Download - Projektszervezés - gyakorlat
Projektszervezés - gyakorlat
Pályázat beadása utáni teendők
• Befogadás (benyújtástól számítva 4-8 hét)• Esetleges hiánypótlás – max. 1 alkalommal!!• Esetlegesen értelmező kérdések a döntés előtt• Értesítés a döntésről (befogadástól számítva 3-4
hónap)– Elutasítás – fellebbezés benyújtása– Támogatás csökkentett költségekkel és egyéb
esetleges korrekciókkal – a projekt átgondolása, esetleges fellebbezés vagy visszalépés vagy elfogadás
– Támogatás• Támogatási szerződés megkötése (1-2 hónap): új
feltételek, indikátorok, költségvetés, saját erő, biztosítékadás, előleg
• Előleg lehívása – pályázattól függő mértékben
• Szakmai megvalósítás: – tulajdonképpen a projekttermék létrehozása– erőforrások feladatokhoz hangolása, feladatok
végrehajtása– változások kezelése– kommunikáció (Megbízó, projekt környezet és felelősök
tájékoztatása az elvégzendőkről, a dokumentációról, a tanulságokról, a korrekciókról)
– folyamatos kontroll mind szakmailag, mind pénzügyileg!
– Projekt monitoring, kontrolling (tervvel összehasonlítás)
• Beszámolók (PEJ, ZPEJ) benyújtása• Pénzügyi elszámolások és előlegigénylések• Projekt zárása, fenntartás
A szakmai megvalósítás kiemelt általános elemei
• Részletes tervezés, újratervezés (feladatok, idő, személyek, infrastruktúra, egyéb feltételek…) – részletes Gantt-diagramok készítése (bemutatás)
• Szerepek a projektben – Belbin-szerepek kiscsoportos elemzése – egyéni Belbin teszt – csapatépítés fontossága
• Információáramlás, folyamatos kommunikáció a projektben – kiscsoportos módszertani kidolgozás
Belbin-féle szerepek a csoporton belül(személyiségbeli)
ELNÖK (Chairman)Jelentős személyes tekintélye van, de nem uralkodik másokonNyugodt, fegyelmezettElkötelezettje a kitűzött céloknakÁtlátja a dolgokat és tiszteli az embereketÁltalában intelligens, de nem feltétlenül kreatívTisztában van a team és az egyes emberek erős és gyenge pontjaivalHa nem elég erős, a Formáló kikezdheti vezető szerepét Ha nem elég okos, nem biztos, hogy megérti az Ötletember és az Erőforrásszerző gondolatait
Gondoskodik róla, hogy mindenki tudja, a feladatát, és megkapja a szükséges információkat. Tájékoztatja a teamet az ügyek állásáról. Elősegíti a
gondolkodást anélkül, hogy saját elgondolásait erőltetné. Kérdez, figyel, összegez.
ÖTLETEMBER (Plant)
Alkotó, eredeti gondolkodó, magas IQ-val és előrelátó képességgelNéha belebonyolódik saját ötleteibe, és elveszti a kapcsolatot a valósággalNagy vonalakban gondolkodikRészletkérdésekben könnyen hibázhatRosszul tűri a kritikát, ami kreatív ötleteit ériGyakran magányos
Alapkérdések foglalkoztatják. Az új ötletek kiapadhatatlan forrása. A régi dolgokat új megvilágításba helyezi, régi problémákra új megoldásokat talál.
ERŐFORRÁSSZERZŐ (Resource Investigator)
Az egyéni munka untatjaJó érzéke van az üzlethezKönnyű elterelni a figyelmét a feladatrólNyomás alatt nyújtja a legtöbbetHa nincs sok munka, könnyű életet élSzerteágazó érdeklődése miatt nem mindig csinálja meg, amit megígért„Soha sincs a szobájában, de ha mégis, akkor telefonál.”Könnyen lelkesedik, de kedvező fogadtatás híján hamar lelohad a lelkesedéseJókedélyű, szórakoztató, társaságkedvelő, közösségi emberÚj ötleteket, lehetőségeket, kezdeményezéseket, híreket hoz a külvilágból a
teambe. Nem alkot új ötleteket, de felismeri mások új ötleteinek jelentőségét. Lényegretörően kérdez.
ÉRTÉKELŐ (Monitor – Evaluator)
Komoly gondolkodású, megfontolt, intelligens emberLassan, de helyesen dönt. Nem ragadja el a lelkesedésNem érdekli a körítés, csak a tényekHűvös, tárgyilagosan elemző kritikája lelohasztja a team lelkesedésétNépszerűtlenné válthatA hibák korai felismerésével és hangoztatásával árthat a team kreativitásának Elemzi, értékeli az ötleteket. Feltárja a hibákat, és eközben hatalmas
mennyiségű információt dolgoz fel. a megbeszéléseken inkább gondolataiba mélyedve hallgat, de ha megszólal, elemző bírálata rendszerint helytálló.
FORMÁLÓ (Shaper)
Energikus, nyughatatlan, türelmetlen, lobbanékonyÉlvezi a kihívástHamar méregbe gurul, de gyorsan túl is van rajtaHajlamos azt hinni, hogy összeesküdtek elleneCsak a kézzel fogható eredmények érdeklikNekiront azoknak a team-tagoknak, akikről úgy gondolja, hogy nem elég célratörően ténykednek.
Gyakorlati lépések irányába tereli a teamet. Ha egyszer eldőlt, mit kell csinálni, azonnal munkához lát, és ő lesz a team motorja. Az Elnöktől
eltérően a vitában rendre előhozakodik saját gondolataival. Ha nincs Elnök a teamben, ő látja el ezt a szerepet.
SZERVEZŐ (Company Worker)
Fegyelmezett, precíz, őszinte, becsületesErős jellemInkább a vállalatért dolgozik, mint magáértOlyat is elvégez, amit senki más nem vállalnaTeamen belüli pozícióját féltékenyen őrziGyakran kritizál más munkastílusú embereketVilágos célokra és a feladatok egyértelmű meghatározására van szükségeBosszantja, ha a célok menet közben megváltoznakA döntés meghozatala után konkrét munkatervet és munkamegosztást
dolgoz ki. Logikus, módszeres, gyakorlatias tervező és szervező, aki rendszerességet visz a tea munkájába. Társait is átgondolt, szisztematikus
tevékenységre ösztökéli.
TEAMMUNKÁS (Team Worker)
Élénken érdeklődik más emberek irántJó a kommunikációs készségeKönnyen együtt tud működni másokkalKedves, barátságosKezelni tudja a nehéz embereketKépes megelőzni vagy elsimítani a konfliktusokatHarmóniát teremt a teamben
Kedvező hatást gyakorol a csapatszellemre azáltal, hogy a team céljait önérdeke elé helyezi. Odafigyel társaira, figyelmesen meghallgatja őket.
Elősegíti, hogy mindeni elmondhassa, amit fontosnak tart. Jelenléte szinte észrevehetetlen, de hiánya nagyon is szembetűnő.
HAJRÁZÓ (Completer – Finisher)
Inkább befelé, mint kifelé forduló alkatFegyelmezett, szorgalmas, lelkiismeretes, aggódó Jobban hisz a szüntelen erőfeszítésekben, mint a látványos akciókbanHajlamos elveszni a részletekben, amivel bosszantja a nagy vonalakban gondolkodókatIrgalmatlan következetessége miatt népszerűtlenné válhatNélküle a team sohasem tudna eleget tenni a határidőknek. Naprakészen
tartja az ütemterveket, noszogatja a többieket. Ellenőrzi a részleteket, folyton kérdez, hogy minden rendben van-e. Ügyel a minőségre, semmi sem
kerülheti el a figyelmét.
Projektmonitoring
Monitoring, ellenőrzés, értékelés
• Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése.
• A monitoring folyamatos adatgyűjtésen alapszik, amely alapján a menedzsment vizsgálhatja a tevékenység előrehaladását a kitűzött célok viszonylatában.
• Az értékelés a projekt egészének áttekintése, célja a tevékenységek hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában (relevancia, eredményesség és hatékonyság)
Input, output, eredmény, hatás
• Input: A projekt megvalósításához szükséges pénzügyi, fizikai és emberi erőforrások
• Output: a tevékenység „terméke”: fizikai output vagy szolgáltatás (operatív célok)
• Eredmény: a tevékenységből származó közvetlen előnyök a kedvezményezettek számára (specifikus célok)
• Hatás: a tevékenység hosszabb távú (közvetett) következményei (átfogó célok)
A három tevékenység viszonya
Input Output Eredmény Hatás
Ellenőrzés
Monitoring
Értékelés
Jogi ésadminisztratívelőírások
Eredményesség
Társadalmielvárások,problémamegoldás
Ellenőrzés, monitoring, értékelés Tevékenység Ellenőrzés Monitoring Értékelés
Cél A szabályoknak, előírásoknak való
megfelelés vizsgálata
A kitűzött célokhoz viszonyított
megvalósulás vizsgálata
A tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt
társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában
Időbeliség Folyamatos, a programvégrehajtás
során
Folyamatos, a programvégrehajtá
s során
Pontszerű, előzetes és utólagos
A tevé-kenység végzője szerint
Külső vagy belső Belső (kívülről támogatható)
Külső
A tevé-kenység jellege
Operatív Operatív Elemző-tudományos
A vissza-csatolás módja
Szankció Kiigazítás az eredményesség
érdekében
Tanulási folyamat
Projektmonitoring
A monitoring definíciója
Általánosságban: folyamatos adatgyűjtés, feldolgozás és továbbítás a döntés(ek) előkészítése érdekében.
Szűkebb értelemben: egy adott fejlesztés pénzügyi és fizikai megvalósításának nyomon követése, azt vizsgálva, hogy biztosított-e a célok elérése az eltervezett módon (a munka- és ütemterv, a pénzügyi terv stb. szerint).
A monitoring céljai
• alapvető célja az információszolgáltatás a projekt előrehaladásáról, fejleményeiről, eredményeiről, és egyes kötelezettségek teljesítéséről;
• ehhez kapcsolódóan feltárja az eltéréseket az eredeti projekttervhez, ütemezéshez képest, és bemutatja az eltérések hátterét, magyarázatát, a felmerült problémákat;
• végül – bár ez nem tekinthető monitoring funkciónak – a támogatás folyósításának alátámasztására is szolgál.
A monitoring főbb jellemzői
• Hatékony eszköz a menedzsment kezében
• Folyamat, nem egyszeri tevékenység
• Konkrét, jól meghatározott célja van – ami egyértelműen elkülöníti az ellenőrzéstől
• Adatokat, információkat gyűjt a megvalósításról, a kitűzött célokhoz hasonlítja azokat
• Felhívja a figyelmet a céloktól való eltérésekre
• Lehetővé teszi a menedzsment számára a beavatkozást.
Kinek és miért van szüksége a monitoringra?
Menedzsmentnek, mert
• szüksége van olyan információkra, amelyek alapján eldöntheti: az adott tevékenység, fejlesztés megvalósítása sikeres-e.
Finanszírozóknak, mert
• a monitoring révén már a megvalósítás során hozzájut a projekttel kapcsolatos információkhoz;
• szükség esetén időben be tud avatkozni;
• képet kap arról, hogy a támogatott projekt mennyire járul hozzá saját céljai teljesüléséhez;
• a támogatás folyósítását szorosabban kapcsolhatja a fizikai teljesítéshez;
• kikényszerítheti a támogatás hatékony felhasználását.
Monitoring tervezése
• A projekt előrehaladtával a részletes tervezés szakaszról-szakaszra elvégezhető, mindig a belátható időhorizonton belül maradva, hogy olyan döntési, ellenőrzési pontok épüljenek be a projekttervbe, amelyeknél megvizsgálható az addigi előrehaladás, és ennek függvényében lehet dönteni a folytatásról, de akár a projekt leállításáról is. Ezeket a döntési, ellenőrzési pontokat nevezik mérföldkőnek
• A mérföldkő legfontosabb jellemzői:• a projekt szempontjából fontos esemény, • ami szükséges a következő lépés elkezdéséhez,• segítségével szakaszolható a projekt,• vezetői szintű információszolgáltatáshoz fontos.
A projekt monitoring beszámolási rendszere
Monitoring
• Végig kíséri a projekt életciklusát• tervezés• megvalósítás• működtetés
A monitoring rendszer alapja – a projekttervezés
• Logframebeavatkozási
stratégiaindikátorok indikátorok forrása feltételezések
stratégiai célok
projekt-cél
eredmények
tevékenységek források költségek
előfeltétel
A jó monitoring rendszer ismérvei
• Kialakításra kerül már a tervezési szakaszban, ahhoz szorosan kapcsolódik.
• Biztosítja a szükséges információk rendszeres gyűjtését.
• Olyan formában biztosítja az információkat, mely alkalmas a menedzsment döntések megalapozására.
• Biztosítja a szükséges információkat a donor szervezetek felé.
A monitoring beszámoló jellemzői
• Általában negyedévente vagy félévente kell benyújtani.
• Mérföldkövek.
• Kifizetésekhez is kötődik.
• Célja:– Információszolgáltatás,– kifizetési kérelmek alátámasztása,– eltérések indoklása.
• Projekt típusa és mérete szerint jelentősen eltérhet tartalmában, formájában.
A beszámoló tartalma– a célokhoz mért előrehaladás, beleértve a
számszerűsíthető eredmények bemutatását (logframe!!!);
– a céloktól, tervektől való jelentős eltérések, megfelelő indoklással együtt (pl. a projekt környezetében bekövetkezett változások ismertetése);
– beszámoló a közbeszerzéssel, illetve a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítéséről, a támogatási szerződésben foglalt rendelkezések szerint;
– információk a projekt pénzügyi megvalósulásáról (ténylegesen felmerült költségek).
A beszámoló tartalma
• Csatolandó dokumentumok
– az előrehaladást igazoló dokumentumok; – a közbeszerzési eljárások dokumentumai; – a tájékoztatással és nyilvánossággal
kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok;
– eredeti számlák vagy hitelesített számla másolatok, és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok.
A monitoring információ hasznosulása
• A projektszervezeten belül
(belső monitoring)
• A Strukturális Alapok intézményrendszerében (külső monitoring)
A működtetési időszak monitoringja
• a támogatási szerződésben meghatározott (PEJ);
• a projekt záró monitoringja (ZPEJ).
• bizonyos időközönként adatszolgáltatás biztosítása a projekt fenntartási időszak végéig (projekt fenntartási jelentés – PFJ).
A monitoring szintjei
KözösségiTámogatásiKeret Monitoring Bizottság
OP Monitoring Bizottság
OP Irányító Hatóság
Közreműködő szervezet
Címzett (pályázó)
Projekt monitoring
Program monitoringKTK Irányító Hatóság
A közreműködő szervezetek által végzett monitoring
• Intézkedés-monitoring: a program-monitoring inputja– projektadatok összesítése, intézkedés-szintű
adatok generálása– jelentés az Irányító Hatóság felé– számítógépes rendszer (EMIR).
• Projekt-monitoring– az egyes projektek megvalósulásának
nyomonkövetése– a projekt teljesítményének összhangja a
pályázatban leírtakkal– szükség esetén közbelépés, beavatkozás.
Előzetes ismeretek
• A strukturális és kohéziós politika célkitűzései
• Az egyes alapok rendeltetése, szabályozása
• Projektciklus menedzsment, logikai módszerek
• Partnerség
Követelmények
• Intézményi keretek és szabályozások ismerete
• Indikátorok kiválasztása és alkalmazása
• Adatgyűjtés megszervezése, adatbázisok kialakítása
• Jelentések tervezése és megírása• Tapasztalatok következtetések
visszacsatolása
A monitoring tartalmi elemei (1)
• Ki (felelős intézmények)
• Mit (feladatok)
• Hogyan (adatgyűjtés és információáramlás)
• Kinek (menedzsment és donorszervezetek)
• Mikor (PCM)
• Miért
(aktuális teljesítmény vs. kitűzött célok)
A monitoring tartalmi elemei (2)
• Problémafeltárás és korrekció
• Célok és mérföldkövek
• Partnerek azonosítása
• Adatgyűjtés és elemzés
• Információs rendszerek (EMIR, OTMR)
• Átláthatóbb végrehajtás
A monitoringra és értékelésre vonatkozó szabályok
• A monitoring intézményrendszere a KTK alapján
• A Strukturális Alapok intézményeinek monitoring feladataiIrányító HatóságMonitoring BizottságKözreműködő Szervezetek
• Jelentéstételi kötelezettségekéves végrehajtási jelentésmonitoring jelentésekértékelő jelentések
Monitoring információs rendszerek• Standardizált adatbeviteli mechanizmus
számítógépes rendszerek alkalmazásaegységes megközelítés
Strukturális Alapok Közös Adatbázisa(SFC)hozzáférési módok kialakításafelhasználói kör meghatározása
Monitoring információs rendszerek MagyarországonEgységesMonitoringInformációsRendszerOrszágosTámogatásMonitoringRendszer
A projekt monitoring terv
• Elkészítés: már a projekt tervezésének időszakában
• Adatgyűjtések megtervezése
• Program dokumentumok, a pályázati kiírás, a támogatási szerződés alapján
• A külső és a belső monitoring
A projekt monitoring folyamata (1)
• A projekt monitoring terv kialakítása a tervezés során a pályázat benyújtását követően
• A szerződéskötést megelőző időszak tájékoztatás és kommunikáció kiinduló adatok felvétele előzetes helyszíni szemle
A projekt monitoring folyamata (2)
• A projekt megvalósításának időszakamérföldkövek helyszíni ellenőrzéselőrehaladási jelentés
A projekt működtetésének időszakaéves beszámolókmonitoring látogatásokrendkívüli helyszíni ellenőrzésösszegző jelentés
A monitoring és a projekt SZMSZ
• Időbeli ütemezés• Feladatmegoszlás• Döntési mechanizmusok• Felelősségi rendszer• Hatásköri rendszer• Belső kommunikáció• Önellenőrzési formák
Monitoring és a támogatás lehívásának összefüggése
• A támogatások folyósítása az egyes támogatási rendszerekben alapvetően a következő három eljárás egyike szerint történhet:
• a kedvezményezett által kifizetett számlák alapján, a kedvezményezett bankszámlájára történő átutalással,
• a szállító által benyújtott, de a kedvezményezett által még ki nem fizetett számlák alapján, közvetlenül a szállító bankszámlájára történő utalással,
• előlegfizetés formájában.
A monitoring adatok felhasználása
• Személyi átfedések kiküszöbölése
• Visszacsatolás a pályázók felé
• Tájékoztatás a pályázatkiírók számára
• Alapadatok szolgáltatása az értékelésekhez
• Nyilvánosság és átláthatóság biztosítása
• Hibalehetőségek azonosítása
A jelentések célja
• Külső vs. belső monitoring
• „Brüsszel monitoringja”
• Belső monitoring szükségessége
• Monitoring szervezet felépítése
A jelentések tartalma
• Szakmai jelentések
• Pénzügyi jelentések
• Csatolandó dokumentumok
• Kik olvassák a jelentéseket?
Szakmai beszámoló felépítése
• Szakmai beszámoló célja
• Szakmai beszámoló és a megvalósítás közötti kapcsolat
• Eredmények és tevékenységek
Pénzügyi beszámoló és a csatolandó dokumentumok
• Fizetési kérelem
• Számlák jogossága és benyújtása
• Pénzügyi jelentések ellenőrzése
Jelentések időbeli elhatárolása
• Előzetes
• Időszaki
• Záró
• Fenntartási
Előzetes jelentés
• Célja
• Elkészítésének alapjai
• Lehetőségei
–Projekt módosítás
–Támogatási szerződés módosítás
Időszaki/előrehaladási jelentés
• Célja
• Tartalma
• Nem egyszer van!
–Előrehaladáshoz kötött vs. negyedévente
Záró jelentés
• Célja
• Tartalma
• Fontos a jó időzítés!
• Mi következik ez után?
Fenntartási jelentés
• Célja
• Tartalma
• Időszaka – ált. 5 év
• Előre tervezett!!
• EPEJ
• PEJ
• ZPEJ
• PFJ
• OTMR
• EMIR
ELLENŐRZÉS
Ki ellenőrizhet?
• Két ellenőr, „négy szem” elve
• Pénzügyi – szakmai ellenőrzés
• Ellenőrzést végző szervek
Helyszíni látogatások típusai
• Előzetes = szemle
• Időközi
• Rendkívüli
• Záró
• Fenntartást ellenőrző
Miért?
• Helyszíni ellenőrzések célja
• Ellenőrzések eredménye
• Visszacsatolás
Mit kell csinálni ellenőrzéskor?
• Felkészülés az ellenőrzésre
• Ellenőrünk fogadása - együttműködés
• Ellenőrök jogai
• Dokumentumok kiadása
Előzetes ellenőrzés
• Inkább a „szemle” fogalmat használjuk
• Döntés előkészít
• Pályázatnak megfelelő állapot
• Fontos a pozitív összkép!
Záró ellenőrzés
• Utolsó számla
• Pályázatban leírtak megvalósulása
• Mi következik ez után?