elektronische facturatie outbound

© <2011> TML bvba

Elektronische Facturatie Outbound

2/12/2011

All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, ormechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without thewritten permission of the publisher.

Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of therespective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks.

While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume noresponsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in thisdocument or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher andthe author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been causeddirectly or indirectly by this document.

Printed: december 2011 in Ternat

Elektronische Facturatie - Outbound

© <2011> TML bvba

Nog even het volgende...

We doen ons uiterste best deze manual up-to-date te houden maargezien de snelle aanpassingen en verbeteringen van het programmaDBFACTw is dit niet altijd mogelijk .

Wij raden u dan ook aan om op regelmatige basis de online helpfilete consulteren voor de laatste informatie.

Door de continue evolutie van DBFACTw raden wij u tenslotte nogaan om minimaal 1 keer per jaar een update cursus te volgenzodanig dat u van de vele uitbreidingen op de hoogte blijft en viaDBFACTw de werk ing van uw bedrijf kan blijven optimaliseren.

Veel succes met DBFACTw.

3Contents

© <2011> TML bvba

Table of Contents

Foreword 0

Elektronische Facturatie - Outbound 4

................................................................................................................................... 41 e-Invoice outbound - Mail

......................................................................................................................................................... 4Instellingen

.................................................................................................................................................. 4Licentie

.................................................................................................................................................. 5Parameter Modules

.................................................................................................................................................. 6Ondertekenen PDF bestand

.................................................................................................................................................. 11E-mailbevestigingen

......................................................................................................................................................... 12Relatiebeheer

.................................................................................................................................................. 13E-mailadres bepalen

......................................................................................................................................................... 13Elektronisch versturen van documenten

......................................................................................................................................................... 16Aanmaak nieuwe documenten

......................................................................................................................................................... 19e-Invoices en archivering

.................................................................................................................................................. 19Archivering bij het versturen van e-Invoices

.................................................................................................................................................. 19Archivering langs de zijde van de klant

......................................................................................................................................................... 20Historiekwerklijst verstuurde e-Invoices

................................................................................................................................... 212 Certipost - Outbound

......................................................................................................................................................... 22Instellingen Certipost - Outbound

.................................................................................................................................................. 22Licentie

.................................................................................................................................................. 23Verander variabelen (Direct menu: 4)

......................................................................................................................................................... 24Flow CertiPost - Outbound

.................................................................................................................................................. 24Relatiebeheer

.................................................................................................................................................. 26Inschrijven van klanten bij CertiPost

.................................................................................................................................................. 29Opvragen lijst ingeschreven klanten - bevestigde inschrijvingen

.................................................................................................................................................. 31Ophalen leesbevestigingen verstuurde e-Invoices

.................................................................................................................................................. 32Bevestigen van uitgeschreven klanten

.................................................................................................................................................. 34Manueel uitschrijven van klanten

.................................................................................................................................................. 35Elektronisch doorsturen van documenten

.................................................................................................................................................. 41Historiekw erklijst inschrijvingen/uitschrijvingen/verstuurde e-Invoices

.................................................................................................................................................. 44Overzicht verschillende types in CertiOne

Index 0

4 Elektronische Facturatie - Outbound

© <2011> TML bvba


1.1 e-Invoice outbound - Mail

Met deze module wordt het mogelijk om op een wettelijke manier uw facturen door te mailen naaruw klanten. U dient wel te beschikken over een certificaat met level 3 (nog zelf aan te kopen),wat nodig is om de bestanden digitaal te ondertekenen, zodat deze rechtsgeldig zijn en kunnengebruikt worden voor archivering.

Per relatie kan ingesteld worden of de klant zijn verkoop facturen elektronisch wenst te ontvangen.Via een apart scherm krijgt u een overzicht welke documenten elektronisch dienen verstuurd teworden.

Bij het versturen wordt per document een e-mail verstuurd naar de klant, met daarin deondertekende PDF van de factuur en een (CTP) XML bestand, welke door de klant kan gebruiktworden in zijn ERP pakket om in te lezen.

Bij het versturen van de mail, wordt de status van de factuur aangepast naar ‘Elektronisch verstuurd’.Hier wordt de historiek van bijgehouden, zodat u steeds kunt nagaan welke factuur al is verstuurd,naar wie en wanneer.

1.1.1 Instellingen

In wat volgt kan u de instellingen terugvinden die dienen te gebeuren na activatie van deze module.

1.1.1.1 Licentie

Om e-Invoices te kunnen versturen moet eerst de module 'e-Invoice outbound - Mail' wordenaangevraagd. Deze kan worden teruggevonden op het tabblad Uitbreiding op boekhouding(direct-menu 580).

5Elektronische Facturatie - Outbound

© <2011> TML bvba

1.1.1.2 Parameter Modules

E-Invoice outbound verkeer actief in dit dossier (Helpkey 960706) : via deze parameter stelt u inof u in dit dossier de e-Invoices via e-mail wenst te versturen. Deze parameter staat NIETstandaard in elke dossier aan als u over de module beschikt. Deze parameter kan niet samenmet helpkey 960705 (Certipost outbound actief in dit dossier) worden gebruikt.


© <2011> TML bvba

Als de parameter wordt geactiveerd zal de volgende melding worden gegeven :

Hierbij worden alle facturen en creditnota’s uit het verleden germarkeerd zijnde ‘Elektronischverstuurd’.Deze actie is nodig omdat anders gaat worden voorgesteld om alle facturen en creditnota’s uithet verleden elektronisch door te sturen terwijl deze reeds afgedrukt zijn.

1.1.1.3 Ondertekenen PDF bestand

Om een PDF digitaal te ondertekenen moet u in het bezit zijn van een digitaal certificaat. Ditcertificaat dient u zelf aan te vragen en kan via verschillende instanties, bvb. GlobalSign(www.globalsign.eu).U dient er wel op te letten dat het certificaat van level/class 3 is. Dit level laat toe om bestandendigitaal te ondertekenen.

Eenmaal het certificaat in uw bezit is dient u deze te exporteren naar een pfx-bestand.

http://www.globalsign.eu


© <2011> TML bvba

Hier dient u te kiezen voor de eerste optie.


© <2011> TML bvba

Dit paswoord gaat u later nodig hebben in DBFACT.


© <2011> TML bvba

Te gebruiken certificaat (pfx-bestand) (Helpkey 960707) : hier definieert u welk pfx-bestand(het certificaat dat u heeft geëxporteerd) u wenst te gebruiken om uw PDF-bestanden teexporteren. Het pfx-bestand wordt het best centraal geplaatst, zodat deze locatie op elk station date-Invoices gaat versturen bekend is.Een ideale locatie is de map van uw dossier (x:\dbfact\<Uw Dossier>).

Paswoord in certificaatbestand (Helpkey 960708) : hier geeft u het paswoord in dat gekoppeld isaan het certificaatbestand.Ondertekeningsmarkering toevoegen op PDF (Helpkey 960709) : bij het ondertekenen van hetPDF-bestand kan onderaan een ondertekeningsmarkering worden toegevoegd. Via deze parameterkan u dit inof uitschakelen.


© <2011> TML bvba

1.1.1.4 E-mailbevestigingen

De e-mail die zal worden verstuurd naar de klant is volledig zelf op te stellen. Hiervoor is gebruikgemaakt van het bekende systeem van de e-mailbevestigingen.

In het scherm van de e-mailbevestigingen (direct menu 14) kiest u documenttype ‘e-Invoice:outbound’.

Er zijn verschillende variabelen voorzien welke kunnen toegevoegd aan de tekst, zoals documenttypeen documentnummer, naam contactpersoon, bedrag en valuta document, referentie, ...


© <2011> TML bvba

U kan ook extra bijlagen koppelen aan de bevestiging. Als u bv. nog een extra PDF-documentwenst mee te sturen met de e-mail.

1.1.2 Relatiebeheer

Voordat we documenten elektronisch kunnen versturen moeten we eerst toestemming hebben vande klant in kwestie. We moeten dus per relatie gaan instellen of deze klant elektronische documentenwenst te ontvangen.

Op de relatiefiche zien we op het tabblad ‘Klant’ de volgende 2 velden staan :


© <2011> TML bvba

Standaard staat de status van een relatie op ‘Onbekend’. Deze status geeft aan dat we niet wetenof de klant elektronische documenten wenst te ontvangen. Het veld ‘Versturen van factuur via’ staatdan ook op ‘Afdrukken’ wat er voor zorgt dat de klant zijn/haar documenten via de post zal blijvenonvangen.

Als een klant geen elektronische documenten wenst te ontvangen veranderen we de status naar‘Geweigerd’. De klant zal dan ook zijn/haar documenten afgedrukt blijven ontvangen.

Als een klant zijn/haar toestemming geeft om documenten elektronisch door te sturen dan moetenwe de status veranderen naar ‘Toegestaan’.

Via de relatiewerklijst kan een selectie gemaakt worden op deze 2 velden.

Ook het relatie globaal wijzigen-scherm is aangepast en de ‘Status elektronisch versturenfactuur’ is via dit scherm globaal wijzigbaar.

1.1.2.1 E-mailadres bepalen

Om een e-Invoice te versturen is een e-mailadres vereist. In eerste instantie wordt gekeken naar hete-mailadres voor de herinneringen (tabblad ‘Extra 2’). Is deze niet ingevuld dan wordt er gekekennaar het hoofd e-mailadres van de relatie (tabblad ‘Algemeen’).

De status elektronisch versturen documenten kan dus niet op ‘Toegestaan’ gezet worden zonder datéén van beide e-mailadressen zijn ingevuld.

1.1.3 Elektronisch versturen van documenten

Via Direct-menu 1313 (Versturen e-Invoices) kan de lijst berekend worden van alle e-Invoices dieverstuurd kunnen worden. Per factuur en creditnota wordt bijgehouden of deze reeds elektronisch isdoorgestuurd.

In de lijst gaan alleen facturen en creditnota’s komen te staan die nog niet elektronisch verstuurd zijnén alleen die van klanten waarvan de status op ‘Toegestaan’ staat. De lijst berekenen gebeurt viade button <Alles ophalen>


© <2011> TML bvba

In de grid kan u direct een aantal documentgegevens terugvinden. In de kolom ‘E-mailadres’

staat het e-mailadres naar waar de e-invoice zal verstuurd worden.

Regels die in het rood worden weergegeven zijn regels waarvan het e-mailadres ontbreekt.

Op deze manier kan u via F12 de relatiegegevens opvragen en desnoods aanpassen. Door

vervolgens opnieuw op <Alles ophalen> te klikken worden de gevevens vernieuwd.

Onderaan links ziet u het aantal e-Invoices die verstuurd kunnen worden. Er wordt ook een

melding gemaakt van e-Invoices met een datum in de toekomst. U kan e-Invoices met een

datum in de toekomst versturen, maar u moet hiervoor bevestigen.

De te versturen e-Invoices kunnen ook per relatie worden opgevraagd door linksbovenaan de

relatie in te geven.

Versturen van de e-Invoices gebeurt via de button <Doorsturen>. Alle gemarkeerde

documenten worden eerst digitaal ondertekend en vervolgens stuk per stuk doorgemaild.


© <2011> TML bvba

Nadat een document succesvol is doorgemaild wordt deze gemarkeerd als zijnde

‘elektronisch verstuurd’.

Hieronder een voorbeeld van de verstuurde e-mail.


© <2011> TML bvba

1.1.4 Aanmaak nieuwe documenten

Als in DBFACTw een nieuwe factuur of creditnota wordt aangemaakt voor een klant die zijn/

haar documenten elektronisch wenst te ontvangen dan wordt bij het afsluiten van het

document hiervan melding gegeven :


© <2011> TML bvba

Als een document elektronisch te versturen is, verschijnt de tekst ‘Elektronisch te versturen’

én de optie ‘Factuur afdrukken’ of ‘Creditnota afdrukken’ wordt automatisch uitgezet.

Ook in het ‘Selectie output’-scherm wordt nogmaals een vermelding gemaakt :


© <2011> TML bvba

Het is natuurlijk niet verboden om een factuur/creditnota af te drukken als deze elektronisch

moet worden verstuurd. Het wel of niet op papier afdrukken van het document beïnvloedt

nooit de instelling dat een document elektronisch is doorgestuurd. Het is ook NIET zo dat als

een document is afgedrukt dat deze niet meer elektronisch door te sturen is.

In de factuurwerklijst kan trouwens altijd bekeken worden of een factuur/creditnota

elektronisch verstuurd is via de kolom ‘Elektronisch verstuurd’, welke voorzien is.


© <2011> TML bvba

1.1.5 e-Invoices en archivering

Hoe zit het eigenlijk met de archivering bij het versturen van e-Invoices ? Het verhaal moet

opgesplitst worden in 2 delen : archivering bij het versturen van e-Invoices en archivering

langs de zijde van de klant bij het ontvangen van een e-Invoice via e-mail.

1.1.5.1 Archivering bij het versturen van e-Invoices

Bij het versturen van een e-Invoice zal u zien dat er 2 bijlagen worden meegestuurd.

- Het eerste bestand is het PDF-bestand waarin de klant de factuur of creditnota kan

terugvinden. Dit bestand is digitaal ondertekend.

- Het tweede bestand is een XML-bestand waarin alle e-Invoice-gegevens aanwezig

zijn. Dit XML-bestand bevat tevens het ondertekende PDF-bestand. Dit bestand zal

later kunnen gebruikt worden langs klantzijde om de e-Invoice automatisch te

verwerken in DBFACTw.

Na het succesvol versturen van een e-Invoice wordt op de achtergrond bijgehouden welk

document op welke moment door welke gebruiker wordt verstuurd naar welk e-mailadres.

Het XML-bestand wordt tevens in originele vorm bijgehouden.

Op deze manier kan op een later tijdstip altijd de verstuurde PDF worden opgevraagd, mocht

er ooit bvb. een controle plaatsvinden.

1.1.5.2 Archivering langs de zijde van de klant

Als de klant een e-mail met e-Invoice ontvangt zijn er 2 mogelijkheden :

1. De klant werkt met DBFACTw : indien de klant beschikt over de module ‘e-Invoice:

inbound’ kan deze het meegestuurde XML-bestand automatisch importeren via

de e-Invoice inbound werklijst inlezen. Hierbij kan het XML-bestand of de

volledige e-mail eenvoudigweg gesleept worden naar de werklijst en het


© <2011> TML bvba

document zal automatisch worden verwerkt.

2. De klant werkt niet met DBFACTw : in dit geval moet de klant zelf instaan voor de

archivering van de e-Invoice. Het PDF-bestand is digitaal ondertekend en volledig

wettelijk.

De klant kan dit PDF-bestand of de volledige e-mail bewaren op de schijf of

afdrukken. Bij dit laatste moet wel worden opgepast, want door het PDF-bestand

af te drukken is de rechtsgeldigheid verdwenen.

1.1.6 Historiekwerklijst verstuurde e-Invoices

Via direct-menu 1314 kan u de historiek opvragen van de in het verleden reeds

verstuurde e-Invoices.

Deze werklijst volgt dezelfde ideologie als de andere werklijsten in DBFACTw. De

mogelijkheden zijn hier wel beperkter.

U kan filteren op verschillende items, zoals periode, relatie, gebruiker, specfieke factuur of


© <2011> TML bvba

creditnota.

Via de knop <Opvragen> krijgt u verschillende opties :

- Via ‘Document’ roept u het betreffende document op. Dit kan u ook doen door in de

grid rechts te klikken in de kolom ‘Document’ en hier te kiezen voor ‘Open’.

- Via ‘Relatiegegevens’ kan u de relatiefiche van de geselecteerde klant oproepen.

Wenst u de beknopte relatiefiche te zien dan kan u ten allen tijde op F12 drukken.

- Via ‘Verstuurde PDF’ kan u de digitaal ondertekende PDF bekijken welke is

doorgestuurd naar de klant.

- Via ‘Verstuurde XML’ kan u de XML bekijken welke is doorgestuurd naar de klant.

Deze XML wordt gebruikt bij het automatisch inlezen van de door de klant ontvangen

e-Invoice en bevat tevens het (gecodeerde) digitaal ondertekende PDF-bestand.

Via de knop <Afdrukken> kan u het overzicht in de grid afdrukken.

1.2 Certipost - Outbound

Met deze module kunt u al uw verkoopfacturen elektronisch versturen naar uw klanten via eenconnector naar het elektronisch platform van Certipost. Deze worden als een XML en een PDFbestand verstuurd. Vooraleer facturen elektronisch kunnen verstuurd worden, dient u eerst deklanten in te schrijven bij Certipost, deze worden dan door Certipost gecontroleerd, bij goedkeuringkan het versturen voor die klant beginnen. Een klant kan zich gelijk wanneer in- en uitschrijven,hiervan wordt u op de hoogte gebracht. Dit proces van in- en uitschrijven gebeurt via Burst berichtenvan Certipost naar u. Bij het ontvangen van een elektronische factuur krijgen de klanten een verwittiging, welke afhankelijkis van het type account dat de klant heeft bij Certipost. De volledige opvolging van hoe de klanten hunfacturen willen ontvangen, elektronisch of via papier is voorzien in deze module, alsook het procesvan het in- en uitschrijven van een klant.


© <2011> TML bvba

1.2.1 Instellingen Certipost - Outbound

In wat volgt worden de instellingen beschreven

1.2.1.1 Licentie

Eerst moet de module ‘Certipost: outbound’ worden aangevraagd. Deze kan worden

teruggevonden op het tabblad ‘DBFACTw Certified Add-Ons’. (direct menu 580)


© <2011> TML bvba

1.2.1.2 Verander variabelen (Direct menu: 4)

In ‘Verander variabelen’ moeten verschillende parameters overlopen worden :

- Certipost: URL (Helpkey 960250) : dit is de algemene URL om een HTTPs-verbinding tot

stand te brengen in productie-omgeving (dus niet in testomgeving). Deze URL wordt

zowel gebruikt bij inkomend en uitgaand Certipost-verkeer.

- Login (Helpkey 960246) : loginnaam voor de HTTPs-verbinding. Zowel voor inkomend als

uitgaand verkeer.

- Paswoord (Helpkey 960247) : paswoord voor de HTTPs-verbinding. Zowel voor inkomend

als uitgaand verkeer.

- Certipost outbound verkeer actief in dit dossier (Helpkey 960705) : via deze parameter

stelt u in of u in dit dossier de e-Invoices via Certipost wenst te versturen. Deze

parameter staat standaard in elke dossier aan als u over de module beschikt.

- Bestandslocatie uitgaand verkeer (Helpkey 960556) : dit is de locatie waar bestanden

voor uitgaand verkeer komen te staan. Het is aan te raden om in uw dossiermap een

Certipost-directory aan te maken en deze in te stellen. Dit is een verplicht in te vullen

veld. Indien u ook werkt met Certipost Inbound, is een aparte locatie nodig voor deze.

- Certipost outbound in testomgeving (Helpkey 960557) : bij een Certipost-opstart gaat

eerst in een testomgeving (staging.certione.com) moeten worden gewerkt om na te

gaan of alles correct wordt doorgestuurd en ontvangen. Default gaat deze parameter

dan ook aanstaan. Eenmaal alles correct is ingesteld mag deze parameter worden

uitgezet.


© <2011> TML bvba

- Verzender inschrijvingen/e-Invoices (Helpkey 960664) : u gaat nu zelf uw documenten

elektronisch versturen en hiervoor heeft een unieke verzender-ID nodig. Deze ID

wordt gebruikt bij het doorsturen van gegevens aan Certipost zodat Certipost weet

van wie de gegevens afkomstig zijn. Deze ID gaat u worden doorgegeven door

Certipost.

- Te gebruiken certificaat bij versturen e-Invoices (Helpkey 960597) : bij het elektronisch

versturen van documenten gaat het document digitaal ondertekend worden om de

echtheid te verifiëren. Dit digitaal ondertekenen gebeurt op basis van een aanwezig

certificaat op de lokale computer. Elke computer die documenten elektronisch gaat

versturen moet ditzelfde certificaat geïnstalleerd hebben.

Eerst moet het certificaat dus geïnstalleerd worden op de computer. Hierna kan via

het loepje het gewenste certificaat gekozen worden.

Als er op een computer geprobeerd wordt om documenten elektronisch te versturen en het

ingestelde certificaat is niet aanwezig, dan wordt hiervan een melding gegeven en wordt het

versturen afgebroken.

1.2.2 Flow CertiPost - Outbound

1.2.2.1 Relatiebeheer

Voordat we documenten elektronisch kunnen versturen moet eerst aan Certipost worden

doorgegeven welke klanten elektronische documenten gaan ontvangen. We moeten ze met

andere woorden eerst inschrijven. Dit inschrijven wordt ook wel Optin BURST genoemd.

We moeten dus eerst per relatie instellen of deze moet worden ingeschreven of dat deze

klant geen elektronische documenten wenst te ontvangen.

Op de relatiefiche zien we op het tabblad ‘Klant’ de volgende 2 velden staan :


© <2011> TML bvba

We volgen even de flow.

Standaard staat de status van een relatie op ‘Onbekend’. Deze status geeft aan dat we niet

weten of de klant elektronische documenten wenst te ontvangen. Het veld ‘Versturen van

factuur via’ staat dan ook op ‘Afdrukken’ wat er voor zorgt dat de klant zijn/haar documenten

via de post zal blijven onvangen.

Als een klant geen elektronische documenten wenst te ontvangen veranderen we de status

naar ‘Geweigerd’. De klant wordt dan niet ingeschreven bij Certipost en zal dan ook zijn/haar

documenten afgedrukt blijven ontvangen.

Als een klant zijn/haar toestemming geeft om documenten elektronisch door te sturen dan

moeten we de status veranderen naar ‘Toegestaan’. Deze status geeft aan dat de klant

documenten elektronisch wenst te ontvangen MAAR de klant is nog niet ingeschreven bij

Certipost. Dit gaan we pas later doen (zie volgend hoofdstuk).

Via de relatiewerklijst kan een selectie gemaakt worden op deze 2 velden.

Ook het relatie globaal wijzigen-scherm is aangepast en de ‘Status elektronisch versturen

factuur’ is via dit scherm globaal wijzigbaar.

Alvorens een klant kan worden ingeschreven moet deze aan enkele voorwaarden voldoen.

Bepaalde gegevens moeten zijn ingevuld. Een overzicht :

- Naam- Adres - Postcode en plaats- ISO-land (niet land voluit geschreven). Voor Belgische klanten is dit BE.- BTW-nummer (ondernemingsnummer). Documenten van klanten zonder

ondernemingsnummer kunnen dus niet elektronisch worden doorgestuurd.- E-mailadres: het algemene e-mailadres op het eerste tabblad OF het e-mailadres

voor de herinneringen OF het e-mailadres voor de e-Invoices moet zijn ingevuld.Het e-mailadres van de e-Invoices heeft voorrang op deze van de herinneringen.Indien beide leeg zijn, wordt gekeken naar het algemene e-mailadres.


© <2011> TML bvba

1.2.2.2 Inschrijven van klanten bij CertiPost

Via Direct-menu 1290 (Certipost: beheer in-en uitschrijvingen) kunnen we klanten inschrijven

bij Certipost.

Bij het opstarten van dit scherm wordt automatisch de lijst berekend van klanten die in

aanmerking komen om in te schrijven :

In de bovenste grid zien we de klanten waarvan de status elektronisch versturen factuur op

‘Toegelaten’ staat. De lijst kan opnieuw worden berekend via de knop <Berekenen>. De lijst

kan ook worden weergegeven in de relatiewerklijst via de button <Zoom selectie>.

Bij relaties met zwarte tekst zijn aan alle voorwaarden voldaan, bij deze in het rood

ontbreken bepaalde relatiegegevens. De lijst van verplichte velden staat iets hogerop.

Snelwijzigen van de relatiegegevens kan gebeuren op verschillende manieren :

- Via F12 worden de beknopte relatiegegevens opgeroepen en hier kan worden

doorgeklikt naar de relatiefiche

- De relatiefiche kan ook rechtstreeks worden opgeroepen via de knop <Relatie>

- Indien van verschillende relaties tegelijkertijd gegevens moeten worden aangepast

kan worden gewerkt met de button <Globaal wijzigen>. Interessant als bvb. voor

verschillende relaties de ISO-landcode moet worden gewijzigd.

Nadat eventuele relatiegegevens gewijzigd zijn kan via de button <Berekenen> een refresh

van de gegevens doorgevoerd worden.

Als de lijst aangevuld is en alle relaties in de grid zijn klaar om ingeschreven te worden dan

kunnen we de inschrijvingen doorsturen. Dit gebeurt via de button <Versturen>.


© <2011> TML bvba

Nadat de inschrijvingen verzonden zijn wordt de lijst opnieuw opgebouwd en zullen de

doorgestuurde inschrijvingen verdwijnen op het scherm.

O p de a chterg rond w ordt g elog d w a nneer, door w ie een rela tie ing eschreven is.

Als een inschrijving doorgegeven is aan Certipost is wordt de status in de relatiefiche

automatisch veranderd naar ‘Toegestaan, doorgegeven, niet bevestigd’.

Het is niet omdat de inschrijving is doorgegeven aan Certipost dat de klant onmiddellijk is

ingeschreven. Het duurt maximaal 2 dagen alvorens een inschrijving afgerond is.

Dagelijks kan bij Certipost een lijst van ingeschreven klanten worden opgehaald. Zodra de

ingeschreven klant hier in de lijst verschijnt is de klant klaar om zijn/haar documenten

elektronisch te ontvangen. De klant zal op dit moment nog altijd zijn/haar documenten

afgedrukt ontvangen. Het ophalen van de inschrijvingsbevestiging wordt besproken in

volgend hoofdstuk.

Vanaf het moment dat de inschrijving is doorgestuurd aan Certipost is het statusveld niet

meer wijzigbaar in de relatiefiche.

Uitschrijven moet de klant doen via de website van Certipost en dit gaan we in DBFACTw ook

opvangen. Zie hiervoor het volgende hoofdstuk.

Op het moment dat Certipost een nieuwe inschrijving ontvangt maken zij een account aan

voor deze klant en de klant wordt op de hoogte gebracht van deze inschrijving via het e-

mailadres meegegeven tijdens het inschrijven (Optin BURST) :


© <2011> TML bvba

De eerste keer dat een nieuwe klant zijn/haar account opstart moeten de algemene

voorwaarden worden aanvaard :

Het initieel paswoord moet ook worden gewijzigd en de klant krijgt de mogelijkheid om zijn/

haar profielgegevens te wijzigen.

Na het doorsturen van de inschrijvingen kan door u op de website van CertiOne worden

ingelogd en op het tabblad ‘Document Manager’ gaat u een nieuwe audit (unieke ID van

Certipost) zien verschijnen :


© <2011> TML bvba

Het type van een inschrijving is van het type Burst.

1.2.2.3 Opvragen lijst ingeschreven klanten - bevestigde inschrijvingen

Als een inschrijving is doorgestuurd is de klant nog niet onmiddellijk ingeschreven. Als vanuit

DBFACTw een factuur of creditnota elektronisch wordt doorgestuurd én het account van de

klant is nog niet aangemaakt of verwerkt dan zal de factuur of creditnota worden geweigerd.

Het opnieuw doorsturen van het document NADAT de account is aangemaakt is dan aan de

orde.

Om dit probleem te voorkomen kan pas een document elektronisch worden doorgestuurd

nadat de inschrijving bevestigd is. Een inschrijving wordt in DBFACTw pas bevestigd als deze

verschijnt in de lijst van ingeschreven klanten.

Vanuit DBFACTw een volledige lijst van alle bij Certipost ingeschreven klanten opgehaald

worden. Certipost zet elke dag een nieuw bestand klaar waarin een lijst terug te vinden is van

alle ingeschreven klanten.

De klantenlijst kan opnieuw worden opgevraagd via Direct-menu 1290 (Certipost: beheer in-

en uitschrijvingen). Midden dit scherm staat de button <Ophalen bevestigde inschrijvingen>.

Hiermee worden alle Optin-berichten (lijst inschrijvingen) bij Certipost opgehaald en

verwerkt.

Elke klant in de lijst wordt opgezocht in DBFACTw en als de inschrijving van de klant nog niet

bevestigd is dan wordt dit aangepast en gelogd.


© <2011> TML bvba

De lijst van ingeschreven klanten wordt niet weergegeven in een grid maar er wordt wel

gevraagd of de lijst naar een rapport moet worden gestuurd. Deze kan u dan afdrukken, e-

mailen, bewaren als PDF, Excel, Word-document, ...

Nadat een inschrijvings-bericht is opgehaald bij Certipost, wordt aangeduid dat dit bestand is

opgehaald. De volgende keer dat er berichten worden opgehaald zal deze dan niet meer

worden opgehaald. Hier zit wel een timeout op. Soms kan het een dag duren alvorens een

bericht ‘officieel’ opgehaald en verwerkt is. Via CertiOne kunnen natuurlijk altijd alle reeds

opgehaalde berichten bekeken worden.

Als de inschrijving bevestigd is en we bekijken de relatiefiche dan zien we het volgende :

Vanaf nu zullen de facturen en creditnota’s van de klant elektronisch worden verstuurd. Hoe

dit gebeurt wordt besproken in hoofdstuk 6.

Via de knop <Overzicht niet bevestigde inschrijvingen> wordt een lijst weergegeven van

klanten die zijn doorgegeven aan Certipost, maar waarvan nog geen bevestiging is

ontvangen/opgehaald. Het resultaat wordt weergegeven in de relatiewerklijst.


© <2011> TML bvba

1.2.2.4 Ophalen leesbevestigingen verstuurde e-Invoices

Certipost stelt ook berichten ter beschikking welke de leesbevestigingen (Receipt

Informations) van de e-Invoices bevatten. Als een klant een verstuurde e-Invoice heeft

geopend wordt deze beschouwd als gelezen. Deze berichten verschijnen niet per se op

dagelijkse basis, maar alleen als er leesbevestigingen beschikbaar zijn.

Opgelet: bij het opzetten van de Certipost-installatie moet worden doorgegeven of de

leesbevestigingen beschikbaar moeten komen te staan via HTTP. Standaard is dit niet

het geval.

Het ophalen van de leesbevestigingen kan worden opgeroepen via de knop <Ophalen

leesbevestiging documenten>. Alles gebeurt bij deze functie op de achtergrond. Alles

Receipt Information-berichten worden opgehaald, de documentnummers worden bekeken

en geupdated.

Nadien kan in het verleden-scherm van de facturen en creditnota’s de status van de

leesbevestiging geraadpleegd worden :


© <2011> TML bvba

Door met de muis over de tekst Bevestiging te gaan kan de datum en uur waarop de

klant het document heeft gelezen worden geraadpleegd.

1.2.2.5 Bevestigen van uitgeschreven klanten

Klanten die ingeschreven zijn bij Certipost kunnen zich ten allen tijde uitschrijven. Dit kan

uitsluitend gebeuren via de website van Certipost.

Als de klant inlogt via zijn/haar account kan dit op het tabblad ‘Mijn verzenders’ DBFACT

worden teruggevonden :

De klant kan zich (eventueel) uitschrijven door hier te kiezen voor ‘Uitschrijven’.

Certipost zet op hun beurt elke dag een bestand klaar welke de uit te schrijven klanten bevat.

Dit bestand kunnen we vanuit DBFACTw inlezen en verwerken. Zolang wij deze uitschrijving

niet bevestigd hebben, is de klant niet officieel uitgeschreven.

Hiervoor gebruiken we opnieuw Direct-menu 1290 (Certipost: beheer in-en uitschrijvingen)

waarmee we ook de inschrijvingen hebben beheerd. Nu gaan we ons richten tot de 2de grid

op dit scherm :


© <2011> TML bvba

Bij het opstarten van het scherm wordt eerst nagekeken of er voorheen al geen uit te

schrijven klanten zijn opgehaald die wij nog niet hebben bevestigd.

We kunnen bij Certipost opvragen of er nieuwe klanten zijn die zich willen uitschrijven door

te klikken op de button <Ophalen Certipost>. Na het ophalen weten we dus welke klanten

zich willen uitschrijven. Op dit moment is dit uitschrijven dus nog niet definitief. We moeten

deze uitschrijving eerst bevestigen.

Via de button <Bevestigen> geven we voor de gemarkeerde relaties de bevestiging door.

Nadat we de uitschrijvingen bevestigd hebben, worden de velden op de relatiefiche

aangepast :

Vanaf nu worden de documenten opnieuw afgedrukt en we geven aan dat de status

geweigerd is en dat certipost reeds bevestigd is.


© <2011> TML bvba

Als de klant later opnieuw documenten elektronisch wenst te ontvangen dan kan de status

opnieuw veranderd worden naar ‘Toegelaten’. De klant kan dan opnieuw worden

ingeschreven, enz.

O ok h ier w ordt op de a chterg rond b ijg ehouden w ie de u itschrijv ing heeft bevestig d en

w a nneer.

In CertiOne kan u ook de nog niet bevestigde uitschrijvingen terugvinden bij de ‘Document

Manager’ onder het type ‘Optin Pending’ :

Nadat een uitschrijving bevestigd is kan u dit ook terugvinden in CertiOne :

1.2.2.6 Manueel uitschrijven van klanten

Een klant die zich wenst uit te schrijven dient dit dus te doen via de Certipost-website.

DBFACTw ontvangt nadien een aanvraag tot uitschrijving welke bevestigd moet worden.

Dit is de normale gang van zaken en hier moet men zich ook aan houden.

Mocht er iets mislopen en de klant is reeds uitgeschreven zonder dat hiervoor een

aanvraag tot uitschrijving is ontvangen, dan kan de klant manueel in DBFACTw worden

uitgeschreven. Het is niet voldoende om de status naar ‘Uitgeschreven’ te veranderen. Er

gebeuren namelijk nog verschillende acties op de achtergrond.

Op de relatiefiche staat er onder de status een knop <Uitschrijven>. Via deze knop kan

een klant dus manueel uit DBFACTw worden uitgeschreven. Voer dit dus alleen uit als de

klant reeds is uitgeschreven bij Certipost.

Deze knop zal alleen actief staan als de ingelogde gebruiker beschikt over het recht

‘Systeembeheer’ (recht 8) en als de status staat op ‘Toegestaan, bevestigd door

Certipost’ of ‘Toegestaan, bevestigd door Certipost’.

De manuele uitschrijving wordt op de achtergrond ook gelogd.


© <2011> TML bvba

1.2.2.7 Elektronisch doorsturen van documenten

Nadat een klant is ingeschreven en deze inschrijving is bevestigd, kan een elektronisch

document van deze klant doorgestuurd worden.

Via Direct-menu 1313 (Versturen e-Invoices) kan de lijst berekend worden van alle

documenten die verstuurd kunnen worden. Per factuur en creditnota wordt bijgehouden of

deze reeds elektronisch is doorgestuurd.

In de lijst gaan alleen facturen en creditnota’s komen te staan die nog niet elektronisch

verstuurd zijn én alleen die van klanten waarvan de status op ‘Toegewezen, doorgegeven aan

Certipost’ staat. De lijst berekenen gebeurt via de button <Alles ophalen>

De te versturen facturen/creditnota’s kunnen ook per relatie worden opgevraagd door

linksbovenaan de relatie in te geven.

Versturen van de documenten gebeurt via de button <Doorsturen>. Alle gemarkeerde

documenten worden eerst digitaal ondertekend en vervolgens stuk per stuk doorgestuurd.


© <2011> TML bvba

Nadat een document succesvol is doorgestuurd wordt deze gemarkeerd als zijnde

‘elektronisch verstuurd’.

W ie en w a nneer een elektronisch docum ent heeft doorg estuurd w ordt op de a chterg rond

g elog d.

In CertiOne kan het doorgestuurde document worden bekeken :

De klant voor wie het document is gaat vervolgens een e-mail ontvangen met daarin de

melding dat hij een nieuw elektronisch document heeft ontvangen :


© <2011> TML bvba

Als in DBFACTw een nieuwe factuur of creditnota wordt aangemaakt voor een klant die zijn/

haar documenten elektronisch wenst te ontvangen dan wordt bij het afsluiten van het

document hiervan melding gegeven :


© <2011> TML bvba

Als een document elektronisch te versturen is, verschijnt de tekst ‘Elektronisch te versturen’

én de optie ‘Factuur afdrukken’ of ‘Creditnota afdrukken’ wordt automatisch uitgezet.

Ook in het ‘Selectie output’-scherm wordt nogmaals een vermelding gemaakt :


© <2011> TML bvba

Het is natuurlijk niet verboden om een factuur/creditnota af te drukken als deze elektronisch

moet worden verstuurd. Het wel of niet op papier afdrukken van het document beïnvloedt

nooit de instelling dat een document elektronisch is doorgestuurd. Het is ook NIET zo dat als

een document is afgedrukt dat deze niet meer elektronisch door te sturen is.

In de factuurwerklijst kan trouwens altijd bekeken worden of een factuur/creditnota

elektronisch verstuurd is via de kolom ‘Elektronisch verstuurd’, welke voorzien is.


© <2011> TML bvba

In het selectiescherm van deze werklijst kan ook op dit veld gefilterd worden.

Te gebruiken lay-out

De mogelijkheid is voorzien om een specifieke layout in ste stellen voor de e-Invoicing.

Deze kan u instellen via 1/5/1/4 (direct menu 11), bij het veld ‘Rapport elektronisch

doorsturen’.


© <2011> TML bvba

1.2.2.8 Historiekwerklijst inschrijvingen/uitschrijvingen/verstuurde e-Invoices

Via Direct-menu 1314 (Historiekwerklijst e-Invoices) kan u de historiek opvragen van

alle in het verleden gedane inschrijvingen, uitschrijvingen of verstuurde e-Invoices.

Deze werklijst werkt volgens dezelfde ideologie als de andere werklijsten in DBFACTw.


© <2011> TML bvba

1.2.2.9 Overzicht verschillende types in CertiOne

Bij het inloggen op de CertiOne-website kan u ten allen tijde alle inkomende en uitgaande

verkeer bekijken. Hieronder staat een overzicht van de meest gangbare types en statussen en

wat ze juist betekenen.

Type Richting Betekenis

Burst DBFACTw

Certipost

Nieuwe inschrijvingen klanten

Optin Certipost

DBFACTw

Overzicht alle bij Certipost ingeschreven

klanten

Optin Pending Certipost

DBFACTw

Uitgeschreven, niet bevestigde klanten

Pending optin

response

DBFACTw

Certipost

Bevestiging uitschrijving klanten

e-Invoice DBFACTw

Certipost

Doorgestuurd elektronisch document


© <2011> TML bvba

Status Betekenis

Stored Burst-bericht is bewaard

Exported DBFACTw heeft een audit opgehaald maar niet gemarkeerd zijnde opgehaald

Send DBFACTw heeft audit opgehaald en gemarkeerd zijnde opgehaald

Post Process Certipost is bezig met verwerken ontvangen gegevens

Delivered DBFACTw heeft een audit opgehaald én gemarkeerd zijnde opgehaald OF

Doorgestuurde e-Invoice/bevestiging is correct ontvangen en verwerkt

Rejected Doorgestuurde e-Invoice geweigerd

elektronische facturatie outbound

Documents

the preparation

thisdocument or from

de hoogte

any form or by any means

de laatste informatie

de continue evolutie

de vele uitbreidingen

viadbfactw de werk ing