efacturatie presentatie i creative webinar 2 juli 2009
TRANSCRIPT
![Page 1: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/1.jpg)
Easy Distribution“ Het hybride model voor digitalefactuurverwerking”
Webinar eFacturatie
Drs. M. (Martin) van Esschoten
Donderdag 2 juli
13.00 – 14.00 uur
![Page 2: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/2.jpg)
2
Agenda
• ICreative bv• Wat is eFacturatie• Regelgeving eFacturatie• Verkoopfacturen versturen• Inkoopfacturen ontvangen
– Formaten– Distributievormen– Hybride oplossing
• Efficiënter verwerken van ontvangeninkoopfacturen
![Page 3: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/3.jpg)
3
ICreative bv
• Opgericht in 2001• Kernactiviteit: Budget-to-Pay solutions• Gerenommeerd
– Basware– Kofax– Value Added Solutions
• Klanten in profit en non-profit; zoals Sogeti, AkzoNobel, Ministerie LNV, UWV, Endemol en KPMG
• Ons succes– klantwens centraal;– pragmatische werkwijze; – proces- en materiedeskundig personeel;– bewezen oplossingen.
![Page 4: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/4.jpg)
4
eFacturatie
• eFacturatie: een papierloos proces rondom het versturenén ontvangen van facturen– Digitaal versturen van Verkoopfacturen– Digitaal ontvangen van Inkoopfacturen
• Voordelen digitaal versturen– Kosten en milieu besparend (papier/porto en manuele
handelingen);– geen vertraging door post;– meer zekerheid over verzenden/aankomst dan papieren
facturen.
• Manieren:– 1 op 1 (e-mail of FTP)– Portaal (versturen of ophalen)– Hubs (‘vertaal’ service) o.a. Basware BT en TNT elektronisch
zakendoen
![Page 5: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/5.jpg)
5
Regelgeving eFacturatie
• Ministerie Economische Zaken, project eFacturatie overheid:– Marco Pastors, ambassadeur– UBL 2.0 als standaard
• Ministerie Financiën– Minister Jan Kees de Jager– Geen digitale handtekening– PDF, Word, XML, CSV = origineel– Site: http://www.belastingdienst.nl/belastingconsulent/nieuwsbrief/nieuwsberichten/2009-02-24-09_efactureren.html
![Page 6: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/6.jpg)
6
Regelgeving eFacturatie
![Page 7: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/7.jpg)
7
Verkoopfacturen digitaal versturen
• Daadwerkelijk versturen:– Standaard ERP functionaliteit (vaak 1 bestandsformaat);– diverse gespecialiseerde tools zoals Streamserve;– versturen via Hubs– volledig uitbesteden.
• Uitdagingen:– Bijhouden extra masterdata (hoe een bepaalde leverancier
zijn/haar factuur wenst te ontvangen).
• Nabije toekomst:– ICreative Tool die extra masterdata kan managen indien ERP
dit niet ondersteund;– Automatisch versturen, afhankelijk van wensen debiteur;– Hybride (1:1, als ook via externe hubs);– Ook geschikt voor intercompany facturen;– Publicatie op Verkoopfacturen portaal.
![Page 8: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/8.jpg)
8
Inkoopfacturen digitaal ontvangen
• Voordelen digitaal ontvangen– Reductie manuele handelingen– Meeste voordelen indien ook digitaal verwerken
• Digitale formaten– PDF– CSV– Word– XML
• Standaard van de leverancier• Standaard van de afnemer• UBL 2.0• XML-hr• Etc.
• Distributie– Ontvangen via een Hub (Basware BT, TNT Elektronisch zakendoen
etc.)– Ftp– Ophalen van een Portaal– Of……
![Page 9: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/9.jpg)
9
Factuur per e-mail
![Page 10: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/10.jpg)
10
Nadeel: verschillende processencontroleren• Papier• Hub• E-mailadressen• FTP• Portals….
• Verschillende formaten
• Waar gaat dit heen?• En hoe kunt u de kosten in de hand houden?
![Page 11: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/11.jpg)
11
Onze oplossing
• Easy Distribution; Ed• Ed Ontvangt; oplossing die de verschillende
distributiekanalen kan monitoren– Leest e-mailadressen uit; bijv: [email protected]– Haalt automatisch facturen van FTP-sites en/of HUBS– Vertaalt alles naar één formaat!
• XML, CSV (standaarden)• PDF OCR-engine
– Oftewel een hybride model
• De cliënt valideert bovendien of de facturen voldoen aan opgestelde criteria
• Directe koppeling met de ERP applicatie of factuur verwerkingsapplicatie
• Implementatie 1-3 dagen, afhankelijk van de wensen
![Page 12: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/12.jpg)
12
Ed Ontvangt: Procesoverzicht
post Fastscan / Kofax
Hub en/of FTP
e-mail (1:1 connectie)
terugkoppeling
Fact
ure
nle
vera
nci
ers
Ed ontvangt
xml
csv
txt
1
formaat
+
afbeelding
![Page 13: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/13.jpg)
12
Dashboard
![Page 14: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/14.jpg)
13
Efficiënter verwerken van ontvangeninkoopfacturen• Voordelen digitale verwerking:
– Hogere productiviteit– Hogere kwaliteit– Procesbeheersing
• Eigenschappen– Scannen papieren facturen– Inlezen digitale facturen– Coderen kostenfacturen– Matchen orders– Routeren naar budgethouders– Integratie ERP– Rapportage
![Page 15: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/15.jpg)
14
Digitaal verwerken
AP• Coderen
• Matchen
• Routeren
• Proces bewaken
• Boeken
Budgethouder• Codering Δ
• Controleren
• Goedkeuren
• Persoonlijk Archief
ED(Digitalefacturen)
o.a. XML/XBRL/
UBL2.0
én
Admin / Monitor / KPI
Expense Portal
SCANNEN• Fastscan
• Kofax
• Scansys
• TNT Scanpost
• Uitbesteden
ERP
OM
CM
Auto flow
Order masterdata
Grootboek schemaBoekenMasterdata
Budget Control
Actueel beeld van
beschikbaar budget
boekingen
![Page 16: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/16.jpg)
15
Scannen van inkoopfacturen
Een voorbeeld van de schermindeling van Kofax waarbij, indien van toepasssing, de gegevens direct kunnen worden aangepast/ingevuld.
![Page 17: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/17.jpg)
16
Automatisch matchen orders
De module is eenvoudig in te zetten en is tevens in eigen beheer. U kunt bijvoorbeelddiverse toleranties zelf beheren voor verschillende leveranciers/companies voor het automatisch matchen van ordergerelateerde facturen. Daarbij kunt ook actiesdefinieren in geval van een match of mis-match
![Page 18: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/18.jpg)
17
Coderen van kostenfacturen
-Boeken van een kostenfactuur kan onder andere met behulp van een‘bookingtemplate’ en vervolgens automatisch worden verstuurd naar de betreffende budgethouder(s) via de Autoflow.-Indien een ordernummer is ingevuld, kunnen de orderregels direct opgeroepen worden.
![Page 19: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/19.jpg)
18
Budgethouder kan facturencontroleren
![Page 20: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/20.jpg)
19
Integratie
• Ervaring met:– AccountView– Afas– Axapta– Baan– Coda– Exact– SAP– Navision– Oracle– Et cetera.
![Page 21: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/21.jpg)
20
Rapportage
![Page 22: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/22.jpg)
21
Implementatie
• Doorlooptijd van 2-3 maanden is reëel.• Scheppen van de juiste verwachtingen is “Key”.• Definitiestudie, technische implementatie, functionele
configuratie, testen, finetunning, training en oplevering.
• Alle klanten van ICreative zijn een referentie!
![Page 23: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/23.jpg)
22
Wrap-up
• Regelgeving is voor Nederland positief gewijzigd
• Diverse leveranciers die e-mail/PDF willen versturen
• Ed Ontvangt is de hybride oplossing voor het automatisch inlezen van facturen– per e-mail– ftp– eventueel externe hubs
• Verder digitaal verwerken van inkoopfacturen mogelijk voor het automatisch matchen met orders/contracten en het automatisch routeren naar budgethouders
• Integratie met ERP omgeving
• Uitgebreide rapportages en proces monitoring
![Page 24: eFacturatie Presentatie I Creative Webinar 2 Juli 2009](https://reader031.vdocuments.net/reader031/viewer/2022020219/55d520bdbb61eb94578b475d/html5/thumbnails/24.jpg)
23
Easy DistributionOptimale e-facturatie!
www.icreative.nl
Vragen/meer info?
Kevin [email protected]