e-nomination – auftaktveranstaltung. seite 2 / 78 march 2007 e-nomination auftaktveranstaltung...
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e-Nomination – Auftaktveranstaltung
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e-Nomination Auftaktveranstaltung
Herzlich Willkommen zur
e-Nomination Auftaktveranstaltung
im Internationalen Zentrum der Universität Stuttgart
e-Nomination entstand in Zusammenarbeit mit der
moveonnet Arbeitsgruppe
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e-Nomination Auftaktveranstaltung - Tagesablauf
10:00 -10:30: Begrüßung & Präsentation der moveonnet Arbeitsgruppe
10:30 -12:30: e-Nomination
12:30 -13:00: e-Agreements
13:00 - 14:00: Mittagspause
14:00 - 15:00: Treffen der moveonnet Arbeitsgruppe
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e-Nomination Auftaktveranstaltung - Teilnehmer
Europa-Universität Viadrina Frankfurt an der Oder Bernd Schünow
Fachhochschule Hof Sonja Andörfer
Georg-Simon-Ohm-Fachhochschule Nürnberg Semsi Colak
Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover Francesco Ducatelli
Hochschule Esslingen Isaiah Awonaike
Hochschule Esslingen Claudia Renschler
Humboldt-Universität zu Berlin Lutz Hasselmann
Ludwig-Maximilians-Universität München Andrea Blei
Pädagogische Hochschule Heidelberg Florence Tonn
Technische Universität Darmstadt Brigitte Astheimer
Universität Stuttgart Nana Moutafidou
e-Nomination – Auftaktveranstaltung
Neues bei moveon
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moveon – Neue Benutzer seit 01.01.2007
Irland Dublin City University
Großbritannien University of Exeter
Schweden Högskolan i Halmstad
Spanien Universidad Europea de Madrid
Deutschland Humboldt-Universität zu Berlin
Frankreich ICN Ecole de ManagementEcole Centrale NantesUniversité Claude Bernard Lyon 1Institut National Polytechnique de Grenoble (INPG)Institut d'Etudes Politiques (IEP) de LyonEcole Nationale Supérieure d'Architecture de GrenobleUniversité Paris 13 - Paris NordUniversité Stendhal - Grenoble 3Institut d'Etudes Politiques (IEP) de Grenoble
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moveon – moveon Conference 2007
moveon conference 2007 28.-29. Juni, Universität Bonn
„Equipped to face new challenges“
Managing the International Office in a time of changing European programmes and an expanding Internet society
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unisolution Workshop 01 | 2007
unisolution Workshop 01 | 2007
"Internationale Hochschulpartnerschaften und -kooperationen verwalten"
am 17. April 2007 von 10:00 Uhr bis 16:00 Uhr
im Konferenzzentrum des STEP, Gropiusplatz 2, 70563 Stuttgart
e-Nomination – Auftaktveranstaltung
Neues in moveonnet
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www.moveonnet.eu
Higher Education Worldwide
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Ziele von moveonnet
Realisierung eines zuverlässigen und umfassenden weltweiten Hochschulverzeichnisses
- Grunddaten werden von unisolution gepflegt
- weitere Informationen werden selbstständig von den Hochschulen gepflegt
Bereitstellung von Tools zum Informations- und Datenaustausch zwischen IROs
- Angebot relevanter Informationen: News, Events, Partner Search, Jobbörse, Links, Dokumentvorlagen
- Automatisierung des Verfahrens bei Agreements-, Nominations- und Bewerbung mit moveonnet
Offen für alle Hochschulen weltweit - zusätzliche Vorteile für moveon Nutzer
- Für alle Hochschulen weltweit kostenlos benutzbar
- moveonnet als Plattform für den Datenaustausch zwischen moveon Nutzern
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moveonnet in moveon
Zugriff auf das Hochschulverzeichnis mit Kontakten und Infos für Austauschstudenten
Export bzw. Aktualisierung der Liste der Partner in moveonnnet
Hochladen neuer Hochschulen in das Verzeichnis
Automatisches Überprüfen der Partnerhochschuldaten in moveon
Verknüpfung von moveon mit moveonnet
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Nutzerstatistiken
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Entwicklungen in moveonnet
e-Nomination, e-Agreements, e-Transcripts über die Arbeitsgruppe
Interaktive Landkartendarstellung der Hochschulen
Studienschwerpunkte
Internationale Studiengänge
Akkreditierung / Ranking
Mehr Details über Partnerschaften
Personalisierter Zugang
Suche nach Entwicklungspartnern für moveonnet
Seite 15 / 78March 2007
Kommentare und Verbesserungsvorschläge bitte an:
Karen Buhr
moveonnet coordinator & webmaster
moveonnet
e-Nomination – Auftaktveranstaltung
Die moveonnet Arbeitsgruppe
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moveonnet Arbeitsgruppe
Die Gruppe arbeitet an der Entwicklung der 3 folgenden elektronischen Verfahren für die vereinfachte Kommunikation unter Partnerhochschulen bezüglich Ihrer Mobilitäts-Aktivitäten über moveonnet :
e-Nomination - Elektronisches Verfahren für die Nominierung von Austauschstudenten
e-Agreements - Elektronisches Verfahren für die Abwicklung von Austauschvereinbarungen
e-Transcripts - Elektronisches Verfahren für den Austausch von „transcripts of records“
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moveonnet Arbeitsgruppe
Frankreich Université Paris III
Université Paris X
Université de la Réunion
Université des Sciences Sociales Toulouse I
Université d´Artois
Université de Haute Alsace
Université Montpellier
Deutschland Technische Universität München
Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover
Otto-Von-Guericke-Universität Magdeburg
Hochschule Darmstadt
Carl Von Ossietzky-Universität Oldenburg
Fachhochschule Münster
Fachhochschule Bielefeld
Europa Universität Viadrina Frankfurt Oder
Technische Universität Darmstadt
Universität Osnabrück
Universität Stuttgart
Hochschule Harz
Italien Università degli studi di Trento Università degli studi di
Milano-Bicocca
Schweden Mälardalens Högskola Lärarhögskolan i Stockholm
England University of Bristol
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moveonnet Arbeitsgruppe - Zeitplan
Oktober 2006 Bildung der Arbeitsgruppe
November 2006 Workshops in Frankreich und Deutschland
Januar 2007 europäisches Workshop in Bologna
Juni 2007 Präsentation bei der moveon Tagung in Bonn
Juli 2007 Projektabschluss
September 2007 Präsentation EAIE
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moveonnet Arbeitsgruppe - Einführungsplan
Ende Februar: Fertigstellung der Funktionen für e-Nomination in
Ende März: Fertigstellung der Funktionen für e-Nomination in moveon
März / April: Testphase
Mitte April: Start von e-Nomination durch moveonnet Arbeitsgruppe
ab April: Marketingaktionen von unisolution
Mai: Technische Entwicklung von e-Agreements
September: Einführung von e-Agreements
e-Nomination – Auftaktveranstaltung
e-Nomination
Seite 22 / 78March 2007
e-Nomination
e-Nomination = Elektronisches Verfahren für die Nominierung von Austauschstudenten
Ziel
Ein allgemein gültiges Onlineverfahren für den Nominierungsprozess von Austauschstudenten (z.B. Erasmus)
Vorteile
Automatischer und sicherer Arbeitsablauf zwischen den Partnerhochschulen
Reduziert unnötige Papierarbeit
Überprüft Nominierungen anhand bestehender Austauschvereinbarungen
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e-Nomination
Bei jedem Schritt (Nominierung, Empfangsbestätigung, Akzeptierung, Ablehnung)…
…werden automatisch generierte Emails an die Partnerhochschule gesendet
…wird der Student automatisch per Email über den Status seiner Nominierung informiert
…können Informationen in den automatisch generierten Emails hinzugefügt werden
Beide Partner haben ständig ein Überblick über alle Nominierungen und deren Status.
Der Absender erhält jeweils eine Kopie der gesendeten Email.
Die Heimathochschule erhält eine Kopie aller Emails, die von der Gasthochschule an den Studenten geschickt werden.
Seite 24 / 78March 2007
status: not nominated
status: cancelled
Home: Cancellation
status: refusedstatus: accepted
status: acknowledged
Host: Acceptance Host: Refusal
Host: Acknowledgement
Home: Nomination
status: nominated
status: departed
Host: Arrival
Host: Departure
status: arrived
Student: Application
e-Nomination: Ablauf
Home/Host: Additional Messages
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e-Nomination: Mögliche Schritte
HEIMAT HOCHSCHULE
- Student nominieren (Nominate student)
- Nominierung annullieren (Cancel nomination)
- Zusätzliche Email an Partner senden (Send additional message to partner)
PARTNER HOCHSCHULE
- Erhalt der Nominierung bestätigen und Informationen zum Bewerbungsprozess senden (Acknowledge nomination)
- Nominierung akzeptieren (Accept student)
- Nominierung ablehnen (Refuse student)
- Zusätzliche Email an Partner senden (Send message to partner)
STUDENT
- Bewerbung (unabhängig von moveonnet)
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e-Nomination Outgoing mit moveon
4 Schritte für die Nominierung von Outgoing Studenten aus moveon:
1) Pflege der Partnerhochschulen in moveon für Outgoing Studenten - Eingabe der e-Nomination Koordinatoren
2) Eingabe der Bewerbungen in moveon
- benötigte persönliche Daten des Studenten: Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Email, Studienniveau
- benötigte Daten den Austausch betreffend: Hochschule, Fachcode, Austauschperiode (in Semester und Monate)
3) Auswahl der zu nominierenden Bewerbungen
4) Nominierung
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e-Nomination
Was passiert bei der Nominierung?
– Email an Partnerhochschule & Kopie
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e-Nomination
Was passiert bei der Nominierung?
- Email an nominierten Studenten & Kopie
Seite 29 / 78March 2007
e-Nomination
Welche Möglichkeiten hat die Partnerhochschule nach der Nominierung?:
- Erhalt der Nominierung bestätigen und Informationen zum Bewerbungsprozess senden (Acknowledge nomination and send information about the application process)
- Nominierung akzeptieren (Accept student)
- Nominierung ablehnen (Refuse student)
- Zusätzliche Email an Partner senden (Send message to partner)
Unter welchen Vorraussetzungen kann sie dies tun?:
1) Registrieren
2) Anmelden
3) Eingabe der e-Nomination Koordinatoren
Seite 30 / 78March 2007
e-Nomination: Empfangsbestätigung mit zusätzl. Infos
Further information for the application at our institution:
Please note that this acknowledgment does not guarantee acceptance. We can only give you a definitive answer after you have correctly completed the application process.
1) You will find further information about the application process for our institution on our website at the following link: http://www.uni.eu
2) Attached to this email you will find the necessary documents for the application process for our institution. Please complete and return to us.
3) To apply to our institution use the online-application on our website at the following link: http://apply.uni.eu . For access to the online application process you must enter your personal Application Access Code: CXD1W73
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e-Nomination mit moveonnet / moveon
In moveonnet / moveon haben die Hochschulen…
…eine Übersichtsliste mit allen Outgoing und Incoming e-Nominations mit dem jeweiligen Status
…eine Historie für jeden einzelnen Studenten mit allen Schritten, von der Nominierung bis zur Akzeptierung / Ablehnung
…alle notwendigen Funktionen um jeden der eben beschriebenen Schritte durchzuführen
moveon Nutzer können dadurch den ganzen Prozess direkt in moveon abwickeln
Zusätzlich in moveonnet haben die Hochschulen die nicht moveon nutzen…
…Funktionen für den Export/Import von Studentendaten nach MS Excel
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e-Nomination mit moveonnet
moveonnet ist für alle Hochschulen offen. Die Nutzung von e-Nomination ist nicht aufmoveon Nutzer beschränkt.
Hochschulen, die sich entscheiden e-Nomination für alle Ihre Studenten zu benutzen,können ihre Partnerhochschulen über eine entsprechende Emailfunktion in moveonnetInformieren.
Partner müssen sich in moveonnet registrierenPartner sollen für alle Aufgaben / für jede Korrespondenz e-Nomination betreffend,
moveonnet benutzenPartner sind nicht verpflichtet, moveonnet für den Nominierungsprozess mit ihren anderen
Partnern zu benutzenPartner haben keine Kosten, außer sie entschließen sich e-Nomination für den kompletten
Nominierungsprozess (Incoming und Outgoing) zu benutzen
Seite 33 / 78March 2007
e-Nomination - Bilanz der TU Darmstadt
HS Studenten
e-Nominations 66 194Acknowledged 6 19Accepted 2 6Refused 0 0Cancelled 0 0
e-Nominations gesendet am 16.3.07
Seite 34 / 78March 2007
e-Nomination Outgoing mit moveon
4 Schritte für die Nominierung von Outgoing Studenten aus moveon:
1) Pflege der Partnerhochschulen in moveon für Outgoing Studenten - Eingabe der e-Nomination Koordinatoren
2) Eingabe der Bewerbungen in moveon
- benötigte persönliche Daten des Studenten: Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Email, Studienniveau
- benötigte Daten den Austausch betreffend: Hochschule, Fachcode, Austauschperiode (in Semester und Monate)
3) Auswahl der zu nominierenden Bewerbungen
4) Nominierung
Seite 35 / 78March 2007
e-Nomination
Sie möchten auch e-Nomination nutzen? Was ist zu tun?
1) Senden einer Vorankündigung an Partner
2) Vorbereitung der Daten
Festlegen der e-Nomination Koordinatoren bei den Partnerhochschulen in moveon
Eingabe der Bewerbungen in moveon mit allen nötigen Information, insb. Geburtsdatum, Email, Studienniveau, Fachcode, Austauschperiode (in Semester und Monate)
3) Senden der Nominierungen
- unisolution unterstützt Sie telefonisch/vor Ort beim Senden Ihrer e-Nominations outgoing
e-Agreements – Electronic procedure for the edition of exchange agreements
Seite 37 / 78March 2007
e-Agreements
e-Agreements = Electronic procedure for the edition of exchange agreements
Aimsdefine a common online procedure for the negotiation and edition of exchange agreements (e.g. within ERASMUS)
Advantages
- automates and secures the workflow between partner institutions
- reduces unnecessary paper work
- provides a good basis for e-Nomination
Seite 38 / 78March 2007
Uni1: Proposal
status Uni1: Uni2: ?
Uni2: Print and sign
e-Agreements : workflow
Uni2:Validation
status Uni1: Uni2:
Uni1: Sign
Post
Post
Seite 39 / 78March 2007
Uni1: Proposal
status Uni1: Uni2: ?
Uni1: Print and sign
e-Agreements : workflow
Uni2: Correction
Uni1:Validation
status Uni1: ? Uni2:
status Uni1: Uni2:
Uni2: Sign
Post
Post
Seite 40 / 78March 2007
e-Agreements – draft
The following draft outlines the way in which e-agreements could work. This should be seen as the basis for the implementation of a prototype.
After each step…
…automatically generated emails are sent to partner institution
…notification is sent by e-mail to the partner institution
…additional information can be inserted in each automatically generated email
…it is also possible to send additional messages to the partner
Seite 41 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
ITFIRENZE01
1
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
22/01/07: After validation of the proposal by the inst. coordinator, Darmstadt sends the proposal
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Adm. Contact DE Adm. Contact IT
Status IT
?
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
++
?13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS ?
U
-
SEND PROPOSALSEND PROPOSAL
Seite 42 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
22/01/07: Firenze sends the corrections back to Darmstadt
DEDARMSTA01
1 17.01.07
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
++
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS
U
-
13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS ? -
Signora Marcelli
02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM ? UP
SEND CORRECTIONSEND CORRECTION
Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina
?
Seite 43 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
23/01/07: Darmstadt validates the agreement
DEDARMSTA01
1 17.01.07
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
Status DE Status IT
PRINTPRINT
Level
++
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS
U
-
13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS -
Signora Marcelli
02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM UP
Herr Hans Schmidt
VALIDATEDVALIDATED
Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina
Seite 44 / 78March 2007
Uni1: Proposal
status Uni1: Uni2: ?
Uni1: Print and sign
e-Agreements : workflow
Uni2: Correction
Uni1:Validation
status Uni1: ? Uni2:
status Uni1: Uni2:
Uni2: Sign
Post
Post
23/01/07: Firenze signs the agreement and sends it back to Darmstadt
Seite 45 / 78March 2007
e-Agreements
In moveonnet, institutions should have:
- An overview list of all open/valid bilateral agreements
- A history of each change made
- All functions necessary for carrying out each step of the process just described
- Functions for importing and exporting agreement data to MS Excel (especially for non- moveon users)
Seite 46 / 78March 2007
e-Agreements : with moveonnet
moveonnet is available to all institutions and usage is not limited to moveon-users
> partners must register in moveonnet
> partners must use moveonnet for all tasks regarding agreement renewals
> partners are not obliged to use moveonnet with their own other partners
> partners have no costs unless they decide to use e-Agremeents for their complete renewal process
Seite 47 / 78March 2007
e-Agreements and moveon
moveon should be adapted so that:
- All steps of the e-Agreements procedure can be carried out directly in moveon without having to open moveonnet
- The same overview of open/valid agreements along with the history of changes as shown in moveonnet is available in moveon
- The same functions in moveonnet for executing the steps are available in moveon
- Data about agreements/contacts must not be entered twice in moveonnet, instead it is automatically taken from the relevant data in moveon and used for the e-Agreements
- Data about agreements entered by the partner institution in moveonnet is imported automatically into moveon (flows, contacts).
Seite 48 / 78March 2007
e-Nomination and e-Agreements
E-Agreements setting the limits for e-Nomination
The e-Agreements which have been agreed upon by both home and host institution will be used as a basis for setting the limits for the e-Nomination.
It should be possible for the institutions to define in moveonnet whether these agreements are to be accounted for and used to set the limitations for the e-Nomination. That means that only e-Nominations corresponding to the conditions outlined in the agreements may be accepted.
If the host institution wishes, some aspects of the agreement may be accounted for and others not, e.g. number of students, total duration in months, field of study, study level.
Alternatively a warning could appear at the home or host institution informing them that the e-Nomination does not correspond to one or more of the conditions defined in the agreement. The institution can however choose to ignore this warning and accept the e-Nomination.
moveonnet workgroup
Seite 50 / 78March 2007
Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD
Direkte Antwort des Partners auf die Nominierungs-Email: Einfache Bestätigung/Akzeptierung
I confirm we have received the nominations of your student.
Seite 51 / 78March 2007
Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD
Direkte Antwort des Partners auf die Nominierungs-Email: Nächste Schritte für die Bewerbung
the application procedure is not available at the moment; the webmaster should inform me about the starting date in a few weeks (I think the on-line procedure will be activated by 01/05/2007). To prepare their program of study, students could click on the following web link ….They can also contact Prof. XY, tutor coordinator at the Department of Biology, at this e-mail address … to obtain suggests and assistance. If you (or the students) need further information don't hesitate to contact me.
I'm pleased to hear that you have selected students for our University. Please inform the students that this Year we are rather strict on the Application deadline because of a lack of accommodation so we look forward to receive their application forms at the latest by 15 April. http://www...../stud/application.html
Thank you for your message. All students who wish to study at XY should follow the steps listed below:
The application form and instructions are available at:….
Seite 52 / 78March 2007
Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD
Direkte Antwort des Partners auf die Nominierungs-Email: Falscher Empfänger
thank you to address your administrative letters to XY who is in charge of the Erasmus office.
I'm the coordinator so I'm not able to go on with the nominations
My problem is that I have not username and password. I can't consult your website
An other thing, we are not University de Nice Sophia Antipolis, but Institut Eurécom / Télécom Paris
If I well understand this student will arrive in next October for two semesters ?
Seite 53 / 78March 2007
Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD
Direktes Antwort des Partners auf die Nominierungs-Email: Fehlende Email Adresse bei der Nominierung
we are very happy to accept your student. Can I ask you for his e-mail address to send him all necessary applications? Thank you for your cooperation.
Seite 54 / 78March 2007
Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD
Direkte Antwort des Partners auf die Nominierungs-Email: Probleme mit Studienniveau
we received from the Main Office the candidature for 3 students from your faculty, but we can't understand the level of your students. If they are Postgraduates they can't come in Florence to do exams, is it right?
Incoming students can do only lessons, so are you sure that they can come in Florence?
Please, all the communications regarding Erasmus must be sent in our office as we wrote, you can find in the letter we are sending every year.
Seite 55 / 78March 2007
Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD
Direkte Antwort des Partners auf die Nominierungs-Email: Technische Probleme
ich habe es probiert, aber es war leider Zeitvergeudung. Moveon lässt mich nicht meine Daten als Nomination coordinator outgoings hinzufügen, ergo komme ich an Ihre Studenten nicht ran. Leider vermissen wir bei dem
System die zentrale Information, nämlich die E-Mail Adresse der Studenten. Der Rest ist nicht von so großem Interesse für uns. Ich muss Sie bitten Ihren Studenten die folgende E-Mail die ich Ihnen schicke zuzusenden. MfG
Seite 56 / 78March 2007
Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD
Direkte Antwort des Partners auf die Nominierungs-Email: Technische Probleme
My problem is that I have not username and password. I can't consult your website
An other thing, we are not University de Nice Sophia Antipolis, but Institut Eurécom / Télécom Paris
If I well understand this student will arrive in next October for two semesters ?
Seite 57 / 78March 2007
Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD
Email von Studenten die Fehler bei der Nominierung festgestellt haben
ich musste leider feststellen dass die Formulare nicht ganz richtig sind. ich wollte für 1 Semester und zwar ws07/08 nach Istanbul. Sie haben mich jetzt aber für 2 Semester nominiert.
e-Nomination – Electronic procedure for the nomination of exchange students
…
Uni1: Proposal
status Uni1: Uni2: ?
e-Agreements : workflow
Uni2: Correction
Uni1:Validation
status Uni1: ? Uni2:
status Uni1: Uni2:
• 23/01/07: Darmstadt validates the agreement
Uni1: Proposal
status Uni1: Uni2: ?
e-Agreements : workflow
Uni2: Correction
Uni1:Validation
status Uni1: ? Uni2:
status Uni1: Uni2:
• 23/01/07: Notification is automatically sent to the partner institution
Uni1: Proposal
status Uni1: Uni2: ?
Uni1: Print and sign
e-Agreements : workflow
Uni2: Correction
Uni1:Validation
status Uni1: ? Uni2:
status Uni1: Uni2:
Post
• 23/01/07: Darmstadt prints the agreement, signs it and sends it per post to Firenze
Seite 63 / 78March 2007
Uni1: Proposal
e-Agreements : workflow
18/01/07: Darmstadt creates a proposal for a bilateral agreement with Firenze
Seite 64 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
ITFIRENZE01
1
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
18/01/07: Darmstadt creates a proposal for a bilateral agreement with Firenze
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
? ?
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
++
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Seite 65 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
ITFIRENZE01
1
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
18/01/07: Darmstadt completes the basic data
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
? ?
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
++
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
Seite 66 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
ITFIRENZE01
1
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
18/01/07: Darmstadt defines the flows for SM and TS in 13.2
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
?
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
++
?13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS ?
U
-
SEND PROPOSALSEND PROPOSAL
Seite 67 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
ITFIRENZE01
1
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
22/01/07: After validation of the proposal by the inst. coordinator, Darmstadt sends the proposal
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Adm. Contact DE Adm. Contact IT
Status IT
?
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
++
?13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS ?
U
-
SEND PROPOSALSEND PROPOSAL
Seite 68 / 78March 2007
Uni1: Proposal
status Uni1: Uni2: ?
e-Agreements : workflow
22/01/07: After validation of the proposal by the inst. coordinator, Darmstadt sends the proposal
Seite 69 / 78March 2007
Uni1: Proposal
status Uni1: Uni2: ?
e-Agreements : workflow
22/01/07: Notification is automatically sent to the partner institution
Seite 70 / 78March 2007
Uni1: Proposal
status Uni1: Uni2: ?
e-Agreements : workflow
Uni2: CorrectionEmail
22/01/07: Firenze looks at the proposal and would like to correct it
Seite 71 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
22/01/07: Firenze looks at the proposal and would like to edit it
DEDARMSTA01
1 17.01.07
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
?
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
++
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
?13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS ?
U
-
Seite 72 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
22/01/07: Firenze completes the missing basic data
DEDARMSTA01
1 17.01.07
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
?
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
++
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
?13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS ?
U
-
Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina
Seite 73 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
22/01/07: Firenze validates the flows for SM/13.1
DEDARMSTA01
1 17.01.07
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
?
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
++
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS ?
U
-
Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina
SEND CORRECTIONSEND CORRECTION
Seite 74 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
22/01/07: Firenze alters the flows for TS/13.1
DEDARMSTA01
1 17.01.07
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
?
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
++
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS
U
-
13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS ? -
Signora Marcelli
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Seite 75 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
22/01/07: Firenze adds the flows for SM /02.3
DEDARMSTA01
1 17.01.07
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
++
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS
U
-
13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS ? -
Signora Marcelli
02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM ? UP
SEND CORRECTIONSEND CORRECTION
Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina
?
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e-Agreements - szenario
22/01/07: Firenze sends the corrections back to Darmstadt
DEDARMSTA01
1 17.01.07
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
++
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS
U
-
13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS ? -
Signora Marcelli
02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM ? UP
SEND CORRECTIONSEND CORRECTION
Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina
?
Seite 77 / 78March 2007
Uni1: Proposal
status Uni1: Uni2: ?
e-Agreements : workflow
Uni2: Correction
status Uni1: ? Uni2:
22/01/07: Firenze sends the corrections back to Darmstadt
Seite 78 / 78March 2007
Uni1: Proposal
status Uni1: Uni2: ?
e-Agreements : workflow
Uni2: Correction
status Uni1: ? Uni2:
22/01/07: Notification is automatically sent to the partner institution
Seite 79 / 78March 2007
Uni1: Proposal
status Uni1: Uni2: ?
e-Agreements : workflow
Uni2: Correction
Uni1:Validation
status Uni1: ? Uni2:
23/01/07: Darmstadt looks at the changes and would like to validate them
Seite 80 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
23/01/07: Darmstadt looks at the changes and would like to validate them
DEDARMSTA01
1 17.01.07
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
?
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
++
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS
U
-
13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS ? -
Signora Marcelli
02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM ? UP
The partner institution has accepted the following flows:
The partner institution has changed the following flows:
The partner institution has added the following flows:
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e-Agreements - szenario
23/01/07: Darmstadt validates the corrections for TS/ 13.1
DEDARMSTA01
1 17.01.07
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
++
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS
U
-
13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS -
Signora Marcelli
02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM ? UP
Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina
?
Seite 82 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
23/01/07: Darmstadt completes the missing data for SM/02.7
DEDARMSTA01
1 17.01.07
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
Status DE Status IT
PREVIEWPREVIEW
Level
++
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS
U
-
13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS -
Signora Marcelli
02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM UP
Herr Hans Schmidt
VALIDATE AGREEMENTVALIDATE AGREEMENT
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Seite 83 / 78March 2007
e-Agreements - szenario
23/01/07: Darmstadt validates the agreement
DEDARMSTA01
1 17.01.07
Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE
Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT
Status IT
Status DE Status IT
PRINTPRINT
Level
++
Message to partner
Erasmus
ProgrammeNo. e-Agreement Last Update
Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11
13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM
13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS
U
-
13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS -
Signora Marcelli
02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM UP
Herr Hans Schmidt
VALIDATEDVALIDATED
Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina
Uni1: Proposal
status Uni1: Uni2: ?
Uni1: Print and sign
e-Agreements : workflow
Uni2: Correction
Uni1:Validation
status Uni1: ? Uni2:
status Uni1: Uni2:
Uni2: Sign
Electronic Signature ???