e-book - 4 passos para planear uma auditoria interna
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Tema4 Passos para Planear uma Auditoria Interna
Qualificação de Auditores Internos: ISO 9001
e-Book com 20 slides
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Índice
Introdução 3-4
Importância dos Auditores Internos 5
Porquê Planear? 6-7
Definir o Âmbito da Auditoria 8
Planeamento de uma Auditoria 9-15
Pós-planeamento 16-17
O que Fazer Depois de uma Auditoria? 18
Bibliografia 19
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Uma auditoria é um processo sistemático, independente e
documentado das atividades desenvolvidas por determinada
empresa. Este processo tem como objetivo identificar áreas de
melhoria, avaliar a eficácia dos procedimentos estabelecidos e
verificar se os documentos aplicáveis são compreendidos e
seguidos.
Quanto às entidades promotoras, as auditorias podem ser internas, de
diagnóstico, externas e suplementares.
IntroduçãoQual a razão para realizar uma auditoria interna?
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De acordo com a norma ISO 9001, esta atividade serve para:
• Verificar se as atividades relacionadas com a Qualidade e os
resultados associados estão em conformidade com as disposições
previstas;
• Determinar a eficácia do Sistema da Qualidade.
IntroduçãoQual a razão para realizar uma auditoria interna?
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Para além de serem capazes de interpretar os requisitos da Norma ISO
9001, os auditores internos podem realizar auditorias internas no âmbito da
Qualidade.
A gestão eficaz de um programa de auditorias depende da existência,
dentro da organização, de uma pessoa com competências e experiência
para assegurar, acompanhar e avaliar o programa.
Desta forma é possível garantir o desempenho adequado e relevante dos
profissionais antes da realização de uma auditoria externa.
Importância dos auditores internos
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Primeiramente é necessário definir com o cliente os objetivos da auditoria.
Razões que podem levar à realização de uma auditoria:
• Determinar a conformidade dos sistemas com os requisitos das normas
de referência;
• Avaliar o comprimento dos requisitos legais e regulamentares aplicáveis;
• Comparar os sistemas de diversas organizações candidatas a
fornecedores.
Porquê planear?
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Depois de conhecidas as motivações do cliente, a auditoria pode começar a
ser planeada. Mas atenção: Todo o planeamento requer cuidado e
profissionalismo, de modo a que seja sério e facilmente aceite como um
contributo para a melhoria contínua do sistema.
O auditor deve, por isso, ter em atenção três aspetos:
• Existência (visibilidade, documentação, autoridade, responsabilidade, entre outros);
• Operacionalidade (conhecimento, entendimento e recursos – pessoas, equipamento e
condições ambientais...);
• Eficácia (objetivos alcançados, problemas resolvidos, ações corretivas adequadas...).
Porquê planear?
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Definir o âmbito da auditoria
Ainda antes de elaborar o plano é importante perceber qual o campo de
ação da auditoria, como os locais, os processos e as atividades que serão
alvo de análise.
Para isso é necessário determinar os seguintes fatores:
• Se um local, processo ou atividade contribui, significativamente, para o
âmbito e objetivos da auditoria;
• O tipo de auditoria;
• A experiência dos auditores e a sua disponibilidade;
• A complexidade e a extensão das atividades a auditar.
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Texto em destaque
Devem estar implícitos alguns elementos
como:
• Identificação dos documentos de referência;
• Identificação dos elementos da equipa auditora;
• Identificação das unidades orgânicas a serem auditadas;
• O calendário e o tempo estimado para cada atividade a ser
auditada, incluindo as reuniões a terem lugar;
• Requisitos especiais de confidencialidade e segurança da
informação;
• Documentos a serem retidos.
Segundo a norma ISO 19011
Planeamento de uma auditoria
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Texto em destaque
1. Reunião Inicial
2. Análise de Documentação Aplicável
3. Realização da Auditoria
4. Relatório da Auditoria
Etapas a ter em conta:
Planeamento de uma auditoria
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Texto em destaque
Nesta etapa devem ser definidos os objetivos, o
âmbito e o calendário. A documentação necessária
ou em falta deve também ser adquirida nesta fase.
Exemplos de documentação:
• Manual da Qualidade;
• Lista dos Requisitos Legais Aplicáveis;
• Identificação dos Perigos e Avaliação dos Riscos
Impressos.
1. Reunião Inicial
Planeamento de uma auditoria
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Texto em destaque
A execução correta e eficaz desta etapa pode
fazer a diferença em todo o processo de
planeamento. Isto porque irá permitir a fácil
perceção do sistema em causa, o reconhecimento
de possíveis deficiências estruturais da
documentação, a identificação de aspetos a
observar e clarificar e uma melhor calendarização
face aos objetivos propostos.
2. Análise da Documentação Aplicável
Planeamento de uma auditoria
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Texto em destaque3. Realização da auditoria
Planeamento de uma auditoria
É nesta fase que os objetivos devem ser postos em
prática, utilizando técnicas adequadas para garantir
o cumprimento da calendarização. Durante a
auditoria, os auditores devem tentar manter a
concordância com os responsáveis das áreas a
auditar, de modo a evitar conflitos desnecessários.
Por exemplo: Deixar que os responsáveis das áreas leiam as notas tiradas
durante a auditoria para que, no relatório da auditoria, não seja uma
surpresa).
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Texto em destaque4. Relatório da auditoria
Planeamento de uma auditoria
O formato do relatório deve ser definido pela organização,
ainda que deva responder aos seguintes aspetos:
• Datas e locais;
• Representantes das áreas/organizações auditadas;
• Auditores;
• Objetivos da auditoria;
• Âmbito;
• Áreas auditadas;
• Resumo dos resultados/conclusões;
• Constatações detalhadas;
• Distribuição do relatório;
• Ações subsequentes.
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Texto em destaque4. Relatório da auditoria
Planeamento de uma auditoria
A eficácia de uma auditoria pode depender de fatores
como:
• A cobertura de aspetos dos sistemas aplicáveis e dos
interesses das partes interessadas;
• A cooperação entre as partes envolvidas;
• A não responsabilidade dos auditores pelas áreas
auditadas;
• A qualificação dos auditores;
• O facto de as auditorias não serem confundidas com
atividades de inspeção ou controlo de rotina.
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Depois de bem planeada, o próximo passo é preparar a auditoria e
executar o plano elaborado.
Contudo, é necessário determinar a frequência de realização das
próximas auditorias, mediante os seguintes aspetos:
• A importância dos processos e das atividades para o(s) sistema(s);
• A rapidez de alteração das caraterísticas dos processos e das atividades;
• A experiência adquirida (ou a falta dela) sobre estes processos e
atividades (por exemplo, a análise da informação existente conduziu ao
surgimento de eventuais problemas).
Pós-planeamentoO que acontece?
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O programa das auditorias é suscetível de ser alterado quando se
verificarem situações como:
• Alterações importantes na estrutura organizacional da área que se
pretende auditar;
• As anomalias mostrarem que os resultados desejados não estão a ser
alcançados de forma consistente;
• Os processos de gestão não atingirem os objetivos;
• A preparação de outro tipo de auditoria (por exemplo: externa)
Pós-planeamentoO que acontece?
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Após a auditoria, a organização auditada deve responder, por escrito, ao
relatório da auditoria dentro do prazo estabelecido com o auditor. A
resposta deve incluir quais as ações corretivas ou preventivas face às
anomalias encontradas durante a auditoria e o prazo para a sua
implementação.
O que fazer depois de uma auditoria?
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Bibliografia
Leal, Marisa (s.d) Auditoria Interna: conceitos. Qualificação de Auditores
Internos da Qualidade ISO 9001. Manual: Módulo 1. ZONAVERDE
Leal, Maria (s.d) Métodos e Técnicas de Auditoria. Qualificação de Auditores
Internos da Qualidade ISO 9001. Manual: Módulo 3. ZONAVERDE
Imagens:
https://sindiauditoria.files.wordpress.com/2014/12/auditor-interno.jpg
http://www.blogdaqualidade.com.br
http://destinonegocio.com/br/wpcontent/uploads/sites/2/2015/06/auditoria.jpg
https://www.iped.com.br/_upload/galleries/2015/08/31/principais-
procedimentos-auditoria-contbil-55e3d82567970.jpg
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Fim da apresentação
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