Employee Handbook

April 2011

Table of Contents INTRODUCTION .............................................................................................................................................................1 Welcome to Landscapes Golf Group ........................................................................................................................1 Expectations ..............................................................................................................................................................2 Equal Employment Opportunity...............................................................................................................................3 At‐Will Notice............................................................................................................................................................3 Harassment Prohibited .............................................................................................................................................4 Department of Homeland Security Compliance (I‐9 Form) .....................................................................................5

STANDARDS OF CONDUCT.............................................................................................................................................6 Professional Conduct Expected ................................................................................................................................6 Internal Complaint Procedures.................................................................................................................................6 Disciplinary Actions...................................................................................................................................................6 Unacceptable Activities ............................................................................................................................................7 Violence in the Workplace........................................................................................................................................8 Customer Relations...................................................................................................................................................8 Violations of Policies.................................................................................................................................................9

EMPLOYEE BENEFITS ...................................................................................................................................................10 Eligibility for Benefits..............................................................................................................................................10 Vacation ..................................................................................................................................................................10 Sick Leave ................................................................................................................................................................10 Holiday Pay..............................................................................................................................................................11 Employee Meals......................................................................................................................................................11 Playing Privileges ....................................................................................................................................................11 Purchasing Merchandise.........................................................................................................................................11 Credit .......................................................................................................................................................................12 COBRA .....................................................................................................................................................................12 Military Leaves ........................................................................................................................................................12 Family Medical Leave..............................................................................................................................................13 Non‐FMLA Leave Of Absence .................................................................................................................................16 Jury/Witness Duty...................................................................................................................................................17 Funeral/Bereavement Leave ..................................................................................................................................17 Meal Periods ...........................................................................................................................................................18 Workers’ Compensation .........................................................................................................................................18 Social Security .........................................................................................................................................................18 Unemployment Compensation ..............................................................................................................................18

EMPLOYMENT..............................................................................................................................................................19 Introductory Period ................................................................................................................................................19 Anniversary Date ....................................................................................................................................................19 Attendance..............................................................................................................................................................19

Closure Prior to Starting Time/Weather Days .......................................................................................................20 Confidential Information ........................................................................................................................................20 Conflict of Interest ..................................................................................................................................................21 Solicitations and Distributions................................................................................................................................21 Gifts .........................................................................................................................................................................21 Health Examinations ...............................................................................................................................................22 Employment Classifications ....................................................................................................................................22 Uniform Policy.........................................................................................................................................................23 Personal Phone Calls/Text Messaging....................................................................................................................24 Computer Usage......................................................................................................................................................24 Expense Reimbursement/Corporate Purchase Card .............................................................................................27 Visitors.....................................................................................................................................................................27 Outside Employment ..............................................................................................................................................28 Community Service .................................................................................................................................................28 Reference Checks ....................................................................................................................................................28 Records....................................................................................................................................................................28 Theft ........................................................................................................................................................................28 Dismissal..................................................................................................................................................................29 Resignation..............................................................................................................................................................29 Former Employee....................................................................................................................................................29

COMPENSATION & PERFORMANCE ............................................................................................................................30 Pay Period and Hours..............................................................................................................................................30 Time Sheets .............................................................................................................................................................30 Deductions from Paycheck (Mandatory) ...............................................................................................................30 Direct Deposit .........................................................................................................................................................30 Overtime Pay...........................................................................................................................................................31 Error in Pay..............................................................................................................................................................31 Job Descriptions ......................................................................................................................................................31 Performance Reviews .............................................................................................................................................31 Compensation Reviews...........................................................................................................................................31 Promotion Policy.....................................................................................................................................................32

EMPLOYEE SAFETY & HEALTH......................................................................................................................................33 Safety Policy and Rules ...........................................................................................................................................33 Drug and Alcohol Policy ..........................................................................................................................................34 Security....................................................................................................................................................................36 Housekeeping..........................................................................................................................................................36 Property & Equipment Care....................................................................................................................................36 Personal Use of Company Property........................................................................................................................37 Company Vehicle Policy..........................................................................................................................................37

Vehicle Safety..........................................................................................................................................................37 Use of Cellular Phones While Driving .....................................................................................................................38

EMPLOYEE COMMUNICATIONS...................................................................................................................................39 Communications .....................................................................................................................................................39 Suggestions .............................................................................................................................................................39

ACKNOWLEDGEMENT .................................................................................................................................................40

1

INTRODUCTION  

Welcome to Landscapes Golf Group  We are very happy to welcome you to Landscapes Golf Group (“LGG” or “Company”).  Thank you for joining us.  We want your association with the Company to be mutually beneficial and pleasant.  You have joined an organization that has established an outstanding reputation in the recreational construction and development industry.  Credit for this goes to every one of our employees.  We hope you, too, will find satisfaction and take pride in your work here.  This Handbook is designed to provide answers to most of the questions you may have about company policies and procedures, benefit programs, our responsibilities to you and your responsibilities to the Company.  If anything is unclear, please discuss the matter with your immediate supervisor or contact Human Resources.  You are responsible for reading and understanding this Handbook. Your performance evaluations and continued employment with us will reflect your adherence to Company policies and procedures.  In addition to clarifying responsibilities, we hope this Handbook also gives you an indication of the Company’s interest in the welfare of all who work here.  Compensation and personal satisfaction gained from doing a job well are only some of the reasons most people work.  Most likely, many other factors count among your reasons for working such as, pleasant relationships, working conditions, career development, promotion opportunities, and group benefits to name just a few.  The Company is committed to doing its part to assure you of a safe and satisfying work experience.  I extend to you my personal best wishes for your success and happiness at LGG.  Sincerely,    Michael H. Jenkins President  

2

 Expectations Your first responsibility is to know your own duties and how to do them promptly, correctly and safely.  Secondly, you are expected to cooperate with management and your fellow employees and maintain a good team attitude.  How you interact with fellow employees and those whom the Company serves and how you accept direction can affect the success of your position.  In turn, the performance of one job site can impact the reputation of the entire Company.  Consequently, whatever your position, you have an important assignment; perform every task to the very best of your ability.  The result will be better performance for the Company overall and personal satisfaction for you.  

You are encouraged to take advantage of opportunities for personal development that are offered to you.  This Handbook offers insight on how you can positively perform to the best of your ability to meet and exceed company expectations.  

We strongly believe you should have the right to make your own choices in matters that concern and control your life.  We believe in direct access to management.  We are dedicated to making this a company where you can approach your immediate supervisor, or any member of management to discuss any problem or question.  We expect you to voice your opinions and contribute your suggestions to improve the quality of the Company so please communicate with each other and with management. Remember, you help create the healthful, pleasant and safe working conditions that the Company intends for you.  Your dignity and that of fellow employees, as well as that of our customers is important.  The Company needs your help in making each working day enjoyable and rewarding.  

Employees should familiarize themselves with the contents of this Handbook as it will answer many questions about employment with the Company.  This Handbook is intended to describe some of the expectations of our employees and to outline the policies, programs, and benefits available to eligible employees.  The policies in this Handbook establish a uniform system for managing personnel matters, complying with applicable employment laws, and providing standards, terms, and conditions of employment for the company to maximize the efficiency of operations.  Adoption of these policies will serve as a guide so both the Company’s and your own objectives can be achieved.  

You must read this Handbook to establish an employment relationship based on a complete understanding of the Company’s personnel requirements, expectations and methods of conducting personnel matters.  It is the duty and the responsibility of every employee to be aware of and abide by existing rules and regulations.  Rules and standards are necessary to protect the health and safety of all employees to maintain uninterrupted service and to protect the Company’s good will and property.  

No employee handbook can anticipate every circumstance or question.  As such, we reserve the right to modify, interpret, rescind or supplement any policies, processes or procedures as we deem appropriate, with or without prior notice, at our discretion.  This Handbook replaces all prior versions including all written or verbal statements relating to any and all prior versions.  Further, should any conflicts exist between this Handbook and the LGG Policies & Procedures Manual, this Handbook shall govern.  

3

Following your review of this Handbook, please sign and return the Acknowledgment sheet located at the back of this Handbook.  Your signed Acknowledgment should then be removed from this Handbook and given to your immediate supervisor, unless an electronic signature method is used.

Equal Employment Opportunity It is the established policy of the Company to provide equal employment opportunity for everyone regardless of age, gender, color, race, creed, national origin, religious persuasion, marital status, sexual orientation, political belief, or disability that does not prohibit performance of essential job functions. In addition, laws regarding veterans' status are observed. This is reflected in all Company practices and policies regarding hiring, training, promotion, transfer, rates of pay, layoff, termination and other forms of compensation, benefits and conditions of employment. All matters relating to employment are based upon ability to perform the job, as well as dependability and reliability once hired.  

The Company is committed to a work environment in which all individuals are treated with respect and dignity.  Each individual has the right to work in a professional atmosphere that promotes equal employment opportunities and prohibits discriminatory practices, including harassment.  Therefore, the Company expects that all relationships among persons in the workplace will be business‐like and free of bias, prejudice and harassment.  The Company will thoroughly and promptly investigate discrimination and harassment complaints.  Employees who believe they have been subject to unlawful discrimination or harassment should immediately report the matter to Human Resources.  

The Company has appointed our Human Resource Generalist to serve as the Equal Employment Officer and has authorized this person to supply reports and represent the company in all matters regarding this policy.  As such this person is responsible for coordinating our good faith efforts to comply with Executive Order 11246 and all applicable state and local statutes.  

We believe in the principles of the Americans with Disabilities Act (ADA).  The Company will not discriminate  against  employees  or  job  applicants with  disabilities when making  employment decisions.  We will also make reasonable accommodation of the disabilities, in addition to bona fide religious beliefs of applicants and employees to the extent required by  law, unless undue hardship to Company would result.  Any applicant or employee who needs an accommodation must contact Human Resources and request one.  The request for accommodation will then be processed  as  promptly  as  reasonably  possible  and  the  individual  requesting  it  must  fully cooperate by providing any additional relevant information that may be needed to evaluate the request.  

At‐Will Notice Nothing contained in this Handbook is intended to create, nor shall it be construed to constitute, any expressed or implied covenant or contract of employment.  All Company employees are employees‐at‐will, and both the Company and its employees remain free to terminate the employment relationship at any time and for any reason.  Nothing contained in this Handbook shall be construed to modify this employment‐at‐will relationship. No one has the authority to alter the employment‐at‐will status through an oral employment contract and 

4

only the CEO, President or LGG Operations Manager may enter into a written employment contract that changes the employment relationship from employment “at‐will."  

Harassment Prohibited The Company is committed to maintaining an enjoyable workplace.  Therefore, employees and non‐employees are prohibited from engaging in any form of unlawful harassment in the workplace as well as any other behavior that would be inconsistent with the spirit and intent of this policy.  

It is not possible to define every action or identify all words that could be interpreted as harassment.  Harassment may encompass a wide range of verbal, physical and visual behaviors and may be sexual or non‐sexual in nature.  Each situation depends on a number of factors.  In some cases, one incident will be sufficient to constitute harassment.  In other cases, a pattern or series of incidents may be necessary.  In addition, even if the behavior in question may not constitute harassment under this policy, it may still be inappropriate in our workplace and subject to disciplinary action.  

Sexual harassment means unwelcome and uninvited conduct of a sexual nature, including sexual advances, propositions, pressure for sexual favors, physical contact of a sexual nature, and sexually explicit language, gestures, pictures, jokes or objects.  Non‐sexual harassment means conduct that is offensive or shows hostility toward an employee because of his/her race, color, religion, sex/gender, national origin, ancestry, disability, age or other characteristic protected by law, including slurs, epithets, negative labeling or stereotyping, and jokes, whether oral or written.  

Harassment is unlawful when it: (1) is based on race, color, age, sex, religion, disability, pregnancy, national origin, military service, genetic information, or any other characteristic protected by law; (2) is unwelcome; (3) is severe or pervasive in nature; and (4) is made a condition of employment, unreasonably interferes with an employee’s work performance, or creates an intimidating, hostile, or offensive work environment.   

In addition, this policy prohibits retaliation against any employee because he or she files a complaint under this policy, cooperates with any internal investigation, or otherwise pursues his or her legal rights.  

REPORTING Employees, when possible, are encouraged to  inform the person responsible for the offensive behavior that the conduct is unwelcome and must stop.  Any employee who is not comfortable approaching  the person  responsible  for  the offensive behavior or whose  request  to stop was unsuccessful is to immediately notify any or all of the following: (1) your immediate supervisor (2) Human Resources and/or (3) LGG’s Operations Manager.  

Such complaints will be promptly and objectively investigated.  Confidentiality will be maintained to the extent reasonably possible under the circumstances.  If the Company believes that a violation of this policy may have occurred or that the behavior in question was inappropriate for any reason, then it will take appropriate action, which may include disciplinary action, up to and including discharge.  

5

Department of Homeland Security Compliance (I‐9 Form) All individuals hired by the Company will be required to establish and certify their identity and right to work in the United States. Each individual employed by the Company will be required to produce, within three (3) days of being hired, proof of his/her identity and eligibility to work in the United  States.  Each  individual  hired  by  the  Company will  be  required  to  certify  on  the appropriate form his/her identity and right to work in the United States. If proper identity and employment  eligibility  documents  are  not  provided,  an  employee  will  not  be  allowed  to continue employment with the Company.

6

STANDARDS OF CONDUCT  

Professional Conduct Expected The Company expects all employees to conduct themselves in a professional manner at all times.  The view of the public with regards to our company is largely dependent upon the behaviors exhibited by our employees.  Employees’ attitudes, comments, behaviors and demeanor have an effect on this view.  Our culture of customer service and the willingness of our employees to serve our customers in a professional manner instills trust in the customers’ desire to do business with the Company. Your positive attitude and professional conduct is expected and essential to the success of the Company.  

Employees have the right to conduct their work without disorderly or undue interference from other employees.  The Company prohibits employees from violating this right of their co‐workers.  The Company encourages a congenial work environment of respect and professionalism.  The Company prohibits employees from intentionally harming or threatening to harm other employees, client, vendors, visitors, or property belonging to any of these parties.  

Internal Complaint Procedures To foster sound employee – employer relations through communication and reconciliation of work related problems, the Company provides employees with an established procedure for expressing employee related concerns.  In situations you feel a complaint is in order, the following steps should be taken.  Please note that if your complaint involves a violation of our harassment policy, you must file the complaint by following the procedures in our harassment policy and not the steps in this policy.  

You are encouraged to first attempt to resolve the issue(s) through discussions with your immediate supervisor.  If the situation is not resolved at that level, or you feel it is not appropriate to resolve with your immediate supervisor, it should be brought to the attention of the next level of management or a representative of Human Resources.  The Company will attempt to resolve the complaint within a reasonable period of time while preserving the confidentiality and privacy of those involved to the extent feasible.  

Under this policy, a complaint may consist of an event, condition, rule, or practice which the employee believes violates his or her civil rights (excluding harassment), treats him or her unfairly, or causes him or her any degree of unpleasantness or unhappiness on the job. This covers a wide range of circumstances, everything from the workplace, the environment, and other working conditions to policies or practices which interfere with or hinder his or her performance. A complaint may also deal with comments made by a manager, supervisor or a fellow employee.  

Disciplinary Actions Company guidelines and rules are intended to describe safe and appropriate conduct on the job.  We reserve the right to take disciplinary action for behavior that is inappropriate or disruptive in the judgment of the Company, whether or not the conduct is listed here.  Disciplinary action may include counseling, verbal warnings, written warnings, suspension, or discharge.  The level of severity of any infraction and the disciplinary action taken is solely at the Company's discretion. 

7

 

The following are general guidelines governing your day‐to‐day‐work.  Failure to observe these guidelines may result in discipline or discharge:  

• Observe safety rules and regulations.  Take precautions to ensure that you and your fellow employees are safeguarded from injury, and that Company facilities and equipment are protected. 

• Treat Company trade secrets and proprietary information as confidential. • Extend cooperation and consideration to others, and strive to contribute to overall 

company effort and effectiveness. • Observe all Company policies and follow the instructions of your supervisor. • Learn and perform all duties of your job diligently and reliably. • Be on the job when scheduled. 

 

Unacceptable Activities The Company has established general guidelines to govern the conduct of its employees.   No list of rules can include all instances of conduct which can result in discipline and examples below do not replace sound judgment or common sense behavior.  Generally speaking, we expect each person to act in a mature and responsible manner at all times. However, to avoid any possible confusion, some of the more obvious unacceptable activities are noted below. If you have any questions concerning any work or safety rule, or any of the unacceptable activities listed, please see your immediate supervisor for an explanation.  

Occurrences of any of the following violations, as well as violations of any rules or policies, may result in discipline up to and including immediate dismissal without warning.  This list is not to be considered all inclusive but only illustrative of the types of conduct for which an employee may be disciplined.  

1. Dishonesty; willful falsification or misrepresentation on your application for employment or other work records; altering one’s paycheck; falsifying reason for a leave of absence or other data requested by the Company; alteration of Company records or other Company documents. 

2. Repeated failure to clock‐in or out; clocking‐in or out for another, or permitting others to clock‐in or out for you. 

3. Absence from work without notifying your immediate supervisor. 4. Possessing firearms, weapons or explosives on Company property, job site or while on 

duty. 5. Engaging in horseplay or fighting; acts of violence, threatening, intimidating or coercing 

fellow employees on or off the premises; obscene or abusive language toward any manager/supervisor, employee or customer; indifference or rudeness towards a customer or fellow employee; failure to abide by the Company’s harassment policy. 

6. Maliciously or negligently damaging or destroying Company property or the property of others. 

7. Unauthorized possession or use of Company property or the property of others, or removing Company property or the property of others from the premises or job site without proper authorization. 

8. Violating the Company Drug and Alcohol policy.  Possessing or using intoxicants or illegal 

8

drugs prior to, or during the performance of, work is absolutely prohibited. 9. Engaging in conduct on or off Company premises or job sites that adversely affects the 

Company’s goodwill, operations, or reputation. 10. Willful violation of any Company rule; any deliberate action that is extreme in nature 

and is obviously detrimental to the Company’s efforts to operate profitably. 11. Willful violation of security or safety rules or failure to observe safety rules or the 

Company’s safety practices; failure to wear required safety equipment; tampering with or mishandling the Company’s equipment or safety equipment. 

12. Negligence or any careless action which endangers the life or safety of another person even if it does not result in injury. 

13. Engaging in criminal conduct, theft, misappropriation, or unauthorized possession or use of property, documents, records or funds belonging to the Company, or any customer or employee; removal of same from Company premises without authorization. 

14. Insubordination or refusing to obey instructions properly issued by your supervisor pertaining to your work; refusal to help out on a special assignment. 

15. Engaging in an act of sabotage; willfully or with gross negligence causing the destruction or damage of Company property (either owned or leased), or the property of fellow employees, customers, suppliers, or visitors in any manner. 

16. Malicious gossip and/or spreading rumors; engaging in behavior designed to create discord and lack of harmony; interfering with another employee on the job; willfully restricting work output or encouraging others to do the same. 

17. Unsatisfactory or careless work; failure to meet production or quality standards as explained to you by your supervisor; mistakes due to carelessness or failure to get necessary instructions. Causing scrap materials as a result of negligence. 

18. Sleeping on the job; loitering or loafing during working hours. 19. Receiving or making excessive personal phone calls (including texting) during work 

hours. 20. Smoking in restricted areas or at non‐designated times, as specified by job site rules. 21. Allowing an unauthorized person on Company premises or job site. 

 

Or any other behavior that the Company considers being inconsistent with reasonable rules of conduct or is inconsistent with the Company's best interest.  

The Company reserves the right to determine the appropriate level of discipline for any inappropriate conduct.  If at any time you have questions regarding these rules or any Company policy, be sure to ask your immediate supervisor.  

Violence in the Workplace The Company strongly believes that all employees should be treated with dignity and respect.  Acts of violence will not be tolerated.  Any instances of violence on the job site or off the job site when it involves other employees must be reported to local management or Human Resources.  All complaints will be fully investigated.  The Company will promptly respond to any incident or suggestion of violence.  Violation of this policy will result in disciplinary action up to and including immediate discharge.  

Customer Relations The success of the Company depends upon the quality of the relationships between the 

9

Company, our employees, our customers, our suppliers and the general public. Our customer's impression of LGG and their interest and willingness to do business with us is greatly formed by the people who serve them. In a sense, regardless of your position, you are an ambassador of the Company. The more goodwill you promote, the more our customers will respect and appreciate you, the Company and our products or services.  

Violations of Policies You  are  expected  to  abide  by  the  policies  in  this  Handbook.  Failure  to  do  so  will  lead  to appropriate disciplinary action. A written  record of all policy violations  is maintained  in each individual's personnel file.  

Individuals who have questions or concerns about the policies or procedures contained  in this Handbook, should talk with Human Resources or a member of the LGG Operations Team. 

10

EMPLOYEE BENEFITS  

Benefit packages have a big impact on the overall employee experience.  These are just some of the benefits the Company provides its employees (for further explanation of benefits provided to eligible employees, refer to the Employee Benefits Supplement). In the event of any contradiction between the information appearing in this Handbook, or the Employee Benefits Supplement, or master benefit plan contract/document, the master benefit plan contract/document will govern.  

Eligibility for Benefits If you are a full‐time employee, you are eligible to participate in all of the benefits described in this Handbook, as well as the Employees Benefit Supplement, as soon as you meet the eligibility requirements for each particular benefit.  Please refer to the Employment Classification section for definition of full‐time employee classification.  

If you are a part‐time or seasonal employee, you could become eligible for the 401(k) plan provided that you meet the minimum requirements set forth by law and in the benefit plan.  If you should become eligible, you will be notified by the Company and offered participation.  

Vacation Eligible employees earn vacation credit for each pay period in which they are actively employed.  Vacation credit will begin accruing in the first month after 180 days of continuous employment.  At the conclusion of the 180 days, vacation credit will be retroactive to the first day of employment.  Vacation credit cannot be accrued in excess of the maximum annual accrual (40 hours for less than one year of service, 80 hours for one to five years of service or 120 hours for six years of service or more).  

The following table shows how vacation credit is accrued: Service Length  Accrual Per Pay Period  Annually Through end of 1st year  1.54 hours  40 hours 1st through end of 5th year  3.08 hours  80 hours Start of 6th year  4.62 hours  120 hours  

Vacation may be taken in a single continuous period or in different weeks or days.  Selection of vacation dates is subject to approval of the employee’s supervisor with preference given to longer service employees.  Vacation requests should be submitted to the supervisor in writing with as much notice as possible prior to the vacation start date and noted on the employee’s payroll records accordingly.  Vacation requests for General Managers should be submitted to the LGG representative for approval.  The best interest of the business should be considered when requesting vacation dates.    

Sick Leave  Sick leave is to be used only in the case of illness.  It is not to be used as a benefit or extra vacation days.  Only regular, full‐time employees are eligible for sick leave.  Sick leave credit will begin accruing in the first month after 180 days of continuous employment.  At the conclusion of the 180 days, sick leave credit will be retroactive to the first day of employment.  Sick leave credit is accrued at a rate of 1.846 hours per pay period and cannot be accrued in excess of the 

11

maximum annual accrual of 48 hours.  Pay is based on the employee’s daily rate up to a maximum of eight hours in one day.  

Holiday Pay All regular, full‐time non‐exempt employees, who have completed the probationary period, normally scheduled to work on a designated holiday will be given the day off with pay or, if required to work, will be compensated at a rate of one times their regular rate for the holiday and one times their regular rate for hours worked.  Exempt employees (those not subject to overtime pay per the Fair Labor Standards Act) who are required to work will not receive additional pay, however, they may substitute another day off for the holiday.  Seasonal and part‐time employees are not eligible for holiday pay and will be compensated at their regular hourly rate for all hours worked.    

LGG recognizes the following designated holidays: New Year’s Day, Memorial Day, Independence Day, Labor Day, Thanksgiving Day and Christmas (one day).  

Holidays falling on Saturday will normally be observed on the preceding Friday, and holiday arising on Sunday will be observed on the Monday following.  However, due to the seven day operations of our golf courses, local decisions will prevail regarding the day of observance of holidays occurring on a Saturday or Sunday.  

To be eligible for holiday pay, an employee must be classified as regular, full‐time and must work the last regularly scheduled work day preceding the holiday and the first regularly scheduled work day following the holiday, unless the absence is approved by the supervisor, or the employee is on a paid‐time off status.  A paid holiday not worked by non‐exempt employees will not be credited as a regular workday for computation of overtime.   

Employee Meals All employees will receive a 40% discount when purchasing prepared and packaged food and bottled non‐alcoholic beverages from the dining room or snack bar.  Fountain beverages and coffee are complimentary while on duty, however all liquor/beer will be purchased at full‐price.  

Playing Privileges One of the benefits of employment is the association with the game of golf and a fine club.  We encourage all employees to develop an understanding and appreciation of the game, its rules, and its standards of etiquette.  We hope that one of the reasons you have joined our team is to learn more about golf and management of a golf facility.  Accordingly, we offer you the opportunity to enjoy the game itself.  

Golf play and any possible cart usage must be arranged only upon approval of the General Manager or Head Golf Professional and depending upon the availability and rules established by these individuals.  You are expected to represent the club in a professional manner while on the course.  Golf benefits are a privilege, not a right, and may be suspended for any reason at any time.  

Purchasing Merchandise Merchandise may be purchased from the Golf Shop at cost plus 10% plus tax.  Employees must pay for the merchandise before taking it.  All discounted purchases are for employees only and 

12

will be made at the discretion of the General Manager.  It is a privilege to buy merchandise at a discount and is intended for the employees’ use or gifts he/she buys to give immediate family.  It is the responsibility of the General Managers to ensure that this privilege is not abused.    Employees making a purchase at a discount are not allowed to ring in their own sale.    

Credit Charging privileges are extended only to key managers and are not allowed to exceed 60 days in aging.  Upon termination or resignation, any outstanding credit must be settled upon prior to final paycheck.  

COBRA  Under the federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA), employees may be allowed to continue their health insurance benefits, at the employee's expense, for up to 18 months after either voluntary or involuntary termination, and up to 36 months for spouses due to divorce, legal separation or loss of dependent child status under the insurance plan.  To qualify, employees must be covered under a health plan by an employer which has 20 or more employees (full or part‐time, including owners and also independent contractors, if eligible to participate in the plan) for at least half of the working days during the calendar year.  

 

Application of COBRA is triggered by a "qualifying event" which would result in a "loss of coverage" for a "qualified beneficiary" (e.g. an employee, spouse or dependent) under a group health plan.  The following are qualifying events for:  

 

Employees  • Voluntary or involuntary termination of employment for reasons other than gross 

misconduct  • Reduction in numbers of hours worked  

Spouses  • Loss of coverage by the employee because of one of the qualifying events listed 

above  • Covered employee becomes eligible for Medicare  • Divorce or legal separation of the covered employee  • Death of the covered employee  

Dependent Children  • Loss of coverage because of any of the qualifying events listed for spouses  • Loss of status as a dependent child under the plan rules 

 

For more information regarding COBRA please contact Human Resources.  

Military Leaves Employees who perform military service will be granted a temporary leave of absence without pay while engaged in military duty as required by law.  A letter from your commanding officer may be requested to establish the dates of duty.    

If the military pay and allowances are less than your normal earnings, based on a regular work week not including overtime, the Company will supplement your pay up to normal earnings for 

13

up to a two‐week period.  

If you are on an extended military  leave of absence, you are entitled  to be  restored  to your previously held position or similar position, if available, without loss of any rights, privileges or benefits provided you meet the requirements specified in the Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA). Reemployment will be allowed in accordance with the law.    

During a military leave of less than 12 weeks, an employee is entitled to continued group health plan coverage under the same conditions as a Non‐FMLA Leave of Absence.  For military leaves of more than 12 weeks, an employee may elect to continue his/her health coverage under COBRA.   

For the duration of required service or for details on re‐employment rights, contact Human Resources.  

Family Medical Leave  The Family and Medical Leave Act of 1993 (FMLA), as amended thereafter, requires covered employers to provide FMLA leave to eligible employees.  Following is a summary of the leave requirements under the FMLA.    

Eligibility Requirements In order to be eligible for an FMLA leave, an employee must have worked for LGG for at least 1 year prior to commencement of the leave, worked at least 1,250 hours during the 12 months prior to commencement of the leave, and must be employed at a worksite where 50 or more employees are employed by the Company within 75 miles of that site at the time notice is given of the need for leave.  

Reasons for Leave Eligible employees may take FMLA leave for the following purposes:  

1. For incapacity due to the employee’s pregnancy, prenatal medical care, or childbirth;   

2. To care for the employee’s child after birth, or placement for adoption or foster care;   

3. To care for the employee’s spouse, child, or parent, who has a serious health condition;   

4. For a serious health condition that makes the employee unable to perform the employee’s job;  

 

5. To address certain qualifying exigencies related to a covered family member’s (the employee’s spouse, son, daughter, or parent) active duty or call to active duty status in a foreign country (and if the family member is in the National Guard or Reserves and is on or called to active duty in a foreign country, the duty must also be in support of a contingency operation); and/or  

 

6. To care for a covered military servicemember (if the employee is the spouse, parent, son, daughter, or next of kin of said servicemember) who: (a) is a current member or veteran of the military (Armed Forces, National Guard, or Reserves); (b) incurred a serious injury or illness (or aggravation of a pre‐existing injury or illness) in the line of 

14

duty on active duty that renders the servicemember medically unfit to perform his or her duties or manifests itself within five years after the individual becomes a veteran; and (c) is undergoing medical treatment, recuperation or therapy while in the military or within five years after becoming a veteran, or is in out‐patient status while in the military, or is on the military’s temporary disability retired list. 

 

Definitions All definitions of the FMLA apply, but two key definitions are:  

1. Serious Health Condition.  This means an illness, injury, impairment, or physical or mental condition that involves either an overnight stay in a medical care facility, or continuing treatment by a health care provider for a condition that either prevents the employee from performing the functions of the employee’s job, or prevents the qualified family member from participating in school or other daily activities.  Subject to certain conditions, the continuing treatment requirement may be met by a period of incapacity of more than 3 full consecutive calendar days combined with at least two in‐person visits to a health care provider (the first within 7 days and the second within 30 days of the onset of incapacity) or one in‐person visit (within 7 days of the onset of incapacity) and a regimen of continuing treatment prescribed at that visit, or incapacity due to pregnancy, or incapacity due to a chronic condition.  Other conditions may meet the definition of continuing treatment. 

 

2. Qualifying Exigency.  This may include attending certain military events, arranging for alternative childcare, addressing certain financial and legal arrangements, attending certain counseling sessions, and attending post‐deployment reintegration briefings.   

 

Amount of Leave Eligible employees are entitled to a maximum of 12 weeks of unpaid FMLA leave during a rolling 12‐month period, measured backwards from each date that leave is used.  If the leave is to care for a covered military servicemember who incurred a serious injury/illness in the line of duty on active duty, an eligible employee is entitled to a maximum of 26 weeks of unpaid leave for such purpose during a single rolling forward 12‐month period.  During that single 12‐month period, FMLA leave taken for other reasons is also counted, and an employee may not exceed the 26‐week maximum for all FMLA leave taken regardless of the reason.  

Use of Leave An employee does not need to use FMLA leave in one block.  Leave can be taken intermittently or on a reduced leave schedule when medically necessary.  Employees must make reasonable efforts to schedule leave for planned medical treatment so as not to unduly disrupt the employer’s operations.  Leave due to qualifying exigencies may also be taken on an intermittent basis.  

Substitution of Paid Time Off Benefits for Unpaid Leave Employees are required to use paid time off benefits while on FMLA leave (such as vacation).  Paid time off benefits will not continue to accrue while an employee is on unpaid FMLA leave, but accruals will be restored upon return to work from FMLA leave.  

Employee Notice of Need for Leave and Other Responsibilities 

15

If the need for leave is foreseeable, an employee must provide 30 days advance notice if practicable.  If not practicable to give at least 30 days advance notice of the need for foreseeable leave, then the employee must give as much notice as reasonably possible.  This normally means providing notice on the same day as or next business day after the employee learns of the need for leave.  Notice of the need for foreseeable leave is to be given to Human Resources.  

If the need for leave is unforeseeable, an employee must provide as much notice as practicable.  This means the employee must comply with the Company’s absence notification and call‐in procedures in the Company’s attendance policy.    

When notifying the Company of the need for FMLA leave or an FMLA absence, an employee must provide sufficient information for the Company to determine if the leave might qualify as FMLA leave or an FMLA absence.  The employee must also provide the anticipated timing and duration of the leave or absence.  Sufficient information may include that the employee is unable to perform job functions; the family member is unable to perform daily activities; the need for hospitalization or continuing treatment by a health care provider; or circumstances supporting the need for military family leave.  Calling in “ill” or “sick” is not enough.  Employees also must inform an employer if the requested leave is for a reason for which FMLA leave was previously taken or certified.  If so, the employee must specifically mention the “FMLA” or state the specific qualifying reason FMLA leave or the absence is needed.  

Certification of Need for Leave Employees may be required to provide a certification and periodic recertification supporting the need for leave.  Any certification that is submitted must be complete and sufficient and returned within 15 calendar days.  The Company may also require second and third opinions from health care providers if the leave is for the serious health condition of the employee or a family member.  The Company may also request authentication and clarification of any medical certification that is submitted by contacting the health care provider.  

Employer Notices and Other Responsibilities If an employee requests FMLA leave, the Company will notify the employee whether he/she is eligible for such leave the first time during the Company’s FMLA leave year that the employee requests leave for that particular reason or that specific medical condition.  If the employee is eligible, the notice will specify any additional information required (such as a certification of a health care provider) as well as the employee’s rights and responsibilities.  If the employee is not eligible, the notice will provide a reason for the ineligibility.  

Once the Company has received a complete and sufficient certification (if one is required), the employee will receive a designation notice.  The notice will either designate the leave as FMLA‐protected leave and the amount of leave counted against the employee’s FMLA leave entitlement (if it can be calculated), or will advise the employee that the leave is not FMLA‐protected.    

Benefits and Protections While on Leave While on FMLA leave, the Company will maintain the employee’s health coverage under the Company’s group health plan on the same terms as if the employee had continued to work.  

16

Use of FMLA leave cannot result in the loss of any employment benefit that accrued prior to the start of an employee’s leave.  

Permissible and Prohibited Activities While on Leave   As a general rule, an employee who is on an approved leave of absence is expected to engage in only those activities that are necessary for, consistent with, and appropriate for the purpose of the leave, and the employee is not permitted to engage in any other activities.  An employee is also prohibited from working elsewhere or engaging in self‐employment while on leave (including working any additional job the employee was working while also working for the Company prior to taking leave), without the Company’s advance written consent.    

Return to Work If an employee was on leave for his/her own serious health condition, he/she must provide a fitness‐for‐duty certification upon return to work.  Upon return from FMLA leave, an employee will normally be restored to his/her original or an equivalent position with equivalent pay, benefits, and other employment terms.  

Unlawful Acts by Employers and Enforcement FMLA makes it unlawful for any employer to: (a) interfere with, restrain, or deny the exercise of any right provided under FMLA; and (b) discharge or discriminate against any person for opposing any practice made unlawful by FMLA or for involvement in any proceeding under or relating to FMLA.  If an employer violates the FMLA, an employee may file a complaint with the U. S. Department of Labor or may bring a private lawsuit against an employer.  FMLA does not affect any Federal or State law prohibiting discrimination or supersede any State or local law or collective bargaining agreement which provides greater family or medical leave rights.  An employee may obtain additional information from the U. S. Department of Labor by calling 1‐866‐4US‐WAGE (1‐866‐487‐9243 or TTY: 1‐877‐889‐5627) or at the following website:  www.wagehour.dol.gov.  

Non‐FMLA Leave Of Absence When an employee is not eligible for an FMLA leave and the employee needs a continuous leave of absence, the Company may provide a non‐FMLA leave for family, medical, or personal reasons in some circumstances or if otherwise required by law (e.g., leave that would be a reasonable accommodation under the Americans with Disabilities Act or state disability discrimination laws; leave that may be required under federal or state pregnancy discrimination laws; leave that may be required under the state worker’s compensation laws; etc.).  

As a general rule, all regular full‐time and part‐time employees who have at least 12 months of service are eligible for non‐FMLA leave.  A non‐FMLA leave of absence must be approved by a General Manager, Regional Manager or LGG Operations Manager in advance.  Such leave does not terminate your employment status and therefore could affect any unemployment claim.  All requests for a non‐FMLA leave must be made in writing and submitted to your immediate supervisor (the appropriate form can be obtained from Human Resources).  The written request must set forth the reason for the non‐FMLA leave, the date on which you wish the non‐FMLA leave to begin and the date on which you will return to active employment with Company.  

The maximum amount of non‐FMLA leave will be determined on a case‐by‐case basis, may vary depending on the reason for the non‐FMLA leave or any applicable law, and is subject to the 

17

Company’s discretion and such terms and conditions as the Company may impose.  The Company may take into account prior non‐FMLA leaves that the employee has taken, the amount of the non‐FMLA leave needed, the reason for the non‐FMLA leave, and other factors.  A non‐FMLA leave will be granted only when operating conditions at the Company permit.  The needs of the Company will determine the number of employees allowed out on non‐FMLA leave at any one time.  

Except as may be required by law, there is no guarantee of job reinstatement into any position upon return from a non‐FMLA leave.  If the employee is on leave for his or her own health condition and is released to work without restrictions, or is returning from a non‐FMLA leave for any other reason, the employee may be placed in the same or an equivalent job if required by law or otherwise in any open position for which her or she is qualified.  If an employee is on leave for his or her own health conditions and is released to return to work with restrictions, the Company will determine if any reasonable accommodation is required by law.  If an employee fails to return to work on the agreed upon return date, the Company will assume that the employee has resigned.  

Any paid time off benefits previously earned, but not used, at the time of the non‐FMLA leave must be used before unpaid leave begins.  To the extent your leave is paid, your portion of any insurance premiums will be deducted as usual.  Paid time off benefits do not continue to accrue during a non‐FMLA leave of more than thirty (30) calendar days.  This policy applies to all employees.  

If you are participating in any Company sponsored insurance plans and wish to remain insured you must make arrangements for your portion of the premiums to be paid during any non‐FMLA leave.  If premiums, or the arrangement for premium payments, are not made by the 25th of the first month of leave, you will be given a 15 day notification that any benefits you were participating in prior to leave will end.  Coverages will end the last day of the month in which you are on non‐FMLA leave and do not pay premiums.  

Jury/Witness Duty All U.S. Citizens have an obligation to attend jury duty.  All regular employees (does not include Seasonal employees) summoned to report for jury duty will be granted a leave of absence according to applicable law when they notify and submit a copy of the original summons for jury duty to their immediate supervisor. The Company reserves the right to request that employees seek to be excused from or request postponement of jury service if the absence from work would create a hardship to the Company.  

Employees will be paid their regular rate of pay for time spent on jury duty, not including overtime, less payments made by the court for jury service.  Proof of jury duty served and pay received by court is required.  If on any day of Jury or Witness Duty you are excused and can work a portion of your normal work day, you are required to report to work.  

Employees appearing as a plaintiff, defendant, or for non‐subpoenaed court appearance will not receive paid time off.  

Funeral/Bereavement Leave  The Company offers Bereavement Leave to provide a time for mourning after the loss of an 

18

immediate family member.  Regular employees who have completed the introductory period may be granted a paid leave of absence of up to three (3) work days in the case of an immediate family member’s death to attend the funeral or memorial service.  The immediate family shall include:  spouse/domestic partner, parents, sisters, brothers, children, grandparents, grandchildren, and spouse’s/domestic partner’s immediate family.  Unpaid leave may be granted for employees to attend funerals of other family members and friends.    

Any employee suspected of fraud regarding this leave will be subject to disciplinary actions, including possible dismissal.   

Meal Periods  Company employees are entitled to take a non‐compensated meal period each workday. Your meal period is defined as the time you stop work until you begin work again.  For meal period scheduling please refer to your immediate supervisor.  

Workers’ Compensation We make an extensive effort to provide safe working conditions.  However, if you should become injured on the job, you may be eligible for workers’ compensation benefits.  Employees are not eligible for workers’ compensation benefits if they were willfully negligent at the time of injury, test positive for drugs or intoxicants, or otherwise ineligible under applicable law.  

You must immediately report all work‐related injuries to your immediate supervisor in order to obtain proper medical treatment and to complete the required forms.  A First Report of Injury form must be completed within 24 hours of the injury.  Eligibility for workers’ compensation benefits can be jeopardized if the injury is not promptly reported.  

Social Security Social Security, a government benefit program to which the Company contributes, offers you retirement benefits.  A required percentage of your earnings are deducted from your paycheck to pay the employee’s portion of this protection and the Company matches your deduction dollar for dollar.  If you choose to retire early, you may receive these benefits on a pro‐rated basis.  Under this program, other benefits you receive include: Disability Benefits, Medicare Benefits, Death Benefits and Dependent Benefits.  If you want more information on these benefits, you may contact Human Resources or the Social Security Administration.  

Unemployment Compensation The Company provides Unemployment Compensation benefits through each State’s Department of Labor (DOL) Office.  Each DOL Office determines the eligibility of each person applying for Unemployment Compensation benefits.  Payment is made directly to you and replaces a portion of your lost wages.  At the same time you qualify for these benefits, you must be able to work, be available to work, and actively seeking employment. If you are on a Non‐FMLA Leave of Absence, Disability or Worker’s Compensation leave this employment status may prevent your ability to apply for Unemployment Compensation.  In many cases if you are on a leave of absence from the Company, your employment has not been separated.  Therefore, unemployment benefits may not be utilized.  However, if the Non‐FMLA leave was initiated by the Company due to lack of work, unemployment benefits may be utilized.  

19

EMPLOYMENT  

Introductory Period Every new employee goes through an initial period of adjustment in order to learn about the Company and about his/her job. Your first sixty (60) days of employment at the Company are considered an Introductory Period, and during that period you will not accrue benefits described in this Handbook unless otherwise required by law. This Introductory Period will be a time for getting to know your fellow employees, your immediate supervisor and the tasks involved in your job position, as well as becoming familiar with the Company’s products and services. Your supervisor will work closely with you to help you understand the needs and processes of your job.  

This Introductory Period is a try‐out time for both you, as an employee, and the Company, as an employer. During this Introductory Period, the Company will evaluate your suitability for employment, and you can evaluate the Company as well. At any time during this Introductory Period you may resign without any detriment to your record. If, during this period, your work habits, attitude, attendance or performance does not meet company standards, we may change the status of your employment, pay, or release you from employment. If you take approved time off in excess of five workdays during the Introductory Period, the Introductory Period may be extended by that length of time.  

Understand that completion of the Introductory Period does not guarantee continued employment for any specified period of time, nor does it require that an employee be discharged only for "cause."  The employee and employer relationship is for the mutual benefit of both parties and either party may sever the relationship, at‐will, at any time.    

A former employee who has been rehired after a separation from the Company of more than six (6) months will be subject to an Introductory Period.  

Anniversary Date The first day you report to work is your "official" original hire date. If you are returning to work for the Company your return date will be your last date of hire, however, the Company will track and adjust your seniority date for prior service credit. Your seniority date is used to compute various conditions and benefits described in this Handbook.    

Attendance The Company depends heavily upon its employees, thus it is important that employees attend work as scheduled.  Regular and reliable attendance and punctuality are essential functions of every job.  As such, you are expected to be at your assigned work area and ready to work at the beginning of  your  assigned daily work hours,  and  you  are  expected  to  remain  at  your work assignment until the end of your assigned work hours, except for approved breaks and  lunch. When  your work  takes  you  away  from  your  assigned work  area,  please  let  your  immediate supervisor know where you are going and how long you expect to be gone.  

In  general,  five  (5)  absences  in  a  90‐day  period,  or  a  consistent  pattern  of  absence, will  be considered excessive, and the reasons for the absences may come under question. Tardiness or leaving early  is  as detrimental  to  the Company  as  an  absence.  Three  (3)  such  incidents  in  a 90‐day period will be  considered a  "tardiness pattern" and will  carry  the  same weight as an 

20

absence. Other factors, like the degree of lateness, may be considered.  Be aware that excessive absenteeism,  tardiness  or  leaving  early  may  lead  to  disciplinary  action,  including  possible dismissal.    Unscheduled,  unexcused  absences  due  to  injury  or  illness,  even when  following appropriate guidelines, may still be deemed excessive and accommodations will be reviewed.  

From time to time, it may be necessary for you to be absent from work. The Company is aware that  emergencies,  illnesses,  or  pressing  personal  business  that  cannot  be  scheduled  outside your work hours may arise.  

If you are unable to report to work, or if you will arrive late, please contact your immediate supervisor at least thirty (30) minutes before your start time (unless it is an emergency situation and such advance notification is not possible).  If an absence will extend beyond one work day, you must also inform your immediate supervisor of the situation on a daily basis or as may be previously arranged with your supervisor.  At times, personal appointments must be made during business hours, requiring employees to leave during their scheduled hours of work.  If you must leave during your scheduled hours of work for any reason, you must notify your immediate supervisor as far in advance of the appointment as would be practicable (normally the same day you make the appointment or the next business day).  You must also get approval from your immediate supervisor prior to leaving.  

When you call in to inform the Company of an unexpected absence or late arrival, ask for your immediate supervisor directly. For  late arrivals, please  indicate when you expect to arrive  for work. Notifying a fellow employee is not sufficient. If you are unable to call in yourself because of an illness, emergency or for some other reason, be sure to have someone call on your behalf. If your immediate supervisor is not available when you call, you may leave the information with another manager.  

An employee who  is absent from work and fails to contact their  immediate supervisor will be subject to disciplinary action, up to termination. 

Closure Prior to Starting Time/Weather Days If you report to work and find that, due to severe weather conditions, the Company will not be working that day, your manager/supervisor may elect to send you home.  If that is the case, you will not be entitled to any pay that day even though you were scheduled to work. 

Confidential Information Our customers and suppliers entrust us with important information relating to their businesses. The nature of this relationship requires maintenance of confidentiality. In safeguarding the information received, we earn the respect and further trust of our customers and suppliers.  

Your employment with the Company assumes an obligation to maintain confidentiality.  Information classified as confidential must remain so even after the end of employment.  The non‐disclosure agreement consists of the following:  giving confidential or proprietary Company information to competitors or other organizations or to unauthorized Company employees; working for a competing business while employed with Company; breach of confidentiality of personnel information.  

Any violation of confidentiality seriously injures Company’s reputation and effectiveness. 

21

Therefore, please do not discuss Company business with anyone who does not work for us, and never discuss business transactions with anyone who does not have a direct association with the transaction. Even casual remarks can be misinterpreted and repeated, so develop the personal discipline necessary to maintain confidentiality. If you hear, see or become aware of anyone else breaking this trust, notify your immediate supervisor or a member of the LGG Operations Team.  

If you are questioned by someone outside the Company or your job site and you are concerned about the appropriateness of giving them certain information, remember that you are not required to answer, and that we do not wish you to do so. Instead, as politely as possible, refer the request to your supervisor or to the General Manager.  

No one is permitted to remove or make copies of any Company records, reports or documents without prior management approval.  

Because of its seriousness, violating the non‐disclosure agreement will lead to dismissal and possible legal action.  

Conflict of Interest The Company expects our employees to conduct business according to the high ethical standards of conduct.  It is the policy of the Company that its employees should not engage in transactions with individuals and business concerns inside and/or outside of the Company where the interests of the Company and those of its employees are or might be in conflict.  Business dealings that appear to create a conflict between the interests of the Company and an employee are unacceptable.  A potential or actual conflict of interest occurs whenever an employee is in a position to influence a decision that may result in a personal gain for the employee or an immediate family member as a result of the Company’s business dealings.  

In all of such situations, the sole consideration must be in the best interest of the Company.  If an employee has a question as to whether a transaction or business concern is in conflict, the question should be referred to the General Manager or the LGG Operations Manager.  

Solicitations and Distributions Solicitation for any cause during working time and in working areas is not permitted. You are not permitted to distribute literature that is not company related in work areas at any time during working time. Working time is defined as the time assigned for the performance of your job but does not apply to break periods and meal times. Working areas do not include the break room or the parking areas. Solicitation during authorized meal and break periods is permitted so long as it is not conducted in working areas.   

However, employees are not permitted to sell chances, merchandise or otherwise solicit money or contributions without management approval.  Persons not employed by the Company are prohibited from soliciting or distributing literature on company property.  

Gifts Employees may not accept a gift exceeding $50 (fifty dollars) from a customer, supplier or vendor representative without advance approval from management.  Employees should indicate to persons expressing an interest in making a gift to the Company that they may do so 

22

in support of our coop merchandise program.  Direct such expressions of interest to the General Manager.  

Employees are not permitted to give gifts to customers or suppliers, except for certain promotional "premiums" (caps, shirts, sweatshirts, etc.) imprinted with the Company logo.  Gifts of company merchandise must be preauthorized by your immediate supervisor.  

Health Examinations Your employment with the Company may be contingent on passing a physical/health examination at the Company’s expense. Also, at any point during your employment, you may be asked to undergo a health examination up to and including a drug test. This may be necessary to ensure that you are physically capable of performing the essential job functions involved in your job position safely and without possible harm to you and others.  

Employment Classifications Non‐Exempt and Exempt Employees At the time you are hired, all employees are classified as either "exempt" or "non‐exempt." This is necessary because, by law, employees in certain types of jobs are entitled to overtime pay for hours worked in excess of forty (40) hours per work week. These employees are referred to as "non‐exempt" in this Handbook. This means that they are not exempt from (and therefore should receive) overtime pay.  

Exempt employees are managers, executives, supervisors, professional staff, technical staff, officers, directors, owners and others whose duties and responsibilities allow them to be "exempt" from overtime pay provisions as provided by the Federal Fair Labor Standards Act (FLSA) and any applicable state laws. If you are an exempt employee, you will be advised that you are in this classification at the time you are hired, transferred or promoted.  

In addition to the non‐exempt or exempt classification, employees are divided into the following categories for the purpose of compensation and benefits eligibility.  Company policies apply to all categories of employees.  At the time you are hired, you are classified as either a full‐time, part‐time or seasonal employee. If you are unsure of your job classification, please ask your immediate supervisor.  

Regular Full‐Time Employees An employee who has successfully completed the Introductory Period of employment and who works at least thirty (30) hours per week and will be working for the Company  twelve (12) months a year is considered a full‐time employee.  

If you were a full‐time employee and have been on an approved leave of absence, upon return you will be considered a full‐time employee, provided you return to work as agreed in the provisions of your leave.  

Regular Part‐Time Employees An employee who works less than a thirty (30) hour work week and will be working for the Company twelve (12) months a year is considered a part‐time employee. If you are a part‐time employee, please understand that you are not eligible for certain benefits described in this Handbook, or to the extent required by provision of state and federal laws.     

23

Seasonal Employees The Company will hire many employees for peak seasonal volume periods or for the completion of a specific project. An employee hired under these conditions will be considered a seasonal employee. The job assignment, work schedule and duration of the position will be determined on an individual basis.  

Normally, a seasonal position will not exceed eight (8) – ten (10) months in duration, unless specifically extended.  Summer employees and interns are considered seasonal employees.  

If you are a seasonal employee, please understand that you are not eligible for benefits described in this Handbook regardless of the number of hours or weeks worked, except to the extent required by provision of state and federal laws.   

Uniform Policy The uniform is an essential part of the facilities' image. Each employee is required to be in uniform while at work. An employee who reports to work without their uniform will be sent home without pay. If an employee shows up a second time without the prescribed uniform, they may be terminated at the discretion of the supervisor.  

Below are the uniform specifications:  

Golf Shop The golf shop staff will dress uniformly with one another. Matching shirts (determined by the General Manager) and slacks are required and must be worn daily. Every golf shop employee must wear a nametag. Teaching or dress shoes are also required. Hats may not be worn while behind the counter.  

Outside Services, Player Assistants, Food and Beverage The outside services staff, player assistants and food and beverage attendants will dress uniformly with other course staff. Matching shirts (determined by the General Manager) and slacks or shorts are required and must be worn daily. Every employee must wear a nametag and tennis shoes. Hats may be worn, but must have the course logo. If the weather warrants the use of sweatshirts or jackets, the course will supply the employee with the staff outerwear. The sweatshirts and jackets will be returned to the manager after use.  

Maintenance The maintenance staff will wear a uniform shirt supplied by the course. The maintenance employee is required to wear work or industrial shoes or boots (steel toe recommended). The worker is also recommended to wear a hard hat, gloves and goggles.  

Miscellaneous Uniform Regulations • The Facility will not be responsible for providing pants or shorts. • All employees while on the job must wear nametags. • No chewing (tobacco) or smoking is allowed while working. • If facial hair is worn, it must be neat, clean and well groomed.  In order to present a 

professional image, all employees are expected to be clean shaven. • Facial piercings are not preferred, however, left to the discretion of the General 

Manager. 

24

Personal Phone Calls/Text Messaging Personal cellular phones are not to be used while on duty.   You are permitted to make limited local area calls on Company telephones for essential personal business during break times and meal periods only.  This policy also refers to the use of personal cellular phones for calls and text messaging.  Please do not abuse this privilege.  Use of Company telephone or personal cell phones during working hours for personal calls or texting may result in disciplinary action.  For emergency calls you may give the clubhouse.  Incoming urgent calls will be directed to you.  The Company telephone may not be used for personal long distance phone calls at anytime.  

Computer Usage Company computers are for work purposes only.  The purpose of this policy is to outline the acceptable use of the Company’s computer equipment.  Inappropriate use exposes the Company to risks including virus attacks, compromise of network systems and services, and legal issues.   

Internet/Intranet/Extranet‐related systems, including but not limited to computer equipment, software, operating systems, storage media, electronic mail accounts, WWW browsing, and FTP, are the property of the Company.  These systems are to be used for business purposes in serving the interests of the Company, and of our clients in the course of normal operations.   

It is the responsibility of every computer user to know these guidelines, and to conduct their activities accordingly.  

General Use and Ownership  1. While network administration desires to provide a reasonable level of privacy, users 

should be aware that the data they create on the corporate systems remains the property of the Company. Because of the need to protect the network, management cannot guarantee the confidentiality of information stored on any network device belonging to the Company.  

2. Employees that are given access to computer systems are required to use sound judgment and discretion in carrying out their duties and will be held accountable for any wrongdoing or acts of indiscretion. If there is any uncertainty, employees should consult their supervisor.  

3. For security and network maintenance purposes, authorized individuals within the Company may monitor equipment, systems and network traffic at any time.  

4. The company reserves the right to audit networks and systems on a periodic basis to ensure compliance with this policy.  

 

Security and Proprietary Information  1. Keep passwords secure and do not share accounts. Authorized users are responsible for 

the security of their passwords and accounts.  2. Employees are encouraged to secure their workstation with a password‐protected 

screensaver with the automatic activation feature set at 10 minutes or less, or by logging‐off (control‐alt‐delete for windows users) when the host will be unattended.  

3. Because information contained on portable computers is especially vulnerable, special care should be exercised. 

25

4. Postings by employees from a Company email address to newsgroups should contain a disclaimer stating that the opinions expressed are strictly their own and not necessarily those of the Company unless posting is in the course of business duties.  

5. All workstations used by the employee that are connected to a Company Internet/Intranet/Extranet, whether owned by the employee or Company shall be continually executing approved virus‐scanning software with a current virus database unless overridden by departmental or group policy.  

6. Employees must use extreme caution when opening email attachments received from unknown senders, which may contain viruses. 

 

Unacceptable Use  The following activities are, in general, prohibited. Employees may be exempted from these restrictions during the course of their legitimate job responsibilities (e.g., systems administration staff may have a need to disable the network access of a host if that host is disrupting production services).  

Under no circumstances is an employee authorized to engage in any activity that is illegal under local, state, federal or international law while utilizing Company owned resources.   

The lists below are by no means exhaustive, but attempt to provide a framework for activities which fall into the category of unacceptable use.   

System and Network Activities  The following activities are strictly prohibited:  

1. Violations of the rights of any person or the company protected by copyright, trade secret, patent or other intellectual property, or similar laws or regulations, including, but not limited to, the installation or distribution of "pirated" or other software products that are not appropriately licensed for use by the Company.  

2. Unauthorized copying of copyrighted material including, but not limited to, digitization and distribution of photographs from magazines, books or other copyrighted sources, copyrighted music, and the installation of any copyrighted software for which the Company or the end user does not have an active license is strictly prohibited.  

3. Exporting software, technical information, encryption software or technology, in violation of international or regional export control laws, is illegal. The appropriate management should be consulted prior to export of any material that is in question.  

4. Introduction of malicious programs into the network or server (e.g., viruses, worms, Trojan horses, email bombs, etc.).  

5. Revealing your account password to others or allowing use of your account by others. This includes family and other household members when work is being done at home.  

6. Using a Company computing asset to actively engage in procuring or transmitting material that is in violation of sexual harassment or hostile workplace laws in the user's local jurisdiction.  

7. Making fraudulent offers of products, items, or services originating from any Company account.  

8. Effecting security breaches or disruptions of network communication. 

26

9. Providing information about, or lists of Company employees to parties outside of Company. 

 

Email Usage  1. Sending unsolicited email messages, including the sending of "junk mail" or other 

advertising material to individuals who did not specifically request such material (email spam). 

2. Any form of harassment via email. 3. Unauthorized use, or forging, of email header information.  4. Solicitation of email for any other email address, other than that of the poster's account, 

with the intent to harass or to collect replies.  5. Email to clients should follow the same formality as a business letter.  It should be 

treated as a formal document.  Use professional language.  Never send abusive, harassing, threatening or unethical messages, even in jest.  Use common sense about what you say or send.  Review your message before you send it.  Think before you send email to more than one person, or “reply to all.”  Respect other employees’ time.  Often an obligation is felt to respond or we want to express our own opinion.  This then turns into a “chat” session.   

6. Keep your “in”, “sent” and “delete” boxes clean.  We recommend that all employees evaluate their files every 60 days. 

 

Instant Message Usage 1. Instant message usage (IM) is currently used as a form of real‐time chat communication 

with individuals both inside and outside the organization.  IM use is a privilege and its abuse will not be tolerated. 

2. Personal communications should be observed similar to personal phone call use.  Non‐business related traffic can have a negative impact on the performance of the network. 

3. IM is to be used only for business purposes.  If abused, the privilege will be terminated and/or disciplinary action may be taken. 

 

Social Media Usage We recognize that employees may have personal accounts on Facebook, Linked‐In, MySpace, Twitter, Web‐based email accounts such as Gmail, Hotmail and Yahoo! mail and the like (collectively, “Social Media”).  Employees are prohibited from utilizing the Company’s electronic assets of technology, computers and internet access to review those accounts, except as required for business purposes.  

1. Company’s Confidential Information policy also applies to blogging. As such, Employees are prohibited from revealing any confidential or proprietary information, trade secrets or any other material covered by our Confidential Information policy when engaged in blogging. 

2. Employees shall not engage in any blogging that may harm or tarnish the image, reputation and/or goodwill of Company and/or any of its employees. Employees are also prohibited from making any discriminatory, disparaging, defamatory or harassing comments when blogging or otherwise engaging in any conduct prohibited by the Company’s Harassment Policy. 

27

3. Employees may also not attribute personal statements, opinions or beliefs to Company when engaged in blogging. If an employee is expressing his or her beliefs and/or opinions in blogs, the employee may not, expressly or implicitly, represent themselves as an employee or representative of Company.  Employees assume any and all risk associated with blogging. 

4. Should employees elect to log onto or access Social Media from Company’s electronic assets of technology, computers or internet access that such employees shall have no expectation of privacy as to any information that they input or review while in contact with Social Media, including passwords, codes or other information that is reviewed or that enables access to the Social Media. 

5. Apart from following all laws pertaining to the handling and disclosure of copyrighted or export controlled materials, Company trademarks, logos and any other intellectual property may also not be used in connection with any blogging activity. 

 

Any employee found to have violated any aspects of this policy may be subject to disciplinary action, up to and including dismissal.  

Expense Reimbursement/Corporate Purchase Card You must have your supervisor’s authorization prior  to  incurring an expense on behalf of  the Company. To be  reimbursed  for all authorized expenses, you must submit an expense  report accompanied by  receipts and approved by  your manager/supervisor.   Receipts  for  fuel must indicate  the  vehicle  or  equipment  number  and  the  odometer  reading.  Please  submit  your expense report in a timely manner.  

Certain positions within  the Company will be  assigned  a Company Purchase Card.   Positions eligible for Purchase Card are those positions that require frequent travel, purchase significant volumes of goods, materials, supplies, tools and services for use by the Company, or incur other regular frequent business expenses of a kind appropriately paid by credit card.  

The Purchase Card cannot be used to obtain cash advances, bank checks, traveler’s checks, or electronic cash  transfers  for personal expenses.   Use of Company Purchase Card  for personal expenditures is strictly prohibited.  This is considered stealing.  Misuses of the card will result in cancellation of the card, withdrawal of card privileges, and other disciplinary actions up to and including dismissal.   The company reserves  the right  to recover monies and also reserves  the right to prosecute any violators under the  law (refer to the Cardholder Agreement for further detail).  

Purchase  Card  expenditures must  be  reconciled  and  submitted with  original  receipts  to  the Program Administrator within ten (10) days of the statement date.  Continued or repeated non‐conformance  to  this  policy will  result  in  cancellation  of  the  card  and  such  other  action  as appropriate.  

Visitors Our insurance coverage and good common sense prohibits unescorted visitors at our job sites or in our offices. Visitors are not permitted on Company property or job sites without prior permission from your supervisor; no visitors are permitted in working areas or on equipment.  Visitors also include family members.  Pets are only allowed on the job site with prior approval from your manager/supervisor.  The health and safety of any pet allowed on the job site is the 

28

sole responsibility of the employee.  This includes vehicles parked on the jobsite.  If you are expecting visitors, please request permission from your immediate supervisor.  

Outside Employment If you are employed by the Company in a full‐time position, we expect that your position here is your primary employment.  Any outside activity must not interfere with your ability to properly perform your job duties at the Company.  If engaging in other employment is detrimental to your ability to perform your job duties, you will be asked to discontinue other employment or resign from the Company.  

If other employment is conducted while on FMLA leave or non‐FMLA leave while remaining on Company benefits, it will be considered a voluntary resignation and employment status with the Company will be terminated and any COBRA requirements offered.  

Community Service In the case of community service or other non‐profit groups, service by Company employees is generally permissible and encouraged.  In some cases, service may be seen as an endorsement by Company.  For this reason, employees should make management aware of such membership or activities.  

Reference Checks All inquiries regarding a current or former employee, either verbal or written, must be referred to Human Resources.  

In response to an outside request for information regarding a current or former employee, Human Resources will furnish or verify only an employee’s name, dates of employment, and job title.  

Records The Company will maintain various employment files while you remain an employee. Examples of these files are: personnel file, DHS file and files for worker’s compensation purposes. If you should have any changes with respect to personal information, such as a change in your home address and telephone number or a change of name, you are required to notify your supervisor or Human Resources so the appropriate changes can be made in your files.  

Your files have restricted access. You and management, or its designated agents, may have access. In the event that you wish to review your personnel file, you must do so in the presence of your supervisor or Human Resources. You may review your personnel file by making a written request to your immediate supervisor or Human Resources. The written request will become a permanent part of your file.  

Theft Property theft of any type will not be tolerated by the Company.  This includes theft of Company property or the property of fellow employees.  We consider property theft to be the unauthorized use of Company equipment, services or facilities or the taking of any Company property, including documents, for personal use or personal profit.  Falsification of hours worked on a time sheet is also considered to be theft and violators will be subject to immediate dismissal.  

29

Dismissal Dismissal can occur in connection with reductions in the workforce, or in connection with problems related to performance, reliability, or attitude.  Generally, the Company provides an opportunity to improve performance and correct problems unless the Company determines that immediate dismissal is appropriate.  Employment with the Company is at‐will, and may be terminated at any time for any reason by you or the Company without notice or cause.  

Resignation While we hope both you and the Company will mutually benefit from your continued employment, we realize that it may become necessary for you to leave your job with the Company. If you anticipate having to resign your position, you are expected to notify your supervisor at least two (2) weeks in advance of the date that you must leave.  If an employee should provide less notice than requested, the Company may deem you to be ineligible for rehire depending upon the circumstances regarding notice given.  

Departing employees will be asked to confirm their forwarding address to ensure benefits and tax information are received in a timely manner.  

Former Employee Depending on the circumstances, the Company may consider a former employee for re‐employment. Such applicants are subject to the usual pre‐employment procedures. To be considered, an applicant must have been in good standing at the time of their previous termination of employment with the Company and must have provided at least two weeks advance notice of their intention to terminate their employment with us. 

30

COMPENSATION & PERFORMANCE  

Pay Period and Hours Our payroll work week begins on Monday at 12:01 a.m. and ends on Sunday at 12:00 midnight.  

Payday is normally every other Friday for services performed for the two (2) week period ending the previous Sunday at 12:00 midnight.  Changes will be made and announced in advance whenever the Company’s holidays or closings interfere with the normal payday.  

Time Sheets By law, we are obligated to keep accurate records of the time worked by non‐exempt employees.  These employees are subject to the minimum wage and overtime provisions of the Fair Labor Standard Act.  This is done by electronic time keeping.  You are to be paid from the time you actually begin work until the time you finish at the end of the day.    

Time out for lunch or any other excused absence is deducted from the total hours worked for the day.  If you believe there has been an error in the recording of your time, report the matter to your supervisor immediately.  Employees are prohibited from entering time on anyone other than themselves.  The falsifying of any time record is prohibited and may be grounds for disciplinary action, up to and including dismissal.  

Deductions from Paycheck (Mandatory) We are required by law to make certain deductions from your paycheck each time one is prepared. Among these are your federal, state and local income taxes and your contributions to Social Security and Medicare. These deductions will be itemized on your check stub. The amount of the deductions may depend on your earnings and on the information you furnish on your W‐4 form regarding the number of dependents/exemptions you claim. Any change in marital status or number of exemptions requires the completion of a new W‐4 form.  You should contact Payroll for this form. The W‐2 form you receive each year indicates precisely how much of your earnings were deducted for these purposes.  

Any other mandatory deductions to be made from your paycheck, such as court ordered attachments, will be explained whenever Company is ordered to make such deductions. Some states may require other payroll deductions.  

Direct Deposit Payment of wages will be through the method of direct deposit into a personal checking and/or savings account set up by you at your personal bank or through an electronic pay card system.  

To activate direct deposit a Direct Deposit Authorization form may be obtained through the General Manager.  Due to banking requirements it will take two pay periods to activate.  A dry run through the bank will be necessary before pay can be directed to your account.  You will receive a check the first time.  

If you do not have a personal bank account you will be required to enroll in an electronic pay card program.  An enrollment form may be obtained through the General Manager.  Separate information and correspondence regarding this program will come from the pay card provider upon enrollment.  

31

Overtime Pay From time to time, it may be necessary for you to perform overtime work in order to complete a job on time.  Supervisors will assign overtime to employees.  All overtime must be approved in advance by your immediate supervisor.  When it is necessary to work overtime, you are expected to cooperate as a condition of your employment.   

If you are a non‐exempt employee and you perform overtime work, you will be paid one and one‐half  (1‐1/2)  times your  regular hourly wage  for any  time over  forty  (40) hours per week that  you work  or  based  on  any  state wage/hour  regulations  in  the  state  you  are  currently working in.  

Error in Pay Every effort is made to avoid errors in your paycheck. If you believe an error has been made, tell your supervisor immediately.  He or she will take the necessary steps to research the problem and to assure that any necessary correction is made properly and promptly.  

Job Descriptions We maintain a job description for each position.  Periodically, Human Resources conducts a review of job descriptions to ensure that they accurately reflect the duties and responsibilities of each position and that the compensation is commensurate.  If you wish to see your job description, please ask your supervisor or Human Resources.  

Performance Reviews In order to attract and retain a highly qualified and competent workforce, we have instituted a performance management program to compensate employees in a fair and equitable manner based upon demonstrated job performance, and in accordance with its Equal Employment Opportunity policy.  Through this program, employees will receive constructive work reviews designed to address performance and skill developmental needs and interests.  

Performance reviews will be conducted annually. Performance reviews are generally conducted during the winter months in order to fit with our work seasons.  All full‐time and part‐time employees will receive a formal evaluation.  New employees may be reviewed more frequently.  

The primary reason for performance reviews is to identify your strengths in order to reinforce good habits and identify and develop plans for improvement of others. This review also serves to make you aware of and to document how your job performance compares to the goals and description of your job. This is a good time to discuss your interests and future goals. Your supervisor is interested in helping you to develop and progress in order to achieve personal, as well as work related goals. Your supervisor may recommend further training or additional opportunities for you.  

Compensation Reviews Wage and salary increases are based on job performance, skill levels, and the economic status of the Company. Having your compensation reviewed does not necessarily mean that you will be given an increase.  

Compensation reviews are conducted annually in conjunction with performance reviews.  Any wage or salary increases will appear in the pay period ending after the dates they are granted.   

32

Promotion Policy Employees are encouraged to assume higher‐level positions, take on more responsibility, and acquire additional skills.  Whenever a position becomes available, every effort will be made to fill it by promoting a qualified employee.  Jobs will be awarded based on individual ability and past job performance.  It is anticipated that Company will continue to look outside the company for potential new hires, as growth demands, in order to continue to recruit talented employees. 

33

EMPLOYEE SAFETY & HEALTH  

Safety Policy and Rules The safety and health of all employees is of primary importance.  All employees are responsible for safe working conditions and procedures and are expected to conduct themselves in a safe manner at all times.  

All injuries and accidents (including but not limited to those involving company vehicles– no matter how slight) are to be reported to your supervisor immediately, as well as anything that needs repair or is a safety hazard. The following are general safety rules. Your supervisor may post other safety procedures at your location:  

• Wear appropriate personal protective equipment and clothing, including but not limited to: hard hats, work boots, gloves, safety glasses/goggles, hearing protectors, etc., in designated areas or when working on equipment or job tasks which requires their use. 

• Each employee will furnish his/her own working clothing:  shirt, pants, boots, hats, rain gear, etc. 

• When required for the work being performed, safety equipment such as hard hats, protective glasses, ear plugs, dust masks and work gloves, is provided by the Company. 

• Wear or use appropriate safety equipment as required in your work. • Report to your supervisor if you or a co‐worker becomes ill or is injured. • Ask for assistance when lifting heavy objects. • "Horseplay" or practical jokes are strictly forbidden and will not be tolerated. • All stored materials must be stacked properly on a firm and even foundation.  Stack 

materials no higher than six (6) feet. • Use the right tool for the job, and use it correctly. • Wear gloves whenever handling pipe, wire, scrap, barrels, etc. • The use of headphones with MP3 players and similar music devices on the job site is 

not permitted. • Keep the job site clean and orderly.  • All waste oil will be captured and contained in the seal able containers, preferably 5‐

gallon drums.  Do not store waste oil in open top containers.  Do not pour oil on the ground.  Oil filters should be drained and properly disposed of.  

• Watch out for the safety of fellow employees. • Start work on any machine only after safety procedures and requirements have been 

explained (and you understand them).  DON’T HESITATE TO ASK QUESTIONS! • Operate motorized equipment only if authorized by your immediate supervisor. • When operating motor vehicles, always wear safety belt or seat restraint device when 

one is provided.  • Anyone operating equipment or vehicles in a careless, reckless, abusive, or otherwise 

unsafe manner will be grounds for immediate dismissal. • The practice of transporting passengers on equipment is NOT permitted. Both the 

operator and the rider will be considered at fault. • If transporting people in the box of a pick‐up truck is necessary, at the job site only, all 

passengers must remain seated within the confines of the box at all times while the 

34

vehicle is in motion.  Vehicle speed will be kept at a minimum when carrying passengers in this manner.  Riding on the tail gate while open or the top edge of the box is extremely hazardous and NEVER allowed. 

• When using machine equipment, you must use steps and hand‐holds provided on equipment when mounting or dismounting the equipment. o Never jump off a piece of equipment. o Always face the machine when entering or exiting the machine. o Always maintain “three point contact”, keeping both hands and feet and one hand 

in contact with some part of the machine when mounting or dismounting.  

Remember, failure to adhere to these rules and creating or contributing to unsanitary conditions will be considered serious infractions of safety rules and will result in disciplinary action.  

We will continue to provide a clean, safe and healthy place to work and we will provide the best equipment possible. You are expected to work safely, to observe all safety rules and to keep the premises clean and neat. Remember that carelessly endangering yourself or others may lead to disciplinary action, including possible dismissal.  

These guidelines/restrictions are for the benefit of you and your fellow employees.  If these minor inconveniences prevent the suffering of one individual or family, then they are worth everyone’s time to abide by them.  

Job safety is EVERYONE’S RESPONSIBILITY, a responsibility that is not to be taken lightly.  YOUR LIFE DEPENDS ON IT!   

The Safety Manager shall have the responsibility to develop, and authority to implement, the safety and health program in the interest of a safer work environment.  

Drug and Alcohol Policy We maintain a zero tolerance policy for drug and alcohol abuse by our employees.  The use of any illegal drugs, intoxicants, or controlled substances is strictly prohibited.  Illicit drug use and indiscriminate alcohol consumption puts everyone at risk and cannot be tolerated.  In keeping with our efforts to promote health and safety and protect the interests of our employees, customers and the Company, we cannot allow anyone to use, possess, sell, manufacture, purchase or be under the influence of alcohol, illegal drugs, intoxicants, or controlled substances at any time on Company time.  

Prohibited Acts The following rules and standards of conduct apply to all employees.  The following are strictly prohibited:  

1. Possession, use, or being under the influence of alcohol or an illegal drug, intoxicant, or controlled substance while on company time; 

2. Driving a vehicle on company business, or driving a company vehicle at any time while under the influence of alcohol or an illegal drug, intoxicant, or controlled substance; 

3. Distributing, selling, manufacturing, or purchasing – or attempting to distribute, sell, manufacture, or purchase an illegal drug, intoxicant, or controlled substance; 

35

4. Testing positive on a required or requested drug or alcohol test or screen; 5. Refusing to either take or to release information regarding a required or requested drug 

or alcohol test or screen; and  6. Violating any company rule or policy regarding alcohol and drug use. 

 

Testing Program The Company will require drug and/or alcohol testing: 

1. When any employee is found in possession of alcohol or any illegal drug, intoxicant, or controlled substance in violation of Company policy, or when any of those items are found in an area controlled or used by the employee; 

2. When an accident, near‐miss, or incident occurs in which safety precautions are violated or careless acts are performed; 

3. When required by a state or federal law or regulation; 4. When required by contractual obligation; and 5. When there is reasonable suspicion. 

 

Employees, if they choose, have the right to provide management with an explanation of any positive result.  Employees also have a right to request and receive a copy of the written test results.  Failing a test or refusing a test will result in discipline up to and including immediate dismissal.  All drug and alcohol testing will be conducted pursuant to the relevant state law requirements.  For any questions or concerns please contact Human Resources.  

Prescription Medication The use of prescription drugs and/or over‐the‐counter drugs may also affect an employee’s job performance and seriously impair that employee’s effectiveness.  Any employee who is using prescription or over‐the‐counter drugs that may impair his or her ability to safely perform the job or may affect the safety or well being of others must submit a physician’s statement that the prescription drug use will not affect job safety.  

The employee is not required to identify the medication or the underlying illness.  Various federal, state, and local laws protect the rights of individuals with disabilities and others with regard to the confidentiality of medical information, medical treatment, and the use of prescription drugs and substances taken under medical supervision.  Nothing contained in this policy is intended to violate or interfere with individual rights under these laws.  

Exception On occasion, managerial, executive, and sales staff may entertain customers during work hours or after work hours as representatives of Company.  These occasions may include lunches, dinners, and business conferences.  On these occasions, only the moderate and limited use of alcoholic beverages is acceptable.  In addition, occasionally, alcohol is served at social events sponsored by Company.  Only the moderate and limited use of alcohol is acceptable.  Employees are expected to remain responsible, professional, and sober at all times.  

Accommodation of Employees Seeking Treatment/Rehabilitation Company may attempt to reasonably accommodate employees with chemical dependencies (alcohol or drugs), if they voluntarily wish to seek treatment and/or rehabilitation.  Employees desiring that assistance should contact Human Resources.  

36

Security Maintaining the security of Company buildings, trailers and vehicles is every employee's responsibility. Develop habits that ensure security as a matter of course. For example:  

• Keep all supplies, materials, tools and equipment properly secured. • Don’t leave keys in vehicles. • Know the location of all alarms and fire extinguishers, and familiarize yourself with the 

proper procedure for using them, should the need arise. • When you leave the job site or Company premises, make sure that all buildings, 

trailers, vehicles and entrances are properly locked and secured.  Trucks or equipment should be used to barricade storage trailer doors. 

 

Housekeeping You are expected to keep your work area neat and orderly at all times ‐‐ it is a required safety precaution.  Always be aware of good health and safety standards, including fire and loss prevention.  Please report anything that needs repairing or replacing to your supervisor immediately.  

Property & Equipment Care It is your responsibility to understand the equipment you need to use to perform your duties.  Good care of any equipment that you use during the course of your employment, as well as the conservative use of supplies, will benefit you and the Company.  If you find that a machine or tool is not working properly or in any way appears unsafe, please notify your supervisor immediately so that repairs or adjustments may be made.   

Under no circumstances should you start or operate equipment you deem unsafe, nor should you adjust or modify the safeguards provided.  Under such circumstances, equipment must be locked or tagged out until repaired.  Upon repairing or adjusting equipment, employees must follow safe operating procedures such as the proper use of lockouts and safe buttons and guards.  Daily maintenance of equipment is the responsibility of the operator and must be done in accordance with Company standards.  Failure to immediately report damage to or an accident involving Company equipment will lead to disciplinary actions.    

All tools must be placed in a secure and safe manner while being transported.  Should any employee have knowledge of any misuse of Company equipment or supplies, it must be reported immediately to job site management or home office personnel.  Misappropriation of Company property can be grounds for immediate dismissal and possible criminal action.  If the neglect is determined to be gross, the Company will expect reimbursement for part or all of the replacement cost.  

We reserve the right to search unlocked and/or publicly used Company property at any time without consent.  The company may request a search of personal property at the worksite or locked company property assigned to an individual if there is “reasonable suspicion” that evidence of illegal or prohibited activities resides therein.  Refusal of such a request may result in disciplinary action up to and including dismissal.  

37

Personal Use of Company Property The intent of this policy is to ensure all property of the Company is kept in the best possible working condition and to ensure proper utilization.  Generally speaking, Company equipment and tools are not to be used for personal use.  In some instances employees are allowed to use Company equipment and/or tools after work hours for personal use with prior management approval. You must obtain approval before removing any equipment or tools from Company property.   

Employees understand and agree that the Company is not liable for personal injury incurred during the use of Company property for personal projects.  Employees accept full responsibility for any and all liabilities for injuries, losses that occur, or for the malfunction of equipment during personal use or if equipment is damaged during personal use to cause injury upon return.  Employees are responsible for returning the equipment or tools in good condition, and agree that they are required to pay for any damages that occur while using the equipment or tools for personal projects.  

Company Vehicle Policy Company vehicles are assigned to designated Company personnel on a determined need basis.  Each person who is assigned a vehicle is ultimately responsible for that vehicle.  These responsibilities include, but are not limited to:  

• Cleaning the vehicle regularly • Servicing the vehicle per the manufacturer’s service schedule. • Driving the vehicle in a responsible manner. • Any fines or traffic violations will be paid for by the driver.  Driver is required to 

report all moving violations including both personal use of employee owned vehicle, as well as Company owned vehicle to the Safety Manager. 

• Anyone involved in any accident with a Company vehicle must submit to a drug/alcohol test. 

• Understanding that driving “under the influence”, as defined by the state laws in which violation occurs, would be grounds for dismissal 

• Use of good judgment and discretion when using Company vehicle for personal use. • Persons not employed by the Company shall not be allowed to operate the vehicle 

without prior approval of an LGG Operations Team member. • Driver is required to report all accidents to the Safety Manager. 

 

Failure to meet these responsibilities could result in revocation of the off‐site use of the vehicle and/or dismissal.  

Employees who use a Company vehicle as their sole source of transportation will not have insurance coverage if they drive other vehicles, unless they purchase such coverage on their own.  

Vehicle Safety  The Company establishes guidelines and procedures to be followed to protect the safety of individuals operating any motor vehicle on Company business.  Protecting our employee drivers, their passengers, and the general public is the highest priority.  

38

It is the driver’s responsibility to operate the vehicle in a safe manner and to drive defensively to prevent injuries and property damage.  As such, Company endorses all applicable state motor vehicle regulations relating to driver responsibility.  Company further expects each driver to drive in a safe and courteous manner.  The attitude you take when behind the wheel is the single most important factor in driving safely.  

Employees whose work requires operation of a motor vehicle in the course of business, or are assigned a Company vehicle for offsite use, must present and maintain a valid driver's license and a driving record acceptable to our insurer.  Motor Vehicle Records (MVR) will be obtained on all drivers on an annual basis.  An employee must provide a photocopy of their current driver’s license and sign authorization to run an MVR check.  Any changes in your driving record must be reported to the Safety Manager immediately.  The Company will assign vehicles only to employees who meet all policy requirements.  

Use of Cellular Phones While Driving While cell phones are a necessary convenience of the business world, we require that our employees observe Company guidelines for their own and others safety while driving on Company business and/or time.   The driver is responsible to know the laws and regulations regarding cellular phone use in the state they are driving.  The driver must respect all applicable laws concerning the use of wireless devices.   It is the driver’s responsibility and liability for any incident caused by the use of a cellular phone. 

39

EMPLOYEE COMMUNICATIONS  

Communications Payroll stuffers, newsletters, email and employee bulletin boards are all methods used to keep employees informed about new policies, changes in procedures and special events. Please form the habit of reading this correspondence regularly so that you will be familiar with the information posted on it.  

Only authorized personnel are permitted to post, remove or alter any notice on the bulletin boards. If you want to have notices posted on company bulletin boards, see your immediate supervisor for instructions.  

You will receive other information booklets, such as your insurance booklets, from time to time. You may take these booklets home so that your family may know more about your job and your benefits.  

In addition, you may receive other communication pieces from the Company. There is no regular schedule for distribution of this information. The function of communication pieces is to provide you and your family with interesting news and helpful information which will keep you up‐to‐date on the happenings within the Company.  

All employees are required to provide an email address to Human Resources to be used for communication purposes.  

Suggestions We encourage employees to suggest methods to improve quality and efficiency in the company.  Please submit your suggestions in writing to your supervisor or Human Resources. Your suggestion should be detailed so that the system or procedure can be adequately evaluated.  Be sure to include your name so appropriate personnel may be in touch with details for ease of possible implementation.  

There will be no discrimination against or toward anyone for his or her part in presenting suggestions. 

40

 

ACKNOWLEDGEMENT  

The undersigned acknowledges receipt of the Employee Handbook (“Handbook”).  

The contents of the Handbook  are presented as a matter of information. Except for the at‐will provisions, the Handbook can be amended at any time. I agree to read the Handbook and to follow the guidelines and policies set forth in the Handbook and any amendments to the Handbook along with the other Company policies and procedures.  

It is specifically understood and agreed that the Handbook is for informational purposes only and is not intended to create a contract, nor is it a contract, of employment or continuing employment between myself and the Company. It is further understood that neither the Handbook nor any Company policy is a guarantee or promise of employment or continuing employment.  

I understand that I am not being hired for any definite period of time even though my wages are paid regularly. I further understand that I am an at‐will employee and my employment can be terminated at any time, with or without cause and with or without prior notice either by the Company or myself. No promises or representations have been made to me that I can be disciplined or discharged from my employment with the Company only under certain circumstances or after certain events.  

I understand and agree that any Company property issued to me, such as tools, truck, phone, keys, computer, office equipment, or credit cards must be returned to the Company at the time of my dismissal or resignation, or whenever it is requested by my manager/supervisor or a member of management. I understand that I am responsible to pay for any lost or damaged items. The value of any property issued and not returned may be deducted from my final paycheck in accordance with FLSA regulations.  

I understand and agree that in event of any conflicts between this Handbook and other documents distributed to employees by the Company, this document shall govern.  

Company policy requires all employees to be hired at‐will and this policy cannot be changed except by a written document signed by me and an appropriate officer of the Company, specifically changing my at‐will employment status. I have neither been requested nor have I signed any such document.  

My at‐will employment status with the Company has been fully explained and I have been given an opportunity to ask any questions regarding company policies and my at‐will employment status. No representative of the Company has made any promise or other statements implying employment will be other than what has been stated above.  ___________________________________  ____________________________________ Dated  Signature  ____________________________________  ____________________________________ Work Location  Print Name    ____________________________________   Employee Number    ________________________________   Email Address