etapas para organização de acervo
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ETAPAS PARA ORGANIZAÇÃO DE ACERVO
Técnicas organizacionais
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Recepção e Registro;
Higienização;
Avaliação/Identificação;
Classificação/Arranjo;
Acondicionamento;
Descrição;
Disseminação.
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HIGIENIZAÇÃO
Todos os documentos recebidos por um Arquivo Permanente devem
passar pelo processo de higienização.
Neste processo sujidades, como acúmulo de poeira, grampos e clips
metálicos e outros materiais nocivos aos documentos, deverão ser
retirados.
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Para higienização de documentos textuais, o responsável pelo processo
de higienização, deverá utilizar trinchas macias e demais equipamentos
para remoção de partes metálicas.
O Arquivo deverá contar com uma sala específica para este trabalho.
As organizações devem contar com uma sala de triagem, onde são
armazenados os arquivos e coleções que aguardam o processo de
avaliação e registro. Em seguida os documentos são higienizados e
recebem um acondicionamento provisório para aguardar o processo de
arranjo.
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HIGIENIZAÇÃO
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AVALIAÇÃO“Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.” (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.41)
“Seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo”. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.16)
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Em arquivos correntes, avaliação consiste em um trabalho interdisciplinar para “identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.”
(Bernardes, 1998, p.14)
Na fase de arquivo corrente a avaliação deve ser realizada paralelamente ao trabalho de classificação, visando evitar a acumulação desordenada de documentos.
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
“Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade”
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.53)
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PLANO DE DESTINAÇÃO
“Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos.”
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.133)
“Conjunto de instrumentos de destinação de documentos”.
(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.60)
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LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
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TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
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RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA
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Na fase de arquivo corrente a avaliação objetivaRedução da massa documental;
Agilidade na recuperação dos documentos e das informações;
Eficiência Administrativa;
Melhor conservação dos documentos de guarda permanente;
Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite);
Liberação de espaço físico;
Incremento à pesquisa.
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CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO VALOR PRIMÁRIO: “refere-se ao valor do documento
para atender aos fins pelo qual foi produzido, sejam esses fins de caráter administrativo, legal ou fiscal. Os documentos apenas com valor primário devem ser eliminados após o cumprimento do prazo de guarda
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CLASSIFICAÇÃO“Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo
com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo”.
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.49)
A classificação e/ou arranjo “constitui-se numa seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo.”
Viviane Tessitore
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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO5.5 ESPORTES, LAZER E TURISMO (SUBGRUPO FUNCIONAL)
5.5.01 Planejamento do Esporte, Lazer e Turismo (Função)
Séries Documentais
5.5.01.00.01 Plano Plurianual para o Esporte e Lazer.
5.5.01.00.02 Plano Anual da Secretaria de Esportes e Lazer.
5.5.01.00.03 Plano de atividades dos departamentos de atividades comunitárias, esportes e lazer.
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Histórico da pessoa física e/ou jurídica produtora e/ou acumuladora dos documentos.
Este processo de pesquisa é fundamental para se conhecer a trajetória do produtor dos documentos. Recomenda-se, também, conhecer os principais temas relacionados à instituição e/ou vida pública e privada (pessoa física), bem como o período abrangido pelos documentos.
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Excetuando-se os casos de arquivos permanentes que recebem documentos já classificados na idade corrente (sistema de arquivos já implantado), na maioria das vezes, os acervos chegam para os arquivos permanentes e/ou centros de documentação totalmente desorganizados.
É tarefa do técnico especializado estudar e elaborar a melhor forma de arranjo objetivando recuperar a lógica do acervo, facilitando o posterior acesso pelo pesquisador.
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O arranjo segue os mesmos passos da classificação. Para a definição da estrutura do arranjo (número de grupos, séries, sub-séries e dossiês) deve-se levar em consideração a quantidade de espécies e tipos documentais do acervo, assim como sua quantidade física.
Acervos pequenos seguem como norma de organização o arranjo por séries - divisão atribuída a um arquivo, a partir de critérios de conteúdo e/ou espécie documental, e havendo necessidade dividí-la em sub-séries e dossiês.
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NUMERAÇÃO DOS DOCUMENTOSPara se evitar o extravio de documentos de um
dossiê, depois de ordenados cronologicamente, deve-se numerar todos os documentos.
A numeração, utilizando-se algarismos arábicos, deve ser feita seqüencialmente no canto inferior direito dos documentos.
Quando o dossiês contiver pastas, as mesmas receberão números seqüenciais romanos. Exemplo: numeração do quarto documento da terceira pasta: III-4
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ACONDICIONAMENTO“Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu
manuseio”
Dicionário de Terminologia Arquivística
. “Embalagem ou guarda de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa ou família.”
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
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Mais do que simplesmente “embalar” o documento visando sua proteção e conservação, o processo de acondicionamento deve levar em conta o suporte do documento.
Arquivos deslizantes são os mais recomendados tanto para preservação quanto para racionalizar o uso do espaço.
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