enterprise resourse planning 20150511

7/25/2019 Enterprise Resourse Planning 20150511

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Enterprise ResourcePlanning(ERP)


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Qu es un ERP?

Es una aplicacin de software queautomatiza e integra tanto los procesos delmanejo de un negocio as como la

produccin y distribucin.Los sistemas ERP unen y sincronizan todaslas operaciones de la compaa incluyendo:Recursos Humanos, finanzas manufacturay distribucin, as como tambin debepermitir conectar a la empresa con susclientes y proveedores


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Qu es un ERP ? (cont)

Los ERP ofrecen una interfaz con el usuariopara ejecutar las transacciones de la empresay bases de datos centralizada para almacenartoda la informacin.

Los ERP son considerados como la evolucinnatural de los sistemas de planeacin derecursos de manufactura (MRP & MRP II). SePosicionan como la integracin de losdiferentes sistemas de informacin en todas lasreas de las empresas.


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http://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.aihttp://www.javeriana.edu.co/unidad_web/escudos/tiara_v.ai


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Qu hacen los ERP ?

Control, gestin yplaneacin de losrecursos financieros

Planeacin deProductos

Aprovisionamiento deMateriales

Manejo de Inventarios Interaccin con

Proveedores

Proveen Servicio aClientes

Seguimiento de rdenes Manejo de Recursos

Humanos

Gestin de costos dedistribucin ymanufactura.

Principales tareas de apoyo:


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Factores de Exito

Calidad de la solucin seleccionada

Calidad del Producto

Capacidad del Proveedor

Otros Servicios asociados (comunicaciones, facilidad de integracincon otros sistemas legacy)

Metodologa probada

Valdivia, Septiembre 2010


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Factores de Exito

Administracin de las expectativas de los distintos actores

Clarificar objetivos

Soluciones traen problemas

Soluciones simples, problemas simples

Soluciones complejas, problemas complejos



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Factores de Exito

Usuarios

Calidad de los usuarios (son personas claves o no?)

Compromiso de los usuarios : porque quieren que el proyectofuncione?

Tienen una Visin de negocios?

Tienen un Conocimiento operativo de la universidad?

Que porcentaje de dedicacin al proyecto



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Factores de Exito

Compromiso Direccin Superior

Apoyo explcito con un Plan de Comunicacin que informe a toda

la comunidad universitaria Recursos Asignados en cantidad y oportunidad suficiente?



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Factores de Exito

Cultura Organizacional

Cual es la historia Informtica? La organizacin acepta y usa las

soluciones informticas? Hay Disposicin al cambio?

Cual es la capacidad tcnica del grupo implementador?



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Factores de Exito

Calidad de los consultoresCuales son los Proyectos similares exitosos

Cual es su Perfil profesional

Hay Cantidad suficiente?Se requieren consultores Tcnicos y funcionales

Contingencias : como se enfrentarn? Hay unplan B?

Comparacin con usuarios : como se comparanlos usuarios con los consultores? Podrn Trabajaren equipo y tener xito?



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Si hay que elegir los 3

esenciales1. Compromiso y apoyo de la DireccinSuperior

2. Compromiso de los usuarios con el xitodel

3. Calidad de los consultores para asegurar

resolucin de los problemas que surjan



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Metodologa Es imprescindible usar una metodologa que todos puedan usar

Adaptacin de la Metodologa : la metodologa debe

adaptarse al proyecto especfico si es necesario

Aplicacin de la Metodologa



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Cmo trabajan los ERPs?

Los ERP hacen fluir la informacin a lo largo yancho de la empresa proveyendo una solavisin de la informacin.

Facilita el intercambio de datos entre las

divisiones de la corporacin Provee prcticas de negocio probadas en un

solo sistema de informacin.Cada mdulo del sistema trabaja

individualmente, pero al mismo tiempo en

coordinacin e integracin con el resto demdulos que conforman el ERP completo.


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SERVICIO AL

CLIENTE

PROCESOS DE NEGOCIO - REQUERIMIENTOS

PLANEACION

ALMACENAMIENTO

PRODUCCION

RECEPCION

APROVISIONAMIENTO

DESPACHO

Control de calidad del producto (Inspeccin)

Control de los productos compuestos (kits)

Inventario Consolidado en lnea

Manejo de mltiples bodegas y ubicaciones

Manejo de mtiples unidades de medida Control de Lotes/Seriales

Manejo de polticas de Inventario

Control de costo de Garantas

Seguimiento a las quejas y reclamos

Control a devoluciones

Planeacin de Compras

Seguimiento a compras e importaciones

Calificacin de proveedores

Manejo consolidado de plan de compras

Manejo de Rutas de Proceso Manejo de Herramientas en el proceso

Programacin de la produccion

Optimizacin de los recursos de produccin

Consolidado de requerimeintos de materiales

Control de los recursos de planta

Control de los desperdicios, mermas y retrabajos

Informacin al da de Inventarios

Escenarios de Simulacin

Manejo de politicas de Inventario

Manejo de productos sustitutos y acosto optimo

Optimizacin de la inversin deinventarios

Programas cumplibles

Programacin y control de los despachos


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SERVICIO AL

CLIENTE

PROCESOS DE NEGOCIO - REQUERIMIENTOS

PLANEACION

ALMACENAMIENTO

PRODUCCION

RECEPCION

APROVISIONAMIENTO

DESPACHO


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La Solucin

SISTEMA OPERATIVO

SISTEMA ANALITICO

SISTEM

ACOLABORAT

IVO

PROCESOS DE NEGOCIOS

SISTEMA TRANSACCIONAL - ERP

SISTEMA CRM


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SOLUCION PROPUESTA

CRM

CONTROL

DE

CALIDAD

ADMINITRADORDE

BODEGAS

INTELIGENCIA

DE

NEGOCIOS

COMERCIO

ELECTRONICO

PRONOSTICOS

DE

DEMANDA

CONEXION

SISTEMA A

SISTEMA

MANTENIMIENTO

PLANEACION

DE

PRODUCCION

INVENTARIO

INGENIERIA

DE

PRODUCTO

COMPRAS

PORTAL

PROGRAMACION

DE

PRODUCCION

MANUFACTURAPOSTVENTA

GESTION

DEL

SERVICIO

PORTAL

CAMPAAS

MERCADEO

PREVENTA

VENTA

COMERCIAL

CUENTAS

POR

COBRAR

CONSOLIDACION

FINANCIERA

CONTABILIDAD

CUENTAS

POR

PAGAR

COSTOS

FINANZAS


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Sistemas complementarios

Supply Chain Management

Advanced Planning and Scheduling

Warehouse Management System

Demand Planning

Business Process Management

Transport Management System

E-Procurement

Suplier Relationship Management.

CRM, otros.


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Beneficios Esperados

Disminuye los costos de produccin y de gestin deinventario

Mejora el servicio a los clientes

Planea y pronstica la demanda de producto

Permite anticipar los costos.

Asegura que los materiales requeridos estndisponibles cuando se necesitan.


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Beneficios esperados

Mejorar el flujo deprocesos

Reducir InventariosDatos ordenados, mejoranlisis

Informacin al clienteadecuada y validada


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Justificacin de la Inversin

Las Plantas tienden a ser ms eficientes Se mejora el proceso y tiempos de

entrega Se reducen los tiempos de espera Incrementa la precisin del Inventario. Reduce el inventario work-in-process Se aumentan las ventas por un mejor

servicio al cliente. La empresa obtiene mayorcompetitividad en forma sostenible.


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Riesgos en el negocio

Se tiene una inversin inicial alta Incertidumbre(software)

Aunque se trata de tecnologa lo ms importante son

las personas. Que el sistema no se ajuste con los cambios del

negocio

A los empleados les son asignadas responsabilidadesms grandes


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Factores de costo a largo y corto plazo

Costos de Implementacin

Costos internos y de Consultora

Costos de Mantenimiento

Personal de soporte ( HW + Comunicac. )

Servicios de terceros ( Tcnicos y funcionales )

Plataforma tecnolgica ( TCO )


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ERPs Impactos en la

IndustriaMayor Visibilidad Bajan los costos totales en la cadena de

suministro Acortan los tiempos de produccin

Reduce el Inventario al mnimoCoordina demanda, abastecimiento y

produccinMejora la calidad del producto

Incrementa la confiabilidad de las fechas deentrega comprometidas.


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Personas-Compromiso de Todos los Trabajadores

-Entrenamiento

-Capacidad Competitiva

-Disposicin al Cambio

Planeacin

Infraestructura HW-SW-

Comunicaciones

SystemInformtica

Actividades

Tcnicas

Calidad y Exactitud

Informacin

OrganizationOrganizacin

Estructura Organizacional

Funciones Negocio

Procesos, polticas

Delegacin, apoyo

Plan Implementacin

Actividades

Procedimentales

Calidad y exactitu

Informacin

FACTORES CRTICOS DE EXITO


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Temas a tener en cuenta

Costo total de implementacin

Dficil de decir cuando se recupera la inversin

Impacto Poltico y cultural

Dependencia en proveedores

El xito depende en gran medida del compromiso dela alta gerencia.

Re-ingeniera


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Cmo afectan al cliente?

Reduce errores en los pedidos, facturacin y envio.

Disminuye los tiempos de esperaLead Times.

Incrementa la calidad

Incluye al cliente en el proceso Extranets


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Quienes estn en el

mercado ? SAP Infor Global SolutionsOracleMicrosoftOtros ERP de Nicho (QAD, MFGpro, IBS,

..) Los Locales

No todos los ERPs son iguales.

Pero todos pueden intentar hacer lo mismo


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CASO EJEMPLO

Lista de ERPs a evaluar


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Lista de ERP s a evaluar

Los ERP que formaron parte de la lista a evaluar se seleccionaronen base a :

Posicionamiento en el mercado (lderes) y

Presencia en Chile

Vertical EducacinBanner de la empresa Sungard

Higher Education

Horizontales (varias industrias)

SAP de SAPPeopleSoft de Oracle

Corporation

Actividades realizadas


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Agosto 2008 : Visita institucional a universidades Virginia Tech,Illinois Institute of Technology, University of Chicago

Fines 2008 hasta abril 2009 : trabajo con unidades

de Finanzas, RRHH y Direcciones VicerrectoraAcadmica para definir y especificar las

necesidades de la Uach.



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Request for Information (RFI) :

Estas necesidades se traducen en consultas enviadas a

los tres proveedores seleccionados.

Efectivamente se les envan 1.274 consultas relativas a

Finanzas, contabilidad, presupuestos y otros, 495

relativas a Nmina y Gestin del Capital Humano, 310

relativas a Estudiantes y procesos acadmicoadministrativos y 257 consultas tcnicas.


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Periodo

Etapa Inicio Fin

Carta invitacin y baseadministrativa 15-05-2009 15-05-2009

Recepcin de las ofertas 19-06-2009 19-06-2009

Evaluacin de la ofertas 23-06-2009 17-08-2009

Consultas tcnicas 23-06-2009 17-08-2009

Consultas econmicas 23-06-2009 17-08-2009

Request for Proposal (RFP)



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Visita a la universidad de los proveedores para

presentar sus propuestas de acuerdo al siguiente

programa


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V isitas Proveedores Octubre 2009

Martes 13Saln Calle-Calle Saln Riihue

8:30

Presentacin Caso de Negocios SAP

8:30

FINANZAS Sungard HE10:00 10:00

10:15 Presentacin Caso de Negocios

Sungard HE

10:15

FINANZAS Oracle-PeopleSoft11:45 11:45

12:00 Presentacin Caso de Negocios

Oracle-PeopleSoft

12:00

FINANZAS SAP13:30 13:30

13:30

Almuerzo/Evaluacin UACh

13:30

Almuerzo/Evaluacin UACh15:00 15:0015:15

RRHH Oracle-PeopleSoft16:45

17:00

RRHH SAP18:30
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Mircoles 14 Jueves 15Saln Riihue Saln Riihue

8:30

RRHH Sungard HE

8:30CAMPUS Oracle-

PeopleSoft10:00 10:00

10:15

META4 RRHH

10:15

Evaluacin UACh11:45 11:45

12:00

Evaluacin UACh

12:00Anlisis Proyecto

Sungard HE13:30 13:30

13:30

Almuerzo

13:30

Almuerzo15:00 15:00

15:15

SAP Ciclo vida Estudiante

15:15Anlisis Proyecto

Oracle-PeopleSoft16:45 16:45

17:00

Sungard HE Estudiantes

|

Anlisis Proyecto SAP18:30 18:30

V isitas Proveedores Octubre 2009
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Rector UACh Sr. Victor Cubillos Director Finanzas Sr. Guillermo Urrutia

Vicerrector Academico Sr. Oscar

Galindo Jefe Presupuestos Sra. Marta Riveros

Vicerrector de Gestin Sr. AgustnQuevedo Contador General Sr. Ricardo Leal

Director Plan.Estrategica Sr. Jorge

Diaz Tesorera Sra. Julia Mansilla

Director Personal Sr. Hugo Lara Cobranzas Sr. Luis Barrera

Asesora Sra. Lorna Verdugo Adquisiciones Sr. Marcelo Cavieres

Jefe Procesos Sr. Ral Pilquiman Director Pregrado Sr. Patricio Altamirano

Director C.I. Sr. Eugenio Ponisio Director PostGrado Sr. Hernan Poblete

Jefe Proy.Desarrollo Sra.Nadja

Starocelsky Directora DAE Sra. Angelica Aguilar

Analista Sr. Luis Pereira Jefe Depto. Admisin Sr. Nestor Seplveda

Analista Sr. Luis Cisterna Asistente Social Sra. Ins Flores

Admin. Base de Datos Sr. Milton

Muoz Asistente Social Sra. Paola Fuentes

Analista Sr. Javier Vial Jefe Depto. Registro Academico Sra.Cristina Barriga

Cobranzas Sr. Luis Barrera

Q di l i ?


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Ordene Segn

su preferencia PeopleSoft SAP BannerU. Finanzas 2 1 3

2 1 3

2 1 3

2 3 1

2 1 3

U.Personal 3 1 2

1 3 2

2 3 1

V.Acadmica 2 3 12 3 1

2 3 1

2 3 1

1 2 2

Ranking 1,92 2,15 1,85

Que dicen los usuarios?
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Cmo evala a cada uno? PeopleSoft SAP BannerU. Finanzas 2 1 2

2 2 3

2 2 3

2 2 1

2 2 2U.Personal 1 2 1

1 2 2

2 1 2

V.Acadmica 2 2 2

2 3 12 2 1

2 3 1

2 2 2

Ranking 1,85 2,00 1,77


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Quin sabe ms de

Universidad? PeopleSoft SAP BannerU. Finanzas X

X

X

X

U.Personal X

X

X

V.Acadmica X

XX

X

X

Total Preferencias 1 3 8

CUADRO RESUMEN Banner SAP PeopleSoft


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CUADRO RESUMEN Banner SAP PeopleSoft

Foco del ERP Educacin superior Empresas Empresas

Fortaleza (origen) Estudiantes Finanzas Recursos Humanos

Nro. Instituciones 1.600 150 900Nro. IES America Latina 40 6 32

Nro. IES Chile 8 3 1

Nro. Alumnos 10.000.000 150.000 5.500.000?

Nro. Alumnos Espaol 1.200.000 40.000? ?

Localizaciones Incluidas? Si No No

Origen consultores SungardHE Neoris Quanam

Encuesta Usuarios UACh. Quien

sabe mas de Universidad? 8 3 1

Encuesta Usuarios UACh. A

quien prefiere? 1 3 2

Encuesta Usuarios UACh. Comoevala el sistema? 1 3 2

Condiciones


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Condiciones

Precios en miles de pesos

Todos los impuestos incluidos

US$ = $500

U.F. = $21.355


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ERP Mdulo

Licencia

s ERP

%

Mantenci

n ERP 1

ao

Licencias

BD

%

Mantenci

n BD 1

ao Consultora Hw

Gestin

del

Cambio Otros Total

SAP

Total

388.913 85.561 0 0 752.793 59.500 25.68432.054 1.344.505

Finanzas 177.668 39.087 0 0 336.469 0 12.453 14.449 580.124

RRHH 105.623 23.237 0 0 208.162 0 6.616 8.803 352.440

StudentLife Cycle

Management 105.623 23.237 0 0 208.162 6.616 8.803 352.441

Banner Total 357.875 66.690 241.200 55.476 740.310 59.500 0 51.822 1.572.872

Finanzas 173.510 27.127 250.155 0 0 17.511 468.302

RRHH 108.415 23.158 0 0 250.155 0 0 17.511 399.239

Student 75.950 16.405 0 0 240.000 16.800 349.155People-

Soft Total

305.105 67.123 51.438 11.316 740.143 59.500 78.77951.810 1.365.213

Finanzas 48.243 10.613 206.225 0 78.779 14.436 358.295

RRHH 91.996 20.239 211.671 0 0 14.817 338.723

Gestin

Comentarios


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Comentarios

Las cifras mostradas estn basadas en propuestas

no negociadas con los proveedores

Al proveedor seleccionado debera pedrsele unpreproyecto que incluya una lista de compras al

detalle, y un plan de trabajo formal detallado.

El precio de la Base de Datos (la misma en todoslos casos) no fue especificado por algunos de losproveedores. Es un punto a aclarar porquedistorsiona la evaluacin, como se v en lasiguiente lmina. Al eliminar la base de datosSungardHE pasa a ser el mas barato.

%


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ERP MduloLicencias

ERP

Mantenc

in ERP

1 ao

Consultor

a Hw

Gestin

del

Cambio Otros Total

SAP

Total

388.913 85.561 752.793 59.500 25.684 32.054 1.344.505Finanzas 177.668 39.087 336.469 0 12.453 14.449 580.124

RRHH 105.623 23.237 208.162 0 6.616 8.803 352.440

Student LifeCycle

Managemen

t 105.623 23.237 208.162 6.616 8.803 352.441

Banner Total 357.875 66.690 740.310 59.500 0 51.822 1.276.196

Finanzas 173.510 27.127 250.155 0 0 17.511 468.302

RRHH 108.415 23.158 250.155 0 0 17.511 399.239

Student 75.950 16.405 240.000 16.800 349.155People-

Soft Total

305.105 67.123 740.143 59.500 78.779 51.810 1.302.459

Finanzas 48.243 10.613 206.225 0 78.779 14.436 358.295

RRHH 91.996 20.239 211.671 0 0 14.817 338.723

Gestin

Costos internos


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Costos internos

El personal que participa en el proyecto debededicarse completamente a l. Las

participaciones de tiempo parcial NO RESULTAN,

porque las personas siguen ms preocupadas delo que pasa en su escritorio que del avance del

proyecto.

Este personal deber ser subrogado. Este costo

adicional est mostrado en la siguiente lmina.


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ERP Modulo DuracinProyecto

(semanas)

Remuneraciones

personal UACh

mensual

Total

Remuneraciones

Internas

SAP

Total

94 276.656Finanzas 26 4.052 105.353

RRHH 34 1.747 59.403

Student Life Cycle

Management 34 3.291 111.900

Banner Total 90 272.711

Finanzas 30 4.052 121.561

RRHH 30 1.747 52.414

Student 30 3.291 98.735

PeopleSoft Total 112 217.220

Finanzas 27 3.677 99.280

RRHH 47 0 0

GestinAcadmica 38 3.104 117.939

Seleccin del ERP
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Seleccin del ERP

Revisando los factores crticos de xito y fracasoenumerados anteriormente en esta presentacin hay

que fijar los siguientes parmetros de seleccin

Calidad de la Solucin : se evaluaron los mejores sistemasdisponibles en el pas con un costo muy similar. Estamos

comparando productos equivalentes.

La evolucin histrica de los ERP lderes en el mercado

parte durante la dcada de los 70 u 80 y se desarrollan a

partir de un mdulo inicial.

Seleccin del ERP


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Seleccin del ERP

PeopleSoft parti como un sistema de RRHH y estcentrado en esa temtica. Su fortaleza est en ese

mbito.

SAP se inici como un sistema financiero/contable y

evolucion alrededor de esa temtica donde es muy

fuerte en todo el mundo.

BANNER surgi como un sistema para manejar asuntos

estudiantiles y evolucion desde ese centro. Por eso sufuerte es Educacin Superior.

Seleccin del ERP


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Seleccin del ERP

La posicin en el mercado mundial, latinoamericano ychileno tambin es un criterio que favorece a Banner.

La cantidad de instituciones y alumnos que han

seleccionado a esta opcin es determinante.

Los funcionarios de la UACh que participaron en las

actividades de evaluacin prefieren Banner porque

dicen que entienden mejor el lenguaje del personal de

Banner que atiende solo a IES.

Seleccin del ERP


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Seleccin del ERP

La Gestin del Cambio es un componente muy importante en elxito del proyecto de implementacin, por tanto que el

consultor maneje bien el lenguaje y la problemtica universitaria

es vital al momento de enfrentar problemas y resolverlos en

conjunto.

La seleccin de los consultores que participarn en el

proyecto debe ser supervisada por la universidad, pero es

claro que mientras ms experiencias exitosas tengan en la

implantacin de sistemas en el mundo universitario, mayores

sern las expectativas de xito del proyecto UACh.

Seleccin del ERP


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Seleccin del ERP

RECOMENDACIN

1 Banner de Sungard Higher

Education

2 PeopleSoft de Oracle

Corporation

3 SAP de SAP

Solucin mezcla de ERP


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Solucin mezcla de ERP

Porque no implantar una mezcla de mdulos dedistintos sistemas? Por ejemplo, finanzas SAP, RRHH

de PeopleSoft y Student de Banner?

DE NINGUNA MANERA Los ERP son sistemas complejos, mezclar ms de uno hace

que se agregue complejidad de manera importante,

dificultando esencialmente el xito del proyecto

Tener una mezcla encarece notablemente la operacin

de los sistemas

Seleccin del ERP


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Seleccin del ERP

Porque no implantar una mezcla de mdulos de distintossistemas?

Una universidad chilena que tiene una mezcla de dos sistemas

estima en cerca de 150 millones de pesos al ao el costo de

mantener funcionando integradamente ambos sistemas. Necesitan financiar

Profesionales para cada una de las soluciones

Doble costo de instalacin de nuevas versiones

Mayor costo en hardware y software bsico

Actualizaciones mas complejas

Seleccin del ERP


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Seleccin del ERP

Porque no implantar una mezcla de mdulos dedistintos sistemas?

Doble trabajo de replicacin de datos de un sistema en el

otro y viceversa

Problemas de coordinacin diarios

Problemas para los usuarios que tienen que tratar de

entender como funcionan dos sistemas distintos

Problemas y mas problemas

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