elaborate magazine 2

eLABorate2016 | #2

AZ Sint-Jan Brugge-Oostende AV, Campus BruggeBelgië

Centre Hospitalier Universitaire de PoitiersFrankrijk

AZ Alma, EekloBelgië

KlantenverhalenUniversiteit Gent – STT ConsultingBelgië

Parnassia GroepNederland

AZ Sint-Jan Brugge-Oostende AV, Campus Henri SerruysBelgië

2 eLABorate

Beste lezer,

Zou een klinisch bioloog of patholoog van 50 jaar geleden zijn laboratorium vandaag nog herkennen? Innovatie en technologie hebben ingrijpende wijzigingen teweeggebracht in onze sector. En ook nu blijven labs evolueren, met digitale technologieën die nieuwe mogelijkheden creëren om bv. vlotter te communiceren en samen te werken.

Anderzijds beweert men weleens dat hoe meer de dingen veranderen, hoe meer ze ook gelijk blijven. De basisvereisten voor een lab – kwaliteit, efficiëntie, accuraatheid, snelheid, ... – klinken ons nog steeds erg vertrouwd in de oren.

Bij MIPS streven we ernaar om de technologische verworvenheden om te zetten in de praktijk, en zo tegemoet te komen aan de dagelijkse noden en de behoeften op langere termijn van laboratoria en ziekenhuizen.

In dit nummer van het eLABorate magazine verneemt u hoe onze oplossingen werken in echte laboratoria. U kunt lezen hoe de upgrade naar GLIMS 9 kan leiden tot een snellere, meer intuïtieve workflow en een grotere productiviteit, en hoe de digitalisering van het beheer van orders en bloedtransfusies uitmondt in een grotere patiëntveiligheid. We laten ook zien hoe we een grootschalig project ten uitvoer brengen en nemen u mee in het traject van wat een klant bestempelt als “de toekomst van pathologie”: digitale pathologie.

De cases tonen aan hoe onze oplossingen elk laboratorium – onafhankelijk van omvang of scope – kunnen helpen om moderne technologieën, koppelingen en netwerken aan te wenden, met als doel stipt resultaten af te leveren, de werkprocessen van de laboratoriummedewerkers vlotter te laten verlopen, te voldoen aan kwaliteitseisen; en uiteindelijk, de zorg voor de patiënt te verbeteren. Fiona Pearson, CEO van de CliniSys Group

Hoe technologie kansen creëert voor het laboratorium

© CliniSys Solutions Ltd. Alle vermelde merken zijn het bezit van hun respectievelijke eigenaars. Alle informatie in dit document werd geacht correct te zijn op het moment van publicatie. CliniSys kan niet aansprakelijk gesteld worden voor fouten of onvolledigheden.

3

AZ SINT-JAN BRUGGE-OOSTENDE AV, CAMPUS BRUGGE, BELGIË Toekomstgericht laboratorium kijkt over de ziekenhuismuren heen met digitale pathologie

7

CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE POITIERS, FRANKRIJK Dankzij upgrade naar GLIMS 9 boekt het laboratorium forse winst op gebied van ergonomie en configuratiemogelijkheden

11

AZ ALMA, EEKLO, BELGIË Belangrijke stappen op het vlak van laboratoriumbeheer

14

AZ SINT-JAN BRUGGE-OOSTENDE AV, CAMPUS HENRI SERRUYS, BELGIË Digitalisering van orderinvoer en bloedtransfusie beheer tot aan het bed van de patiënt leidt tot verhoogde patiëntveiligheid

17

UNIVERSITEIT GENT – STT CONSULTING, BELGIË De ‘Patient Percentiler’: Laboratorium voor Analytische Chemie van UGent start met ambitieus, innovatief kwaliteitsmonitoringproject

21

PARNASSIA GROEP, NEDERLAND Specialist in psychiatrische zorg verbindt zorglocaties en laboratoria, om de patiënten beter te helpen

eLABorate 3

AZ Sint-Jan AV Brugge-Oostende, Campus Brugge, België

Toekomstgericht laboratorium kijkt over de ziekenhuismuren heen met digitale pathologie LIS DaVinci van MIPS geeft AZ Sint-Jan Brugge-Oostende AV tools voor verslaglegging, tracering en samenwerking én toegang tot beelden vanop afstand

INTERVIEW MET » Dr. Ivo Van den Berghe, Diensthoofd Pathologische Anatomie

“Ik ben ervan overtuigd dat digitale pathologie de toekomst is van de Pathologische Anatomie,” stelt Dr. Ivo Van den Berghe, Diensthoofd Pathologische Anatomie van AZ Sint-Jan Brugge-Oostende AV, campus Brugge. “Digitale pathologie opent namelijk tal van interessante mogelijkheden voor consultancy op afstand, voor digitale platformen om samen te werken rond zeldzame ziekten, voor de digitale interpretatie van immuunhistochemie, etc.” Met zijn laboratoriuminformatiesysteem (LIS) DaVinci helpt MIPS het laboratorium om deze mogelijkheden waar te maken. LIS DaVinci is het product van een jarenlange intensieve samenwerking tussen pathologen en IT-professionals. Zo kunnen de pathologen genieten van de gebruiksvriendelijke en krachtige tools die ze nodig hebben, met inbegrip van een module voor digitale pathologie.

4 eLABorate


TRADITIE VAN INNOVATIEHet laboratorium voor Pathologische Anatomie van AZ Sint-Jan AV Brugge-Oostende, campus Brugge, een ziekenhuis met 950 bedden, is vooruitstrevend en vernieuwend. Het zorgde voor een primeur in België toen het de geïntegreerde robotscreening van baarmoederhalsuitstrijkjes introduceerde. Het was ook het eerste pathologielab in het land dat ISO 15189- accreditatie verwierf. Momenteel werkt het laboratorium samen met de hematologie-unit van de afdeling Klinische Biologie om next generation sequencing (NGS) te implementeren.

Het laboratorium, met vier pathologen die jaarlijks ongeveer 17,000 biopsies verwerken, heeft recent ook geïnvesteerd in digitale pathologie. “In de klassieke pathologie, bekijkt de patholoog de coupes onder een microscoop. Maar met digitale pathologie worden de coupes gescand met een hoge-resolutiescanner, zodat de patholoog de beelden kan bekijken op een computerscherm. En dat is niet alles: met één enkele muisklik kunnen die beelden ook gedeeld worden met collega’s overal ter wereld. Zo kunnen pathologen beelden bekijken en een verslag dicteren vanop om het even welke locatie; ze kunnen bv. internationale overlegplatformen creëren en netwerken vormen voor de diagnose van zeldzame tumoren.”

Maar om van deze voordelen te kunnen genieten, had AZ Sint-Jan AV Brugge-Oostende een LIS nodig dat digitale pathologie zou ondersteunen. Het ziekenhuis ging op zoek naar een LIS dat tegemoet zou komen aan de specifieke wensen van het pathologielaboratorium en vond de geknipte oplossing in het LIS DaVinci van MIPS.

TOEGESPITST OP DE NODEN VAN PATHOLOGIELaboratoria voor klinische biologie en pathologie hebben tot op zekere hoogte vergelijkbare behoeften, bv. een betrouwbaar, gebruiksvriendelijk LIS dat de monsters traceert in alle stappen van het laboratoriumproces. De almaar strengere accreditatievoorwaarden van ISO 15189 zijn erg veeleisend op het gebied van tracering. In de loop van de jaren zagen alle laboratoria ook een gestage uitbreiding van het gamma onderzoeken dat ze uitvoeren, met een grotere complexiteit voor de verwerking als gevolg.

“Anderzijds,” zegt Dr. Van den Berghe, “is een pathologielab op een aantal punten fundamenteel verschillend van een laboratorium klinische biologie. Als je een bloedanalyse doet, stop je het bloedmonster in een toestel en de resultaten die dit oplevert, vormen meteen ook het verslag. In een pathologielab werken we anders. Net als in een radiologieomgeving dicteren we een verslag voor elke biopsie of cytologiecase. Ons LIS moet dit dus ondersteunen, met functionaliteit voor verslaglegging en spraakherkenning.”

LIS DaVinci geeft AZ Sint-Jan AV Brugge-Oostende een gestroomlijnde, efficiënte en geconnecteerde workflow. Het combineert traceerbaarheid, kwaliteitscontrole en interconnectiviteit via gestandaardiseerde koppelingen, met een maximaal gebruiksgemak en hoge prestaties.

“Onze pathologen appreciëren de functie voor verslaglegging: we dicteren onze bevindingen in LIS DaVinci en het dictaat wordt met de

• Identificatie van de coupes en traceerbaarheid van de workflow via LIS DaVinci.

• Vlotte tracering van de coupes, ook van speciale kleuringen en immuunhistochemie.

• Toegang tot de beelden vanop afstand zodat de patholoog niet langer gebonden is aan de microscoop. Dit creëert flexibiliteit en een grotere beschikbaarheid van expertise.

• Gemakkelijk delen van coupes op multidisciplinair overleg, binnen en buiten het ziekenhuis.

• Betere samenwerking met buitenlandse collega’s en ondersteuning bij het opzetten van internationale netwerken voor peer review, tweede opinies en expertenpanels.

Module digitale pathologie

Veranderen van LIS-systeem en de implementatie van een digitaal pathologieplatform is onmogelijk zonder de medewerking van de ziekenhuisdirectie, de medische raad, de IT-afdeling en het technisch departement. We hebben geluk dat al deze partijen geloven in dit project en het toekomstgericht belang hiervan voor de patiënt en voor ons ziekenhuis.

eLABorate 5


• Eenvoudige identificatie van stalen via barcodes.

• Ondersteuning van on-demand printen van coupes en een unieke identificatie van elke coupe en elke kleuring.

• Volledige traceerbaarheid van alle acties, statuswijzigingen en bewegingen van monsters in het laboratorium.

• Digitaal dicteren en/of interactieve spraakherkenning met een ingebouwde tekstverwerker analoog aan Microsoft Word.

• Sjablonen voor verslagen met dynamische velden die automatisch ingevuld worden – voor een gestandaardiseerde en overzichtelijke verslaglegging.

• Statistieken over de laboratoriumactiviteiten en mogelijkheid tot mappen van de werkstromen.

LIS DaVinci

Ik ben ervan overtuigd dat digitale pathologie de toekomst is van

de Pathologische Anatomie. Het opent namelijk tal van interessante

mogelijkheden voor consultancy op afstand, voor digitale platformen om samen

te werken, etc. Dr. Ivo Van den Berghe

‘‘

’’spraakherkenningsmodule omgezet naar een geschreven verslag. Met ons vorig LIS was het ingewikkelder om een verslag te genereren. Maar met LIS DaVinci, kunnen we vlot een verslag openen, wijzigingen aanbrengen en het valideren: eigenlijk werk je op een analoge manier als in Microsoft Word, zodat het erg vertrouwd aanvoelt.”

DIGITALE PATHOLOGIE LEIDT TOT BETERE ZORGOp het gebied van digitale pathologie kon het lab met het LIS DaVinci een flinke vooruitgang boeken. “Dankzij digitale pathologie kunnen we werken vanop om het even welke locatie via een virtuele desktopintegratie (VDI),” stelt Ivo Van den Berghe. “We kunnen dan beelden bekijken, onze bevindingen dicteren en een verslag valideren, net als in het ziekenhuis; we kunnen geconsulteerd worden overal ter wereld, vanop om het even welke computer

met internettoegang in om het even welk ziekenhuis. Op dit moment volgt onze collega Pascale De Paepe in de Mayo Clinic, in de VS, een bijkomende opleiding rond nierbiopsies. Ze kan inloggen, onze cases bekijken en verslagen genereren vanuit het buitenland. We kunnen zelfs coupes raadplegen op mobiele toestellen zoals iPads en smartphones.”

Het feit dat we de coupes digitaal kunnen bekijken, biedt ook voordelen voor multidisciplinair overleg, bv. op MOC-meetings. “Wanneer we onze patiënten bespreken tijdens zo’n consult, kunnen we vlot de beelden voor die patiënt oproepen op het scherm. Voorheen was dit niet mogelijk: je kunt simpelweg niet alle glaasjes voor alle patiënten meenemen naar een dergelijk overleg,” legt Dr. Van den Berghe uit. Hij geeft ook aan dat een laboratorium dat digitaal werkt ook potentiële fouten kan vermijden. “De coupes hebben barcodes die

6 eLABorate

“Alle stappen in de workflow hangen beter aan elkaar en alles is vlotter te traceren, vanaf het moment dat het monster in het lab aankomt en een order geregistreerd wordt, tot de kleuring van de coupe, enz. Er is veel meer automatisering en minder manueel werk. Het gaat sneller en er is minder kans op fouten. En de traceerbaarheid heeft belangrijke voordelen voor de patiëntveiligheid en voor onze ISO 15189-accreditering,” vervolgt ze.

HET GECONNECTEERDE LABORATORIUM“We werken momenteel samen met Philips en zijn een digitaal platform aan het creëren met enkele andere ziekenhuizen – zoals Massachusetts General Hospital en Brigham and Women’s Hospital (allebei verbonden met Harvard Medical School, Boston). In Europa zullen we ons netwerk uitbreiden met de universiteit van Edinburgh (Schotland) en een ziekenhuis in Firenze (Italië) – om een internationaal netwerk uit te bouwen rond zeldzame tumoren.”

En, met de geslaagde implementatie van LIS DaVinci, kijken het ziekenhuis en het laboratorium ernaar uit om het bereik van digitale pathologie verder uit te breiden. Ivo Van den Berghe besluit: “Digitale pathologie is nu in opmars. Om ten volle gebruik te kunnen maken van de mogelijkheden van digitale pathologie naarmate meer ziekenhuizen erover beschikken, plannen we nu ook de installatie van het Leonardo platform van MIPS. Dit is een cloudgebaseerd samenwerkingsplatform dat zorgt voor een beveiligde uitwisseling van informatie tussen verschillende organisaties en collega’s.” •

rechtstreeks gelinkt zijn aan de juiste patiënt. Wanneer je een verslag wil creëren, scan je een barcode en de software selecteert het correcte digitale beeld van de coupe. Er is geen risico dat je een verslag maakt voor het verkeerde monster, wat een groot voordeel oplevert voor de veiligheid en de efficiëntie. Dit alles betekent dat digitale pathologie ook gunstig is voor de veiligheid van de patiënt.”

EEN VLOTTERE, BETER TRACEERBARE WORKFLOWOok al bracht de uitrol van LIS DaVinci en digitale pathologie belangrijke wijzigingen met zich mee voor het lab en de medewerkers, toch werden de obstakels snel uit de weg geruimd. “Onze samenwerking met MIPS en de opleiding die we kregen, waren excellent. We hadden slechts een halve dag training nodig om van start te kunnen gaan. LIS DaVinci heeft echter zo’n rijke functionaliteit dat we blijven bijleren en evolueren. Eens we ons het LIS eigen hadden gemaakt, hebben we daarom een bijkomende opleidingssessie georganiseerd. Bij de uitrol deden er zich wel enkele problemen voor, maar die werden opgelost.”

Hiervan kan ook laboratoriummedewerker Anne-Laure Descamps getuigen: “De tracering en barcodering van monsters zijn nu veel beter en we hoeven ook niet meer manueel etiketten te printen. De onderzoeken worden automatisch toegewezen aan de correcte patholoog. Voorheen moesten we de glaasjes sorteren per patholoog, nu kunnen we ze onmiddellijk archiveren – wat ons een forse tijdswinst oplevert!”


• LIS DaVinci biedt eenvoudige en transparante koppelingen en procesbeheersing, een gedetailleerde traceerbaarheid en praktische tools voor kwaliteitsmanagement.

• LIS DaVinci ondersteunt digitale pathologie, met toegang tot data en samenwerking op afstand, ‘track & trace’ van coupes, het bekijken van beelden zonder een microscoop vanuit het LIS, en de automatische integratie van digitale beeldanalyseresultaten in de verslagen.

• De module voor digitaal dicteren van LIS DaVinci creëert een link tussen het digitaal dictaat en de resultaten voor het uiteindelijke verslag. Het volstaat om de barcode te scannen om het dictaat automatisch te koppelen aan de correcte patiënt. Zo is een volledige traceerbaarheid gegarandeerd tot bij de aflevering van het uiteindelijke verslag.

• Het Leonardo platform verbindt laboratoria in een internationaal netwerk waarbinnen een veilige uitwisseling van gegevens mogelijk is. Identificatiegegevens van patiënt en zorgverstrekker, analyseresultaten en zelfs informatie voor het factureren van diensten kunnen worden uitgewisseld via het Leonardo platform. Daarbij wordt er geen decodeerbare patiënteninformatie overgedragen.

Voordelen LIS DaVinci

eLABorate 7

Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Poitiers, Frankrijk

Dankzij upgrade naar GLIMS 9 boekt het laboratorium van CHU de Poitiersforse winst op gebied van ergonomie en configuratiemogelijkhedenHet resultaat? Minder muisklikken en een snellere, intuïtievere workflow, met een grotere productiviteit als eindresultaat!

INTERVIEW MET » Florent Ribardière, Ingenieur bio-informatica in de afdeling Biologie, Volksgezondheid en Apotheek, en Alexandre Pavy, EPD-manager in de afdeling IT en Patiëntendossier

Het laboratorium van CHU de Poitiers (universitair ziekenhuis van Poitiers) – dat al vele jaren nauw samenwerkt met MIPS – was het eerste laboratorium in Frankrijk om te migreren naar GLIMS versie 9. Als enthousiaste gebruiker van het GLIMS laboratorium-informatiesysteem (LIS) sinds 2005, zag het ziekenhuis al snel de voordelen van een verbeterde flexibiliteit en ergonomie. “Onze gebruikers kunnen nu met één muisklik een actie uitvoeren, waarvoor ze voorheen zeven of acht keer moesten klikken,” vertelt Florent Ribardière, Ingenieur bio-informatica in de afdeling Biologie. “Daarnaast is het nu voor elke laboratoriumafdeling uiterst gemakkelijk om zelf de configuratie te beheren. De betere prestaties waren vrijwel meteen merkbaar.”

INZETTEN OP VERNIEUWINGCHU de Poitiers levert hoogkwalitatieve zorgen in Poitou-Charentes, een regio in Frankrijk met ruim 1,8 miljoen inwoners. Het ziekenhuis zelf heeft een capaciteit van ongeveer 1900 bedden en biedt een breed gamma van diensten voor acute zorg, korte en lange opnames en nazorg.

8 eLABorate

Centre Hospitalier Universitaire de Poitiers, Frankrijk

In 2005 – toen er een nieuw gebouw in de steigers stond – besloot het universitair ziekenhuis zijn 18 geografisch verspreide laboratoria te centraliseren en de activiteiten onder te brengen in tien laboratoriumafdelingen. “We hadden toen vier verschillende LIS-systemen,” vertelt Florent Ribardière, toenmalig laboratoriummedewerker. “We kozen voor GLIMS om de werking te standaardiseren over de verschillende laboratoriumafdelingen heen omdat het de meest open oplossing was en de configuratiemogelijkheden het best aansloten bij onze behoeften.” Het ziekenhuis haalde de banden met MIPS verder aan toen het in 2010 CyberLab in gebruik nam om laboratoriumanalyses aan te vragen.

In 2015 voerde het laboratorium 5.066.077 analyses uit, waarvan ongeveer 75% voor het ziekenhuis zelf en de rest voor externe aanvragers. En in 2013 heeft het laboratorium een overeenkomst afgesloten met het CH de Montmorillon waardoor een laboratorium ontstond met activiteiten op verschillende locaties.

ROBUUSTE, CENTRALE KERNAl vele jaren heeft het lab – als innovatieve gebruiker van GLIMS – kunnen genieten van de verschillende nieuwe releases die de functionaliteit hebben uitgebreid en aangescherpt: “GLIMS beschikt over uitgebreide configuratiemogelijkheden. Het heeft een centrale, gedeelde kern, maar kan flexibel aangepast worden naargelang de noden van de gebruiker,” stelt Alexandre Pavy, EPD-

manager in de afdeling IT en Patiëntendossier. Hij vervolgt: “Het systeem is ook heel robuust. GLIMS draait op een afzonderlijke UNIX-server en is erg stabiel.”

De ondersteuning die MIPS biedt om te voldoen aan de accreditatievereisten, is een van de voordelen die het verschil hebben gemaakt voor CHU de Poitiers. “Ik neem aan dat accreditatie in tal van landen actueel is, maar met name in Frankrijk hebben we erg strikte kwaliteitseisen voor laboratoria,” zegt Alexandre Pavy. “MIPS levert documentatie die voor de diverse eisen van de norm aangeeft hoe GLIMS eraan tegemoetkomt. En een van de belangrijkste sterktes van GLIMS is de traceerbaarheid: bij elke stap kunnen we exact nagaan wie wat heeft gedaan en wanneer. Dat vinden we een belangrijk voordeel.”

SNELLE CONFIGURATIE OP MAATHoewel zowel Florent Ribardière als Alexandre Pavy al ervaring hadden met GLIMS-upgrades, was al meteen duidelijk dat versie 9 meer in zijn mars had. “GLIMS 9 introduceerde een volledig nieuwe aanpak van de ergonomie van de gebruikersinterface,” legt Florent Ribardière uit.

Bij de start van het upgradeproject zorgde het CHU-team voor de preconfiguratie die een snelle en probleemloze migratie moest mogelijk maken. “Er kwam flink wat configuratiewerk bij kijken, plus een gebruikerstraining, wat we verwacht hadden,” vertelt Alexandre Pavy. “Maar alles verliep heel vlot en de migratie werd afgerond binnen het vooropgestelde

Alexandre Pavy

eLABorate 9

tijdsbestek.” De GLIMS 9-migratie gebeurde ’s nachts en er deden zich geen noemenswaardige problemen voor.

De nieuwe interface van GLIMS 9 komt het gebruiksgemak en de snelheid ten goede, en vergt bovendien minder opleiding. De oplossing is volledig configureerbaar: het ziekenhuis kan de inhoud van de schermen en rapporten vastleggen, en die zelfs aanpassen voor specifieke gebruikers. “We besloten om een specifieke interface in te richten voor elke laboratoriumafdeling,” zegt Florent Ribardière. “Vroeger had de interface uitklapbare vensters waarin de gebruiker kon selecteren wat hij nodig had om vervolgens verder te navigeren, soms tot 5 of 6 niveaus dieper. Alles samen betekende dit zeven of acht muisklikken.

De menu’s konden ook niet worden afgestemd op de specifieke noden van de afdelingen.”

PRAKTIJKGERICHTE GEBRUIKERSOMGEVINGNu, vervolgt hij, heeft elke laboratoriumafdeling haar eigen homepage. “Het idee hierachter was om de vaak gebruikte tools samen te brengen op de homepage van de afdeling. Door de knoppen te configureren, kunnen de gebruikers nu in één klik doen waar ze voorheen meermaals voor moesten klikken. Dit zorgt voor een enorme tijdswinst!”

Elke afdeling zette een werkgroep op om een homepage te definiëren op maat van haar specifieke behoeften. Zo is de relevantie van de

• Rijke functionaliteit voor alle types laboratoriumonderzoek: biochemie, hematologie, immunologie, farmacologie, toxicologie, etc.

• Schaalbare oplossing met een gecentraliseerde database, geschikt voor ziekenhuizen met verschillende locaties.

• Gemakkelijke en flexibele configuratie per profiel, rol of gebruiker.

• Grafische voorstelling van de workflow.

• Ondersteuning van de ISO 15189-norm met o.a. de volledige traceerbaarheid van alle acties.

GLIMS 9


Het is een krachtige, aanpasbare tool die nu nog gemakkelijker te

gebruiken is. We appreciëren dat telkens er zich een nieuwe behoefte

voordoet, we GLIMS hiervoor vlot kunnen aanpassen. Florent Ribardière

‘‘ ’’

10 eLABorate


• Geavanceerde ergonomie verkort de opleidingstijd en verbetert de gebruikerservaring.

• Laboratoriummedewerkers kunnen sneller werken: minder muisklikken betekent een grotere productiviteit.

• Eenvoudige parametrisering laat een maximale flexibiliteit toe, binnen een homogeen, gedeeld systeem.

• GLIMS kan uitgerold worden op verschillende locaties en zo mee evolueren wanneer het ziekenhuis groeit.

Voordelen van GLIMS 9 tools voor de gebruiker gegarandeerd. Het team van CHU de Poitiers configureerde vervolgens deze homepages. “Het vergde wel wat tijd om de eerste homepage te ontwikkelen, omdat alles nieuw was, maar de volgende homepages konden we erg vlot creëren,” herinnert Alexandre Pavy zich.

Het ziekenhuis wilde elke afdeling een maximale autonomie geven voor de configuratie en tegelijkertijd ook een zekere homogeniteit bewaren. Alexandre Pavy en Florent Ribardière zorgden voor de opleiding van de key-users: “Nu hoeven we enkel nog bij te springen wanneer iemand vast zit. Maar verder kan elke afdeling de configuratie zelf afhandelen. De mensen hebben de tools die ze nodig hebben en willen, binnen een context die is vastgelegd door het ziekenhuis. Zo hebben we een uitstekende balans gevonden tussen homogeniteit en maatwerk,” vertelt Florent Ribardière.

De gebruikerstraining gebeurde voor de upgrade live ging. “Zo voldeden we aan de NF EN ISO 15189-norm die bepaalt dat het laboratorium de gebruikers vertrouwd moet maken met het LIS,” legt Florent Ribardière uit. “De nieuwe interface is gebaseerd op widgets, en is zo heel intuïtief en gemakkelijk te leren.

Nieuwe gebruikers zijn heel snel autonoom. Eens ze de drie of vier belangrijkste knoppen kennen, hebben ze het systeem onder de knie.”

EEN TOOL VOOR VERSCHILLENDE LOCATIESToen CHU de Poitiers in januari 2013 een satellietlaboratorium opzette in CH de Montmorillon, werd GLIMS er ook meteen geïnstalleerd. “Het lab van het Montmorillon-ziekenhuis had oorspronkelijk een ander LIS, maar wij lieten hen overstappen naar GLIMS, toen nog versie 8,” legt Florent Ribardière uit. “Bij de migratie naar versie 9 waren er amper problemen, want GLIMS is ontworpen voor het beheer van verschillende locaties.”

Met de laatste versie van GLIMS wist MIPS zijn rol als vertrouwenspartner van CHU de Poitiers te bevestigen. “We zijn tevreden met GLIMS; het systeem komt tegemoet aan onze noden en verwachtingen, en dit op een flexibele manier. Met de laatste versie en de moderne benadering van de interface heeft het LIS nog een flinke stap voorwaarts gezet. Het is nu een krachtige, aanpasbare tool die nog gemakkelijker te gebruiken is. We appreciëren dat telkens er zich een nieuwe behoefte voordoet, we GLIMS hiervoor vlot kunnen aanpassen,” besluit Florent Ribardière. •

eLABorate 11

Links: Tom Decavele, diensthoofd ICT Rechts: Christophe Vandenabeele, laboratoriumdirecteur

AZ Alma, Eeklo, België

AZ Alma zet belangrijke stappen op het vlak van laboratoriumbeheerZorgvuldig projectmanagement zorgt ervoor dat complexe, grootschalige implementatie van GLIMS een rimpelloos parcours aflegt.INTERVIEW MET » Christophe Vandenabeele, Apotheker/Klinisch Bioloog, Laboratoriumdirecteur en Projectmanager voor het LIS-project; Tom Decavele, Diensthoofd ICT van AZ Alma en verantwoordelijk voor de IT-werkgroep binnen het LIS-project

“De implementatie van GLIMS ging veel verder dan enkel de vervanging van het laboratorium-informatiesysteem (LIS),” vertelt Christophe Vandenabeele, laboratoriumdirecteur in AZ Alma. “Het was een goede gelegenheid om ons hele laboratorium te herdenken, de processen, de uitrusting… Eigenlijk zo goed als alles.” En AZ Alma heeft deze kans ten volle benut: processen werden gehomogeniseerd, oudere toestellen vervangen en de werkstromen aangepast.

Er kwam heel wat bij kijken en – gezien de belangrijke financiële en organisatorische implicaties – waren de voorbereiding en uitvoering kritiek voor de goede afloop van dit omvangrijke project. Dankzij de enorme inzet en uitstekende samenwerking van de teams van AZ Alma en MIPS, de ervaring van MIPS op het vlak van projectmanagement, en de toewijding van alle betrokkenen, werd het project afgerond niet alleen binnen de vooropgestelde timing, maar ook binnen het voorziene budget. “Dit resultaat was uitzonderlijk voor een project van een dergelijke omvang en complexiteit,” stelt Christophe Vandenabeele.

IN BALANS MET DE HEDENDAAGSE IT-STRATEGIEËN VAN HET ZIEKENHUIS AZ Alma is een regionaal ziekenhuis met twee sites, in Eeklo en Sijsele. Het ziekenhuis heeft 513 bedden en er werken 110 artsen, 1250 medewerkers en 125 vrijwilligers. Het klinisch laboratorium heeft een activiteitencentrum op elke campus. Beide campi beschikken over een volwaardig klinisch laboratorium maar elke campus heeft zijn eigen focus, die beantwoordt aan de noden van de clinici en de patiëntenpopulaties.

De behoefte aan een nieuw LIS kwam voort uit wijzigingen in de IT-strategie en -behoeften van het ziekenhuis. “We hebben onlangs een

12 eLABorate

PRINCE2 vereist een duidelijke omschrijving van het project en de scope, de doelstellingen en de verantwoordelijkheden. Telkens als er een proces wordt afgerond, moeten de betrokkenen nagaan of alles nog verloopt volgens de vooropgestelde timing en budget. “Bij elke mijlpaal kregen we van MIPS een rapport met duidelijke grafieken. Dat heb ik enorm gewaardeerd,” aldus Christophe Vandenabeele.

Het belang van de projectmanager van MIPS was ook niet te onderschatten. “Hij was enorm professioneel en transparant,” herinnert Christophe Vandenabeele zich. “Hij legde de nodige flexibiliteit aan de dag en was de juiste persoon op de juiste plaats. We hadden steeds het gevoel dat het project onder controle was.”

“De laboratoriummedewerkers van AZ Alma stonden helemaal open voor suggesties en ideeën; we hebben continu samengewerkt om samen oplossingen uit te dokteren,” zegt de projectmanager van MIPS. “Ook het feit dat

AZ Alma dezelfde PRINCE2 methodologie heeft toegepast als wij, heeft bijgedragen tot een vlot verloop van het project.”

DE ‘WAR ROOM’: EEN RUIMTE ENKEL EN ALLEEN VOOR HET PROJECTIn een operationele ziekenhuisomgeving is het niet eenvoudig om mensen vrij te maken voor zo’n ambitieus project. AZ Alma riep een projectstructuur in het leven die bestond uit een stuurgroep en een projectgroep. Deze projectgroep werd verder onderverdeeld in verschillende werkgroepen met elk een specifieke focus: GLIMS algemeen, Bloedbank, Microbiologie, ICT/Communicatie en een laatste voor de uitwisseling van facturatie- en patiëntgegevens met het ZIS. De groepen vergaderden maandelijks of wekelijks.

“De ruime ervaring van MIPS met dergelijke grootschalige projecten was een belangrijk voordeel,” zegt Tom Decavele. “Voor de laboratoriummedewerkers is het niet evident om zich te focussen op een project: ze worden

tweede serverzaal uitgebouwd zodat AZ Alma over twee identieke configuraties beschikt, wat voor de implementatie van een elektronisch patiëntendossier (EPD) noodzakelijk is. De nieuwe server voor het LIS werd eveneens opgezet op deze nieuwe infrastructuur waardoor we meteen ook redundantie kunnen voorzien,” verduidelijkt Tom Decavele, diensthoofd ICT van AZ Alma.

Op basis van een competitieve tender koos het ziekenhuis voor GLIMS van MIPS omdat dit systeem het best aansloot bij de vereisten geformuleerd in het lastenboek. Christophe Vandenabeele zegt: “GLIMS is flexibel en platformonafhankelijk, zodat het kan communiceren met andere systemen en toestellen. Zo zal nog dit jaar een LAB-LAB koppeling gerealiseerd worden met de klinische laboratoria van Assebroek en Knokke. In beide laboratoria werd het GLIMS-pakket reeds eerder geïmplementeerd. MIPS bleek telkens een betrouwbare partner met de nodige expertise.”

PROJECTMANAGEMENT VOLGENS PRINCE2 METHODOLOGIE Met het oog op een vlotte uitvoering van het project namen MIPS en AZ Alma hun toevlucht tot de PRINCE2 methodologie voor projectmanagement. “MIPS werkt gewoonlijk met PRINCE2 en AZ Alma heeft er ook ervaring mee,” stelt Tom Decavele.

De ruime ervaring van MIPS met dergelijke grootschalige projecten was een belangrijk voordeel.‘‘

’’ Tom Decavele, diensthoofd ICT van AZ Alma


Voordelen van MIPS projectmanagement

• Uitgebreide ervaring met de PRINCE2 methodologie voor projectmanagement.

• Brede expertise en kennis van het domein.

• Grondige voorbereiding en degelijke begeleiding doorheen het hele traject.

• Goede communicatie en samenwerking tussen de teams van MIPS en het laboratorium.

• Dienstverlening door het laboratorium continu gegarandeerd.

• Complex project afgerond binnen vooropgestelde timing en budget.

eLABorate 13

VOLLE ONDERSTEUNING BIJ HET ‘LIVE GAAN’Dankzij het zorgvuldige en weldoordachte projectmanagement verliep het traject volgens planning. De implementatie nam een aanvang in februari 2012, het testen begon in november 2012, en het systeem (namelijk de laboratoriumsoftware GLIMS samen met de modules voor de bloedbank en microbiologie) ging live midden januari 2013. De ondersteuning door MIPS stopte echter niet op dat moment. “De eerste dag dat het systeem ‘live’ was, hadden we vier MIPS-mensen op onze site in Eeklo en twee in Sijsele. De volgende dagen werd de MIPS-delegatie geleidelijk aan kleiner. Deze aanwezigheid liet ons toe om alle problemen die zich voordeden snel aan te pakken en op te lossen,” verklaart Christophe Vandenabeele. “Het resultaat van dit puike projectmanagement was dat de artsen in het ziekenhuis nauwelijks gemerkt hebben dat er zo’n grote veranderingen aan de gang waren. We hebben onze dienstverlening nooit moeten onderbreken.”

GENIETEN VAN DE VOORDELENVan zodra het nieuwe GLIMS operationeel was, ondervond AZ Alma de voordelen. “We hebben kwaliteit altijd hoog in het vaandel gedragen, maar nu we de processen op een geavanceerde manier in kaart hebben gebracht, kunnen we verdere stappen zetten op het vlak van kwaliteit,” legt Christophe Vandenabeele uit.

Het laboratorium heeft ook een daling gezien van het aantal potentiële fouten. Dit is een gevolg van vergaande communicatie tussen analytische toestellen, zodat de data slechts eenmaal ingegeven hoeven te worden.

AZ Alma heeft geopteerd voor ‘materiaalreceptie’, wat een wezenlijk verschil uitmaakt naar tracering. Aanvragen voor analysen worden nu in twee stappen ingevoerd. Eens de gegevens in het systeem beschikbaar zijn, automatiseert GLIMS de verdere stappen in de workflow, zoals de planning van de testen en daaropvolgende processen. Barcodescanners worden veel frequenter ingezet dan voorheen.

Een van de grootste revoluties vond plaats in de afdeling microbiologie, voegt Christophe Vandenabeele toe. “Deze afdeling werkt nu vrijwel papierloos; alle systemen communiceren met elkaar en de manuele data-invoer is gereduceerd tot het minimum. De medewerkers op microbiologie hebben te maken met een hoge werkdruk, maar sinds we GLIMS hebben, is die werkdruk merkbaar lichter geworden: hetzelfde aantal mensen kan de hoge werklast nu aan. Dat had ik niet verwacht!” •

continu gestoord door telefonische oproepen, collega’s met vragen etc. MIPS heeft gesuggereerd om een ‘War Room’ in te richten, een afzonderlijke ruimte voorbehouden voor het project, waar de projectmedewerkers elkaar konden ontmoeten en samenwerken. Deze suggestie maakte een wereld van verschil voor de communicatie tussen alle betrokkenen, inclusief de medewerkers van MIPS.”

MENSEN ZIJN SLEUTEL TOT SUCCESAZ Alma en MIPS zijn het eens over de cruciale rol die de mensen – zowel van AZ Alma als van MIPS – gespeeld hebben bij het welslagen van dit project. Christophe Vandenabeele verduidelijkt: “We hebben van bij het begin heel wat tijd besteed aan de interne communicatie. Dit heeft ervoor gezorgd dat de laboratoriummedewerkers heel open stonden voor de wijzigingen die dit project teweeg zou brengen en dat iedereen heeft meegeholpen om het systeem te optimaliseren en te verfijnen.”

Opleiding was minstens even belangrijk. Eerst organiseerde MIPS een opleiding voor de systeembeheerders. “Deze opleiding was erg goed voorbereid en werd positief onthaald door onze mensen,” vervolgt Christophe Vandenabeele. “Verder werkten we vooral volgens het ‘train de trainer’-principe. Ten slotte zorgden we er ook voor dat elke opleidingssessie ruim op voorhand was ingepland; de deelnemers waren voorbereid, zodat de opleiding nog effectiever was.”


• Volledige functionele support voor alle types laboratoriumnderzoeken.

• Specifieke scherm lay-out voor bloedbank en microbiologie.

• Centraal beheer van alle toestellen.

• Flexibiliteit van configuratie en architectuur.

• Eén enkele database die de operationele werking ondersteunt van verschillende sites in alle disciplines.

• Flexibele en toegankelijke integratiemogelijkheden in lijn met de internationale standaarden.

• Volledige traceerbaarheid en auditeerbaarheid met het oog op kwaliteitscontrole en accreditatie.

GLIMS laboratoriuminformatiesysteem met specifieke modules voor bloedbank en microbiologie

14 eLABorate

AZ Sint-Jan Brugge-Oostende AV, Campus Henri Serruys, België

Digitalisering van orderinvoer en bloedtransfusie beheertot aan het bed van de patiënt leidt tot

verhoogde patiëntveiligheid in AZ Sint-Jan AV in OostendeMet de toevoeging van CyberLab en CyberTrack aan het bestaande GLIMS LIS verhoogt het ziekenhuis de efficiëntie op de verpleegafdelingen en in het laboratorium, terwijl het aantal potentiële fouten daaltINTERVIEW MET » Dr. Suzy van Erum, Diensthoofd Laboratorium; Kathy Boydens, Hoofdlaborant; Wendy Jonckheere, Laborant; Didier Timmerman, ICT-deskundige Laboratorium

AZ Sint-Jan AV Campus Henri Serruys, een ziekenhuis met 330 bedden in Oostende, vormt samen met het zusterziekenhuis in Brugge, de ziekenhuisgroep AZ Sint-Jan Brugge-Oostende AV. De Serruys-site heeft een laboratorium dat routinetesten in scheikunde, microbiologie en hematologie uitvoert; moleculaire biologie en zeldzame testen gebeuren op de campus in Brugge. Het lab in Oostende verricht onderzoeken in opdracht van verwijzende artsen binnen en buiten het ziekenhuis en streeft naar een optimale dienstverlening en kwaliteit.

FOCUS OP KWALITEITAl meer dan 12 jaar werkt het lab volgens strikte kwaliteitsnormen. “De ziekenhuisdirectie waardeert onze focus op kwaliteit; het kwaliteitsbewustzijn wordt nu uitgebreid naar het volledige ziekenhuis,” vertelt Kathy Boydens, hoofdlaborant. Binnen twee jaar plant het ziekenhuis een audit voor het behalen van de Joint Commission International (JCI) accreditering.

Om de doelstellingen op het vlak van kwaliteit te kunnen halen, heeft het ziekenhuis het laboratoriuminformatiesysteem (LIS) van de eerste generatie van MIPS geïmplementeerd. In 2005 werd dit geüpgraded naar het GLIMS LIS. “GLIMS biedt een breed spectrum van functies en helpt ons om hoogkwalitatieve diensten aan te bieden,” zegt Dr. Suzy van Erum, diensthoofd van het laboratorium.

“Kwaliteitsrichtlijnen hebben ons geholpen om fouten in het laboratorium te vermijden,” stelt Dr. van Erum. “We wisten echter ook dat fouten in labresultaten in 75% van de gevallen te wijten zijn aan een verkeerde handeling in de preanalytische fase, bv. op de verpleegafdeling bij het afnemen van

eLABorate 15

de monsters. Denk maar aan fouten bij de patiëntidentificatie, of het gebruik van verkeerd afnamemateriaal, of het afnemen van een monster op het verkeerde tijdstip enz.”

CYBERLAB: DRAADLOOS BEHEER VAN MONSTERS AAN HET BED VAN DE PATIËNTOm dit probleem aan te pakken, stelde MIPS voor om zijn webgebaseerde orderinvoersysteem CyberLab te koppelen met GLIMS. Dr. van Erum vervolgt: “We waren ervan overtuigd dat bedside scanning voor het orderproces het beste resultaat zou opleveren en waren het eerste lab om een dergelijke workflow te implementeren. We waren ook het eerste ziekenhuis in Vlaanderen om te kiezen voor een 100% draadloze oplossing voor zowel het scannen als het printen. Zo heb je geen trolley met PC nodig bij het afnemen van de monsters. Deze werkwijze maakt het werk van de verpleegkundigen eenvoudiger en verhoogt de hygiëne, vooral dan in geval van infectieziekten. Aanvankelijk maakten we ons wat zorgen over de betrouwbaarheid van het draadloos systeem, maar nadat we in enkele verpleegafdelingen antennes hadden toegevoegd, werkte het perfect.”

De uitrol begon in 2011 op de pilootafdeling chirurgie. Het was niet evident om opleiding te organiseren, herinnert laborant Wendy Jonckheere zich: “We kwamen er achter dat het erg moeilijk was om alle verpleegkundigen samen te brengen voor training. We beslisten dan om de hoofdverpleegkundigen van elke afdeling eerst op te leiden en vervolgens laboratoriummedewerkers in te schakelen om de afdelingen bij de introductie van het systeem gedurende een week te begeleiden. Dit bleek goed te werken.” In de loop van 2012 werd CyberLab uitgerold naar alle afdelingen in het ziekenhuis.

Met de gebruiksvriendelijke tool CyberLab kunnen verpleegkundigen aanvragen voor labtesten registreren, die vervolgens geautoriseerd moeten worden door de behandelende arts. Na het creëren van een aanvraag worden er etiketten met barcodes en bijkomende informatie geprint op de verpleegafdeling zelf; die worden meteen op de bloedbuisjes gekleefd. Omdat het aantal etiketten overeenstemt met het aantal af te nemen monsters, is er wat het aantal monsters betreft geen vergissing mogelijk.

Bij de monsterafname hebben de verpleegkundigen alle nodige informatie bij de hand. Dit is handig bv. indien het serum

op ijs gekoeld moet worden. Het etiket en de polsband van de patiënt worden gescand. Indien de monsters en de patiëntgegevens niet overeenstemmen, geeft de computer een alarm. Na correcte afname worden de monsters naar het lab gestuurd via de buizenpost. “Zodra ze het lab binnenkomen, worden ze opnieuw gescand en, na centrifugering, onmiddellijk aangeboden op de toestellen voor analyse. Monsters van spoedgevallen worden prioritair behandeld. Het resultaat is een erg snelle transmissie van resultaten naar het digitale patiëntendossier,” vertelt Kathy Boydens.

Terwijl de medewerkers aanvankelijk wat sceptisch stonden tegenover het gebruik van polsbanden en het scannen, werden ze zich al snel bewust van de voordelen. “Er was vooral bezorgdheid over de traceerbaarheid van de handelingen,” herinnert Wendy Jonckheere zich. “Maar toen de verpleegkundigen merkten dat we die informatie gebruikten om hen persoonlijk te benaderen en hen uit te leggen hoe ze beter konden werken, verliep de acceptatie probleemloos. Nu vinden ze het een voordeel om de informatie en instructies bij de hand te hebben wanneer ze een monster afnemen. Het geeft hen een gevoel van veiligheid.” Kathy Boydens kan dit beamen: “Sinds de introductie van CyberLab, is het gebruik van polsbanden gestegen van 40% naar zo goed als 100%. Op die manier kunnen we fouten bij patiëntidentificatie vermijden.”Volgens Chantal Soete, verpleegkundige op chirurgie, vergde de nieuwe werkmethode een mentaliteitswijziging, maar eens die er was, werd alles eenvoudiger: “Nu omarmen we elke kans om verder te digitaliseren en zijn we ‘allergisch’ geworden voor papier.”

En de resultaten zijn indrukwekkend: “Sinds de invoering van CyberLab is het aantal fouten in de pre-analytische fase met 50% gedaald!” zegt Dr. van Erum. “En daar blijft het niet bij: ook in het lab zelf konden we efficiëntieverbeteringen optekenen. We kunnen nu volledig papierloos werken, wat beter is voor het milieu. Bovendien zijn alle data volledig traceerbaar, van de monsterafname tot de uitwisseling van de resultaten.” Didier Timmerman, ICT-deskundige in het laboratorium, voegt hieraan toe: “Eens een order gecreëerd is, zijn alle data automatisch ook beschikbaar in GLIMS; de laboranten hoeven deze niet langer manueel in te voeren. We hebben nu ook tijd beschikbaar die we vroeger nodig hadden om papieren formulieren te klasseren en de manueel geregistreerde data in GLIMS te controleren.”


• Toegenomen patiëntveiligheid dankzij het terugdringen van het aantal menselijke fouten.

• Snelle uitwisseling van informatie tussen het lab en de artsen, wat leidt tot snellere zorg voor de patiënt.

• Eenvoudiger administratie helpt efficiëntie in het lab en op de verpleegafdeling te verbeteren.

• Traceerbaarheid van alle activiteiten ondersteunt het ziekenhuis om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

• Nauwe samenwerking tussen MIPS en de klant, waardoor het systeem beter aangepast kan worden aan de specifieke noden van het lab.

Voordelen van CyberLab en CyberTrack

Sinds de invoering van CyberLab is het aantal fouten in de pre-analytische fase met 50% gedaald! En daar blijft het niet bij: ook in het lab zelf hebben we efficiëntie-verbeteringen opgetekend.Dr. Suzy van Erum’’

‘‘

Van links naar rechts: DIDIER TIMMERMAN, ICT-deskundige laboratorium, KATHY BOYDENS, hoofdlaborant, WENDY JONCKHEERE, laborant, DR. SUZY VAN ERUM, diensthoofd laboratorium

16 eLABorate

Om een goede opvolging van alle activiteiten te kunnen verzekeren, is het aantal medewerkers in het lab op hetzelfde peil gehouden. Dankzij de efficiëntieverhoging kunnen zij zich toeleggen op andere kritische taken, zoals kwaliteitsbewaking.

CYBERTRACK: TRANSPARANTE BLOEDTRANSFUSIE, VAN BEGIN TOT EIND Na de succesvolle introductie van CyberLab, besliste het ziekenhuis al snel om ook de module voor het beheer van bloedtransfusies, CyberTrack, in gebruik te nemen. Voortbouwend op de ervaringen met CyberLab en de positieve houding van de medewerkers – ze waren het bv. al gewoon om barcodescanners te gebruiken – kon CyberTrack in een mum van tijd overal in het ziekenhuis uitgerold worden. Van zodra CyberTrack geïntroduceerd werd in een aantal afdelingen, was het personeel van de andere afdelingen zelf vragende partij om dit ook bij hen te implementeren.

Een transparant transfusieproces ondersteunt de verpleegkundigen van start tot einde. De verpleegkundige neemt eerst de pols, bloeddruk en temperatuur van de patiënt. Als deze parameters in orde zijn, maakt de verpleegkundige de bloedzak klaar en hangt deze aan de staander. De barcodes op de zak en de polsband van de patiënt worden gescand. Stemmen ze niet overeen, dan geeft de computer een alarm. Indien ze wel overeenstemmen, kan de verpleegkundige de bloedtransfusie starten.

Het systeem vraagt met vastgelegde intervallen om de parameters opnieuw te controleren en te registreren. Eens de transfusie is afgerond, worden de barcodes opnieuw gescand en kan de verpleegkundige opmerkingen invoeren, bv. waarom een transfusie onderbroken werd.CyberTrack speelt een even belangrijke rol voor patiëntveiligheid als CyberLab. Kathy Boydens verduidelijkt: “Als er iets misgaat bij het toedienen van bloed, kunnen de gevolgen ernstig zijn. Vroeger schakelden we een tweede verpleegkundige in om te controleren of alles in orde was bij de start van een transfusie. Met CyberTrack is deze controle overbodig.”

“We hebben ook een beter overzicht: GLIMS logt alle bloedzakken vanaf het moment dat ze het lab binnenkomen tot ze er weer vertrekken, terwijl CyberTrack alle transfusiedata bijhoudt. Elke arts kan die gegevens consulteren,” vertelt Dr. van Erum. “Bovendien hebben we toegang tot statistieken die ons helpen om belangrijke prestatie-indicatoren op te volgen, zoals de gemiddelde duur van een bloedtransfusie.”

Opnieuw zijn de inspanningen van het lab op het vlak van kwaliteit en efficiëntie niet onopgemerkt voorbijgegaan: “Onze collega’s op de campus in Brugge hebben de voordelen gezien van CyberLab en CyberTrack voor patiëntveiligheid. Het valt te verwachten dat ook zij deze modules snel zullen integreren in hun LIS!” besluit Dr. van Erum. •


• Volledige traceerbaarheid van het transfusieproces, vanaf de bestelling van de bloedzak tot de registratie van de transfusie.

• Artsen waar ook in het ziekenhuis kunnen de transfusiegegevens in CyberTrack consulteren.

• Statistieken helpen om belangrijke prestatie-indicatoren op te volgen.

CyberTrack

• Configureerbare module om laboratoriumonderzoeken aan te vragen.

• Ondersteunt bedside scanning om fouten bij patiënt-identificatie te voorkomen.

• Naadloze integratie met externe systemen.

• Volledig draadloze oplossing voor zowel het scannen als het printen.

CyberLab

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

0,00%

0,10%

0,20%

0,30%

0,40%

0,50%

0,60%

0,70%

2012-‐1 2012-‐2 2012-‐3 2012-‐4 2013-‐1 2013-‐2 2013-‐3 2013-‐4 2014-‐1 2014-‐2 2014-‐3 2014-‐4

Aantal Orders

% iden

.fica.o

n issues com

pared to to

tal num

ber o

f orders

Iden1fica1on issues per quarter 2012-‐ 2014

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

0,00%

0,10%

0,20%

0,30%

0,40%

0,50%

0,60%

0,70%

2012-‐1 2012-‐2 2012-‐3 2012-‐4 2013-‐1 2013-‐2 2013-‐3 2013-‐4 2014-‐1 2014-‐2 2014-‐3 2014-‐4

Aantal Orders

% iden

.fica.o

n issues com

pared to to

tal num

ber o

f orders


Iden1fica1on issues

Total number of orders

Total number of orders in CyberLab

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

0,00%

0,10%

0,20%

0,30%

0,40%

0,50%

0,60%

0,70%

2012-‐1 2012-‐2 2012-‐3 2012-‐4 2013-‐1 2013-‐2 2013-‐3 2013-‐4 2014-‐1 2014-‐2 2014-‐3 2014-‐4

Aantal Orders

% iden

.fica.o

n issues com

pared to to

tal num

ber o

f orders


Iden1fica1on issues



0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

0,00%

0,10%

0,20%

0,30%

0,40%

0,50%

0,60%

0,70%

2012-‐1 2012-‐2 2012-‐3 2012-‐4 2013-‐1 2013-‐2 2013-‐3 2013-‐4 2014-‐1 2014-‐2 2014-‐3 2014-‐4

Aantal Orders

% iden

.fica.o

n issues com

pared to to

tal num

ber o

f orders


Iden1fica1on issues



Identificatieproblemen

Totaal aantal orders

Aantal orders CyberLab

Identificatieproblemen per kwartaal 20122014%

iden

tifica

tiepr

oble

men

van

het

tota

al a

anta

l ord

ers

Aant

al o

rder

s

0,49%

0,43%0,45%

0,38%

0,29%

0,36%

0,23%

0,25%

0,24%0,21%

0,12%0,14%

eLABorate 17

Universiteit Gent – STT Consulting, België

De ‘Patient Percentiler’: Laboratorium voor Analytische Chemie van UGent start met ambitieus, innovatiefkwaliteitsmonitoringproject Leden van de MIPS familie met GLIMS kunnen vlot deelnemen dankzij de flexibiliteit en veelzijdigheid van hun laboratoriuminformatiesysteem.INTERVIEW MET » Prof. Dr. Linda Thienpont, Laboratorium voor Analytische Chemie, Faculteit Farmaceutische Wetenschappen, Universiteit Gent; Dr. Dietmar Stöckl, STT Consulting

“Kwaliteit in het lab is de rode draad in ons werk,” vertelt Prof. Dr. Linda Thienpont van het Laboratorium voor Analytische Chemie, Faculteit Farmaceutische Wetenschappen van Universiteit Gent. Zowat alle laboratoria zijn vertrouwd met het begrip kwaliteit. Maar terwijl externe kwaliteitsbeoordeling (EQA) een vereiste is voor ISO 15189 accreditatie en interne kwaliteitscontrole (IQC) een kerntaak is, beschikken laboratoria niet altijd over de middelen die ze nodig hebben om de gewenste kwaliteitscontroles uit te voeren. Universiteit Gent en STT Consulting bundelden hun krachten en gingen op zoek naar een oplossing.

18 eLABorate

“Samen streven we ernaar om – als een wetenschappelijke, onafhankelijke partij – een platform te creëren waarmee labs en leveranciers continu de kwaliteit kunnen documenteren en monitoren, en dat hen een overzicht geeft van de stabiliteit van een test op middellange tot lange termijn – dit alles op basis van echte patiëntstalen,” verduidelijkt Dr. Dietmar Stöckl van STT.

PROJECT CREËERT TOEGEVOEGDE WAARDE VOOR DE LABORATORIA Prof. Dr. Thienpont en Dr. Stöckl schuiven enkele belangrijke tekortkomingen van het EQA-proces naar voren. Om te beginnen werken deze externe controles met artificiële stalen, niet met patiëntstalen. “In theorie zouden artificiële stalen zich identiek moeten gedragen als echte stalen, maar dat is niet altijd het geval,” zegt Dr. Stöckl. Daarbij komt dat externe controles slechts enkele keren per jaar uitgevoerd worden, terwijl labs kwaliteit moeten monitoren op een dagelijkse basis.

Hoewel EQA-organisaties ‘peer group’ vergelijkingen aanbieden, is er onvoldoende transparantie voor wat betreft de stabiliteit

van de ‘peer groups’. Dit betekent dat ze geen kwaliteitsspecificaties kunnen leveren of aanbevelingen kunnen doen op het gebied van kwaliteit, waardoor het lab de data zelf moet interpreteren.

Universiteit Gent en STT Consulting besloten samen te werken om die tekortkomingen te overbruggen en startten het Patient Percentiler project. De eerste fase van dit project had als doel om labs een tool in handen te geven waarmee ze continu de percentielen voor poliklinische patiënten zouden kunnen monitoren. “We zijn gestart met het 50ste percentiel, de mediaan,” legt Dr. Stöckl uit, “maar later wensen we dit uit te breiden naar het 10de en 90ste percentiel.” Het project buigt zich over de twintig meest gebruikte analyten, o.a. elektrolyten zoals natrium, substraten, lipiden, enzymen zoals aspartaat transaminase (AST) en alanine transaminase (ALT), glucose en creatinine. Recent werd de scope van het project aangevuld met schildklierhormonen, namelijk het vrije T4 en thyroïd stimulerend hormoon (TSH).


De GLIMS module voor kwaliteitscontrole (QC) ondersteunt laboratoria bij het naleven van de praktijken die nodig zijn om een toereikende analytische kwaliteit te halen:

• Alle medewerkers in de organisatie die hun kwaliteit beoordelen, hebben toegang tot alle kwalitatieve en kwantitatieve QC data, die gecentraliseerd zijn en beschikbaar zijn in GLIMS.

• GLIMS QC biedt ondersteuning voor een breed gamma aan controlemechanismen, zoals de Westgard regels.

• GLIMS kan de dagelijkse mediaan berekenen én het gemiddelde van normaalwaarden (average of normals/AoN).

• Statistische waarden kunnen berekend worden met behulp van standaard wiskundige formules of Tukey.

• GLIMS is een Europese oplossing, die tegemoetkomt aan internationale aanbevelingen, o.a. de Duitse Rili-BÄK vereisten.

GLIMS QC module

GLIMS biedt een kosteloze bron om de data te verzamelen. We hadden geluk om met MIPS te kunnen samenwerken:

als zij er niet geweest waren, hadden we dit project misschien zelfs nooit kunnen opstarten. Prof. Dr. Linda Thienpont’’

‘‘

eLABorate 19

Het project geeft ook kwaliteitsspecificaties. Dr. Stockl: “Vandaag bestaan er geen algemeen aanvaarde specificaties rond stabiliteit in kwaliteitsbewaking en de verschillen tussen de landen onderling kunnen enorm zijn. Wij geven de labs een idee van hoe stabiel of vergelijkbaar de testen zouden moeten zijn. Daartoe hebben we wetenschappelijk gebaseerde normen voor de theoretische stabiliteit vooropgesteld, die in de praktijk getoetst zijn. Deze normen zijn streng, maar realistisch: als het ene lab een minimale stabiliteit kan garanderen gedurende acht jaar, waarom zou een ander lab niet hetzelfde kunnen doen?”

MIPS HELPT HET PROJECT VAN DE GROND TE KRIJGENLaboratoriuminformatiesystemen (LIS) vormen een geschikte bron om dagelijks data – echte patiëntdata – aan te leveren voor het project. Eén LIS in het bijzonder bleek geknipt voor het project. “We namen contact op met MIPS, omdat hun GLIMS LIS in België een marktaandeel heeft van 60% en verder ook in tal van andere Europese landen gebruikt wordt. Al snel bleek dat dit een ideaal startpunt was om de data te extraheren,” herinnert Dr. Stöckl zich. “We gingen ervan uit dat MIPS functionaliteiten zou moeten ontwikkelen om te kunnen deelnemen, maar we waren aangenaam verrast toen GLIMS alles bleek te bevatten wat we nodig hadden: namelijk een functie voor het automatisch berekenen van de dagelijkse mediaan voor een aantal testparameters (o.a. instrument, methode, reagens, percentiel, etc.), evenals een manier om die data op een flexibele manier te exporteren!”

Dit betekende dat elk lab met GLIMS kosteloos zou kunnen deelnemen aan het project; het enige dat nog moest gebeuren, was een eenvoudige configuratie om de dagelijkse percentielen automatisch te genereren. Verder zorgt GLIMS voor het anoniem maken van de gegevens en de dagelijkse transfer ervan via e-mail naar een centrale server. “Daarbij komt nog dat we enkel poliklinische patiënten in het project wilden betrekken. Ook dat was mogelijk: GLIMS bleek een code te bevatten die een onderscheid maakt tussen poliklinische en gehospitaliseerde patiënten,” vervolgt Dr. Stöckl.

Vandaag zijn er ook andere leveranciers van LIS-systemen betrokken bij het project, maar zij moesten hun software aanpassen om de nodige

data te kunnen genereren, wat het proces vertraagde. Daarnaast zijn er ook een aantal deelnemende labs die zelf de functionaliteit ontwikkeld hebben om de data te exporteren.Prof. Dr. Thienpont : “GLIMS biedt dus een gratis bron om de data te verzamelen. We hadden geluk om met MIPS te kunnen samenwerken: als zij er niet geweest waren, hadden we dit project misschien zelfs nooit kunnen opstarten.”

“De labdata die we binnen het project verzamelen, is uniek ter wereld: ten eerste verzamelen we de data op dagelijkse basis en ten tweede werken we met echte patiëntgegevens,” benadrukt Dr. Stöckl. Om de data te verwerken, hebben Universiteit Gent en STT Consulting (samen met Bruno Neckebroek) webgebaseerde software ontwikkeld. Deze visualiseert en interpreteert de data. Zo kan het projectteam regelmatig individuele labrapporten samenstellen, evenals rapporten over de kwaliteit en stabiliteit van de testen in het algemeen.

Elk lab heeft via een beveiligde connectie toegang tot zijn eigen data in het softwaresysteem en het projectteam heeft zicht op het geheel, wat hen toelaat om data te groeperen per leverancier of per instrument.

MARKEREN (FLAGGING) VAN ABNORMALE RESULTATENNu de eerste fase van het project – het monitoren van patiëntmedianen binnen de normale grenswaarden – goed op dreef is, is het projectteam klaar om over te gaan naar de tweede fase. “We noemen dit de ‘flagger’ applicatie: het monitoren van resultaten die niet als normaal beschouwd worden,” verduidelijkt Prof. Dr. Thienpont. “Met deze veelbelovende applicatie kunnen labs zien of de gemarkeerde waarden al dan niet stabiel zijn. Indien een bepaald systeem niet stabiel is, dan zal het aantal waarden buiten de grenswaarden toenemen; sommige labs kunnen meer gemarkeerde resultaten krijgen dan andere.”

Om fase twee uit de startblokken te krijgen, heeft het projectteam opnieuw nauw samengewerkt met MIPS, en alweer zorgden de bestaande functionaliteiten van het GLIMS LIS voor een doorbraak. “De statistiekenmodule van GLIMS omvatte al de mogelijkheid om automatisch flagger waarden te berekenen en deze door te sturen in een formaat dat ons eigen IT-systeem kan lezen”, zegt Dr. Stöckl.


• MIPS heeft rechtstreeks samengewerkt met het projectteam om na te gaan hoe de deelnemende labs die GLIMS gebruiken, gemakkelijk en kosteloos de dagelijkse verzameling en transfer van geanonimiseerde patiëntgegevens zouden kunnen automatiseren.

• GLIMS omvat een brede waaier aan toepassingen en functionaliteiten, zodat het een ideale bron is voor het leveren van dergelijke data.

• GLIMS biedt directe koppelingen met de laboratoriuminstrumenten, zodat het de gegevens van al die toestellen kan centraliseren.

Bijdrage van MIPS en het GLIMS LIS

20 eLABorate

“Dit project heeft, net als GLIMS zelf, als doel om labs te helpen bij het verbeteren van hun kwaliteit en dienstverlening. Daarom zijn we erg tevreden dat we Universiteit Gent en STT Consulting kunnen ondersteunen bij dit project,” vertelt Filip Migom, GLIMS product and development manager bij MIPS. “GLIMS is ontworpen als een veelzijdig systeem, dat tegemoet kan komen aan de behoeften van alle gebruikers. Zo kwam het dat GLIMS al beschikte over de functies die nodig waren voor de Patient Percentiler. Het is een mooi voorbeeld van hoe een bedrijf in de sector een bijdrage kan leveren aan academische ontwikkelingsprojecten, gebruik makend van de expertise die is opgebouwd bij het ondersteunen van vele, diverse labs.”

IN LIJN MET KWALITEITWereldwijd zijn er nu 130 deelnemende labs, die samen 250 instrumenten vertegenwoordigen. Voor deze labs worden de voordelen stilaan duidelijk: ze beschikken nu over een user interface die hen te allen tijde zicht geeft op de stabiliteit per instrument voor elk analyt.

“Wat ook uniek is,” vervolgt Prof. Dr. Thienpont, “is dat als we een instabiliteit in een lab opmerken of een plotse afwijking tegenover peer labs, dat we dan contact opnemen met het betrokken lab en hen toelichting geven bij de interpretatie. En in de nabije toekomst zullen we dankzij de ‘flagger’ nog meer kunnen investeren in geavanceerde interpretaties en vergelijkingen. Dat zal de laboratoria toelaten om sneller in te grijpen als dat nodig is. Zo krijgen ze gemoedsrust.”

Grotere labs waarderen de mogelijkheid om te zien of alle instrumenten met elkaar in overeenstemming zijn – wat niet altijd het geval is, zelfs niet met instrumenten van eenzelfde fabrikant; zo kunnen ze snel afwijkende waarden aanpakken. Bovendien blijkt dit een belangrijk voordeel te zijn voor labs die aan een klinische studie deelnemen.

Daarnaast maken de laboratoria gebruik van de resultaten wanneer ze onderhandelen met hun leveranciers: ze kunnen duidelijk aantonen dat een test niet stabiel is, vooral omdat de data afkomstig zijn van echte patiëntstalen.

Ook voor de fabrikanten is de informatie van de Patient Percentiler een meerwaarde.

Zij ontvangen ‘peer group’ rapporten die de stabiliteit aantonen voor hun eigen systemen en hen toelaten om hun prestaties te vergelijken met die van hun concurrenten.

Prof. Dr. Thienpont merkt op, “Een belangrijk globaal resultaat dat uit het project naar voren kwam is dat – terwijl we in een aantal gevallen verbaasd waren over de variatie in stabiliteit voor bepaalde fabrikanten en analyten, bv. bij leverenzymen en zelfs verbindingen zoals chloride en natrium, waarvan je zou verwachten dat ze erg stabiel zijn – tal van labs goed werk leveren: ze doen al het mogelijke om de stabiliteit onder controle te houden.”

SAMENWERKING CREËERT POTENTIEEL “We zijn zeer tevreden dat dit project internationale erkenning heeft gekregen, inclusief de Westgard QC award,” zegt Dr. Stöckl. “Met een overzicht van de stabiliteit voor bijna 95% van alle in vitro testen die verricht worden in ontwikkelde landen, leveren we al een flinke bijdrage aan kwaliteit. Op langere termijn zouden we een soort biologisch ‘clearing house’ willen creëren: een tool voor big data research, die ook gebruikt zou kunnen worden bv. bij overheidsbeslissingen rond gezondheidszorg. We hopen een samenwerking te kunnen opzetten met andere partijen, zoals EQA-organisaties, die dezelfde wetenschappelijke visie hebben als wij.”

“Het lijkt misschien ambitieus, maar we hebben al een concreet voorbeeld: samen met de fabrikanten ben ik momenteel aan het werken aan een IFCC project rond de standaardisatie van schildklierfunctietesten. Alvorens de nieuwe kalibratiestatus te implementeren, wil FDA dat de fabrikanten de stabiliteit van de testen aantonen als groep, en dat ze de duurzaamheid van de kalibratiestatus aantonen op middellange tot lange termijn. Ik heb voorgesteld om dit te documenteren en op te volgen via de Patient Percentiler, die ons een eenvoudige rapporteringstool ter beschikking stelt. “Zoals je kunt zien,” besluit Prof. Dr. Thienpont, “is het potentieel van dit project, dat het mogelijk maakt om echte patiëntgegevens te verzamelen op dagelijkse basis, enorm groot.”

Ten slotte wensen Prof. Dr. Thienpont en Dr. Stöckl een speciaal dankwoord te richten aan Kenneth Goossens, een doctoraalstudent die het project met grote toewijding in goede banen leidt. •


We gingen ervan uit dat MIPS functionaliteiten zou moeten ontwikkelen om te kunnen deelnemen, maar we waren aangenaam verrast toen GLIMS alles bleek te bevatten wat we nodig hadden.Dr. Dietmar Stöckl’’

‘‘

eLABorate 21

Parnassia Groep, Nederland

Zorg en veiligheid staan centraal: specialist in psychiatrische zorg verbindt zorglocaties en laboratoria, om de patiënten beter te helpene-Lab project van de Parnassia Groep digitaliseert communicatie van laboratoriumuitslagen en orderinvoer met CyberLabINTERVIEW MET » Annette Osinga, Projectmanager voor het e-Lab (CyberLab) project

“Het uitwisselen van laboratoriumuitslagen en het aanvragen van testen tussen verschillende locaties en externe laboratoria loopt niet altijd van een leien dakje,” zegt Annette Osinga, Projectmanager voor ICT-projecten bij de Parnassia Groep in Nederland. “Als je gebruik maakt van papier, fax of post, kan het weleens foutlopen. Patiëntgegevens moeten zowel beveiligd zijn als foutloos. Tezelfdertijd, moeten de resultaten snel beschikbaar zijn. We wisten dat een elektronisch systeem voor resultaatcommunicatie en orderinvoer paal en perk zou kunnen stellen aan de risico’s, maar we hadden een oplossing nodig die kon koppelen met zeven externe laboratoria én onze eigen locaties. MIPS gaf ons met CyberLab het antwoord en kon ons ook de ondersteuning bieden die we nodig hadden om onze doelen te bereiken.”

VEILIGHEID BOVEN ALLES, VOOR PATIËNTEN EN DATADe Parnassia Groep van psychiatrische zorgcentra neemt ieders unieke achtergrond en unieke behoeften als uitgangspunt, en wil geen enkele patiënt aan zijn lot overlaten. De 8000 medewerkers bieden een breed gamma aan zorgdiensten – intramuraal en extramuraal – voor alle psychiatrische problemen en verslavingen.

Alles samen heeft de Groep 560 zorgbedrijven verspreid over Nederland, met een concentratie in drie zorgregio’s: Noord-Holland, Haaglanden en Rijnmond. Deze locaties delen een aantal diensten, zoals het beheer van de zorgbedrijf overschrijdende ICT-projecten. Een voorbeeld van een dergelijk project is het e-Lab project, dat ervoor helpt zorgen dat de Groep voldoet aan de nieuwe Nederlandse wet- en regelgeving rond zorgkwaliteit en patiëntveiligheid.Met zoveel labs, locaties, medewerkers en patiënten is het uiterst belangrijk om de toegang tot de resultaten efficiënt in te richten. “Als je labuitslagen uitwisselt per fax

22 eLABorate

of per post, kan je moeilijk de privacy van de informatie garanderen en ervoor zorgen dat de uitslagen snel bij de behandelaar terechtkomen. Papier kan zoekraken of op een verkeerde plek worden achtergelaten, en de behandelaren moeten constant in het oog houden of er iets binnenkomt,” vertelt mevrouw Osinga.

In de Parnassia Groep creëerden de uitslagen op papier ook een workflow die tijdrovend was voor alle betrokkenen. Annette Osinga: “Eerst ontvingen we de uitslagen per fax of post. De secretariaatsmedewerkers moesten die dan bezorgen aan de juiste behandelaar. Ten slotte moest een assistent de documenten inscannen en ze koppelen aan het elektronisch patiëntendossier (EPD).”

UITSLAGEN ONTVANGEN: EEN KWESTIE VAN TIJDDe Parnassia Groep wilde dan ook een systeem dat zou toelaten om de uitslagen van de externe laboratoria elektronisch te ontvangen, maar de labs hadden verschillende laboratoriuminformatiesystemen (LIS), wat integratie complex maakte.

“Een aantal mensen binnen de Groep werkte al met CyberLab en zij waren heel tevreden over de oplossing. Daarom vroegen we MIPS om hun systeem te presenteren,” herinnert Annette Osinga zich. “Toen ze ons alle functionaliteiten hadden getoond, wisten we dat we de oplossing gevonden hadden voor onze behoeften.”

Aan de uitrol van CyberLab gingen een zorgvuldige planning en voorbereiding vooraf, zowel voor MIPS als het Parnassiateam. “We waren in zekere zin een voorloper om een e-Lab oplossing te implementeren. De externe labs waren nog niet klaar om aan te sluiten en moesten eerst hun eigen LIS aanpassen. Daardoor duurde het ongeveer twee jaar om de eerste twee labs te koppelen, maar nu verloopt dit vlot en kunnen nieuwe labs veel sneller aangesloten worden: een derde lab is inmiddels gestart, en de andere zullen snel volgen,” zegt Annette Osinga.

“MIPS bleek te voldoen aan alle requirements die de Parnassia Groep had vooropgesteld,” vervolgt ze. De CyberLab userinterface is gebruiksvriendelijk en de behandelaren krijgen een melding wanneer er nieuwe resultaten

We hadden een oplossing nodig die kon koppelen met zeven externe laboratoria én onze eigen locaties. MIPS

gaf ons met CyberLab het antwoord. Annette Osinga‘‘ ’’


CyberLab zorgt voor een transparante en veilige uitwisseling van laboratoriuminformatie:

• De module voor resultaatcommunicatie geeft inzage in de labuitslagen via een intuïtieve en krachtige gebruikersinterface.

• De module voor orderinvoer maakt het aanvragen van labtesten eenvoudig, transparant en veilig: met slechts één muisklik is de aanvraag al in het laboratorium, terwijl de gebruiker de voortgang kan opvolgen.

Oplossingenbinnenkomen. Ze kunnen ook op één scherm een overzicht bekijken van de resultaten voor een patiënt over een periode en dit voor verschillende labs, en ze kunnen ook vlot nagaan hoe de resultaten evolueren over de tijd.

Voor het beheer is CyberLab uiterst flexibel en het is mogelijk om extra functionaliteiten in te bouwen wanneer dat nodig is. Zo voorzagen we de mogelijkheid om een afwijkend adres toe te voegen wanneer een labmedewerker naar een ander adres moet gaan dan het thuisadres van de patiënt om een bloedmonster af te nemen.

GECONNECTEERDE ZORG IN DE GROEPOok de connectiviteit van CyberLab heeft een grote impact: “Niet alleen koppelt het systeem gemakkelijk met de verschillende LIS-systemen in de externe laboratoria, maar het is ook aangesloten op ons eigen ADT (admission, discharge, transfer)-systeem, zodat CyberLab de administratieve patiëntgegevens kan inlezen.

eLABorate 23

Daarnaast hebben we CyberLab ook gekoppeld met ons EPD,” vertelt Annette Osinga.Dit heeft geleid tot een grotere veiligheid voor de patiënt en zijn gegevens, én een flinke kostenbesparing en tijdswinst opgeleverd: “Een interne auditor heeft de informatiebeveiliging en vorderingen op het gebied van patiëntveiligheid onder de loep genomen en daaruit kwam naar voor dat we het beveiligingsbeleid goed hebben ingericht,” vervolgt ze. “De nieuwe werkwijze levert ons ook een behoorlijke tijdswinst: we ontvangen momenteel ongeveer 160.000 labuitslagen per jaar en het duurt ongeveer 3 minuten om een uitslag in te scannen. Wanneer het e-Lab project uitgerold zal zijn naar al onze labs, zullen we 480.000 minuten kunnen besparen, wat neerkomt op niet minder dan 8.000 uren per jaar! Onze medewerkers kunnen die tijd dan gebruiken om zich toe te leggen op de kerntaken van de patiëntenzorg.”

BIG DATA HEEFT GROOT POTENTIEELCyberLab is recent ook aangesloten op het datawarehouse van de Parnassia Groep. “Dit betekent dat we niet alleen toegang hebben tot alle uitslagen, maar dat we de data van CyberLab kunnen combineren met het enorme datareservoir dat de Groep heeft aangelegd over de jaren. Dit levert ons bijzonder interessante inzichten. Door de labuitslagen te combineren met gegevens zoals diagnosen uit het EPD, hebben we onlangs onderzocht hoe een wijziging in medicatie een impact heeft op de labuitslagen.”De Groep ziet een groot potentieel in zijn big data en zal nauw samenwerken met de behandelaren om de mogelijkheden verder te verkennen.

FOUTLOZE ELEKTRONISCHE ORDERCOMMUNICATIENu het geïntegreerde systeem om uitslagen uit te wisselen snel vorderingen maakt, is Parnassia ook gestart met het digitaliseren van de orderinvoer met CyberLab. “Als je aanvraagformulieren op papier gebruikt, is de kans op fouten vrij groot,” stelt Annette

Osinga. “Het formulier dat de patiënt meeneemt naar het lab heeft wel de nodige barcodes, maar die kunnen beschadigd raken, of iemand kan er een sticker overheen plakken… De patiëntgegevens worden dan manueel ingevoerd, wat kan leiden tot fouten. We wisten dat we het risico konden terugdringen met elektronische orders, die zowel de order- als de patiëntgegevens automatisch doorsturen naar het LIS-systeem van het lab.”

Maar Parnassia gebruikt specifieke aanvraagformulieren die zo geconfigureerd zijn dat ze een selectie van veel gevraagde labtesten bevatten en die afwijken van de standaardformulieren die de labs zelf gebruiken. Bijgevolg moesten de LIS-systemen van de labs opnieuw aangepast worden om te kunnen werken met de aanvragen van Parnassia. Toen dat geregeld was, is de CyberLab module voor ordercommunicatie in een pilootproject uitgetest en dat is heel vlot verlopen. De module wordt nu uitgerold naar de volledige Rijnmondregio.

“Onze behandelaren zijn uiterst tevreden: het is heel eenvoudig om een order aan te maken met CyberLab; het systeem loodst hen doorheen het proces. Tezelfdertijd is de module heel flexibel: de behandelaren kunnen bv. om het even welke relevante informatie toevoegen. Ze zeggen weleens dat ze het systeem beschouwen als een cadeautje,” lacht Annette Osinga.

Maar het zijn niet alleen de behandelaren die genieten van de voordelen: de digitale ordermodule vereenvoudigt ook het factureringsproces voor de zorgbedrijven: “Met zoveel verschillende labs is het een hele klus om de factureringsgegevens te controleren. Nu kunnen we snel nagaan of een factuur overeenstemt met een bepaalde aanvraag. Zo kunnen we fouten vermijden en tijd besparen.”

Ten slotte heeft CyberLab ook voor de labs belangrijke voordelen. Annette Osinga: “Elke digitale aanvraag levert het lab een tijdswinst van ongeveer 5 minuten. Als je ervan uitgaat dat we pakweg 120.000 labtesten aanvragen per jaar, reken dan maar hoeveel tijd ze kunnen besparen!”Annette Osinga besluit: “In de loop van het project heeft MIPS zich eerder opgesteld als partner dan als leverancier. Het uitstekende projectmanagement en de fijne samenwerking met onze teams zorgden voor een vlotte implementatie. We besparen nu tijd en geld, maar belangrijker nog is dat CyberLab ons helpt om onze patiënten een betere veiligheid en zorg te bieden.” •


• CyberLab is vlot te koppelen, niet alleen met het eigen GLIMS LIS van MIPS, maar ook met LIS-systemen van andere leveranciers.

• CyberLab kan gegevens uitwisselen met het ADT-systeem en het EPD van de Groep. Zo is er minder administratief werk en kunnen fouten vermeden worden. En de behandelaren hebben toegang tot meer informatie over hun patiënten.

• Door CyberLab aan te sluiten op het datawarehouse van de Groep, kunnen de labuitslagen gecombineerd worden met de big data van de volledige Groep, en o.a. gebruikt worden voor onderzoek.

• CyberLab is gebruiksvriendelijk voor de behandelaren en medewerkers, en sluit vlot aan bij hun manier van werken.

• De artsen krijgen een melding als er uitslagen binnenkomen; ze hoeven dit dus niet voortdurend zelf te controleren.

• Omdat het niet langer nodig is om uitslagen te verdelen en te scannen kunnen de medewerkers en assistenten meer tijd besteden aan andere kerntaken.

• Patiëntgegevens zijn beter beveiligd.

• De facturering van de labverrichtingen is duidelijk en traceerbaar.

• Bijkomende functionaliteiten kunnen naar behoefte toegevoegd worden.

• Kort leerproces: MIPS gaf voor zowel de resultaatcommunicatie als de orderinvoer een korte opleiding aan het e-Lab projectteam en de systeembeheerder. Zij trainen op hun beurt de ‘e-Lab coaches’.

• De externe laboratoria besparen flink wat tijd bij het verwerken van de orders.

Voordelen

MIPS – A CliniSys Group CompanySluisweg 2 bus 59000 GentBelgiëTel: +32 9 220 23 21Fax: +32 9 220 48 10www.mips.be

elaborate magazine 2

Healthcare