Tháng 12/2011

NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH

Quy trình tổ chức sự kiện2

Các khái niệm1

3 Event mẫu – case study 1

4 Chi tiết các bước tổ chức event

Các lưu ý khi tổ chức sự kiện5

Case study 26 Bài tập - Q&A7

CÁC KHÁI NIỆM

EVENT LÀ GÌ?

Event is something that happens at a given place

and time.

Event là những gì diễn ra trong không gian và thời gian đã được xác định

trước.

CÁC LĨNH VỰC LIÊN QUAN ĐẾN EVENT

PHÂN LOẠI EVENTLễ kỷ niệm: sinh nhật, đám cưới, khai trương, kỷ niệm thành lập, …

Cuộc thi đấu: Chung sức, Sao Mai Điểm Hẹn, …

Hội nghị - hội thảo: Hội nghị nhà đầu tư, hội nghị khách hàng, …

Lễ hội: Carnival, Lễ hội Hoa, Lễ hội Cà chua, …

Sự kiện báo chí: Họp báo, …

Biểu diễn nghệ thuật: gala âm nhạc, xiếc, liên hoan phim, …

Sự kiện thể thao: Thế vận hội, SEA Games, các chuyến du đấu, …

Sự kiện marketing: ra mắt dịch vụ mới, roadshow, sampling …

Sự kiện nội bộ•Tiệc công ty.•Hội nghị CB CNV.•Ngày hội gia đình.

Sự kiện đại chúng

•Lễ hội.•Sự kiện thể thao.•Biểu diễn nghệ thuật.•Quảng bá sản phẩm.

PHÂN LOẠI EVENT

EVENT MẪU

Câu hỏi: Đây là loại hình event nào? Mục tiêu của event?

QUY TRÌNH TỔ CHỨC EVENT

CLIENT VÀ AGENCY

Client là cá nhân/tổ chức cần dịch vụ.

Agency là đơn vị cung cấp dịch vụ.

QUY TRÌNH CỦA 1 CLIENT

Briefing Do it by yourself Achievement

Briefing/bidding

Do it by agency Achievement

1 Lên kế hoạch và chuẩn bị bản brief

2 Tổ chức đấu thầu – pitching (nếu có)

3 Tổng kết đấu thầu – chọn agency

4 Các bước tiến hành chi tiết

5 Duyệt chi tiết

6 Tổ chức chương trình

7 Nghiệm thu – thanh lý

QUY TRÌNH CỦA 1 CLIENT

CÁC BƯỚC TỔ CHỨC EVENT

1 Lên kế hoạch và chuẩn bị bản brief

why when wherewhat who how

2 Tổ chức đấu thầu – pitching (nếu có)

CÁC BƯỚC TỔ CHỨC EVENT

Bước này chỉ cần thiết đối với các project lớn hoặc chưa có agency quen thuộc.

Thông thường, 1 cuộc đấu thầu phải từ ít nhất 3 agency trở lên.

Điểm đánh giá dựa trên các yêu cầu của bước 1.

Tùy tình hình và mức độ của project, có thể cho biết danh sách các agency tham gia đấu thầu.

CÁC BƯỚC TỔ CHỨC EVENT

3 Tổng kết đấu thầu – chọn agency

Sau khi thống nhất chọn agency thực hiện event, gởi thư cảm ơn tới các agency khác đã tham gia đấu thầu.

Tuyệt đối không sử dụng các ý tưởng của các agency không trúng thầu. Trong trường hợp cần thiết, có thể thương lượng với agency đó về việc sử dụng ý tưởng.

Ký kết hợp đồng ghi nhớ với đơn vị trúng thầu.

CÁC BƯỚC TỔ CHỨC EVENT

4 Các bước tiến hành chi tiết

Các thiết kế chi tiết: POSM, phối cảnh, sân khấu, … (nếu có). Kịch bản chi tiết: bao gồm kịch bản MC và kịch bản đường dây (nếu có).

CÁC BƯỚC TỔ CHỨC EVENT

5 Duyệt chi tiết

Ký duyệt trên các chi tiết. Mỗi bên giữ 1 bản. Ký hợp đồng chính thức. Tạm ứng (nếu có).

Chạy chương trình, phúc khảo (nếu có).

CÁC BƯỚC TỔ CHỨC EVENT

6 Tổ chức chương trình

7 Nghiệm thu – thanh lý

Chạy theo chương trình đã định và nhân sự đã phân công trong công tác phối hợp. Nếu có phát sinh, 2 bên thống nhất phương án xử lý.

Sau chương trình, 2 bên nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.

QUY TRÌNH CỦA 1 AGENCY

•Nhận yêu cầu thực hiện event

•Lên ý tưởng tổ chức và trình bày ý tưởng

•Lên chi tiết kế hoạch tổ chức

•Ký duyệt hợp đồng

•Thực hiện chương trình và báo cáo tổng kết

CHI TIẾT CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ

BẢN MÔ TẢ YÊU CẦU TỔ CHỨC

Yeu cau Bao giaNoi dung yeu cau

CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN

Event

PR

ProductionKế toán

Creative

VIẾT PROPOSAL

MB's Family day 2011

BẢNG BÁO GIÁ

Bao gia

ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ

Agency: Say Cheese Service Co., Ltd Client:Contact: Type: Mobile: Location: Tel - Fax: 08. 625 86091 - 08. 625 86094 Time:

4.3 5.38h-24h 8h-24h 8h-16h 17h-21h

1 Thi công hoa sân khấu 22h00 09h002 Hoa 101 09h00 - 14h003 Chân mic 14h00 giao4 Hoa bàn lễ tân 16h30 giao5 Đôn hoa trang trí 16h30 giao6 Hoa cài áo 16h30 giao7 Hoa bó 16h30 giao89

1011

Email - Website: ………………………….. & www.saycheese.com.vn

KẾ HOẠCH SET UP CHƯƠNG TRÌNH

6.3HẠNG MỤCSTT GHI CHÚNGÀY

Đơn vị thi công

THIẾT KẾ

Event

Creative

Production

PHÂN CÔNG NHÂN SỰ

Phan cong nhan su

SITE CHECK

mb Site check Bong hong vang

CÁC LOẠI KỊCH BẢN

Kich ban khung Kich ban chi tiet

CÁCH ĐẶT TÊN FILE

CACH DAT TEN FILE

CÁC LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tinh thần làm việc tập thể (teambuilding)

Phát huy trí tuệ tập thể (brainstorming)

Công tác kiểm tra

Quản trị rủi ro

Kiểm soát chi phí

Yếu tố tâm linh