《会计档案管理办法2015》解读 -...

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《会计档案管理办

法2015》解读

主讲教师：刘梅玲

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课程来源

� 为规范会计档案管理工作，提高会计档案

现代化管理水平，财政部、国家档案局对

原《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕

32号）进行了修订，于2015年12月11日，

以财政部、国家档案局令第79号发布了新

的《会计档案管理办法》，将于2016年1

月1日起施行。

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原《管理办法》

新《管理办法》

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教师简介：

刘梅玲

讲师、博士、硕导

上海国家会计学院教研部

XBRL中国地区组织体验中心

XBRL国际组织最佳实践委员会委员

中国会计学会会计信息化专业委员会联络人

研究方向：XBRL、会计信息化、企业信息化

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学习目标：

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1. 了解《会计档案管理办法》的出台背景

2. 掌握《会计档案管理办法》对单位会计

管理机构的约束和指导

3. 掌握《会计档案管理办法》对单位档案

管理机构的约束和指导

4. 熟悉《会计档案管理办法》的前后对比

主要参考资料：

6

1. 《会计档案管理办法》，中华人民共和国财政部国家档案局令第79号，2015.12.11发布，2016.1.1实施http://www.mof.gov.cn/pub/tfs/zhengwuxinxi/caizhengbuling/201512/t20151214_1613338.html

2. 财政部、国家档案局有关负责人就《会计档案管理办法》修订答记者问，2015.12.14，http://tfs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/zhengcejiedu/201512/t20151214_1613341.html

3. 《会计档案管理办法》，财会字〔1998〕32号，1998.8.21发布，1999.1.1实施

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4. 《会计档案管理办法》，财预字[1984]85号，1984.6.1发布，1984.6.1实施

5. 关于征求《会计档案管理办法（征求意见稿）》意见的通知，财会便〔2014〕56号，2014.12.1，http://kjs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/gongzuotongzhi/201412/t20141202_1162079.html

•会计档案管理办法（征求意见稿）.doc

•关于《会计档案管理办法（征求意见稿）》的说明.doc

•《会计档案管理办法（征求意见稿）》与现行《会计档案管理办法》对照表.docx


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6. 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，国家档案局令第8号，2006.12.18颁布/实施

7. 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，国家档案局令第10号，2012.12.17颁布，2013.2.1实施

8. 《中华人民共和国会计法》，1999.10.31

9. 《中华人民共和国档案法》，1996.7.5修订

10. 《中华人民共和国电子签名法》，2004.8.28通过，2005.4.1实施

11. 企业会计信息化工作规范，财会[2013]20号，2013.12.6

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12. 国家发展和改革委员会办公厅、财政部办公厅、国家税务总局办公厅、国家档案局办公室，关于组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作的通知，发改办高技〔2013〕3044号，2013.12.16 http://www.chinatax.gov.cn/2013/n1586/n1593/n1737/n1741/c658330/content.html

13. GB/T18894-2002，电子文件归档与管理规范

14. 电子会计档案实现机制研究_以中国联通为例

15. 创新档案管理打造绿色账本_中国电信会计档案电子化管理试点实践

16. 保险业成功接收国内首张企业电子发票

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总则

会计档案管理基础

单位会计档案管理

单位变动会计档案管理

单位之间会计档案管理

附则

课程框架

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引言

版本变迁出台背景

出台过程出台意义

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版本变迁

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1984.6.1发布

1984.6.1实施

1998.8.21发布

1999.1.1实施

2015.12.11发布

2016.1.1实施

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版本变迁——内容调整

�一是完善了会计档案的定义和范围

�二是增加并明确了电子会计档案的管理要求

�三是完善了会计档案的销毁程序

�四是明确了会计档案出境的管理要求

�五是调整了会计档案的定期保管期限，并延

长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限

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出台背景�1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年对该办法进行了第一次修订。

�原《管理办法》实施10多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。

�近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等均发生了较大变化，原《管理办法》已经无法较好地适应经济社会发展需要，突出表现在：

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出台背景

�（一）随着各单位信息化水平和精细化管理程度

的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等

会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大

量电子会计档案，需要予以规范。

�（二）随着我国会计法律法规的不断完善，以及

国家档案管理规范、标准的制定或修订，原《管理

办法》的有关表述已不再适用，会计档案的范围、

保管、利用、销毁等方面的规定需要相应予以调整

或完善。

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出台过程

�从2012年开始，财政部、国家档案局陆续组织部

分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子

化管理试点工作

2012年一季度，国家档案局会同财政部开始企业会计电子档

案管理试点，在中国电信广东分公司、中国联通湖北分公司、

中国人保财险股份公司开展会计档案管理试点工作，试行内

部会计凭证的无纸化归档。

涉及的单位内部原始凭证包括：企业内部产生的原始凭证、

记账凭证、账簿和银行回单。

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出台过程�2013-2014年财政部、国家档案局、国家税务总局、国

家发展改革委专门针对电子发票的入账和保管问题多次

开展研讨，并组织部分企业和地区开展电子发票及电子

会计档案管理综合试点工作。

（一）推动电子发票的接收及归档保存。中国电信集团公司、

中国联合网络通信集团有限公司、中国人民财产保险股份有

限公司在深入开展会计档案电子化管理试点工作的基础上，

增加电子发票管理环节，接收电子发票试点单位开具的电子

发票，开展电子发票查询比对、电子发票接收、审核验证、

会计核算、记账、电子发票归档保存、电子发票调阅等工作，

同时推进企业与银行直联，应用电子银行回单，形成完整的

电子会计档案，接受内、外部审核。

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出台过程�试点工作要依托已有的会计核算系统，完整地接收电子发票数

据，并通过建设完善电子会计档案管理系统，实现电子发票的

高效便捷归档及查询。

�（二）做好电子发票系统与会计核算系统的对接。已经开展电

子发票试点工作的北京京东世纪贸易有限公司和东港股份有限

公司、上海爱信诺航天信息有限公司、重庆市远大印务有限公

司、青岛海尔软件有限公司、中国电信股份有限公司深圳分公

司、江苏苏宁易购电子商务有限公司、浙江浙科信息技术有限

公司、成都京东世纪贸易有限公司等单位，要配合会计档案电

子化管理试点单位，在已开展电子发票试点工作基础上，完善

电子发票系统的输出接口，做好与会计档案电子化管理试点单

位会计核算等相关系统的对接。

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出台过程2014年6月27日，随着中国人民财产保险股份有

限公司电子会计档案系统与北京市国税局电子发

票平台成功实现对接，国内首张可报销电子发票

正式开出。

厦门是全国首个开展财政票据会计档案电子化管

理试点工作的城市。厦门市财政局专门制定出台

了《厦门市财政票据会计档案电子化管理暂时办

法》，选择市第一医院、中山医院、仙岳医院、

交警大队4家单位进行试点。

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出台过程试点企业进一步节约了会计档案管理成本，提高

了会计档案管理效率。

仅从内部原始凭证的试点效果看，每家单位每年

就可直接节约纸张、打印耗材及后续处理人力成

本、保管成本等上千万元，“绿色档案”效应尽

显。

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出台过程

�随着试点工作的稳步推进，电子发票相关政策的

逐步完善，2014年财政部、国家档案局着手修订原

《管理办法》，形成了《会计档案管理办法（征求

意见稿）》，先后于2014年12月、2015年5月向社

会两次公开征求意见，形成了《会计档案管理办法

（修订草案）》。

�2015年9月财政部、国家档案局组织有关专家集中

研究讨论《会计档案管理办法（修订草案）》，最

终形成新《管理办法》。

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出台意义

�一是有利于推动互联网创新经济的发展

近年来，党中央、国务院积极推动“互联网+”行

动和“大众创业万众创新”，我国基于互联网的新

业态、新模式蓬勃兴起。

新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，

电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等

均可以实现电子化管理，将大大推动电子凭证的在

线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了

有力的政策支持。

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出台意义�二是有利于促进形成绿色、低碳的发展方式

党的十八大报告强调，要着力推进绿色发展、循环发展、低

碳发展，形成节约资源和保护环境的空间格局、产业结构、

生产方式、生活方式；党的十八届三中全会进一步提出要加

快建立生态文明制度。

新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料

不再打印纸质归档保存，同时要求建立会计档案鉴定销毁制

度，完善销毁流程，推动会计档案销毁工作有序开展。

这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理

成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能

减排，有利于形成绿色环保的生产方式。

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出台意义

�三是有利于推进国家治理能力现代化

国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，

需要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络

传递，实现决策科学化、管理精细化。

电子会计档案是电子会计资料的归属，新《管理办

法》明确将电子会计档案纳入会计档案范围，将大

力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政

府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计

信息。

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第一章：总则

•第一条至第五条

•制定目的与依据/适用范围/概念界定/领导与组织

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一、制定目的和依据

�第一条为了加强会计档案管理,有效保护

和利用会计档案,根据《中华人民共和国

会计法》、《中华人民共和国档案法》等

有关法律和行政法规,制定本办法。

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一、制定目的和依据

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原管理办法新管理办法

第一条为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

第一条为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，制定本办法。

二、适用范围

�第二条国家机关、社会团体、企业、事

业单位和其他组织(以下统称单位)管理会

计档案适用本办法。

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二、适用范围

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第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织（以下简称各单位），应当依照本办法管理会计档案。

第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。

三、概念界定

�第三条本办法所称会计档案是指单位在

进行会计核算等过程中接收或形成的,记

录和反映单位经济业务事项的,具有保存

价值的文字、图表等各种形式的会计资料,

包括通过计算机等电子设备形成、传输和

存储的电子会计档案。

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会计资料与

会计档案

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纸质会计资料

是

会计核算等过程

中接收或形成

记录和反映单位

经济业务事项

具有保存价值

是

否

否

否

纸质会计档案电子

会计档案

电子

会计资料

是

电子

非会计档案

纸质

非会计档案

否

否

否

三、概念界定

32


第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核

算等过程中接收或形成的,

记录和反映单位经济业务

事项的,具有保存价值的文

字、图表等各种形式的会

计资料,包括通过计算机等

电子设备形成、传输和存

储的电子会计档案。

原《管理办法》采用列举的方式，提出了四类应当归档的会计资料，但未对会计档案的内涵进行界定。列举之外的其他会计资料是否应当归档，缺少相应的判断标准，导致各单位在实际工作中的做法存在较大差异或者出现一些争议。因此，根据《档案法》以及相关制度办法关于档案的表述，《管理办法（征求意见稿）》对会计档案进行了定义

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四、领导与组织

�第四条财政部和国家档案局主管全国会计档

案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制

度,对全国会计档案工作实行监督和指导。

�县级以上地方人民政府财政部门和档案行政

管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,

并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指

导。

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管理会计

档案工作

制定会计

档案工作

制度

监督指导

会计档案

工作

财政部

国家档案局全国全国全国

县级以上地方

人民政府财政

部门、档案管

理部门

本行政区

域-

本行政区

域

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机构

档案工作

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第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。县级以上地方人民政府财政部

门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。


�第五条单位应当加强会计档案管理工作,

建立和完善会计档案的收集、整理、保管、

利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的

安全防护技术和措施,保证会计档案的真

实、完整、可用、安全。

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会计档案

管理工作

•收集

•整理

•保管

•利用

•鉴定销毁

会计档案

管理目标

•真实

•完整

•可用

•安全

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�第五条单位的档案机构或者档案工作人

员所属机构(以下统称单位档案管理机构)

负责管理本单位的会计档案。

�单位也可以委托具备档案管理条件的机构

代为管理会计档案。

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会

计

档

案

管

理

机

构

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代为管理本单

位会计档案

单位

否有单位档案管理机构

具备档案管理

条件的机构

单位档案管理

机构

是

管理本单位

会计档案

本单位

会计档案

单位的档案机构

档案工作人员所

属机构


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第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第五条单位应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。单位的档案机构或者档案工作

人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。

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第二章：会计档案管理基础

•第六条至第九条

•会计档案范围/电子会计档案管理

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五、会计档案范围

� 第六条下列会计资料应当进行归档:

� (一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

� (二)会计账簿,包括总账、明细账、日记

账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

� (三)财务会计报告,包括月度、季度、半

年度、年度财务会计报告;

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� 第六条下列会计资料应当进行归档:

� (四)其他会计资料,包括银行存款余额调

节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移

交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清

册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值

的会计资料。

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会计凭证

原始凭证

记账凭证

会计账簿

总账

明细账

日记账

辅助性账簿

财务会计报告

月度

季度

半年度

年度

其他会计资料

银行存款余额调节表

银行对账单

纳税申报表

会计档案移交清册

会计档案保管清册

会计档案销毁清册

会计档案鉴定意见书

其他

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固定资产

卡片其他具有保

存价值的会

计资料

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第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

第六条下列会计资料应当进行归档:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

根据《会计法》，新《管理办法》对会计档案的范围进行了适当调整


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（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

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六、电子会计档案管理

� 第七条单位可以利用计算机、网络通

信等信息技术手段管理会计档案。

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� 第八条同时满足下列条件的,单位内部形

成的属于归档范围的电子会计资料可仅以

电子形式保存,形成电子会计档案:

� (一)形成的电子会计资料来源真实有效,

由计算机等电子设备形成和传输;

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� (二)使用的会计核算系统能够准确、完整、

有效接收和读取电子会计资料,能够输出

符合国家标准归档格式的会计凭证、会计

账簿、财务会计报表等会计资料,设定了

经办、审核、审批等必要的审签程序;

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� GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范

� 电子文件通用格式（6.1）

文字型：XML、RTF、TXT

扫描型：JPEG、TIFF

视频和多媒体：MPEG、AVI

音频：WAV、MP3

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� (三)使用的电子档案管理系统能够有效接

收、管理、利用电子会计档案,符合电子

档案的长期保管要求,并建立了电子会计

档案与相关联的其他纸质会计档案的检索

关系;

� (四)采取有效措施,防止电子会计档案被

篡改;

�51



9.4 保管要求归档电子文件的保管除应符合纸质档案

的要求外，还应符合下列条件：

a.归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

b.单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

c.存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

d.环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：

35％～45％。

归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。

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� (五)建立电子会计档案备份制度,能够有

效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的

影响;

� (六)形成的电子会计资料不属于具有永久

保存价值或者其他重要保存价值的会计档

案。

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7.5.2.2 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至

耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供

查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应

在解密后再制作拷贝。

7.5.2.3 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次

为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬

磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存

的载体。

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� 第九条满足本办法第八条规定条件,

单位从外部接收的电子会计资料附有

符合《中华人民共和国电子签名法》

规定的电子签名的,可仅以电子形式归

档保存,形成电子会计档案。

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内部

电子

会计

档案

条件

形成1电子设备

纸质会计档案

传输电子会计资料

2会计核算系统接收读取审签输出电子

会计档案

3电子档案管理系统

接收管理利用检索

6属于永久保存或其他重要保存价值

4防篡改措施

5备份制度

电子会计档案

是

是

否

否

否

是

仅保存电子会计档案

同时保存纸质会计档案

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外部

电子

会计

档案

条件

形成1电子设备

纸质会计档案

传输电子

会计资料

2会计核算系统接收读取审签输出电子

会计档案

3电子档案

管理系统接收管理利用检索

6属于永久保存或

其他重要保存价值

4防篡改措施

5备份制度

电子会计档案

是

是

否

否

否

是

7合法电子签名是

仅保存电子

会计档案

同时保存纸质

会计档案

否

1、7：真实2、3、6：准确、完整、可用4、5：安全

六、电子会计档案管理� 确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全

� 第一、七项规定是确保电子会计档案的真实

� 第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、

完整、可用

� 第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。

� 单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归

档保存必须同时满足第一至六项规定；

� 单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归

档保存必须同时满足第一至七项规定。

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第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。第八条同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

随着互联网的飞速发展，云计算时代的来临，会计信息化步伐不断加快，电子会计资料正逐步取代纸质会计资料，在会计核算和财务管理中发挥着日益重要的作用。


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(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

在信息化时代，电子档案管理的法律规范和技术手段已经较为成熟，要求同时保存纸质和电子的会计档案意义不大，也大大增加了档案的管理成本。

此外，所提的备案要求既有悖于国务院关于转变政府职能、简政放权的精神，也并不符合目前实际的做法。

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第九条满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

为此，《管理办法》删除了备案的规定，并进一步肯定了电子会计档案的有效性和可替代性（对纸质会计档案的替代）

电子会计档案管理相关规定

� 《企业会计信息化工作规范》

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�保存位置

电子会计资料应离开原生信息系统进行归

档保存

�归档定义

对电子会计资料进行鉴别、整理加工和移

送档案管理职能部门进行保存的过程

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《工作规范》第十三条

�归档过程

首先要进行鉴定，区分需归档和不需归档

的部分，去除不需归档数据和冗余数据

对准备归档电子会计资料鉴定其真实性、

完整性和有效性

按重要程度区分保管期限，组成保管单位

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�归档功能

将归档的电子会计资料转换成符合归档要求

的存储格式，与其元数据一起按要求封装打

包，从会计信息系统中导出，传送至档案管

理信息系统或归档指定的存储位置

对已完成归档的电子会计资料进行标记，以

防止重复归档

最好还能定期删除已归档数据，以释放存储

空间65


�归档依据

电子会计资料归档过程中的有关要求可参照国家标准

《电子文件归档与管理规范》（GB/18894-2002）

元数据项的要求参见档案行业标准《文书类电子文件元

数据方案》（DA/T46—2009）

归档时电子会计资料的封装格式可参见档案行业标准

《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）

电子会计资料归档时的存储格式应选择有利于长期保存

的格式，具体要求可参见档案行业标准《版式电子文件

长期保存格式需求》（DA/T47-2009）

66


1/21/2016

34

�归档意见

企业在购买、实施会计软件时

应充分听取本企业档案部门对于电子会计资

料的归档范围、元数据项、归档后的存储位

置、归档储存格式等方面的意见

使电子会计资料能够顺利归档

67


《工作规范》第四十条

第四十条企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出

纸面资料：

（一）所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务；

（二）由企业信息系统自动生成；

（三）可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出；

（四）企业信息系统具有防止相关数据被篡改的有效机制；

（五）企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自

然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。68

1/21/2016

35


� 1.会计资料范围

可无纸化管理的内部生成的会计资料包括：

会计凭证：原始凭证、记账凭证

会计账簿：总账、明细账和日记账

辅助性会计资料：固定资产卡片、项目辅助账、银行存

款余额表等各种会计资料

� 2.业务范围重复发生：一年内反复发生

日常：在企业的经营循环中，可以预期将会发生的事项

69


� 3.电子会计资料的原生性“（二）由企业信息系统自动生成”本意是指“原生”

电子会计资料

“原生”与“从纸面转换”相对应

� 4.可查询性“（三）可及时在企业信息系统中以人类可读形式查

询和输出；”

输出：包括显示和打印

及时：电子会计资料应当随时处于在线状态，打开终

端设备就可以访问到，而不需要复杂的技术准备过程70

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36


� 5.防篡改机制

防篡改，是确保会计资料的证据和轨迹价值的基本要求

防篡改数据的机制，是信息系统层面的问题，不仅涉及

会计软件功能，还涉及诸如系统安全、职责分工和流程

设计等内容

对企业而言：

选用的会计软件应当遵循工作规范第二章的要求

会计软件本身在设计上应有防篡改机制，包括对数据库的

加密，对各类系统操作权限的分离控制等

71


� 6.备份制度

建立电子会计资料的备份制度，是保证会计资料安全

的基本要求

电子资料相对纸面资料有更多的灭失风险因素

备份的方法手段：异地备份、磁盘阵列、刻制光盘等

防止人为破坏，需要建立对会计资料存储设备的物理

保护措施，防止无关人员对设备的接触

小微企业要实行会计资料的无纸化管理，可以采用大

型会计软件厂商提供的会计软件云服务，或者选择具

备一定规模的会计代理记账机构72

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37


� 7.建立索引

建立会计资料索引体系，目的是保证会计资料的

线索性和相互关联性

每类会计资料要有系统的编码措施，通过编码形

成各类会计资料间的交叉索引，即通过一类资料

可以向前向后追溯其他相关资料，保证线索不断

通过索引能够找到会计资料

纸面资料，索引必须包含资料的物理空间位置信息

电子资料，信息系统应能通过索引（编码）访问到

数据资料

73


� 7.建立索引

企业应当制定会计资料索引体系的总体索

引规则，明确：

哪些资料是纸面存储，应当如何检索

哪些资料是电子存储，应当通过信息系统的

何种功能路径访问

74

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38

《工作规范》第四十一条

第四十一条企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料：

（一）会计资料附有外部单位或者个人的、符合《中华人民

共和国电子签名法》的可靠的电子签名；

（二）电子签名经符合《中华人民共和国电子签名法》的第

三方认证；

（一）所记载的事项属于本企业重复发生的日常业务；

（三）可及时在企业信息系统中以人类可读形式查询和输出；

（五）企业对相关数据建立了电子备份制度，能有效防范自

然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）企业对电子和纸面会计资料建立了完善的索引体系。75


� 1.会计资料范围

外部获取会计资料，是指所记载内容需要企业

外部人员或者机构认可的会计资料

主要是原始凭证，如发票、银行回单等

还包括银行对账单、购销合同等

外部资料不等于外部制作的资料

76

1/21/2016

39


� 2.电子签名

《中华人民共和国电子签名法》

电子签名，是指数据电文中以电子形式所含、

所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其

中内容的数据。

数据电文，是指以电子、光学、磁或者类似手

段生成、发送、接收或者储存的信息。

第十四条可靠的电子签名与手写签名或者盖章

具有同等的法律效力。

77


� 3.可靠的电子签名

《电子签名法》第十三条电子签名同时符合下

列条件的，视为可靠的电子签名：

（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于

电子签名人专有；

（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人

控制；

（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；

（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动

能够被发现。78

1/21/2016

40


� 4.第三方认证第三方认证，是指用于电子签名的数字证书由独

立于交易双方的第三方中介机构签发，所生成的

电子签名真实性由该第三方进行鉴定的机制

第三方认证，要由依据《电子签名法》设立的电

子认证服务机构，来提供证书发放和签名鉴定等

服务

电子认证服务机构的设立由国务院信息产业主管

部门审批

公众可通过工业和信息化部网站查询依法设立的

电子认证服务机构名录79

《工作规范》第四十二条

第四十二条企业会计资料的归档管理，遵

循国家有关会计档案管理的规定。

� 会计档案，是具有长期保存价值并归档保存的

会计资料

� 会计档案管理的规定，是指财政部和国家档案

局制定的《会计档案管理办法》

80

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41

第三章：单位会计档案管理

•第十条至第十九条

•会计档案归档/利用/保管/销毁

81

七、会计档案归档

� 第十条单位的会计机构或会计人员所

属机构(以下统称单位会计管理机构)

按照归档范围和归档要求,负责定期将

应当归档的会计资料整理立卷,编制会

计档案保管清册。

82

1/21/2016

42


� 第十一条当年形成的会计档案,在会计年度终

了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再

移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需

推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。

� 单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超

过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当

符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不

得兼管会计档案。83


� 第十二条单位会计管理机构在办理会计档案

移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国

家档案管理的有关规定办理移交手续。

� 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电

子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元

数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案

管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应

当与其读取平台一并移交。84

1/21/2016

43

七、会计档案归档� 单位档案管理机构接收电子会计档案时,应

当对电子会计档案的真实性、完整性、可用

性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

真实性：指电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致。

完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

可用性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

安全性：有无病毒感染

85

GB/T18894-2002

电子文件归档与管理规范

会计档案归档流程

86

定期整理立卷单位会计管理

机构会计档案

编制会计档案

保管清册

会计档案

保管清册

临时保管

征求档案管理

机构意见临时保管

编制会计档案

移交清册

会计档案移交

N年1.1-12.31

N+1年1.1-12.31

N+3年1.1-12.31

N+2年1.1-12.31

N+4年1.1-12.31

会计档案检测

会计档案

移交清册

单位档案管理

机构

电子会计档案元数据读取平台

1/21/2016

44


87


第六条各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第十条单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

第十一条当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时

保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条单位会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移

交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档

案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

实际工作中，很多单位会计机构的需要应对会计师事务所的审计以及业务主管部门、审计部门、税务部门等的检查，通常近三年的会计凭证、账簿、报表需要随时查阅。

为减少审批手续，提高工作效率，会计机构往往申请推迟档案移交的时间。

八、会计档案利用� 第十三条单位应当严格按照相关制度利用会

计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时

履行登记手续,严禁篡改和损坏。

� 单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因

工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应

当严格按照规定办理相关手续。

� 会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的

会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在

规定时间内归还。

88

1/21/2016

45

会计档案利用程序

89

会计档案

查阅登记

单位档案管理机构

会计档案

查阅

会计档案查阅

人/单位

会计档案

复制登记

会计档案

复制

会计档案复制

人/单位

会计档案借出登记

保管和利用

会计档案

会计档案

借用单位

会计档案借出手续

会计档案借出

归还会计档案

八、会计档案利用

90


第七条各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

第十三条单位应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。单位保存的会计档案一般不得对

外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用单位应当妥善保管

和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

实际工作中，在业务主管部门的检查、国家审计部门的审计中或者出于司法需要，会计档案会被借出。

1/21/2016

46

九、会计档案保管

� 第十四条会计档案的保管期限分为永

久、定期两类。定期保管期限一般分

为10年和30年。

� 会计档案的保管期限,从会计年度终了

后的第一天算起。

91

企业和其他组织会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注

一会计凭证

1 原始凭证 30年

2 记账凭证 30年

二会计账簿

3 总账 30年

4 明细账 30年

5 日记账 30年

6 固定资产卡片固定资产报废清理后

保管5年

7 其他辅助性账簿 30年

92

1/21/2016

47

企业和其他组织会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注

三财务会计报告

8 月度、季度、半年度财务会计报告 10年

9 年度财务会计报告永久

四其他会计资料

10 银行存款余额调节表 10年

11 银行对账单 10年

12 纳税申报表 10年

13 会计档案移交清册 30年

14 会计档案保管清册永久

15 会计档案销毁清册永久

16 会计档案鉴定意见书永久93

会计档案保管期限

94

会计凭证

原始凭证

记账凭证

会计账簿

总账

明细账

日记账

辅助性账簿

财务会计报告

月度

季度

半年度

年度

其他会计资料

银行存款余额调节表

银行对账单

纳税申报表

会计档案移交清册

会计档案保管清册

会计档案销毁清册

会计档案鉴定意见书

30年永久 10年

固定资产卡片：

固定资产报废

清理后保管5年

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48

财政总预算、行政单位、事业单位和税收会

计档案保管期限表

95

序号

档案名称保管期限

备注财政总预算

行政单位事业单位

税收会计

一会计凭证1 国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证

10年 10年

2 各收入机关编送的报表 10年3 行政单位和事业单位的各种会计凭证

30年包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表

4 财政总预算拨款凭证和其他会计凭证

30年包括：拨款凭证和其他会计凭证



96

序号




税收会计

二会计账簿

5 日记账 30年 30年

6 总账 30年 30年 30年

7 税收日记账（总账） 30年

8 明细分类、分户账或登记簿

30年 30年 30年

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49



97

序号档案名称

保管期限

备注财政

总预算

行政单位

事业单位

税收

会计

三财务会计报告10 政府综合财务报告永久下级财政、本级部门和单位报

送的保管2年

11 部门财务报告永久所属单位报送的保管2年

12 财政总决算永久下级财政、本级部门和单位报

送的保管2年

13 部门决算永久所属单位报送的保管2年

14 税收年报（决算）永久

15 国家金库年报（决算） 10年

16 基本建设拨、贷款年报（决算） 10年

17 行政单位和事业单位会计月、

季度报表

10年所属单位报送的保管2年

18 税收会计报表 10年所属税务机关报送的保管2年



98

序号




税收会计


19 银行存款余额调节表 10年 10年

20 银行对账单 10年 10年 10年

21 会计档案移交清册 30年 30年 30年

22 会计档案保管清册永久永久永久

23 会计档案销毁清册永久永久永久

注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。

1/21/2016

50


99

财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管对比

序号档案名称

一会计凭证

1国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证

国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证

2 各收入机关编送的报表各收入机关编送的报表

3行政单位和事业单位的各种会计凭证

行政单位和事业单位的各种会计凭证

4 各种完税凭证和缴、退库凭证财政总预算拨款凭证和其他会计凭证

5财政总预算拨款凭证和其他会计凭证

6 农牧业税结算凭证

100

1/21/2016

51


序号档案名称

二会计账簿

7 日记账日记账

8 总账总账

9税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账

税收日记账（总账）

10 明细分类、分户账或登记簿明细分类、分户账或登记簿

11 现金出纳账、银行存款账行政单位和事业单位固定资产卡片

12行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）

101


102

三财务会计报告

13 财政总预算政府综合财务报告

14 行政单位和事业单位决算部门财务报告

15 税收年报（决算）财政总决算

16 国家金库年报（决算）部门决算

17 基本建设拨、贷款年报（决算）税收年报（决算）

18 财政总预算会计旬报国家金库年报（决算）

19 财政总预算会计月、季度报表基本建设拨、贷款年报（决算）

20行政单位和事业单位会计月、季度报表

行政单位和事业单位会计月、季度报表

21 税收会计报表（包括票证报表）税收会计报表

1/21/2016

52


103


22 会计档案移交清册银行存款余额调节表

23 会计档案保管清册银行对账单

24 会计档案销毁清册会计档案移交清册

25 会计档案保管清册

26 会计档案销毁清册

27 会计档案鉴定意见书


� 第十五条各类会计档案的保管期限原

则上应当按照本办法附表执行,本办法

规定的会计档案保管期限为最低保管

期限。

� 单位会计档案的具体名称如有同本办

法附表所列档案名称不相符的,应当比

照类似档案的保管期限办理。

104

1/21/2016

53

问：新《管理办法》将会计档案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类，主要理由是什么？

� 答：近年来，国家档案局对机关和企业文件材

料的定期保管期限进行了调整，《机关文件材

料归档范围和文书档案保管期限规定》、《企

业文件材料归档范围和档案保管期限规定》分

别将企业管理类档案和机关文书档案的定期保

管期限统一为10年、30年。

� 另外，会计档案在很多民事案件中都作为重要

证据，民事案件的诉讼时效最长为20年，但大

部分会计档案的最低保管期限都低于20年。

105

问：新《管理办法》将会计档案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类，主要理由是什么？

� 为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案

的实际利用需求，我们将会计档案的定期保管

期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调

整为10年、30年两类，并将原附表1、2中保管

期限为3年、5年、10年的会计档案统一规定保

管期限为10年，将保管期限为15年、25年的会

计档案统一规定保管期限为30年。其中会计凭

证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限

已延长至30年，其他辅助会计资料的最低保管

期限延长至10年。

106

1/21/2016

54


107


第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十四条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。


108


第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

第十五条各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理。

1/21/2016

55

十、会计档案销毁

� 第十六条单位应当定期对已到保管期限的会

计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。

经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划

定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计

档案,可以销毁。

� 第十七条会计档案鉴定工作应当由单位档案

管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监

察等机构或人员共同进行。109

会计档案销毁鉴定程序

110

1/21/2016

56

问：新《管理办法》增加了会计档案鉴定销毁的相关内容，主要是出于什么考虑？

� 答：会计档案的销毁是会计档案管理的重要环

节，其中鉴定销毁工作是档案销毁的前提和基

础。

� 原《管理办法》规定了会计档案销毁的具体程

序，要求“单位负责人在会计档案销毁清册上

签署意见”，但未明确销毁前的鉴定工作和有

关责任，这在一定程度上将销毁的最主要责任

归于单位负责人。111

问：新《管理办法》增加了会计档案鉴定销毁的相关内容，主要是出于什么考虑？

� 在实际工作中，为避免可能发生的风险，对于

远远超过最低保管期限且符合销毁条件的会计

档案，单位负责人一般也不愿销毁，大量已失

去保存价值的会计档案占据了储存空间，造成

了资源浪费。

� 因此，新《管理办法》增加了鉴定销毁环节，

要求“单位应当定期对已到保管期限的会计档

案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经

鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划

定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会

计档案，可以销毁。”112

1/21/2016

57


� 第十八条经鉴定可以销毁的会计档案,应

当按照以下程序销毁:

� (一)单位档案管理机构编制会计档案

销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、

卷号、册数、起止年度、档案编号、应保

管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

113




� (二)单位负责人、档案管理机构负责

人、会计管理机构负责人、档案管理机构

经办人、会计管理机构经办人在会计档案

销毁清册上签署意见。

114

1/21/2016

58




� (三)单位档案管理机构负责组织会计

档案销毁工作,并与会计管理机构共同派

员监销。监销人在会计档案销毁前,应当

按照会计档案销毁清册所列内容进行清点

核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案

销毁清册上签名或盖章。

115

纸质会计档案销毁程序

116

名称

卷号

册数

起止年度

档案编号

应保管期限

已保管期限

销毁时间等

1/21/2016

59




� 电子会计档案的销毁还应当符合国家有关

电子档案的规定,并由单位档案管理机构、

会计管理机构和信息系统管理机构共同派

员监销。

117

GB/T18894-

2002

电子文件归档

与管理规范


� 9.8 归档电子文件的鉴定销毁

� 9.8.1 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家

关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办

理审批手续后实施。

� 9.8.2 属于保密范围的归档电子文件，如存

储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销

毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的

归档电子文件可进行逻辑删除。118

1/21/2016

60

电子会计档案销毁程序

119


� 第十九条保管期满但未结清的债权债务

会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证

不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立

卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事

项完结时为止。

� 单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在

会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册

和会计档案保管清册中列明。

120

1/21/2016

61

仍需保管的会计

档案处理程序

121

问：新《管理办法》并修改了监销的有关规定，主要是出于什么考虑？

� 监销是保证销毁工作按照规定程序和要求

进行的一项制度安排。

� 原《管理办法》规定，“销毁会计档案时，

应当由单位档案机构和会计机构共同派员

监销。国家机关销毁会计档案时，应当由

同级财政部门、审计部门派员参加监销。

财政部门销毁会计档案时，应当由同级审

计部门派员参加监销”。

122

1/21/2016

62

问：新《管理办法》并修改了监销的有关规定，主要是出于什么考虑？

� 会计档案销毁属于单位的内部管理事务，国家机关

销毁会计档案再由财政部门、审计部门派员监销，

既增加了行政管理成本，也难以真正发挥监督作用。

� 为此，新《管理办法》删除了财政部门、审计部门

派员监销的规定，同时进一步明确了单位内部组织

监销的有关要求，即“单位档案管理机构负责组织

会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监

销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案

销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁

后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。”

123


124

原管理办法新管理办法第十条保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：（－）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。（三）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第十六条单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

第十七条会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第十八条经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档

案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档

案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理

机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单

位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

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问：明确电子会计档案的管理要求是此次修订的重点，新《管理办法》对电子会计档案作了哪些方面的规定？

�答：新《管理办法》在会计档案的范围、保管、

移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相

应规定，主要包括：

�一是将电子会计档案纳入了会计档案的范围，

规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、

传输和存储的电子会计档案。

�二是规定满足一定条件时单位内部生成和外部

接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。

125

问：明确电子会计档案的管理要求是此次修订的重点，新《管理办法》对电子会计档案作了哪些方面的规定？

�三是要求电子会计档案移交时将电子会计档案

及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家

档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案

应当与其读取平台一并移交。

�四是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理

机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派

员监销。

126

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第四章：单位变动会计档案管理

•第二十条至第二十三条

•终止经营/分立后/合并后/建设期会计档案管理

12

7

十一、终止经营的会计档案管理

� 第二十条单位因撤销、解散、破产或

其他原因而终止的,在终止或办理注销

登记手续之前形成的会计档案,按照国

家档案管理的有关规定处置。

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十一、终止经营的会计档案管理

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第十三条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第二十条单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案,按照国家档案管理的有关规定处置。

十二、分立后的会计档案管理

� 第二十一条单位分立后原单位存续的,其会计

档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方

可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

� 单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经

各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管

理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其

业务相关的会计档案。

130

？

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分立后的会计档案管理

131


� 单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭

证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规

定办理交接手续。

� 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档

案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、

复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清

的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出

由承接业务单位保存,并按照规定办理交接手

续。132

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分立后的会计档案管理：

未结清会计事项

133

分立后的会计档案管理：

业务移交其他单位

134

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分

立

后

的

会

计

档

案

管

理

135


136


第十四条单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案。应当由单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第二十一条单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原单位解散的,其会计档案

应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及

的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及

的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存,并按照规定办理交接手续。

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十三、合并后的会计档案管理

� 第二十二条单位合并后原各单位解散

或者一方存续其他方解散的,原各单位

的会计档案应当由合并后的单位统一

保管。单位合并后原各单位仍存续的,

其会计档案仍应当由原各单位保管。

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138

原各单位解散/

一方存续其他

方解散

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第十五条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

第二十二条单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管。

十四、建设期的会计档案管理

� 第二十三条建设单位在项目建设期间

形成的会计档案,需要移交给建设项目

接受单位的,应当在办理竣工财务决算

后及时移交,并按照规定办理交接手续。

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141


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第十六条建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

第二十三条建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。

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第五章：单位之间会计档案管理

•第二十四条至第二十六条

•会计档案交接/出境管理/代理记账管理

14

3

十五、会计档案交接

� 第二十四条单位之间交接会计档案时,

交接双方应当办理会计档案交接手续。

� 移交会计档案的单位,应当编制会计档

案移交清册,列明应当移交的会计档案

名称、卷号、册数、起止年度、档案

编号、应保管期限和已保管期限等内

容。

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� 交接会计档案时,交接双方应当按照会

计档案移交清册所列内容逐项交接,并

由交接双方的单位有关负责人负责监

督。交接完毕后,交接双方经办人和监

督人应当在会计档案移交清册上签名

或盖章。

145

纸质会计档案交接程序

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名称/卷号/册数起止年度档案编号应保管期限已保管期限等

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� 电子会计档案应当与其元数据一并移

交,特殊格式的电子会计档案应当与其

读取平台一并移交。档案接受单位应

当对保存电子会计档案的载体及其技

术环境进行检验,确保所接收电子会计

档案的准确、完整、可用和安全。

147



� 9.2 移交、接收检验

� 9.2.1 文件形成单位在移交电子文件之前，档

案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档

的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达

到100％时方可进行交接。

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9.2.2 检验项目如下：

——载体有无划痕，是否清洁；

——有无病毒；

——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效

性检验及审核手续；

——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软

件、版本、操作手册等是否完整。149



� 检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归

档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏

目。

� 9.2.3 档案保管部门应按照要求及检验项目对

归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应

退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

150

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电子会计档案

交接程序

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名称/卷号/册数起止年度档案编号应保管期限已保管期限等

准确完整可用安全


152


第十七条单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第二十四条单位之间交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

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十六、会计档案出境管理

� 第二十五条单位的会计档案及其复制

件需要携带、寄运或者传输至境外的,

应当按照国家有关规定执行。

153

？


� 《工作规范》第三十六条

企业会计信息系统数据服务器的部署应当符

合国家有关规定。

数据服务器部署在境外的，应当在境内保存

会计资料备份，备份频率不得低于每月一次。

境内备份的会计资料应当能够在境外服务器

不能正常工作时，独立满足企业开展会计工

作的需要以及外部会计监督的需要。

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第十八条我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单位）的会计档案应当按照本办法和国家有关规定进行管理。

第二十五条单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。

十七、代理记账会计档案管理

� 第二十六条单位委托中介机构代理记

账的,应当在签订的书面委托合同中,

明确会计档案的管理要求及相应责任。

156

近年来，我国会计服务外包发展迅速，很多小企业委托中介机构代理记账。

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第六章：附则

•第二十七条至第三十一条

•违规处理/不适用/参照执行/实施办法/施行废止

15

7

十八、会计档案管理违规处理

� 第二十七条违反本办法规定的单位和

个人,由县级以上人民政府财政部门、

档案行政管理部门依据《中华人民共

和国会计法》《中华人民共和国档案

法》等法律法规处理处罚。

158

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会计档案管理

违规处理

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违反规定

处理处罚

单位/个人

县级以上人民政府

财政部门

县级以上人民政府

档案行政管理部门

中华人民共和

国会计法

中华人民共和

国档案法

会计档案管理

办法

十九、文书档案管理

� 第二十八条预算、计划、制度等文件

材料,应当执行文书档案管理规定,不

适用本办法。

160

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二十、参照执行档案管理

� 第二十九条不具备设立档案机构或配

备档案工作人员条件的单位和依法建

账的个体工商户,其会计档案的收集、

整理、保管、利用和鉴定销毁等参照

本办法执行。

161

执

行

与

参

照

执

行

162

国家机关

社会团体

企业

事业单位

其他组织

不具备设立档

案机构或配备

档案工作人员

条件的单位/

依法建账的个

体工商户

执行

参照执行

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十七-二十、其他管理要求

163

原管理办法

新管理办法

第十九条预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十六条单位委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任。

第二十七条违反本办法规定的单位和个人,由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第二十八条预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

第二十九条不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户,其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。

二十一、具体实施办法制定

� 第三十条各省、自治区、直辖市、计

划单列市人民政府财政部门、档案行

政管理部门,新疆生产建设兵团财务局、

档案局,国务院各业务主管部门,中国

人民解放军总后勤部,可以根据本办法

制定具体实施办法。

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二十一、其他管理要求

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第二十条各省、自治区、直辖市人民政府财政部门、档案管理部门，国务院各业务主管部门，中国人民解放军总后勤部，可以根据本办法的规定，结合本地区、本部门的具体情况，制定实施办法，报财政部和国家档案局备案。

第三十条各省、自治区、直辖市、计划单列市人民政府财政部门、档案行政管理部门,新疆生产建设兵团财务局、档案局,国务院各业务主管部门,中国人民解放军总后勤部,可以根据本办法制定具体实施办法。

二十二、施行与废止

� 第三十一条本办法由财政部、国家档

案局负责解释,自2016年1月1日起施行。

� 1998年8月21日财政部、国家档案局发

布的《会计档案管理办法》(财会字

〔1998〕32号)同时废止。

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二十二、其他管理要求

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第二十一条本办法由财政部负责解释。自1999年1月1日起执行。1984年6月1日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》自本办法执行之日起废止。

第三十一条本办法由财政部、国家档案局负责解释,自2016年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)同时废止。

问：新《管理办法》于2016年1月1日起开始施行，财政部、国家档案局打算如何安排贯彻和执行？

� 答：新《管理办法》自2016年1月1日起施行，为了

贯彻落实好新《管理办法》，下一步，我们将积极

做好以下工作：

� 一是广泛开展新《管理办法》的宣传培训工作，引

导各部门、各单位的有关负责人和会计、档案工作

人员准确理解和把握新《管理办法》的内容和要求。

� 二是加快制定新《管理办法》的新旧衔接办法，指

导各部门、各单位做好会计档案的新旧衔接工作。

� 三是根据新《管理办法》编写解读材料，对此次修

订的重点内容进行详细讲解和说明，确保新《管理

办法》的顺利实施。

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七、要点回顾及名词解释

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要点回顾：� 引言：版本变迁/出台背景/出台过程/出台意义

� 总则（1-5条）：制定目的与依据/适用范围/概念界定/领导与组织

会计档案管理基础（6-9条）：会计档案范围/电子会计档案管理

� 单位会计档案管理（10-19条）：会计档案归档/会计档案利用/会

计档案保管/会计档案销毁

� 单位变动会计档案管理（20-23条）：终止经营/分立后/合并后/建

设期的会计档案管理

� 单位之间会计档案管理（24-26条）：会计档案交接/会计档案出境

管理/代理记账会计档案管理

� 附则（27-31条）：违规处理/文书档案不适用/参照执行/具体实施

办法制定/施行与废止

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课程涉及的关键概念

� 会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收

或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有

保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,

包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的

电子会计档案。

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谢谢大家！

172

《会计档案管理办 法2015》解读 -...

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《会计档案管理办法2015》解读 -...