Download - Verksamhetsberättelse 2016 - Halmstad · 2017. 3. 8. · Verksamhetsberättelse 2016 3 Servicenämnden Halmstads kommun 1 Inledning 2016 var ett positivt och utvecklande år för

Verksamhetsberättelse 2016 1 Servicenämnden Halmstads kommun

Verksamhetsberättelse 2016

Servicenämnden Bokslut 2016


Innehållsförteckning 1 Inledning ................................................................................................................................ 3

2 Organisation ........................................................................................................................... 4

3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål .................................. 5 3.1 Utbildning, näringsliv och arbete.......................................................................................................................................... 5

3.2 Socialt hållbar utveckling........................................................................................................................................................ 9

3.3 Ekologiskt hållbar utveckling .............................................................................................................................................. 14

3.4 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar och satsningar ........................................................................................... 17

4 Målredovisning - nämndens verksamhetsmål ...................................................................... 21 4.1 Nämndens/styrelsens mål ................................................................................................................................................... 21

5 Personalredovisning ............................................................................................................. 28 5.1 Personalstyrkan ...................................................................................................................................................................... 28

5.2 Kompetensförsörjning ......................................................................................................................................................... 29

5.3 Sjukfrånvaro ........................................................................................................................................................................... 31

5.4 Hälsofrämjande och förebyggande insatser ...................................................................................................................... 32

5.5 Arbetsskador .......................................................................................................................................................................... 33

5.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet ............................................................................................... 33

5.7 Sammanfattande analys ........................................................................................................................................................ 34

6 Ekonomisk redovisning ....................................................................................................... 35

7 Nyckeltal .............................................................................................................................. 43

8 Väsentliga händelser ............................................................................................................ 46

Bilagor

Bilaga 1: Servicekontoret-2016- sammanställning-uppföljning-systematiskt-arbetsmiljöarbete


1 Inledning 2016 var ett positivt och utvecklande år för servicekontoret. Det var det första året som vi belönade

medkänsla (ett av våra fem lönekriterier) och vi sänkte sjukfrånvaron till den lägsta nivån på tre år. Vi

fick också bäst resultat i medarbetarundersökningen bland kommunens förvaltningar och kunderna var

nöjda med våra leveranser. Under hösten togs mycket tid och resurser i anspråk för att förbereda

samordningen av tekniska tjänster från 6 till 1 förvaltningar efter nyår.

På städ- och kontorsservice fick vi vår första städrobot och vi började som första kommun i Sverige att

testa smarta sensorer i kontorsutrymmen för att bland annat kunna se om vi kan jobba smartare med vår

service. Hösten gick mycket åt att förbereda förvandlingen från städ- och kontorsservice till FM-service.

Nästa år kommer vi ha drygt 80 nya serviceproffs hos oss och ett mycket större och bredare ansvar för

service till våra kunder och deras lokaler än vad vi har idag.

Måltidsservice fick under året pris för Hallands bästa skolrestaurang vilket vi är riktigt stolta över. Först i

serveringslinjen i alla våra skolor serveras numera klimatsmart mat och i förskolan har vi startat upp en

pilotverksamhet med pedagogisk matlagning. Båda dessa satsningar kommer vi fortsätta med nästa år

och dessutom vill vi jobba med att skapa större delaktighet i förskoleköken. Nästa år kommer det startas

upp cirka fem nya enheter blandat på förskola, grundskola och äldreomsorg. Vi kommer även att ta över

Patrikshills- och Andersbergs äldreboende.

IT-service införde i år en självserviceportal där kunderna kan börja göra mer saker själva utan att vara

IT-experter. Vi flyttade ut skolan och deras epostsystem i molnet, jobbade med att öka IT-användandet i

kommunen och genomförde en större satsning på IT-säkerhet. Nästa år ökar vi takten för att bli

kommunens digitaliseringsmotor. Bland annat ska vi genomföra några större upphandlingar av IT-

produkter och det ska tecknas nya avtal inom telefoniområdet och med Microsoft. Det nya avtalet med

Microsoft, Office365, bör leda till att vi får möjlighet att jobba på nya sätt, mer mobilt och med större

möjlighet att samarbeta. Mer nytta med hjälp av ny teknik helt enkelt.

Under året tog Kommuntransport fram kommunens första fordonsbokslut där man kan se hur vi

använder våra fordon och vilken miljöpåverkan de har. Vi har även genomfört några stora

upphandlingar på entreprenadmaskiner och miljöfordon. Nästa år vidareutvecklar vi fordonsbokslutet

och har som målsättning att kunna redovisa effekterna av den samordnade varudistributionen på samma

goda vis.

Sist men inte minst bland servicekontorets verksamheter har vi Halmstad direkt. 2016 blev vi med råge

Sverigebäst bland alla de kommuner som mäter invånarnöjdhet med Bright. Fantastiskt kul och vi är

givetvis enormt stolta! Nästa år ska vi dela med oss av våra erfarenheter genom att bjuda in våra

kommunkompisar inom 3KHV till ett kontaktcenterkonvent.

Nästa år blir vi över 600 serviceproffs. Vi vill bibehålla vår kundnöjdhet, utforma ett nytt FM-koncept

tillsammans med kunderna och ta en större roll när kommunen effektiviserar och utvecklar sina

kärnverksamheter. Vi ska jobba vidare med att alla våra medarbetare ska hålla sig friska, öka

delaktigheten och få ökat medledarskap och engagemang. Dessutom ska vi miljödiplomera alla våra

verksamheter. Fullt upp med andra ord.


2 Organisation

Inom servicekontoret finns förvaltningschef samt, i storleksordning efter antal anställda: måltidsservice,

städservice, IT-service, kommuntransport, kontorsservice, administrativ service och HR. Personalstyrkan

uppgick 2016 till 541 tillsvidareanställda, 22 visstidsanställda och timavlönad personal motsvarande 33

årsarbetare.

Servicekontorets organisation har 2016 utökats med Halmstad direkt (32 medarbetare).

Sedan maj 2016 har kontorsservice och städservice jobbat som en organisatorisk enhet och från 2017

kommer sammanslagningen träda i kraft fullt ut.


3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Läsanvisningar

Utfall för målen anges enligt följande:

Bedömningen är att målet är nått

Bedömningen är att målet inte är nått

Status för aktiviteter anges enligt följande:

Pågående, slutdatum har passerats

Startdatum ännu inte nått

Pågående

Avslutad

Inte påbörjad

3.1 Utbildning, näringsliv och arbete

3.1.1 Konkretiserat mål 3: Halmstads förskolor och skolor ska ha en pedagogisk

och kreativ lärmiljö såväl inne som ute.

3.1.1.1 Servicekontoret ska bidra till att skapa en bättre arbetsmiljö på förskolor, skolor och

andra lokaler där barn och ungdomar vistas

Mätetal Målvärde Utfall

Andelen elever som tycker det är trivsamt att gå till skolrestaurangerna [År]

50% 50%

Andelen matgäster som är nöjda med maten i grundskolans restauranger [År]

80% 78%

Andelen mat lagad från grunden [År] 94% 94%

Andel tillagningskök i permanenta lokaler med mer än 200 serverade dagsportioner [År]

80% 73%

Andelen elever som tycker det är trivsamt att gå till skolrestaurangerna [År]

Vid mätning av 327 840 svar under 2016 i alla skolmatsalar inom grundskola och gymnasium var det

50% som tyckte det var trivsamt att gå till våra restauranger.



Vid mätning under hela 2016 tyckte 78 % av eleverna att de var nöjda med maten i våra

skolrestauranger. Mätningen gjordes på grund och gymnasieskola.

Andelen mat lagad från grunden [År]

Vi har lagat 94 % från grunden 2016

Andel tillagningskök i permanenta lokaler med mer än 200 serverade dagsportioner

[År]

Vi har totalt sett 30 kök där mer än 200 personer äter dagligen

3 inom äldreomsorgen alla tillagningskök

3 inom gymnasiet alla med tillagningskök

24 inom grundskolan varav 16 med tillagningskök

Aktiviteter Kommentar

Pedagogisk matlagning i våra förskolor

Vi bedriver pedagogisk matlagning i ett flertal förskolor under 2016. Under 2017 kommer ett större projekt kring detta att sjösättas.

Inspirationsprojekt i grundskolor och gymnasieskolor

Inspiration har skett på 8 st enheter 2016.

Matråd

Vi har haft minst 2 matråd på varje enhet under 2016.

3.1.2 Konkretiserat mål 6: Halmstad ska vara en självklar, aktiv regional aktör och

samarbetspartner som tar ansvar för utvecklingsfrågor i Halland och de omgivande

regionerna.

3.1.2.1 Servicekontoret ska verka för ökad samverkan med regionala och nationella intressenter

inom respektive bransch (verksamhetsområde)


Nationell eKlient i Samverkan

Deltagande i branschspecifika nätverk och forum

Främja användningen av lokalt producerade livsmedel

Vi har gjort matsedelsförslag med lokalt producerade råvaror. Vi har även diskuterat med personalgrupperna kring ex lokalt kött och lokala grönsaket. Idag är det 17 % av de totala inköpen som kommer från området rundt Halmstaddvs 15 mils radie.


3.1.3 Konkretiserat mål 7: I Halmstad ska unga (18-24 år) studera eller kunna

försörja sig genom anställning eller företagande.

3.1.3.1 Servicekontoret ska vara en socialt ansvarstagande verksamhet och en attraktiv

arbetsgivare

Å ena sidan har de utvalda mätetalen inte gett tydliga indikeringar att förvaltningen uppnått målet. De

påverkas bland annat av förändrade mätmetoder, av svårigheter att tillsätta praktikplatser etcetera. Å

andra sidan har vi flera faktorer som väger upp detta. Vi har det mycket positiva resultatet i

medarbetarundersökningen där bland annat mätetalet för huruvida man skulle rekommendera sin

arbetsplats till vänner och kollegor hamnade på höga 15 poäng (kommununen som helhet hamnade på

6), minskningen i total sjukfrånvaro samt det faktum att många medarbetare hellre ville flytta till

servicekontoret från andra förvaltningar än att vara kvar i samband med samordningen av tekniska

tjänster i koummunen under hösten. Sammantaget gör detta att vi ändå anser att vi uppnått målet.


Andel individuella utvecklingsplaner (100%) [År]

100% 79%

Antal anställningar (tim, vikariat) av personer med yrkesutbildning från andra länder

2 2

Antal personer mellan 18 -24 år som (via UAF) erbjudits plats för att öka deras anställningsbarhet.

50 20


Mätningen gjordes i februari då flera chefer inte ännu genomfört medarbetarsamtal. Till viss del kan

svaren också handla om att begreppet är okänt.

Antal anställningar (tim, vikariat) av personer med yrkesutbildning från andra

länder

Medarbetare från andra länder anställs via Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen. Måltidsservice

har två nyligen anställda peroner som är utbildade i Polen och har nu fått arbete i vår verksamhet. Vi har

även en person från Syrien som just nu är praktikant men han påbörjar timanställning i februari. Han har

arbetat som kock i sitt hemland tidiager och går just nu på SFI. Halmstad direkt har haft två

språkpraktikplatser.

Antal personer mellan 18 -24 år som (via UAF) erbjudits plats för att öka deras

anställningsbarhet.

Förvaltningen har erbjudit 10 platser för arbetsmarknadsanställningen "prova på". De kan besättas två

gånger per år (= 20 personer) och servicekontoret skulle kunna erbjuda fler platser. Endast några få har

anvisats från arbetsförmedlingen och UAF. Förvaltningen tar emot 17-åringar via kommunens

verksamhet sommarkraft varje år. Förvaltningen har cirka 10 månadsanställda


vikarier/tillsvidareanställda under 25 år.


Genomföra och dokumentera aktiviteter med olika kulturer och utifrån olika perspektiv t ex jämställdhet.

Utbilda chefer och skyddsombud i ny AFS om organisatorisk och social arbetsmiljö

Utbildning finns på kommunens intranät. För skyddsombud (Kommunal) finns kommunens utbildning. Förvaltningen planerar en egen utbildning för chefer under 2017.

Validera yrkesutbildningar från andra länder

Projekt för validering har inte startat, det har inte funnits personer inom målgruppen.

Erbjuda språkpraktikplatser

Cirka 10 har fått språkpraktik inom servicekontorets verksamheter under året. Projekt pågår för att öka anställningsbarheten för personer som står långt ifrån arbetsmarknaden, bland annat personer med bristande språkkunskaper.

Omvärldsbevaka, utreda och införa moderna arbetsformer som kan underlätta balans mellan arbete och livet i övrigt.

Under 2016 har kontorslokalerna på Torsgatan byggts om med fler öppna arbetsplatser och rum för olika ändamål. Medarbetare kan arbeta på andra ställen än sitt kontoret i större utsträckning, även arbetstider tillämpas på ett friare sätt än tidigare. 46 av servicekontorets medarbetare deltog i "Jobba hemma-dagen" den 3:e maj.

Ledningsgruppen har via en tvådagars kurs i omvärldsbevakning samlat information om framtidens arbetsliv.

Arbeta fram ett FM-koncept (Facility Management)

1 maj slog vi operativt samman städservice och kontorsservice för att få en gemensam större bas för ett FM-koncept inom servicekontoret. Formell sammanslagning ske 1 jan 2017.

I slutet av augusti påbörjades tester med smarta sensorer som kan signalera om det behövs/inte behövs städa i exempelvis konferensrum, om papperskorgar behöver tömmas, om det är för varmt/kallt i rum etcetera. Halmstads kommun är den första kommunen i Sverige som testar den nya tekniken.

Under hösten påbörjades det stora arbetet med att på kommunchefens uppdrag, inom ramen för att effektivisera den löpande driften i kommunen med 25-50-100 Mkr till 2019, samordna alla tekniska tjänster från 6 förvaltningar till servicekontoret. Förändringen förväntas ge en effektiviseringsvinst om 15 Mkr 2019. Formellt flyttas alla berörda medarbetare och arbetsuppgifter över 1 jan 2017. FM-konceptet ska utvecklas gemensamt av servicekontoret och kunderna.

Arbeta med strategisk kompetensförsörjning

Under 2016 har vi format en tvärgående grupp för kompetensförsörjning på servicekontoret som utreder och väljer ut olika områden som förvaltningen ska arbeta vidare med. Verksamheten FM-service har distribuerat en enkät för att inventera såväl städpersonalens som nya medarbetares kompetens.



I samverkan med företagshälsovården och Försäkringskassan utveckla och använda ett arbetssätt för tidiga insatser i sjukskrivningsperioder.

Försäkringskassan driver ett projekt där sjukvården har fått medel för att öka kontakten med arbetsgivare. Servicekontoret är aktiva redan från början och ser goda resultat. Arbetsgivaren och sjukvården samverkar för att medarbetaren ska kunna återgå, i vissa fall redan under de två första veckorna.

Undersöka orsaker till korttidsfrånvaro.

Inventering har gjorts under mars och april 2016. Cirka 75% av den anmälda sjukfallen var infektioner, 15% har anmält att de hade besvär med rörelseorganen till exempel värk, de övriga 10% hade olika orsaker.

I samverkan med företagshälsovården planera aktiviteter för arbetsplatser som har hög sjukfrånvaro.

Hälsosamtal genomförs tillsammans med Previa för personer med hög korttidsfrånvaro.

Erbjuda träningsmöjligheter

Verksamheterna erbjuder friskvård/träning på olika sätt t ex i samband med arbetsplatsträffar, regelbundet på arbetstid eller som hälsocheckar. Checkarna ger möjlighet för medarbetare att välja olika aktiviteter.

Hälsorådgivning

Friskprofiler erbjuds och genomförs successivt av Previa.

3.2 Socialt hållbar utveckling

3.2.1 Konkretiserat mål 9: Halmstad ska kännetecknas av tolerans och öppna

attityder och av att alla människor kan vara delaktiga i samhällslivet.


arbetsgivare











100% 79%

Andel upphandlade tjänster på Servicekontoret som utförs av sociala företag [År] 2016 = basår

0%


2 2



Medarbetarenkät: snittbetyg på jämställdhetsfrågorna

4,3 4,2

Hållbart medarbetarengagemang (HME) [år]

82

Korttidsfrånvaro (Minskning) [tertial] 2,2% 1,9%

Medarbetarens upplevelse av de ledarbeteenden som kännetecknar ett utvecklande ledarskap (basår 2016)

77%




Andel upphandlade tjänster på Servicekontoret som utförs av sociala företag [År]

2016 = basår

Vi avvaktar stöd från stadskontorets upphandlingsfunktion för att kunna upphandla tjänster enligt

reglerna i LOU. I avvaktan på detta finns en pågående diskussion med lokala aktörer för att kanske testa

i begränsad omfattning.

Under året har vi ökat kunskapen inom området. Bland annat var presidiet och ledningsgruppen på

seminarium i Varberg där området belystes som en del av Hållbar Utveckling


länder







Jämställdhetsfrågan besvarades inte på samma sätt i 2016 års undersökning som tidigare. I den 6-gradiga

skalan valde 82% svarsalternativen 4, 5 eller 6. Målet sattes utifrån en 5-gradig skala, resultatet har

räknats om för att kunna jämföras.


Hållbart medarbetarengagemang jämförs med kommuner i Sverige. HME för 2013 års undersökning var

81. Utfallet 2016 blev 82. Servicekontoret har också det högsta värdet för medarbetarindex (MI) jämfört

med kommunens förvaltningar. Även i jämförelse med andra kommuner är resultatet högt. Nedan en

tabell med jämförelse inom 3KVH-nätverket.


Korttidsfrånvaro (Minskning) [tertial]

Korttidsfrånvaro är den tid som arbetsgivaren har ansvar för det vill säga dag 1 till och med 14 i

sjukperioden.

Korttidsfrånvaron är 1,9% av ordinarie arbetstimmar och ligger på samma låga nivå som föregående år.

Det har alltså inte skett någon minskning. Diagrammet nedan specificerar den korta, långa och totala

frånvaron 2016 i % per verksamhet.

Medarbetarens upplevelse av de ledarbeteenden som kännetecknar ett

utvecklande ledarskap (basår 2016)

Index för ledarskap innehåller frågor om föredöme, personlig omtanke, inspiration och motivation. Det

finns två index, ledarskapsdelen i HME och i MI. Utfallet, 77, redovisar MI-indexets värde. Jämförelse

kan göras efter undersökningen 2018.



Erbjuda aktiviteter som främjar tillgänglighet






















Hälsorådgivning



3.2.2 Konkretiserat mål 11: I Halmstad ska äldre personer ha möjlighet till ett

självständigt och aktivt liv och uppleva god livskvalitet

3.2.2.1 Servicekontoret ska bidra till de äldres goda livskvalitet genom en bra och näringsrik

måltidsupplevelse

Andelen nöjda matkunder inom äldreomsorgen är 83% enligt socialstyrelsens enkät.


Andelen mat lagad från grunden [År] 94% 94%

Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen [År]

83% 83%

NKI för mat levererad till eget boende. [År]

95% 95%

Andelen mat lagad från grunden [År]

Vi har lagat 94 % från grunden 2016

Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen [År]

Enligt socialstyrelsens årliga enkät är 83 %av våra äldre kunder nöjda eller mycket nöjda med maten

NKI för mat levererad till eget boende. [År]

95 % av de äldre som äter portionsförpackad mat är nöjda eller mycket nöjda med maten.


Projektet Guldkant.

Guldkantsprojektet har i år inspirerat och utvecklat 8 verksamheter

Matråd

Vi har haft minst 2 matråd på varje enhet under 2016.

Främja användningen av lokalt producerade livsmedel

Vi har gjort matsedelsförslag med lokalt producerade råvaror. Vi har även diskuterat med personalgrupperna kring ex lokalt kött och lokala grönsaket. Idag är det 17 % av de totala inköpen som kommer från området rundt Halmstaddvs 15 mils radie.

3.2.2.2 Servicekontoret ska stödja utvecklingen av välfärdsteknologi

IT-service har under 2016 gett löpande IT-stöd åt de projekt som pågått i Halmstads kommun inom

detta område.


Delta i projekt om välfärdsteknologi i HFAB:s lägenheter

Omvärldsbevakning och eventuell anpassning av IT-miljön

Deltagit i seminarier och projektmöten, anpassat IT-miljön efter behov.


3.3 Ekologiskt hållbar utveckling

3.3.1 Konkretiserat mål 12: Mängden hälsofarliga kemikalier i barn och

ungdomars vardag ska minska

3.3.1.1 Servicekontoret ska bidra till att skapa en bättre arbetsmiljö på förskolor, skolor och

andra lokaler där barn och ungdomar vistas


Andel ekologiskt producerade livsmedel [Tertial]

32% 33%


Under 2017 köpte vi in 33 % ekologiska råvaror.


Kartlägga och minska mängden kemikalier som barn och ungdomar utsätts för

Minska utsläpp av partiklar och de farligaste flamskyddsmedlen i IT-utrustning

3.3.2 Konkretiserat mål 14: Klimatpåverkan i Halmstad ska minska

3.3.2.1 Servicekontorets verksamhet och de tjänster och produkter som tillhandahålls ska där så

är möjligt bidra till en minskad klimatpåverkan


Samordningsgrad för Samordnad varudistribution (basår 2012 hade 50%) [År]

66% 68%

Sparad energi i vår IT-miljö % per dygn, basår 2012 [År]

20% 20%

Andelen restauranger med vegetariskt alternativ i serveringslinjen på grund och gymnasieskola. Basår blir 2015 [År]

80% 80%

Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen

80% 67%

Energianvändning från kommunens tjänsteresor med bil ska minska

1%

Ökad källsortering inom Måltidsservice (År)

80% 90%

Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på Måltidsservice (År)

-2% -2%



Andel fossilt bränsle i etanolbilar 15%

Andel fossilt bränsle i biogasbilar 15%

Samordningsgrad för Samordnad varudistribution (basår 2012 hade 50%) [År]

Samordningsgrad huvudflöde = 75%

Samordningsgrad specialflöde= 37 %

Genomsnittlig samordning = 68 %

Sparad energi i vår IT-miljö % per dygn, basår 2012 [År]

Energisparfunktioner är numera påslaget dygnet runt. Inköp av traditionella stationära datorer minskar

för varje år och ersätts av energisnålare datorer.

Andelen restauranger med vegetariskt alternativ i serveringslinjen på grund och

gymnasieskola. Basår blir 2015 [År]

80% av våra grundskolor har vegetariskt alternativ i serveringslinjen.

Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med

förnybara bränslen

Totalt har 79 fordon under 3,5 ton köpts in varav 53 drivs med förnybart bränsle

Energianvändning från kommunens tjänsteresor med bil ska minska

Energianvändningen redovisasi i fordonsbokslutet på helårsbasis

Ökad källsortering inom Måltidsservice (År)

Vid beråäkning i december 2016 har vi ökat källsorteringen så att 90 % av våra enheter sorterar i minst 5

fraktioner (Brännbart, matavfall, wellpapp, plast och metall)

Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på Måltidsservice (År)

Under 2016 har vi övergått till behovsanpassad städning i våra kölk vilket i dagsläget innebär att man

spolar golvet med medel varannan dag istället för varje dag. Såvida det inte är nedsmutsat.

Andel fossilt bränsle i etanolbilar

Energianvändningen redovisasi i fordonsbokslutet på helårsbasis

Andel fossilt bränsle i biogasbilar

Andel fossilt bränsle i biogasbilarr redovisas i fordonsbokslutet och beräknas på helårsbasis




Miljöredovisning samordnad varudistribution. Basår 2013

Redovisa fordonsbokslut för HK [Tertial]

Utbilda och inspirera inom klimatsmart matlagning

Vi har utbildat inom vegetarisk och klimatsmart matlagning under 2016.

3.3.3 Konkretiserat mål 15: I Halmstad ska det vara lätt att vara miljövänlig.

3.3.3.1 Servicekontoret ska verka för ökad miljömedvetenhet och främja miljövänliga lösningar

Måltidsservice verkar för ökad miljömedvetenhet dels genom expansion inom ekologiska råvaror och

dels genom fortsatt expansion inom KRAV-restauranger. Vi byter även ut plastmaterial i våra

restauranger mot miljövänliga alternativ där det finns möjlighet.

53% av kemikalier som används dagligen i Städverksamheten är miljövänliga.

Även inom IT-området främjas miljövänliga lösningar, till exempel genom miljökrav i upphandlingar,

smarta produktval, samt samordnade och emballagefria leveranser.



32% 33%

Andelen restauranger med vegetariskt alternativ i serveringslinjen på grund och gymnasieskola. Basår blir 2015 [År]

80% 80%

Antal kravcertifierade restauranger 6 6


Under 2017 köpte vi in 33 % ekologiska råvaror.

Andelen restauranger med vegetariskt alternativ i serveringslinjen på grund och

gymnasieskola. Basår blir 2015 [År]

80% av våra grundskolor har vegetariskt alternativ i serveringslinjen.

Antal kravcertifierade restauranger

Vi har nu utökat våra KRAV-restuarnger till 6 st enligt mål.


Tillhandahålla och uppmuntra till användande av alternativa miljövänliga transportmedel inom servicekontoret

Vi tillhandahåller elcyklar samt resekort för att uppmuntra till alternativa transportmedel.

Vi jobbar även med att öka antalet Skypemöten för administrativ personal där vi i många fall kan undvika att resa över huvud taget.

Byta ut kemikalier till miljövänligare alternativ inom Städservice

53% av kemikalier som används dagligen är miljövänliga.


3.4 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar och satsningar

3.4.1 Konkretiserat mål 16: I Halmstad ska vi ha ett förhållningssätt som präglas

av mod och nytänkande och av att vi arbetar tillsammans för att göra skillnad för

invånare, besökare och företagare genom bra service.

3.4.1.1 Servicekontoret ska ha ett framtidsorienterat förhållningssätt till sitt uppdrag präglat av

mod, nytänkande, delaktighet och samverkan



77%







Utvärdera och förbättra vår NKI-mätning med fokus på utveckling och samverkan

Hösten 2015 provade vi en ny modell för NKI-mätning med en 6-gradig poängskala. I år försökte vi förenkla den då svarsfrekvensen var låg vid förra mätningen. Dessvärre var svarsfrekvensen även denna gång låg, kanske till och med lägre än den förra. Vi måste framledes fundera på andra sätt att säkerställa kundnöjdheten än att använda oss av stora enkätutskick.

NKI-uträkningen bygger denna gång på SCB:s modell där man använder en poängskala från 1-10 som omräknas till ett index. Vi har använt en skala mellan 1-6. För att räkna ut servicekontorets samlade Index (summan) har vi tagit lagt ihop de fem delindexen multiplicerat med andelen av totala svar. Enligt SCB:s modell räknas Index under 40 som "inte godkänt", gränsen för ”nöjd” går vid 55 och ett betygsindex på 75 eller högre indikerar ”mycket nöjd”.

Berörda verksamheter på Servicekontoret ska delta på föräldramöten/anhörigmöten

Måltidsservice har deltagit på föräldramöten i verksamhetem









Bidra till genomförandet av kommunens digitaliseringsplan

Efter diskussioner med stadskontoret har man kommit överens om att IT-service får ta ett större formellt ansvar för kommunens teknikutveckling och systemförvaltningen emedan stadskontoret tydligare renodlar sitt uppdrag med fokus på strategi och stöd till verksamheterna för genomförande av planen.

Servicekontoret kommer också genom IT-service och Halmstad direkt ta ett större ansvar för e-tjänstutvecklingen då denna avknoppas från stadskontoret i och med att projektet för ökad e-förvaltning avslutas innevarande år.

Strategiska och operativa möten med kunder

Det pågår en löpande dialog med våra kunder på olika nivåer i organisationen och vi tycker att vi rör oss i rätt riktning avseende när, hur och i vilka forum som vi ska vara representerade.

Under året har vi bland annat haft en förbättrad delaktighet i de nybyggnationsprojekt som pågår i kommunen, städservice har arbetat med ökad kunddialog samt städråd där i syfte att upplysa elever om att värna om sin skolmiljö och Halmstad direkt har bjudit in förvaltningsledningar och olika verksamheter i syfte att stärka samarbetet och utveckla kvalitetsarbete kring våra gemensamma processer.



3.4.1.2 Bra service och gott bemötande ska genomsyra alla servicenämndens verksamheter

Samtliga verksamheter på servicekontoret har under året jobbat med att bibehålla eller förbättra den

goda servicen och bemötandet som vi vill vara kända för.

Vidare så har Halmstad direkt etablerat sin verksamhet fullt ut under året och kommit igång med ett

strukturerat process- och kvalitetsarbete. Samarbetsformer med förvaltningarna har utvecklats och det


statistiska underlag som samlas in används i utvecklingsarbetet mot förvaltningarna. I arbetet med att

förbättra tillgängligheten för våra invånare, besökare och företagare har vi på Halmstad direkt bland

annat erbjudit kvällsöppet i samband med förskoleval. Vi har också förfinat tonvalsmenyn för att

underlätta för de grupper som har svårast att ta kontakt.



80% 78%

NöjdKundIndex Städservice [År] 72%

NöjdKundIndex IT-service [År] 80,5%

NöjdKundindex Kontorsservice [År] 73,2%

NöjdKundindex Måltidsservice [År] 68,3%

NöjdKundIndex Kommuntransport [År]

66,4

Andelen personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen. [År]

80% 90%

Andel mejl/brev etc. som besvaras inom 24 timmar. [År]

85% 99%

NöjdKundIndex är från den gemensamma NKI-mätningen som gjordes för alla servicekontorets verksamheter utom Halmstad direkt under hösten 2016. NKI-uträkningen bygger på SCB:s modell där man använder en poängskala från 1-10 som omräknas till ett index. Vi har använt en skala mellan 1-6. Enligt SCB:s modell räknas Index under 40 som "inte godkänt", gränsen för ”nöjd” går vid 55 och ett betygsindex på 75 eller högre indikerar ”mycket nöjd”. Endast drygt 500 av cirka 9000 tillfrågade svarade på enkäten så kvaliteten på mätningen kan ifrågasättas. IT-service har utöver denna mätning gjort egna mätningar på slumpvis utvalda (20%) kunder efter avslutat ärende under ett par månader, tre perioder varje år. I denna mätning hamnar NKI på 98. Halmstad direkt har fått får överväldigande resultat i kundnöjdhet och blev ”Sverigebäst” bland de kommuner som mätte invånarnöjdhet med Bright.


Vid mätning under hela 2016 tyckte 78 % av eleverna att de var nöjda med maten i våra

skolrestauranger. Mätningen gjordes på grund och gymnasieskola.

NöjdKundIndex Städservice [År]

Ny mätmetod som inte är direkt jämförbar med tidigare år.

NöjdKundIndex IT-service [År]


NöjdKundindex Kontorsservice [År]


NöjdKundindex Måltidsservice [År]


NöjdKundIndex Kommuntransport [År]



Andelen personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda

med servicen. [År]

Baserat på invånarundersökning i december och är ett snitt av mejl och telefoni.

Andel mejl/brev etc. som besvaras inom 24 timmar. [År]

99% av alla inkommande mejl blir besvarade redan inom 8h

80% av alla inkommande mejl blir avslutatade inom 24h


Utvärdera och förbättra vår NKI-mätning med fokus på utveckling och samverkan

Hösten 2015 provade vi en ny modell för NKI-mätning med en 6-gradig poängskala. I år försökte vi förenkla den då svarsfrekvensen var låg vid förra mätningen. Dessvärre var svarsfrekvensen även denna gång låg, kanske till och med lägre än den förra. Vi måste framledes fundera på andra sätt att säkerställa kundnöjdheten än att använda oss av stora enkätutskick.

NKI-uträkningen bygger denna gång på SCB:s modell där man använder en poängskala från 1-10 som omräknas till ett index. Vi har använt en skala mellan 1-6. För att räkna ut servicekontorets samlade Index (summan) har vi tagit lagt ihop de fem delindexen multiplicerat med andelen av totala svar. Enligt SCB:s modell räknas Index under 40 som "inte godkänt", gränsen för ”nöjd” går vid 55 och ett betygsindex på 75 eller högre indikerar ”mycket nöjd”.


4 Målredovisning - nämndens verksamhetsmål

4.1 Nämndens/styrelsens mål

4.1.1 Hälsa och arbetsmiljö


arbetsgivare











100% 79%























Hälsorådgivning


4.1.2 Jämställdhet


arbetsgivare











100% 79%

Andel upphandlade tjänster på Servicekontoret som utförs av sociala företag [År] 2016 = basår

0%




2 2


4,3 4,2

Antal personer mellan 18 -24 år som (via UAF) erbjudits plats för att öka deras anställningsbarhet.

50 20


82

Korttidsfrånvaro (Minskning) [tertial] 2,2% 1,9%


77%




Andel upphandlade tjänster på Servicekontoret som utförs av sociala företag [År]

2016 = basår

Vi avvaktar stöd från stadskontorets upphandlingsfunktion för att kunna upphandla tjänster enligt

reglerna i LOU. I avvaktan på detta finns en pågående diskussion med lokala aktörer för att kanske testa

i begränsad omfattning.

Under året har vi ökat kunskapen inom området. Bland annat var presidiet och ledningsgruppen på

seminarium i Varberg där området belystes som en del av Hållbar Utveckling


länder







Jämställdhetsfrågan besvarades inte på samma sätt i 2016 års undersökning som tidigare. I den 6-gradiga

skalan valde 82% svarsalternativen 4, 5 eller 6. Målet sattes utifrån en 5-gradig skala, resultatet har

räknats om för att kunna jämföras.


Antal personer mellan 18 -24 år som (via UAF) erbjudits plats för att öka deras

anställningsbarhet.

Förvaltningen har erbjudit 10 platser för arbetsmarknadsanställningen "prova på". De kan besättas två

gånger per år (= 20 personer) och servicekontoret skulle kunna erbjuda fler platser. Endast några få har

anvisats från arbetsförmedlingen och UAF. Förvaltningen tar emot 17-åringar via kommunens

verksamhet sommarkraft varje år. Förvaltningen har cirka 10 månadsanställda

vikarier/tillsvidareanställda under 25 år.


Hållbart medarbetarengagemang jämförs med kommuner i Sverige. HME för 2013 års undersökning var

81. Utfallet 2016 blev 82. Servicekontoret har också det högsta värdet för medarbetarindex (MI) jämfört

med kommunens förvaltningar. Även i jämförelse med andra kommuner är resultatet högt. Nedan en

tabell med jämförelse inom 3KVH-nätverket.

Korttidsfrånvaro (Minskning) [tertial]

Korttidsfrånvaro är den tid som arbetsgivaren har ansvar för det vill säga dag 1 till och med 14 i

sjukperioden.

Korttidsfrånvaron är 1,9% av ordinarie arbetstimmar och ligger på samma låga nivå som föregående år.

Det har alltså inte skett någon minskning. Diagrammet nedan specificerar den korta, långa och totala

frånvaron 2016 i % per verksamhet.









Erbjuda aktiviteter som främjar tillgänglighet






















Hälsorådgivning


4.1.3 Övriga HR-mål (Medarbetarskap, ledarskap, kompetens, lön och villkor)


arbetsgivare











2 2


100% 79%


länder











5 Personalredovisning

5.1 Personalstyrkan

Tillsvidare- och visstidsanställda

Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare

Visstid Dec 2015 andel visstid (%)

Dec 2016 andel visstid (%)

Måltidsservice 226 199 5 1 % 2 %

Städservice 190 172 8 2 % 4 %

IT-service 51 51 2 8 % 4 %

Halmstad direkt 32 32 3 - 9 %

Kommun-transport

19 19 2 0 11 %

Övriga 23 23 2 18 % 9 %

Totalt 541 495 22 5 % 4 %

Halmstad direkt tillhörde stadskontoret fram till 20151231.

Liksom 2015 har servicekontoret utökats men bibehåller platsen som 5:e största förvaltning. Andelen

visstidsanställda är låg.

Könsfördelning - tillsvidareanställda

Kvinnor Män Totalt Dec 2015 andel kvinnor (%)

Dec 2016 andel kvinnor (%)

Måltidsservice 200 26 226 89 % 88 %

Städservice 173 17 190 94 % 91 %

IT-service 4 47 51 6 % 8 %

Halmstad direkt 28 4 32 - 88 %

Kommun-transport

2 17 19 14 % 11 %

Övriga 10 13 23 55 % 43 %

Totalt 417 124 541 78 % 77 %

Fördelningen mellan män och kvinnor har blivit något jämnare, andelen män är 23%. Andelen män ökar

mest inom städservice, från 2017 innehåller statistiken även hälften av gruppen "övriga".

Könsfördelning - visstidsanställda

Kvinnor Män Totalt Dec 2015 andel kvinnor (%)

Dec 2016 andel kvinnor (%)

Totalt 12 10 22 50 55 %

Timavlönad personal

2015 2016

Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare

Totalt 53 888 27 65 797 33


Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda)

2015 2016

Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt

Totalt 89 % 98 % 91 % 89 % 98 % 91 %

Sysselsättningsgraden är oförändrad sedan flera år.

Åldersfördelning - tillsvidareanställda

Enhet -25 26-35 36-45 46-55 56-60 61 62 63 64 65 65 + Summa

Totalt 18 56 144 182 96 8 11 11 7 2 6 541

Medelålder - tillsvidareanställda

Enhet 2015 2016

Totalt 48

Summerad medelålder togs inte fram för 2015. Medelåldern var även 2014 48 år.

Medarbetare inom IT-service har, liksom tidigare år, den lägsta medelåldern. Genomsnittet är knappt 43

år, för övriga är siffran över 48 utom Halmstad direkt som har en medelålder strax under 44 år och

gruppen övrig som har en medelålder på 47 år.

Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön

2015 2016


Totalt 14 13 27 15 13 28

Chefsgruppen har inte förändrats nämnvärt de tre senaste åren. Inför en expanderande organisation

2017 planeras nyrekryeringar.

Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön

2015 2016


Totalt - - - - - -

5.2 Kompetensförsörjning

Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda

Yrkesfördelning 2016 2017 2018 2019 2020 Summa Andel

Totalt 8 7 11 11 8 45 8%

Andelen personer som fyller 65 år fram till 2020 är lägre än motsvarande siffra i 2015 års redovisning.

Det är allt svårare att beräkna pensionsavgångar eftersom några medarbetare slutar före 65 år och andra

väljer att vara kvar tills de fyller 67 år.

Bristyrken per yrkesgrupp - tillsvidareanställda

Yrkesfördelning Antal


Yrkesfördelning Antal

Totalt

Det är framför allt kockar och IT-medarbetare som saknas för att bibehålla kompetens i verksamheterna

men även övriga serviceyrken har svårt att rekrytera medarbetare med tillräcklig kompetens. Antalet är

svårt att avgöra eftersom kommunen får allt fler invånare med behov av verksamhetslokaler och service.

Samtidigt finns ett ständigt krav att effektivisera, hitta samordningsvinster och därmed minska

personalbehovet. När det gäller kockar visar Arbetsförmedlingens prognos att 40 000 personer behöver

rekryteras per år men att utbildningarna i Sverige har omkring 2 000 elever per årskull. Det kan innebära

en ökad personalomsättning och högre löner som ett medel att behålla kompetenta medarbetare.

Vilken ny kompetens kan behövas i verksamheten inom 2-5år?

Ny kompetens 2-5 år

Kunskap om ännu fler nya matkulturer och råvaror.

Servicepersonal med mycket bred kompetens och vilja att effektivisera genom samordning.

Digital kompetens inom alla verksamhetsområden.

Redan under 2016 och 2017 ökar behovet av flexibilitet, nyfikenhet och förmåga att självständigt

utveckla verksamheten i arbetsgrupperna. Pedagogisk förmåga blir allt viktigare för att skapa ett lärande i

vardagen inom och bredda kompetensen för all personal.

All personal inom IT-verksamheten behöver utvecklas men också skapa förutsättningar för en digital

utveckling i verksamheterna.

Vilka strategier har förvaltningen för att säkerställa att rätt kompetens finns i

verksamheten nu och inom 2-5 år.

Ett utvecklingsarbete pågår för att samordna förvaltningens arbete med kompetensförsörjning. Olika

idéer utreds av en tvärgrupp av chefer från alla verksamheter inom förvaltningen. Ett exempel är att

fånga nya målgrupper för korttidsanställning genom kontakt med högskolestuderande. Korta, interna,

utbildningar för personer som har god serviceförmåga men saknar yrkeskompetens. Validering av

kompetensen är en möjlighet som utreds. Vidareutveckling av befintlig personal och rekrytering till

arbetsuppgifter som inte kräver lika hög kompetens.

Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer och medarbetare utifrån

verksamhetens behov?

Alla chefer inom servicekontoret ska delta i utbildningen Utvecklande Ledarskap. På grund av

nyrekryteringar finns det ett behov för cirka fem chefer. Chefer, arbetsledare och samordnare träffas och

arbetar i nätverk för att stärka den gemensamma kompetensen.

Vilka strategier har förvaltningen för att säkerställa jämställdhets- och

mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av

verksamheten?

Under 2017 kommer förvaltningen inventera nuläget och skapa rutiner utifrån ny


diskrimineringslagstiftning. Verksamheten FM-service har ett allt bredare spektrum av medarbetare och

målet är att varje lokal arbetsgrupp ska skapa förutsättningar för allas utveckling. Chefer får i allt högre

utsträckning uppdraget att stimulera utveckling genom delaktighet.

5.3 Sjukfrånvaro

Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron

2015 (totalt, i %) 2016 (totalt, i %)

1 .Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid

5,9 5,1

2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar)

55,6 45,5

3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 6,8 5,9

4. Summa sjukfrånvarotid för män 3,2 2,9

5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre

1,3 3,3

6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år

5,5 4,3

7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre

7,0 6,2

Det senaste året har servicekontorets sjukfrånvaro visat en nedåtgående trend och är nu nära eller under

2014 års nivå utom för yngre medarbetare. Ökningen för yngre medarbetare är oroande. Nivån, 3,3%, är

fortfarande ganska låg men kräver en särskild analys.

Sveriges kommuner och landsting samlar information från den obligatoriska redovisningen. Tabellen

nedan är en jämförelse med andra kommuner (samverkansnätverket som kallas 3KVH) för tidigare år.

Halmstads kommuns sjukfrånvaro är ungefär som medelvärdet för nätverkskommunerna. Medan

servicekontorets frånvaro har minskat så har Halmstads kommuns frånvaro ökat till 6,6% för 2016.

Övriga kommuners siffror har inte kommit in i statistiken till SCB.


Antal sjukdagar per tillsvidareanställd

2015 2016


Totalt

Tidigare har servicekontoret rapporterat sjukfrånvaro i dagar. Enligt det sättet att räkna har

sjukfrånvaron minskat från 22,5 dagar för 2015 till 19,8 dagar för 2016.

Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal

Andel sjukdagar (%)

1 2-14 15-90 91-180 181-9 999

Totalt

Antal sjukdagar per yrkesgrupp – tillsvidareanställd personal

Yrkesgrupp 2014 2015 2016

5.4 Hälsofrämjande och förebyggande insatser

Inom ordinarie budget

Trivselaktiviteter är viktigt inom servicekontorets verksamheter och stimuleras på olika sätt. Det planeras

av medarbetare och genomförs på olika sätt. Den verksamhet som förberett sig för att ta emot cirka 85

nya medarbetare, det som kallas FM-service från januari 2017, satsade på en välkomnande mingelkväll

med information där alla nya medarbetare bjöds in. Servicekontorets verksamheter ställde upp med

representanter och tipsfrågor, mat och underhållning.

Den interna kulturen stimuleras bland annat av nya lönekriterier. Förvaltningen värderar såväl

ansvarstagande och serviceförmåga som medkänsla. Mod och nytänkande ska stimuleras och bidra till

såväl personlig utveckling som framsteg i verksamheterna. Förvaltningschefen utbildar grupper för att

sprida den positiva känslan i organisationen.

Det sociala ansvarstagandet uppmuntras och projekt pågår med språkpraktikplatser, stöd för ungdomar

som har särskilda behov och ordinarie sommarkraftplatser.

För att få en bild av framtidens arbetsliv och möjligheter att utveckla servicekontoret har

ledningsgruppen fått utbildning i omvärldsbevakning och genomfört egna studier med rapport om

varsitt område. Friare arbetstider och möjlighet att arbeta på annan plats än kontoret har införts och

miljöerna i kontoren på Torsgatan har förbättrats. Det finns rum för olika aktiviteter, fler öppna

områden för de som arbetar tillsammans och/eller med områden som berör varandra och ljudnivån har


sänkts med mjuka mattor.

Med centrala medel

Hälsorådgivning har ökat under 2016 och genomförts i form av friskprofil för en grupp kökspersonal.

Satsningen fortsätter med resten av kökspersonalen under 2017 och 2018. Alla som har haft fler än 3

korta frånvarotillfällen på grund av sjukdom har träffat en företagssköterska tillsammans med sin chef.

För personal som använder rösten som arbetsredskap inom Halmstad direkt används röstcoaching med

sångpedagog.

Träningsmöjligheter har erbjudits i olika former. Tävlingar, aktiviteter på arbetstid, bidrag till

träningskort med mera finansieras till viss del med centrala medel.

Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet

Företagshälsovården har tagit fram arbetssätt för tidiga åtgärder vid korttidsfrånvaro. Även

Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen har medverkat i den strategiska planeringen.

Försäkringskassan har också drivit ett regionalt samarbete med sjukvården för att ge chefer stöd i

rehabiliteringsarbetet.

5.5 Arbetsskador

Arbetsskador

Typ av arbetsskada Antal 2014 Antal 2015 Antal 2016

Olycksfall 18 13 28

Färdolycksfall 3 4 7

Sjukdom 1 1

Totalt 21 18 36

Antalet registrerade olycksfall har ökat väsentligt. Halkolyckor och fall, skär- och klämskador samt

brännskador är vanligast. De allra flesta olyckorna har hänt inom måltidsverksamheten. Under 2015 och

2016 har måltidsservice personal fått ökade kunskaper om anmälan av skador via

incidentrapporteringssystemet (KIA). Det används också för att dokumentera riskanalyser och

skyddsronder och möjliggör en enkel rapportering. Tidigare handläggning var omständig och statistiken

fångade inte alla händelser. Systemet förenklar även chefers dokumentation och uppföljning.

5.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet

Resultat av uppföljningen (sammanfattning)

Servicekontorets verksamheter utökas med nya uppdrag i och med att nya förskolor byggs. Nya tjänster

har tillkommit från hemvårds- och socialförvaltningens verksamhetsservice och nya lokaler har tagits i

anspråk på Montörgatan. Till allra största delen utvecklas arbetsmiljörutinerna i samma takt och

respektive chef har god kontroll. Incidentrapporteringssystemet används till viss del även för att

dokumentera riskinventeringar och skyddsronder och ger därmed påminnelser om utredning och

åtgärder.


Brandskyddsrutiner utvecklas fortfarande och ett system finns på plats. Rollfördelningen är tydligare än

förut men det saknas i flera fall information om vilka som är brandskyddsombud.

Informationen mellan arbetsplatsträffar (APT) och samverkansgrupper kan förbättras och protokoll

publiceras på ett lättillgängligt sätt. Även information om att skyddsorganisationen finns på intranätet

behöver kommuniceras till alla.

5.7 Sammanfattande analys


6 Ekonomisk redovisning


7 Nyckeltal Nyckeltal Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014

Servicekontorets kundnöjdhet - Mäts på hösten 2016. (Ny variant baserad på SCB:s modell. Gränsen för "mycket nöjd" går vid 75.)

Värdet är från den gemensamma NKI-mätningen som gjordes för alla servicekontorets verksamheter hösten 2016. NKI-uträkningen bygger på SCB:s modell där man använder en poängskala från 1-10 som omräknas till ett index. Vi har använt en skala mellan 1-6. Enligt SCB:s modell räknas Index under 40 som "inte godkänt", gränsen för ”nöjd” går vid 55 och ett betygsindex på 75 eller högre indikerar ”mycket nöjd”. Endast drygt 500 av cirka 9000 tillfrågade svarade på enkäten så kvaliteten på mätningen kan ifrågasättas.

73,2 % 90 % 84,2 %

Produktivitet Städ (avverkningsgrad m²/tim)

316,3 314,1 328,3

Produktivitet måltid (antal portioner per dag / årsarbetare)

113

Produktivitet IT (snittledtid per ärende)

Mätetalet kan tyckas högt, vilket främst beror på att alla dygnets 24 timmar, inklusive helger räknas med, trots att bvi endast har öppet 08-17 vardagar.

1 005

Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten)

90%

Produktivitet Kontorsservice (kostnad per försändelse)

0

Andel intäkter i förhållande till anslag

95,3 % 99,4 % 98,6 %


Nyckeltal Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014

Budgetavvikelse Servicekontoret (%)

11% 0% 27%

Budgetavvikelse Städservice (%)

1% 0% 1%

Budgetavvikelse Måltidsservice (%)

2% 0% 0%

Budgetavvikelse Kommuntransport (%)

0% 0% 3%

Budgetavvikelse IT-service (%)

1% 3% 0%

Budgetavvikelse Kontorsservice (%)

0% 18% 186%

Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad verkstad)

70 %

Antal städmaskiner per objekt

1,1 st

IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första samtalet (%)

67 % 51 % 46 %

IT: % av tid tillgänglig hemsida (www.halmstad.se)

Huvudorsakerna till att vi under 2016 haft ett något sämre resultat än väntat

1. Överbelastningsattacker ( Denial-of-service )

2. Angrepp på domännamnssystemet som även påverkat Halmstads kommuns tllgänglighet negativt.

99,87 % 99,93 % 100 %

IT: Andel ärenden som avhjälps via självservice

IT-service självserviceportal har under 2016 mest använts av IT-service egen personal, även för att hantera våra kunders förfrågningar. Under 2017 lanseras flera tjänster och med det kommer ett ökat användande.

2%

Produktivitet Kontorsservice (beläggningsgrad vaktmästare)

88,5%


Nyckeltal Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014

Andel verksamhet inom Städservice i egen regi

Outsouring består av att tjänsten är köpt hos en annan leverantör.

99,1%

Andel verksamhet inom Måltidsservice i egen regi

Under 2017 har vi behållit all verksamhet precis som tidgare år.

99,7%

Andel verksamhet inom Kommuntransport i egen regi, åkeriet

32%

Andel verksamhet inom IT-service i egen regi

90% 90% 90%

Andel verksamhet inom Kontorsservice i egen regi

13 medarbetare heltidsanställda 100%, 1 lönebidragare, 1 ungdomskraft

83%

Antal genomförda IT-utvecklingsprojekt under perioden

Vi har valt att även räkna interna förbättringsprojekt av vår IT-miljö som IT-projekt.

15

%-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten)

Vi slänger ca 6,2 % av en talrik på 400 gr.

6,2% 6,2% 6,7%

Andelen svenskt producerade livsmedel

85 % av det kött vi köpt in under 2016 var svenskt.

85% 85%


8 Väsentliga händelser 2016 var ett positivt och utvecklande år för servicekontoret. Det var det första året som vi belönade

medkänsla (ett av våra fem lönekriterier) och vi sänkte sjukfrånvaron till den lägsta nivån på tre år. Vi

fick också bäst resultat i medarbetarundersökningen bland kommunens förvaltningar och kunderna var

nöjda med våra leveranser. Under hösten togs mycket tid och resurser i anspråk för att förbereda

samordningen av tekniska tjänster från 6 till 1 förvaltningar efter nyår.

På städ- och kontorsservice fick vi vår första städrobot och vi började som första kommun i Sverige att

testa smarta sensorer i kontorsutrymmen för att bland annat kunna se om vi kan jobba smartare med vår

service. Hösten gick mycket åt att förbereda förvandlingen från städ- och kontorsservice till FM-service.

Nästa år kommer vi ha drygt 80 nya serviceproffs hos oss och ett mycket större och bredare ansvar för

service till våra kunder och deras lokaler än vad vi har idag.

Måltidsservice fick under året pris för Hallands bästa skolrestaurang vilket vi är riktigt stolta över. Först i

serveringslinjen i alla våra skolor serveras numera klimatsmart mat och i förskolan har vi startat upp en

pilotverksamhet med pedagogisk matlagning. Båda dessa satsningar kommer vi fortsätta med nästa år

och dessutom vill vi jobba med att skapa större delaktighet i förskoleköken. Nästa år kommer det startas

upp cirka fem nya enheter blandat på förskola, grundskola och äldreomsorg. Vi kommer även att ta över

Patrikshills- och Andersbergs äldreboende.

IT-service införde i år en självserviceportal där kunderna kan börja göra mer saker själva utan att vara

IT-experter. Vi flyttade ut skolan och deras epostsystem i molnet, jobbade med att öka IT-användandet i

kommunen och genomförde en större satsning på IT-säkerhet. Nästa år ökar vi takten för att bli

kommunens digitaliseringsmotor. Bland annat ska vi genomföra några större upphandlingar av IT-

produkter och det ska tecknas nya avtal inom telefoniområdet och med Microsoft. Det nya avtalet med

Microsoft, Office365, bör leda till att vi får möjlighet att jobba på nya sätt, mer mobilt och med större

möjlighet att samarbeta. Mer nytta med hjälp av ny teknik helt enkelt.

Under året tog Kommuntransport fram kommunens första fordonsbokslut där man kan se hur vi

använder våra fordon och vilken miljöpåverkan de har. Vi har även genomfört några stora

upphandlingar på entreprenadmaskiner och miljöfordon. Nästa år vidareutvecklar vi fordonsbokslutet

och har som målsättning att kunna redovisa effekterna av den samordnade varudistributionen på samma

goda vis.

Sist men inte minst bland servicekontorets verksamheter har vi Halmstad direkt. 2016 blev vi med råge

Sverigebäst bland alla de kommuner som mäter invånarnöjdhet med Bright. Fantastiskt kul och vi är

givetvis enormt stolta! Nästa år ska vi dela med oss av våra erfarenheter genom att bjuda in våra

kommunkompisar inom 3KHV till ett kontaktcenterkonvent.

Nästa år blir vi över 600 serviceproffs. Vi vill bibehålla vår kundnöjdhet, utforma ett nytt FM-koncept

tillsammans med kunderna och ta en större roll när kommunen effektiviserar och utvecklar sina

kärnverksamheter. Vi ska jobba vidare med att alla våra medarbetare ska hålla sig friska, öka

delaktigheten och få ökat medledarskap och engagemang. Dessutom ska vi miljödiplomera alla våra

verksamheter. Fullt upp med andra ord.

Download - Verksamhetsberättelse 2016 - Halmstad · 2017. 3. 8. · Verksamhetsberättelse 2016 3 Servicenämnden Halmstads kommun 1 Inledning 2016 var ett positivt och utvecklande år för

Top Related