EL ARCHIVO EN LA OFICINA

Por qué tratar los documentos

Creación de normas para la organización de un sistema archivístico:

• Evita la perdida de documentos,• Facilita su organización y• Rápida localización.• Incrementa la productividad y• Eficacia de las personas.

Normas comunes

Establecer normas comunes a todos, presentes y futuros:

•Organización•Conservación•Expurgo

DocumentosLos elementos que forman un documento son: • El soporte que le da corporeidad física, que

puede ser desde un papel hasta un disco óptico. • La información que transmite. • EL registro, es decir, cómo se fija la información

en el soporte (tinta, etc.)

El ciclo vital de los documentos

Primera Edad: Archivo del puesto, cuando los documentos se están tramitando, y por lo tanto son de acceso muy frecuente.

Segunda Edad: Archivo Departamental, es la fase en la que los documentos y a han sido tramitados pero se siguen utilizando, consultando, etc. De forma frecuente.

Tercera Edad: Archivo Corporativo, llegan a esta fase aquellos documentos que no han sido eliminados en las dos anteriores, ya que por razones fiscales, históricas, etc. Se estima que deben conservarse .

2ª Edad:

3ª Edad:1ª Edad:

El ciclo vital de los documentos

Archivo

Archivo Corporativo El archivo es el conjunto de documentos

producidos y recibidos en una organización. El tratamiento archivístico, es el conjunto

de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades.

Tiene como objetivo su conservación, su organización y hacerlos rápidamente accesibles, manejables y útiles en sus diversos fines.

Organización del archivoDepartamento comercial Alfabético ordenación numérica ordenación numérica-cronológica Ordenación alfanumérica

Departamento I+D Libros: en sus páginas se va anotando si ha

entrado el documento, dónde está archivado, etc. La recuperación de la información es muy lenta.

Ficheros convencionales: están formados por fichas de cartulinas.

La instalación física de los documentos

Dividimos este epígrafe en tres apartados:• 1.Elementos auxiliares: etiquetas• 2.Contenedores: carpetillas, archivadores..• 3.Mobiliario

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Mobiliario sistema archivo

1.Mini archivadores de sobremesa 2.Porta-carpetas extraíbles 3.Archivadores

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Medidas ambientales y de seguridad

• El nivel adecuado para documentos es:

Soporte Humedad relativa Temperatura

Papel 45/65% 17/18ºC

Óptico 35-45 16-20

Magnético 40-50 14-18

Fotografía a Color 25-35 10-18

Film Color 25-35 10-20

Microformas 30-40 18-20