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UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA

Facultad de Ciencias de la Administración

Maestría en Administración Financiera

Curso: Teoría General de Sistemas

Ensayo: Análisis del Sistema de información

Financiera de

Asociación Share de Guatemala.

Por. Robinson Danilo Carrillo Castillo

Carné: 4029-03-7469

Huehuetenango, Agosto de 2012

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ANÁLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA DE ASOCIACIÓN

SHARE DE GUATEMALA.

INTRODUCCIÓN

Actualmente se vive en una era en donde los medios electrónicos, digitales y

por ende los sistemas de información han cobrado gran interés e importancia. Los

sistemas de información son importantes en las empresas, pues a través de ellos

las empresas logran ser más competitivas y brindar servicios y productos con

mayor calidad y eficiencia. Es necesario que las empresas inviertan en sistemas y

tecnologías de información; y deben verlo como una inversión y no como gasto, la

inversión que realicen les dará buenos resultados y les permitirá maximizar sus

utilidades. Es necesario que estos sistemas tengan altos niveles de seguridad

para que personas externas no puedan ingresar y obtener información valiosa o

incluso bloquear el sistema de información.

En el presente ensayo se analiza el sistema de información financiero de

Asociación Share de Guatemala.

En el presente ensayo se abarcan algunos objetivos como conocer algunos

conceptos esenciales sobre sistemas de información; analizar el sistema actual de

información financiera de Asociación Share de Guatemala, analizar el hardware

utilizado y usuarios finales de la información que emite el sistema.

Es importante el análisis de estos temas para conocer la estructura y

funcionalidad del sistema de información financiera, así poder establecer

propuestas de mejora para contar con información bien estructurada y que sea

base para la mejor toma de decisiones en la institución.

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“Sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que

recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de

decisiones y el control de una organización. Las actividades que intervienen son

entrada, procesamiento y salida” (Laudon, Kenneth C. y Laudon , Jane P., 2008)

En un sistema de información interviene un conjunto de elementos, los cuales

están orientados a recabar y procesar datos para que la salida sea información

valiosa para la toma de decisiones a diferentes usuarios. Los sistemas de

información se crean para cubrir una necesidad u objetivo. Un sistema de

información no son únicamente las computadoras sino que básicamente se

compone de organizaciones, administración y tecnología; que actuando en

conjunto hacen que un sistema de información sea funcional y útil.

“Los negocios prosperan al recabar y utilizar con efectividad la información, la

cual debe ser confiable y estar disponible cuando sea necesario para la toma de

decisiones” (Besley, Scott / Brigham, Eugene F., 2009)

“Tecnología de información (TI) consiste en todo el hardware y software que

una empresa requiere para alcanzar sus objetivos de negocios. La infraestructura

de tecnología de información proporciona la base o plataforma, sobre la cual la

empresa puede construir sus sistemas de información específicos” (Laudon,

Kenneth C. y Laudon , Jane P., 2008).

Las empresas que deseen tener éxito deben invertir en sistemas y tecnología

de información, ya que estos sistemas les ayudará a minimizar costos y por ende

a maximizar sus utilidades. Lamentablemente muchas empresas ven esto como

un gasto y no como una inversión que les traerá grandes beneficios; es necesario

que las empresas se actualicen y utilicen la tecnología de punta de que se dispone

actualmente. “Al utilizar los sistemas de información las empresas pueden tener

ventajas como: excelencia operativa, nuevos productos y servicios, buenas

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relaciones con clientes y proveedores, toma de decisiones mejorada, ventaja

competitiva y supervivencia” (Laudon, Kenneth C. y Laudon , Jane P., 2008).

“Asociación Share de Guatemala es una organización sin ánimo de lucro, laica

y apolítica que trabaja desde 1987 en temas de desarrollo en Guatemala. La

finalidad es seguir brindando el mejor aporte en pro de una sociedad próspera,

equitativa y respetuosa. Se vela porque haya oportunidades para todos, actuando

en las áreas más pobres del país, apoyando especialmente a familias y

comunidades en situación de vulnerabilidad. La sede central está en San Lucas

Sacatepéquez y cuenta con varias sedes regionales en diferentes departamentos

como lo son: Huehuetenango, Quiché, Chimaltenango, Jutiapa, Baja Verapaz y

Palencia” (Asociación share de Guatemala, 2000)

Dentro del sistema de información que actualmente tiene Asociación Share de

Guatemala, se manejan varios programas que son se bastante utilidad, entre los

que se mencionan: Sistema de información financiera y contable, sistema de

información de créditos, sistema de logística y sistema de recursos humanos;

también se utiliza el servicio de correo institucional, prestado por una empresa, en

el que se recibe y envía información para que todo esté actualizado, existe la

página de internet de la Asociación en la que se puede consultar diversa

información, la dirección de la página es: www.shareguatemala.org.

Asociación Share de Guatemala desde sus inicios ha implementado sistemas

de información, pues estos facilitan el manejo e interpretación de la información y

ayudan a tomar las mejores decisiones. A un inicio se contó con un sistema de

información local con el apoyo de hojas electrónicas de Excel, debido a que

únicamente existía la sede central utilizando mínimo número de computadoras de

poca capacidad de almacenamiento, debido a que existían pocos empleados, pero

conforme la Asociación creció mediante la implementación de diversos programas

y de sedes regionales en el año 2003 se vio la necesidad de invertir en sistemas

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de información que se pudieran manejar vía internet y que todos tuvieran acceso a

la información que les compete, de tal forma que se tuviera información real.

El sistema de información financiera que se utiliza tiene el nombre de Sistema

de Información financiera y contable (SIFCO), el cual se creó en base a las

necesidades existentes de orden, información, transparencia y toma de decisiones

oportunas. En la Asociación se maneja el Manual Administrativo Contable, el cual

tiene como objetivo principal: “regular, normar y ordenar los registros contables de

acuerdo al Sistema de información Financiera de la Institución” (Asociación Share

de Guatemala, 2011). Este sistema puede proporcionar la información de una

manera tridimensional. Aparte de tener un catálogo contable1 se tiene un catálogo

programático. El catálogo programático tiene códigos por fondos, por programa,

por sedes y por empleado, este código programático se agrega de la siguiente

forma: primero se escribe la cuenta contable seguido de un guión se coloca la

cuenta programática. De esta manera los usuarios del sistema contable podrán

generar la información financiera por fondos, por programas y por sedes

regionales.

La nomenclatura contable está estructurada de forma que cumpla con las

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), generando información

confiable y oportuna para la toma de decisiones de la junta directiva y dirección

general de Asociación SHARE de Guatemala. Los estados financieros2 que emite

el SIFCO están clasificados en: 1) Activo; 2) Pasivo; 3) Patrimonio; 4) Ingresos; 5)

Egresos; 6) Otros gastos y productos financieros y 7) Cuentas de orden.

1 Catálogo contable: Lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable.

2 Estados financieros: Balance general, estado de resultados, estado de flujo de efectivo, estado de

cambios en el patrimonio, notas a los estados financieros.

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Conforme la Asociación creció y con el apoyo del financiamiento de otros

países, se adquirieron computadoras con mucha más capacidad, y se mejoró el

sistema de información existente, volviéndose más efectivo. Actualmente para

ingresar al SIFCO basta con que la computadora donde se trabaja tenga acceso a

internet, luego en todos los programas, accesorios, comunicaciones se elige la

opción de “Conexión a escritorio remoto” a través de una clave proporcionada por

el administrador del programa se ingresa a la plataforma donde se selecciona el

sistema financiero. Tanto en Share central como en las sedes regionales se tienen

redes para tener acceso a internet y diferentes programas que se utilizan y

también se puede compartir información con otros usuarios que estén en la red.

En Asociación Share se cuenta con normas de seguridad, para que no cualquier

persona tenga acceso al sistema, también existe la seguridad a través del antivirus

con licencia utilizado que es el Mcafee, el cual no permite que las computadoras

sean infectadas con virus y poder perder información importante. Al ingresar

información al sistema desde cualquier computadora la información se guarda

automáticamente en el servidor que está en Share central, al cual se le da

mantenimiento constante, por lo que se puede contar en cualquier momento con

información actualizada. Algo importante que cabe mencionar es que en

Asociación Share de Guatemala se cuenta con el departamento de “Sistemas de

información y monitoreo”, el cual se encarga de ver asuntos relacionados a la red,

correo electrónico, actualización de sistemas existentes, implementación de

nuevos sistemas; también se encargan de dar mantenimiento preventivo y curativo

al equipo de cómputo con el que se cuenta tanto a nivel central como en las sedes

regionales.

Considero que el sistema financiero con el que se cuenta es bastante

completo, pues permite emitir diferentes reportes que son útiles para la toma de

decisiones en diferentes niveles. Algunos reportes que emite el SIFCO son:

Estados financieros, libro bancos, reporte de cheques emitidos, ejecuciones

presupuestarias generales, por programas, sedes, etc. Sin embargo considero que

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aún se puede mejorar el sistema implementando algunos aspectos como: Control

de presupuestos que abarque el presupuesto autorizado, ejecuciones y saldos

disponibles, ya que actualmente únicamente se tienen las ejecuciones; también

considero que se puede implementar un sistema de control de activos fijos ya que

actualmente se lleva en hojas Excel que son útiles, pero existe el riesgo de que se

eliminen los archivos o no se guarde cierta información, por lo que un sistema

como tal es mucho mejor.

Todas las personas que utilizan el sistema financiero son capacitadas

adecuadamente para que se tenga un correcto uso del sistema y que se pueda

utilizar e interpretar la información y reportes que emite el sistema.

Actualmente en Asociación Share de Guatemala existen 176 empleados, los

cuales todos poseen computadora, algunos computadora de escritorio y otros

computadoras portátiles, ambas de excelente calidad, no todos tienen acceso al

sistema de información financiera. Existen diversas marcas de computadora pero

la que predomina es la marca DELL, también se utilizan impresoras de muy buena

calidad siendo la mayoría de las marcas HP y Canon, existen de diferentes estilos

y tamaños; también se utilizan fotocopiadoras siendo la mayoría de las marcas

Kónica Minolta y Kyocera, otro tipo de hardware utilizado es: escáner, cámaras

digitales, UPS, reguladores de voltaje y routers; el servicio de internet con el que

se cuenta en sede Huehuetenango es turbonett a través de la empresa Claro con

una velocidad de 4GB. Tanto en sede central como en sedes regionales las

impresoras están centralizadas, es decir que se utiliza una impresora en cada

sede (en sede central existen 5) en la que todos los empleados envían sus

impresiones, esto funciona con impresiones de archivos locales en cada

computadora, como impresiones desde cualquier sistema de información al que se

tenga acceso.

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A continuación se describe la computadora utilizada en Sede Huehuetenango

para acceder al sistema de información financiera de Asociación Share de

Guatemala: Computadora de escritorio marca DELL, pantalla plana de 15

pulgadas, sistema operativo Windows XP Profesional versión 2008, Service pack

3, Procesador marca Pentium D CPU 3.40 GHz 3.39 GHz, 2GB de Memoria Ram,

Disco duro de 320 GB. El resto del equipo utilizado en sede regional de

Huehuetenango es una impresora marca HP modelo 602N para imprimir

solicitudes de cheque, estados financieros y diferentes reportes que emite el

SIFCO, además se utiliza una fotocopiadora marca Kyocera KM-2810 para

fotocopiar diversa información relacionada al sistema financiero y que es de

utilidad a diferentes usuarios.

El sistema de información financiera (SIFCO) utilizado en Asociación Share de

Guatemala tiene varios usuarios, quienes tienen acceso para un riguroso análisis y

adecuada toma de decisiones, respecto a diferentes situaciones como por ejemplo

el activo, pasivo o patrimonio de la empresa, ejecución de proyectos con otras

organizaciones nacionales o internacionales, etc.

Entre los usuarios del sistema están:

Asesores de recursos, Asistentes de cartera, Asistentes Administrativas:

quienes ingresan solicitudes de cheque, solicitudes de fondos para instituciones

cooperantes, emisión de reportes, ejecuciones presupuestarias, entre otras.

Coordinadores de Sedes Regionales: quienes pueden imprimir diferentes

reportes sobre la ejecución de programas y presupuestos a nivel de departamento,

es útil para tomar medidas correctivas y decisiones adecuadas.

Contadora general, Gerente Administrativo financiero y personal de finanzas:

quienes dan trámite a todo lo financiero, emiten los estados financieros, para su

posterior entrega a dirección ejecutiva, junta directiva y diferentes auditorías ya

sea internas o externas. En este departamento se detectan mejoras que se

pueden hacer al sistema.

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Director ejecutivo, subdirección administrativa, subdirección operativa, junta

directiva: quienes reciben y analizan los diferentes reportes y toman las mejores

decisiones.

Auditores internos y externos: Utilizan la información y estados financieros

como evidencia de su auditoría.

Proveedores, clientes, financistas: En ciertos momentos tienen acceso a

algunos reportes impresos y analizan la situación de la Asociación.

Los 176 empleados de Asociación Share de Guatemala tienen acceso a

programas del sistema (créditos, logística, RRH).

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CONCLUSIÓN

Definitivamente las empresas que han llegado a crecer han dejado atrás

algunos paradigmas y han adoptado nuevos, por supuesto mejores, como el caso

de los sistemas de información, que las empresas grandes han adoptado con altos

niveles de seguridad y que incluso ahora venden sus productos o servicios vía

internet. Esto nos deja como enseñanza que si una empresa quiere crecer y tener

éxito debe realizar una inversión fuerte en su sistema de información y también

invertir en la seguridad de dicho sistema, para que no todos tengan acceso. En

nuestro medio lamentablemente la mayoría de empresas son micros, pequeñas y

medianas, las cuales no cuentan con suficiente capital para invertir en un buen

sistema de información, esto se debe también al tamaño de dichas empresas y a

que sus actividades no son tan grandes; pero se puede tener un sistema de

información en Excel u otro programa de fácil acceso, por lo que todas las

empresas deben contar con un sistema de información. Con la utilización de

sistemas de información se tendrán varias ventajas entre las que se mencionan:

reducción de costos, maximización de la utilidad, mejor servicio a clientes y

proveedores ya que a través de los sistemas todo es más rápido y eficiente por lo

que el tiempo efectivo de trabajo de los empleados y usuarios del sistema es

mejor aprovechado y no se invierte tiempo en buscar datos, ordenarlos, tabularlos

para poder integrarlos y analizarlos. Los sistemas de información apoyan a todo

nivel y principalmente a los propietarios, gerentes o directores de instituciones, ya

que les suministra información y reportes que son indispensables para una

adecuada toma de decisiones ya no únicamente en base a la experiencia sino a

estudios o reportes emitidos por el sistema. En Asociación Share de Guatemala

se ha mejorado bastante con la implementación de sistemas y se tiene un

adecuado nivel de seguridad. Se puede seguir mejorando y es a lo que se debe

tener apertura ya que como humanos e instituciones se debe mejorar

continuamente.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Asociación share de Guatemala. (01 de Septiembre de 2000). Asociación Share de Guatemala. Recuperado el 22 de Julio de 2012, de http://www.shareguatemala.org

Asociación Share de Guatemala. (2011). Manual Administrativo Contable. San

Lucas Sacatepéquez.

Besley, Scott / Brigham, Eugene F. (2009). Fundamentos de Administración Financiera (14a. ed.). México: CENGAGE Learning.

Laudon, Kenneth C. y Laudon , Jane P. (2008). Sistemas de Información

Gerencial: Administración de la empresa digital. (Décima ed.). México: Pearson Educación.

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PLATAFORMA DONDE SE PUEDE SELECCIONAR LOS PROGRAMAS. SE INGRESA A TRAVÉS DEL ESCRITORIO REMOTO, A TRAVÉS DE UNA NUMERACIÓN, LUEGO SE INGRESA USUARIO Y CONTRASEÑA.

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SISTEMA FINANCIERO-CONTABLE (SIFCO) UTILIZADO EN ASOCIACIÓN SHARE DE GUATEMALA.

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SISTEMA FINANCIERO-CONTABLE (SIFCO) UTILIZADO EN ASOCIACIÓN SHARE DE GUATEMALA.