europe direct...zaradi zagotavljanja enake obravnave vseh vložnikov ne moremo odgovarjati na...

EUROPE DIRECT

(2021–2025)

Navodila za vložnike

30. junij 2020

POMEMBNO OBVESTILO

Navodila za vložnike so splošna navodila za uporabnike, ki pojasnjujejo, kako oddati predlog.

Zajemajo nepovratna sredstva za dejavnosti, dodeljena v okviru postopka za dodelitev nepovratnih sredstev za EUROPE DIRECT, ki ga upravlja Generalni direktorat za komuniciranje prek portala EU Funding & Tenders Portal (portal EU za financiranje in javne razpise, v nadaljnjem besedilu: portal).

V navodilih so zajeti praktični nasveti za pripravo in oddajo predloga.

Ker smo pri obravnavi neposrednih poizvedb omejeni, vas prosimo, da poskustie odgovore na vprašanja najprej poiskati sami:

Vsi izrazi so pojasnjeni v glosarju.

Podrobnosti o procesih in postopkih so opisane v spletnem priročniku portala za financiranje in javne razpise (Funding & Tenders Portal Online Manual). Spletni priročnik vsebuje tudi pogosto zastavljena

vprašanja in podrobna navodila za sistem za elektronsko izmenjavo .

Celoten seznam referenčnih dokumentov (vključno z zakonodajo, delovnim programom in predlogami) je na voljo na povezavi z referenčnimi dokumenti portala.

Vzpostavitev neposrednega stika

Po potrebi nas lahko tudi kontaktirate (prek elektronskega naslova [email protected] ali informacijske službe za pomoč uporabnikom IT Helpdesk za vprašanja v

zvezi z IT).

https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/homehttps://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/homehttps://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/support/glossaryhttps://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/index_en.htmhttps://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/index_en.htmhttps://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/index_en.htmhttps://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/index_en.htmhttps://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/reference-documentsmailto:[email protected]:[email protected]://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/support/helpdesks/contact-form

Nepovratna sredstva EU: EUROPE DIRECT – Navodila za vložnike

3 od 12

KAZALO

1. Kako oddati predlog? .............................................................................................................. 4 1.1 Priprava na oddajo ...................................................................................................... 5 1.2 Kako izpolniti vlogo? .................................................................................................... 5 Naložiti morate naslednje dokumente, ki ste jih izpolnili: ............................................................ 9 1.3 Pomoč ....................................................................................................................... 9 1.4 Oddaja – potrdilo o prejemu ........................................................................................ 10

2. Informacije o rezultatih ocenjevanja .................................................................................... 10 3. Končna pravna preverjanja ................................................................................................... 10 4. Vložniki: kaj so povezani subjekti in edini vložniki ............................................................... 11

1.1 Povezani subjekti ............................................................................................................ 11 1.2 Edini vložnik ................................................................................................................... 12


4 od 12

1. Kako oddati predlog?

Vse predloge je treba oddati neposredno na spletu prek sistema za oddajo vlog na

portalu. Vloge v papirni obliki ne bodo sprejete.

Vmesnik sistema za oddajo vlog na portalu je le v angleščini. Vseeno pa morate

predlog oddati v slovenščini.

Postopek oddaje je pojasnjen v spletnem priročniku portala za financiranje in javne

razpise (kjer so na voljo tudi podrobna navodila za uporabo orodja IT).

Predlog boste oddali v dveh korakih:

1. registriranje organizacije (koda PIC)

2. oddaja predloga – kot sledi:

del A obsega upravne informacije o vložniku.

Izpolnite ga neposredno na spletu;

del B (opis ukrepa) zajema tehnično vsebino predloga.

Izpolnite obrazec za vlogo in ga naložite kot datoteko PDF (obvezno);

del B (priloge in dokazila).

Naložite kot datoteke PDF:

o podpišite častno izjavo in jo naložite kot datoteko PDF (obvezno).

o Morebitna dokazila naložite kot datoteke PDF (če je to ustrezno, glej

oddelek 8.2 razpisa za zbiranje predlogov).

Predlog je treba oddati pred rokom za oddajo predlogov (navedenim v razpisni

dokumentaciji). Če rok zamudite, sistem samodejno ne bo upošteval vašega predloga

in se bo štelo, kot da ga niste oddali.

Pri predlogu ne smete preseči omejitve glede števila strani (določene v predlogi

obrazca za vlogo); strani, s katerimi bo omejitev presežena, se ne bodo upoštevale.

Obvezne dokumente je treba naložiti v pravilno kategorijo, npr. obrazec za vlogo v

kategorijo obrazec za vlogo, častno izjavo v kategorijo častna izjava (sicer bi lahko

bil vaš predlog nepopoln in tako nedopusten). Morebitna dokazila (če je ustrezno, glej

oddelek 8.2 razpisa za zbiranje predlogov) naj se naložijo v kategorijo dokazilo 1,

dokazilo 2 itd.

Priporočamo, da predlog izpolnite pravočasno oz. pred rokom, da se izognete morebitnim težavam v zadnjem trenutku. Tveganje za morebitne

tehnične težave zaradi oddaje v zadnjem trenutku (npr. preobremenjenost itd.) prevzemate sami. Rok za oddajo predlogov NE bo podaljšan.

Čeprav lahko zaporedne različice vloge sproti shranjujete, vam svetujemo, da si pred začetkom postopka elektronske oddaje ogledate predloge predloga

(vzorec besedila je mogoče prenesti iz referenčnih dokumentov na portalu).

Za dokončno izpolnitev dela A se morajo vsi vložniki registrirati v registru

udeležencev in svojemu koordinatorju sporočiti kodo PIC. Registrirati se morajo tudi povezani subjekti in subjekti, ki skupaj sestavljajo edinega vložnika, vendar pozneje, tj. med pripravo nepovratnih sredstev.

http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/applying-for-funding/submit-proposals/submission-tool_en.htmhttp://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/applying-for-funding/submit-proposals/submission-tool_en.htmhttps://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/participant-registerhttps://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/participant-registerhttps://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/participant-registerhttps://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/participant-register


5 od 12

1.1 Priprava na oddajo

Pred oddajo vloge morate narediti troje:

1) prebrati referenčne dokumente

Preverite, ali:

vaša organizacija/predlog izpolnjuje merila za upravičenost

in se pozanimajte o:

merilih za dodelitev,

zahtevah glede finančne in poslovne sposobnosti,

merilih za izključitev,

pogojih za dopustnost (npr. rok za oddajo predlogov, omejitve glede števila

strani itd.),

drugem (npr. ureditve sofinanciranja);

2) ustvariti uporabniški račun

Vsi vložniki morajo za uporabo sistema za elektronsko oddajo na portalu za

finančna sredstva in javne razpise (prek katerega je edino mogoče oddati

predloge) ustvariti uporabniški račun EU Login, razen če ga že imajo. To je

nekdanji račun ECAS;

3) registrirati svojo organizacijo v registru udeležencev

Ko imate ustvarjen uporabniški račun EU Login, lahko registrirate svojo

organizacijo v registru udeležencev.

Po končani registraciji boste prejeli devetmestno identifikacijsko kodo udeleženca

(koda PIC). Potrebovali jo boste za dokončno izpolnitev dela A vloge.

Za dokončno izpolnitev dela B vloge (obrazec za vlogo) boste potrebovali kode PIC

povezanih subjektov (če obstajajo) in subjektov, ki skupaj sestavljajo edinega

vložnika (če je ustrezno). To pomeni, da se morajo tudi oni registrirati v registru

udeležencev.

1.2 Kako izpolniti vlogo?

Del A – Upravni obrazci

Postopka registracije vam ni treba dokončati v eni sami seji. Vnesete lahko nekaj podatkov, jih shranite in nadaljujete pozneje.

Da bi imel vaš predlog najboljše možnosti, da bo izbran za financiranje, poskrbite, da je:

ustrezen – obravnavajte ustrezne cilje razpisa,

popoln – vključite vse ustrezne informacije; pozorno sledite obliki predloge v delu B in ne pozabite naložiti vseh zahtevanih informacij;

jasen in jedrnat – popolnost ne pomeni, da je treba vključiti čim več informacij (in besed); vaš predlog mora biti razumljiv na preprost način, natančen in osredotočen na vsebino; upoštevajte omejitev glede števila strani; informacij ne ponavljajte.

http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/user-account-and-roles/ecas-login_en.htmhttp://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/applying-for-funding/register-an-organisation_en.htmhttp://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/applying-for-funding/register-an-organisation_en.htm


6 od 12

Del A predloge predloga v sistemu za oddajo vlog na portalu je treba izpolniti

neposredno na spletu.

Celovita pojasnila o tem, kako izpolniti vlogo, so na voljo v oddelku „Visit our How

to' user guide“ (Obiščite naš Uporabniški priročnik z navodili) na levi strani

predloge predloga. V nadaljevanju je navedenih več navodil o tem, kaj navesti v

nekaterih poljih.

Po vpisu kode PIC (za več podrobnosti o kodi PIC glej oddelek 1.1):

1. Izberite svojo vlogo – „Main contact“ (glavna kontaktna oseba) ali „Contact

person“ (kontaktna oseba). Običajno bi izbrali vlogo „Main contact“ (glavna

kontaktna oseba). Če se odločite za vlogo „Contact person“ (kontaktna oseba),

v naslednjih korakih pred oddajo predloga ne pozabite dodati druge osebe iz svoje

organizacije, ki bo Main contact (glavna kontaktna oseba).

2. Izpolnite polje „Acronym“ (kratica). Izberite najustreznejšo možnost .Po kratici

lahko prepoznate svoj predlog, če prek sistema za oddajo vlog na portalu

zaprosite še za druga nepovratna sredstva.

3. Izpolnite „Summary field“ (polje za povzetek). Vanj vnesite informacije o

regiji, za katero se prijavljate. Izberite eno od regij s seznama v polju „Ključni

podatki“ razpisa za zbiranje predlogov.

4. Kliknite gumb „Next“ (naprej). Če želite nadaljevati izpolnjevanje predloga, boste

morali sprejeti izjavo o omejitvi odgovornosti. V naslednjem koraku potrdite svojo

organizacijo in kliknete gumb „Next“ (naprej).

5. Zdaj je treba izpolniti upravne obrazce. Kliknite gumb „edit forms“ (urejanje

obrazcev).


7 od 12

Če želite začeti izpolnjevati obrazec, za pomikanje po različnih razdelkih uporabljajte

gumbe v navigacijski vrstici.

6. Za izpolnjevanje ustreznih polj razdelka „General information“ (splošne

informacije) kliknite gumb „Show“ (prikaz).


8 od 12

7. „Acronym“ (kratica) se samodejno kopira iz prejšnjega razdelka.

8. „Proposal title“ (naslov predloga) naj bo ime točke EUROPE DIRECT, ki ga

predlagate. Imenu EUROPE DIRECT mora slediti splošno poznan kraj, npr. mesto,

regija ali zajeto območje, npr. EUROPE DIRECT Berlin, EUROPE DIRECT Kärnten,

EUROPE DIRECT Valle d’Aosta itd.

9. „Duration in months“ (trajanje v mesecih) je določeno, prosimo, da vnesete

„56“ mesecev, saj toliko časa traja okvirni sporazum o partnerstvu, ki bo podpisan

z uspešnimi vložniki.

10. „Free keywords“ (proste ključne besede) so katere koli besede, ki jih želite tu

dodati, npr. komuniciranje, sodelovanje, državljani, informacije itd.

11. V polju „Abstract“ (povzetek) lahko povzamete svoj predlog v slovenščini,

npr. točka EUROPE DIRECT bo proaktivno sodelovala z državljani na mojem

zajetem območju, da bi jim s polnim sodelovanjem v evropskem demokratičnem

procesu omogočili sprejemanje ozaveščenih izbir o prihodnosti EU.

12. Če želite izpolniti ustrezna polja razdelka „Participants & contacts“ (udeleženci in

kontaktne osebe), kliknite gumb „Show“ (prikaz).

13. Nato znova kliknite gumb „Show“ (prikaz). Vaši upravni podatki se samodejno

kopirajo iz prejšnjega razdelka.


9 od 12

14. Če se prijavljate iz oddelka vaše organizacije, lahko to izpolnite tu. Če se ne,

obkljukate polje „not applicable“ (ni relevantno).

15. Pomaknite se po strani navzdol in navedite podrobne informacije o osebi,

odgovorni za predlog („Main contact“ (glavna kontaktna oseba) iz koraka 1).

Kontaktni podatki

Poskrbite, da je navedeni e-naslov pravilen in delujoč ter da se e-pošta na njem redno

preverja – pri ocenjevanju predloga bomo morda morali stopiti v stik z vami za več

informacij.

Del B predloge predloga v sistemu za oddajo vlog na portalu – opis ukrepa.

Naložiti morate naslednje dokumente, ki ste jih izpolnili:

obrazec za vlogo;

častno izjavo, ki je pravilno podpisana in optično prebrana;

druga dokazila, ki se zahtevajo v oddelku 8.2 razpisa za zbiranje

predlogov, npr. življenjepis direktorja EUROPE DIRECT (če se zahteva v

oddelku 8.2 razpisa za zbiranje predlogov) itd.

1.3 Pomoč

Če je mogoče, poskusite odgovore poiskati sami v tem dokumentu in drugi

dokumentaciji:

spletni priročnik,

vprašanja in odgovori na spletišču predstavništva https://ec.europa.eu/slovenia/business-funding/grants_sl (treba jih je poslati

najpozneje šest delovnih dni pred rokom za oddajo),

portal s pogosto zastavljenimi vprašanji (za splošna vprašanja).

http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/applying-for-funding/submit-proposals/submission-tool_en.htmhttps://ec.europa.eu/slovenia/business-funding/grants_slhttps://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/support/faq;categories=;programme=null;actions=;keyword=


10 od 12

Če se vam zdi, da nimate druge možnosti, lahko stopite v stik z nami:

prek informacijske službe za pomoč uporabnikom IT Helpdesk – za tehnična vprašanja o sistemu za oddajo vlog na portalu (pozabljena gesla,

pravice do dostopa, vloge pri dostopu, tehnični vidiki oddaje predloga itd.),

za druga vprašanja – uporabite naš poštni predal: [email protected].

1.4 Oddaja – potrdilo o prejemu

Po oddaji predloga boste prejeli potrditveno e-poštno sporočilo (z datumom in časom

prejema vaše vloge).

2. Informacije o rezultatih ocenjevanja

Po oddaji se vam bomo običajno oglasili šele po koncu ocenjevanja, razen če bomo

potrebovali pojasnila glede zadev, kot je upravičenost, ali zahtevali dodatne

informacije.

Preverili bomo upravičenost in dopustnost vašega predloga ter ga ocenili glede na

merila za dodelitev, določena v razpisni dokumentaciji.

Predlogi, ki ne bodo uspešno ocenjeni, bodo ob koncu ocenjevanja prejeli dopis.

3. Končna pravna preverjanja

Službe za potrjevanje pri Izvajalski agenciji za raziskave (v nadaljnjem besedilu:

službe EU za potrjevanje) lahko kadar koli med postopkom za dodelitev nepovratnih

sredstev vzpostavijo stik z vložnikom, vključno s povezanimi subjekti (če obstajajo) in

subjekti, ki skupaj sestavljajo edinega vložnika (če je ustrezno), ter ga pozovejo k

predložitvi dokazil o pravnem obstoju in statusu. Pozivi se prek sporočilnega sistema

registra pošljejo na e-naslov kontaktne osebe vložnika, naveden v registru. Vložnik

mora navesti veljaven e-naslov in redno preverjati e-pošto na njem.

Dokumenti, ki jih lahko zahtevajo službe EU za potrjevanje, so navedeni v

dokumentu: EU Grants and Tenders Rules on Legal Entity Validation, LEAR

appointment and Financial Capacity assessment (Pravila o preverjanju pravne osebe,

Zaradi zagotavljanja enake obravnave vseh vložnikov NE moremo odgovarjati na vprašanja o rezultatu razpisa pred zaključkom ocenjevanja.

Če tega sporočila ne prejmete, pomeni, da predlog NI bil oddan.

Če menite, da je to posledica napake v elektronskem sistemu za oddajo, morate takoj vložiti pritožbo prek informacijske službe za pomoč uporabnikom IT Helpdesk, pri čemer

pojasnite okoliščine in priložite kopijo predloga (po možnosti s posnetki zaslona, ki kažejo, kaj se je zgodilo).

Pri vprašanjih o oddaji je treba jasno navesti sklic razpisa ED-SI-2020.

https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/support/helpdesks/contact-formmailto:[email protected]:[email protected]://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/lev/h2020-rules-lev-lear-fvc_en.pdfhttp://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/lev/h2020-rules-lev-lear-fvc_en.pdfhttps://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/support/helpdesks/contact-form


11 od 12

imenovanju pooblaščenega zastopnika pravne osebe in oceni finančne sposobnosti pri

dodelitvi nepovratnih sredstev in razpisih EU).

Hkrati boste pozvani, da imenujte svojega pooblaščenega zastopnika pravne osebe,

mi pa bomo dokončali obvezna pravna preverjanja (preverjanje pravne osebe,

poslovne in finančne sposobnosti, izključitev in dvojno financiranje).

Če bo vaš predlog uspešen in bodo vse zahteve izpolnjene, vas bomo povabili k

podpisu okvirnega sporazuma o partnerstvu, nato pa še posebnega sporazuma o

dodelitvi nepovratnih sredstev na podlagi letnega komunikacijskega načrta za leto

2021 (ki ga bo podpisal najprej vložnik, nato pa Komisija).

4. Vložniki: kaj so povezani subjekti in edini vložniki

Upravičeni vložniki (glej oddelek 6.1 razpisa za zbiranje predlogov), ki lahko zaprosijo

za nepovratna sredstva:

- sami,

- s povezanimi subjekti in

- z več subjekti, ki sestavljajo edinega vložnika.

Če vlagate vlogo s povezanimi subjekti ali kot edini vložnik, morate te subjekte

navesti v ustreznem delu vloge. Po podpisu sporazuma o dodelitvi nepovratnih

sredstev postanejo skupaj odgovorni za dejavnosti EUROPE DIRECT (v skladu z

letnim komunikacijskim načrtom iz obrazca za vlogo, ki postane priloga k sporazumu

o dodelitvi nepovratnih sredstev, če je projekt izbran za financiranje).

1.1 Povezani subjekti

Subjekt, povezan z upravičencem, je subjekt, ki izpolnjuje merila za upravičenost in

neizključitev, ki veljajo za vložnike. Z upravičencem ima strukturno povezavo, zlasti

pravno ali kapitalsko povezavo, ki ni niti omejena na ukrep niti vzpostavljena zgolj

zaradi njegovega izvajanja. To pomeni, da naj bi povezava obstajala neodvisno od

dodelitve nepovratnih sredstev; obstajala naj bi pred objavo razpisa za zbiranje

predlogov in ostala veljavna po koncu ukrepa.

Subjekti, povezani z upravičencem, so lahko na primer: – subjekti, ki so neposredno

ali posredno pod nadzorom upravičenca (hčerinske družbe ali neposredne hčerinske

družbe). Lahko so tudi subjekti, ki jih nadzoruje subjekt pod nadzorom upravičenca

(družbe vnukinje ali sekundarne hčerinske družbe), enako pa velja za nadaljnje

stopnje nadzora; – subjekti, ki neposredno ali posredno obvladujejo upravičenca

(matične družbe). Lahko so tudi subjekti, ki obvladujejo subjekt, ki obvladuje

upravičenca; – subjekti pod istim neposrednim ali posrednim nadzorom kot

upravičenec (sestrske družbe).

Ta povezava je lahko opredeljena tudi s članstvom, in sicer upravičenec je pravno

opredeljen kot npr. mreža, zveza, združenje, v katerem sodelujejo tudi predlagani

Če se od vložnika zahtevajo dokazila, to nikakor ne pomeni, da je bil uspešen na razpisu.

Naše klavzule vzorčnih sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev (okvirni sporazum o partnerstvu in posebni sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev) so

obvezne in za vse upravičence enake. Uspešni vložniki bodo pravočasno prejeli vzorčne dokumente okvirnega sporazuma o partnerstvu in posebnega sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev.


12 od 12

povezani subjekti, ali pa upravičenec sodeluje v istem subjektu (npr. mreži, zvezi,

združenju) kot predlagani povezani subjekti.

1.2 Edini vložnik

Edini vložnik (ki postane, če je uspešen, edini upravičenec) je subjekt, ki ga sestavlja

več subjektov (skupina subjektov), ki skupaj izpolnjujejo merila za dodelitev

nepovratnih sredstev: izpolnjevati morajo ne le merila za upravičenost in neizključitev

(kot povezani subjekt), pač pa tudi merila za izbor; njihov predlog izpolnjuje merila za

dodelitev. Strukturna povezava, ki povezuje subjekte, je lahko vzpostavljena izključno

zaradi izvajanja ukrepa, za katerega se zahtevajo nepovratna sredstva.

Povezane subjekte in subjekte, ki skupaj sestavljajo edinega vložnika, je treba skupaj z

njihovim nazivom in kodo PIC opredeliti v delu B predloga – obrazca za vlogo. Za ta namen se morajo v registru udeležencev registrirati tudi povezani subjekti in subjekti, ki skupaj sestavljajo edinega vložnika (glej oddelek 1.1.3).

Povezani subjekti morajo izpolnjevati merila za upravičenost in neizključitev. Subjekti, ki skupaj sestavljajo edinega vložnika, morajo izpolnjevati tudi merila za izbor. Zato morajo povezani subjekti in subjekti, ki skupaj sestavljajo edinega vložnika, podpisati častno izjavo (Priloga 2 k razpisu za zbiranje predlogov).

europe direct...zaradi zagotavljanja enake obravnave vseh vložnikov ne moremo odgovarjati na...

Documents