ett intranät för umeå universitet · ett modernt intranät är mycket mer än en internwebb. det...

Ett intranät för Umeå universitetFörstudie

InformationsenhetenUmeå universitet2012-08-31Dnr 102-22-96-11

Informationsenheten Intranät - förstudie

Slutrapport 2012-08-31 Dnr 102-2296-11

Sid 1 (79)

Innehåll Sammanfattning .................................................................................................................... 3 1 Uppdraget ........................................................................................................................ 6

1.1 Resurser och projektorganisation ............................................................................... 6 1.2 Upplägg av förstudien ................................................................................................. 6

2 Nuläge och behov ........................................................................................................... 8 2.1 Besöksstatistik på interna webbplatser ....................................................................... 8 2.2 Nuvarande lösningar på institutionsnivå .................................................................... 9 2.3 Inloggningar i system .................................................................................................. 9 2.4 Benchmarks ................................................................................................................. 9 2.5 Nulägesanalys ............................................................................................................ 10 2.6 Behovsanalys .............................................................................................................. 11

3 Koncept ............................................................................................................................15 3.1 Varför behöver Umeå universitet ett intranät? ..........................................................15 3.2 Vad ska känneteckna Umeå universitets intranät? ....................................................15 3.4 Mål ............................................................................................................................. 16 3.5 Målgrupper ................................................................................................................ 18 3.6 Omfattning ................................................................................................................ 18 3.7 Intranätet i relation till andra system och till webbtjänster i omvärlden ................. 18 3.8 Framgångsfaktorer och risker ................................................................................... 19

4 Lösningsförslag och krav ........................................................................................... 22 4.1 Övergripande verksamhetskrav ................................................................................ 22 4.2 Innehållsstruktur ....................................................................................................... 25 4.3 Skisser - wireframes .................................................................................................. 26 4.4 Designkoncept ........................................................................................................... 40 4.5 Use case med detaljerade verksamhetskrav .............................................................. 48 4.6 Tekniska krav............................................................................................................. 48

5 Införandeprojekt .......................................................................................................... 49 5.1 Projektupplägg .......................................................................................................... 49 5.2 Projektorganisation ................................................................................................... 50 5.3 Avgränsningar ........................................................................................................... 52 5.4 Upphandling .............................................................................................................. 52 5.5 Modell för utvecklingsarbetet .................................................................................... 52 5.6 Stegvist införande ...................................................................................................... 53 5.7 Migrering ................................................................................................................... 54 5.8 Införande av intranätorganisation ............................................................................ 55 5.9 Utbildning och support ............................................................................................. 55 5.10 Kommunikation och förankring ................................................................................ 55 5.11 Risker i införandeprojektet ....................................................................................... 56

6 Val av verktyg ................................................................................................................ 57 6.1 Workshops med leverantörer .................................................................................... 57 6.2 För- och nackdelar med de olika verktygen .............................................................. 57

Sid 2 (79)

6.3 Förslag på val av verktyg ........................................................................................... 58 7 Förvaltning av intranätet ........................................................................................... 59

7.1 Förvaltningsorganisation .......................................................................................... 59 7.2 Intranätorganisation ................................................................................................. 59 7.3 Supportfunktionen .................................................................................................... 60 7.4 Fortsatt utveckling ..................................................................................................... 61 7.5 Uppföljning och mätning av effekt ............................................................................ 61

8 Kostnader ....................................................................................................................... 62 Bilaga 1: Medarbetarenkät ....................................................................................................... 64 Bilaga 2: Resultat från workshops med styrgrupp och referensgrupp .................................... 67 Bilaga 3: Tekniska krav för intranätet ...................................................................................... 69 Bilaga 4: Detaljerade kostnadsberäkningar ............................................................................. 73 Bilaga 5: Detaljerad innehållsstruktur .................................................................................... 79

Sid 3 (79)

Sammanfattning

Umeå universitet har idag inget intranät. Information är utspridd på flera olika interna webbplatser och de lokala lösningarna för kommunikation och samarbete varierar kraftigt. E-post är den dominerande kommunikations- och samarbetskanalen inom universitetet. Inte minst sker samarbetet kring gemensamma dokument ofta med hjälp av e-post med de risker och begränsningar detta medför. Nuvarande situation präglas av ojämlikhet och ineffektivitet. Alla institutioner har inte råd eller kompetens att bygga egna intranät. Medarbetare är olika väl informerade beroende på vilken institution de tillhör. Det finns ingen möjlighet för medarbetaren att själv enkelt bidra med artiklar, kommentarer och statusuppdateringar eller delta i diskussionsforum, ställa frågor och få svar. Dagens lösning ger heller ingen möjlighet till personalisering, det vill säga att anpassa innehållet efter medarbetarens roll, behov eller intresse. Ett modernt intranät är mycket mer än en internwebb. Det gör det enklare att utföra vissa arbetsuppgifter, att kommunicera, att samarbeta och att dela material med andra. Det underlättar helt enkelt medarbetarnas dagliga arbete. Ett universitetsgemensamt och modernt intranät kan vara en god hjälp för universitetet i strävan att uppnå visionen om att vara en dynamisk arbetsplats och ett av Europas ledande universitet när det gäller nyskapande virtuella miljöer. Förstudiens uppdrag har varit att ta fram ett beslutsunderlag till rektor avseende ett universitetsgemensamt intranät. Förstudien skulle leverera en vision, målbild och målgrupper för ett intranät. Den skulle vidare leverera en kravspecifikation inklusive intranätets relation till andra system, ett förslag på innehåll, struktur och teknisk lösning samt ett budget- och planeringsunderlag för ett införandeprojekt. Förstudien fick också i uppdrag att ge svar på om även befintliga studenter ska omfattas av intranätet. Målgruppen för den intranätlösning som föreslås i denna rapport är medarbetare vid Umeå universitet. Förstudien visar att studenternas behov skiljer sig relativt mycket från anställdas. Sannolikt skulle de behöva en egen ”studentvariant” av intranätet även om mycket funktionalitet och interaktionsdesign med mera säkert kan återanvändas. En mer gedigen behovsanalys som kartlägger och prioriterar bland studenternas behov behöver göras, liksom ett eget lösningsförslag för studenternas del i intranätet tas fram. Styrgruppen valde på grund av detta att fokusera på medarbetare och hitta en lösning som kan matcha denna grupps behov. Vid utformningen av intranätet är det flera olika och ibland motstridiga behov som ska vägas mot varandra. Behovsanalysen visar att medarbetarna själva vill ha ett intranät som innehåller relevant information, som är lätt att hitta i, som är åtkomligt överallt, som stödjer deras dagliga arbetsrutiner, som underlättar samarbete, som ger möjlighet att bidra med innehåll och dela innehåll med andra, som underlättar dialog, som har en hög grad av valbarhet och är skräddarsytt för dem som individer.

Behovsanalysen visar vidare att ledningen och cheferna har behov av en samlad och effektiv kommunikationskanal som gör det möjligt att nå alla medarbetare eller grupper av medarbetare, som uppmuntrar till dialog och som gör det möjligt att kommunicera värden och visioner. En utmaning är därför att tillgodose båda dessa behov.

Följande övergripande mål för intranätet föreslås. Intranätet ska:

Sid 4 (79)

• Vara till nytta för medarbetarna • Samla vår interna kommunikation • Bidra till ökat samarbete och intern dialog • Stödja universitetets visioner, mål och strategier

Intranätet ska vidare:

• Vara lätt att använda • Ge plats för användargenererat innehåll • Vara personaliserat, det vill säga visa innehåll som är relevant för varje användare beroende på

roll, organisatorisk behörighet och intresse • Underlätta och främja samarbete och dialog • Vara kulturbärare • Samla vår interna kommunikation och bidra till minskat internt e-postande • Ha ett delvis publikt innehåll, annat bakom inloggning • Ha lättbegripliga texter skrivna utifrån ett mottagarperspektiv och enligt klarspråksprinciper • Finnas på svenska och engelska och vara målgruppsanpassat • Vara framtidsinriktat, det vill säga anpassat för mobil och surfplatta, ge möjlighet till arbete på

distans och kunna vidareutvecklas med ny funktionalitet • Ha en bra sökfunktion • Vara plattformsoberoende • Följa rådande riktlinjer för tillgänglighet

I avsnitt 4 finns skisser på hur intranätet föreslås se ut och fungera. Huvudingångarna i intranätet där man hittar informationssidor liknande dem på den nuvarande Anställdawebben föreslås bli ”Min sida”, ”Anställning”, ”Forskning och utbildning”, ”Stöd och service” samt ”Regler och riktlinjer”. ”Min sida” i intranätet är den startsida som visas när medarbetaren loggar in i intranätet. Den visar det som ligger medarbetaren närmast och som han eller hon använder i sin vardag. Min sida ska vara moduluppbyggd. Med modul avses en standardiserad - men i de flesta fall valbar och anpassningsbar - komponent i intranätets webbgränssnitt, som kan visa flöden, länkar eller verktyg för att utföra arbetsuppgifter. Exempel på moduler kan vara mina länkar, mina inloggningar, snabbverktyg för telefonhänvisning, nyheter, RSS-flöden, mina dokument. För att främja samarbete ska det vara enkelt att skapa grupper för till exempel projekt, kommittéer och intressegemenskaper. Grupper kan vara öppna eller slutna och på gruppens sidor kan gruppmedlemmarna föra dialog, ladda upp och arbeta med gemensamt material, ha gemensam kalender och så vidare. Varje institution och andra arbetsenheter kommer att få möjlighet att använda intranätet för enhetsintern kommunikation. Sina enheter och grupper når medarbetaren från ”Min sida”. För att bidra till en ökad dialog och underlätta samarbete bör Umeå universitets intranät ha ett stort inslag av funktioner som underlättar detta, till exempel statusuppdateringar, närvaromarkör, möjlighet att följa andra, skicka meddelanden, få aviseringar om nyheter, kommentera, gilla och dela innehåll, göra inlägg i grupper och blogga.

Förstudien föreslår att EPiServer används som intranätplattform i kombination med SharePoint för dokumenthantering. På så sätt tar vi tillvara styrkan i de båda verktygen – EPiServer som webbpubliceringssystem och SharePoint för dokumenthantering. Införandeprojektet föreslås pågå under två år, men med ett stegvist införande, där de publika delarna (informationssidorna) i intranätet lanseras först, sedan det personaliserade intranätet bakom inloggning. Därefter byggs ytterligare funktioner på vid den tredje lanseringen.

Sid 5 (79)

Själva utvecklingsarbetet föreslås ske agilt med scrum-metoden, vilket i korthet innebär ett mycket nära samarbete mellan utvecklare och projektorganisation, som möjliggör ett flexibelt arbetssätt med löpande leveranser, tester och justeringar av krav.

Den totala kostnaden för införandeprojektet uppskattas till knappt 12,9 Mkr fördelat på två år. Av detta utgör knappt 7,5 Mkr kostnader för utveckling och teknik samt drygt 5,4 Mkr verksamhetskostnader.

Sid 6 (79)

1 Uppdraget

Förstudiens uppdrag har varit att ta fram ett beslutsunderlag till rektor avseende ett större införande- och utvecklingsprojekt för ett universitetsgemensamt intranät. Intranätet vänder sig till medarbetare, men förstudien skulle också ge svar på om även befintliga studenter skulle omfattas.

Förstudien skulle leverera en vision, målbild och målgrupper för ett intranät. Den skulle vidare leverera en kravspecifikation inklusive intranätets relation till andra system, ett förslag på innehåll, struktur och teknisk lösning samt ett budget- och planeringsunderlag som kan användas vid budgetering för påbörjad realisering från och med maj 2012.

Slutrapport skulle levereras senast 2012-04-24, men projekttiden förlängdes till den 31 augusti 2012.

1.1 Resurser och projektorganisation Förstudien har haft en budget på 900 000 kr. En extern konsult i form av kommunikationsbyrån Intellecta Corporate har anlitats för upplägg av förstudien, intervjuer, vissa workshops och analysarbete. Projektet startade formellt den 18 oktober 2011 och avslutades den 31 augusti 2012.

Projektorganisation Uppdragsgivare: Kjell Jonsson, prorektor

Styrgrupp: Kjell Jonsson, prorektor, Siv Olofsson, förvaltningschef, Ulrika Frick Lang, kommunikationschef, Sören Berglund, IT-chef och Yvonne Andersson, personalchef

Projektledare: Ulrika Bergfors Kriström, biträdande informationschef

Projektgrupp: Ulrika Bergfors Kriström, Hugo Börjesson, Andreas Borgström, Anette Olofsson, Michael Nordvall, Informationsenheten, Mattias Wallmark, IT-enheten, Anders Sjöström och Åsa Lundvall, Personalenheten. IT-arkitekt Per Hörnblad var adjungerad till projektgruppen.

Flera resurspersoner på ITS har också varit involverade bland annat i arbetet med den tekniska kravspecifikationen.

En referensgrupp bestående av representanter från olika delar av universitetet och med olika roller fanns också som resurs, liksom deltagare i fokusgrupper och workshops.

1.2 Upplägg av förstudien Konsultföretaget Intellecta anlitades för hjälp med att lägga upp förstudien, för löpande rådgivning till projektledaren samt för att genomföra vissa aktiviteter såsom intervjuer, workshops och viss dokumentation. Arbetssättet har varit iterativt i tre steg i enlighet med bild 1:1.

Sid 7 (79)

Bild 1.1: Projektprocess

Arbetet började med en nulägesanalys. En kartläggning av befintliga lösningar på institutioner och enheter gjordes genom en rundringning till alla dessa. Ett antal studiebesök hos andra organisationer som gjordes för att titta närmare på deras intranät och deras projekt. De styrdokument som finns inom området gick igenom. Besöksstatistik på nuvarande webbplatser analyserades, intervjuer genomfördes, en medarbetarenkät gjordes och ett antal workshops hölls.

I tre steg togs sedan skisser fram och testades på styrgrupp och referensgrupp. Efter varje test justerades och utvecklades skisserna. Resultatet formulerades i ett lösningsförslag. Nästa steg bestod av kravspecifikation. Verksamhetskraven formulerades i lösningsförslag och i ett stort antal så kallade use case. En teknisk kravspecifikation togs också fram.

Det sista steget i förstudien har bestått i att titta närmare på lämpliga verktyg som kan matcha kraven, att göra en kostnadsuppskattning för införande av ett universitetsgemensamt intranät samt ta fram förslag på projektdirektiv för ett införandeprojekt.

Sid 8 (79)

2 Nuläge och behov

I nulägesfasen gjordes en kartläggning

2.1 Besöksstatistik på interna webbplatser Besöksstatistik Anställdawebben Statistiken avser ingången ”Anställd” (www.anstalld.umu.se) för perioden 15 augusti till 13 november 2011 (tre månader).

• 162 000 besök, 24 000 unika besökare • 396 000 sidvisningar • Nästan 90 procent är återkommande besökare • 75 procent av besökarna är inne minst 1 ggr/dag. • Men de flesta är bara inne <10 sekunder (67 procent). • Bara 60 procent använder UmUs nätverk på campus (något oklar uppgift). • Fler och fler googlar: Google står för 40 procent av trafikkällorna. • Nyhetsbrev till anställda: 1 procent av trafiken. • Mobilt har ökat från 1,4 procent till 2,3 procent (på 6 mån) • Språk: 80 procent svenska, 19 procent engelska, 1 procent övriga språk (tyska, franska,

kinesiska, spanska) • Som väntat väldigt fokus på tjänster och instruktioner • Nyheter står för 6 procent av alla sidvisningar • Vanligaste (interna) sökorden: Mallar, pass, umdac, cambro, blanketter, cas, dirigenten,

rekryteringsprövning, lokalbokningg, kemiförrådet

Besöksstatistik Studentwebben Statistiken avser ingången ”Student” (www.student.umu.se) för perioden 15 augusti till 13 november 2011 (tre månader).

• 595 000 besök, 133 000 unika besökare • Drygt en miljon sidvisningar • 82 procent är återkommande besökare • 18 procent av besökarna är inne minst 1 ggr/dag, men de flesta är bara inne <10 sekunder (69

procent). • Ganska jämn besökarström kl 08-22 (ca 500 unika besökare/timme). • Bara 16 procent använder UmUs nätverk på campus (något oklar uppgift). • Fler och fler googlar: Google står för 39 procent av trafikkällorna. • Mobilt är fortfarande litet men har ökat från 2,2 procent till 3,6 procent på 6 månader. • Språk: 78 procent svenska, 19 procent engelska, 2 procent övriga språk (tyska, kinesiska, finska,

spanska, franska). • Man går hit för support och för att komma till Portalen och Cambro • Nyheter står bara för 0,04 procent av sidvisningarna.

• Vanligaste (interna) sökorden: Moodle, kurswebben, valwebb, schema, cas, mail, ub, valwebben, ladok, cambro

http://www.student.umu.se/�

Sid 9 (79)

2.2 Nuvarande1

I förstudien gjordes en rundringning till alla institutioner och enheter vid universitetet för att kartlägga vad de använder för lösningar för intern kommunikation och samarbete för närvarande. Kartläggningen sammanfattas i tabellen nedan.

lösningar på institutionsnivå

Tabell 2.1: Nuvarande lösningar på institutionsnivå (ht 2011) Nuvarande lösning Antal Kommentar

Inget alls 8 –

Öppna webbsidor 14 13 i InfoGlue

Skyddade webbsidor 19 16 i InfoGlue

SharePoint 15 Varav 11 vid förvaltningen

Cambro 11 Mäter inte användning som lärplattform, utan användning för

medarbetarkommunikation och dokumenthantering inom enheten etc

Annan lösning 5 Php, Joomla, Moodle, Alfresco, Social cast

Gemensam serveryta 18 Ofta i combination med någon av de andra lösningarna

Lokalt bokningssystem 10 EZ-booking, Joomla-integration, Outlook, Sharepoint, php, TimeEdit

2.3 Inloggningar i system Förstudien tittade närmare på hur universitetets olika system användes genom att titta på inloggningsuppgifter (i de fall det gick att få fram). Live@edu, Cambro, Portalen och lokalbokningssystemet är de mest använda system.

Tabell 2.2: Statistik för inloggningar i system (ht 2011) System Unika användare Aktiva användare Antal inloggningar

per månad live@edu (studenter) 113 790 Cambro 53 554 25 000 231 236 Portalen 50 000 50 000 80 000 Lokalbokning (TimeEdit) 40 800 Exchange (anställda) 6 294 Pass 4 418 Telefonhänvisning 3 000 600 Raindance 1 650 InfoGlue editorn 891 Diariet 486 Primula 208

2.4 Benchmarks Projektgruppen har genomfört ett antal studiebesök vid andra organisationer för att titta på deras intranät och lära av deras arbete.

1 Kartläggningen gjordes hösten 2011.

Sid 10 (79)

Följande organisationer besöktes:

• Landstinget i Västerbotten • Umeå kommun • NCC:s huvudkontor i Stockholm • Uppsala universitet

Dessutom gjordes en rundringning till ett antal lärosäten och andra organisationer:

• KTH • Örebro universitet • Linköpings universitet • Mittuniversitetet • Luleå tekniska universitet • Karlstads universitet

• FOI i Umeå

Av de organisationer som utmärkte sig och som projektgruppen tog mest intryck av var Uppsala universitet och NCC. Uppsala universitet liknar oss som organisation betraktat och har skissat på ett ambitiöst intranät med många funktioner för att bidra till nytta för medarbetarna, inklusive personalisering, bland annat sidor med innehåll från flera olika nivåer inom samma ämne (sidor med mixat innehåll), aktivitetsflöde och notifieringar från andra viktiga system. Även deras profilsidor gav inspiration.

NCC hade utvecklat kommentarsfunktion på en stor del av sitt innehåll och visade att det gick att jobba med detta utan några egentliga problem, tvärtom var aktiviteten rätt hög. NCC höll för tillfället på med ett projekt att koppla på aviseringar från sin samarbetsyta (som låg i ett annat system).

2.5 Nulägesanalys Nulägesanalys – medarbetare De flesta större företag och organisationer har gemensamma intranät för intern kommunikation och samarbete. Umeå universitet saknar ett sådant verktyg. Information är utspridd på flera olika interna webbplatser och de lokala lösningarna för kommunikation och samarbete varierar kraftigt. Vissa institutioner har interna webbsidor i InfoGlue, andra en gemensam filserver och vissa egna varianter på intranät. E-post är den dominerande kommunikations- och samarbetskanalen inom universitetet.

Nuvarande situation präglas av ojämlikhet och ineffektivitet. Alla institutioner har inte råd eller kompetens att bygga egna intranät. Medarbetare är olika väl informerade beroende på vilken institution de tillhör. En anställd kan behöva söka information på tre olika webbplatser för att hitta det han eller hon söker. Den webbaserade informationen är enkelriktad och relativt statisk.

Det finns ingen möjlighet för medarbetaren att själv enkelt bidra med artiklar, kommentarer och statusuppdateringar eller delta i diskussionsforum, ställa frågor och få svar. Dagens lösning ger heller ingen möjlighet till personalisering, det vill säga att anpassa innehållet efter medarbetarens roll, behov eller intresse.

Ledning och chefer har behov av att kommunicera med medarbetare och grupper av medarbetare som komplement till fysiska möten. Idag sker mycket av denna kommunikation via e-post istället för på en gemensam yta, med de nackdelar och begränsade möjligheter till dialog som det innebär.

Sid 11 (79)

Det finns vid Umeå universitet många olika webbaserade system med många olika gränssnitt. Dessa är i många fall inte integrerade med webbens gränssnitt. Exempel på några system som används av många medarbetare är Cambro (lärplattform), Pass (personaladministrativ självservice), Raindance (ekonomisystem), TimeEdit (lokalbokning), diariet och Flexi 80/20 (telefonhänvisning).

Samarbete i gemensamma projekt eller kring gemensamma dokument får i allmänhet lov att ske i de lärplattformar som egentligen är skapade för undervisningssyfte, till exempel Cambro och Moodle. Vissa institutioner och enheter använder SharePoint som samarbetsyta.

Vanligt är att dela och samarbeta kring dokument via en filserver eller kanske ännu vanligare – via e-post. Det senare är såväl ineffektivt som riskabelt, då flera versioner av samma dokument kan uppstå.

Nulägesanalys – studenter För studenter är läget när det gäller webbaserad information, kommunikation och tjänster splittrat. Universitetsgemensam information finns under ingången ”Student”. Vissa tjänster finns i Portalen såsom e-post, kontroll av studiepoäng, ansökan om examen och registrering på kurs.

En tillgänglighetsundersökning2

2.6 Behovsanalys

visar att användningen av Portalen är lågt, den upplevs som onödig av studenterna och dess underhåll och utveckling är eftersatt. Kursrelaterad information och kommunikation med lärare sker ofta i någon lärplattform såsom Cambro eller Moodle. Studenterna upplever att det finns för många olika system och för många inloggningar. En tydlig ingång saknas. Systemen pratar inte med varandra. Många studenter använder Facebook för att kommunicera och dela material i grupparbeten etc. Sms är en annan vanlig kommunikationsform.

Inom ramen för förstudien genomfördes en gedigen behovsanalys. Konsultföretaget Intellecta anlitades för hjälp med projektupplägg och för att genomföra vissa av de planerade aktiviteterna. Behovsanalysen bestod av intervjuer med representanter från universitetsledningen, chefer och medarbetare, en medarbetarenkät, en rundringning till alla institutioner och enheter, workshops med projekt- och styrgrupp, en fokusgrupp med studenter samt genom tester av olika lösningar på en referensgrupp.

Intervjuer Intervjuer gjordes med totalt 28 personer från olika delar av organisationen, både intressenter och tänkta användare. Personer med olika roller från olika nivåer – ledning, förvaltning, fakulteter och institutioner var representerade i urvalet. Intervjuerna genomfördes per telefon av Intellecta som också dokumenterade svaren. Frågorna rörde hur en vanlig arbetsdag ser ut, internetanvändning, behov av information, nuvarande kommunikationsvägar, bruk av e-post, tankar om framtiden och vad man anser att ett intranät är för något. Resultaten från intervjuerna gav en ganska spretig bild av läget.

Klart är att e-post är ett dominerande verktyg för intern kommunikation idag. Här är några röster från intervjuerna:

Nu mejlar vi varandra men man är rädd att man spammar. Så därför skickar man inte allt man vill.

Kommunikationen finns inte internt annat än mail.

Intranätet ska vi se som vår digitala arbetsmiljö, här lever, jobbar vi oavsett var i världen vi befinner oss.

2 Tillgänglighetsanalys av Portalen, genomförd 2010-12-27 av Magnus Jonsson på dåvarande Umdac.

Sid 12 (79)

Intranätet ska vara ett stöd i det dagliga arbetet så att vi blir mer effektiva.

Intranätet ska förbättra möjligheterna till dialog, samarbete och kunskapsdelning i vår organisation.

Det gäller att bygga modulärt, funkar inte vissa delar måste de gå att ta bort eller förändra. Allt runtomkring förändras kontinuerligt.

Vi måste se till helheten och vara tillåtande när det gäller andra arbetsätt och system.

Alla funktioner ska finnas från sidan och jag ska hitta allt därifrån. Då blir det en rutin att man går den vägen.

Information från ledningen får jag via mail eller från informatörer. Men jag skulle vilja ha mer kommunikation med ledningen.

Mycket information sitter i huvudet på folk så är det det vi måste utgå ifrån, då ska vi skapa ytor där de kan dela med sig eller där vi talar om var (hos vem) informationen finns.

Den statiska informationen måste finnas och vara sorterbar och sökbar. Det är en hygienfaktor.

Sökfunktionen är tyvärr dålig så det brukar sluta med att jag ringer upp och ber dem skicka information på mail.

Medarbetarenkät För att kunna prioritera bland medarbetarnas behov genomfördes en webbenkät. Enkäten skickades ut till alla medarbetare, cirka 4 200 personer, i en svensk och en engelsk version. Svarsfrekvensen blev 20 procent för den svenska och 17 procent för den engelska, vilket får räknas som en relativt låg svarsfrekvens. Se tabell 1 i bilaga 1 för mer uppgifter om svarsfrekvensen.

Enkäten gjordes i slutet av december, strax före jul och i samband med utskicket uppstod vissa problem med att skicka in den ifyllda enkäten. Problemen löstes samma dag, men båda dessa omständigheter kan ha påverkat svarsfrekvensen negativt. Sannolikt påverkar även det faktum att intranät inte är en fråga som engagerar stort, i kombination med en allmän upplevelse av informationsöverflöd. Även om svarsfrekvensen är låg så är validiteten enligt de tester som genomförts hög.

Frågorna i enkäten togs fram med hjälp av den information som framkommit av intervjuerna, från besöksstatistiken på Anställdawebben och genom att ta del av liknande enkätundersökningar som gjorts vid andra svenska universitet.

En viss snedfördelning bland de svarandes roller kan iakttas. En större andel av T/A-personalen än lärare/forskare har svarat på enkäten. Enkätens resultat stödjer flera av de hypoteser kring medarbetarnas behov som projektgruppen genom intervjuer, inventering och tidigare erfarenheter har haft. Till exempel visar den att:

• 75 procent anser att det är viktigt eller mycket viktigt att kunna arbeta med intranätet hemifrån/på distans. Någon påpekar dock i den öppna frågan att detta i dagens läge är mer eller mindre en hygienfaktor och inte borde ha behövts ställas.

Sid 13 (79)

• 68 procent anser att det är viktigt eller mycket viktigt att själv kunna anpassa innehållet på ett intranät, t.ex. att själv välja vilka nyheter, kalendariehändelser och bloggar som man vill ta del av.

• 55 procent anser att det är viktigt eller mycket viktigt att intranätet fungerar bra med mobiltelefonen/surfplattan.

• 54 procent anser att det skulle vara intressant eller mycket intressant att kunna få meddelanden från andra system inom universitetet.

• 32 procent anser att det är viktigt eller mycket viktigt att kunna dela information/dokument i ett intranät med personer som inte är anställda vid Umeå universitet. På denna fråga har 22 procentenheter svarat en trea, vilket kan tolkas som att man inte tycker att det vare sig är viktigt eller oviktigt. Relativt många har inte kunnat ta ställning.

Rangordning av information I tabell 2 i bilaga 1 framgår hur de anställda som svarat på enkäten prioriterar olika typer av information. De grönfärgade fälten i tabell 1 visar den information som hamnar på sju-i-topp om man ser till alla svarande:

• Kontaktuppgifter • Regler och riktlinjer • Instruktioner och lathundar • Interna nyheter och nyheter från ledningen • Kalendarium med aktiviteter och händelser • Anställning (lön, förmåner, avtal, arbetstid) • Arbetsmiljö och hälsa

Gul markering visar den information som alla svarande prioriterat över ett medelvärde på 3, dvs. tillskriver någon sorts relevans. När man bryter ner resultatet på olika roller så kan vi se att totalresultatet bäst överensstämmer med rollen T/A-personal och att forskare/lärare och chefer har delvis helt andra behov.

En slutats kan vara att om det anses viktigt att få gruppen forskare/lärare samt gruppen chefer att uppleva att intranätet ger dem nytta i deras dagliga arbete, så bör deras informationsbehov tillgodoses och det skiljer sig som synes från T/A-personalens. Vi kan inte bara titta på totalresultatet.

Rangordning av arbetsuppgifter I tabell 3 i bilaga 1 framgår hur respondenterna prioriterar olika arbetsuppgifters relevans för deras dagliga arbete. Följande av de i enkäten angivna arbetsuppgifterna hamnar på sju-i-topp sett till alla svarande:

• Hitta en person (telefonnummer, kompetens etc) • Hantera personliga kalendern, mejl, att-göra-listor etc • Hantera dokument (samarbeta, dela, versionshantera) • Rapportera sjukledighet, semester, föräldraledighet etc • Få support/göra felanmälan • Hitta blanketter • Söka artiklar

Skillnader i resultat mellan olika personalgrupper Gruppen forskare/lärare har prioriterat alternativet ”Publikationer” högt under information och ”Boka

Sid 14 (79)

lokal, resurser” som arbetsuppgift. För chefer är ”Ekonomi” och ”Information för chefer” högt prioriterad information. Arbetsuppgifter som är viktiga för chefer är ”Hantera personalrekryteringar”, ”Hantera fakturor”, ”Hantera ekonomifrågor (budget, löner, resultat)” och ”Ta dela av viktiga nyckeltal för verksamheten”.

Antalet svarande på den engelska enkäten är mycket litet (52 st eller endast ca 17 procent). Från de svar som kommit in kan vi emellertid se att de icke svenskspråkiga medarbetarnas behov och prioriteringar skiljer sig något åt jämfört med de svenskspråkiga medarbetarna. Till viss del överlappar motsvarar deras behov de behov gruppen lärare/forskare i den svenska gruppen, men vi ser också några skillnader.

Exempel på dessa skillnader kan vi se i att icke svenskspråkig personal prioriterat svarsalternativen ”Kompetensnätverk, grupper och samverkansprojekt”, ”Information som ger stöd i forskning” och ”Information som ger stöd i undervisning” högt inom information. Arbetsuppgifter som är viktiga för icke svenskspråkiga medarbetare är ”Kommunicera online med kollegor via t.ex. chat, Skype”, ”Begära ersättning (utlägg, resor, övertid)” och ”Boka resor”.

Skillnaderna i behov mellan olika personalkategorier är något som bör beaktas vid utformningen av intranätet för att användarna ska uppleva att intranätet är till nytta för dem.

Workshops med projektgrupp och styrgrupp Två workshops genomfördes med projekt- respektive styrgrupp med Intellecta Corporate som processledare. Syftet med workshopparna var att få projektdeltagarna att utifrån nuläges- och behovsanalys börja ta ställning till vilken typ av intranät Umeå universitet behöver och att göra vissa vägval. Projektgruppen fick till och med i uppgift att börja skissa på en startsida för intranätet.

Fokusgrupp med studenter Med Intellecta Corporate som processledare genomfördes en workshop med en fokusgrupp med studenter från olika delar av universitetet och på olika nivåer (inklusive forskarstudier).

Studenter har helt klart behov som inte är lösta idag, av bland annat information, ytor för samarbete och kommunikation med varandra och med lärare samt webbaserade tjänster av olika slag. Många av dessa behov skulle säkert kunna tillgodoses av ett intranät. Intranätet skulle också kunna vara en yta där studenter och anställda kan kommunicera med varandra.

Fokusgruppen liksom tillgänglighetsgranskningen av Portalen visar emellertid att studenternas behov skiljer sig rätt mycket från anställdas. Struktur, innehåll och funktioner skulle behöva anpassas specifikt för denna grupp i en ”studentvariant” av intranätet och integrationer mot delvis andra system behöva göras. De behov som är gemensamma för båda grupperna bör kunna leda till att funktionalitet, interaktionsdesign och annat tänk kan säkert återanvändas. Exempel på sådan funktionalitet torde vara aktivitetsflöde, aviseringar och valbara moduler. En mer gedigen behovsanalys som kartlägger och prioriterar bland studenternas behov behöver göras, liksom ett eget lösningsförslag för studenternas del i intranätet tas fram.

Styrgruppen valde på grund av detta att fokusera resten av förstudien på medarbetarnas behov och hitta en lösning som kan matcha denna grupps behov.

Sid 15 (79)

3 Koncept

3.1 Varför behöver Umeå universitet ett intranät? Ett modernt intranät är mycket mer än en internwebb. Det gör det enklare att utföra vissa arbetsuppgifter, att kommunicera, att samarbeta och att dela material med andra. Det underlättar helt enkelt medarbetarnas dagliga arbete. Genom ett bättre sammanhållet digitalt stöd, genom att samla innehåll som idag ligger spritt på flera olika webbplatser och underlätta det dagliga arbetet med smarta applikationer och moduler så kan vi få nöjdare medarbetare.

Ett intranät kan vidare ge oss möjlighet att dela värden och kultur och att förändra genom kommunikation. Ett intranät förbättrar chefers möjligheter att kunna nå alla eller grupper av medarbetare och samtidigt få till stånd en dialog med medarbetarna.

Slutsatsen av nuläges- och behovsanalysen är att ett universitetsgemensamt och modernt intranät kan vara en god hjälp för en organisation som strävar efter att vara en dynamisk arbetsplats och ett av Europas ledande universitet när det gäller nyskapande virtuella miljöer, som det står i vår vision (dnr 100-394-12).

3.2 Vad ska känneteckna Umeå universitets intranät? Behovsanalysen visar att medarbetarna vill ha ett intranät som innehåller relevant information, som är lätt att hitta i, som är åtkomligt överallt, som stödjer deras dagliga arbetsrutiner, som underlättar samarbete, som ger möjlighet att bidra med innehåll och dela innehåll med andra, som underlättar dialog och har en hög grad av valbarhet och är skräddarsytt för dem som individer.

Behovsanalysen visar att ledningens och chefernas behov är en samlad och effektiv kommunikationskanal som gör det möjligt att nå alla medarbetare eller grupper av medarbetare, som uppmuntrar till dialog och som gör det möjligt att kommunicera värden och visioner.

Nytta för medarbetaren Umeå universitets intranät ska vara till nytta för medarbetaren och göra vardagen enklare. Det ska underlätta och stödja det dagliga arbetet. Intranätet ska bespara medarbetaren tid.

Användargenererat innehåll Användaren är intranätets viktigaste person. Medarbetarna ska själva kunna bidra till innehållet på intranätet på olika sätt. Vissa delar av innehållet bör även fortsättningsvis vara redaktörsstyrt, till exempel nyheter och gemensamma webbsidor.

Personaliserat Intranätet ska vara personaliserat, dels genom att automatiskt presentera innehåll som beror på organisatorisk hemvist, men också genom att medarbetaren kan göra egna val och inställningar av innehållet. Valbarhet är ett nyckelord. ”Min sida” med allt viktigt samlat som ligger nära medarbetaren är central i intranätet.

Samarbete och dialog Intranätet ska innehålla funktionalitet som möjliggör dialog och underlättar samarbete mellan medarbetare. Man ska enkelt kunna skapa grupper, dela material och ha en dialog med andra. Intranätet möjliggör samarbete andra både inom och utanför universitetet.

Kulturbärare Intranätet ska ge oss möjlighet att dela värden och kultur och underlättar möjligheten att kunna förändra genom kommunikation.

Sid 16 (79)

Användarvänligt Umeå universitets intranät ska vara enkelt att använda för både användare och redaktörer. Det ska vara lätt att komma åt såväl på kontoret som hemifrån och på resa, dess funktioner ska vara lätta att använda, det ska vara lätt att hitta i, lätt att anpassa efter användarens behov och ha en bra sökfunktion.

Samlad kommunikation Intranätet ska vara en plats där medarbetaren kan hitta all intern webbaserad information och få tillgång till våra webbaserade tjänster. Intranätet ska ge bättre möjligheter till effektiv kommunikation medarbetare emellan och mellan chefer och medarbetare. Ett syfte är att erbjuda ett säkrare och mer effektivt alternativ till e-post.

Delvis publikt innehåll Intranätet ska vara delvis publikt, det vill säga åtkomligt för alla. Det gäller främst delar av det universitetsgemensamma innehåll som idag ligger på Anställdawebben och eventuellt fakulteternas interna webbplatser.

Lättbegripligt språk Intranätet ska ha lättbegripliga texter av hög kvalitet som är skrivna utifrån ett mottagarperspektiv enligt klarspråksprinciper.

På svenska och engelska Intranätet ska finnas i en svensk och en engelsk version. Det gäller merparten av den funktionalitet som utvecklas samt relevanta texter och nyheter. Den engelska versionen ska ha ett innehåll som är anpassat för de medarbetare som inte talar svenska.

Innehållet har mottagarperspektiv Texterna i intranätet ska vara relevanta för användarna och lätta att förstå. Texterna ska vara skrivna utifrån ett mottagarperspektiv. Det gemensamma innehållet på webbsidor som alla medarbetare ser ska präglas av ”less is more”-principen. Det innebär att användarens behov ska sättas i centrum, inte avsändarens behov av att dokumentera all sin verksamhet. Vi ska sträva efter att minska antalet webbsidor till en mer hanterbar nivå än idag.

Framtidsinriktat Intranätet ska vara framtidsinriktat. Det ska vara anpassat för mobil och surfplatta, ge möjlighet till arbete på distans, kunna vidareutvecklas med ny funktionalitet allteftersom nya behov uppstår och kunna integreras mot andra system.

Design som underlättar Intranätet ska ha en design som underlättar för användaren att navigera, som är estetiskt tilltalande och som delvis kan anpassas efter användarens egna önskemål. Även redaktörsgränssnittet ska ha en intuitiv design som underlättar arbetet som redaktör.

3.4 Mål Umeå universitets intranät ska:

• Vara till nytta för medarbetarna. • Samla vår interna kommunikation. • Bidra till ökat samarbete och intern dialog. • Stödja universitetets visioner, mål och strategier.

Sid 17 (79)

De övergripande målen ska följas upp genom att brytas ner till mätbara effektmål. Här är förslag på effektmål.

Tabell 3.1: Övergripande mål och effektmål för intranätet och hur de kan mätas Övergripande mål för intranätet

Följs upp genom följande effektmål

Mäts genom

1. Vara till nytta för medarbetarna.

60 % av medarbetarna upplever att intranätet är ett bättre stöd i deras dagliga arbete än Anställdawebben.

Enkät till slumpmässigt urval medarbetare

25 % av medarbetarna har gjort egna inställningar på startsidan.


2. Samla vår interna kommunikation.

70 % av medarbetarna upplever att det är enklare än före intranätets införande att hitta den information de söker.


70 % av enheterna använder intranätet för enhetsintern kommunikation.

Kontroll av antal anslutna och hur de använder intranätet

Antalet e-postmeddelanden som skickas av våra medarbetare (eller motsvarande) har minskat med 5 procent.

E-poststatistik

3. Bidra till ökat samarbete och intern dialog.

50 % av medarbetarna deltar i intranätets aktivitetsflöde (genom exempelvis statusuppdateringar, kommentarer/gilla/dela-funktionen, inlägg i grupper eller på sin enhet och/eller bloggat).

Webbstatistik

60 % av cheferna deltar i intranätets aktivitetsflöde i sin kommunikation med medarbetarna.

Enkät till chefer

20 % av alla centrala och fakultetsnyheter har kommentarer, gillamarkeringar eller är delade av andra än centrala och fakultetsredaktörer.

Webbstatistik

4. Stödja universitetets visioner, mål och strategier.

Universitetsledningen och fakultetsledningarna upplever intranätet som en effektiv kommunikationskanal för att nå alla eller grupper av medarbetare.

Enkät till universitets- och fakultetsledningar

Sid 18 (79)

Universitetsledningen anser att intranätet stödjer universitetets vision

Enkät till universitets- och fakultetsledningar

3.5 Målgrupper Huvudmålgruppen för intranätet är alla medarbetare. Behovsanalysen visar att följande undermålgrupper med något olika behov kan urskiljas. Detta bör beaktas i den intranätlösning som Umeå universitet väljer.

• Lärare/forskare • Chefer • Administrativ personal • Icke svensktalande medarbetare

3.6 Omfattning Alla medarbetare kommer att ha en användare i intranätet. Antalet användare kommer därför att uppgå till drygt 4 200 plus ett antal gästanvändare som kommer att få begränsad åtkomst till intranätet (som medlem i en eller flera grupper). Antalet gästanvändare är svårare att uppskatta.

Information som idag ligger på Anställdawebben och fakulteternas interna webbplatser kommer i framtiden att ligga på intranätet. Universitetsförvaltningen och fakulteterna behöver därför flytta sitt universitetsgemensamma och fakultetsgemensamma innehåll.

Organisatoriska enheter kommer att få möjlighet att ha egna ytor i intranätet med webbsidor, dokument, bilder, kalendrar, kommunikation etc. Detta kommer att finnas med som en länk för användaren i inloggat läge. Det är dock frivilligt att ansluta sig. Väljer man att ha en annan lokal lösning kan länk till denna läggas i intranätet. Därutöver kommer det att finnas öppna och slutna grupper.

3.7 Intranätet i relation till andra system och till webbtjänster i omvärlden Universitetet har en stor mängd interna webbaserade system för olika typer tjänster. Några av de största system är lärplattformarna Cambro och Moodle, Exchange för e-post och kalendrar, personaladministrativ självservice (Pass), lokalbokningsystemet TimeEdit, Flexi 80/20 för telefonhänvisning och ekonomisystemet Raindance. Totalt finns över 30 olika system med på IT-enhetens lista över inloggningar till system. System som inte sällan har helt olika gränssnitt och där Umeå universitet inte är speciellt framträdande i utformningen.

Vissa system har CAS/AD-inloggning medan andra har annan typ av inloggning. Situationen med många olika system varav vissa inte har CAS/AD-inloggning, ligger sannolikt bakom den frustration som många av de intervjuade personerna uttrycker över att behöva logga in flera gånger. Samtidigt är dessa system anpassade för sin huvuduppgift och vi kommer att leva med dem en lång tid framöver.

Optimalt vore naturligtvis att kunna integrera vissa funktioner i intranätet från system som används ofta av många människor. Integrationer kan vara besvärliga och dyra att få till, men det finns också möjlighet till billigare och enklare integrationer med API:er och iFrames. I det förslag som skissas på i denna förstudie har ett antal integrationer som skulle höja nyttan av intranätet valts ut. Vissa integrationer med syfte att skapa snabbverktyg inne i intranätet (till exempel hänvisa telefonen), vissa för att hämta in och visa information (till exempel forskningsdatabasen och Diva) och vissa i syfte att visa händelser i andra system som kräver åtgärd (notifieringar från till exempel Cambro).

https://www.anstalld.umu.se/it-data-tele/inloggningar/�

https://www.anstalld.umu.se/it-data-tele/inloggningar/�

Sid 19 (79)

Det finns redan idag många webbtjänster i vår omvärld som erbjuder tjänster som skissas för intranätet i detta förslag. Tjänster som antingen kan konkurrera med eller komplettera universitetets intranät, beroende på hur man ser det. Det är nog bara att acceptera att medarbetare i vissa fall kommer att uppleva det som enklare att dela material med andra, till exempel externa parter, via Google documents, Dropbox eller rentav Facebook. Intranätet erbjuder möjligheten att dela material, men att skapa en grupp i intranätet passar sannolikt bättre för mer långvariga grupper, projekt och samarbeten.

Många anställda, men sannolikt långt ifrån alla, är redan idag aktiva på sociala medier såsom Facebook och Twitter. Statistik på hur många har tyvärr inte gått att få fram. De som är vana vid denna typ av funktionalitet kommer sannolikt att uppleva större nytta av ett intranät med liknande funktionalitet och fortare anamma det som en möjlighet till virtuell dialog och medel för samarbete (se även resonemanget om innovationstrappan i slutet av avsnitt 3.7).

3.8 Framgångsfaktorer och risker Framgångsfaktorer för ett intranät som bygger på användarnas deltagande Generella förutsättningar för att ett intranät ska få hög användning, nöjda användare och i övrigt nå upp till de uppsatta målen är att intranätet är utformat utifrån de behov som medarbetare och organisation har. Därför har förstudien lagt stor vikt vid att kartlägga dessa behov och att utforma ett intranät som svarar mot dem. Intranätets innehåll och funktioner bör stödja kärnverksamheten. Upplever användarna att det är lätt att hitta i och använda intranätet, att det är anpassat för dem som individer och att det är till nytta för dem i vardagen så är chansen högre att de använder det.

En annan viktig framgångsfaktor är nöjda redaktörer, som bland annat ansvarar för webbdelar och nyhetsproduktion. Med ett bra, lättarbetat och intuitivt verktyg får vi nöjda redaktörer som talar väl om intranätet och får ett högre engagemang.

Av största vikt blir att skapa en stabil förvaltningsorganisation och en intranätorganisation med en intranätansvarig, innehållsansvariga och ett nätverk av redaktörer som samarbetar och träffas för att samordna, kvalitetssäkra och utveckla det redaktörsstyrda innehållet i intranätet (se avsnitt 6.2 för mer information om intranätorganisationen). Det blir viktigt att involvera och engagera intranätredaktörer och informatörer på olika nivåer inom universitetet.

Förstudien föreslår att ett antal pilotinstitutioner identifieras och erbjuds att gå in i intranätet redan i steg 2, när det personaliserade intranätet bakom inloggning introduceras. På så sätt finns chansen att testa vad som fungerar bra och mindre bra och möjligheter att rätta till sådant innan övriga institutioner och enheter går med.

Utbildning och support för redaktörer och vanliga användare är viktigt, både i införandefasen och därefter. En bra organisation för detta bör finnas.

Nya behov och önskemål måste fångas upp och användarna måste uppleva att intranätet ständigt anpassas och utvecklas i samklang med den snabba förändringstakt som råder inom det digitala området. Dessa behov och önskemål behöver fångas upp och nyttan av intranätet mätas genom till exempel enkäter, intervjuer eller möten.

Vidareutveckling av ny funktionalitet baserat på de behov som fångas upp är därför nödvändig. För detta krävs ett engagemang från ledningen, en driven förvaltningsorganisation och en tillräcklig och säkerställd budget över tid. Intranätet måste alltså följas av en rimlig finansiering både för teknik och verksamhet – nya pengar behövs för stadigvarande förvaltning.

Sid 20 (79)

Slutligen finns mycket att göra kring kommunikation kring intranätet och lanseringar av ny funktionalitet. Det centrala innehållet bör vidare engagera och involvera användarna. Detta kan ske genom exempelvis gästblogg, tävlingar och omröstningar.

En färsk forskningsrapport från Mittuniversitetet3

Av de i forskningsprojektet undersökta organisationerna använder mellan 10 och 30 procent av medarbetarna de ”sociala” funktionerna dagligen, men upp till 90 procent använder dem någon gång då och då. Undersökningen visar också att ju mer kunskapsintensiv verksamhet man arbetar med desto större är benägenheten att använda dessa verktyg. Yngre medarbetare anammar dem snabbare än äldre. Medelåldern bland Umeå universitets medarbetare är relativt hög – 45 år

visar vikten av att chefer går före och visar på nyttan med intranätet genom att använda de funktioner avsedda för dialog och samarbete som intranätet bjuder. Chefer på alla nivåer blir alltså viktiga att nå och att få med som aktiva användare. En bra början för Umeå universitet är att två av universitetets rektorer (prorektor och en vicerektor) redan är vana bloggare. Med den intranätlösning som föreslås kan rektorernas bloggposter få en mer framskjuten plats än idag genom att synliggöras i medarbetarnas aktivitetsflöden.

4

Denna rapport använder sig av teorin om hur snabbt människor tar till sig innovationer i sitt resonemang. I en genomsnittlig population tillhör 50 procent någon av de tre grupperna Innovators (2,5 %), Early adopters (13,5 %) och Early majority (34 %) och resterande 50 procent grupperna Late majority (34 %) och Laggards (16 %). De tre första grupperna tar sannolikt till sig det nya intranätets funktioner relativt snabbt, medan den andra halvan behöver ”lockas” över den initiala inlärningströskeln.

. Å andra sidan är vår verksamhet kunskapsintensiv.

Risker och hur de kan undvikas Mittuniversitetets rapport tar upp ett antal risker med sociala inslag på intranät. Bland de risker som nämns är Juridiska risker i form av kränkande språk, falsk information och diskriminering, risker kopplade till säkerhet och sekretess där konfidentiell eller känslig information blir tillgänglig för användare som inte bör ha tillgång till den samt upphovsrättsliga risker där upphovsrättsskyddat material publiceras. Andra risker är som nämns är motstånd hos vissa anställda, missbruk av intranätet (för stort engagemang och för mycket tid läggs på att vara aktiv i den sociala funktionaliteten) och att det inte nödvändigtvis är ”rätt” medarbetare, dvs. de med mest kunskap, som engagerar sig och blir tongivande i dialogen.

Enligt rapporten förebyggs dessa risker på flera olika sätt. Först och främst behövs regler tas fram för hur intranätet får användas och medarbetarnas bör utbildas i/informeras om dessa. En ansvarig för intranätet bör utses och implementeringsfasen bör vara väl planerad. Efter implementeringen bör också uppföljningar och kontroller göras av efterlevnaden av reglerna. I och med att medarbetarna verkar under eget namn i intranätet minskar också risken för att de ska agera olämpligt. NCC:s erfarenhet av kommentarsfunktion på sina nyheter visar på ytterst få tillfällen då en kommentar har behövts plockas bort av ansvariga efter anmälan.

Den rädsla som vissa kan känna att intranätet ska stjäla tid istället för att spara tid har ofta sin grund i att man inte ser fördelarna med det nya arbetssättet i ett längre perspektiv. I rapporten står att läsa:

3 De sociala intranätens praxis. Användning, nytta och framgångsfaktorer av Lena Lundgren, Kicki Strandh och Catrin Johansson. Rapport nr 5, aprill 2012, Demicom, Mittuniversitetet. 4 Även medianåldern är 45 år.

Sid 21 (79)

”Arbetet kommer troligtvis att effektiviseras om man vet var kollegerna befinner sig och vad de gör genom statusuppdateringar, om man lättare kan hitta personer med en kompetens man efterfrågar eller om man kan få hjälp med ett problem i ett diskussionsforum.”5

5 De sociala intranätens praxis s. 38 (Mittuniversitetet).

Sid 22 (79)

4 Lösningsförslag och krav

4.1 Övergripande verksamhetskrav Verksamhetskraven som beskrivs och åskådliggörs i detta avsnitt konkretiserar det koncept som beskrivits. Huvuddelen av dessa skisser är så kallade wireframes, vilket innebär att de inte har layout pålagd. I sista avsnittet i lösningsförslaget finns ett övergripande designkoncept presenterat. Här beskrivs endast övergripande krav. Mer detaljerade krav specificerades i ett dokument med så kallade use cases.

Det intranät som beskrivs och skissas på nedan är i fullt utvecklad form. Det är ett ambitiöst formulerat intranät som kräver en del utvecklingstid. Som beskrivs i avsnitt 4.5 kommer intranätet därför att lanseras stegvis i olika nivåer.

Sökfunktion Intranätet ska ha en inbyggd sökfunktion, även om vi vill hålla öppet för att kunna använda Googles sökfunktion (GSA), som är den sökfunktion vi idag använder för publika webben.

Plattformsoberoende Intranätet ska fungera problemfritt med responsiv design för olika skärmstorlekar (t.ex. PC, surfplatta, mobil) för Internet Explorer version 8 och uppåt, Safari version 5 och uppåt, Mozilla Firefox version 9 och uppåt, Android Browser version 2.2 och uppåt samt Google Chrome version 17 och uppåt.

Kopplingar mot andra system Följande system kommer det att finnas kopplingar mot.

Tabell 4.1: Kopplingar mellan intranätet och andra system System Koppling i form av Kommentar

Forskningsdatabasen Visning av forskningsprojekt

Sökning av forskningsprojekt

Undersida och profilsida

Diva (publikationsdatabas) Visning av publikationer kopplade

till individ

Profilsida

CAS Inloggning i intranätet

Exchange Min kalender och Att-göra-lista Moduler

InfoGlue Visning av kalendarieposter och

eventuellt nyheter

Flexi 80/20 (telefonhänvisning) Hänvisning av telefon direkt i

intranätet

Modul (snabbverktyg)

Koncernkatalogen Personuppgifter

Album (UB:s databas) Sökning och visning av sökresultat Modul (snabbverktyg)

Widar (Lediga jobb) Visning av lediga jobb och

intresseförfrågningar

Modul och undersida

Lärare på kurs Visning av vilka kurser en person

undervisar på

Profilsida

Kurser och seminarier för anställda

(två olika databaser)

Visning av kurser Modul och undersida

Cambro Notifieringar Behöver avgränsas och

specificeras vad som ska notifieras

och hur

På sikt kan även fler system beröras, till exempel Pass och Raindance för notifieringar och TimeEdit

Sid 23 (79)

(eller motsvarande framtida system) som snabbverktyg (modul) för att kunna boka lokal via intranätet samt Pass för att kunna söka ledigt via intranätet.

Åtkomst på distans Det ska vara möjligt att jobba i intranätet på hemifrån/på distans via inloggning i vanligt webbgränssnitt. Mobilanpassning ska ske genom att intranätet ska ha så kallad responsiv design och anpassa sig efter skärmbredd för smarta telefoner och surfplattor automatiskt. Moduler ska kunna kopplas bort eller kopplas på beroende på skärmstorlek i de inställningar respektive person gör.

Tillgänglighet Intranätet ska uppfylla följande riktlinjer för tillgänglighet enligt rekommendationer i Vervas vägledning för 24-timmarswebben samt WCAG 2.0.

Felrapportering För att kunna ta användarna till hjälp att förbättra innehållet på intranätet ska det finnas möjlighet att rapportera in fel på sidan. Felrapporten ska innehålla sidans url.

Språkversioner Intranätet ska finnas i svensk och engelsk språkversion.

Publikt innehåll i oinloggat läge Många användare upplever det som ett problem att hela vår nuvarande Anställdawebb ligger bakom inloggning. Det vore till exempel smidigt att kunna låta kolleger vid andra lärosäten eller andra som vi samarbetar med få ta del av den information som det inte finns särskild anledning att dölja. Det är också smidigt för användaren att enkelt kunna scanna av delar av innehållet utan att logga in. Det är bakgrunden till förslaget att visa delar av innehållet på intranätet även som oinloggad.

Delar av innehållet på universitetsgemensam och fakultetsgemensam nivå ska kunna visas publikt i oinloggat läge. Den vy som presenteras besökaren är då inte personaliserad. Man kan i oinloggat läge inte kommentera till exempel nyheter.

Enskilda sidor/dokument eller delar av strukturen som behöver skyddas, måste kunna läggas bakom inloggning. Nyheter behöver kunna märkas om de ska visas bakom inloggning eller publikt. Aktivitetsflöden, enhets- och gruppsidor visas inte publikt (om det inte är frågan om en publik grupp).

”UmU-balk” En "balk" i toppen av sidan bör finnas på intranätet via vilken det går att logga in och ut. Denna balk följer med oavsett var jag befinner mig på intranätet. Det är önskvärt att denna balk också finns på flera andra olika UmU-webbplatser. Utöver inloggningsinformation finns i balken också ett urval externa länkar, symboler som visar aviseringar, meddelanden och notifieringar, inställningar och symbol för språkversion.

Bild 4:1: ”UmU-balk” i sidans topp för bland annat in- och utloggning och aviseringar

Inloggning Inloggning sker med CAS eller ad-uppgifter (möjligen kan gästkonton hanteras på annat sätt). In- och utloggning sker via UmU-balken. Gäster, som inte är anställda vid Umeå universitet, ska också kunna logga in på samarbetsytor som de har fått behörighet att delta i.

Behörighetsnivåer och antal administratörer Administratörer behövs på fyra olika nivåer. Följande typer av administratörer behövs:

Sid 24 (79)

• "Superadministratör" (får sätta behörigheter på högre nivå, högre åtkomst till olika webbplatser inom intranätet m.m.)

• Administratör för del av intranätet med hög behörighetsnivå (t.ex. en enhet, får sätta behörigheter för andra, göra inställningar, välja sidmall, lägga till sidor och funktioner osv)

• Skribent med låg behörighetsnivå (med mer begränsade möjligheter att skapa innehåll)

• Redaktör (med i grunden administratörs- eller skribenträttigheter men med rätt att skapa nyheter)

Antal administratörer är svårt att uppskatta. Vår publika webb har idag cirka 1 200 administratörer. Det blir sannolikt så att intranätet kommer att ha fler administratörer än för vår publika webb, speciellt på sikt. Alla medarbetare är potentiella administratörer då de kan skapa en grupp och därmed bli administratör för den gruppen. De kan därmed skapa webbsidor och hantera eventuella behörigheter för gruppens medlemmar med mera. Det är ytterligare en anledning till att administratörsgränssnittet måste vara enkelt att använda.

Moduler ”Min sida” ska vara moduluppbyggd. Det är en viktig del i möjligheten för medarbetarna att kunna utforma intranätet efter sina individuella behov och önskemål. Med modul avses en standardiserad - men i de flesta fall valbar och anpassningsbar - komponent i intranätets webbgränssnitt. Moduler kan ha olika typer av innehåll. Vissa moduler visar flöden, andra länkar och ytterligare andra kan vara utformade så att man i modulen kan genomföra vissa aktiviteter i andra system. Modulerna bygger tillsammans, tillsammans med nyhets-/aktivitetsflödet och länkar till mina enheter och grupper, upp ”Min sida” i intranätet.

Följande moduler kommer att finnas när intranätet lanseras i steg 3.

Tabell 4.2: Lista över moduler i intranätet Modul Typ Anpassningsbar Kommentar Nyheter Ej valbar Nej Personaliserat

nyhetsflöde (kopplat till organisatorisk hemvist)

Aktivitetsflöde Ej valbar Ja Kalendarium Valbar Ja Hänvisa telefon Valbar Nej Snabbverktyg (Flexi

80/20) Sök artikel Valbar Nej Snabbverktyg (Album) Mina länkar Valbar Ja Mina inloggningar Valbar Ja Min kalender Valbar Ja (?) Hämtas från Exchange Att-göra-lista Valbar Ja (?) Hämtas från Exchange Driftsinformation Valbar Ja RSS-flöden Valbar Ja Mina dokument Valbar Ja Visar dokument från

mina enheter och grupper

Kurser och seminarier för anställda

Valbar Nej (?)

Bloggcitat Valbar Ja Senaste bilder Valbar Ja

Sid 25 (79)

Schema Valbar Ja Lediga jobb Valbar Nej (?) Väder Valbar Nej Moduler som inte finns med i listan men som finns i option för framtiden är Söka ledigt (Pass), Boka lokal (TimeEdit eller motsvarande framtida system) och Dagens lunch

Funktionalitet som främjar dialog och samarbete För att bidra till en ökad dialog och underlätta samarbete bör Umeå universitets intranät ha ett stort inslag av funktioner som underlättar detta. Följande funktioner bidrar till dialog och samarbete:

• Statusuppdateringar: Som användare kan jag uppdatera min status, exempelvis vad jag har på gång, saker jag vill dela med mig av till andra, omvärldsbevakning etc.

• Följa: Som användare kan jag följa andra medarbetare och på så sätt få se statutsuppdateringar från dem de följer. På samma sätt kan andra följa mig.

• Meddelanden: Som användare kan jag skicka meddelanden till andra personer i intranätet. • Aviseringar: Som användare får jag ett meddelande om när något händer i intranätet, till

exempel när någon kommenterar min statusuppdatering eller någon börjat följa mig. Kommentera, gilla, dela: Som användare kan jag kommentera, gilla och dela delar av innehållet, till exempel nyheter.

• Inlägg: Som användare kan jag göra inlägg i aktivitetsflöden och kommentera inlägg i de grupper jag tillhör.

• Bidra till wikis: Som användare kan jag bidra med innehåll till kunskapsgenererande kunskapssidor, liknande wikis.

• Blogga: Som användare kan jag under vissa förutsättningar blogga. Jag kan också välja att följa andra bloggar.

• Möjlighet att starta grupper för samarbete till exempel ett projekt som behöver en yta för kommunikation och att dela och samarbeta kring gemensamt material.

4.2 Innehållsstruktur Förslaget på innehållsstruktur baserar sig på behovsanalysen, inte minst på den prioritering som framkom i medarbetarenkäten. Projektgruppen arbetade iterativt med strukturen och testade gentemot referensgruppen vid tre olika tillfällen. I införandeprojektet blir nästa steg att jobba vidare med innehållsstrukturen, att stämma av mot nuvarande Anställdawebb och avgöra hur innehåll som inte ryms eller platsar i intranätet ska hanteras. Detta arbete måste ske i samarbete med universitetsförvaltningens enheter. Ytterligare användartester behöver också göras. I bild 4:2 visas innehållet under respektive ingång översiktligt ner på nivå 2. I bilaga 5 finns en mer detaljerad skiss över innehållsstrukturen med fler nivåer med.

”Min sida” ”Min sida” har redan omnämnts flera gånger i detta dokument. ”Min sida” motsvarar startsidan i inloggat läge och har ett för användaren personaliserat innehåll. Det är den sida användaren har störst möjlighet att anpassa efter sina behov och önskemål. ”Min sida” består av ett aktivitetsflöde med inlägg och kommentarer från de enheter och grupper användaren tillhör, dokument som laddas upp, statusuppdateringar från användaren själv och de personer denna följer. ”Min sida” består vidare av ett nyhetsflöde som visar ett anpassat nyhetsflöde baserat på användarens organisatoriska hemvist, ett antal moduler – som på sikt kommer att utökas och vara valbara, flyttbara och anpassningsbara.

”Anställning” Under fliken ”Anställning” finns innehåll som är kopplat till anställning, lön, ledighet, ersättning, kompetensutveckling, arbetsmiljö och hälsa.

Sid 26 (79)

”Forskning och utbildning” Under denna ingång samlas innehåll som är relevant för gruppen lärare/forskare samt för annan personal som arbetar med utbildningsadministration och studentfrågor.

”Stöd och service” Under denna ingång samlas innehåll som är relevant för alla anställda och som syftar till att stödja verksamheten och underlätta det dagliga arbetet.

”Regler och riktlinjer” Under denna ingång samlas information av "myndighetskaraktär”, som våra styrdokument i form av policydokument, planer, regler och handläggningsordningar samt juridiska frågor.

Bild 4.2: Innehållsstruktur nivå två

4.3 Skisser - wireframes Sidhuvud Sidhuvudet innehåller huvudingångar, sökfunktion, A-Ö-funktion och symbol för språkversion.

Bild 4.3: Sidhuvud med huvudingångar

Startsida i oinloggat läge Startsidan i oinloggat läge visar ett innehåll på intranätet som är publikt åtkomligt. Det kan till exempel vara vissa nyheter, kalendarium, driftsinformation och tillgång till publika grupper och wikis. Stora delar av webbsidorna och dokumenten under flikarna i sidhuvudet är också publik information.

Sid 27 (79)

Bild 4.4: Startsida i oinloggat läge (publik)

Megadropdowns istället för förstasidor Istället för förstasidor för respektive huvudingång fälls en stor meny ut – en så kallad ”megadropdown” – när jag för pekaren över länken/när jag klickar på länken. Menyn expanderar nedåt och trycker innehållet på sidan neråt. Denna visar vilket innehåll och vilken struktur som finns under respektive ingång och jag kan som användare direkt i megadropdownen klicka mig vidare dit jag ska. Flera nivåer av strukturen kan visas upp i megadropdownlistan.

I den designade skissen av ”Min sida” i bild 4.25 framgår att annonserna är tänkta att ligga i nyhetsspalten och inte fristående som i denna skiss.

Bild 4.4: Megadropdown för navigation

Sid 28 (79)

Val av roll – defaultlägen Behovsanalysen visade att det finns ett antal undermålgrupper att ta hänsyn till vid skapandet av intranätet. Dessa har lite olika behov. Enkäten visade att det finns en skillnad i behov mellan chefer, lärare/forskare, T/A-personal och medarbetare som inte talar svenska. För att förbättra användarnas upplevelse av intranätet och hjälpa dem ett steg på vägen i att personalisera ”Min sida” kan användare välja vilken defaultuppsättning av moduler ”Min sida” ska ha i inställningarna för sidan. I exemplet nedan fattas rollen ”Engelskspråkig” (eller något likande) för den som inte behärskar svenska. Man ska kunna välja roll själv och byta roll om man önskar det. Moduler och deras inställningar ska vara förvalda och anpassade för respektive roll, men kan anpassas utifrån användarens egna preferenser.

Varianter av defaultlägen för ”Min sida”:

• Forskare/lärare • Administrativ personal • Chef • Engelskspråkig • Enkel (om inte någon av ovanstående roller/moduluppsättningar passar)

Bild 4:5: Val av roll för moduluppsättning

Sid 29 (79)

”Min sida” ”Min sida” är startsidan i inloggat läge. ”Min sida” är personaliserad och moduluppbyggd. I högerspalterna kan jag fritt välja vilka moduler som ska visas, var de ska placeras och vilka inställningar de ska ha (vad de ska visa och hur det ska göras).

I den designade skissen av ”Min sida” i bild 4.25 framgår att annonserna är tänkta att ligga i nyhetsspalten och inte fristående som i denna skiss.

Bild 4.6: ”Min sida” som utgör startsidan i inloggat läge (personaliserad)

Modulanpassning Modulerna kan anpassas, till exempel genom att ställa in vilka kategorier/källor jag som användare vill visa, hur många poster som ska visas, vad som ska finnas med i mobilversion och så vidare.

Sid 30 (79)

Bild 4.7: Anpassning av innehåll och funktion för modul

Personalisering ”Min sida” är personaliserad. Detta uppnås på följande olika sätt.

• Delar av innehållet beror på vilken del av organisationen jag jobbar i. Detta känner systemet av när jag loggat in. Jag får därför tillgång till innehåll från min enhet och fakultet eller motsvarande.

• Delar av innehållet beror på vilka grupper jag deltar i. • De notifieringar jag får beror på vilka system jag väljer att ha under bevakning. • Delar av innehållet beror på vilka moduler jag väljer att ha på ”Min sida”. • Delar av innehållet beror på vilka inställningar jag gör i modulerna, till exempel på vilka

kategorier av nyheter jag väljer att visa.

Yta för aktuella annonser En yta för aktuella händelser som visas i form av rullande webbannonser ska finnas.

Aktivitetsflöde Som användare vill jag kunna följa och läsa händelser från Umeå universitet, min fakultet och min enhet i ett flöde som visas på ”Min sida”. Detta är ingen valbar modul. Däremot bör inställningar kunna göras avseende vad man vill ska visas i flödet.

Sid 31 (79)

Bild 4.8: Aktivitetsflöde som visar olika typer av händelser i intranätet som jag följer

Statusfält med närvaromarkör Yta med foto och närvaromarkering som är kopplad till min personliga kalender i Exchange samt statusfält där medarbetaren kan göra uppdateringar som syns för dem som följer. Har jag en bokning i kalendern så syns det på närvaromarkören.

Bild 4.9: Statusfält med närvaromarkör

Nyhetsflöde Som användare vill jag kunna följa och läsa nyheter från Umeå universitet, min fakultet och min enhet ett nyhetsflöde som visas på ”Min sida”. Detta är ingen valbar modul. Däremot bör vissa inställningar kunna göras, till exempel vilka kategorier av nyheter jag som användare önskar följa. Vissa nyheter är obligatoriska. Redaktörerna bör också kunna märka nyheter som så kallade "sticky posts" för att undvika att de försvinner alltför snabbt från vyn i flödet.

Sid 32 (79)

Bild 4.10: Nyhetsflöde

Understruktur i megadropdown

• Min profilsida • Mina dokument • Min kalender • Meddelanden • Kontakter (klickbar lista med foto över de personer som jag följer och som följer mig) • Institutioner och enheter

o Institution/enhet o Fakultet o Universitetsgemensamt

• Grupper och projekt • Wikis • Bloggar

Sid 33 (79)

Bild 4.11: Exempel på understruktur i megadropdown för ”Min sida”

Organisatoriska enheter, grupper och projekt Organisatoriska enheter baseras på personalkatalogens indelning. Grupper och projekt är egentligen samma sak, men kan ha lite olika syften. Vilken användare som helst kan starta en grupp. Grupper kan vara publika, öppna eller slutna.

Gemensamt för enheter och grupper är att ytorna ska kunna bestå av följande delar:

• Webbsidor (text, bild, film, ev. moduler) i en struktur med navigation • Dokument, filer, bilder, presentationer, filmer etc som man vill dela eller samarbeta kring.

Med versionshantering. • Nyheter • Gruppgemensam kalender • Aktivitetsfält med möjlighet att göra inlägg, kommentarer och gilla-markeringar • Blogg

Dokumenthantering På samarbetsytorna ska finnas möjlighet till dokumenthantering med versionshantering, metadatamärkning etcetera för förvaring av och samarbete kring dokument. Dokument ska enkelt kunna laddas upp och delas med andra.

Min fakultet/motsvarande Som användare kommer jag via denna länk åt fakultetsgemensamt innehåll i intranätet i form av webbsidor, aktivitetsflöde, nyheter, dokument, kalender etc. Se bilderna 4.12 och 4.13 för att få en uppfattning om vad sidorna för en fakultet eller motsvarande kan rymma.

Min institution/enhet Som användare kommer jag via denna länk åt enhetsgemensamt innehåll i intranätet i form av webbsidor, aktivitetsflöde, nyheter, dokument, kalender etc. Enhetens interna yta sätts upp default, men ska kunna ersättas med länk till annat system om sådana önskemål finns. Innehållet ska kunna skyddas bakom inloggning för enhetens medlemmar. Gästinloggning bör möjliggöras.

Navigeringsmenyn placeras någonstans på sidan. I just dessa wireframes är menyn vänsterställd:

Sid 34 (79)

Bild 4.12: Enhetssida med aktivitetsflöde

Bild 4.13: Enhetssida med artikel (textfält)

Sid 35 (79)

Grupper Som användare kommer jag via denna länk åt de grupper på intranätet som jag tillhör. Innehåll i form av webbsidor, aktivitetsflöde, nyheter, dokument, kalender etc. Grupper kan skapas med olika syften. De kan till exempel skapas för att få en samarbetsyta för projekt, för mer fasta grupperingar som samarbetar eller för en personalförening. Grupper kan vara publika, öppna eller slutna. Som användare kan jag själv enkelt skapa en grupp. Funktionen för grupper och projekt är detsamma men har kanske lite olika syften och fokus. Undermenyn placeras någonstans på sidan. I just detta skissexempel är menyn vänsterställd.

Bild 4.14: Exempel på gruppsida

Profilsida (personlig sida) Den personliga sidan bör, förutom meny, innehålla:

• Kontaktuppgifter • Presentation • Publikationer • Aktuella projekt • Tidigare projekt • Undervisning • Film • Digital presentation • Kompetens • Fritextmodul • Social medier • Grupper • Aktivitetsflöde

Sid 36 (79)

• Mina kontakter • Kartlänk

Undermenyn placeras någonstans på sidan. I just dessa wireframes är menyn vänsterställd.

Bild 4.15: Exempel på profilsida för forskare

Sid 37 (79)

Bild 4.16: Exempel på profilsida för T/A-personal

Sida med mixat innehåll Som användare vill jag att det ska finnas webbsidor som dynamiskt byggs upp med innehåll baserat på min organisatoriska tillhörighet. På en och samma sida visas universitetsgemensamt, fakultetsgemensamt och enhetsgemensamt innehåll. Det innebär att jag som användare slipper söka information om samma ämne på flera olika ställen i intranätet. I oinloggat läge visas bara universitetsgemensamt innehåll.

Färgmarkeringarna är bara tänkta för att åskådliggöra att innehållet kommer från olika nivåer. Navigeringsmenyn placeras någonstans på sidan. I just detta skissexempel är menyn vänsterställd.

En första inventering av förekomsten av sidor med information om samma ämne på både fakultets- och universitetsgemensam nivå indikerar att det finns underlag idag för minst ett tjugotal sådana sidor med mixat innehåll.

Sid 38 (79)

Bild 4.17: Sida med mixat innehåll

Sid 39 (79)

Undersida under huvudingång Sidor på nivå två och neråt under huvudingångarna får en navigeringsmeny som placeras någonstans på sidan. I just detta skissexempel är menyn vänsterställd:

Bild 4.18: Exempel på webbsida under ”Forskning och utbildning”

Sid 40 (79)

Mobil och surfplatta En viktig fråga i behovsanalysen är behovet av att kunna komma åt intranätet mobilt. Intranätet bör ha så kallad responsiv design, som anpassar sig efter aktuell skärmbredd, till exempel för surfplatta och mobil. I exemplet nedan visas tre skärmbredder.

Bild 4.19: ”Min sida” i olika skärmbreddar

Fullskärm Surfplatta Mobil

4.4 Designkoncept Användaren bör själv kunna anpassa designen vad gäller bildbakgrunden och färgen i sidhuvudet.

Designkonceptet bygger på att grafiskt särskilja moduler, aktivitetsflöde och nyhetsflöde från varandra eftersom det är tre olika typer av komponenter på sidan med olika syften. Detta för att stödja användaren i sin navigering samt idén kring användarens möjlighet att välja och påverka intranätet.

Användaren bör kunna anpassa sidhuvudets färg genom att välja på några profilfärger för UmU. Användaren bör vidare kunna välja bildbakgrund utifrån från ett galleri och även kunna ladda upp en egen bakgrundsbild. Användaren bör slutligen kunna välja att ladda upp annat foto i sidhuvudet än sin profilbild (som ligger default).

Understrukturen ska visas genom megadropdowns som fälls ut över innehållet när muspekaren förs över länken alternativt vid klick. Menyn ska kunna visa hela innehållet i understrukturen för respektive huvudingång. Menyn trycker ner innehållet på sidan.

Designkonceptet bygger på en balans mellan att sätta fokus på det som är viktigast ur ett användarperspektiv och det som är viktigast ur ett ledningsperspektiv. En tänkt genomsnittlig användare prioriterar i ordning följande, vilket avspeglar sig i designen:

Sid 41 (79)

• Aktivitetsflöde • Moduler • Enheter och grupper • Huvudingångarna • Nyhetsflöde

Ledningen prioriterar i ordning följande (för att kommunicera med medarbetarna):

• Nyhetsflöde • Aktivitetsflöde • Enheter och grupper

Sid 42 (79)

Bild 4.20: Designskiss för ”Min sida”

Sid 43 (79)

Bild 4.21: Designskiss för ”Min sida” med menyn utfälld

Sid 44 (79)

Bild 4.22: Exempel på designad mobilversion för responsiv design med undermeny utfälld

Sid 45 (79)

Bild 4.23: Exempel på designad gruppsida (undersida)

Sid 46 (79)

Bild 4.24: Exempel på designad undersida med rubrik (observera att vänstermenyn inte stämmer)

Sid 47 (79)

Bild 4.25: Exempel på designad ”Min sida” med anpassad bildbakgrund (användaren har laddat upp en egen bakgrund)

Tillgänglighetsgranskning av designade skisser De designade skisserna har tillgänglighetsgranskats av Intellecta i enlighet med WCAG:s riktlinjer 2.0, nivå 2. Granskningen visar att det mesta ser bra ut från ett tillgänglighetsperspektiv. Så här skriver konsulten:

Sid 48 (79)

”Överlag ser skissen ut att ha goda förutsättningar ur tillgänglighetssynpunkt. Tilltalet är rakt och tydligt, informationsstrukturen följer konventioner och trots den höga informationsdensiteten ger inte sidan ett överväldigande intryck.

Givet att vissa hygienfaktorer gällande kodning följs ser Intellecta Corporate inte några problem ur tillgänglighetssynpunkt. Av dessa hygienfaktorer är beskrivande title-attribut på länkar och bilder, beskrivande alt-attribut på bilder samt beskrivande label-element i formulär särskilt relevanta.

Därför är det viktigt att länkarna till alla ikoner har ett title-attribut med en beskrivande text om vart länken leder.”

Utöver detta rekommenderas vi att:

• Ha med en dold genväg i början av menyerna som tar användaren direkt till innehållet för att hjälpa användare som använder tab-tangenten.

• Implementera snabbkommandon enligt den uppsättning som blivit de-factostandard på svenska webbplatser.

När det gäller mobila webbar saknas allmänt accepterade riktlinjer för tillgänglighet. Mycket handlar om kodning, men när det gäller skisserna lyfts två synpunkter fram:

• Klickbara ytor som till exempel länkar bör vara betydligt större än vad de är på skissen. • Det är tveksamt om funktionaliteten att flytta runt moduler tillför särskilt mycket i en mobil

kontext.

4.5 Use case med detaljerade verksamhetskrav Verksamhetskraven har mer detaljerat beskrivits i ett dokument med så kallade use case, som beskriver hur systemet ska fungera utifrån olika användares perspektiv. Use casen uttrycks i form av ”Som användare vill jag kunna….”, exempelvis ”Som användare vill jag kunna se aktivitetsflöden för de enheter, grupper och projekt som jag tillhör” och ”Som användare vill jag kunna skapa en ny grupp”. Det är ett omfattande dokument som dessutom behöver vidareutvecklas ytterligare i införandeprojektet inför upphandlingen och finns därför inte med som bilaga till denna slutrapport.

4.6 Tekniska krav De tekniska kraven finns beskrivna i bilaga 3.

Sid 49 (79)

5 Införandeprojekt

Nästa steg blir att inom ramen för ett införandeprojekt upphandla leverantör, utveckla intranätet, skapa innehåll och införa det nya intranätet. Införandeprojektet beräknas pågå i två år. Projektet bör innefatta design, innehållsstruktur, vidareutveckla kravspecifikationen, upphandling av leverantör, utvecklingsarbete i enlighet med kravspecifikation, tester, migrering, utbildning och kommunikation inkl. lanseringsaktiviteter. Projektet ska vidare omfatta införandet av en intranätorgansation samt ge förslag på förvaltningsorganisation, förvaltningsbudget och vidare utvecklingsbehov för intranätet.

Projektet bör bedrivas i fyra etapper. Utvecklingsarbetet ska ske agilt enligt scrum-modellen, se avsnitt 5.3. Även lanseringsarbetet ut mot användarna ska ske stegvis, där ny funktionalitet fylls på allteftersom, se avsnitt 5.4. Projektet ska vara avslutat senast 2013-03-31.

5.1 Projektupplägg Införandeprojektet föreslås delas in i fyra etapper. Projektets olika delar, deras inbördes förhållande och processen över tid sammanfattas i följande figur. Se avsnitt 5.5 för mer information om tanken kring ett stegvist införande.

Etapper Införandeprojektet bör delas upp i fyra etapper där etapp 2–4 sammanfaller med det stegvisa införande som beskrivs i avsnitt 5.4.

Tabell 5.1: Etapper i införandeprojektet Etapp Innehåller Etapp 1 Projektplanering och bemanning, ytterligare kravspecifikation, upphandling, design,

innehållsstruktur, användartester (av struktur och innehåll)

Etapp 2 Publik del (lansering steg 1), se avsnitt 5.4

Etapp 3 Personaliserad del bakom inloggning (lansering steg 2), se avsnitt 5.4

Etapp 4 Valbara moduler och ytterligare funktionalitet (lansering steg 3), se avsnitt 5.4

I figur 5.1 visas en skiss över projektets olika processer under de olika etapperna. Lilafärgat visas förvaltning av systemen, de gamla och de nya. Eftersom nuvarande lösning för Aställdawebben m.m. används också för vår publika webb, är det svårt att sia om när förvaltningen av InfoGlue upphör. Anställdawebben med flera centrala webbplatser samt fakulteternas interna webbplatser upphör emellertid i InfoGlue i samband med eller strax efter lansering 1 av den publika delen av intranätet.

Sid 50 (79)

Figur 5.1: Införandeprojektets delar – stegvist införande. Förvaltning av system i lila.

5.2 Projektorganisation Uppdragsgivare är rektor. Följande organisation för införandeprojektet föreslås:

• Styrgrupp: Bör bestå av prorektor, kommunikationschef (projektägare), IT-chef, personalchef, en dekan/prodekan och en prefekt

• Projektgrupp: Bör innehålla representanter från informationsenheten och IT-enheten. Endast personer som aktivt arbetar en del av sin tid i projektet ska ingå i projektgruppen. Andra intressenter får ingå i någon av referensgrupperna eller fungera som testpersoner.

• Referensgrupper/testpersoner: Bör bestå av vanliga användare från olika delar av verksamheten. Flera olika referensgrupper kan behövas.

Sid 51 (79)

Figur 5.2: Skiss över projektorganisationen i införandeprojektet

Följande roller bör finnas i projektet. Hela projektgruppen förväntas delta i acceptanstester, eventuellt ytterligare några personer. I tabell 5.2 finns projektgruppens sammansättning och dess olika roller specificerade.

Det är av yttersta vikt att de som utgör projektledning får möjlighet att avsätta tillräckligt med tid för projektet. Det gäller även övriga som ingår i projektgruppen. Projektgruppens deltagare förväntas göra konkret arbete i projektet till exempel testning.

Så kallad scrum master förutsätts finnas hos leverantören av utvecklingstjänster. Scrum mastern fungerar som coach för utvecklingsteamet och säkerställer efterlevnad av processen, samordnar mellan aktörer och avlägsnar hinder för utvecklargruppen. Produktägare är universitetets motpart till scrum mastern. Produktägaren tar emot, hanterar och prioriterar tillsammans med projektledaren önskemål om tillägg och ändringar samt fungerar som testledare för acceptanstester av levererade funktioner.

Sid 52 (79)

Tabell 5.2: Projektgruppens sammansättning och uppskattade antal timmar

Roll Antal timmar Kommentar

Projektledare 1 980 Cirka 50 % under hela projekttiden. Process och genomförande,

att intranätet byggs i enlighet med målen, upphandling

samordning, leda projektgrupp, föredragande i styrgrupp,

genomförande av intranätorganisationen, kommunikation,

ekonomi. Deltar i tester

Ansvarig interaktionsdesign 510 Wireframes, interaktionsdesign, tester. Mest under etapp 1-2,

därefter vid behov resten av projekttiden.

Innehållsansvarig 1 882 Bitr. projektledare, informationsstruktur, tester, migrering,

förankring mot intranätorganisation, lansering, utbildning,

support, förvaltning under projekttiden

Projektassistent 1 800 Jobbar tillsammans med projektledare och innehållsansvarig i de

frågor som specificeras under dessa roller, viss

projektadministration

Teknikansvarig 594 En eller två personer som säkrar teknik- och integrationsfrågor

samt kontakterna mot ITS i dessa frågor. Cirka 15 %.

Produktägare 1 000 Vår motpart gentemot scrum master hos leverantör. Tar emot,

hanterar och prioriterar i samarbete med projektledaren

önskemål om tillägg och ändringar. Testledare. Etapp två och

framåt

7 766 Summa timmar under två år

5.3 Avgränsningar Grupper och enheter behöver kunna dela och samarbeta kring dokument och det finns specificerat i kraven. Införandeprojektet omfattar däremot inte införande av ett dokumenthanteringssystem för Umeå universitet. Ett dokumenthanteringssystem kräver en egen behovsanalys och kravspecifikation.

De snabbverktyg där integration sker mellan dokumenthanteringssystemet och intranätet måste fungera sömlöst, det vill säga användaren ska inte behöva logga in igen för att utföra sitt ärende. Projektet ska emellertid inte lösa frågan kring single-sign-on för alla system6

5.4 Upphandling

.

Vid starten av införandeprojektet finns från förstudien en rekommenderad teknisk lösning med förslag på val av verktyg. En upphandling av leverantör behöver genomföras i införandeprojektets etapp 1.

5.5 Modell för utvecklingsarbetet Utvecklingsarbetet bör ske i mycket nära samarbete mellan utvecklare och projektledning/projektorganisation enligt så kallat agilt (iterativt/stegvist) arbetssätt, där utvecklare gärna sitter tillsammans med projektgruppen, åtminstone delar av tiden.

Scrum föreslås som arbetsmodell för att möjliggöra ett flexibelt arbetssätt och för möjligheten att kunna justera kravspecifikation och göra tester löpande. Utvecklingsarbetet sker då stegvist i så kallade ”sprintar”. Vad som ska ingå i varje sprint planeras och kompletteras med dagliga avstämningar. På leverantörssidan leds arbetet av en ”scrummaster” och på beställarsidan finns en produktägare.

6 Det vore emellertid önskvärt – vilket tydligt framkom som önskemål i behovsanalysen – att slippa behöva logga in upprepade gånger när man rör sig mellan olika system, åtminstone de som har CAS- och AD-inloggning.

Sid 53 (79)

Scrum har stort fokus på affärsnytta och kvalitet och kan snabbt svara på verksamhetens behov och förändringar i omvärlden. Ledtiderna kan också kortas. Arbetssättet kräver emellertid att alla inblandade avsätter tillräckligt med tid under rätt perioder och att en disciplin i arbetet kan upprätthållas.

Erfarenhet inom universitetet av scrumliknande arbetssätt finns i arbetet med förvaltning och utveckling av InfoGlue.

5.6 Stegvist införande Den intranätlösning som presenteras i detta dokument är ambitiös och omfattande. Projektet kommer att bli ett stort projekt. Det kräver dels stora utvecklingsinsatser, men också att sjösätta och få en intranätorganisation att fungera. Intranätet bör därför lanseras i flera olika steg.

Att rulla ut intranätet i flera olika steg gör dels att vi kan komma igång snabbare och faktiskt få ett intranät på plats som kan börja användas, dels att vi kan hålla uppe intresset för intranätet genom att flagga för och presentera ny funktionalitet allteftersom. När projektet väl är avslutat bör detta vara ansatsen även när det gäller fortsatt utveckling, för att hålla intranätet levande och anpassa det efter den snabba utveckling som sker inom området.

Lansering steg 1 – publik del av intranätet med ny struktur och ny design I ett första steg lanseras den publika webbdelen av intranätet, vilket i stora delar innebär att Anställdawebben migreras över till den nya strukturen och det nya verktyget samt att ett antal funktioner är utvecklade för att stödja detta. Baserat på de krav som finns omnämnda i use case-dokumentet bör följande delar finnas med steg 1:

• Sidmallar för webbsidor • Språkversioner • Design för Startsida och undersidor • Redaktörsgränssnitt för sidor och nyheter • Nyhetsflöde (utan kommentarsfunktion) • Sökfunktion för sidor och personer • Krisfunktionalitet • Felrapportering • Tidsstyrning • Utskriftsfunktion • Korta och läsbara url:er • Webbannonser • Vädermodul • Vissa ej anpassningsbara moduler, såsom driftsinfo, inloggningar, eventuella genvägar

Lansering steg 2 – personaliserat intranät bakom inloggning, ”Min sida” osv. I steg 2 lanseras en första version av intranätet bakom inloggning. Startsidan efter inloggning blir ”Min sida” och innehållet på den personaliserat. En omröstningsfunktion (poll) finns medvetet med redan i steg 2. Anledningen är att omröstningsfunktionen kan användas i lanseringssyfte som ett sätt att skapa uppmärksamhet kring den utveckling som sker i intranätet och samla information om vad användarna prioriterar att införa.

• Inloggning • UmU-balk • Koppling mot AD för enhets- och grupptillhörighet och övrig personalisering kopplad till

organisation såsom exempelvis nyheter • Aktivitetsflöde

Sid 54 (79)

• Aviseringar • Statusuppdateringar • Följa personer • Skyddad identitet • Anpassa design (bildbakgrund och färg i sidhuvud) • Grupper • Organisatoriska enheter • Kalender för grupper och enheter • Mixade sidor (med information från olika nivåer) • Kommentera/gilla/dela nyheter och aktiviteter • Bloggar • Profilsida (1:a version) • Omröstning (poll)

Lansering steg 3 – ytterligare funktionalitet och valbarhet När den första versionen av intranätet lanserats behöver ytterligare funktionalitet tillföras i olika steg. Mer exakt hur många steg och vilken funktionalitet som avses behöver specificeras ytterligare i införandeprojektet.

• Användargenererade kunskapssidor (liknande wikis) • Moduler – generell funktionalitet (såsom dra-och-flytta och anpassning av innehållet i

respektive modul, vad som visas i vilken skärmupplösning osv) • Valbara, flyttbara och anpassningsbara moduler såsom:

o Mina länkar o Mina inloggningar o Min kalender (kalenderposter från Exchange) o RSS-flöden

• Meddelandefunktion • Närvaromarkör • Notifieringar från andra system, såsom:

o Cambro o Pass o Raindance

• Snabbverktyg såsom: o Hänvisa telefon o Sök i Album o Boka lokal

• Driftsinfo (anpassningsbar) • Lediga jobb och intresseförfrågningar • Kurser för anställda (hämtas in från två olika databaser)

5.7 Migrering Första fasen – Anställdawebben med universitetsgemensamt innehåll i en första fas bör innehåll från Anställdawebben migreras. Anställdawebbens innehåll består av webbsidor och dokument av universitetsgemensam karaktär, vars informatio ”ägs” av universitetsförvaltningens enheter. Idag består Anställdawebben av cirka 550 sidor och ett stort antal dokument. Universitetsförvaltningen består av tio enheter. Utöver universitetsförvaltningen har UPC internt universitetsgemensamt innehåll. Varje enhet har idag en webbansvarig och eventuellt ytterligare någon/några webbskribenter. Intranätsansvariga och intranätsskribenter behöver utses. Det kan vara samma personer som för webben.

Sid 55 (79)

I samband med migreringen behöver en översyn och värdering av innehållet på Anställdawebben göras. Målsättningen är att kunna halvera antalet webbsidor och att arbeta om texterna i enlighet med klarspråksprinciper. Utgångspunkten i texterna ska vara mottagarens behov, inte avsändarens behov av att ”dokumentera” sitt arbete i minsta detalj. För detta krävs utbildning av alla intranätadministratörer och -skribenter. Alla texter ska dessutom språkgranskas innan de läggs ut. Texterna ska dessutom översättas till engelska i de fall det bör finnas en engelsk motsvarighet av sidan. Vissa texter kan därutöver behöva skrivas speciellt för den engelska versionen av intranätet. Totalt beräknas cirka 30 personer beröras av utbildning och migrering. Alla förvaltningsenheter behöver se till att under aktuell period avsätta tid för migreringsarbetet. Universitetsförvaltningens språkansvariga bör avsätta tid för projektet. Språkgranskning och översättning som måste köpas in i migreringsfasen bör projektet bekosta. Fakulteterna I denna första fas bör även fakulteterna migrera sitt innehåll under sina ingångar ”För våra anställda”. Pilotenheter Parallellt med de centrala delarna av intranätet med universitetsgemensamt innehåll och fakulteternas delar, bör eventuellt ett antal pilotenheter släppas in i intranätet. Pilotenheterna kan vara cirka tio till antalet.

Andra fasen Övriga institutioner och enheter, som väljer att arbeta med en enhetsgemensam yta i intranätet, flyttar eller skapar innehåll i intranätet.

5.8 Införande av intranätorganisation Intranätorganisationen behöver skapas redan under införandeprojektet. Se avsnitt 6.2 för en beskrivning av intranätorganisationen.

5.9 Utbildning och support • Alla administratörer och redaktörer som är utsedda för någon del av intranätet ska genomgå

utbildning i verktyget. Skribenter bör erbjudas möjlighet att genomgå utbildning. • Alla administratörer, redaktörer och skribenter vid universitetsförvaltningen bör genomgå

utbildning i klarspråk. Förvaltningens språkkonsult kan nyttjas för detta. • Alla administratörer, redaktörer och skribenter vid universitetet i övrigt bör erbjudas genomgå

utbildning i klarspråk. • Administratörer, redaktörer och skribenter vid universitetsförvaltningen bör erbjudas genomgå

en utbildning i att skriva på engelska • Löpande användarstöd för verktyget behövs. • En manual/undervisningsmaterial för administratörer i intranätet bör tas fram. • En användarmanual i någon form bör tas fram (kanske i form av instruktionsfilm med

introduktion steg för steg och/eller som hjälptexter kring inställningar, hur man skapar en grupp osv).

• En språkhandbok bör tas fram om det inte redan finns gjort vid tillfälle för migrering. • Språkstöd för administratörer, redaktörer och skribenter vid förvaltningen ska ges av

förvaltningens språkansvariga. • Språkstöd för övriga delar av universitetet bör erbjudas.

5.10 Kommunikation och förankring Kommunikationsinsatser kommer att pågå under hela projekttiden och en speciell kommunikationsplan behöver tas fram. I samband med lanseringarna krävs större insatser mot flera olika grupper. En speciell uppgift blir att informera och engagera chefer, dels att använda intranätet för institutions- eller enhetsintern kommunikation och samarbete, dels att använda de verktyg som

Sid 56 (79)

intranätet tillhandahåller för medarbetarna. Som beskrevs i avsnitt 3.8 är det en framgångsfaktor för ett ”socialt” intranät om cheferna går i bräschen.

En annan framgångsfaktor i samband med lansering kan vara att engagera och involvera de anställda. Till exempel genom att under första året ha en medarbetarblogg, där bloggandet blir en stafett där samtliga institutioner och enheter erbjuds utse en bloggare som ansvarar för bloggen under en vecka. Det är också ett sätt att få ett visst flöde i aktivitetsfältet under den första tiden och för dem som är mindre aktiva i grupper.

5.11 Risker i införandeprojektet • Projektmedlemmarna hinner inte lägga ner tillräckligt med tid i projektet • Förseningar i tidsplan • Teknisk leverantör/utvecklingskonsult levererar inte i tid eller enligt uppdrag • Kostnaderna är underskattade • Aktiviteten i aktivitetsflödet blir mindre än önskat • Effektmålen uppnås inte tillräckligt väl • Bortfall av projektmedlemmar p.g.a. sjukdom eller annat

Sid 57 (79)

6 Val av verktyg

Projektgruppen har gjort research och haft diskussioner kring ett antal olika verktyg som kan användas för att skapa intranät. De verktyg som fanns med i diskussionen var Drupal, EPiServer, Sharepoint, SiteVision, Content Studio och MyLive.

Projektgruppen valde att gå vidare med de två verktygen EPiServer och Sharepoint. Open source-lösning valdes bort, liksom verktyg som var för små, för nya och oprövade eller inte fanns med i de statliga avtalen. Anledningen till valet att gå vidare med EPiServer och Sharepoint är att de är licensbaserade verktyg, de finns upphandlade, samt att de är två stora väletablerade verktyg från stabila leverantörer och där kompetens i verktygen finns hos många olika konsultföretag.

6.1 Workshops med leverantörer Två workshops om respektive verktyg genomfördes. Syftet var att få en presentation av verktygen, möjlighet att ställa frågor och en uppfattning om hur väl verktygen kan matcha våra önskemål. Konsultföretaget Valtech presenterade EPiServer och Sogeti presenterade SharePoint.

Workshopen följdes upp med en enkät till deltagarna, där de fick värdera hur de trodde att verktygen skulle tillgodose våra krav och möjlighet att lämna synpunkter i öppna svarsalternativ.

Deltagare i workshoparna bestod av projektgruppen samt andra deltagare från olika delar av universitetet. Även styrgruppens medlemmar inbjöds, men ingen hade möjlighet att delta.

De två leverantörerna fick ett följduppdrag att göra en timuppskattning för att utveckla ett intranät utifrån vårt lösningsförslag och vår kravspecifikation. Dessa presenterades både muntligt och skriftligt.

6.2 För- och nackdelar med de olika verktygen Slutsatsen är att både EPiServer och SharePoint sannolikt kan användas för att skapa det intranät som skissats för Umeå universitet. De har emellertid olika styrkor och svagheter.

Båda produkterna:

• Är Dotnet-produkter • Är stabila produkter/leverantörer • Fixar AD-integration (behörighetssystemet) • Kräver anpassningar

EPiServer:

• Är bättre som webbpubliceringssystem (CMS) • Är sämre på dokumenthantering • Är enklare att skräddarsy för önskad design

• Upplevs som enklare att arbeta i för redaktörer

SharePoint:

• Är bättre på dokumenthantering • Är sämre på webbpublicering • Upplevs som rörigt för redaktörer att arbeta om inte redaktörsgränssnittet anpassas

designmässigt • Har färdiga kopplingar mot Exchange

Sid 58 (79)

• Funkar sämre för Mac • Kräver större anpassningar för att leva upp till våra designkrav

6.3 Förslag på val av verktyg Kostnadsuppskattningen i avsnitt 8 visar att skillnaden i kostnad för verktygen är så pass liten att den inte varit avgörande vid valet av verktyg. Sett över en femårsperiod visar denna uppskattning en något lägre kostnad för EPiServer.

Förstudien föreslår en kombination av de båda verktygen i form av EPiServer som webbpubliceringssystem och intranätverktyg och SharePoint för dokumenthantering. Motiven för detta är följande:

• Det kombinerar styrkan i båda verktygen – ett bra webbpubliceringssystem (CMS) med bra dokumenthantering

• Vi kan enklare skräddarsy intranätet, både till innehåll och design • EPiServer har ett bra redaktörsgränssnitt som är enkelt för redaktörer att arbeta i.

SharePoints redaktörsgränssnitt skulle sannolikt behöva designas om och detta ingår inte i kostnadsberäkningen för SharePoint utan skulle leda till ytterligare timtid för utveckling. Värdet av nöjda redaktörer ska inte underskattas.

• Det är uppskattningsvis något lägre utbildnings- och supportbehov i EPiServer. Vi sparar tid och pengar både under projekttiden och därefter.

EPiServer för publik webb? EPiServer som webbpubliceringssystem (CMS) kan även vara en stark kandidat för den publika webben. Det ligger egentligen utanför denna förstudies uppdrag att titta på den publika webben, men om vi tillåter oss att snegla på vilka effekter vi skulle kunna få av att använda EPiServer som verktyg för den publika webben så kan vi anta följande:

• På sikt får vi sannolikt lägre drifts- och serverkostnader om InfoGlue försvinner och ersätts av EPiServer

• Vi får då också en bättre situation för redaktörerna, som får jobba i ett och samma system för både intranät och publik webb

• Vi kan ha en samlad utbildning av administratörer/redaktörer, vilket borde kunna spara kostnader för universitetet

• Samlad support borde också kunna spara kostnader för universitetet

Sid 59 (79)

7 Förvaltning av intranätet

7.1 Förvaltningsorganisation Universitetets upplägg för förvaltning ska gälla. Det innebär ett delat ansvar mellan IT-enheten och Informationsenheten, där IT-enheten har ett tekniskt ansvar och Informationsenheten ett verksamhetsmässigt.

Tabell 7.1: Förvaltningsorganisation för intranätet

Part

Nivå Verksamhet IT

Styrgrupp (budgetnivå)

Systemägare Kommunikationschef, Informationsenheten

Tekniskt ansvarig IT-chef, IT-enheten

Förv.grupp (beslutsnivå)

Systemförvaltare Intranätansvarig, Informationsenheten

Teknisk förvaltare IT-enheten

Operativ nivå Intranätsansvariga på olika nivåer, supportfunktionen och redaktörer på universitetsförvaltning och fakulteter

Teknisk leverantör alternativt ITS

7.2 Intranätorganisation Skapandet av en intranätorganisation behöver ske redan under införandeprojektet (se avsnitt 4.7). Nedan listas och roller och uppgifter för intranätorganisationen. Samma person kan inneha flera roller. Vissa uppgifter är nya, för andra föreslås en ambitionshöjning jämfört med idag, vilket innebär att nya resurser måste skjutas till. Mer detaljer kring dessa kostnader finns i bilaga 4.

Anledningen till att innehållsansvariga för olika delar av intranätet bör finnas är att se att innehållet är relevant och "slimmat", språket anpassat efter mottagarens behov, samt att fånga upp nya krav från organisationen. För intranätorganisationen behöver också rutiner för samordning och styrning finnas. Centralt innehållsansvarig, flikansvariga och innehållsansvariga för sidor med mixat innehåll har ett samordningsansvar för innehållet och bör träffa administratörer/redaktörer för dessa sidor regelbundet.

Tabell 7.2: Intranätorganisation Roll Ansvar Kommentar

Intranätansvarig Systemförvaltare

(verksamhetsansvarig i

förvaltningsgruppen).

Placerad på informationsenheten. 25

procent av en heltid. Se detaljerad

kostnadsberäkning, bilaga 4.

Innehållsansvarig Samordningsansvar för såväl struktur

som innehåll på

universitetsgemensam nivå och

fakultetsnivå (samordnar arbetet

med flikansvariga). Beslutar om

struktur- och innehållsfrågor. Leder

arbetet med behovsinventering,

prioritering av behov, uppföljningar



kostnadsberäkning, bilaga 4.

Sid 60 (79)

och mätningar.

Flikansvariga Innehållsansvar för respektive

huvudingång och för samordning av

redaktörer och innehåll därunder.

Rapporterar mot innehållsansvarig

centralt.

Flikansvariga är

redaktörer/administratörer från

berörda enheter på

universitetsförvaltningen. Fyra

flikansvariga beräknas behöva lägga

5 % av sin arbetstid i

förvaltningsläge (sannolikt mer

under införandeprojektet).

Innehållsansvar för sidor

med mixat innehåll

Innehållsansvar för respektive

mixade sidor och för samordning av

redaktörer och innehåll därunder.

Rapporterar mot innehållsansvarig

centralt.

Supportfunktionen Ansvar för verksamhetssupport och

utbildning i systemet.



kostnadsberäkning, bilaga 4. Se

även avsnitt 6.3 för mer information

om denna funktion.

Intranätredaktör centralt

(svenska)

Redaktör för UmU-gemensamma

nyheter och webbannonser för

svenska startsidan.

Placerad på informationsenheten.

Bibehållen amibitionsnivå. 20 % av

en heltid.

Intranätredaktör

centralt (engelska)

Redaktör för UmU-gemensamma

nyheter och webbannonser för

engelska startsidan.

20 % av en heltid. Ambitionshöjning

på redaktörssidan jämfört med idag.

Se detaljerad kostnadsberäkning,

bilaga 4.

Intranätredaktörer på

universitetsförvaltningen

Producerar texter och nyheter i

enlighet med riktlinjer som gäller och

i samverkan med respektive

flikansvarig.

Intranätredaktörer på

fakulteterna

Ansvar för innehåll och struktur på

fakultetsnivå, producerar nyheter och

annat innehåll.

Intranätredaktörer och

administratörer på

institutioner och enheter

Ansvar för innehåll och struktur på

enhetsnivå, producerar nyheter och

annat innehåll på enhgetsgemensam

yta.

Språkkonsult Intern eller extern resurs i arbetet

med innehåll för granskning av texter

och utbildning i klarspråk.

Översättare/språkgranskare Intern eller extern resurs för

översättning och språkgranskning av

engelska texter.

7.3 Supportfunktionen Verksamhetssupport kan innebära flera olika saker. Det handlar dels om att skriva manualer, hålla i utbildningar och att hjälpa användarna med deras problem. Vilken typ av hjälp användarna behöver variera väldigt mycket beroende på vilken typ av användare det rör sig om. För många handlar det

Sid 61 (79)

kanske om att få hjälp att logga in, fixa behörighet eller om handhavande av systemet, men för webbredaktörer handlar det rätt ofta om lite mer avancerad innehållsproduktion. De kanske vill bygga en snygg FAQ-sida, lägga in en film eller frågeformulär på en sida. Det är önskvärt att denna typ av lite mer avancerad support för intranätredaktörer finns. Den saknas till exempel idag för webbredaktörer för den publika webben.

Projektets önskemål är att supportfunktionen ska ha kompetens inom front-end-utveckling (css/html/javascript) för att kunna ge även webbredaktörer ett fullgott användarstöd.

7.4 Fortsatt utveckling Det är viktigt att tillräckligt med resurser finns avsatta för fortsatt utveckling av intranätet. Utvecklingen inom området går snabbt och för att vårt vid lanseringen förhoppningsvis moderna intranät inte ska bli omodernt inom kort eller upplevas som statiskt krävs dels ständiga små förbättringar, dels sannolikt ett antal större idag inte fullt ut kända utvecklingsinsatser.

Intranätorganisationen ombesörjer att fånga upp behov av utveckling och förvaltningsorganisationen hanterar detta inom ramen för sitt uppdrag. Ett ställningstagande som behöver göras under införandeprojektet är om detta fortsatta utvecklingsarbete ska bedrivas internt eller externt mot konsult och vilken kompetensuppbyggnad som eventuellt kommer att behöva göras på tekniksidan.

7.5 Uppföljning och mätning av effekt I avsnitt 3.4 framgick övergripande mål och effektmål för intranätet samt förslag på hur dessa skulle kunna följas upp. Uppföljning behöver göras regelbundet, minst en gång per år via analys av besöksstatistik, uppföljning av användning av olika funktioner samt genom att mäta användarnas upplevelser via enkäter och/eller intervjuer. Uppföljning är också viktig för att fånga upp nya behov och önskemål.

Sid 62 (79)

8 Kostnader

Underlag i form av timuppskattning för att beräkna utvecklings- och teknikkostnader togs in från samma företag som höll i workshopparna kring verktyg (se avsnitt 6.1). Sogeti levererade ett underlag för SharePoint och Valtech för EPiServer. Valtechs underlag på 3 800 timmar betraktades som otillförlitligt och beräkningarna för båda verktygen har istället kommit att baseras på Sogetis timuppskattning för SharePoint med modifiering uppåt för arbete som inte ingick i deras kalkyl.

I kalkylerna nedan presenteras kostnaderna för EPiServer som CMS och SharePoint som dokumenthanteringssystem. I bilaga 4 finns mer detaljerade underlag och även kalkyler för SharePoint-alternativet. Skillnaderna i kostnad mellan de olika verktygen är inte stor. EPiServer beräknas bli något dyrare i införandeprojektet, på grund av fler servrar och dyrare licenser. Sett över femårsperioden blir däremot kostnaderna för SharePoint något högre, på grund av högre kostnader för utbildning och support. Sett över hela femårsperioden blir alltså EPiServer-alternativet något billigare.

Förutsättningar för beräkningarna är följande:

• Införandeprojektet sträcker sig över två år • EPiServer som webbpubliceringssystem och SharePoint för dokumenthantering, vilket kräver

licenser för båda systemen • 6 500 timmar för utveckling hos leverantör • 7 766 timmar intern tid för projektorganisationen, timkostnad 550 kr • 40 % av utvecklingskostnaden i förvaltning år 3, därefter 20 % • Beräknad minsta livslängd 5 år, varav införandeprojektet under år 1–2 • 7 servrar • Schabloner på integrationer och förvaltning av dessa

I tabell 8.1 presenteras kostnader för införandeprojektet under år 1–2. Årliga kostnader för utveckling/teknik och verksamhet uppskattas till knappt 6,5 Mkr och för hela det tvååriga införandeprojektet således knappt 13 mnkr.

I tabell 8.2 framgår årliga kostnader i förvaltningsfas under år 3-5 och i tabell 8:3 listas de jämfört med idag tillkommande verksamhetskostnader som uppstår under förvaltningsfas. Intranätorganisation, utbildning/support och front-end-kunskap ingår bland annat. En ambitionshöjning vad gäller språklig kvalitet och information på engelska förutsätts vidare.

Sid 63 (79)

Tabell 8.1: Uppskattade kostnader för införandeprojektet år 1–2.

Kostnadsslag År 1 År 2 Totalt

införandeprojektet

Utveckling och teknik

Utvecklingskostnader 2 685 000 2 685 000 5 370 000

Drift och licenser 494 231 494 231 988 462

Integrationer 312 500 312 500 625 000

Teknisk support 102000 102000 204 000

GEM-kostnader 145 962 145 962 291 924

Summa utveckling och teknik 3 739 693 3 739 693 7 479 386

Verksamhetskostnader inkl. GEM

Projektorganisation 1 990 450 1 990 450 3 980 900

Utbildning och verksamhetssupport 145 300 145 300 290 600

Övriga driftskostnader 572 050 572 050 1 144 100

Summa verksamhetskostnader 2 707 800 2 707 800 5 415 600

Totalt per år 6 447 493 6 447 493 12 894 986

Tabell 8.2: Uppskattad kostnad per år under femårsperioden. Införandeprojektet blåmarkerat.

Kostnadsslag Införande

År 1 Införande

År 2 År 3 År 4 År 5

Teknik och utveckling 3 739 693 3 739 693 3 166 450 1 970 750 2 122 870

Verksamhet 2 707 800 2 707 800 1 525 150 1 525 150 1 525 150

Summa 6 447 493 6 447 493 4 691 600 3 495 900 3 648 020

Tabell 8:3: Specifikation av uppskattade årliga verksamhetskostnader i förvaltningsfas år 3–5. Kostnadspost Kostnad/år Kommentar

Engelskspråkig central webbredaktör 217 800 Ambitionshöjning. 20 % av en heltid Översättnings-/språkgranskningstjänster (sv/eng)

20 000 Extern konsult. Ambitionshöjning

Utbildning, verksamhetssupport och front-end-kompetens om EPIserver

544 500 50 % av en heltid

Intranätansvarig (verksamhetsföreträdare i förvaltningsgrupp)


Innehållsansvarig, uppföljning av nytta, fånga behov, statistik, sökoptimering, samordna flikansvariga


Bilder och webbannonser 10 000

Kompetensutveckling i intranätfrågor 25 000

Summa årliga kostnader i förvaltningsfas år 3–5

1 525 150

Sid 64 (79)

Bilaga 1: Medarbetarenkät

Tabell 1: Svarsfrekvens på medarbetarenkät

Tabell 2: Rangordnad prioriteringslista av fråga 4 ”Hur relevant är följande information för ditt dagliga arbete”.

1 motsvarar inte alls relevant, 5 mycket relevant. Nedan anges rangordningen och medelvärdet inom parentes. Grön markering avser frågor som placerat sig på första till fjärde plats, dvs information med den högsta relevansen för de svarande. Gul markering visar övriga frågor med ett medelvärde över 3 (vilket indikerar information med relevans eller hög relevans för de svarande).

Fråga Alla svarande (svensk)

Forskare/ lärare

T/A-personal

Chefer Alla svarande (engelsk)

Kontaktuppgifter 1 (4,1) 1 (4,0) 1 (4,1) 3 (4,1) 3 (3,9) Regler och riktlinjer 2 (3,8) 3 (3,8) 2 (3,8) 1 (4,3) 6 (3,7) Instruktioner och lathundar 2 (3,8) 3 (3,8) 2 (3,8) 4 (3,8) 4 (3,8) Interna nyheter och nyheter från ledningen

2 (3,8) 5 (3,6) 2 (3,8) 2 (4,2) 8 (3,4)

Kalendarium med aktiviteter och händelser

3 (3,6) 4 (3,7) 3 (3,6) 7 (3,6) 4 (3,8)

Anställning (lön, förmåner, avtal, arbetstid)

4 (3,5) 8 (3,3) 3 (3,6) 2 (4,2) ?

Arbetsmiljö och hälsa 4 (3,5) 7 (3,4) 4 (3,5) 3 (4,1) 4 (3,8) Pågående projekt inom UmU 5 (3,4) 6 (3,5) 6 (3,3) 8 (3,5) 7 (3,5) Kartor och adresser 5 (3,4) 8 (3,3) 5 (3,4) 13 (3,0) 9 (3,3) Organisationsinformation 6 (3,3) 9 (3,2) 6 (3,3) 5 (4,0) 9 (3,3) Publikationer (rapporter, artiklar etc)

6 (3,3) 2 (3,9) 8 (3,0) 9 (3,4) 2 (4,1)

Karriärvägar och kompetensutveckling

7 (3,2) 8 (3,3) 7 (3,1) 11 (3,2) 8 (3,4)

Upphandlingar, avtal, leverantörer

7 (3,2) 2,9 6 (3,3) 6 (3,7) 12 (2,8)

Kompetensnätverk, grupper och samverkansprojekt

8 (3,1) 9 (3,2) 7 (3,1) 12 (3,1) 4 (3,8)

Bilder och grafik som är fria att använda

8 (3,1) 7 (3,4) 8 (3,0) 15 (2,8) 6 (3,7)

Mål, vision och värderingar 8 (3,1) 10 (3,0) 7 (3,1) 7 (3,6) 14 (2,6) Information som ger stöd i forskning

8 (3,1) 3 (3,8) 11 (2,6) 10 (3,3) 4 (3,8)

Information som ger stöd i undervisning

9 (3,0) 2(3,9) 13 (2,4) 11 (3,2) 1 (4,2)

Personlig presentationssida (kompetensprofil)

10 (2,9) 10 (3,0) 9 (2,9) 14 (2,9) 6 (3,7)

Externa nyheter 10 (2,9) 11 (2,9) 9 (2,9) 11 (3,2) 14 (2,6) Ekonomi (planering, redovisning, uppföljning)

11 (2,8) 12 (2,8) 10 (2,7) 2 (4,2) 11 (2,9)

Sid 65 (79)

Lediga jobb 12 (2,6) 13 (2,5) 11 (2,6) 16 (2,4) 10 (3,2) Information för chefer 13 (2,5) 14 (2,4) 13 (2,3) 1 (4,3) 13 (2,7) Medarbetarporträtt, intervjuer, framgångssagor

14 (2,4) 15 (2,1) 12 (2,5) 16 (2,4) 5 (3,8)

Tabell 3: Rangordnad prioriteringslista av fråga 6 ”Hur relevanta är följande uppgifter för ditt dagliga arbete?”

1 motsvarar inte alls relevant, 5 mycket relevant. Nedan anges rangordningen och medelvärdet inom parentes. Grön markering avser frågor som placerat sig på första till fjärde plats, dvs uppgifter med den högsta relevansen för de svarande. Gul markering visar de uppgifter med ett medelvärde över 3, dvs att de är relevanta fast något lägre.

Fråga Alla svarande (svensk)

Forskare/ lärare

T/A-personal

Chefer Alla svarande (engelsk)

Hitta en person (telefonnummer, kompetens etc)

1 (4,1) 2 (3,9) 1 (4,1) 1 (4,2) ?

Hantera personliga kalendern, mejl, att-göra-listor etc

2 (3,8) 5 (3,6) 2 (3,9) 2 (4,0) 1 (3,9)

Hantera dokument (samarbeta, dela, versionshantera)

3 (3,6) 5 (3,6) 4 (3,6) 3 (3,9) 4 (3,2)

Rapportera sjukledighet, semester, föräldraledighet etc

3 (3,6) 7 (3,4) 3 (3,7) 4 (3,8) 4 (3,2)

Få support/göra felanmälan 3 (3,6) 6 (3,5) 4 (3,6) 5 (3,6) 3 (3,5) Hitta blanketter 3 (3,6) 6 (3,5) 4 (3,6) 4 (3,8) 3 (3,5) Söka artiklar 4 (3,5) 1 (4,3) 7 (2,9) 8 (3,3) ? Boka lokal, resurser (projektor, labbutrustning etc)

5 (3,4) 4 (3,7) 5 (3,2) 5 (3,6) 3 (3,5)

Ladda ner mallar (med grafisk profil)

6 (3,3) 8 (3,3) 5 (3,2) 7 (3,4) 5 (3,0)

Begära ersättning (utlägg, resor, övertid)

7 (3,2) 7 (3,4) 6 (3,1) 6 (3,5) 2 (3,6)

Boka resor 7 (3,2) 7 (3,4) 7 (2,9) 5 (3,6) 2 (3,6) Hänvisa telefonen 8 (3,1) 13 (2,8) 5 (3,2) 7 (3,4) 11 (2,3) Ta del av egna nyhetsbevakningar (omvärldsbevakning)

8 (3,1) 9 (3,2) 7 (2,9) 9 (3,2) 14 (2,0)

Ha videokonferens eller e-möte

9 (3,0) 8 (3,3) 9 (2,7) 7 (3,4) 9 (2,6)

Dela med sig (erfarenheter, dokument, bilder)

10 (2,9) 12 (2,9) 7 (2,9) 11 (3,0) 6 (2,9)

Bifoga platsinformation (karta) i bokningar, mejl etc

10 (2,9) 11 (3,0) 8 (2,8) 12 (2,9) 13 (2,1)

Kommunicera online med kollegor via t.ex. chat, skype

11 (2,8) 10 (3,1) 9 (2,7) 13 (2,8) 3 (3,5)

Göra inköp (datorer, telefon, kontorsmaterial etc)

11 (2,8) 15 (2,6) 8 (2,8) 9 (3,2) 8 (2,7)

Tidsrapportera 12 (2,7) 19 (2,0) 5 (3,2) 14 (2,7) 14 (2,0) Utveckling av undervisning eller ta fram kursmaterial

12 (2,7) 3 (3,8) 14 (2,0) 15 (2,6) ?

Skicka ut sms eller 12 (2,7) 14 (2,7) 10 (2,6) 11 (3,0) 7 (2,8)

Sid 66 (79)

aviseringar till olika grupper Jobba i lärplattform med undervisningsrelaterade frågor

13 (2,6) 5 (3,6) 15 (1,9) 15 (2,6) ?

Ta dela av viktiga nyckeltal för verksamheten

13 (2,6) 16 (2,4) 11 (2,5) 4 (3,8) 12 (2,2)

Göra forskningsansökningar 13 (2,6) 6 (3,5) 15 (1,9) 10 (3,1) ? Hantera fakturor 14 (2,4) 19 (2,0) 12 (2,3) 4 (3,8) 13 (2,1) Hantera ekonomifrågor (budget, löner, resultat)

15 (2,3) 18 (2,1) 12 (2,3) 2 (4,0) 10 (2,5)

Delta i diskussionsforum och bidra till wikis (webbplats med sidor som redigeras av besökarna)

16 (2,2) 17 (2,3) 12 (2,3) 16 (2,1) 11 (2,3)

Hantera personalrekryteringar 17 (1,9) 20 (1,8) 16 (1,6) 4 (3,8) 16 (1,7) Använda sociala funktioner (statusuppdatera, kommentera, blogga etc)

17 (1,9) 20 (1,8) 15 (1,9) 17 (1,8) 13 (2,1)

Annonsera på köp/sälj, hyres/uthyres (t.ex. begagnat, bostadsannonser)

18 (1,4) 21 (1,4) 17 (1,4) 18 (1,4) 15 (1,8)

Sid 67 (79)

Bilaga 2: Resultat från workshops med styrgrupp och referensgrupp

Tabell 1: Styrgruppen

Sid 68 (79)

Tabell 2: Projektgruppen

Sid 69 (79)

Bilaga 3: Tekniska krav för intranätet

Produktleverantören måste lämna skriftligt svar på kravuppfyllnad samt kunna uppvisa ett proof of concept (demo med umu:s data). Förutsättningar för detta kommer att skapas.

Krav

Allmänt Produkten (samtliga delar inkluderade – huvudprodukt så väl som eventuella tredjepartsverktyg) skall:

• ha en end-of-support minst fem år framåt från införandet • vara välrenommerad och med gott resultat användas i andra organisationer med motsvarade

storlek och behov • baseras på lösningen där det är enkelt att hitta kompetens för applikationen. Detta för att

minimera risken att endast ett fåtal individer kan utveckla/förvalta/supportera det framtida intranätet

• ha en stabil leverantör med o hög företagskompetens o verksamhet, storlek och ekonomiska förutsättningar för att garantera fortlevnad

under överskådlig tid o vana att arbeta med organisationer i universitetets storleksklass o helhetsansvar för införande (universitetet skall ha endast en motpart för

produktleverans) • använda CAS3/SAML2 eller AD för autentisering

o Anvisningar CAS • stödja AD enligt universitetets schema

o Se dokument • klara LDAP 3

o med TLS o enligt universitetets schema respektive chained queries, se dokument

• vara enkel att arbeta i o utbildningsbehovet för att använda Intranätet bör vara lågt eller ”obefintligt” o gäller också för att lägga till/förändra/ta bort information på sidor personen har rätt

att administrera • vara browseroberoende (Internet Explorer, Firefox, Safari, Opera, Chrome – stöd för senaste

version samt de senaste 2 åren bakåt, kontinuerligt) • ha stöd för 32 resp 64 bitar (server och klient) • stödja HTML5 • ha en WYSIWYG-editor

o det skall gå att uppdatera sidor från mobiltelefon/surfplatta • vara väldokumenterad, Skall också inkludera väldefinierad och dokumenterad

o uppgraderingsprocess o backuphantering o process för att importera yttre data in i systemet

Produkten bör:

• vara modulär – en fast bas och möjlighet att lägga till moduler för ökad/ändrad funktionalitet

• inte använda Silverlight/Flash

http://www.umu.se/DownloadAsset.action?contentId=156982&languageId=3&assetKey=Instruktion+CASl�

https://www.samarbetsyta.umu.se/adm/personalenheten/intranat/Delade%20dokument/Krav/Integrationskrav_ldap_ad.docx�

https://www.samarbetsyta.umu.se/adm/personalenheten/intranat/Delade%20dokument/Krav/Integrationskrav_ldap_ad.docx�

Sid 70 (79)

• kunna synkronisera en eventuell sökfunktion mot vår officiella sökmotor – Google Search Appliance version GB-7007, 6.0.14.GA.28-p2 eller nyare.

o vid ja på kravet måste leverantören – utifrån Googles specifikation redogöra för hur vi indexerar produktens innehåll på bästa sätt samt hur detta skall presenteras på bästa sätt.

Prestanda/ Skalbarhet Produkten skall:

• klara minst 6 000 användare varav 1 000 samtidiga • vara skalbart för att stödja ökade behov av prestanda

o Skalbarheten bör vara så linjär som möjligt • i genomsnitt ligga <1 sekund i svarstid från att förfrågan inkommer till systemet och svar

returneras. Vid hård belastning kan svarstider upp till maximalt 3 sekunder accepteras • ha stöd för lastbalansering

Tillgänglighet Produkten skall:

• sättas upp för att vara tillgängligt 24 timmar om dygnet 7 dagar i veckan. Totala tillgängligheten skall vara 99 % över tid respektive 99,9 % kontorstid, inkluderat både planerade och oplanerade avbrott. Detta medför att systemet sammanlagt får vara otillgängligt 87,6 timmar per år.

• stödja att samtliga respektive systemintegrationer (med moduler) kan stängas av med tillhörande meddelande om driftstörning

Förvaltning Produkten skall:

• följas av en rimlig finansiering både för teknik och verksamhet o utökad ram (budget) behövs för stadigvarande förvaltning

• produkten skall ha förutsättningar för att snabbt kunna förändras (till rimliga kostnader) om affärs- och/eller verksamhetskrav förändras

• följas av en tydlig exit-strategi o vi skall kunna exportera data från system för att använda till import i annan plattform

CVS- och/eller XML-format bör maximalt ta 3 veckor att få ut från leverantör

• ha förutsättningar för att leverera statistik om hur systemet används • ha tillgång till teknisk support från extern leverantör (djup teknisk support för att klara

förvaltning) • ha ett dokumenterat API för eventuella integrationer. API:et skall

o vara enligt formatet REST, SOAP, eller motsvarande o klara kryptering med TLS/SSL o i första hand klara autentisering via klientcertifikat och i andra hand hantera ett

”secret key” förfarande o innehålla funktioner för att skicka samt få ut information om användare

• kunna läsa/integrera mot AD och/eller LDAP3 • ha en definierad och väl fungerande backuphantering

o fulldump o inkrementell o återställa applikationen skall kunna ske separat från att återställa data

Sid 71 (79)

o data skall kunna återställas i delmängder • omfattas av gällande ramavtal för att teckna supportavtal för det rekommenderade

operativsystemet och hårdvaran hos respektive leverantör

Produkten bör:

• vara kostnadseffektiv – gäller också teknisk förvaltning av Intranätet • anpassas lokalt (på kodnivå) i så liten utsträckning som möjligt.

o största delen av anpassningarna bör göras via konfiguration. o tilläggsmoduler bör restriktivt skapas utifrån prioriterade behov

Leverantören bör:

• redogöra för produktens livscykel o end-of-support o end-of-life

• redogöra för kompabilitetspolicy o råder bakåtkompabilitet för äldre versioner? I vilken omfattning?

• kunna erbjuda bundna licenskostnader och modeller för kommande 3–5 års period

Leverantören skall:

• redogöra för hur kostnaderna skalar mot ökade behov av mer resurser och/eller innehåll o licensavgifter, hårdvarukrav, etc

Säkerhet Produkten skall:

• ha stöd för olika behörighetsnivåer – genom att använda AD/LDAP3 eller kunna använda en dokumenterad och befintlig connector mot AD/LDAP3

• ha stöd för krypterad kommunikation o hantera certifikatskedjor med minst 4 nivåer o certifikaten skall kunna ha minst 2048 bit, helst klara upp till 4096 bit

• kunna köra anti-virus-kontroll vid uppladdning av dokument/data o ny information så väl som nya version av information

• kunna logga användarinloggning/utloggning respektive förändringar i innehåll • ha versionshantering av dokument/innehåll • ha stöd för SMTP

o klara av Auth/TLS • automatiskt kunna hantera DoS attacker och/eller varningsmeddelande

o automatisk blockering av enskilda IP-nummer som lägger hög last mot intranätet o automatisk blockering av användare som laddar upp för stora dokument o automatisk kontroll av massutskick genom systemet o automatisk kontroll av enskild användare som i stor volym loggar samtidigt

• ha stöd för självläkande funktioner vid störningar/resursbrist o omstart vid överbelastning eller resursbrist o automatisk blockering av URL:er som får för hög last och stör systemet

• ha tydlig process för inrapportering av mjukvarufel till leverantören • kunna erbjuda teknisk support via e-post, formulär, telefon eller liknande • klara LDAP-kommunikation med TLS

Sid 72 (79)

Produkten bör:

• Kunna övervaka systemstatus via SNMP

Leverantören skall:

• redogöra sin uppdateringspolicy för säkerhetsrelaterade patchar samt tidsramar för dessa o Drabbas vi av nertid ofta på grund av uppdateringar? Hur ofta och hur länge?

• ange om det krävs en masterinloggning mot LDAP, eller om det hanteras anonymous eller sker frågor med hjälp av den egna användaren? Det vill säga bind as user eller bind as IntranetSystem


Slutrapport 2012-08-31 Dnr 102-2296-11

Sid 73 (79)

Bilaga 4: Detaljerade kostnadsberäkningar

Tabell 1: Utvecklings- och teknikkostnader samt finansiering GEM-kostnader baserade på fakturor genom IT-enheten (5 %). Om fakturorna går till Informationsenheten så är overhead-kostnaden högre (14 %). Största delen av GEM-kostnaderna för år 3–5 är baserat på extern förvaltningsleverantör.

SharePoint År 1-2 År 3 År 4 År 5 Totalt Utvecklingskostnad 5 370 000 2 348 000 1 274 000 1 274 000 10 266 000 Drift och licenser 640 362 442 000 442 000 619 862 2 144 224 Integrationer 625 000 62 500 62 500 62 500 812 500 Support 204 000 204 000 136 000 102 000 646 000 GEM-kostnader 278 118 107 400 53 700 62 593 501 811

Summa 7 117 480 3 163 900 1 968 200 2 120 955 14 370 535

Finansiering SharePoint

År 1-2 År 3 År 4 År 5 Totalt Omföring från Infoglue 200 000 200 000 200 000 600 000 Nya pengar 7 117 480 2 963 900 1 768 200 1 920 955 13 770 535

Summa 7 117 480 3 163 900 1 968 200 2 120 955 14 370 535

EPiServer

År 1-2 År 3 År 4 År 5 Totalt Utvecklingskostnad 5 370 000 2 348 000 1 274 000 1 274 000 10 266 000 Drift och licenser 988 462 571 000 571 000 736 162 2 866 624 Integrationer 625 000 62 500 62 500 62 500 812 500 Support 204 000 204 000 136 000 102 000 646 000 GEM-kostnader 291923 109950 56250 64508 522 631

Summa 7 479 385 3 295 450 2 099 750 2 239 170 15 113 755

Finansiering EpiServer

År 1-2 År 3 År 4 År 5 Totalt Omföring från Infoglue 200 000 200 000 200 000 600 000 Nya pengar 7 479 385 3 095 450 1 899 750 2 039 170 14 513 755

Summa 7 479 385 3 295 450 2 099 750 2 239 170 15 113 755

Sid 74 (79)

Tabell 2: Detaljer utvecklings- och teknikkostnader för SharePoint.

SharePoint

Aktivitet/År År 1-2 3 4 5

Införande/utveckling 5 370 000 2 148 000 1 074 000 1 074 000

Integrationer

Överföring från IG (sök) 200 000 200 000 200 000

Tredjepart (poll) 8 000 2 000 2 000 2 000

Licenser 192 362 0 0 177 862

Hårdvara 300 000 300 000 300 000 300 000

Backup 80 000 80 000 80 000 80 000

Testsystem 60 000 60 000 60 000 60 000

Teknisk support 204 000 204 000 136 000 102 000

Infoglue (kalender/nyheter) 75 000 7 500 7 500 7 500

Exchange 25 000 2 500 2 500 2 500

Exigus 75 000 7 500 7 500 7 500

Flexi 80/20 50 000 5 000 5 000 5 000

UB/Album 0 0 0 0

DiVA 0 0 0 0

Forskningsdatabasen 25 000 2 500 2 500 2 500

"Lärare på kurs" 75 000 7 500 7 500 7 500

Widar 75 000 7 500 7 500 7 500

TimeEdit 0 0 0 0

Kurs/seminarium 75 000 7 500 7 500 7 500

Cambro 25 000 2 500 2 500 2 500

KK/LDAP 75 000 7 500 7 500 7 500

PASS 50 000 5 000 5 000 5 000 Tot summa Äskande

Summa 6 839 362 3 056 500 1 914 500 2 058 362 13 868 724 13 188

724

ITS stöd i projekt 170 000

Sökoptimering - från IG 200 000

SQL databas 69 881

69 881

SQL databas 69 881

69 881

Sharepoint server 12 700

12 700


12 700


12 700

Windows 2008 R2 14 500

2 DB, 2 APP+Front, 1 extra front

Kodgranskning

Dokumentationsgranskning

Sid 75 (79)

Tabell 3: Detaljer utvecklings- och teknikkostnader för EPiServer.

EPiServer

Aktivitet/År År 1-2 3 4 5

Införande/utveckling 5 370 000 2 148 000 1 074 000 1 074 000

Integrationer

Överföring från IG (sök) 200 000 200 000 200 000

Tredjepart (poll) 0 0 0 0

Licenser 468 462 51 000 51 000 216 162

Hårdvara 380 000 380 000 380 000 380 000

Backup 80 000 80 000 80 000 80 000

Testsystem 60 000 60 000 60 000 60 000

Teknisk support 204 000 204 000 136 000 102 000

Infoglue (kalender/nyheter) 75 000 7 500 7 500 7 500

Exchange 25 000 2 500 2 500 2 500

Exigus 75 000 7 500 7 500 7 500

Flexi 80/20 50 000 5 000 5 000 5 000

UB/Album 0 0 0 0

DiVA 0 0 0 0

Forskningsdatabasen 25 000 2 500 2 500 2 500

"Lärare på kurs" 75 000 7 500 7 500 7 500

Widar 75 000 7 500 7 500 7 500

TimeEdit 0 0 0 0

Kurs/seminarium 75 000 7 500 7 500 7 500

Cambro 25 000 2 500 2 500 2 500

KK/LDAP 75 000 7 500 7 500 7 500

PASS 50 000 5 000 5 000 5 000 Tot summa Äskande

Summa 7 187 462 3 185 500 2 043 500 2 174 662 14 591

124 13 911 124

SQL databas kluster 69881

69881

SQL databas kluster 69881

69881

SQL Witness 28000

Sharepoint server 12700

12700

Sharepoint server 12700

12700

EPIServer 127500 25500 25500 25500

EPIServer 127500 25500 25500 25500

Windows 2008 R2 20300

2 frontar, 2 SP, 2 DB, 1 witness


Slutrapport 2012-08-31 Dnr 102-2296-11

Sid 76 (79)

Tabell 4: Beräkningsunderlag verksamhetskostnader för EPiServer och SharePoint. Alla kostnader inkluderar GEM på 14 %.

Kostnadspost Tim Tim-kostnad

Kostnad Kommentar

Lönekostnader projektorganisation projekttiden (år 1-2)

Uppskattad projekttid 2 år=3960 timmar på en heltid.

Projektledning och bitr. projektledning 1 980

550 1 089 000 50 % för hela projekttiden. Process och genomförande, att intranätet byggs i enlighet med målen, samordning, leda projektgrupp, föredragande i styrgrupp, genomförande av intranätorganisationen, kommunikation, ekonomi.

Upphandlingsarbete 300 550 165 000 25 % första halvåret Kvarvarande och löpande kravarbete 364 550 200 200 10 % under hela projekttiden Struktur, innehåll, användartester och migrering

1 400 550 770 000 25 % för hela projekttiden

Design/interaktionsdesign 800 550 440 000 25 % under första halvåret Teknik 594 550 326 700 15 % för hela projekttiden. Scrum-master ingår i konsultkostnader för utveckling Införande- och lanseringsaktiviteter 500 550 275 000 20 % under 1,5 år. Acceptanstester 300 550 165 000 Görs internt inom projektgruppen, 5 personer, 20 testtillfällen à 2 dagar. Produktägare 1 000 550 550 000 Summa projektorganisation år 1-2 exkl. utbildning och verksamhetssupport

7 238 550 3 980 900

Utbildning och verksamhetssupport med EPIserver

528 550 290 600 20 % från från 2013-04-01 (1 år och 4 mån). 9 utb.tillfällen, 4 workshops

Summa projektorganisation år 1-2 med EPiServer

7 766 550 4 271 500

Utbildning och verksamhetssupport med Sharepoint

792 550 435 600 30 % från från 2013-04-01 (1 år och 4 mån). 9 utb.tillfällen, 4 workshops

Sid 77 (79)

Summa projektorganisation år 1-2 med SharePoint

8 040 4 400 4 416 500

Driftskostnader projekttiden (år 1-2) Rådgivning till projektledare 25 1 000 28 500 Extern konsult Upphandling, rådgivning konsult 150 1 000 171 000 Design, AD-tid 150 900 153 900 Räknat på extern AD-taxa. Intern taxa är fn 700 kr inkl. GEM Tillgänglighetsgranskning 100 1 000 114 000 Extern konsult. Inkl. Engelskspråkig central intranätredaktör 594 550 326 700 20 % från 2013-01-01 (1,5 år) Översättning/språkgranskning engelska texter

70 000 221 ord per sida. 1,30 kr per ord. 240 sidor (80% av 300 svenska).

Bilder och webbannonser 30 000 30 bilder och 4 webbannonser. Inkl. Kommunikationsinsatser inkl. seminarier för användare, lanseringskampanjer och film

150 000 Inkl. infographics-film på 50000-75000 kr inkl.

Lokalhyra, resor, kurser, studiebesök etc 100 000 Summa driftskostnader år 1-2 1 144 100 Summa projektorg + driftkostnader under 2 år med EPiServer

5 415 600

Summa projektorg + driftkostnader under 2 år med SharePoint

5 560 600

Nya kostnader som uppkommer i förvaltningsfas (år 3-5)

Engelskspråkig central webbredaktör 1 188 550 653 400 Ambitionshöjning. 20 % av en heltid under 3 år Översättnings-/språkgranskningstjänster (sv/eng)

60 000 Extern konsult. Ambitionshöjning

Utbildning, verksamhetssupport och front-end-kompetens om EPiServer

2 970 550 1 633 500 50 % av en heltid under 3 år

Intranätansvarig (verksamhetsföreträdare i förvaltningsgrupp)

1 485 550 816 750 25 % av en heltid under 3 år

Sid 78 (79)

Innehållsansvarig, uppföljning av nytta, fånga behov, statistik, sökoptimering, samordna flikansvariga

2 376 550 1 306 800 40 % av en heltid under 3 år

Bilder och webbannonser 30 000 Kompetensutveckling i intranätfrågor 75 000 Summa kostnader i förvaltningsläge år 3-5 i EPiServer

4 575 450 1 525 150

per år Tillkommande kostnader för utbildning, verksamhetssupport och front-end-kompetens om SharePoint

2 970 550 1 633 500 Ytterligare 50 % av en heltid under 3 år

Summa kostnader i förvaltningsläge år 3-5 om SharePoint

6 208 950

Summa 5 år (införandeprojekt år 1-2 + förvaltning år 3-5) om EPiServer

14 202 750

Summa 5 år (införandeprojekt år 1-2 + förvaltning år 3-5) om SharePoint

15 981 450


Slutrapport 2012-08-31 Dnr 102-2296-11

Sid 79 (79)

Bilaga 5: Detaljerad innehållsstruktur

InformationsenhetenUmeå universitet, 901 87 UmeåTelefon 090-786 50 00. Fax 090-786 99 95Texttelefon 090-786 59 00www.umu.se

Print &

Med

ia, Um

eå universitet. 2012/0

3598

ett intranät för umeå universitet · ett modernt intranät är mycket mer än en internwebb. det...

Documents