Projektszervezés - gyakorlat

Pályázat beadása utáni teendők

• Befogadás (benyújtástól számítva 4-8 hét)• Esetleges hiánypótlás – max. 1 alkalommal!!• Esetlegesen értelmező kérdések a döntés előtt• Értesítés a döntésről (befogadástól számítva 3-4

hónap)– Elutasítás – fellebbezés benyújtása– Támogatás csökkentett költségekkel és egyéb

esetleges korrekciókkal – a projekt átgondolása, esetleges fellebbezés vagy visszalépés vagy elfogadás

– Támogatás• Támogatási szerződés megkötése (1-2 hónap): új

feltételek, indikátorok, költségvetés, saját erő, biztosítékadás, előleg

• Előleg lehívása – pályázattól függő mértékben

• Szakmai megvalósítás: – tulajdonképpen a projekttermék létrehozása– erőforrások feladatokhoz hangolása, feladatok

végrehajtása– változások kezelése– kommunikáció (Megbízó, projekt környezet és felelősök

tájékoztatása az elvégzendőkről, a dokumentációról, a tanulságokról, a korrekciókról)

– folyamatos kontroll mind szakmailag, mind pénzügyileg!

– Projekt monitoring, kontrolling (tervvel összehasonlítás)

• Beszámolók (PEJ, ZPEJ) benyújtása• Pénzügyi elszámolások és előlegigénylések• Projekt zárása, fenntartás

A szakmai megvalósítás kiemelt általános elemei

• Részletes tervezés, újratervezés (feladatok, idő, személyek, infrastruktúra, egyéb feltételek…) – részletes Gantt-diagramok készítése (bemutatás)

• Szerepek a projektben – Belbin-szerepek kiscsoportos elemzése – egyéni Belbin teszt – csapatépítés fontossága

• Információáramlás, folyamatos kommunikáció a projektben – kiscsoportos módszertani kidolgozás

Belbin-féle szerepek a csoporton belül(személyiségbeli)

ELNÖK (Chairman)Jelentős személyes tekintélye van, de nem uralkodik másokonNyugodt, fegyelmezettElkötelezettje a kitűzött céloknakÁtlátja a dolgokat és tiszteli az embereketÁltalában intelligens, de nem feltétlenül kreatívTisztában van a team és az egyes emberek erős és gyenge pontjaivalHa nem elég erős, a Formáló kikezdheti vezető szerepét Ha nem elég okos, nem biztos, hogy megérti az Ötletember és az Erőforrásszerző gondolatait

Gondoskodik róla, hogy mindenki tudja, a feladatát, és megkapja a szükséges információkat. Tájékoztatja a teamet az ügyek állásáról. Elősegíti a

gondolkodást anélkül, hogy saját elgondolásait erőltetné. Kérdez, figyel, összegez.

ÖTLETEMBER (Plant)

Alkotó, eredeti gondolkodó, magas IQ-val és előrelátó képességgelNéha belebonyolódik saját ötleteibe, és elveszti a kapcsolatot a valósággalNagy vonalakban gondolkodikRészletkérdésekben könnyen hibázhatRosszul tűri a kritikát, ami kreatív ötleteit ériGyakran magányos

Alapkérdések foglalkoztatják. Az új ötletek kiapadhatatlan forrása. A régi dolgokat új megvilágításba helyezi, régi problémákra új megoldásokat talál.

ERŐFORRÁSSZERZŐ (Resource Investigator)

Az egyéni munka untatjaJó érzéke van az üzlethezKönnyű elterelni a figyelmét a feladatrólNyomás alatt nyújtja a legtöbbetHa nincs sok munka, könnyű életet élSzerteágazó érdeklődése miatt nem mindig csinálja meg, amit megígért„Soha sincs a szobájában, de ha mégis, akkor telefonál.”Könnyen lelkesedik, de kedvező fogadtatás híján hamar lelohad a lelkesedéseJókedélyű, szórakoztató, társaságkedvelő, közösségi emberÚj ötleteket, lehetőségeket, kezdeményezéseket, híreket hoz a külvilágból a

teambe. Nem alkot új ötleteket, de felismeri mások új ötleteinek jelentőségét. Lényegretörően kérdez.

ÉRTÉKELŐ (Monitor – Evaluator)

Komoly gondolkodású, megfontolt, intelligens emberLassan, de helyesen dönt. Nem ragadja el a lelkesedésNem érdekli a körítés, csak a tényekHűvös, tárgyilagosan elemző kritikája lelohasztja a team lelkesedésétNépszerűtlenné válthatA hibák korai felismerésével és hangoztatásával árthat a team kreativitásának Elemzi, értékeli az ötleteket. Feltárja a hibákat, és eközben hatalmas

mennyiségű információt dolgoz fel. a megbeszéléseken inkább gondolataiba mélyedve hallgat, de ha megszólal, elemző bírálata rendszerint helytálló.

FORMÁLÓ (Shaper)

Energikus, nyughatatlan, türelmetlen, lobbanékonyÉlvezi a kihívástHamar méregbe gurul, de gyorsan túl is van rajtaHajlamos azt hinni, hogy összeesküdtek elleneCsak a kézzel fogható eredmények érdeklikNekiront azoknak a team-tagoknak, akikről úgy gondolja, hogy nem elég célratörően ténykednek.

Gyakorlati lépések irányába tereli a teamet. Ha egyszer eldőlt, mit kell csinálni, azonnal munkához lát, és ő lesz a team motorja. Az Elnöktől

eltérően a vitában rendre előhozakodik saját gondolataival. Ha nincs Elnök a teamben, ő látja el ezt a szerepet.

SZERVEZŐ (Company Worker)

Fegyelmezett, precíz, őszinte, becsületesErős jellemInkább a vállalatért dolgozik, mint magáértOlyat is elvégez, amit senki más nem vállalnaTeamen belüli pozícióját féltékenyen őrziGyakran kritizál más munkastílusú embereketVilágos célokra és a feladatok egyértelmű meghatározására van szükségeBosszantja, ha a célok menet közben megváltoznakA döntés meghozatala után konkrét munkatervet és munkamegosztást

dolgoz ki. Logikus, módszeres, gyakorlatias tervező és szervező, aki rendszerességet visz a tea munkájába. Társait is átgondolt, szisztematikus

tevékenységre ösztökéli.

TEAMMUNKÁS (Team Worker)

Élénken érdeklődik más emberek irántJó a kommunikációs készségeKönnyen együtt tud működni másokkalKedves, barátságosKezelni tudja a nehéz embereketKépes megelőzni vagy elsimítani a konfliktusokatHarmóniát teremt a teamben

Kedvező hatást gyakorol a csapatszellemre azáltal, hogy a team céljait önérdeke elé helyezi. Odafigyel társaira, figyelmesen meghallgatja őket.

Elősegíti, hogy mindeni elmondhassa, amit fontosnak tart. Jelenléte szinte észrevehetetlen, de hiánya nagyon is szembetűnő.

HAJRÁZÓ (Completer – Finisher)

Inkább befelé, mint kifelé forduló alkatFegyelmezett, szorgalmas, lelkiismeretes, aggódó Jobban hisz a szüntelen erőfeszítésekben, mint a látványos akciókbanHajlamos elveszni a részletekben, amivel bosszantja a nagy vonalakban gondolkodókatIrgalmatlan következetessége miatt népszerűtlenné válhatNélküle a team sohasem tudna eleget tenni a határidőknek. Naprakészen

tartja az ütemterveket, noszogatja a többieket. Ellenőrzi a részleteket, folyton kérdez, hogy minden rendben van-e. Ügyel a minőségre, semmi sem

kerülheti el a figyelmét.

Projektmonitoring

Monitoring, ellenőrzés, értékelés

• Az ellenőrzés a folyamatok, tevékenységek állandó felülvizsgálatát jelenti, célja a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése.

• A monitoring folyamatos adatgyűjtésen alapszik, amely alapján a menedzsment vizsgálhatja a tevékenység előrehaladását a kitűzött célok viszonylatában.

• Az értékelés a projekt egészének áttekintése, célja a tevékenységek hatásának vizsgálata a megoldani kívánt társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában (relevancia, eredményesség és hatékonyság)

Input, output, eredmény, hatás

• Input: A projekt megvalósításához szükséges pénzügyi, fizikai és emberi erőforrások

• Output: a tevékenység „terméke”: fizikai output vagy szolgáltatás (operatív célok)

• Eredmény: a tevékenységből származó közvetlen előnyök a kedvezményezettek számára (specifikus célok)

• Hatás: a tevékenység hosszabb távú (közvetett) következményei (átfogó célok)

A három tevékenység viszonya

Input Output Eredmény Hatás

Ellenőrzés

Monitoring

Értékelés

Jogi ésadminisztratívelőírások

Eredményesség

Társadalmielvárások,problémamegoldás

Ellenőrzés, monitoring, értékelés Tevékenység Ellenőrzés Monitoring Értékelés

Cél A szabályoknak, előírásoknak való

megfelelés vizsgálata

A kitűzött célokhoz viszonyított

megvalósulás vizsgálata

A tevékenység hatásának vizsgálata a megoldani kívánt

társadalmi-gazdasági probléma viszonylatában

Időbeliség Folyamatos, a programvégrehajtás

során

Folyamatos, a programvégrehajtá

s során

Pontszerű, előzetes és utólagos

A tevé-kenység végzője szerint

Külső vagy belső Belső (kívülről támogatható)

Külső

A tevé-kenység jellege

Operatív Operatív Elemző-tudományos

A vissza-csatolás módja

Szankció Kiigazítás az eredményesség

érdekében

Tanulási folyamat

Projektmonitoring

A monitoring definíciója

Általánosságban: folyamatos adatgyűjtés, feldolgozás és továbbítás a döntés(ek) előkészítése érdekében.

Szűkebb értelemben: egy adott fejlesztés pénzügyi és fizikai megvalósításának nyomon követése, azt vizsgálva, hogy biztosított-e a célok elérése az eltervezett módon (a munka- és ütemterv, a pénzügyi terv stb. szerint).

A monitoring céljai

• alapvető célja az információszolgáltatás a projekt előrehaladásáról, fejleményeiről, eredményeiről, és egyes kötelezettségek teljesítéséről;

• ehhez kapcsolódóan feltárja az eltéréseket az eredeti projekttervhez, ütemezéshez képest, és bemutatja az eltérések hátterét, magyarázatát, a felmerült problémákat;

• végül – bár ez nem tekinthető monitoring funkciónak – a támogatás folyósításának alátámasztására is szolgál.

A monitoring főbb jellemzői

• Hatékony eszköz a menedzsment kezében

• Folyamat, nem egyszeri tevékenység

• Konkrét, jól meghatározott célja van – ami egyértelműen elkülöníti az ellenőrzéstől

• Adatokat, információkat gyűjt a megvalósításról, a kitűzött célokhoz hasonlítja azokat

• Felhívja a figyelmet a céloktól való eltérésekre

• Lehetővé teszi a menedzsment számára a beavatkozást.

Kinek és miért van szüksége a monitoringra?

Menedzsmentnek, mert

• szüksége van olyan információkra, amelyek alapján eldöntheti: az adott tevékenység, fejlesztés megvalósítása sikeres-e.

Finanszírozóknak, mert

• a monitoring révén már a megvalósítás során hozzájut a projekttel kapcsolatos információkhoz;

• szükség esetén időben be tud avatkozni;

• képet kap arról, hogy a támogatott projekt mennyire járul hozzá saját céljai teljesüléséhez;

• a támogatás folyósítását szorosabban kapcsolhatja a fizikai teljesítéshez;

• kikényszerítheti a támogatás hatékony felhasználását.

Monitoring tervezése

• A projekt előrehaladtával a részletes tervezés szakaszról-szakaszra elvégezhető, mindig a belátható időhorizonton belül maradva, hogy olyan döntési, ellenőrzési pontok épüljenek be a projekttervbe, amelyeknél megvizsgálható az addigi előrehaladás, és ennek függvényében lehet dönteni a folytatásról, de akár a projekt leállításáról is. Ezeket a döntési, ellenőrzési pontokat nevezik mérföldkőnek

• A mérföldkő legfontosabb jellemzői:• a projekt szempontjából fontos esemény, • ami szükséges a következő lépés elkezdéséhez,• segítségével szakaszolható a projekt,• vezetői szintű információszolgáltatáshoz fontos.

A projekt monitoring beszámolási rendszere

Monitoring

• Végig kíséri a projekt életciklusát• tervezés• megvalósítás• működtetés

A monitoring rendszer alapja – a projekttervezés

• Logframebeavatkozási

stratégiaindikátorok indikátorok forrása feltételezések

stratégiai célok

projekt-cél

eredmények

tevékenységek források költségek

előfeltétel

A jó monitoring rendszer ismérvei

• Kialakításra kerül már a tervezési szakaszban, ahhoz szorosan kapcsolódik.

• Biztosítja a szükséges információk rendszeres gyűjtését.

• Olyan formában biztosítja az információkat, mely alkalmas a menedzsment döntések megalapozására.

• Biztosítja a szükséges információkat a donor szervezetek felé.

A monitoring beszámoló jellemzői

• Általában negyedévente vagy félévente kell benyújtani.

• Mérföldkövek.

• Kifizetésekhez is kötődik.

• Célja:– Információszolgáltatás,– kifizetési kérelmek alátámasztása,– eltérések indoklása.

• Projekt típusa és mérete szerint jelentősen eltérhet tartalmában, formájában.

A beszámoló tartalma– a célokhoz mért előrehaladás, beleértve a

számszerűsíthető eredmények bemutatását (logframe!!!);

– a céloktól, tervektől való jelentős eltérések, megfelelő indoklással együtt (pl. a projekt környezetében bekövetkezett változások ismertetése);

– beszámoló a közbeszerzéssel, illetve a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítéséről, a támogatási szerződésben foglalt rendelkezések szerint;

– információk a projekt pénzügyi megvalósulásáról (ténylegesen felmerült költségek).

A beszámoló tartalma

• Csatolandó dokumentumok

– az előrehaladást igazoló dokumentumok; – a közbeszerzési eljárások dokumentumai; – a tájékoztatással és nyilvánossággal

kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok;

– eredeti számlák vagy hitelesített számla másolatok, és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok.

A monitoring információ hasznosulása

• A projektszervezeten belül

(belső monitoring)

• A Strukturális Alapok intézményrendszerében (külső monitoring)

A működtetési időszak monitoringja

• a támogatási szerződésben meghatározott (PEJ);

• a projekt záró monitoringja (ZPEJ).

• bizonyos időközönként adatszolgáltatás biztosítása a projekt fenntartási időszak végéig (projekt fenntartási jelentés – PFJ).

A monitoring szintjei

KözösségiTámogatásiKeret Monitoring Bizottság

OP Monitoring Bizottság

OP Irányító Hatóság

Közreműködő szervezet

Címzett (pályázó)

Projekt monitoring

Program monitoringKTK Irányító Hatóság

A közreműködő szervezetek által végzett monitoring

• Intézkedés-monitoring: a program-monitoring inputja– projektadatok összesítése, intézkedés-szintű

adatok generálása– jelentés az Irányító Hatóság felé– számítógépes rendszer (EMIR).

• Projekt-monitoring– az egyes projektek megvalósulásának

nyomonkövetése– a projekt teljesítményének összhangja a

pályázatban leírtakkal– szükség esetén közbelépés, beavatkozás.

Előzetes ismeretek

• A strukturális és kohéziós politika célkitűzései

• Az egyes alapok rendeltetése, szabályozása

• Projektciklus menedzsment, logikai módszerek

• Partnerség

Követelmények

• Intézményi keretek és szabályozások ismerete

• Indikátorok kiválasztása és alkalmazása

• Adatgyűjtés megszervezése, adatbázisok kialakítása

• Jelentések tervezése és megírása• Tapasztalatok következtetések

visszacsatolása

A monitoring tartalmi elemei (1)

• Ki (felelős intézmények)

• Mit (feladatok)

• Hogyan (adatgyűjtés és információáramlás)

• Kinek (menedzsment és donorszervezetek)

• Mikor (PCM)

• Miért

(aktuális teljesítmény vs. kitűzött célok)

A monitoring tartalmi elemei (2)

• Problémafeltárás és korrekció

• Célok és mérföldkövek

• Partnerek azonosítása

• Adatgyűjtés és elemzés

• Információs rendszerek (EMIR, OTMR)

• Átláthatóbb végrehajtás

A monitoringra és értékelésre vonatkozó szabályok

• A monitoring intézményrendszere a KTK alapján

• A Strukturális Alapok intézményeinek monitoring feladataiIrányító HatóságMonitoring BizottságKözreműködő Szervezetek

• Jelentéstételi kötelezettségekéves végrehajtási jelentésmonitoring jelentésekértékelő jelentések

Monitoring információs rendszerek• Standardizált adatbeviteli mechanizmus

számítógépes rendszerek alkalmazásaegységes megközelítés

Strukturális Alapok Közös Adatbázisa(SFC)hozzáférési módok kialakításafelhasználói kör meghatározása

Monitoring információs rendszerek MagyarországonEgységesMonitoringInformációsRendszerOrszágosTámogatásMonitoringRendszer

A projekt monitoring terv

• Elkészítés: már a projekt tervezésének időszakában

• Adatgyűjtések megtervezése

• Program dokumentumok, a pályázati kiírás, a támogatási szerződés alapján

• A külső és a belső monitoring

A projekt monitoring folyamata (1)

• A projekt monitoring terv kialakítása a tervezés során a pályázat benyújtását követően

• A szerződéskötést megelőző időszak tájékoztatás és kommunikáció kiinduló adatok felvétele előzetes helyszíni szemle

A projekt monitoring folyamata (2)

• A projekt megvalósításának időszakamérföldkövek helyszíni ellenőrzéselőrehaladási jelentés

A projekt működtetésének időszakaéves beszámolókmonitoring látogatásokrendkívüli helyszíni ellenőrzésösszegző jelentés

A monitoring és a projekt SZMSZ

• Időbeli ütemezés• Feladatmegoszlás• Döntési mechanizmusok• Felelősségi rendszer• Hatásköri rendszer• Belső kommunikáció• Önellenőrzési formák

Monitoring és a támogatás lehívásának összefüggése

• A támogatások folyósítása az egyes támogatási rendszerekben alapvetően a következő három eljárás egyike szerint történhet:

• a kedvezményezett által kifizetett számlák alapján, a kedvezményezett bankszámlájára történő átutalással,

• a szállító által benyújtott, de a kedvezményezett által még ki nem fizetett számlák alapján, közvetlenül a szállító bankszámlájára történő utalással,

• előlegfizetés formájában.

A monitoring adatok felhasználása

• Személyi átfedések kiküszöbölése

• Visszacsatolás a pályázók felé

• Tájékoztatás a pályázatkiírók számára

• Alapadatok szolgáltatása az értékelésekhez

• Nyilvánosság és átláthatóság biztosítása

• Hibalehetőségek azonosítása

A jelentések célja

• Külső vs. belső monitoring

• „Brüsszel monitoringja”

• Belső monitoring szükségessége

• Monitoring szervezet felépítése

A jelentések tartalma

• Szakmai jelentések

• Pénzügyi jelentések

• Csatolandó dokumentumok

• Kik olvassák a jelentéseket?

Szakmai beszámoló felépítése

• Szakmai beszámoló célja

• Szakmai beszámoló és a megvalósítás közötti kapcsolat

• Eredmények és tevékenységek

Pénzügyi beszámoló és a csatolandó dokumentumok

• Fizetési kérelem

• Számlák jogossága és benyújtása

• Pénzügyi jelentések ellenőrzése

Jelentések időbeli elhatárolása

• Előzetes

• Időszaki

• Záró

• Fenntartási

Előzetes jelentés

• Célja

• Elkészítésének alapjai

• Lehetőségei

–Projekt módosítás

–Támogatási szerződés módosítás

Időszaki/előrehaladási jelentés

• Célja

• Tartalma

• Nem egyszer van!

–Előrehaladáshoz kötött vs. negyedévente

Záró jelentés

• Célja

• Tartalma

• Fontos a jó időzítés!

• Mi következik ez után?

Fenntartási jelentés

• Célja

• Tartalma

• Időszaka – ált. 5 év

• Előre tervezett!!

• EPEJ

• PEJ

• ZPEJ

• PFJ

• OTMR

• EMIR

ELLENŐRZÉS

Ki ellenőrizhet?

• Két ellenőr, „négy szem” elve

• Pénzügyi – szakmai ellenőrzés

• Ellenőrzést végző szervek

Helyszíni látogatások típusai

• Előzetes = szemle

• Időközi

• Rendkívüli

• Záró

• Fenntartást ellenőrző

Miért?

• Helyszíni ellenőrzések célja

• Ellenőrzések eredménye

• Visszacsatolás

Mit kell csinálni ellenőrzéskor?

• Felkészülés az ellenőrzésre

• Ellenőrünk fogadása - együttműködés

• Ellenőrök jogai

• Dokumentumok kiadása

Előzetes ellenőrzés

• Inkább a „szemle” fogalmat használjuk

• Döntés előkészít

• Pályázatnak megfelelő állapot

• Fontos a pozitív összkép!

Záró ellenőrzés

• Utolsó számla

• Pályázatban leírtak megvalósulása

• Mi következik ez után?