eksamensopgave informationsarkitektur
TRANSCRIPT
Aalborg Universitet
Masteruddannelse i IT, it-vestFagpakken InformationsarkitekturEnkeltfag ”CMS & Informationsarkitektur”
Etablering af Blog hos Hobby-X
Antal sider (2400 anslag): 14,98
Afleveret af:Thomas B. K. Michelsen, Studienr. 20101697
Den 21. Januar 2011
Fagansvarlig: Tom Nyvang
1
Indhold
1 Indledning.................................................................................................................................................................3
2 Informationsøkologien.............................................................................................................................................3
2.1 Den Tykke beskrivelse......................................................................................................................................4
2.2 De epistemologiske forudsætninger................................................................................................................4
2.3 Metabeskrivelsen.............................................................................................................................................5
3 Målsætning...............................................................................................................................................................5
3.1 Valg af teknologisk informationssystem...........................................................................................................5
3.2 Målsætning for Blog.........................................................................................................................................6
3.2.1 Ændringer i informationsøkologien.........................................................................................................6
4 Informationsarkitektur.............................................................................................................................................6
4.1 Organisationssystem........................................................................................................................................7
4.2 Navigationssystem...........................................................................................................................................8
4.3 Labelsystem.....................................................................................................................................................8
4.4 Søgesystem......................................................................................................................................................9
5 Design.....................................................................................................................................................................10
5.1 Opgaveanalyse...............................................................................................................................................10
5.2 Sitemap..........................................................................................................................................................12
5.3 Wireframe......................................................................................................................................................13
6 Udvikling af bloggen...............................................................................................................................................16
6.1 Opsætning af bloggen....................................................................................................................................17
7 Kvalitetsmåling.......................................................................................................................................................21
7.1 Prototypetest.................................................................................................................................................21
7.2 Brugertest......................................................................................................................................................21
7.3 Brugen............................................................................................................................................................22
8 Afslutning................................................................................................................................................................23
9 Bibliografi................................................................................................................................................................24
10 Bilag 1 - Informationsøkologi..............................................................................................................................25
11 Bilag 2 – Den tykke beskrivelse...........................................................................................................................26
12 Bilag 3 – Metabeskrivelse...................................................................................................................................28
13 Bilag 4 – Prototyper............................................................................................................................................29
14 Bilag 5 – De 10 heuristikker................................................................................................................................31
15 Bilag 6 – Ændringer i informationsøkologien......................................................................................................32
16 Bilag 7 - Kvalitetsmål..........................................................................................................................................33
2
1 IndledningHobby-X er en internetvirksomhed der sælger hobbyartikler online. I hovedkontoret huserer administrationen og lageret, hvorfra hobbyartiklerne sendes ud til kunderne. Hobby-X har inden for det seneste år åbnet en fysisk butik. Der er opstået en del utilfredshed med informationsniveauet mellem butikken og hovedkontoret. Det lader til at den geografiske adskillelse af de to adresser udgør en informationsbarriere. Ledelsen har derfor besluttet at se om et internt informationssystem vil kunne øge informationsniveauet.
Jeg vil i denne opgave identificere behovet for information og fremkomme med en løsning, som dækker dette behov. Da jeg starter helt fra bundet med erkendelse af informationsproblemer i virksomheden, vil der i opgaven blive lagt stor vægt på undersøgelsen af informationsøkologien. De første iterationer af design, udvikling og test af en systemprototype vil blive udført, men skønt målet er at lave et fungerende informationssystem til Hobby-X, så er det ikke målet at have et færdigudviklet system.
2 InformationsøkologienUndersøgelsen af informationsbehovet har bestået af en undersøgelse af informationsøkologien (Se Bilag 1). På baggrund af data fra undersøgelsen er der udarbejdet det Clifford Geertz (Geertz) har kaldt en ’tyk beskrivelse’, som beskriver informationssituationen. Den ”tykke beskrivelse” har dannet grundlag for en analyse der har resulteret i en ”metabeskrivelse”. Metabeskrivelsen er en abstraktion af Hobby-Xs brugssammenhæng, der fremhæver vigtige relationer i informationsøkologien. Arbejdsprincippet for metabeskrivelsen er den såkaldte ”Map-Territory-Relation” (Wikipedia Ref.4). Metabeskrivelsen er udarbejdet på baggrund af de epistemologiske forudsætninger (Tarbensen) for informationsøkologien. Denne abstraktionsproces er illustreret nedenfor i figur 1.
Figur 1 Transformationsprocessen
3
2.1 Den Tykke beskrivelse
Denne beskrivelse skal af en ikke teknikker kunne læses med henblik på at kunne diskutere beskrivelsen. Jeg har derfor beskrevet mine observationer på let forståeligt dansk og i små afsnit. Beskrivelsen er gennemlæst og godkendt af chefen for Hobby-Xs butik.
Beskrivelsen er af pladshensyn lagt om i bilag 2.
2.2 De epistemologiske forudsætninger
Epistemologi, som er viden om erkendelse, opfattes forskelligt alt efter hvilken teori man konsulterer. Jeg sympatiserer med den måde Gregory Bateson (Ølgaard, 2004) i sin Mind-teori sammentænker ontologi og traditionel epistemologi, for på den måde at illustrere det forståelsesmæssige ødelæggende i at adskille enkeltdelene i et system. Dette er en systemisk tankegang, som ifm. erkendelse dog anerkender behovet for abstraktion. De epistemologiske forudsætninger er således abstraktioner udarbejdet i transformationerne, som er behandlet i afsnit 2 (Se evt. figur 1). Disse sker i 3 trin, hvor første trin er ”Indsamling af data”, andet trin er ”den tykke beskrivelse” og tredje trin er ”metabeskrivelsen”, hvilket vil sige fokus på vigtige ting i informationsøkologien.
De epistemologiske forudsætninger jeg har udarbejdet, er lavet ud fra Hobby-Xs bekymringer for informationsniveauet og på baggrund af ”den tykke beskrivelse”. Forudsætningerne er som følger:
1. Det er vigtigt at vide hvad der sker ”i dag”.2. Man kender sin opdaterede arbejdsplan 16 uger ud i fremtiden.3. Information skal tilgå relevante interessenter automatisk.4. Et fælles ”informationsrum” skal vise generel info.
Som nævnt tidligere, så er det informationsøkologien i butikken, som opgaven fokuserer på. I et større projekt ville det være hensigtsmæssigt at inddrage alle informationsflows i Hobby-X. Ved en analyse af f.eks. ledelsens informationsbehov vil man kunne finde mange relationer til butikkens informationsøkologi.
2.3 Metabeskrivelsen
Der er udarbejdet en metabeskrivelse, som ser på relationerne mellem informationerne fra ”den tykke beskrivelse” ud fra de ”epistemologiske forudsætninger”. Beskrivelsen fremhæver kun de ting, som de epistemologiske forudsætninger perspektiverer. Beskrivelsen er formuleret som et fremtidsscenarie for butiksassistenten ”Inger”, da den skal bruges til at diskutere en mulig løsning på informationsproblematikken.
Beskrivelsen er grundet pladsmangel lagt om i Bilag 3.
4
3 MålsætningPå baggrund af det informationsøkologiske arbejde jeg har udført, er der i samarbejde med Hobby-Xs ledelse blevet lavet en ”slagplan” for en forbedring af firmaets informationsniveau.
3.1 Valg af teknologisk informationssystem
Den teknologiske løsning har været øverst på dagsordenen, da det er vigtigt at matche firmaets behov med det rette system. Der har været tre typer systemer oppe til overvejelse:
1. Intranet i form af et CMS2. Blog3. Et miks af 1 og 2
Både jeg og Hobby-X har været lidt forbeholdne med at sige ”god” for et intranet, da man har været bange for at indføre et parallelsystem til de allerede eksisterende systemer. Hobby-X har systemer til (i) håndtering af information om deres varer og (ii) dokumenthåndtering. De ønsker derfor ikke et system der åbner for disse funktionaliteter. Jeg bakker denne holdning op med reference til de behov der i ”metabeskrivelsen” blev afdækket. Ingen af disse behov omhandler dokumenthåndtering eller håndtering af nogle andre former for indholdselementer. Det eneste systemet skal facilitere er intelligent spredning af information og understøttelse af firmaets fokus på ”det sociale”.
Jeg har til Hobby-X forslået et Wordpress1 blog-system som alternativ til et CMS. En blog kan betegnes som et specialiseret CMS i den forstand, at systemet håndterer indhold i form af informationsobjekter. Nutidens blogs er efterhånden så avancerede, at de grænser til regulære websider med diverse indbyggede funktionaliteter. Jeg har ud fra skemaet hos ”TopTenREVIEWS” (Blog Services Review) vurderet at Wordpress bl.a. med sine Plugins, Widgets og muligheder for egenudvikling vil være den bedste løsning.
Det har været diskuteret om intranetfunktionaliteter skulle tilføjes, således at bloggen fik en mere interaktiv funktionalitet. Men ifølge metabeskrivelsen omfatter og retfærdiggører informationsbehovet ikke et egentligt intranet. Dette skal dog følges dog op med en note om at det sociale fokus senere kan styrkes, ved at konvertere sitet til Wordpress’ system kaldet Buddypress2. Buddypress er et system, der kort fortalt er en blog med udbyggede sociale værktøjer, som f.eks. et forum. Hobby-X har besluttet sig for at se på dette i fremtiden, hvis behovet skulle opstå, og dermed holde fast ved den simple løsning, der kun gør hvad den skal.
3.2 Målsætning for Blog
Bloggen skal som overordnet mål give information til hele firmaet, men fokus er i starten på butikkens ansatte. De i bilag 7 listede mål skal være ’målbare’, således at en senere evaluering vil kunne konkludere på status af blogprojektet. Jeg vil i afsnit 7 diskutere tests, som skal undersøge om disse målsætninger er nået og om brugerne ud fra heuristisk inspektion (Se bilag 5) oplever god kvalitet på bloggen.
1 http://www.wordpress.org
2 http://buddypress.org/about/story/5
3.2.1 Ændringer i informationsøkologien
For at undgå redundant data vil der ske ændringer i informationskanalerne og folks informationsadfærd. Helt konkret vil det medføre de i bilag 6 listede ændringer i informationsøkologien.
4 InformationsarkitekturJeg har valgt at lægge vægt på temaet for bloggen, som er ”Øget informationsniveau på tværs af Hobby-X”. Det betyder at firmaet via bloggen skal samles informationsmæssigt. Der skal derfor fokuseres på de fællesnævnere der er medarbejderne imellem. Information om dette var indeholdt i den ”tykke beskrivelse” (bilag 2).
Fællesnævnere:
Hobbyinteresserede/kreative Kendskab til Hobby-Xs webside på internettet Kendskab til hobbyjargonen Social bevidst diskurs Interesse i generel information Mulig interesse i andre afdelingers information
Bloggens opbygning i ’runde ord’:
Bloggen skal ligesom Hobby-Xs officielle webside (online butik), have et simpelt og overskueligt look. Enkeltheden skal hjælpe med at gøre systemet ’let at gå til’ og brugen af Hobby-X jargonen skal give websitet en genkendelighed. Da det sociale aspekt er i højsædet, vil firmaets nyheder og nyheder fra f.eks. personaleforeningen være på samme niveau på bloggen. Der skal være forskel i bloggens indhold alt efter om brugeren er logget ind eller ej.
I de følgende afsnit vil jeg kort diskutere bloggens informationsarkitektur ud fra det Morville og Rosenfeldt (Morville, 2007) kalder hhv. Organisationssystem, Navigationssystem, Labelsystem og Søgesystem.
4.1 Organisationssystem
Klassifikation:
Når blogindlæg laves, så skal de tagges med centralt vedtagne klassifikationstags til brug for sortering af blogindlæg. Bloggens kontekstuelle funktionsfelt skal skabes ud fra det identificerede brugerbehov og det vil være op til holdet af ”blog-journalister” at vedtage hvilke tags der skal bruges på de forskellige blogindlæg. Denne udfordring nødvendiggør en masse kritiske overvejelser når tvetydighed skal klassificeres og gøres forståelig. Navnene på tags skal afspejle Hobby-Xs interne diskurs og udvælges efter den funktionalitet informationen afspejler, f.eks. ”Mødereferater”, ”Generel info”, ”Personaleforeningen”, m.m.
Heterogenitet:
6
Heterogeniteten på bloggen vil ikke være af betydning, da alt indhold skal betragtes som informationsobjekter. Hvis der er video- eller lydfiler i nyhedsindlæggene, så hører disse til indholdsobjektet.
Organisationsskemaet:
Det primære navigationsskema vil, som oftest på blogs, være ”kronologisk”. Men via ’knapperne’ i den globale menu, vil brugeren kunne ændre strukturen afhængigt af den bagvedlæggende søgning. Organisationsskemaet er personaliseret, idet medarbejderne, på baggrund af deres organisatoriske tilhørsforhold, får varierede informationer. Uden at logge ind er det, hvis man er på lokalnettet, muligt at se en default opsætning.
Organisationsstrukturen:
Organisationsstrukturen er horisontal og i ét niveau. Grundet medarbejdernes EDB-kundskaber er der lagt fokus på, at websiden er nem at finde rundt på. Den flade struktur gør også websiden nem at udbygge med mere indhold. Strukturen er database baseret og gør brug af metadata. Det vil blive tilstræbt ikke at lave flere sider ud over ”hovedsiden” og siden ”Mail”, som findes ved at trykke på fanebladet ”Mail” i den globale struktur.
Normalt ville man, for at styrke brugerens mentale model af websiden, have et såkaldt ’sidewide’ navigationssystem, der fortæller brugere hvor han er. Dette vil i bloggens flade struktur ikke være nødvendigt. Hvis bloggen senere udbygges med flere niveauer, så bør der implementeres et ”Breadbrumb system” eller noget tilsvarende. Da denne Blog skal fungere som dynamisk informerende om aktuel information, så anses gamle indlæg for værende mindre relevante. Derfor nedprioriteres det at lavet et ”Siteindex”, som oftest bruges til at indeksere statiske sider.
4.2 Navigationssystem
Hobby-Xs medarbejdere er ikke særligt gode til EDB og skal derfor ikke udfordres med en kompleks navigationsstruktur. Som nævnt overfor, så er bloggen struktureret i ét niveau.
Navigationssystemet skal for genkendelighedens skyld være opbygget efter principperne fra firmaets officielle webside, hvilket vil sige:
For oven: Blogtitel og søgeboks med fritekstsøgning i blogindlæg. Under ”Blogtitel”: En horisontal ”global navigation” med ”hurtigsortering” via kontekstuelle links;
”Webside Tabs”, der linker til Mail og Hjem. Indholdspladsen deles i to:
o Til venstre: Blogindlæg.o Til Højre:
Log ind/ud link. Logget ind: Kalender, kontekstuelle links. ”Forslag til bloggen?” link. Dette skal løbende samle op på informationsbehov eller
andre henvendelser angående bloggen.
7
4.3 Labelsystem
De identificerede labels der vil blive brugt på bloggen er følgende:
- Hjem- Mail- Generel info- Personaleforeningen- Mødereferater- Indlæg- Tilbagemelding- Arbejdskalender- Kommentar- Login
Ingen af de ovenstående labels er bærer sprogligt præg af jargonen i Hobby-X, selvom dette ville være ok i den tiltænkte brug. Det er et bevidst valg at alle labels i den globale menu er korte navneord. De labels der yderligere er på websiden, som omhandler brugerens aktive handlinger (som f.eks. ”begynd” og ”Log ind”) er udsagnsord. Den konsistente brug af korte og præcise labels giver en tillidsvækkende ensartethed.
I websidens indholdsplads vil der ikke være de samme konventioner for blogindlæggenes overskrifter, som for labels i det globale/lokale menusystem. Disse er, ligesom blogindlæggenes indhold, i stor grad præget af jargonen i firmaet, men det skal tilstræbes at firmaets diskurs også følges.
4.4 Søgesystem
”Princippet om mindste indsats” (Wikipedia Ref.3) siger at:
”...animals, people, even well designed machines will naturally choose the path of least resistance or "effort"”.
Dette er bl.a. veldokumenteret i biblioteksvidenskaben (Ibid.), der hævder at:
”Information seeking behavior stops as soon as minimally acceptable results are found. This theory holds true regardless of the user's proficiency as a searcher, or their level of subject expertise. Also this theory takes into account the user’s previous information seeking experience. The user will use the tools that are most familiar and easy to use that find results”.
Der er dermed stor sandsynlighed for at Hobby-Xs medarbejdere vil søge det nemmeste svar på deres informationsbehov. Lige her og nu er det nemmeste ofte at spørge en kollega. Det er søgesystemets opgave at vinde dén kamp.
For at forbedre mulighederne for at finde relevant information skal der oprettes kontekstuelle links i menuen til højre. Disse links udarbejdes manuelt på baggrund af de enkelte afdelingers ønske om information. Dette vurderes at være den bedste løsning (frem for brugen af tesaurus), da målgruppen er meget begrænset og informationsbehovet kan ændres specifikt efter behov i afdelingerne.
8
En generel antagelse om nyhederne på bloggen er at de nyeste er de mest relevante og vil derfor altid blive præsenteret øverst i alle fundne søgeresultater.
De valgte muligheder for søgning på bloggen er:
1. Søgeboks med fritekstsøgning: Denne søgning foretages direkte i blogindholdet og ikke vha. metatags. Dette kan gøre resultaterne upræcise og der skal tilføjes ”Avanceret søgning” hvis behovet skulle opstå3.
2. Søgelinks i den globale menu: Disse links gør brug af ’Tags’ på nyhederne. Denne metadata bruges sammen med info om den aktuelle bruger, således at relevant info hentes. Trykker ”JFM” fra butikken på ”Mødereferater”, så vil butikkens mødereferater fremkomme.
3. Søgning via kontekstuelle links i højre side.
Der er en antagelse om at brugeren ved hvad han vil have information om, når han besøger bloggen. Oftest vil det være mail der skal læses, men det kan også være opdatering på aktuelle nyheder for firmaet eller afdelingen. Nogle afdelinger vil kunne yde mere relevant/interessant information, hvilket faciliteres af kontekstuelle links i højre side af bloggen.
Tilgangen til information skal foregå så hurtigt og præcist som muligt, da en stor del af medarbejderne ikke har tid til at sidde og hyggelæse informationerne. Det er med andre ord ikke en eksplorativ adfærd der tilskyndes eller honoreres på bloggen.
5 DesignLigesom ”undersøgelsen af informationsøkologien” og ”udarbejdelse af en metabeskrivelsen” var transformationsfaser, så er omsætningen af planer for informationsarkitekturen til konkret design og implementering en transformationsfase. Jeg vil i dette afsnit tage udgangspunkt i Wodtke og Govellas beskrivelse af en sådan fase (Wodtke & Govella, 2009).
5.1 Opgaveanalyse
Ud fra afsnittene ”Informationsøkologien” og ”Målsætning” er der identificeret følgende opgaver:
1. Læse generel information uden at være logget ind. (Alle)2. Læse generel information mens man er logget ind. (Hele firmaet, afd. info)3. Læse mødereferater uden at være logget ind. (Hele firmaet)4. Læse mødereferater mens man er logget ind. (Afd. referater)5. Læse info fra Personaleforeningen. (”log ind” har ingen betydning)6. Læse ”Anden nyttig information” (”log ind” har ingen betydning)7. Læse arbejdsplan (Kun logget ind).8. Læse mail (Kun logget ind).
3 De foretagne undersøgelser har ikke vist behovet, men avanceret søgning kunne eksempelvis give mulighed for at søge på ”mødereferater” for firmaets forskellige afdelinger.
9
9. Fritekstsøgning efter blogindlæg (”log ind” har ingen betydning).10. Sende forslag til forbedring af bloggen.
For overskuelighedens skyld vil jeg kun præsentere én opgaveanalyse. Jeg har valgt følgende scenarie:
En bruger fra butikken læser først den generelle information og derefter beslutter han sig for at logge ind og se på morgendagens mødereferat og læse sin mail. Til sidst beslutter han sig for at bruge de sidste 5 minutter af sin pause til at kigge på ”anden nyttige info”. Han synes at ”Aktivitetsplanen” lyder interessant. Han slutter af med at logge ud.
Læg mærke til at der, selvom brugeren udforsker sitet, ikke bliver browset. Brugeren ved enten hvad han vil se og skulle han blive fristet til at ’udforske’, så bliver han guidet frem til ”nyttig information”.
Opgave Opgavetype
Brugeren læser nyheder på forsiden. Da brugeren ikke er logget ind, læses der generelle nyheder for hele firmaet.
Konsumering
Brugeren trykker på linket ”Log ind”. Interaktion
Brugeren indtaster sine brugeroplysninger i boksene og trykker på knappen ”Log ind”.
Interaktion
Brugeren trykker på linket ”Mødereferater” i den globale menu. Interaktion
Brugeren læser det seneste mødereferat, som pga. login vises for hans afdeling øverst på siden (under den globale menu).
Konsumering
Brugeren trykker på linket ”Mail” i den globale menu. Interaktion
Brugeren læser sin mail. Konsumering
Brugeren trykker på ”Aktivitetsplan” i menuen ”Anden nyttig information”.
Interaktion
Brugeren kigger på aktivitetsplanen. Konsumering.
Brugeren logger ud ved at trykke på linket ”Log ud” Interaktion
Figur 2 Opgaveanalyse
Hvert ’skridt’ i dette scenarie behøver ikke at loade sin helt egen statiske side. Specielt ikke i disse tider med nye dynamiske webudviklingsværktøjer (Dynamic web page). Temaerne i Wordpress4 udvikles i HTML, CSS og PHP kode, hvilket giver gode muligheder for genbrug og dynamisk ’loading’ af siderne. Dette betyder at kun dele af bloggen ændrer sig, når brugeren bruger bloggen. Læg mærke til at kun ”Log ind”
4 Det er egentligt irrelevant om bloggen laves i Wordpress, men denne bruges som eksempel her.10
foregår på en anden siden end al øvrig aktivitet. Af sikkerhedsmæssige årsager gøres der brug af en separat side til ”log ind”. I figur 4 kunne set ses at der reelt kun er tale om to ’sider’ på Hobby-Xs blog5.
Opgave analysen kommer til at gruppere brugen således:
Step Opgave Type af opgave Side
1 Læser nyheder Konsumering ”Hjem”
2 Trykker på link ”Log ind” Interaktion ”Hjem”
3 Logger ind Interaktion ”Log ind”
4 Trykker på link ”Mødereferat” Interaktion ”Hjem”
5 Læser mødereferat Konsumering ”Hjem”
6 Trykker på link ”Mail” Interaktion ”Hjem”
7 Læser mail (Applikation indlejret i siden ”Hjem”)
Konsumering ”Hjem”
8 Trykker på link ”Aktivitetsplan” Interaktion ”Hjem”
9 Læser aktivitetsplanen Konsumering ”Hjem”
10 Logger ud Interaktion ”Hjem”
Figur 3 Opgaveanalyse - Grupperet
5.2 Sitemap
Opgave analysen resulterer i et relativt simpelt Site-map, som det ses i figur 4. Notationen for sitemap er ikke taget fra kapitel 7 i Wodtke og Govellas bog (Wodtke & Govella, 2009), men fra Microsoft Visios ”Site-Map” template.
5 Her abstraherer jeg som tidligere nævnt fra siden ”Sideadmin”.11
Figur 4 Site Map
Siden ”Hjem”, som er billedliggjort ved et dokument med et hus foran er bloggens hovedside. I denne side gerereres indhold baseret på de ’søgninger’ der foretages. En søgning kan være et tryk på linket ”Mødereferater”, som laver en SQL forespørgsel på alle blogindlæg der, hvis man er logget ind, er ’tagget’ med f.eks. ”Meeting_Dep_Shop”. Pilene der peger fra ”Hjem” tilbage igen, illustrerer at mødereferatet vil blive ’loadet’ i samme side. Den stiplede samling af sites illustrerer, som påskrevet, at der kræves login for at se dette indhold. Siderne loades på samme vis i siden ”Hjem”.
Den lille gule tønde illustrerer databasen, hvor al websidens data er gemt. Det er normalt ikke en del af et sitemap, men for beskrivelsen af designet synes jeg det vigtigt at få denne med.
Som det kan ses er der to indgange til sitet:
1. Lokalnet: Her behøves ikke login for at se information der ikke er specifik for en enkelt bruger. Skal brugerspecifik information, som mailboksen, tilgås, så kræves login.
2. Internettet: Her kræves login i alle tilfælde.
5.3 Wireframe
Designet af blogstrukturen illustrerer allerede nu, at det ikke er mange Wireframes der skal tegnes. Jeg vil alligevel undlade at tegne ”Log ind” siden, da den kun indeholder en login-knap og en boks med to editbokse, hvori der skal indtastes navn og password. Derimod er siden ”Hjem” mere kompleks og vises nedenfor i figur 5.
12
Figur 5 Wireframe
De tidligere omtalte prototyper er sammen med opgaveanalysen og sitemap blevet omsat til visualiseringen af det aftalte design i Wireframet (figur 5). De enkelte elementer er beskrevet nedenfor.
A: Dette er bloggens ’header’.
B: Dette er bloggens logo. Trykkes der på logoet, så vil det føre brugeren tilbage til bloggens ’forside’. Funktionaliteten er den samme som fanebladet ”Hjem” (punkt ”E”).
13
C: Søgefelt til fritekstsøgning. Der søges direkte i blogindlæggenes tekst.
D: Dette er bloggens globale navigationsmenu.
E: Dette er den globale menus ”Tab bar”. Disse faneblade viser hvilke ’sider’ bloggen indeholder. Fanebladet ”Hjem” fører brugeren tilbage til bloggens ’forside’. Fanebladet ”Mail” loades i indholdspladsen ”H” på samme måde som alle nyhederne.
F: Giver mulighed for at abonnere på RSS-Feeds.
G: Dette er den globale menus ”kontekstuelle links”. Et tryk vil igangsætte en søgning.
Ikke logget ind: Trykkes ”Personaleforeningen”, så loades alle personaleforeningens blogindlæg.
Trykkes ”Mødereferater”, så loades alle mødereferater (der ikke er tagget ”fortroligt”).
Trykkes ”Generel info”, så loades al generel info.
Logget ind: Trykkes ”Personaleforeningen”, så loades alle personaleforeningens blogindlæg.
Trykkes ”Mødereferater”, så loades alle mødereferater for den afdeling man tilhører.
Trykkes ”Generel info”, så loades generel info for firmaet og for egen afdeling.
H: Dette er indholdspladsen ”Til venstre”. Heri loades al bloggens indhold, hvilket er nyheder og mail. Default indhold i dette felt er generelle nyheder (udsendt af ledelsen).
I: Dette er det nyeste blogindlæg. Der er forskellige muligheder for indlægget, som f.eks. at kommentere på nyheden.
J: Dette er blogindlæg nr.2 i den kronologiske orden. (således bliver indlæggene ældre jo længere ned i listen man kommer).
K: Dette er indholdspladsen ”Til højre”. Dette felt skifter indhold alt efter om brugeren er logget ind.
Ikke logget ind: Knappen ”Log ind” vises.
Logget ind: Knappen ”Log ud” vises´, sammen med elementerne ”L” – ”N”.
L: Dette er ”Arbejdskalenderen”. Kalenderen skal være en ”indlejret” version af kalendersystemet ”Tamigo (Tamigo - tag kontrol over din vagtplan)”, som allerede bruges i firmaet.
M: Dette er en samling af kontekstuelle links kaldet ”Anden nyttig info”. Disse links er præfabrikerede søgninger på informationsindhold der er relevant for firmaets medarbejdere. Disse links skifter alt efter om man er logget ind eller ej.
14
Ikke logget ind: Generelle nyttige links vises.
Logget ind: Links nyttige for brugerens respektive afdeling vises.
N: Dette er et indtastningsfelt hvor brugeren kan skrive en tilbagemelding om bloggen. Opsamling af disse tilbagemeldinger vil indgå som en del af forbedringsarbejdet for bloggen.
O: Dette er knappen der logger brugeren hhv. ind og ud.
6 Udvikling af bloggenDen udviklede blog tjener, i opgaveøjemed, det formål at:
1. Vise hvor nemt set er at komme i gang.
2. Fremvise en fysisk prototype af blogdesignet.
Wordpress har en idé om at det tager 5 minutter at komme i gang med en blog. Om det tager 5 eller 20 minutter at oprette sig som bruger og lave en blog er irrelevant. Det går hurtigt. Dét er der tager tid er at få designet og administrationsdelene på plads.
Med udgangspunkt i afsnit 5 har jeg ’udarbejdet’ en blog i Wordpress6, som indeholder den planlagte navigations- og organisationsstruktur. Jeg har begrænset mig til det overordnede udseende og den globale navigationsmenu. Der er flere centrale funktionaliteter ved bloggen, som således ikke vil blive udviklet (se nedenfor). Dette skyldes ikke, at det er umuligt, men det vil kræve tilladelse, penge, tid og evner, som jeg ikke besidder. Når jeg nævner penge, så er det fordi det koster penge at få "hostet" en blog hvor specialudvikling er tilladt. Wordpress er delt op i "Wordpress.com", som er gratis ”hosting” og til private blogs, og ”Wordpress.org”, som er Opensource og til kommercielle blogs. De kommercielle blogs skal ”hostes” på egne servere (eller hos et webhotel7). De professionelle plugins som skal facilitere kalender- og mailfunktionalieterne koster penge eller også skal de udvikles fra bunden.
De før omtalte funktionaliteter er:
1. Mailfunktionen (Findes vist ikke. Skal laves fra bunden).
2. Kalenderfunktionen (Jeg har ikke fundet nogle rigtig avancerede løsninger).
3. Forsiden skal kun vise generel info, hvis der ikke er logget ind (Template giver ikke mulighed for at selektere indhold på og kan ikke skelne mellem logget ind eller ej).
6 www.wordpress.com
7 www. wordpress.org/hosting/ 15
4. RSS (Jeg har endnu ikke fundet ud af hvad der går galt her). Denne bør fjernes, da det ikke er en del af brugernes behov for information8.
5. Kontekstuelle links i menuen til højre (Template giver ikke mulighed for at bruge tags).
Alternativt kunne funktionaliteten på bloggen bestå af egenudviklet tema og plugins. Det er generelt ikke informationsarkitektens opgave at programmere It-systemer, så derfor har ’udviklingen’ af denne blog kun et illustrativt formål. Det opfylder, efter min mening, ikke noget formål, at bruge for megen tid på tekniske spidsfindigheder ifm. udvikling.
6.1 Opsætning af bloggen
Figur 6 Registrering af blog
Er man allerede registreret som bruger hos Wordpress, så er det eneste der skal gøres at registrere bloggen, som det ses her.
8 Jeg har her begået den fejl at lade mig begejstre over det smarte i teknologien og indført RSS selvom analysen ikke viste et behov for dette. I forbindelse med indførelse af mulighed for at følge med i andre afdelingers information, kunne RSS komme på tale.
16
Figur 7 Bloggen er registreret
Efter et tryk på ”Opret Blog”, så ses denne besked. Let og enkelt.
Figur 8 Valg af template
I stedet for at skulle designe websiden selv, så er der mange templates til rådighed. Jo mere simpelt og standardiseret man ønsker sin blog, jo nemmere er det at finde lige det man søger. Jeg fandt et udseende der lignede designet en hel del.
17
Figur 9 Blogudseende efter oprettelse
Sådan så bloggen ud før jeg begyndte at rette i den.
18
Figur 10 Hobby-Xs blog (prototype)
Her er bloggen efter at jeg har ’implementeret’ designet. Som nævnt ovenover, så er funktionaliteten ikke på plads. Bloggen kan ses på www.hobbyx.wordpress.com
Som det fremgår, så er der vitale dele af designet, som ikke er blevet implementeret. En satsning på bloggen, som centralt sted for informationsforage i Hobby-X, vil blive undermineret, hvis man accepterer at vigtig funktionalitet ikke bliver en realitet. Manglen af ”Arbejdkalenderen” vil således nedsætte nytteværdien af bloggen så meget, at brugerne måske vil miste interessen for den. ”Mailfunktionen” ville måske kunne fungere i et separat system, men denne funktionalitet var med til at tilskynde brugen af bloggen. Derudover
19
så er det i sig selv et effektiviseringsspørgsmål at have så få systemer som muligt. Det vil derfor ikke kunne foreslås at søsætte bloggen før disse tekniske forhindringer er ryddet af vejen.
7 KvalitetsmålingJeg vil i det følgende beskrive to former for tests. Dertil er det intentionen at brugen af bloggen skal monitoreres, hvilket nævnes i afsnit 7.3.
7.1 Prototypetest
Der er løbende blevet foretaget review af prototyper (Wodtke & Govella, 2009), udarbejdet på papir (Se bilag 4). Testpersonerne har peget og tegnet på prototyperne og har i det hele taget haft ”frie hænder”. Denne prototypetest er en billig og hurtig måde at finde frem til ønsker og faldgruber i brugen af bloggen. Det primære formål har været at vurdere om bloggen lever op til det tiltænkte formål og om brugerne uden problemer kan finde hvad de søger. Selvom informationsbehovet på dette tidspunkt er blevet fastlagt, så er der også her mulighed for at opdage nye behov, idet man generere ny viden i handlingen, som man ikke kunne frembringe ved refleksion over opgaven.
Under udarbejdelse af designet gik prototypetestene rigtig godt. Resultatet er et design der matcher det behov, som analysen af brugssammenhængen identificerede.
7.2 Brugertest
Desværre kunne en egentlig brugertest ikke udføres, da bloggen ikke yder den funktionalitet, som er bærende for bloggens eksistens. En test af bloggen vil på nuværende tidspunkt føre til den konklusion, at den er ubrugelig. Dette skyldes at opfattelsen af systemet påvirkes af de manglende funktioner.
Når den nye Blog har været i drift i et par uger, er planen at lave heuristiske brugertests med udvalgte repræsentative medarbejdere. Testen vil, af de tidligere nævnte ressourcemæssige årsager, være inspireret af Steve Krugs (Krug) simple brugervenlighedstest. I Steve Krug og Jakob Nielsens brugertest skriver de at, ”Testpersonerne behøver ikke være omhyggeligt udvalgt blandt målgrupperne”. Jeg har alligevel udvalgt en ”Job-Floor-Manager”, en ”salgsassistent” og en ”elev”, hvilket er særdeles repræsentativt for medarbejderne i butikken.
Disse interviews vil have tre formål:
1. At tage en uformel snak med medarbejderen om systemet. Dét jeg vil skal finde ud af er grundlæggende om medarbejderen føler at informationsniveauet er forbedret, de samme eller forværret.
2. At observere medarbejderen foretage en brugervenlighedstest og evaluere brugen ud fra Jakob Nielsens 10 Heuristiskker (Se bilag 5). Denne test er meget vigtig, da bloggen skal kunne bruges af medarbejdere med lave EDB-færdigheder.
3. At se om de i bilag 7 fastsatte kvalitetsmål er opnået.
20
Grundet manglerne i den udviklede blog, er den endnu ikke blevet taget i brug i Hobby-X og testen kan derfor ikke blive udført. Steve Krug og Jakob Nielsens brugertest ville efter min vurdering have været en god (og nødvendig) efterfølger til prototypetesten, da de i deres form minder meget om hinanden. Dog er brugertesten mere gennemført og vil på professionel vis kunne afsløre problemer i den direkte brug af bloggen.
Min vurdering har været at de dele af bloggen som p.t. fungerer, har kunnet afprøves på prototypeniveau. Som erstatning for brugertesten er der derfor blevet udført en kvalitativ prototypetest direkte på bloggen, som den ser ud i dag. Testen gik i sin simplicitet ud på at jeg satte mig ned sammen med de tre førnævnte medarbejdere og gav dem hver en opgave på bloggen. Efter opgaverne var udført, eller forsøgt udført, så evaluerede jeg resultaterne sammen med den respektive testperson.
De tre opgaver:Job Floor Manager: Hun skulle 1) Skabe sig et overblik over bloggen 2) Finde bestyrelsens sidste
mødereferat og 3) få et overblik over sin arbejdskalender.Butiksassistent: Hun skulle 1) Skabe sig et overblik over bloggen 2) Checke sin mail og 3)
Undersøge hvad personaleforeningen har gang i.Eleven: Hun skulle 1) Skabe sig et overblik over bloggen 2) Finde salgstal for butikken og 3)
Finde ud af ledelsen sidst har givet af information.
Resultatet”Job Floor Manager” noterede sig, at hun ikke kunne se, hvor hun fandt information om eksempelvis de andre afdelingers mødereferater. Ifølge ”fællesnævnerne” i afsnit 4 er der ”mulig interesse i andre afdelingers information”. Denne fællesnævner må siges at være udeladt i designet og skal tages med i den videre udvikling af informationssystemet.Der var nogle kommentarer om at bloggen ikke var særlig pæn og at man ikke fik noget inspirerende information. At bloggen er kedelig kan der let rettes op på med et nyt tema. Dog må bloggen ikke blive alt for surrealistisk, da den nemme tilgang til information ikke må kompromitteres. At ny inspirerende information ikke er tilgængelig er udenfor målsætningen med bloggen.Testen har været uformel og resultaterne viste at de hurtigt fandt frem til den ønskede information. Testpersonerne havde, ud over det ovennævnte, ikke andre kommentarer til bloggen, end at jeg skulle skynde mig at få det sidste til at virke og få den sat i brug.De gode resultater kan skyldes at der ikke er meget data i systemet og det derfor er nemt at finde. Dertil var testpersonerne også med til at diskutere prototyperne, så designet og idéerne bag systemet kendte de i forvejen.Alt i alt synes jeg at bloggen, som prototype, levede op til forventningerne og at testen var en succes.
7.3 Brugen
For at se hvor ofte sitet bliver besøgt, vil jeg lave statistik over trafikken på bloggen. Dette skal afdække det simple formål, at finde ud af om alle medarbejderne besøger systemet én gang i døgnet. Her vil der ikke være tale om repressalier, hvis målet ikke nås, men statistik vil give en indikator om hvorvidt noget skal gøres
21
anderledes. Om Google Analytics9 vil blive brugt er ikke endelig afgjort, men brugen af Google Analytics, vil gøre yderligere undersøgelser nemmere at etablere, hvis dette skulle komme på tale.
Et alternativ til det ovenstående er Wordpress’ eget statistikmodul. Jeg ser umiddelbart et problem i dette, da man ikke kan identificere den enkelte bruger. Det giver dog en god statistik over brugen delt op i dag, uge og måned fokus. Man kan også se hvorfra de besøgende kommer, men dette er ikke interessant, da vi allerede kender de besøgende.
Logning af statistik på bloggen har ikke været aktuelt, da den ikke er sat i drift endnu.
8 AfslutningVia undersøgelse af informationsøkologien har jeg fået indblik i de aspekter, som Hobby-Xs medarbejdere har behov for at kunne finde på websiden. I transformationsanalysen har jeg udarbejdet en metabeskrivelse af informationsbehovet. Denne beskrivelse er grundlaget for design og strukturering af bloggens organisations- og navigationssystem. Viden fra undersøgelsen er således blevet brugt til helt konkret at understøtte informationsbehovet i brugssammenhængen.
Beslutningen om at begrænse den tekniske løsning til en blog, i stedet for at bygge et stort CMS, bunder i fokus på brugerbehov. Med udgangspunkt i informationsbehovet i brugssammenhængen har man skåret helt ind til benet og har valgt systemet ud fra ”fremhævelser” i undersøgelsen. Disse ”fremhævelser” er relationer i brugssammenhængens informationsforage, som ville gavne af et understøttende It-system.
Implementeringen af bloggen som den ser ud på ”wordpress.com” mangler en del funktionalitet, da den anvendte template ikke indeholder de fornødne funktionaliteter. Testen af systemet er som følge af den begrænsede funktionalitet blevet reduceret til en kvalitativ prototypetest foretaget direkte på bloggen. Dette er langt fra acceptabelt og yderligere tests er nødvendige, hvis Hobby-X vælger at få det sidste funktionalitet på plads.
Formålet med denne opgave var at imødekomme det lave informationsniveau. Jeg vil mene at opgavens problemstilling er løst, da en løsning på informationsproblemet er identificeret. Den største del af opgaven har bestået i at identificere informationsbehovet og få det omsat til et brugbart design. Man kan dog ikke sige at selve målet om at bibringe et informationssystem til Hobby-X er nået. Skal bloggen blive en realitet, så skal den hostes ved et webhotel og yderligere udvikling skal foretages for at realisere bl.a. mail- og kalenderfunktionen10. Det rasternede arbejde med bloggen vil bestå af iterativ udvikling af funktionalitet og brugertests. Dertil kommer etablering af et team (blog-journalister), som skal tage sig af bloggens drift og vedligeholdelse.
9 http://wordpress.org/extend/plugins/google-analytics-for-wordpress/
10 Med mindre jeg har overset allerede eksisterende plugins.22
9 BibliografiBates, M. J. (September 2002). Toward an integrated model of information seeking and searching. The
Fourth International Conference on Information Needs, Seeking and Use in Different Contexts.
Blog Services Review. (u.d.). Hentede 2. 1 2011 fra toptenreviews.com: http://blog-services-review.toptenreviews.com/
Dynamic web page. (u.d.). Hentede 12. 12 2010 fra en.wikipedia.org: http://en.wikipedia.org/wiki/Dynamic_web_page
Geertz, C. (u.d.). sociology. Hentede 29. 12 2010 fra unca.edu: http://www2.unca.edu/sociology/docs%20for%20faculty/haas_docs/SOC%20225/Thick%20Description.pdf
Krug, S. (u.d.). Usability- /brugervenlighedstest - gør det selv. Hentede 2. 12 2010 fra intrateam.dk: http://www.intrateam.dk/Default.aspx?ID=2064&M=News&PID=3525&NewsID=175
Morville, P. &. (2007). Information architecture for the World Wide Web. Sebastopol, Ca.: O’Reilly.
Tamigo - tag kontrol over din vagtplan. (u.d.). Hentede 15. 11 2010 fra Tamigo.dk: http://www.Tamigo.dk
Tarbensen, J. N. (u.d.). Det mentale ifølge Gregory Bateson - Et epistemologisk opgør. Hentede 15. 10 2010 fra tarbensen.dk: http://www.tarbensen.dk/jan/artikler/bateson.php#3b
Wikipedia Ref.2. (u.d.). Principle of least effort. Hentede 3. 11 2010 fra en.wikipedia.org: http://en.wikipedia.org/wiki/Principle_of_least_effort
Wikipedia Ref.3. (u.d.). Principle of least effort. Hentede 3. 11 2010 fra en.wikipedia.org: http://en.wikipedia.org/wiki/Principle_of_least_effort
Wikipedia Ref.4. (u.d.). Map-territory-relation. Hentede 10. 12 2010 fra en.wikipedia.org: http://en.wikipedia.org/wiki/Map%E2%80%93territory_relation
Wodtke, C., & Govella, A. (2009). Information Architecture: Blueprints for the Web.
Ølgaard, B. (2004). Kommunikation og økomentale systemer en introduktion til Gregory Batesons forfatterskab. København: Akademisk Forlag.
23
10 Bilag 1 - InformationsøkologiHvad er informationsøkologi og hvordan skal den tænkes sammen med opgaven?
For faget informationsøkologi11 er beskrivelsen således:
Informationsarkitektur udvikler sig spontant, og nye former mødes derfor med vaner og situationsspecifikke nødvendigheder. Ligesom en bygningsarkitekt må tage grund, klima og de forhåndenværende materialer i betragtning, må en informationsarkitekt kunne identificere de afgørende traditioner og bindinger i anvendelsessammenhængen, og sørge for at strukturen for videnspræsentation passer dermed.
Undervisningen på faget præsenterer dig for en teoretisk forståelse af praksis som kontekst for informationsarkitektur med definitioner, metoder, epistemologi og casestudier. Der tages udgangspunkt i brug af dokumenter, sorterings- og arkiveringsredskaber, sorterings- og arkiveringsmaterialer, medieret kommunikation og ansigt-til-ansigt kommunikation.
Denne økosystemiske metafor for informationsrummet hvori Hobby-X driver sin virksomhed skal med udgangspunkt i ovenstående forstås ud fra principperne om tranformationsanalyse af en informationsøkologi. Jeg har i forbindelse med undersøgelserne af brugssammenhængen været på turnus blandt nogle af butikkens medarbejdere. Der er herudfra blevet indsamlet data. Den indsamlede data, der består af billeder, noter og optagede interviews, vil firmaet ikke have ud, da deres koncept er et pilotprojekt. Adgang til butikkens nuværende informationssystemer har giver et yderligere indblik i butikkens informationsøkologi.
Transformationerne er beskrevet i afsnit 2.
Jeg har i opgaven valgt ikke at diskutere teorien bag disse transformationsbeskrivelser i dybden, da fokus i dette fag er på udvikling af et informationssystem.
11 http://www.master-it-vest.dk/fagpakker/organisation/detaljer/fagpakke/informationsarkitektur/3.html24
11 Bilag 2 – Den tykke beskrivelse
Hobby-X har etableret et pilotprojekt i form af en butik, hvor butikkens leder Hr.X melder status tilbage til ledelsen på Fabriksvej. Hr.X har to mellemledere under sig. Den ene ”JFM” tager sig af butikkens vareflow og den anden ”BL” har personale og kundeansvar. De to mellemledere har tre elever, to butiksassistenter, tre butikselever og en butiksmedhjælper til deres rådighed i det daglige arbejde. Medarbejderne i Hobby-X er alle kreative individer, der ofte shopper i egen butik på internettet. Der er en afslappet stemning i firmaet og jargonen er præget af interessen for hobbyartikler.
Hobby-X har på trods af stor succes og fokus på den sociale diskurs i firmaet et problem med informationsniveauet.
Der er i butikken morgenmøde hver dag kl.09:00, hvor emner vedrørende dag/uge kommer på dagsordenen. Der er dog ikke alle der deltager hver dag, hvilket gør at nogle ikke får den daglige information. Der er intet referat fra møderne.
Engros, som holder til i forretningen, har ofte storkunder på besøg, hvilket kræver en ekstra pæn butik. Informationen om kundernes ankomst bliver ofte glemt.
Der er blandt medarbejderne en generel opfattelse af at de andre ”holder på” informationen og bruger den til at være ”fremme i skoene” i forhold til deres kolleger.
Butikken afholder personalemøde én gang i måneden. Dette bliver dog ikke overholdt, så hvert kvartal er mere korrekt. På møderne kan alt komme på dagsordenen, men oftest diskuteres der trivsel og administrativ koordinering.
Butikken er meget afhængig af indkøbsafdelingen, som holder til på Fabriksvej. Men stemningen i butikken er at indkøbsafdelingen ikke er lydhør overfor de informationer butikken kommer med. Der er blevet oplevet flere gange at de kun ’handler’, hvis en leder CCs på mailen til indkøb.
Indkøb sender infomail ud til alle Hobby-Xs medarbejdere om opdateringer til firmaets varer. Denne information er vigtig for butikkens ansatte, da de skal være opdaterede om de varer der hører til deres respektive områder. Dog kan det ske at information overses, hvis man ikke lige får læst alle deres mails.
Direktionen fra Fabriksvej sender et nyhedsbrev ud til alle i firmaet om stort og småt. Nyhedsbrevet skal give medarbejderne en ”finger på pulsen”. Brevet sendes til medarbejdernes mailboks.
Ud over nyhedsbrevet, så kommer der intet information fra Fabriksvej, med mindre man selv opsøger dette. Der er et computersystem, hvor man kan søge ansvarlige for produkter. Dette system fungerer som butikkens indgangsvej til Fabriksvejs administration.
Ude på butikkens lager er der sat en PC op, hvor der kører en infoskærm. Denne information kan også ses i kantinen på Fabriksvej. Skærmen informerer om fødselsdage, gæster, arrangementer i personaleforeningen, aktivitetsplan for firmaet. Den generelle opfattelse er at man ikke får kigget på denne skærm, da man ikke er på lageret for at læse nyheder.
25
Mine ’antropologiske’ studier af butikken erfaret en meget lav grad af computerfærdigheder blandt butikkens medarbejdere. Folk glemmer at logge på systemet, når de skal læse mail, hvilket gør at de ikke tror de har fået nogle nye mails. Det er mest ungarbejdere og eleverne der kan følge med, men de må ikke bruge systemerne. JFM er den eneste der er godt inde i systemerne og der er således hendes uformelle ansvar at lære BL, og butiksassistenterne dette.
Det informationsflow som butikkens medarbejdere er mest utilfredse med ikke fungerer, omhandler deres arbejdsplan. BL, som er ansvarlig laver denne for 4-6 uger ad gangen og opdateringer sker alt for sent og på en opslagstavle, som ingen husker at kigge på. Dette resulterer i frustrationer og misforståelser mht. bemanding. Nogle snakker sågar om stress, som et udfald af dette problem.
26
12 Bilag 3 – Metabeskrivelse
Inger har haft en følelse af, at der forekommer ret meget information, men det er svært at vide hvad der er relevant for hende selv. Hun har også haft svært at vide, om der var noget hun burde vide, men som hun er gået glip af. Det har før ført til misforståelser og skænderier, når hun eller hendes kolleger har været misinformeret. Derfor er hun nu glad for at kunne finde al relevant information på ét sted. I frokostpausen åbner hun en browser på PC’en i køkkenet og straks ser hun bloggen, som er sat op til at være ”startside”.
Inger starter med at browse ned over den generelle information på forsiden og ser til hendes glæde at der er arrangeret vinsmagning i personaleforeningen. Det er ofte i frokostpauserne hun lever op til sit ansvar om at tjekke sin mail én gang i døgnet. Hun logger derfor ind og ser med det samme et mødereferat fra morgenmødet, som hun ikke deltog i, da hun først skulle møde 09:30. Hun kunne her læse at alle de røde perler skal erstattes med grønne inden to dage. Det var rart at vide, da perler er hendes ansvarsområde. Inger trykker på fanebladet ”Mail” og ser at hun ingen nye mails har fået og ved dermed at hun nu er ”up-to-date”. Det er en rar og afstressende følelse.
I dag er også dagen hvor arbejdsplanen for de næste 16 uger skal forelægge. Hun klikker på arbejdskalenderen og kan se at hun skal arbejde på sin datters fødselsdag om 6 uger. Den vagt må hun bytte med Jytte. ”Det er nu rart at kunne planlægge ud i fremtiden”, tænker Inger.
Med 5 minutter tilbage browser Inger lige rundt på Aktivitetsplanen og ser at der snart er ”Formlandsmesse”. Den vil hun gerne med til og sender en mail til messekoordinatoren, hvor hun melder sig som frivillig medhjælper.
Inger logger til sidst af, da hun fra EDB-kurset ved at det er vigtigt i henhold til It-sikkerheden.
Om aftenen snakker Inger med sin mand om deres søns konfirmation og hun konsulterer bloggens arbejdsplan for at se om hun skal arbejde dén dag. Hendes mans er imponeret over Ingers nysseligt tilegnede EDB-færdigheder og at synes det er smart, at man kan se bloggen, selvom butikken er lukket.
27
13 Bilag 4 – PrototyperNedenstående er indscannede illustrationer af systemet, som det blev diskuteret. Det første viser mit forslag til designet og det andet viser, hvordan et blogindlæg kan åbnes, så al informationen læses i sammen vindue. Den sidste scanning er et wireframe, som ligeledes fungerede som prototype for systemet. Der blev snakket frem og tilbage om hvorledes de forskellige ting skulle se ud og hvordan de skulle fungere. Jeg blev ret sent opmærksom det illustrative i at have sådanne arbejdsdokumenter med som bilag og har derfor smidt de fleste ud i processen.
28
29
14 Bilag 5 – De 10 heuristikkerVisibility of system status
The system should always keep users informed about what is going on, through appropriate feedback within reasonable time.
Match between system and the real worldThe system should speak the users' language, with words, phrases and concepts familiar to the user, rather than system-oriented terms. Follow real-world conventions, making information appear in a natural and logical order.
User control and freedomUsers often choose system functions by mistake and will need a clearly marked "emergency exit" to leave the unwanted state without having to go through an extended dialogue. Support undo and redo.
Consistency and standardsUsers should not have to wonder whether different words, situations, or actions mean the same thing. Follow platform conventions.
Error preventionEven better than good error messages is a careful design which prevents a problem from occurring in the first place. Either eliminate error-prone conditions or check for them and present users with a confirmation option before they commit to the action.
Recognition rather than recallMinimize the user's memory load by making objects, actions, and options visible. The user should not have to remember information from one part of the dialogue to another. Instructions for use of the system should be visible or easily retrievable whenever appropriate.
Flexibility and efficiency of useAccelerators -- unseen by the novice user -- may often speed up the interaction for the expert user such that the system can cater to both inexperienced and experienced users. Allow users to tailor frequent actions.
Aesthetic and minimalist designDialogues should not contain information which is irrelevant or rarely needed. Every extra unit of information in a dialogue competes with the relevant units of information and diminishes their relative visibility.
Help users recognize, diagnose, and recover from errorsError messages should be expressed in plain language (no codes), precisely indicate the problem, and constructively suggest a solution.
Help and documentationEven though it is better if the system can be used without documentation, it may be necessary to provide help and documentation. Any such information should be easy to search, focused on the user's task, list concrete steps to be carried out, and not be too large.
Kilde: http://www.useit.com/papers/heuristic/heuristic_list.html
30
15 Bilag 6 – Ændringer i informationsøkologien
Ledelsens nyhedsbrev afskaffes og informationen vil fremover tilgå medarbejderne via bloggen (tagges med ”General_info”). Ved søgning på f.eks. overskriften ”General info” vil information fra ledelsen komme op på forsiden i kronologisk orden.
Referater af alle møder lægges på Bloggen (tagges f.eks. med ”Referat_butik). Når man er logget ind og ved brug af det kontekstuelle link ”Mødereferater” vil butikkens mødereferater komme op på forsiden i kronologisk orden.
Alle medarbejdere får til ansvar at besøge bloggen mindst én gang om dagen med det hovedformål at læse mails.
Alle medarbejdere skal have lavet en EDB-kompetenceplan, der sikrer at alle får de fornødne kompetencer.
For skabere af indhold på bloggen skal der afholdes to kurser. En temadag om firmaets diskurspolitik og et kursus i brugen af websidens administrationsdel12 kaldet ”Sideadmin”. Udnævnelsen af disse ”blog-journalister” vil kræve en mindre organisationsændring.
Arbejdsplanen på opslagstavlen fjernes og en elektronisk version vil være at finde på bloggen. Der vil være fuld gennemsigtighed i planen, så alle ved hvem der er på arbejde og hvem der har fri.
I stedet for en fælles mail om opdatering af information om varer, så skal hvert varenummer ’tagges’ med medarbejdertags. Når ny info til et varenummer indtastes, så sendes en mail direkte til de taggede medarbejdere.
12 Grundet opgavens omfang har jeg valgt ikke behandle denne del af websiden yderligere.31
16 Bilag 7 - KvalitetsmålDer skal etableres en blog, som skal være tilgængeligt for medarbejderne døgnet rundt. Det skal kunne tilgås ”ude fra” internettet. Pc’er skal opstilles på udvalgte steder, som derved sikrer medarbejderne mulighed for at tilgå informationen i arbejdstiden. (Opnået hvis bloggen kan nås via internettet)
Alle medarbejdere skal kunne finde ud af hvad ”der sker i dag”, også selvom de mødte på arbejde efter morgenmødet. (Opnået hvis de repræsentative testpersoner vurderer at det er muligt)
Der skal via bloggen kunne aflæses en 16 ugers opdateret arbejdsplan, som overholder alle regler om ændringsvarsler. (Opnået hvis kalenderen er til stede og overholder reglerne)
For at holde antallet af mails nede skal alle generelle informationer lægges ind på bloggen, som medarbejderne evt. kan gå i dialog med. Der skal skelnes mellem generel information for hele firmaet og generel info for butikken. (Opnået hvis ledelsens fællesmail erstattes af blogindlæg som bliver tagget)
Al ny information om en vare skal sendes direkte til de berørte medarbejdere via mail13. (Opnået hvis de repræsentative testpersoner vurderer at denne arbejdsproces er i drift)
Information som er tiltænkt specifikke personer, skal sendes via mail og medarbejdernes mailbokse skal kunne bruges via bloggen. Er der ikke ny mail, så er der ikke personligt information medarbejderen skal tage stilling til. Medarbejderne har pligt til at læse mail én gang i døgnet, hvilket kan gøres fra bloggen. Ud over mailen, så har medarbejderen ikke pligt til at opsøge anden information. (Opnået hvis de repræsentative testpersoner vurderer at denne arbejdsproces er i drift og fungerer optimalt)
Bloggen skal være intelligent, således at når en medarbejder logger ind, så kan han se sin mailboksstatus, generel information for hhv. hovedkontoret (hele firmaet) og for egen afdeling (f.eks. butikken). (Opnået hvis bloggens information, i henhold til designet, ændrer sig alt efter hvem der logger ind.)
13 Mailapplikationen skal være den allerede eksisterende webmail, som via et wordpress-plugin indlejres i bloggen.32