Bagian 4

KOMUNIKASI Oleh

Dr. Zainuddin Iba, SE., M.M

18 Desember 2017

BAHAN AJAR Teori & Perilaku

Organisasi

Komunikasi

• Setelah mempelajari ini, Anda diharapkan Mampu: 1. Mendeskripsikan Proses Komunikasi 2. Membandingkan kekuatan dan kelemahan komunikasi oral

dengan komunikasi tertulis 3. Membandingkan efektivitas jaringan komunikasi tertulis 4. Mengindentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi pemakaian

rumor 5. Mendiskusikan bagaimana teknologi berbantuan komputer

mengubah komunikasi organisasi 6. Menjelaskan pentingnya saluran yang kaya dalam meningkatkan

efektivitas komunikasi 7. Mengidentifikasi berbagai hambatan umum dari komunikasi yang

efektif 8. Mendeskripsikan potensi masalah dalam kounikasi lintas kultural

Sejumlah kecelakaan pesawat terbang di dunia bisa juga terjadi karena

miskomunikasi. Kecelakaan pesawat terbang dengan korban tewas terbesar sampai saat ini (583 jiwa), setelah dilakukan investigasi mendalam, ternyata dipicu oleh faktor miskomunikasi pilot dan pihak air traffic controller (ATC).

Kecelakaan dashyat yang dimaksud adalah tabrakan dua pesawat Boeing 747 (KLM dan PanAm) di bandara Tenerife North Airport

di Kepulauan Canary (Spanyol) pada tanggal 27 Maret 1977.

https://www.kompasiana.com/eddyroesdiono/miskomunikasi-dan-kecelakaan-penerbangan_5510579fa33311a42dba8aad

Kecelakaan Kapal akibat Komunikasi Buruk

Perbandingan

• SURABAYA– Penyebab kecelakaan kapal motor dengan kapal tanker di Selat Sunda, Rabu (26/9), dinilai akibat buruknya sistem komunikasi kelautan (SKK). Saat ini banyak kapal Indonesia yang SKK-nya buruk. ”Tapi, tapi kita tidak tahu apakah masalahnya ada pada SKK dari kapal kita atau SKK dari kapal asing itu. Yang jelas, kalau SKK itu berjalan normal, tentu kecelakaan itu tak perlu terjadi,” kata pakar transportasi laut Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Saut Gurning di Surabaya kemarin. Menurut Saut, indikasi tidak berjalannya SKK di KMP Bahuga Jaya itu sangat mungkin terjadi.

http://www.instran.org/index.php/en/news-room/national/3451-kecelakaan-kapal-akibat-komunikasi-buruk

FUNGSI-FUNGSI KOMUNIKASI

1. Kontrol ;

Fungsi komunikasi ini untuk mengendalikan perilaku anggota dengan beberapa cara. Setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh pegawai. Bila pegawai, misalnya, diminta untuk terlebih dahulu mengkomunikasikan setiap keluhan yang berkaitan dengan pekerjaan ke atasan langsungnya, sesuai dengan uraian tugasnya, atau sesuai dengan kebijakan perusahaan, komunikasi itu menjalankan fungsi pengendalian. Namun komunikasi informal juga mengendalikan perilaku.

2. Motivasi Komunikasi memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para

pegawai apa yang harus dilakukannya. Seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja yang dibawah standar.

3. Ekspresi emosional Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok atau organisasi

merupakan mekanisme fundamental dimana para anggota menunjukkan kekecewaan dan kepuasan. Oleh karena itu, komunikasi memfasilitasi pelepasan ungkapan emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.

4. Informasi

Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan dan kelompok untuk mengambil keputusan melalui penyampaian data guna mengenali dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif.

Proses Komunikasi

Arah Komunikasi • Kebawah; Komunikasi yang mengalir dari satu

timhkatan dalam kelompok atau organisasi ketingkata yang lebih rendah disebut komunikasi kebawah

• Keatas; Komunikasi keatas mengalir menuju tingkatan yang lebih tinggi dalam suatu kelompok atau organisasi

• Lateral; ketika komunikasi terjadi antaranggota dari kelompok kerja pada tingkatan yang sama, antarmanajer pada tataran yang sama, atau diantara individu-individu yang setara secara horizontal, kita menybutnya sebagai komunikasi laterar

Komunikasi Antar Personal

• Bagaimanakah para anggota kelompok mentransper makna di antara mereka dan antara satu sama lain?.

• Terdapat tiga metode pokok. Pada dasarnya, orang menggunakan komunikasi lisan, tertulis, dan nonverbal

1. Komunikasi Lisan; • Sarana utama untuk menyampaikan pasan adalah komunikasi lisan.

Pidato, berbagai diskusi formal satu-lawan-satu dan kelompok, serta desas desus informal atau desas-desus merupakan beberapa bentuk populer dari komunikasi lisan.

• Kekuatan komunikasi lisan terletak pada kecepatan dan umpan baliknya. Suatu pesan verbal dapat disampaikan dan jawabannya bisa diterima dalam waktu yang singkat

Sebagai wakil presiden eksekutif dan kepala operasional Toyota Motor Sales USA, Jim press mengandalkan komunikasi lisan untuk memberikan panduan operasional bagi perusahaan mobil tersebut dalam pasarnya yang terpenting. Terlihat disini, press sedang memotivasi Para karyawannya dengan pidato yang penuh semangat. Ia sering mengunjungi diler-diler Toyota, berbicara denngan dengan semua orang mulai dari resepsionis hingga mekanik, Untuk mendapatkan umpan balik mengenai preferensi dan persoalan para pembeli mobil AS

2. Komunikasi Tertulis;

Komunikasi tertulis meliputi memo, surat, faks, e-mail, pesan instan, majalah organisasional, pengumuman yang ditempelkan di papan buletin, atau sarana-sarana lain yang disampaikan melalui tulisan atau simbol.

https://www.google.com/search?q=contoh+gambar+komunikasi+tertulis&client=firefox-b&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&ved=0ahUKEwiEv-

Tn5PXXAhUDOI8KHdE3BZsQsAQIJg&biw=1366&bih=615

3. Komunikasi Nonverbal

• Setiap kali memberikan sebuah pesan secara verbal kepada seseorang, kita juga menyampaikan pesan nonverbal.

• Dalam beberapa hal, komponen nonverbal itu dapat berdiri sendiri. Sebagai contoh, di sebuah bar kaum lajang, pandangan, tatapan, seyuman, kerutan dahi, dan gerakan tubuh yang provokatif menyampaikan artinya sendiri

https://www.google.com/search?q=gambar+komunikasi+nonverbal&client=firefox-

Komunikasi Organisasi . . . • Fokus kita disini adalah jaringan komunikasi formal,

informal, mekanismen berbantuan komputer yang digunakan organisasi untuk memfasilitasi komunikasi, dan topik manajemen pengetahuan yang terkait dengannya.

1. Jaringan Kelompok Kecil Formal

2. Jaringan Komunikasi Informal Sistem formal bukanlah satu-satunya jaringan komunikasi dalam

sebuah kelompok atau organisasi. Ada pula Jaringan Informal, yang disebut Desas Desus (grapevine). Meskipun bersifat informal, tidak berarti bahwa desas-desus bukanlah sumber informasi yang penting.

Jejaring

Kriteria Rantai Roda Seluruh Saluran

_______________________________________________________________________________

Kecepatan Menengah Cepat Cepat

Akurasi Tinggi Tinggi Menengah

Kemunculan seorang pemimpin Menengah Tinggi Tidak Ada

Kepuasan Anggota Menengah Rendah Tinggi

3. Komunikasi Bebasis Komputer

• Dewasa ini, komunikasi di dalam organisasi-organisasi diperkuat dan diperkaya dengan berbagai teknologi berbantuan komputer.

• Teknologi tersebut meliputi:

* e-mail

* pesan instan

* hubungan internet dan

ekstranet

* konferensi vidio

Beberapa saran untuk Meminimalkan Kosekuensi Negatif dari Desas-desus

1. Mengumumkan daftar waktu untuk membuat keputusan-keputusan penting

2. Menjelaskan berbagai keputusan dan perilaku yang tampak tidak konsisten atau bersifat rahasia

3. Menekankan asfek negatif, begitu juga asfek positif, dari keputusan-keputusan dan rencana masa depan terbaru

4. Secara terbuka, mendiskusikan kemungkinan-kemungkinan terburuk – hal ini tidak akan memprovokasi kekhawatiran seperti halnya khayalan yang tak terucapkan

Komunikasi dengan bantuan komputer memungkinkan Carole Levin untuk bekerja dari rumahnya.

Levin adalah seorang manajer penjualan di tokonic, sebuah pemasok riset medis. Ia mengelola sebuah tim yang terdiri atas para tenaga penjual di tempat jauh dengan menggunakan telepon seluler, alat PDA genggam, dan sebuah komputer laptop

Di overlake Hospital Medical Center di Bellevue, Washington, Wi-Fi memfalisitasi komunikasi antar staf medis. Bagi para perawat dan dokter di ovelake, yang biasanya berada jauh dari sebuah komputer atau telepon, Wi-Fi menyediakan akses instan pada catatan-catatan medis pasien dan data keamanan obat. Staf medis Overlake menggunakan jaringan Wi-Fi untuk melakukan kunjungan pemeriksaan dengan laptop, dan para perawat membawa telepon nirkabel untuk memanggil dokter. Rumah sakit tersebut juga menggantikan grafik-grafik kertas dengan papan elektronik dan PDA

4. Manajemen Pengetahuan

Manajemen Pengetahuaan-MP (knowledge management-KM). Ini merupakan sebuah proses untuk mengorganisasi dan mendistribusikan kebijaksanaan kolektif suatu organisasi sehingga informasi yang tepat disampaikan kepada orang yang tepat pada saat yang tepat. Bila dilakukan dengan benar, MP memberikan sebuah organisasasi yang berkualitas kompetitif dan peningkatan kinerja perusahaan karena hal tersebut membuat para karyawannya lebih cerdas.

Pilihan Saluran Komunikasi Kekayaan Informasi dari Saluran-saluran Komunikasi

Hambatan Bagi Komunikasi Yang

Efektif

• Penyaringan; Sebuah manipulasi pengiriman informasi sehingga akan terlihat lebih baik oleh penerima.

• Persepsi Selektif; Orang secara selektif memilih dengan mengintepretasikan apa yang mereka lihat atas dasar minat mereka, latar belakang, pengalaman, dan sikap.

• Kelebihan Informasi; Sebuah kondisi dimana informasi melebihi kapasitas yang dapat diproses individu.

• Emosi; Bagaimana perasaaan penerima ketika suatu pesan diterima akan mempengaruhi bagaimana pesan itu diartikan.

• Bahasa; Kata yang mempunyai maksud yang berbeda kepada orang yang berbeda.

• Kesulitan Komunikasi; Ketertarikan dan tekanan yang tidak pantas tentang komunikasi lisan, komunikasi tertulis atau kedua-duanya.

Isu-isu Terkini dalam Komunikasi

Hambatan-hambatan Komunikasi antara Perempuan

dan Laki-laki

Laki-laki mengarah pada:

Status penekanan, tenaga

atau Kekuasaan dan

kebebasan

Keluhan karena wanita

bicara terus menerus.

Penawaran solusi

Bualan atas pemenuhan

mereka.

Wanita mengarah pada:

Penetapan koneksi dan

keakraban

Mengkritik laki-laki yang tidak

mendengar.

Berbicara tentang permasalahan

untuk mempromosikan

kedekatan.

Menyatakan penyesalan dan

memberikan pertimbangan atas

suatu percakapan.

Sikap Diam sebagai Komunikasi

• Ketiadaan suara atau suara gaduh

–Bentuk Kekuatan dari Komunikasi

–Dapat menandai adanya:

•Pemikiran

•Kemarahan

•Ketakutan

–Melihat gaps, sela, dan keraguan didalam percakapan.

• Komunikasi yang

“Benar Secara Politik” • Meniru kata-kata tertentu, menakut-nakuti, dan menghina

individu.

• Dalam suatu kekuatan pekerja yang berbeda, kita harus sensitif terhadap bagaimana kata-kata itu mempengaruhi orang lain.

– Yang dipindahkan : orang cacat jasmani, buta, dan lebih tua.

– Digantikan dengan : kelemahan fisik, lemahnya penglihatan, dan senior.

• Pemindahan kata-kata tertentu dari kosakata membuat lebih keras untuk komunikasi yang teliti.

– Yang dipindahkan : sampah, kuota, dan wanita-wanita.

– Digantikan dengan terminologi : barang sisa, hak kekayaan bidang pendidikan, dan gender.

Komunikasi Lintas Kultural

• Hambatan-hambatan Kultural

1. Hambatan yang disebabkan semantik

2. Hambatan yang disebabkan oleh konotasi kata

3. Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan nada bicara

4. Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi

• Isyarat tangan Memiliki Arti Berbeda di Negara-negara Yang berbeda

Kultur Konteks- Tinggi versus Rendah

High-Konteks Kultur

Kultur yang sangat mempercayakan pada isyarat nonverbal dan sulit dipisahkan dari situasional ke komunikasi.

Low-Konteks Kultur

Kultur yang sangat mempercayakan pada kata-kata untuk menyampaikan maksud dari komunikasi.

1. “Komunikasi yang tidak efektif merupakan kesalahan si pengirim.” setuju atau tidak setujukah anda dengan pernyataan tersebu? Jelaskan.

2. Apakah yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kemungkinan bahwa komunike Anda akan diterima dan dipahami seperti yang Anda Inginkan?

3. Bagaimanakah para manajer dapat memanfatkan cara desas-desus demi keuntungan mereka?

4. Menggunakan konsep kekayaan saluran, berikan contoh-contoh pesan yang paling baik disampaikan melalui e-mail, komunikasi tatap muka, dan pada papan buletin perusahaan.

5. “sebagian besar orang adalah pendengar yang buruk.” Setuju atau tidak setujukah Anda dengan pernyataan tersebut. Beri penjelasan pada pendapat Anda

Pertanyaan untuk Berpikir Kritis

TERIMA KASIH Sumber - Bab 11