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e-Nomination – Auftaktveranstaltung

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e-Nomination – Auftaktveranstaltung

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Seite 2 / 78March 2007

e-Nomination Auftaktveranstaltung

Herzlich Willkommen zur

e-Nomination Auftaktveranstaltung

im Internationalen Zentrum der Universität Stuttgart

e-Nomination entstand in Zusammenarbeit mit der

moveonnet Arbeitsgruppe

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Seite 3 / 78March 2007

e-Nomination Auftaktveranstaltung - Tagesablauf

10:00 -10:30: Begrüßung & Präsentation der moveonnet Arbeitsgruppe

10:30 -12:30: e-Nomination

12:30 -13:00: e-Agreements

13:00 - 14:00: Mittagspause

14:00 - 15:00: Treffen der moveonnet Arbeitsgruppe

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e-Nomination Auftaktveranstaltung - Teilnehmer

Europa-Universität Viadrina Frankfurt an der Oder Bernd Schünow

Fachhochschule Hof Sonja Andörfer

Georg-Simon-Ohm-Fachhochschule Nürnberg Semsi Colak

Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover Francesco Ducatelli

Hochschule Esslingen Isaiah Awonaike

Hochschule Esslingen Claudia Renschler

Humboldt-Universität zu Berlin Lutz Hasselmann

Ludwig-Maximilians-Universität München Andrea Blei

Pädagogische Hochschule Heidelberg Florence Tonn

Technische Universität Darmstadt Brigitte Astheimer

Universität Stuttgart Nana Moutafidou

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e-Nomination – Auftaktveranstaltung

Neues bei moveon

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Seite 6 / 78March 2007

moveon – Neue Benutzer seit 01.01.2007

Irland Dublin City University

Großbritannien University of Exeter

Schweden Högskolan i Halmstad

Spanien Universidad Europea de Madrid

Deutschland Humboldt-Universität zu Berlin

Frankreich ICN Ecole de ManagementEcole Centrale NantesUniversité Claude Bernard Lyon 1Institut National Polytechnique de Grenoble (INPG)Institut d'Etudes Politiques (IEP) de LyonEcole Nationale Supérieure d'Architecture de GrenobleUniversité Paris 13 - Paris NordUniversité Stendhal - Grenoble 3Institut d'Etudes Politiques (IEP) de Grenoble

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moveon – moveon Conference 2007

moveon conference 2007 28.-29. Juni, Universität Bonn

„Equipped to face new challenges“

Managing the International Office in a time of changing European programmes and an expanding Internet society

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unisolution Workshop 01 | 2007

unisolution Workshop 01 | 2007

"Internationale Hochschulpartnerschaften und -kooperationen verwalten"

am 17. April 2007 von 10:00 Uhr bis 16:00 Uhr

im Konferenzzentrum des STEP, Gropiusplatz 2, 70563 Stuttgart

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e-Nomination – Auftaktveranstaltung

Neues in moveonnet

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Seite 10 / 78March 2007

www.moveonnet.eu

Higher Education Worldwide

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Seite 11 / 78March 2007

Ziele von moveonnet

Realisierung eines zuverlässigen und umfassenden weltweiten Hochschulverzeichnisses

- Grunddaten werden von unisolution gepflegt

- weitere Informationen werden selbstständig von den Hochschulen gepflegt

Bereitstellung von Tools zum Informations- und Datenaustausch zwischen IROs

- Angebot relevanter Informationen: News, Events, Partner Search, Jobbörse, Links, Dokumentvorlagen

- Automatisierung des Verfahrens bei Agreements-, Nominations- und Bewerbung mit moveonnet

Offen für alle Hochschulen weltweit - zusätzliche Vorteile für moveon Nutzer

- Für alle Hochschulen weltweit kostenlos benutzbar

- moveonnet als Plattform für den Datenaustausch zwischen moveon Nutzern

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moveonnet in moveon

Zugriff auf das Hochschulverzeichnis mit Kontakten und Infos für Austauschstudenten

Export bzw. Aktualisierung der Liste der Partner in moveonnnet

Hochladen neuer Hochschulen in das Verzeichnis

Automatisches Überprüfen der Partnerhochschuldaten in moveon

Verknüpfung von moveon mit moveonnet

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Seite 13 / 78March 2007

Nutzerstatistiken

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Seite 14 / 78March 2007

Entwicklungen in moveonnet

e-Nomination, e-Agreements, e-Transcripts über die Arbeitsgruppe

Interaktive Landkartendarstellung der Hochschulen

Studienschwerpunkte

Internationale Studiengänge

Akkreditierung / Ranking

Mehr Details über Partnerschaften

Personalisierter Zugang

Suche nach Entwicklungspartnern für moveonnet

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Seite 15 / 78March 2007

Kommentare und Verbesserungsvorschläge bitte an:

Karen Buhr

moveonnet coordinator & webmaster

[email protected]

moveonnet

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e-Nomination – Auftaktveranstaltung

Die moveonnet Arbeitsgruppe

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Seite 17 / 78March 2007

moveonnet Arbeitsgruppe

Die Gruppe arbeitet an der Entwicklung der 3 folgenden elektronischen Verfahren für die vereinfachte Kommunikation unter Partnerhochschulen bezüglich Ihrer Mobilitäts-Aktivitäten über moveonnet :

e-Nomination - Elektronisches Verfahren für die Nominierung von Austauschstudenten

e-Agreements - Elektronisches Verfahren für die Abwicklung von Austauschvereinbarungen

e-Transcripts - Elektronisches Verfahren für den Austausch von „transcripts of records“

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moveonnet Arbeitsgruppe

Frankreich Université Paris III

Université Paris X

Université de la Réunion

Université des Sciences Sociales Toulouse I

Université d´Artois

Université de Haute Alsace

Université Montpellier

Deutschland Technische Universität München

Gottfried Wilhelm Leibniz Universität Hannover

Otto-Von-Guericke-Universität Magdeburg

Hochschule Darmstadt

Carl Von Ossietzky-Universität Oldenburg

Fachhochschule Münster

Fachhochschule Bielefeld

Europa Universität Viadrina Frankfurt Oder

Technische Universität Darmstadt

Universität Osnabrück

Universität Stuttgart

Hochschule Harz

Italien Università degli studi di Trento Università degli studi di

Milano-Bicocca

Schweden Mälardalens Högskola Lärarhögskolan i Stockholm

England University of Bristol

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moveonnet Arbeitsgruppe - Zeitplan

Oktober 2006 Bildung der Arbeitsgruppe

November 2006 Workshops in Frankreich und Deutschland

Januar 2007 europäisches Workshop in Bologna

Juni 2007 Präsentation bei der moveon Tagung in Bonn

Juli 2007 Projektabschluss

September 2007 Präsentation EAIE

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moveonnet Arbeitsgruppe - Einführungsplan

Ende Februar: Fertigstellung der Funktionen für e-Nomination in

Ende März: Fertigstellung der Funktionen für e-Nomination in moveon

März / April: Testphase

Mitte April: Start von e-Nomination durch moveonnet Arbeitsgruppe

ab April: Marketingaktionen von unisolution

Mai: Technische Entwicklung von e-Agreements

September: Einführung von e-Agreements

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e-Nomination – Auftaktveranstaltung

e-Nomination

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Seite 22 / 78March 2007

e-Nomination

e-Nomination = Elektronisches Verfahren für die Nominierung von Austauschstudenten

Ziel

Ein allgemein gültiges Onlineverfahren für den Nominierungsprozess von Austauschstudenten (z.B. Erasmus)

Vorteile

Automatischer und sicherer Arbeitsablauf zwischen den Partnerhochschulen

Reduziert unnötige Papierarbeit

Überprüft Nominierungen anhand bestehender Austauschvereinbarungen

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e-Nomination

Bei jedem Schritt (Nominierung, Empfangsbestätigung, Akzeptierung, Ablehnung)…

…werden automatisch generierte Emails an die Partnerhochschule gesendet

…wird der Student automatisch per Email über den Status seiner Nominierung informiert

…können Informationen in den automatisch generierten Emails hinzugefügt werden

Beide Partner haben ständig ein Überblick über alle Nominierungen und deren Status.

Der Absender erhält jeweils eine Kopie der gesendeten Email.

Die Heimathochschule erhält eine Kopie aller Emails, die von der Gasthochschule an den Studenten geschickt werden.

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Seite 24 / 78March 2007

status: not nominated

status: cancelled

Home: Cancellation

status: refusedstatus: accepted

status: acknowledged

Host: Acceptance Host: Refusal

Host: Acknowledgement

Home: Nomination

status: nominated

status: departed

Host: Arrival

Host: Departure

status: arrived

Student: Application

e-Nomination: Ablauf

Home/Host: Additional Messages

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Seite 25 / 78March 2007

e-Nomination: Mögliche Schritte

HEIMAT HOCHSCHULE

- Student nominieren (Nominate student)

- Nominierung annullieren (Cancel nomination)

- Zusätzliche Email an Partner senden (Send additional message to partner)

PARTNER HOCHSCHULE

- Erhalt der Nominierung bestätigen und Informationen zum Bewerbungsprozess senden (Acknowledge nomination)

- Nominierung akzeptieren (Accept student)

- Nominierung ablehnen (Refuse student)

- Zusätzliche Email an Partner senden (Send message to partner)

STUDENT

- Bewerbung (unabhängig von moveonnet)

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Seite 26 / 78March 2007

e-Nomination Outgoing mit moveon

4 Schritte für die Nominierung von Outgoing Studenten aus moveon:

1) Pflege der Partnerhochschulen in moveon für Outgoing Studenten - Eingabe der e-Nomination Koordinatoren

2) Eingabe der Bewerbungen in moveon

- benötigte persönliche Daten des Studenten: Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Email, Studienniveau

- benötigte Daten den Austausch betreffend: Hochschule, Fachcode, Austauschperiode (in Semester und Monate)

3) Auswahl der zu nominierenden Bewerbungen

4) Nominierung

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e-Nomination

Was passiert bei der Nominierung?

– Email an Partnerhochschule & Kopie

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Seite 28 / 78March 2007

e-Nomination

Was passiert bei der Nominierung?

- Email an nominierten Studenten & Kopie

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Seite 29 / 78March 2007

e-Nomination

Welche Möglichkeiten hat die Partnerhochschule nach der Nominierung?:

- Erhalt der Nominierung bestätigen und Informationen zum Bewerbungsprozess senden (Acknowledge nomination and send information about the application process)

- Nominierung akzeptieren (Accept student)

- Nominierung ablehnen (Refuse student)

- Zusätzliche Email an Partner senden (Send message to partner)

Unter welchen Vorraussetzungen kann sie dies tun?:

1) Registrieren

2) Anmelden

3) Eingabe der e-Nomination Koordinatoren

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e-Nomination: Empfangsbestätigung mit zusätzl. Infos

Further information for the application at our institution:

Please note that this acknowledgment does not guarantee acceptance. We can only give you a definitive answer after you have correctly completed the application process.

1) You will find further information about the application process for our institution on our website at the following link: http://www.uni.eu

2) Attached to this email you will find the necessary documents for the application process for our institution. Please complete and return to us.

3) To apply to our institution use the online-application on our website at the following link: http://apply.uni.eu . For access to the online application process you must enter your personal Application Access Code: CXD1W73

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Seite 31 / 78March 2007

e-Nomination mit moveonnet / moveon

In moveonnet / moveon haben die Hochschulen…

…eine Übersichtsliste mit allen Outgoing und Incoming e-Nominations mit dem jeweiligen Status

…eine Historie für jeden einzelnen Studenten mit allen Schritten, von der Nominierung bis zur Akzeptierung / Ablehnung

…alle notwendigen Funktionen um jeden der eben beschriebenen Schritte durchzuführen

moveon Nutzer können dadurch den ganzen Prozess direkt in moveon abwickeln

Zusätzlich in moveonnet haben die Hochschulen die nicht moveon nutzen…

…Funktionen für den Export/Import von Studentendaten nach MS Excel

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Seite 32 / 78March 2007

e-Nomination mit moveonnet

moveonnet ist für alle Hochschulen offen. Die Nutzung von e-Nomination ist nicht aufmoveon Nutzer beschränkt.

Hochschulen, die sich entscheiden e-Nomination für alle Ihre Studenten zu benutzen,können ihre Partnerhochschulen über eine entsprechende Emailfunktion in moveonnetInformieren.

Partner müssen sich in moveonnet registrierenPartner sollen für alle Aufgaben / für jede Korrespondenz e-Nomination betreffend,

moveonnet benutzenPartner sind nicht verpflichtet, moveonnet für den Nominierungsprozess mit ihren anderen

Partnern zu benutzenPartner haben keine Kosten, außer sie entschließen sich e-Nomination für den kompletten

Nominierungsprozess (Incoming und Outgoing) zu benutzen

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Seite 33 / 78March 2007

e-Nomination - Bilanz der TU Darmstadt

HS Studenten

e-Nominations 66 194Acknowledged 6 19Accepted 2 6Refused 0 0Cancelled 0 0

e-Nominations gesendet am 16.3.07

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Seite 34 / 78March 2007

e-Nomination Outgoing mit moveon

4 Schritte für die Nominierung von Outgoing Studenten aus moveon:

1) Pflege der Partnerhochschulen in moveon für Outgoing Studenten - Eingabe der e-Nomination Koordinatoren

2) Eingabe der Bewerbungen in moveon

- benötigte persönliche Daten des Studenten: Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Email, Studienniveau

- benötigte Daten den Austausch betreffend: Hochschule, Fachcode, Austauschperiode (in Semester und Monate)

3) Auswahl der zu nominierenden Bewerbungen

4) Nominierung

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e-Nomination

Sie möchten auch e-Nomination nutzen? Was ist zu tun?

1) Senden einer Vorankündigung an Partner

2) Vorbereitung der Daten

Festlegen der e-Nomination Koordinatoren bei den Partnerhochschulen in moveon

Eingabe der Bewerbungen in moveon mit allen nötigen Information, insb. Geburtsdatum, Email, Studienniveau, Fachcode, Austauschperiode (in Semester und Monate)

3) Senden der Nominierungen

- unisolution unterstützt Sie telefonisch/vor Ort beim Senden Ihrer e-Nominations outgoing

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e-Agreements – Electronic procedure for the edition of exchange agreements

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Seite 37 / 78March 2007

e-Agreements

e-Agreements = Electronic procedure for the edition of exchange agreements

Aimsdefine a common online procedure for the negotiation and edition of exchange agreements (e.g. within ERASMUS)

Advantages

- automates and secures the workflow between partner institutions

- reduces unnecessary paper work

- provides a good basis for e-Nomination

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Seite 38 / 78March 2007

Uni1: Proposal

status Uni1: Uni2: ?

Uni2: Print and sign

e-Agreements : workflow

Uni2:Validation

status Uni1: Uni2:

Uni1: Sign

Email

Post

Email

Post

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Seite 39 / 78March 2007

Uni1: Proposal

status Uni1: Uni2: ?

Uni1: Print and sign

e-Agreements : workflow

Uni2: Correction

Uni1:Validation

status Uni1: ? Uni2:

status Uni1: Uni2:

Uni2: Sign

Email

Email

Post

Email

Post

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Seite 40 / 78March 2007

e-Agreements – draft

The following draft outlines the way in which e-agreements could work. This should be seen as the basis for the implementation of a prototype.

After each step…

…automatically generated emails are sent to partner institution

…notification is sent by e-mail to the partner institution

…additional information can be inserted in each automatically generated email

…it is also possible to send additional messages to the partner

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Seite 41 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

ITFIRENZE01

1

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

22/01/07: After validation of the proposal by the inst. coordinator, Darmstadt sends the proposal

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Adm. Contact DE Adm. Contact IT

Status IT

?

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

++

?13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS ?

U

-

SEND PROPOSALSEND PROPOSAL

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Seite 42 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

22/01/07: Firenze sends the corrections back to Darmstadt

DEDARMSTA01

1 17.01.07

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

++

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS

U

-

13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS ? -

Signora Marcelli

02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM ? UP

SEND CORRECTIONSEND CORRECTION

Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina

?

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Seite 43 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

23/01/07: Darmstadt validates the agreement

DEDARMSTA01

1 17.01.07

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

Status DE Status IT

PRINTPRINT

Level

++

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS

U

-

13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS -

Signora Marcelli

02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM UP

Herr Hans Schmidt

VALIDATEDVALIDATED

Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina

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Seite 44 / 78March 2007

Uni1: Proposal

status Uni1: Uni2: ?

Uni1: Print and sign

e-Agreements : workflow

Uni2: Correction

Uni1:Validation

status Uni1: ? Uni2:

status Uni1: Uni2:

Uni2: Sign

Email

Email

Post

Email

Post

23/01/07: Firenze signs the agreement and sends it back to Darmstadt

Page 45: E-Nomination – Auftaktveranstaltung. Seite 2 / 78 March 2007 e-Nomination Auftaktveranstaltung Herzlich Willkommen zur e-Nomination Auftaktveranstaltung

Seite 45 / 78March 2007

e-Agreements

In moveonnet, institutions should have:

- An overview list of all open/valid bilateral agreements

- A history of each change made

- All functions necessary for carrying out each step of the process just described

- Functions for importing and exporting agreement data to MS Excel (especially for non- moveon users)

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Seite 46 / 78March 2007

e-Agreements : with moveonnet

moveonnet is available to all institutions and usage is not limited to moveon-users

> partners must register in moveonnet

> partners must use moveonnet for all tasks regarding agreement renewals

> partners are not obliged to use moveonnet with their own other partners

> partners have no costs unless they decide to use e-Agremeents for their complete renewal process

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Seite 47 / 78March 2007

e-Agreements and moveon

moveon should be adapted so that:

- All steps of the e-Agreements procedure can be carried out directly in moveon without having to open moveonnet

- The same overview of open/valid agreements along with the history of changes as shown in moveonnet is available in moveon

- The same functions in moveonnet for executing the steps are available in moveon

- Data about agreements/contacts must not be entered twice in moveonnet, instead it is automatically taken from the relevant data in moveon and used for the e-Agreements

- Data about agreements entered by the partner institution in moveonnet is imported automatically into moveon (flows, contacts).

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Seite 48 / 78March 2007

e-Nomination and e-Agreements

E-Agreements setting the limits for e-Nomination

The e-Agreements which have been agreed upon by both home and host institution will be used as a basis for setting the limits for the e-Nomination.

It should be possible for the institutions to define in moveonnet whether these agreements are to be accounted for and used to set the limitations for the e-Nomination. That means that only e-Nominations corresponding to the conditions outlined in the agreements may be accepted.

If the host institution wishes, some aspects of the agreement may be accounted for and others not, e.g. number of students, total duration in months, field of study, study level.

Alternatively a warning could appear at the home or host institution informing them that the e-Nomination does not correspond to one or more of the conditions defined in the agreement. The institution can however choose to ignore this warning and accept the e-Nomination.

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moveonnet workgroup

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Seite 50 / 78March 2007

Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD

Direkte Antwort des Partners auf die Nominierungs-Email: Einfache Bestätigung/Akzeptierung

I confirm we have received the nominations of your student.

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Seite 51 / 78March 2007

Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD

Direkte Antwort des Partners auf die Nominierungs-Email: Nächste Schritte für die Bewerbung

the application procedure is not available at the moment; the webmaster should inform me about the starting date in a few weeks (I think the on-line procedure will be activated by 01/05/2007). To prepare their program of study, students could click on the following web link ….They can also contact Prof. XY, tutor coordinator at the Department of Biology, at this e-mail address … to obtain suggests and assistance. If you (or the students) need further information don't hesitate to contact me.

I'm pleased to hear that you have selected students for our University. Please inform the students that this Year we are rather strict on the Application deadline because of a lack of accommodation so we look forward to receive their application forms at the latest by 15 April. http://www...../stud/application.html

Thank you for your message. All students who wish to study at XY should follow the steps listed below:

The application form and instructions are available at:….

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Seite 52 / 78March 2007

Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD

Direkte Antwort des Partners auf die Nominierungs-Email: Falscher Empfänger

thank you to address your administrative letters to XY who is in charge of the Erasmus office.

I'm the coordinator so I'm not able to go on with the nominations

My problem is that I have not username and password. I can't consult your website

An other thing, we are not University de Nice Sophia Antipolis, but Institut Eurécom / Télécom Paris

If I well understand this student will arrive in next October for two semesters ?

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Seite 53 / 78March 2007

Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD

Direktes Antwort des Partners auf die Nominierungs-Email: Fehlende Email Adresse bei der Nominierung

we are very happy to accept your student. Can I ask you for his e-mail address to send him all necessary applications? Thank you for your cooperation.

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Seite 54 / 78March 2007

Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD

Direkte Antwort des Partners auf die Nominierungs-Email: Probleme mit Studienniveau

we received from the Main Office the candidature for 3 students from your faculty, but we can't understand the level of your students. If they are Postgraduates they can't come in Florence to do exams, is it right?

Incoming students can do only lessons, so are you sure that they can come in Florence?

Please, all the communications regarding Erasmus must be sent in our office as we wrote, you can find in the letter we are sending every year.

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Seite 55 / 78March 2007

Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD

Direkte Antwort des Partners auf die Nominierungs-Email: Technische Probleme

ich habe es probiert, aber es war leider Zeitvergeudung. Moveon lässt mich nicht meine Daten als Nomination coordinator outgoings hinzufügen, ergo komme ich an Ihre Studenten nicht ran. Leider vermissen wir bei dem

System die zentrale Information, nämlich die E-Mail Adresse der Studenten. Der Rest ist nicht von so großem Interesse für uns. Ich muss Sie bitten Ihren Studenten die folgende E-Mail die ich Ihnen schicke zuzusenden. MfG

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Seite 56 / 78March 2007

Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD

Direkte Antwort des Partners auf die Nominierungs-Email: Technische Probleme

My problem is that I have not username and password. I can't consult your website

An other thing, we are not University de Nice Sophia Antipolis, but Institut Eurécom / Télécom Paris

If I well understand this student will arrive in next October for two semesters ?

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Seite 57 / 78March 2007

Rückmeldungen bei der Nominierung der TUD

Email von Studenten die Fehler bei der Nominierung festgestellt haben

ich musste leider feststellen dass die Formulare nicht ganz richtig sind. ich wollte für 1 Semester und zwar ws07/08 nach Istanbul. Sie haben mich jetzt aber für 2 Semester nominiert.

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e-Nomination – Electronic procedure for the nomination of exchange students

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Uni1: Proposal

status Uni1: Uni2: ?

e-Agreements : workflow

Uni2: Correction

Uni1:Validation

status Uni1: ? Uni2:

status Uni1: Uni2:

Email

Email

• 23/01/07: Darmstadt validates the agreement

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Uni1: Proposal

status Uni1: Uni2: ?

e-Agreements : workflow

Uni2: Correction

Uni1:Validation

status Uni1: ? Uni2:

status Uni1: Uni2:

Email

Email

Email

• 23/01/07: Notification is automatically sent to the partner institution

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Uni1: Proposal

status Uni1: Uni2: ?

Uni1: Print and sign

e-Agreements : workflow

Uni2: Correction

Uni1:Validation

status Uni1: ? Uni2:

status Uni1: Uni2:

Email

Email

Post

Email

• 23/01/07: Darmstadt prints the agreement, signs it and sends it per post to Firenze

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Seite 63 / 78March 2007

Uni1: Proposal

e-Agreements : workflow

18/01/07: Darmstadt creates a proposal for a bilateral agreement with Firenze

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Seite 64 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

ITFIRENZE01

1

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

18/01/07: Darmstadt creates a proposal for a bilateral agreement with Firenze

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

? ?

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

++

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

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Seite 65 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

ITFIRENZE01

1

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

18/01/07: Darmstadt completes the basic data

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

? ?

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

++

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

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Seite 66 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

ITFIRENZE01

1

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

18/01/07: Darmstadt defines the flows for SM and TS in 13.2

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

?

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

++

?13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS ?

U

-

SEND PROPOSALSEND PROPOSAL

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Seite 67 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

ITFIRENZE01

1

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

22/01/07: After validation of the proposal by the inst. coordinator, Darmstadt sends the proposal

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Adm. Contact DE Adm. Contact IT

Status IT

?

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

++

?13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS ?

U

-

SEND PROPOSALSEND PROPOSAL

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Seite 68 / 78March 2007

Uni1: Proposal

status Uni1: Uni2: ?

e-Agreements : workflow

22/01/07: After validation of the proposal by the inst. coordinator, Darmstadt sends the proposal

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Seite 69 / 78March 2007

Uni1: Proposal

status Uni1: Uni2: ?

e-Agreements : workflow

Email

22/01/07: Notification is automatically sent to the partner institution

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Seite 70 / 78March 2007

Uni1: Proposal

status Uni1: Uni2: ?

e-Agreements : workflow

Uni2: CorrectionEmail

22/01/07: Firenze looks at the proposal and would like to correct it

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Seite 71 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

22/01/07: Firenze looks at the proposal and would like to edit it

DEDARMSTA01

1 17.01.07

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

?

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

++

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

?13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS ?

U

-

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Seite 72 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

22/01/07: Firenze completes the missing basic data

DEDARMSTA01

1 17.01.07

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

?

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

++

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

?13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS ?

U

-

Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina

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Seite 73 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

22/01/07: Firenze validates the flows for SM/13.1

DEDARMSTA01

1 17.01.07

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

?

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

++

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS ?

U

-

Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina

SEND CORRECTIONSEND CORRECTION

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Seite 74 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

22/01/07: Firenze alters the flows for TS/13.1

DEDARMSTA01

1 17.01.07

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

?

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

++

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS

U

-

13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS ? -

Signora Marcelli

Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina

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Seite 75 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

22/01/07: Firenze adds the flows for SM /02.3

DEDARMSTA01

1 17.01.07

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

++

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS

U

-

13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS ? -

Signora Marcelli

02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM ? UP

SEND CORRECTIONSEND CORRECTION

Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina

?

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Seite 76 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

22/01/07: Firenze sends the corrections back to Darmstadt

DEDARMSTA01

1 17.01.07

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

++

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS

U

-

13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS ? -

Signora Marcelli

02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM ? UP

SEND CORRECTIONSEND CORRECTION

Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina

?

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Seite 77 / 78March 2007

Uni1: Proposal

status Uni1: Uni2: ?

e-Agreements : workflow

Uni2: Correction

status Uni1: ? Uni2:

Email

22/01/07: Firenze sends the corrections back to Darmstadt

Page 78: E-Nomination – Auftaktveranstaltung. Seite 2 / 78 March 2007 e-Nomination Auftaktveranstaltung Herzlich Willkommen zur e-Nomination Auftaktveranstaltung

Seite 78 / 78March 2007

Uni1: Proposal

status Uni1: Uni2: ?

e-Agreements : workflow

Uni2: Correction

status Uni1: ? Uni2:

Email

Email

22/01/07: Notification is automatically sent to the partner institution

Page 79: E-Nomination – Auftaktveranstaltung. Seite 2 / 78 March 2007 e-Nomination Auftaktveranstaltung Herzlich Willkommen zur e-Nomination Auftaktveranstaltung

Seite 79 / 78March 2007

Uni1: Proposal

status Uni1: Uni2: ?

e-Agreements : workflow

Uni2: Correction

Uni1:Validation

status Uni1: ? Uni2:

Email

Email

23/01/07: Darmstadt looks at the changes and would like to validate them

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Seite 80 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

23/01/07: Darmstadt looks at the changes and would like to validate them

DEDARMSTA01

1 17.01.07

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

?

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

++

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS

U

-

13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS ? -

Signora Marcelli

02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM ? UP

The partner institution has accepted the following flows:

The partner institution has changed the following flows:

The partner institution has added the following flows:

Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina

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Seite 81 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

23/01/07: Darmstadt validates the corrections for TS/ 13.1

DEDARMSTA01

1 17.01.07

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

++

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS

U

-

13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS -

Signora Marcelli

02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM ? UP

Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina

?

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Seite 82 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

23/01/07: Darmstadt completes the missing data for SM/02.7

DEDARMSTA01

1 17.01.07

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

Status DE Status IT

PREVIEWPREVIEW

Level

++

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS

U

-

13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS -

Signora Marcelli

02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM UP

Herr Hans Schmidt

VALIDATE AGREEMENTVALIDATE AGREEMENT

Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina

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Seite 83 / 78March 2007

e-Agreements - szenario

23/01/07: Darmstadt validates the agreement

DEDARMSTA01

1 17.01.07

Field Flows Dept. Contact DE Dept. Contact ITTS/SM Status DE

Inst. Contact DE Inst. Contact ITPeriod Admin. Contact DE Admin. Contact IT

Status IT

Status DE Status IT

PRINTPRINT

Level

++

Message to partner

Erasmus

ProgrammeNo. e-Agreement Last Update

Prof. Peter Schmidt Frau Birgit Franz2007/08 – 2010/11

13.1 1 6 2 6 Frau Ursula MüllerSM

13.1 1 1 2 1 Frau Ursula MüllerTS

U

-

13.1 1 1 1 1 Frau Ursula Müller Signora MarcelliTS -

Signora Marcelli

02.7 3 12 4 12 Herr Mario RossiSM UP

Herr Hans Schmidt

VALIDATEDVALIDATED

Prof. Ciara Este Sign. Bianca Farina

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Uni1: Proposal

status Uni1: Uni2: ?

Uni1: Print and sign

e-Agreements : workflow

Uni2: Correction

Uni1:Validation

status Uni1: ? Uni2:

status Uni1: Uni2:

Uni2: Sign

Email

Email

Email

Email

Electronic Signature ???

Email