control que una institucin debe

realizar para la admisin de los documentos que son remitidos poruna persona natural o jurdica

RADICACIN

IDENTIFICACIN

DE MEDIOS DE

RECEPCIN

REGISTRO

Elaboracin rtulosPlanillas de Radicacin ycontrolAsignacin Consecutivo

Correo electrnicoFaxRecibo de documentos oficialesVerificacin de

Olios, firmas, anexos,Correo tradicional

Asignacin de datos(nombres de firmantes yentidad, cdigos, funcionarioresponsables del tramite


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3. DISTRIBUCINActividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario

DOCUMENTOSEXTERNOS

Definicin deDependenciasdestinatarias porcompetencia

Clasificacin,organizacin,enrutamiento yreasignacin de las

comunicaciones Registros de control yentrega

DOCUMENTOSINTERNOS

Identificacin dedependencias Enrutamiento de

documentos pordependenciascompetentes

Registro de control deentrega de documentos

internos

DOCUMENTOSENVIADOS

Definicin de medios dedistribucin ,(fax, correoelectrnico, correotradicional

Control del cumplimientode requisitos deldocumento

Mtodos de empaque y

embalaje peso y porteo. Control y firma de guas

y planillas


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4. TRMITECurso del documento desde su produccin o

recepcin hasta el cumplimiento de su funcinadministrativa

Confrontacin y diligenciamiento deplantilla de control y ruta de trmite

Identificacin del trmite,

competencias , tiempo de respuesta

Recepcin desolicitud

o

trmite

Anlisis de antecedentes ycompilacin de la informacin

Proyeccin y preparacin derespuestaRespuesta


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5. ORGANIZACINConjunto de acciones orientadas a la clasificacin,

ordenacin y descripcin de los documentos de unainstitucin, como parte integral de los procesos

archivstico

6 CONSULTA


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6. CONSULTAAcceso a un documento o grupo de

documentos con el fin de conocer lainformacin que contienen

Formulacin

Necesidad de la consulta Determinacin de la

competencia Restricciones por reserva o

conservacin Reglamente de consulta

Estrategia

De

Bsqueda

Disponibilidad deexpedientes y fuentes deinformacin

Establecimiento deherramientas de consulta

Ubicacin de los documentos

Respuesta

Atencin y servicio al usuario Sistema de registro y control

de prstamo Control de devolucin

Medios para la localizacinde informacin


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7. CONSERVACIN

Conjunto de medidas preventivas o correctivas,adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcionalde los documentos de archivo, sin alterar su contenido

Sistemaintegrado deconservacin

Diagnsticointegral

Preservacin yAtencin desiniestros

Monitoreo ycontrolLimpieza de reasy documentos

Sensibilizacin

Difusin ycapacitacin

Conservacin dedocumentos

Control

Seguimiento y

verificacin

Responsabilidadde los serviciospublicos

8 DISPOSICI N FINAL


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8. DISPOSICI N FINALSeleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con

miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacinconforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental

y/o Tablas de Valoracin Documental

ConservacinTotal y

Microfilmacin o

Digitalizacin

Seleccin

Eliminacin


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Procesos de la gestin dedocumentos electrnicos

1. Definir el plan de archivos

- Asuntos (negocios)

-Flderes (records)

-Cajas (records)

-Documentos (records)

2. Defina las relaciones entre objetos (audio, video, digital).

3. Defina el modelo de seguridad.

- Para los usuarios.

- Para los registros.- Para los documentos.

4. Defina el ciclo de vida

5. Roles


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CONCLUSIONES

Toda empresa debe realizar un PGDherramienta que le permitir el anlisis yprocesamiento de la informacin contenida encada uno de los documentos y se enmarca enel conjunto de actividades administrativas ytcnicas direccionadas al adecuado manejo

de la informacin.


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Bibliografa

Guia para la implementacin de un PGD AGN http://www.contenweb.info/documentos/gestio

n-de-documentos.htm http://jms32.eresmas.net/2006/textos/060909

05.html
http://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htmhttp://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htmhttp://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htmhttp://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htmhttp://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htmhttp://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htmhttp://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htmhttp://www.contenweb.info/documentos/gestion-de-documentos.htm

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