ecm + bpm: alavanca para governança de ti na gestão pública
DESCRIPTION
Essa apresentação resume uma palestra apresentada por mim em Brasilia/DF em março de 2010.TRANSCRIPT
BPM + ECM
Acelerando Resultados na Gestão Pública com Processos Colaborativos
Agenda
• Desafios da Gestão Pública– Gestão de documentos ou gestão de processos?
• Necessidades da Gestão Pública• O que é ECM?• O que é BPM?• Qual a relação entre ECM e BPM.• ECM + BPM: 1 + 1 = 3• ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz• Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• ECM + BPM: Gerando valor na Gestão Pública
• 20% Informação Estruturada
Source: Doculabs
Desafios da Gestão PúblicaConteúdo não gerenciado é predominante
• 20% Informação Estruturada
80% Informação NãoEstruturada
Source: Doculabs
Desafios da Gestão PúblicaConteúdo não gerenciado é predominante
• 20% Informação Estruturada
80% Informação NãoEstruturada
90% da informação nãoestruturada não é gerenciada
Source: Doculabs
Desafios da Gestão PúblicaConteúdo não gerenciado é predominante
• 20% Informação Estruturada
80% Informação NãoEstruturada
90% da informação nãoestruturada não é gerenciada
Volume cresce +36% ao anoSource: Doculabs
Desafios da Gestão PúblicaConteúdo não gerenciado é predominante
Não-estruturado
Pessoas
Ad-Hoc
Estruturado
Gestão de Documentos ou Gestão de Processos?
Agenda
• Desafios da Gestão Pública– Gestão de documentos ou gestão de processos?
• Necessidades da Gestão Pública• O que é ECM?• O que é BPM?• Qual a relação entre ECM e BPM.• ECM + BPM: 1 + 1 = 3• ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz• Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• ECM + BPM: Gerando valor na Gestão Pública
•Repositório de Conteúdo Seguro•Infraestrutura de TI
•Aprovação de Materiais•Licitação / Compras (Lei 8.666)•Atendimento ao Cidadão•Gestão de Contratos•Gestão de Mudanças•Controle de Alçadas•Controle de Protocolos
•Conteúdo Centralizado•Centro de Documentação•Normativos, Instruções e Políticas•Conformidade Regulatória•Documentos Operacionais•Auditoria da Informação
Capturar, gerenciar,Armazenar e acessar oConteúdo por toda a
organização
Processos Gerenciados e
Automatizados p/Eficiência e Controle
Necessidades da Gestão PúblicaProcessos + Conteúdo
O que é ECM?
ECM é um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizados
para “Capturar, Gerenciar, Armazenar, Preservar e Distribuir” conteúdo (documentos, registros, etc.) relacionado aos processos
chaves das organizações“
Fonte: AIIM
Gestão do Conteúdo Empresarial [ECM]
BPM é um modelo de gestão que
sustenta a governança de um ambiente de processos de negócio em direção ao objetivo de aprimorar a agilidade e a
performance operacional. O BPM é uma abordagem estruturada que emprega
métodos, políticas, métricas, modelos de gestão e ferramentas de software para gerenciar e continuamente otimizar as
atividades e processos de uma organização.
Fonte: Gartner
Gestão de Processos de Negócio [BPM]
O que é BPM?
Agenda
• Desafios da Gestão Pública– Gestão de documentos ou gestão de processos?
• Necessidades da Gestão Pública• O que é ECM?• O que é BPM?• Qual a relação entre ECM e BPM.• ECM + BPM: 1 + 1 = 3• ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz• Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• ECM + BPM: Gerando valor na Gestão Pública
Qual a relação entre ECM e BPM?Os Alicerces para Gestão Pública Digital
Motivadores para Gestão Integrada do Conteúdo Acelerar o acesso à informação Promover a Certificação Digital Reduzir custos relacionados a Gestão Documental Satisfazer os requisitos de conformidade Garantir a publicação de atos públicosControlar efetivamente os documentos normativos
[ECM]
Gestão do Conteúdo
Empresarial
Motivadores para Gestão Efetiva dos Processos Aprimorar o serviço prestado ao cidadão Elevar a transparência das ações realizadas Facilitar o atendimento aos normativos regulatórios Aprimorar a produtividade e eficiência das atividadesrealizadas Prover dinamismo aos atos gerenciais Promover controle e visibilidade aos gestores públicos
[BPM]
Gestão dos Processos
de Negócio
• ECM e BPM estão estreitamente relacionados e algumas vezes são tecnologias e abordagens que se sobrepoem.
• Ambos focam na gestão da informação.– ECM foca na estrutura e no ciclo de vida do conteúdo.
– BPM foca nos processos que interagem com o conteúdo.
• TODOS os projetos de ECM requerem práticas de BPM e algumas vezes tecnologias de BPM.
• Alguns projetos de BPM requerem tecnologia correlataao ECM e a maioria requer práticas de ECM.
Qual a relação entre ECM e BPM?
ECM- Captura
- Documentos
- Colaboração
- Registros
- Classificação
- Busca
- Publicação
- Revisão
BPM-Workflow
- Modelagem
- Simulação
- Formulários
- Integração
- Análises
- Monitoramento
- Tarefas
ECM + BPM- Gestão de Contratos
- Aprovação de
Relatórios Financeiros
- Serviços ao Cidadão
- Controle de Viagens
- Licitações / Compras
- Processos de
Engenharia
- Auditoria
Processos Colaborativos
Qual a relação entre ECM e BPM?
ECM + BPMDesafios para o Desenvolvimento da Estratégia Integrada
Fator Crítico de Sucesso: Automação
Desafios
Solução Corporativa Implementação Modular e Incremental
Evitar Silos de Aplicação e Informação Evitar Custos Extras com Integração
Facilitar o Treinamento dos Usuários Promover a Conformidade Regulatória
Convergência de Frameworks Diminuir o TCO
Alavancar a Governança de TI na Gestão Pública
ECM + BPMDesafios para o Desenvolvimento da Estratégia Integrada
Fator Crítico de Sucesso: Automação
Desafios
Solução Corporativa Implementação Modular e Incremental
Evitar Silos de Aplicação e Informação Evitar Custos Extras com Integração
Facilitar o Treinamento dos Usuários Promover a Conformidade Regulatória
Convergência de Frameworks Diminuir o TCO
Alavancar a Governança de TI na Gestão Pública
+SoftExpert ECM Suite
SoftExpert BPM SuiteSolução Corporativa Implementação Modular e Incremental
Elimina Silos de Aplicação e Informação Elimina Custos Extras com Integração
Facilita o Treinamento dos Usuários Promove a Conformidade Regulatória
Convergência de Frameworks Diminui o TCO
Alavanca para Governança de TI na Gestão Pública
ECM + BPM: 1 + 1 = 3
Gestão de DocumentosTradicional
ConteúdoGerenciado
Participaçãodos
Usuários
Tipos deConteúdoControle
Documental Básico
Conteúdo não-gerenciado Processos de Gestão
ECM + BPM: 1 + 1 = 3
Gestão de DocumentosTradicional
ConteúdoGerenciado
Alavanca Governança de TI =Minimiza Riscos na Gestão Pública(Leis, Normativos, Resoluções, etc.)
Participaçãodos
Usuários
Tipos deConteúdoPotencializa os resultados
para toda a organização
ControleDocumental
Básico
Conteúdo não-gerenciado Processos de Gestão
ECM + BPM
SoftExpert ECM Suite
Soluções Específicas
Wo
rkfl
ow
Co
lab
ora
ção
Re
gist
ros
GED
ECM + BPM: 1 + 1 = 3
Busca
Captura
Complexidade + Alto custo de integração
Custo de propriedade elevado (TCO)
Informação dispersa (silos)
Cap
tura
Flexibilidade e Integração
Escalabilidade + ROI
Eliminação de silos de informação
Soluções Específicas
Bu
sca
Wo
rkfl
ow
Re
gist
ros
GED
Wo
rkfl
ow
Co
lab
ora
ção
Re
gist
ros
GED
ECM + BPM: 1 + 1 = 3
Busca
Captura
Processos Colaborativos
Complexidade + Alto custo de integração
Custo de propriedade elevado (TCO)
Informação dispersa (silos)
SoftExpert ECM Suite
versus ECM + BPM
Oportunidade paraBaixa aderência c/ PDTI Complexidade p/ GestãoRisco p/ Administração
Eficiência OperacionalTI Ágil (Governança)Alinhamento EstratégicoControle e Planejamento
Sistemas fragmentados
NecessidadesDepartamentais
Gestão Bottom-up
Soluções pontuais
Integração Nativa entrecomponentes
PlataformaCorporativa
GestãoTop-down
SoftExpertECM Suite
Visão Tática•Investimento de curto-prazo•Reativo (baseado em deadline)
Visão Estratégica•Valor preservado ao longo do tempo•Pró-ativo (foco na Performance)
ECM + BPM: Ganhos ao longo do tempo
Agenda
• Desafios da Gestão Pública– Gestão de documentos ou gestão de processos?
• Necessidades da Gestão Pública• O que é ECM?• O que é BPM?• Qual a relação entre ECM e BPM.• ECM + BPM: 1 + 1 = 3• ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz• Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• ECM + BPM: Gerando valor na Gestão Pública
Proteção da Informação
Normas e procedimentos
Taxonomia e classificação de metadados
Controle de revisãode documentos(Workflow específico)
Bibliotecas de documentos
Gestão de Documentos
Políticas e regrascorporativas
Captura e gestãode e-mails
Políticas de retenção e agendas de expiraçãoautomatizadas
Trilhas de auditoria
Arquivo Físico
Roteamento nosestágios de temporalidade
Gestão de Registros
Busca Captura
Indexação
Contexto
Relevância
Metadados
Alertas
Fontes de conteúdodistribuídas
Visualizaçãodinâmica
Digitalização
Captura + OCR
Classificação
Gestão da Informação Aprimorada Eficácia na Gestão PúblicaPráticas Repetidas
Rotas pré-definidaspara revisão e aprovação
Atribuição de tarefas e rastreabilidade
Workflow Ad Hoc
Workflow estruturado + roteamentodinâmico
Notificaçõesdurante todo o ciclo de vida
Workflow/ BPM
Excelência na Gestão Pública (Governança)
ECM + BPM05 Pilares para uma Estratégia Eficaz
Proteção da Informação
Normas e procedimentos
Taxonomia e classificação de metadados
Controle de revisãode documentos(Workflow específico)
Bibliotecas de documentos
Políticas e regrascorporativas
Captura e gestãode e-mails
Políticas de retenção e agendas de expiraçãoautomatizadas
Trilhas de auditoria
Arquivo Físico
Roteamento nosestágios de temporalidade
Gestão de Registros
Captura
Indexação
Contexto
Relevância
Metadados
Alertas
Fontes de conteúdodistribuídas
Visualizaçãodinâmica
Digitalização
Captura + OCR
Classificação
Gestão da Informação Aprimorada Eficácia na Gestão PúblicaPráticas Repetidas
Rotas pré-definidaspara revisão e aprovação
Atribuição de tarefas e rastreabilidade
Workflow Ad Hoc
Workflow estruturado + roteamentodinâmico
Notificaçõesdurante todo o ciclo de vida
Excelência na Gestão Pública (Governança)
Gestão de Documentos
BuscaWorkflow/
BPM
+SoftExpert ECM Suite
SoftExpert BPM Suite
ECM + BPM05 Pilares para uma Estratégia Eficaz
Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• O que a integração ECM + BPM da SoftExpert pode fazer?
– Iniciar workflows automaticamente ou manualmente baseado em processosgerenciados
– Monitorar e responder a eventos (Exceções de tempo)
• Revisar uma coleção de documentos simultaneamente
• Alterar o fluxo em tempo de execução
• Determinar executores em tempo de execução
• Alocar tarefas a um pool de executores
– Manipular documentos físicos com controle através dos fluxos
– Gerenciar a execução de tarefas, notificações e rastreabilidade
– Comunicar com sistemas externos
– Escalar tarefas para outros executores
– Suportar realocação de recursos
– Dinamicamente responder para alterações nas definições de papéis (grupos)
– Disparar subprocessos quando necessário
Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM
Consulta de contratos via
Dashboard ECM
Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM
Consulta de contratos via
Dashboard ECM
Dashboard BPM p/ Gestão e
Execução de processos
Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM
Consulta de contratos via
Dashboard ECM
Dashboard BPM p/ Gestão e
Execução de processos
Automação de Proceso integrada
ao SoftExpert ECM Suite
ECM +
BPM
[Metas]
• Reduz custos, aprimora a qualidade e promoveconformidade regulatória
RESULTADO
• Capturar, alinhar e aprimorar a qualidade da informação
• Encontrar e usar a informação correta no tempo apropriado
• Alavancar reuso de conteúdo, melhores práticas e melhoria contínua
• Elevar a capacidade da organização e percepção do ambiente
• Conduzir a gestão de mudanças e agilidade da Gestão
ECM + BPM Gestão Pública Digital + Governança de TI
• Acelera a velocidade frente a mudanças
• Aumenta atividades com processamento paralelo
• Diminui tempos de ciclo dos processos, necessidades de recursos e custos
• Otimiza a aplicação de recursos e sua utilização
• Intensifica a consistência e o controle de qualidade da informação
• Melhora os dados operacionais para planejamento e relatórios
• Sustenta a conformidade regulatória
• Aprimora o monitoramento e auditoria dos processos
Eleva a segurança da informação
• Aperfeiçoa a flexibilidade nas diretrizes dos processos
de gestão
• Aumenta a satisfação dos cidadãos (clientes)
ECM + BPM: Gerando valor na Gestão Pública