e-devlet İle tİcarİ uygulamarin gelİŞİmİ ve kontrolÜ
TRANSCRIPT
1
AHMET YESEVİ ÜNİVERSİTESİ
YÖNETİM-BİLİŞİM SİSTEMLERİ YÜKSEK LİSANS
DÖNEM PROJESİ
E-DEVLET İLE TİCARİ UYGULAMARIN GELİŞİMİ VE KONTROLÜ
HAZIRLAYAN
152172056
Cem Burak Engin
DANIŞMAN
YRD.DOÇ.DR. TANER ARABACIOĞLU
2
Teşekkür
Çalışmalarım boyunca değerli yardım ve katkılarıyla beni yönlendiren ayrıntılı bir şekilde
inceleyen, yeni fikirleri ile yol gösteren Sayın Yrd. Doç. Dr. Taner ARABACIOĞLU hocama
sonsuz teşekkürlerimi bir borç bilirim.
3
İçindekiler
Teşekkür ........................................................................................................................................................ 2
İçindekiler........................................................................................................................................................ 3
Özet ........................................................................................................................................................ 4
1.Giriş .................................................................................................................................................... 4
2.E-Fatura ............................................................................................................................................ 5
2.1.Tarihçe ..................................................................................................................................................... 6
2.2.Dünyada E-Fatura ................................................................................................................................ 7
2.3.E-Fatura Nasıl Gönderilir. ................................................................................................................. 8
2.4.E-Fatura Kullanma Yöntemleri ....................................................................................................... 8
2.4.1.GİB Portal Yöntemi: ......................................................................................................................................................... 8
2.4.2.Entegrasyon Yöntemi:..................................................................................................................................................... 9
2.4.3.Özel Entegrasyon Yöntemi: .......................................................................................................................................... 9
2.5.E-Fatura İşlem Süreci .......................................................................................................................... 9
2.6.E-Fatura Muhafaza, İbraz, Mali Mühür ve Güvenliği ............................................................ 11
2.7.E-Fatura Uygulamasının Avantajı ve Dezavantajı ................................................................. 11
3.E-Arşiv ............................................................................................................................................ 12
3.1.E-Arşiv Nedir ....................................................................................................................................... 12
3.2.E-arşiv Neden Kullanılmalıdır ...................................................................................................... 13
3.3.Kimler E-arşiv Kullanmalıdır. ...................................................................................................... 14
3.4.E-arşiv Kullanıcısı olma zorunluluğu ........................................................................................ 14
3.5.E-Arşiv Kullanma Yöntemleri ....................................................................................................... 14
3.5.1.Özel Entegrasyon Yöntemi .......................................................................................................................................... 14
3.5.2.Bilgi İşlem Sistemi Entegrasyonu Yöntemi ......................................................................................................... 14
3.6.E-arşivin sağladığı avantajlar ....................................................................................................... 15
4.E-Defter .......................................................................................................................................... 15
4.1.E-Defter Nedir .................................................................................................................................... 15
4.2.E-Defter kavramı ............................................................................................................................... 15
4.3.E-Defter Oluşturma Süreci ............................................................................................................. 16
4
4.4.E-Defter Berat’ı Zaman Damgası ................................................................................................. 16
4.5.E-Defter İş Süreçleri ......................................................................................................................... 17
4.6.E-Defter Uygulamasının Avantajları ve Dezavantajları ...................................................... 17
5.Sonuç ............................................................................................................................................... 18
6.Kaynakça ....................................................................................................................................... 19
Özet
Bu çalışma, Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığınca (GİB) başlatılan e-Devlet
uygulamalarının temel özelliklerini ve çalışma prensiplerini içermekle beraber, tüm bu
girişimlerin uygulamalar ile birlikte çalışabilirliğini anlatır.
Bu uygulamaların en başında e-Fatura ve e-Defter vardır. Asıl gidilmesi gereken yer
olan vergi kaçaklarının önlenmesi, oluşturulan faturaların elektronik ortamda UBL-TR
formatında GİB üzerinden geçirilmesi, ayrıca bu faturaların her ay e-Defter olarak dip toplam
ve XML zarfları halinde yine GİB e elektronik ortamda gönderilmesi ile büyük oranda kontrol
altına alınmıştır.
Bu düzenlemelerden sonra firma denetimleri de elektronik hale getirilerek en ufak vergi
borçlarının bile, gözden kaçmaksızın firmaya e-Tebligat yolu ile bildirileceği öngörülmüştür.
1.Giriş
Yazar Kasaların kullanıldığı ve perakende (Hızlı İşlemler) sektöründe e-Fatura
kesilemeyeceği, eğer bu işlem zoraki koşulursa çok uzun süreler ile firmaları zarara sokacağı
anlaşıldıktan sonra e-arşiv faturası adında bir e-Uygulama daha hayata geçirilmiştir. E-arşiv
uygulaması da hayata geçirildikten sonra gümrüklerde de kullanılması istenilen elektronik
fatura sisteminin e-arşiv uygulamasına bir de ihracat faturaları eklenmiştir. Böylelikle sadece
firmalar değil, kişiler de artık vergilerini kolay bir biçimde ödeyerek bu döngüde yerlerini
almışlardır, Ayrıca belki de çağımızın en önemli konularından biri olan geri dönüşüm
konusunda da doğaya çok büyük bir katkı sağlanmıştır.
Bu literatür çalışmada GİB’ in başlattığı e-fatura, e-defter, e-arşiv uygulamaların nasıl
çalıştığını kimlerin kullandığı kullanırken hangi süreçlerden geçtiği ayrıca, tebliğlerini ve
firmalara nasıl konumlandırıldığı hakkında bilgi verilecektir.
5
2.E-Fatura
Bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan gelişmeler son yıllarda büyük bir ivme
kazanmıştır. Bu gelişmeler muhasebe uygulamalarını da etkilemekte ve geliştirmektedir. Bilgi
ve iletişim teknolojilerinde yaşanan gelişmelerin muhasebe uygulamalarına en son yansımaları
elektronik faturadır (Gökçen & Özdemir, 2016).
Elektronik Fatura kullanımında oluşturulan sisteme ise EFKS denir, E-fatura Kayıt
Sistemi (EFKS), faturalarda bulunan bazı verilerin, belirlenen uygulama ve veri standartları
çerçevesinde GİB sistemine aktarılması şartı ile faturalara ait ikinci nüshaların kâğıt olarak
saklanma zorunluluğunu ortadan kaldıran; ayrıca alıcılarına verilmek üzere hazırlanan birinci
nüsha faturaların da elektronik ortamda oluşturulması ve alıcılara iletilmesine imkân sağlayan
bir sistemdir (Gökçen & Özdemir, 2016).
Vergi Usul Kanununun (VUK) 229 uncu maddesinde fatura, satılan emtia veya yapılan
iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan
tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika olarak tanımlanmış, 230 uncu maddesinde ise
faturanın şekli belirtilerek içermesi gereken asgari bilgiler sayılmıştır. Söz konusu Kanunun
231 inci maddesinde de fatura düzenlenmesinde uyulacak kurallara, 232’nci maddesinde ise
fatura kullanma mecburiyetine ilişkin esaslara yer verilmiştir. VUK’ nun mükerrer 242.
Maddesinin 2 numaralı fıkrasında yer alan hükmün Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye
istinaden; düzenlenmesi, müşteriye verilmesi, müşteri tarafından da istenmesi ve alınması
zorunlu olan faturanın, elektronik belge olarak düzenlenmesi, müşteriye elektronik ortamda
iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin yapılan düzenlemeler ile
oluşturulan e-fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
E-Fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, VUK gereği
bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki
iletiminin merkezi bir platform (Gelir İdaresi Başkanlığı) üzerinden gerçekleştirildiği
elektronik bir belgedir (Bayar, Ülkar, & Doğan, 2016).
Bu bağlamda, Türkiye’de 397 sıra no.lu VUK tebliğine ile hayata geçirilen ve 5 Mart
2010 tarihinden itibaren uygulamada olan e-fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi
Başkanlığı tarafından belirlenen, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin
içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (GİB) üzerinden
gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir. E-fatura yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile
aynı hukuki niteliklere sahiptir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-fatura
uygulamasında amaç tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve
maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır. Bunun için yurt dışı uygulamalar
6
incelenerek başarıya ulaşmış e-fatura işleyişleri dikkate alınmış ve Gelir İdaresi Başkanlığı
tarafından açık kaynak bir standart olan XML tabanlı ticari hayatın tüm süreçlerini içerecek
şekilde etiketlemelere sahip olan uluslararası bir standart olan UBL-TR benimsenmiştir (E-
fatura Hakkında, 2016).
397 sıra no.lu VUK ile tüzel kişiler sistemden faydalanabilirken 416 sıra no.lu VUK
tebliği ile gerçek kişilere de e-fatura uygulamasına dahil olma hakkı tanınmıştır. Uygulamanın
yaygınlaştırılması amacıyla “Özel Entegratörlük” müessesi 421 sıra no.lu VUK tebliğinin
yayınlanmasıyla genel işleyişe dahil edilmiştir. Yurtdışında e-fatura servis sağlayıcılığı olarak
bilinen Özel Entegratörlük sayesinde bilgi işlem alt yapısı yeterli olmayan mükelleflerin de
uygulamadan kolayca faydalanmayı amaçlanmıştır (E-fatura Hakkında, 2016).
E-fatura sorusuna cevaben; yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki
niteliklere sahiptir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-fatura uygulamasında amaç
tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu
sağlayan bir sistem oluşturmaktır. Bunun için yurt dışı uygulamalar incelenerek başarıya
ulaşmış e-fatura işleyişleri dikkate alınmış ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından açık kaynak
bir standart olan XML tabanlı ticari hayatın tüm süreçlerini içerecek şekilde etiketlemelere
sahip olan uluslararası bir standart olan Universal Business Language (UBL-TR)
benimsenmiştir (E-fatura Hakkında, 2016).
2.1.Tarihçe
1960’lı yılların başında demiryolu sektöründe ilk defa verinin bir noktadan tanımlanmış
diğer bir noktaya şifrelenerek transferine imkân veren EDI (Electronic Data Interchange) ile
kullanılmaya başlanılmıştır (Bağrıyanık, 2016). Bu bağlamda Perakendecilik sektörü EDI
kullanımını takip etmiştir ayrıca EDI kullanan büyük tedarikçiler iş ortaklarını bu sistemler
aracılığı ile bilgi ve belge değişimi konusunda zorlamışlar kendileri ile ticari ilişkisi olan
tarafları e-fatura sürecine dahil etmişlerdir. Bu bağlamda E-faturanın dünya ülkelerinde
kullanılmaya başlanması büyük şirketlerin farklı coğrafi bölgelerde kendi işletim sistemlerini
kurarak çalışması olarak gösterilebilir ayrıca Dünyada bilgi iletişim teknolojilerinde yaşanan
dönüşümler ve internet ağlarının gelişimi ile elektronik fatura değişiminde önemli gelişmeler
kaydedilmiştir. Elektronik fatura paylaşımında lider ülkelerde kamuya gönderilen faturaların e-
fatura olması zorunludur, E-faturanın en güzel avantajlarından biri olan kayıt dışı ekonomi ve
kaçakçılığı önlemek için Latin Amerika bu sistemi zorunlu tutmuş ve yaygınlaştırmıştır. Bu
bağlamda İş süreçlerinin tamamını (fatura, defter, ödeme, vb.) elektronik ortama taşıyanlar
önemli maliyet avantajı elde etmişlerdir (Bağrıyanık, 2016).
7
Şekil 1’de Dünya üzerinde e-fatura kullanım dağılımı gözükmektedir.
Şekil 1: Dünya üzerinde E-fatura kullanımı (Koch, 2016).
2.2.Dünyada E-Fatura
Avrupa’da elektronik fatura çalışmalarının yasal kaynağı 2001/115/EC KDV
Direktifidir. Kamu öncülüğünde geliştirilen uygulamaların başarısı yüksek olmuştur.
Elektronik fatura paylaşımında lider ülkelerde kamuya gönderilen faturaların e-fatura olması
zorunludur. Latin Amerika ülkelerinde kayıt dışı ekonomi ile mücadele ve kaçakçılığı önleme
çalışmalarının sonucu olarak e-fatura zorunlu tutulmuştur. İş süreçlerinin tamamını (fatura,
defter, ödeme) elektronik ortama taşıyanlar önemli maliyet avantajı elde etmişlerdir
(Bağrıyanık, 2016). E-fatura kullanımına ilişkin dünyadaki uygulamaların temelinde aşağıda
belirtilen yasalar ve yönergeler ile uygulanmaktadır.
• 1999/93/EC Avrupa Birliği Direktifi Elektronik İmza Direktifi
• 2001/115/EC Avrupa Birliği Direktifi KDV Direktifi Üç temel yöntem belirlenmiştir
1-EDI 2-Elektronik İmza 3-Diğer yöntemler
• 2006/112/EC Avrupa Birliği Direktifi
• 2010/45/EU Avrupa Birliği Direktifi
Söz konusu yönergeler ve yasalar, e-fatura kullanımının genişlemesi ve belirli bir standart’ da
sahip olması açısından önemlidir.
8
2.3.E-Fatura Nasıl Gönderilir.
E-Fatura gönderimi 3 yöntem ile sağlanmaktadır. Şekil 3’de Portal, Entegrasyon ve
Özel Entegratör yöntem kullanımı gösterilmiştir.
Şekil 3: E-fatura gönderim yöntemleri (Bayar, Ülkar, & Doğan, 2016).
Şekil 3’ de anlaşıldığı üzere herşey GİB’in kontrolu altında ve denetlenmekte
işlenmektedir, Devletin belirlediği yasalar gereği mükellef, portal, entegrasyon ve özel
entegratör yöntemlerinden birini kullanarak e-fatura gönderimi ve alımı yapmaktadır.
2.4.E-Fatura Kullanma Yöntemleri
E-Fatura uygulaması kapsamında e-fatura gönderebilmek, e-fatura alabilmek, gönderilen
veya alınan e-faturaları bilgisayara indirerek elektronik ortamda muhafaza ve ibraz etmek
isteyen işletmeler e-fatura başvuru aşamasında önce malî mühür veya e-imzaya sahip olmaları
gerekmektedir. Malî mühür veya e-imzaya sahip işletmeler e-fatura başvuru işlemini
gerçekleştirdikten sonra GİB uygun görmesi halinde e-fatura uygulamasının kullanmaya
başlayabilirler. E-fatura uygulaması kapsamında kullanıcıların fatura oluşturma, gönderme ve
alma işlemleri, internet üzerinden genel kullanımı sağlamak amacı ile GİB tarafından hizmete
sunulan e-fatura portal’ ı yönetimi ile veya işletmelerin kullandığı bilgi işlem sistemlerinin e-
fatura uygulamasına entegre edilmesi yoluyla gerçekleştirilebilir (Gökçen & Özdemir, 2016).
2.4.1.GİB Portal Yöntemi: E-Fatura Portal Yöntemi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından
"www.efatura.gov.tr" internet adresinden ücretsiz olarak sunulan bir e-fatura uygulaması
hizmetidir. e-Fatura Uygulamasını entegrasyon yolu ile kullanma konusunda yeterli alt yapıya
sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen
e-Fatura Portal ı, e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web
9
uygulamasıdır (E-fatura Hakkında, 2016). Ayda 500 fatura ve altında fatura kesenler
kullanabilmektedirler.
2.4.2.Entegrasyon Yöntemi: Fatura hacmi yüksek ve gelişmiş bir bilgi işlem alt yapısına
sahip işletmeler tarafından tercih edilmektedir. Bu yöntemi kullanmak isteyen işletmelerin
gerekli hazırlıklarını tamamladıktan sonra GİB’ e başvurmaları gerekmektedir. Başvurusu
kabul edilen işletmeler entegrasyon sürecini başarı bir şekilde tamamladıktan sonra e-fatura
uygulamasını entegrasyon yöntemi ile kullanmaya başlayabilirler (E-fatura Hakkında, 2016).
Entegrasyon yöntemini kullanan firma gelişmiş bilgi işlem sistemine sahip olmalı ciddi
network kurulumları yapmalı (Gelir idaresi ile doğrudan bağlantı), e-imza yada mali mühür
kullanmalıdır.
2.4.3.Özel Entegrasyon Yöntemi: Bu yöntem bilgi işlem sistemi alt yapısı yetersiz olan
işletmelerin e-fatura uygulamasından faydalanabilmesi için teknik yeterliliğe sahip özel bir
Entegratörün bilgi işlem sistemini kullanarak e-fatura alıp gönderebilmelerine imkân sağlayan
bir yöntemdir (E-fatura Hakkında, 2016).
Başka mükelleflerin faturalarını göndermek ve almak amacıyla bilgi işlem sisteminin
Başkanlık sistemiyle entegre edilmesidir. Böylece faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya
çok sayıda fatura düzenleyen mükelleflere, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz
olması veya istemeleri halinde teknik yeterliliğe sahip bir özel Entegratör bilgi işlem sistemi
vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkânı sağlanmaktadır (E-fatura Hakkında,
2016).
2.5.E-Fatura İşlem Süreci
E-fatura işlem süreci anlatmadan önce fatura işlem sürecinden bahsetmek gerekirse,
İşletmede bulunan muhasebe sorumlusu bilgisayarını kullanarak fatura çıktısını alır, ıslak imza
ve kaşe vurur, zarflama işlemi yaparak nakil işlemi için kargo firmasına verilir. Fatura
mükellefe ulaştığı zaman ilgili kişi faturayı kontrol edip kabulünü yapar ve bilgisayar
yordamıyla muhasebe uygulamasını kullanıp işlemesini yapar ve dosyalama ile arşivleme
yapar. Şekil 4 ‘görüldüğü üzere E-fatura işlem karmaşıklığını ortadan kaldırmaktadır (Doğan,
2016).
10
Şekil 4: E-fatura işlem süreci karmaşıklığının ortadan kalkması (Doğan, 2016).
E-fatura işlem sürecinde ise işletmede bulunan muhasebe sorumlusu bilgisayarını kullanarak
entegrasyon tipine göre muhasebe uygulaması veya portal üzerinden Faturasını GİB’ e yollar,
GİB Faturayı teknik kontrollerini sağlar ve alıcı mükellefe gönderimi yapar bu süreç ise alıcı
mükellef muhasebecisi tarafından entegrasyon tipine göre muhasebe uygulamasını veya portal
üzerinden GİB’ den e-faturasını kabul eder.
Şekil 5 ‘de görüldüğü üzere fatura kullansaydık ne olurdu, e-fatura kullansaydık neler olduğunu
gösteren içerikler bulunmaktadır. Kâğıt faturalama sürecinde karmaşıklığın, İş yoğunluğunun
ve hata tespit kontrol yükünün olması faturalama dan gönderime ve sisteme işlememesine
kadarki iş süreçlerinden kurtulduğunu göstermektedir (Doğan, 2016).
Şekil 5: Fatura ve e-fatura işlem süreçleri farkını anlatmaktadır (Doğan, 2016).
11
Fatura işlem süreci ile e-fatura işlem sürecini kıyaslama yapacak olursak çevreyi
koruma adına kâğıt tüketimi azaltır, faturalamadaki işlem sürecinden ötürü personel üzerindeki
iş yükü karmaşıklığını azaltır, işlem uçtan uca sistem üzerinde yapıldığından ötürü insani
kontrol ve hesaplamalardaki hatalı işlemler minimize olur, arşivleme ve bunun akabinde yer
alan bulundurma muhafaza etme gibi işlemler olmaz (Doğanay, 2016).
2.6.E-Fatura Muhafaza, İbraz, Mali Mühür ve Güvenliği
E-fatura muhafaza ve ibraz şartları vardır e-fatura muhafaza ve ibraz yükümlülüğü
mükelleflerin kendisine aittir. Mükellef muhafazayı kendi yapabilir ya da saklayıcılık izni almış
firmalara yaptırabilir. Mükellef, Entegratör ve Özel Entegratör firmaları saklamayı Türkiye
Cumhuriyeti sınırları içerisinde yapmakla yükümlüdürler. Yedekleme adına Yurt dışında
ikincil bir arşiv bulundurulabilir (Doğanay, 2016).
E-Fatura Güvenliğine değinir olursak Güvenlik duvarları kullanılarak kurumlar arası
güvenli bir ağ içerisinde ve uygulamaya kayıtlı kullanıcılar arasında iletilmektedir. Kaynağının
doğruluğu, (e-faturanın kim tarafından oluşturulduğu) ve içeriğinin bütünlüğü (değişmezlik)
mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika ile sağlanmaktadır (Doğanay, 2016).
Mali Mühür; VUK mükerrer 242. Maddesinin Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye dayanılarak
çıkarılmıştır. Tüzel kişilerin uygulama içerisinde tanımlanması amacıyla TÜBİTAK tarafından
üretilmektedir, Mali nitelikteki belgelerde yasal geçerliliğe sahiptir, İşlem sertifikası
niteliğindedir (Doğanay, 2016).
2.7.E-Fatura Uygulamasının Avantajı ve Dezavantajı
E-fatura uygulaması fatura düzenleme maliyeti, fatura gönderme maliyeti ve diğer
birçok konuda faturayı düzenleyen ve kabul eden taraflara önemli ölçüde maliyet avantajları
sağlamaktadır (Gökçen & Özdemir, 2016).
E-faturanın avantajları sıralamakla bitmez fakat en belirgin özellikleri yazacak olursak,
kağıt tüketimi azalacağından baskı ve kağıt giderleri azalacaktır akabinden klasörleme
arşivleme muhafaza etme maliyetleri ve iş süreçleri ortadan kalkacaktır. İki mükellef arasında
fatura geldi gelmedi kargoda kayboldu gibi sorunlar ortadan kalkacak, fatura kabul sisteme
işleme gibi süreçlerden kurtulacak uluslar arası firmalar standartlarda faturalama süreçleri
olacağı için entegrasyon kolaylığı sağlanacak ve en can alıcı özellik ise kayıt dışı faturalama
olmayacak devletimiz her türlü maliyeti kontrol altına alacaktır. Dezavantaj olarak bazı kamu
iktisadi işletmelerin zorunlu olmasına rağmen altyapı yetersizliği nedeni ile e-fatura
uygulamasına geçememesi iyileştirmeler beklenmesi, e-fatura maliyeti ayrıca dezavantaj gibi
12
görünsede aslında değil mükelleflerin yersiz korkusu olarak görünen (acaba ticari sırlarımı
birileri görürmü) endişesi vardır.
3.E-Arşiv
E-arşiv nedir, ne işe yarar kimler kullanmalıdır, bu uygulamayı kullanan mükellefler
yararlandıkları avantajları ve dezavantajları ayrıca devlete olan yararı, mükelleflerin üzerine
düşen görevleri anlatmaktadır.
3.1.E-Arşiv Nedir
E-arşiv uygulaması; GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenecek
faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve
raporlanmasını kapsayan bir uygulamadır.
Bu bağlamda E-arşiv uygulamasının yasal dayanağı olan 433 Sıra No.lu V.U.K. Genel
Tebliğinde; “Bu tebliğ kapsamında elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt
olarak gönderilen veya elektronik iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza
edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. Bu tebliğ kapsamında Başkanlıktan e-arşiv
izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza
ederler.” ifadesine yer verilmiştir.
E-Arşiv uygulaması; Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek,
muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve
ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan uygulamadır
(Vergin Usul Kanunu Genel Tebliği, 2016).
E-Arşiv uygulaması aslen bir arşiv hizmeti değildir, e-fatura uygulaması dışında kalan
mükelleflere düzenlenen faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi, iletilmesi ikinci
nüshaların elektronik ortamda muhafaza edilen bir hizmettir (Elektronik Arşiv (e-arşiv)
Uygulaması, 2016).
E-Arşiv Fatura uygulamasında, e-Fatura uygulamasından farklı olarak, oluşturulan
faturalar, GİB üzerinden alıcısına ulaştırılmamaktadır. E-Arşiv Faturaları, uygun koşullar
dâhilinde elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt olarak da teslim edilebilmektedir. E-
Arşiv fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturaların alıcısına gönderilen kopyası
dışında diğer kopyası elektronik mali mühür ve zaman damgası ile imzalanarak elektronik
ortamda arşive alabiliriz. E-Arşiv fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturalar, bir
sonraki ayın 1. İle 15. günü arasında oluşturulacak e-Arşiv raporu ile GİB ‘e bildirilmek
zorundadır. E-Arşiv raporu içerisinde, faturaların başlık bilgileri ile dönem içerisinde iptal
edilmiş faturalara yer verilmektedir. E-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen
13
belgelerde, 433 No’ lu tebliğ ile getirilen düzenlemeler dışında başta Vergi Usul Kanunu olmak
üzere, diğer vergi kanunları ve ilgili düzenlemelerde yer alan sürelere ve belirlenen usul ve
esaslara uygun biçimde oluşturulması gerekmektedir. E-Arşiv Fatura Uygulamasından
yararlanan mükellefler irsaliye fatura düzenleyemezler. E-Arşiv Fatura uygulamasından
faydalanan mükellefler, oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv
Raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kâğıt
nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dâhilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle
yükümlüdür (Altaş, 2016).
3.2.E-arşiv Neden Kullanılmalıdır
E-arşiv sistemi E-fatura sistemini tamamlayıcı bir konumdadır. E-fatura sistemi içinde
gömülü olan bir E-arşiv sistemi hızlı ve efektif işleyen faturalama süreçlerine E-arşiv
faturalarını da dahil ederek, aynı verimliliği kapsamı daha geniş bir platform üzerinde minimum
iş yükü ile gerçekleştirebilir. Böylece kullanıcılar süreçlerini Gelirler İdaresi’nin oluşturduğu
mevzuat doğrultusunda düzenleyebilecekleri gibi Operasyonel açıdan da faturaların
oluşturulması, gönderimi, listelenmesi, düzeltilmesi veya iptali gibi işlemlerde kullanılan E-
arşiv çözümünün sağladığı; E-arşiv faturasının cari üzerinden otomatik olarak oluşması, 7 iş
günü kontrolü, otomatik ters kayıt ve onay bildirimi gibi akıllı algoritmalar ile verimliliği
yüksek bir platform elde edebileceklerdir (Pekerten, 2016).
E-hizmetler çerçevesinde kapsam devamlı genişlemektedir. 2016 yılı içerisinde E-
fatura ve E-defter sistemine 50.000 kullanıcının dahil olması beklenmektedir. Bu da yıllık
yaklaşık 1,2 milyar E-fatura öngörüsü anlamına geliyor. Bu kapsamda bakıldığında E-dönüşüm
kapsamı içinde yer alan firmaların müşterileri karşısında hızlı aksiyon alabilmesi ve bu hızlı
gelişime ayak uydurabilmesi için E-dönüşüm servislerini doğru uyarlamalarla ERP sistemleri
ile konuşturmaları gerekmektedir. Buna örnek olarak E-fatura olarak gelen bir faturanın ERP
içerisinde bu sistem üzerinden muhasebeleşmesini gösterebiliriz. Buna ek olarak, satış
tarafından kesilen bir faturanın müşteriye bakılarak E-arşiv faturası şeklinde kesilmesi
gerektiğinin sistem tarafından bilinmesi ve tanımlı e-maile E-arşiv faturasının gönderilmesi
yine başka bir örnek olabilir. Belirlenen sürecin mobil platformlarda çalışabilmesi ise iş
hayatındaki hızlı geri bildirimler dolayısı ile artık vazgeçilmez bir unsur olarak karşımıza
çıkmaktadır (Pekerten, 2016).
14
3.3.Kimler E-arşiv Kullanmalıdır.
E-arşiv sisteminden bugün itibarı ile sadece E-faturaya kayıtlı
mükellefler faydalanabilmektedir. Bu sistemi kullanan mükellefler E-fatura sistemine kayıtlı
olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayan herkese elektronik ortamda fatura
oluşturup gönderebilir (Pekerten, 2016).
3.4.E-arşiv Kullanıcısı olma zorunluluğu
Internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hâsılatı
tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler, en geç 01 Ocak 2016 tarihine kadar, e-Arşiv
uygulamasına geçmek zorundadır. E-Fatura kayıtlı kullanıcısı olan fakat zorunluluğu
bulunmayan mükellefler istemleri halinde e-Arşiv uygulaması kapsamında, bütün faturalarını
elektronik ortamda arşivleyebilirler. Tebliğde belirtilen şartlar çerçevesinde müşterilerine
faturaları elektronik ortamda gönderebilirler. Kapsama giren mükelleflerin 01 Ocak 2016
tarihinden önce e-Fatura ve e-Arşiv başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlamaları
gerekmektedir (E- Arşiv Uygulaması Hakkında, 2016).
3.5.E-Arşiv Kullanma Yöntemleri
Uygulamadan yararlanmak için, mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu
Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. e-Arşiv
uygulamasından yararlanmak isteyen mükellefler, kendilerine uygun, aşağıda yer alan
yöntemlerden birini seçebilirler (Altaş, 2016).
3.5.1.Özel Entegrasyon Yöntemi
Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin, bilgi işlem sistemi vasıtası ile
e-Arşiv Fatura uygulaması yöntemidir. E-Arşiv Fatura kullanmak isteyen mükellefler mali
mühür sertifikası ile Entegratör firmalara başvuru yapılması yeterlidir (Özel Entegratör
yönetimi seçenlerin ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar). E-Arşiv Fatura hizmetini özel
Entegratör vasıtasıyla alan mükellefler, fatura ve elektronik arşiv raporlarında özel
Entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler (Altaş,
2016).
3.5.2.Bilgi İşlem Sistemi Entegrasyonu Yöntemi
Kendi bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları
koşulu ile e-Arşiv Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile
kullanabildikleri yararlanma yöntemidir (Altaş, 2016).
15
3.6.E-arşivin sağladığı avantajlar
E-Hizmetlerin bir parçası olan e-arşivinde avantajlarını belirtmek gerekir ise;
E-Arşiv uygulamasına geçen firmalar, tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturup
kanuni süresi boyunca elektronik ortamda saklayabilirler ayrıca firmalar müşterilerine
faturalarını uygun koşullar dâhilinde elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt olarak da
teslim edebilmektedir. Diğer bir avantaj ise zaman, işçilik, düzeltme, tasnif, arşivleme
maliyetlerini büyük oranda düşmektedir. Ayrıca E-Arşiv uygulaması kapsamında düzenlenen
faturanın kâğıt çıktısı üzerine kaşe ve imza tatbik edilmesi, faturanın, malın teslimi anında
düzenlenmesi ve üzerine “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması suretiyle halinde teslim
edilmesi durumunda ayrıca irsaliye düzenlenmez (Altaş, 2016)..
4.E-Defter
E-defter nedir, ne işe yarar kimler kullanmalıdır, bu uygulamayı kullanan mükellefler
yararlandıkları avantajları ve dezavantajları ayrıca devlete olan yararı, mükelleflerin üzerine
düşen görevleri anlatmaktadır.
4.1.E-Defter Nedir
E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması
zorunlu olan defterlerin bu sitede duyurulan format ve standartlara uygun biçimde elektronik
dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün
ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak
kullanılabilmesine imkân tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür (Gelir
İdaresi Başkanlığı E-Defter, 2016).
Bu bağlamda E-defter uygulaması baskı, tasdik ve arşivleme gibi iş süreçlerinde ve
maliyetlerden kurtardığı görülmektedir. Mükellefler olarak e-defter uygulamasını elbette
bilanço esasına göre defter tutanlar bu hizmeti kullanabilirler, bu bağlamda gelir vergisi
mükellefleri ile kurumlar vergisi mükellefleri tabidirler. Ayrıca defter türlerini de belirtecek
olursak eğer tutulması gereken defterler yevmiye defteri ile büyük defterdir. (Tercan, 2016).
4.2.E-Defter kavramı
E-defter yasal olarak tutulması zorunlu defterlerin belirlenen format ve standartlara
uygun olarak hazırlandığı, dijital ortama kaydedildiği, malî mühür veya e-imza ile
değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun sağlandığı hukukî ve teknik
düzenlemeler bütünüdür (Gökçen & Özdemir, 2016).
16
4.3.E-Defter Oluşturma Süreci
E-defter kullanıcıları kendilerine verilen izinler kapsamında daha önce belirlenen
standart ve formatlara uygun olarak ve aylık dönemler itibariyle e-defter oluşturmaya ve
saklamaya başlayacaklardır (Gökçen & Özdemir, 2016).
1 Sıra No.lu E-Defter Genel Tebliğinde e-defter oluşturma aşamaları, Mükellef tebliğde
belirlenen şartlar ve Extensible Busines Reporting Languae (XBRL) formatında aylık
defterlerini hazırlarlar. Gerçek kişiler e-defterlerini e-imza veya malî mühür ile imzalar, Tüzel
kişiler ise e-defterlerini malî mühür ile imzalar, İmzalı veya mühürlü defterler için Berat
dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Başkanlığın
onayına sunulur. Başkanlık malî mühürde içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından
indirilerek istenildiğinde ibraz edilmez üzere ilgili olduğu elektronik defter ile birlikte
muhafaza edilir.
4.4.E-Defter Berat’ı Zaman Damgası
E-defter beratı 1 Sıra No.lu E-Defter Genel Tebliğine göre; “elektronik ortamda
oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri
içeren ve Başkanlık Malî Mühürü ile onaylanmış elektronik dosyayı” ifade etmektedir. E-defter
beratı e-defterin değişmezliğini ispat etmeye yönelik bir uygulamadır. Beratın içeriğinde
oluşturulan defterin türü, dönemi, beratın oluşturulduğu tarih, berat numarası, mükellef
bilgileri, malî müşavir bilgileri ve GİB onay bilgileri yer almaktadır. Beratı olmayan bir e-
defterin hukukî vasıf taşımamaktadır (Gökçen & Özdemir, 2016).
E-defter beratı GİB tarafından onaylandıktan sonra e-defterde değişiklik yapılamaz. E-
defter beratı oluşturulduktan ve onaylanmasından sonra ortaya çıkan ve düzeltilmesi gereken
kayıtlar muhasebe kurallarına uygun bir şekilde cari ay içerisinde düzeltilir. Zaman damgası bir
elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği veya kaydedildiği zamanın tespit
edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından doğrulanan kayıttır. İsteğe
bağlı bir uygulama olan zaman damgası e-defter uygulamasında herhangi bir kesinti veya
sistem arızası nedeniyle e-defter beratların GİB tarafından onaylanamaması durumunda
beratları zaman damgalı olarak e-imza ile imzalanması veya malî mühür ile onaylanması
halinde e-defterin zamanında oluşturulduğunu ispatlamak amacıyla kullanılmaktadır (Gökçen
& Özdemir, 2016).
17
4.5.E-Defter İş Süreçleri
Mükellef tebliğde belirlenen şartlar ve (XBRL) formatında aylık defter hazırlar, Gerçek
kişiler e-imza ile tüzel kişiler mali mühür ile imzalar, Onaylanan e-defterin imza ya da mühür
değeri alınır. E-defterin imza/mühür değerini taşıyan e-defter beratı mükellef tarafından
elektronik ortamda hazırlanarak elektronik-imzalanır veya mühürlenir, GİB uygulamadan
gelen e-defter beratını kendi mühürü ile onaylar ve e-defter beratını uygulamaya yükler,
mükellef e-defter uygulamasına e-imza veya mali mühür ile giriş yapar (Tercan, 2016).
4.6.E-Defter Uygulamasının Avantajları ve Dezavantajları
İşletmelerin yasal olarak kullanmak zorunda olduğu yevmiye defteri ve büyük defterin
kâğıt ortamında tutulması mükelleflerin basım, saklama ve onay maliyetine katlanmalarına
sebep olmaktadır. Ayrıca defterlerin kâğıt olarak tutulması iç ve dış denetimlerin etkin bir
şekilde yapılmasına engel teşkil etmektedir. E-defter uygulaması ile birlikte işletmelerin
defterler ile ilgili basım, saklama ve onay maliyetleri ortadan kalkarken, iç ve dış denetimlerin
daha kolay ve etkin bir şekilde yapılmaktadır (Gökçen & Özdemir, 2016).
E-defter uygulamasının avantajları olarak defterlerin notlerlere tastik ettirilme süreçleri
ortadan kaldırır, defterleri saklama ve başına herhangibir şey gelme telaşı ortadan kalkar,
kırtasiye giderleri noter masrafları azalmakta, defter basım sırasında oluşacak aksaklıkların
önüne geçilmekte ve denetim sırasında elektronik ortamda incelenmesi kolaylığı sağlanmakta,
kağıt tüketimi azaldığı için çevreye olan zararı azalmakta ve elbette en önemli etken devletin
kontrolünde olmasıdır. Azda olsa dezavantajlarını belirtecek olursak şuan sadece 2 defter
tutulabilmesi ve küçük ölçekli işletmelerin altyapıları uygun olmayışı, dezavantaj gibi
görünsede mükellefleri mali sırları ifşa olma endişesidir.
18
5.Sonuç
Ülkemizde e-Devlet dönüşümü hızla devam etmektedir. İleriki dönemde tüm finans
kuruluşlarının her adımının elektronik ortama aktarılması öngörülmekte olup, tüm bu sürecin
işletilmesi için gerekli sistem ve memur istihdamı yapılmaktadır.
Sadece kaçakların önüne geçmekle kalmayıp, milyonlarca ağacın da kesilmesini
engelleyecek olan e-Devlet dönüşümü projelerine, özel firmalardan da desteği hızla
artmaktadır. Bu sorumluluğun öncelikle Ülke Yönetimince ele alınması, firmalarca da örnek
davranış biçimi haline gelmesini sağlamıştır. Türkiye’nin en büyük 5 e-Fatura Özel Entegratör
firmasından biri olan Mikro Yazılım evi A.Ş. adına tüm e-Dönüşüm süreçlerini yöneten BT ve
EYS Koordinatörü Ahmet Emir Çelebi ile yapılan görüşmede aşağıdaki ifadelere yer vermiştir.
‘’Bu sürece sadece mali verilerin elektronik ortama aktarılması olarak bakılmamalıdır, bu
süreç Ülkemizin tüm özel ve tüzel kurumlarının çağa ayak uydurmasını, e-Dönüşümün doğaya
katkısını, maliyetleri nasıl düşürdüğünü ve bunun bir yaşam döngüsü haline gelmesi gerektiğini
açıkça gözler önüne sermiştir.’’
Şimdi ise hızla ilerleyen bu sistemlerin veri bütünlüğünün sağlanması ve veri gizliliğinin ön
planda tutularak ülke geneline yayılması konuşulmaktadır. Kamu ve özel sektör daha verimli
ve etkin çalışacaktır. Özel sektör geleneksel olarak mümkün olmayan yeni teknik ve çözümler
ile farklı imkanlara sahip olacaktır. Yurt içinde ve dışında rekabet yeni bir çıtaya ulaşmış,
sonucundan ise yararlanan hem fiyat hem de kalite anlamında son kullanıcılar
olacaktır. Böylelikle e-Dönüşüm sadece dışta değil özde olmuş olacaktır.
19
6.Kaynakça
Altaş, M. B. (2016, 11 29). e-Arşiv Fatura Nedir. www.alomaliye.com:
http://www.alomaliye.com/2015/09/17/e-arsiv-fatura-nedir/ adresinden alındı
BAĞRIYANIK, C. (2016, 11 30). Dünyada e-Fatura. www.innova.com.tr:
https://www.innova.com.tr/pdfs/Dunyada-e-Fatura.pdf adresinden alındı
BAYAR, S., ÜLKAR, G., & DOĞAN, U. (2016, 11 30). Türkiye'de ve Avrupa'da E-Fatura
Uygulaması. Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Bilim ve Teknoloji Genel
Müdürlüğü: https://biltek.sanayi.gov.tr/Bilimsel%20almalarmz/10-
Turkiyede%20ve%20Avrupada%20E-Fatura%20Uygulamasi.pdf adresinden alındı
Doğan, U. (2016, 11 30). E-Defter ve E-Fatura ile dijital dönüşüm.
www.mukellefgazetesi.com.tr:
http://www.mukellefgazetesi.com.tr/Abone/eskisayilar/280Temmuz2013/ugurdoganB
ulutlar%C4%B1n%20%C3%9Cst%C3%BCndeki%20%20%C5%9Eirketler.pdf
adresinden alındı
Doğanay, V. (2016, 11 30). www.innova.com.tr. www.innova.com.tr:
https://www.innova.com.tr/pdfs/e-Fatura.pdf adresinden alındı
E- Arşiv Uygulaması Hakkında. (2016, 11 30). Gelir İdaresi Başkanlığı:
http://www.efatura.gov.tr/earsivhakk%C4%B1nda.html adresinden alındı
E-fatura Hakkında. (2016, 11 20). Gelir İdaresi Başkanlığı:
http://www.efatura.gov.tr/efaturahakkinda.html adresinden alındı
E-Invoicing / E-Billing. (2016, 11 25). http://www.billentis.com/:
http://www.billentis.com/einvoicing_ebilling_market_overview_2013.pdf adresinden
alındı
Elektronik Arşiv (e-arşiv) Uygulaması. (2016, 11 22). http://www.yorumymm.com/:
http://www.yorumymm.com/img/mc-content/20150204152418_29972015-15-
elektornik-arsiv-e-arsiv-uygulamasi.pdf adresinden alındı
Fatura Kesimi. (2016, 11 22). www.vergi.tc:
http://www.vergi.tc/makaleDetay/MehmetMac/MAL-TESLIM-EDILMEDEN-
VEYA-HIZMET-TAMAMLANMADAN-ONCE-FATURA-KESILEBILIR-MI-
/05777b46-7c3c-43e6-9eb4-1ff7791f940c adresinden alındı
20
Fatura Nedir. (2016, 11 15). Muhasebe Dersleri: http://www.muhasebedersleri.com/ticari-
belgeler/fatura.html adresinden alındı
Gelir İdaresi Başkanlığı E-Defter. (2016, 11 29). www.edefter.gov.tr:
http://www.edefter.gov.tr/sss.html adresinden alındı
GÖKÇEN, G., & ÖZDEMİR, M. (2016). Türkiye'de muhasebe uygulamalarından e-defter ve
e-fatura uygulaması. Marmara Üniversitesi Öneri Dergisi, 137-154.
Gültekin, S. (2016, 11 19). E-Maliye Muhasebe Uygulamaları. esmmmo.org:
http://esmmmo.org/Storage/File/f21d8df2e38d44658d4c1849875c8003.pdf adresinden
alındı
KOCH, B. (2016, 11 30). E-Invoicing / E-Billing. http://www.billentis.com/:
http://www.billentis.com/einvoicing_ebilling_market_overview_2013.pdf adresinden
alındı
Pekerten, O. (2016, 11 30). E-Arşiv Nedir? Ne İşe Yarar? Yasal Olarak Zorunlu Mudur?
http://www.detaysoft.com/: http://www.detaysoft.com/blog/detay/7/e-arsiv-nedir-ne-
ise-yarar-yasal-olarak-zorunlu-mudur adresinden alındı
TERCAN, Y. (2016, 11 15). http://www.bursa-smmmo.org.tr/. http://www.bursa-
smmmo.org.tr/: http://www.bursa-smmmo.org.tr/yuklemeler/153/e-fatu.pdf adresinden
alındı
VERGİ USUL KANUNU GENEL TEBLİĞİ. (2016, 11 25). Gelir İdaresi Başkanlığı Maliye
bakanlığı: http://www.gib.gov.tr/fileadmin/mevzuatek/eski/vukteb433basbakanlik.pdf
adresinden alındı
VERGİ USUL KANUNU GENEL TEBLİĞİ. (2016, 11 30). Gelir İdaresi Başkanlığı:
http://www.gib.gov.tr/node/88950 adresinden alındı