PRAKTEK KERJA INSTANSI (PRAKERIN)

DINAS KUMPERINDAG PROV.GORONTALO

MENANGANI SURAT MASUK

DINAS KUMPERINDAG PROV.GORONTALO

DI SUSUN OLEH :

DIAN PRATIWI MUDA

NIS : 9982916576

PEMERINTAH KABUPATEN BONE BOLANGO

DINAS PENDIDIKAN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 SUWAWA

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN

PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA INSTANSI

DINAS KUMPERINDAG PROV.GORONTALO

TANGGAL 19 Januari s.d 24 April 2015

Telah disahkan pada :

Hari / Tanggal :

Waktu :

(Peserta PrakerinDian Pratiwi MudaNIS : 9982916576) (Pembimbing DUDIHJ.Ernawaty Panu S.Pd.M.PdNIP : 196304191984122003)

Mengesahkan

Kepala Kepala Ketua Panitia

Program Keahlian SMK Negeri 1 Suwawa

Dra. Amna Limonu Hamzah Yusuf, S.pd, M.pd Ratna Remi Liputo, S.pd, Mpd

NIP.19611222 200701 2 002 NIP. 19660701 199001 1 002 NIP. 19690516 200312 2

LEMBAR PENETAPAN UJIAN

LAPORAN KEGIATAN PRAKTEK KERJA INSTANSI

DINAS PENDIDIKAN KEBUDAYAAN PEMUDA DAN OLAHRAGA

PROVINSI GORONTALO

Tanggal 19 Januari s.d. 24 April 2014

Telah ditetapkan pada tanggal :

Tim penguji:

Penguji umum:

Erna Panigoro, S.Pd, M.Si(..)

Penguji khusus :

Dra. Amna Limonu(..)

Mukmin Idrus, S.Pd(..)

Sherli H. Kotae, S.Pd(..)

Menyetujui,

Kepala SMK negeri 1 suwawa

Hamzah Yusuf, S.pd,M.pd

NIP. 19660701 199001 1 002

BIODATA SISWA PRAKERIN

Nama: Dian Pratiwi Muda

Jenis Kelamin: Perempuan

Tempat Tanggal Lahir: Gorontalo, 04 Agustus 1998

NISN/NIS: 9982916576

Agama: Islam

Kelas / Program Keahlian: XI / Administrasi Perkantoran

Lokasi Prakerin: Dinas Kumperindag Provinsi Gorontalo

Golongan Darah: B

Asal Sekolah: SMK NEGERI 1 SUWAWA

Alamat Sekolah: Jl.Kasmat Lahay No.56 Ds.Bube Baru Kec.Suwawa

Alamat Rumah: Jl.Toto Tengah Ds.Toto Selatan Kec.Kabila

Nomor Tlp/HP: 082293388560

Nama Orang Tua/Wali

Ayah: Imran Muda

Ibu: Amaria Husain

MOTO DAN PERSEMBAHAN

Jadilah seperti kerang dilautan yang selalu kuat,meskipun terus dihantam ombak dan lakukanlah hal yang bermanfaat untuk diri sendiri dan juga untuk orang lain,karena hidup tidak ad yang abadi

Ku Persembahkan DHARMA dan Bhaktiku

Kepada

Ayah : Imbran Muda

Ibu: Amaria Husain

Tak lupa buat kakak dan adikku

( Dedi Pratama Muda )

( Zulfikar Muda )

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat dan hidayahnya Penyusun Laporan Kerja Industri (PRAKERIN) dapat menyelesaikan laporan dengan baik. Dan laporan ini sebagai bukti bahwa kami telah menyelesaikan Prakerin dengan baik .

Laporan ini dapat terselesaikan atas bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu saya mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang ikut membantu dalam penyelesaian laporan ini, terutama kepada :

1.Bapak Hamzah Yusuf,S.Pd,M.Pd selaku Kepala Sekolah SMK Negeri 1 Suwawa

2. Ibu Ratna Reni Liputo, S.Pd, selaku Ketua Panitia Prakerin

3. Ibu Dra.Amna Limonu selaku Kepala Program Keahlian Admnistrasi Perkantoran

4. Ibu Febriyani Pioke selaku Wali kelas XI APK B

5. Ibu Erna Panigoro, S.Pd, M.Si selaku Tim penguji dan Pembimbing

6. Staf Dewan Guru dan TU SMK N 1 Suwawa

7. Kepala Dinas Kumperindag Prov.Gtlo Bapak Abd.Haris Hadju M.Pd,MM

8.BapakIbu seluruh staf bagian Umum dan Kepegawaian dan Perlengkapan baik PNS maupun tenaga honorer yang telah membantu kami selama PKL.

9. Kepada kedua Orang tua saya yang tercinta

10. Dan kepada semua pihak yan telah membantu saya dalam menyusun laporan ini.

Kami menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini jauh dari sempurna, baik dari segi penyusunan, bahasan, ataupun penulisannya. Oleh karena itu sayamengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun, khususnya dari guru mata pelajaran guna menjadi acuan dalam bekal pengalaman bagi kami untuk lebih baik di masa yang akan datang.

Suwawa, 24 Apri2015

Penyusun

Dian Pratiwi Muda

NISN. 9982916576

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL..i

LEMBAR PENGESAHAN...ii

LEMBAR PENETAPAN PENGUJIiii

KATA PENGANTARiv

DAFTAR ISIv

BAB I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang1

1.2 Rumusan Masalah...2

1.3 Batasan Masalah 2

BAB II. PEMBAHASAN

2.1 Surat Masuk.3

BAB III. PENUTUP

3.1. KESIMPULAN11

3.2. Saran 12

BAB IV. DAFTAR PUSTAKA 13

LAMPIRAN-LAMPIRAN

URAIAN UMUM

A. Sejarah Berdirinya Kantor Perindag Prov.Gtlo14

B. Visi Dan Misi Kantor Perindag Prov.Gtlo.14

C. Struktur Organisasi 15

D. Daftar Hadir

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Pada dasarnya surat sangat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang di lakukan. Besar Kecilnya kantor dapat di lihat dari banyak sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut, baik surat masuk maupun surat keluar.

Surat masuk adalah surat-surat yang di terima oleh suatu instansi, perusahan dan organisasi. Surat Keluar adalah surat-surat yang di keluarkan atau di buat suatu instansi, perusahaan dan organisasi untuk di kirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Menurut S.Hidajat

Surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain .

Menurut Prajudi Atmosudirdjo

Surat adalah sehelai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang I tunjukan pada lamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.

Menurut Diana Nababab

Surat merupakan alamat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat tidak secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pegirimnya .

Menurut Djoko Purwanto

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.

2.1 SURAT MASUK

Di kantor Perindag Provinsi Gorontalo sebagai besar surat yang berbentuk lembar kertas, ada yang lembarnya tipis, sedang maupun tebal. Dalam surat terkadang berbagai macam informasi sesuai dengan kepentingan masing-masing, contohnya surat dinas yang di kirimkan oleh bagian umum.Sedangkan lainya yang berbentuk surat tugas, surat keputusan,surat undangan, surat rekomendasi dan lain-lain.

Dalam menagani surat masuk di kantor Perindag Provinsi Gorontalo biasanya pada satu hari terdapat 5 sampai 15 surat .Setiap hari surat yang masuk selalu berbeda ada yang sifatnya undangan rapat, undangan mengikuti Sepeda Sehat, dll.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan Latar Belakang di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut :

1 Bagaimana cara menangani surat masuk pada buku agenda?

2 Bagaimana langkah-langkah menangani surat masuk pada buku agenda?

1.3. BATASAN MASALAH

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka penulis membatasi pada:

Bagaimana cara menangani surat masuk pada buku agenda?

BAB II

PEMBAHASAN

Di Kantor Perindag Provinsi Gorontalo pengurusan surat masuk dilakukan dengan cara

a. Penerimaan Surat

Penerimaan surat di kantor Perindag Provinsi Gorontalo dilakukan oleh pegawai staf kepegawaian, kegiatanya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, karena ruangannya berada di depan pintu masuk kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, mereka yang sering kali menerima surat.

Semua surat masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian ataupetugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak.Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan.

b. Penyortiran Surat

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan.

Jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat di berikan langsung kepada yang bersangkutan. Apabila surat dinas menyangkut kepentingan kantor, maka surat tersebut harus di proses lebih lanjut.

c. Pencatatan Surat

Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil ditelititentang kelengkapan-kelengkapan yang ada.Disini tidak semua surat boleh dibuka, ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas dan hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah surat rahasia dan surat pribadi.Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja.Kemudian membubuhkan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat. Setelah surat distempel agenda serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan pada buku agenda surat masuk.

Contoh Buku Agenda Surat Masuk

NO

URU

T

NOMOR BERKA

S

ALAMA

T PENGIRIM

SURAT MASUK

NOMOR

PETUNJU

K

NOMO

R

PAKET

TANGGA

L

NOMOR

PERIHA

L

1

01

SEKDA PROVINISI GORONTALO

17-04-2015

005/BiroP2E/983

PEMBERITAUAN

01/01

-

d. Pengarahan Surat

Surat yang sudah diagendakan kemudian dilampiri lembar disposisi, setelah itu, surat masuk berikut lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembar disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.Surat yang telah memperoleh instruksi kemudian diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses.

e. Penyampaian Surat

Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada pada suatu organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusian surat. Data yang tercatat disini lebih sedikit dari buku agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima. Apabila pendistribusian surat masih di lingkungan intern perusahaan/kantor cukup dicatat pada Buku Ekspedisi Intern, dan untuk pendistribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, maka harus dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern.

f. Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata laksana untuk disimpan/diarsip dengan menggunakan metode pengarsipan yang digunakan dikantor tersebut.

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Cara mendisposisi surat meliputi : (1) Penerimaan surat, (2) Penyortiran surat, (3) Pencatatan Surat, (4) Pengarahan surat, (5) Penyampaian surat, (7) Penyimpanan surat. Sehingga surat dapat didisposisikan dan diarsip dan ditindak lanjuti agar dapat diatasi dengan mudah dan cepat.

3.2. Saran

3.2.1 Saran Untuk Dudi

Mempererat persatuan dalam menjalankan suatu pekerjaan

3.2.2. Saran Untuk Sekolah

Diharapkan untuk tetap menjaga citra dan nama baik sekolah dan apabila nantinya prakerin menjumpai masalah yang sukar agar dapat mendiskusikan masalah tersebut dengan instruktur/pembimbing di lokasi .

3.2.3. Saran Untuk Siswa

Jangan pernah lupa untuk ber Doa kepada ALLAH SWT . Agar kita bias menjalankan segala pekerjaan dengan baik .

DAFTAR PUSTAKA

http://yomielow.files.wordpress.com/2012/10/modul-menangani-surat-dokumen1.docx

URAIAN UMUM

A. Sejarahnya Berdirinya Kantor Perindag Provinsi Gorontalo

Gorontalo merupakan salah satu provinsi yang lahir seiring dengan bergulirnya otonomi daerah di Indonesia pada tanggal 16 Februari 2001. Sebagai provins baru Gorontalo menghadapi sejumlah tantangan antara lain minimnya sumber daya alam, tingginya angka kemiskinan dan pengangguran, namun dalam kurun waktu 13 tahun, gorontalo berhasil membuktikan bahwa kondisi tersebut bukanlah penghalang bagi pemerintah daerah dan masyarakat untuk membangun ekonomi daerah. Dengan visi yang jelas, terukur dan relevan pemerintah provinsi Gorontalo bersama sama pemerintah Daerah Kab/Kota mengelola kebijakan public secara efektif, efisien dan ekonomis terutama melalui iterfensi fiscal daerah terhadap sector sector strategis, bernilai tambah tinggi dan berpengaruh luar bagi masyarakat.

Dinas koperasi, UMKM, Perindustrian dan Prdagangan Provinsi Gorontalo merupakan salah satu dinas yang turut berpengaruh dan memiliki andil dalam pembangunan ekonomi masyrakat. Sebagian dari perjalanan daerah Gorontalo dalam membangun ekonomi, melalui kebijakan pembangunan dibidng koperasi, Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM), Industri Kecil Menengah (IKM) dan Perdagangan diselenggarakan oleh Dinas Koperasi, UMKM, Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Gorontalo. Dinas Kumperindag Provinsi Gorontalo awalnya terbentuk dengan nama Dinas Perindustrian Perdagangan dan Tenaga Kerja Provinsi Gorontalo pada tanggal 21 Februari 2001 sampai 11 Maret 2002 yang dikepalai oleh Ibu Hj. Etty Yusnani, SE, MM seiring dengan pembangunan daerah, Dinas ini seudah mengalami 3(tiga) kali perubahan nama Dinas, pada tahun 2002 berubah menjadi DIinas Perindustrian Perdagangan dan Penanaman Modal, kemudian dalam peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2007 berubah menjadi Dinas Koerasi, Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Gorontalo, dan terakhir Pergub nomor 12 tahun 2013 tentang pembentukan OTK Dinas Koperasi, Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Gorontalo diganti menjadi Dinas Koperasi, UMKM, Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Gorontalo sekarang dijabat oleh Drs.Abdul Haris Hadju, MM dengan Visi dan Misi yang turut mendukung dn melaksanakan 10 Program/ arah Pembangunan Provinsi Goontalo Periode 2012 2017 yakni pengembangan Koperasi, Usaha Mikro Kecil Mengengah, Kredit Usaha Rakyat. Industry Kecil Menengah dan Perdagangan yang produktif, kompetitif dan mandiri.

Sebagian dari perjalanan daerah gorontal dalam membangun ekonomi, melalui kebijakan pembangunan di bidang kperasi, usaha mikro kecil dan menengah (UMKM) , Industri kecil menengah (IKM), dn perdaganan diselenggarakan oleh Dinas Koperindag Provinsi Gorontalo.

B. VISI MISI KANTOR PERINDAG PROVINSI GORONTALO

VISI : Transformasi Usaha

MISI : Memberdayakan usaha Koperasi, usaha mikro, kecil menengah, peribdustrian dan perdagangan yang produktif. Misi inimenggandung pengertian :

1. Memberdayakan usaha koperasi, UMKM, Perindustrian dan Perdagangan adalah upaya dalam rangka menuju gerbang kemajuan ekonomi rakyat yang bermartabat dan sejahtera.

2. Usaha Koperasi, UMKM, Perindustrian dan Perdagangan yang produktif adalah sikap dan tindakan yang mengedpankan penambahan hasil, membandingkan hasil sekarang dan hasil seblumnya, hasil yang dimiliki dengan pihak lain.

3. Usaha koperasi, UMKM, Penrindustrian dan Perdagangan yang kompetitif adalah usaha yang mempunyai daya saing, mutu dan kualitas produknya dapat diterima oleh semua pihak.

4. Usaha Koperasi, UMKM, Perindustrian dan Perdagangan yang mandiri adlah kemampuan unntuk mengaasi permasalahn yang dihadapi dengan mengandalkan potensi yang dimiliki, tanggguh dan terbuka dalam melaksanankan usaha untuk ksejahteraaan dirinya maupun masayrakat sekitarnya.

.

7

Dyan Pratiwi Muda