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Einführung in das Einführung in das ProjektmanagementProjektmanagementProjektmanagementProjektmanagement

Felix Heine

Quellen: syskoplan AG, Thomas Lang, Unilog Integrata

Inhalte

● Was ist ein Projekt?

● Projektorganisation

● Projektphasen

● Projektplanung

● Projektdurchführung● Projektdurchführung

● Erfolgsfaktoren

● Rolle des Projektleiters

26.04.2007 Projektmanagement 2

Was ist ein Projekt?

● Ein Projekt ist ein

■ einmaliges

■ komplexes

■ zeitlich begrenztes Vorhaben,

■ zu dessen Realisierung unterschiedliche Personen, ■ zu dessen Realisierung unterschiedliche Personen, Arbeitsgruppen etc. herangezogen werden müssen

■ das ein klar definiertes Ziel hat

● Unterscheidung zu sog. "Linienarbeit"


Wie entsteht ein Projekt?

Analyse

Probleme

Projektdefinition, Projektziel

Ideen


MarktanalyseKonkurrenzTechnologie

präzisemessbar

lösungsneutral

Projektorganisation

Auftraggeber

Lenkungsausschuss:


Vertreter vom Auftraggeber + PL

Projektteamevtl. Teilprojektleiter

Projektleiter

Projektphasen

1. wilde Begeisterung

2. Ernüchterung

3. Frustration

4. Konfusion

5. Suche nach den Schuldigen5. Suche nach den Schuldigen

6. Bestrafung der Unschuldigen

7. Beförderung der Unbeteiligten

8. Gras über die Sache wachsen lassen


Projektphasen

Durch-führung

AbschlussKonzeptInitialisie-

rung


Vorstudie Analyse DesignReali-

sierungEin-

führungNutzung

SoftwareProduktives

SystemGrob-

konzeptMachbar-keitsstudie

IT-Konzeptneue

Projektidee?

Projektphasen: Initialisierung

● Vorstudie

■ Ziel: Klärung der grundsätzlichen Voraussetzungen, grobe Problemanalyse und Zielsetzung

■ Inhalt: Fachliche, organisatorische und technische Vorgaben;


sierungEin-

führungNutzung

■ Inhalt: Fachliche, organisatorische und technische Vorgaben; terminliche, personelle und wirtschaftliche Anforderungen

■ Ergebnisse: Machbarkeitsstudie, Antrag für Analysephase


Projektphasen: Konzept

● Analyse

■ Ziel: Ermöglichen einer Entscheidung für einen Lösungsweg

■ Inhalt: Ist- und Sollanalyse mit Lösungsmöglichkeiten, Spezifikation der fachlichen Anforderungen


sierungEin-

führungNutzung

Spezifikation der fachlichen Anforderungen

■ Ergebnisse: Grobkonzept, Pflichtenheft, Prototyping

● Design

■ Ziel: Umsetzung des Fachkonzeptes in ein IT-Konzept

■ Inhalt: Ausarbeitung einer Software- und Hardwarearchitektur und deren konkrete Ausgestaltung

■ Ergebnisse: IT-Konzept, Qualitätssicherungssystem (�Testfälle)


Projektphasen: Realisierung

● Realisierung

■ Ziel: Umsetzung des IT-Konzeptes in Software

■ Inhalt: Erstellung von Komponenten, Dokumentation, Komponententest


sierungEin-

führungNutzung

Komponententest

■ Ergebnisse: Software, Dokumentation, Testumgebung

● Integration

■ Inhalt: Integrationstest, Systemtest, Abnahmetest

■ Ergebnis: getestetes Anwendungssystem, Dokumentation und Testdokumentation


Projektphasen: Abschluss

● Going Live

■ Ziel: Integration des Anwendungssystems in die IT-Landschaft und die Arbeitsabläufe des Auftraggebers

■ Inhalt: Schulung der Pilotanwender, Übergabe des Systems


sierungEin-

führungNutzung

■ Inhalt: Schulung der Pilotanwender, Übergabe des Systems und der Dokumentation

● Nutzung und Betreuung

■ Inhalt: Anwendung des Systems und Sicherstellung des Betriebs, Stabilisierung, Optimierung, Modifikation


Planung: Projektstrukturplan

Hausbau

1 Rohbau

1.1 Erdarbeiten

2 Ausbau

2.1 Estrich

3 Außenanlagen

3.1 Garten

Arbeitspakete

1.1 Erdarbeiten

1.2 Fundament, Mauerwerk

1.3 Dach

1.4 Fenster, Türen

2.1 Estrich

2.2 Sanitär, Heizung

2.3 Elektro

2.4 Innenputz, Außenputz

3.1 Garten

3.2 Zaun

3.3 Vorplatz


Aufgaben

Projektplanung

● Abhängigkeiten von Aufgaben beachten

● Arbeitspakete und Aufgaben zeitlich einsortieren

● Aufwand schätzen

● Ressourcen für Aufgaben zuweisen

■ hauptsächlich: durchführende Personen■ hauptsächlich: durchführende Personen

■ aber auch andere nötige Ressourcen

♦ Ansprechpartner in Fachabteilung

♦ Sachmittel, Infrastruktur, Räume

● Meilensteine planen

● Puffer berücksichtigen!


Aufwandsschätzung

● Zentraler Punkt, um später Termin und Budget garantieren zu können

● Erfordert viel Erfahrung!

● Aufwandsschätzungen Bottom-Up:

■ Jede Aufgabe getrennt schätzen

■ Nach oben aggregieren

● Quer-Prüfung:

■ Passt die prozentuale Verteilung über die Pakete?

■ Steht der Gesamtaufwand im Verhältnis zum Ergebnis?

● Nicht unterschätzen:

■ Abstimmungsaufwand: wer ist an einer Aufgabe beteiligt?

■ Aufwand für Test und Fehlerbehebung, Integrationstest

■ Aufwand für Dokumentation

■ Aufwand für Projektmanagement

● Risiko für jede Aufgabe bewerten, Risikoaufschlag


Zeitliche Planung: Gantt-Chart

Jan Feb Mrz Apr Mai Jun

Hausbau

1 Rohbau

1.1 Erdarbeiten

1.2 Fundament, Mauerwerk

1.3 Dach

1.4 Fenster, Türen

2 Ausbau


2 Ausbau

2.1 Estrich

2.2 Sanitär, Heizung

2.3 Elektro

2.4 Innenputz, Außenputz

3 Außenanlagen

3.1 Garten

3.2 Zaun

3.3 Vorplatz

Meilenstein 1: Meilenstein 2

Rohbau fertig Übergabefertig

Spannungsfeld

Qualität


Budget Termin

80/20-Regel: Mit 20% des Aufwandes erhält man 80% der Lösung

Durchführung: Kick-Off

● Kick-Off vor Arbeitsbeginn, nach Planung:

■ Treffen mit allen Beteiligten

■ "auf das Projekt einschwören"

■ Rollen definieren, Ansprechpartner

■ Ziele definieren■ Ziele definieren

■ Eckdaten, Planung vorstellen

■ Arbeitsaufträge vergeben


Durchführung: Controlling

● Unterscheidung:

■ Projektinternes Controlling

♦ Projektleiter, Teilprojektleiter

■ Projektexternes Controlling

♦ Sitzungen des Lenkungsausschusses

● Ist-Zustand gegen Planung vergleichen

■ Wichtig: Budget, Termin und Qualität checken!

● Berichte von allen Teilaufgaben einfordern

● Projektdokumentation

● Umgang mit Änderungen während der Laufzeit

■ Konsequenzen aufzeigen, dokumentieren


Erfolgsfaktoren

Realistische Planung

Ressourcen

Zeit

ErfolgMotivation

Klare Ziele Qualifikation

Kommunikation


Erfolgsfaktoren: Teambildung

● Schnupperphase

■ Wer kennt sich aus? Wer hat welchen Einfluss? Wer ist nett, wer nicht?

● Formierungsphase

■ Rollenbildung, Verhaltensnormen, Regeln zum Vorgehen, ■

Machtkämpfe

● Festigungsphase

■ "Man hat sich zusammengerauft", Wir-Gefühl, erste Arbeitserfolge, Präsentation nach aussen

● Arbeitsphase

■ Team arbeitet routiniert und kollegial, Selbstbewusstsein als Team


Spielregeln im Team

● Informationen, die ich habe, sind Bringschuld. Informationen, die ich brauche, sind Holschuld.

● Jeder kann mit jedem über alles sprechen.

● Nach außen nicht abfällig über das Projekt oder Beteiligte Sprechen.Sprechen.

● Jeder hat das Recht, Fehler zu machen. Jeder hat die Pflicht, diese Fehler zu korrigieren und nicht zu wiederholen.

● Jeder hat das Recht, Meinungen und Bedenken zu äußern. Niemand hat das Recht, Entscheidungen nachträglich zu torpedieren.


Rolle des Projektleiters

● Gesamtverantwortlich für das Projekt gegenüber Auftraggeber

● Führt das projektinterne Controlling durch

■ Überwachung von Arbeitsfortschritt bzgl. Termin, Qualität und Budget

■ Aufgabenverteilung

■ Fällt interne Entscheidungen

● Kommunikation mit dem Lenkungsausschuss

■ Berichterstattung

■ Klärung von offenen Fragen

■ Change-Requests


Qualifikation des Projektleiters

● Urteilsfähigkeit und schnelle Auffassungsgabe● Grundlegende projektbezogene Sachkenntnis● Kenntnisse im Projektmanagement, organisatorische Begabung● systematische und pragmatische Arbeitsweise● kann gut mit Menschen umgehen● Geduld, Gelassenheit, aber auch Beharrlichkeit● Verantwortungs- und Risikobewusstsein● Verantwortungs- und Risikobewusstsein● hohe Belastbarkeit● Vitalität und Kreativität● Delegationsbereitschaft● echtes Interesse am Projekt● Persönlichkeit und natürliche Autorität● gutes Verhältnis zu allen beteiligten Gruppen● gute Kenntnis des Auftraggebers


Umsetzung im Uni-Projekt


sierungEin-

führungNutzung

● Budget: eure Zeit

● Termin: Semesterende

● Qualität: bestimmt eure Note

● Projektleiter:


● Projektleiter:

■ z.B. 1 PL, 3 TPL = 4 Posten; jeweils rollierend, also 3 Personen pro Posten

■ �schwieriges Rollenspiel. Verantwortung ernstnehmen!

● Bei Problemen:

■ erst versuchen intern zu klären

■ dann eskalieren: Teamerfolg nicht gefährden

■ "Ultima Ratio": Wir entfernen jemand aus dem Projekt

■ Dies passiert auch in echten Projekten!

Zusammenfassung

● Projektablauf in mehreren Phasen

● Projektplanung

● Projektdurchführung

● Erfolgsfaktoren im Projekt

● Rolle des Projektleiters● Rolle des Projektleiters

● Umsetzung im Projekt


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