excel 2010 pl najlepsze sztuczki i chwyty vademecum walkenbacha john walkenbach helion.pl

Ebookpoint.pl KOPIA DLA: Katarzyna Jakubczyk [email protected]

Tytuł oryginału: John Walkenbach's Favorite Excel® 2010 Tips and Tricks

Tłumaczenie: Piotr Pilch

ISBN: 978-83-246-7728-3

Copyright © 2010 by Wiley Publishing, Inc., Indianapolis, Indiana.Published by Wiley Publishing, Inc., Indianapolis, Indiana.All Rights Reserved. This translation published under license.

Translation copyright © 2011 by Helion S.A.

No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronicor mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system,without permission from the Publisher.

Wiley and the Wiley Publishing logo are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc.and/or its affiliates in the United States and other countries, and may not be used without written permission.Excel is a registered trademark of Microsoft Incorporation in United States and/or other countries.All other trademarks are the property of their respective owners. Wiley Publishing, Inc.is not associated with any product or vendor mentioned in this book.

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentuniniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodąkserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznymlub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.

Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymiich właścicieli.

Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacjebyły kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie,ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor orazWydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualneszkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce.

Wydawnictwo HELIONul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICEtel. 32 231 22 19, 32 230 98 63e-mail: [email protected]: http://helion.pl (księgarnia internetowa, katalog książek)

Drogi Czytelniku!Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adreshttp://helion.pl/user/opinie?ex21vw_ebookMożesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.

Printed in Poland.

• Poleć książkę na Facebook.com

• Kup w wersji papierowej

• Oceń książkę

• Księgarnia internetowa

• Lubię to! » Nasza społeczność


http://ebookpoint.pl/rf/EX21VW

http://ebookpoint.pl/rt/EX21VW

http://ebookpoint.pl/ro/EX21VW

http://ebookpoint.pl

http://ebookpoint.pl/r/4CAKF

mailto:[email protected]

http://helion.pl

http://helion.pl/user/opinie?ex21vw_ebook

Spis treści O autorze ......................................................................................... 9

Wstęp ............................................................................................ 11

Rozdział 1. Podstawy korzystania z programu Excel .......................................... 17Wersje programu Excel .................................................................................... 19Zwiększanie wydajności korzystania ze Wstążki ............................................. 21Widok chroniony .............................................................................................. 24Wydajne zaznaczanie komórek ......................................................................... 26„Specjalne” zaznaczanie zakresów ................................................................... 29Cofanie, ponowne wykonywanie i powtarzanie operacji .................................. 31Kilka przydatnych skrótów klawiaturowych .................................................... 34Przemieszczanie się pomiędzy arkuszami w ramach skoroszytu ...................... 35Zerowanie znacznika używanego obszaru arkusza kalkulacyjnego .................. 36Różnica między skoroszytami i oknami ........................................................... 37Dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp ............................................... 39Dostosowywanie Wstążki ................................................................................. 43Uzyskiwanie dostępu do Wstążki z poziomu klawiatury .................................. 45Odzyskiwanie wyników pracy .......................................................................... 46Dostosowywanie domyślnego skoroszytu ........................................................ 48Zastosowanie motywów dokumentów .............................................................. 50Ukrywanie elementów interfejsu użytkownika ................................................. 54Ukrywanie kolumn lub wierszy ........................................................................ 56Ukrywanie zawartości komórek ....................................................................... 58Tworzenie obrazów zakresów ........................................................................... 58Przeprowadzanie niedokładnych wyszukiwań .................................................. 60Zmiana formatowania ....................................................................................... 62Modyfikowanie schematu kolorów programu Excel ........................................ 65Ograniczanie użytecznej powierzchni arkusza kalkulacyjnego ........................ 66Używanie rozwiązań alternatywnych dla komentarzy do komórek .................. 69System pomocy programu Excel ...................................................................... 70Skuteczne ukrywanie arkusza kalkulacyjnego .................................................. 72Praca z widokiem Backstage ............................................................................ 74


4 Excel 2010 PL. Najlepsze sztuczki i chwyty. Vademecum Walkenbacha

Rozdział 2. Wprowadzanie danych .................................................................... 75Wprowadzenie do typów danych ...................................................................... 77Przemieszczanie wskaźnika aktywnej komórki po wprowadzeniu danych ...............81Zaznaczanie zakresu komórek wejściowych przed wprowadzaniem danych ...........82Korzystanie z opcji Autouzupełnianie do automatyzacji wprowadzania danych ..... 83Usuwanie duplikatów wierszy .......................................................................... 84Zapewnianie wyświetlania nagłówków ............................................................ 86Automatyczne wypełnianie zakresu komórek arkusza z wykorzystaniem serii ........87Praca z ułamkami .............................................................................................. 90Zmiana wymiarów paska formuły .................................................................... 92Odczytywanie danych za pomocą narzędzia Czytaj komórki ........................... 93Kontrolowanie automatycznych hiperłączy ...................................................... 95Wprowadzanie numerów kart kredytowych ..................................................... 97Używanie formularza wprowadzania danych oferowanego przez program Excel ..................................................................................................97Dostosowywanie i udostępnianie wpisów Autokorekty .................................. 100Ograniczanie możliwości przemieszczania kursora jedyniedo komórek wprowadzania danych ................................................................ 101Kontrolowanie Schowka pakietu Office ......................................................... 102Tworzenie listy rozwijanej w komórce arkusza .............................................. 104

Rozdział 3. Formatowanie .............................................................................. 107Zastosowanie minipaska narzędzi ................................................................... 109Zastosowanie wcięcia dla zawartości komórki ............................................... 110Szybkie formatowanie liczb ............................................................................ 111Tworzenie niestandardowych formatów liczbowych ...................................... 112Używanie niestandardowych formatowań liczb do skalowania wartości ....... 115Używanie niestandardowych formatowań wartości daty i czasu .................... 118Kilka przydatnych niestandardowych formatowań liczbowych ..................... 119Aktualizowanie starych czcionek ................................................................... 121Wizualizacja formatowania warunkowego ..................................................... 123Wyświetlanie tekstów i wartości liczbowych w jednej komórce ....................... 124Scalanie komórek ............................................................................................ 126Formatowanie poszczególnych znaków w komórce arkusza .......................... 127Wyświetlanie wartości czasu większych niż 24 godziny ................................ 129Przywracanie liczbom wartości numerycznych .............................................. 130Użycie ramki dla zakresu ................................................................................ 131Posługiwanie się liniami siatki, obramowaniami oraz podkreśleniami ........... 131Wstawianie znaku wodnego ........................................................................... 133Używanie obrazu graficznego w charakterze tła arkusza kalkulacyjnego ...... 135Zawijanie tekstu w komórce ........................................................................... 136Przeglądanie wszystkich dostępnych znaków czcionki .................................. 137Wprowadzanie znaków specjalnych ............................................................... 139Używanie stylów nazwanych .......................................................................... 141


Spis treści 5

Rozdział 4. Podstawowe formuły i funkcje ....................................................... 145Zastosowanie funkcji autouzupełniania formuł .............................................. 147Kiedy używać odwołań bezwzględnych ......................................................... 148Kiedy używać odwołań mieszanych ............................................................... 149Zmiana typu odwołań do komórek ................................................................. 150Konwersja pionowego zakresu na tabelę ............................................................ 151Sztuczki z poleceniem Autosumowanie ......................................................... 152Używanie statystycznych możliwości paska stanu ......................................... 154Konwertowanie formuł na wartości ................................................................ 156Przetwarzanie danych bez korzystania z formuł ............................................. 156Przetwarzanie danych za pomocą tymczasowych formuł ............................... 157Usuwanie wartości przy zachowaniu formuł .................................................. 159Sumowanie w obrębie wielu arkuszy ............................................................. 160Używanie argumentów funkcji ....................................................................... 161Opisywanie formuł bez konieczności używania komentarzy ......................... 162Tworzenie dokładnej kopii zakresu komórek przechowujących formuły ....... 163Kontrolowanie komórek z formułami z dowolnego miejscaarkusza kalkulacyjnego ................................................................................... 164Wyświetlanie i drukowanie formuł ................................................................. 165Unikanie wyświetlania błędów w formułach .................................................. 167Używanie narzędzia Szukaj wyniku ............................................................... 169Sekret związany z nazwami ............................................................................ 170Używanie nazwanych stałych ......................................................................... 172Używanie funkcji w nazwach ......................................................................... 173Tworzenie listy nazw ...................................................................................... 174Używanie dynamicznych nazw ....................................................................... 175Tworzenie nazw na poziomie arkusza ............................................................ 177Obsługa dat sprzed roku 1900 ......................................................................... 179Przetwarzanie ujemnych wartości czasu ............................................................ 180

Rozdział 5. Przykłady przydatnych formuł ........................................................ 183Wyznaczanie dat dni świątecznych ................................................................ 185Obliczanie średniej ważonej ........................................................................... 187Obliczanie wieku osób .................................................................................... 188Szeregowanie wartości ................................................................................... 189Konwersja cali na stopy i cale ........................................................................ 191Zastosowanie funkcji DATA.RÓŻNICA ....................................................... 192Zliczanie znaków w komórce ......................................................................... 193Numerowanie tygodni ..................................................................................... 194Użycie tabeli przestawnej zamiast formuł ...................................................... 195Wyrażanie liczb w postaci liczebników porządkowych w języku angielskim ......198Wyodrębnianie słów z tekstów ........................................................................ 200Rozdzielanie nazwisk ..................................................................................... 201Usuwanie tytułów z nazwisk .......................................................................... 202Generowanie serii dat ..................................................................................... 203Określanie specyficznych dat ......................................................................... 204



Wyświetlanie kalendarza w zakresie komórek arkusza .................................. 207Różne metody zaokrąglania liczb ................................................................... 208Zaokrąglanie wartości czasu ........................................................................... 211Korzystanie z nowej funkcji AGREGUJ ........................................................ 212Pobieranie zawartości ostatniej niepustej komórki w kolumnie lub wierszu .........214Używanie funkcji LICZ.JEŻELI ..................................................................... 216Zliczanie komórek spełniających wiele kryteriów jednocześnie .................... 217Obliczanie liczby unikatowych wpisów w zakresie ........................................ 220Obliczanie sum warunkowych wykorzystujących pojedynczy warunek ........ 221Obliczanie sum warunkowych wykorzystujących wiele warunków ............... 223Wyszukiwanie wartości dokładnej ................................................................. 225Przeprowadzanie wyszukiwań dwuwymiarowych ......................................... 226Przeprowadzanie wyszukiwania w dwóch kolumnach ................................... 228Przeprowadzanie wyszukiwania przy użyciu tablicy ...................................... 230Używanie funkcji ADR.POŚR ........................................................................ 231Tworzenie megaformuł ................................................................................... 233

Rozdział 6. Konwersje i obliczenia matematyczne ........................................... 237Przeliczanie wartości między różnymi systemami jednostek ......................... 239Konwersja temperatur ..................................................................................... 240Rozwiązywanie liniowych układów równań .................................................. 240Rozwiązywanie równań rekursywnych .......................................................... 242Generowanie liczb losowych .......................................................................... 244Obliczanie pierwiastków ................................................................................. 246Obliczanie reszty z dzielenia .......................................................................... 246

Rozdział 7. Wykresy i elementy grafiki ............................................................ 247Tworzenie wykresu tekstowego bezpośrednio w zakresie komórek ............... 249Zaznaczanie elementów wykresu ................................................................... 251Tworzenie samopowiększającego się wykresu ............................................... 254Tworzenie kombinacji wykresów ................................................................... 255Tworzenie wykresów Gantta .......................................................................... 257Tworzenie wykresu wskaźnika ....................................................................... 258Zastosowanie obrazów na wykresach ............................................................. 260Wykreślanie funkcji matematycznych ............................................................ 261Użycie na wykresie linii maksimum-minimum .............................................. 264Łączenie tekstu wykresu z komórkami ........................................................... 265Tworzenie szablonu wykresów ....................................................................... 265Zapisywanie wykresu w postaci pliku graficznego ........................................ 266Zapisywanie zakresu w postaci pliku graficznego .......................................... 268Ustalanie identycznych rozmiarów wykresów ............................................... 269Resetowanie całego formatowania wykresu ................................................... 270„Zamrażanie” wykresu ................................................................................... 272Tworzenie efektów obrazu za pomocą wykresu ............................................. 274Tworzenie wykresu przebiegu w czasie .......................................................... 275Zaznaczanie obiektów w obrębie arkusza .......................................................... 277Tworzenie kartki z życzeniami ....................................................................... 278


Spis treści 7

Rozszerzanie formatowania tekstu w kształtach ............................................. 280Zastosowanie obrazów w roli znaczników wykresu liniowego ...................... 281Zmiana kształtu pola komentarza do komórki ................................................ 283Wstawianie grafiki w pole komentarza do komórki ....................................... 284Rozszerzanie obrazów .................................................................................... 285

Rozdział 8. Analiza danych i listy .................................................................... 287Używanie tabeli .............................................................................................. 289Praca z tabelami .............................................................................................. 291Użycie formuł w przypadku tabeli .................................................................. 293Numerowanie wierszy tabeli ........................................................................... 297Używanie widoków niestandardowych wraz z możliwościami filtrowania ..........299Umieszczanie wyników działania zaawansowanego filtraw różnych arkuszach kalkulacyjnych ............................................................. 301Porównywanie dwóch zakresów za pomocą formatowania warunkowego ....... 302Układanie rekordów listy w przypadkowej kolejności ................................... 304Wypełnianie pustych miejsc w raporcie ......................................................... 305Tworzenie listy z tabeli podsumowującej ........................................................... 307Odnajdowanie powtórzeń przy użyciu formatowania warunkowego ................ 310Szybkie tworzenie tabeli liczby wystąpień ..................................................... 311Kontrolowanie odwołań do komórek w tabeli przestawnej ............................ 313Grupowanie elementów w tabeli przestawnej według dat .............................. 314Odłączanie tabeli przestawnej od jej źródła .................................................... 316Korzystanie z fragmentatorów tabeli przestawnej .......................................... 318

Rozdział 9. Praca z plikami ............................................................................ 321Nowe formaty plików Excela ......................................................................... 323Importowanie pliku tekstowego do zakresu komórek arkusza ....................... 324Pobieranie danych ze strony WWW ............................................................... 326Wyświetlanie pełnej ścieżki dostępu do skoroszytu ....................................... 329Korzystanie z właściwości dokumentu ........................................................... 331Inspekcja skoroszytu ....................................................................................... 332Odszukiwanie brakującego przycisku „Nie wszystko”podczas zamykania plików ............................................................................. 333Pobieranie listy nazw plików .......................................................................... 334Używanie plików obszaru roboczego ............................................................. 336

Rozdział 10. Drukowanie .................................................................................. 337Wybieranie elementów do wydrukowania ...................................................... 339Umieszczanie powtarzających się wierszy lub kolumn na wydruku .............. 341Drukowanie nieciągłych zakresów komórek na jednej stronie ....................... 341Uniemożliwianie drukowania obiektów ......................................................... 343Sztuczki związane z numerowaniem stron ..................................................... 345Dodawanie i usuwanie znaków podziału stron ............................................... 346Zapisywanie danych w pliku PDF .................................................................. 347Drukowanie arkusza na jednej stronie ............................................................ 348Drukowanie zawartości komórki w obrębie nagłówka lub stopki .................. 350



Kopiowanie ustawień strony pomiędzy arkuszami ......................................... 352Drukowanie komentarzy komórek .................................................................. 352Drukowanie ogromnego baneru ...................................................................... 353

Rozdział 11. Znajdowanie, naprawianie i unikanie błędów ................................. 355Korzystanie z możliwości sprawdzania błędów w Excelu .............................. 357Znajdowanie komórek formuł ......................................................................... 359Metody radzenia sobie z problemami związanymiz liczbami zmiennoprzecinkowymi ................................................................ 361Usuwanie nadmiarowych spacji ..................................................................... 363Graficzne przeglądanie nazw .......................................................................... 364Odszukiwanie „ślepych” łączy ....................................................................... 365Różnica między wartościami wyświetlanymi a rzeczywistymi ...................... 366Śledzenie powiązań występujących pomiędzy komórkami ............................ 367

Rozdział 12. Podstawy języka VBA i korzystanie z makr .................................... 371Podstawowe informacje o makrach i języku VBA ......................................... 373Rejestrowanie makra ....................................................................................... 374Uruchamianie makr ......................................................................................... 376Różnice między funkcjami a procedurami ...................................................... 379Tworzenie prostych funkcji arkusza kalkulacyjnego ...................................... 380Opisywanie argumentów funkcji .................................................................... 382Sprawianie, by Excel przemówił .................................................................... 384Ograniczenia funkcji niestandardowych ......................................................... 384Wywoływanie poleceń Wstążki za pomocą makra ......................................... 385Zagadnienia bezpieczeństwa związane z makrami ......................................... 387Korzystanie ze skoroszytu makr osobistych ................................................... 388

Skorowidz .................................................................................... 391


O autorze

John Walkenbach jest autorem ponad 50 książek o arkuszach kalkulacyjnych. Mieszkaw południowej Arizonie. Odwiedź jego witrynę WWW o adresie http://spreadsheetpage.com.


http://spreadsheetpage.com

Wstęp 11

Wstęp

Excel jest bardzo popularnym programem. Miliony ludzi na całym świecie używają tejaplikacji regularnie, jednak idę o zakład, że ogromna większość z nich nie odkryła dotądniektórych niesamowitych możliwości tego narzędzia. Jeśli wykonałem swoje zadanienależycie, znajdziesz w tej książce tak dużo przydatnych informacji, że pozwoli Ci topodnieść swoje umiejętności korzystania z Excela na zupełnie nowy poziom.

Jest to trzecia edycja książki. Dodałem do niej wiele nowych sposobów, a sporo dotych-czasowych uatrakcyjniłem w oparciu o uwagi czytelników poprzednich edycji.

Co powinieneś wiedziećKsiążka ta nie stanowi przewodnika dla początkujących użytkowników Excela. Jest to raczejpozycja dla osób używających już programu od pewnego czasu, lecz zdających sobiesprawę, że istnieje jeszcze wiele rzeczy, których powinny się nauczyć. Jest ona wypeł-niona sposobami i sztuczkami, które poznawałem przez długie lata i jestem w 99 pro-centach przekonany, że wszyscy użytkownicy Excela znajdą w niej coś nowego i przy-datnego w ich codziennej praktyce.

Jeśli nie masz absolutnie żadnego doświadczenia w korzystaniu z Excela, może sięokazać, że nie jest to najlepsza książka dla Ciebie. Aby zyskać dzięki jej lekturze jaknajwięcej, powinieneś znać podstawy używania aplikacji. Zakładam zatem, że potrafiszporadzić sobie w szczególności z takimi zadaniami, jak:

tworzenie skoroszytów, wstawianie do nich arkuszy, zapisywanie plikówi inne podstawowe czynności tego typu,

poruszanie się po skoroszycie,

używanie Wstążki Excela i okien dialogowych,

korzystanie z podstawowych cech systemu Windows, takich jak sposobyzarządzania plikami i technika kopiuj-wklej.



Co powinieneś miećAby najlepiej wykorzystać informacje zawarte w tej książce, powinieneś mieć, oczywiście,program Microsoft Excel 2010 dla systemu Windows. Jeśli używasz starszej wersjiExcela, sięgnij po jedną z poprzednich edycji książki.

W celu zastosowania zaprezentowanych w książce metod nie będziesz potrzebowałnajnowocześniejszego sprzętu komputerowego, choć, oczywiście, im będzie on szybszy,tym lepiej dla Ciebie, a im więcej pamięci zainstalujesz w swoim systemie, tym będzie onwydajniejszy.

Konwencje zapisu stosowanew tej książce

Poświęć chwilę na przejrzenie tego punktu i zapoznaj się z konwencjami typograficznymiużytymi do zapisu różnego rodzaju informacji na kartkach tej książki.

Zapis formuł

Wywołania formuł pojawiają się zwykle w osobnych liniach i korzystają z odpowiedniegostylu. Przykładem może być następująca formuła:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(NumerMagazynowy;ListaCen;2;FAŁSZ)

Excel umożliwia wprowadzanie szczególnego rodzaju formuł, znanych pod nazwą formułtablicowych. Ich wpisanie wymaga użycia kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Enter zamiastzwykłego naciśnięcia klawisza Enter. Formuły takie ujęte są w nawiasy klamrowe w celuprzypomnienia Ci, że masz do czynienia z formułą tablicową.

Wprowadzając formułę tablicową, nie powinieneś wpisywać nawiasów klamrowych,gdyż Excel wstawi je automatycznie.

Zapis kodu VBA

W książce tej znajdziesz sporo przykładów kodu VBA. Każdy z listingów korzysta zespecjalnego stylu, a każda instrukcja umieszczana jest w osobnej linii tekstu. Aby ułatwićnieco czytanie listingów, do oznaczania poszczególnych bloków kodu używam różnejgłębokości wcięć. Wcięcia te nie są elementem obowiązkowym, ale w prosty sposób po-zwalają dostrzec zwarte bloki kodu stanowiące jego odrębne części.

Jeśli linia kodu nie mieści się w pojedynczej linii tekstu, używam standardowego sposobuinformowania VBA o kontynuowaniu wyrażenia w kolejnej linii. Sposobem tym jestzastosowanie znaku podkreślenia poprzedzonego spacją. Na przykład podany niżej fragmentkodu stanowi pojedyncze wyrażenie VBA, mimo że umieszczony jest w dwóch liniach:


Wstęp 13

If Right(cell.Value, 1) = "!" Then cell.Value _ = Left(cell.Value, Len(cell.Value)–1)

Fragment kodu tego typu możesz wprowadzić dokładnie w takiej postaci do okna ko-du modułu VBA, ale możesz też usunąć znak podkreślenia oraz spację i wpisać wyra-żenie w jednej linii kodu.

Nazwy klawiszy

Nazwy pojedynczych klawiszy na klawiaturze są prezentowane w następujący spo-sób: Alt, Home, PgDn czy Ctrl. Gdy należy jednocześnie wcisnąć dwa lub więcejklawiszy, ich nazwy są łączone za pomocą znaku +. Oto przykład: w celu otwarciaokna dialogowego Przechodzenie do użyj kombinacji klawiszy Ctrl+G.

WstążkaExcel 2010 oferuje interfejs użytkownika Wstążka, który wprowadzono w Excelu 2007.

Gdy musisz wywołać polecenie z poziomu Wstążki, opisuję je za pomocą nazwy karty,nazwy grupy i nazwy polecenia (na przykład: „Wykonaj polecenie Narzędzia głów-ne/Wyrównanie/Zawijaj tekst.”). Zdanie to oznacza: „Uaktywnij kartę Narzędzia główne,zlokalizuj grupę Wyrównanie i kliknij przycisk Zawijaj tekst”.

Niektóre polecenia wymagają użycia rozwijanej kontrolki Wstążki (na przykład polecenieNarzędzia główne/Style/Formatowanie warunkowe/Nowa reguła). W tym przypadku mu-sisz kliknąć strzałkę skierowaną w dół w obrębie kontrolki Formatowanie warunkowe,żeby uzyskać dostęp do przycisku Nowa reguła.

Wiele poleceń zaczyna się w książce od słowa Plik. Kliknięcie karty Plik spowodujewyświetlenie nowego widoku Backstage.

Funkcje, procedury i zakresy nazwane

Nazwy funkcji arkusza kalkulacyjnego Excela wyróżniane są w tekście wielkimi lite-rami oraz zastosowaniem odpowiedniego rodzaju czcionki. Oto przykład: użyj funkcjiSUMA, aby zsumować wartości w kolumnie A.

Nazwy makr i procedur VBA są wyróżniane w następujący sposób: wykonaj proceduręWstawSumy. Aby ułatwić odczyt, w nazwach tych często używam kombinacji małych i wiel-kich liter.

Jeśli nie używasz tekstu ujętego w znaki cudzysłowu, Excel nie rozróżnia wielkości liter.Inaczej mówiąc, obie następujące formuły zwrócą taki sam wynik:

=SUMA(A1:A50)=suma(a1:a50)

Program zmieni jednak litery zawarte w drugiej formule na wielkie.



Konwencje zapisu działań wykonywanychza pomocą myszki

W książce tej korzystam ze znanych ogólnie nazw działań, które można przeprowadzićza pomocą myszki komputerowej. Pojawiają się tu zatem kliknięcia, podwójne lubdwukrotne kliknięcia, kliknięcia prawym przyciskiem myszki oraz przeciąganie ele-mentów w arkuszu. Myślę, że niczego więcej tłumaczyć Ci tu nie muszę.

Znaczenie ikonek

W książce tej z pewnością zauważysz ikonki wskazujące fragmenty tekstu, na którepowinieneś zwrócić szczególną uwagę.

Z ikonki takiej korzystam w sytuacji, gdy podana informacja jest z jakiegoś powoduistotna. Może to być na przykład pewien pomysł, który znacznie ułatwi Ci wykonanieokreślonego zadania, lub jakieś bardzo ważne dla zrozumienia danej kwestii zdanie.

Ikonka taka znajduje zastosowanie, gdy niezbyt uważne wykonanie opisywanejoperacji może spowodować jakieś problemy.

Z ikonki tego typu korzystam w celu poinformowania Cię, że w książce tej znajdująsię także inne sposoby, w których podano więcej szczegółowych informacji na okre-ślony temat.

Ikona identyfikuje funkcję, będącą nowością w Excelu 2010.

Wprowadzanie kodu VBANiektóre z zaprezentowanych w książce sposobów i sztuczek wymagają zastosowania ję-zyka VBA (skrót od ang. Visual Basic for Application — Visual Basic dla aplikacji). VBAjest językiem programowania wbudowanym w program Excel. Aby wprowadzić proceduręVBA do skoroszytu, powinieneś postępować według podanych niżej instrukcji:

1. Naciśnij kombinację klawiszy Alt+F11 w celu otwarcia okna narzędziaEdytor Visual Basic.

2. Kliknij nazwę swojego skoroszytu w oknie projektu (Project).

Jeśli okno to nie jest widoczne na ekranie, wybierz kombinację klawiszy Ctrl+R.

3. Wybierz z menu edytora polecenie Insert/Module, aby dodać moduł VBAdo projektu związanego ze skoroszytem.


Wstęp 15

Na ekranie pojawi się okno kodu wstawionego modułu.

4. Wprowadź kod, korzystając z okna kodu.

Jeśli skoroszyt zawiera kod VBA, musisz zapisać go jako skoroszyt z obsługą makr. Plikitakich skoroszytów mają rozszerzenie *.xlsm.

Gdy w Twoim skoroszycie obecny jest kod VBA, możesz otrzymać ostrzeżenie podczasotwierania należącego do niego pliku. Pojawienie się tego ostrzeżenia uzależnione jest odzdefiniowanych ustawień zabezpieczeń. Aby sprawdzić lub zmodyfikować ustawienia za-bezpieczeń, wyświetl okno dialogowe Centrum zaufania, wykonując następujące kroki:

1. Kliknij przycisk Plik/Opcje.

2. W oknie dialogowym Opcje programu Excel uaktywnij kartę Centrum zaufania.

3. Kliknij przycisk Ustawienia Centrum zaufania.

4. W oknie dialogowym Centrum zaufania kliknij kartę Ustawienia makr.

Zalecam użycie domyślnego ustawienia, czyli opcji Wyłącz wszystkie makra i wyświetlpowiadomienie. Po zastosowaniu tej opcji będziesz miał możliwość włączenia lub wyłą-czenia makr w każdym otwieranym skoroszycie. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy skoroszytzostanie załadowany z zaufanej lokalizacji, którą możesz określić w obrębie karty Zaufanelokalizacje okna dialogowego Centrum zaufania.

Jaki układ ma ta książkaAby wprowadzić pewne pozory porządku, podzieliłem wszystkie sposoby i sztuczki na12 różnych kategorii, z których każdą umieściłem w osobnym rozdziale:

Rozdział 1. Podstawy korzystania z programu Excel

Rozdział 2. Wprowadzanie danych

Rozdział 3. Formatowanie

Rozdział 4. Podstawowe formuły i funkcje

Rozdział 5. Przykłady przydatnych formuł

Rozdział 6. Konwersje i obliczenia matematyczne

Rozdział 7. Wykresy i elementy grafiki

Rozdział 8. Analiza danych i listy

Rozdział 9. Praca z plikami

Rozdział 10. Drukowanie

Rozdział 11. Znajdowanie, naprawianie i unikanie błędów

Rozdział 12. Podstawy języka VBA i korzystanie z makr



Jak korzystać z tej książkiKsiążka ta nie została napisana z myślą o czytaniu jej od deski do deski w taki spo-sób, jak czyta się na przykład powieść przygodową, choć jestem pewien, że niektórzy ludziewłaśnie tak ją potraktują. Prawdziwym przeznaczeniem tej pozycji jest używanie jej jakoporadnika i sięganie do niej w sytuacjach, gdy zachodzi taka konieczność. Jeśli sta-niesz twarzą w twarz z jakimś trudnym zadaniem, dobrym pomysłem będzie przejrze-nie spisu treści w poszukiwaniu ewentualnego rozwiązania Twojego problemu. Kolej-ność rozdziałów i sposobów jest dość przypadkowa, a większość użytkownikówbędzie prawdopodobnie przeskakiwać poszczególne strony książki, wybierając jedynieinteresujące fragmenty.


Rozdział 1.

Podstawy korzystaniaz programu Excel

W tym rozdziale znajdziesz wskazówki i sztuczki dotyczące pewnychpodstawowych zagadnień związanych z używaniem aplikacji Excel,począwszy od zaznaczania komórek i przemieszczania się w obrębiearkusza kalkulacyjnego, a skończywszy na ukrywaniu wierszy i kolumn,korzystaniu z paska narzędzi Szybki dostęp i modyfikowaniu schematukolorów programu Excel.


18 Rozdział 1. ♦ Podstawy korzystania z programu Excel

Spis sposobówSposób 1. Wersje programu Excel 19

Sposób 2. Zwiększanie wydajności korzystania ze Wstążki 21

Sposób 3. Widok chroniony 24

Sposób 4. Wydajne zaznaczanie komórek 26

Sposób 5. „Specjalne” zaznaczanie zakresów 29

Sposób 6. Cofanie, ponowne wykonywanie i powtarzanie operacji 31

Sposób 7. Kilka przydatnych skrótów klawiaturowych 34

Sposób 8. Przemieszczanie się pomiędzy arkuszami w ramach skoroszytu 35

Sposób 9. Zerowanie znacznika używanego obszaru arkusza kalkulacyjnego 36

Sposób 10. Różnica między skoroszytami i oknami 37

Sposób 11. Dostosowywanie paska narzędzi Szybki dostęp 39

Sposób 12. Dostosowywanie Wstążki 43

Sposób 13. Uzyskiwanie dostępu do Wstążki z poziomu klawiatury 45

Sposób 14. Odzyskiwanie wyników pracy 46

Sposób 15. Dostosowywanie domyślnego skoroszytu 48

Sposób 16. Zastosowanie motywów dokumentów 50

Sposób 17. Ukrywanie elementów interfejsu użytkownika 54

Sposób 18. Ukrywanie kolumn lub wierszy 56

Sposób 19. Ukrywanie zawartości komórek 58

Sposób 20. Tworzenie obrazów zakresów 58

Sposób 21. Przeprowadzanie niedokładnych wyszukiwań 60

Sposób 22. Zmiana formatowania 62

Sposób 23. Modyfikowanie schematu kolorów programu Excel 65

Sposób 24. Ograniczanie użytecznej powierzchni arkusza kalkulacyjnego 66

Sposób 25. Używanie rozwiązań alternatywnych dla komentarzy do komórek 69

Sposób 26. System pomocy programu Excel 70

Sposób 27. Skuteczne ukrywanie arkusza kalkulacyjnego 72

Sposób 28. Praca z widokiem Backstage 74


Sposób 1. Wersje programu Excel 19

Sposób 1.Wersje programu Excel

Jeżeli czytasz tę książkę, oznacza to, że powinieneś korzystać z programu Excel 2010, którystanowi część pakietu Microsoft Office 2010 wprowadzonego do sprzedaży w roku 2010.

Stwierdziłem, że wielu użytkowników nawet nie wie, z jakiej wersji Excela korzysta.Aby to sprawdzić, najprościej jest nacisnąć klawisz F1, który powoduje wyświetlenieokna pomocy. W oknie tym podana jest wersja programu, jeśli jednak jej numer nie jestwidoczny, może być konieczne poszukanie go. Z pewnością się to uda. W przypadkuExcela 2010 pewniejszą metodą jest wybranie pozycji Plik/Pomoc. Umożliwia ona wy-świetlenie wszystkich szczegółów dotyczących wersji programu.

Ale jakie znaczenie ma używana przez Ciebie wersja Excela? Przez większość czasu— zupełnie żadnego. Dopóki posiadana przez Ciebie edycja programu będzie robiła to,czego będziesz od niej oczekiwał, jej numer nie będzie stanowił dla Ciebie absolutnieżadnego problemu. Jeśli jednak zamierzasz udostępniać swoje skoroszyty innym użyt-kownikom, numer wykorzystywanej przez Ciebie wersji może zacząć odgrywać ważną rolę.

Załóżmy, że używasz programu Excel w wersji 2010 i przekazujesz swojemu współpra-cownikowi korzystającemu z Excela 2002 kopię pewnego skoroszytu. Jeśli przy jegotworzeniu zastosowałeś jakąś możliwość programu wprowadzoną dopiero w Excelu 2003czy też w wersjach 2007 lub 2010, jest wielce prawdopodobne, że Twój kolega nie bę-dzie w stanie użyć tego skoroszytu w zamierzony sposób. Okazuje się, że jeśli zapisałeśplik w jednym z nowszych formatów programu Excel, osoba ta może nawet nie miećmożliwości otwarcia pliku.

Microsoft zapewnia darmowe dodatkowe oprogramowanie Office Compatibility Pack,które starszym wersjom aplikacji Excel oferuje obsługę nowych formatów plików pakietuOffice 2007. A zatem pliki utworzone za pomocą Excela w wersjach 2007 i 2010możesz udostępnić użytkownikom Excela w wersjach 2000, 2002 i 2003. Zwróć jednakuwagę na to, że pakiet ten nie wyposaża starszych wersji Excela w jakiekolwiek nowefunkcje. Po prostu umożliwia oprogramowaniu otwieranie i zapisywanie plików.

W celu porównania różnych wersji Excela w umieszczonej poniżej tabeli zebrano pod-stawowe informacje na temat kolejnych edycji programu.

Wersja Rokwprowadzenia

Opis

1. 1985 Pierwsza wersja Excela opracowana została dla komputerów Apple Macintosh.2. 1987 Pierwsza wersja przeznaczona dla systemu Windows otrzymała numer 2,

w celu odróżnienia jej od poprzedniej edycji dla platformy Macintosh.System firmy Microsoft nie był w owych czasach zbyt popularny, dlategowersja ta zawierała środowisko uruchomieniowe Windows.

3. 1990 W wersji tej wprowadzono paski narzędzi, możliwości rysowania, funkcjezwiązane z tworzeniem konspektów i zarządzaniem nimi, obsługę dodatków,wykresy trójwymiarowe i wiele innych nowych możliwości.



Wersja Rokwprowadzenia Opis

4. 1992 Pierwsza „popularna” wersja Excela. Nie zawierała zbyt wielu nowościużytkowych.

5. 1993 Wersja ta była w dużej mierze zaktualizowana. Wśród nowości pojawiły sięw niej wieloarkuszowy skoroszyt oraz obsługa języka VBA.

7.* 1995 Ta wersja była znana pod nazwą Excel 95. Była pierwszą poważną 32-bitowąedycją Excela. Oferowała sporo możliwości, lecz była bardzo podobnado wersji 5.

8. 1997 Wersja ta znana była pod nazwą Excel 97. Była pierwszą edycją programu,w której pojawiły się takie możliwości, jak formatowanie warunkowe i narzędziado sprawdzania poprawności danych. Zawierała również szereg nowychmenu i pasków narzędzi. Oferowała wiele rozszerzeń przeznaczonych dlaprogramistów VBA, a wśród nich zupełnie nowy edytor VBA, formularzeużytkownika, moduły klas oraz kilka innych możliwości.

9. 1999 Ta wersja znana była pod nazwą Excel 2000. Umożliwiała używanie HTML jakonaturalnego formatu plików i jako pierwsza edycja obsługiwała dodatki COM.Oferowała również możliwość „samodzielnego naprawiania” aplikacji,rozszerzone możliwości schowka oraz funkcje związane z tabelami przestawnymi.W wersji tej znalazło się kilka nowości dla programistów VBA, w tym kilkanowych funkcji języka Visual Basic. Poprawiono też obsługę formularzyużytkownika.

10. 2001 Wersja znana jako Excel 2002 (lub Excel XP) stanowiła element pakietuMicrosoft Office XP. Oferowała długą listę nowych możliwości, jednak większośćz nich miała prawdopodobnie niewielką wartość dla większości użytkowników.Najważniejszą z nowości była z pewnością możliwość odtwarzania efektówpracy po zawieszeniu się programu.

11. 2003 Wersja oficjalnie znana pod nazwą Microsoft Office Excel 2003. Nowościwprowadzone w tej edycji to poprawiona obsługa danych w formacie XML,możliwości tworzenia i używania zakresu listy, rozszerzenia związane z tagamiinteligentnymi oraz poprawki w funkcjach statystycznych.

12. 2007 Wersja oficjalnie znana pod nazwą Microsoft Office Excel 2007. Oferuje onawiele nowych funkcji, uwzględniających między innymi nowe formatyplików, przebudowany interfejs użytkownika, obsługę znacznie większycharkuszy, poręczny widok układu stron, motywy dokumentów, nowe opcjeformatowania warunkowego, o wiele lepiej prezentujące się wykresy, nowąfunkcję tabelową i kilka nowych funkcji arkuszowych.

14.** 2010 Korzystałem z tej wersji podczas pisania książki. Program Microsoft OfficeExcel 2010 ma sporo nowych funkcji, w tym wykresy przebiegu w czasie, nowywidok Backstage dla operacji dotyczących dokumentów, nowe funkcje arkuszowe,dostosowywanie Wstążki przez zwykłego użytkownika, fragmentatory tabeliprzestawnej, edytor równań, a nawet możliwości rozszerzania związane z edycjąobrazów.

* Nie istnieje wersja 6. Excela. Wraz z Excelem 7 zmieniona została numeracja wersji programu w celu dostosowaniajej do pozostałych aplikacji pakietu Microsoft Office.

** Wydaje się, że Microsoft jest trochę przesądny, ponieważ pominął wersję 13 pakietu Office.

Jeśli zajdzie potrzeba udostępnienia skoroszytu komuś korzystającemu z wersji Excelastarszej niż 2007, zapisz plik w formacie XLS, wybierając w oknie dialogowym Zapisy-wanie jako ustawienie Skoroszyt programu Excel 97 – 2003 (*.xls). Zwróć uwagę nawyniki zaprezentowane przez narzędzie Sprawdzanie zgodności, którego okno pojawia



się automatycznie zawsze, gdy plik zapisuje się w starszym formacie. To przydatneokno, widoczne na rysunku 1.1, identyfikuje potencjalne problemy, które mogą wystąpić,gdy skoroszyt zostanie użyty przez kogoś, kto dysponuje wersją Excela starszą niż 2007.

Rysunek 1.1.NarzędzieSprawdzaniezgodności pomagazidentyfikowaćpotencjalne problemyze zgodnością

Okno dialogowe Program Microsoft Excel — sprawdzanie zgodności możesz wyświetlićw dowolnej chwili przez wywołanie polecenia Plik/Informacje/Wyszukaj problemy/Sprawdźzgodność.

Sposób 2.Zwiększanie wydajnościkorzystania ze Wstążki

Począwszy od programu Excel 2007, Microsoft wprowadził kilka bardzo znaczącychzmian w interfejsie użytkownika produktów wchodzących w skład pakietu Office. Odsamego początku wszystkie aplikacje Windows dysponowały podobnym interfejsemużytkownika składającym się z menu i pasków narzędzi. Na przekór wszystkim pro-jektanci pakietu Office 2007 zaproponowali radykalnie odmienny interfejs użytkownikao nazwie Wstążka.

Słowa znajdujące się w górnej części okna Excela (na przykład Narzędzia główne, Wsta-wianie i Układ strony) identyfikują tak zwane karty. Gdy klikniesz kartę, Wstążkazaprezentuje nowy zestaw poleceń uporządkowanych za pomocą grup (na przykład kartaNarzędzia główne dysponuje między innymi grupami Schowek, Czcionka i Wyrównanie).

Korzystanie ze Wstążki jest dość proste. Ironią losu jest to, że nowi użytkownicy znacznieszybciej przyzwyczajają się do obsługi Wstążki niż doświadczeni. Osoby od dawna uży-wające Excela poświęcą znaczną ilość czasu na zastanawianie się i próby stwierdzenia,gdzie obecnie znajdują się ich ulubione polecenia.



Oto wskazówki, które pomogą uzyskać jak najwięcej korzyści z interfejsu użytkownikaWstążka:

Nie obawiaj się kliknięcia elementów, które znajdziesz w obrębie Wstążki.Dotyczy to zwłaszcza doświadczonego użytkownika, który próbuje opanowaćobsługę nowego interfejsu. Wszystko, co zrobisz, możesz cofnąć, klikająckontrolkę Cofnij (zlokalizowana jest na pasku narzędzi Szybki dostęp, którydomyślnie znajduje się z lewej strony paska tytułu okna Excela). W celucofnięcia efektów pracy możesz też użyć kombinacji klawiszy Ctrl+Z.

Aby uzyskać więcej przestrzeni na ekranie, ukryj Wstążkę. Możesz to zrobićprzez dwukrotne kliknięcie dowolnej karty. Gdy musisz wywołać polecenie, poprostu kliknij kartę. W efekcie Wstążka znów stanie się widoczna. Po zakończeniuoperacji ponownie zniknie. W celu wyłączenia tego trybu i przywrócenianormalnego wystarczy dwukrotnie kliknąć kartę. Możesz również włączaći wyłączać tryb ukrywania Wstążki przy użyciu kombinacji klawiszy Ctrl+F1lub przez klikanie ikony widocznej obok ikony Pomoc po prawej stronie kart.

Obsługuj Wstążkę z poziomu klawiatury. Choć wydaje się ona bazować namyszy, w przypadku korzystania z klawiatury okazuje się dość funkcjonalna.Aby uzyskać kilka wskazówek dotyczących obsługi Wstążki z poziomuklawiatury, zapoznaj się ze sposobem 13.

Zwróć uwagę na to, że rozmieszczenie poleceń w obrębie Wstążki zmienia sięw zależności od szerokości okna Excela. Gdy okno jest zbyt wąskie, żebywyświetlić całą Wstążkę, można odnieść wrażenie, że część poleceń stała sięniedostępna. Jednak tak nie jest. Rysunek 2.1 przedstawia kartę Narzędzia główneWstążki dla trzech różnych szerokości okna Excela. W przypadku pierwszegowidoku wszystkie kontrolki są całkowicie widoczne. Po zwężeniu okna Excelaznikną niektóre teksty opisu, lecz ikony pozostaną. Gdy okno stanie się bardzowąskie, część grup zaprezentuje pojedynczą ikonę. Jeśli jednak klikniesz tęikonę, zostaną udostępnione wszystkie polecenia grupy.

Rysunek 2.1. Wygląd Wstążki zmienia się w zależności od szerokości okna programu Excel



Wykorzystaj kontekstowe karty Wstążki. W określonych sytuacjach Wstążkawyświetla będące nowością karty kontekstowe. Gdy na przykład zaznaczyszwykres, pojawią się trzy nowe karty — Projektowanie, Układ i Formatowanie.Zauważ, że opis tych nowych kart znajduje się na pasku tytułu okna Excela(po zaznaczeniu wykresu pojawia się etykieta Narzędzia wykresów). Udostępnieniekart kontekstowych spowoduje również wybranie dowolnego z następującychelementów: tabela, tabela przestawna, fragmentator tabeli przestawnej, grafika(kształt lub obiekt WordArt), obraz (zdjęcie lub klipart), nagłówek lub stopka(w widoku układu strony), diagram SmartArt lub równanie. Po wyświetleniukarty kontekstowej możesz oczywiście w dalszym ciągu używać wszystkichpozostałych kart.

Gdy kursor znajduje się w obrębie Wstążki, za pomocą pokrętła myszy możeszprzełączać się między kolejnymi kartami.

W celu wyświetlenia menu podręcznego prawym przyciskiem myszy klikajw niemal każdym miejscu ekranu. Ta cecha starego interfejsu użytkownika nadaljest obecna. Jeżeli próbujesz w mniejszym stopniu używać myszy, możesz teżzastosować kombinację klawiszy Shift+F10, żeby dla wybranego obiektu(na przykład komórka, zakres lub element wykresu) wyświetlić menu podręczne.

Niektóre grupy kart zawierają niewielką ikonę po prawej stronie nazwy grupy.Ikony te są nazywane kontrolkami wywołującymi okno dialogowe. Gdy kliknieszjedną z nich, zostanie wyświetlone okno dialogowe odpowiednie dla poleceńgrupy. Na przykład kliknij kontrolkę wywołującą okno dialogowe w grupieLiczba karty Narzędzia główne, aby po zaznaczeniu karty Liczba otworzyć oknodialogowe Formatowanie komórek. W nim możesz określić formaty liczb,które nie są dostępne bezpośrednio z poziomu Wstążki.

Prawym przyciskiem myszy klikaj określone obiekty Excela, żeby skorzystaćz minipaska narzędzi pojawiającego się powyżej menu podręcznego (rysunek 2.2).Minipasek zawiera narzędzia formatujące, które mogą oszczędzić koniecznościużycia Wstążki. Gdy zaczynałem korzystać z Excela 2007, po prostu zignorowałemminipasek narzędzi. Jednak wkrótce zdałem sobie sprawę z tego, że jest to bardzoprzydatne udogodnienie.

Rysunek 2.2.Minipasek narzędziłatwo zignorować,choć wielokrotniemoże zaoszczędzićkoniecznościużywania Wstążki



Nie ignoruj paska narzędzi Szybki dostęp — w jego obrębie umieszczane sączęsto używane polecenia. Pasek ten jest zawsze widoczny (niezależnie od tego,jaka karta jest wyświetlona). Aby przekonać się, jak łatwo dostosować pasek,zapoznaj się ze sposobem 11.

Poza tym miej świadomość tego, że Excel dysponuje dodatkowymi poleceniami,których nie ma nawet w obrębie Wstążki. Jeśli na przykład pozostaniesz z niczympo intensywnym przeszukiwaniu zawartości Wstążki w celu zlokalizowaniaistniejących wcześniej poleceń konwersji tekstu na mowę, nie załamuj się.Musisz po prostu sam dodać te polecenia przez dostosowanie paska narzędziSzybki dostęp (więcej informacji zawiera sposób 11.) lub Wstążki (więcejinformacji w sposobie 12.).

Sposób 3.Widok chroniony

Jedna z nowych funkcji programu Excel 2010 nosi nazwę widoku chronionego. Choćmożna odnieść wrażenie, że Excel próbuje zapobiec otwarciu własnych plików użytkowni-ka, widok chroniony ma jedynie za zadanie chronić go przed oprogramowaniem złośliwym.

Oprogramowanie złośliwe oznacza coś, co może uszkodzić system. Hakerzy opracowalikilka sposobów modyfikacji plików programu Excel tak, aby byli w stanie wykonać szko-dliwy kod. Widok chroniony w zasadzie uniemożliwia tego typu ataki przez otwarciepliku w środowisku chronionym (czasami określanym mianem piaskownicy).

Jeśli użyjesz programu Excel 2010 do otwarcia skoroszytu Excela pobranego z serwisuWWW, nad paskiem formuły zostanie wyświetlony kolorowy komunikat (rysunek 3.1).Ponadto na pasku tytułu programu pojawi się tekst [Widok chroniony].

Rysunek 3.1. Komunikat informujący o otwarciu skoroszytu w widoku chronionym

Jeśli masz pewność, że plik jest bezpieczny, kliknij przycisk Włącz edytowanie. Jeżeli edy-towanie nie zostanie włączone, możliwe będzie wyświetlenie zawartości skoroszytu, leczbez możliwości wprowadzania w nim jakichkolwiek zmian.

W przypadku gdy skoroszyt zawiera makra, po włączeniu edytowania zostanie wyświe-tlony kolejny komunikat: Ostrzeżenie o zabezpieczeniach. Makra zostały wyłączone. Jeślimasz pewność, że makra nie są szkodliwe, kliknij przycisk Włącz zawartość.

Widok chroniony jest stosowany w następujących przypadkach:

pliki pobrane z internetu;

załączniki otwierane z programu Outlook 2010;


Sposób 3. Widok chroniony 25

pliki otwierane z potencjalnie niebezpiecznych miejsc takich jak folderTemporary Internet Files;

pliki zablokowane przez ustawienia blokowania plików (funkcję umożliwiającąadministratorom definiowanie plików potencjalnie niebezpiecznych);

pliki cyfrowo podpisane, których podpis utracił ważność.

Dodatkowo możesz zażądać w oknie dialogowym Otwieranie, aby konkretny plik zostałotwarty w widoku chronionym. W tym celu kliknij przycisk Otwórz i z listy wybierz po-lecenie Otwórz w widoku chronionym.

W niektórych sytuacjach nie zależy Ci na pracy z dokumentem, ponieważ chcesz go je-dynie wydrukować. Na szczęście drukowanie jest możliwe w przypadku dokumentówotwartych w widoku chronionym. Z menu Plik wybierz polecenie Drukuj, a następniekliknij przycisk Włącz drukowanie.

Choć mile widziana byłaby w widoku chronionym możliwość kopiowania, jest to nie-dozwolone. Jedyną metodą skopiowania informacji ze skoroszytu otwartego w tym w wi-doku jest włączenie edytowania.

Aby jawnie otworzyć plik w widoku chronionym, wybierz polecenie Plik/Otwórz w celuwyświetlenia okna dialogowego Otwieranie. Wybierz plik, a następnie kliknij ikonę strzałkiwidoczną po prawej stronie przycisku Otwórz. Jedna z opcji widocznych na liście nosinazwę Otwórz w widoku chronionym.

Możesz w pewnym stopniu kontrolować działanie widoku chronionego. W celu zmianyustawień wybierz pozycję Plik/Opcje i kliknij kartę Centrum zaufania. Kliknij przyciskUstawienia Centrum zaufania, a następnie kartę Widok chroniony w oknie dialogowymCentrum zaufania. Na rysunku 3.2 przedstawiono opcje. Domyślnie są zaznaczone wszyst-kie cztery.

Rysunek 3.2.Zmiana ustawieńwidoku chronionegow oknie dialogowymCentrum zaufania



Sposób 4.Wydajne zaznaczanie komórek

Wielu użytkowników Excela myśli, że jedyną metodą zaznaczania zakresu komórek jestprzeciągnięcie wskaźnika nad odpowiednim obszarem arkusza kalkulacyjnego. Rzecz jasna,metoda ta działa, jest jednak jednym z mniej efektywnych sposobów radzenia sobie zewspomnianym zadaniem. Lepszym sposobem jest, oczywiście, użycie klawiatury.

Zaznaczanie zakresuza pomocą klawisza Shift i klawiszy strzałek

Najprostszą metodą zaznaczania zakresu jest przyciśnięcie i przytrzymanie klawisza Shifti skorzystanie z klawiszy strzałek do wybrania odpowiednich komórek. W celu szybszegozaznaczenia większych obszarów możesz też użyć klawiszy PgUp i PgDn.

Aby szybko rozszerzyć zaznaczony zakres do ostatniej niepustej komórki znajdującej sięw danym wierszu czy kolumnie, możesz skorzystać z klawisza End. Na przykład, abyzaznaczyć za pomocą klawiatury zakres komórek B3:B8 w widocznym na rysunku 4.1arkuszu kalkulacyjnym, powinieneś przejść do komórki B3, nacisnąć i przytrzymaćklawisz Shift oraz nacisnąć klawisz End, a następnie klawisz strzałki skierowanej w dół.Podobnie możesz zaznaczyć zakres B3:D3 — przytrzymaj klawisz Shift, a następnie naci-śnij End i klawisz strzałki skierowanej w prawo.

Rysunek 4.1.Zaznaczanie zakresukomórek za pomocąklawiatury

Zaznaczanie bieżącego regionuCzęsto zdarza się, że musisz zaznaczyć duży prostokątny ciągły zakres komórek będącybieżącym obszarem arkusza. Aby zaznaczyć cały blok komórek tego typu, umieść kursorw dowolnym miejscu obszaru i naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+A.

Zaznaczanie zakresuz wykorzystaniem klawisza Shift i myszki

W przypadku zaznaczania bardzo dużych zakresów użycie myszki może okazać się bar-dziej efektywne niż korzystanie z samej tylko klawiatury, jednak mozolne przeciąganie


Sposób 4. Wydajne zaznaczanie komórek 27

wskaźnika nie będzie przy tym konieczne. Zaznacz jedynie komórkę znajdującą się w le-wym górnym rogu obszaru, a następnie przewiń okno w okolice końca zakresu, naciśnijklawisz Shift i kliknij komórkę stanowiącą prawy dolny róg odpowiedniego bloku.

Zaznaczanie nieciągłych zakresów komórek

W większości przypadków zakresy, które zaznaczasz, będą miały postać prostokątnychobszarów arkusza. Jednak w pewnych sytuacjach może zachodzić potrzeba zaznaczenianieco bardziej skomplikowanych zakresów, które składać się będą z wielu nieciągłych ob-szarów lub pojedynczych komórek. Może się na przykład zdarzyć, że zechcesz zastosowaćokreślone formatowanie w przypadku komórek znajdujących się w różnych częściachTwojego arkusza kalkulacyjnego. Korzystając z możliwości jednoczesnego zaznaczaniawielu obszarów, będziesz mógł w jednym kroku zdefiniować formatowanie dla wszyst-kich wybranych komórek. Na rysunku 4.2 przedstawiono przykład zaznaczenia nie-ciągłego zakresu.

Rysunek 4.2.Zaznaczenie wieluobszarów jednocześnieumożliwia tworzenienieciągłych zakresówkomórek

Nieciągłe zakresy możesz zaznaczać za pomocą myszki lub klawiatury.

W tym celu powinieneś nacisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, a następnie klikać poszcze-gólne komórki przyciskiem myszki i przeciągać jej wskaźnik nad odpowiednimi obszaramiarkusza.

Korzystanie z klawiatury wymaga zastosowania opisanego wcześniej sposobu zaznaczaniakomórek za pomocą klawisza Shift. Aby zaznaczyć kolejny fragment arkusza, nie rezy-gnując jednocześnie z aktualnie zaznaczonego, należy nacisnąć kombinację klawiszyShift+F8. Następnie trzeba zwolnić wszystkie klawisze, przejść strzałkami do początkukolejnego zakresu, zaznaczyć go za pomocą klawisza Shift i ponownie nacisnąć kombi-nację klawiszy Shift+F8. Działanie to należy powtarzać odpowiednią ilość razy.

Zaznaczanie całych wierszy

Aby zaznaczyć pojedynczy wiersz, powinieneś po prostu kliknąć jego numer widoczny polewej stronie arkusza lub wybrać dowolną komórkę wchodzącą w jego skład i nacisnąćkombinację klawiszy Shift i spacji.

W celu zaznaczenia większej ilości sąsiadujących ze sobą wierszy w obszarze numerówwierszy należy kliknąć przyciskiem myszki jeden z numerów i przeciągnąć kursor w od-powiednim kierunku. Można również zaznaczyć dowolną komórkę należącą do pierwszego



lub ostatniego wiersza, nacisnąć jednocześnie klawisz Shift i klawisz spacji, by zaznaczyćten jeden wiersz, a następnie nacisnąć klawisz Shift i skorzystać z klawiszy strzałek w dółlub w górę, aby go odpowiednio rozszerzyć.

Aby zaznaczyć większą liczbę nieprzylegających do siebie wierszy, powinieneś przy-trzymać klawisz Ctrl w czasie klikania numerów kolejnych wierszy, które mają się znaleźćw ramach zaznaczonego obszaru.

Zaznaczanie całych kolumn

Aby zaznaczyć jedną kolumnę, należy kliknąć jej literę widoczną u góry arkusza lubzaznaczyć dowolną należącą do niej komórkę z wciśniętymi klawiszami Ctrl i spacji.

W celu zaznaczenia większej liczby sąsiadujących ze sobą kolumn w obszarze liter ko-lumn powinieneś kliknąć przyciskiem myszki określoną literę i przeciągnąć kursor w od-powiednim kierunku. Możesz też przejść do komórki znajdującej się w obrębie pierwszejlub ostatniej kolumny, nacisnąć jednocześnie klawisz Ctrl i klawisz spacji w celu zazna-czenia jednej kolumny, a następnie nacisnąć Shift i użyć klawiszy strzałek wskazującychw prawo i w lewo do odpowiedniego rozszerzenia zaznaczenia.

Aby zaznaczyć większą liczbę nieprzylegających do siebie kolumn, powinieneś przytrzy-mać klawisz Ctrl w czasie klikania ich liter.

Zaznaczanie obszarów nienależącychdo tego samego arkusza

Oprócz zwykłego dwuwymiarowego zaznaczania obszarów w ramach pojedynczegoarkusza kalkulacyjnego masz również możliwość zaznaczenia zakresu, w którego składwchodzą komórki znajdujące się w wielu różnych arkuszach — czyli tworzenia zakresuniejako trójwymiarowego.

Na rysunku 4.3 przedstawiony został prosty przykład skoroszytu z wieloma arkuszami.Skoroszyt ten zawiera dokładnie cztery arkusze o nazwach: Sumy, Marketing, Operacjeoraz Produkcja. Arkusze te mają identyczny układ.

Rysunek 4.3.Każdy arkuszwchodzący w składprzedstawionego tuskoroszytu madokładnie taki samukład


Sposób 5. „Specjalne” zaznaczanie zakresów 29

Załóżmy, że chcesz zastosować ten sam rodzaj formatowania do wszystkich arkuszy, naprzykład chcesz, aby wszystkie nagłówki kolumn korzystały z kolorowego tła i wyświe-tlały informacje przy użyciu pogrubionej czcionki. Najlepszym sposobem wykonania tegozadania będzie skorzystanie z możliwości zaznaczenia wieloarkuszowego zakresu. Umoż-liwi to jednoczesne zastosowanie tego samego formatowania do odpowiednich komórekwszystkich arkuszy kalkulacyjnych.

Zaznaczanie zakresu w wielu arkuszach wymaga na ogół wykonania dwóch czynności:

1. Zaznacz odpowiedni zakres w jednym z arkuszy.

2. Wybierz arkusze, w których ma być zaznaczony wskazany zakres komórek.

Aby zaznaczyć ciągłą grupę arkuszy, powinieneś nacisnąć klawisz Shift i kliknąćzakładkę ostatniego arkusza, który ma zostać zaznaczony. W celu zaznaczenia po-jedynczych arkuszy naciśnij klawisz Ctrl i kliknij zakładkę każdego z arkuszy do za-znaczenia. Po dokonaniu wyboru zauważysz, że na pasku tytułu okna Excela oboknazwy skoroszytu pojawi się hasło [Grupa], a zakładki zaznaczonych arkuszy będąmiały białe tło.

Po zakończeniu wykonywania działań na wieloarkuszowym zakresie powinieneś kliknąćktórąkolwiek z zakładek arkuszy (jeśli wszystkie są zaznaczone) lub którąkolwiek z nie-zaznaczonych zakładek arkuszy, aby opuścić tryb grupowania.

Sposób 5.„Specjalne” zaznaczanie zakresów

W określonych sytuacjach chcesz odszukać konkretne rodzaje komórek w arkuszach kal-kulacyjnych. Czy istnieje mechanizm umożliwiający odnalezienie każdej komórki prze-chowującej formułę lub też wszystkich komórek, których wartości są zależne od liczbyznajdującej się w komórce bieżącej?

Excel oferuje Ci narzędzie pozwalające na proste odszukiwanie tego typu komórek orazinnych szczególnych ich rodzajów.

W przypadku wielu typów specjalnych operacji zaznaczania kluczowe znaczenie ma oknodialogowe Przechodzenie do — specjalnie. Aby je otworzyć, użyj polecenia Narzędziagłówne/Znajdź i zaznacz/Przejdź do — specjalnie (rysunek 5.1). Inna metoda wyświetleniatego okna dialogowego polega na naciśnięciu klawisza F5, a następnie kliknięciu przyciskuSpecjalnie w oknie Przechodzenie do.

Gdy wybierzesz właściwą dla siebie opcję w oknie dialogowym Przechodzenie do — spe-cjalnie i klikniesz przycisk OK, program Excel zaznaczy odpowiedni podzbiór komórekw ramach bieżącego obszaru. Zaznaczony obszar zwykle składa się z wielu zakresów.Jeśli Excel nie znajdzie komórek spełniających zadane kryterium wyszukiwania, na ekraniepojawi się okno komunikatu zawierające wiadomość: „Nie znaleziono żadnych komórek”.



Rysunek 5.1.Do określeniaspecyficznych typówkomórek powinieneśskorzystać z oknadialogowegoPrzechodzenie do— specjalnie

Jeśli wywołasz okno dialogowe Przechodzenie do — specjalnie, zaznaczając wcześniejtylko jedną komórkę, Excel przyjmie cały aktywny obszar bieżącego arkusza kalkula-cyjnego jako zaznaczony zakres. W innych przypadkach wyszukiwanie będzie się odby-wało w ramach zaznaczonego obszaru.

W tabeli 5.1 zebrane zostały wszystkie opcje dostępne w oknie dialogowym Przechodzeniedo — specjalnie wraz z ich krótkimi opisami.

Tabela 5.1. Opcje oferowane przez okno dialogowe Przechodzenie do — specjalnie

Opcja Efekt działania

Komentarze Powoduje zaznaczenie tylko tych komórek, które zawierają komentarze.Stałe Powoduje zaznaczenie wszystkich niepustych komórek, które nie zawierają formuł.

Opcja ta jest szczególnie przydatna w sytuacji, gdy korzystasz z arkusza jako formularzai chcesz wyczyścić wszystkie komórki wejściowe, aby wpisać do nich nowe dane.Dzięki niej komórki, w których znajdują się formuły, pozostaną nietknięte.Możesz tu też skorzystać z pól widocznych pod opcją Formuły w celu dokładnegookreślenia, jakiego rodzaju komórki mają zostać zaznaczone.

Formuły Powoduje zaznaczenie komórek zawierających formuły. Z widocznych poniżej pólopcji możesz skorzystać w celu określenia, jakiego typu ma być zwracany przezformułę wynik, aby komórka została zaznaczona, a więc czy mają to być Liczby,Tekst, Logiczne (wartości PRAWDA lub FAŁSZ), czy też Błędy.

Puste Powoduje zaznaczenie wszystkich pustych komórek.Bieżący obszar Powoduje zaznaczenie prostokątnego zakresu komórek znajdujących się wokół

komórki bieżącej. Obszar ten będzie ograniczony otaczającymi go pustymi wierszamii kolumnami. Taki sam efekt możesz uzyskać, naciskając kombinację klawiszyCtrl+A.

Bieżąca tablica Powoduje zaznaczenie całej tablicy i znajduje zastosowanie w przypadku formułtablicowych wielokomórkowych.

Obiekty Powoduje zaznaczenie wszystkich obiektów graficznych znajdujących się w arkuszu.Jest to przydatne, jeśli wszystkie te obiekty mają zostać usunięte.

Różnice wwierszach

Jeśli wybrano jeden wiersz, powoduje zaznaczenie komórek różniących się od aktywnejkomórki. Jeżeli wybrano więcej niż jeden wiersz, realizowana jest identycznaoperacja porównania, z tym że w przypadku każdego wiersza porównywanąkomórką jest komórka znajdująca się w tej samej kolumnie co aktywna komórka.



Tabela 5.1. Opcje oferowane przez okno dialogowe Przechodzenie do — specjalnie (ciąg dalszy)

Opcja Efekt działania

Różnicew kolumnach

Jeśli wybrano jedną kolumnę, powoduje zaznaczenie komórek różniących sięod aktywnej komórki. Jeżeli wybrano więcej niż jedną kolumnę, wykonywana jestidentyczna operacja porównania, z tym że w przypadku każdej kolumny porównywanąkomórką jest komórka znajdująca się w tych samych wierszach co aktywna komórka.

Poprzedniki Powoduje zaznaczenie komórek, do których odwołują się formuły znajdujące sięw bieżącej komórce lub zakresie komórek, przy czym istnieje tu ograniczeniedo aktywnego arkusza. Można określić, czy mają być uwzględniane jedyniebezpośrednie poprzedniki, czy też poprzedniki dowolnego poziomu.

Zależności Powoduje zaznaczenie komórek, w których znajdują się formuły odwołującesię do bieżącej komórki lub zakresu komórek, przy czym istnieje tu ograniczeniedo aktywnego arkusza. Można określić, czy mają być uwzględniane jedyniebezpośrednie zależności, czy też zależności dowolnego poziomu.

Ostatniakomórka

Powoduje zaznaczenie komórki stanowiącej prawy dolny róg obszaru zawierającegojakiekolwiek dane lub formatowania w arkuszu kalkulacyjnym.

Tylko widocznekomórki

Powoduje zaznaczenie w wybranym zakresie tylko widocznych komórek.Opcja ta jest przydatna podczas korzystania z konspektu lub przefiltrowanej listy.

Formatywarunkowe

Powoduje zaznaczenie komórek, dla których zastosowane zostało formatowaniewarunkowe. Możliwość takiego formatowania jest dostępna dzięki poleceniuNarzędzia główne/Style/Formatowanie warunkowe.

Sprawdzaniepoprawnościdanych

Powoduje zaznaczenie komórek, dla których zastosowano możliwości kontrolipoprawności wprowadzanych danych. Narzędzie to jest dostępne po wybraniupolecenia Dane/Narzędzia danych/Poprawność danych. Wybranie widocznejponiżej opcji Wszystkich spowoduje zaznaczenie wszystkich tego typu komórekznajdujących się w arkuszu. Wybranie opcji Takich samych spowoduje z koleizaznaczenie tylko tych komórek, które korzystają z takich samych zasad kontrolipoprawności wprowadzania danych, jak bieżąca komórka.

Podczas zaznaczania opcji w oknie dialogowym Przechodzenie do — specjalnie zwróćuwagę na to, które opcje dodatkowe stają się dostępne. Jeśli na przykład zaznaczyszStałe lub Formuły, dostępne staną się cztery dodatkowe opcje, dzięki którym będzieszmógł bardziej precyzyjnie określić swoje kryteria wyszukiwania komórek. Podobnie będąsię zachowywać opcje widoczne pod polem Zależności, gdyż będą się one odnosić za-równo do tego pola, jak i do opcji Poprzedniki. Ta sama sytuacja wystąpi w przypad-ku opcji znajdujących się pod polem Sprawdzanie poprawności danych w kontek-ście pola opcji Formaty warunkowe.

Sposób 6.Cofanie, ponowne wykonywaniei powtarzanie operacji

Przedstawię tutaj trzy działania, które pozwalają zarówno na odtwarzanie stanu arkuszasprzed wykonania jakiejś błędnej operacji, jak również na poprawienie wydajności pracypoprzez szybkie i łatwe powtarzanie ostatnich działań.



Cofanie operacji

Wykonanie prawie każdego polecenia Excela może zostać odwrócone dzięki poleceniuCofnij zlokalizowanemu na pasku narzędzi Szybki dostęp, który domyślnie znajduje sięz lewej strony paska tytułu okna Excela. Aby cofnąć efekty operacji, możesz też zastoso-wać kombinację klawiszy Ctrl+Z.

Powinieneś z niej korzystać za każdym razem, gdy zdarzy Ci się użyć jakiegoś poleceniaprzez pomyłkę. Pozwala to przywrócić dane do stanu odpowiadającego sytuacji sprzedzastosowania polecenia. Dzięki wielokrotnemu wybieraniu komendy Cofnij masz możli-wość wycofania stu wykonanych ostatnio operacji.

Jednak efektów niektórych działań nie da się cofnąć. Dotyczy to wszelkich operacjirealizowanych przy użyciu kontrolki Plik (na przykład zapisywanie skoroszytu).

Kliknięcie strzałki znajdującej się z prawej strony tego przycisku spowoduje wyświetlenielisty wykonanych ostatnio operacji, które mogą być w danej chwili wycofane, tak jak zo-stało to przedstawione na rysunku 6.1. Możesz wyróżnić grupę tych poleceń, aby jednymkliknięciem cofnąć efekty kilku działań. Na rysunku wyróżniono ich siedem (począwszyod polecenia, które wstawiło wykres).

Rysunek 6.1.Przycisk Cofnij oferujedostęp do listywykonanych ostatniooperacji, które mogąbyć wycofane

Trzeba pamiętać o tym, że nie można cofnąć efektu uruchomienia makra. Okazuje się,że wywołanie makra modyfikującego arkusz powoduje usunięcie wszystkich informacjiz listy polecenia Cofnij. Ten poważny mankament Excela nie występuje w przypadkuedytora Microsoft Word.

Ponowne wykonywanie operacji

Przycisk polecenia Wykonaj ponownie (zlokalizowany z prawej strony przycisku Cofnijpaska narzędzi Szybki dostęp) bezpośrednio po wykonaniu polecenia Cofnij powodujewycofanie operacji przeprowadzanej przez polecenie Cofnij, a więc ponowne wykonaniecofniętego polecenia. Przyda Ci się ono zwykle w sytuacjach, gdy z rozpędu zbyt wiele



razy klikniesz kontrolkę tego polecenia. Będziesz wówczas mógł ponownie wykonaćcofnięte operacje, klikając przycisk Wykonaj ponownie (lub stosując kombinację klawiszyCtrl+Y bądź naciskając klawisz F4).

Powtarzanie operacjiAby powtórnie wykonać wiele poleceń Excela, zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+Ylub naciśnij klawisz F4. Zostanie po prostu powtórzona operacja wykonana jako ostatnia(chyba że było nią wywołanie polecenia Cofnij; w tym przypadku zgodnie z opisem za-wartym w poprzednim punkcie zostaną cofnięte efekty polecenia Cofnij).

Przez powtórne wykonanie polecenia można zaoszczędzić naprawdę sporo czasu. Otoprzykład niezwykłej użyteczności polecenia Powtórz. Jeśli wobec pewnej komórki zasto-sujesz całą masę pracochłonnych formatowań (na przykład określanie rozmiaru czcionki,koloru tła i obramowań, a także zastosowanie pogrubienia) wykonywanych przy użyciuokna dialogowego Formatowanie komórek, po zamknięciu okna w mgnieniu oka będzieszmógł skorzystać z tych samych formatowań w przypadku innych komórek lub ich zakre-sów — wszystko dzięki prostemu naciśnięciu skrótu klawiaturowego Ctrl+Y. Być możebędziesz musiał wstawić puste wiersze w określonych lokalizacjach arkusza. Wystarczy,że jednokrotnie wykonasz polecenie Narzędzia główne/Komórki/Wstaw/Wstaw wierszearkusza, po czym wskaźnik komórki umieścisz w następnym żądanym wierszu i użyjeszkombinacji klawiszy Ctrl+Y, żeby powtórzyć operację wstawiania wiersza.

Excel dysponuje też przyciskiem Powtórz, który domyślnie nie jest dostępny. Możeszjednak dodać ten przycisk do paska narzędzi Szybki dostęp, wykonując następujące kroki:

1. Prawym przyciskiem myszy kliknij pasek narzędzi Szybki dostęp i z menuwybierz polecenie Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp, żeby wyświetlićkartę Pasek narzędzi Szybki dostęp okna dialogowego Opcje programu Excel.

2. W oknie z listy rozwijanej widocznej po lewej stronie wybierz pozycjęPopularne polecenia.

3. Z listy poleceń wybierz pozycję Powtórz.

4. Kliknij przycisk Dodaj, aby zaznaczone polecenie dodać do paska Szybki dostęp.

5. Kliknij przycisk OK, żeby zamknąć okno dialogowe Opcje programu Excel.

Dlaczego warto dołączyć przycisk Powtórz do paska narzędzi Szybki dostęp, gdy zasto-sowanie kombinacji klawiszy Ctrl+Y jest takie proste? Pierwszy powód jest taki, że kursormyszy można umieścić na przycisku i Excel wyświetli opis operacji, która zostanie po-wtórzona (rysunek 6.2). Drugi powodem jest to, że przycisk Powtórz jest nieaktywny, je-żeli nie może zostać powtórzone polecenie wykonane jako ostatnie (jest to forma wi-zualnej wskazówki, która może spowodować zaniechanie próby powtórzenia czegoś, conie może być powtórzone).

Niestety powtarzanie operacji nie jest w pełni stabilne. Okazuje się, że jest to po-ważny problem. W określonych sytuacjach możesz stwierdzić, że użycie kombinacjiklawiszy Ctrl+Y kończy się niczym (choć powinno być inaczej). Innym razem mo-żesz zauważyć, że zastosowanie tej kombinacji powoduje powtórne wykonanie po-lecenia, które zostało wywołane przed poprzednim poleceniem.



Rysunek 6.2.Po dodaniu przycisku Powtórzdo paska narzędzi Szybki dostępw okienku pojawi się opis zadania(jeśli istnieje), które zostaniepowtórzone

Sposób 7.Kilka przydatnychskrótów klawiaturowych

Excel zdecydowanie nie cierpi na niedobór skrótów klawiaturowych, a wydajność Twojejpracy z pewnością wzrośnie, gdy poświęcisz nieco czasu na nauczenie się takich skrótów,które wywołują polecenia często przez Ciebie używane. W zamieszczonej poniżej tabeli ze-brane zostały najbardziej przydatne skróty klawiaturowe. Na pewno nie jest to wyczerpującezestawienie, a jedynie lista skrótów, które — moim zdaniem — są najbardziej użyteczne.

Skrótklawiaturowy Efekt działania

F11 Powoduje utworzenie z użyciem danych zaznaczonego zakresu nowego wykresu(domyślnego typu) umieszczonego w oddzielnym arkuszu kalkulacyjnym.

Alt+F1 Powoduje wygenerowanie nowego osadzonego wykresu (domyślnego typu)z wykorzystaniem danych zaznaczonego zakresu.

F5 Wywołuje okno dialogowe Przechodzenie do.Alt Wyświetla wskazówki dla poleceń Wstążki, dzięki czemu możesz je wywołać przez

naciśnięcie klawiszy liter klawiatury.F2 Powoduje edytowanie aktywnej komórki.Shift+F2 Umożliwia Ci edycję komentarza w aktywnej komórce lub wstawienie komentarza,

jeśli komórka jest go pozbawiona.Ctrl+Shift+_ Usuwa wszystkie obramowania z zaznaczonych komórek.Shift+F10 Wyświetla menu kontekstowe związane z wybranym elementem.Ctrl+F6 Uaktywnia następne okno.Ctrl+PgUp Uaktywnia poprzedni arkusz skoroszytu.Ctrl+PgDn Uaktywnia następny arkusz skoroszytu.Alt+Ctrl+V Wyświetla okno dialogowe Wklejanie specjalne.Alt+= Realizuje operację odentyczną jak w przypadku kliknięcia przycisku Autosumowanie.Ctrl+B Powoduje zastosowanie pogrubionej czcionki dla wybranych komórek.Ctrl+C Kopiuje zawartość zaznaczonych komórek.Ctrl+D Kopiuje najwyżej położoną komórkę zaznaczonego zakresu do innych komórek

zaznaczenia.Ctrl+F Wywołuje okno dialogowe Znajdowanie i zamienianie z aktywną zakładką Znajdź.


Sposób 8. Przemieszczanie się pomiędzy arkuszami w ramach skoroszytu 35

Skrótklawiaturowy

Efekt działania

Ctrl+H Wywołuje okno dialogowe Znajdowanie i zamienianie z aktywną zakładką Zamień.Ctrl+I Powoduje zastosowanie pochylonej czcionki (kursywy) dla wybranych komórek.Ctrl+N Powoduje utworzenie nowego standardowego skoroszytu.Ctrl+R Kopiuje położoną najbardziej na lewo komórkę zaznaczonego zakresu do innych

komórek zaznaczenia.Ctrl+S Zapisuje aktywny skoroszyt.Ctrl+V Powoduje wklejenie do bieżącej komórki skopiowanego lub wyciętego elementu.Ctrl+X Powoduje wycięcie zawartości aktywnej komórki.Ctrl+Y Powtarza ostatnią operację, którą można zrealizować ponownie. Jeśli jako ostatnie

wykonano polecenie Cofnij, skrót ten powoduje odwrócenie jego efektów.Ctrl+Z Cofa wykonanie ostatniego działania.

Sposób 8.Przemieszczanie się pomiędzyarkuszami w ramach skoroszytu

Jak wiesz, jeden skoroszyt może zawierać wiele arkuszy kalkulacyjnych. Są one identy-fikowane za pomocą zakładek widocznych w dolnej części okna programu. Gdy kliknieszzakładkę arkusza, zostanie on uaktywniony. Jeśli zakładka nie jest widoczna, można sko-rzystać z kontrolek przewijania zakładek (znajdują się one z lewej strony pierwszej za-kładki arkusza) w celu przewinięcia zakładek w lewo lub w prawo, tak jak pokazano narysunku 8.1.

Rysunek 8.1.Użyj tych kontrolek,aby przewinąćzakładki arkuszyw prawo lub w lewo

Zakładki arkuszy korzystają z tej samej przestrzeni co poziomy pasek przewijania. Maszrównież możliwość zmiany szerokości tego paska w celu odsłonięcia większej ilości za-kładek. Aby to zrobić, kliknij pionowy pasek widoczny z lewej strony paska przewijaniai przesuń go w prawo.

Inną metodą uaktywnienia arkusza może być kliknięcie wspomnianych wyżej kontrolekprawym przyciskiem myszki. Spowoduje to wyświetlenie listy nazw poszczególnycharkuszy, tak jak pokazano na rysunku 8.2. Aby przejść do odpowiedniego arkusza, po-winieneś po prostu wybrać jego nazwę. Jeśli na liście nie są widoczne wszystkie nazwy,kliknij widoczną na samym dole pozycję Więcej arkuszy, a na ekranie pojawi się okno



Rysunek 8.2.Kliknięcie kontrolekprzewijania zakładekprawym przyciskiemmyszki powodujewyświetlenie listynazw arkuszy

dialogowe Uaktywnianie. Podwójne kliknięcie wybranej nazwy widocznej na liście znaj-dującej się w tym oknie spowoduje natychmiastowe przejście do odpowiedniego arkuszakalkulacyjnego.

W wielu przypadkach najbardziej wydajną metodą uaktywniania różnych arkuszy będzieunikanie korzystania z myszki i użycie klawiatury. Co dziwne, większość użytkownikówprogramu nie ma pojęcia o dwóch bardzo przydatnych kombinacjach klawiszy:

Ctrl+PgDn, która pozwala uaktywnić następny arkusz,

Ctrl+PgUp, która pozwala uaktywnić poprzedni arkusz.

Używam tych skrótów w dziewięciu na dziesięć przypadków korzystania z Excelai — znów — robię to celowo, aby w każdej sytuacji, w której to tylko możliwe, unikaćstosowania myszki.

Sposób 9.Zerowanie znacznika używanegoobszaru arkusza kalkulacyjnego

Gdy naciśniesz kombinację klawiszy Ctrl+End, Excel przejdzie do komórki używanegoobszaru arkusza znajdującej się w jego dolnym prawym rogu. Czasem zdarza się, że jestto pusta komórka, nie zaś prawdziwa ostatnia używana komórka. Innymi słowy, bywa,że program traci kontrolę nad informacją dotyczącą używanego obszaru Twojego arkuszakalkulacyjnego. Możesz na przykład stwierdzić, że rozmiar pliku skoroszytu wydaje sięo wiele za duży. Możliwe jest, że Excel niepoprawnie zidentyfikował używany obszari przechowuje dużą liczbę pustych komórek.

W takiej sytuacji spróbuj najpierw zapisać skoroszyt. Po tej operacji Excel może znówzacząć poprawnie rozpoznawać ostatnią komórkę używanego obszaru arkusza. Jeśli taksię nie stanie, przyczyną będzie prawdopodobnie fakt, że usunąłeś z komórki dane, leczpozostawiłeś w niej jakieś formatowania. Aby zmusić program do prawidłowego rozpo-znawania końca wykorzystywanego obszaru, powinieneś usunąć kolumny znajdujące sięna prawo od Twoich bieżących danych, a następnie usunąć wszystkie wiersze znajdującesię poniżej nich.

Załóżmy na przykład, że ostatnią używaną komórką Twojego arkusza kalkulacyjnego jestG25, ale po naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl+End uaktywniona zostaje komórka M50.


Sposób 10. Różnica między skoroszytami i oknami 37

Aby pozbyć się z arkusza takich sformatowanych komórek, wykonaj następujące operacje:

1. Zaznacz wszystkie kolumny z prawej strony kolumny G.

W tym celu uaktywnij dowolną komórkę w kolumnie H, a następnie naciśnijkombinację klawiszy Ctrl i spacji, potem skrót Shift+End i na koniec— przytrzymując klawisz Shift — naciśnij klawisz strzałki skierowanej w prawo.

2. Wykonaj polecenie Narzędzia główne/Komórki/Usuń/Usuń kolumny arkusza.Możesz również prawym przyciskiem myszy kliknąć nagłówek dowolnejkolumny i z menu wybrać polecenie Usuń.

3. Zaznacz wszystkie wiersze poniżej wiersza 25.

W tym celu przejdź do dowolnej komórki należącej do wiersza 26, a następnienaciśnij kombinację klawiszy Shift i spacji, potem skrót Shift+End i na koniec— przytrzymując klawisz Shift — naciśnij klawisz strzałki skierowanej w dół.

4. Wywołaj polecenie Narzędzia główne/Komórki/Usuń/Usuń wiersze arkusza.Możesz też prawym przyciskiem myszy kliknąć nagłówek dowolnej kolumnyi z menu wybrać polecenie Usuń.

5. Zapisz swój skoroszyt. Excel ponownie określi ostatnią komórkę.

Po wykonaniu powyższych kroków przekonasz się, że naciśnięcie kombinacji klawiszyCtrl+End przeniesie Cię do prawdziwej ostatniej komórki arkusza kalkulacyjnego.

Jeśli nie potrafisz zapamiętać skrótu klawiaturowego Ctrl+End, możesz skorzystać z oknadialogowego Przechodzenie do — specjalnie. Wybierz polecenie Narzędzia główne/Znajdźi zaznacz/Przejdź do — specjalnie. Wskaż opcję Ostatnia komórka i kliknij przycisk OK.

Sposób 10.Różnica między skoroszytami i oknami

Jedno z najczęściej zadawanych pytań w grupach dyskusyjnych dotyczących Excela brzmi:„Dlaczego program wyświetla dwie kopie mojego skoroszytu?”. Dalej następuje zwykleopis symptomów tego stanu rzeczy, a wśród nich taki, że po nazwie pliku występuje dwu-kropek i liczba, a więc ma ona na przykład postać: budżet.xlsx:2.

Skoroszyt jest standardowo wyświetlany przez program Excel w jednym oknie. Możliwejest jednak utworzenie wielu okien dla pojedynczego skoroszytu i realizuje się to przezwykonanie polecenia Widok/Okno/Nowe okno.

Większość z osób, które zadają wspomniane wyżej pytanie na forach internetowych,prawdopodobnie wywołała to polecenie przez przypadek. Tym, o co naprawdę pytają, jestsposób zamknięcia dodatkowego okna lub nawet okien. Można to zrobić bardzo łatwo.Wystarczy bowiem kliknąć przycisk X widoczny na pasku tytułowym niechcianego okna.Możesz również zamknąć okno przez zastosowanie kombinacji klawiszy Ctrl+F4. Pozamknięciu wszystkich dodatkowych okien na pasku tytułu nie będzie już wyświetlanynumer okna.



Przy okazji warto wspomnieć, że ustawienie wyświetlania skoroszytu w wielu oknach jestzapisywane wraz z nim, więc otwarcie go w późniejszym czasie spowoduje ponownejednoczesne wyświetlenie danych w wielu oknach.

Mimo że niektórym ludziom przeszkadza istnienie wielu okien pokazujących ten samskoroszyt, znam przynajmniej dwa dobre powody, dla których możesz chcieć skorzystaćz tej możliwości:

Możesz jednocześnie przeglądać dwa arkusze kalkulacyjne należące do tegosamego skoroszytu. Masz zatem na przykład możliwość otwarcia w jednymoknie arkusza Arkusz1, w drugim oknie arkusza Arkusz2, a następnie takiegozmniejszenia i ułożenia okien, aby obydwa były widoczne w tym samym czasie.Polecenie Widok/Okno/Rozmieść wszystko przydaje się, gdy okna trzeba umieścićobok siebie. Dotyczy to również arkuszy wykresów. Jeśli w obrębie takiegoarkusza występuje wykres, okna możesz tak rozmieścić, że obok wykresu będąwidoczne jego dane.

Możesz jednocześnie przeglądać komórki i znajdujące się w nich formuły.W tym celu powinieneś utworzyć drugie okno, a następnie nacisnąć w nimkombinację klawiszy Ctrl+` (na klawiszu tego znaku jest zwykle widoczny teżznak tyldy), aby przejść do trybu wyświetlania formuł. Teraz wystarczy rozmieścićobydwa okna w taki sposób, aby móc w tym samym momencie widziećobok siebie zarówno formuły, jak i generowane przez nie wyniki. Zostało toprzedstawione na rysunku 10.1.

Rysunek 10.1. Wyświetlanie jednego skoroszytu w dwóch oknach pozwala na jednoczesne przeglądaniezawartości komórek oraz generujących je formuł



Gdy musisz porównać informacje zawarte w dwóch arkuszach (lub w tym samym arkuszuotwartym w dwóch oknach), wypróbuj polecenie Widok/Okno/Wyświetl obok siebie.Polecenie to znacznie ułatwia porównywanie dwóch arkuszy, ponieważ program Excelsynchronizuje ze sobą widoczne na ekranie części obu okien. Aby skorzystać z tejmożliwości w przypadku pojedynczego skoroszytu, powinieneś najpierw utworzyć dlaniego drugie okno za pomocą polecenia Widok/Okno/Nowe okno.

Sposób 11.Dostosowywanie paska narzędziSzybki dostęp

Jeśli stwierdzisz, że ciągle musisz przełączać się między kartami Wstążki, ponieważ częstoużywane polecenia nie są dostępne w akurat wyświetlonej karcie, ten sposób jest dla Cie-bie. Pasek narzędzi Szybki dostęp jest zawsze widoczny, niezależnie od tego, jaką kartęWstążki uaktywniono. Po dostosowaniu tego paska często wykorzystywane polecenia zaw-sze będą na wyciągnięcie ręki.

Jedyna sytuacja, w której pasek narzędzi Szybki dostęp nie jest widoczny, ma miejscew przypadku użycia trybu pełnoekranowego. Aby go uaktywnić, użyj polecenia Widok/Widoki skoroszytu/Przełącz widok pełnoekranowy. W celu wyłączenia trybu prawym przy-ciskiem myszy kliknij dowolną komórkę i z menu wybierz pozycję Zamknij pełny ekranbądź wciśnij klawisz Esc.

Pasek narzędzi Szybki dostęp

Domyślnie pasek narzędzi Szybki dostęp zlokalizowany jest po lewej stronie paska tytułuokna Excela i zawiera następujące trzy narzędzia:

Zapisz — zapisuje aktywny skoroszyt.

Cofnij — cofa efekt ostatniej operacji.

Wykonaj ponownie — cofa efekt ostatniego wywołania polecenia Cofnij.

Jeśli wolisz, pasek Szybki dostęp może znaleźć się poniżej Wstążki. W tym celu prawymprzyciskiem myszy kliknij pasek narzędzi i z menu wybierz pozycję Pokaż pasek narzędziSzybki dostęp poniżej Wstążki. Przeniesienie paska poniżej Wstążki spowoduje zajęciew pionie dodatkowego obszaru ekranu. Inaczej mówiąc, w porównaniu z sytuacją, gdypasek narzędzi Szybki dostęp znajduje się w swoim domyślnym położeniu, widoczny ob-szar arkuszy pomniejszy się o jeden lub dwa wiersze.

Polecenia paska Szybki dostęp zawsze są prezentowane jako niewielkie ikony pozbawionetekstu. Gdy kursor myszy umieścisz na ikonie, pojawi się nazwa polecenia i jego krótki opis.



O ile mi wiadomo, nie istnieje limit liczby poleceń, które można dodać do paska narzędziSzybki dostęp. Jednak niezależnie od liczby ikon pasek ten zawsze wyświetla je w jednymwierszu. Jeżeli liczba ikon spowoduje, że szerokość okna Excela nie będzie wystarczającado zaprezentowania ich wszystkich, na końcu paska aplikacja wyświetli dodatkową ikonęo nazwie Więcej formantów. Kliknięcie tej ikony sprawi, że w otwartym okienku pojawiąsię ukryte dotąd ikony paska narzędzi Szybki dostęp.

Dodawanie nowych poleceńdo paska narzędzi Szybki dostęp

Nowe polecenie możesz dodać do paska narzędzi Szybki dostęp na trzy następującesposoby:

Kliknij kontrolkę Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp w menu rozwijanym,która znajduje się po prawej stronie paska Szybki dostęp (rysunek 11.1).Lista zawiera kilka często stosowanych poleceń. Po wybraniu polecenia z listyExcel doda je do paska narzędzi Szybki dostęp.

Rysunek 11.1.Użycie menurozwijanego kontrolkiDostosuj pasek narzędziSzybki dostęp to jednaz metod dodanianowego poleceniado paska narzędziSzybki dostęp

Prawym przyciskiem myszy kliknij dowolną kontrolkę Wstążki i z menu wybierzpozycję Dodaj do paska narzędzi Szybki dostęp. W efekcie kontrolka zostanieumieszczona za ostatnią kontrolką paska Szybki dostęp.

Skorzystaj z karty Pasek narzędzi Szybki dostęp okna dialogowego Opcjeprogramu Excel. Szybkim sposobem otwarcia tego okna jest kliknięcie prawymprzyciskiem myszy dowolnej kontrolki paska narzędzi Szybki dostęp lub Wstążkii wybranie z menu polecenia Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp.

Rysunek 11.2 przedstawia kartę Pasek narzędzi Szybki dostęp okna dialogowego Opcjeprogramu Excel. Z lewej strony okna jest widoczna lista poleceń Excela, a z prawej znaj-dują się polecenia, które aktualnie wchodzą w skład paska narzędzi Szybki dostęp. Powyżejlisty poleceń widnieje pole listy rozwijanej, które umożliwia filtrowanie listy poleceń. Powybraniu pozycji listy rozwijanej lista poleceń będzie prezentować jedynie polecenia po-wiązane z określoną pozycją.



Rysunek 11.2.Zastosowanie kartyPasek narzędziSzybki dostęp oknadialogowego Opcjeprogramu Excel dodostosowania paskanarzędzi Szybki dostęp

Oto opis niektórych pozycji pola listy rozwijanej:

Popularne polecenia — wyświetla polecenia często stosowane przezużytkowników Excela.

Polecenia, których nie ma na Wstążce — prezentuje listę poleceń, które niesą dostępne z poziomu Wstążki.

Wszystkie polecenia — wyświetla pełną listę poleceń Excela.

Makra — wyświetla listę wszystkich dostępnych makr.

Karta Plik — prezentuje polecenia dostępne w oknie widoku Backstage.

Karta Narzędzia główne — wyświetla wszystkie polecenia dostępne pouaktywnieniu karty Narzędzia główne.

Ponadto lista rozwijana zawiera pozycję dla każdej innej karty.

Aby znaleźć określone polecenie, czasami musisz trochę zgadywać. Jeśli na przykład chceszdodać polecenie wyświetlające okno dialogowe Opcje programu Excel, na liście będzieono miało nazwę Opcje, a nie Opcje programu Excel.

Niektóre polecenia są po prostu niedostępne. Na przykład chciałbym, aby na pasku na-rzędzi Szybki dostęp znajdowało się polecenie, które umożliwia wyświetlanie i ukrywaniew obrębie arkusza linii kreskowej podziału strony. Jedynym sposobem wykonania tegopolecenia jest wyświetlenie karty Zaawansowane okna dialogowego Opcje programuExcel, a następnie przewinięcie jej w dół do momentu znalezienia opcji wyboru Pokażpodziały stron. Nie istnieje polecenie, które można by dodać do paska narzędzi Szybkidostęp. Aby umieścić w tym pasku jakąś pozycję, zaznacz ją na liście widocznej z lewejstrony i kliknij przycisk Dodaj. Jeśli dodasz do paska narzędzi Szybki dostęp makro, bę-dziesz mógł kliknąć przycisk Modyfikuj w celu zmiany tekstu i wybrania dla niego innejikony.



Zwróć uwagę na kontrolkę listy rozwijanej powyżej listy po prawej stronie. Umożliwiaona utworzenie paska narzędzi Szybki dostęp specyficznego dla określonego skoroszytu.Jest to najbardziej przydatne w przypadku dodawania do paska narzędzi Szybki dostęppoleceń makr. Przeważnie będziesz jednak korzystał z ustawienia o nazwie Dla wszystkichdokumentów (domyślnie).

Jedyna sytuacja, w której w ogóle trzeba użyć karty Pasek narzędzi Szybki dostęp oknadialogowego Opcje programu Excel, ma miejsce wtedy, gdy zamierza się dodać pole-cenie niewchodzące w skład Wstążki lub polecenie wywołujące makro. W pozostałychprzypadkach znacznie łatwiejsze będzie zlokalizowanie polecenia na Wstążce, kliknięcie goprawym przyciskiem myszy i wybranie z menu pozycji Dodaj do paska narzędzi Szybkidostęp.

Trzeba jedynie zdecydować, które polecenia pojawią się na pasku Szybki dostęp. Jeśliuznasz, że często korzystasz z określonego polecenia, prawdopodobnie powinno onowchodzić w skład tego paska. Gdy na przykład pracuję nad wykresem, w celu ułatwieniasobie zaznaczania jego elementów lubię korzystać z kontrolki Elementy wykresu. Kontrolkaznajduje się na kartach Narzędzia wykresów/Formatowanie i Narzędzia wykresów/Układ,lecz nie na karcie Narzędzia wykresów/Projektowanie. Dzięki dodaniu jej kopii do mojegopaska narzędzi Szybki dostęp unikam wielu kliknięć myszą w przypadku każdego two-rzonego wykresu.

Wykonywanie innych operacjizwiązanych z paskiem narzędzi Szybki dostęp

Oto kilka innych rzeczy, które możesz zrobić w przypadku własnego paska narzędziSzybki dostęp:

Przestawianie ikon paska. Jeśli chcesz zmienić kolejność ikon paska narzędziSzybki dostęp, umożliwi to karta Dostosowywanie Wstążki okna dialogowegoOpcje programu Excel. Wybierz polecenie, a następnie w celu przemieszczeniajego ikony posłuż się widocznymi z prawej strony przyciskami strzałekskierowanych w górę i w dół.

Usuwanie ikon paska. Najprostszym sposobem usunięcia ikony z paska narzędziSzybki dostęp jest kliknięcie ikony prawym przyciskiem myszy i wybranie z menupozycji Usuń z paska narzędzi Szybki dostęp. Możesz również posłużyć się kartąPasek narzędzi Szybki dostęp okna dialogowego Opcje programu Excel.Wystarczy, że wybierzesz polecenie z listy znajdującej się po prawej stroniei klikniesz przycisk Usuń.

Współużytkowanie paska. Przy użyciu przycisku Importuj/Eksportuj zapiszplik, który zawiera efekty dostosowywania paska narzędzi Szybki dostęp. Plik tenmożesz następnie współużytkować z innymi osobami. Niestety zawiera onrównież wszelkie zmiany dokonane podczas dostosowywania Wstążki (więcejinformacji zawiera sposób 12.). Inaczej mówiąc, bez jednoczesnegowspółużytkowania modyfikacji Wstążki nie możesz współużytkować paskanarzędzi Szybki dostęp.


Sposób 12. Dostosowywanie Wstążki 43

Resetowanie paska. Jeżeli zamierzasz przywrócić pasek narzędzi Szybki dostępdo domyślnego stanu, wyświetl kartę Pasek narzędzi Szybki dostęp oknadialogowego Opcje programu Excel, kliknij przycisk Resetuj i wybierz pozycję Resetujtylko pasek narzędzi Szybki dostęp. W rezultacie znikną wszelkie dokonanemodyfikacje i pasek Szybki dostęp będzie zawierał trzy domyślne polecenia.

Sposób 12.Dostosowywanie Wstążki

W programie Excel 2007 modyfikacje interfejsu użytkownika ograniczono do paskanarzędzi Szybki dostęp, Excel 2010 umożliwia jednak dostosowywanie na wiele sposo-bów również Wstążki. Choć w sposobie 11. opisano, jak dostosować pasek Szybki dostęp,niektórzy użytkownicy mogą preferować dokonanie zmian w samej Wstążce.

Wstążkę możesz dostosować, korzystając z następujących sposobów:

dodanie nowej karty,

dodanie do karty nowej grupy,

dodanie poleceń do grupy,

usunięcie grup z karty,

usunięcie poleceń z grup niestandardowych,

zmiana kolejności kart,

zmiana kolejności grup w obrębie karty,

zmiana nazwy karty,

zmiana nazwy grupy,

zresetowanie Wstążki w celu usunięcia wszystkich efektów dostosowywania.

Co prawda jest to dość obszerna lista opcji, nie możesz jednak przeprowadzić kilkunastępujących operacji:

usunąć kart wbudowanych (możliwe jest natomiast ukrycie ich);

dodać komentarzy do grup wbudowanych;

usunąć poleceń z grup wbudowanych;

zmienić kolejności poleceń w grupie wbudowanej.

Niestety nie możesz dostosować Wstążki (ani paska narzędzi Szybki dostęp) zapomocą makr VBA. Projektanci mają jednak możliwość napisania kodu RibbonXi zapisania go w plikach skoroszytów. Po otwarciu pliku Wstążka jest modyfikowanaw celu wyświetlenia nowych poleceń. Tworzenie kodu RibbonX jest stosunkowozłożone. Zagadnieniu temu poświęcono kilka oddzielnych książek.



Operacje dostosowywania Wstążki są wykonywane na karcie Dostosowywanie Wstążkiokna dialogowego Opcje programu Excel (rysunek 12.1). Najszybszym sposobem otwarciago jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu Wstążki i wybraniez menu opcji Dostosuj Wstążkę.

Rysunek 12.1.KartaDostosowywanieWstążki oknadialogowego Opcjeprogramu Excel

Dostosowywanie Wstążki w dużym stopniu przypomina proces dostosowywania paskanarzędzi Szybki dostęp, który opisano w sposobie 11. Jedyną różnicą jest konieczność zde-cydowania, gdzie w obrębie Wstążki zostanie umieszczone polecenie. Oto ogólna procedura:

1. Za pomocą listy rozwijanej znajdującej się po lewej stronie (o nazwie Wybierzpolecenia z) wyświetl różne grupy poleceń.

2. W polu listy po lewej stronie znajdź polecenie i zaznacz je.

3. Przy użyciu listy rozwijanej znajdującej się po prawej stronie (o nazwie DostosujWstążkę) wybierz grupę kart.

Pozycja Karty główne dotyczy zawsze widocznych kart, z kolei pozycja Kartynarzędzi odwołuje się do kart kontekstowych, które są wyświetlane po zaznaczeniukonkretnego obiektu.

4. W polu listy po prawej stronie wybierz kartę oraz grupę, w której ma zostaćumieszczone polecenie.

W celu rozwinięcia list hierarchicznych konieczne będzie kliknięcie kontrolekznaku plus. Pamiętaj, że nie możesz dodać poleceń do grup wbudowanych. Z tegopowodu do dodania karty lub grupy może być niezbędne użycie przyciskuNowa karta lub Nowa grupa.

5. Kliknij przycisk Dodaj, aby dodać polecenie wybrane w lewym polu do grupyznajdującej się w polu prawym.

Ponieważ nowym kartom i grupom są nadawane nazwy ogólne, prawdopodobnie zdecy-dujesz się na nazwanie ich w sposób bardziej opisowy. Aby zmienić nazwę wybranej kartylub grupy, użyj przycisku Zmień nazwę. Możesz tego dokonać również w przypadku karti grup wbudowanych.


Sposób 13. Uzyskiwanie dostępu do Wstążki z poziomu klawiatury 45

Choć nie możesz usunąć karty wbudowanej, możliwe jest ukrycie jej przez usunięciezaznaczenia pola wyboru znajdującego się obok jej nazwy.

Na rysunku 12.2 przedstawiono część dostosowanej Wstążki. W tym przypadku dodałemdo karty Widok dwie grupy: Dodatkowe polecenia (z czterema nowymi poleceniami)i Tekst na mowę (z dwoma nowymi poleceniami). Umieściłem je między grupami Po-większenie i Okno.

Rysunek 12.2. Karta Widok z dodanymi dwoma nowymi grupami

Sposób 13.Uzyskiwanie dostępu do Wstążkiz poziomu klawiatury

Z początku możesz pomyśleć, że Wstążka całkowicie bazuje na obsłudze za pomocą my-szy. Okazuje się, że w nazwie żadnego polecenia nie ma tradycyjnie podkreślonej literyidentyfikującej klawisz, który trzeba nacisnąć razem z klawiszem Alt. Jednak Wstążka jestw dużym stopniu przystosowana do współpracy z klawiaturą. Sztuczka polega na wci-śnięciu klawisza Alt lub / w celu wyświetlenia okienek wskazówek. Każda kontrolka Wstąż-ki dysponuje literą (lub zestawem liter), której klawisz należy nacisnąć, żeby wywołaćpolecenie.

Przy okazji należy wspomnieć, że podczas wprowadzania liter wskazówek nie musisztrzymać wciśniętego klawisza Alt.

Rysunek 13.1 prezentuje wygląd karty Narzędzia główne po tym, jak nacisnąłem klawiszAlt, żeby wyświetlić wskazówki. Z każdą kartą jest powiązana odpowiednia litera okre-ślana mianem wskazówki. Jeżeli wciśniesz klawisz litery jednej ze wskazówek, na ekraniepojawi się więcej wskazówek. Aby na przykład za pomocą klawiatury wyrównać zawar-tość komórki do lewej strony, wciśnij klawisz Alt, a następnie klawisze liter G (dla kartyNarzędzia główne), A i L (dla kontrolki Wyrównaj tekst do lewej). Jeśli tak jak ja jesteśzwolennikiem używania klawiatury, już po kilku razach zapamiętasz kombinacje klawiszyniezbędne do wywołania typowych poleceń, z których często korzystasz.

Rysunek 13.1.Wciśnięcie klawiszaAlt powodujewyświetleniewskazówek



Po wciśnięciu klawisza Alt możesz też posłużyć się klawiszami strzałek skierowanychw lewą i prawą stronę, żeby uaktywniać kolejne karty. Po odszukaniu właściwej kartywciśnij klawisz strzałki skierowanej w dół, aby znaleźć się w obrębie Wstążki. Za pomocąklawiszy strzałek skierowanych w lewą i prawą stronę możesz następnie przełączać sięmiędzy jej poleceniami. Po natrafieniu na żądane polecenie wciśnij klawisz Esc, żeby jeuaktywnić. Choć metoda ta nie jest tak efektywna jak korzystanie ze wskazówek, bez uży-cia myszy pozwala łatwo dokonać szybkiego przeglądu dostępnych poleceń.

Sposób 14.Odzyskiwanie wyników pracy

Jeśli przez pewien czas używa się komputera, istnieje prawdopodobieństwo utraty wynikuwłasnej pracy. Można zapomnieć zapisać plik lub może wystąpić zanik zasilania, któryspowoduje przepadnięcie niezapisanych rezultatów. Może być tak, że pracowano nadczymś i nie pomyślano, iż jest to istotne, po czym zamknięto plik bez zapisu, a późniejuświadomiono sobie, że to było ważne. Nowa funkcja programu Excel 2010 pozwalasprawić, że tego typu nieciekawe sytuacje będą miały miejsce rzadziej.

W trakcie korzystania z Excela wyniki pracy są okresowo automatycznie zapisywane.Ponieważ odbywa się to w tle, nawet nie wiesz, że tak się dzieje. Nowością w programieExcel 2010 jest możliwość uzyskania dostępu do tych automatycznie zapisanych wersjiwyników pracy. Dotyczy to nawet skoroszytów, które nigdy nie zostały wprost zapisaneprzez użytkownika.

Funkcja wersji jest złożona z dwóch komponentów:

Wersje skoroszytu są automatycznie zapisywane i możesz je wyświetlać.

Skoroszyty zamknięte bez zapisu są zachowywane jako wersje robocze.

Odzyskiwanie wersji bieżącego skoroszytu

Aby stwierdzić, czy są dostępne jakiekolwiek poprzednie wersje bieżącego skoroszytu,z menu Plik wybierz pozycję Informacje. W sekcji o nazwie Wersje są wyszczególnione(jeśli istnieją) stare postacie dokumentu. Na rysunku 14.1 przedstawiono dwie automa-tycznie zapisane i dostępne wersje aktywnego skoroszytu.

Możesz otworzyć automatycznie zapisaną wersję przez kliknięcie jej nazwy. Pamiętaj,że nie spowoduje to samoczynnego zastąpienia bieżącej wersji skoroszytu — możesz zde-cydować, czy automatycznie zapisana wersja ma zostać użyta zamiast bieżącej. Możeszteż po prostu skopiować te informacje, które mogły zostać przypadkowo usunięte, i wkleićje do bieżącego dokumentu.

Po zamknięciu skoroszytu automatycznie zapisane wersje są usuwane.


Sposób 14. Odzyskiwanie wyników pracy 47

Rysunek 14.1.Dwie automatyczniezapisane wersje tegoskoroszytu, które sądostępne

Odzyskiwanie niezapisanych wyników pracy

Gdy zamykasz skoroszyt bez zapisywania zmian, program Excel pyta, czy na pewno chcesztak postąpić. Jeśli taki niezapisany skoroszyt ma automatycznie zapisaną wersję, okno dialo-gowe potwierdzenia operacji informuje o tym (rysunek 14.2).

Rysunek 14.2.W przypadku zamykaniaskoroszytu bez zapisu zmianprogram Excel informujeo tym, czy będzie dostępnaautomatycznie zapisana wersja

Aby odzyskać skoroszyt zamknięty bez zapisu, z menu Plik wybierz pozycję Informacje/Zarządzaj wersjami, a następnie pozycję Odzyskaj niezapisane skoroszyty. Zostanie wy-świetlona lista wszystkich wersji roboczych skoroszytów. Możesz je otworzyć i (miejmynadzieję) odzyskać coś, co było potrzebne. Wersje te znajdują się również na liście ostatnioużywanych plików, która jest wyświetlana po wybraniu z menu Plik pozycji Ostatnioużywane.

Pamiętaj, że wersje robocze są usuwane po czterech dniach lub w momencie dokonaniaedycji pliku.

Funkcję wersji możesz dostosować na karcie Zapisywanie okna dialogowego Opcjeprogramu Excel. Możesz na przykład zmienić odstęp czasu między operacjami au-tomatycznego zapisu (domyślnie jest to 10 minut) albo wyłączyć funkcję automa-tycznego zapisywania dla określonego skoroszytu lub dla wszystkich skoroszytów.



Sposób 15.Dostosowywaniedomyślnego skoroszytu

Gdy utworzysz nowy skoroszyt programu Excel, powołany do życia zostanie standardowydomyślny plik skoroszytu. Co jednak, gdy skoroszyt ten Ci się nie spodoba? Możesz naprzykład życzyć sobie, aby Twój skoroszyt zawierał tylko jeden arkusz kalkulacyjny. Możenie lubisz używanego standardowo kroju czcionki lub jej rozmiaru? Może wolałbyś, abyw Twoich arkuszach linie siatki nie były widoczne? A może chcesz, żeby w arkuszu obecnybył standardowy nagłówek, który musi się pojawić w każdym drukowanym przez Ciebiedokumencie?

Na szczęście Excel umożliwia Ci całkiem swobodną kontrolę wyglądu i zachowaniaskoroszytu tworzonego domyślnie. Okno dialogowe Opcje programu Excel umożliwiawprowadzenie kilku zmian. Inne wymagają użycia szablonu.

Zmienianie ustawień domyślnychw oknie dialogowym Opcje programu Excel

Karta Ogólne okna dialogowego Opcje programu Excel zawiera cztery ustawienia, którekontrolują nowe skoroszyty (rysunek 15.1).

Rysunek 15.1.Okno dialogoweOpcje programuExcel pozwala nazmianę kilkuustawień nowychskoroszytów

Możesz określić czcionkę, jej rozmiar, widok i liczbę arkuszy. Po zmodyfikowaniu dowol-nych z tych ustawień będą ich używać wszystkie nowe skoroszyty. Zmiana tych opcji niewpłynie na skoroszyty już utworzone.


Sposób 15. Dostosowywanie domyślnego skoroszytu 49

Tworzenie szablonu zeszyt.xltx

W przypadku ustawienia nowego skoroszytu, którego nie można określić w oknie dialo-gowym Opcje programu Excel, musisz utworzyć plik szablonu niestandardowego o nazwiezeszyt.xltx, a następnie zapisać go w odpowiednim miejscu na twardym dysku.

Aby opracować nowy domyślny szablon skoroszytu, powinieneś jedynie dostosować pustyskoroszyt ściśle do swoich wymagań. Poniżej znajdziesz krótką listę elementów, któremożna zmienić:

Liczba arkuszy — dodaj lub usuń arkusze zgodnie ze swoim życzeniem.Możesz tu również zmieniać ich nazwy.

Style — w celu dostosowania stylów, użyj galerii stylów (wywoływana powybraniu pozycji Narzędzia główne/Style). Ponieważ domyślnie wszystkiekomórki stosują styl Normalny, jeśli chcesz w dowolny sposób zmodyfikowaćstandardową czcionkę (określenie koloru wypełnienia, formatu liczb, czcionkii obramowań), zmodyfikuj styl Normalny. W tym celu w galerii stylów prawymprzyciskiem myszy kliknij nazwę tego stylu i z menu wybierz polecenie Modyfikuj.W oknie dialogowym Styl wprowadź żądane zmiany.

Ustawienia drukowania — aby określić ustawienia związane z drukowaniem,skorzystaj z poleceń karty Układ strony. Korzystając z wyświetlonego oknadialogowego, ustaw takie parametry, jak informacje, które mają się pojawićw stopce i nagłówku, szerokość marginesów, orientację wydruku czy rozmiarpapieru.

Szerokości kolumn — jeśli nie podoba Ci się standardowa szerokość kolumnyarkusza stosowana przez program Excel, po prostu ją zmień.

Elementy graficzne — masz nawet możliwość wprowadzenia do szablonuobiektu graficznego lub większej ich liczby, jeśli uznasz to za celowe. Możeto być na przykład logo firmy lub zdjęcie Twojego kota.

Gdy zdefiniujesz już wszystkie ustawienia, które powinien zawierać Twój nowy domyślnyskoroszyt, wybierz polecenie Plik/Zapisz jako. W oknie Zapisywanie jako przeprowadźnastępujące operacje:

1. Wybierz pozycję Szablon programu Excel (*.xltx) w polu listy rozwijanejZapisz jako typ:.

Jeżeli szablon przechowuje jakiekolwiek makra VBA, z listy wybierz pozycjęSzablon programu Excel z obsługą makr (*.xltm).

2. Nadaj plikowi nazwę zeszyt.xltx (lub zeszyt.xltm, gdy plik zawiera makra).

3. Przejdź do folderu XLStart i zachowaj w nim szablon, wybierając przyciskZapisz.

Choć Excel zaproponuje zapisanie pliku w katalogu Szablony, trzeba go umieścićw katalogu XLStart.



Położenie folderu XLStart jest zmienne. Aby określić jego lokalizację, użyj kombinacjiklawiszy Alt+F11, co spowoduje aktywowanie edytora VB Editor. Zastosuj kombinacjęklawiszy Ctrl+G, aby otworzyć okno Immediate, a następnie wpisz poniższą instrukcjęi naciśnij klawisz Enter.

? Application.StartupPath

Po zapisaniu pliku możesz go spokojnie zamknąć. Od tej pory za każdym razem, gdyuruchomisz program Excel, w jego oknie będzie wyświetlany pusty skoroszyt oparty naopracowanym przez Ciebie szablonie. Również każdy skoroszyt utworzony za pomocąkombinacji klawiszy Ctrl+N będzie korzystał z tego szablonu.

Jeśli zajdzie kiedyś konieczność pominięcia nowego domyślnego skoroszytu i utworzenianowego pliku w oparciu o któryś ze standardowych skoroszytów programu Excel, wybierzpozycję Plik/Nowe, a następnie kliknij element Pusty skoroszyt.

Sposób 16.Zastosowanie motywów dokumentów

Przez lata widziałem setki skoroszytów Excela utworzone przez inne osoby. Znaczącaczęść tych skoroszytów cechowała jedna wspólna rzecz — nie były zbyt piękne!

W celu ułatwienia użytkownikom tworzenia dokumentów wyglądających bardziej profe-sjonalnie projektanci z Microsoftu (począwszy od pakietu Office 2007) zastosowali no-we rozwiązanie, czyli motywy dokumentów. Korzystanie z motywów jest prostą (i pra-wie niezawodną) metodą określania dla dokumentu kolorów i czcionek, a także różnychefektów graficznych. Najlepsze jest to, że całkowita zmiana wyglądu dokumentu to nictrudnego. Wystarczy tylko kilka kliknięć, żeby zastosować inny motyw i zmienić wyglądskoroszytu.

Godne uwagi jest, że motywy są też obecne w innych aplikacjach pakietu Office. A za-tem firma może z łatwością zdefiniować standardowy wygląd dla wszystkich swoich do-kumentów.

Oto elementy w obrębie programu Excel, które są kontrolowane przez motywy:

komórki i zakresy używające kolorów motywu (zamiast standardowych kolorów),

tabele,

wykresy,

wykresy przebiegu w czasie,

tabele przestawne,

fragmentatory tabel przestawnych,

kształty,



obiekty SmartArt,

obiekty WordArt,

kolory zakładek arkuszy.

Rysunek 16.1 przedstawia arkusz z różnymi elementami programu Excel. Wszystkie teelementy używają domyślnego motywu o nazwie Pakiet Office.

Rysunek 16.1.Elementy tegoarkusza używajądomyślnegoformatowania

Rysunek 16.2 prezentuje ten sam arkusz po zastosowaniu innego motywu dokumentu,który zmienia czcionki, kolory (mogą nie być widoczne na rysunku) i efekty graficzne dladiagramu SmartArt.

Rysunek 16.2.Arkusz po użyciuinnego motywu

Zastosowanie motywuRysunek 16.3 zawiera różne motywy, które stają się widoczne po wybraniu pozycjiUkład strony/Motywy/Motywy. W tym przypadku ma się do czynienia z podglądem nażywo. Gdy kursor umieścisz na wybranej ikonie motywu, aktywny arkusz uwzględni



ten motyw. Po znalezieniu motywu, który przypadnie Ci do gustu, kliknij go, żeby zostałzastosowany dla wszystkich arkuszy skoroszytu.

Motyw obowiązuje dla całego skoroszytu. Nie możesz użyć różnych motywów dla po-szczególnych arkuszy jednego skoroszytu.

Gdy określisz konkretny motyw, zauważysz, że pozycje galerii dla różnych elementówodzwierciedlają zastosowanie nowego motywu. Przykładowo style wykresów dostępnedo wyboru będą zmieniać się w zależności od tego, jaki uaktywniono motyw.

Ponieważ motywy używają różnych czcionek i ich wielkości, inny motyw może wpłynąćna układ arkusza. Przykładowo po zastosowaniu nowego motywu arkusz wydrukowa-ny wcześniej na jednej stronie może już wymagać drugiej strony. A zatem po okre-śleniu nowego motywu mogą być konieczne drobne modyfikacje. W celu uzyskanianajlepszych rezultatów decyzję dotyczącą motywu podejmij jeszcze przed wykona-niem w pliku sporej ilości pracy.

Rysunek 16.3.Wbudowane motywyprogramu Excel

Dostosowywanie motywu

Pakiet Office 2010 zawiera 40 motywów. Jeśli to za mało, możesz je modyfikować, a na-wet tworzyć własne.



Zauważ, że grupa Układ strony/Motywy dysponuje trzema innymi kontrolkami — Kolorymotywu, Czcionki motywu i Efekty motywu. Za pomocą tych kontrolek możesz zmodyfi-kować tylko jeden z trzech składników motywu. Jeśli na przykład spodobał Ci się motywMiejski, lecz wolałbyś inne czcionki, użyj tego motywu, po czym posługując się kontrolkąUkład strony/Motywy/Czcionki motywu, określ preferowany zestaw czcionek.

Każdy motyw używa dwóch czcionek (po jednej dla nagłówków i treści arkusza). W okre-ślonych sytuacjach te dwie czcionki są takie same. Jeżeli żaden z dostępnych motywównie jest odpowiedni, wywołaj polecenie Układ strony/Motywy/Czcionki motywu/Utwórznowe czcionki motywu, żeby ustawić dwie żądane czcionki (rysunek 16.4). Gdy zastosujesię kontrolkę Narzędzia główne/Czcionka/Czcionka, na początku listy rozwijanej pojawiąsię dwie czcionki bieżącego motywu.

Rysunek 16.4.Za pomocą tego oknadialogowego możeszokreślić dwie czcionkimotywu

Kontrolka Układ strony/Motywy/Kolory motywu pozwala wybrać inny zestaw kolorów.Jeśli jesteś naprawdę zdesperowany, możesz nawet utworzyć własny zestaw kolorów.Umożliwia to polecenie Układ strony/Motywy/Kolory motywu/Utwórz nowe kolory mo-tywu, które wyświetla okno dialogowe widoczne na rysunku 16.5. Zwróć uwagę na to, żekażdy motyw składa się z 12 kolorów. Cztery z nich są przeznaczone dla tekstu i tła, sześćdla akcentów, a dwa dla hiperłączy. Pierwszych dziesięć barw jest wyświetlanych w kon-trolkach służących do wyboru kolorów motywu. Określenie innych kolorów powodujezaktualizowanie zawartości panelu Przykład w oknie dialogowym.

Rysunek 16.5.W przypływietwórczej wenymożesz zdefiniowaćdla motywu własnyzestaw kolorów

Efekty motywów dotyczą elementów graficznych, takich jak obiekty SmartArt, kształtyi wykresy. Nie jest możliwe dostosowywanie efektów motywu.



Jeżeli motyw dostosujesz z wykorzystaniem innych czcionek lub kolorów, możesz go zapi-sać jako nowy motyw. Umożliwia to polecenie Układ strony/Motywy/Zapisz bieżący motyw.Dostosowane motywy pojawiają się na liście w kategorii Niestandardowy. Inne aplikacjepakietu Office, takie jak Word i PowerPoint mogą używać plików tych motywów.

Sposób 17.Ukrywanie elementówinterfejsu użytkownika

Excel oferuje różne opcje, które umożliwiają ukrycie elementów w celu dostosowaniaobszaru roboczego. W niektórych sytuacjach możesz zmodyfikować opcje wyświetlaniaw więcej niż jednym miejscu. Dla każdego elementu wymienionego w niniejszym spo-sobie zaprezentuję najprostszą metodę ukrywania.

Ukrywanie z poziomu WstążkiZa pomocą kontrolek Wstążki możesz zmieniać następujące ustawienia:

Linijka — gdy arkusz znajduje się w widoku układu strony, uaktywnij opcjęWidok/Pokazywanie/Linijka, żeby u góry i z lewej strony okna wyświetlićlinijki. Po wyłączeniu linijek uzyska się trochę więcej przestrzeni na ekranie.

Linie siatki — gdy nie włączono opcji Widok/Pokazywanie/Linie siatki, nie będąwidoczne linie siatki komórek. Jeżeli zakresy sformatujesz za pomocąobramowania komórek, po wyłączeniu linii siatki obramowania staną się bardziejwidoczne.

Pasek formuły — znajduje się tuż poniżej Wstążki i prezentuje zawartośćzaznaczonej komórki. Aby zwiększyć widoczny obszar arkusza, ukryj pasekformuły, klikając kontrolkę Widok/Pokazywanie/Pasek formuły.

Nagłówki wierszy i kolumn — jeśli wyłączono opcję Widok/Pokazywanie/Nagłówki, nie będą widoczne nagłówki wierszy (liczby) i kolumn (litery).

Ukrywanie za pomocą klawiaturyPrzy użyciu klawiatury możesz zmodyfikować następujące elementy:

Wstążka — zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+F1, żeby ją wyświetlić lubukryć. Karty pozostają widoczne, a Wstążka jest wyświetlana (tymczasowo)po kliknięciu jednej z nich.

Symbole konspektu — będą dostępne tylko po dodaniu arkusza z konspektem(za pomocą polecenia Dane/Konspekt/Grupuj). Jeśli symbole konspektu mająbyć niewidoczne, możesz z nich zrezygnować. Kombinacja klawiszy Ctrl+8umożliwia pokazywanie i ukrywanie symboli.


Sposób 17. Ukrywanie elementów interfejsu użytkownika 55

Ukrywanie z poziomu okna dialogowegoOpcje programu Excel

Modyfikowanie poniższych pozycji umożliwia karta Zaawansowane okna dialogowegoOpcje programu Excel. W celu otwarcia tego okna kliknij przycisk Plik/Opcje, a następ-nie uaktywnij kartę Zaawansowane. Po przewinięciu jej zawartości w dół zobaczysz trzygrupy opcji (rysunek 17.1).

Rysunek 17.1.Opcje wyświetlaniadostępne na karcieZaawansowane oknadialogowego Opcjeprogramu Excel

Oto kilka bardziej przydatnych opcji wyświetlania:

Pokaż wszystkie okna na pasku zadań — po uaktywnieniu tej opcji każdyskoroszyt będzie reprezentowany przez osobną ikonę paska zadań systemuWindows. Ponieważ, jak na mój gust, opcja ta powoduje zbyt duży nieład,nie włączam jej.

Dla komórek z komentarzami pokaż — opcja decyduje o sposobie wyświetlaniakomentarzy komórek. Osobiście preferuję ustawienie Pokaż tylko wskaźniki,a komentarze pokaż przy aktywowaniu. Ustawienie to możesz nadpisać przyużyciu opcji dostępnych na karcie Recenzja/Komentarze.

Podziały stron — w przypadku drukowania dokumentu lub wyświetlaniajego podglądu w obrębie arkusza Excel prezentuje podziały strony w postacilinii kreskowej. W razie potrzeby możesz z linii zrezygnować. W tym celuużyj opcji Pokaż podziały stron zawartej w sekcji Opcje wyświetlania dla tegoarkusza karty Zaawansowane okna dialogowego Opcje programu Excel.

Wartości zerowe — czasami może być preferowane ukrycie wszystkichkomórek z wartością zerową i zamiast nich wyświetlenie pustych komórek.Na coś takiego pozwala opcja Pokaż zero w komórkach o zerowej wartościsekcji Opcje wyświetlania dla tego arkusza karty Zaawansowane oknadialogowego Opcje programu Excel.



Paski przewijania — możliwe jest ukrycie dla skoroszytu poziomych i pionowychpasków przewijania. Wyświetl sekcję Opcje wyświetlania dla tego skoroszytuznajdującą się w obrębie karty Zaawansowane okna dialogowego Opcje programuExcel i użyj dwóch opcji o nazwach Pokaż pasek przewijania poziomego i Pokażpasek przewijania pionowego.

Zakładki arkuszy — w celu ukrycia zakładki arkusza przejdź do sekcji Opcjewyświetlania dla tego skoroszytu znajdującej się w obrębie karty Zaawansowaneokna dialogowego Opcje programu Excel i wyłącz opcję Pokaż karty arkusza.Gdy nie są widoczne zakładki arkuszy, w celu uaktywnienia innego arkuszamożna zastosować kombinacje klawiszy Ctrl+PgUp i Ctrl+PgDn.

Ustawienie wymagające makra

Zrezygnowanie z wyświetlania jednego elementu interfejsu użytkownika wymaga użyciamakra.

Pasek stanu znajdujący się na dole okna Excela prezentuje różne informacje. Przed poja-wieniem się programu Excel 2007 użytkownik mógł go wyświetlić lub ukryć. Obecnie jestwymagane makro VBA, które będzie wyświetlać lub wyłączać pasek stanu. Oto kod makra:

Sub PrzelaczaniePaskaStanu() With Application .DisplayStatusBar = Not .DisplayStatusBar End WithEnd Sub

Sposób 18.Ukrywanie kolumn lub wierszy

Jeśli w którymś wierszu lub kolumnie znajdują się dane, które chcesz w danej chwiliukryć, masz możliwość ukrycia przechowującego je wiersza czy kolumny. Możliwość taokazuje się przydatna szczególnie w sytuacjach, gdy w arkuszu występują jakieś formułyobliczające wyniki pośrednie, których nie chcesz umieszczać w raporcie. Możesz teżpo prostu chcieć ukryć nieużywane wiersze i kolumny, żeby móc skoncentrować sięwyłącznie na wykorzystywanym obszarze arkusza.

Formuły odwołujące się do danych w ukrytych wierszach lub kolumnach w dalszymciągu poprawnie działają. Wyjątkiem jest funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE. Jeśli jej pierwszy ar-gument jest większy niż 100, funkcja ignoruje dane zawarte w ukrytych wierszach lubkolumnach będących wynikiem filtrowania lub użycia konspektów. Nowa funkcjaAGREGUJ także oferuje opcję ignorowania danych w ukrytych wierszach (nawet jeśliwiersze te ukryto ręcznie). W systemie pomocy możesz znaleźć informacje na te-mat tych funkcji, które pozwalają na znacznie więcej niż tylko dodawanie liczb.


Sposób 18. Ukrywanie kolumn lub wierszy 57

Ukrywanie

Aby ukryć jedną lub więcej kolumn, zastosuj jedną z następujących metod:

Zaznacz komórkę kolumny lub kolumn, które mają zostać ukryte, po czym wywołajpolecenie Narzędzia główne/Komórki/Format/Ukryj i odkryj/Ukryj kolumny.

Zaznacz całe kolumny, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy i z menuwybierz polecenie Ukryj.

Zaznacz komórkę kolumny lub kolumn, które mają zostać ukryte, po czymzastosuj kombinację klawiszy Ctrl+0 (zero).

W celu ukrycia jednego lub większej liczby wierszy, zastosuj jedną z następujących metod:

Uaktywnij komórkę wiersza lub wierszy, które mają zostać ukryte, po czym wywołajpolecenie Narzędzia główne/Komórki/Format/Ukryj i odkryj/Ukryj wiersze.

Zaznacz całe wiersze, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy i z menuwybierz polecenie Ukryj.

Zaznacz komórkę wiersza lub wierszy do ukrycia, po czym zastosuj kombinacjęklawiszy Ctrl+9.

Wyświetlanie

To, co zostało ukryte, wymaga wyświetlenia.

Aby wyświetlić jedną lub więcej ukrytych kolumn, skorzystaj z dowolnego z poniższychsposobów. Zauważ, że jest to trochę utrudnione, gdyż ukrytych wierszy lub kolumn niemożesz bezpośrednio zaznaczyć.

Zaznacz zakres złożony z komórek znajdujących się z lewej i prawej stronyukrytych kolumn, po czym wywołaj polecenie Narzędzia główne/Komórki/Format/Ukryj i odkryj/Odkryj kolumny.

Zaznacz całe kolumny z lewej i prawej strony ukrytych kolumn, a następniekliknij prawym przyciskiem myszy i z menu wybierz polecenie Odkryj.

W celu wyświetlenia jednego lub większej liczby ukrytych wierszy, sięgnij po jedenz następujących sposobów:

Zaznacz zakres złożony z komórek znajdujących się powyżej i poniżej ukrytychwierszy, po czym wywołaj polecenie Narzędzia główne/Komórki/Format/Ukryj i odkryj/Odkryj wiersze.

Zaznacz całe wiersze powyżej i poniżej ukrytych kolumn, a następnie kliknijprawym przyciskiem myszy i z menu wybierz polecenie Odkryj.

Zaznacz zakres składający się z komórek znajdujących się powyżej i poniżejukrytych wierszy, po czym zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+Shift+9.



Sposób 19.Ukrywanie zawartości komórek

Choć Excel nie oferuje żadnej bezpośredniej metody pozwalającej na ukrycie zawartościkomórek (bez ukrywania całych wierszy lub kolumn), istnieje jednak kilka sposobów umoż-liwiających ominięcie tego ograniczenia:

Użyj specjalnego formatowania liczbowego. W tym celu zaznacz komórki, któremają zostać ukryte, zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+1 i kliknij zakładkęLiczby w oknie dialogowym Formatowanie komórek. Korzystając z pola listyKategoria:, wybierz pozycję Niestandardowe, a następnie w polu tekstowymTyp: wpisz ciąg formatujący składający się z trzech średników (;;;).

Wybierz kolor czcionki taki sam, jak kolor tła komórki. Wstaw do arkusza kształt i umieść go nad komórkami, które mają zostaćzasłonięte. Kształt powinien mieć taki sam kolor co tło komórki. Poza tympowinieneś raczej usunąć obramowania.

Z każdą z wymienionych tu metod wiąże się pewien problem, polegający na tym, że za-wartość komórek będzie w dalszym ciągu wyświetlana w polu tekstowym znajdującymsię na pasku formuły w momencie, gdy zaznaczysz odpowiednią komórkę. Jeśli będzieszchciał, aby i ta informacja była niewidoczna, będziesz musiał ukryć pasek formuły lubprzeprowadzić następujące operacje:

1. Zaznacz odpowiednie komórki. 2. Zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+1, a następnie w oknie dialogowymFormatowanie komórek kliknij zakładkę Ochrona.

3. Zaznacz pole opcji Ukryj i wybierz przycisk OK. 4. Wykonaj polecenie Recenzja/Zmiany/Chroń arkusz. 5. W oknie dialogowym Chronienie arkusza wprowadź odpowiednie hasło,korzystając z pola tekstowego Hasło do usunięcia ochrony arkusza: (jeśli uważaszto za konieczne), a następnie kliknij przycisk OK.

Pamiętaj, że w czasie, gdy arkusz jest chroniony, nie będziesz w stanie dokonać żadnychzmian w którejkolwiek z jego komórek, jeśli nie zostaną one odblokowane. Standardowow takiej sytuacji są one zablokowane. Status blokady komórki możesz zmienić, korzystającz opcji zakładki Ochrona okna dialogowego Formatowanie komórek.

Sposób 20.Tworzenie obrazów zakresów

Excel ułatwia konwersję zakresu komórek do postaci obrazu. Obraz może być „martwy”(nie zmieni się po zmodyfikowaniu oryginalnego zakresu) lub „żywy” (odzwierciedlazmiany wprowadzone w oryginalnym zakresie). Zakres może nawet zawierać takie obiektyjak wykresy lub kształty.


Sposób 20. Tworzenie obrazów zakresów 59

Tworzenie statycznego obrazu zakresu

W celu utworzenia migawki zakresu najpierw zaznacz zakres komórek, a następnie zasto-suj kombinację klawiszy Ctrl+C, żeby zakres skopiować do schowka. Wykonaj polecenieNarzędzia główne/Schowek/Wklej/Inne opcje wklejania/Obraz (O). W rezultacie zostaniewygenerowany obraz graficzny oryginalnego zakresu (wklejony nad nim; wystarczy ob-raz kliknąć i przeciągnąć, aby przenieść go w inne miejsce). Gdy zaznaczysz ten obraz,Excel wyświetli menu kontekstowe Narzędzia obrazów. Oznacza to, że dla obrazu mo-żesz zastosować jakieś dodatkowe formatowanie.

Rysunek 20.1 prezentuje zakres komórek (B2:C8) wraz z jego obrazem po tym, jak użyłemjednego z wbudowanych stylów dostępnych w galerii po wybraniu Narzędzia obrazów/Formatowanie/Style obrazu. Ponieważ jest to obraz statyczny, zmiany wprowadzonew zakresie B2:C8 nie są na nim widoczne.

Rysunek 20.1.Obraz zakresu pozastosowaniuwybranegoformatowania

Generowanie dynamicznego obrazu zakresu

Aby utworzyć obraz, który jest powiązany z oryginalnym zakresem komórek, zaznaczkomórki, po czym zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+C w celu skopiowania zakresu doschowka. Wykonaj polecenie Narzędzia główne/Schowek/Wklej/Inne opcje wklejania/Obrazpołączony (B). Excel wklei obraz oryginalnego zakresu. Obraz jest powiązany. Oznaczato, że jeśli wprowadzisz zmiany w oryginalnym zakresie, zostaną one uwzględnione w po-wiązanym obrazie.

Zauważ, że gdy zaznaczysz powiązany obraz, na pasku formuły pojawi się adres ory-ginalnego zakresu. Istnieje możliwość edycji tego odwołania do zakresu, żeby zmienićkomórki, które są wyświetlane w obrębie obrazu. Aby odłączyć obraz od zakresu, wystarczyusunąć formułę widoczną na pasku formuły.

Tu także, jak w przypadku obrazu niepołączonego, do zmiany wyglądu możesz użyć menukontekstowego Narzędzia obrazów programu Excel.



W razie potrzeby obraz możesz również wyciąć i wkleić do innego arkusza. Ułatwi toodwoływanie się do informacji zawartych w innym arkuszu.

Na rysunku 20.2 widać obraz powiązany z zakresem umiejscowionym w górnej częścikształtu, który dysponuje bogactwem interesujących możliwości formatowania. Wsta-wienie powiązanego obrazu na samej górze kształtu to dobra metoda wyróżnienia okre-ślonego zakresu.

Rysunek 20.2.Powiązany obrazzakresu umieszczonyna samej górzekształtu

Sposób 21.Przeprowadzanieniedokładnych wyszukiwań

Jeśli korzystasz z wielkiego arkusza kalkulacyjnego zawierającego całą masę danych, od-nalezienie właściwych informacji może sprawić Ci nie lada problem. Z pomocą w takiejsytuacji przyjdzie Ci okno dialogowe Znajdowanie i zamienianie, które stanowi doskonałenarzędzie odszukiwania danych i oferuje szereg możliwości, które większość użytkow-ników zupełnie ignoruje.

Okno Znajdowanie i zamienianie możesz wywołać za pomocą polecenia Narzędzia główne/Edytowanie/Znajdź i zaznacz/Znajdź, ale prościej będzie z pewnością nacisnąć kombina-cję klawiszy Ctrl+F. Jeśli będziesz chciał zastępować wyszukane dane innymi informa-cjami, powinieneś skorzystać z polecenia Narzędzia główne/ Edytowanie/Znajdź i zaznacz/Zamień lub nacisnąć skrót klawiaturowy Ctrl+H. Różnica będzie tu polegać jedynie natym, że w otwartym oknie uaktywniona zostanie inna zakładka — w pierwszym przy-padku odpowiedzialna za wyszukiwanie, a w drugim za wyszukiwanie i zastępowanie in-formacji. Rysunek 21.1 prezentuje okno dialogowe Znajdowanie i zamienianie po kliknię-ciu przycisku Opcje, który rozszerza okno w celu wyświetlenia dodatkowych opcji.


Sposób 21. Przeprowadzanie niedokładnych wyszukiwań 61

Rysunek 21.1.Okno dialogoweZnajdowaniei zamienianiez uaktywnionąkartą Znajdź

W wielu przypadkach będziesz chciał odnaleźć „przybliżony” tekst. Załóżmy na przykład,że będziesz chciał odszukać dane związane z klientem o nazwisku Stefan R. Burczymucha.Mógłbyś, oczywiście, spróbować znaleźć tekst odpowiadający dokładnie szukanej war-tości Stefan R. Burczymucha, jednakże istnieje co najmniej jeden powód, dla któregodziałanie takie może nie przynieść spodziewanych efektów. Bardzo możliwe bowiem,że nazwisko wprowadzone zostało na przykład w postaci Stefek Burczymucha lubS. R. Burczymucha. Niewykluczone nawet, że podczas wpisywania popełniono jakiś błądi w arkuszu znajduje się na przykład wpis w rodzaju Burczymuha.

Najbardziej wydajna metoda wyszukiwania nazwiska będzie wykorzystywała znaki glo-balne. W tym przypadku najrozsądniej będzie wpisać w polu Znajdź: tekst st*burczy*i kliknąć przycisk Znajdź wszystko. Oprócz zmniejszenia ilości znaków, jakie należy tuwpisać, wyszukiwanie to w praktyce gwarantuje Ci znalezienie klienta, jeśli tylko w arkuszuznajduje się jakikolwiek wpis, który go dotyczy. Choć w wyniku operacji wyszukiwaniamogą być też zwrócone rekordy, które nie były w zakresie zainteresowania, jest to lepszeniż nieznalezienie niczego.

Okno dialogowe Znajdowanie i zamienianie pozwala na korzystanie z dwóch rodzajówznaków globalnych:

znaku zapytania (?), który zastępuje dowolny pojedynczy znak,

gwiazdki (*), która umożliwia zastąpienie dowolnego ciągu znaków.

Znaki globalne sprawdzają się również w przypadku wartości liczbowych. Na przykładwyszukiwanie ciągu 3* pozwoli znaleźć komórki zawierające wszystkie takie wartości,które zaczynają się cyfrą 3. Szukanie ciągu 1?9 spowoduje natomiast znalezienie wszyst-kich trzycyfrowych liczb, które zaczynają się cyfrą 1, a kończą cyfrą 9.

Aby znaleźć w arkuszu wystąpienia znaków globalnych, czyli znaku zapytania lubgwiazdki, powinieneś poprzedzić je symbolem tyldy (~). Zamieszczony poniżej ciągznaków spowoduje na przykład odszukanie tekstu *NIC*:

~*NIC~*

Jeśli z kolei będziesz chciał znaleźć znak tyldy, będziesz musiał użyć dwóch takichsymboli (~~).

Jeżeli wyniki nie spełnią Twoich oczekiwań, a samo wyszukiwanie wydaje się nie działaćjak należy, dobrze sprawdź ustawienia (czasami zmieniają się samoczynnie) następującychtrzech opcji:



Uwzględnij wielkość liter — zaznaczenie tego pola opcji spowoduje, że odnalezionedane będą składać się dokładnie z takich samych liter, jak zadany wzorzec,co oznacza porównywanie wielkości znaków w tekstach. Na przykład w wynikuszukania tekstu szmajdziński nie zostanie uwzględniona dana Szmajdziński.

Dopasuj do całej zawartości komórki — w przypadku, gdy zaznaczone jest topole, odnalezione zostaną jedynie komórki zawierające wyłącznie szukanyciąg znaków i nic poza tym. Przykładem może tu być szukanie ciągu Excel,które nie spowoduje znalezienia wystąpienia w komórce tekstu Microsoft Excel.

Szukaj w: — to pole listy rozwijanej oferuje wybór jednej z trzech pozycji:Formuły, Wartości i Komentarze. Wybranie na przykład opcji Wartości przyszukaniu danej 900 spowoduje, że nie zostaną znalezione komórki zawierającewartość 900, jeśli stanowi ona wynik działania formuły.

Pamiętaj, że wyszukiwanie działa w zaznaczonym zakresie komórek, jeśli zatem będzieszchciał przeszukać cały arkusz kalkulacyjny, przed rozpoczęciem tej operacji zaznacz tylkojedną należącą do niego komórkę.

Miej też świadomość, że wyszukiwanie działa niezależnie od formatowań liczbowych. Jeśliwięc będziesz na przykład miał w swoim arkuszu wartość korzystającą z symbolu walutyi wyświetlaną w postaci 54,00 zł, wyszukiwanie ciągu znaków 5*zł nie spowodujeodnalezienia tej danej.

Również działania związane z datami mogą być nieco utrudnione, gdyż Excel oferuje bar-dzo wiele możliwości ich formatowania. Gdy zechcesz odszukać datę sformatowaną przyużyciu standardowego formatu daty, program znajdzie również te dane, które korzystająz innego rodzaju formatowań. Jeśli więc na przykład Twój system używa formatu datyw postaci rrrr-mm-dd, zastosowanie ciągu wyszukiwania w rodzaju 2010-10-* spowodujeodnalezienie wszystkich dat związanych z październikiem 2010 roku, niezależnie od spo-sobu, w jaki zostały one sformatowane.

Ciekawe efekty możesz uzyskać, korzystając z pustego pola Zamień na: widocznegow zakładce Zamień okna dialogowego Znajdowanie i zamienianie. Aby na przykład usunąćz arkusza wszystkie znaki gwiazdki, powinieneś pozostawić to pole puste, a w polu Znajdź:podać następujący ciąg znaków: ~*. Gdy wybierzesz przycisk Zamień wszystko, programExcel wyszuka wszystkie symbole gwiazdki i usunie je z arkusza, nie zastępując jakimi-kolwiek, nawet pustymi znakami.

Sposób 22.Zmiana formatowania

Przydatną, lecz często pomijaną funkcją Excela jest możliwość wyszukiwania i ewentu-alnego zastępowania formatowań komórek. Możesz dzięki niej na przykład w prosty spo-sób zmienić dowolne formatowania wszystkich komórek korzystających z 14-punktowejczcionki Calibri.


Sposób 22. Zmiana formatowania 63

Procedura, która pozwala osiągnąć tego typu efekty, nie należy, niestety, do zbyt intuicyj-nych i oczywistych, dlatego postaram się wyjaśnić Ci ją tu krok po kroku. Załóżmy, żemasz skoroszyt zawierający wiele komórek korzystających z żółtego tła i z 14-punktowejpogrubionej czcionki Calibri. Dodatkowo komórki te rozrzucone są po całym skoroszycie,a Twoim celem jest zmiana ich formatowania w taki sposób, aby wyświetlały na czarnymtle biały tekst za pomocą 16-punktowej pogrubionej czcionki Cambria.

Aby zmienić formatowanie przy użyciu możliwości wyszukiwania i zamieniania, wyko-naj następujące czynności:

1. Kliknij którąkolwiek komórkę i wykonaj polecenie Narzędzia główne/Edytowanie/Znajdź i zaznacz/Zamień lub naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+H, aby wywołaćokno dialogowe Znajdowanie i zamienianie.

Jeśli chcesz ograniczyć wyszukiwanie do określonego zakresu, powinieneśzaznaczyć odpowiedni obszar arkusza, nie zaś pojedynczą komórkę.

2. Upewnij się, że pola Znajdź: i Zamień na: w oknie dialogowym Znajdowaniei zamienianie są puste.

3. Kliknij górny (czyli znajdujący się na wysokości pola tekstowego Znajdź:)przycisk Format, aby wywołać okno dialogowe Format wyszukiwania.

Jeśli nie widzisz tego przycisku, kliknij znajdujący się po prawej stronie oknadialogowego przycisk Opcje >>.

4. W oknie Format wyszukiwania możesz zdefiniować wszystkie formatowania,które mają mieć wyszukiwane komórki. Prościej jednak będzie kliknąć strzałkęprzycisku Format i z menu wybrać polecenie Wybierz format z komórki.W dalszej kolejności kliknij komórkę dysponującą już formatowaniem,które zamierza się zastąpić innym.

5. Kliknij dolny (czyli znajdujący się na wysokości pola tekstowego Zamień na:)przycisk Format, aby wywołać okno dialogowe Format zastępowania.

6. Wywołaj polecenie Wybierz format z komórki i określ komórkę zawierającąformatowanie zastępujące. Ewentualnie skorzystaj z ustawień dostępnychw kolejnych zakładkach okna dialogowego Format zastępowania do określeniadocelowego formatowania komórek.

W tym przypadku powinieneś kliknąć kartę Czcionka i z listy Czcionka: wybraćpozycję Cambria. W polu Rozmiar: określ jej wielkość na 16 punktów, ustawStyl czcionki: jako Pogrubiony i z listy Kolor: wybierz barwę białą. Następniekliknij kartę Wypełnienie, wybierz czerń jako kolor wypełnienia komórki i kliknijprzycisk OK. Na tym etapie okno dialogowe Znajdowanie i zamienianie powinnowyglądać jak okno widoczne na rysunku 22.1.

7. W oknie dialogowym Znajdowanie i zamienianie wybierz przycisk Zamieńwszystko.



Rysunek 22.1.Zakładka Zamieńokna dialogowegoZnajdowaniei zamienianie

Jeśli w kroku 4. powyższej procedury skorzystałeś z przycisku Wybierz format z komórki,może się okazać, że nie wszystkie wystąpienia odpowiednio sformatowanych komórekzostały zmienione. Zwykle dzieje się tak z uwagi na to, że jakieś formatowania zastoso-wane w tych komórkach odbiegają od zdefiniowanego wzoru. Jeśli na przykład wybierzeszkomórkę używającą formatowania liczbowego Standardowy, nie zostaną zmienionekomórki korzystające z formatowania liczbowego Data. Rozwiązaniem będzie tu wybra-nie przycisku Format w celu wyświetlenia okna dialogowego Format wyszukiwania i klik-nięcie przycisku Wyczyść w każdej z kolejnych zakładek okna, których ustawienia for-matowania nie są odpowiednie.

W niektórych przypadkach będziesz chciał jedynie zaznaczyć komórki używające okre-ślonego formatowania. W tym celu powinieneś wykonać kroki od 1. do 4. podanej wyżejprocedury, a następnie wybrać przycisk Znajdź wszystko. Okno dialogowe Znajdowaniei zamienianie zostanie powiększone w celu wyświetlenia informacji o odszukanych ko-mórkach, które spełniają zadane kryteria formatowania, tak jak zostało to przedstawionena rysunku 22.2. Aby zaznaczyć wszystkie te komórki, kliknij dolny obszar okna i naciśnijkombinację klawiszy Ctrl+A.

Rysunek 22.2.Okno dialogoweZnajdowaniei zamienianie zostaniepowiększone, abywyświetlić listęwszystkich komórek,które spełniająokreślone kryteria

Gdy zaznaczysz wszystkie znalezione komórki, będziesz mógł zastosować dla nich do-wolne, wybrane przez siebie formatowania. Zwróć uwagę na to, że możesz poszerzyć ko-lumny w obrębie listy znalezionych komórek (przeciągając obramowanie kolumny), a takżesortować listę (klikając nagłówek kolumny).


Sposób 23. Modyfikowanie schematu kolorów programu Excel 65

W przypadku okna dialogowego Znajdowanie i zamienianie wyjątkowo wyraźny jest brakmożliwości wyszukiwania komórek według ich stylów. Mimo tego, że począwszy od Exce-la 2007, Microsoft kładzie na style komórek większy nacisk, nie ma możliwości znale-zienia wszystkich komórek, które używają konkretnego stylu, a następnie zastosowa-nia dla nich innego. Choć można znaleźć i zastąpić formatowanie, styl komórek nieulega zmianie.

Sposób 23.Modyfikowanie schematu kolorówprogramu Excel

Jedną z funkcji wprowadzonych w pakiecie Office 2007 jest możliwość zmiany schematukolorów aplikacji. Umożliwia to okno dialogowe Opcje programu Excel. Po kliknięciuprzycisku Plik/Opcje uaktywnij kartę Ogólne. Z listy rozwijanej Schemat kolorów wybierzjedną z dostępnych wartości: Niebieski, Srebrny lub Czarny (rysunek 23.1). Gdy zmieniszschemat kolorów, będzie to miało wpływ na wszystkie pozostałe aplikacje pakietu MicrosoftOffice.

Rysunek 23.1.Ustawianie nowegoschematu kolorówprogramu Excel

Możesz uznać, że określony schemat kolorów mniej męczy wzrok. Możesz też po prostuchcieć od czasu do czasu zmienić scenerię. Niestety możliwości wyboru ograniczająsię tylko do trzech opcji — nie uzyskasz nic ponad to, co ujrzysz na ekranie. W żadensposób nie masz możliwości dostosowywania schematów kolorów i (o ile mi wiadomo)projektanci innych firm nie mogą nawet utworzyć nowych schematów.



Nie należy mylić schematów kolorów z motywami dokumentów. Motyw dokumentuto całkowicie odmienne zagadnienie. Te dwie funkcje nie są ze sobą powiązane.W treści sposobu 16. zamieszczono więcej na temat motywów dokumentów.

Sposób 24.Ograniczanie użytecznej powierzchniarkusza kalkulacyjnego

Czy kiedykolwiek chciałeś ograniczyć dostęp do określonego zakresu swojego arkusza?Czy zdarzyło Ci się utworzyć arkusz, w którym jedynie niewielki obszar miał być aktywnyi tylko tam miało być możliwe wprowadzanie zmian? Dzięki lekturze poniższych paru zdańpoznasz dwie metody osiągnięcia tego celu. Jedna z nich korzysta z właściwości obszaruprzewijania, a druga z ustawień ochrony arkusza kalkulacyjnego.

Ustawianie właściwości obszaru przewijaniaWłaściwość ScrollArea arkusza kalkulacyjnego decyduje o tym, który zakres jest widoczny.W poniższych krokach opisano sposób ograniczania użytecznego obszaru arkusza do kon-kretnego zakresu.

Aby tego dokonać, powinieneś postępować według następujących instrukcji:

1. Upewnij się, że w obrębie Wstążki aktywna jest karta Deweloper

Domyślnie karta ta nie jest widoczna. Aby ją wyświetlić, otwórz okno dialogoweOpcje programu Excel (wybierając pozycję Plik/Opcje), a następnie kliknij kartęDostosowywanie Wstążki i zaznacz opcję Deweloper na liście po prawej stronie.

2. Wykonaj polecenie Deweloper/Formanty/Właściwości, aby wywołać przedstawionena rysunku 24.1 okno Properties.

3. W oknie Properties wpisz adres zakresu w polu właściwości ScrollArea i naciśnijklawisz Enter.

Na rysunku użyto zakresu C6:F13. Nie możesz tu, niestety, wskazać obszaruza pomocą myszki, odwołanie to musi być wprowadzone z klawiatury.

Po wykonaniu wymienionych powyżej czynności zauważysz, że nie jesteś w stanie przejśćdo żadnej komórki arkusza, która nie znajduje się w określonym przed chwilą zakresie.Ponadto niektóre polecenia już nie działają. Przykładowo nie możesz zaznaczyć całychwierszy i kolumn. Zwróć uwagę na fakt, że obszar przewijania możesz ograniczyć tylkodo pojedynczego ciągłego zakresu komórek.

Z rozwiązaniem tym wiąże się jednak pewien problem — właściwość ScrollArea nie jestwłaściwością trwałą. Oznacza to w praktyce, że jeśli zapiszesz swój plik, zamkniesz go,a następnie powtórnie otworzysz, właściwość ScrollArea zostanie zresetowana i znów


Sposób 24. Ograniczanie użytecznej powierzchni arkusza kalkulacyjnego 67

Rysunek 24.1.W celu ustawieniaobszaru przewijaniadla arkusza użyjokna Properties

będziesz mógł zaznaczać dowolne komórki arkusza. Z problemem tym można sobieporadzić, pisząc proste makro VBA, które będzie wykonywane przy każdym otwarciuzawierającego je skoroszytu. Aby opracować to makro, postępuj według następującychinstrukcji:

1. Upewnij się, że okno skoroszytu nie jest zmaksymalizowane.

Można to na przykład zrobić przez naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+F5.

2. Prawym przyciskiem myszy kliknij pasek tytułu okna skoroszytu i z menupodręcznego wybierz pozycję Wyświetl kod.

Spowoduje to wyświetlenie modułu kodu ThisWorkbook związanego zeskoroszytem.

3. W oknie kodu modułu ThisWorkbook wprowadź następujące instrukcje języka VBA(oczywiście zmieniając odpowiednio nazwę arkusza i adres zakresu):

Private Sub Workbook_Open() Worksheets("Arkusz1").ScrollArea = "C6:F13"End Sub

4. Naciśnij kombinację klawiszy Alt+F11, aby powrócić do okna programu Excel.

5. Zapisz skoroszyt, zamknij go i ponownie otwórz.

Jeśli plik skoroszytu ma rozszerzenie .xlsx, musisz zapisać go jako skoroszytz obsługą makr (plik z rozszerzeniem .xlsm).

Po otwarciu skoroszytu procedura Workbook_Open zostanie automatycznie wykonana przyotwieraniu pliku skoroszytu, dzięki czemu właściwość ScrollArea już na wstępie otrzymaodpowiednią wartość.

Przedstawiona powyżej metoda ograniczania dostępu użytkownika do określonego ob-szaru arkusza nie należy, niestety, do kategorii idiotoodpornych. Nic nie jest w staniepowstrzymać wprawionego użytkownika przed zastosowaniem okna Properties dousunięcia zawartości pola ScrollArea. Gdy skoroszyt został otwarty, użytkownik możewyłączyć uruchamianie znajdujących się w nim makr. Innym sposobem ominięciamakra Workbook_Open jest naciśnięcie klawisza Shift podczas otwierania pliku.



Używanie możliwości ochrony arkusza

Druga metoda ograniczania użytecznej powierzchni arkusza korzysta z możliwości od-blokowywania komórek i zabezpieczania arkusza, a w celu jej zastosowania powinieneśwykonać następujące czynności:

1. Zaznacz wszystkie komórki, które mają być dostępne w arkuszu.

Mogą to być zarówno pojedyncze komórki, jak również dowolna liczba ichzakresów.

2. Naciśnij kombinację klawiszy Ctr+1, aby wywołać okno dialogoweFormatowanie komórek.

3. W oknie tym wybierz zakładkę Ochrona i usuń znak zaznaczenia z pola opcjiZablokuj.

4. Wykonaj polecenie Recenzja/Zmiany/Chroń arkusz w celu wywołania oknadialogowego Chronienie arkusza.

5. W oknie dialogowym Chronienie arkusza usuń znak zaznaczenia z polaopcji Zaznaczanie zablokowanych komórek, tak jak zostało to przedstawionena rysunku 24.2.

Rysunek 24.2.W celuuniemożliwieniaużytkownikowizaznaczaniazablokowanychkomórek powinieneśskorzystać z oknadialogowegoChronienie arkusza

6. Jeśli chcesz, w polu Hasło do usunięcia ochrony arkusza: określ hasło, którebędzie wymagane przy próbie wyłączenia chronienia arkusza, a następniekliknij przycisk OK.

Po wykonaniu wymienionych czynności dostępne będą tylko odblokowane komórki ar-kusza, czyli te, które zaznaczyłeś w kroku 1. powyższej procedury.

Hasło chroniące arkusz nie jest, niestety, żadnym zabezpieczeniem, gdyż złamanie gonależy w gruncie rzeczy do spraw wręcz trywialnych. Z tego powodu ochrona arkuszajest tak naprawdę raczej kwestią przyzwyczajeń, a nie bezpieczeństwa.


Sposób 25. Używanie rozwiązań alternatywnych dla komentarzy do komórek 69

Sposób 25.Używanie rozwiązań alternatywnychdla komentarzy do komórek

Jak już z pewnością zdążyłeś się przekonać, Excel oferuje Ci możliwość dołączenia ko-mentarza do każdej komórki Twojego arkusza kalkulacyjnego. Możesz tego dokonać,wybierając z menu polecenie Recenzja/Komentarze/Nowy komentarz lub klikając komórkęprawym przyciskiem myszy i wywołując z menu podręcznego polecenie Wstaw komentarz.Zastosuje polecenie Recenzja/Komentarze/Pokaż wszystkie komentarze, żeby uaktywnićlub wyłączyć wyświetlanie komentarzy. Okno dialogowe Opcje programu Excel dyspo-nuje dodatkowymi opcjami przeglądania komentarzy. Opcje zlokalizowane są w sekcjiWyświetlanie karty Zaawansowane. Użytkownik może zdecydować się na ukrycie wszyst-kich komentarzy i ich wskaźników. W tym przypadku komentarze nigdy nie będą wi-doczne.

Opiszę tutaj nieco inną metodę komentowania zawartości komórki. Korzysta ona z moż-liwości narzędzia Sprawdzanie poprawności danych w celu wyświetlenia odpowied-niej informacji za pomocą wyskakującego komunikatu za każdym razem, gdy komórkazostanie uaktywniona. Jest to dobry sposób na zagwarantowanie, że „komentarz” zawszebędzie widoczny, niezależnie od ustawień przeglądania komentarzy określonych przezużytkownika.

Aby dodać komunikat do komórki, postępuj zgodnie z wymienionymi poniżej instrukcjami:

1. Przejdź do komórki, dla której ma być wyświetlany komunikat.

2. Wykonaj polecenie Dane/Narzędzia danych/Poprawność danych, aby wywołaćokno dialogowe Sprawdzanie poprawności danych.

3. W oknie tym kliknij zakładkę Komunikat wejściowy.

4. W polu tekstowym Tytuł: wpisz nagłówek swojego komunikatu. Jest to krokopcjonalny.

5. W polu tekstowym Komunikat wejściowy: wprowadź treść wiadomości,która ma być wyświetlona dla użytkownika, i kliknij przycisk OK.

6. Kliknij przycisk OK, żeby zamknąć okno dialogowe Sprawdzanie poprawnościdanych.

Po wykonaniu powyższych kroków za każdym razem, gdy przejdziesz do odpowied-niej komórki, na ekranie komputera pojawi się wyskakujące okienko z treścią komu-nikatu, tak jak zostało to pokazane na rysunku 25.1. Okienko to możesz swobodnieprzemieszczać w dowolne miejsce arkusza, jeśli na przykład zasłania Ci jakieś istotneinformacje.



Rysunek 25.1.Widoczne tu okienkokomunikatu zostałoutworzone za pomocąnarzędzia Sprawdzaniepoprawności danych

Sposób 26.System pomocy programu Excel

Wraz z pakietem Office 2007 pojawił się nowy typ systemu pomocy (oficjalnie noszącynazwę przeglądarki zasobów pomocy), który wchodzi również w skład pakietu Office 2010.

Składnikiem systemu pomocy pakietu Office jest funkcja superwskazówek. Gdy kursormyszy umieścisz na poleceniu w obrębie Wstążki, pojawi się okienko z opisem przezna-czenia polecenia. Rysunek 26.1 przedstawia przykład okienka superwskazówki.

Rysunek 26.1.Okienkosuperwskazówkizawiera opis każdegopolecenia Wstążki

Jednak rzeczywista treść pomocy znajduje się w oknie przeglądarki systemu pomocy. Po-niższe uwagi pozwolą zaznajomić się z systemem pomocy Excela.

System pomocy Excela oferuje dostęp z jednego miejsca. Aby wyświetlić oknoExcel — Pomoc, naciśnij klawisz F1 lub kliknij okrągłą ikonę znaku pytajnikapołożoną poniżej paska tytułu okna Excela.

Zawartość pomocy znajduje się w dwóch miejscach — na lokalnym dysku twardymi na serwerze internetowym Microsoftu. W dolnym prawym narożniku oknapomocy widnieje przycisk statusu — W trybie offline (prezentuje wyłącznie treść


Sposób 26. System pomocy programu Excel 71

przechowywaną na lokalnym komputerze) lub Połączono z witryną Office.com(udostępnia treść z serwera internetowego). W celu zmiany statusu kliknij przyciski z menu wybierz ustawienie. W określonych sytuacjach zastosowanie opcjiPołączono z witryną Office.com pozwala uzyskać bardziej aktualne informacje.

Status Połączono z witryną Office Online zapewnia dodatkową treść, któranie jest dostępna w przypadku statusu W trybie offline. Dokładniej rzecz biorąc,możesz szukać szablonów lub materiałów szkoleniowych, a także uzyskać dostępdo informacji przeznaczonych dla projektantów. Rysunek 26.2 prezentuje opcjęZawartość z witryny Office Online na liście rozwijanej przycisku Wyszukaj.

Rysunek 26.2.Określaniezakresuprzeszukiwaniasystemu pomocy

Po nawiązaniu połączenia z witryną Office.com możesz zidentyfikowaćadres URL tematu pomocy i przesłać go komuś innemu. W tym celu prawymprzyciskiem myszy kliknij bieżący temat pomocy i z menu wybierz pozycjęWłaściwości. Okno dialogowe Właściwości wyświetli adres URL tematupomocy. Za pomocą myszy zaznacz adres URL i zastosuj kombinację klawiszyCtrl+C, żeby go skopiować. Adres URL może być wprowadzony w okniedowolnej przeglądarki internetowej.

Sporo czasu zajęło mi stwierdzenie tego, że istnieje możliwość decydowania,jakie przyciski pojawią się na pasku narzędzi w oknie pomocy. Kliknij niewielkąikonę widoczną po prawej stronie paska narzędzi i z menu wybierz pozycjęDodaj lub usuń przyciski. Pojawi się lista pokazana na rysunku 26.3. Pozycjez symbolem zaznaczenia są wyświetlane na pasku narzędzi okna Pomoc.

Po wyświetleniu tematu pomocy możesz skopiować część lub całość tekstu.Wystarczy wyróżnić go i użyć kombinacji klawiszy Ctrl+C lub kliknąćprawym przyciskiem myszy i wybrać polecenie Kopiuj.



Rysunek 26.3.Konfigurowaniepaska narzędziokna pomocy

Pomoc kontekstowa nie jest doskonała. Jeśli na przykład zostanie otwarte oknodialogowe Excela, naciśnięcie klawisza F1 (lub kliknięcie ikony pytajnikaznajdującej się na pasku tytułu okna) spowoduje wyświetlenie okna pomocy.W określonych sytuacjach treść pomocy dotyczy tego, co aktualnie się robi.W innych sytuacjach pojawia się główna strona systemu pomocy Excela. W tymprzypadku możesz skorzystać z pola wyszukiwania, żeby znaleźć informacje,które powinny były zostać wyświetlone automatycznie.

Nie ma możliwości otwarcia okna pomocy pakietu Office, jeśli jego aplikacjanie została uruchomiona. W wersjach starszych niż 2007 mogłeś dwukrotnie kliknąćplik pomocy *.CHM, żeby ujrzeć jego zawartość. W przypadku pakietu Officew wersjach 2007 i 2010 nie jest to już możliwe z powodu nowej technologiisystemu pomocy.

Sposób 27.Skuteczne ukrywaniearkusza kalkulacyjnego

Prawdopodobnie wiesz już, jak można ukryć arkusz kalkulacyjny — wystarczy, że pra-wym przyciskiem myszy klikniesz zakładkę arkusza i z menu podręcznego wybierzeszpolecenie Ukryj. Oczywiście równie łatwo ponownie wyświetlić arkusz — prawym przy-ciskiem myszy kliknij dowolną zakładkę arkusza i z menu podręcznego wybierz polecenieOdkryj (pojawi się lista wszystkich ukrytych arkuszy).


Sposób 27. Skuteczne ukrywanie arkusza kalkulacyjnego 73

Jeśli chciałbyś nieco utrudnić przypadkowemu użytkownikowi wyłączenie ukrywaniaTwojego arkusza, powinieneś skuteczniej go ukryć przed niepożądanym wzrokiem nie-odpowiednich ludzi. Oto, jak możesz tego dokonać:

1. Najpierw upewnij się, że w obrębie Wstążki widoczna jest karta Deweloper(domyślnie nie jest ona wyświetlana). Aby zobaczyć tę kartę, otwórz oknodialogowe Opcje programu Excel (klikając Plik/Opcje), a następnie kliknij kartęDostosowywanie Wstążki i zaznacz opcję Deweloper na liście po prawej stronie.

2. Przejdź do arkusza, który ma zostać ukryty.

3. Kliknij kontrolkę Deweloper/Formanty/Właściwości, żeby otworzyć oknoProperties (rysunek 27.1).

Rysunek 27.1.Aby skutecznie ukryćarkusz kalkulacyjny,powinieneś skorzystaćz okna Properties

4. W oknie Properties kliknij właściwość Visible (Widoczny), aby wyświetlićprzycisk listy rozwijanej. Kliknij ten przycisk, a następnie wybierz z listyostatnią pozycję, czyli wartość 2 -xlSheetVeryHidden.

Po wykonaniu powyższych czynności przekonasz się, że wyświetlenie arkusza za pomocądowolnego polecenia Excela będzie niemożliwe. W gruncie rzeczy stanie się ono niemoż-liwe nawet przy wykorzystaniu okna Properties. Okno to udostępnia jedynie właściwościaktywnego arkusza. Gdy arkusz zostanie ukryty, nigdy nie będzie aktywny.

Czy oznacza to więc, że arkusz pozostanie ukryty na zawsze? Nie. Jednak aby ponowniepokazać „bardzo ukryty arkusz”, będziesz musiał opracować proste makro VBA, którewykona to zadanie. Przedstawiony poniżej kod spowoduje odkrycie arkusza Arkusz2znajdującego się w bieżącym skoroszycie, ale możesz, oczywiście, dostosować je odpo-wiednio do swoich potrzeb:

Sub OdkryjArkusz() Worksheets("Arkusz2").Visible = TrueEnd Sub

Korzystanie z zaprezentowanej powyżej możliwości skutecznego ukrywania arkusza niejest zbyt bezpieczne, bowiem każdy, kto będzie bardzo chciał poznać jego zawartość,będzie mógł w prosty sposób wyświetlić arkusz za pomocą makra takiego jak powyższe.



Sposób 28.Praca z widokiem Backstage

Być może jedną z najbardziej znaczących nowych funkcji programu Excel 2010 jest widokBackstage. Nie jestem pewien, dlaczego dla funkcji tej użyto takiej nazwy, ale chodzio okno wyświetlane po kliknięciu karty Plik. W zasadzie z funkcji Backstage skorzystasz,gdy będziesz zamierzał wykonać operację dotyczącą skoroszytu: zapisywanie, drukowanie,konwertowanie do pliku PDF, udostępnianie innym osobom lub po prostu sprawdzanieskoroszytu w celu uzyskania wybranych podstawowych informacji. Polecenia wykony-wane w oknie widoku Backstage zwykle nie mają wpływu na treść dokumentu.

W oknie tym polecenia rozmieszczono wzdłuż lewej krawędzi. Kliknięcie któregoś z nichspowoduje zmianę wyglądu okna. Na rysunku 28.1 przedstawiono okno widoku Backstagepo wybraniu polecenia Informacje (domyślny wariant po kliknięciu karty Plik).

Rysunek 28.1.Widok Informacjew oknie widokuBackstage

Uwagę zwraca tu znacznie więcej rzeczy. Na przykład każda z tych kwadratowych kon-trolek zawiera dodatkowe polecenia. Mógłbym wyświetlić każdą rzecz możliwą do zreali-zowania w oknie widoku Backstage, jednak byłaby to bardzo monotonna lektura. Najlep-szym sposobem na zaznajomienie się z tym widokiem jest kliknięcie wybranych elementówi stwierdzenie, do czego służą.

Aby zamknąć widok Backstage, po prostu kliknij dowolną kartę Wstążki umieszczoną nasamej górze. Wbrew temu, co możesz myśleć, kliknięcie polecenia Zakończ u dołu listypoleceń nie spowoduje opuszczenia widoku Backstage, lecz zamknięcie programu Excel.


Rozdział 2.

Wprowadzanie danych

W tym rozdziale poznasz sposoby wprowadzania danych do skoroszytuprogramu Excel. Wypełnianie arkusza jest, co prawda, zadaniem bardzołatwym, ale podane tu rady z pewnością pomogą Ci znacznie zwiększyćwydajność Twojej pracy.


76 Rozdział 2. ♦ Wprowadzanie danych

Spis sposobówSposób 29. Wprowadzenie do typów danych 77

Sposób 30. Przemieszczanie wskaźnika aktywnej komórki po wprowadzeniu danych 81

Sposób 31. Zaznaczanie zakresu komórek wejściowych przed wprowadzaniem danych 82

Sposób 32. Korzystanie z opcji Autouzupełnianie do automatyzacji wprowadzania danych 83

Sposób 33. Usuwanie duplikatów wierszy 84

Sposób 34. Zapewnianie wyświetlania nagłówków 86

Sposób 35. Automatyczne wypełnianie zakresu komórek arkusza z wykorzystaniem serii 87

Sposób 36. Praca z ułamkami 90

Sposób 37. Zmiana wymiarów paska formuły 92

Sposób 38. Odczytywanie danych za pomocą narzędzia Czytaj komórki 93

Sposób 39. Kontrolowanie automatycznych hiperłączy 95

Sposób 40. Wprowadzanie numerów kart kredytowych 97

Sposób 41. Używanie formularza wprowadzania danych oferowanego przez program Excel 97

Sposób 42. Dostosowywanie i udostępnianie wpisów Autokorekty 100

Sposób 43. Ograniczanie możliwości przemieszczania kursora jedynie do komórekwprowadzania danych 101

Sposób 44. Kontrolowanie Schowka pakietu Office 102

Sposób 45. Tworzenie listy rozwijanej w komórce arkusza 104


Sposób 29. Wprowadzenie do typów danych 77

Sposób 29.Wprowadzenie do typów danych

Zawsze, gdy wpisujesz coś do komórki arkusza kalkulacyjnego, program Excel rusza dopracy i podejmuje decyzję dotyczącą określenia typu danych, które wprowadzasz. Aplikacjama tu do wyboru następujące możliwości:

Wpisana została wartość liczbowa.

Wpisana została data lub czas.

Wpisany został jakiś tekst.

Wpisana została formuła.

Zrozumienie sposobu, w jaki Excel interpretuje dane wprowadzone przez Ciebie do ko-mórki, pozwoli Ci oszczędzić sobie sporej dawki frustracji związanej z sytuacją, w którejprogram potraktuje Twoje dane inaczej, niż sobie tego życzysz.

Wprowadzanie wartości liczbowych

Każda wprowadzona do komórki arkusza informacja składająca się z cyfr jest rozpozna-wana jako wartość liczbowa. Wartości numeryczne mogą również zawierać kilka do-datkowych znaków specjalnych. Są to:

Znak minusa — poprzedzenie liczby znakiem minusa (—) spowodujezinterpretowanie jej jako wartości ujemnej.

Znak plusa — jeśli przed liczbą pojawi się znak plusa (+), zostanie onapotraktowana jako wartość dodatnia, przy czym znak ten nie będzie wyświetlany.

Nawiasy — jeśli wartość dodatnią umieszczono w nawiasach, Excelzinterpretuje ją jako wartość ujemną.

Znak procentu — umieszczenie znaku procentu (%) za liczbą spowoduje,że Excel zinterpretuje ją jako wartość procentową i automatycznie zastosujeformatowanie odpowiednie dla tego typu danych.

Znak waluty — umieszczenie używanego w Twoim systemie znaku walutywraz z wartością liczbową (znak ten w zależności od ustawień powinienznajdować się przed liczbą lub też za nią) spowoduje, że program potraktujeliczbę jako wartość monetarną i automatycznie zastosuje odpowiednieformatowanie dla zawierającej ją komórki.

Separator tysięcy — jeśli liczba będzie zawierać jeden znak separatora częścitysięcznych lub większą ich ilość (znakiem takim może być na przykład przecineklub spacja, a uzależnione jest to od ustawień systemowych), Excel zinterpretujewprowadzoną daną jako wartość liczbową i zastosuje formatowanie odpowiedniedla tego typu wartości, wyświetlając symbole separatorów tysięcy. Zwróć uwagęna fakt, że separatory powinny znajdować się we właściwych miejscach. Jeśli na



przykład symbolem oddzielającym części tysięczne jest w Twoim systemieznak spacji, dana 4 500 zostanie zinterpretowana jako wartość liczbowa,jednakże wartość 45 00 nie będzie już tak potraktowana.

Notacja naukowa — jeżeli wprowadzona dana będzie zawierać literę E,program uzna, że jest to wartość liczbowa zapisana w notacji naukowej.Zapis 3,2E5 zostanie na przykład zinterpretowany jako liczba 3,2 x 105.

Wprowadzanie wartości daty i czasuExcel traktuje wartości daty i czasu jako szczególny rodzaj wartości numerycznych. Warto-ści tego typu są zwykle przedstawione w postaci określonej daty lub godziny, ponieważdzięki temu ludziom dużo łatwiej zrozumieć, że chodzi o dane związane z czasem, niezaś o jakieś abstrakcyjne liczby.

Program przechowuje daty w postaci zwykłych wartości liczbowych. Najstarszą datą, jakąmożna zapisać w Excelu, jest 1 stycznia 1900 roku. Data ta ma w programie wartość licz-bową 1. Jak łatwo się domyślić, data 2 stycznia roku 1900 będzie miała wartość 2, a każdynastępny dzień opisany jest odpowiednimi kolejnymi liczbami. Zastosowany tu systemznacznie upraszcza korzystanie z dat we wszelkiego rodzaju formułach, czego przykłademmoże być formuła obliczająca ilość dni, które upłynęły pomiędzy dwiema określonymidatami.

W przykładach wykorzystywanych w tej książce używa się polskiego sposobu zapisudat. Oznacza to, że — w zależności od ustawień regionalnych zastosowanych w Twoimkomputerze — data wprowadzona w postaci 1 czerwiec 2010 może zostać zinterpre-towana jako ciąg tekstowy, a nie jako wartość opisująca datę. W takim przypadkubędziesz musiał zmienić systemowe ustawienia dotyczące formatu daty lub wprowa-dzać ją w odpowiedniej postaci, na przykład jako Czerwiec 1, 2010, jak miałoby tomiejsce w przypadku amerykańskiego systemu zapisu dat.

W zamieszczonej poniżej tabeli przedstawiono kilka przykładów dat oraz sposobów ichinterpretacji przez program Excel. Po wpisaniu wartości masz możliwość ustawienia for-matu wyświetlania daty; powinieneś w tym celu skorzystać z zakładki Liczby okna dialo-gowego Formatowanie komórek.

Wartość wprowadzonado komórki

Dana zinterpretowana przez program(przy polskich ustawieniach regionalnych)

10-6-06 6 czerwca 20108-6-10 8 czerwca 20102010-6-26 26 czerwca 201010/6/6 6 czerwca 201010/6/26 26 czerwca 20102010/6/26 26 czerwca 201010-6/6 6 czerwca 201026 czerwiec 2010 26 czerwca 2010cze 26 26 czerwca bieżącego roku


Sposób 29. Wprowadzenie do typów danych 79

Wartość wprowadzonado komórki

Dana zinterpretowana przez program(przy polskich ustawieniach regionalnych)

26 cze 26 czerwca bieżącego rokuczerwiec 26 26 czerwca bieżącego roku6/26 26 czerwca bieżącego roku26/6 26 czerwca bieżącego roku6-26 26 czerwca bieżącego roku

Excel radzi sobie całkiem nieźle z interpretacją wprowadzonych przez Ciebie dat, nie jestjednak w tym względzie doskonały. Nie rozpozna na przykład żadnej z następujących da-nych jako daty: Czerwiec 1, 2010, Cze-1 2010 czy Cze-1/2010. Informacje te zostaną raczejpotraktowane jako ciągi tekstowe. Jeśli więc zamierzasz korzystać z dat w swoich for-mułach, upewnij się, że wprowadzone przez Ciebie dane są interpretowane przez programjako daty, gdyż w innym przypadku formuły te będą zwracać niewłaściwe wyniki.

Typowym problemem związanym z rozpoznawaniem danych jako wartości dat przezprogram jest sytuacja, w której próbujesz wprowadzić liczbę w postaci ułamka zwykłego.Jeśli na przykład zechcesz wpisać do komórki arkusza ułamek 1/5, Excel zinterpretujego jako datę 5 stycznia bieżącego roku. Rozwiązaniem będzie tu poprzedzenie ułamkaznakiem równości (=).

Wprowadzane przez Ciebie wartości czasu są traktowane przez program Excel po prostujako ułamkowe części danych używanych do zapisu dat. Innymi słowy, Excel zapisujedane o czasie jako ułamki dni. Jeśli wartością numeryczną daty 1 czerwca 2010 roku bę-dzie na przykład liczba 40330, to południe (a więc połowa dnia) 1 czerwca 2010 roku będziezapisane jako wartość numeryczna 40330,5, ponieważ część ułamkowa odpowiedzialna zaprzechowywanie informacji o czasie zostanie po prostu dodana do liczby reprezentującejpowyższą datę w celu otrzymania pełnej danej liczbowej określającej odpowiednią godzinękonkretnego dnia.

Również tutaj nie musisz specjalnie przejmować się wszystkimi tymi abstrakcyjnymi licz-bami opisującymi dni i ich częściami ułamkowymi określającymi godziny. Powinieneś je-dynie podać wartość czasu w formacie rozpoznawanym przez program, a konwersja zosta-nie przezeń przeprowadzona automatycznie.

W znajdującej się poniżej tabeli zostało zebranych kilka przykładów formatów wartościczasu rozpoznawanych przez program Excel.

Wartość wprowadzonado komórki Dana zinterpretowana przez program

11:30 11:3011:30:00 am 11:3011:30:00 AM 11:3011:30 pm 23:3013:30 13:301:30 PM 13:30



Powyższe przykłady nie zawierają informacji o dniach, do których należą podane godziny,dlatego przechowywane są w postaci wartości mniejszych od 1. Innymi słowy, w przy-padkach, gdy wprowadzane są jedynie wartości określające czas, Excel przyjmuje wartośćdaty jako nieistniejący dzień 0 stycznia 1900 roku. Wpisując dane, możesz jednak oczy-wiście podawać jednocześnie informację zarówno opisującą datę, jak i czas, tak jak zostałoto przedstawione w poniższej tabeli.

Wartość wprowadzonado komórki Dana zinterpretowana przez program

10/6/6 11:30 11:30 dnia 6 czerwca 201010/6/6 12:00 południe 6 czerwca 20102010/6/26 0:00 północ 26 czerwca 2010

Gdy wprowadzisz wartość określającą czas dłuższy niż 24 godziny, związana z nim datazostanie odpowiednio zwiększona. Wpisanie przedstawionej poniżej wartości czasu zo-stanie więc na przykład zinterpretowane jako wartość określająca godzinę 1:00 dnia1 stycznia 1900 roku:

25:00:00

Część liczby odpowiedzialna za datę jest zwiększana o 1, ponieważ podana wartośćczasu przekracza 24 godziny. Pamiętaj, że wartość czasu niezwiązana z żadną konkretnądatą otrzyma jako datę dzień 0 stycznia 1900 roku.

Wprowadzanie wartości tekstowych

Jeśli Excel nie będzie mógł zinterpretować danej wprowadzonej przez Ciebie do komórkiarkusza kalkulacyjnego jako wartości liczbowej, wartości daty lub czasu bądź też formuły,uzna, że został do niej wpisany tekst.

Pojedyncza komórka może przechowywać całkiem sporą ilość tekstu, bo aż około 32 000znaków. Przekonasz się jednak, że program Excel narzuca wiele ograniczeń w związkuz używaniem dużych danych tekstowych znajdujących się w jednej komórce. W gruncierzeczy nie jest nawet w stanie wyświetlić wszystkich wchodzących w ich skład znaków.Aby w arkuszu wyświetlić dużą ilość tekstu, rozważ umieszczenie go w polu tekstowym(użyj polecenia Wstawianie/Tekst/Pole tekstowe).

Wprowadzanie formuł

Sygnałem, że wprowadzany do komórki arkusza tekst stanowi formułę, jest zwykle umiesz-czenie przed nim znaku równości (=). Excel zinterpretuje jednak również w ten sposóbznajdujący się przed daną znak plusa (+) lub minusa (-). Co więcej, w przypadku, gdyTwoja formuła zaczynać się będzie od wywołania funkcji arkusza kalkulacyjnego, zaak-ceptowany w tej roli zostanie również znak małpy (@), funkcjonuje on bowiem w celu za-pewnienia zgodności ze starszymi wersjami pakietu Lotus 1-2-3. Znak ten zostanie jed-nak zmieniony na znak równości zaraz po naciśnięciu przez Ciebie klawisza Enter.


Sposób 30. Przemieszczanie wskaźnika aktywnej komórki po wprowadzeniu danych 81

Formuły mogą zawierać następujące elementy:

operatory matematyczne, takie jak + (dla dodawania) czy * (dla mnożenia),

nawiasy,

odwołania do komórek (w tym odwołania do komórek i zakresów nazwanych),

wartości lub teksty,

funkcje arkusza kalkulacyjnego (takie jak SUMA czy ŚREDNIA).

Jeśli wpisana przez Ciebie formuła nie będzie posiadała właściwej składni, program Excelprawdopodobnie zaproponuje Ci wprowadzenie w niej poprawek. Pamiętaj jednak, że choćsugerowane przez aplikację korekty mogą być składniowo poprawne, nie zawsze będzieto zgodne z tym, czego oczekiwałeś.

Sposób 30.Przemieszczanie wskaźnikaaktywnej komórkipo wprowadzeniu danych

Gdy naciśniesz klawisz Enter, Excel standardowo przesuwa wskaźnik bieżącej komórkido kolejnej komórki arkusza, znajdującej się pod tą, do której wprowadzałeś dane. Abyzmienić to zachowanie, skorzystaj z okna dialogowego Opcje programu Excel (kliknijprzycisk Plik/Opcje). Poszukiwane ustawienie znajduje się w obrębie karty Zaawansowaneokna Opcje programu Excel w sekcji Opcje edycji (rysunek 30.1).

Rysunek 30.1.Za pomocą kartyZaawansowaneokna dialogowegoOpcje programuExcel określ, gdziepo naciśnięciuklawisza Enterzostanieprzemieszczonywskaźnik komórki



Pole opcji kontrolujące to zachowanie jest opisane etykietą Przenieś zaznaczenie po na-ciśnięciu klawisza Enter. Po włączeniu opcji uzyskasz również możliwość określenia kie-runku przemieszczania wskaźnika aktywnej komórki; do wyboru są opcje: W dół, W górę,W prawo i W lewo.

Dokonany w tym miejscu wybór jest tylko i wyłącznie kwestią Twoich osobistych prefe-rencji. Ja na przykład wolę wyłączyć tę opcję i korzystać z klawiszy strzałek zamiastz klawisza Enter. Bez żadnych niespodzianek klawisze te przeniosą wskaźnik aktywnejkomórki w kierunku, który bezpośrednio im wskażesz. Wydaje mi się, że podczas wpro-wadzania danych do wiersza arkusza wygodniej Ci będzie nacisnąć klawisz prawejstrzałki (→) niż klawisz Enter. Pozostałe klawisze strzałek również będą się zacho-wywały tak, jak się tego spodziewasz; będziesz tu mógł skorzystać nawet z klawiszyPgUp i PgDn.

Sposób 31.Zaznaczanie zakresukomórek wejściowychprzed wprowadzaniem danych

Oto informacja, o której nie ma pojęcia większość użytkowników programu Excel: gdyprzed rozpoczęciem wprowadzania danych zaznaczysz zakres komórek, po każdymnaciśnięciu klawisza Enter Excel automatycznie przeniesie wskaźnik aktywnej komórkido kolejnej komórki wchodzącej w skład zaznaczonego obszaru.

Ta „kolejna komórka” jest określona przez ustawienie pola Kierunek: znajdującego się nakarcie Zaawansowane okna dialogowego Opcje programu Excel (więcej informacji za-mieszczono w treści sposobu 30.).

Na przykład wybranie z listy Kierunek: opcji W dół lub usunięcie symbolu zaznaczeniaz pola opcji Przenieś zaznaczenie po naciśnięciu klawisza Enter spowoduje, że programbędzie zachowywał się w poniżej opisany sposób. Jeśli zaznaczony zakres zawiera wielewierszy, wskaźnik będzie przemieszczał się w dół w ramach kolejnych kolumn aż do na-potkania końca zaznaczonego obszaru; wówczas zaś przejdzie do pierwszej zaznaczonejkomórki następnej kolumny. Aby pominąć określoną komórkę, powinieneś po prostu na-cisnąć klawisz Enter bez wprowadzania jakichkolwiek danych. Natomiast żeby wrócić dopoprzedniej komórki, należy nacisnąć kombinację klawiszy Shift+Enter. Jeżeli woliszwpisywać dane wierszami, nie zaś kolumnami, w miejsce klawisza Enter powinieneś na-ciskać klawisz Tab.


Sposób 32. Korzystanie z opcji Autouzupełnianie do automatyzacji wprowadzania danych 83

Sposób 32.Korzystanie z opcji Autouzupełnianiedo automatyzacji wprowadzania danych

Oferowana przez program Excel możliwość wykorzystania opcji Autouzupełnianieznacznie ułatwi Ci wprowadzanie tych samych tekstów do wielu komórek arkusza. Ko-rzystając z niej, powinieneś jedynie wprowadzić kilka pierwszych liter tekstu, który masię znaleźć w komórce, a program automatycznie uzupełni wpis w oparciu o informacjepodane wcześniej w komórkach arkusza znajdujących się powyżej. Oprócz zredukowaniailości koniecznych do wpisania znaków możliwość ta zmniejsza również ryzyko popeł-nienia błędu w danych oraz zapewnia ich spójność.

Teraz dowiesz się, jak to działa. Powiedzmy, że wpisujesz do kolejnych komórek kolumnyinformacje na temat pewnych produktów. Jeden z nich nosi nazwę Bajerek Mały. Za pierw-szym razem, gdy wprowadzasz do komórki słowa Bajerek Mały, Excel je zapamiętuje.Przy następnej okazji, gdy zaczniesz w tej samej kolumnie wpisywać słowa Bajerek Mały,program rozpozna je po kilku pierwszych literach i dokończy wprowadzanie za Ciebie. Wy-starczy, żebyś nacisnął klawisz Enter, a cała praca zostanie natychmiast wykonana.

Excel automatycznie dostosuje również wielkość liter. Jeśli więc za drugim razem za-czniesz wprowadzać słowo bajerek (zaczynające się małą literą b), program odpowiedniozmieni znak b na B, aby wprowadzane dane były zgodne z wpisami znajdującymi się po-wyżej w ramach tej samej kolumny.

Jeśli kolumna przechowuje wpisy z pasującymi kilkoma pierwszymi znakami, Excel niewyświetli żadnych propozycji, dopóki wprowadzany wpis nie będzie jednoznacznie zgodnyz jednym z tych wpisów. Jeżeli na przykład kolumna zawiera też produkt o nazwie BajerekDuży, funkcja autouzupełniania nie uaktywni się do momentu wprowadzenia pierwszejlitery słowa Mały lub Duży.

Program oferuje Ci również dostęp do możliwości autouzupełniania związanych z uży-waniem myszki. Żeby z nich skorzystać, powinieneś kliknąć w komórce prawym przy-ciskiem myszki, a następnie wybrać z menu kontekstowego polecenie Wybierz z listyrozwijanej. Excel wyświetli listę zawierającą wszystkie wpisy wprowadzone dotąddo bieżącej kolumny. Spośród nich będziesz mógł wybrać odpowiadający Ci tekst(rysunek 32.1).

Dostęp do listy rozwijanej możesz nawet uzyskać z poziomu klawiatury. W tym celuzastosuj kombinację klawiszy Shift+F10, żeby wyświetlić menu podręczne, a na-stępnie naciśnij klawisz W (klawisz skrótu polecenia Wybierz z listy rozwijanej).Za pomocą klawiszy strzałek dokonaj wyboru i naciśnij klawisz Enter.

Pamiętaj, że opcja autouzupełniania działa jedynie w przypadku ciągłych kolumn komó-rek. Jeżeli więc pomiędzy komórkami wystąpi choć jeden pusty wiersz, narzędzie będzierozpoznawać tylko dane pochodzące z komórek znajdujących się pod nim.



Rysunek 32.1.Prawym przyciskiemmyszy kliknij komórkęi z menu podręcznegowybierz polecenieWybierz z listyrozwijanej. W rezultaciepojawi się lista wpisówkolumny

Jeśli stwierdzisz, że Autouzupełnianie zamiast pomagać, jedynie Cię rozprasza, w każdejchwili będziesz mógł je wyłączyć w obrębie karty Zaawansowane okna dialogowego Opcjeprogramu Excel (kliknij przycisk Plik/Opcje). Opcja o nazwie Włącz Autouzupełnianiewartości komórek znajduje się w sekcji Opcje edycji.

Sposób 33.Usuwanie duplikatów wierszy

Na liście życzeń związanych z Excelem od dawna znajduje się umożliwienie automatycz-nego usuwania duplikatów wierszy arkusza. Począwszy od Excela 2007, Microsoft wreszciespełnił to konkretne życzenie. Rysunek 33.1 prezentuje zakres danych po skonwertowa-niu do tabeli za pomocą polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela. Zwróć uwagę na to, że ta-bela zawiera kilka zduplikowanych wierszy.

Rysunek 33.1.Celem jest usunięciez tabeli wszystkichduplikatów wierszy


Sposób 33. Usuwanie duplikatów wierszy 85

Najpierw zaznacz dowolną komórkę tabeli, a następnie wywołaj polecenie Narzędziatabel/Projektowanie/Narzędzia/Usuń duplikaty. Excel otworzy okno dialogowe widocznena rysunku 33.2. Okno wyszczególnia wszystkie kolumny tabeli. Wstaw symbol zazna-czenia w polach obok kolumn, które mają zostać uwzględnione w operacji wyszukiwaniaduplikatów. Przeważnie zaznacza się wszystkie kolumny. W tym przypadku duplikat wier-sza jest definiowany jako mający identyczne dane w każdej kolumnie.

Rysunek 33.2.Usuwanie duplikatówwierszy jest prostąoperacją

Po kliknięciu przycisku OK program Excel pozbędzie się duplikatów wierszy i wyświetlikomunikat informujący o liczbie usuniętych duplikatów (rysunek 33.3).

Rysunek 33.3.Excel informujeo wyniku operacjiusuwania duplikatówwierszy

Jeśli dane nie znajdują się w tabeli, w celu otwarcia okna dialogowego Usuwanie dupli-katów wywołaj polecenie Dane/Narzędzia danych/Usuń duplikaty.

Musisz wiedzieć, że zduplikowane wartości są określane na podstawie wartościwyświetlanej w komórce, a niekoniecznie przez wartość przechowywaną w komórce.Załóżmy, że dwie komórki zawierają identyczną datę. Pierwsza data jest prezentowanaw formacie 2010/5/15, a druga w postaci 15 maj 2010. Podczas usuwania duplikatówExcel uzna obie daty za różne.



Sposób 34.Zapewnianie wyświetlania nagłówków

Typowy arkusz kalkulacyjny zawiera tabelę danych posiadającą opisowe nagłówki ko-lumn umieszczone w jej pierwszym wierszu. W momencie przewijania arkusza ku dołowipierwszy wiersz zostaje przemieszczony poza bieżący obszar okna i nagłówki kolumnprzestają być widoczne.

Funkcja wprowadzona w programie Excel 2007 wyeliminowała ten istniejący od dawnaproblem towarzyszący arkuszom kalkulacyjnym — jednak tylko wtedy, gdy dane mająpostać tabeli utworzonej za pomocą polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela. Rysunek 34.1prezentuje tabelę, której zawartość przewinięto w dół. Standardowo podczas przewijanianagłówki kolumn nie są widoczne. Jednak gdy pracujesz z tabelą, Excel wyświetla na-główki kolumn tam, gdzie normalnie pojawiają się litery identyfikujące kolumny.

Rysunek 34.1.Nagłówki kolumn tejtabeli są wyświetlanew miejscu, w którymnormalnie pojawiająsię literyidentyfikującekolumny

Zauważ, że nagłówki kolumn są widoczne wyłącznie gdy zostanie zaznaczona komórkaw obrębie tabeli.

Jeżeli dane nie mają postaci tabeli, musisz niestety sięgnąć po przestarzałą metodę bazującąna poleceniu Zablokuj okienka. Metoda powoduje, że nagłówki pozostają widoczne pod-czas przewijania zawartości arkusza.

Aby zablokować pierwszy wiersz, użyj polecenia Widok/Okno/Zablokuj okienka/Zablokujgórny wiersz. Excel wstawi ciemną poziomą linię identyfikującą zablokowany wiersz.W celu zablokowania pierwszej kolumny zastosuj polecenie Widok/Okno/Zablokuj okienka/Zablokuj pierwszą kolumnę.

Jeżeli zamierzasz zablokować więcej niż jedną kolumnę lub wiersz, przenieś wskaźnikkomórki do komórki zlokalizowanej poniżej i z prawej strony obszaru, który ma być za-blokowany. Wywołaj polecenie Widok/Okno/Zablokuj okienka/Zablokuj okienka. Jeśli naprzykład chcesz zablokować pierwsze dwa wiersze i pierwszą kolumnę, przed wykona-niem polecenia wskaźnik umieść w komórce B3. W celu zablokowania pierwszych trzechwierszy (lecz bez uwzględniania jakichkolwiek kolumn) przed wywołaniem polecenia Za-blokuj okienka zaznacz komórkę A4.



Niektóre klawisze nawigacyjne będą zachowywać się tak, jak gdyby zablokowane wierszei kolumny w ogóle nie istniały. Jeśli więc podczas korzystania z arkusza kalkulacyjnegoz zablokowanymi okienkami naciśniesz na przykład kombinację klawiszy Ctrl+Home,wskaźnik komórki zostanie umieszczony w pierwszej od góry i od lewej strony komórcearkusza, która nie jest zablokowana. Podobnie będzie z klawiszem Home, którego naci-śnięcie spowoduje przejście do pierwszej niezablokowanej komórki znajdującej się w bie-żącym wierszu. Do zablokowanych komórek możesz jednak bez problemu przejść, korzy-stając z klawiszy strzałek lub wskaźnika myszki.

Aby usunąć zablokowane okienka, powinieneś wykonać polecenie Widok/Okno/Zablokujokienka/Odblokuj okienka.

Sposób 35.Automatyczne wypełnianiezakresu komórek arkuszaz wykorzystaniem serii

Jeśli będziesz zmuszony do wypełnienia zakresu komórek arkusza kalkulacyjnego seriąwartości, będziesz miał do dyspozycji kilka rozwiązań. Jednym będzie wstawienie pierw-szej danej do odpowiedniej komórki, a następnie napisanie formuły, która obliczy kolejnąwartość, i skopiowanie tej formuły do następnych komórek. Przykładem może tu byćarkusz zawierający serię kolejnych liczb w kolumnie A. Został on przedstawiony narysunku 35.1. W komórce A1 znajduje się liczba 1, a komórka A2 zawiera odpowiedniąformułę, która została również skopiowana do pozostałych komórek w kolumnie:

=A1+1

Rysunek 35.1.Excel oferuje prostysposób wprowadzaniaserii wartości takichjak te, któreprzedstawione zostaływ niniejszym arkuszu

Prostszym rozwiązaniem będzie wykorzystanie dostępnego w programie Excel narzę-dzia Autowypełnienie. Korzystając z niego, trzeba będzie jedynie wykonać następująceczynności:

1. Wprowadź liczbę 1 do komórki A1.

2. Wprowadź liczbę 2 do komórki A2.



3. Zaznacz zakres komórek A1:A2.

4. Przesuń kursor myszki do prawego dolnego narożnika komórki A2, w którymznajduje się tak zwany uchwyt wypełniania. Następnie, gdy wskaźnik myszkizmieni się w czarny krzyżyk, przeciągnij go do końca zakresu, który ma zostaćwypełniony danymi.

Takie działanie może zostać wyeliminowane lub dopuszczone. Jeśli komórki są pozba-wione uchwytu wypełniania, kliknij przycisk Plik/Opcje, a następnie w oknie dialogowymOpcje programu Excel uaktywnij kartę Zaawansowane. W sekcji Opcje edycji włącz opcjęWłącz uchwyt wypełniania oraz przeciąganie i upuszczanie komórek.

Dane wprowadzone w 1. i 2. kroku powyższej procedury dostarczają Excelowi informacji,które potrzebne są do stwierdzenia, jakiego typu serie mają być użyte. Gdybyś do komórkiA2 wpisał liczbę 3, seria składałaby się z kolejnych nieparzystych liczb całkowitych, a więcz wartości: 1, 3, 5, 7 i tak dalej.

Oto kolejna sztuczka związana z autowypełnianiem: jeśli na początku dane są nieregularne,w celu zrealizowania swoich działań funkcja autowypełniania stosuje regresję liniowąi wprowadza przewidywane wartości. Rysunek 35.2 pokazuje arkusz z kilkoma warto-ściami sprzedaży miesięcznej dla miesięcy od stycznia do lipca. Jeżeli po zaznaczeniuzakresu C2:C8 zastosujesz autowypełnianie, Excel rozszerzy dane dotyczące sprzedaży,bazując na najlepiej pasującym trendzie liniowym i uzupełni brakujące wartości. Rysunek35.3 przedstawia przewidywane wartości wraz z wykresem.

Rysunek 35.2.Wykorzystaniefunkcjiautowypełnianiado zastosowaniaregresji linioweji prognozowaniawartości sprzedażydla miesięcyod sierpniado grudnia

Rysunek 35.3.Wartościsprzedażypo zastosowaniuautowypełnianiaw celuprognozowaniawartości dla pięciuostatnich miesięcy



Autowypełnienie działa również w przypadku dat, a nawet niektórych rodzajów ele-mentów tekstowych, takich jak nazwy dni i miesięcy. W zamieszczonej poniżej tabelizebrano kilka przykładów typów danych, które pozwalają na skorzystanie z możliwościautowypełnienia.

Pierwsza wartość Wartości utworzone przez narzędzie Autowypełnienie

Niedziela Poniedziałek, Wtorek, Środa i tak dalejKwartał-1 Kwartał-2, Kwartał-3, Kwartał-4, Kwartał-1 i tak dalejSty Lut, Mar, Kwi i tak dalejStyczeń Luty, Marzec, Kwiecień i tak dalejMiesiąc 1 Miesiąc 2, Miesiąc 3, Miesiąc 4 i tak dalej

Możesz również opracować swoje własne listy elementów, które będą wykorzystywaneprzy autowypełnianiu. W tym celu otwórz okno dialogowe Opcje programu Excel i uak-tywnij kartę Zaawansowane. Po przewinięciu jej zawartości w dół kliknij przycisk Edytujlisty niestandardowe, żeby wyświetlić okno dialogowe Listy niestandardowe. Po wpro-wadzeniu pozycji w polu Lista wpisów (każdej w nowym wierszu) kliknij przycisk Dodajw celu utworzenia listy. Na rysunku 35.4 przedstawiono niestandardową listę nazw re-gionów, która używa cyfr rzymskich.

Rysunek 35.4.Pokazane tu nazwyregionów zostanąwykorzystane przeznarzędzieAutowypełnienie

Jeśli chcesz mieć większą kontrolę nad procesem automatycznego wypełniania komórekdanymi, powinieneś użyć prawego przycisku myszki podczas przeciągania uchwytu wy-pełniania. Po zwolnieniu przycisku myszki na ekranie pojawi się przedstawione na rysunku35.5 menu kontekstowe zawierające zestaw dostępnych możliwości. Dostępność opcji wi-docznych w tym menu uzależniona jest od typu zaznaczonych danych. Jeśli pierwsza ko-mórka należąca do serii będzie na przykład zawierała datę, dostępne będą możliwości zwią-zane z wypełnianiem pól odpowiednimi datami.



Rysunek 35.5.Menu kontekstoweAutowypełnienia

Sposób 36.Praca z ułamkami

Mimo że większość użytkowników Excela zwykle korzysta z wartości zapisanych w po-staci ułamków dziesiętnych, może się czasem zdarzyć sytuacja, w której bardziej przy-datne okażą się liczby zapisane jako ułamki zwykłe. Tutaj przedstawię Ci możliwościwprowadzania wartości niecałkowitych w formie takich właśnie ułamków.

Aby wpisać całą wartość i ułamek zwykły do komórki, powinieneś zostawić spację po-między całkowitą częścią liczby a jej częścią ułamkową. Na przykład w celu wyświetlenialiczby 6 7/8 należy wpisać 6 7/8, a następnie nacisnąć klawisz Enter. Gdy przejdziesz dokomórki zawierającej taką liczbę, w polu edycji na pasku formuły zobaczysz wartość6,875, jednak zawartość komórki w arkuszu kalkulacyjnym będzie wyświetlana w postaciułamka zwykłego.

Jeżeli zachodzi potrzeba wpisania jedynie części ułamkowej, gdyż liczba nie posiada częścicałkowitej (jak na przykład wartość 1/8), powinieneś poprzedzić ją wartością 0 (w podanymprzykładzie wpiszesz zatem 0 1/8). W innym przypadku program Excel zinterpretujewprowadzoną daną jako wartość określającą datę. Po przejściu do komórki na pasku for-muły ujrzysz wartość 0,125, ale w arkuszu nadal będzie widoczna jej ułamkowa repre-zentacja, a więc 1/8.

Jeśli licznik ułamka wprowadzonej przez Ciebie liczby będzie większy od jego mianownika,program przekonwertuje ją na wartość składającą się z części całkowitej oraz ułamkowej.Jeżeli więc wpiszesz na przykład wartość 0 65/8, Excel zmieni ją na liczbę w postaci 8 1/8.

Po wprowadzeniu ułamka otwórz okno dialogowe Formatowanie komórek i przyjrzyj siębliżej ustawieniom formatowania liczb związanym z komórką. Zauważysz tu, że Excelzastosował dla niej jeden ze swoich formatów liczb ułamkowych, tak jak zostało to przed-stawione na rysunku 36.1.


Sposób 36. Praca z ułamkami 91

Rysunek 36.1.Lista standardowychformatów liczbułamkowychprogramu Excel

Na rysunku 36.2 pokazano arkusz kalkulacyjny zawierający szereg wartości ułamkowych.Liczby w kolumnie C są wyrażone w postaci ćwiartek oraz wartości ósmych i szesna-stych, zaś wszystkie wartości w kolumnie D zostały przedstawione jako szesnaste częściułamkowe.

Rysunek 36.2.Wyświetlanie wartościw postaci ułamkówzwykłych

Jeśli żaden ze standardowych typów formatów ułamkowych Excela nie spełnia Twoichoczekiwań, możesz opracować swój własny format liczbowy. W tym celu powinieneś za-stosować kombinację klawiszy Ctrl+1, kliknąć zakładkę Liczby w oknie dialogowymFormatowanie komórek, a następnie z listy Kategorie: wybrać pozycję Niestandardowei w polu tekstowym Typ: wprowadzić łańcuch znakowy definiujący wymagany przezCiebie format wyświetlania liczb. Wprowadź na przykład w polu Typ następujący łań-cuch formatu Liczbowe, aby wyświetlić wartość w postaci trzydziestych drugich:

#" "??/32

Przedstawiony poniżej ciąg znaków definiujących formatowanie liczb spowoduje z koleiwyświetlanie wartości w postaci całkowitych i ułamkowych setnych części złotego. Naprzykład liczba 154,87 zostanie w arkuszu przedstawiona w postaci 154 i 87/100 złotego.

#" i "??/100" złotego"



Zaprezentowany niżej przykład formatowania sprawi, że liczby będą wyświetlane jakowartości szesnastych ze znakiem cudzysłowu umieszczonym z ich prawej strony. Formattaki może się okazać przydatny w sytuacji, gdy zachodzi potrzeba zapisywania wartościwyrażonych w calach, na przykład 2/16".

#" "??/16\"

Sposób 37.Zmiana wymiarów paska formuły

W poprzednich wersjach Excela edycja komórki zawierającej długą formułę lub wiele tekstuczęsto powodowała, że arkusz stawał się mniej przejrzysty. Rysunek 37.1 prezentuje oknoExcela 2003 po zaznaczeniu komórki przechowującej dość długi tekst. Zwróć uwagę na to,że wiele komórek zostało zakrytych przez rozszerzoną zawartość paska formuły. Począwszyod Excela 2007, ostatecznie wyeliminowano ten problem, oferując pasek formuły, któregorozmiary mogą być modyfikowane.

Rysunek 37.1. W poprzednich wersjach edytowanie długiej formuły lub komórki zawierającej sporąilość tekstu często zmniejszało przejrzystość arkusza


Sposób 38. Odczytywanie danych za pomocą narzędzia Czytaj komórki 93

Choć pasek formuły Excela 2010 (oraz Excela 2007) udostępnia z prawej strony niewielkąkontrolkę przewijania w pionie, może nie być oczywiste, że w celu zmiany wysokości pa-ska możesz przeciągnąć dolną krawędź jego obramowania. Rysunek 37.2 przedstawiaprzykład paska formuły o zmodyfikowanych rozmiarach. Jak widać, zwiększenie wyso-kości paska nie powoduje zakrywania informacji w obrębie arkusza.

Rysunek 37.2.Zmiana wysokościpaska formułyznacznie ułatwiaedycję długichformuł. Ponadtonadal pozostająwidoczne wszystkiekomórki arkusza

Wprawdzie możliwość zmiany wysokości paska formuły to stosunkowo drobna modyfi-kacja, może jednak okazać się bardzo pomocna (jeśli wiesz o jej istnieniu).

Przydatny jest również skrót klawiaturowy Ctrl+Shift+U. Zastosowanie go powodujezmianę wysokości paska formuły w celu pokazania jednego lub dwóch wierszy.

Sposób 38.Odczytywanie danychza pomocą narzędzia Czytaj komórki

W Excelu 2002 zostało wprowadzone przydatne narzędzie konwertujące tekst na mowę.Możesz je wykorzystać do odczytywania danych z określonego zakresu komórek, lecz mo-żesz go używać również do bieżącego czytania informacji podczas ich wprowadzania1.

Jednak począwszy od Excela 2007, z jakiegoś powodu opcja ta wydaje się nieobecna. Mo-żesz przeszukiwać Wstążkę cały dzień, a i tak nie natrafisz na ślad narzędzia zamieniającegotekst na mowę. Szczęśliwie nadal jest ono obecne — musisz jedynie poświęcić kilka minut,żeby je udostępnić.

1 Niestety polecenia z grupy Czytaj działają dobrze tylko dla tekstów w języku angielskim — przyp. red.



Dodawanie poleceń czytania do Wstążki

Oto instrukcje umożliwiające dodanie tych poleceń do nowej grupy karty Recenzja Wstążki:

1. Prawym przyciskiem myszy kliknij w obrębie Wstążki, po czym z menupodręcznego wybierz polecenie Dostosuj Wstążkę.

Excel wyświetli kartę Dostosowywanie Wstążki okna dialogowego Opcjeprogramu Excel.

2. W polu listy po prawej stronie wybierz pozycję Recenzja i kliknij przyciskNowa grupa.

3. Kliknij przycisk Zmień nazwę i nazwij grupę (np. Czytaj).

4. Kliknij listę rozwijaną po lewej stronie i wybierz pozycję Polecenia, którychnie ma na Wstążce.

5. Przewiń listę i odszukaj pięć pozycji, które zaczynają się od słowa Czytaj.Zaznacz każdą pozycję i kliknij przycisk Dodaj.

Polecenia zostaną dodane do nowo utworzonej grupy.


Po wykonaniu powyższych kroków na karcie Recenzja pojawi się nowa grupa z pię-cioma nowymi ikonami (rysunek 38.1).

Rysunek 38.1.Poleceniaczytania dodanedo Wstążki

Użycie poleceń czytania

W celu odczytania zawartości zakresu komórek zaznacz go, a następnie kliknij przyciskCzytaj komórki. Możesz również określić kierunek odczytywania (umożliwiają to kontro-lki Czytaj komórki wierszami i Czytaj komórki kolumnami). Aby dane były odczytywanepodczas wprowadzania, kliknij przycisk Czytaj komórki przy wprowadzaniu.

Niektórzy użytkownicy (do nich zaliczam się i ja) opisywanej tu funkcji, którą można je-dynie kochać lub nienawidzić, uważają, że głos generowany przez komputer jest zbyt de-nerwujący, aby można go było słuchać przez dłuższy czas. W dodatku, jeśli będzieszwprowadzał dane dość szybko, komputer nie będzie w stanie nadążyć za Tobą przy ichodczytywaniu.

Na szczęście możesz zyskać pewną kontrolę nad działaniem narzędzia konwertującegotekst na mowę. Aby dostosować je do swoich wymagań, otwórz okno Panel sterowaniasystemu Windows i uruchom aplet Mowa wyświetlający okno dialogowe Właściwości


Sposób 39. Kontrolowanie automatycznych hiperłączy 95

mowy (rysunek 38.2). Okno to umożliwi Ci wybranie głosu oraz dostosowanie szybkościodczytywania danych. W dobraniu odpowiednich ustawień pomoże Ci przycisk Podglądgłosu, który umożliwia odczytywanie wprowadzonej próbki tekstu.

Rysunek 38.2.Aby dostosowaćwłaściwości głosu,powinieneś skorzystaćz okna dialogowegoWłaściwości mowy

Sposób 39.Kontrolowanieautomatycznych hiperłączy

Jedno z pytań najczęściej zadawanych przez użytkowników Excela brzmi: „W jaki sposóbmogę wyłączyć w programie funkcję automatycznego tworzenia hiperłączy?”.

Standardowo Excel sprawdza wpisywane przez Ciebie dane i jeśli znajdzie wśród nichinformacje, które mogłyby być adresami poczty elektronicznej lub stron interneto-wych, zmienia je w hiperłącza. Czasami jest to działanie pożądane, często jednak wręczprzeciwnie.

Usuwanie automatycznych hiperłączyAby usunąć pojedyncze hiperłącze utworzone przez program, powinieneś po prostukliknąć kontrolkę Cofnij lub nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Z. Hiperłącze zostanieusunięte, ale wprowadzony przez Ciebie tekst pozostanie nietknięty. Innym sposobem bę-dzie zapewnienie, aby wpisywane przez Ciebie informacje były traktowane przez programjako zwykły tekst. Osiągniesz to, umieszczając przed wpisem pojedynczy znak apostrofu.



Wyłączanie funkcjiautomatycznego tworzenia hiperłączy

Jeśli chcesz, żeby nigdy nie były automatycznie tworzone hiperłącza, w celu wyłączeniaodpowiedniej funkcji wykonaj następujące kroki (proces nie do końca jest intuicyjny):

1. Aby otworzyć okno dialogowe Opcje programu Excel, kliknij przycisk Plik/Opcje.

2. Uaktywnij kartę Sprawdzanie.

3. Kliknij przycisk Opcje Autokorekty, żeby wyświetlić okno dialogoweAutokorekta.

4. Uaktywnij kartę Autoformatowanie podczas pisania i wyłącz opcję Ścieżkiinternetowe i sieciowe na hiperłącza (rysunek 39.1).

Rysunek 39.1.Do wyłączenia opcjiautomatycznegotworzenia hiperłączyw arkuszu posłuży Ciokno Autokorekta

Usuwanie istniejących hiperłączyAby usunąć hiperłącze z komórki, nie naruszając jednocześnie samej jej zawartości, po-winieneś kliknąć komórkę prawym przyciskiem myszki, a następnie wybrać z menu kon-tekstowego polecenie Usuń hiperłącze.

W poprzednich wersjach programu Excel konieczne było usuwanie hiperłączy pojedynczo.W Excelu 2010 wreszcie poprawiono to i umożliwiono usunięcie wielu hiperłączy w ramachjednej operacji. Wystarczy zaznaczyć zakres, kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybraćpolecenie Usuń hiperłącza. Polecenie to zadziała nawet wtedy, gdy zaznaczenie uwzględniakomórki pozbawione hiperłączy. Aby usunąć wszystkie hiperłącza z arkusza, użyj kombi-nacji klawiszy Ctrl+A w celu zaznaczenia wszystkich komórek. Następnie prawym przy-ciskiem myszy kliknij dowolną komórkę i wybierz polecenie Usuń hiperłącza. Zależnie odpołożenia wskaźnika komórki może być niezbędne zastosowanie kombinacji klawiszyCtrl+A w celu zaznaczenia wszystkich komórek.


Sposób 40. Wprowadzanie numerów kart kredytowych 97

Sposób 40.Wprowadzanie numerów kartkredytowych

Jeśli kiedykolwiek próbowałeś wprowadzić do komórki arkusza kalkulacyjnego Excelaszesnastocyfrowy numer karty kredytowej, z pewnością odkryłeś, że program zawsze zmie-nia ostatnią cyfrę numeru na zero. Czemu tak się dzieje? Otóż Excel przechowuje liczbyz dokładnością ograniczoną tylko do 15 cyfr znaczących.

Jeżeli więc musisz zapisać w arkuszu numery kart kredytowych, powinieneś wybrać jednąz dwóch możliwości ich wprowadzenia:

Poprzedź numer karty znakiem apostrofu. Spowoduje to, że Excel zinterpretujedane jako łańcuch tekstowy, nie zaś jako liczbę.

Przed wpisaniem numeru sformatuj komórkę lub zakres komórek jakopole tekstowe. W tym celu powinieneś zaznaczyć zakres, a następnie w obrębiegrupy Narzędzia główne/Liczba z listy rozwijanej kontrolki Format liczbwybrać pozycję Tekstowe.

Oba te sposoby sprawdzą się, oczywiście, również w przypadku innego rodzaju długichliczb, takich jak na przykład numery części zamiennych, które nie są wykorzystywanew żadnych obliczeniach numerycznych.

Sposób 41.Używanie formularzawprowadzania danychoferowanego przez program Excel

Podczas wpisywania informacji na listę danych niektórzy użytkownicy wolą korzystaćz formularza wprowadzania danych Excela — okna dialogowego, które dostosowujesię do danych. Zanim będziesz mógł się nim posłużyć, musisz zapewnić, aby wszystkiekolumny listy znajdującej się w Twoim arkuszu posiadały odpowiednie nagłówki. Alter-natywnie za pomocą polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela na bazie zakresu danych mo-żesz utworzyć tabelę.

Ponieważ polecenie Formularz nie pojawia się w obrębie Wstążki, musisz przeprowa-dzić drobne czynności przygotowawcze. Oto kroki niezbędne do dodania tej kontrolkido paska narzędzi Szybki dostęp:

1. Prawym przyciskiem myszy kliknij pasek Szybki dostęp, po czym z menupodręcznego wybierz polecenie Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp.



Excel wyświetli kartę Pasek narzędzi Szybki dostęp okna dialogowego Opcjeprogramu Excel.

2. Kliknij listę rozwijaną po lewej stronie i wybierz pozycję Polecenia,których nie ma na Wstążce.

3. Z listy widocznej po lewej stronie wybierz pozycję Formularz i kliknijprzycisk Dodaj.


Po wykonaniu tych kroków na pasku narzędzi Szybki dostęp pojawi się nowa ikona, którejkliknięcie spowoduje wyświetlenie formularza wprowadzania danych.

Uaktywnij dowolną komórkę wewnątrz listy i kliknij kontrolkę Formularz w obrębie paskaSzybki dostęp. Zostanie otwarte okno dialogowe podobne do pokazanego na rysunku 41.1(pola widoczne w oknie zmieniają się w zależności od użytych nagłówków kolumn).

Rysunek 41.1.Formularzwprowadzaniadanych programuExcel

Jeżeli liczba kolumn Twojej listy spowoduje, że nie będą one wszystkie mogły zostaćwyświetlone na ekranie, okno dialogowe wyświetli dwie kolumny zawierające nazwy pól.Kontrolka Formularz nie zadziała jednak, gdy Twoja lista będzie się składała z więcejniż 32 kolumn. Będziesz musiał zapomnieć o tej metodzie wprowadzania danych. Trzebabędzie wówczas wpisywać je bezpośrednio do komórek arkusza kalkulacyjnego.

Gdy okno dialogowe formularza wprowadzania danych pojawi się na ekranie, będziew nim widoczny pierwszy rekord listy — oczywiście, jeśli rekord ten w ogóle istnieje.Zwróć uwagę na wskaźnik widoczny w prawym górnym rogu okna; informuje Cię ono wybranym w chwili obecnej rekordzie oraz o liczbie wszystkich rekordów znajdującychsię na liście.

Aby wprowadzić nowy rekord, powinieneś kliknąć przycisk Nowy — spowoduje tousunięcie zawartości wszystkich pól tekstowych widocznych w oknie formularza. Następ-nie będziesz mógł wpisać nowe dane do odpowiednich pól. Do przechodzenia międzypolami możesz wykorzystać klawisze Tab oraz kombinację Shift+Tab. Gdy kliknieszprzycisk Nowy lub przycisk Zamknij, wprowadzone przez Ciebie informacje zostaną dodanena końcu listy. Możesz tu także nacisnąć klawisz Enter, co jest równoznaczne z wybra-niem przycisku Nowy. Jeżeli Twoja lista zawiera jakieś formuły, również one zostanąautomatycznie wprowadzone do nowego wiersza listy.


Sposób 41. Używanie formularza wprowadzania danych oferowanego przez program Excel 99

Jeżeli Twoja lista nosi nazwę Baza_danych, Excel automatycznie rozszerzy definicję za-kresu o nowy wiersz lub wiersze, które dodasz do listy za pośrednictwem oknadialogowego formularza wprowadzania danych. Pamiętaj jednak, że działa to tylkoi wyłącznie w przypadku listy o nazwie Baza_danych; podanie każdej innej nazwy spo-woduje, że funkcja ta nie będzie aktywna. Aby nazwać zakres komórek arkusza kalku-lacyjnego, wybierz polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazwę. Jeśli listaznajduje się w tabeli (utworzonej za pomocą polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela),nie ma potrzeby nadawania zakresowi nazwy. Tabela zostanie automatycznie roz-szerzona w momencie dodania nowych danych.

Okna dialogowego formularza danych możesz używać do wielu innych zadań oprócz zwy-kłego wprowadzania informacji. Dzięki niemu możesz bowiem również edytować obecnena liście rekordy, przeglądać dane poszczególnych rekordów, usuwać je oraz wyświetlaćrekordy spełniające określone kryteria.

Okno dialogowe formularza zawiera kilka dodatkowych przycisków umożliwiających tedziałania. Oto one:

Usuń. Umożliwia usunięcie wyświetlanego rekordu.

Przywróć. Pozwala na odtworzenie każdej edytowanej przez Ciebie danej,musisz jednak użyć go przed wybraniem przycisku Nowy.

Znajdź poprzedni. Powoduje wyświetlenie poprzedniego rekordu z listy.Jeśli wprowadzisz kryterium, wybranie tego przycisku spowoduje wyświetleniepoprzedniego rekordu spełniającego kryterium.

Znajdź następny. Powoduje wyświetlenie następnego rekordu z listy. Jeśliokreślisz kryterium, wybranie tego przycisku spowoduje wyświetlenie kolejnegorekordu, który je spełnia.

Kryteria. Powoduje wyczyszczenie pól edycyjnych formularza i pozwala nawprowadzenie kryteriów, według których będzie przeszukiwana lista danych.Na przykład aby znaleźć rekordy, w których cena nie przekroczyła 200 000 zł,powinieneś wprowadzić w polu Cena: ciąg znaków <200000. Następnie będzieszmógł skorzystać z przycisków Znajdź poprzedni i Znajdź następny do wyświetlaniarekordów spełniających określone wcześniej kryterium.

Zamknij. Powoduje zamknięcie okna dialogowego formularza i wprowadzeniedo arkusza danych, jeśli, oczywiście, jakiekolwiek informacje zostały wcześniejwpisane do jego pól tekstowych.

Jeśli przypadł Ci do gustu pomysł wykorzystania okna dialogowego służącego dowprowadzania danych, lecz nie zależy Ci zbytnio na rozwiązaniu wbudowanym w Excela,wypróbuj mój dodatek Enhanced Data Form. Zapewnia on znacznie bardziej uniwersalnyformularz wprowadzania danych. Dodatek można pobrać z mojej witryny WWW dostęp-nej pod następującym adresem:





Sposób 42.Dostosowywanie i udostępnianiewpisów Autokorekty

Wielu użytkowników programu Excel samodzielnie odkrywa oferowaną przez aplikacjęfunkcję Autokorekta i ogromna większość z nich czyni to zupełnie przypadkowo. Jeśli naprzykład zdarzy Ci się wpisać do komórki arkusza tekst (c), Excel automatycznie „poprawi”go, zastępując symbolem praw autorskich ©. Program poprawia również pewne błędyortograficzne oraz niektóre typowe błędy pisowni, takie jak rozpoczęcie słowa dwiemawielkimi literami.

Aby podczas wprowadzania danych do komórki zapobiec działaniu funkcji autokorekty,naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+Z. Jeśli na przykład chcesz wpisać właśnie ciąg zna-ków (c), a nie proponowany przez program symbol, po ciągu (c)wstaw spację.Wprawdzie Excel dokona autokorekty, ale można cofnąć efekty działania tej funkcjiprzez zastosowanie kombinacji klawiszy Ctrl+Z. Jeżeli kombinacji tej użyjesz poumieszczeniu danych w komórce, cała jej zawartość zostanie usunięta.

Funkcję autkorekty można na szczęście w dużej mierze dostosować do własnych potrzeb,masz też możliwość całkowitego jej wyłączenia, jeśli stwierdzisz, że działa Ci ona tylkona nerwy. Może się okazać, że warto poświęcić nieco czasu i wysiłku na odpowiednieskonfigurowanie autokorekty, aby efekty jej aktywności w pełni Ci odpowiadały. Na ry-sunku 42.1 przedstawione zostało okno dialogowe Autokorekta. Aby je wyświetlić, kliknijprzycisk Plik/Opcje. Uaktywnij kartę Sprawdzanie, po czym kliknij przycisk OpcjeAutokorekty.

Rysunek 42.1.Ustawieniaautokorekty możeszdostosować,korzystając z oknadialogowegoAutokorekta

Aby dodać nowy skrót autokorekty, powinieneś po prostu wpisać go do pola tekstowegoZamień: (może to być na przykład skrót msft), zaś w polu Na: umieścić jego rozwinięcie(na przykład tekst Microsoft), po czym kliknąć przycisk Dodaj. W celu usunięcia istnieją-cego wpisu znajdź go na liście, a następnie wybierz przycisk Usuń.


Sposób 43. Ograniczanie możliwości przemieszczania kursora 101

W Excelu 2010 wprowadzono nowość w postaci funkcji Autokorekta matematyczna.Umożliwia ona zdefiniowanie skrótów na potrzeby edytora równań (dostępnego powybraniu polecenia Wstawianie/Symbole/Równanie). Ustawienia tej funkcji można wy-świetlić lub dostosować na karcie Autokorekta matematyczna okna dialogowego Au-tokorekta.

Skróty, które zdefiniujesz w programie Excel, będą używane również w innych aplikacjachpakietu Microsoft Office; podobnie będzie ze skrótami utworzonymi w pozostałych pro-gramach pakietu. Skróty te są przechowywane w pliku o rozszerzeniu *.acl. Jego dokładnanazwa uzależniona jest od wersji językowej pakietu Office. Jeśli używasz polskiej wersjipakietu Office, nazwą pliku będzie mso1033.acl. Ponieważ położenie tego pliku równieżjest zmienne, w celu jego znalezienia konieczne będzie przeszukanie dysku twardego.

Jeśli zatem utworzysz pewne niestandardowe skróty autokorekty, które chciałbyś udo-stępnić swoim współpracownikom, powinieneś po prostu wykonać kopię Twojego plikuo rozszerzeniu *.acl, a następnie umieścić ją w ich katalogach. Pamiętaj jednak, że działanietakie spowoduje usunięcie wszystkich niestandardowych skrótów autokorekty, które utwo-rzyli wcześniej Twoi współpracownicy. Nie na możliwości scalenia dwóch plików *.acl.

Ograniczanie możliwości przemieszczania kursora

Sposób 43.Ograniczanie możliwościprzemieszczania kursora jedyniedo komórek wprowadzania danych

Typowy arkusz kalkulacyjny korzysta z dwóch typów komórek: komórek wprowadzaniadanych oraz komórek formuł. Użytkownik wprowadza informacje do pierwszych, drugiezaś zwracają wyniki obliczeń wykonanych przez formuły.

Na rysunku 43.1 został przedstawiony prosty przykład tego typu arkusza. Komórki wej-ściowe należą do zakresu B4:B6 i są one wykorzystywane przez formuły znajdujące sięw komórkach B10:B11. Aby uniemożliwić użytkownikom przypadkowe wpisywaniedanych do komórek formuł, dobrze byłoby ograniczyć możliwość przemieszczania kur-sora jedynie do komórek wejściowych. To zabezpieczyłoby zawartość komórek przecho-wujących formuły.

Uzyskanie takiego efektu wymaga zrealizowania dwuetapowego procesu. Powinieneś je-dynie odblokować komórki wejściowe, a następnie zabezpieczyć arkusz. Aby otrzymaćarkusz kalkulacyjny podobny do pokazanego na rysunku 43.1, powinieneś przeprowadzićnastępujące operacje :

1. Zaznacz zakres komórek B4:B6.

2. Użyj kombinacji klawiszy Ctrl+1, żeby wyświetlić okno dialogoweFormatowanie komórek.



Rysunek 43.1.W górnej częściprzedstawionegotu arkuszakalkulacyjnegoznajdują się komórkiwejściowe, zaś w jegodolnej części widocznesą komórki formuł

3. W oknie dialogowym Formatowanie komórek kliknij zakładkę Ochrona,a następnie usuń symbol zaznaczenia opcji Zablokuj i kliknij przycisk OK.

Domyślnie wszystkie komórki są zablokowane.

4. Wykonaj polecenie Recenzja/Zmiany/Chroń arkusz.

5. W oknie dialogowym Chronienie arkusza usuń znak wyboru z widocznego naliście pola opcji Zaznaczanie zablokowanych komórek i upewnij się, że opcjaZaznaczanie odblokowanych komórek jest wybrana.

6. Opcjonalnie podaj hasło, które będzie wymagane przy próbie usunięciaochrony arkusza.

7. Kliknij przycisk OK.

Po wykonaniu powyższych instrukcji tylko odblokowane komórki będą mogły zostaćzaznaczone. Jeśli będziesz zmuszony do dokonania jakichkolwiek zmian w swoim arkuszu,będziesz wcześniej musiał zrezygnować z chronienia go, a zrobisz to, wywołując polecenieRecenzja/Zmiany/Nie chroń arkusza.

W zaprezentowanym tu przykładzie wykorzystano ciągły zakres komórek przeznaczonychdo wprowadzania informacji, ciągłość odblokowanego obszaru nie jest jednak żadnymwarunkiem koniecznym do przeprowadzenia tej operacji. Oznacza to, że odblokowanekomórki wejściowe mogą być dowolnie rozrzucone w Twoim arkuszu.

Ochrona arkusza za pomocą hasła nie spełnia funkcji zabezpieczeń, gdyż tego typuhasło można z łatwością złamać.

Sposób 44.Kontrolowanie Schowka pakietu Office

Z pewnością doskonale znasz możliwości oferowane przez schowek systemu Windows.Działa on w taki sposób, że skopiowane lub wycięte przez Ciebie informacje, takie jaktekst czy wykres, zostają umieszczone w schowku, a następnie mogą być w każdej chwiliwklejone w dowolne inne miejsce.


Sposób 44. Kontrolowanie Schowka pakietu Office 103

Wraz z pakietem Office 2000 firma Microsoft wprowadziła narzędzie, które nosi nazwęSchowek pakietu Office. Zapytasz teraz pewnie, dlaczego miałbyś korzystać z kolejnegoschowka? Najprostszym argumentem będzie tu fakt, że ten schowek jest dużo bardziejuniwersalny od schowka oferowanego przez system, bo pozwala Ci na przechowywanieaż do 24 skopiowanych elementów. W Schowku Windows z kolei możesz umieścić tylkopojedynczy element, z czego wynika, że skopiowanie lub wycięcie czegokolwiek powodujezawsze usunięcie informacji uprzednio wprowadzonej do schowka. Wadą Schowka pa-kietu Office jest natomiast to, że współpracuje on jedynie z aplikacjami pakietu Office,a więc programami Word, Excel, PowerPoint, Access oraz Outlook.

Jeśli masz wrażenie, że Schowek pakietu Office nie działa, możesz go w dowolnej chwiliwywołać, klikając w obrębie grupy Narzędzia główne/Schowek kontrolkę otwierającą oknodialogowe. Kontrolka ma postać niewielkiej ikony zlokalizowanej z prawej strony nazwygrupy Schowek. Klikanie tej ikony powoduje naprzemienne wyświetlanie i zamykanieschowka pakietu Office.

Za każdym razem, gdy coś skopiujesz lub wytniesz, w schowku pakietu Office pojawi sięfragment pobranej do schowka informacji, tak jak zostało to przedstawione na rysunku44.1. Po zapisaniu w schowku 24 pozycji, elementy dodane później będą zastępowałystarsze informacje. Aby wkleić określone dane, trzeba jedynie umieścić kursor we wła-ściwym miejscu i wybrać odpowiedni element w oknie schowka pakietu Office.

Rysunek 44.1.Schowek pakietu Officez wyświetlonymipięcioma skopiowanymipozycjami

Schowek pakietu Office ma z punktu widzenia użytkowników programu Excel poważneograniczenie, które sprawia, że jest prawie bezużyteczny. Jest ono związane z faktem,że nie może on przechowywać formuł! Jeśli więc skopiujesz do Schowka pakietu Officezakres komórek zawierających formuły, a następnie spróbujesz gdziekolwiek wkleić tedane, zamiast samych formuł zostaną wstawione jedynie wyniki ich działania. W nie-wielu sytuacjach takie zachowanie może być korzystne. W zdecydowanej większościprzypadków będzie Ci zależało na skopiowaniu i wklejeniu formuł, a nie zwróconychprzez nie wartości.



Mimo że Schowek pakietu Office może być bardzo przydatny, znaczna część użytkowni-ków uważa go za dość irytujące narzędzie. Aby zmienić pewne ustawienia związane zeschowkiem, kliknij widoczny w dolnej części okienka przycisk Opcje, tak jak zostało toprzedstawione na rysunku 44.2. Okno zadań Schowka pakietu Office zostaje standardowowyświetlone zawsze wtedy, gdy skopiujesz dwa fragmenty danych. Aby temu zapobiec,powinieneś usunąć znak zaznaczenia z opcji menu kontekstowego o nazwie Pokaż auto-matycznie Schowek pakietu Office.

Rysunek 44.2.Opcje dostępne dlanarzędzia Schowekpakietu Office

Sposób 45.Tworzenie listy rozwijanejw komórce arkusza

Myślę, że większość użytkowników Excela jest święcie przekonana, iż do wyświetlenialisty rozwijanej w komórce arkusza niezbędne jest opracowanie makra w języku VBA.Tak jednak nie jest. W gruncie rzeczy jest to niezwykle proste i żaden kod nie jest tu doniczego potrzebny.

Na rysunku 45.1 został przedstawiony prosty przykład. Gdy zaznaczysz komórkę B2,pojawi się obok niej przycisk ze strzałką skierowaną w dół. Kliknięcie go spowoduje, żena ekranie wyświetlona zostanie lista elementów; w tym konkretnie przykładzie będzie tolista nazw miesięcy. Gdy wybierzesz jedną z pozycji listy, zostanie ona wprowadzona dokomórki. Lista rozwijana może zawierać tekst, wartości liczbowe lub daty. Oczywiścieformuły mogą odwoływać się do komórek dysponujących listą rozwijaną. Formuły zawszeużywają wyświetlanej wartości.


Sposób 45. Tworzenie listy rozwijanej w komórce arkusza 105

Rysunek 45.1.Tworzeniew komórce listyrozwijanej jestproste i nie wymagazastosowania makr

Sztuczka związana z utworzeniem tej listy polega na skorzystaniu z narzędzia Spraw-dzanie poprawności danych. Wymienione poniżej instrukcje pozwolą Ci na samodzielneopracowanie rozwijanej listy elementów dla dowolnej komórki arkusza:

1. Wprowadź listę elementów do zakresu komórek arkusza.

W niniejszym przykładzie listę tworzą nazwy miesięcy umieszczone w zakresiepól E1:E12.

2. Zaznacz komórkę, która ma zawierać rozwijaną listę elementów (w przykładzieużyto komórki B2).

3. Wywołaj polecenie Dane/Narzędzia danych/Poprawność danych.

4. W oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych kliknij zakładkęUstawienia.

5. Z listy rozwijanej Dozwolone: wybierz pozycję Lista.

6. Korzystając z pola Źródło:, określ zakres komórek zawierających elementy listy.

W przykładzie zdefiniowano zakres E1:E12.

7. Upewnij się, że pole opcji Rozwinięcia w komórce jest zaznaczone, tak jakzostało to przedstawione na rysunku 45.2, a następnie kliknij przycisk OK.

Rysunek 45.2.Korzystanie z oknadialogowegoSprawdzaniepoprawności danychw celu utworzeniarozwijanej listyw komórce arkusza



Jeżeli Twoja lista będzie krótka, możesz pominąć krok 1. powyższej procedury. Łatwiejbędzie wprowadzić poszczególne elementy listy oddzielone znakiem średnika (;) wprostdo widocznego w oknie dialogowym Sprawdzanie poprawności danych pola tekstowegoŹródło:.

W poprzednich wersjach konieczne było, aby lista pozycji znajdowała się w tym samymarkuszu co komórka, która zawiera listę rozwijaną. W przypadku Excela 2010 nie jestto już wymagane.

Jeśli planujesz współużytkować skoroszyt z innymi osobami, które korzystają ze starszejwersji Excela, upewnij się, że lista jest w tym samym arkuszu co lista rozwijana. Alter-natywnie możesz umieścić listę w dowolnym arkuszu, dopóki jest ona nazwanym za-kresem. Możesz zatem na przykład zdefiniować nazwę zakresu komórek E1:E12 jakoNazwyMiesięcy, korzystając w tym celu z polecenia Formuły/Nazwy zdefiniowane/Definiujnazwę, a następnie w polu tekstowym Źródło: znajdującym się w oknie dialogowym Spraw-dzanie poprawności danych wpisać =NazwyMiesięcy.


Rozdział 3.

Formatowanie

Excel oferuje mnóstwo opcji dotyczących formatowania. Pozwalają Ci onena atrakcyjne zaprezentowanie efektów Twojej pracy. W tym rozdzialeznajdziesz wskazówki, które pomogą Ci w odpowiednim sformatowaniuliczb, tekstów, wartości daty i czasu oraz w dostosowaniu wielu innychaspektów wyglądu arkusza Excela.


108 Rozdział 3. ♦ Formatowanie

Spis sposobówSposób 46. Zastosowanie minipaska narzędzi 109

Sposób 47. Zastosowanie wcięcia dla zawartości komórki 110

Sposób 48. Szybkie formatowanie liczb 111

Sposób 49. Tworzenie niestandardowych formatów liczbowych 112

Sposób 50. Używanie niestandardowych formatowań liczb do skalowania wartości 115

Sposób 51. Używanie niestandardowych formatowań wartości daty i czasu 118

Sposób 52. Kilka przydatnych niestandardowych formatowań liczbowych 119

Sposób 53. Aktualizowanie starych czcionek 121

Sposób 54. Wizualizacja formatowania warunkowego 123

Sposób 55. Wyświetlanie tekstów i wartości liczbowych w jednej komórce 124

Sposób 56. Scalanie komórek 126

Sposób 57. Formatowanie poszczególnych znaków w komórce arkusza 127

Sposób 58. Wyświetlanie wartości czasu większych niż 24 godziny 129

Sposób 59. Przywracanie liczbom wartości numerycznych 130

Sposób 60. Użycie ramki dla zakresu 131

Sposób 61. Posługiwanie się liniami siatki, obramowaniami oraz podkreśleniami 131

Sposób 62. Wstawianie znaku wodnego 133

Sposób 63. Używanie obrazu graficznego w charakterze tła arkusza kalkulacyjnego 135

Sposób 64. Zawijanie tekstu w komórce 136

Sposób 65. Przeglądanie wszystkich dostępnych znaków czcionki 137

Sposób 66. Wprowadzanie znaków specjalnych 139

Sposób 67. Używanie stylów nazwanych 141


Sposób 46. Zastosowanie minipaska narzędzi 109

Sposób 46.Zastosowanie minipaska narzędzi

W Excelu 2007 wprowadzono nowy element interfejsu użytkownika o nazwie minipaseknarzędzi. Ten niewielki wyskakujący pasek pojawia się zawsze, gdy prawym przyciskiemmyszy klikniesz obiekt (na przykład zakres komórek, legendę wykresu lub kształt). Jest onwyświetlany powyżej menu podręcznego i przechowuje ikony, które standardowo sązlokalizowane w obrębie karty Narzędzia główne. Na rysunku 46.1 przedstawiono mini-pasek narzędzi, który jest wyświetlany, gdy prawym przyciskiem myszy kliknę tytuł wy-kresu. Minipasek przydaje się szczególnie wtedy, gdy musisz zastosować określone for-matowanie, a karta Narzędzia główne nie jest akurat uaktywniona.

Rysunek 46.1.Minipasek narzędzipojawia się powyżejmenu podręcznegokażdorazowo pokliknięciu obiektuprawym przyciskiemmyszy

Skład ikon widocznych na minipasku narzędzi zmienia się nieznacznie, w zależności odwybranego elementu. W przypadku Worda minipasek narzędzi staje się dostępny po za-znaczeniu elementu (kliknięcie prawym przyciskiem myszy nie jest wymagane) i jest pół-przezroczysty. Przezroczystość minipaska zmniejsza się wraz z przybliżaniem do niego kur-sora myszy. Tego typu zachowanie nie występuje w Excelu.

Podstawowym problemem związanym z minipaskiem narzędzi jest pamiętanie o korzy-staniu z niego. Gdy po raz pierwszy zacząłem używać Excela 2007, notorycznie po prostuignorowałem minipasek. Jednak po nabraniu nawyku stosowania minipaska zdałem sobiesprawę z tego, że jest to naprawdę wygodne rozwiązanie. Jeżeli masz inne zdanie i chceszzapobiec jego pojawianiu się, musisz użyć języka VBA. Aby wyłączyć minipasek narzędzi,wykonaj następują instrukcję:

Application.ShowMenuFloaties = True

Powyżej nie występuje błąd w druku. W celu wyłączenia minipaska dla właściwości należyustawić wartość True, a nie False. I jeszcze drobna ciekawostka. Gdy pakiet Office 2007 byłprojektowany, w przypadku minipasków narzędzi posługiwano się oryginalnym angloję-zycznym terminem floaties. Określenie to nadal występuje w modelu obiektowym Excela.



Być może zauważyłeś opcję Pokaż minipasek narzędzi przy zaznaczaniu w obrębie kartyOgólne okna dialogowego Opcje programu Excel. Opcja ta określa, czy minipasek narzędzizostanie wyświetlony po zaznaczeniu tekstu podczas edytowania komórki.

Nie możesz dostosowywać minipaska narzędzi. Nie uzyskasz więcej niż to, co widzisz.

Sposób 47.Zastosowanie wcięciadla zawartości komórki

Zawartość komórki może być wyrównana do lewej lub prawej strony bądź wyśrodkowana.Domyślnie liczby są wyrównywane do prawej strony, a tekst do lewej. Na rysunku 47.1przedstawiono tabelę danych, która korzysta z domyślnego wyrównania. Jak widać,pozycje w kolumnach Sprzedaż i Region są wyświetlane tuż obok siebie, co utrudniaodczytywanie.

Rysunek 47.1.Domyślne wyrównaniekomórek może utrudnićodczytywanieinformacji

Jedno z rozwiązań polega na zmianie wyrównania kolumny Region. Po wyśrodkowaniulub wyrównaniu tekstu do prawej strony nie będzie on umieszczony obok liczb w ko-lumnie Sprzedaż. Innym rozwiązaniem jest zastosowanie dla tekstu w kolumnie Regionwcięcia.

Aby to zrobić, zaznacz najpierw komórkę lub zakres. Następnie użyj kombinacji klawiszyCtrl+1, by otworzyć okno dialogowe Formatowanie komórek. Kliknij kartę Wyrównaniei w polu Wcięcie określ wartość różną od zera (rysunek 47.2). Kierunek wcięcia zależyod ustawienia wyrównania w poziomie (Lewa lub Prawa).

Na rysunku 47.3 pokazano oryginalną tabelę po wcięciu nazw w kolumnie Region o jednąspację. Alternatywnie możesz zastosować wcięcie dla wartości w kolumnie Sprzedaż, abyzapewnić spację po każdej liczbie. Obie opcje poprawiają czytelność.


Sposób 48. Szybkie formatowanie liczb 111

Rysunek 47.2.Wybór wartościw polu Wcięcie dlazaznaczonego zakresu

Rysunek 47.3.Czytelność poprawiazastosowanie wcięciadla nazw w kolumnieRegion

Sposób 48.Szybkie formatowanie liczb

Prawdopodobnie wiesz już o tym, że wartość znajdująca się w komórce arkusza może byćwyświetlana na wiele różnych sposobów. W grupie Narzędzia główne/Liczba Wstążki Excelzapewnia kilka typowych opcji formatowania liczb. Aby w pełni kontrolować formatowanieliczb, zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+1, żeby otworzyć okno dialogowe Formatowaniekomórek, a następnie kliknij kartę Liczby.

Niektóre typowe formaty liczbowe możesz stosować bez konieczności otwierania oknadialogowego Formatowanie komórek. Jeżeli w Twoich arkuszach zajdzie potrzeba regu-larnego wykorzystywania któregokolwiek z nich, będziesz mógł zaoszczędzić nieco cza-su, używając skrótów klawiaturowych zebranych w tabeli 48.1. Zauważ, że w przypadkuwiększości klawiatur trzeci znak wymienionych kombinacji, występujący po klawiszachCtrl+Shift, znajduje się zwykle w górnym rzędzie klawiszy.



Tabela 48.1. Kombinacje klawiszy skrótów umożliwiające zastosowanie wybranych formatowań liczb

Klawisz skrótu Zadanie wykonywane po wybraniu kombinacji

Ctrl+Shift+`(akcent lub znak tyldyznajdujący się częstonad klawiszem Tab)

Powoduje zastosowanie formatowania liczbowego Ogólne, co oznacza,że usuwa również wszelkie inne formatowania numeryczne użyte wcześniejw odniesieniu do wybranej komórki.

Ctrl+Shift+1 Powoduje zastosowanie formatowania liczbowego Liczbowe z dwomamiejscami dziesiętnymi po przecinku, separatorem tysięcy oraz znakiemminusa (-) w przypadku wartości ujemnych.

Ctrl+Shift+2 Powoduje zastosowanie formatowania liczbowego Czas z godziną i minutąwyświetlanymi w systemie 24-godzinnym.

Ctrl+Shift+3 Powoduje zastosowanie formatowania liczbowego Data z dniem, miesiącemoraz rokiem.

Ctrl+Shift+4 Powoduje zastosowanie formatowania liczbowego Walutowe z dwomamiejscami dziesiętnymi; wartości ujemne są wyświetlane na czerwono.

Ctrl+Shift+5 Powoduje zastosowanie formatowania liczbowego Procentowe bez żadnychmiejsc dziesiętnych.

Ctrl+Shift+6 Powoduje zastosowanie formatowania liczbowego Naukowe z dwomamiejscami dziesiętnymi.

Sposób 49.Tworzenie niestandardowychformatów liczbowych

Mimo że Excel oferuje Ci do wyboru szereg predefiniowanych formatów liczbowych, możesię okazać, że żaden z nich nie spełnia do końca Twoich oczekiwań. W takim przypadkunajlepszym rozwiązaniem będzie prawdopodobnie utworzenie własnego formatu. Doko-nasz tego, korzystając z przedstawionej na rysunku 49.1 zakładki Liczby, znajdującej sięw oknie dialogowym Formatowanie komórek. Najprostszym sposobem wyświetlenia tegookna jest użycie kombinacji klawiszy Ctrl+1. Ewentualnie w obrębie grupy Narzędziagłówne/Liczba kliknij kontrolkę wywołującą okno dialogowe (jest to niewielka ikonazlokalizowana z prawej strony etykiety Liczba).

Wielu użytkowników Excela, i to nawet tych bardziej zaawansowanych, unika tworzeniawłasnych formatów liczbowych, ponieważ sądzą oni, że proces ten jest bardzo skompli-kowany. Prawda jest jednak zupełnie inna, bowiem opracowywanie niestandardowychformatów wydaje się zdecydowanie trudniejsze, niż jest w rzeczywistości.

Format liczbowy tworzy się poprzez podanie serii kodów definiujących ciąg formatówliczby. Aby określić niestandardowy format, powinieneś postępować według następują-cych instrukcji:


Sposób 49. Tworzenie niestandardowych formatów liczbowych 113

Rysunek 49.1.Tworzenieniestandardowegoformatu liczbowegoprzy użyciu zakładkiLiczby oknadialogowegoFormatowaniekomórek

1. Zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+1, żeby wyświetlić okno dialogoweFormatowanie komórek.

2. Kliknij zakładkę Liczby i wybierz z listy kategorię Niestandardowe. 3. Wprowadź swój własny format liczbowy, korzystając z pola tekstowego Typ:.

W tabelach 49.1 i 49.2 znajdziesz kilka przykładów kodów, których możeszużyć w celu opracowania niestandardowych formatów liczb.

4. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Formatowanie komórek.

Części ciągu definiującego format liczbowyCiąg niestandardowego formatu umożliwia Ci podanie różnych kodów dla następującychczterech kategorii wartości: liczb dodatnich, liczb ujemnych, wartości zerowych oraz tek-stów. Podczas wprowadzania ciągu powinieneś oddzielić znakiem średnika (;) kody okre-ślające jego poszczególne elementy. Struktura definicji będzie zatem złożona z czterechelementów oddzielonych od siebie średnikami:

Format wartości dodatniej; Format wartości ujemnej; Format wartości zerowej;Format wartości tekstowej

Aby określić, z ilu powyższych elementów powinien składać się ciąg definiujący formatliczbowy, postępuj według następujących wskazówek:

Jeśli podasz tylko jeden element definicji, ten sam niestandardowy ciąg formatującybędzie stosowany dla każdego typu wartości.

Jeżeli wprowadzisz dwie części definicji, pierwsza z nich będzie używanaw przypadku wartości dodatnich i zerowych, zaś druga zostanie zastosowanadla wartości ujemnych.



Jeśli podasz trzy części ciągu definiującego format, pierwsza zostanie wykorzystanaw przypadku wartości dodatnich, druga będzie używana dla wartości ujemnych,a trzecia w przypadku wartości zerowych.

Jeżeli zdecydujesz się na wprowadzenie wszystkich czterech elementów definicji,ostatnia część ciągu będzie stosowana w przypadku danych tekstowychwprowadzonych do komórki.

Poniżej przedstawiony został przykład ciągu opisującego niestandardowe formatowanieliczbowe. Ciąg ten określa sposób wyświetlania różnego rodzaju wartości za pomocąwszystkich czterech elementów definicji:

[Zielony]Standardowy; [Czerwony]Standardowy; [Czarny]Standardowy; [Niebieski]Standardowy

W górnej części zakładki Liczby znajdującej się w oknie dialogowym Formatowaniekomórek widoczne jest pole Przykład zawierające przykładową daną, dla której za-stosowano wybrane formatowanie. Podczas opracowywania niestandardowego formatuliczbowego radzę Ci jednak nie zwracać zbyt wielkiej uwagi na wyświetlaną w tym polupróbkę formatowania, ponieważ widoczna będzie w nim dana aktualnie przechowywanaw wybranej przez Ciebie komórce. Dobrą praktyką będzie zaś sprawdzenie formatowa-nia komórki dla różnego rodzaju informacji, a więc zarówno liczb dodatnich oraz ujem-nych, jak i wartości zerowych oraz tekstów. Proces tworzenia własnego formatowanialiczb wymaga zwykle kilku prób i wielokrotnego sprawdzania efektów działania po-szczególnych kodów. Za każdym razem, gdy będziesz edytował ciąg określającyformatowanie, zostanie on dodany do listy zdefiniowanych typów. Po ostatecznym za-kończeniu tworzenia formatu otwórz więc jeszcze raz okno dialogowe Formatowaniekomórek w celu usunięcia wszystkich zbędnych wpisów wprowadzonych w czasiewcześniejszych prób.

W przykładzie tym wykorzystano fakt, że do zapisu informacji o kolorze czcionki używanesą specjalne kody barw. Komórka, dla której zastosowano zdefiniowany w ten sposób rodzajformatowania, będzie wyświetlała swoją zawartość za pomocą różnych kolorów — w za-leżności od typu przechowywanej wartości. I tak liczby dodatnie będą w niej wyświetlanew kolorze zielonym, liczby ujemne w kolorze czerwonym, zero będzie czarne, zaś tekstyotrzymają barwę niebieską. Przy okazji trzeba wspomnieć, że użycie funkcji formatowaniawarunkowego Excela jest znacznie lepszą metodą określania koloru dla komórek na pod-stawie ich zawartości.

Kody niestandardowych formatowań liczbowych

W tabeli 49.1 zostały zebrane kody formatowań dostępne przy tworzeniu niestandardowychformatów wraz z ich krótkimi opisami.

W tabeli 49.2 opisano kody używane do tworzenia niestandardowych formatowań warto-ści daty i czasu.

Więcej wskazówek dotyczących niestandardowego formatowania liczb znajdziesz w tre-ści sposobów 50., 51. i 52.



Tabela 49.1. Kody używane do tworzenia niestandardowych formatowań liczb

Kod Komentarz

Standardowy Wyświetla liczby, korzystając ze standardowego formatowania liczbowego.# Określa, że wyświetlane mają być jedynie cyfry znaczące, zaś nieznaczące

zera mają być pomijane.0 (zero) Określa wyświetlanie nieznaczących zer w przypadku, gdy liczba składa

się z mniejszej ilości cyfr niż podana w definicji formatowania ilość zer.? Powoduje dodanie spacji dla nieznaczących zer po obu stronach przecinka

oddzielającego część całkowitą od ułamkowej w taki sposób, aby przecinki byływzględem siebie wyrównane w przypadku korzystania z czcionki o stałej szerokości;można go użyć również w przypadku ułamków składających się z różnej ilości cyfr.

, Znak przecinka dziesiętnego (oddzielającego część całkowitą od ułamkowej)% Znak procentuspacja Znak separatora tysięcyE- E+ e- e+ Znaki używane w notacji naukowej$ - + / ( ) : spacja Powodują wyświetlenie odpowiednich znaków.\ Pozwala na wyświetlenie znaku znajdującego się po nim w ciągu definiującym

formatowanie.* Powoduje powtórzenie następującego po nim znaku w taki sposób, aby wypełniona

została cała szerokość kolumny._ (podkreślenie) Powoduje pozostawienie pustej przestrzeni o rozmiarze równym szerokości

następnego znaku."tekst" Wyświetla tekst umieszczony pomiędzy znakami cudzysłowu.@ Znak wypełniający dla tekstu[kolor] Umożliwia wyświetlanie znaków w określonym kolorze; dopuszczalne są

tu następujące tekstowe kody kolorów (wielkość użytych znaków nie ma znaczenia):Czarny, Niebieski, Błękitny, Zielony, Amarantowy, Czerwony, Biały i Żółty.

[KOLOR n] Wyświetla odpowiedni kolor z palety kolorów; n powinno tu być liczbą z zakresuod 0 do 56.

[wartość warunku] Pozwala na zastosowanie Twoich własnych kryteriów dla każdego elementuformatowania liczbowego.

Sposób 50.Używanie niestandardowychformatowań liczbdo skalowania wartości

Jeśli masz do czynienia z bardzo dużymi liczbami, możesz chcieć, aby wartości te wy-świetlane były w postaci przeskalowanej do tysięcy lub milionów, zamiast w oryginalnejformie. Jeśli będziesz chciał na przykład przedstawić liczbę 132 432 145 w milionach,otrzymasz wartość 132,4.



Tabela 49.2. Kody używane do tworzenia niestandardowych formatowań wartości daty i czasu

Kod Komentarz

m Wyświetla miesiąc w postaci liczby bez wiodącego zera (1 – 12).

mm Wyświetla miesiąc w postaci liczby wraz z wiodącym zerem (01 – 12).

mmm Wyświetla miesiąc w postaci skrótu jego nazwy (Sty – Gru).

mmmm Wyświetla miesiąc w postaci jego pełnej nazwy (Styczeń – Grudzień).

mmmmm Wyświetla pierwszą literę nazwy miesiąca (S – G).

d Wyświetla dzień w postaci liczby bez wiodącego zera (1 – 31).

dd Wyświetla dzień w postaci liczby wraz z wiodącym zerem (01 – 31).

ddd Wyświetla dzień w postaci skrótu jego nazwy (Pn, Wt, Śr, Cz, Pt, So, N).

dddd Wyświetla pełną nazwę dnia (Poniedziałek – Niedziela).

yy lub yyyy Wyświetla rok w postaci liczby dwucyfrowej (00 – 99) lub w postaci pełnejczterocyfrowej liczby (1900 – 9999).

h lub hh Wyświetla godzinę w postaci liczby bez wiodącego zera (0 – 23) lub wraz z nim(00 – 23).

m lub mm Wyświetla minutę w postaci liczby bez wiodącego zera (0 – 59) lub wraz z nim(00 – 59).

s lub ss Wyświetla sekundę w postaci liczby bez wiodącego zera (0 – 59) lub wraz z nim(00 – 59).

[] Wyświetla wartości godziny większe niż 24 lub minut bądź też sekund większe niż60.

AM/PM Wyświetla godziny, korzystając z czasu 12-godzinnego; brak wskaźnik AM lub PMprzy wartości godziny oznacza, że używany jest zegar 24-godzinny.

Wyświetlanie liczb w postaci przeskalowanej jest możliwe dzięki zastosowaniu niestan-dardowych formatowań liczb. Powoduje to jednocześnie, że we wszelkich obliczeniachwykorzystujących zawartość komórki używana będzie zawsze oryginalna wartość liczby,gdyż formatowanie ma wpływ jedynie na sposób jej prezentowania, nie zaś na dokładnośćzapisu. Aby zdefiniować niestandardowy format liczbowy, zastosuj kombinację klawiszyCtrl+1. Wyświetli się okno dialogowe Formatowanie komórek. Kliknij w nim zakładkęLiczby i z widocznej tam listy Kategoria: wybierz pozycję Niestandardowe. Ciąg okre-ślający sposób formatowania będziesz mógł wprowadzić w polu tekstowym Typ:.

Tabela 50.1 przedstawia przykłady niestandardowych formatowań liczb, które wyświetlająwartości w milionach.

Tabela 50.2 zawiera przykłady niestandardowych formatowań liczb, które przedsta-wiają wartości w tysiącach.

W tabeli 50.3 zebrano przykłady niestandardowych formatowań liczb, które przedstawiająwartości w setkach.



Tabela 50.1. Przykłady formatów skalujących wartości w milionach

Wartość Format liczbyWartośćwyświetlana

123456789 #(spacja)###(spacja)(spacja) 123

1,23457E+11 #(spacja)###(spacja)(spacja) 123 457



-5000000 #(spacja)###(spacja)(spacja) -5

0 #(spacja)###(spacja)(spacja) (pusta komórka)

123456789 #(spacja)###,00(spacja)(spacja) 123,46

1,23457E+11 #(spacja)###,00(spacja)(spacja) 123 457,00



-5000000 #(spacja)###,00(spacja)(spacja) -5,00

0 #(spacja)###,00(spacja)(spacja) ,00

123456789 #(spacja)###(spacja)(spacja)"M" 123M

1,23457E+11 #(spacja)###(spacja)(spacja)"M" 123 457M

1000000 #(spacja)###(spacja)(spacja)"M" 1M

-5000000 #(spacja)###(spacja)(spacja)"M" -5M

123456789 #(spacja)###,0(spacja)(spacja)"M"_);(#(spacja)###,0(spacja)(spacja)"M");0,0"M"_)

123,5M


1,0M

-5000000 #(spacja)###,0(spacja)(spacja)"M"_);(#(spacja)###,0(spacja)(spacja)"M");0,0"M"_)

(5,0M)


0,0M

Tabela 50.2. Przykłady formatów skalujących wartości w tysiącach

Wartość Format liczby Wartość wyświetlana

123456 #(spacja)###(spacja) 123

1234565 #(spacja)###(spacja) 1 235

-323434 #(spacja)###(spacja) -323

123123,123 #(spacja)###(spacja) 123

499 #(spacja)###(spacja) (pusta komórka)

500 #(spacja)###(spacja) 1

500 #(spacja)###,00(spacja) ,50



Tabela 50.3. Przykłady formatów skalujących wartości w setkach

Wartość Format liczby Wartość wyświetlana

546 0","00 5,46

100 0","00 1,00

9890 0","00 98,90

500 0","00 5,00

-500 0","00 -5,00

0 0","00 0,00

Sposób 51.Używanie niestandardowychformatowań wartości daty i czasu

Gdy wprowadzisz datę do komórki arkusza kalkulacyjnego, program Excel sformatuje ją,korzystając ze standardowego krótkiego formatu systemowego. Format ten możesz zmie-nić, wybierając narzędzie Opcje regionalne i językowe. Znajduje się ono w oknie Panelsterowania systemu Windows XP.

Excel oferuje Ci wiele bardzo użytecznych wbudowanych formatowań wartości datyi czasu. Mieszczą się one w kategoriach Data i Czas znajdujących się na liście Kategorie:widocznej w zakładce Liczby okna dialogowego Formatowanie komórek. W tabeli 51.1znajdziesz kilka innych formatów daty i czasu, które mogą Ci się przydać w Twojej pracy.Kolumna Wartość tej tabeli zawiera liczbowe wartości przykładowych danych opi-sujących datę i czas.

Tabela 51.1. Przykłady formatów liczbowych daty i czasu

Wartość Formatowanie daty i czasu Wartość wyświetlana

40328 d mmmm rrrr (dddd) 30 maj 2010 (niedziela)

40328 "Jest" dddd! Jest niedziela!

40328 dddd, dd/mm/rrrr niedziela, 30/05/2010

40328 "Miesiąc:" mmm Miesiąc: maj

40328 Standardowy (d/m/rrrr) 40328 (30/5/2010)

0,345 g "godzin" 8 godzin

0,345 "godzina" g:mm godzina 8:16

0,345 g:mm a/p"m" 8:16 am

0,345 g "godzin i" m "minut" 8 godzin i 16 minut

0,78 g:mm a/p".m." 6:43 p.m.


Sposób 52. Kilka przydatnych niestandardowych formatowań liczbowych 119

Sposób 52.Kilka przydatnych niestandardowychformatowań liczbowych

Tutaj znajdziesz zestaw pomocnych przykładów niestandardowych formatów liczb.

Aby poznać kroki umożliwiające zdefiniowanie przy wykorzystaniu okna dialogo-wego Formatowanie komórek niestandardowego formatowania liczbowego i listykodów niestandardowych formatowań liczbowych, powinieneś zapoznać się z treściąsposobu 46.

Ukrywanie zerTrzeci element przedstawionego poniżej ciągu definiującego formatowanie jest pusty,dzięki czemu wartości zerowe nie będą wyświetlane w komórce arkusza (będzie onawyglądała jak komórka pusta):

Standardowy; Standardowy;;@

Podana tu definicja spowoduje, że zarówno wartości dodatnie, jak i ujemne będą wy-świetlane przy użyciu standardowego formatowania numerycznego. Będziesz jednak,oczywiście, mógł zastosować dla nich dowolne inne kody formatowania.

Wyświetlanie wiodących zerDo wyświetlania wiodących zer posłuży Ci niestandardowy format liczbowy wyko-rzystujący znak 0. Jeśli na przykład będziesz chciał, aby wszystkie liczby były wyświetlaneprzy użyciu 10 cyfr, powinieneś wybrać zaprezentowany poniżej ciąg formatujący. Wartościskładające się z mniejszej niż 10 liczby cyfr zostaną uzupełnione wiodącymi zerami.

0000000000

W kolejnym przykładzie użyty został symbol gwiazdki (*), czyli kod określający powta-rzanie znaku, którego zadaniem jest wprowadzenie takiej ilości wiodących zer, aby wy-pełniona została cała szerokość komórki:

*00

Potrzebne są tu dwa zera, ponieważ pierwsze z nich reprezentuje znak, który ma byćpowtarzany, zaś drugie przedstawia wyświetlaną wartość wpisaną do komórki.

Formatowanie wartości procentowychUżycie symbolu procentu (%) w ciągu definiującym formatowanie spowoduje, że w komórcewyświetlana będzie wartość w postaci procentowej. Zwróć uwagę na fakt, że znak pro-centu pojawi się przy liczbie również w polu tekstowym widocznym na pasku formuły.



Przedstawiony poniżej ciąg sformatuje wartości mniejsze lub równe 1 jako liczby wy-rażone w procentach. Dla wartości większych od 1 oraz danych tekstowych zostaniezastosowane formatowanie standardowe.

[<=1]0,00%;Standardowy

Jeśli w jednej kolumnie będziesz gromadził zarówno dane sformatowane standardowo,jak i wartości procentowe, dobrym rozwiązaniem może się okazać odsunięcie wartościnieprocentowych od prawej krawędzi komórki w taki sposób, aby liczby w kolumnie byływyrównane względem siebie. W tym celu powinieneś zastosować podany niżej ciąg for-matujący do komórek przechowujących zwykłe liczby. Ciąg ten korzysta ze znaku podkre-ślenia (_), po którym następuje znak procentu. Użycie takiego zapisu spowoduje, że w ko-mórce pojawi się puste miejsce o szerokości odpowiadającej szerokości symbolu %.

#,00_%

Wyświetlanie ułamków zwykłych

Excel oferuje całkiem spory zbiór wbudowanych ułamkowych formatowań liczbowych;żeby się im przyjrzeć, wybierz kategorię Ułamkowe z listy widocznej w zakładce Liczbyw oknie dialogowym Formatowanie komórek. Jeśli na przykład zechcesz wyświetlić liczbę,125 w postaci ułamka zwykłego o mianowniku równym 8, powinieneś wybrać pozycjęJako ósme (4/8) z listy Typ:.

Do opracowania innych formatów ułamkowych możesz skorzystać z ciągu niestandar-dowego formatowania. Podany poniżej przykładowy ciąg definiuje na przykład wyświetla-nie wartości w postaci części pięćdziesiątych:

#??/50

Zaprezentowany poniżej ciąg formatowania spowoduje przedstawienie liczb w postaciwartości całkowitych oraz ułamków złotych określających występujące po przecinku grosze.Na przykład wartość 154,87 otrzyma dzięki niemu formę 154 i 87/100 złotych.

0" i "??/100 złotych

Przedstawiony niżej przykładowy ciąg sprawi z kolei, że wartości będą wyrażonew szesnastych i z ich prawej strony zostanie umieszczony znak cudzysłowu. Tego typuformatowanie może być bardzo przydatne, gdy zajdzie potrzeba przedstawiania wartościw postaci cali, na przykład 3/16".

#??/16\"

Powtarzanie tekstu

Zastosowanie podanego tu ciągu definiującego formatowanie liczbowe spowoduje trzy-krotne wyświetlenie zawartości komórki. Jeśli więc na przykład będzie się w niej znajdowałtekst Budżet, w komórce arkusza pojawi się ciąg znaków Budżet Budżet Budżet.

;;;@ @ @


Sposób 53. Aktualizowanie starych czcionek 121

Wyświetlanie znaku minusa z prawej strony liczby

Przedstawiony tu ciąg formatujący pozwala na wyświetlanie liczb ujemnych w takisposób, aby znak minusa znajdował się z prawej strony wartości. Liczby dodatnie mająnatomiast dodatkową spację po prawej stronie — ma to zapewnić wyrównanie wszystkichwartości w kolumnie arkusza.

0,00_-;0,00-

Ukrywanie niektórych typów wpisów

W celu ukrycia określonych rodzajów danych wprowadzanych do komórki również mo-żesz posłużyć się formatowaniem liczb. Podany niżej ciąg definiujący formatowaniepowoduje na przykład wyświetlanie tekstów, ale nie wartości liczbowych:

;;

Kolejny ciąg wyświetla wartości z jednym miejscem dziesiętnym, ale ukrywa tekstyoraz zera:

0,0;-0,0;;

Podany niżej ciąg formatujący pozwala na wyświetlanie wszystkiego oprócz wartościzerowych; wartości liczbowe wyświetlane są przy użyciu jednego miejsca po przecinku:

0,0;-0,0;;@

Użycie zaprezentowanego poniżej ciągu formatującego spowoduje całkowite ukryciezawartości komórki:

;;;

Zwróć jednak uwagę na fakt, że mimo ukrycia zawartości komórki w arkuszu umiesz-czenie w niej kursora spowoduje wyświetlenie jej zawartości w polu tekstowym znaj-dującym się na pasku formuły.

Sposób 53.Aktualizowanie starych czcionek

Podczas instalowania pakietu Microsoft Office do systemu jest dodawanych kilka nowychczcionek, które są wykorzystywane przy tworzeniu nowego skoroszytu. To, jakie do-kładnie czcionki są domyślnie używane, zmienia się w zależności od wybranego motywudokumentu.

W treści sposobu 16. zamieszczono więcej informacji na temat stosowania moty-wów dokumentów.



Jeżeli używasz domyślnego motywu pakietu Office, nowo utworzony skoroszyt Excelazastosuje dwie nowe czcionki — Cambria (dla nagłówków) i Calibri (dla zawartości arku-szy). Po otwarciu skoroszytu zapisanego w wersji Excela wcześniejszej niż 2007 stareczcionki nie będą aktualizowane. Różnica w wyglądzie arkuszy używających starychi nowych czcionek jest diametralna. Gdy porównasz arkusz Excela 2003 i arkusz Excela2010, ten drugi będzie o wiele bardziej czytelny i przejrzysty.

Aby uaktualnić czcionki skoroszytu utworzonego w poprzedniej wersji Excela, wykonajnastępujące kroki:

1. Użyj kombinacji klawiszy Ctrl+N, żeby utworzyć nowy pusty skoroszyt. 2. Uaktywnij skoroszyt, którego czcionki zostaną uaktualnione. 3. W obrębie grupy Narzędzia główne/Style kliknij strzałkę skierowaną w dół,będącą częścią kontrolki przewijającej widocznej z prawej strony galerii stylów.

4. Po rozwinięciu galerii kliknij kontrolkę Scal style. 5. W oknie dialogowym Scalanie stylów zaznacz skoroszyt utworzony w kroku 1.i kliknij przycisk OK.Excel zapyta, czy zamierzasz scalić style o takich samych nazwach.

6. W odpowiedzi kliknij przycisk Tak.

Procedura zadziała w przypadku wszystkich komórek z wyjątkiem tych, dla których okre-ślono dodatkowe formatowanie, takie jak inny rozmiar czcionki, pogrubienie, kursywa,pokolorowany tekst lub cieniowane tło. W celu zmiany czcionki w tych komórkachwykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz dowolną pojedynczą komórkę. 2. Wywołaj polecenie Narzędzia główne/Edytowanie/Znajdź i zaznacz/Zamień,żeby otworzyć okno dialogowe Znajdowanie i zamienianie.Możesz też użyć kombinacji klawiszy Ctrl+H.

3. Upewnij się, że pola Znajdź i Zamień są puste.Jeśli są one niewidoczne, kliknij przycisk Opcje, aby rozszerzyć okno dialogowe.

4. W celu wyświetlenia okna dialogowego Format wyszukiwania kliknij górnyprzycisk Format.

5. Uaktywnij kartę Czcionka. 6. Z listy pola Czcionka wybierz nazwę czcionki, która zostanie zastąpiona(prawdopodobnie będzie to stara czcionka domyślna Arial), a następniekliknij przycisk OK, żeby zamknąć okno dialogowe Format wyszukiwania.

7. Kliknij dolny przycisk Format, aby wyświetlić okno dialogowe Format zastępowania. 8. Uaktywnij kartę Czcionka. 9. Z listy pola Czcionka wybierz nazwę czcionki, która zastąpi starą czcionkę(prawdopodobnie Calibri), po czym kliknij przycisk OK, żeby zamknąć oknodialogowe Format zastępowania.

10. W oknie Znajdowanie i zamienianie kliknij przycisk Zamień wszystko, aby starączcionkę zastąpić nową.


Sposób 54. Wizualizacja formatowania warunkowego 123

Sposób 54.Wizualizacja formatowaniawarunkowego

Formatowanie warunkowe umożliwia selektywne i zautomatyzowane formatowaniekomórek na podstawie ich zawartości. Przykładowo możesz określić, że wszystkie wartościujemne w zakresie będą wyświetlane na tle w kolorze jasnożółtym. Gdy wprowadzisz lubzmodyfikujesz wartość zakresu, Excel sprawdzi ją, a następnie reguły formatowania wa-runkowego ustalone dla komórki. Jeżeli wartość jest ujemna, tło będzie cieniowane. W prze-ciwnym razie nie zostanie zastosowane żadne formatowanie.

Począwszy od Excela 2007, Microsoft znacząco rozszerzył możliwości formatowaniawarunkowego, uwzględniając kilka funkcji wizualizacji: paski danych, skale kolorów i ze-stawy ikon. W tym sposobie opisano te funkcje, do których dostęp zapewnia kontrolka listyrozwijanej Narzędzia główne/Style/Formatowanie warunkowe.

Paski danych

Użycie pasków danych formatowania warunkowego może czasami stanowić szybkąw przygotowaniu alternatywę dla tworzenia wykresu. Na rysunku 54.1 przedstawionowyniki ankiety z zastosowaniem pasków danych, które wizualizują uzyskane odpowiedzi.Korzystające z tych pasków formatowanie warunkowe znacznie ulepszono w programieExcel 2010. Na przykład możesz obecnie użyć pasków o jednolitych kolorach (zamiastgradientów), a także określić minimalne i maksymalne wartości skali. Poza tym poprawniesą przetwarzane wartości ujemne.

Rysunek 54.1.Tabele używająpasków danychfunkcji formatowaniawarunkowego

Skale kolorów

Skala kolorów funkcji formatowania warunkowego zmienia kolor tła komórki na podstawiejej wartości względnej w stosunku do wartości innych komórek zakresu. Rysunek 54.2przedstawia zakres komórek korzystających ze skali kolorów. Rysunek prezentuje liczbę



Rysunek 54.2. Zakres wykorzystuje skalę kolorów formatowania warunkowego

pracowników każdego dnia roku. Ta trójkolorowa skala stosuje kolor czerwony dla naj-mniejszej wartości, żółty dla średniej wartości i zielony dla największej wartości. Wartościznajdujące się między tymi wartościami są wizualizowane z wykorzystaniem gradientukolorów. Rysunek sporządzony w skali szarości nie ilustruje najlepiej tego przykładu.Efekt robi znacznie większe wrażenie, gdy zakres komórek zobaczysz w pełnym kolorze.

Zestawy ikon

Trzeci wariant wizualizacji formatowania warunkowego wewnątrz komórki prezen-tuje ikonę. To, jaka ikona zostanie wyświetlona, zależy od wartości komórki (względnejw stosunku wartości innych komórek). Excel 2010 oferuje do wyboru 20 zestawów ikon(nie masz możliwości utworzenia własnego zestawu). Liczba ikon w zestawach zawierasię w przedziale od trzech do pięciu.

Rysunek 54.3 ilustruje sytuację, w której wykorzystany został zestaw ikon o nazwie 3strzałki (choć używane są tylko dwie). Symbole w sposób graficzny opisują różnicę międzydwoma wynikami testu. Jeśli różnica jest większa lub równa 5, pojawi się strzałka skiero-wana w górę. Gdy różnica wynosi mniej niż -5, zostanie wyświetlona strzałka skierowa-na w dół. Wszystkie pozostałe różnice są identyfikowane brakiem ikony.

Sposób 55.Wyświetlanie tekstówi wartości liczbowych w jednej komórce

Jeśli zajdzie potrzeba równoczesnego wyświetlenia w jednej komórce arkusza zarów-no tekstu, jak i liczb, będziesz miał do dyspozycji trzy rozwiązania oferowane Ci przezprogram Excel. Są to:


Sposób 55. Wyświetlanie tekstów i wartości liczbowych w jednej komórce 125

Rysunek 54.3.W tym przykładzieikony w sposóbgraficzny opisujązmianę międzywynikami dwóchtestów

konkatenacja,

funkcja TEKST,

niestandardowy format liczbowy.

Wyobraź sobie na przykład, że w komórce A1 znajduje się liczba, zaś w jakiejś innejkomórce arkusza chciałbyś wyświetlić słowo Suma: wraz z wartością z komórki A1.Wyglądałoby to mniej więcej w taki sposób:

Suma: 594,34

Oczywiście słowo Suma możesz umieścić w komórce po lewej stronie. W poniższychpunktach zostały opisane wszystkie trzy metody osiągnięcia tego celu.

Używanie konkatenacjiZamieszczona poniżej formuła łączy tekst Suma: z wartością przechowywaną w ko-mórce A1:

="Suma: "&A1

Rozwiązanie to jest najprostsze z trzech proponowanych, ale związany jest z nim pewienpotencjalny problem. Polega on na tym, że wynikiem działania formuły jest łańcuch zna-kowy, a więc zawartość komórki nie będzie mogła być wykorzystana w jakiejkolwiekkolejnej formule liczbowej. Poza tym dołączanej wartości nie można narzucić pożądanegoformatu liczbowego.



Używanie funkcji TEKST

Inna metoda poradzenia sobie z zadaniem łączenia tekstu z wartościami liczbowymipolega na użyciu funkcji TEKST, która umożliwia wyświetlanie wartości przy wykorzystaniuokreślonego formatowania liczbowego.

=TEKST(A1;"""Suma: ""0,00")

Drugim argumentem funkcji TEKST jest ciąg definiujący formatowanie liczb; jest to do-kładnie taki sam typ ciągu formatującego, jaki wykorzystywałeś przy opracowywaniuniestandardowych formatów liczbowych. Poza tym, że ciąg ten jest dość nieporęcznyz uwagi na konieczność stosowania dodatkowych znaków cudzysłowu, z rozwiązaniemtym wiąże się problem wspomniany w poprzednim punkcie — umieszczony w komórcewynik działania formuły nie jest wartością liczbową.

Używanie niestandardowego formatowania liczbowego

Jeśli chcesz wyświetlić w jednej komórce tekst wraz z liczbą i nie stracić możliwościużycia przechowywanej w komórce wartości w formułach obliczeniowych, powinieneśskorzystać z niestandardowego formatowania liczbowego.

Aby dodać tekst do wartości liczbowej, należy po prostu utworzyć zwykły ciąg definiującyformatowanie i umieścić w nim odpowiedni łańcuch tekstowy ujęty w znaki cudzysłowu.Zadanie to spełnia na przykład przedstawiony poniżej niestandardowy format liczbowy:

"Suma: "0,00

Mimo że w komórce wyświetlany będzie tekst, program Excel nadal będzie traktował jejzawartość jako wartość liczbową.

Sposób 56.Scalanie komórek

Scalanie komórek polega na bardzo prostej operacji, a mianowicie na łączeniu dwóch lubwiększej liczby komórek w jedną. Aby scalić komórki, powinieneś jedynie zaznaczyć jew arkuszu i wywołać polecenie Narzędzia główne/Wyrównanie/Scal i wyśrodkuj/Scali wyśrodkuj. Excel scali zaznaczone komórki i wyświetli wyśrodkowaną zawartość górnejlewej komórki.

Scalanie komórek jest zwykle wykorzystywane do poprawienia wyglądu arkusza kal-kulacyjnego. Przykład pokazany na rysunku 56.1 przedstawia arkusz zawierający czteryzestawy połączonych komórek: C2:I2, J2:P2, B4:B8 oraz B9:B13. Scalone komórkiznajdujące się w kolumnie B korzystają również z pionowej orientacji tekstu.


Sposób 57. Formatowanie poszczególnych znaków w komórce arkusza 127

Rysunek 56.1.Ten arkuszkalkulacyjnyzawiera czterygrupy scalonychkomórek

Pamiętaj, że połączone komórki mogą przechowywać tylko jedną daną, a więc poje-dynczą wartość, tekst lub formułę. Jeśli spróbujesz scalić zakres komórek zawierającywięcej niż jedną niepustą komórkę, Excel wyświetli ostrzeżenie informujące, że w wyni-kowej komórce umieszczona zostanie jedynie informacja z komórki znajdującej sięw lewym górnym rogu zaznaczonego obszaru.

Aby rozdzielić komórki, powinieneś zaznaczyć scalony obszar i ponownie wybrać przyciskScal i wyśrodkuj.

Zauważ, że przycisk Scal i wyśrodkuj udostępnia menu rozwijane. Jeżeli klikniesz strzałkę,ujrzysz trzy następujące dodatkowe polecenia:

Scal wszystkie — pozwala zaznaczyć zakres, a następnie utworzyć wielescalonych komórek (po jednej dla każdego wiersza zaznaczonego zakresu).

Scal komórki — działa tak jak polecenie Scal i wyśrodkuj, z tą różnicą,że zawartość górnej lewej komórki nie jest wyśrodkowana (zachowujeoryginalne wyrównanie w poziomie).

Rozdziel komórki — rozdziela wybraną scaloną komórkę.

Sposób 57.Formatowanie poszczególnych znakóww komórce arkusza

Oferowane przez program Excel możliwości formatowania nie ograniczają się jedynie docałych komórek arkusza, a w niektórych przypadkach może się też okazać przydatneformatowanie pojedynczych znaków.

Opisana tu technika jest ograniczona tylko do komórek przechowujących dane tekstowe.Nie będziesz jej więc mógł zastosować w przypadku komórek zawierających wartościliczbowe lub formuły.



Aby zastosować formatowanie do poszczególnych znaków łańcucha tekstowego, po-winieneś najpierw zaznaczyć te znaki. Możesz to zrobić, klikając i przeciągając kursormyszki w obszarze pola tekstowego widocznego na pasku formuły. Inną metodą będziedwukrotne kliknięcie odpowiedniej komórki arkusza, kliknięcie wybranego miejscaw tekście i przeciągnięcie kursora we właściwym kierunku bezpośrednio w komórce.Bardziej efektywnym sposobem zaznaczania pojedynczych znaków będzie jednak naci-śnięcie klawisza F2 i skorzystanie z klawiszy strzałek w celu przesunięcia kursora we wła-ściwe miejsce, a następnie użycie klawisza Shift i strzałek do zaznaczenia wybranych liter.

Po zaznaczeniu znaków możesz zmienić opcje ich formatowania, korzystając z kontrolekznajdujących się na paskach narzędzi. Możesz więc na przykład sprawić, aby litery byływyświetlane przy użyciu pogrubionych czy pochylonych czcionek, różnych kolorów czynawet różnych krojów czcionek. Jeśli klikniesz prawym przyciskiem myszy, pojawi sięminipasek narzędzi, którego kontrolki umożliwią zmianę formatowania zaznaczonychznaków.

Na rysunku 57.1 przedstawionych zostało kilka komórek zawierających przykładoweformatowania poszczególnych znaków.

Rysunek 57.1.Przykłady możliwościformatowaniaposzczególnychznaków

Niestety, indeksy górny oraz dolny, czyli dwie przydatne opcje formatowania, nie są do-stępne w obrębie Wstążki ani minipaska narzędzi. Jeśli zechcesz z nich skorzystać, będzieszzmuszony do otwarcia okna dialogowego Formatowanie komórek i wybrania w nim za-kładki Czcionka. W tym celu zaznacz odpowiedni fragment tekstu do sformatowaniai naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+1.

Opracowany przeze mnie Power Utility Pack oferuje wygodne narzędzie, które pozwalaznacznie uprościć proces formatowania pojedynczych znaków w komórkach, w tymrównież stosowanie górnych i dolnych indeksów. Niestety, nabycie tego pakietubędzie się wiązało z dodatkowymi kosztami z Twojej strony.


Sposób 58. Wyświetlanie wartości czasu większych niż 24 godziny 129

Sposób 58.Wyświetlanie wartości czasuwiększych niż 24 godziny

Wartości czasu naprawdę nie mają w sobie nic szczególnego. Są one przechowywaneprzez program Excel to zwykłe liczby sformatowane tak, by wyświetlane były w postaciczasu. Wartość 0 reprezentuje godzinę 0:00 (północ), 0,50 przedstawia południe (a więcgodzinę 12:00, połowę dnia), zaś liczba 0,75 zostanie zinterpretowana jako godzina 18:00.

Dzięki temu, że wartości czasu zapisywane są w postaci liczb, możesz bez przeszkód jedodawać. Na rysunku 58.1 przedstawiony został arkusz kalkulacyjny, w którym zsu-mowanych zostało kilka danych opisujących czas. Formuła znajdująca się w komórce B8to zwykła formuła wykorzystująca funkcję SUMA:

=SUMA(B3:B7)

Rysunek 58.1.Sumowanie wartościczasu może prowadzićdo wyświetlanianiewłaściwychrezultatów

Jak widzisz, formuła zwraca niepoprawny wynik. Dzieje się tak, ponieważ dzień ma tylko24 godziny i program Excel ignoruje wartości czasu większe od tej liczby. Aby zmusićaplikację do wyświetlania wartości przekraczających 24 godziny, powinieneś zmodyfi-kować sposób formatowania liczb na karcie Liczby okna dialogowego Formatowaniekomórek.

W zaprezentowanym tu przykładzie Excel korzysta z następującego formatu liczb:g:mm

Aby wyświetlić poprawną wartość, zmodyfikuj kod formatu liczby przez umieszcze-nie litery g w nawiasach kwadratowych:

[g]:mm

Na rysunku 58.2 został przedstawiony arkusz kalkulacyjny po dokonaniu opisanej powyżejzmiany.



Rysunek 58.2.Dostosowanie formatuliczb spowoduje,że w komórce wynikuzostanie wyświetlonaprawidłowa wartość

Sposób 59.Przywracanie liczbomwartości numerycznych

Po pobraniu danych z zewnętrznych źródeł informacji możesz odkryć, że nie wszystkiewartości zostały przez program Excel zaimportowane poprawnie. Może to dotyczyć szcze-gólnie liczb, które są czasem przez aplikację traktowane jako teksty. Gdy zechcesz naprzykład obliczyć sumę wartości znajdujących się w zakresie komórek, może się okazać,że funkcja SUMA zwraca 0, nawet wtedy, gdy wszystkie wartości znajdujące się w wybra-nym obszarze wydają się liczbami.

Excel często powiadamia użytkownika o takich liczbach „nienumerycznych” i wyświetlatag inteligentny, który umożliwia przekonwertowanie tekstu na liczby. Jeśli tag niezostanie wyświetlony, możesz skorzystać z poniższej procedury, aby zmusić programExcel do zmiany tych „nienumerycznych” liczb na ich prawdziwe wartości. Wykonaj na-stępujące kroki:

1. Zaznacz pustą komórkę znajdującą się w arkuszu kalkulacyjnym.

2. Zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+C, żeby skopiować pustą komórkę.

3. Zaznacz zakres komórek zawierających problematyczne wartości.

4. Wywołaj polecenie Narzędzia główne/Schowek/Wklej specjalnie, aby wyświetlićokno dialogowe Wklejanie specjalne.

5. W oknie tym, w części opisanej etykietą Operacja wybierz pole opcji Dodaj.


Excel nie doda oczywiście niczego do wybranych pól arkusza, ale podczas przeprowadza-nia działania spowoduje wpisanie do komórek rzeczywistych wartości liczbowych danych,które są w nich przechowywane.


Sposób 60. Użycie ramki dla zakresu 131

Sposób 60.Użycie ramki dla zakresu

W Excelu 2007 dodano mnóstwo nowych efektów graficznych związanych z formato-waniem (na przykład cienie, poświata i odbicie). Efekty te dotyczą wyłącznie obiektówgraficznych, takich jak obrazy, kształty i wykresy.

Jeżeli musisz wyróżnić zakres komórek, możesz wstawić kształt, który będzie pełnił funk-cję ramki. Choć kształt musi być przezroczysty (lub półprzezroczysty), możesz zastosowaćefekty. Użyj polecenia Wstawianie/Ilustracje/Kształty, żeby do arkusza dodać kształt.

Rysunek 60.1 prezentuje przykład zakresu, na który nałożono przezroczysty prostokątnykształt. Dla kształtu zastosowałem cień i kilka efektów skosu, żeby przypominał ramkęobrazu unoszącą się ponad arkuszem. Kształt widoczny na rysunku używa stylu grubejlinii typu złożonego, skosu góry i cienia.

Rysunek 60.1.Przezroczysty kształtnałożony na zakres

Aby uzyskać maksymalną elastyczność formatowania kształtu, zamiast poleceń Wstążkiposłuż się oknem dialogowym Formatowanie kształtu. W celu jego otwarcia zaznaczkształt i zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+1.

Sposób 61.Posługiwanie się liniami siatki,obramowaniami oraz podkreśleniami

Jeśli zechcesz zwrócić uwagę użytkownika na jakieś komórki arkusza bądź też w jakiśsposób oddzielić je graficznie, będziesz mógł to osiągnąć dzięki zastosowaniu możliwościrysowania linii. Dostępne są tu trzy opcje:



linie siatki arkusza kalkulacyjnego,

obramowania komórek,

podkreślenia komórek.

Linie siatki arkusza stanowią rozwiązanie typu „wszystko albo nic”. Aby wyświetlić lubukryć linie siatki aktywnego arkusza, użyj opcji Widok/Pokazywanie/Linie siatki. Standar-dowo linie siatki arkusza nie są drukowane. Jeśli jednak chcesz, żeby linie siatki pojawiły sięna wydruku, zastosuj opcję Układ strony/Opcje arkusza/Linie siatki/Drukuj.

Obramowanie komórek może być stosowane zarówno do pojedynczych pól arkusza, jaki do całych ich zakresów. Choć kontrolki w obrębie grupy Narzędzia główne/Czcionkazapewniają najbardziej typowe opcje dotyczące obramowania, w celu uzyskania pełnejkontroli nad tymi ustawieniami, powinieneś skorzystać z opcji znajdujących się w zakładceObramowanie okna dialogowego Formatowanie komórek. Aby otworzyć to okno, zastosujkombinację klawiszy Ctrl+1. Wspomniana zakładka została przedstawiona na rysunku61.1. Daje Ci ona możliwości kontrolowania takich ustawień obramowania, jak kolor i stylużytej linii, a także jej położenie (możesz tu na przykład wybrać jedynie linie poziome).Ustawienia określone w obrębie zakładki obowiązują dla zaznaczonej komórki lub zakresu.Choć to okno dialogowe może być trochę zagmatwane, po poświęceniu kilku minutna sprawdzenie różnych opcji zrozumiesz, do czego one służą. Zwykle wybierany jeststyl i kolor, a następnie wprowadzane są odpowiednie zmiany przy użyciu przyci-sków sekcji Ustawienia wstępne i Obramowanie.

Rysunek 61.1.W celu przejęcia pełnejkontroli nad sposobemobramowania komórekarkusza powinieneśskorzystać z oknadialogowegoFormatowaniekomórek

Podkreślanie komórek jest zupełnie niezależne od wyświetlania linii siatki i ustawieńobramowania komórek arkusza. Excel oferuje Ci cztery różne rodzaje podkreślenia:

pojedyncze,

podwójne,

księgowe pojedyncze,

księgowe podwójne.


Sposób 62. Wstawianie znaku wodnego 133

Przycisk Podkreślenie w grupie Narzędzia główne/Czcionka umożliwia wybranie poje-dynczego lub podwójnego podkreślenia. Aby zastosować dwa pozostałe typy podkreślenia,musisz wybrać je z listy rozwijanej pola Podkreślenie zlokalizowanego na karcie Czcionkaokna dialogowego Formatowanie komórek.

A czym różni się podkreślenie księgowe od zwykłego? Różnica ta jest bardzo subtelna.Zastosowanie podkreślenia księgowego w odniesieniu do komórki zawierającej tekstspowoduje, że cała szerokość tej komórki zostanie podkreślona. Dodatkowo podkreślenieto wyświetlane będzie odrobinę niżej niż zwykłe, dzięki czemu podkreślone dane będąbardziej czytelne.

Na rysunku 61.2 przedstawione zostały wszystkie cztery typy podkreśleń zastosowanew przypadku komórek przechowujących wartości tekstowe (kolumna A) oraz dla komórekzawierających liczby sformatowane jako wartości walutowe (kolumna B). Wyświetlanie liniisiatki arkusza kalkulacyjnego zostało wyłączone, aby podkreślenie było lepiej widoczne.

Rysunek 61.2.Przykłady czterechtypów podkreśleń

Sposób 62.Wstawianie znaku wodnego

Znak wodny jest obrazem (lub tekstem) pojawiającym się na każdej drukowanej stronie.Znak wodny może mieć postać ledwie widocznego logo lub słów, takich jak WERSJAROBOCZA. Choć Excel nie oferuje oficjalnego polecenia drukującego znak wodny,możesz go dodać przez wstawienie obrazu w obrębie nagłówka lub stopki strony. Otowymagane kroki:

1. Określ lokalizację na dysku twardym obrazu, który zostanie użyty jako znakwodny.

2. W celu uaktywnienia widoku układu strony kliknij kontrolkę Widok/Widokiskoroszytu/Układ strony.

3. Kliknij w środku nagłówka.

4. Wywołaj polecenie Narzędzia nagłówków i stopek/Elementy nagłówka i stopki/Obraz, żeby wyświetlić okno dialogowe Wstawianie obrazu.



5. W oknie odnajdź i zaznacz obraz, który wybrałeś w kroku 1. Kliknij przyciskWstaw, żeby dodać obraz.

6. Kliknij poza obrębem nagłówka, aby zobaczyć obraz.

7. W celu wyśrodkowania na stronie obrazu w pionie kliknij w środku nagłówkai przed kodem &[Obraz] kilkakrotnie naciśnij klawisz Enter.

Doświadczalnie określ liczbę dodatkowych wierszy, które trzeba wstawić.

8. Jeśli musisz dostosować obraz (na przykład rozjaśnić go), kliknij w środkunagłówka, po czym wywołaj polecenie Narzędzia nagłówków i stopek/Elementynagłówka i stopki/Formatuj obraz. Za pomocą kontrolek karty Obraz oknadialogowego Formatowanie obrazu zmodyfikuj odpowiednio obraz.

Może być konieczne poeksperymentowanie z ustawieniami, żeby zapewnićczytelność tekstu w obrębie arkusza.

Rysunek 62.1 przedstawia przykład obrazu nagłówka (grafika przedstawiająca glob) uży-tego w charakterze znaku wodnego. Podobny efekt możesz uzyskać dla zwykłego tekstunagłówka (na przykład dla napisu WERSJA ROBOCZA).

Rysunek 62.1.Wyświetlanie znakuwodnego na stronie


Sposób 63. Używanie obrazu graficznego w charakterze tła arkusza kalkulacyjnego 135

Sposób 63.Używanie obrazu graficznegow charakterze tła arkuszakalkulacyjnego

W większości przypadków prostsze rozwiązania są rozwiązaniami najlepszymi. Jednakw niektórych sytuacjach zastosowanie nieco ciekawszych efektów graficznych w Twoimarkuszu może się okazać rzeczą jak najbardziej na miejscu. Jednym ze sposobów popra-wienia wyglądu arkusza może być zastosowanie obrazu jako tła dla danych. Obraz takibędzie przypominał tło pulpitu systemu Windows lub też tła graficzne znane Ci z wielustron internetowych.

Na rysunku 63.1 pokazany został przykład arkusza kalkulacyjnego, w którym użytoodpowiedniego tła — obrazu przedstawiającego banknoty pod danymi dotyczącymi firmyświadczącej usługi finansowe.

Rysunek 63.1.Choćw charakterzetła arkuszakalkulacyjnegomożesz użyćpraktyczniekażdego rodzajupliku graficznego,niektóre z nichsprawdzają sięlepiej niż inne

Zanim wpadniesz w zbyt wielki zachwyt nad możliwościami wykorzystania obrazów,zwróć uwagę, że wiąże się z nim jedno poważne ograniczenie. Graficzne tła widocznesą jedynie na ekranie komputera, co oznacza, że nie zostaną wydrukowane wrazz arkuszem.

Aby dodać do arkusza tło w postaci obrazu graficznego, powinieneś wywołać polecenieUkład strony/Ustawienia strony/Tło. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Tło arkusza,za pomocą którego będziesz mógł wyszukać i otworzyć odpowiedni plik. Obsługiwane sątu wszystkie popularne formaty plików graficznych. Po dokonaniu wyboru kliknij przy-cisk Wstaw. Excel zastosuje obraz na całej powierzchni Twojego arkusza. Niektóre obrazyszczególnie nadają się do tego celu (na przykład widoczny na rysunku 63.1). Tego typu ob-razy często pełnią funkcję tła stron internetowych, cechującego się pełną integracją.



Z pewnością będziesz chciał wyłączyć wyświetlanie linii siatki, ponieważ inaczej będąone widoczne na tle zastosowanej grafiki, co raczej nie poprawi wyglądu arkusza. Pamiętaj,że niektóre tła mogą spowodować znaczne utrudnienie, a nawet uniemożliwienie odczytaniawyświetlanych na nich tekstów, dlatego w przypadku komórek zawierających dane lepiejbędzie skorzystać z wypełnienia jednobarwnego. W celu zmiany koloru tła komórek użyjkontrolki Narzędzia główne/Czcionka/Kolor wypełnienia.

Sposób 64.Zawijanie tekstu w komórce

Jeżeli w Twoim arkuszu zachodzi konieczność wpisywania do komórek dużych ilości teksu,masz do wyboru dwie możliwości:

Możesz pozwolić, aby wprowadzany tekst przelewał się poza bieżącąkomórkę i przesłaniał pola sąsiadujące z nią z prawej strony.

Możesz pozwolić na zawijanie tekstu, dzięki czemu będzie on wyświetlanyw wielu liniach w pojedynczej komórce arkusza.

W pierwszym przypadku, jeśli komórka znajdująca się z prawej strony nie jest pusta,w komórce zawierającej długi tekst widoczny będzie jedynie jego fragment. Rysunek64.1 pokazuje, jak może wyglądać tekst z zastosowanym zawijaniem i bez niego.

Rysunek 64.1.Przykładymożliwościwyświetlaniadługich tekstóww komórkacharkusza

Komórka B2 korzysta ze standardowego formatowania. Cały zawarty w niej tekst jestwidoczny tylko dzięki temu, że komórka znajdująca się z prawej strony jest pusta.

Komórka B4 przechowuje ten sam tekst, co B2, ale widoczna jest tylko część jej zawartości,ponieważ komórka C4 nie jest pusta.

W przypadku komórki B6 zastosowano opcję Zawijaj tekst dostępną w grupie Narzędziagłówne/Wyrównanie.

Jeśli zmienisz szerokość kolumny składającej się z komórek korzystających z opcjiZawijaj tekst, możesz zauważyć, że wysokość wiersza nie zostanie zmodyfikowanaw celu dostosowania rozmiarów komórki do nowych rozmiarów jej zawartości. Jeżeli więc


Sposób 65. Przeglądanie wszystkich dostępnych znaków czcionki 137

na przykład zmniejszysz szerokość komórki, pewna część tekstu może stać się niewidoczna,zaś po zwiększeniu szerokości kolumny w komórce może pozostać sporo wolnego miejsca.Aby dostosować wysokość wiersza po zmianie szerokości kolumny, wykonaj polecenieNarzędzia główne/Komórki/Format/Autodopasowanie wysokości wierszy. Pamiętaj rów-nież o możliwości zmiany wyrównania tekstu w poziomie i w pionie. Możesz go na przy-kład wyśrodkować.

Aby wprowadzić nową linię tekstu do komórki, naciśnij kombinację klawiszy Alt+Enter.Jeśli komórka nie korzystała dotąd z zawijania wierszy, działanie to spowoduje automa-tyczne zastosowanie opcji Zawijaj tekst.

Możesz też scalać komórki w celu przechowywania długiego tekstu. Więcej informacjina ten temat zamieszczono w treści sposobu 56.

Inną metodą radzenia sobie z długim tekstem jest umieszczanie go w polu tekstowym(rysunek 64.2). Dodaj takie pole za pomocą polecenia Wstawianie/Tekst/Pole tekstowe,a następnie po prostu zacznij wprowadzać tekst. Ponieważ pole tekstowe jest zwykłymkształtem z tekstem, można je formatować w dowolny żądany sposób. Oczywiście pole tomożesz umiejscawiać bez zważania na granice komórek. W obrębie pola tekstowego za-wijanie tekstu następuje automatycznie. W celu wymuszenia podziału wiersza naciśnijklawisz Enter. W polu tekstowym widocznym na rysunku zastosowano cień, aby uzyskaćefekt unoszenia się tekstu nad arkuszem.

Rysunek 64.2.Użycie pola tekstowegodo wyświetleniadługiego tekstu

Sposób 65.Przeglądanie wszystkichdostępnych znaków czcionki

W swoim systemie masz prawdopodobnie zainstalowanych kilkadziesiąt różnych krojówczcionek. Oto prosty i szybki sposób pozwalający na przeglądanie znaków oferowanychprzez dowolną czcionkę.

Utwórz nowy arkusz kalkulacyjny i postępuj według następujących instrukcji:

1. Do komórki A1 wprowadź następującą formułę:=ZNAK(WIERSZ())



2. Skopiuj zawartość komórki A1 do wszystkich komórek w kolumnie aż do komórkiA255 włącznie.

3. Kliknij nagłówek kolumny A, aby zaznaczyć całą kolumnę.

4. Wybierz czcionkę, korzystając z listy rozwijanej kontrolki Czcionka widocznejw grupie Narzędzia główne/Czcionka.

5. Przewiń arkusz ku dołowi, aby zapoznać się z różnymi znakami wchodzącymiw skład wybranej czcionki.

6. Powtarzaj kroki 3. i 4. tyle razy, ile uznasz za stosowne.

Na rysunku 65.1 przedstawiono fragment arkusza zawierającego znaki pochodzące ze zbioruznaków czcionki Webdings. Numer wiersza odpowiada tu kodowi znaku. Znaki tego typumożesz wprowadzać, korzystając z klawiatury numerycznej. Upewnij się, że jest włączo-ny klawisz Num Lock. Na przykład, aby wpisać znak widoczny w wierszu 120, powi-nieneś przytrzymać lewy klawisz Alt i wpisać 120 przy użyciu numerycznej częściklawiatury. W przypadku kodów mniejszych od 100 będziesz musiał wprowadzić też wio-dące 0. Upewnij się, że komórka (lub znak) jest sformatowana przy użyciu odpowied-niej czcionki.

Rysunek 65.1.Kilka znakówpochodzącychze zbioru znakówczcionki Webdings

Jeśli masz zamiar udostępniać swój skoroszyt innym użytkownikom, bądź ostrożnyprzy korzystaniu z czcionek niestandardowych, czyli takich, które nie są dostarczanewraz z systemem Windows ani z pakietem Microsoft Office. Jeżeli bowiem używanaprzez Ciebie czcionka nie będzie dostępna w systemach Twoich współpracowników,program Excel spróbuje zamienić ją na najbardziej pasującą, a nie w każdym przypad-ku doprowadzi to do satysfakcjonujących Cię wyników.

Funkcja ZNAK zadziała tylko w przypadku pierwszych 255 znaków czcionki. Czcionki Uni-code zawierają wiele dodatkowych znaków, które nie mogą być wyświetlane za pomocątej funkcji. Jednakże możesz utworzyć prostą procedurę Function języka VBA, którabędzie imitować funkcję ZNAK Excela (aczkolwiek procedura zadziała dla znaków o warto-ściach większych niż 255). Oto wymagane kroki:

1. Zastosuj kombinację klawiszy Alt+F11, żeby otworzyć okno edytora Visual Basic.

2. W oknie Project dwukrotnie kliknij pozycję identyfikującą używany arkusz.


Sposób 66. Wprowadzanie znaków specjalnych 139

3. Wykonaj polecenie Insert/Module, żeby wstawić moduł VBA.

4. W oknie modułu wpisz następujące wiersze kodu:Function CHAR2(code) CHAR2 = ChrW(code)End Function

Po wykonaniu tych kroków funkcję CHAR2 możesz zastosować w formule. Przykładowoponiższa formuła wyświetla znak 5 jako indeks górny.

=CHAR2(8309)

Możliwość uzyskania dostępu do tych znaków i określenia ich wartości daje również oknodialogowe Symbol (w treści sposobu 66. zamieszczono więcej informacji na temat sto-sowania znaków specjalnych). Okno to wyświetla kod znaku w formacie szesnastkowym.Ze względu na to, że funkcja CHAR2 akceptuje tylko argument dziesiętny, wartość szes-nastkową możesz zamienić za pomocą funkcji HEX2DEC. Dzięki oknu dialogowemu Symboldowiedziałem się na przykład, że znak pionka szachowego ma wartość szesnastkową 265F.Aby wyświetlić ten znak, zastosuj następującą formułę:

=CHAR2(HEX2DEC("265F"))

Znak jest wyświetlany poprawnie w przypadku większości czcionek (lecz nie wszystkich).

Sposób 66.Wprowadzanie znaków specjalnych

W celu zlokalizowania i wpisania do komórki znaków specjalnych możesz skorzystaćz wygodnego okna dialogowego Symbol, które zostało przedstawione na rysunku 66.1.Okno to można wywołać, wykonując polecenie Wstawianie/Symbole/Symbol.

Rysunek 66.1.Znaki wchodzącew skład podzbioruRóżne technicznezbioru znakówczcionki ArialUnicode MS



Korzystając z zakładki Symbole, możesz wybrać czcionkę z rozwijanej listy Czcionka:.W przypadku większości czcionek będziesz też miał możliwość wyboru zestawu znakówz rozwijanej listy Podzbiór:. Aby wprowadzić określony znak do komórki arkusza, powi-nieneś po prostu wybrać go z listy widocznej w oknie i kliknąć przycisk Wstaw. W razie po-trzeby wstaw dodatkowe znaki lub kliknij przycisk Zamknij, żeby zamknąć okno dialogowe.

Jeżeli wstawisz znak ze zbioru konkretnej czcionki, Excel w dalszym ciągu będziewyświetlać ten sam znak, niezależnie od czcionki zastosowanej dla komórki. Abyuzyskać dostęp do największego zbioru znaków, użyj czcionki Arial Unicode MS.

Jeśli często używasz pewnego znaku, dobrym pomysłem może się okazać uproszczenieprocesu jego wstawiania. W tym celu powinieneś skorzystać z możliwości oferowanychprzez dostępne w Excelu narzędzie Autokorekta. Aby ułatwić sobie dostęp do symbolu za-znaczonego na rysunku 66.1, postępuj według następujących instrukcji:

1. Zaznacz pustą komórkę w swoim arkuszu.

2. Użyj polecenia Wstawianie/Symbole/Symbol, a następnie skorzystaj z oknadialogowego Symbol w celu odnalezienia odpowiedniego znaku.

W tym przypadku kodem symbolu jest 2318, a znajduje się on w podzbiorzeRóżne techniczne czcionki Arial Unicode MS.

3. Wprowadź wybrany symbol do komórki arkusza, używając przycisku Wstaw.

4. Kliknij przycisk Zamknij, aby zamknąć okno dialogowe Symbol.

5. Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+C w celu skopiowania zawartościaktywnej komórki.

6. W celu otwarcia okna dialogowego Opcje programu Excel kliknij przyciskPlik/Opcje, po czym uaktywnij kartę Sprawdzanie. Kliknij przycisk OpcjeAutokorekty, żeby wyświetlić okno dialogowe Autokorekta.

7. W oknie Autokorekta kliknij zakładkę Autokorekta.

8. Używając pola tekstowego Zamień:, wprowadź ciąg znaków, taki jakna przykład (p).

9. Przejdź do pola tekstowego Na: i naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+Vw celu wklejenia skopiowanego wcześniej znaku specjalnego.

10. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno Autokorekta.

Po przeprowadzeniu wymienionych powyżej operacji każde wprowadzenie ciągu znaków(p) i spacji spowoduje, że Excel zamieni go na określony przez Ciebie nutowy symbolósemki. Pamiętaj, aby podczas wprowadzania sekwencji znaków konwertowanej na spe-cjalny symbol zawsze używać ciągu, którego normalnie nie wpisujesz do komórki arkusza.W innym przypadku może okazać się, że program dokona w arkuszu zmian, którychw ogóle sobie nie życzysz. Pamiętaj też, że każde takie działanie narzędzia autokorekty mo-żesz cofnąć, wybierając kombinację klawiszy Ctrl+Z bezpośrednio po zadziałaniu autoko-rekty. Więcej informacji o autokorekcie zamieszczono w treści sposobu 42.



Sposób 67.Używanie stylów nazwanych

Od lat jedną z najbardziej niedocenianych funkcji Excela jest możliwość korzystania zestylów nazwanych. Można odnieść wrażenie, że projektanci bardziej uwidocznili tę funkcję.Począwszy od Excela 2007, galerię stylów trudno przeoczyć. Znajduje się ona na karcie Na-rzędzia główne.

Style nazwane bardzo ułatwiają stosowanie predefiniowanych opcji formatowania do ko-mórek i ich zakresów. Poza sporą oszczędnością czasu ich używanie pomaga równieżzapewnić jednolity wygląd wszystkich Twoich arkuszy kalkulacyjnych.

Styl może definiować ustawienia maksymalnie sześciu różnych atrybutów (odpowiadająone kartom okna dialogowego Formatowanie komórek):

format liczb,

wyrównanie (poziome i pionowe),

czcionka (typ, rozmiar i kolor),

obramowanie,

desenie,

ochrona (blokowanie i ukrywanie).

Prawdziwa potęga stylów ujawnia się, gdy zmienisz któryś ze składników używanegostylu nazwanego. W takim przypadku wszystkie korzystające z niego komórki automa-tycznie uwzględnią wprowadzone przez Ciebie modyfikacje. Wyobraź sobie, że stosujeszokreślony styl do kilkudziesięciu komórek rozrzuconych po Twoim arkuszu, a następniezdajesz sobie sprawę z faktu, że komórki te powinny wyświetlać dane przy użyciu czcionkio rozmiarze 14 punktów zamiast stosowanej dotąd 12-punktowej. Zmienianie ustawieńczcionki każdej komórki z osobna zdecydowanie nie będzie tu najlepszym rozwiązaniem.Zamiast tego lepiej dokonać odpowiednich modyfikacji w stylu wykorzystywanym przezwszystkie te pola. Spowoduje to automatyczne zastosowanie opcji formatowania do za-wartości każdej z komórek.

Zastosowanie galerii stylów

Excel oferuje dziesiątki predefiniowanych stylów udostępnionych w galerii stylów (zlo-kalizowana w obrębie grupy Narzędzia główne/Style). Rysunek 67.1 prezentuje predefi-niowane style galerii. W celu zastosowania stylu dla zaznaczonej komórki lub zakresu poprostu kliknij żądany styl. Zauważ, że galeria zapewnia podgląd. Gdy kursor myszy umie-ścisz na stylu, tymczasowo zostanie on użyty dla zaznaczonego obiektu. W ten sposób mo-żesz zapoznać się z efektem zastosowania stylu. Aby efekt był trwały, wystarczy, że klik-niesz styl.



Rysunek 67.1.Użycie galerii stylówdo pracy ze stylaminazwanymi

Po zdefiniowaniu stylu dla komórki możesz użyć dla niej dodatkowego formatowania,korzystając z dowolnej metody formatowania omówionej w tym rozdziale. Zmiany zwią-zane z formatowaniem dokonane w komórce nie będą dotyczyć innych komórek korzy-stających z tego samego stylu.

Aby maksymalnie zwiększyć wartość stylów, najlepiej unikać dodatkowego formato-wania. Zamiast tego rozważ utworzenie nowego stylu (objaśniono to w dalszej części ni-niejszego sposobu).

Modyfikowanie istniejącego stylu

W celu zmiany istniejącego stylu uaktywnij galerię stylów, prawym przyciskiem myszykliknij styl, który chcesz zmodyfikować, i z menu podręcznego wybierz polecenie Mo-dyfikuj. Excel otworzy okno dialogowe Styl widoczne na rysunku 67.2. W przykładzie oknoprezentuje ustawienia stylu Normalny (domyślny styl w przypadku wszystkich komórek).Definicje stylów zmieniają się w zależności od tego, jaki uaktywniono motyw dokumentu.

Rysunek 67.2.Zastosowanie oknadialogowego Styledo zmodyfikowaniastylów nazwanych



Domyślnie komórki używają stylu Normalny. Poniżej przedstawiono procedurę umożli-wiającą szybką zmianę czcionki wykorzystywanej standardowo dla wszystkich arkuszyTwojego skoroszytu. Modyfikacja ta przeprowadzana jest, oczywiście, przy użyciu możli-wości oferowanych przez style.

1. Kliknij kontrolkę Narzędzia główne/Style.

Excel wyświetli listę stylów dla aktywnego skoroszytu.

2. Na liście Style prawym przyciskiem myszy kliknij styl Normalny i z menuwybierz polecenie Modyfikuj.

Excel otworzy okno dialogowe Styl z bieżącymi ustawieniami stylu Normalny.

3. Kliknij przycisk Formatuj.

Excel wyświetli okno dialogowe Formatowanie komórek.

4. Kliknij zakładkę Czcionka i wybierz krój oraz rozmiar czcionki, którą chceszzastosować jako standardową.

5. Wybierz przycisk OK, aby powrócić do okna dialogowego Styl.

6. Wybierz przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Styl.

Po wykonaniu wymienionych instrukcji we wszystkich komórkach używających styluNormalny czcionka zmieniona zostanie na określoną przez Ciebie w oknie formatowania.Możesz zmienić dowolne atrybuty formatowania dla każdego stylu.

Tworzenie nowych stylów

Oprócz korzystania z wbudowanych stylów Excela masz możliwość tworzenia własnych.Taka elastyczność może być dość przydatna, ponieważ pozwala w bardzo szybki i spójnysposób zastosować ulubione opcje formatowania.

Aby wygenerować nowy styl, wykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz komórkę i zastosuj dla niej wszystkie ustawienia formatowania, któremają się znaleźć w Twoim nowym stylu.

Możesz skorzystać z dowolnego formatowania dostępnego w oknie dialogowymFormatowanie komórek.

2. Po sformatowaniu komórki w sposób, który Ci odpowiada, uaktywnij galerięstylów i kliknij przycisk Nowy styl komórki.

Na ekranie pojawi się okno dialogowe Styl (wraz z propozycją ogólnej nazwystylu). Program Excel wyświetli obok etykiety słowa Styl zawiera (wg przykładu),aby zasygnalizować, że styl utworzony zostanie w oparciu o ustawienia bieżącejkomórki arkusza.

3. W polu Nazwa stylu wprowadź nazwę nowego stylu.

Pola opcji pokazują atrybuty formatowania zastosowane aktualnie dla wybranejkomórki. Standardowo wszystkie te pola są zaznaczone.



4. Jeśli nie chcesz, aby styl zawierał którąś z kategorii formatowania, możeszzdjąć znak zaznaczenia z odpowiadającego jej pola opcji.

5. Kliknij przycisk OK w celu utworzenia stylu i zamknięcia okna dialogowego.

Po wykonaniu powyższych kroków nowy niestandardowy styl będzie dostępny w galeriistylów. Niestandardowe style pojawiają się tylko w przypadku skoroszytu, w którym zo-stały zdefiniowane. Aby skopiować tego typu style, zapoznaj się z poniższym punktem.

Opcja Ochrona zawarta w oknie dialogowym Styl decyduje o tym, czy użytkownicy mogąmodyfikować komórki dla wybranego stylu. Z opcji tej będziesz mógł skorzystać tylkowtedy, gdy uaktywnisz ochronę arkusza przez wykonanie polecenia Recenzja/Zmiany/Chroń arkusz.

Scalanie stylów z innych skoroszytów

Ważne jest zrozumienie tego, że niestandardowe style są przechowywane razem ze skoro-szytem, w którym zostały utworzone. Jeżeli zdefiniowałeś kilka niestandardowych stylów,prawdopodobnie nie będziesz chciał wykonywać całej pracy mającej na celu utworzeniekopii tych stylów w każdym nowym skoroszycie Excela. Lepszym rozwiązaniem będziescalenie stylów ze skoroszytu, w którym wcześniej je utworzono.

Aby scalić style z innego skoroszytu, otwórz zarówno skoroszyt zawierający style do scale-nia, jak i ten, w którym scalone style mają się pojawić. Z poziomu skoroszytu, w którymzamierzasz dokonać scalenia, uaktywnij galerię stylów i kliknij przycisk Scal style. Excelotworzy okno dialogowe Scalanie stylów, które prezentuje listę wszystkich otwartych sko-roszytów. Zaznacz skoroszyt przechowujący style do scalenia i kliknij przycisk OK.Excel skopiuje style z wybranego skoroszytu do aktywnego skoroszytu.

Możesz utworzyć główny skoroszyt, który zawiera wszystkie niestandardowe style.Dzięki temu zawsze będzie wiadomo, w jakim skoroszycie są scalane style.


Rozdział 4.

Podstawowe formułyi funkcje

Tym, co tak naprawdę jest konstytutywne dla arkusza kalkulacyjnego, jestmożliwość tworzenia formuł. Podczas lektury niniejszego rozdziału poznaszszereg wskazówek związanych z formułami. Spowodują one, że Twojeskoroszyty staną się bardziej użyteczne niż kiedykolwiek dotychczas.


146 Rozdział 4. ♦ Podstawowe formuły i funkcje

Spis sposobówSposób 68. Zastosowanie funkcji autouzupełniania formuł 147

Sposób 69. Kiedy używać odwołań bezwzględnych 148

Sposób 70. Kiedy używać odwołań mieszanych 149

Sposób 71. Zmiana typu odwołań do komórek 150

Sposób 72. Konwersja pionowego zakresu na tabelę 151

Sposób 73. Sztuczki z poleceniem Autosumowanie 152

Sposób 74. Używanie statystycznych możliwości paska stanu 154

Sposób 75. Konwertowanie formuł na wartości 156

Sposób 76. Przetwarzanie danych bez korzystania z formuł 156

Sposób 77. Przetwarzanie danych za pomocą tymczasowych formuł 157

Sposób 78. Usuwanie wartości przy zachowaniu formuł 159

Sposób 79. Sumowanie w obrębie wielu arkuszy 160

Sposób 80. Używanie argumentów funkcji 161

Sposób 81. Opisywanie formuł bez konieczności używania komentarzy 162

Sposób 82. Tworzenie dokładnej kopii zakresu komórek przechowujących formuły 163

Sposób 83. Kontrolowanie komórek z formułami z dowolnego miejscaarkusza kalkulacyjnego 164

Sposób 84. Wyświetlanie i drukowanie formuł 165

Sposób 85. Unikanie wyświetlania błędów w formułach 167

Sposób 86. Używanie narzędzia Szukaj wyniku 169

Sposób 87. Sekret związany z nazwami 170

Sposób 88. Używanie nazwanych stałych 172

Sposób 89. Używanie funkcji w nazwach 173

Sposób 90. Tworzenie listy nazw 174

Sposób 91. Używanie dynamicznych nazw 175

Sposób 92. Tworzenie nazw na poziomie arkusza 177

Sposób 93. Obsługa dat sprzed roku 1900 179

Sposób 94. Przetwarzanie ujemnych wartości czasu 180


Sposób 68. Zastosowanie funkcji autouzupełniania formuł 147

Sposób 68.Zastosowanie funkcjiautouzupełniania formuł

W Excelu 2007 wprowadzono przydatną funkcję o nazwie Autouzupełnianie formuł.Po wprowadzeniu do komórki znaku równości i pierwszej litery nazwy funkcji Excelwyświetli pole listy rozwijanej zawierającej wszystkie funkcje o nazwie zaczynającej sięod tej litery. Dodatkowo pojawia się podpowiedź z krótkim opisem funkcji (rysunek 68.1).

Rysunek 68.1.Gdy zacznieszdefiniować funkcję,Excel zaoferuje listędostępnych funkcjio nazwierozpoczynającej sięod wprowadzonychliter

Po wyświetleniu listy funkcji autouzupełniania możesz kontynuować wpisywanie znaków(w celu zawężenia liczby pozycji widocznych na liście) lub za pomocą klawiszy strzałekz listy wybrać funkcję. W dalszej kolejności naciśnij klawisz Tab (lub dwukrotnie kliknijnazwę funkcji), żeby do komórki wstawić funkcję wraz z jej nawiasem otwierającym.

Oprócz wyświetlania nazw funkcji autouzupełnianie formuł wyszczególnia nazwy i odwo-łania do tabel.

Po naciśnięciu klawisza Tab w celu wstawienia funkcji Excel zaprezentuje kolejną pod-powiedź, która zawiera argumenty funkcji (rysunek 68.2). Pogrubiony argument jest tym,który aktualnie wprowadzasz. Argumenty w nawiasach prostokątnych są opcjonalne. Jeśliw pracy przeszkodzi Ci wyświetlona podpowiedź, możesz ją przeciągnąć w inne miejsce.

Rysunek 68.2.Argument funkcji jestwyświetlany w okienkupodpowiedzi



Sposób 69.Kiedy używać odwołań bezwzględnych

Przy tworzeniu formuły odwołującej się do innej komórki lub zakresu komórek arkuszamożesz skorzystać zarówno z trybu odwołań względnych, jak i z trybu odwołań bezwzględ-nych. Odwołanie względne to takie, które dostosowuje się do nowego położenia formułypo tym, jak zostanie ona skopiowana i wklejona bądź też przeniesiona w inne miejsce.Odwołanie bezwzględne z kolei to odwołanie, które się nie zmienia, nawet w przypadku,gdy formuła zostanie umieszczona w zupełnie innej komórce. Odwołania bezwzględnedefiniuje się z wykorzystaniem dwóch symboli dolara, tak jak przedstawiono to w poniż-szych przykładach:

=$A$1=SUMA($A$1:$F$24)

Do określenia odwołań względnych nie stosuje się dla odmiany żadnych znaków dolara:=A1=SUMA(A1:F24)

Większość tworzonych przez Ciebie odwołań do komórek i zakresów będą stanowiłyodwołania względne. W gruncie rzeczy podczas definiowania formuł program Excelzawsze będzie domyślnie korzystał ze względnego trybu odwołań, z wyjątkiem sytuacji,gdy używane w formułach komórki będą należały do innych arkuszy kalkulacyjnych lubzewnętrznych skoroszytów. Kiedy więc powinieneś stosować odwołania bezwzględne?Odpowiedź jest prosta. Jedynym przypadkiem, gdy powinieneś o tym pomyśleć, będziesytuacja, w której zamierzasz kopiować swoje formuły.

Najprostszym sposobem zrozumienia tego zagadnienia będzie skorzystanie z przykładu.Na rysunku 69.1 przedstawiony został prosty przykładowy arkusz. Znajdująca się w ko-mórce D2 formuła obliczająca iloczyn liczby produktów i ich ceny jednostkowej ma postać:

=B2*C2

Rysunek 69.1.Kopiowanie formułyzawierającej odwołaniawzględne

Formuła ta wykorzystuje względny tryb odwołań do komórek przechowujących argumentydziałania. Jeśli zatem zostanie ona skopiowana do innych komórek, odwołania zostanąodpowiednio zmienione. Na przykład skopiowanie i wstawienie formuły do komórki D3spowoduje jej zmianę do następującej formy:

=B3*C3

Co jednak, gdy odwołania znajdujące się w komórce D2 będą odwołaniami bezwzględnymi,takimi jak zamieszczone poniżej?

=$B$2*$C$2


Sposób 70. Kiedy używać odwołań mieszanych 149

W takim przypadku skopiowanie formuły do komórki umieszczonej pod komórką źró-dłową będzie skutkowało otrzymaniem błędnego wyniku. Formuła w komórce D3 będziebowiem dokładnie taka sama jak formuła umieszczona w polu D2, a ponadto będziezwracała sumę dla pozycji Krzesło, a nie Biurko.

Przykład ten można zastosować również do obliczania podatków. W komórce B7 widocz-nego na rysunku 69.2 arkusza kalkulacyjnego umieszczono współczynnik określającywysokość podatku. W takim przypadku formuła w komórce E2 będzie miała postać:

=D2*$B$7

Rysunek 69.2.Znajdujące sięw formułachodwołania do komórekprzechowującychstopy podatkowepowinny byćodwołaniamibezwzględnymi

Suma jest mnożona przez wysokość podatku zawartą w komórce B7. Zauważ, że odwoła-nie do tej komórki jest odwołaniem bezwzględnym, które nie ulegnie zmianie po jej sko-piowaniu. Gdy skopiujesz formułę z komórki E2 do komórek niżej położonych, komórkaE3 otrzyma następującą postać:

=D3*$B$7

Choć odwołanie do komórki D2 zostało dostosowane, to odwołanie do komórki B7 pozo-stało bez zmian. Wszystko wygląda więc dokładnie tak, jak sobie tego życzyłeś.

Sposób 70.Kiedy używać odwołań mieszanych

Powyżej opisywałem wady i zalety odwołań względnych i bezwzględnych. Tutaj poznaszjeszcze jeden sposób odwoływania się do komórek. Będzie to odwołanie mieszane, czylitakie, w którym wiersz lub kolumna określane są za pomocą trybu bezwzględnego, dziękiczemu nie ulegają zmianie przy kopiowaniu i wklejaniu formuły w inne miejsce, zaś drugiskładnik odwołania korzysta z trybu względnego. Odwołania tego typu nie są zbyt częstostosowane, ale — jak się niebawem przekonasz — istnieją sytuacje, w których ich użycieznacznie uprości Twoją pracę.

Podczas gdy odwołania bezwzględne definiowane są za pomocą dwóch znaków dolara,odwołania mieszane wymagają użycia tylko jednego symbolu tego typu. Poniżej znajdująsię proste przykłady takich odwołań:

=$A1=A$1



W pierwszym przykładzie z trybu bezwzględnego korzysta część odwołania odpowie-dzialna za kolumnę ($A), zaś część opisująca wiersz (1) stanowi odwołanie względne.W drugim przypadku względna jest część kolumnowa, a wiersz używa bezwzględnegotrybu odwołań.

Rysunek 70.1 przedstawia arkusz kalkulacyjny obrazujący sytuację, w której zastosowanieodwołań mieszanych jest najlepszym wyborem.

Rysunek 70.1.Używanie odwołańmieszanych

Formuły znajdujące się w tabeli obliczają powierzchnię określoną różnymi szerokościamii długościami. Formuła w komórce C3 ma postać:

=$B3*C$2

Zwróć uwagę, że obydwa odwołania są odwołaniami mieszanymi. Odwołanie do komórkiB3 korzysta z trybu bezwzględnego do określenia kolumny ($B), a odwołanie do komórkiC2 używa tego trybu w przypadku wiersza ($2). Dzięki temu formuła ta może zostać bezżadnych zmian skopiowana do wszystkich komórek tabeli, a otrzymane w nich wynikibędą właściwe. Formuła znajdująca się w komórce F7 przyjmie na przykład postać:

=$B7*F$2

Gdyby formuła w komórce C3 wykorzystywała jedynie bezwzględne lub tylko względneodwołania, jej skopiowanie i wklejenie do pozostałych komórek tabeli skutkowałobyotrzymaniem błędnych rezultatów obliczeń.

Sposób 71.Zmiana typu odwołań do komórek

Sposoby 69. i 70. opisują względne, bezwzględne i mieszane odwołania do komórek ar-kusza. Ten sposób zapozna Cię z prostą metodą zmiany trybu odwołań zastosowanegopodczas tworzenia formuły.

Odwołania niewzględne, czyli bezwzględne i mieszane, możesz wprowadzić ręcznie przezzwykłe wpisanie znaków dolara w odpowiednich miejscach adresu komórki. Możesz teżskorzystać z wygodnego skrótu oferowanego przez klawisz F4. Po wprowadzeniu od-wołania podczas definiowania formuły możesz powtarzać naciskanie tego klawisza ażdo wybrania odpowiedniej formy odwołania.


Sposób 72. Konwersja pionowego zakresu na tabelę 151

Jeśli na przykład rozpoczniesz wpisywanie formuły od odwołania =A1, naciśnięcie klawiszaF4 spowoduje konwersję tego odwołania do postaci =$A$1. Kolejne naciśnięcie F4 będzieskutkowało zmianą odwołania na =A$1. Jeszcze jedno spowoduje wyświetlenie =$A1. Na-stępne naciśnięcie F4 spowoduje powrót do punktu wyjścia, czyli przywrócenie oryginalnejpostaci odwołania =A1. Powinieneś zatem naciskać klawisz F4 aż do wyświetlenia typuodwołania odpowiedniego dla formuły wprowadzanej do komórki.

Gdy nazwiesz komórkę lub zakres komórek, program Excel standardowo będzie korzy-stał z odwołania bezwzględnego w przypadku tej nazwy. Jeśli więc na przykład nadaszzakresowi A1:A12 nazwę PrzewidywanaSprzedaż, w polu Odwołuje się do: widocznymw oknie dialogowym Definiowanie nazw będzie wyświetlane odwołanie w postaci$A$1:$A$12. I prawie zawsze będzie to dokładnie to, co chciałeś uzyskać. Gdy sko-piujesz komórkę zawierającą w formule odwołanie do zakresu nazwanego, skopiowanaformuła również będzie zawierać oryginalną nazwę.

Sposób 72.Konwersja pionowego zakresu na tabelę

Często dane tablicowe są importowane do Excela jako pojedyncza kolumna. Rysunek 72.1przedstawia przykład. Kolumna A zawiera personalia i adres. Każdy „rekord” składa sięz pięciu wierszy.

Rysunek 72.1.Ten pionowy zakresdanych musi zostaćzamieniony na tabelę

Excel nie zapewnia bezpośredniej metody konwersji takiego zakresu na bardziej wygodnąw użyciu tabelę. Jednak umożliwi to kilka sprytnych formuł. W zakresie C1:G1 umieśćnastępujące formuły:

C1: =ADR.POŚR("A" & WIERSZ()*5-4)D1: =ADR.POŚR("A" & WIERSZ()*5-3)E1: =ADR.POŚR("A" & WIERSZ()*5-2)F1: =ADR.POŚR("A" & WIERSZ()*5-1)G1: =ADR.POŚR("A" & WIERSZ()*5-0)



Po wprowadzaniu formuł skopiuj je do wierszy znajdujących się poniżej pierwszego wier-sza. Ma to na celu przetworzenie wszystkich danych w kolumnie A. Rysunek 72.2 pre-zentuje końcowy rezultat.

Rysunek 72.2.Pięć formułw kolumnachC:G konwertujeoryginalne danedo postaci tabeli

Formuły zakładają, że oryginalne dane zaczynają się od komórki A1, a formuły konwer-tujące zlokalizowane są, począwszy od pierwszego wiersza. Ponadto formuły przyjmują,że każdy rekord składa się z pięciu wierszy. Jeżeli dane używają mniej lub więcej wier-szy, musisz zastosować odpowiednio mniejszą lub większą liczbę formuł (po jednej dlakażdego wiersza). Co więcej, konieczne będzie właściwe zmodyfikowanie formuł. Jeślina przykład każdy rekord jest złożony tylko z trzech wierszy danych, formuły będą miałynastępującą postać:

C1: =ADR.POŚR("A" & WIERSZ()*3-2)D1: =ADR.POŚR("A" & WIERSZ()*3-1)E1: =ADR.POŚR("A" & WIERSZ()*3-0)

Sposób 73.Sztuczki z poleceniem Autosumowanie

Prawie wszyscy użytkownicy Excela wiedzą z pewnością o istnieniu przycisku Auto-sumowanie. Polecenie to zlokalizowano w dwóch miejscach Wstążki — w grupach Na-rzędzia główne/Edytowanie i Formuły/Biblioteka funkcji.

Gdy uaktywnisz komórkę i klikniesz ten przycisk, program Excel przeprowadzi szybkąanalizę danych umieszczonych w komórkach otaczających komórkę aktywną i zapropo-nuje Ci utworzenie odpowiedniej formuły wykorzystującej funkcję SUMA. Jeśli zasugero-wany zakres jest poprawny, ponownie kliknij przycisk Autosumowanie lub naciśnij klawiszEnter. Spowoduje to wstawienie tej formuły do bieżącej komórki arkusza, zaś wybranieklawisza Esc oznaczać będzie rezygnację z tego działania.


Sposób 73. Sztuczki z poleceniem Autosumowanie 153

Jeżeli program Excel niewłaściwie określi zakres komórek, z których dane mają zostaćzsumowane, możesz go w prosty sposób skorygować, a następnie nacisnąć klawisz Enter.To łatwe i bezbolesne, prawda?

Poniżej znajduje się opis kilku dodatkowych sztuczek, na które pozwala Ci przyciskAutosumowanie:

Przycisk Autosumowanie umożliwi Ci wstawienie również innego rodzajuformuł. Widzisz tę małą strzałkę znajdującą się z prawej strony przycisku?Gdy ją klikniesz, będziesz miał do wyboru cztery dodatkowe funkcje — ŚREDNIA,LICZNIK, MAKSIMUM i MINIMUM. Wybierz jedną z odpowiadających im pozycjimenu, a zaproponowana zostanie właściwa funkcja. W menu tym widocznajest jeszcze jedna pozycja, a mianowicie Więcej funkcji. Kliknięcie jej spowodujeotwarcie okna dialogowego Wstawianie funkcji — tego samego, które możeszwywołać, wybierając polecenie Formuły/Biblioteka funkcji/Wstaw funkcjęlub klikając widoczny w lewej części paska formuły przycisk fx.

Jeżeli masz zamiar wprowadzić do zakresu komórek podobne formuływykorzystujące funkcję SUMA, po prostu zaznacz cały zakres przed wybraniemprzycisku Autosumowanie. Program Excel wstawi do każdej z wybranychkomórek formuły zawierające odpowiednie funkcje bez dodatkowego pytaniaCię o zgodę.

Aby zsumować zarówno wiersze, jak i kolumny danych tabeli, powinieneśzaznaczyć odpowiedni zakres komórek oraz dodatkową kolumnę znajdującą sięz prawej strony tego obszaru i dodatkowy wiersz znajdujący się pod nim,a następnie wybrać przycisk Autosumowanie. Excel umieści w nich formułyobliczające sumy wartości pochodzących z odpowiednich wierszy i kolumntabeli danych. Ponieważ na rysunku 73.1 zakres, który zostanie zsumowany,to D4:G15, zaznaczyłem dodatkowy wiersz i kolumnę, żeby uzyskać zakresD4:H16. Kliknięcie przycisku Autosumowanie powoduje umieszczenie formułw wierszu 16. i kolumnie H.

Rysunek 73.1.ZastosowanieprzyciskuAutosumowaniedo wstawienia dlawierszy i kolumnformuł używającychfunkcji SUMA

Dostęp do polecenia Autosumowanie możesz również uzyskać za pomocąklawiatury. Naciśnięcie kombinacji klawiszy lewy Alt+= odniesie dokładnietaki sam skutek jak kliknięcie przycisku Autosumowanie.



Jeżeli pracujesz z tabelą (utworzoną za pomocą kontrolki Wstawianie/Tabele/Tabela), kliknięcie przycisku Autosumowanie po zaznaczeniu wiersza poniżejtabeli spowoduje wstawienie dla niej wiersza sumy i utworzenie formuł, którezamiast funkcji SUMA stosują funkcję SUMY.CZĘŚCIOWE. Funkcja SUMY.CZĘŚCIOWEdodaje jedynie widoczne komórki tabeli. Przydaje się to w przypadkufiltrowania danych.

Dopóki nie zastosujesz innego formatowania dla komórki przechowującej formułęSUMA, polecenie Autosumowanie będzie korzystało z tego samego formatowania,które zastosowane było dla pierwszej komórki należącej do podsumowywanegozakresu.

Aby utworzyć formułę SUMA obliczającą sumę tylko pewnych wartościprzechowywanych w kolumnie, zaznacz komórki, które mają być zsumowane(musi to być obszar ciągły), a następnie kliknij przycisk Autosumowanie.Program Excel wstawi formułę SUMA do pierwszej pustej komórki znajdującejsię pod zaznaczonym zakresem. Zakres ten musi być ciągłą grupą komórek— operacja wielokrotnego zaznaczenia nie jest dozwolona.

Sposób 74.Używanie statystycznych możliwościpaska stanu

Jestem zawsze niezmiernie zaskoczony, gdy poznaję użytkownika Excela, który nie mapojęcia o niezwykle wygodnej funkcji paska stanu programu, dostarczającej przydatnychinformacji statystycznych. Jej działanie polega na wyświetlaniu na widocznym w dolnejczęści okna Excela pasku stanu sumy wartości znajdujących się w zaznaczonym w danejchwili obszarze arkusza kalkulacyjnego. Jak widać na rysunku 74.1, dla 48 zaznaczo-nych komórek średnia wynosi 318,66, a suma wartości to 15296.

Rysunek 74.1.Program Excelwyświetla na paskustanu informacjeo zaznaczonychkomórkach


Sposób 74. Używanie statystycznych możliwości paska stanu 155

Jeśli zechcesz zobaczyć innego rodzaju statystyki dotyczące zaznaczonego zakresu ko-mórek, powinieneś kliknąć prawym przyciskiem myszki tekst widoczny na pasku stanu,a następnie wybrać z menu odpowiedni rodzaj obliczeń wykonywanych na danych, takjak zostało to pokazane na rysunku 74.2. Możesz wybrać dowolną lub wszystkie z nastę-pujących opcji statystyk:

Średnia,

Licznik,

Licznik wartości liczbowych,

Maksimum,

Minimum,

Suma.

Rysunek 74.2.Excel oferuje sześćróżnych statystykopisujących daneznajdujące sięw zaznaczonymzakresie

Jeżeli wolisz, żeby dla zaznaczonych komórek nie pojawiały się żadne statystyki, po pro-stu usuń symbol zaznaczenia dla wszystkich sześciu opcji.

Podczas używania statystycznych możliwości paska stanu pamiętaj, że we wszystkichobliczeniach z wyjątkiem funkcji LICZNIK pomijane są wartości tekstowe.



Sposób 75.Konwertowanie formuł na wartości

Jeśli w swoim arkuszu posiadasz pewien zakres komórek zawierających formuły, mo-żesz szybko zmienić je na zwracane przez nie wartości wynikowe. Począwszy od Excela2007, ta typowa operacja jest łatwiejsza niż kiedykolwiek. W poprzednich wersjachExcela musiałeś wyświetlić okno dialogowe Wklej specjalnie. Nie jest to już konieczne.

W celu skonwertowania zakresu formuł ma ich bieżące wartości wykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz odpowiedni zakres komórek. Może on zawierać zarówno komórkiprzechowujące formuły, jak i komórki zawierające inne dane.

2. Zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+C, żeby skopiować zakres.

3. Wywołaj polecenie Narzędzia główne/Schowek/Wklej/Wklej wartości (W).

4. Naciśnij klawisz Esc, aby opuścić tryb kopiowania.

Każda z formuł znajdujących się w zaznaczonym obszarze zostanie zamieniona na zwra-caną przez siebie w danej chwili wartość.

Jeżeli chcesz wyniki formuł umieścić w innym miejscu, przed wykonaniem kroku 3., poprostu zaznacz inną komórkę. Choć oryginalne formuły pozostaną niezmienione, nowyzakres będzie zawierać wyniki formuł.

Sposób 76.Przetwarzanie danychbez korzystania z formuł

Bardzo często bywa tak, że masz do czynienia z zakresem komórek przechowujących dane,które w jakiś sposób musisz zmienić. Zmiana taka może polegać na przykład na zwięk-szeniu wszystkich wartości o 5% lub podzieleniu ich przez 2. W tym sposobie opisano, jakoperacje dodawania, odejmowania, dzielenia i mnożenia wykonywać dla zakresu wartościbez używania jakichkolwiek formuł.

Przedstawione poniżej instrukcje opisują sposób zwiększenia wszystkich wartości znaj-dujących się w określonym zakresie komórek o 5%. Metoda ta może Ci się na przykładprzydać w sytuacji, gdy w pewnym obszarze arkusza umieściłeś cennik, a teraz zaszłapotrzeba zwiększenia wszystkich widniejących w nim cen.

1. Wybierz pustą komórkę i wpisz do niej wartość 1,05.

Jest to wartość, przez którą będziesz mnożył wszystkie liczby, aby zwiększyćje o 5%.


Sposób 77. Przetwarzanie danych za pomocą tymczasowych formuł 157

2. Użyj kombinacji klawiszy Ctrl+C, aby skopiować zawartość komórki.

3. Zaznacz zakres komórek, których dane mają zostać przetworzone.

W zakresie tym mogą się znajdować zarówno wartości liczbowe, jak i formułyczy też teksty.

4. Wywołaj polecenie Narzędzia główne/Schowek/Wklej/Wklej specjalnie,aby wyświetlić okno dialogowe Wklejanie specjalne.

5. W oknie tym wybierz opcję Przemnóż.


7. Naciśnij klawisz Esc, aby opuścić tryb kopiowania.

Wartości znajdujące się w zaznaczonym zakresie zostaną przemnożone przez skopiowanąwartość (1,05). Odpowiednio zmienione zostaną również formuły umieszczone w komór-kach należących do obszaru. Przyjmij na przykład, że w jednej z komórek zakresu znaj-dowała się następująca formuła:

=SUMA(B18:B22)

Po wykonaniu polecenia Wklej specjalnie zostanie ona zmieniona i przyjmie postać:=(SUMA(B18:B22))*1,05

Technika ta ograniczona jest tylko do czterech podstawowych działań matematycznych,a więc dodawania, odejmowania, mnożenia i dzielenia.

W celu uzyskania większej liczby opcji zajrzyj do treści sposobu 77., w którym wyja-śniono, jak za pomocą formuł przetwarzać wartości.

Sposób 77.Przetwarzanie danychza pomocą tymczasowych formuł

Poprzedni sposób zawierał metodę przeprowadzania prostych operacji matematycznychna danych liczbowych znajdujących się w zakresie komórek arkusza. Niniejszy sposóbprzedstawia dużo bardziej uniwersalną metodę przetwarzania danych (numerycznych lubtekstowych) za pomocą formuł tymczasowych.

Na rysunku 77.1 pokazano arkusz kalkulacyjny, w którego kolumnie A znajdują się na-zwiska pracowników pewnej firmy. Wszystkie te nazwiska zapisane są przy użyciu wielkichliter, a celem jest przekonwertowanie ich na zapis z użyciem odpowiednich wielkichi małych znaków. Po tej operacji wszystkie wpisy powinny wyglądać w taki sposób, bypierwsza litera każdego imienia i nazwiska była duża, a pozostałe — już nie.



Rysunek 77.1.Celem przetwarzaniatego arkusza jestpoprawienieniewłaściwegosposobu zapisunazwisk znajdującychsię w kolumnie A

Aby zmienić dane znajdujące się w kolumnie A, postępuj według następujących instrukcji:

1. Utwórz tymczasową formułę w komórce znajdującej się w nieużywanej kolumnie.

W tym przykładzie skorzystam z komórki C2, do której należy wprowadzićformułę:

=Z.WIELKIEJ.LITERY(A2)

2. Skopiuj formułę do kolejnych komórek kolumny w taki sposób, by przetworzyćwszystkie niewłaściwe wpisy umieszczone w kolumnie A (w tym przykładzietrzeba skopiować formułę do komórek od C2 do C20).

3. Zaznacz komórki przechowujące formuły w kolumnie C.

4. Zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+C.

5. Zaznacz oryginalne komórki danych znajdujące się w kolumnie A.

6. Wywołaj polecenie Narzędzia główne/Schowek/Wklej/Wklej wartości (W).

Oryginalne dane zostaną zastąpione danymi przetworzonymi (rysunek 77.2).

Rysunek 77.2.Wyniki działaniaformuł z kolumnyC zostaływykorzystanedo zastąpieniaoryginalnychdanychw kolumnie A


Sposób 78. Usuwanie wartości przy zachowaniu formuł 159

7. Naciśnij klawisz Esc, żeby anulować tryb kopiowania.

8. Po uznaniu, że transformacja odbyła się zgodnie z oczekiwaniami, z kolumnyC możesz usunąć tymczasowe formuły.

Opisaną tu technikę możesz zastosować w przypadku dowolnego typu danych i dowolnegorodzaju transformacji wartości, jakiego tylko będziesz potrzebował. Kluczową sprawą jesttu, oczywiście, dokonywane w pierwszym kroku procedury utworzenie odpowiedniejformuły przetwarzającej informacje.

Sposób 78.Usuwanie wartościprzy zachowaniu formuł

Typowy arkusz kalkulacyjny zawiera komórki wejściowe (modyfikowane przez użyt-kownika) oraz formuły przetwarzające dane znajdujące się w tych komórkach. Jeśli chceszusunąć wszystkie informacje wpisane do komórek wejściowych, a przy okazji zachowaćformuły w stanie nienaruszonym, poniżej znajdziesz opis prostej metody osiągnięciatego celu:

1. Zaznacz zakres, który będzie przetwarzany.

Jeżeli zamierzasz usunąć wszystkie komórki arkusza pozbawione wartościformuł, po prostu zaznacz dowolną pojedynczą komórkę.

2. Wywołaj polecenie Narzędzia główne/Edytowanie/Znajdź i zaznacz/Przejdźdo — specjalnie.

Zostanie otwarte okno dialogowe Przechodzenie do — specjalnie.

3. W oknie Przechodzenie do — specjalnie zaznacz opcję Stałe, a następniezaznacz pole opcji Liczby.

4. Kliknij przycisk OK; zaznaczone zostaną wszystkie komórki arkusza, w którychznajdują się wartości liczbowe niebędące wynikami działania formuł.

5. Naciśnij klawisz Delete, aby usunąć wartości.

Jeśli musisz regularnie usuwać komórki z wartościami, dla komórek wejściowych możeszokreślić nazwę. W tym celu po 4. kroku powyższej procedury powinieneś wywołać pole-cenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazwę, aby otworzyć okno dialogowe Nowanazwa. W oknie tym wprowadź nazwę dla zaznaczonych komórek — najlepiej, by byłoto coś w rodzaju KomórkiWejściowe. Kliknij przycisk OK, żeby zamknąć okno Nowa nazwai utworzyć nazwę.

Po nadaniu nazwy komórkom wejściowym możesz bezpośrednio zaznaczyć nazwanekomórki. Umożliwia to lista rozwijana pola Pole nazwy widocznego z lewej strony paskaformuły. Po naciśnięciu klawisza Delete nazwy zostaną usunięte.



Sposób 79.Sumowanie w obrębie wielu arkuszy

Formuły mogą przetwarzać komórki znajdujące się w innych arkuszach. Musisz jedyniepoprzedzić odwołanie do komórki nazwą arkusza i znakiem wykrzyknika. Przykładowoponiższa formuła dodaje 12 do wartości komórki C1 arkusza Arkusz2.

=Arkusz2!C1+12

Co będzie, jeżeli musisz obliczyć sumę wszystkich wartości zawartych w komórce C1,począwszy od arkusza Arkusz2, a skończywszy na arkuszu Arkusz6? Zadanie to realizujenastępująca formuła:

=SUMA(Arkusz2:Arkusz6!C1)

W tym przypadku dwukropek oddziela pierwszą i ostatnią nazwę arkusza. W celu utwo-rzenia takiej formuły za pomocą myszy wykonaj następujące kroki:

1. Uaktywnij komórkę, która będzie zawierać formułę, i wprowadź =SUMA(.

2. Kliknij zakładkę pierwszego arkusza (w tym przypadku Arkusz2) i zaznaczkomórkę (w przykładzie C1).

3. Naciśnij klawisz Shift i kliknij zakładkę ostatniego arkusza (w przykładzieArkusz6).

4. Po naciśnięciu klawisza Enter formuła zostanie wstawiona do komórki.

W kroku 2. zamiast jednej komórki jest zaznaczany zakres złożony z wielu komórek.Przykładowo poniższa formuła zwraca sumę wartości zakres C1:F12 dla wszystkicharkuszy, począwszy na arkuszu Arkusz2, a skończywszy na arkuszu Arkusz6.

=SUMA(Arkusz2:Arkusz6!C1:F12)

Zaprezentuję poniżej interesującą sztuczkę, o której dowiedziałem się, czytając postygrup dyskusyjnych poświęconych Excelowi. Jeżeli chcesz zsumować wartość tej samejkomórki wszystkich arkuszy z wyjątkiem aktywnego arkusza, po prostu zastosuj następu-jącą formułę:

=SUMA('*'!C1)

Gwiazdka pełni funkcję znaku wieloznacznego, którego znaczenie jest następujące:„wszystkie arkusze oprócz tego jednego”. Gdy po wprowadzeniu powyższej formuły na-ciśniesz klawisz Enter, Excel skonwertuje formułę tak, żeby używała rzeczywistych nazwarkuszy. Formuła zadziała nawet wtedy, gdy aktywny arkusz znajduje się pomiędzy innymiarkuszami. Jeśli na przykład skoroszyt dysponuje sześcioma arkuszami i w komórce arkuszaArkusz3 wstawisz tę formułę, Excel wygeneruje następującą formułę:

=SUMA(Arkusz1:Arkusz2!C1;Arkusz4:Arkusz6!C1)

Może być jeszcze lepiej. Wprowadź poniższą formułę, żeby wyznaczyć sumę wartościkomórki C1 wszystkich arkuszy, których nazwa rozpoczyna się od słowa Region.

=SUMA('Region*'!C1)


Sposób 80. Używanie argumentów funkcji 161

Excel może skonwertować tę formułę do następującej postaci:=SUMA(Region1:Region4!C1)

Możesz również użyć znaku wieloznacznego ?, który identyfikuje dowolny pojedynczyznak. Gdy na przykład wprowadzisz poniższą formułę, Excel utworzy formułę, która zsu-muje wartości wyłącznie zlokalizowane w arkuszach, począwszy od arkusza Arkusz1,a skończywszy na arkuszu Arkusz9 (nazwy arkuszy zawierające jedną cyfrę).

=SUMA('Arkusz?'!C1)

Sztuczka nie jest ograniczona tylko do funkcji SUMA. Sprawdza się w przypadku innychfunkcji, takich jak ŚREDNIA, MIN i MAX.

Sposób 80.Używanie argumentów funkcji

Program Excel oferuje Ci dziesiątki przydatnych funkcji, a każda z nich posiada swójwłasny, unikalny zestaw parametrów. Z pewnością pamiętasz już listy argumentównajczęściej używanych przez siebie funkcji, lecz co z pozostałymi?

Najlepszym sposobem umieszczania funkcji w arkuszu kalkulacyjnym jest korzystaniez okna dialogowego Wstawianie funkcji. Okno to możesz wywołać przy użyciu dowolnejz następujących metod:

Kliknij przycisk Wstaw funkcję zlokalizowany w grupie Formuły/Biblioteka funkcji.

Kliknij przycisk fx znajdujący się z lewej strony paska formuły.

Zastosuj kombinację klawiszy Shift+F3.

Jeśli nie znasz nazwy funkcji, z której powinieneś skorzystać, możesz ją odnaleźć.W tym celu wpisz odpowiedni tekst w polu Wyszukaj funkcję: i kliknij przycisk Przejdźwidoczny w oknie dialogowym Wstawianie funkcji, które zostało przedstawione na rysunku80.1. Gdy zidentyfikujesz odpowiednią funkcję, kliknij przycisk OK. Na ekranie pojawi sięokno dialogowe Argumenty funkcji, które pomoże Ci w określeniu parametrów wywołaniafunkcji (rysunek 80.2).

Nawiasem mówiąc, jeśli wprowadzasz ręcznie formułę (bez wykorzystania okna dialo-gowego Wstawianie funkcji), w celu wyświetlenia okna Argumenty funkcji możesz użyćkombinacji klawiszy Ctrl+A. Ta kluczowa kombinacja zadziała tylko wtedy, gdy dlafunkcji nie określono jeszcze żadnych argumentów.

W niektórych sytuacjach możesz chcieć podać funkcji argumenty „atrapy”, stanowiąceniejako tymczasowe zaślepki, które później zostaną zastąpione prawdziwymi parametrami.Metoda ta może się okazać przydatna, gdy w momencie wpisywania funkcji nie znaszjeszcze odpowiednich odwołań do komórek. Aby wykorzystać do tego nazwy argumentów,naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+Shift+A po wpisaniu nazwy funkcji. Program Excel



Rysunek 80.1.W odnalezieniuodpowiedniej funkcjipomoże Ci oknodialogoweWstawianie funkcji

Rysunek 80.2.Okno dialogoweArgumenty funkcjipomaga wprowadzićargumenty funkcji

użyje nazw argumentów jako parametrów wywołania funkcji. Na przykład skorzystanieze skrótu Ctrl+Shift+A po wprowadzeniu nazwy funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO spowodujewpisanie następującego ciągu znaków:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość;tabela_tablica;nr_indeksu_kolumny;przeszukiwany_zakres)

Formuła taka wygeneruje, oczywiście, komunikat błędu, będziesz więc musiał zamienićwidoczne tu atrapy argumentów na prawdziwe wartości parametrów lub odwołania doprzechowujących je komórek arkusza.

Sposób 81.Opisywanie formułbez konieczności używaniakomentarzy

Oferowane przez program Excel możliwości tworzenia komentarzy doskonale nadają siędo opisywania działania Twoich formuł. Wystarczy prawym przyciskiem myszy kliknąćkomórkę i z menu podręcznego wybrać polecenie Wstaw komentarz. W komentarzu mo-żesz umieścić dowolny opis działania formuły i wykorzystywanych przez nią argumentów.


Sposób 82. Tworzenie dokładnej kopii zakresu komórek przechowujących formuły 163

Teraz zajmę się jednak inną, bardziej dyskretną metodą opisywania formuły. Sztuczkapolega tu na wykorzystaniu bardzo rzadko używanej funkcji Excela, a mianowicie funkcji L,która została wprowadzona w programie początkowo tylko w celu zapewnienia zgodnościz plikami pakietu Lotus 1-2-3. Funkcja ta przyjmuje jeden argument, który jest konwerto-wany na wartość. Jeśli argumentem jest ciąg tekstowy, funkcja L zwraca wartość 0. Działa-nie to można wykorzystać w celu zmodyfikowania własnej formuły przy użyciu funkcji L.

Powiedzmy, że chcesz skomentować następującą formułę:=A4*,275

Możesz ją zmienić w taki sposób, aby zawierała jednocześnie opis swojego działania.Operacja wykonywana przez formułę nie ulegnie jakiejkolwiek zmianie, ponieważ funk-cja L zwróci w wyniku swojego działania wartość 0:

=A4*,275+L("27,5% określa przewidywaną stawkę podatkową")

Sposób 82.Tworzenie dokładnej kopiizakresu komórekprzechowujących formuły

Gdy kopiujesz komórkę zawierającą formułę, program Excel dostosowuje do nowegopołożenia w arkuszu wszystkie występujące w niej odwołania względne. Powiedzmy, żekomórka D1 przechowuje następującą formułę:

=A1*B1

Po skopiowaniu tej komórki występujące tu dwa odwołania względne zostaną odpowiedniozmienione w zależności od miejsca przeznaczenia. Jeśli formułę skopiowaną z komórkiD1 umieścisz w komórce D12, przyjmie ona postać:

=A12*B12

Czasami jednak będziesz chciał wykonać dokładną kopię formuły. Jednym ze sposobówosiągnięcia tego celu jest zamiana wszystkich występujących w niej odwołań względnychna bezwzględne, co w tym przykładzie oznaczać będzie konieczność zastąpienia wpisu=A1*B1 formułą =$A$1*$B$1. Inną metodą może być tymczasowe usunięcie znaku równościz formuły, co spowoduje jej zamianę na tekst. Następnym krokiem jest wówczas sko-piowanie komórki i ręczne dodanie symbolu równości do zawartości komórek skopio-wanej i oryginalnej.

Co jednak należy zrobić w przypadku, gdy masz do czynienia z zakresem zawierającymbardzo wiele komórek formuł i chcesz wykonać dokładną kopię ich wszystkich? Edytowa-nie każdej komórki z osobna będzie bardzo żmudne i wprowadzi ryzyko popełnienia wielubłędów. Istnieje jednak sztuczka umożliwiająca uproszczenie tego zadania. Choć tu użytoedytora Notatnik systemu Windows, możesz skorzystać z dowolnego edytora tekstu(w tym z programu Microsoft Word).



Załóżmy, że chcesz wykonać dokładną kopię formuł znajdujących się w komórkachod A1 do D10 arkusza kalkulacyjnego Arkusz1 i chcesz ją umieścić w komórkach od A13do A22 tego samego arkusza. W tym celu powinieneś postępować zgodnie z następującymiinstrukcjami:

1. Przełącz program Excel w tryb widoku formuł.

Najprościej jest zrobić to, używając kombinacji klawiszy Ctrl+` (jest to znakapostrofu wstecznego, który zwykle znajduje się na klawiszu tyldy ~).

2. Zaznacz zakres do skopiowania.

W tym przypadku jest to zakres A1:D10 arkusza Arkusz1.

3. Zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+C, aby skopiować zakres.

4. Uruchom edytor Notatnik systemu Windows.

5. Zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+V, aby wkleić skopiowane dane doNotatnika.

6. W Notatniku użyj skrótu klawiszowego Ctrl+A w celu zaznaczenia całegotekstu. Następnie za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl+C skopiuj go.

7. Uaktywnij okno programu Excel i kliknij lewą górną komórkę zakresu,w którym mają zostać wklejone formuły (w tym przykładzie jest to komórkaA13 arkusza Arkusz2). Następnie upewnij się, że arkusz, do którego zostanąskopiowane dane, znajduje się w trybie widoku formuł.

8. Zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+V, aby wkleić dane.

9. Użyj kombinacji klawiszy Ctrl+`, by wyłączyć tryb widoku formuł.

Jeśli operacja ponownego wklejania w programie Excel nie działa poprawnie, może tobyć spowodowane niedawnym użyciem jego polecenia Tekst jako kolumny. Excel próbujebyć pomocny, zapamiętując ostatnią operację analizy danych. W tym przypadku musiszuruchomić Kreator konwersji tekstu na kolumny, wybrać opcję Rozdzielany i kliknąćprzycisk Dalej. Usuń symbol zaznaczenia dla wszystkich opcji z wyjątkiem opcji Tabulator.

Sposób 83.Kontrolowanie komórek z formułamiz dowolnego miejsca arkuszakalkulacyjnego

Bardzo przydatna może się czasem okazać możliwość sprawdzania wartości kilku klu-czowych komórek dużego arkusza w czasie dokonywania zmian w różnych jego komór-kach wejściowych. Okno Okno czujki bardzo upraszcza tego typu działania. Korzystającz tego okna, możesz stale obserwować dowolną liczbę komórek, bez względu na to, któryarkusz czy też skoroszyt jest w danej chwili aktywny.


Sposób 84. Wyświetlanie i drukowanie formuł 165

W celu wyświetlenia okna dialogowego Okno czujki wywołaj polecenie Formuły/Inspekcjaformuł/Okno czujki. Aby monitorować komórkę, kliknij przycisk Dodaj czujkę zawartyw oknie Okno czujki, a następnie w oknie dialogowym Dodawanie czujki określ komórkę.Po otwarciu okna Dodawanie czujki możesz zaznaczyć zakres lub nacisnąć klawisz Ctrli kliknąć poszczególne komórki.

Na rysunku 83.1 przedstawiono Okno czujki wyświetlające zawartość kilku obserwowa-nych komórek.

Rysunek 83.1.Korzystanie z narzędziaOkno czujki w celukontrolowaniazawartości komórekprzechowującychformuły

Sposób wyświetlania danych w oknie czujki możesz dostosować, korzystając z następu-jących technik:

Kliknij i przeciągnij obramowanie okna, aby zmienić jego rozmiar. Przeciągnij okno do krawędzi okna programu Excel w celu zakotwiczenia go(okno przestanie być swobodne).

Kliknij i przeciągnij znaki obramowania pól nagłówka w celu zmianyszerokości kolumn widocznych w oknie. Przeciągając obramowanie w lewo,możesz całkowicie ukryć kolumnę.

Kliknij i przeciągnij dowolne z obramowań nagłówka, żeby zwiększyć lubzmniejszyć szerokość kolumny.

Kliknij jeden z nagłówków w celu posortowania zawartości tabeli zgodniez danymi umieszczonymi w odpowiadającej mu kolumnie.

Sposób 84.Wyświetlanie i drukowanie formuł

Po wprowadzeniu formuły w zawierającej ją komórce widoczna będzie wartość przez niązwracana. Aby zobaczyć samą formułę, powinieneś przejść do zawierającej ją komórki,a Excel wyświetli treść formuły w polu edycji widocznym na pasku formuły.

Aby wyświetlić wszystkie formuły, uaktywnij tryb wyświetlania formuł. Najprostsząmetodą umożliwiającą to jest zastosowanie kombinacji klawiszy Ctrl+` (jest to znak ak-centu zlokalizowany zwykle powyżej klawisz Tab). Spowoduje to, że w arkuszu będąwyświetlane formuły, a nie bieżące wyniki ich działania. Będziesz także mógł zaobser-wować, które komórki są wykorzystywane przez określone formuły, gdyż Excel oznaczyje kolorowymi ramkami. Na rysunku 84.1 przedstawiono arkusz w trybie widoku formuł.W arkuszu tym zaznaczono komórkę D8 zawierającą formułę, która odwołuje się do ko-mórek B8 i C8; jak widać, komórki te zostały oznaczone kolorowymi obramowaniami.



Rysunek 84.1.Oferowany przezprogram Exceltryb wyświetlaniaformuł pozwalana obserwowanietreści formuł,a nie samychwyników ichdziałania

W przypadku trybu wyświetlania formuł możesz używać wszystkich poleceń Excela,a nawet modyfikować formuły.

Korzystając z trybu wyświetlania formuł, możesz stwierdzić, że nie jest on zbyt przydatny.Mimo że program odpowiednio rozszerza kolumny arkusza, całą formułę możesz ujrzećtylko, gdy jest bardzo krótka. Jeśli zaś spróbujesz wydrukować arkusz w tym trybie, możesię okazać, że otrzymasz kompletnie nieczytelną gmatwaninę znaków.

Jeżeli więc będziesz chciał zapisać na papierze treść formuł wchodzących w skład Twojegoarkusza, najlepszym wyborem będzie wykorzystanie w tym celu makra VBA. Ta prostaprocedura VBA pozbawiona specjalnych dodatków sporządza listę wszystkich formułaktywnego arkusza. Oto ona:

Sub ListFormulas() Dim FormulaCells As Range Dim FormulaSheet As Worksheet Dim Row As Long Dim Cell As Range On Error Resume Next Set FormulaCells = Range("A1").SpecialCells(xlFormulas, 23) If FormulaCells Is Nothing Then Exit Sub Set FormulaSheet = ActiveWorkbook.Worksheets.Add Row = 1 For Each Cell In FormulaCells With FormulaSheet Cells(Row, 1) = Cell.Address(False, False) Cells(Row, 2) = " " & Cell.Formula Cells(Row, 3) = Cell.Value Row = Row + 1 End With Next CellEnd Sub

W celu zastosowania tego makra użyj kombinacji klawiszy Alt+F11, która spowodujeuruchomienie edytora Visual Basic Editor. W oknie Project zaznacz skoroszyt, po czymz menu Insert wybierz pozycję Module, żeby wstawić nowy moduł VBA. Wprowadź po-wyższy kod w niezmienionej postaci. Aby wykonać makro, uaktywnij arkusz zawierającyformuły, użyj kombinacji klawiszy Alt+F8, z listy makr wybierz makro ListFormulasi kliknij przycisk Uruchom. Rysunek 84.2 prezentuje przykładowy wynik działania makra.Pierwsze kolumna przechowuje adres formuły, druga samą formułę, a trzecia pokazujebieżącą wartość wynikową formuły.


Sposób 85. Unikanie wyświetlania błędów w formułach 167

Rysunek 84.2.Lista formułwygenerowanychprzez makro VBA

Sposób 85.Unikanie wyświetlania błędóww formułach

Może się zdarzyć, że formuły zwracać będą kody błędów, takie jak #ADR! czy #DZIEL/0!.Zwykle w takich sytuacjach będziesz chciał wiedzieć, kiedy w Twoich formułach wystę-pują błędy, czasem jednak będziesz wolał zapobiec wyświetlaniu ich komunikatów. Narysunku 85.1 przedstawiona została tego typu sytuacja.

Rysunek 85.1.Formuły znajdującesię w kolumnie Dwyświetlająkomunikaty błędów,gdy potrzebnychdo ich działaniadanych brakw arkuszu

Komórki kolumny D przechowują formuły obliczające średnie wartości sprzedaży w okre-ślonych miesiącach. W komórce D2 znajduje się na przykład następująca formuła:

=B2/C2

Zastosowanie funkcji CZY.BŁĄDJak widać na powyższym rysunku, formuła zwraca kod błędu, gdy komórka wykorzy-stywana w obliczeniach jest pusta. Jeśli wolałbyś ukryć tego typu błędne wartości, mo-żesz skorzystać z funkcji JEŻELI do sprawdzenia, czy formuła zgłasza komunikat błędu.



W tym celu powinieneś zmienić formułę znajdującą się w komórce D2 na następującą:=JEŻELI(CZY.BŁĄD(B2/C2);""; B2/C2)

Funkcja CZY.BŁĄD zwróci wartość PRAWDA, gdy jej argument wygeneruje błąd. W takim przy-padku funkcja JEŻELI zwróci pusty łańcuch znakowy. W innej sytuacji funkcja JEŻELIzwróci obliczoną wartość. Jak możesz zobaczyć na rysunku 85.2, skopiowanie tej formułydo pozostałych komórek kolumny uczyni arkusz nieco bardziej czytelnym i miłym dla oka.

Rysunek 85.2.Używanie funkcjiJEŻELI do ukrywaniakomunikatów błędów

Technikę tę możesz wykorzystać w przypadku dowolnego rodzaju formuły. Oryginalnaformuła (bez początkowego znaku równości) powinna tu stanowić argument dla funkcjiCZY.BŁĄD. Musi ona także zostać powtórzona jako ostatni argument funkcji JEŻELI, tak jakzostało to zaprezentowane w poniższym przykładzie:

=JEŻELI(CZY.BŁĄD(OryginalnaFormuła);"";OryginalnaFormuła)

Nawiasem mówiąc, możesz wstawić cokolwiek jako drugi argument funkcji CZY.BŁĄD (niemusi to być pusty łańcuch). Argumentem może być na przykład odwołanie do komórki.

Użycie funkcji JEŻELI.BŁĄDJeśli skoroszyt będzie wykorzystywany wyłącznie przez osoby używające Excela 2007lub nowszego, może być preferowane zastosowanie funkcji JEŻELI.BŁĄD. Pobiera ona dwaargumenty — pierwszym jest wyrażenie sprawdzane pod kątem wystąpienia błędu,a drugim wartość zwracana, gdy wynik formuły okaże się błędny. Formułę zaprezento-waną w poprzednim punkcie można zapisać w następującej postaci:

=JEŻELI.BŁĄD(B2/C2; "")

Z użycia tej funkcji wynikają następujące dwie korzyści:

Tworzenie formuł sprawdzających błędy jest prostsze, gdyż funkcjaJEŻELI.BŁĄD realizuje zadania zarówno funkcji JEŻELI, jak i CZY.BŁĄD.

Wyrażenie jest sprawdzane tylko raz, dzięki czemu może być skrócony czasponownego obliczania.

Trzeba pamiętać o tym, że ponieważ funkcję JEŻELI.BŁĄD wprowadzono w Excelu 2007,nie oferuje ona zgodności z poprzednimi wersjami programu.


Sposób 86. Używanie narzędzia Szukaj wyniku 169

Sposób 86.Używanie narzędzia Szukaj wyniku

Wiele arkuszy programu Excel jest tworzonych z myślą o wykonywaniu analiz co-jeśli.Możesz na przykład dysponować arkuszem z przewidywanymi wartościami sprzedaży,który pozwoli Ci odpowiedzieć na pytanie w rodzaju: „Jaki będzie sumaryczny zysk, jeśliwartość sprzedaży wzrośnie o 20%?”. Jeśli odpowiednio opracujesz swój arkusz, będzieszmógł obserwować zmiany w komórce zawierającej wartość zysku podczas zmienianiazawartości komórki przechowującej liczbę opisującą sprzedaż.

Excel oferuje Ci przydatne narzędzie umożliwiające wykonanie operacji, której najlepszymokreśleniem będzie nazwa: wsteczna analiza co-jeśli. Jeżeli znasz odpowiedni wynik, którypowinna zwrócić formuła, program potrafi odpowiedzieć na pytanie, jaką wartość należywpisać do komórki wejściowej, aby wynik ten osiągnąć. Innymi słowy, możesz dziękitemu zadawać na przykład takie pytania: „O jaką wartość musi wzrosnąć sprzedaż, abyzwiększyć zyski do poziomu 1,2 miliona złotych?”.

Na rysunku 86.1 przedstawiono prosty arkusz kalkulacyjny, który oblicza dane na tematkredytu. Arkusz ten zawiera cztery komórki wejściowe (C4:C7) oraz cztery komórki for-muł (C10:C13). Formuły te zostały wypisane w kolumnie D. Pierwsza formuła obliczakwotę kredytu pomniejszoną o zaliczkę. Druga wykorzystuje funkcję finansową PMT dowyliczenia raty kredytu. Kolejna sumuje wszystkie raty w całym okresie spłaty kredytu,a ostatnia wylicza sumę zapłaconych odsetek po całkowitej spłacie kredytu.

Rysunek 86.1.Narzędzie Szukajwyniku może określićwartość komórkiwejściowej, któraspowoduje uzyskanieżądanej wartościwynikowej

Załóżmy, że chcesz kupić nowy dom i stwierdziłeś, iż stać Cię na miesięczne płatnościkredytu w wysokości 1400 zł. Pożyczkodawca oferuje Ci kredyt o stałym oprocentowaniuwynoszącym 6,50% w oparciu o 80-procentowy udział kredytowy, co oznacza, że 20%wartości domu musisz zapłacić w formie zadatku. Pytanie brzmi: „Ile wynosi maksymalnacena domu, na który możesz sobie pozwolić?”. Innymi słowy, jaka wartość umieszczonaw komórce C4 spowoduje, że formuła w komórce C11 zwróci w wyniku swojego działania1 400 zł? Jednym sposobem znalezienia odpowiedzi na to pytanie może być sekwencyjnepodstawianie różnych wartości w komórce C4 aż do uzyskania w komórce C11 liczby1 400 zł. Program Excel pozwala jednak osiągnąć ten cel znacznie prostszą i bardziejwydajną metodą.

Aby odpowiedzieć na sformułowane powyżej pytanie, powinieneś wykonać następująceinstrukcje:



1. Wywołaj polecenie Dane/Narzędzia danych/Analiza symulacji/Szukaj wyniku.

Na ekranie pojawi się okno dialogowe Szukanie wyniku.

2. Wypełnij właściwymi danymi trzy pola tekstowe znajdujące się w tym oknie(rysunek 86.2), korzystając niejako ze składni przypominającej sformułowaniezdania: „Chcę, aby w komórce C11 znalazła się liczba 1 400, co powinno nastąpićw wyniku zmian zawartości komórki C4”.

Rysunek 86.2.Wprowadź dane doodpowiednich pólokna dialogowegoSzukanie wyniku

Wprowadź te informacje ręcznie, wpisując odpowiednie odwołania do komóreklub wskazując je myszką.

3. Kliknij przycisk OK, aby rozpocząć proces szukania wyniku.

W czasie krótszym niż sekunda Excel wyświetli okno dialogowe Stan szukania wyniku,w którym będzie widoczna wartość docelowa i wartość obliczona przez program. W tymprzypadku narzędzie odnalazło wartość dokładnie równą zadanej liczbie. W komórceC4 arkusza zostanie umieszczona cena domu znaleziona przez program (276 868,93 zł),a w komórce C10 odpowiadająca jej kwota kredytu, przy której wysokość miesięcznejraty wyniesie założoną wartość (1 400 zł). Pozostałe komórki wyniku również zostanąprzeliczone. W tym momencie będziesz miał do wyboru dwie opcje:

Możesz kliknąć przycisk OK w celu zastąpienia oryginalnych liczb wartościamiznalezionymi przez narzędzie.

Możesz wybrać przycisk Anuluj, aby przywrócić wartości, które znajdowały sięw komórkach arkusza kalkulacyjnego przed wybraniem polecenia Szukaj wyniku.

Opisany tu przykład jest bardzo prosty, ale prawdziwe możliwości narzędzia Szukaj wy-niku są dużo bardziej widoczne w momencie, gdy masz do czynienia ze skomplikowanymmodelem zawierającym wiele powiązanych ze sobą formuł.

Sposób 87.Sekret związany z nazwami

Większość użytkowników Excela posiada przynajmniej podstawową wiedzę na tematnazwanych komórek i zakresów. Korzystając z polecenia Formuły/Nazwy zdefiniowane/


Sposób 87. Sekret związany z nazwami 171

Definiuj nazwę, możesz dowolnej komórce lub grupie komórek arkusza nadać prostąi sensowną nazwę, a następnie używać jej w swoich formułach.

Jeśli na przykład zakresowi komórek A2:A13 nadasz nazwę WartościSprzedaży, będzieszmógł napisać formułę w rodzaju =SUMA(WartościSprzedaży). Większość znanych mi użyt-kowników programu Excel określa tę możliwość mianem zakresów nazwanych lub ko-mórek nazwanych — zresztą sam także użyłem takiej nazwy w poprzednim akapicie.Określenie to nie jest jednak do końca poprawne.

Oto prawdziwa tajemnica, pozwalająca w pełni zrozumieć nazwy:

Gdy tworzysz w Excelu nazwę, tak naprawdę tworzysz nazwaną formułę.W przeciwieństwie do normalnych formuł nie zostaje ona umieszczonaw konkretnej komórce arkusza, a jedynie w pamięci programu.

Nie jest to może prawda wstrząsająca, ale pamiętanie o tym drobnym szczególe pozwoliCi na lepsze zrozumienie niektórych bardziej zaawansowanych technik związanych z nada-waniem i wykorzystywaniem nazw w Excelu.

Gdy używasz okna dialogowego Nowa nazwa, możesz spostrzec, że pole Odwołuje się do:zawiera tak naprawdę formułę, zaś w polu Nazwa: znajduje się jej nazwa. Z pewnościązauważysz też, że zawartość pola Odwołuje się do: poprzedzona jest znakiem równości,co potwierdza powyższą teorię.

Jak widać na rysunku 87.1, w skoroszycie zdefiniowana jest nazwa StopaOprocentowania,określająca komórkę B4 należącą do arkusza Arkusz1. Pole Odwołuje się do: zawiera na-stępującą formułę:

=Arkusz1!$B$4

Rysunek 87.1.Technicznie rzeczbiorąc, nazwaStopaOprocentowaniajest nazwaną formułą,nie zaś nazwanąkomórką

W każdej sytuacji, gdy użyjesz nazwy StopaOprocentowania, Excel wykona formułęo nazwie StopaOprocentowania i zwróci wynik jej działania. Będziesz zatem na przy-kład mógł wprowadzić do komórki następującą formułę:

=StopaOprocentowania*1,05

Podczas wykonywania tej formuły program najpierw przeprowadzi działania związanez formułą o nazwie StopaOprocentowania, istniejącą jedynie w pamięci, nie zaś w którejśz komórek. Następnie zaś przemnoży wynik tej formuły przez wartość 1,05 i wyświetliotrzymany rezultat. Formuła ta jest więc, oczywiście, równoznaczna z inną formułą, którazamiast z nazwy korzysta z bezpośredniego odwołania do komórki:

=Arkusz1!$B$4*1,05



Sposób 88.Używanie nazwanych stałych

Teraz opiszę zastosowanie bardzo przydatnej techniki pozwalającej usunąć z Twoich ar-kuszy sporo niepotrzebnego bałaganu. Mowa tu o nazwanych stałych.

Wyobraź sobie arkusz kalkulacyjny używany do tworzenia faktur i obliczania podatkówzwiązanych z określonymi wartościami sprzedaży. Typowym rozwiązaniem przy opra-cowywaniu takiego arkusza będzie umieszczenie wartości stopy podatkowej w którejśz komórek, a następnie wykorzystanie odwołania do tej komórki w odpowiednich formułachobliczeniowych. Sposobem na pewne uproszczenie sobie tego zadania będzie nadaniekomórce przechowującej wartość stopy podatkowej nazwy w rodzaju StopaOpodatkowania.

Możesz jednak również zapisać swoją stopę podatkową przy użyciu nazwy i uniknąć ko-nieczności używania komórki. Na rysunku 88.1 przedstawiono efekt wykonania nastę-pujących kroków:

1. Wykonaj polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazwę, aby wywołaćokno dialogowe Nowa nazwa.

2. Przy użyciu pola tekstowego Nazwa: wprowadź odpowiednią nazwę dla stałej;w tym przypadku będzie to StopaOpodatkowania.

3. Kliknij pole Odwołuje się do:, usuń jego dotychczasową zawartość i zastąp jąprostą formułą w rodzaju =7,5%.

4. Wybierz przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe.

Rysunek 88.1.Definiowanie nazwyodnoszącej się do stałej

Wymienione powyżej instrukcje pozwalają utworzyć nazwaną formułę, która nie wyko-rzystuje żadnego odwołania do komórki. Aby ją wypróbować, wpisz do dowolnej komórkiarkusza następującą formułę:

=StopaOpodatkowania

Ta prosta formuła zwraca jedynie wartość ,075, czyli rezultat działania nazwanej formułyStopaOpodatkowania. Ponieważ formuła ta zawsze będzie zwracać ten sam wynik, możeszo niej myśleć jako o nazwanej stałej. Stałej tej możesz, oczywiście, używać w bardziejskomplikowanych formułach, takich jak podana niżej:

=A1*StopaOpodatkowania


Sposób 89. Używanie funkcji w nazwach 173

StopaOpodatkowania jest nazwą zdefiniowaną na poziomie skoroszytu, będziesz więc mógłz niej skorzystać w dowolnym arkuszu, który wchodzi w jego skład.

Nazwana stała może również zawierać tekst, dzięki czemu będziesz w stanie zdefiniowaćstałą określającą, powiedzmy, nazwę firmy. Będziesz więc na przykład mógł skorzystaćz okna dialogowego Nowa nazwa do utworzenia następującej formuły o nazwie MSFT:

="Microsoft Corporation"

Następnie będziesz mógł utworzyć w dowolnej komórce arkusza formułę typu:="Roczny raport: "&MSFT

Powyższa formuła zwraca tekst Roczny raport: Microsoft Corporation.

Nazwy nieodnoszące się do zakresów nie są wyświetlane w widocznym na paskuformuły polu nazwy ani w oknie dialogowym Przechodzenie do, które możesz wywołaćklawiszem skrótu F5. Ma to sens, ponieważ stałe nazwane nie są umieszczone w ja-kimkolwiek konkretnym miejscu. Widnieją natomiast w wyświetlanym po naciśnięciuklawisza F3 oknie dialogowym Wklejanie nazwy, co również ma swoje uzasadnienie,bowiem możesz ich używać w dowolnych formułach.

Jak można się było spodziewać, zmiana wartości stałej jest możliwa w dowolnym mo-mencie przy wykorzystaniu okna dialogowego Menedżer nazw (otwierane za pomocąpolecenia Formuły/Nazwy zdefiniowane/Menedżer nazw). Wystarczy, że klikniesz przyciskEdytuj, a pojawi się okno dialogowe Edytowanie nazwy. Powinieneś w nim jedynie zmo-dyfikować odpowiednią wartość, używając pola Odwołuje się do:. Gdy klikniesz przyciskOK, program Excel ponownie przeliczy wszystkie formuły odwołujące się do zmie-nionej nazwy.

Sposób 89.Używanie funkcji w nazwach

Poprzedni sposób przedstawiał zagadnienie tworzenia nazwanych stałych. Tutaj pójdę krokdalej i opiszę metodę korzystania z funkcji w nazwach.

Na rysunku 89.1 pokazana została przykładowa formuła nazwana. Formuła ta nosi nazwęTenMiesiąc i ma następującą postać:

=MIESIĄC(DZIŚ())

Przedstawiona tu formuła nazwana używa dwóch funkcji arkusza. Funkcja DZIŚ zwracaaktualną datę, zaś funkcja MIESIĄC podaje numer miesiąca dla daty określonej jej argu-mentem. Dzięki temu możesz wprowadzić do dowolnej komórki arkusza poniższą for-mułę i otrzymasz numer bieżącego miesiąca. Jeśli teraz jest na przykład kwiecień, formułata zwróci liczbę 4:

=TenMiesiąc



Rysunek 89.1.Definiowanienazwanej formuływykorzystującejfunkcję arkuszakalkulacyjnego

Wygodniejszą wersją tej formuły byłaby taka, która zwracałaby nazwę miesiąca w po-staci tekstu, nie zaś niewiele mówiącej liczby. W tym celu opracuj formułę o nazwieNazwaTegoMiesiąca. Powinna ona mieć następującą definicję:

=TEKST(DZIŚ(); "mmmm")

Wprowadzenie podanej poniżej formuły do komórki spowoduje teraz umieszczenie w niejnazwy aktualnego miesiąca w postaci tekstowej. W przypadku kwietnia będzie to więctekst kwiecień:

=NazwaTegoMiesiąca

A oto kolejny przykład nazwanej formuły, która wykorzystuje funkcję. Utwórz formułęo nazwie SumaKolA, definiując ją tak:

=SUMA(Arkusz1!$A:$A)

Jak się pewnie spodziewasz, formuła ta zwraca sumę wartości znajdujących się w kolum-nie A arkusza Arkusz1.

Zauważ, że powyższa nazwa zdefiniowana jest przy użyciu odwołań bezwzględnych.Szczegół ten jest niezwykle istotny, ponieważ wykorzystanie odwołań względnychspowodowałoby, że formuła generowałaby inny wynik w zależności od położenia komórkiaktywnej.

Sposób 90.Tworzenie listy nazw

Okno dialogowe Menedżer nazw widoczne na rysunku 90.1 jest przydatnym narzędziem,które prezentuje listę wszystkich nazw zdefiniowanych w aktywnym skoroszycie. Abyotworzyć to okno, wykonaj polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Menedżer nazw lubpo prostu użyj kombinacji klawiszy Ctrl+F3.

Załóżmy, że chcesz wstawić listę tych nazw do zakresu arkusza, żeby w ten sposób udo-kumentować projekt. Choć okno dialogowe Menedżer nazw nie zapewnia metody wklejanialisty nazw, jest to możliwe do osiągnięcia — trzeba jedynie wiedzieć, gdzie szukać.


Sposób 91. Używanie dynamicznych nazw 175

Rysunek 90.1.Okno dialogoweMenedżer nazwwyświetla przewijalnąlistę wszystkich nazw

Sekretny przycisk Wklej listę znajduje się w oknie dialogowym Wklejanie nazwy. W celuotwarcia tego okna wywołaj polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Użyj w formule/Wklej nazwy lub naciśnij klawisz F3. Kliknij następnie przycisk Wklej listę, aby utworzyćlistę nazw (i ich definicji), począwszy od aktywnej komórki. Rysunek 90.2 pokazuje oknodialogowe Wklejanie nazwy wraz z wygenerowaną listą.

Rysunek 90.2.Za pomocąprzycisku Wklejlistę możeszutworzyć listęnazw arkusza

Jeśli podczas edytowania formuły otworzysz okno dialogowe Wklejanie nazwy, niepojawi się w nim przycisk Wklej listę.

Sposób 91.Używanie dynamicznych nazw

Tutaj znajdziesz opis niezwykle przydatnej metody, która pozwoli Ci zaoszczędzić masęczasu. Mowa tu o dynamicznej formule nazwanej, czyli takiej formule nazwanej, któraodwołuje się do zakresu o nieustalonym rozmiarze. Idea może wydawać Ci się dość trudnado zrozumienia, więc posłużę się pewnym przykładem.



Spójrz na arkusz przedstawiony na rysunku 91.1. Arkusz ten zawiera listę wartości sprze-daży osiągniętych w poszczególnych miesiącach aż do liczby wypracowanej w maju.

Rysunek 91.1.Dynamicznej formułynazwanej możesz użyćdo reprezentowaniadanych dotyczącychsprzedaży, któreumieszczone sąw kolumnie B

Powiedzmy, że dla danych znajdujących się w kolumnie B chcesz utworzyć nazwęDaneOSprzedaży, lecz nie chcesz, aby nazwa ta obejmowała puste komórki. Innymi słowy,chodzi Ci o to, aby zakres określony nazwą DaneOSprzedaży zmieniał się za każdym razem,gdy dodasz nowe dane opisujące kolejny miesiąc. Mógłbyś, oczywiście, korzystać comiesiąc z okna dialogowego Menedżer nazw w celu zmodyfikowania zakresu, dla któregozostała zdefiniowana ta nazwa. Możesz też jednak utworzyć dynamiczną formułę nazwaną,która automatycznie dokona odpowiednich zmian po dodaniu nowych danych lub usu-nięciu istniejących.

Tworzenie dynamicznej formuły nazwanej powinieneś zacząć od opracowania arkuszapodobnego do przedstawionego na rysunku 91.1. Kolejnym krokiem jest wykonanie poda-nych niżej instrukcji:

1. Wykonaj polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazwę, aby wywołaćokno dialogowe Nowa nazwa.

2. Wprowadź nazwę DaneOSprzedaży, korzystając z pola Nazwa:.

3. Tak jak zostało to przedstawione na rysunku 91.2, wpisz poniższą formułę,używając pola Odwołuje się do::

=PRZESUNIĘCIE(Arkusz1!$B$1;0;0;ILE.NIEPUSTYCH(Arkusz1!$B:$B);1)

Rysunek 91.2.Tworzenie dynamicznejformuły nazwanej

4. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Nowa nazwa.

Wymienione powyżej instrukcje umożliwiają opracowanie dynamicznej formuły nazwanej,która wykorzystuje funkcje PRZESUNIĘCIE oraz ILE.NIEPUSTYCH w celu określenia zakresuzmieniającego się w zależności od liczby niepustych komórek w kolumnie B. Aby spraw-


Sposób 92. Tworzenie nazw na poziomie arkusza 177

dzić jej działanie, wprowadź następującą formułę do dowolnej komórki znajdującej siępoza kolumną B:

=SUMA(DaneOSprzedaży)

Formuła ta zwraca sumę wartości zawartych w komórkach należących do kolumny B.Aby sprawdzić, czy nazwa odwołuje się tylko do komórek, które nie są puste, wypróbujnastępującą formułę:

=WIERSZ(DaneOSprzedaży)

Formuła zwraca wartość 5, czyli liczbę wierszy zakresu. Po dodaniu większej ilości danychlub usunięciu ich zobaczysz, że zakres DaneOSprzedaży zostanie odpowiednio dostosowany.

Zwróć uwagę na fakt, że nazwa DaneOSprzedaży nie pojawia się w polu nazwy widocznymna pasku formuły, nie będzie też ona widoczna w oknie dialogowym Przechodzenie do.Mimo to będziesz jednak mógł wywołać to okno i wpisać nazwę DaneOSprzedaży w celuzaznaczenia odpowiedniego zakresu.

Przedstawiona tu formuła działa jedynie w przypadku danych ułożonych w sposóbciągły, czyli bez pustych komórek pomiędzy wypełnionymi. W przytoczonym powyżejprzykładzie oznaczałoby to, że jeśli komórka B4 byłaby komórką pustą, nazwaDaneOSprzedaży nie obejmowałaby ostatniej wartości widocznej w kolumnie.

Możesz się teraz zastanawiać nad celowością całego tego działania. Przecież otrzymany efektmożna było uzyskać w dużo prostszy sposób, a mianowicie dzięki wpisaniu krótkiej formuły:

=SUM(B:B)

I prawie masz rację. Prawie, gdyż zdarzają się sytuacje, w których zastosowaną tu sztuczkętrudno byłoby przecenić. Jedną z nich jest użycie dynamicznych formuł nazwanych dodefiniowania zakresu danych wykorzystywanych przy tworzeniu wykresu. Technika tapozwala bowiem na opracowanie wykresu, którego serie danych dostosowują się auto-matycznie w trakcie dodawania kolejnych danych.

Począwszy od Excela 2007, dane wykresu znajdujące się w tabeli (wygenerowanej za po-mocą polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela) są automatycznie dostosowywane. Tworzeniedynamicznej nazwy przyda się, gdy chcesz, żeby wykres w ciągły sposób zmieniał dane,które nie są zawarte w tabeli.

Więcej informacji na temat wykresów znajdziesz w sposobach z rozdziału 7.

Sposób 92.Tworzenie nazw na poziomie arkusza

Standardowo, gdy określisz nazwę komórki lub zakresu komórek, będzie ona dostępna wewszystkich arkuszach należących do danego skoroszytu. Jeśli więc na przykład utworzysznazwę SumaRegionu i przypiszesz ją do komórki M32 należącej do arkusza Arkusz1, z nazwy



tej będziesz mógł skorzystać w dowolnej formule znajdującej się w każdym z arkuszy bie-żącego skoroszytu. Nazwa taka określana jest mianem nazwy poziomu skoroszytu lub teżnazwy globalnej. Standardowo wszystkie nazwy komórek i zakresów komórek tworzonesą jako nazwy poziomu skoroszytu.

Co jednak, jeśli w swoim skoroszycie będziesz miał kilka arkuszy kalkulacyjnych i zechceszużywać tej samej nazwy, na przykład wspomnianej nazwy SumaRegionu, w ramach każdegoz nich z osobna? W takiej sytuacji powinieneś utworzyć nazwy poziomu arkusza, zwaneteż czasem nazwami lokalnymi.

Aby zdefiniować lokalną nazwę SumaRegionu, powinieneś przejść do odpowiedniegoarkusza, w którym ma ona być widoczna, a następnie wykonać polecenie Formuły/Nazwyzdefiniowane/Definiuj nazwę. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Nowa nazwa. W poluNazwa wprowadź nazwę, a następnie za pomocą listy rozwijanej Zakres wybierz arkusz,w którym nazwa obowiązuje. Rysunek 92.1 prezentuje proces tworzenia nazwy poziomuarkusza.

Rysunek 92.1.Tworzenie nazwypoziomu arkusza

Nazwy poziomu arkusza możesz również tworzyć za pomocą pola Nazwa (zlokalizowanez lewej strony paska formuły). W tym celu zaznacz odpowiednią komórkę lub ich zakres,kliknij pole nazwy i wpisz w nim wybraną nazwę. Pamiętaj o poprzedzeniu jej nazwą ar-kusza i znakiem wykrzyknika. Nazwa zostanie zdefiniowana, gdy tylko naciśniesz klawiszEnter. Oto przykład nazwy poziomu arkusza:

Region3!SumaRegionu

Jeżeli nazwa arkusza zawiera choć jedną spację, powinieneś umieścić tę nazwę pomiędzyznakami apostrofu, jak przedstawiono w poniższym przykładzie:

'Region zachodni'!SumaRegionu

Tworząc w określonym arkuszu formułę, która wykorzystuje nazwy zdefiniowane na po-ziomie tego właśnie arkusza, nie musisz zawierać jego nazwy w nazwie zakresu. Niebędzie też ona widoczna w polu nazwy. Jeśli jednak zechcesz skorzystać z nazwy lokalnejw innym arkuszu kalkulacyjnym, będziesz zmuszony do używania całej nazwy, złożonejz nazwy arkusza, znaku wykrzyknika oraz nazwy zakresu.

Okno dialogowe Menedżer nazw wyraźnie identyfikuje każdą nazwę przy użyciu jej zakresu(rysunek 92.2). Jeżeli zakresem nazwy nie jest skoroszyt, okno wyświetli arkusz, w którymzdefiniowano nazwę.


Sposób 93. Obsługa dat sprzed roku 1900 179

Rysunek 92.2.Okno Menedżer nazwułatwia odróżnienienazw poziomuskoroszytu i poziomuarkusza

W polu nazwy widoczne są jedynie nazwy zdefiniowane na poziomie danego arkusza(i oczywiście na poziomie skoroszytu). Podobnie jest z listą znajdującą się w wy-świetlanym po naciśnięciu klawisza F3 oknie dialogowym Wklejanie nazwy: — znajdąsię tam wyłącznie nazwy określone dla bieżącego arkusza, nie będzie zaś nazw zdefi-niowanych w pozostałych arkuszach należących do aktywnego skoroszytu.

Sposób 93.Obsługa dat sprzed roku 1900

Według programu Excel stworzenie świata miało miejsce 1 stycznia roku 1900. Jeśli więcmasz do czynienia z danymi dotyczącymi nieco bardziej zamierzchłej przeszłości, z pew-nością zauważysz, że aplikacja nie rozpoznaje wpisywanych dat. Będzie to skutkowałona przykład tym, że data 3 maja 1791 wprowadzona do komórki arkusza zostanie zinter-pretowana jako dana tekstowa, nie zaś jako wartość daty.

Niestety, jedyną możliwością poradzenia sobie z tym ograniczeniem jest wpisywanie datwcześniejszych niż 1 stycznia 1900 w formie tekstu. Powoduje to jednak, że nie będzieszmógł przeprowadzać na tego typu informacjach jakichkolwiek działań związanych z prze-liczaniem, bo operacji takich nie możesz, oczywiście, wykonywać na danych tekstowych.Nie będziesz zatem w stanie zmienić ich formatowań liczbowych ani określić, na jaki dzieńtygodnia przypadała określona data. Nie będziesz też mógł obliczyć daty następującejsiedem dni później.

Jeżeli potrzebna Ci jest możliwość sortowania dat wcześniejszych niż rok 1900, będzieszmusiał wprowadzać dane dotyczące roku, miesiąca i dnia do oddzielnych komórek arkusza.Na rysunku 93.1 przedstawiono prosty przykład zapisu tego typu informacji.

W celu chronologicznego ułożenia dat wydarzeń historycznych powinieneś najpierw prze-prowadzić sortowanie danych w porządku rosnącym określonym dla kolumny D, następ-nie w porządku rosnącym określonym dla kolumny C, a na koniec posortować informacje



Rysunek 93.1.Aby umożliwićsortowanie datwcześniejszych niżrok 1900, wprowadźrok, miesiąc i dzieńdo osobnych komórek

w porządku rosnącym w kolumnie B. Jeśli zamiast z przycisku Sortuj rosnąco umiesz-czonego na pasku narzędzi Standardowy będziesz chciał skorzystać z okna dialogowegoSortowanie, powinieneś, oczywiście, określić warunki w odwrotnej kolejności niż wymie-niona powyżej. W polu listy Sortuj według należy wtedy wybrać pozycję Rok, w pierw-szym z pól następnie według powinieneś wybrać pozycję Miesiąc, zaś w drugim z nichpozycję Dzień. Wszystkie kryteria powinny, rzecz jasna, mieć określony rosnący porzą-dek sortowania. Wynik takiego działania przedstawiony został na rysunku 93.2.

Rysunek 93.2.Ułożenie wydarzeńhistorycznychw porządkuchronologicznymwymagaprzeprowadzeniaaż trzech sortowań

Niestety w przypadku dat sprzed roku 1900 nie możesz wykonać żadnych innych operacji.Na przykład nie ma możliwości odejmowania w celu określenia wieku.

Opracowałem specjalny dodatek o nazwie XDATE zawierający szereg funkcji umoż-liwiających obsługę dat wcześniejszych niż rok 1900. Darmową kopię tego narzę-dzia możesz pobrać z mojej strony internetowej, która znajduje się pod adresemhttp://spreadsheetpage.com.

Sposób 94.Przetwarzanie ujemnych wartości czasu

Dodawanie i odejmowanie danych określających czas jest możliwe w Excelu dzięki temu,że program używa do ich przechowywania wartości numerycznych. Na rysunku 94.1przedstawiono prosty przykład pokazujący sposób przetwarzania przez aplikację danycho czasie. Suma godzin widoczna w komórce B8 sformatowanej ciągiem [g]:mm jest obli-czana przez następującą formułę (szczegóły zamieszczono w sposobie 59.):

=SUMA(B2:B6)



Sposób 94. Przetwarzanie ujemnych wartości czasu 181

Rysunek 94.1.W komórce B9widoczna jest liczbagodzin pozostałychdo przepracowaniaw czterdziestogodzinnymtygodniu roboczym

W komórce B9 znajduje się ilość czasu, który należy przepracować, aby ukończyćczterdziestogodzinny tydzień pracy:

=(40/24)-B8

Gdy liczba przepracowanych godzin przekroczy 40, formuła znajdująca się w komórceB9 zwróci ujemną wartość czasu, z czym — jak widać na rysunku 94.2 — Excel nie radzisobie najlepiej.

Rysunek 94.2.W przypadku ujemnychwartości czasu programExcel wyświetla ciągkrzyżyków

Excel standardowo używa systemu dat, który za początek przyjmuje datę 1 stycznia1900 roku. Ujemne wartości czasu zapisywane są w formie kombinacji wartości datyi czasu, która oznacza datę poprzedzającą rok 1900, a więc wartość niedozwoloną.

Jednym z możliwych rozwiązań tego problemu jest skorzystanie z innego, opcjonalnegosystemu daty 1904, który przypisuje liczbę 1 dacie 2 stycznia roku 1904. Aby zmienić sto-sowany system, kliknij przycisk Plik/Opcje w celu wywołania okna dialogowego Opcjeprogramu Excel. Uaktywnij kartę Zaawansowane i zaznacz opcję Użyj systemu daty1904. Umożliwi to poprawne wyświetlanie Twoich ujemnych wartości czasu, tak jak zostałoto przedstawione na rysunku 94.3.

Rysunek 94.3.Przełączenie na systemdaty 1904 pozwala napoprawne wyświetlanieujemnych wartości czasu



Bądź ostrożny, gdy Twój skoroszyt zawiera połączenia z innymi skoroszytami, którenie korzystają z systemu daty 1904. W takich przypadkach różnica w ustawieniachsystemów dat może powodować otrzymywanie niewłaściwych wyników obliczeń.


Rozdział 5.

Przykładyprzydatnych formuł

W rozdziale tym znajdziesz wiele przykładów formuł. Niektóre z nichbędziesz mógł wykorzystać dokładnie w takiej formie, w jakiej zostałyprzedstawione. Inne zaś będziesz musiał dostosować do swoich własnychpotrzeb.


184 Rozdział 5. ♦ Przykłady przydatnych formuł

Spis sposobówSposób 95. Wyznaczanie dat dni świątecznych 185

Sposób 96. Obliczanie średniej ważonej 187

Sposób 97. Obliczanie wieku osób 188

Sposób 98. Szeregowanie wartości 189

Sposób 99. Konwersja cali na stopy i cale 191

Sposób 100. Zastosowanie funkcji DATA.RÓŻNICA 192

Sposób 101. Zliczanie znaków w komórce 193

Sposób 102. Numerowanie tygodni 194

Sposób 103. Użycie tabeli przestawnej zamiast formuł 195

Sposób 104. Wyrażanie liczb w postaci liczebników porządkowych w języku angielskim 198

Sposób 105. Wyodrębnianie słów z tekstów 200

Sposób 106. Rozdzielanie nazwisk 201

Sposób 107. Usuwanie tytułów z nazwisk 202

Sposób 108. Generowanie serii dat 203

Sposób 109. Określanie specyficznych dat 204

Sposób 110. Wyświetlanie kalendarza w zakresie komórek arkusza 207

Sposób 111. Różne metody zaokrąglania liczb 208

Sposób 112. Zaokrąglanie wartości czasu 211

Sposób 113. Korzystanie z nowej funkcji AGREGUJ 212

Sposób 114. Pobieranie zawartości ostatniej niepustej komórki w kolumnie lub wierszu 214

Sposób 115. Używanie funkcji LICZ.JEŻELI 216

Sposób 116. Zliczanie komórek spełniających wiele kryteriów jednocześnie 217

Sposób 117. Obliczanie liczby unikatowych wpisów w zakresie 220

Sposób 118. Obliczanie sum warunkowych wykorzystujących pojedynczy warunek 221

Sposób 119. Obliczanie sum warunkowych wykorzystujących wiele warunków 223

Sposób 120. Wyszukiwanie wartości dokładnej 225

Sposób 121. Przeprowadzanie wyszukiwań dwuwymiarowych 226

Sposób 122. Przeprowadzanie wyszukiwania w dwóch kolumnach 228

Sposób 123. Przeprowadzanie wyszukiwania przy użyciu tablicy 230

Sposób 124. Używanie funkcji ADR.POŚR 231

Sposób 125. Tworzenie megaformuł 233


Sposób 95. Wyznaczanie dat dni świątecznych 185

Sposób 95.Wyznaczanie dat dni świątecznych

Określenie dat niektórych świąt może być dość skomplikowane. Część z nich jest bardziejniż oczywista, ponieważ zawsze występują w tych samych dniach każdego roku, żebywymienić tu chociażby Nowy Rok czy Święto Niepodległości. W przypadku tego typuświąt powinieneś po prostu skorzystać z funkcji DATA. Aby na przykład sprawdzić, jakimdniem tygodnia będzie Nowy Rok (który zawsze przypada 1 stycznia) roku określonego zapomocą danej znajdującej się w komórce A1, należy skorzystać z następującej formuły:

=DATA(A1;1;1)

Inne święta są zdefiniowane jako określone wystąpienie pewnego dnia tygodnia w kon-kretnym miesiącu lub są wręcz uzależnione od faz księżyca. Przykładem może tu byćwiększość obchodzonych w Polsce świąt kościelnych, takich jak Boże Ciało czy Wiel-kanoc, bądź też niektóre z państwowych świąt amerykańskich, takich jak Dzień Pre-zydenta czy też Święto Dziękczynienia.

Przy tworzeniu wszystkich wymienionych poniżej formuł założono, że wartość określa-jąca rok (np. 2010) znajduje się w komórce A1. Zwróć uwagę na fakt, że ponieważ NowyRok, Święto Wojska Polskiego, Święto Niepodległości czy Boże Narodzenie obchodzonesą zawsze tego samego dnia roku, obliczenie ich dat sprowadza się do prostego wywołaniafunkcji DATA.

Nowy Rok

Święto to zawsze przypada dnia 1 stycznia, więc odpowiednia dla niego formuła będziemiała postać:

=DATA(A1;1;1)

Dzień Martina Luthera Kinga

To amerykańskie święto wypada w trzeci poniedziałek stycznia. Przedstawiona poniżejformuła oblicza datę święta Martina Luthera Kinga w roku określonym zawartościąkomórki A1:

=DATA(A1;1;1)+JEŻELI(2<DZIEŃ.TYG(DATA(A1;1;1));7-DZIEŃ.TYG(DATA(A1;1;1))+2;2-DZIEŃ.TYG(DATA(A1;1;1)))+((3-1)*7)

Dzień Prezydenta

Dzień ten w Stanach Zjednoczonych jest wyznaczony na trzeci poniedziałek lutego. Datę tęw roku zdefiniowanym w komórce A1 można obliczyć, korzystając z następującej formuły:




Wielkanoc

Wyznaczenie daty Wielkanocy jest dość trudne z uwagi na skomplikowany sposób okre-ślenia dnia tego święta. Jest to bowiem pierwsza niedziela po pierwszej pełni księżycawystępującej po równonocy wiosennej, która przypada 21 marca. Przedstawioną tu formułęznalazłem w internecie i szczerze mówiąc, nie mam pojęcia, w jaki sposób działa. For-muła nie zadziała, jeśli skoroszyt używa systemu daty 1904 (więcej informacji na ten te-mat znajdziesz w treści sposobu 94.).

=ZAOKR.W.DÓŁ(DATA(A1;5;DZIEŃ(MINUTA(A1/38)/2+56));7)-34

Pamiętaj tu o wybraniu dla komórki któregoś z formatów daty, gdyż w innym przypadkuzostanie w niej wyświetlona niewiele znacząca wartość numeryczna.

Powyższa formuła zwraca poprawną datę Niedzieli Wielkanocnej dla lat z przedziału odroku 1900 do 2078. Myślę, że ten zakres okaże się wystarczający dla większości użyt-kowników programu. Jeśli w Twoim przypadku jest inaczej, będziesz mógł poszukać od-powiedniego rozwiązania w sieci. Na stronach internetowych znaleźć można liczne kodymakr VBA pozwalających na wyznaczenie daty Wielkanocy na wiele różnych sposobów.

Święto Konstytucji 3 Maja

Działanie jest tu proste, gdyż — jak sama nazwa wskazuje — święto to przypada zawszednia 3 maja:

=DATA(A1;5;3)

Dzień Pamięci

W ostatni poniedziałek maja Amerykanie obchodzą Dzień Pamięci. Formuła pozwalającaobliczyć datę tego dnia w roku podanym w komórce A1 ma postać:

=DATA(A1;6;1)+JEŻELI(2<DZIEŃ.TYG(DATA(A1;6;1));7-DZIEŃ.TYG(DATA(A1;6;1))+2;2-DZIEŃ.TYG(DATA(A1;6;1)))+((1-1)*7)-7

Zwróć uwagę, że powyższa formuła oblicza tak naprawdę datę pierwszego poniedziałkuczerwca określonego roku, a następnie odejmuje liczbę 7 w celu wyznaczenia poniedział-ku o tydzień wcześniejszego, czyli ostatniego w maju.

Święto Pracy

Święto Pracy obchodzone jest w Stanach Zjednoczonych zupełnie innego dnia niż w Eu-ropie, gdyż wypada ono w pierwszy poniedziałek września. Formuła wyznaczająca tędatę dla roku określonego w komórce A1 ma następującą postać:



Sposób 96. Obliczanie średniej ważonej 187

Oczywiście, żeby wyznaczyć dzień Święta Pracy w Polsce, zastosujesz raczej dużo prost-szą formułę o postaci:

=DATA(A1;5;1)

Dzień Krzysztofa KolumbaTo amerykańskie święto przypada na drugi poniedziałek października. Poniższa formułapozwala na wyznaczenie jego daty w roku określonym w komórce A1:


Święto NiepodległościŚwięto to ustalono na dzień 11 listopada:

=DATA(A1;11;11)

Święto DziękczynieniaJedno z najważniejszych świąt w Stanach Zjednoczonych obchodzone jest w czwartyczwartek listopada. Datę Święta Dziękczynienia w roku podanym w komórce A1 możnaobliczyć przy użyciu następującej formuły:


Boże NarodzenieJak wiadomo, święto to przypada na dzień 25 grudnia:

=DATA(A1;12;25)

Sposób 96.Obliczanie średniej ważonej

Oferowana przez program Excel funkcja ŚREDNIA zwraca średnią (czy też przeciętną)wartość liczb znajdujących się w określonym zakresie komórek. Bardzo często jednakzachodzi konieczność obliczenia średniej ważonej. Możesz stracić na poszukiwania całydzień, lecz mimo to nie znajdziesz funkcji Excela, która przeprowadzałaby podobnedziałanie. Masz jednak możliwość obliczenia średniej ważonej za pomocą odpowiedniejformuły używającej funkcji SUMA.ILOCZYNÓW oraz SUMA.

Na rysunku 96.1 przedstawiono prosty przykład arkusza kalkulacyjnego zawierającegoceny paliwa gazowego odnotowane w okresie 30 dni. Na przykład przez pierwsze cztery



Rysunek 96.1.Formuła znajdującasię w komórce B16oblicza średnią ważonącen płynnego gazu

dni miesiąca litr gazu kosztował 2,48 zł, jego cena spadła następnie do poziomu 2,41 złi utrzymała tę wartość przez dwa kolejne dni, by potem znów zmaleć na kolejne trzy dnido kwoty 2,39 zł i tak dalej.

W komórce B15 umieszczono formułę, która używa funkcji ŚREDNIA:=ŚREDNIA(B4:B13)

Ale, wbrew temu, co może się wydawać, formuła ta nie zwraca właściwego wyniku. Abytakowy otrzymać, poszczególnym cenom musiałyby być przypisane odpowiednie wagizwiązane z ilością dni, przez które obowiązywała każda z wartości. Innymi słowy, wła-ściwym sposobem obliczania wartości średniej byłaby tu raczej średnia ważona.

Średnią taką można obliczyć za pomocą poniższej formuły, która w arkuszu została umiesz-czona w komórce B16:

=SUMA.ILOCZYNÓW(B4:B13;C4:C13)/SUMA(C4:C13)

Powyższa formuła mnoży każdą cenę przez odpowiadającą jej liczbę dni, a następniesumuje wszystkie iloczyny. Wynik jest dzielony przez liczbę dni. Z łatwością możeszprzystosować tę formułę do innego typu obliczeń średniej ważonej.

Sposób 97.Obliczanie wieku osób

Obliczanie wieku ludzkiego w programie Excel wymaga użycia pewnej sztuczki, ponie-waż wynik nie zależy wyłącznie od bieżącego roku, lecz również od aktualnego dnia,a sytuację komplikują dodatkowo lata przestępne.

Przedstawię tutaj trzy metody obliczania wieku osób. W wykorzystanych do tego celuformułach przyjąłem założenie, że data urodzenia (na przykład 16/2/1952) znajduje sięw komórce B1, zaś w komórce B2 umieszczona jest aktualna data (obliczona za pomocąfunkcji DZIŚ).


Sposób 98. Szeregowanie wartości 189

Metoda 1Poniższa formuła odejmuje datę urodzenia od aktualnej daty i dzieli otrzymany wynik przezliczbę 365,25. Funkcja ZAOKR.DO.CAŁK usuwa część ułamkową rezultatu.

=ZAOKR.DO.CAŁK((B2-B1)/365,25)

Formuła ta nie jest dokładna w stu procentach, ponieważ przeprowadza dzielenie przezśrednią liczbę dni w roku. W niektórych przypadkach zatem zwraca niepoprawne wyniki.Przykładem może tu być obliczanie wieku dziecka, które ma dokładnie rok; w sytuacji takiejpowyższa formuła zwróci wartość 0 zamiast 1.

Metoda 2Bardziej dokładną metodą obliczania wieku będzie zastosowanie funkcji YEARFRAC.

=ZAOKR.DO.CAŁK(YEARFRAC(B2;B1))

Funkcja YEARFRAC normalnie jest stosowana w obliczeniach finansowych. Jednak sprawdzasię po prostu świetnie w przypadku obliczania wieku. Funkcja określa część roku repre-zentowaną przez liczbę całych dni z przedziału dwóch dat.

Metoda 3Trzecia metoda wyznaczania wieku korzysta z funkcji DATA.RÓŻNICA. Ta nieudoku-mentowana funkcja nie została opisana w systemie pomocy Excela.

=DATA.RÓŻNICA(B1;B2;"Y")

Jeśli bardzo zależy Ci na dokładności, możesz zastosować nieco zmodyfikowaną wersję tejformuły:

=DATA.RÓŻNICA(B1;B2;"Y") & " lata, " &DATA.RÓŻNICA(B1;B2;"YM") &" miesięcy, " &DATA.RÓŻNICA(B1;B2;"MD") & " dni"

Formuła ta zwróci ciąg znaków podobny do przedstawionego poniżej:33 lata, 8 miesięcy, 17 dni

Więcej informacji o skrywanej funkcji DATA.RÓŻNICA znajdziesz w treści sposobu 100.

Sposób 98.Szeregowanie wartości

Ustalanie porządku wartości znajdujących się w zakresie komórek okazuje się czasembardzo przydatną możliwością. Jeśli masz na przykład arkusz kalkulacyjny zawierającydane o rocznych wartościach sprzedaży osiągniętych przez dwudziestu przedstawicieli



handlowych Twojej firmy, możesz dzięki temu dokonać klasyfikacji każdej z tych osóbi dowiedzieć się, kto zajmuje jaką pozycję w rankingu sprzedaży przedsiębiorstwa, za-czynając od najwyższej, a kończąc na najniższej.

Jeżeli zdarzyło Ci się już korzystać z oferowanej przez program Excel funkcji POZYCJA,z pewnością zauważyłeś, że wyniki jej działania nie zawsze w pełni Ci odpowiadają. Jeślibowiem dwie wartości mają zajmować na przykład trzecie miejsce, funkcja POZYCJA oby-dwu przypisze pozycję 3, a Ty być może wolałbyś przypisać im jakąś wartość średnią czyteż środkową, co w tym przypadku oznaczałoby pozycję 3,5 dla obu danych.

Excel 2010 posiada nową funkcję POZYCJA.ŚR, która rozwiązuje ten problem.

Na rysunku 98.1 przedstawiono arkusz kalkulacyjny, w którym zastosowano obie wy-mienione wyżej metody pozycjonowania kolumny wartości. Pierwsza z tych metod— wyniki jej działania widoczne są w kolumnie C — korzysta z funkcji POZYCJA.W kolumnie D użyto nowej funkcji POZYCJA.ŚR. Zakres komórek B2:B16 nosi nazwęWartośćSprzedaży.

Rysunek 98.1.Ustalanie pozycjidanych za pomocąfunkcji POZYCJAoferowanej przezprogram Excel orazprzy wykorzystaniuodpowiedniej formułytablicowej

Zauważ, że dwie osoby zajmują trzecie miejsce. Choć funkcja POZYCJA przypisała każdejosobie pozycję 3, funkcja POZYCJA.ŚR wyznaczyła dla tych dwóch osób pozycję 3,5.Ponadto trzy osoby uzyskały dziesiąte miejsce. Funkcja POZYCJA przypisała każdej osobiepozycję 10, z kolei funkcja POZYCJA.ŚR wyznaczyła dla tych osób pozycję 11, będącą pozy-cją środkową dla pozycji 10, 11 i 12.

W poprzednich wersjach programu Excel formuły używające funkcji POZYCJA.ŚR zwrócąbłąd. Jeśli planujesz współużytkować skoroszyt z osobą, która korzysta z wersji Excelastarszej niż 2010, zamiast funkcji POZYCJA.ŚR możesz zastosować formułę tablicową.

Spójrz na rysunek 98.1 i poniższą formułę wprowadź w wierszu 4. Następnie skopiuj jądo komórek znajdujących się niżej. Wynik będzie dokładnie taki sam jak w przypadkuużycia funkcji POZYCJA.ŚR.

=SUMA(1*(B4<=WartośćSprzedaży))-(SUMA(1*(B2=WartośćSprzedaży))-1)/2


Sposób 99. Konwersja cali na stopy i cale 191

Formuła tablicowa jest szczególnym rodzajem formuły i działa w odniesieniu dodanych umieszczonych w tablicy. Podczas wprowadzania takiej formuły powinieneśnacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift+Enter zamiast samego klawisza Enter,aby powiadomić program, że wpisana została właśnie formuła tablicowa, nie zaśzwykła. Excel wyświetla tego typu formuły w nawiasach klamrowych, co ma na celuprzypomnienie Ci, że masz do czynienia z formułą tablicową. Efektu tego nie osią-gniesz, wpisując nawiasy klamrowe z klawiatury. Jeśli nie użyjesz kombinacji kla-wiszy Ctrl+Shift+Enter, formuła nie zadziała.

Sposób 99.Konwersja cali na stopy i cale

Jeśli kiedykolwiek musiałeś zamienić cale na stopy i cale, szybko zdasz sobie sprawęz zalet systemu metrycznego. Zasadniczo konwersja cali na stopy i cale jest problememzwiązanym z dzieleniem, w którego przypadku trzeba zwrócić uwagę na resztę (wyrażonąw calach).

Poniższa formuła zakłada, że komórka A2 zawiera wartość wyrażoną w calach. Formuławyświetla wynik w stopach i calach (gdy na przykład komórka A2 przechowuje wartość 43,wynikiem będzie 3'7").

=TEKST(ZAOKR.DO.CAŁK(A2/12);"###")&"' "&MOD(A2;12)&""""

Ponieważ formuła zwraca łańcuch tekstowy, dla wyniku nie możesz przeprowadzić ope-racji matematycznych. Jeśli zamierzasz zamienić łańcuch wyrażony w stopach i calachz powrotem na cale, przydatna okaże się następująca formuła (zakłada, że komórka B2zawiera łańcuch taki jak 3'7"):

=(LEWY(B2;ZNAJDŹ("'";B2)-1)+((FRAGMENT.TEKSTU(B2;ZNAJDŹ("'";B2)+1;DŁ(B2)-ZNAJDŹ("'";B2)-1))/12))*12

Powyższe formuły działają tylko w przypadku dodatnich wartości wyrażonych w calach.

Rysunek 99.1 prezentuje efekt zastosowania tych formuł.

Rysunek 99.1.Konwersja calina stopy i cale,i z powrotem na cale



Sposób 100.Zastosowanie funkcji DATA.RÓŻNICA

W treści sposobu 97. zaprezentowałem formułę, która używa funkcji DATA.RÓŻNICA(DATEDIF). Funkcja ta oblicza różnicę między dwoma datami i wynik wyraża za pomocąmiesięcy, dni lub lat.

Ta przydatna funkcja, której nie udokumentowano w systemie pomocy, zalicza się do jed-nej z małych tajemnic związanych z Excelem. Choć system pomocy Excela 2000 zawieraopis funkcji DATA.RÓŻNICA, wcześniejsze lub późniejsze wersje Excela są pozbawionedokumentacji funkcji.

Dawno temu w arkuszu kalkulacyjnym Lotos 1-2-3 wprowadzono funkcję DATEDIF.Prawdopodobnie dla zachowania zgodności w Excelu również pojawiła się ta funkcja.Jednak z jakiegoś powodu Microsoft nie był skory do poinformowania o jej istnieniu.Z całą tą tajemnicą w jakimś stopniu raczej mają związek prawnicy.

W każdym razie niniejszy sposób opisuje funkcję DATA.RÓŻNICA i informuje o tym,czego Microsoft nie zamierza wyjawić. Oto składnia funkcji:

=DATA.RÓŻNICA(Data1;Data2;"Interwał")

Argumenty Data1 i Data2 to standardowe daty (lub odwołanie do komórki zawierającejdatę). Argument Data1 musi identyfikować datę, która jest wcześniejsza lub taka sama jakdata argumentu Data2. Trzeci argument Interwał to łańcuch tekstowy określający jed-nostkę czasu, która zostanie zwrócona.

Poniższa lista opisuje poprawne kody interwału.

m — liczba pełnych miesięcy w przedziale wyznaczonym przez argumentyData1 i Data2.

d — liczba dni w przedziale określonym przez argumenty Data1 i Data2.

y — liczba pełnych lat w przedziale wyznaczonym przez argumenty Data1 i Data2.

ym — liczba miesięcy w przedziale ustalonym przez argumenty Data1 i Data2.Ponieważ interwał ten wyklucza lata, funkcjonuje tak, jakby dwie datywystępowały w tym samym roku.

yd — liczba dni w przedziale określonym przez argumenty Data1 i Data2.Ze względu na to, że interwał ten wyklucza lata, funkcjonuje tak, jakby dwiedaty występowały w tym samym roku.

md — liczba dni w przedziale wyznaczonym przez argumenty Data1 i Data2.Ponieważ interwał ten wyklucza zarówno miesiąc, jak i rok, funkcjonuje tak,jakby dwie daty występowały w tym samym miesiącu i roku.

Rysunek 100.1 prezentuje kilka przykładów zastosowania funkcji DATA.RÓŻNICA z każ-dym z możliwych argumentów interwału. Formuła z komórki D2 skopiowana do komórekznajdujących się niżej ma następującą postać:

=DATA.RÓŻNICA(A2;B2;C2)


Sposób 101. Zliczanie znaków w komórce 193

Rysunek 100.1.Przykłady użyciafunkcjiDATA.RÓŻNICA

Sposób 101.Zliczanie znaków w komórce

Tutaj znajdziesz przykłady formuł, których zadaniem jest obliczanie liczby znaków wpi-sanych do komórki.

Zliczanie wszystkich znaków w komórceFunkcja DŁ zwraca liczbę znaków zawartych w komórce. Jeśli na przykład w komórceA1 umieszczono tekst Magazyn, następująca formuła zwróci wartość 7:

=DŁ(A1)

Funkcja DŁ użyta z wartością zwraca liczbę znaków w liczbie. W tym przypadku możeona być inna niż liczba znaków wyświetlonych w wyniku formatowania liczbowego.

Zliczanie wystąpień określonych znaków w komórcePodana niżej formuła oblicza liczbę wystąpień litery B (tylko wielkiej litery) w ciągu zna-ków umieszczonym w komórce A1:

=DŁ(A1)-DŁ(PODSTAW(A1;"B";""))

Działanie tej formuły opiera się na wykorzystaniu funkcji PODSTAW tworzącej w pamięciprogramu nowy ciąg znaków, z którego usunięto wszystkie litery B. Kolejnym krokiemjest odjęcie długości otrzymanego ciągu od długości oryginalnego tekstu znajdującego sięw komórce i uzyskanie w ten sposób informacji na temat liczby wystąpień w nim litery B.

Operacja porównywania rozróżnia wielkość znaków. Jeśli w komórce A1 będzie się naprzykład znajdował tekst Biały bąblowiec, formuła zwróci wartość 1.

Formuła przedstawiona poniżej jest bardziej uniwersalna, gdyż pozwala na obliczenieliczby wystąpień litery B — zarówno wielkiej, jak i małej — w tekście znajdującym sięw komórce A1:

=DŁ(A1)-DŁ(PODSTAW(LITERY.WIELKIE(A1);"B";""))

Umieszczenie w komórce A1 tekstu Biały bąblowiec spowoduje, że formuła zwróciwartość 3.



Zliczanie wystąpień ciągu znakowego w komórceKolejna przedstawiona tu formuła pozwala na znajdowanie liczby wystąpień konkret-nego ciągu znaków. Zwraca ona liczbę wystąpień określonego ciągu tekstowego znaj-dującego się w komórce B1 w tekście umieszczonym w komórce A1. Poszukiwany ciągtekstowy może zawierać dowolną liczbę znaków.

=(DŁ(A1)-DŁ(PODSTAW(A1;B1;"")))/DŁ(B1)

Jeśli na przykład w komórce A1 zostanie umieszczony tekst Leśnik na Leśniku, a w B2będzie się znajdował ciąg znaków Leśnik, powyższa formuła zwróci liczbę 2.

Wykonywane porównanie uwzględnia wielkość zastosowanych liter, a więc umieszczeniew komórce B1 tekstu leśnik spowoduje, że formuła zwróci wartość 0. Aby ominąć toograniczenie, powinieneś skorzystać ze zmodyfikowanej wersji formuły, która ma nastę-pującą postać:

=(DŁ(A1)-DŁ(PODSTAW(LITERY.WIELKIE(A1); LITERY.WIELKIE(B1);"")))/DŁ(B1)

Sposób 102.Numerowanie tygodni

Każdy wie, że rok składa się z 52 tygodni. A zatem dla dowolnego dnia powinieneś byćw stanie określić numer tygodnia. Czyż nie? Choć pytanie wydaje się proste, w rzeczywi-stości jest to wszystko trochę bardziej złożone.

W przypadku określania numeru tygodnia funkcję WEEKNUM Excela można porównać z bi-letem. Funkcja ta akceptuje datę i zwraca numer tygodnia. Ponadto funkcja zakłada, że ty-dzień uwzględniający 1 stycznia to pierwszy tydzień roku. A zatem, pierwszy tydzień rokumoże składać się z zaledwie jednego dnia (np. rok 2011) lub siedem dni (np. rok 2006).

Funkcja WEEKNUM nie jest zgodna ze standardem ISO (International Standards Organization).Zgodnie z tym standardem:

tydzień zawsze zaczyna się od poniedziałku i kończy w niedzielę,

pierwszy tydzień jest tygodniem uwzględniającym pierwszy czwartek roku.

Definicja ta powoduje, że w niektórych latach pierwsze dni roku mogą przynależeć dotygodnia o numerze 52 lub 53 (te dni występują w tygodniu poprzedniego roku kalen-darzowego).

Funkcja WEEKNUM używa opcjonalnego drugiego argumentu, który umożliwia okre-ślenie dnia tygodnia będącego jego pierwszym dniem. Jeżeli argument ten mawartość 2, przyjmuje się, że tygodnie zaczynają się od poniedziałku, a nie wtorku.Jednakże zastosowanie tego argumentu i tak nie spowoduje, że funkcja WEEKNUMstanie się zgodna ze standardem ISO.



Poniższa formuła utworzona przez Laurenta Longre zwraca numer tygodnia dla dniaokreślonego w komórce A1.

=1+ZAOKR.DO.CAŁK((A1-DATA(ROK(A1+4-DZIEŃ.TYG(A1+6));1;5)+DZIEŃ.TYG(DATA(ROK(A1+4-DZIEŃ.TYG(A1+6));1;3)))/7)

Na rysunku 102.1 porównano trzy metody obliczania numeru tygodnia dla daty w ko-lumnie A. Oto one:

Kolumna B: zastosowanie funkcji WEEKNUM (niedziela jest pierwszym dniemtygodnia),

Kolumna C: użycie funkcji WEEKNUM (tydzień rozpoczyna sięod poniedziałku),

Kolumna D: zastosowanie poprzednio wyszczególnionych formuł.

Rysunek 102.1.Trzy metodyobliczania numerutygodnia

Sposób 103.Użycie tabeli przestawnejzamiast formuł

Tabela przestawna Excela oferuje niebywałe możliwości. Zamiast tworzyć formuły, czę-sto możesz zastosować tabelę przestawną. Niniejszy sposób opisuje prosty problem i za-pewnia trzy rozwiązania.

Rysunek 103.1 pokazuje zakres danych z wynikami testu napisanego przez studentów.Celem jest obliczenie średniego wyniku dla wszystkich studentów, a także średniego wy-niku dla każdej płci.



Rysunek 103.1.Trzy metodyobliczania numerutygodnia

Wstawianie sum częściowych

Pierwsze rozwiązanie uwzględnia automatyczne wstawianie sum częściowych. W celuuzyskania możliwości skorzystania z tej metody dane muszą zostać posortowane wedługkolumny, w której pojawią się sumy częściowe. W przypadku omawianego przykładumusisz posortować dane przy użyciu kolumny Płeć. Wykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz dowolną komórkę kolumny C.

2. Prawym przyciskiem kliknij komórkę i z menu podręcznego wybierz polecenieSortuj/Sortuj od A do Z.

3. W celu otwarcia okna dialogowego Sumy częściowe wykonaj polecenieDane/Konspekt/Suma częściowa.

4. W oknie tym w polu Dla każdej zmiany w ustaw Płeć, z listy pola Użyj funkcjiwybierz Średnia, a w polu Dodaj sumę częściową do uaktywnij Wynik.

Na rysunku 103.2 przedstawiono rezultat dodania sum częściowych. Zauważ, że Excel two-rzy też konspekt. Dzięki temu możesz ukryć szczegóły i przeglądnąć tylko podsumowanie.

Rysunek 103.2.Excel automatyczniedodaje sumy częściowe



Wstawione przez Excel formuły używają funkcji SUMY.CZĘŚCIOWE z wartością 1 jakopierwszym argumentem (reprezentuje średnią). Oto one:

=SUMY.CZĘŚCIOWE(1;B2:B6)=SUMY.CZĘŚCIOWE(1;B8:B15)=SUMY.CZĘŚCIOWE(1;B2:B15)

Formuła w komórce B17 oblicza średnią całkowitą i korzysta z zakresu obejmującegodwie inne formuły z funkcją SUMY.CZĘŚCIOWE (w komórkach B7 i B16). Funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE ignoruje komórki zawierające inne formuły z funkcją SUMY.CZĘŚCIOWE.

Zastosowanie formułKolejna metoda wyznaczania średnich polega na wykorzystaniu formuł. Formuła ob-liczająca średnią dla wszystkich studentów jest prosta i wygląda następująco:

=ŚREDNIA(B2:B14)

Aby uzyskać średnią dla poszczególnych płci, do utworzenia poniższych formuł możeszposłużyć się funkcją ŚREDNIA.JEŻELI.

=ŚREDNIA.JEŻELI(C2:C14;”Kobieta”;B2:B14)=ŚREDNIA.JEŻELI(C2:C14;”Mężczyzna”;B2:B14)

Funkcję ŚREDNIA.JEŻELI wprowadzono w Excelu 2007. Jeśli skoroszyt musi być zgodnyz wcześniejszymi wersjami aplikacji, użyj następujących formuł:

=SUMA.JEŻELI(C2:C14;”Kobieta”;B2:B14)/LICZ.JEŻELI(C2:C14;”Kobieta”)=SUMA.JEŻELI(C2:C14;”Mężczyzna”;B2:B14)/LICZ.JEŻELI(C2:C14;”Mężczyzna”)

Zastosowanie tabeli przestawnejTrzecia metoda wyznaczania średniej wyników sprowadza się do utworzenia tabeli prze-stawnej. Wielu użytkowników unika definiowania tego typu tabel, gdyż uznają je za zbyt-nio skomplikowane. Jak się przekonasz, korzystanie z tabel przestawnych nie sprawiawiększego problemu. Wykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz dowolną komórkę zakresu danych i wywołaj polecenie Wstawianie/Tabele/Tabela przestawna, żeby otworzyć okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej.

2. W oknie tym sprawdź, czy Excel zaznaczył właściwy zakres danych, i w poluLokalizacja określ komórkę istniejącego arkusza.Dobrą propozycją jest komórka E1.

3. Kliknij przycisk OK. Excel wyświetli panel Lista pól tabeli przestawnej. 4. W obrębie panelu przeciągnij pozycję Płeć do położonej u dołu sekcjiEtykiety wierszy.

5. Pozycję Wynik przeciągnij do sekcji Wartości.Choć Excel utworzy tabelę przestawną, zamiast średniej wyświetli funkcję SUMA.

6. Aby zmienić używaną funkcję podsumowującą, prawym przyciskiem myszykliknij dowolną wartość tabeli przestawnej i z menu podręcznego wybierzPodsumuj dane według/Średnia.



Na rysunku 103.3 pokazano tabelę przestawną.

Rysunek 103.3.Tabela przestawnaoblicza średnie bezwykorzystaniaformuł

W przeciwieństwie do rozwiązania opartego na formułach, tabela przestawna nieaktualizuje automatycznie swojej zawartości, gdy dane ulegną zmianie. Jeżeli tak sięstanie, musisz odświeżyć tabelę przestawną. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiemmyszy dowolną komórkę w obrębie tabeli przestawnej i z menu podręcznego wybraćpolecenie Odśwież.

Choć tabela przestawna zaprezentowana w omawianym przykładzie jest wyjątkowo prosta,utworzenie jej nie stanowi też żadnego problemu. Tabele przestawne mogą być znaczniebardziej złożone i bez użycia żadnej formuły podsumowywać ogromne ilości danychw niemal każdy sposób, jaki może przyjść na myśl.

Sposób 104.Wyrażanie liczb w postaciliczebników porządkowychw języku angielskim

Przydatna bywa nieraz możliwość wyrażania liczb w postaci liczebników porządkowych.Zamienianie liczb na pełne słowa byłoby, co prawda, czynnością zbyt skomplikowaną,a tworzenie skrótów cyfrowo-literowych w takim przypadku jest w języku polskim niepo-prawne, w odróżnieniu od języka angielskiego, gdzie jest to normalną praktyką. Liczba21 traktowana jako liczebnik porządkowy jest w nim na przykład wyrażana poprzezdodanie odpowiedniej końcówki, którą w tym przypadku jest st — a więc liczebnik


Sposób 104. Wyrażanie liczb w postaci liczebników porządkowych w języku angielskim 199

przyjmuje postać 21st. Program Excel nie oferuje specjalnego formatu liczbowego, którypomógłby w takiej sytuacji, możliwe jest jednak opracowanie odpowiedniej formuły, którawypełni to zadanie.

W języku angielskim istnieją cztery końcówki dodawane do liczby w celu uzyskania li-czebnika porządkowego. Są to: st, nd, rd i th. Wybór jednej z nich zależny jest od wartościprzekształcanej liczby, a rządząca nim reguła jest dość zawiła. Z tego powodu odpo-wiednia formuła również będzie dość skomplikowana. Większość liczb wymaga użyciakońcówki th. Wyjątkami od tej reguły będą liczby kończące się cyframi 1, 2 i 3, jednak nietakie, których drugą od końca cyfrą jest 1, a więc nie wartości kończące się liczbami 11, 12i 13. Zasada ta może się wydawać dość zagmatwana, ale da się ją przełożyć na język zro-zumiały dla Excela, a więc na formułę.

Przedstawiona poniżej formuła przekształca liczbę całkowitą umieszczoną w komórce A1na odpowiedni liczebnik porządkowy języka angielskiego:

=A1&JEŻELI(LUB(WARTOŚĆ(PRAWY(A1;2))={11;12;13});"th";JEŻELI(LUB(WARTOŚĆ(PRAWY(A1))={1;2;3});WYBIERZ(PRAWY(A1);"st";"nd";"rd");"th"))

Formuła ta jest dość skomplikowana, postaram się więc wytłumaczyć Ci jej sposóbdziałania. Jest on w skrócie taki:

1. Jeśli ostatnie dwie cyfry liczby to 11, 12 lub 13, użyj końcówki th.

2. Jeśli zasada 1. nie znajduje zastosowania, sprawdź ostatnią cyfrę. Jeżeli ostatniącyfrą liczby jest 1, użyj końcówki st. Jeżeli ostatnią cyfrą liczby jest 2,skorzystaj z końcówki nd. Jeżeli ostatnią cyfrą liczby jest 3, użyj końcówki rd.

3. Jeśli żadna z powyższych zasad nie została zastosowana, użyj końcówki th.

Na rysunku 104.1 przedstawiono efekty działania podanej wyżej formuły.

Rysunek 104.1.Korzystanie z formułydo wyrażania liczbw postaci angielskichliczebnikówporządkowych

Formuła zwraca łańcuch tekstowy, a nie wartość liczbową. A zatem, nie możesz zasto-sować wyniku formuły w żadnym obliczeniu numerycznym.



Sposób 105.Wyodrębnianie słów z tekstów

Zaprezentowane tutaj formuły będą przydatne do wyodrębniania słów z ciągów znakówznajdujących się w komórkach arkusza kalkulacyjnego. Jednej z nich możesz na przykładużyć do wydzielenia pierwszego słowa z tekstu.

Wyodrębnianie pierwszego słowa z ciągu tekstowego

Aby wydobyć pierwsze słowo z określonego tekstu, formuła musi zlokalizować w nimpozycję pierwszego znaku spacji, a następnie użyć tej informacji jako argumentu funkcjiLEWY. Działanie takie wykonuje następująca formuła:

=LEWY(A1;ZNAJDŹ(" ";A1)-1)

Zwraca ona wszystkie znaki, które znajdują się w tekście umieszczonym w komórce A1przed wystąpieniem pierwszej spacji. Pojawia się tu jednak pewien problem — jeśliw komórce tej nie występuje żaden znak spacji, bo zawiera ona tylko jedno słowo, for-muła zwróci kod błędu. Nieco bardziej rozbudowana wersja formuły rozwiązuje ten kłopotdzięki wykorzystaniu nowej funkcji JEŻELI.BŁĄD, która po wystąpieniu błędu, wyświetlapusty łańcuch:

=JEŻELI.BŁĄD(LEWY(A1;ZNAJDŹ(" ";A1)-1);"")

Jeżeli formuła musi być zgodna z wcześniejszymi wersjami Excela, nie możesz skorzystaćz funkcji JEŻELI.BŁĄD. A zatem, w celu sprawdzenia, czy wystąpił błąd, użyj funkcjiJEŻELI i CZY.BŁ.

=JEŻELI(CZY.BŁ(ZNAJDŹ(" ";A1));A1;LEWY(A1;ZNAJDŹ(" ";A1)-1))

Wyodrębnianie ostatniego słowa z ciągu tekstowego

Wydobycie ostatniego słowa z łańcucha tekstowego jest nieco trudniejsze, ponieważfunkcja ZNAJDŹ przeszukuje teksty zawsze od lewej do prawej strony. Z tego powoduproblemem jest tu znalezienie ostatniego znaku spacji w zadanym ciągu. Istnieje jednakpewne rozwiązanie, czego najlepszym dowodem jest zaprezentowana poniżej formuła.Zwraca ona ostatnie słowo należące do tekstu, czyli wszystkie znaki znajdujące się poostatniej spacji, która w nim występuje:

=PRAWY(A1;DŁ(A1)-ZNAJDŹ("*";PODSTAW(A1;" ";"*";DŁ(A1)-DŁ(PODSTAW(A1;" ";"")))))

Z formułą tą wiąże się jednak ten sam problem, który pojawił się w przypadku pierwszejformuły przedstawionej wyżej: zwraca ona kod błędu w sytuacji, gdy zadany ciąg znakównie zawiera przynajmniej jednej spacji. Rozwiązanie polega na użyciu funkcji JEŻELI.BŁĄDi zwróceniu całej zawartości komórki A1, gdy wystąpi błąd.

=JEŻELI.BŁĄD(PRAWY(A1;DŁ(A1)-ZNAJDŹ("*";PODSTAW(A1; " ";"*";DŁ(A1)-DŁ(PODSTAW(A1; " ";"")))));A1)


Sposób 106. Rozdzielanie nazwisk 201

Oto formuła, która zgodna jest z wszystkimi wersjami Excela:=JEŻELI(CZY.BŁ(ZNAJDŹ(" ";A1));A1;PRAWY(A1;DŁ(A1)-ZNAJDŹ("*";PODSTAW(A1;" ";"*";DŁ(A1)-DŁ(PODSTAW(A1;" ";""))))))

Wyodrębnianie wszystkich słówz wyjątkiem pierwszego z ciągu tekstowego

Następująca formuła zwraca zawartość komórki A1 z pominięciem pierwszego słowa:=PRAWY(A1;DŁ(A1)-ZNAJDŹ(" ";A1;1))

Jeśli komórka A1 będzie zawierała tekst Wstępny budżet na rok 2008, powyższa formułazwróci ciąg znaków budżet na rok 2008.

Formuła ta zwróci natomiast kod błędu, gdy w komórce będzie się znajdować tylko jednosłowo. W celu uniknięcia błędu poniższa wersja formuły używa funkcji JEŻELI.BŁĄD.Jeżeli komórka nie zawiera wielu słów, funkcja zwraca pusty łańcuch.

=JEŻELI.BŁĄD(PRAWY(A1;DŁ(A1)-ZNAJDŹ(" ";A1;1));"")

Ta wersja formuły zgodna jest z wszystkimi wersjami Excela:=JEŻELI(CZY.BŁ(ZNAJDŹ(" ";A1));"";PRAWY(A1;DŁ(A1)-ZNAJDŹ(" ";A1;1)))

Sposób 106.Rozdzielanie nazwisk

Załóżmy, że masz listę pełnych imion i nazwisk ludzi, znajdującą się w jednej kolumnie.Twoim zadaniem jest rozdzielenie tych nazwisk na trzy kolumny w taki sposób, abyw pierwszej z nich znalazły się pierwsze imiona, w kolejnej drugie imiona lub inicjały, zaśw trzeciej nazwiska. Zadanie to jest bardziej skomplikowane, niż mogłoby się początkowowydawać, ponieważ nie we wszystkich nazwiskach występujących w kolumnie użytodrugich imion czy też dodatkowych inicjałów. Mimo to problem jest możliwy do roz-wiązania.

Opisane powyżej zadanie będzie dużo bardziej skomplikowane, gdy na liście znajdąsię jeszcze nazwiska poprzedzone tytułami, takimi jak Pan czy dr, lub nazwiska zawie-rające dodatkowe informacje, w rodzaju Jr. czy III. Przedstawione tu rozwiązania nieuwzględniają tego typu trudnych przypadków, mimo to wyniki ich działania nadal sta-nowić będą dobry punkt wyjścia, a z pojedynczymi błędnymi wpisami będziesz mógłsobie poradzić, ręcznie edytując odpowiednie komórki.

We wszystkich zaprezentowanych niżej formułach przyjęto założenie, że imiona i nazwiskoumieszczone są w komórce A1.



W prosty sposób możesz opracować formułę, która będzie wyodrębniała imię:=LEWY(A1;ZNAJDŹ(" ";A1)-1)

Poniższa formuła będzie natomiast zwracała nazwisko:=PRAWY(A1;DŁ(A1)-ZNAJDŹ("*";PODSTAW(A1;" ";"*";DŁ(A1)-DŁ(PODSTAW(A1;" ";"")))))

Następująca formuła wydobywa z całości zapisu drugie imię. Przy jej tworzeniu założono,że pierwsze imię znajduje się w komórce B1, a wyodrębnione nazwisko umieszczonezostało w komórce D1:

=JEŻELI(DŁ(B1&D1)+2>=DŁ(A1);"";FRAGMENT.TEKSTU(A1;DŁ(B1)+2;DŁ(A1)-DŁ(B1&D1)-2))

Jak możesz zauważyć na rysunku 106.1, przedstawione tu formuły spisują się całkiemnieźle. W widocznym na nim arkuszu występują, co prawda, pewne problemy, zwłaszczaw przypadku personaliów, które składają się z jednego lub co najmniej trzech słów. Pozatym, jak już wcześniej wspomniałem, te nieliczne błędy możesz poprawić ręcznie.

Rysunek 106.1.W arkuszu tym użytoformuł do wyodrębnieniapierwszego imienia,drugiego imienia lub jegoinicjału oraz nazwiskaz wpisów imion i nazwiskznajdujących się na liściewidocznej w kolumnie A

W wielu przypadkach będziesz mógł wyeliminować konieczność używania formuł dziękioferowanemu Ci przez program poleceniu Dane/Narzędzia danych/Tekst jako kolumny.Pozwala ono na rozdzielenie tekstu na poszczególne elementy składowe. Wybranietej komendy spowoduje wywołanie okna dialogowego Kreator konwersji tekstu nakolumny, który w kilku krokach przeprowadzi Cię przez proces przetwarzania poje-dynczej kolumny danych w zbiór kolumn. W pierwszym kroku działania kreatora bę-dziesz przeważnie używał opcji Rozdzielany, a w drugim kroku jako ogranicznik tekstuwybierzesz spację.

Sposób 107.Usuwanie tytułów z nazwisk

Może się zdarzyć sytuacja, w której będziesz zmuszony do usunięcia tytułów (takich jakPan, Pani czy Państwo) poprzedzających nazwiska znajdujące się na liście umieszczonejw arkuszu Excela. Operację tę będziesz prawdopodobnie chciał przeprowadzić przed opi-sanym w poprzednim sposobie rozdzielaniem pełnych nazwisk na ich części składowe.

Z zamieszczonej poniżej formuły będziesz mógł skorzystać w celu usunięcia z komórekprzechowujących nazwiska trzech występujących najczęściej tytułów, czyli słów Pan,Pani oraz Państwo. Jeśli komórka A1 będzie na przykład zawierała nazwisko Pan FryderykMisiasty, efektem działania formuły będzie ciąg znaków Fryderyk Misiasty.


Sposób 108. Generowanie serii dat 203

=JEŻELI(LUB(LEWY(A1;4)="Pan ";LEWY(A1;5)="Pani ";LEWY(A1;8)="Państwo ");PRAWY(A1;DŁ(A1)-ZNAJDŹ(" ";A1));A1)

W powyższej formule sprawdzane są trzy warunki. Jeśli zechcesz sprawdzać większą ichliczbę, na przykład w celu wyeliminowania kolejnych tytułów, powinieneś po prostu dodaćodpowiednie argumenty w wywołaniu funkcji LUB.

Sposób 108.Generowanie serii dat

Jeśli pracujesz z danymi bazującymi na czasie, z pewnością zdarza się, że chcesz wpro-wadzić do arkusza serię dat. Na przykład w przypadku aplikacji monitorującej sprzedażmożesz chcieć wprowadzić serię dat dla wyników kwartalnych (pamiętając oczywiścieo pominięciu dat przypadających w weekend).

Używanie możliwości AutowypełnienieNajbardziej efektywna metoda wprowadzania serii danych nie wykorzystuje jakichkol-wiek formuł, sprowadza się bowiem do użycia możliwości automatycznego wypełnianiakolejnych komórek arkusza następującymi po sobie datami. Żeby z niej skorzystać, powi-nieneś wpisać pierwszą datę, a następnie przeciągnąć uchwyt wypełniania komórek przyużyciu prawego przycisku myszki. Po zwolnieniu przycisku na ekranie pojawi się menukontekstowe, z którego będziesz mógł wybrać odpowiednią dla siebie opcję, tak jak zostałoto przedstawione na rysunku 108.1.

Rysunek 108.1.Korzystaniez możliwościAutowypełnieniew celu utworzeniaserii dat

Zanim skorzystasz z funkcji Autowypełnianie, w niektórych sytuacjach będziesz musiałwprowadzić dwie daty. Jeśli na przykład zamierzasz wstawić serię dat, które reprezentująkolejne poniedziałki, musisz wprowadzić dwie pierwsze daty serii. Zaznacz obie daty, pra-wym przyciskiem myszy przeciągnij uchwyt wypełniania, a następnie zwolnij przyciski z menu podręcznego wybierz polecenie Wypełnij dniami.



Używanie formuł

Inna metoda wstawiania serii dat polega na zastosowaniu formuł. Przewagą rozwiązaniawykorzystującego formuły nad używaniem funkcji Autowypełnienie do utworzenia serii datjest możliwość zmiany pierwszej daty w serii, co pociągnie za sobą aktualizację wszyst-kich pozostałych danych. W celu skorzystania z tego rozwiązania powinieneś jedyniewpisać do pierwszej komórki właściwą datę początkową, a następnie do kolejnych komórekwprowadzić formuły, których zadaniem będzie generowanie odpowiednich wartości.

Przy tworzeniu przedstawionych niżej przykładów formuł przyjęto założenie, że pierwszadata serii umieszczona została w komórce A1, a pierwsza formuła znajduje się w komórceA2. Odpowiednią liczbę kolejnych komórek należy po prostu wypełnić kopią tej formuły.

Aby otrzymać serię dat oddzielonych od siebie okresem siedmiu dni, użyj następującejformuły:

=A1+7

Aby wygenerować serię dat odległych od siebie o miesiąc, skorzystaj z formuły:=DATA(ROK(A1);MIESIĄC(A1)+1;DZIEŃ(A1))

W celu otrzymania serii dat odległych od siebie dokładnie o rok zastosuj poniższą formułę:=DATA(ROK(A1)+1;MIESIĄC(A1);DZIEŃ(A1))

Aby wygenerować serię dat składających się wyłącznie z dni tygodnia (bez sobót i niedziel),powinieneś skorzystać z zamieszczonej poniżej formuły. Formuła utworzona została przyzałożeniu, że data znajdująca się w komórce A1 jest dniem powszednim, czyli nie jestsobotą lub niedzielą.

=JEŻELI(DZIEŃ.TYG(A1)=6;A1+3;A1+1)

Ponieważ formuła ta zwraca numer seryjny daty, konieczne będzie sformatowaniekomórek w celu wyświetlenia dat.

Sposób 109.Określanie specyficznych dat

Tutaj znajdziesz szereg przydatnych formuł, które zwracają pewne specyficzne daty.

Określanie dnia roku

1 stycznia jest pierwszym dniem każdego roku, a 31 grudnia jest jego dniem ostatnim.Ale co z pozostałymi dniami, znajdującymi się pomiędzy nimi? Przedstawiona poniżejformuła zwraca kolejny numer dnia w roku dla daty przechowywanej w komórce A1:

=A1-DATA(ROK(A1);1;0)


Sposób 109. Określanie specyficznych dat 205

Jeśli na przykład komórka A1 zawiera datę 16 luty 2010, formuła zwróci wartość 47,gdyż data identyfikuje 47. dzień roku.

Następująca formuła zwraca liczbę dni, które pozostały do końca roku, licząc od podanejdaty umieszczonej w komórce A1:

=DATA(ROK(A1);12;31)-A1

Określanie dnia tygodnia

Jeśli zajdzie potrzeba wyznaczenia, na jaki dzień tygodnia przypada określona data,z pomocą przyjdzie Ci funkcja DZIEŃ.TYG. Funkcja ta przyjmuje argument stanowiący datęi zwraca liczbę całkowitą z przedziału od 1 do 7, która odpowiada numerowi dnia w tygo-dniu — przy założeniu, że tydzień zaczyna się w niedzielę. Podana niżej formuła zwracana przykład wartość 6, gdyż pierwszym dniem roku 2010 jest właśnie piątek:

=DZIEŃ.TYG(DATA(2010;1;1))

Funkcja DZIEŃ.TYG umożliwia również podanie drugiego, opcjonalnego argumentu, któryokreśla stosowany przez nią system numerowania dni w tygodniu. Jeśli użyjesz w tym celuliczby 2, funkcja zwróci wartość 1 dla poniedziałku, 2 dla wtorku i tak dalej. Zastosowanieliczby 3 jako drugiego argumentu funkcji DZIEŃ.TYG spowoduje, że w przypadku po-niedziałku zwrócona zostanie wartość 0, w przypadku wtorku — 1 i tak dalej.

Dzień tygodnia dla określonej daty możesz również wyznaczyć, stosując do prze-chowującej ją komórki odpowiednie formatowanie niestandardowe. Aby dzień tygodniawyświetlany był w postaci słowa stanowiącego jego nazwę, powinieneś na przykładzastosować następujący ciąg formatujący:

dddd

Pamiętaj jednak, że komórka naprawdę będzie nadal przechowywała pełną datę,a nie jedynie kolejny numer dnia tygodnia, jak w przypadku rozwiązania korzystają-cego z formuły.

Określanie daty ostatniej niedzieli

Formuła, którą tu przedstawiam, zwraca datę ostatniego wystąpienia określonego dniatygodnia. Możesz z niej skorzystać na przykład do wyznaczenia daty ostatniej niedzieli,przy czym, jeśli aktualnym dniem jest niedziela, formuła zwróci datę dzisiejszą. Wynikiemjest numer seryjny daty (pamiętaj o takim sformatowaniu komórki, aby wyświetlana byłaczytelna data).

=DZIŚ()-MOD(DZIŚ()-1;7)

Aby zmodyfikować powyższą formułę w celu wyznaczania dat innych dni niż niedziela,powinieneś zmienić występującą w niej liczbę 1 na inną wartość z przedziału od 2(w przypadku poniedziałku) do 7 (dla soboty).



Określanie pierwszego dnia tygodniawystępującego po podanej dacie

Znajdująca się poniżej formuła może być wykorzystana do wyznaczenia daty podanegodnia tygodnia, który będzie następował po określonej dacie. Możesz więc dzięki niej naprzykład sprawdzić datę, jaką będzie miał pierwszy poniedziałek po 4 lipca 2010 roku.

Przy tworzeniu formuły przyjęto założenie, że w komórce A1 znajduje się data, a komórkaA2 zawiera liczbę z przedziału od 1 do 7, która określa dzień tygodnia, przy czym 1 oznaczaniedzielę, 2 — poniedziałek i tak dalej.

=A1+A2-DZIEŃ.TYG(A1)+(A2<DZIEŃ.TYG(A1))*7

W przypadku gdy w komórce A1 znajduje się data 4 lipiec 2010, a komórka A2 zawieraoznaczającą piątek liczbę 6, wynikiem działania formuły będzie 9 lipiec 2010 — tendzień przypada bowiem w pierwszy piątek po 4 lipca 2010 roku (niedziela).

Określanie n-tego wystąpieniapodanego dnia tygodnia w miesiącu

Podczas Twojej pracy może Ci się czasem przydać formuła pozwalająca na wyznaczeniedaty określonego wystąpienia w danym miesiącu pewnego dnia tygodnia. Wyobraź sobiena przykład, że dniem wypłaty pensji w Twojej firmie jest zawsze drugi piątek miesiąca,a Twoim zadaniem jest określenie dat wszystkich wypłat w rozpoczynającym się właśnieroku. Odpowiednie obliczenia wykona dla Ciebie poniższa formuła:

=DATA(A1;A2;1)+A3-DZIEŃ.TYG(DATA(A1;A2;1))+(A4-(A3>=DZIEŃ.TYG(DATA(A1;A2;1))))*7

Przy tworzeniu tej formuły przyjęte zostały następujące założenia:

komórka A1 zawiera rok;

komórka A2 przechowuje miesiąc;

w komórce A3 umieszczony jest kolejny numer odpowiedniego dnia tygodnia,czyli liczba 1 dla niedzieli, 2 dla poniedziałku i tak dalej;

komórka A4 zawiera numer poszukiwanego wystąpienia określonego dnia,czyli na przykład 2 w sytuacji, gdy chcesz wyznaczyć datę drugiego wystąpieniadnia tygodnia określonego argumentem przechowywanym w komórce A3.

Wykorzystanie tej formuły do określenia daty drugiego piątku czerwca 2010 roku spo-woduje otrzymanie wartości 11 czerwiec 2010.

Określanie ostatniego dnia miesiąca

W celu znalezienia daty odpowiadającej ostatniemu dniu określonego miesiąca możeszskorzystać z funkcji DATA. Należy tu wykorzystać fakt, że zerowy dzień następnegomiesiąca jest traktowany przez tę funkcję jako ostatni dzień miesiąca go poprzedzającego,a więc trzeba podać jej argument miesiąca zwiększony o 1 i wartość dnia równą 0.


Sposób 110. Wyświetlanie kalendarza w zakresie komórek arkusza 207

Przy opracowywaniu podanej niżej formuły założono, że w komórce A1 znajduje się dataokreślająca wybrany miesiąc. Formuła w wyniku swojego działania zwróci ostatni dzieńtego właśnie miesiąca.

=DATA(ROK(A1);MIESIĄC(A1)+1;0)

Wariacji tej formuły możesz użyć do wyznaczenia liczby dni wchodzących w skład poda-nego miesiąca. Zaprezentowana poniżej formuła zwraca liczbę całkowitą określającą liczbędni miesiąca zdefiniowanego za pomocą daty umieszczonej w komórce A1. Upewnij się,że komórka przechowująca tę formułę korzysta ze zwykłego formatowania liczbowego,nie zaś z formatowania daty.

=DZIEŃ(DATA(ROK(A1);MIESIĄC(A1)+1;0))

Określanie kwartału, do którego należy podany dzień

Przy tworzeniu raportów finansowych pomocna może się okazać możliwość prezentowa-nia informacji odnoszących się do poszczególnych kwartałów danego roku. Podana niżejformuła zwraca liczbę całkowitą z przedziału od 1 do 4. Liczba ta określa kwartał, do któ-rego należy data znajdująca się w komórce A1:

=ZAOKR.GÓRA(MIESIĄC(A1)/3;0)

Działanie tej formuły polega na podzieleniu numeru miesiąca przez liczbę 3, a następniezaokrągleniu otrzymanego wyniku w górę.

Sposób 110.Wyświetlanie kalendarzaw zakresie komórek arkusza

Tutaj znajdziesz opis metody tworzenia w zakresie komórek dynamicznego kalendarzana dowolny miesiąc wybranego roku. Na rysunku 110.1 przedstawiono przykładowykalendarz tego typu. Zmiana daty widocznej w jego górnej części spowoduje, że ka-lendarz zostanie przeliczony od nowa tak, aby wyświetlane były daty dla podanego rokui miesiąca.

Aby utworzyć ten kalendarz w komórkach B2:H9, postępuj według następujących in-strukcji:

1. Zaznacz zakres komórek B2:H2 i scal komórki przez wybranie poleceniaNarzędzia główne/Wyrównanie/Scal i wyśrodkuj.

2. Do scalonego zakresu wprowadź datę.

Ze względu na to, że podany dzień miesiąca nie będzie tu miał żadnego znaczenia,dla komórki ustaw niestandardowy format, który nie wyświetla dnia (mmm-rrrr).

3. Do komórek B3:H3 wpisz skróty nazw dni tygodnia.



Rysunek 110.1.Pokazany tu kalendarzzostał utworzonyza pomocąskomplikowanejformuły tablicowej

4. Zaznacz zakres komórek B4:H9, a następnie wpisz podaną niżej formułę.

Pamiętaj, że jest to formuła tablicowa, więc aby ją wprowadzić, zamiast klawiszaEnter będziesz musiał na koniec nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift+Enter.

=JEŻELI(MIESIĄC(DATA(ROK(B2);MIESIĄC(B2);1))<>MIESIĄC(DATA(ROK(B2);MIESIĄC(B2);1)-(DZIEŃ.TYG(DATA(ROK(B2);MIESIĄC(B2);1))-1)+{0\1\2\3\4\5}*7+{1;2;3;4;5;6;7}-1);"";DATA(ROK(B2);MIESIĄC(B2);1)-(DZIEŃ.TYG(DATA(ROK(B2);MIESIĄC(B2);1))-1)+{0\1\2\3\4\5}*7+{1;2;3;4;5;6;7}-1)

5. Sformatuj zakres komórek B4:H9, korzystając z niestandardowego formatudaty w taki sposób, aby wyświetlane były tylko dni. Ciąg formatujący będzietu miał postać: d.

6. Dostosuj odpowiednio szerokość kolumn i dobierz wszelkie inne niezbędneformatowania komórek.

Zmiana miesiąca i roku w dacie widocznej w górnej części zakresu spowoduje, żekalendarz zostanie automatycznie zaktualizowany. Po utworzeniu kalendarza będzieszmógł skopiować przechowujący go zakres komórek i wstawić do każdego innego ar-kusza kalkulacyjnego i skoroszytu.

Sposób 111.Różne metody zaokrąglania liczb

Zaokrąglanie liczb jest bardzo typową czynnością przeprowadzaną w programie Excel,dlatego też znajdziesz w nim szereg funkcji umożliwiających wykonanie tego zadania naróżne sposoby.

Bardzo ważną rzeczą jest tu właściwe zrozumienie różnicy między zaokrąglaniem war-tości a ich formatowaniem. Gdy formatujesz liczbę w taki sposób, aby wyświetlanabyła z określoną ilością miejsc dziesiętnych, formuły korzystające z liczby będą używaćjej rzeczywistej wartości, która może się różnić od tego, co widać w komórce arkusza.Gdy zaokrąglasz liczbę, używające jej formuły będą stosować tę właśnie zaokrąglonąwartość.


Sposób 111. Różne metody zaokrąglania liczb 209

W tabeli 111.1 przedstawione zostały funkcje oferowane przez program Excel, opracowanez myślą o zaokrąglaniu wartości.

Tabela 111.1. Funkcje Excela służące do zaokrąglania liczb

Funkcja Przeznaczenie

DOLLARDE Zmienia cenę wyrażoną w postaci ułamkowej na wartość w postaci dziesiętnej.DOLLARFR Zmienia cenę wyrażoną w postaci dziesiętnej na wartość w postaci ułamkowej.LICZBA.CAŁK W swoim domyślnym działaniu obcina liczbę do wartości całkowitej, usuwając

przy tym ewentualną część ułamkową. Opcjonalny drugi argument sterujedokładnością obcinania.

MROUND Zaokrągla liczbę do wielokrotności określonej liczby.ZAOKR Zaokrągla liczbę do podanej liczby cyfr po przecinku.ZAOKR.DO.CAŁK Zaokrągla liczbę w dół do najbliższej jej wartości całkowitej.ZAOKR.DO.NPARZ Zaokrągla liczby dodatnie w górę (w kierunku od zera), a liczby ujemne w dół

(również w kierunku od zera) do najbliższej całkowitej liczby nieparzystej.ZAOKR.DO.PARZ Zaokrągla liczby dodatnie w górę (w kierunku od zera), a liczby ujemne w dół

(również w kierunku od zera) do najbliższej całkowitej liczby parzystej.ZAOKR.DÓŁ Zaokrągla liczbę w dół (w kierunku do zera) do podanej liczby cyfr po przecinku.ZAOKR.GÓRA Zaokrągla liczbę w górę (w kierunku od zera) do podanej liczby cyfr po przecinku.ZAOKR.W.DÓŁ Zaokrągla liczbę w dół (czyli w kierunku do zera) do najbliższej wielokrotności

określonej liczby.ZAOKR.W.GÓRĘ Zaokrągla liczbę w górę (czyli w kierunku od zera) do najbliższej wielokrotności

określonej liczby.

Podane w dalszej części niniejszego sposobu przykłady formuł pozwolą Ci lepiej zro-zumieć działanie różnych metod zaokrąglania liczb.

Zaokrąglanie do najbliższej wielokrotnościokreślonej liczby

Funkcja MROUND przydaje się do zaokrąglania wartości do najbliższej wielokrotnościokreślonej liczby. Możesz jej więc na przykład użyć w celu zaokrąglenia liczby 133 donajbliższej wielokrotności liczby 5. Zamieszczona poniżej formuła zwróci wówczaswartość 135:

=MROUND(133;5)

Podobny efekt można też uzyskać za pomocą standardowej funkcji Excela ZAOKR.W. GÓRĘ:=ZAOKR.W.GÓRĘ(133;5)

Otrzymany wynik będzie tu taki sam, jak w przypadku użycia funkcji MROUND. Jednakwywołanie wspomnianych funkcji z pierwszym argumentem równym 131 da odmienne wy-niki. Funkcja ZAOKR.W.GÓRĘ ponownie zwróci wartość 135, ale MROUND zwróci 130. Dzieje siętak dlatego, że MROUND szuka najbliższej wielokrotności podanej liczby, zaokrąglając w góręlub w dół, a ZAOKR.W.GÓRĘ, jak sama nazwa wskazuje, zawsze zaokrągla w górę.



Istnieje jeszcze funkcja ZAOKR.W.DÓŁ, która powoduje zaokrąglenie w dół pierwszego ar-gumentu do najbliższej wielokrotności liczby określonej drugim argumentem. Zarównoprzy wartości pierwszego argumentu równego 131, jak i 133 oraz wielokrotności równej5 formuła zwróci wynik 130.

Zaokrąglanie wartości walutowychBardzo często zdarzają się sytuacje, w których konieczne jest zaokrąglenie wartości wa-lutowych. Nagle okazuje się, że obliczona cena jakiegoś produktu wynosi na przykład45,78923 zł. W takiej sytuacji z pewnością będziesz chciał zaokrąglić otrzymaną wartośćdo najbliższego grosza. Może się to wydawać bardzo łatwe, jednak tak się składa, żedziałanie takie można przeprowadzić na trzy różne sposoby:

zaokrąglić kwotę w górę do najbliższego grosza,

zaokrąglić kwotę w dół do najbliższego grosza,

zaokrąglić kwotę do najbliższego grosza w górę lub w dół.

Przedstawiona niżej formuła opracowana została przy założeniu, że wartość ceny wyrażonaw złotówkach i groszach umieszczona jest w komórce A1. Zadaniem formuły jest zaokrą-glenie tej wartości do najbliższego grosza. Jeśli zatem komórka A1 będzie zawierać liczbę12,421 zł, formuła zwróci wartość 12,42 zł, a w przypadku wartości 12,429 zwróci 12,43.

=ZAOKR(A1;2)

Jeżeli chcesz, aby wartości były zaokrąglane w górę do najbliższego grosza, powinieneśskorzystać z funkcji ZAOKR.W.GÓRĘ. Znajdująca się poniżej formuła używa jej do zaokrą-glenia w ten sposób liczby umieszczonej w komórce A1. Wstawienie do tej komórki war-tości 12,421 zł spowoduje, że formuła zwróci liczbę 12,43 zł.

=ZAOKR.W.GÓRĘ(A1;0,01)

Jeśli Twoim zadaniem jest zaokrąglanie wartości walutowych w dół, rozwiązaniem będzieużycie funkcji ZAOKR.W.DÓŁ. Na przykład zamieszczona poniżej formuła pozwala zaokrąglićw dół liczbę przechowywaną w komórce A1 w taki sposób, że wartość 12,421 zł zostanieprzetworzona na 12,42 zł.

=ZAOKR.W.DÓŁ(A1;0,01)

Aby zaokrąglić w górę wartość oznaczającą kwotę wyrażoną w złotówkach do najbliższychpięciu groszy, powinieneś skorzystać z następującej formuły:

=ZAOKR.W.GÓRĘ(A1;0,05)

Używanie funkcji ZAOKR.DO.CAŁK i LICZBA.CAŁK

Na pozór funkcje ZAOKR.DO.CAŁK i LICZBA.CAŁK wydają się niemal identyczne. Obiekonwertują dowolną wartość liczbową do postaci liczby całkowitej. Różnica polegajednak na tym, że funkcja LICZBA.CAŁK po prostu obcina ułamkową część oryginalnejwartości, zaś funkcja ZAOKR.DO.CAŁK zaokrągla tę wartość do najbliższej liczby całkowitejw oparciu o ułamkową część pierwotnej liczby.


Sposób 112. Zaokrąglanie wartości czasu 211

W praktyce różnica ta staje się widoczna przy przetwarzaniu liczb ujemnych. Na przykładponiższa formuła zwróci w wyniku swojego działania wartość -14,0:

=LICZBA.CAŁK(-14,2)

Kolejna zaś zwróci liczbę -15,0, ponieważ wartość -14,2 zostanie zaokrąglona w dół donajbliższej mniejszej od niej liczby całkowitej:

=ZAOKR.DO.CAŁK(-14,2)

Funkcja LICZBA.CAŁK umożliwia podanie dodatkowego (opcjonalnego) argumentu, któryprzydaje się przy przycinaniu ułamków dziesiętnych. Na przykład przedstawiona niżejformuła zwraca liczbę 54,33, czyli wartość przyciętą do dwóch miejsc po przecinku:

=LICZBA.CAŁK(54,3333333;2)

Zaokrąglanie do n cyfr znaczącychW niektórych przypadkach może Ci się bardzo przydać możliwość zaokrąglania wartościnumerycznych do określonej liczby cyfr znaczących. Możesz na przykład chcieć wyrazićliczbę 1 432 187 za pomocą dwóch cyfr znaczących, co oznaczać będzie zamienienie jejna wartość 1 400 000. Z kolei wartość 84 356 przedstawiona przy użyciu trzech cyfr zna-czących przyjmie postać 84 300.

Jeśli masz do czynienia z całkowitymi liczbami dodatnimi, przedstawiona poniżej formułazałatwia sprawę. Zaokrągla ona liczbę przechowywaną w komórce A1 do dwóch cyfrznaczących. Jeżeli jednak będziesz chciał zaokrąglać wartości, używając innej liczbymiejsc znaczących, powinieneś zastąpić występującą w niej liczbę 2 odpowiednią wartością.

=ZAOKR.DÓŁ(A1;2-DŁ(A1))

W przypadku liczb ujemnych i wartości nie będących liczbami całkowitymi rozwiązaniejest nieco bardziej skomplikowane. Zamieszczona niżej formuła stanowi bardziej uniwer-salny sposób zaokrąglania wartości znajdującej się w komórce A1 do liczby cyfr znaczą-cych zapisanej w komórce A2. Formuła ta przetwarza poprawnie zarówno całkowite, jaki niecałkowite liczby dodatnie i ujemne.

=ZAOKR(A1;A2-1-ZAOKR.DO.CAŁK(LOG10(MODUŁ.LICZBY(A1))))

Na przykład, jeśli w komórce A1 będzie znajdować się liczba 1,27845, a w komórceA2 wartość 3, formuła zwróci liczbę 1,28000, czyli wartość zaokrągloną do trzechcyfr znaczących.

Sposób 112.Zaokrąglanie wartości czasu

Niewykluczone, że przydarzy Ci się sytuacja, w której będziesz musiał opracowaćformułę zaokrąglającą wartości czasu do określonej liczby minut. Możesz na przykład byćzmuszony do wprowadzania zapisów dotyczących czasu pracy Twojej firmy z dokładnościądo 15 minut. Tutaj przedstawię Ci kilka różnych metod zaokrąglania wartości czasu.



Następująca formuła zaokrągla daną o czasie przechowywaną w komórce A1 do naj-bliższej pełnej minuty:

=ZAOKR(A1*1440;0)/ 1440

Działanie formuły polega na przemnożeniu wartości czasu przez liczbę 1440 w celuotrzymania całkowitej liczby minut w jednej dobie, a następnie zaokrągleniu jej za po-mocą funkcji ZAOKR i podzieleniu uzyskanego wyniku przez wartość 1440. Na przykładwpisanie do komórki A1 czasu 11:52:34 spowoduje, że formuła zwróci wartość 11:53:00.

Kolejna formuła przypomina powyższą, z wyjątkiem tego, że zaokrągla wartość czasuprzechowywaną w komórce A1 do najbliższej pełnej godziny:

=ZAOKR(A1*24;0)/24

Jeśli komórka A1 będzie zawierać wartość 5:21:31, wynikiem działania formuły będzieczas 5:00:00.

Zamieszczona poniżej formuła powoduje z kolei zaokrąglenie wartości znajdującej sięw komórce A1 do najbliższych 15 minut, czyli kwadransa:

=ZAOKR(A1*24/0,25;0)*(0,25/24)

W formule tej liczba 0,25 reprezentuje ułamek godziny. Aby zaokrąglić wartość czasudo najbliższych 30 minut, należy zastąpić liczbę 0,25 wartością 0,5, tak jak zrobiono tow poniższej formule:

=ZAOKR(A1*24/0,5;0)*(0,5/24)

Sposób 113.Korzystanie z nowej funkcji AGREGUJ

Jedną z nowych funkcji arkuszowych wprowadzonych w programie Excel 2010 jestfunkcja AGREGUJ. Tej funkcji o wielu zastosowaniach możesz użyć między innymi dosumowania wartości, obliczania średniej i określania liczby pozycji. Jej przydatnośćwynika z faktu, że (opcjonalnie) może ona ignorować ukryte komórki i wartości błędów.

Pierwszy argument funkcji AGREGUJ to wartość z przedziału od 1 do 19, która określa typobliczenia. Zasadniczo typem tym jest jedna z innych funkcji Excela. W tabeli 113.1 wy-szczególniono te wartości wraz z odpowiadającymi im funkcjami.

Drugim argumentem funkcji AGREGUJ jest liczba całkowita z przedziału od 0 do 7, któraokreśla sposób obsługi ukrytych komórek i błędów. W tabeli 113.2 zestawiono te opcje.

Trzeci argument funkcji AGREGUJ to odwołanie do zakresu z danymi, które mają byćagregowane.


Sposób 113. Korzystanie z nowej funkcji AGREGUJ 213

Tabela 113.1. Wartości pierwszego argumentu funkcji AGREGUJ

Numer funkcji Funkcja

1 ŚREDNIA

2 ILE.LICZB

3 ILE.NIEPUSTYCH

4 MAX

5 MIN

6 ILOCZYN

7 ODCH.STANDARD.PRÓBKI

8 ODCH.STAND.POPUL

9 SUMA

10 WARIANCJA.PRÓBKI

11 WARIANCJA.POP

12 MEDIANA

13 WYST.NAJCZĘŚCIEJ.WART

14 MAX.K

15 MIN.K

16 PERCENTYL.PRZEDZ.ZAMK

17 KWARTYL.PRZEDZ.ZAMK

18 PERCENTYL.PRZEDZ.OTW

19 KWARTYL.PRZEDZ.OTW

Tabela 113.2. Wartości drugiego argumentu funkcji AGREGUJ

Opcja Zachowanie

0 lub pominięty Ignoruj zagnieżdżone funkcje SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ1 Ignoruj ukryte wiersze oraz zagnieżdżone funkcje SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ2 Ignoruj wartości błędów oraz zagnieżdżone funkcje SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ3 Ignoruj ukryte wiersze, wartości błędów oraz zagnieżdżone funkcje

SUMY.CZĘŚCIOWE i AGREGUJ4 Nie ignoruj niczego5 Ignoruj ukryte wiersze6 Ignoruj wartości błędów7 Ignoruj ukryte wiersze i wartości błędów

Funkcja SUMY.CZĘŚCIOWE ignoruje ukryte dane, lecz tylko wtedy, gdy ukrycie jest wyni-kiem automatycznego filtrowania lub zawężenia konspektu. Funkcja AGREGUJ działapodobnie, z tym że ignoruje też dane w wierszach, które zostały ukryte ręcznie. Zauważ,że nie ignoruje ona danych w ukrytych kolumnach. Inaczej mówiąc, funkcja AGREGUJzostała stworzona wyłącznie do pracy z zakresami pionowymi.



Na rysunku 113.1 przedstawiono przykład ilustrujący przydatność funkcji AGREGUJ.Arkusz zawiera wyniki ośmiu studentów uzyskane przed testem i po jego przeprowadze-niu. Zauważ, że ponieważ Dorota nie wzięła udziału w teście, komórka C5 zawiera war-tość błędu #N/D (wskazującego niedostępność).

Rysunek 113.1.Użycie funkcjiAGREGUJ doobliczenia średniej,gdy zakres zawierawartość błędu

Komórka D11 zawiera formułę, która do obliczenia zmiany średniej używa funkcji ŚREDNIAi zwraca błąd:

=ŚREDNIA(D2:D8)

Formuła w komórce D12 korzysta z funkcji AGREGUJ z opcją zignorowania wartościbłędu:

=AGREGUJ(1;6;D2:D8)

Pamiętaj o tym, że funkcja AGREGUJ działa tylko w programie Excel 2010. Jeśli skoroszytużywający tej funkcji zostanie otwarty w poprzedniej wersji Excela, formuła wyświetlibłąd.

Sposób 114.Pobieranie zawartościostatniej niepustej komórkiw kolumnie lub wierszu

Załóżmy, że masz pewien arkusz kalkulacyjny, który często aktualizujesz, dodając nowedane do jego kolumn. Może Ci się przydać w takiej sytuacji jakaś metoda odwoływaniasię do ostatniej wartości umieszczonej w określonej kolumnie — czyli, innymi słowy, doostatnio wprowadzonej danej.

Na rysunku 114.1 przedstawiono przykład. Arkusz śledzi wartość trzech funduszy w ko-lumnach B:D. Zauważ, że informacje nie są udostępniane jednocześnie. Celem jest uzy-skanie sumy najnowszych danych dla każdego funduszu. Wartości te są obliczane w za-kresie H4:H6.


Sposób 114. Pobieranie zawartości ostatniej niepustej komórki w kolumnie lub wierszu 215

Rysunek 114.1.Użycie formuły w celuzwrócenia ostatniejniepustej komórkiw kolumnach B:D

Formuły w komórkach H4, H5 i H6 mają następującą postać:=INDEKS(B:B;ILE.NIEPUSTYCH(B:B))=INDEKS(C:C;ILE.NIEPUSTYCH(C:C))=INDEKS(D:D;ILE.NIEPUSTYCH(D:D))

Korzystają one z funkcji ILE.NIEPUSTYCH do obliczenia liczby niepustych komóreknależących do kolumny C. Informacja ta jest następnie używana w charakterze argu-mentu dla funkcji INDEKS. Jeśli zatem w kolumnie B ostatnia wartość jest umieszczona naprzykład w wierszu 6, funkcja ILE.NIEPUSTYCH zwróci liczbę 6, zaś funkcja INDEKS po-da szóstą wartość kolumny.

Formuła taka działa w większości sytuacji, lecz nie we wszystkich. Jeżeli w kolumnieznajduje się jedna lub więcej pustych komórek rozsianych w jej różnych miejscach, określe-nie ostatniej niepustej jest trochę większym wyzwaniem, ponieważ funkcja ILE.NIEPUSTYCHnie uwzględnia w obliczeniach pustych komórek.

Zadaniu temu jest w stanie sprostać przedstawiona niżej formuła tablicowa, która zwracazawartość ostatniej niepustej komórki z pierwszych pięciuset wierszy kolumny C (nawetjeśli zawiera ona komórki puste):

=INDEKS(C1:C500;MAX(WIERSZ(C1:C500)*(C1:C500<>"")))

Aby wprowadzić formułę tablicową, powinieneś nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift+Enter zamiast samego klawisza Enter.

Możesz, oczywiście, w taki sposób zmodyfikować podaną wyżej formułę, aby jej działaniedotyczyło innej kolumny niż C. Aby to zrobić, powinieneś odpowiednio zmienić wszystkiesześć odwołań do niej widocznych w treści formuły. Jeśli ostatnia niepusta komórka możesię pojawić poniżej wiersza 500, powinieneś, rzecz jasna, zmienić dwa wystąpienia liczby500 na jakąś większą wartość. Pamiętaj jednak, że im mniejsza będzie liczba wierszy, doktórych odwołuje się formuła, tym większa będzie szybkość jej działania.

Zamieszczona niżej formuła tablicowa jest podobna do zaprezentowanej powyżej, alezwraca zawartość ostatniej niepustej komórki podanego wiersza (w tym konkretnym przy-kładzie jest to wiersz 1):

=INDEKS(1:1;MAX(NR.KOLUMNY(1:1)*(1:1<>"")))

Aby wykorzystać tę formułę do przeszukiwania innego wiersza, powinieneś zmienić trzyodwołania 1:1 na odwołania odpowiadające numerowi Twojego wiersza.



Sposób 115.Używanie funkcji LICZ.JEŻELI

Oferowane przez program Excel funkcje ILE.LICZB i ILE.NIEPUSTYCH doskonale sprawdzająsię w przypadku prostych operacji zliczania, jednak czasami będą Ci potrzebne niecowiększe możliwości. Tutaj znajdziesz szereg przykładów formuł prezentujących potężnemożliwości funkcji LICZ.JEŻELI, która pozwala na zliczanie komórek w oparciu o różnegorodzaju kryteria.

Wszystkie te formuły przeprowadzają swoje działania na zbiorze danych umieszczonymw zakresie o nazwie Dane. W związku z tym musisz tak dostosować formuły, żeby odwo-ływały się do zdefiniowanego przez Ciebie zakresu. Podczas przeglądania tabeli 115.1zauważysz zapewne, że argument określający warunek uwzględnienia komórki w zlicza-niu może być definiowany bardzo swobodnie. Możesz tu bowiem skorzystać ze stałych,wyrażeń, funkcji, odwołań do komórek, a nawet znaków globalnych (* i ?).

Tabela 115.1. Przykłady formuł wykorzystujących funkcję LICZ.JEŻELI

Formuła Działanie

=LICZ.JEŻELI(Dane;12) Zwraca liczbę komórek zawierających wartość 12.=LICZ.JEŻELI(Dane;"<0") Zwraca liczbę komórek zawierających wartości ujemne.=LICZ.JEŻELI(Dane;"<>0") Zwraca liczbę komórek zawierających wartości różne od 0,

przy czym komórki puste nie oznaczają wartości 0.=LICZ.JEŻELI(Dane;">5") Zwraca liczbę komórek zawierających wartości większe od liczby 5.=LICZ.JEŻELI(Dane;A1) Zwraca liczbę komórek zawierających wartości równe danej

umieszczonej w komórce A1.=LICZ.JEŻELI(Dane;">"&A1) Zwraca liczbę komórek zawierających wartości większe od danej

przechowywanej w komórce A1.=LICZ.JEŻELI(Dane;"*") Zwraca liczbę komórek zawierających wartości tekstowe.=LICZ.JEŻELI(Dane;"???") Zwraca liczbę komórek tekstowych zawierających dokładnie trzy znaki.=LICZ.JEŻELI(Dane;"budżet") Zwraca liczbę komórek zawierających wyłącznie pojedyncze

słowo budżet, przy czym przy sprawdzaniu nie jest uwzględnianawielkość znaków.

=LICZ.JEŻELI(Dane;"*budżet*") Zwraca liczbę komórek zawierających słowo budżet w dowolnymmiejscu (nie jest rozróżniana wielkość znaków).

=LICZ.JEŻELI(Dane;"A*") Zwraca liczbę komórek zawierających tekst zaczynający się literą A,przy czym przy sprawdzaniu nie jest uwzględniana wielkość znaków.

=LICZ.JEŻELI(Dane;DZIŚ()) Zwraca liczbę komórek zawierających aktualną datę.=LICZ.JEŻELI(Dane;">"&ŚREDNIA(Dane))

Zwraca liczbę komórek zawierających wartości większe niż średniazbioru.

=LICZ.JEŻELI(Dane;">"&ŚREDNIA(Dane)+ODCH.STANDARDOWE(Dane)*3)

Zwraca liczbę komórek zawierających dane większe od sumyśredniej i trzykrotnej wartości odchylenia standardowego.

=LICZ.JEŻELI(Dane;3)+LICZ.JEŻELI(Dane;-3)

Zwraca liczbę komórek zawierających wartości 3 lub -3.

=LICZ.JEŻELI(Dane;PRAWDA) Zwraca liczbę komórek zawierających logiczne wartości PRAWDA.=LICZ.JEŻELI(Dane;PRAWDA)+LICZ.JEŻELI(Dane;FAŁSZ)

Zwraca liczbę komórek zawierających wartości logiczne(zarówno PRAWDA, jak i FAŁSZ).

=LICZ.JEŻELI(Dane;"#N/D!") Zwraca liczbę komórek zawierających wartości błędu #N/D!.



Sposób 116.Zliczanie komórek spełniającychwiele kryteriów jednocześnie

Dzięki lekturze sposobu 115. poznałeś kilkanaście przykładów zastosowania funkcjiLICZ.JEŻELI. Formuły te są przydatne w przypadku zliczania komórek spełniającychjedno kryterium. Przykłady formuł zaprezentowane tutaj pomogą Ci w zliczeniu komórek,które uwzględniane mają być tylko w przypadkach, gdy spełnione są dwa lub więcej wa-runków. Kryteria te mogą być tworzone zarówno w oparciu o dane znajdujące się w zli-czanych komórkach, jak i informacje pochodzące z innych zakresów komórek.

Niektóre z tych formuł korzystają z funkcji LICZ.JEŻELI, którą wprowadzono w Excelu2007. W celu zachowania zgodności prezentuję również alternatywną formułę, któradziała w poprzednich wersjach programu.

Używanie kryteriów połączonych spójnikiem „i”

Zastosowanie iloczynu logicznego kryteriów zliczania spowoduje, że uwzględniane w nimbędą tylko te komórki, dla których są spełnione wszystkie określone warunki. Typowąsytuacją będzie tu zliczanie wartości mieszczących się w pewnym przedziale liczbowym.Może na przykład zajść konieczność policzenia komórek zawierających dane większeod 0 i mniejsze lub równe wartości 12, co oznacza, że zliczona ma być każda liczba dodat-nia mniejsza lub równa 12.

Poniższa formuła działająca wyłącznie w Excelu 2007 i jego następcy zlicza komórki za-kresu Dane, które zawierają wartości z przedziału od 0 do 12.

=LICZ.WARUNKI(Dane;">=0";Dane;"<=12")

Argumenty funkcji LICZ.WARUNKI zawsze występują parami. Formuła ta dysponuje dwomazestawami par argumentów. Pierwszy argument w każdej parze reprezentuje żądany za-kres, a drugi identyfikuje kryterium. Wartości są zliczane, jeśli spełniają wszystkie kryteriaokreślone przez każdą parę argumentów.

W celu zachowania zgodności z poprzednimi wersjami Excela zastosuj następującą formułę:=LICZ.JEŻELI(Dane;">0")-LICZ.JEŻELI(Dane;">12")

Formuła ta oblicza liczbę wartości większych od zera znajdujących się w określonym za-kresie, a następnie odejmuje od niej liczbę danych większych od 12. Wynikiem jest liczbakomórek, w których znajdują się dane większe od 0 i mniejsze lub równe 12.

Tworzenie takich formuł może być nieco kłopotliwe, gdyż — jak widać w przytoczonymtu przykładzie — może w nich wystąpić warunek w rodzaju ">12", mimo że celemjest policzenie wartości mniejszych od liczby 12 lub jej równych. Alternatywą może być



zastosowanie formuły tablicowej podobnej do zaprezentowanej poniżej. Opracowanie tegotypu formuł może Ci się wydawać łatwiejsze:

=SUMA((Dane>0)*(Dane<=12))

Pamiętaj, że aby wprowadzić formułę tablicową, powinieneś nacisnąć kombinacjęklawiszy Ctrl+Shift+Enter zamiast samego klawisza Enter.

Na rysunku 116.1 przedstawiony został prosty arkusz kalkulacyjny, który może zostaćzastosowany do prezentacji działania zamieszczonych niżej przykładów formuł. W arku-szu tym zebrano dane dotyczące sprzedaży ułożone według kolejnych miesięcy, dane po-szczególnych przedstawicieli handlowych i dane typów klientów. W arkuszu zdefiniowanezostały nazwy odpowiadające nagłówkom kolumn umieszczonym w pierwszym wierszu.

Rysunek 116.1.Arkusz ten stanowidobry przykład zbiorudanych, na którymmożna przeprowadzaćoperacje zliczaniawartościz wykorzystaniemróżnych techniki w oparciu o wielekryteriów jednocześnie

Czasami kryterium zliczania może być utworzone w oparciu o komórki inne niż te, którepodlegają zliczaniu. Możesz na przykład chcieć, aby obliczona została liczba sprzedażyspełniających następujące warunki:

Miesiąc to Styczeń i

Handlowiec to Bożyk i

Kwota jest większa od 1000.

W celu zwrócenia liczby poniższa formuła (dotyczy tylko Excela 2007 i jego następcy)używa trzech zestawów par argumentów.

=LICZ.WARUNKI(Miesiąc;"Styczeń";Handlowiec;"Bożyk";Kwota;">1000")



Aby zachować zgodność ze starszymi wersjami Excela zastosuj następującą formułę,która określa liczbę pozycji spełniających wszystkie trzy kryteria:

=SUMA.ILOCZYNÓW((Miesiąc="Styczeń")*(Handlowiec="Bożyk")*(Kwota>1000))

Jeśli dane znajdują się w tabeli (utworzonej za pomocą polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela), w celu wyświetlenia tylko tych wierszy, które spełniają wiele kryteriów po-łączonych spójnikiem „i”, możesz skorzystać z filtrowania. Rysunek 116.2 przedstawiadane, które przefiltrowano, żeby pokazać jedynie te transakcje sprzedaży zrealizowaneprzez handlowca o nazwisku Bożyk, które przekroczyły kwotę 1000. Do tabeli dodałemrównież wiersz podsumowujący, który wyświetla całkowitą liczbę wierszy.

Rysunek 116.2.Zastosowanie filtrowaniatabeli do określenialiczby wierszy, którespełniają wiele kryteriówpołączonych spójnikiem „i”

Używanie kryteriów połączonych spójnikiem „lub”

Aby wykorzystać w zliczaniu komórek alternatywę logiczną, wystarczy czasem zastoso-wać wielokrotne wywołanie funkcji LICZ.JEŻELI. Następująca formuła zlicza na przykładwystąpienia wszystkich liczb 1, 3 i 5 wchodzących w skład zakresu Dane:

=LICZ.JEŻELI(Dane;1)+LICZ.JEŻELI(Dane;3)+LICZ.JEŻELI(Dane;5)

Funkcji LICZ.JEŻELI możesz także użyć do utworzenia formuły tablicowej pozwalającejosiągnąć taki sam rezultat:

=SUMA(LICZ.JEŻELI(Dane;{1;3;5}))

Wprowadź formułę tablicową za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Enter.

Jeśli jednak spróbujesz skorzystać z alternatywy kryteriów innych niż oparte na warto-ściach komórek zliczanych, funkcja LICZ.JEŻELI przestanie spełniać swoje zadanie. Po-wiedzmy, że w zbiorze danych widocznym w arkuszu, który został przedstawiony na ry-sunku 116.1, będziesz chciał obliczyć liczbę transakcji spełniających następujące kryteria:

Miesiąc to Styczeń lub

Handlowiec to Bożyk lub

Kwota jest większa od 1000.

Prawidłowy wynik dla takich warunków zwróci przedstawiona niżej formuła tablicowa:=SUMA(JEŻELI((Miesiąc="Styczeń")+(Handlowiec="Bożyk")+(Kwota>1000);1))



Łączenie kryteriów „i” oraz „lub”

W formułach służących do zliczania wystąpień wartości możesz łączyć warunki wykorzy-stujące alternatywę i iloczyn logiczny. Może Ci się to na przykład przydać do obliczenialiczby transakcji, które spełniają następujące warunki:

Miesiąc to Styczeń i

Handlowiec to Bożyk lub

Handlowiec to Czaja.

W tym przykładzie dwa warunki dotyczące nazwisk handlowców umieszczone są w jed-nej linii, aby zaznaczyć, że wszystkie zliczane transakcje muszą być ze stycznia, a po-nadto każda musi być wykonana przez jednego z wymienionych handlowców. Nastę-pująca formuła tablicowa zwróci liczbę sprzedaży spełniających zadane kryteria:

=SUMA((Miesiąc="Styczeń")*JEŻELI((Handlowiec="Bożyk")+(Handlowiec="Czaja");1))

Sposób 117.Obliczanie liczbyunikatowych wpisów w zakresie

W niektórych sytuacjach może być konieczne określenie liczby unikatowych wpisóww zakresie. Rysunek 117.1 ilustruje przykład. Kolumna A zawiera listę zwierząt. Celemjest wyznaczenie liczby różnych zwierząt w obrębie listy. Formuła znajdująca się w ko-mórce B2 zwraca wartość 8, która jest liczbą unikatowych zwierząt. Formuła (nawiasemmówiąc, formuła tablicowa) wygląda następująco:

=SUMA(1/LICZ.JEŻELI(A1:A10;A1:A10))

Rysunek 117.1.Do określenia liczbyunikatowych wpisóww zakresie użyjformuły tablicowej

Aby wprowadzić formułę tablicową, powinieneś nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift+Enter zamiast samego klawisza Enter. Excel umieści formułę w nawiasachklamrowych, żeby podkreślić fakt, że jest to formuła tablicowa.


Sposób 118. Obliczanie sum warunkowych wykorzystujących pojedynczy warunek 221

Powyższa formuła jest jednym z tych „internetowych klasyków”, które krążą międzyróżnymi witrynami WWW i grupami dyskusyjnymi. Wyrazy uznania dla Davida Hagera,który jako pierwszy wyszedł z propozycją takiej formuły.

Ta formuła tablicowa działa świetnie, jeśli zakres nie zawiera jednej lub większej liczbypustych komórek. W celu poradzenia sobie z tym problemem poniższa zmodyfikowanawersja tej formuły tablicowej używa funkcji JEŻELI.BŁĄD.

=SUMA(JEŻELI.BŁĄD(1/LICZ.JEŻELI(A1:A10;A1:A10);0))

Powyższe formuły działają zarówno w przypadku wartości, jak i tekstu. Jeśli zakres prze-chowuje wyłącznie wartości liczbowe lub puste komórki (lecz nie tekst), do określenialiczby unikatowych wartości zastosuj następującą formułę (nie jest formułą tablicową):

=SUMA(L(CZĘSTOŚĆ(A1:A10;A1:A10)>0))

Sposób 118.Obliczanie sum warunkowychwykorzystujących pojedynczy warunek

Oferowana przez program Excel funkcja SUMA jest jedną z najczęściej używanych funkcjiarkusza kalkulacyjnego. Czasami jednak będziesz potrzebował nieco bardziej elastycznychrozwiązań. Z pomocą przyjdzie Ci wówczas funkcja SUMA.JEŻELI, która pozwala na two-rzenie sum warunkowych. Przyda Ci się ona na przykład w sytuacji, gdy będziesz musiałobliczyć sumę wszystkich liczb ujemnych należących do danego zakresu komórek arkusza.

Zamieszczone tutaj przykłady formuł mają przybliżyć Ci metody korzystania z funkcjiSUMA.JEŻELI przy opracowywaniu sum warunkowych używających tylko jednego kryteriumdoboru wartości sumowanych.

Przedstawione tu formuły używają danych znajdujących się w arkuszu kalkulacyjnym,który został pokazany na rysunku 118.1. Arkusz ten zawiera dane dotyczące faktur han-dlowych. W komórkach w kolumnie F umieszczono formuły, których zadaniem jest odej-mowanie dat widocznych w kolumnie E od dat z komórek kolumny D. Ujemne wartościw kolumnie F oznaczają, że terminy płatności faktur minęły. W arkuszu zdefiniowanonazwy zakresów, które odpowiadają etykietom kolumn zamieszczonym w jego pierw-szym wierszu (spacje w nazwach kolumn zastąpione zostały w nazwach zakresów zna-kiem podkreślenia).

Sumowanie wyłącznie wartości ujemnychPodana niżej formuła zwraca sumę wszystkich wartości ujemnych znajdujących się w ko-lumnie F. Innymi słowy, zwraca ona sumaryczną liczbę dni opóźnienia w płatnościachwszystkich faktur. W przypadku przedstawionego tu przykładowego arkusza wartość tawyniesie -63.

=SUMA.JEŻELI(Różnica;"<0")



Rysunek 118.1.Ujemne wartościw kolumnie F oznaczająprzekroczenia terminówpłatności faktur

Funkcja SUMA.JEŻELI może przyjąć trzy argumenty. Ponieważ nie określasz tu trzeciegoargumentu, drugi parametr ("<0") zostanie zastosowany w odniesieniu do zakresu o na-zwie Różnica.

Sumowanie wartości w oparciu o inny zakresNastępująca formuła zwraca sumę kwot (pobranych z kolumny C) wszystkich faktur,których terminy płatności zostały przekroczone:

=SUMA.JEŻELI(Różnica;"<0";Kwota)

Formuła ta korzysta z wartości znajdujących się w zakresie Różnica do określenia, którez danych należących do zakresu Kwota powinny zostać zsumowane.

Sumowanie wartościw oparciu o porównanie tekstowe

Zamieszczona poniżej formuła zwraca sumę kwot wszystkich faktur wystawionych przezśląskie biuro firmy:

=SUMA.JEŻELI(Biuro;"=Śląskie";Kwota)

Użycie drugiego znaku równości jest opcjonalne. Następująca formuła zwróci dokładnieten sam wynik:

=SUMA.JEŻELI(Biuro;"Śląskie";Kwota)

Jeśli będziesz chciał zsumować kwoty faktur wystawionych przez wszystkie biura przed-siębiorstwa oprócz biura śląskiego, powinieneś skorzystać z formuły:

=SUMA.JEŻELI(Biuro;"<>Śląskie";Kwota)

Sumowanie wartości w oparciu o porównanie datPrzedstawiona niżej formuła zwraca sumaryczną wartość kwot wszystkich faktur, którychterminy płatności przypadają na datę następującą po 10 maja 2010 roku:

=SUMA.JEŻELI(Termin_płatności;">="&DATA(2010;5;10);Kwota)


Sposób 119. Obliczanie sum warunkowych wykorzystujących wiele warunków 223

Zwróć uwagę na fakt, że drugim argumentem funkcji SUMA.JEŻELI jest wyrażenie. Wyra-żenie to korzysta z funkcji DATA, która zwraca datę, ta zaś jest połączona z operatoremporównania (umieszczonym w cudzysłowach) za pomocą operatora konkatenacji (&).

Podana poniżej formuła zwraca sumę kwot faktur, które mają przyszłą datę płatności,włączając w to dzień dzisiejszy:

=SUMA.JEŻELI(Termin_płatności;">="&DZIŚ();Kwota)

Sposób 119.Obliczanie sum warunkowychwykorzystujących wiele warunków

W treści poprzedniego sposobu przedstawiono szereg przykładów sumowania wa-runkowego używającego tylko jednego warunku do sprawdzania wartości podlegającychdodawaniu. Przykłady zamieszczone tutaj dotyczą sumowania warunkowego opartego nawielu kryteriach. Funkcja SUMA.JEŻELI nie pozwala na definiowanie większej liczbywarunków, dlatego w takich sytuacjach będziesz musiał skorzystać z formuł tablicowych.

Na rysunku 119.1 przedstawiony został znany Ci z poprzedniego sposobu przykładowyarkusz zawierający dane o fakturach. Nie oznacza to jednak, oczywiście, że zamieszczo-nych tu formuł nie będziesz mógł zastosować w swoich arkuszach i dopasować do wła-snych potrzeb.

Rysunek 119.1.Na przykładzieprzedstawionychtu danych zostaniepokazane działaniesumowaniawarunkowegokorzystającegoz wielu kryteriów

Używanie kryteriów połączonych spójnikiem „i”Załóżmy, że chcesz otrzymać sumę kwot faktur, które nie zostały zapłacone w terminiei były wystawione przez biuro śląskie. Innymi słowy, chodzi Ci o to, aby dana pochodzącaz zakresu Kwota została uwzględniona podczas dodawania tylko wtedy, gdy obydwaz wymienionych niżej kryteriów będą spełnione:

odpowiadająca jej liczba z zakresu Różnica ma wartość ujemną,

odpowiadający jej tekst z zakresu Biuro ma postać: Śląskie.



Określone w ten sposób zadanie wykona następująca formuła, używająca nowej funkcjiSUMA.WARUNKÓW:

=SUMA.WARUNKÓW(Kwota;Różnica;"<0";Biuro;"Śląskie"))

Pierwszy argument funkcji SUMA.WARUNKÓW jest zakresem, który zostanie zsumowany.Kolejne argumenty występują parami tworzonymi przez zakres, na którym bazuje kryte-rium, i przez samo kryterium.

Jeżeli planujesz podzielić się wynikami pracy z kimś, kto korzysta ze starszej wersjiExcela, nie możesz użyć funkcji SUMA.WARUNKÓW. Oto formuła, która zwraca taki sam wynik,co wcześniejsza formuła:

=SUMA.ILOCZYNÓW(1*(Różnica<0);1*(Biuro="Śląskie");Kwota)

Używanie kryteriów połączonych spójnikiem „lub”

Wyobraź sobie, że Twoim zadaniem jest obliczenie sumy kwot takich faktur, które niezostały zapłacone w terminie lub są związane ze śląskim biurem firmy (niezależnie odich statusu dotyczącego zaległych płatności). Inaczej mówiąc, wartości należące do zakresuKwota zostaną wykorzystane do tworzenia sumy w sytuacji, gdy spełniony jest choć jedenz warunków:

odpowiadająca im liczba z zakresu Różnica ma wartość ujemną,

odpowiadający im tekst z zakresu Biuro ma postać: Śląskie.

Oto funkcja sumująca, która wymaga użycia formuły tablicowej:=SUMA(JEŻELI((Biuro="Śląskie")+(Różnica<0);1;0)*Kwota)

Znak dodawania (+) łączy obydwa warunki i jeśli chcesz uwzględnić więcej kryteriów,powinieneś po prostu dodać kolejne warunki za jego pomocą.

Pamiętaj o tym, żeby po wprowadzeniu formuły tablicowej użyć kombinacji klawiszyCtrl+Shift+Enter.

Używanie kryteriówpołączonych spójnikami „i” oraz „lub”

Sprawy nieco się komplikują, gdy zachodzi potrzeba połączenia kryteriów zarówno zapomocą alternatywy, jak i iloczynu logicznego. Może na przykład zajść koniecznośćzsumowania takich wartości pochodzących z zakresu Kwota, dla których spełnione sąoba wymienione niżej warunki:

odpowiadająca im liczba z zakresu Różnica ma wartość ujemną,

odpowiadający im tekst z zakresu Biuro ma postać Śląskie lub Lubuskie.


Sposób 120. Wyszukiwanie wartości dokładnej 225

Zauważ, że drugie z kryteriów składa się tak naprawdę z dwóch warunków połączonychspójnikiem „lub”. Rozwiązaniem będzie tu następująca formuła tablicowa:

=SUMA((Różnica<0)*JEŻELI((Biuro="Śląskie")+( Biuro="Lubuskie");1)*Kwota)

Sposób 120.Wyszukiwanie wartości dokładnej

Funkcje Excela WYSZUKAJ.PIONOWO i WYSZUKAJ.POZIOMO są bardzo przydatne w sytuacjach,gdy musisz pobrać daną ze znajdującej się w zakresie komórek tabeli, wyszukując pewnąinną wartość.

Klasyczny przykład wykorzystania funkcji wyszukiwania przedstawiony na rysunku 120.1stanowi sprawdzanie stopy podatkowej stosowanej przy określonej kwocie dochodów.Tabela wysokości stóp podatkowych zawiera wartości, które odpowiadają pewnymprzedziałom rocznych zarobków. Następująca formuła umieszczona w komórce B3 przed-stawionego arkusza pozwala określić, jaką stopę należy zastosować dla wartości dochoduwpisanej do komórki B2:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;D2:F7;3)

Rysunek 120.1.Korzystanie z funkcjiWYSZUKAJ.PIONOWOdo odnalezieniaodpowiedniej stopypodatkowej

Przytoczony tu przykład pokazuje, że funkcje WYSZUKAJ.PIONOWO i WYSZUKAJ.POZIOMOnie wymagają znalezienia dokładnej wartości wśród danych przeszukiwanego zbioru.Jeśli funkcje nie znajdą dokładnej wartości, zwrócą dane związane z największą wartością,ale mniejszą od poszukiwanej (dane w kolumnie D powinny być posortowane w porządkurosnącym). W niektórych przypadkach to Ty będziesz wymagał odnalezienia wartościspełniającej dokładnie zadane kryterium wyszukiwania. Będzie tak na przykład w sytuacji,gdy będziesz szukał określonego numeru pracownika.

Aby odnaleźć dane dokładnie spełniające podane kryterium, skorzystaj z dodatkowegoczwartego argumentu wywołania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO lub WYSZUKAJ.POZIOMO. Jest toargument opcjonalny i powinien mieć wówczas wartość FAŁSZ.

Na rysunku 120.2 przedstawiony został arkusz zawierający tabelę, w której umieszczonesą numery pracowników (w kolumnie D) i ich nazwiska (w kolumnie E). Formuła, któraznajduje się w komórce B3, przeszukuje tabelę w celu znalezienia numeru pracownikapodanego w komórce B2 i zwraca odpowiednie dla niego nazwisko. Ma ona postać:

=WYSZKUAJ.PIONOWO(B2;D1:E11;2;FAŁSZ)



Rysunek 120.2. Wyszukiwanie w przedstawionej tabeli wymaga zastosowania dokładnych porównań danych

Z uwagi na to, że ostatni argument funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO ma logiczną wartość FAŁSZ,zwraca ona nazwisko pracownika tylko wtedy, gdy znajdzie jego numer w pełni odpowia-dający wartości podanej jako kryterium. W innym przypadku formuła zwraca kod błędu#N/D!. Jest to, oczywiście, działanie jak najbardziej pożądane, ponieważ otrzymanie wynikuprzybliżonego przy wyszukiwaniu określonego numeru pracownika zupełnie mija sięz celem. Zwróć również uwagę na fakt, że numery pracowników znajdujące się w kolumnieD nie są ułożone w kolejności rosnącej. Jeżeli ostatni argument funkcji WYSZUKAJ.PIONOWOma wartość FAŁSZ, przeszukiwane wartości nie muszą być ułożone w porządku rosnącym.

Jeśli w sytuacji, gdy nie zostanie znaleziony poszukiwany numer pracownika, w komórcewyniku wolisz oglądać coś innego niż kod błędu #N/D!, powinieneś skorzystać z funkcjiJEŻELI.BŁĄD w celu sprawdzenia, czy rezultatem działania funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO niejest ten właśnie błąd, a następnie użyć funkcji CZY.BRAK do zastąpienia go jakimś innymtekstem. Zamieszczona poniżej formuła wykonuje to zadanie, zastępując kod błędu #N/D!informacją Nie znaleziono:

=JEŻELI.BŁĄD(WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;D1:E11;2;FAŁSZ);"Nie znaleziono")

Ponieważ funkcję JEŻELI.BŁĄD wprowadzono w Excelu 2007, użyj poniższej formuły, jeśliskoroszyt musi być zgodny z wcześniejszymi wersjami.

=JEŻELI(CZY.BŁĄD(WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;D1:E11;2;FAŁSZ));"Nie znaleziono";WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;D1:E11;2;FAŁSZ))

Sposób 121.Przeprowadzanie wyszukiwańdwuwymiarowych

Wyszukiwanie dwuwymiarowe polega na odnajdowaniu wartości na przecięciu pewnejkolumny i wiersza. Tutaj opisano dwie metody przeprowadzania tego typu wyszukiwań.


Sposób 121. Przeprowadzanie wyszukiwań dwuwymiarowych 227

Użycie formułyNa rysunku 121.1 przedstawiono arkusz kalkulacyjny, w którym znajduje się tabelazawierająca wartości sprzedaży osiągnięte w poszczególnych miesiącach dla różnychkategorii produktów. Aby poznać dane dotyczące sprzedaży określonego towaru w wy-branym miesiącu, użytkownik powinien wpisać nazwę miesiąca do komórki B1, a na-zwę produktu do komórki B2.

Rysunek 121.1. Tabela przedstawiająca zasadę działania wyszukiwania dwuwymiarowego

W celu uproszczenia działań w arkuszu zdefiniowano następujące nazwy:

Nazwa Odnosi się do

Miesiąc B1Produkt B2Tabela D1:H14ListaMiesięcy D1:D14ListaProduktów D1:H1

Podana niżej formuła (umieszczona w arkuszu w komórce B4) korzysta z funkcji PODAJ.POZYCJĘ do pobrania pozycji miesiąca w zakresie ListaMiesięcy. Jeśli więc na przykład

szukanym miesiącem będzie Styczeń, formuła zwróci liczbę 2, gdyż Styczeń jest drugimelementem wchodzącym w skład zakresu ListaMiesięcy. Jego pierwszym elementem jestbowiem pusta komórka D1.

=PODAJ.POZYCJĘ(Miesiąc;ListaMiesięcy;0)

Formuła znajdująca się w komórce B5 działa w podobny sposób, różnica polega tu tylkona tym, że przeszukuje ona zakres ListaProduktów w celu sprawdzenia pozycji określonejkategorii towaru.

=PODAJ.POZYCJĘ(Produkt;ListaProduktów;0)

Ostateczna formuła umieszczona w komórce B6 zwraca odpowiednią wartość sprzedaży.Wykorzystuje w tym celu funkcję INDEKS, podając zawartość komórek B4 i B5 w charak-terze jej argumentów.

=INDEKS(Tabela;B4;B5)



Możesz, oczywiście, połączyć wszystkie trzy wymienione wyżej formuły w jedną, otrzy-mując następującą formułę, która zwróci, rzecz jasna, ten sam wynik:

=INDEKS(Tabela;PODAJ.POZYCJĘ(Miesiąc;ListaMiesięcy;0);PODAJ.POZYCJĘ(Produkt;ListaProduktów;0))

Użycie bezpośredniego przecięcia

Druga metoda przeprowadzania wyszukiwania dwuwymiarowego jest dużo prostsza, alewymaga wcześniejszego utworzenia nazw dla każdego wiersza i dla każdej kolumnytabeli danych.

Sposobem na szybkie nazwanie wszystkich wierszy i kolumn jest zaznaczenie całej tabelii wykonanie polecenia Formuły/Nazwy zdefiniowane/Utwórz z zaznaczenia. W oknie dia-logowym Tworzenie nazw z zaznaczenia określ, że nazwy mają znajdować się w górnymwierszu i lewej kolumnie. Kliknij przycisk OK, aby Excel je utworzył. Po utworzeniu nazwpowinieneś skorzystać z prostej formuły, która wykona dla Ciebie wyszukiwanie dwu-wymiarowe i będzie miała następującą postać:

=Przytulanki Lipiec

Formuła ta używa operatora przecięcia zakresów, którym jest spacja. Jej wpisanie spo-woduje w tym przypadku zwrócenie osiągniętej w lipcu wartości sprzedaży artykułównależących do kategorii Przytulanki.

Sposób 122.Przeprowadzanie wyszukiwaniaw dwóch kolumnach

Niektóre sytuacje wymagają wyszukiwania prowadzonego jednocześnie w dwóch kolum-nach wartości. Na rysunku 122.1 przedstawiono przykład arkusza, w którym istnieje ko-nieczność przeprowadzenia takiego właśnie wyszukiwania.

Rysunek 122.1.Formuła umieszczonaw tym arkuszu prowadziwyszukiwaniew oparciu o wartościznajdujące sięw dwóch kolumnach(D i E)


Sposób 122. Przeprowadzanie wyszukiwania w dwóch kolumnach 229

Widoczna w arkuszu tabela zawiera kolumny, z których jedna przechowuje informacjeo producentach samochodów, druga o modelach pojazdów, w trzeciej zaś umieszczonoodpowiednie dla nich kody. Opisana tu technika pozwoli Ci wyszukać wartości kodóww oparciu zarówno o markę, jak i model samochodu.

W arkuszu zdefiniowano następujące zakresy nazwane:

Nazwa Odnosi się do

Marka B1Model B2Kod F2:F12Zakres1 D2:D12Zakres2 E2:E12

Znajdująca się poniżej formuła tablicowa pozwala na znalezienie kodu odpowiadającegopodanej marce i modelowi samochodu:

=INDEKS(Kod;PODAJ.POZYCJĘ(Marka&Model;Zakres1&Zakres2;0))

Pamiętaj, że aby wprowadzić formułę tablicową, powinieneś nacisnąć kombinacjęklawiszy Ctrl+Shift+Enter zamiast samego klawisza Enter.

Działanie tej formuły opiera się na połączeniu zawartości komórek Marka i Model i wy-szukiwaniu otrzymanego w ten sposób tekstu w tablicy tekstów utworzonych z połączo-nych w podobny sposób danych pochodzących z zakresów Zakres1 i Zakres2.

Alternatywnym rozwiązaniem jest utworzenie nowej 2-kolumnowej tabeli wyszukiwania,pokazanej na rysunku 122.2. Choć tabela zawiera te same informacje co oryginalna tabela,w kolumnie H powstałej w wyniku złączenia kolumn D i E znajdują się dane pochodzącez tych dwóch kolumn.

Rysunek 122.2. Uniknięcie wyszukiwania w dwóch kolumnach przez złączenie ich w jedną

Po utworzeniu tej nowej tabeli do przeprowadzenia operacji wyszukiwania możeszzastosować prostszą formułę. Oto ona:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(Marka&Model;H1:I12;2)



Sposób 123.Przeprowadzanie wyszukiwaniaprzy użyciu tablicy

Jeśli przeszukiwana przez Ciebie tabela danych ma niewielkie rozmiary, możesz uniknąćstosowania specjalnej tabeli wyszukiwania i wszystkie potrzebne podczas tej czynnościinformacje przechowywać w tablicy. Opisano tu typowy problem wyszukiwania, któryzostał najpierw rozwiązany za pomocą standardowej tabeli wyszukiwania, a następnie przyużyciu alternatywnej wobec niej tablicy.

Użycie tabeli wyszukiwania

Na rysunku 123.1 przedstawiono arkusz kalkulacyjny zawierający wyniki testów uczniówpewnej klasy. Zakres komórek E2:F6, noszący nazwę ListaOcen, stanowi tabelę wyszu-kiwania. Jest ona używana do przypisania wynikom sprawdzianu odpowiednich ocen.

Rysunek 123.1.Przypisywanieodpowiednichocen do wynikówsprawdzianu

W komórkach kolumny C umieszczono formuły korzystające z funkcji WYSZUKAJ.PIONOWOi tabeli wyszukiwania, za pomocą której wynikom znajdującym się w kolumnie B przy-pisywane są właściwe oceny. Formuła przechowywana w komórce C2 ma na przy-kład postać:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;ListaOcen;2)

Użycie tablicy

W sytuacjach, gdy tabela wyszukiwania jest niewielka (tak jak w niniejszym przykładzie),zamiast z niej możesz skorzystać z tablicy dosłownej. Pozwoli to usunąć nadmiar infor-macji z Twojego arkusza, a korzystająca z tego rozwiązania formuła zwróci wynik bez od-woływania się do tabeli wyszukiwania. Zamiast tego tabela ta będzie niejako zakodowanana stałe w ciele formuły w postaci tablicy stałych wartości. Zwróć uwagę na format zapisu


Sposób 124. Używanie funkcji ADR.POŚR 231

tablicy oraz znaki używane w jej definicji. Tablica oznaczana jest nawiasami klamrowymi({ i }), poszczególne elementy wierszy oddzielane są za pomocą średników (;), zaś kolejnewiersze oddziela znak odwróconego ukośnika (\).

=WYSZUKAJ.PIONOWO(B2;{0;"F"\40;"D"\70;"C"\80;"B"\90;"A"};2)

Nieco inną metodą poradzenia sobie z tym zadaniem jest wykorzystanie bardziej czytelnejformuły, w której użyta została funkcja WYSZUKAJ oraz dwa argumenty tablicowe:

=WYSZUKAJ(B2;{0;40;70;80;90};{"F";"D";"C";"B";"A"})

Choć w poprzednich formułach użyto jako argumentów tablic, nie są to formuły tabli-cowe, a zatem w przypadku ich wprowadzania nie musisz używać kombinacji klawiszyCtrl+Shift+Enter.

Sposób 124.Używanie funkcji ADR.POŚR

Aby uczynić swoje formuły bardziej uniwersalnymi, możesz skorzystać z oferowanej przezprogram Excel funkcji ADR.POŚR. Umożliwia ona tworzenie odwołań do zakresów komórek.Ta rzadko używana funkcja stosowana jest do zamieniania argumentu tekstowego opisu-jącego odwołanie do pewnego obszaru arkusza na normalne odwołanie do zakresu komórek.Zrozumienie działania funkcji ADR.POŚR bez wątpienia pozwoli Ci na tworzenie bardziejzaawansowanych i interaktywnych arkuszy kalkulacyjnych.

Określanie wierszy za pomocą funkcji ADR.POŚR

Na rysunku 124.1 pokazano prosty przykład arkusza kalkulacyjnego, który korzystaz funkcji ADR.POŚR. W komórce E5 umieszczona została następująca formuła:

=SUMA(ADR.POŚR("B"&E2&":B"&E3))

Rysunek 124.1.Użycie funkcji ADR.POŚRdo zsumowania wartościpochodzących z wierszypodanych przezużytkownika



Zwróć uwagę na fakt, że w argumencie funkcji ADR.POŚR skorzystano z operatora konka-tenacji w celu utworzenia odwołania do zakresu komórek za pomocą wartości umieszczo-nych w komórkach E2 i E3. Jeśli zatem do pierwszej z nich wprowadzisz liczbę 2, zaś dodrugiej wartość 4, argument ten przyjmie postać następującego łańcucha tekstowego:

"B2:B4"

Funkcja konwertująca zmieni ten ciąg znaków na zwykłe odwołanie do zakresu komórek,które zostanie następnie przekazane do funkcji SUMA w charakterze argumentu. Formułazwróci zatem taką samą wartość, jak formuła:

=SUMA(B2:B4)

Wprowadzenie jakichkolwiek zmian do komórek E2 i E3 spowoduje aktualizację odwo-łania i zmianę formuły, która obliczać będzie zawsze sumę wartości z określonych przezte komórki wierszy kolumny B.

Określanie nazw arkuszyza pomocą funkcji ADR.POŚR

Na rysunku 124.2 przedstawiono kolejny przykład, w którym zastosowano pełne odwołaniewraz z częścią określającą arkusz.

Rysunek 124.2. Wykorzystanie funkcji ADR.POŚR do tworzenia odwołań do zakresów znajdujących sięw innych arkuszach skoroszytu

W kolumnie A arkusza Podsumowanie znajdują się wartości tekstowe odpowiadającepozostałym arkuszom wchodzącym w skład bieżącego skoroszytu. W komórkach kolum-ny B z kolei umieszczone zostały formuły, które odwołują się do tych pozycji. Formuław komórce B2 ma na przykład postać:

=SUMA(ADR.POŚR(A2&"!F1:F10"))



Argument funkcji ADR.POŚR powstaje w wyniku połączenia tekstu umieszczonego w ko-mórce A2 z odwołaniem do zakresu podanym w cudzysłowie. Jest on następnie zamienianyprzez tę funkcję na odwołanie do zakresu komórek, który wykorzystywany jest z koleijako argument funkcji SUMA. Formuła jest w tym momencie równoznaczna z następującą:

=SUMA(Północ!F1:F10)

Formuła ta została skopiowana do kolejnych komórek kolumny arkusza. Każda z widocz-nych formuł zwraca sumę wartości umieszczonych w zakresie F1:F10 odpowiednicharkuszy kalkulacyjnych.

Nadawanie niezmienności odwołaniu do komórki

Innym zastosowaniem funkcji ADR.POŚR jest tworzenie odwołania do komórki, które nigdysię nie zmienia. Dla przykładu rozważmy poniższą prostą formułę, która sumuje wartościkolumny A dla pierwszych dwunastu wierszy.

=SUMA(A1:A12)

Jeśli wstawisz nowy pierwszy wiersz, Excel zmodyfikuje formułę do następującej postaci:=SUMA(A2:A13)

Innymi słowy, formuła zostanie tak dostosowana, żeby w dalszym ciągu odwoływała siędo oryginalnych danych (a ponadto nie sumowała już wartości kolumny A dla pierwszychdwunastu wierszy). Aby Excel nie zmieniał odwołań do komórek, użyj funkcji ADR.POŚR.Oto przykład:

=SUMA(ADR.POŚR("A1:A12"))

Formuła zawsze zwróci sumę wartości kolumny A dla pierwszych dwunastu wierszy.

Sposób 125.Tworzenie megaformuł

Tutaj znajdziesz opis metody łączenia kilku pośrednich formuł w celu otrzymania jednejdługiej formuły, czyli tak zwanej megaformuły. W przeszłości z pewnością widziałeśbardzo długie formuły, które były po prostu niemożliwe do zrozumienia. Teraz nauczyszsię sam je tworzyć.

Celem jest tutaj opracowanie pojedynczej formuły, której działanie ma polegać na usuwa-niu drugich imion z wpisów zawierających imiona i nazwiska. Będzie więc ona na przy-kład przetwarzała nazwisko Marian Antoni Królik do postaci Marian Królik. Na rysunku125.1 przedstawiono arkusz kalkulacyjny zawierający zbiór nazwisk oraz sześć kolumnkomórek przechowujących formuły pośrednie, których połączenie daje w wyniku zamie-rzony efekt. Zauważ, że formuły nie są doskonałe i nie radzą sobie na przykład z nazwi-skami składającymi się z jednego tylko wyrazu.



Rysunek 125.1. Proces usuwania drugich imion lub ich inicjałów wymaga zastosowania sześciuformuł pośrednich lub jednej megaformuły

Formuły w wierszu 2. zebrane zostały w znajdującej się poniżej tabeli 125.1.

Tabela 125.1. Formuły pośrednie

Komórka Formuła pośrednia Wykonywane działanie

B2 =USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2) Usuwa nadmiarowe znaki odstępu.C2 =ZNAJDŹ(" ";B2;1) Znajduje pierwszy znak spacji.D2 =ZNAJDŹ(" ";B2;C2+1) Znajduje drugi znak spacji, jeśli taki występuje.E2 =JEŻELI.BŁĄD(D2;C2) Używa pierwszej spacji, jeśli druga nie istnieje.F2 =LEWY(B2;C2) Wyodrębnia imię.G2 =PRAWY(B2;DŁ(B2)-E2) Wyodrębnia nazwisko.H2 =F2&G2 Łączy imię i nazwisko.

Poświęcając nieco pracy, możesz wyeliminować wszystkie te pośrednie formuły i zastąpićje jedną megaformułą. Cel ten osiągniesz, tworząc najpierw formuły pośrednie, a następnieedytując końcową formułę (w tym przypadku znajdującą się w kolumnie H), w której każdeodwołanie do komórek formuł powinieneś zamienić na bezpośrednie wywołanie odpo-wiedniej formuły. Na szczęście masz możliwość skorzystania ze schowka do kopiowaniai wklejania formuł, w innym razie musiałbyś bowiem wszystkie przepisać ręcznie. Powta-rzaj tę operację do momentu, aż w komórce H2 nie znajdzie się żadne odwołanie opróczodwołań do komórki A2 przechowującej daną wejściową. W wyniku tego działania powi-nieneś otrzymać następującą megaformułę:

=LEWY(USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2);ZNAJDŹ(" ";USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2);1))&PRAWY(USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2);DŁ(USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2))-JEŻELI.BŁĄD(ZNAJDŹ(" ";USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2);ZNAJDŹ(" ";USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2);1)+1);ZNAJDŹ(" ";USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2);1)))

Gdy będziesz już zadowolony z efektu działania tej megaformuły, będziesz mógł swo-bodnie usunąć wszystkie kolumny przechowujące formuły pośrednie, ponieważ nie będąwięcej do niczego potrzebne.

Jeśli wciąż nie jesteś pewien, czy dobrze zrozumiałeś przedstawioną tu procedurę, prze-czytaj uważnie kolejne kroki, które trzeba wykonać, aby otrzymać megaformułę:

1. Spójrz na zawartość komórki H2.

Znajdują się w niej dwa odwołania do komórek F2 i G2:=F2&G2



2. Przejdź do komórki G2 i skopiuj umieszczoną w niej treść formuły doschowka, pomijając znak równości.

3. Wróć do komórki H2 i zastąp widoczne w niej odwołanie do komórki G2formułą skopiowaną przed chwilą do schowka.

W komórce H2 powinna w tym momencie znajdować się następująca formuła:=F2&PRAWY(B2;DŁ(B2)-E2)

4. Przejdź do komórki F2 i skopiuj umieszczoną w niej treść formuły do schowka,pomijając znak równości.

5. Wróć do komórki H2 i zastąp występujące w niej odwołanie do komórki F2formułą skopiowaną przed chwilą do schowka.

W komórce H2 powinna w tym momencie znajdować się następująca formuła:=LEWY(B2;C2)&PRAWY(B2;DŁ(B2)-E2)

6. W komórce H2 występują w tym momencie odwołania do trzech komórekarkusza, a mianowicie do komórek B2, C2 i E2.

Odwołania te powinieneś zastąpić, używając formuł znajdujących sięw odpowiednich komórkach.

7. Zastąp odwołanie do komórki E2 przechowywaną w niej formułą.

Wynik tego działania powinien być następujący:=LEWY(B2;C2)&PRAWY(B2;DŁ(B2)-JEŻELI.BŁĄD(D2;C2))

8. Skopiuj formułę umieszczoną w tej komórce i zastąp nią obydwa odwołania.

Formuła przyjmie po tym następującą postać:=LEWY(B2;C2)&PRAWY(B2;DŁ(B2)-JEŻELI.BŁĄD(ZNAJDŹ(" ";B2;C2+1);C2)

Formuła zawiera trzy odwołania do komórki C2.

9. Zastąp wszystkie te odwołania do komórki C2 znajdującą się w niej formułą.

Formuła w komórce H2 przyjmie wówczas postać:=LEWY(B2;ZNAJDŹ(" ";B2;1))&PRAWY(B2;DŁ(B2)-JEŻELI.BŁĄD(ZNAJDŹ(" ";B2;ZNAJDŹ("";B2;1)+1);ZNAJDŹ(" ";B2;1)))

10. Ostatnim krokiem będzie zastąpienie siedmiu wystąpień odwołania dokomórki B2 za pomocą przechowywanej w niej formuły.

W wyniku tego działania powinieneś otrzymać szukaną megaformułę:=LEWY(USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2);ZNAJDŹ(" ";USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2);1))&PRAWY(USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2);DŁ(USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2))-JEŻELI.BŁĄD(ZNAJDŹ(" ";USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2);ZNAJDŹ(" ";USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2);1)+1);ZNAJDŹ(" ";USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A2);1)))

Zauważ, że ostateczna wersja formuły umieszczona w komórce H2 zawiera odwołaniatylko i wyłącznie do komórki A2. Tworzenie megaformuły zostało zatem ukończone, a jejdziałanie będzie dokładnie odpowiadało zestawowi czynności wykonywanych przezformuły pośrednie, które możesz teraz spokojnie usunąć z arkusza.



Technikę tę możesz, oczywiście, zastosować w przypadku opracowywania swoich własnychskomplikowanych i długich formuł. Dodatkową zaletą używania megaformuł jest fakt,że działają one zwykle szybciej niż serie formuł, z których się składają.

Zastępując odwołania do komórek formułą, sprawdź, czy w dalszym ciągu wyświetla-ny jest poprawny wynik (po każdym zastąpieniu). W niektórych sytuacjach może byćkonieczne umieszczenie skopiowanej formuły w nawiasach okrągłych.


Rozdział 6.

Konwersje i obliczeniamatematyczne

W rozdziale tym znajdziesz sporo przydatnych tabel konwersji danychpomiędzy różnymi systemami miar oraz opisy metod wykonywania kilkurodzajów obliczeń, które mogą się okazać potrzebne podczas Twojej pracyw programie Excel 2010.


238 Rozdział 6. ♦ Konwersje i obliczenia matematyczne

Spis sposobówSposób 126. Przeliczanie wartości między różnymi systemami jednostek 239

Sposób 127. Konwersja temperatur 240

Sposób 128. Rozwiązywanie liniowych układów równań 240

Sposób 129. Rozwiązywanie równań rekursywnych 242

Sposób 130. Generowanie liczb losowych 244

Sposób 131. Obliczanie pierwiastków 246

Sposób 132. Obliczanie reszty z dzielenia 246


Sposób 126. Przeliczanie wartości między różnymi systemami jednostek 239

Sposób 126.Przeliczanie wartościmiędzy różnymi systemami jednostek

Znasz odległość dzielącą Nowy Jork od Londynu w milach, jednak potrzebna Ci jest tawartość wyrażona w kilometrach. Jaki jest współczynnik przeliczania, z którego powinieneśskorzystać podczas konwersji tej liczby?

Funkcja CONVERT Excela może dokonywać konwersji między różnymi jednostkami miaryzaliczającymi się do następujących kategorii:

waga i masa, odległość, czas, ciśnienie, siła, energia, moc, magnetyczność, temperatura, jednostki związane z cieczami.

W wersjach Excela starszych niż 2007 do użycia funkcji CONVERT niezbędne było zainsta-lowanie dodatku Analysis ToolPak. Ponieważ obecnie ta przydatna funkcja jest wbu-dowana, nie trzeba go instalować.

Funkcja CONVERT wymaga trzech argumentów — wartości poddawanej konwersji orazwejściowej i wyjściowej jednostki miary. Jeśli na przykład komórka A1 przechowujeodległość wyrażoną w milach, w celu skonwertowania mil na kilometry zastosuj nastę-pującą formułę:

=CONVERT(A1;"mi";"km")

Drugi i trzeci argument to skrócone zapisy jednostek miary, które wyszczególnionow systemie pomocy. Choć niektóre skróty są powszechnie używane, inne nie. Oczywiściemusisz zastosować skrót w niezmienionej postaci. Co więcej, w przypadku skrótów jed-nostek istotna jest wielkość znaków. W związku z tym poniższa formuła zwróci błąd.

=CONVERT(A1;"Mi";"km")

Funkcja CONVERT jest jeszcze bardziej wszechstronna, niż może się wydawać. Gdy uży-wasz jednostek metrycznych, możesz zastosować mnożnik. Okazuje się, że bazuje na nimpierwszy zaprezentowany przeze mnie przykład. W przypadku metrów trzecim argumen-tem funkcji byłby skrót jednostki m. W celu wyrażenia wyniku w kilometrach dodałemmnożnik k.



W niektórych sytuacjach funkcja CONVERT wymaga odrobiny kreatywności. Co będzie naprzykład, jeśli 10 jardów kwadratowych musisz wyrazić w stopach kwadratowych? Wpraw-dzie nie jest dostępna żadna z tych jednostek, ale umożliwi to następująca formuła:

=CONVERT(CONVERT(10;"yd";"ft");"yd";"ft")

Zagnieżdżona funkcja CONVERT zamienia jardy na stopy, a wynik operacji (30) jest wyko-rzystywany jako pierwszy argument zewnętrznej funkcji CONVERT. Aby 10 jardów sze-ściennych wyrazić w stopach sześciennych, użyj następującej formuły:

=CONVERT(CONVERT(CONVERT(10;"yd";"ft");"yd";"ft");"yd";"ft")

Sposób 127.Konwersja temperatur

Niniejszy sposób omawia tworzenie formuł umożliwiających konwersję jednostek tempe-ratur pomiędzy skalami Fahrenheita, Celsjusza oraz Kelvina.

W tabeli 127.1 znajduje się zestaw operacji pozwalających na dokonywanie konwersjipomiędzy trzema wymienionymi skalami temperatur. Przy tworzeniu tych formuł przy-jęto założenie, że wartość podlegająca przeliczeniu została umieszczona w komórce o na-zwie temp.

Tabela 127.1. Formuły do konwersji wartości temperatur

Typ konwersji Formuła

Skala Fahrenheita na skalę Celsjusza =(temp-32)*(5/9)

Skala Fahrenheita na skalę Kelvina =(temp-32)*(5/9)+273

Skala Celsjusza na skalę Fahrenheita =(temp*1,8)+32

Skala Celsjusza na skalę Kelvina =temp+273

Skala Kelvina na skalę Celsjusza =temp-273

Skala Kelvina na skalę Fahrenheita =((temp-273)*1,8)+32

Sposób 128.Rozwiązywanie liniowychukładów równań

Tutaj znajdziesz opis metody wykorzystywania formuł do rozwiązywania liniowychukładów równań. Poniżej przedstawiono przykład takiego układu:

3x + 4y = 84x + 8y = 1


Sposób 128. Rozwiązywanie liniowych układów równań 241

Rozwiązywanie układu dwóch równań liniowych polega na znalezieniu takich wartościniewiadomych x i y, które spełniają oba równania. Przedstawiony tu układ ma następującerozwiązanie:

x = 7,5y = -3,625

Liczba zmiennych występujących w układzie musi być równa liczbie równań należącychdo układu. Podany tu przykładowy układ posiada dwa równania, w których występujądwie niewiadome. Aby znaleźć wartości trzech niewiadomych x, y i z, układ musi sięskładać z trzech równań je zawierających.

Poniżej zamieszczono ogólne kroki umożliwiające rozwiązanie układu równań liniowych.Na rysunku 128.1 przedstawiony został arkusz służący do rozwiązania zaprezentowanegotu układu.

1. Zapisz swoje równania w formie standardowej.

Jeśli jest to konieczne, wykonaj w tym celu proste przekształcenia algebraicznetak, aby wszystkie zmienne występowały po lewej stronie znaku równości.Pokazane niżej dwa równania są identyczne w sensie matematycznym, ale tylkodrugie z nich ma postać standardową:

3x - 8 = -4y3x + 4y = 8

2. Umieść współczynniki równań w zakresie komórek o rozmiarze n×n,gdzie n oznacza liczbę równań wchodzących w skład układu.

Na rysunku 128.1 współczynniki znajdują się w zakresie I2:J3.

3. Umieść stałe, czyli wyrazy wolne znajdujące się z prawej strony znakurówności, w pionowym zakresie komórek.

W arkuszu przedstawionym na rysunku 128.1 zakresem tym jest L2:L3.

4. Skorzystaj z formuły tablicowej do obliczenia odwrotności macierzywspółczynników.

W arkuszu widocznym na rysunku 128.1 podana niżej formuła zostaławprowadzona do komórek I6:J7 (pamiętaj o naciśnięciu kombinacji klawiszyCtrl+Shift+Enter, by podana formuła była przez program traktowana jakformuła tablicowa).

=MACIERZ.ODW(I2:J3)

5. Użyj formuły tablicowej analogicznie, jak w punkcie 4., do pomnożenia odwrotnejmacierzy współczynników przez macierz stałych.

W arkuszu widocznym na rysunku 128.1 przedstawiona niżej formuławprowadzona została do komórek J10:J11. Zakres ten przechowuje wynikiukładu równań, którymi są x = 7,5 oraz y = -3,625.

=MACIERZ.ILOCZYN(I6:J7;L2:L3)

Na rysunku 128.2 przedstawiono arkusz przygotowany do rozwiązania trzech równańliniowych.



Rysunek 128.1. Korzystanie z formuł w celu rozwiązania układu dwóch równań liniowych

Rysunek 128.2. Korzystanie z formuł w celu rozwiązania układu trzech równań liniowych

Sposób 129.Rozwiązywanie równań rekursywnych

Równanie rekursywne to równanie, w którym zmienna występuje po obu stronach znakurówności. Oto przykłady równań rekursywnych:

x = 1/(x+1)x = COS(x)x = PIERWIASTEK(X+5)x = 2^(1/x)x = 5 + (1/x)

Równanie rekursywne możesz rozwiązać, świadomie używając odwołania cyklicznego.


Sposób 129. Rozwiązywanie równań rekursywnych 243

Omówiona poniżej metoda bazuje na obliczeniach iteracyjnych. Ponieważ domyślnieExcel nie wykonuje tego typu obliczeń, musisz dokonać zmiany polegającej na włączeniuopcji Włącz obliczanie iteracyjne znajdującej się w obrębie karty Formuły okna dialogo-wego Opcje programu Excel (rysunek 129.1).

Rysunek 129.1.W celu rozwiązaniarównaniarekursywnegomusisz uaktywnićopcję Włączobliczanie iteracyjne

Pierwszym krokiem jest skonwertowanie równania rekursywnego do postaci formułyodwołującej się do samej siebie. Aby rozwiązać pierwsze równanie, w komórce A1 umieśćnastępującą formułę:

=1/(A1+1)

Formuła zbiega do wartości 0,618033989 zmiennej x, która spełnia równanie.

Excel realizuje proces iteracyjny, żeby wyznaczyć rozwiązanie. Maksymalna liczba iteracjiwykonywanych dla każdego obliczenia jest ustalana w obrębie karty Formuły oknadialogowego Opcje programu Excel. Zanim rozwiązanie przestanie się zmieniać, możebyć konieczne kilkukrotne naciśnięcie klawisza F9.

Czasami metoda ta się nie sprawdza. Przykładowo formuła dopuszcza możliwość wystą-pienia błędu dzielenia przez zero. Rozwiązaniem jest sprawdzanie, czy został zwróconybłąd. Jeżeli formuła wygeneruje błąd, nieznacznie zmodyfikuj iterowaną wartość. Przy-kładowo poprzednia formuła może zostać zapisana ponownie z wykorzystaniem funkcjio nazwie JEŻELI.BŁĄD.

=JEŻELI.BŁĄD(1/(A1+1);A1+0,01)

Funkcja JEŻELI.BŁĄD działa tylko w Excelu 2007 i jego następcy. Oto wariant formułyzgodny z poprzednimi wersjami Excela:

=JEŻELI(CZY.BŁĄD(1/(A1+1));A1+0,01;1/(A1+1))

Rysunek 129.2 przedstawia arkusz obliczający kilka równań rekursywnych zawartychw kolumnie B. Formuły w kolumnie D odpowiadają za sprawdzenie wyników. Przykła-dowo formuła w komórce D2 wygląda następująco:

=1/(B2+1)



Rysunek 129.2.Skoroszyt używaodwołańcyklicznychdo obliczeniakilku równańrekursywnych

Formuły w kolumnie E wyświetlają różnicę między wartościami w kolumnach B i D.Jeżeli rozwiązanie jest poprawne, w kolumnie E pojawi się zero (lub wartość bardzo zbli-żona do zera).

Sposób 130.Generowanie liczb losowych

Liczby losowe często przydają się w arkuszach kalkulacyjnych. Przykładowo takimi licz-bami możesz wypełnić zakres, żeby przetestować formuły. Możesz też wygenerować liczbylosowe w celu przeprowadzenia symulacji różnych procesów.

Excel zapewnia kilka sposobów generowania wartości losowych.

Zastosowanie funkcji LOS

Oferowana przez program Excel funkcja LOS zwraca przypadkową wartość należącą doprzedziału od 0 do 1. Inaczej mówiąc, każda wartość z tego przedziału z równym prawdo-podobieństwem może być zwrócona przez funkcję.

Jeżeli potrzebne Ci są większe liczby losowe, powinieneś po prostu zastosować zwykłąformułę mnożącą otrzymaną wartość przez jakiś współczynnik. Podana niżej formułageneruje na przykład jednorodne liczby losowe z przedziału od 0 do 1000:

=LOS()*1000

Aby ograniczyć zbiór generowanych liczb jedynie do wartości całkowitych, należy użyćfunkcji ZAOKR.DO.CAŁK:

=ZAOKR.DO.CAŁK(LOS()*1000;0)

Użycie funkcji RANDBETWEEN

W celu wygenerowania jednorodnych losowych liczb całkowitych znajdujących się międzydwiema określonymi wartościami możesz skorzystać z funkcji RANDBETWEEN. Przedstawionaponiżej formuła zwraca na przykład wartości losowe należące do przedziału liczb od 100do 200:

=RANDBETWEEN(100;200)


Sposób 130. Generowanie liczb losowych 245

W wersjach Excela starszych niż 2007 funkcja RANDBETWEEN była dostępna tylko pozainstalowaniu dodatku Analysis ToolPak. W celu zachowania zgodności ze starszymiwersjami programu (i uniknięcia konieczności stosowania dodatku) użyj następującejformuły, w której litera a oznacza dolną, zaś litera b górną granicę przedziału:

=LOS()*(b-a)+a

Na przykład, aby wygenerować liczbę z przedziału wartości między 40 a 50, powinieneśwykorzystać formułę:

=LOS()*(50-40)+40

Zastosowanie dodatku Analysis ToolPak

Inną metodą wstawienia do arkusza wartości losowych jest posłużenie się dodatkiemAnalysis ToolPak (dołączonym do Excela). Narzędzie to potrafi generować niejednorodneliczby losowe. Ponieważ wartości te nie są tworzone przez formuły, jeśli chcesz uzyskaćnowy zbiór liczb losowych, musisz ponownie zastosować procedurę.

Aby uzyskać dostęp do dodatku Analysis ToolPak, kliknij kontrolkę Dane/Analiza/Analizadanych. Jeśli kontrolka nie jest dostępna, zainstaluj dodatek Analysis ToolPak, korzystającz okna dialogowego Dodatki. W celu otwarcia tego okna w oknie Opcje programu Exceluaktywnij kartę Dodatki, a następnie kliknij przycisk Przejdź.

W oknie dialogowym Analiza danych zaznacz pozycję Generowanie liczb pseudolosowychi kliknij przycisk OK. Pojawi się okno widoczne na rysunku 130.1.

Rysunek 130.1.Okno dialogoweGenerowanie liczbpseudolosowych

Z listy rozwijanej Rozkład wybierz rozkład, po czym określ dodatkowe parametry (zmie-niają się w zależności od rozkładu). Nie zapomnij określić zakresu wyjściowego, któryprzechowuje wartości losowe.



Sposób 131.Obliczanie pierwiastków

Jeśli chcesz wyznaczyć pierwiastek kwadratowy danej wartości, możesz skorzystaćz oferowanej przez program Excel funkcji PIERWIASTEK. Podana poniżej funkcja obliczana przykład pierwiastek kwadratowy z liczby zamieszczonej w komórce A1:

=PIERWIASTEK(A1)

Co jednak zrobić, gdy zechcesz obliczyć pierwiastki innych stopni? Nie znajdziesz,niestety, funkcji w rodzaju PIERWIASTEK.SZEŚCIENNY, a już na pewno nie istnieje funkcjatypu PIERWIASTEK.CZWARTEGO.STOPNIA. W tej sytuacji sztuczka musi polegać na podniesieniuliczby do potęgi 1/stopień pierwiastka. Aby obliczyć na przykład sześcienny pierwiastekwartości znajdującej się w komórce A1, powinieneś skorzystać z następującej formuły:

=A1^(1/3)

Z kolei w celu wyznaczenia pierwiastka czwartego stopnia należy użyć formuły postaci:=A1^(1/4)

Sposób 132.Obliczanie reszty z dzielenia

Podczas dzielenia liczb może się zdarzyć, że wynikiem nie jest wartość całkowita i w re-zultacie operacji pojawia się pewna reszta. Dzielenie przeprowadzane przez programExcel zwraca wynik w postaci liczby z ułamkiem dziesiętnym. W jaki sposób możeszokreślić resztę tego dzielenia — jeśli jakaś reszta, oczywiście, istnieje?

Rozwiązaniem jest tu zastosowanie funkcji MOD, która pobiera dwa argumenty (liczbę dopodzielenia i dzielnik), a zwraca resztę z operacji dzielenia.

Jeśli na przykład masz równo rozdzielić 187 książek pomiędzy 5 biur, ile z nich pozostanieniewykorzystanych? W celu określenia liczby książek przypadających na biuro (wynoszą-cej 37) użyj następującej formuły:

=LICZBA.CAŁK(187/5)

Aby wyznaczyć liczbę książek, które pozostaną (są to 2 książki), skorzystaj z takiej otoformuły:

=MOD(187;5)


Rozdział 7.

Wykresyi elementy grafiki

Dobrze skonstruowany wykres może nadać wyraźny sens zakresowizupełnie niezrozumiałych liczb. W opisach sposobów znajdujących sięw tym rozdziale zostały opisane różne aspekty tworzenia wykresów i do-stosowywania ich do określonych potrzeb.


248 Rozdział 7. ♦ Wykresy i elementy grafiki

Spis sposobówSposób 133. Tworzenie wykresu tekstowego bezpośrednio w zakresie komórek 249

Sposób 134. Zaznaczanie elementów wykresu 251

Sposób 135. Tworzenie samopowiększającego się wykresu 254

Sposób 136. Tworzenie kombinacji wykresów 255

Sposób 137. Tworzenie wykresów Gantta 257

Sposób 138. Tworzenie wykresu wskaźnika 258

Sposób 139. Zastosowanie obrazów na wykresach 260

Sposób 140. Wykreślanie funkcji matematycznych 261

Sposób 141. Użycie na wykresie linii maksimum-minimum 264

Sposób 142. Łączenie tekstu wykresu z komórkami 265

Sposób 143. Tworzenie szablonu wykresów 265

Sposób 144. Zapisywanie wykresu w postaci pliku graficznego 266

Sposób 145. Zapisywanie zakresu w postaci pliku graficznego 268

Sposób 146. Ustalanie identycznych rozmiarów wykresów 269

Sposób 147. Resetowanie całego formatowania wykresu 270

Sposób 148. „Zamrażanie” wykresu 272

Sposób 149. Tworzenie efektów obrazu za pomocą wykresu 274

Sposób 150. Tworzenie wykresu przebiegu w czasie 275

Sposób 151. Zaznaczanie obiektów w obrębie arkusza 277

Sposób 152. Tworzenie kartki z życzeniami 278

Sposób 153. Rozszerzanie formatowania tekstu w kształtach 280

Sposób 154. ]Zastosowanie obrazów w roli znaczników wykresu liniowego 281

Sposób 155. Zmiana kształtu pola komentarza do komórki 283

Sposób 156. Wstawianie grafiki w pole komentarza do komórki 284

Sposób 157. Rozszerzanie obrazów 285


Sposób 133. Tworzenie wykresu tekstowego bezpośrednio w zakresie komórek 249

Sposób 133.Tworzenie wykresu tekstowegobezpośrednio w zakresie komórek

W treści sposobu 54. zamieszczono przykład nowej funkcji formatowania warunkowego,bazującej na paskach danych. Funkcja ta pozwala utworzyć prosty wykres słupkowy bezpo-średnio w zakresie komórek. Choć jest ona prosta i szybka w obsłudze, współużytkująceskoroszyt osoby, które korzystają z wersji Excela starszej niż 2007, nie zobaczą paskówdanych.

W niniejszym sposobie opisano inną metodę tworzenia wykresu słupkowego bezpośredniow zakresie. Rysunek 133.1 ilustruje przykład wykresu wygenerowanego za pomocą formuł.

Rysunek 133.1.Wykres słupkowyutworzonybezpośredniow zakresie komórekarkusza

W komórkach kolumny D umieszczone zostały formuły wykorzystujące rzadko używanąfunkcję POWT. Działanie tej funkcji polega na powtarzaniu ciągu tekstowego określoną liczbęrazy. Następująca formuła powoduje na przykład wpisanie pięciu znaków gwiazdki:

=POWT("*";5)

W przypadku arkusza pokazanego na rysunku 133.1 w komórce D2 umieszczona zostałaprzedstawiona poniżej formuła. Została ona również skopiowana do pozostałych komó-rek kolumny D.

=POWT("*";C2/2)

Zauważ, że wartość pobrana z komórki należącej do kolumny C została podzielona przez2. W ten sposób wykres jest skalowany. Zamiast 60 gwiazdek w komórce jest ich wy-świetlanych 30. Aby poprawić dokładność utworzonego tą metodą wykresu, możeszdodatkowo skorzystać z funkcji ZAOKR:

=POWT("*";ZAOKR(C2/2;0))

Gdybyś zrezygnował z zastosowania tej funkcji, wynik dzielenia liczby pobranej z komórkinależącej do kolumny C zostałby po prostu obcięty do wartości całkowitej, co oznaczałoby



całkowite pominięcie jego części ułamkowej. Liczba 67 widoczna w kolumnie C wyświe-tlana byłaby zatem w komórce kolumny D za pomocą 33 znaków. Użycie funkcji ZAOKRspowoduje zaokrąglenie tej liczby do wartości 34, a więc wyświetlenie 34 znaków, co jestznacznie bliższe prawdy.

Tego typu graficznej reprezentacji danych możesz użyć zamiast wykresu kolumnowegoczy słupkowego. Dopóki nie jest Ci potrzebna (z powodu błędów zaokrągleń) duża do-kładność wyświetlania, taki obiekt graficzny może się doskonale nadawać.

Na rysunku 133.2 przedstawiono kilka innych przykładów zastosowania różnych zna-ków i czcionek. Wykres wyświetlający ciągłe paski (począwszy od wiersza 39.) korzystaze znaku | czcionki Script. W przypadku większości klawiatur znak ten jest generowanypo zastosowaniu kombinacji klawiszy Shift+Backslash. Formuła w komórce D39 wy-gląda następująco:

=POWT(“|”;C39/2000)

Rysunek 133.2.Przykłady tworzeniawykresóww komórkach przyużyciu funkcji POWT

W przykładzie na rysunku 133.3 użyto formuł w kolumnach F i H w celu graficznegoprzedstawienia różnic w miesięcznych wartościach budżetu przez wyświetlenie odpo-wiednich ciągów znaków. Sposób prezentacji wyników znacznie ułatwia zauważenie



Rysunek 133.3.Wyświetlaniemiesięcznychzmian budżetuprzy użyciu funkcjiPOWT

okresów, w których budżet został przekroczony, jak również miesięcy, w których nie zostałon w pełni wykorzystany. Pokazany pseudowykres słupkowy korzysta z litery n, któraw przypadku zastosowanej tu czcionki Wingdings ma postać niewielkich wypełnionychkwadratów.

Kluczowe znaczenie mają tu następujące formuły:F2:=JEŻELI(D2<0;POWT("n";-ZAOKR(D2*100;0));"")G2:=A2H2:=JEŻELI(D2>0;POWT("n";-ZAOKR(D2*-100;0));"")

Po wprowadzeniu do odpowiednich komórek powyższych formuł powinieneś jeszcze wy-konać opisane poniżej czynności, aby otrzymać dokładnie taki sam wykres, jaki widniejena rysunku:

1. Zmień czcionkę komórek F2 i H2 na Wingdings.

2. Skopiuj formuły do kolejnych komórek kolumn F, G i H, aby wyświetlićwszystkie dane.

3. W komórkach kolumny E ustaw wyrównanie tekstu do prawej strony i dostosujpozostałe wymagane formatowania.

W zależności od wartości liczbowych Twoich danych może jeszcze zajść potrzeba zmianyskali wykresu. W tym celu powinieneś poeksperymentować, próbując zmienić występującąw formułach wartość 100 na jakąś inną liczbę. Możesz również spróbować zastąpić literęn jakimś innym znakiem, aby zmienić wygląd histogramu.

Sposób 134.Zaznaczanie elementów wykresu

Wykres Excela składa się z kilku różnych elementów. Wszystkie wykresy zawierająna przykład obszar wykresu i co najmniej jedną serię danych. Wykres może równieżuwzględniać takie elementy, jak tytuł, osie, etykiety danych itp. Aby pracować z określo-nym elementem wykresu, musisz go zaznaczyć (w tym przypadku często łatwiej to po-wiedzieć niż zrobić).



Excel zapewnia następujące trzy metody zaznaczania konkretnego elementu wykresu:

użycie myszy,

zastosowanie klawiatury,

użycie kontrolki Elementy wykresu.

Zaznaczenie za pomocą myszy

W celu zaznaczenia elementu wykresu przy użyciu myszy po prostu go kliknij. W naroż-nikach elementu wykresu pojawią się niewielkie okręgi.

Aby mieć pewność, że wybrałeś właściwy element wykresu, wyświetl kontrolkę Elementywykresu znajdującą się w grupie Wstążki Narzędzia wykresów/Formatowanie/Bieżące za-znaczenie). Zauważ, że gdy kursor myszy umieścisz na wykresie, w niewielkim okienkupodpowiedzi pojawi się nazwa elementu wykresu, który znajduje się pod kursorem. Narysunku 134.1 przedstawiono kontrolkę Elementy wykresu oraz okienko podpowiedziwidoczne po zaznaczeniu na wykresie osi pionowej.

Rysunek 134.1.Pole kontrolkiElementy wykresuwyświetla nazwęzaznaczonegoelementu wykresu,a okienkopodpowiedzizawiera opiszaznaczenia.W tym przypadkuzaznaczonoelement Ośpionowa((wartości))

Jeśli okienka podpowiedzi powiązane z wykresem są irytujące, można je wyłączyć.Kliknij przycisk Plik/Opcje, a następnie w oknie dialogowym Opcje programu Exceluaktywnij kartę Zaawansowane. Odszukaj sekcję Wykres i wyłącz jedną lub obie opcjeo nazwach Pokaż nazwy elementów danych przy aktywowaniu i Pokaż wartości punk-tów danych przy aktywowaniu.

Niektóre elementy wykresu (np. seria, legenda lub etykieta danych) składają się z wielupozycji. Seria wykresu na przykład złożona jest z poszczególnych punktów danych.W celu zaznaczenia konkretnego punktu danych musisz dwa razy kliknąć: pierwszy raz



serię, żeby ją zaznaczyć, a drugi raz określony element w obrębie serii (np. znacznik wy-kresu kolumnowego lub liniowego). Po wybraniu elementu możesz zastosować formato-wanie tylko dla określonego punktu danych serii.

Możesz stwierdzić, że część elementów wykresu trudno zaznaczyć za pomocą myszy. Jeśliprzy zaznaczaniu elementów wykresu bazujesz na myszy, możesz być zmuszony do kil-kukrotnego kliknięcia, zanim żądany element zostanie wybrany. Okazuje się jednak, żeExcel oferuje inne metody zaznaczania elementu wykresu. Warto poświęcić chwilę czasuna zaznajomienie się z nimi.

Zaznaczanie za pomocą klawiatury

Gdy wykres jest aktywny, naciskając klawisze strzałek skierowanych w górę i w dół, przyużyciu klawiatury możesz przełączać się między kolejnymi elementami wykresu. Ponownieobserwuj pole kontrolki Elementy wykresu, żeby mieć pewność, że zaznaczony elementwykresu jest tym, którego oczekiwałeś.

Po zaznaczeniu serii danych za pomocą klawiszy strzałek skierowanych w lewą i w prawąstronę w obrębie serii wybierz konkretną pozycję. Gdy zaznaczysz zestaw etykiet danych,naciskając klawisz strzałki skierowanej w lewą lub prawą stronę, możesz wybrać określonąetykietę danych. Z kolei, jeśli zaznaczysz legendę, korzystając z klawisza strzałki skiero-wanej w lewą lub prawą stronę, będziesz miał możliwość wybrania poszczególnych ele-mentów w obrębie legendy.

Wybieranie za pomocą kontrolki Elementy wykresu

Kontrolka Elementy wykresu jest tak bardzo przydatna, że udostępniono ją w trzech na-stępujących miejscach:

w grupie Wstążki Narzędzia wykresów/Układ/Bieżące zaznaczenie,

w grupie Wstążki Narzędzia wykresów/Formatowanie/Bieżące zaznaczenie,

w minipasku narzędzi wyświetlanym po kliknięciu elementu wykresu prawymprzyciskiem myszy.

Wyświetla ona nazwę zaznaczonego elementu wykresu. Ponieważ jest to kontrolka listyrozwijanej, możesz jej również użyć do wybrania konkretnego elementu aktywnego wy-kresu. Na rysunku 134.2 przedstawiono kontrolkę Elementy wykresu w obrębie minipa-ska narzędzi.

Kontrolka prezentuje na liście elementy wykresu wyłącznie najwyższego poziomu. Naprzykład w celu zaznaczenia w obrębie serii określonego punktu danych musisz wybraćserię, a następnie za pomocą klawisza strzałki skierowanej w prawą lub w lewą stronę (bądźmyszy) zaznaczyć punkt.

Jeśli zaznaczono pojedynczy punkt danych, kontrolka Elementy wykresu wyświetli nazwęwybranego elementu, nawet pomimo że nie można go znaleźć na liście rozwijanej.



Rysunek 134.2.Zastosowaniekontrolki listyrozwijanej Elementywykresu do wybraniaelementu wykresu

Jeżeli mnóstwo czasu poświęcasz na tworzenie wykresów, możesz zdecydować się naumieszczenie kontrolki Elementy wykresu w jeszcze jednym miejscu, a mianowicie na pa-sku narzędzi Szybki dostęp. Dzięki temu kontrolka będzie zawsze widoczna, niezależnieod tego, jaką kartę Wstążki uaktywniono. W celu dodania kontrolki do tego paska kliknijją prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Dodaj do paskanarzędzi Szybki dostęp.

Sposób 135.Tworzenie samopowiększającego sięwykresu

Tutaj znajdziesz opis metody tworzenia wykresu, który automatycznie powiększa się, gdydodajesz nowe dane do arkusza. Sytuacja tego typu została przedstawiona na rysunku 135.1.Widoczny na nim wykres wyświetla wszystkie dane umieszczone w arkuszu, lecz uwzględ-nienie na wykresie nowych, wprowadzonych później wartości będzie wymagało ręcznegoposzerzenia całej serii. Czyż nie byłoby lepiej, aby Excel wykonywał tę czynność auto-matycznie za Ciebie?

Rysunek 135.1.Gdyby przedstawionytu wykres byłwykresemsamopowiększającymsię, wprowadzenienowych danychspowodowałoby jegoautomatycznąaktualizację


Sposób 136. Tworzenie kombinacji wykresów 255

Excel może to zrobić w bardzo prosty sposób. Sztuczka polega na zapewnieniu tego, bydane używane przez wykres znajdowały się w tabeli. Jeśli wykres nie korzysta z danychtabeli, zaznacz zakres i wybierz polecenie Wstawianie/Tabele/Tabela, aby przekonwer-tować go na tabelę.

Nic więcej nie trzeba robić. Excel rozpoznaje dane jako tabelę. Dodane do niej wartościsą wyświetlane na wykresie. Jeśli usuniesz wiersze z góry lub z dołu tabeli, wykres zostanieodpowiednio dostosowany.

Sposób 136.Tworzenie kombinacji wykresów

Typowy wykres korzysta zwykle z jednego tylko stylu; jest to więc wykres kolumnowy,liniowy, kołowy lub jeszcze inny typ standardowy. Jeśli jednak tworzony przez Ciebiewykres będzie używał co najmniej dwóch serii danych, będziesz miał możliwość jedno-czesnego skorzystania z większej liczby stylów dzięki tak zwanej kombinacji wykresów.Rysunek 136.1 przedstawia wykres będący dobrym kandydatem do jej zastosowania. Nawykresie tym pokazano średnią temperaturę i opady atmosferyczne w poszczególnychmiesiącach. Pojawia się jednak problem. Ponieważ dwa zakresy danych różnią się o rządwielkości, kolumny dla opadów atmosferycznych są ledwie widoczne.

Rysunek 136.1.Wykres byłbybardziej efektywnyjako kombinacjawykresów

Na rysunku 136.2 zaprezentowano wykres po przekonwertowaniu go na kombinację wy-kresów. Wartości dotyczące opadów atmosferycznych zilustrowano tu za pomocą linii.Wykres używa drugiej osi pionowej widocznej po prawej stronie. Większość czytelnikówzgodzi się z tym, że jest on znacznie lepszy od oryginalnego.

Możesz cały dzień przeszukiwać Wstążkę Excela, a i tak nie znajdziesz polecenia, któretworzy kombinację wykresów. Jeśli swój wykres (zawierający co najmniej dwie serie da-nych) utworzyłeś już wcześniej, przekształcenie go na kombinację wykresów nie stanowiwielkiego problemu. Aby tego dokonać, powinieneś postępować według następującychinstrukcji:

1. Kliknij wybraną serię danych na wykresie.

2. Wykonaj polecenie Narzędzia wykresów/Projektowanie/Typ/Zmień typ wykresu.



Rysunek 136.2.Ta kombinacjawykresówprezentuje dwieserie danych,które różnią sięo rząd wielkości

3. W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu kliknij ikonę, która reprezentujetyp wykresu dla wybranej serii.

4. Aby użyć drugiej osi pionowej dla skonwertowanej serii, zaznacz ją i zastosujkombinację klawiszy Ctrl+1 w celu otwarcia okna dialogowegoFormatowanie serii danych. Kliknij kartę Opcje serii i zaznacz opcję Ośpomocnicza.

Na rysunku 136.1 przedstawiony został wykres utworzony jako standardowy wykreskolumnowy z dwoma seriami. Kilka kliknięć później kolumny jednej z serii (w tym przy-padku jest to seria Opady atmosferyczne) zostały zastąpione linią. Dodałem również ośpomocniczą i nadałem osiom etykiety, aby było całkowicie jasne, jaka skala jest używa-na dla jakiej serii. W celu dodania tytułów osi wykonaj polecenie Narzędzia wykresów/Układ/Tytuły osi.

Na rysunku 136.3 przedstawiono kolejną kombinację wykresów. W tym przypadku po-łączono wykres kolumnowy z liniowym. Obie serie korzystają z tej samej osi pionowej.Zaprezentowanie miesięcznej sprzedaży za pomocą wykresu liniowego ułatwia identyfi-kację miesięcy, w których osiągnięto zamierzony wynik.

Rysunek 136.3.Ta kombinacjawykresówkorzysta z jednejosi pionowej

Rysunek 136.4 ilustruje, jak duże są możliwości w przypadku kombinacji wykresów.Wykres składa się z pięciu różnych typów wykresów — kołowego, warstwowego, ko-lumnowego, punktowego i liniowego. Nie mogę sobie wyobrazić żadnej sytuacji, którawymagałaby takiego wykresu. Jednak wykres ten stanowi interesującą demonstrację.

W niektórych przypadkach nie można łączyć różnych typów wykresów. Nie możesz naprzykład uzyskać kombinacji wykresów, która uwzględnia wykres bąbelkowy lub trój-wymiarowy. Jeśli dla serii wybierzesz niezgodny typ wykresu, Excel powiadomi o tym.


Sposób 137. Tworzenie wykresów Gantta 257

Rysunek 136.4.Kombinacja pięciuróżnych wykresów

Sposób 137.Tworzenie wykresów Gantta

Wykres Gantta to rodzaj poziomego wykresu słupkowego używanego zwykle w zasto-sowaniach związanych z zarządzaniem projektami. Program Excel nie oferuje, co prawda,bezpośredniej możliwości tworzenia wykresów Gantta, wygenerowanie tego typu prostegowykresu nie stanowi większego problemu. Kluczowe znaczenie ma poprawne przygoto-wanie danych.

Na rysunku 137.1 pokazano wykres Gantta utworzony przy użyciu danych z zakresuA2:C13. Pozioma oś przedstawia całkowity czas trwania projektu, a każdy ze słupkówreprezentuje zadanie projektowe. Ułatwia to odczytanie informacji na temat czasu wyko-nania poszczególnych czynności oraz zauważenie zadań zazębiających się w czasie.

Kolumna A zawiera nazwę zadania, kolumna B odpowiednią datę rozpoczęcia, a kolumna Cczas trwania zadania (wyrażony w dniach). Zauważ, że komórka A1 nie ma opisowej ety-kiety. Pozostawienie jej pustej zapewnia, że Excel nie użyje kolumn A i B jako osi kategorii.

Aby utworzyć wykres, wykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz zakres A1:C13, a następnie wywołaj polecenie Wstawianie/Wykresy/Słupkowy i kliknij ikonę Słupkowy grupowany.

2. Usuń legendę.

3. Wybierz oś kategorii (pionowa), po czym zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+1,żeby otworzyć okno dialogowe Formatowanie osi.

4. W oknie tym uaktywnij kartę Opcje osi i włącz opcję Kategorie w kolejnościodwrotnej, aby uporządkować zadania, począwszy od góry. W celu wyświetleniadat na dole wykresu w sekcji Przecięcie z osią poziomą uaktywnij opcję Przykategorii maksymalnej.

5. Zaznacz serię danych Początek i otwórz okno dialogowe Formatowanie seriidanych.



Rysunek 137.1. Prosty wykres Gantta możesz utworzyć za pomocą grupowanego wykresu słupkowego

6. W oknie tym uaktywnij kartę Wypełnienie i włącz opcję Brak wypełnienia.Kliknij kartę Kolor krawędzi i ustaw opcję Brak linii.

Operacje te spowodują skuteczne ukrycie serii danych.

7. Zaznacz oś wartości (pozioma) i wyświetl okno dialogowe Formatowanie osi.

8. W oknie tym opcje sekcji Minimum i Maksimum dostosuj do dat, które będąwyświetlane na osi.

W przykładzie minimalna wartość to 40277 (9 kwietnia 2010 roku), a maksymalnato 40359 (30 czerwca 2010 roku).

9. W sekcji Jednostka główna w polu wprowadź wartość 7, żeby na wykresie uzyskaćinterwał jednotygodniowy. W obrębie karty Liczby dla etykiet osi określ format daty.

10. W razie potrzeby ustaw inne formatowanie.

Sposób 138.Tworzenie wykresu wskaźnika

W niektórych przypadkach może być wymagane graficzne zilustrowanie postępu na dro-dze do osiągnięcia celu. Jeden z umożliwiających to sposobów polega na zastosowaniuwykresu wskaźnika (rysunek 138.1). Pojawia się tylko jeden problem: program Excel go


Sposób 138. Tworzenie wykresu wskaźnika 259

Rysunek 138.1.Wykres przypominaprędkościomierzi prezentuje wartośćz zakresu od 0 do100 procent

nie oferuje! Aplikacja udostępnia jednak wykres kołowy. W tym sposobie opiszę, jakza jego pomocą wyświetlić pojedynczą wartość, która zmienia się w zakresie od 0 do100 procent.

Wykres przedstawia wartość w komórce F1, która zawiera następującą formułę:=SUMA(B4:B18)/500

W rzeczywistości używa on trzech punktów danych (z zakresu H2:H4).

Jeden z wycinków wykresu kołowego (widoczny na dole) — reprezentowany przez ko-mórkę H4 — zawsze obrazuje wartość 50%. Obróciłem wykres tak, aby ten wycinekznalazł się u dołu. Następnie ukryłem go przez zaznaczenie dla punktu danych opcjiBrak wypełnienia i Brak linii.

Dwa pozostałe wycinki wykresu są określane na podstawie wartości komórki F11. For-muła w komórce H2 ma następującą postać:

=MIN(F1;100%)/2

Korzysta ona z funkcji MIN w celu wyświetlenia mniejszej z dwóch wartości: wartościw komórce F1 lub 100%. Formuła dzieli następnie tę wartość przez dwa, ponieważ tylkogórny wycinek jest istotny. Użycie funkcji MIN zapobiega wyświetleniu przez wykreswartości przekraczającej 100%.

Formuła w komórce H3 oblicza pozostałą część wykresu kołowego, która znajduje się poprawej stronie „igły” wskaźnika.

=50%-H2

Oto kroki, które wykonałem w celu utworzenia tego wykresu wskaźnika:

1. Zaznacz zakres H2:H4, wykonaj polecenie Wstawianie/Wykresy/Kołowy,a następnie wybierz ikonę standardowego wykresu kołowego.

2. Usuń legendę wykresu.

3. Kliknij wykres kołowy i użyj kombinacji klawiszy Ctrl+F1 w celu otwarciaokna dialogowego Formatowanie serii danych.



4. W oknie dialogowym Formatowanie serii danych kliknij kartę Opcje serii i podajwartość obrotu 270 stopni.

Spowoduje to umieszczenie wycinka o wartości 50% na dole wykresu.

5. Kliknij dolną część wykresu, aby zaznaczyć tylko ten wycinek.

6. W oknie dialogowym Formatowanie punktu danych kliknij kartę Wypełnieniei zaznacz opcję Brak wypełnienia.

W tym kroku wycinek o wartości 50% jest ukrywany. Na tym etapiewidoczne są dwa wycinki.

7. Zaznacz wycinek po prawej stronie, kliknij kartę Kolor krawędzi w okniedialogowym Formatowanie punktu danych i zaznacz opcję Linia ciągła.

8. Dla zaznaczonego tego samego punktu danych kliknij kartę Wypełnienie w okniedialogowym Formatowanie punktu danych i zaznacz opcję Brak wypełnienia.

9. Wykonaj polecenie Narzędzia wykresów/Układ/Tytuł wykresu, aby dodać tytuł.Przesuń go poniżej widocznych wycinków koła.

10. Zaznacz tytuł wykresu, wprowadź znak =, a następnie kliknij w komórce F2.

W powiązanym tytule zostanie wyświetlona wartość procentowa.

11. Za pomocą polecenia Wstawianie/Tekst/Pole tekstowe dodaj inne pola tekstowew celu wyświetlenia etykiet 0%, 100% i Zrealizowana wartość procentowa.

12. W razie potrzeby wprowadź inne poprawki o charakterze kosmetycznym.

Sposób 139.Zastosowanie obrazów na wykresach

Excel ułatwia dołączenie do elementów wykresu desenia, tekstury lub pliku graficznego.Rysunek 139.1 prezentuje wykres, który używa zdjęcia jako tła obszaru wykresu.

Rysunek 139.1.Obszar wykresuzawiera zdjęcie



W celu wyświetlenia obrazu w obrębie elementu wykresu uaktywnij kartę Wypełnienieokna dialogowego formatowania (otwierane po zastosowaniu kombinacji klawiszy Ctrl+1).Włącz opcję Wypełnienie obrazem lub teksturą, a następnie kliknij przycisk powiązanyze źródłem obrazu (Plik, Schowek lub Obiekt clipart). Jeśli zamierzasz kliknąć przyciskSchowek, musisz najpierw skopiować obraz. W pozostałych dwóch przypadkach pojawisię okno umożliwiające zlokalizowanie obrazu.

Rysunek 139.2 przedstawia dwa dodatkowe przykłady — wykres kołowy używającyobiektu klipart jako wypełnienia i wykres kolumnowy korzystający z kształtu, który wsta-wiono do arkusza, a następnie skopiowano do schowka.

Rysunek 139.2.Górny wykres używaobiektu klipart, a dolnywykres kształtuskopiowanego doschowka

Zastosowanie obrazów na wykresie stwarza nieograniczone możliwości twórcze. Oczy-wiście kluczowe znaczenie ma oparcie się pokusie przesadzenia. Podstawowym celemwykresu jest przekazanie informacji, a nie prezentowanie odbiorcy niebywałych umiejęt-ności artystycznych. Poza tym trzeba pamiętać, że użycie w obrębie wykresów obrazów,a zwłaszcza zdjęć, może znacząco zwiększyć rozmiar skoroszytów.

Sposób 140.Wykreślanie funkcji matematycznych

Wykres Excela stanowi dobry sposób wyświetlenia graficznej prezentacji funkcji mate-matycznej lub trygonometrycznej. W niniejszym sposobie opisano następujące dwie me-tody wykreślania funkcji:

Wykreślanie funkcji jednej zmiennej za pomocą wykresu punktowego.

Wykreślanie funkcji dwóch zmiennych przy użyciu wykresupowierzchniowego 3-W.



Wykreślanie matematycznych funkcji jednej zmiennejWykres punktowy (w poprzednich wersjach Excela nazywany wykresem XY) wyświe-tla znacznik dla każdego zbioru wartości tworzących parę. Na rysunku 140.1 przedsta-wiono przykład wykresu oferowanej przez program Excel funkcji SIN, odpowiadającejmatematycznej funkcji sinus. Obliczone wartości y nanoszone są dla wartości x wyrażo-nych w radianach z przedziału od -5 do +5 i zmieniających się o 0,5 jednostki. Każda parawartości x i y pojawia się na wykresie w postaci punktu danych, a poszczególne punktypołączone są za pomocą linii.

Rysunek 140.1.Na przedstawionymtu wykresiewidoczna jestfunkcja SIN(x)

Funkcja wyrażona jest wzorem:y = SIN(x)

Odpowiadająca mu formuła ma natomiast postać:=SIN(A2)

Aby utworzyć powyższy wykres, należy przeprowadzić następujące czynności:

1. Zaznacz zakres komórek A1:B22.

2. Wykonaj polecenie Wstawianie/Wykresy/Punktowy/Punktowy z prostymiliniami i znacznikami.

3. Wybierz układ wykresu, który zaoferuje żądany wygląd, a następnie dostosuj go.

Zamień liczby widoczne w komórkach kolumny A, żeby wykreślić funkcję dla innychwartości x. Oczywiście, w komórkach kolumny B możesz podać jakąś inną formułę wy-korzystującą funkcję jednej zmiennej. Oto kilka przykładów formuł dających interesującewykresy:

=SIN(PI()*A2)*(PI()*A2)=SIN(A2)/A2=SIN(A2^3)*COS(A2^2)=ROZKŁAD.NORMALNY(A2;0;1;FAŁSZ)

Aby otrzymać bardziej dokładny wykres, powinieneś zwiększyć ilość nanoszonych punk-tów i zmniejszyć różnice pomiędzy wartościami umieszczonymi w kolumnie A.



Wykreślanie matematycznych funkcjidwóch zmiennych

Excel oferuje Ci również możliwość tworzenia wykresów funkcji dwóch zmiennych.Zamieszczona poniżej formuła oblicza na przykład wartości z dla różnych wartościdwóch zmiennych x i y:

z = SIN(x)*COS(y)

Na rysunku 140.2 przedstawiono wykres powierzchniowy, na którym naniesione sąwartości z dla 25 wartości zmiennej x z zakresu od -3 do 0 i 25 wartości y z przedziałuod 2 do 5. Zarówno wartości x, jak i y zmieniają się o 0,1 radiana.

Rysunek 140.2. Wykorzystanie wykresu powierzchniowego 3-W do przedstawienia funkcji dwóch zmiennych

Wartości x umieszczone zostały w zakresie A2:A26, zaś wartości zmiennej y w zakresieB1:Z1. Formuła znajdująca się w komórce B2 została skopiowana do pozostałych komórektabeli, a jej postać jest następująca:

=SIN($A2)*COS(B$1)

Aby utworzyć pokazany wyżej wykres, należy przeprowadzić podanej poniżej działania:

1. Zaznacz zakres komórek A1:Z26.

2. Wykonaj polecenie Wstawianie/Wykresy/Inne wykresy/Powierzchniowy 3-W.

3. Wybierz układ wykresu, który zaoferuje żądany wygląd, a następnie dostosuj go.

Dopóki wartości x i y mają takie same przyrosty, bez większych problemów możesz zdefi-niować dowolną formułę wykorzystującą funkcję dwóch zmiennych. Może jedynie wystąpićkonieczność podania odpowiednich wartości początkowych oraz dostosowania skokuwartości x i y, gdy dane wejściowe ulegną zmianie. W celu otrzymania gładszych liniiwykresu powinieneś zmniejszyć przyrost wartości obu argumentów funkcji.



Oto kilka innych formuł wartych wypróbowania:=SIN(PIERWIASTEK($A2^2 + B$1^2))=SIN($A2)*COS($A2*B$1)=COS($A2*B$1)

Sposób 141.Użycie na wykresie liniimaksimum-minimum

Excel obsługuje kilka wykresów giełdowych używanych do wyświetlania danych z gieł-dy. Na przykład możesz utworzyć wykres, który prezentuje dla akcji cenę maksymalną,minimalną i cenę zamknięcia. Ten konkretny wykres wymaga trzech serii danych.

Wykresy giełdowe nie są jednak używane tylko na potrzeby cen akcji. Na rysunku 141.1przedstawiono wykres, który prezentuje dzienne temperatury w ciągu miesiąca. Linie pio-nowe (nazywane liniami maksimum-minimum) pokazują zakres temperatur w danym dniu.

Rysunek 141.1. Użycie wykresu giełdowego do przedstawienia danych dotyczących temperatur

Wykres ten utworzono za pomocą jednego polecenia. Zaznaczyłem zakres A3:D34,wybrałem polecenie Wstawianie/Wykresy/Inne wykresy, a następnie wskazałem opcję


Sposób 142. Łączenie tekstu wykresu z komórkami 265

Maks.-Min.-zamknięcie. Możesz oczywiście sformatować linie maksimum-minimum w do-wolny sposób. Ponadto można połączyć linią średnie temperatury.

Podczas tworzenia wykresów giełdowych krytyczne znaczenie ma kolejność danych serii.Ponieważ wybrałem typ wykresu Maks.-Min.-zamknięcie, serie muszą być uporządkowanew ten właśnie sposób.

Sposób 142.Łączenie tekstu wykresu z komórkami

Podczas tworzenia wykresu możesz zdecydować, że część elementów tekstowych wykresubędzie połączona z komórkami. Dzięki temu, gdy zmienisz tekst zawarty w komórce, zo-stanie uaktualniony powiązany z nią element wykresu. Możesz nawet powiązać elementytekstowe wykresu z komórkami przechowującymi formułę. Masz na przykład możliwośćpołączenia tytułu wykresu z komórką, która zawiera formułę zwracającą aktualną datę.

Łącze z komórką możesz utworzyć dla tytułu wykresu, tytułów osi pionowej i poziomejoraz etykiet danych.

1. Zaznacz element wykresu, który będzie zawierał łącze do komórki.

2. Kliknij pasek formuły.

3. Wprowadź znak równości (=).

4. Kliknij komórkę, która zostanie powiązana z elementem wykresu.

Dodatkowo do wykresu możesz dodać powiązane pole tekstowe.

1. Zaznacz wykres.

2. Wykonaj polecenie Wstawianie/Tekst/Pole tekstowe.

3. Kliknij w obrębie wykresu, aby dodać puste pole tekstowe.


5. Wprowadź znak równości (=).

6. Kliknij komórkę, która zostanie powiązana z polem tekstowym.

Sposób 143.Tworzenie szablonu wykresów

Jeśli stwierdzisz, że ciągle wykonujesz dla wykresów tego samego typu operacje dosto-sowujące, tworząc szablon, prawdopodobnie zaoszczędzisz trochę czasu. Wielu użytkow-ników rezygnuje z tego, gdyż uważają, że jest to zbyt skomplikowane. W rzeczywistościproces generowania szablonu wykresu jest bardzo prosty.



Aby utworzyć taki szablon, wykonaj następujące kroki:

1. Utwórz wykres, na którym będzie bazował szablon.

Choć dane zastosowane dla wykresu nie są najważniejsze, w celu uzyskanianajlepszych rezultatów powinny to być typowe dane, które ostatecznie posłużądo kreślenia z wykorzystaniem niestandardowego typu wykresu.

2. Zastosuj dowolne żądane formatowanie i wykonaj wymagane czynnościdostosowawcze.

Krok ten decyduje o wyglądzie wykresów generowanych na podstawie szablonu.

3. Uaktywnij wykres i wywołaj polecenie Narzędzia wykresów/Projektowanie/Typ/Zapisz jako szablon.

Excel otwiera okno dialogowe Zapisywanie szablonu wykresu.

4. Wprowadź nazwę szablonu i kliknij przycisk Zapisz.

W celu wygenerowania wykresu na bazie szablonu wykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz dane, które pojawią się na wykresie.

2. Wykonaj polecenie Wstawianie/Wykresy/Inne wykresy/Wszystkie typy wykresów.

Excel wyświetli okno dialogowe Wstawianie wykresu.

3. Z lewej strony okna kliknij pozycję Szablony.

Excel zaprezentuje ikonę dla każdego utworzonego niestandardowego szablonu.

4. Zaznacz ikonę reprezentującą szablon, który ma być użyty i kliknij przycisk OK.

Excel wygeneruje wykres na podstawie wybranego szablonu.

Możesz również zastosować szablon dla istniejącego wykresu. W tym celu zaznacz wykres,po czym wywołaj polecenie Narzędzia wykresów/Projektowanie/Zmień typ wykresu.

Sposób 144.Zapisywanie wykresuw postaci pliku graficznego

Niezmiernie dziwne jest to, że Excel nie oferuje żadnej bezpośredniej metody konwerto-wania wykresu na samodzielny plik graficzny w formacie takim, jak na przykład GIF czyPNG. W niniejszym sposobie zaprezentuję trzy metody zapisywania wykresu Excela jakopliku graficznego (jedna z metod wykorzystuje makro VBA).


Sposób 144. Zapisywanie wykresu w postaci pliku graficznego 267

Metoda 1.Wklejenie wykresu do programu graficznego

Zastosowanie tej metody wymaga użycia dodatkowego oprogramowania, a dokładniej— jakiejś aplikacji graficznej. Zaznacz swój wykres i wykonaj polecenie Narzędziagłówne/Schowek/Kopiuj (lub zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+C), a następnie otwórzdokument w programie graficznym i wybierz w nim polecenie Edytowanie/Wklej (lubinne równoważne). Następnie powinieneś zapisać plik, korzystając z potrzebnego Ciformatu graficznego.

Otrzymanie zadowalających wyników może wymagać pewnej dozy eksperymentów. Ko-nieczne może się na przykład okazać skopiowanie wykresu jako obrazu. Aby to zrobić,zaznacz wykres, a następnie wykonaj polecenie Narzędzia główne/Schowek/Kopiuj/Kopiuj jako obraz.

Jeśli nie masz aplikacji graficznej, wypróbuj program IrfanView dostępny za darmopod adresem http://irfanview.com.

Metoda 2.Zapisanie wykresu w postaci pliku HTML

Aby przekonwertować wszystkie znajdujące się w skoroszycie wykresy na pliki graficznew formacie PNG, powinieneś zapisać swój skoroszyt w formacie HTML, a następnie od-szukać utworzone przy okazji pliki PNG. W tym celu wykonaj następujące czynności:

1. Upewnij się, że Twój skoroszyt został zapisany na dysku.

2. Wykonaj polecenie Plik/Zapisz jako.

3. W oknie dialogowym Zapisywanie jako wybierz pozycję Strona sieci Web z listyrozwijanej Zapisz jako typ:.

4. Zaznacz pole opcji Cały skoroszyt.

5. Określ lokalizację dla pliku.

Pulpit to dobra propozycja, gdyż łatwo można go wyświetlić.

6. Nadaj plikowi nazwę i kliknij przycisk Zapisz.

7. Zamknij skoroszyt.

8. Otwórz okno Eksploratora Windows i odszukaj katalog, w którym zapisałeś plikHTML.

9. Znajdziesz w nim podkatalog o nazwie podobnej do nazwy pliku, różniącejsię od niej tylko dodanym na końcu tekstem _pliki. Otwórz ten folder, a znajdzieszw nim po jednym pliku PNG dla każdego wykresu umieszczonego w skoroszycie.

Skoroszyt zapisz najpierw w standardowym formacie plikowym Excela. Wersja HTMLskoroszytu powinna być traktowana jako tymczasowa. Choć plik HTML możesz otwo-rzyć w Excelu, format ten nie zachowuje kluczowych informacji takich jak formuły.


http://irfanview.com


Metoda 3.Użycie makra VBA

Metoda ta wykorzystuje proste makro VBA, które zapisuje każdy obecny w bieżącym ar-kuszu wykres w postaci pliku GIF.

Aby opracować to makro, zapisz najpierw skoroszyt, a następnie naciśnij kombinacjęklawiszy Alt+F11 w celu wywołania okna edytora Visual Basic. Korzystając z okna Pro-ject (Projekt), zaznacz w nim swój skoroszyt i wybierz z menu polecenie Insert/Module(Wstaw/Moduł) w celu dodania nowego modułu języka VBA. Następnie w oknie kodumodułu wprowadź przedstawioną poniżej procedurę:

Sub ZapiszWykresyJakoPlikiGIF() Dim ObWykr As ChartObject Dim NazwaPliku As String For Each ObWykr in ActiveSheet.ChartObjects NazwaPliku = ThisWorkbook.Path & "\" & ObWykr.Name & ".gif" ObWykr.Chart.Export Filename:=NazwaPliku, FilterName:="gif" Next ObWykrEnd Sub

Po wpisaniu kodu makra naciśnij kombinację klawiszy Alt+F11, aby powrócić do oknaprogramu Excel. Przejdź w nim do arkusza zawierającego wykresy i naciśnij skrót kla-wiaturowy Alt+F8 w celu wyświetlenia okna dialogowego Makro. Wybierz w nim makroZapiszWykresyJakoPlikiGIF i kliknij przycisk Uruchom.

Procedura zachowuje każdy wykres aktywnego arkusza jako plik GIF (nazwa wykresupełni funkcję nazwy pliku). Pliki są przechowywane w tym samym katalogu co skoroszyt.

Sposób 145.Zapisywanie zakresuw postaci pliku graficznego

Jeśli musisz zapisać zakres jako plik graficzny, najlepiej skorzystaj z jednego z kilku do-stępnych programów, które służą do wykonywania zrzutów ekranu. Tego typu oprogra-mowanie ułatwia tworzenie zrzutu całych okien, a nie tylko ich fragmentów. Po wyko-naniu zrzutu ekranu kliknij przycisk w celu zapisania go w postaci obrazu graficznegow wybranym formacie (GIF, PNT, TIF itp.).

Jeśli nie masz programu do wykonywania zrzutów, prawdopodobnie dysponujesz innegotypu oprogramowaniem graficznym. Po skopiowaniu zakresu komórek jest on przecho-wywany w schowku systemu Windows w kilku różnych formatach. Jednym z nich jestobraz graficzny, a zatem możesz skopiować zakres, uaktywnić oprogramowanie graficznei zastosować kombinację klawiszy Ctrl+V, aby wkleić go jako obiekt graficzny. Następniezapisz plik w żądanym formacie.


Sposób 146. Ustalanie identycznych rozmiarów wykresów 269

Na rysunku 145.1 pokazano zakres po skopiowaniu i wklejeniu go do programu IrfanView.

Rysunek 145.1.Zakres danychgotowydo zapisaniaw postaci obrazugraficznego

Kopiowanie to operacja, w przypadku której dane wyświetlane są jednocześnie danymiuzyskiwanymi. Jeśli na przykład zaznaczono zakres zawierający wykres, on również zo-stanie wyświetlony na obrazie.

Być może zauważyłeś, że Excel 2010 oferuje nowe polecenie Zrzut ekranu (w grupieWstążki Wstawianie/Ilustracje). Polecenie to wygląda na bardziej przydatne, niż jest w rze-czywistości. W idealnej sytuacji umożliwiłoby ono wykonanie zrzutu części ekranu i za-pisanie go w postaci obrazu graficznego, jednak tak nie jest. Polecenie pozwala na utwo-rzenie zrzutu okna innej aplikacji, a następnie wklejenie go do arkusza.

Sposób 146.Ustalanie identycznychrozmiarów wykresów

Jeśli w swoim arkuszu kalkulacyjnym masz osadzonych kilka wykresów, może zajść ko-nieczność ustalenia dla nich takiego samego rozmiaru. Na rysunku 146.1 przedstawionoarkusz zawierający cztery wykresy. Czy nie wyglądałby on lepiej, gdyby wszystkie wi-doczne w nim wykresy miały takie same rozmiary i były ułożone?

Aby wyrównać rozmiary wszystkich tych wykresów, określ najpierw, który z nich posiadajuż odpowiednią wielkość. W tym przypadku wszystkie wykresy mają mieć takie samerozmiary co wykres liniowy w lewym górnym obszarze arkusza.

1. Kliknij wykres, żeby go zaznaczyć.

2. Kliknij kartę Narzędzia wykresów/Formatowanie.

W obrębie grupy Rozmiar będą widoczne pola Wysokość i Szerokość.

3. Sprawdź ustawienia tych pól.



Rysunek 146.1.Wykresywyglądałyby lepiej,jeśli byłyby tejsamej wielkości

4. Naciśnij klawisz Ctrl i kliknij przyciskiem myszki pozostałe trzy wykresy tak,aby w arkuszu zaznaczone były wszystkie cztery.

5. Kliknij kartę Narzędzia do rysowania/Formatowanie. W polach Wysokośći Szerokość wprowadź wartości, które sprawdziłeś w kroku 3. i kliknijprzycisk OK.

Po przeprowadzeniu powyższych operacji wszystkie wykresy uzyskają dokładnie takiesame wymiary.

Układ obiektów możesz zmienić ręcznie, ale możesz też skorzystać z poleceń dostępnychpo kliknięciu kontrolki Narzędzia wykresów/Formatowanie/Rozmieszczanie/Wyrównaj.Na rysunku 146.2 przedstawiono końcowy rezultat zaprezentowanych tu działań.

Zauważ, że jeśli przy wciśniętym klawiszu Ctrl klikniesz wykres, zostanie on zaznaczonyjako obiekt graficzny. Dzięki temu będziesz mógł przenieść go przy użyciu klawiszystrzałek (daje to większe możliwości kontroli niż w przypadku przeciągania za pomocąmyszy).

Sposób 147.Resetowanie całegoformatowania wykresu

Excel zapewnia wiele opcji formatowania wykresu. Możesz zaznaczyć poszczególne ele-menty wykresu i zastosować wszelkiego typu formatowanie: na przykład cienie, poświata,ścięcia, wypełnienia i style konspektu. Czasami łatwo można przesadzić.


Sposób 147. Resetowanie całego formatowania wykresu 271

Rysunek 146.2.Cztery wykresywyrównanei posiadająceidentycznerozmiary

Jeżeli zbytnio poniesie fantazja podczas formatowania elementu wykresu, możesz cofnąćostatnio wykonane czynności. Jednak znacznie prostsze będzie przywrócenie elementuwykresu do jego pierwotnego stanu. Wystarczy zaznaczyć element i wykonać polecenieNarzędzia wykresów/Formatowanie/Bieżące zaznaczenie/Resetuj, aby dopasować do stylu.Ewentualnie kliknij element prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierzpolecenie Resetuj, aby dopasować do stylu.

Aby zresetować wszystkie formatowania dla całego wykresu, przed wykonaniem poleceniaResetuj, aby dopasować do stylu zaznacz element Obszar wykresu.

Rysunek 147.1 prezentuje wykres, w przypadku którego przesadzono z formatowaniem.Jednak, jak widać na rysunku 147.2, można uratować nawet najbardziej udziwniony wykres.

Rysunek 147.1.Przesadzoneformatowaniewykresu



Rysunek 147.2.Ten wykres prezentujesię znacznie lepiej

Sposób 148.„Zamrażanie” wykresu

Standardowo wykresy programu Excel używają danych przechowywanych w pewnymzakresie arkusza kalkulacyjnego, co oznacza, że zmiana dowolnej wartości znajdującejsię w tym obszarze spowoduje natychmiast odpowiednią aktualizację danych widocznychna wykresie. Zwykle będzie to działanie jak najbardziej pożądane, czasem jednak będzieszchciał „odłączyć” wykres od jego danych i otrzymać wykres statyczny, czyli coś w rodzajumigawkowego ujęcia wykresu, które nigdy nie ulegnie żadnym zmianom. Jeśli na przy-kład wykreślasz dane pochodzące z różnych scenariuszy analiz co-jeśli, przydatna z pew-nością będzie możliwość zapisania wykresu przedstawiającego pewną linię bazową, którąbędziesz mógł porównać z wynikami osiąganymi przez pozostałe scenariusze. Istnieją dwasposoby „zamrożenia” wykresu:

zmiana wykresu na obraz graficzny,

zmiana zakresu komórek przechowujących dane wykresu na tablicę.

Zmiana wykresu na obraz graficznyAby dokonać konwersji wykresu na nieruchomy obraz graficzny, powinieneś przepro-wadzić następujące działania:

1. Utwórz wykres, korzystając ze standardowych metod. 2. Zaznacz wykres w arkuszu. 3. Wykonaj polecenie Narzędzia główne/Schowek/Kopiuj/Kopiuj jako obraz. 4. W oknie dialogowym Kopiowanie obrazu zaakceptuj domyślne ustawieniai kliknij przycisk OK.

5. Kliknij dowolną komórkę arkusza, aby usunąć zaznaczenie wykresu. 6. Zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+V, żeby wkleić obraz w komórce wybranejw kroku 5.


Sposób 148. „Zamrażanie” wykresu 273

W wyniku tych czynności powstanie obraz graficzny przedstawiający oryginalny wykres.Obraz ten będzie można edytować w taki sam sposób, jak każdy inny graficzny elementarkusza kalkulacyjnego, jednak nie jak sam wykres. Innymi słowy, nie będziesz już mógłzmieniać w jego przypadku takich ustawień, jak typ wykresu czy etykiety danych. Będzieto „martwy wykres”, czyli dokładnie to, o co Ci chodziło.

Zmiana zakresu komórekprzechowujących dane wykresu na tablicę

Inną metodą uniezależnienia wykresu od danych jest konwersja odwołań formuły SERIEna tablice. Aby to zrobić, postępuj według następujących instrukcji:

1. Zaznacz swój wykres.

2. Kliknij serię danych widocznych na wykresie.

W polu tekstowym znajdującym się na pasku formuły dla zaznaczonej seriidanych pojawi się formuła SERIE.


4. Naciśnij klawisz F9, a następnie naciśnij klawisz Enter.

Powtórz powyższe kroki dla każdej z serii widocznych na wykresie.

Na rysunku 148.1 przedstawiono wykres kołowy, który został uniezależniony od zakresukomórek przechowujących tworzące go dane. Zwróć uwagę, że na pasku formuły widocznajest formuła korzystająca z tablic zamiast z odwołań do komórek. Formuła SERIE dla da-nych oryginalnych wygląda następująco:

=SERIE(;Arkusz3!$A$1:$A$6;Arkusz3!$B$1:$B$6;1)

Zmodyfikowana formuła SERIE ma następującą postać:=SERIE(;{"Praca";"Sen";"Dojazd";"Jedzenie";"Gra na bandżo";"Inne"};{8;7;2;1;3;3};1)

Rysunek 148.1.Pokazany tu wykresnie jest połączonyz zakresem komórekprzechowującychdane



Excel ogranicza długość formuły SERIE. A zatem, metoda ta może nie sprawdzić się,jeśli seria składa się z dużej liczby punktów danych.

Sposób 149.Tworzenie efektów obrazuza pomocą wykresu

Skopiowanie wykresu jako obrazu zapewnia możliwość kreatywnego skorzystania z kilkuefektów, które są możliwe do uzyskania w przypadku obrazów, lecz nie wykresów.

Aby utworzyć obraz na podstawie wykresu, zaznacz go i wybierz polecenie Narzędziagłówne/Schowek/Kopiuj/Kopiuj jako obraz. Następnie kliknij komórkę i użyj kombi-nacji klawiszy Ctrl+V (dodatkowe informacje zamieszczono w sposobie 148.).

Po zaznaczeniu obrazu Excel wyświetla menu kontekstowe Narzędzia obrazów. Możeszużyć wszystkich narzędzi menu Narzędzia obrazów/Formatowanie, a także dostępnychw oknie dialogowym Formatowanie obrazu (wyświetlane po zastosowaniu kombinacjiklawiszy Ctrl+1).

Na rysunku 149.1 przedstawiono kilka przykładów stylów obrazów zastosowanych dlawykresu skopiowanego jako obraz.

Rysunek 149.1.Zastosowanie stylówobrazów dla wykresuskopiowanego jakoobraz


Sposób 150. Tworzenie wykresu przebiegu w czasie 275

Sposób 150.Tworzenie wykresu przebiegu w czasie

Jedną z nowych funkcji programu Excel 2010 jest wykres przebiegu w czasie. Przebiegw czasie jest niewielkim wykresem wyświetlanym w pojedynczej komórce. Umożliwiaon szybkie identyfikowanie trendów czasowych lub zmienności danych. Ponieważ cechujesię dużą zwartością, często jest używany w grupie.

Choć przebiegi w czasie przypominają miniaturowe wykresy (czasami mogą zastąpićwykres), funkcja ta jest całkowicie niezależna od funkcji wykresów programu Excel.Wykresy są na przykład umieszczane w warstwie rysunków arkusza, a jeden z nich możewyświetlać kilka serii danych. Przebieg w czasie może zostać wyświetlony wewnątrzkomórki, a ponadto prezentuje tylko jedną serię danych.

Na rysunku 150.1 przedstawiono przykłady każdego z trzech typów wykresów przebieguw czasie (widoczne w kolumnie H). Każdy przebieg w czasie zawiera sześć punktów da-nych wstawionych po lewej stronie.

Rysunek 150.1.Przykłady wykresówprzebiegu w czasie

Oto trzy typy przebiegów w czasie dostępne w programie Excel 2010:

Liniowy: przypomina wykres liniowy. Opcjonalnie linia może być wyświetlanaze znacznikiem dla każdego punktu danych. Liniowe przebiegi w czasieze znacznikami przedstawia pierwsza grupa. Szybko możesz się zorientować,że z wyjątkiem funduszu W-91 jednostki funduszy straciły na wartości w ciągusześciu miesięcy.

Kolumnowy: przypomina wykres kolumnowy. Druga grupa prezentuje te samedane wyświetlone za pomocą kolumnowych przebiegów w czasie.



Zysk/strata: wykres typu binarnego, który wyświetla każdy punkt danych jakoblok wysoki lub jako blok niski. Przebiegi w czasie typu zysk/strata przedstawiagrupa trzecia. Zauważ, że dane są inne. W każdej komórce jest wyświetlanazmiana z poprzedniego miesiąca. W przebiegu w czasie każdy punkt danychjest prezentowany jako blok wysoki (zysk) lub jako blok niski (strata). W tymprzykładzie zyskiem i stratą są odpowiednio dodatnia i ujemna zmianaz poprzedniego miesiąca.

Aby utworzyć wykres przebiegu w czasie, wybierz dane, które ma on ilustrować. Następniewybierz polecenie Wstawianie/Wykresy przebiegu w czasie i kliknij jeden z trzech typów:Liniowy, Kolumnowy lub Zysk/strata. Excel otworzy okno dialogowe Tworzenie wykresówprzebiegu w czasie, w którym określasz położenie przebiegów w czasie.

Choć zwykle przebiegi w czasie będą umieszczane obok danych, nie jest to wymagane.Przeważnie do ich przechowywania będziesz używał pustego zakresu, program Excel nieuniemożliwia jednak wstawienia przebiegów w czasie do komórek, które zawierają jużdane. Określane położenie przebiegów w czasie musi być zgodne z danymi źródłowymipod względem liczby wierszy lub kolumn.

Po utworzeniu kilku przebiegów w czasie możesz w dość dużym stopniu kontrolowaćich wygląd. Skorzystaj w tym celu z narzędzi na karcie Narzędzia wykresów przebiegóww czasie (wyświetlana po wybraniu komórki zawierającej przebieg w czasie).

Na rysunku 150.2 przedstawiono grupę przebiegów w czasie w zakresie H4:H8, a takżewykres liniowy oparty na tych samych danych. Choć wykres liniowy jest trochę zagma-twany, lepiej sprawdzi się w przypadku porównywania miast. Z kolei przebiegi w czasienadają się do wyświetlania trendów dla jednego miasta.

Rysunek 150.2.Grupa przebiegóww czasie oraz wykresliniowy, któreprezentują te samedane


Sposób 151. Zaznaczanie obiektów w obrębie arkusza 277

Sposób 151.Zaznaczanie obiektóww obrębie arkusza

Excel pozwala na umieszczenie w arkuszu dość sporej liczby różnego typu obiektów takichjak wykresy, kształty, kliparty i obiekty SmartArt. Aby pracować z obiektem, trzeba gozaznaczyć. Kliknięcie pojedynczego obiektu to najprostszy sposób zaznaczenia go. A cobędzie, jeśli chcesz zaznaczyć wiele obiektów? Możesz na przykład postanowić przenieśćkilka obiektów, usunąć je lub zastosować dla nich formatowanie.

Excel oferuje kilka metod zaznaczania wielu obiektów.

Naciśnięcie klawisza Ctrl i kliknięcie myszą

Przytrzymanie wciśniętego klawisza Ctrl podczas klikania obiektów to jeden ze sposobówzaznaczania wielu obiektów.

Panel Zaznaczanie i widoczność

Panel Zaznaczanie i widoczność pokazany na rysunku 151.1 zapewnia szybki sposób wy-bierania (i ukrywania) obiektów. W celu wyświetlenia panelu wykonaj polecenie Narzędziagłówne/Edytowanie/Znajdź i zaznacz/Okienko zaznaczenia.

Rysunek 151.1.Za pomocą paneluZaznaczaniei widoczność możeszz łatwością zaznaczyćobiekty, jeśli ichnazwy są znane

Panel zawiera nazwę każdego obiektu aktywnego arkusza. Kliknięcie nazwy obiektu spo-woduje zaznaczenie go. Aby wybrać wiele obiektów, naciśnij i przytrzymaj wciśnięty kla-wisz Ctrl. Panelu możesz również użyć do ukrycia obiektów (wystarczy kliknąć niewielkąikonę gałki ocznej) oraz zmiany ich kolejności (użyj w tym celu dwóch przycisków Zmieńkolejność).



Okno dialogowe Przechodzenie do — specjalnie

W celu zaznaczenia wszystkich obiektów arkusza wywołaj polecenie Narzędzia główne/Edytowanie/Znajdź i zaznacz/Przejdź do — specjalnie. W oknie dialogowym Przechodzeniedo — specjalnie włącz opcję Obiekty i kliknij przycisk OK.

Polecenie Zaznacz obiekty

Inną metodą zaznaczenia wielu obiektów jest zastosowanie polecenia Zaznacz obiekty(Narzędzia główne/Edytowanie/Znajdź i zaznacz/Zaznacz obiekty). Po wykonaniu tego pole-cenia Excel uaktywni specjalny tryb, a kursor myszy przyjmie postać strzałki. W celu zazna-czenia wszystkich obiektów w obrębie prostokątnego obszaru kliknij i przeciągnij kursor.

Aby powrócić do normalnego trybu, naciśnij klawisz Esc.

Sposób 152.Tworzenie kartki z życzeniami

Są urodziny szefa, a Ty zapomniałeś kupić kartki z życzeniami! Żaden problem. W celusamodzielnego utworzenia w arkuszu kartki z życzeniami wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz pusty arkusz.

2. Zaznacz kolumny A i B, po czym wywołaj polecenie Narzędzia główne/Komórki/Format/Szerokość kolumny i ustaw szerokość kolumny o wartości 47.

3. Zaznacz wiersze 1 i 2, po czym wywołaj polecenie Narzędzia główne/Komórki/Format/Wysokość wiersza i ustaw wysokość wiersza, wynoszącą 365.

4. Wykonaj polecenie Widok/Widoki skoroszytu/Układ strony, żeby uaktywnićwidok układu strony. W celu zmniejszenia rozmiaru arkusza tak, żeby byływidoczne cztery komórki zakresu A1:B2, możesz skorzystać z kontrolkiPowiększenie, zlokalizowanej z prawej strony paska stanu.

5. Aby wyświetlić panel Clipart, wykonaj polecenie Wstawianie/Ilustracje/Obiekt clipart.

6. Poszukaj właściwego słowa (np. urodziny) i zlokalizuj odpowiedni obraz klipartu.

7. Do arkusza dodaj klipart i przeciągnij go do komórki A1.

8. W obrębie obrazu klipartu kliknij zielony uchwyt i tak go obróć, żeby obrazzostał obrócony do góry nogami.

9. Do komórki B2 wprowadź tekst i sformatuj go w żądany sposób.

Dobrym pomysłem będzie wyśrodkowanie tekstu w pionie i w poziomie.


Sposób 152. Tworzenie kartki z życzeniami 279

Arkusz powinien wyglądać podobnie jak na rysunku 152.1. Może być konieczne dosto-sowanie wysokości wierszy i szerokości kolumn tak, żeby zakres A1:B2 dokładnie wypeł-niał jedną stronę.

Rysunek 152.1.Użycie Excelado stworzenia kartkiz życzeniami

Wydrukuj arkusz, a następnie zagnij kartkę raz w pionie i raz w poziomie. Proszę bardzo!Szybko (i tanio) uzyskałeś kartkę z życzeniami.

Trzeba pamiętać, że ważne są intencje.



Sposób 153.Rozszerzanie formatowania tekstuw kształtach

Po dodaniu tekstu do kształtu (łącznie z polem tekstowym) program Excel zapewniamożliwości formatowania, które standardowo są niedostępne. Aby je wypróbować, użyjpolecenia Wstawianie/Ilustracje/Kształty i dodaj kształt do arkusza (dowolny z wyjąt-kiem kształtów znajdujących się w grupie Linie). Następnie po prostu zacznij wprowadzaćtekst, który zostanie dodany.

Możesz wybrać poszczególne słowa lub znaki, przeciągając je myszą lub przy użyciuklawiszy strzałek przy wciśniętym klawiszu Shift. Wybierz kilka znaków, kliknij pra-wym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz jedno z następujących poleceń:

Czcionka,

Akapit,

Punktory.

Każde z nich wyświetla okno dialogowe, które jest niedostępne w przypadku normal-nego formatowania tekstu w komórce. Niestety nie możesz wyświetlić podglądu forma-towania — zmiany będą widoczne po kliknięciu przycisku OK. Na rysunku 153.1 przed-stawiono formatowanie tekstu uzyskane za pomocą okna dialogowego Czcionka.

Rysunek 153.1.Specjalneformatowanie tekstudostępne jedyniew kształcie

Aby uzyskać więcej opcji, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie For-matuj kształt (w celu wyświetlenia okna dialogowego Formatowanie kształtu), a następ-nie kliknij kartę Pole tekstowe. Umożliwia ona ustawienie marginesów, a nawet określe-nie zawijania kolumn.

Na rysunku 153.2 przedstawiono kształt, który korzysta z dwóch kolumn tekstu i czte-rech punktorów.


Sposób 154. Zastosowanie obrazów w roli znaczników wykresu liniowego 281

Rysunek 153.2.Kształt z tekstem

Sposób 154.Zastosowanie obrazóww roli znaczników wykresu liniowego

Tworząc wykres liniowy (lub punktowy), masz do wyboru kilka różnych stylów znacz-ników. Aby uatrakcyjnić wygląd wykresu, z myślą o znacznikach możesz zastosowaćkształt lub prosty obraz klipartu. Rozwiązanie to sprawdza się najlepiej, gdy wykres za-wiera niewielką liczbę punktów danych.

Rysunek 154.1 przedstawia przykład. W roli znaczników wykres liniowy używa kształtu.

Rysunek 154.1.Wykres liniowykorzystającyz kształtu zamiastze standardowychznaczników

Procedura jest prosta. Oto jej kroki:



1. Utwórz wykres liniowy ze znacznikami.

2. W celu dodania kształtu do arkusza wykonaj polecenie Wstawianie/Ilustracje/Kształty.

3. Sformatuj kształt w dowolny żądany sposób i określ jego rozmiar tak,żeby nadawał się do użycia na wykresie.

4. Zaznacz kształt i zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+C.

5. Uaktywnij wykres, zaznacz serię i użyj kombinacji klawiszy Ctrl+V.

Możesz nawet dla każdego punktu danych użyć innego kształtu. Sztuczka polega na jed-nokrotnym kliknięciu serii w celu zaznaczenia jej w całości, a następnie kliknięciu poje-dynczego znacznika punktu danych. Po zastosowaniu kombinacji klawiszy Ctrl+V wy-brany znacznik zostanie zmieniony. Rysunek 154.2 prezentuje wykres, który korzystaz dwóch różnych kształtów.

Rysunek 154.2.Wykres liniowyz dwoma kształtamipełniącymi funkcjęznaczników

Istnieje też możliwość zastosowania obrazu klipart na potrzeby znaczników liniowych.W celu uzyskania najlepszych rezultatów użyj stosunkowo prostego obrazu. Rysunek154.3 pokazuje przykładowy wykres, który w roli znaczników liniowych wykorzystujeobraz klipartu. Przed wklejeniem obrazu zastosowałem dla niego cień, który jest zacho-wywany po wklejeniu obrazu do serii wykresu.

Rysunek 154.3.Wykres liniowy,w przypadku któregoznacznikami są obrazyklipart


Sposób 155. Zmiana kształtu pola komentarza do komórki 283

Sposób 155.Zmiana kształtupola komentarza do komórki

Komentarze do komórek przydają się w wielu różnych sytuacjach. Czasami jednak mo-żesz po prostu mieć dość ciągłego patrzenia na ich identyczne żółte prostokąty. Jeśli chcesz,aby Twoje komentarze przyciągały uwagę, spróbuj zmienić ich kształt na coś bardziejoryginalnego.

Na rysunku 155.1 przedstawiono normalny komentarz do komórki oraz ten sam komen-tarz po pewnych drobnych przeróbkach.

Rysunek 155.1.Typowy komentarzdo komórkioraz komentarzo niestandardowymkształcie

W celu zmodyfikowania kształtu komentarza do komórki musisz użyć polecenia, które pojego zaznaczeniu jest standardowo niedostępne. Polecenie to możesz dodać do paska na-rzędzi Szybki dostęp. Oto wymagane kroki:

1. Prawym przyciskiem myszy kliknij pasek narzędzi Szybki dostęp i z menuwybierz polecenie Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp.

W oknie dialogowym Opcje programu Excel zostanie uaktywniona kartaDostosowywanie.

2. Z listy rozwijanej Wybierz polecenia z wybierz pozycję Karta Narzędzia dorysowania/Formatowanie.

3. Z listy widocznej po lewej stronie wybierz pozycję Zmień kształt i kliknijprzycisk Dodaj.


Po zrealizowaniu powyższych kroków na pasku narzędzi Szybki dostęp pojawi się nowaikona Zmień kształt.

Aby zmienić kształt komentarza, upewnij się, czy komentarz ten jest widoczny. Jeśli nie,prawym przyciskiem myszy kliknij komórkę i z menu wybierz pozycję Pokaż/Ukryj



komentarze. Kliknij obramowanie komentarza w celu zaznaczenia go jako kształtu (efektten możesz też uzyskać przez kliknięcie komentarza przy wciśniętym klawiszu Ctrl). W ob-rębie paska narzędzi Szybki dostęp kliknij kontrolkę Zmień kształt i wybierz dla komentarzanowy kształt spośród dostępnych w galerii kształtów.

Sposób 156.Wstawianie grafikiw pole komentarza do komórki

Choć większość użytkowników nie zdaje sobie z tego sprawy, komentarz do komórki możezawierać obraz. Obraz musi znajdować się w pliku. Innymi słowy, nie możesz zastosowaćkształtów lub obrazów klipartu, które skopiowano do schowka.

W celu dodania obrazu do komentarza wykonaj następujące kroki:

1. Upewnij się, że komentarz jest widoczny.

Prawym przyciskiem myszy kliknij komórkę i z menu wybierz poleceniePokaż/Ukryj komentarze.

2. Kliknij obramowanie komentarza w celu zaznaczenia go jako kształtu (efekt tenmożesz również uzyskać przez kliknięcie komentarza przy wciśniętymklawiszu Ctrl).

3. Prawym przyciskiem myszy kliknij obramowanie komentarza i z menupodręcznego wybierz polecenie Formatuj komentarz.

4. W oknie dialogowym Formatowanie komentarza uaktywnij kartę Kolory i linie.

5. W sekcji Wypełnienie tej karty kliknij listę rozwijaną Kolor i wybierz pozycjęEfekty wypełnienia.

6. W oknie Efekty wypełnienia uaktywnij kartę Obraz, a następnie kliknijprzycisk Wybierz obraz, żeby określić plik graficzny.

7. Kliknij przycisk OK, żeby zamknąć okno dialogowe Formatowanie komentarza.

Rysunek 156.1 przedstawia komentarz zawierający obraz z głową papugi. Ponieważ uży-cie obrazu w komentarzu zwiększa rozmiary skoroszytu, z funkcji tej należy korzystaćoszczędnie.

Rysunek 156.1.Wyświetlenie obrazuw komentarzu dokomórki


Sposób 157. Rozszerzanie obrazów 285

Sposób 157.Rozszerzanie obrazów

Nowy zestaw funkcji pakietu Office 2010, którego możesz nie zauważyć, umożliwiarozszerzanie obrazów. Narzędzia te pozwalają również modyfikować i rozszerzać plikigraficzne wstawione do arkusza. Choć nie oznacza to, że możesz odinstalować ulubioneoprogramowanie służące do edycji obrazów, spektrum operacji rozszerzających możli-wych do wykonania bez opuszczania programu Excel może Cię zaskoczyć.

Aby osadzić obraz w arkuszu, wybierz polecenie Wstawianie/Ilustracje/Obraz, a następnieznajdź plik z obrazem. Możesz też skopiować obraz do schowka systemu Windows i użyćkombinacji klawiszy Ctrl+V w celu wklejenia go do arkusza.

Po zaznaczeniu osadzonego obrazu w celu pracy z nim skorzystaj z opcji dostępnychw grupie Narzędzia obrazów/Formatowanie/Dopasowywanie. Dostępne są następującenarzędzia:

Usuń tło: bardzo ułatwia usuwanie nieistotnego tła ze zdjęcia.

Korekty: wyostrza lub zmiękcza obraz bądź koryguje jasność i kontrast.

Kolor: koryguje nasycenie i ton kolorów lub konwertuje obraz tak, aby używałtylko kilku z nich.

Efekty artystyczne: umożliwia zastosowanie dla obrazu kilku filtrów podobnychdo oferowanych przez program Photoshop.

W większości przypadków po umieszczeniu kursora myszy na ikonie uzyskasz dyna-miczny podgląd efektu. Aby w większym stopniu kontrolować rozszerzenia, prawymprzyciskiem myszy kliknij grafikę i wybierz polecenie Formatuj obraz. Następnie użyjkart Korekty obrazu, Kolor obrazu i Efekty artystyczne, aby dostosować parametry.

Na rysunku 157.1 przedstawiono zdjęcie przed i po usunięciu tła. Usunięte części obrazustają się przezroczyste. Funkcja ta działa zadziwiająco dobrze.

Rysunek 157.1.Rezultat użyciapolecenia Usuń tło



Rysunek 157.2 prezentuje zdjęcie przed i po zastosowaniu efektu Ołówek — skalaodcieni szarości.

Rysunek 157.2.Zastosowanie efektuartystycznego dlazdjęcia

Nawet jeśli nie ma potrzeby korygowania obrazów, możesz pobawić się tymi funkcjami,gdy musisz zrobić sobie przerwę od intensywnego przetwarzania danych.


Rozdział 8.

Analiza danych i listy

Większość danych przechowywanych w Twoich arkuszach kalkulacyjnychma postać list. W tym rozdziale znajdziesz sposoby posługiwania sięlistami oraz opis metod przeprowadzania różnych analiz danych.


288 Rozdział 8. ♦ Analiza danych i listy

Spis sposobówSposób 158. Używanie tabeli 289

Sposób 159. Praca z tabelami 291

Sposób 160. Użycie formuł w przypadku tabeli 293

Sposób 161. Numerowanie wierszy tabeli 297

Sposób 162. Używanie widoków niestandardowych wraz z możliwościami filtrowania 299

Sposób 163. Umieszczanie wyników działania zaawansowanego filtraw różnych arkuszach kalkulacyjnych 301

Sposób 164. Porównywanie dwóch zakresów za pomocą formatowania warunkowego 302

Sposób 165. Układanie rekordów listy w przypadkowej kolejności 304

Sposób 166. Wypełnianie pustych miejsc w raporcie 305

Sposób 167. Tworzenie listy z tabeli podsumowującej 307

Sposób 168. Odnajdowanie powtórzeń przy użyciu formatowania warunkowego 310

Sposób 169. Szybkie tworzenie tabeli liczby wystąpień 311

Sposób 170. Kontrolowanie odwołań do komórek w tabeli przestawnej 313

Sposób 171. Grupowanie elementów w tabeli przestawnej według dat 314

Sposób 172. Odłączanie tabeli przestawnej od jej źródła 316

Sposób 173. Korzystanie z fragmentatorów tabeli przestawnej 318


Sposób 158. Używanie tabeli 289

Sposób 158.Używanie tabeli

Tabele to znacząca nowa funkcja wprowadzona w Excelu 2007. Tabela jest prostokątnymzakresem danych, który zwykle dysponuje wierszem nagłówków tekstowych, opisującychzawartość każdej kolumny. Choć oczywiście Excel zawsze obsługiwał tabele, ich nowawersja sprawia, że znacznie prostsze stało się wykonanie typowych zadań. Poza tymtabele sprawiają, że wyniki prezentują się o wiele lepiej. Ważniejsze jest to, że nowefunkcje tabel mogą pomóc wyeliminować kilka typowych błędów. Choć wielu użytkow-ników przeocza tę nową funkcję, naprawdę warto o niej wiedzieć.

Czym jest tabela?

Tabela to po prostu prostokątny zakres uporządkowanych danych. Każdy wiersz tabeliodpowiada pojedynczej jednostce. Wiersz może na przykład zawierać informacje o kliencie,transakcji bankowej, pracowniku lub produkcie. Każda kolumna przechowuje konkretnączęść informacji. Jeśli na przykład w każdym wierszu znajduje się informacja dotyczącapracownika, kolumna może zawierać takie dane, jak nazwisko, numer pracownika, datazatrudnienia, pensja lub dział. Na samej górze tabel występuje zwykle wiersz nagłówka,który opisuje informacje znajdujące się w każdej kolumnie.

Powyższe informacje nie są żadną nowością. Każda poprzednia wersja Excela obsługujetego typu tabele. Element magii pojawia się, gdy nakazuje się Excelowi skonwertowaniezakresu danych na „oficjalną” tabelę. W tym celu w obrębie zakresu zaznacz dowolną ko-mórkę, a następnie wykonaj polecenie Wstawianie/Tabele/Tabela.

Jeśli zidentyfikujesz zakres wprost jako tabelę, Excel będzie w stanie w bardziej inte-ligentny sposób zareagować na operacje realizowane w przypadku tego zakresu. Jeżeli naprzykład na podstawie tabeli tworzysz wykres, zostanie on automatycznie rozszerzonypo dodaniu do tabeli nowych wierszy. Jeśli na podstawie tabeli utworzysz tabelę prze-stawną, odświeżenie jej spowoduje uwzględnienie wszystkich nowych danych, którezostały do niej wprowadzone.

Porównanie zakresu z tabelą

Czym się różni standardowy zakres od tabeli?

Przez uaktywnienie dowolnej komórki tabeli można uzyskać dostęp do nowejkarty kontekstowej Narzędzia tabel wchodzącej w skład Wstążki (rysunek 158.1).

Korzystając z galerii, można szybko zastosować formatowanie w postacikoloru tła i tekstu. Tego typu formatowanie jest opcjonalne.

Każdy nagłówek kolumny zawiera listę rozwijaną, która może być użyta dosortowania danych lub filtrowania tabeli w celu ukrycia konkretnych wierszy.



Rysunek 158.1.Po zaznaczeniu tabeliExcel wyświetla kartękontekstową o nazwieNarzędzia tabel

Jeśli arkusz zostanie tak przewinięty w dół, że zniknie wiersz nagłówka, nagłówektabeli pojawi się w miejscu liter kolumn widocznych w nagłówku arkusza. Inaczejmówiąc, nie musisz „zamrażać” górnego wiersza, aby etykiety pozostały widoczne.

Tabele obsługują kolumny obliczeniowe. Pojedyncza formuła znajdująca sięw kolumnie jest automatycznie powielana we wszystkich jej komórkach.

Tabele rozpoznają odwołania strukturalne. Zamiast używać odwołań do komórek,formuły mogą stosować nazwy tabel i nagłówki kolumn (więcej o tymzamieszczono w treści sposobu 160.).

Gdy wskaźnik myszy umieścisz na prawym dolnym narożniku prawej dolnejkomórki, będziesz mógł kliknąć i wykonać operację przeciągania w celuzwiększenia rozmiaru tabeli w poziomie (dodanie kolejnych kolumn) lubw pionie (wstawienie kolejnych wierszy).

Uproszczone zostało zaznaczanie wierszy i kolumn w obrębie tabeli.

Z zastosowaniem tabeli wiąże się kilka następujących ograniczeń:

Gdy skoroszyt zawiera co najmniej jedną tabelę, z jakiegoś powodu Excel niepozwala na skorzystanie z widoków niestandardowych (dostępne po wykonaniupolecenia Widok/Widoki skoroszytu/Widoki niestand.).

Wewnątrz tabeli nie można wstawić automatycznych sum częściowych(przez wywołanie polecenia Dane/Konspekt/Suma częściowa).

Tworzenie tabeliTabela jest tworzona przeważnie z wykorzystaniem istniejącego zakresu danych. Excelumożliwia też wygenerowanie tabeli z zastosowaniem pustego zakresu. Dzięki temuszczegóły można umieścić w zakresie w późniejszym terminie. W przypadku poniższychkroków przyjęto, że dla tabeli przygotowano już odpowiedni zakres danych.


Sposób 159. Praca z tabelami 291

1. Upewnij się, że zakres nie zawiera żadnych zupełnie pustych wierszy lub kolumn. 2. W obrębie zakresu uaktywnij dowolną komórkę. 3. Wykonaj polecenie Wstawianie/Tabele/Tabela (lub zastosuj kombinację klawiszyCtrl+T).

Excel otworzy okno dialogowe Tworzenie tabeli widoczne na rysunku 158.2.Program próbuje zidentyfikować zakres, a także stwierdzić, czy tabela ma wiersznagłówka. Przeważnie jest to robione poprawnie.

Rysunek 158.2.Użycie oknadialogowegoTworzenie tabelido sprawdzenia,czy Excel poprawnieokreślił rozmiarytabeli

4. Jeśli Excel nie odgadnie poprawnie zakresu, przed kliknięciem przycisku OKwprowadź poprawki.

Zakres zamieniany jest na tabelę (używa domyślnego stylu), po czym pojawia się kartakontekstowa Narzędzia tabel.

Excel może niepoprawnie zidentyfikować rozmiary tabeli, jeżeli nie oddzielono jej odinnych danych przy użyciu co najmniej jednego pustego wiersza lub kolumny. Gdy Excelniewłaściwie określi rozmiary, w oknie dialogowym Tworzenie tabeli wystarczy podaćdokładny zakres. Można również kliknąć przycisk Anuluj i w taki sposób przebudowaćarkusz, żeby tabela była odseparowana od innych danych przez przynajmniej jedenpusty wiersz lub kolumnę.

Sposób 159.Praca z tabelami

Sposób 158. zawiera krótki przegląd funkcji tabel Excela. W treści niniejszego sposobuzamieszczono kilka wskazówek dotyczących pracy z tabelami.

Nawigacja w obrębie tabeliZaznaczanie komórek tabeli wygląda tak, jak w przypadku wybierania komórek zwykłegozakresu. Różnica staje się widoczna, gdy użyje się klawisza Tab. Naciśnięcie go powodujeuaktywnienie komórki po prawej stronie. Po osiągnięciu ostatniej kolumny naciśnięcieklawisza Tab sprawi, że zostanie uaktywniona pierwsza komórka następnego wiersza.



Zaznaczanie elementów tabeli

Przemieszczając w obrębie tabeli kursor myszy, możesz zauważyć, że zmienia on swójkształt. Kształty kursora ułatwiają wybieranie różnych elementów tabeli.

Zaznaczenie całej kolumny. Gdy kursor myszy przesuniesz na samą górękomórki wiersza nagłówka, kursor przyjmie postać strzałki skierowanej w dół.Kliknij, żeby zaznaczyć dane znajdujące się w kolumnie. Kliknij drugi raz w celuzaznaczenia całej kolumny tabeli (włącznie z nagłówkiem). Aby wybrać kolumnę,możesz też użyć kombinacji klawisza Ctrl i spacji (można ją nacisnąć razlub dwa razy).

Zaznaczenie całego wiersza. Gdy kursor myszy umieścisz po lewej stroniekomórki pierwszej kolumny, kursor przyjmie postać strzałki skierowanejw prawo. Kliknij, żeby zaznaczyć cały wiersz tabeli. W celu zaznaczeniawiersza tabeli możesz również użyć kombinacji klawisza Shift i spacji.

Zaznaczenie całej tabeli. Kursor myszy przesuń do górnego lewego narożnika górnejlewej komórki. Gdy kursor przyjmie postać strzałki ukośnej, kliknij, żeby zaznaczyćobszar danych tabeli. Kliknij drugi raz w celu zaznaczenia całej tabeli (włączniez wierszem nagłówka i wierszem sumy). Aby zaznaczyć całą tabelę, możeszteż zastosować kombinację klawiszy Ctrl+A (klawisz A można nacisnąć raz lubdwa razy).

Kliknięcie komórki tabeli prawym przyciskiem myszy spowoduje wyświetlenie menupodręcznego z kilkoma opcjami zaznaczania.

Dodawanie nowych wierszy lub kolumn

W celu dodania do końca tabeli nowej kolumny wystarczy uaktywnić komórkę kolumnyznajdującej się z prawej strony tabeli i rozpocząć wprowadzanie danych. Excel automa-tycznie rozszerzy tabelę w poziomie. Jeśli dane wstawisz do wiersza poniżej tabeli, Excelrozszerzy ją w pionie, żeby uwzględnić nowy wiersz.

Wyjątkiem od automatycznego rozszerzania tabel w poziomie jest sytuacja, gdy tabelaprezentuje wiersz sumy. Jeżeli dane wprowadzić poniżej takiego wiersza, tabela nie zostanierozszerzona.

Aby w obrębie tabeli wstawić wiersze lub kolumny, kliknij prawym przyciskiem myszyi z menu podręcznego wybierz polecenie Wstaw, które spowoduje udostępnienie dodat-kowych pozycji menu.

Gdy wskaźnik komórki znajduje się w dolnej prawej komórce tabeli, naciśnięcie klawi-sza Tab spowoduje wstawienie na dole tabeli nowego wiersza.

Innym sposobem rozszerzenia tabeli jest przeciągnięcie jej uchwytu zmieniającego roz-miar, który znajduje się w jej prawej dolnej komórce (lecz tylko po zaznaczeniu całej tabeli).



Po umieszczeniu kursora myszy na uchwycie zmieniającym rozmiar kursor przyjmie po-stać ukośnej linii z dwoma grotami strzałek. W celu dodania do tabeli kolejnych wierszykliknij i przeciągnij w dół. Aby dodać więcej kolumn, kliknij i przeciągnij w prawo.

Gdy wstawisz nową kolumnę, wiersz nagłówka wyświetli ogólny opis taki, jak Kolumna1lub Kolumna2. Zwykle zdecydujesz się na zmianę tych nazw w celu uzyskania bardziejopisowych etykiet.

Usuwanie wierszy lub kolumn

Aby usunąć wiersz (lub kolumnę) tabeli, zaznacz dowolną komórkę tego wiersza (lubkolumny). Jeśli zamierzasz usunąć wiele wierszy lub kolumn, zaznacz je wszystkie, a na-stępnie kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu wybierz pozycję Usuń/Wiersze tabeli(lub Usuń/Kolumny tabeli).

Przenoszenie tabeli

W celu przeniesienia tabeli w nowej miejsce wewnątrz tego samego arkusza kursor myszyumieść na dowolnym z obramowań tabeli. Gdy kursor przyjmie postać krzyża z czteremastrzałkami, kliknij tabelę i przeciągnij ją w nowe położenie.

Aby tabelę przenieść do innego arkusza (tego samego lub innego skoroszytu), wykonajnastępujące kroki:

1. Dwukrotnie użyj kombinacji klawiszy Ctrl+A, żeby zaznaczyć całą tabelę.

2. W celu wycięcia zaznaczonych komórek zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+X.

3. Uaktywnij nowy arkusz i zaznacz górną lewą komórkę tabeli.

4. Użyj kombinacji klawiszy Ctrl+V, żeby wkleić tabelę.

Sortowanie i filtrowanie tabeli

Wiersz nagłówka tabeli zawiera strzałkę skierowaną w dół, której kliknięcie spowodujewyświetlenie opcji sortowania i filtrowania (rysunek 159.1). Gdy filtrujesz tabelę, wiersze,które nie spełniają kryterium filtrowania, są tymczasowo ukrywane i nie są uwzględnianew formułach podsumowujących zawartych w wierszu sumy.

Sposób 160.Użycie formuł w przypadku tabeli

W niniejszym sposobie opisano kilka nowych metod zastosowania formuł w tabelach.W przykładzie użyto prostej tabeli podsumowującej wyniki sprzedaży, która ma trzykolumny: Miesiąc, Prognozowana i Rzeczywista (rysunek 160.1). Wprowadziłem dane,



Rysunek 159.1. Każda kolumna tabeli zawiera opcje sortowania i filtrowania

Rysunek 160.1.Prosta tabela z trzemakolumnami

a następnie za pomocą polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela skonwertowałem zakres natabelę. Zwróć uwagę na to, że choć nie zdefiniowałem żadnych nazw, domyślnie tabelanosi nazwę Tabela1.

Użycie wiersza sumyJeśli chcesz obliczyć wartość całkowitej prognozowanej i całkowitej rzeczywistej sprzedaży,nie musisz nawet tworzyć formuły. Wystarczy kliknąć przycisk, który do tabeli dodajewiersz formuł podsumowujących. Oto wymagane kroki:

1. Uaktywnij dowolną komórkę tabeli.

2. Zaznacz opcję Narzędzia tabel/Projektowanie/Opcje stylu tabeli/Wiersz sumy.

3. Uaktywnij komórkę wiersza sumy i z listy rozwijanej wybierz formułępodsumowującą (rysunek 160.2).

Aby na przykład obliczyć sumę wartości kolumny Rzeczywista, z listy rozwijanejw komórce D15 wybierz pozycję Suma. Excel utworzy następującą formułę:

=SUMY.CZĘŚCIOWE(109;[Rzeczywista])



Rysunek 160.2.Lista rozwijanaumożliwia wybraniedla kolumny tabeliformułypodsumowującej

W przypadku funkcji SUMY.CZĘŚCIOWE wartość 109 jest argumentem wyliczeniowym,który reprezentuje funkcję SUMA. Drugi argument funkcji SUMY.CZĘŚCIOWE to nazwa ko-lumny umieszczona w nawiasach kwadratowych. Zawarcie nazwy kolumny w takich na-wiasach jest nowym sposobem tworzenia odwołań strukturalnych w obrębie tabeli.

Za pomocą opcji Narzędzia tabel/Projektowanie/Opcje stylu tabeli/Wiersz sumymożesz naprzemiennie wyświetlać i ukrywać wiersz sumy. Jeśli wyłączysz opcję,po jej ponownym uaktywnieniu nadal będą istniały wcześniej wybrane ustawieniapodsumowywania.

Zastosowanie formuł w obrębie tabeli

W wielu sytuacjach pożądane będzie użycie formuł wewnątrz tabeli. Na przykład w przy-padku tabeli widocznej na rysunku 160.1 może być wskazane zastosowanie kolumny, któradla każdego miesiąca zaprezentuje różnicę między rzeczywistą i prognozowaną wartościąsprzedaży. Jak się okaże, Excel 2010 sprawia, że proces ten staje się bardzo prosty. Otowymagane kroki:

1. Uaktywnij komórkę E2 i jako nagłówek kolumny wprowadź etykietę Różnica.

Excel automatycznie rozszerzy tabelę.

2. Umieść kursor w komórce E3 i wstaw znak równości, żeby oznaczyć początekformuły.

3. W celu wskazania odpowiedniej wartości w kolumnie Rzeczywista naciśnij klawiszstrzałki skierowanej w lewo.

4. Wprowadź znak minusa, a następnie dwukrotnie naciśnij klawisz strzałkiskierowanej w lewo, żeby wskazać odpowiednią wartość w kolumniePrognozowana.



5. Naciśnij klawisz Enter, aby zakończyć tworzenie formuły.

Jest ona wprowadzana do innych komórek kolumny. Na pasku formułypojawi się następująca formuła:

=[@Rzeczywista]-[@Prognozowana]

Rysunek 160.3 przedstawia tabelę z nową kolumną.

Rysunek 160.3.Kolumna Różnicazawiera formułę

Choć formuła została umieszczona w pierwszym wierszu tabeli, nie ma takiej potrzeby.Każdorazowo, gdy do pustej kolumny tabeli jest wstawiana formuła, jest ona umieszczanaw innej komórce kolumny. Jeśli musisz poddać formułę edycji, zmodyfikuj dowolnąz formuł w kolumnie. W efekcie zmiana zostanie zastosowana dla pozostałych komórekkolumny.

Umieszczanie formuły w innych komórkach kolumny tabeli to w rzeczywistości jednaz opcji autokorekty programu Excel. Aby ją wyłączyć, kliknij ikonę wyświetlaną podczaswprowadzania formuły i wybierz pozycję Zatrzymaj automatyczne tworzenie kolumnobliczeniowych.

W powyższych krokach podczas tworzenia formuły użyto nazw kolumn. Alternatywniemożesz wprowadzić formułę, posługując się standardowymi odwołaniami do komórek.Możesz na przykład w komórce E3 wstawić następującą formułę:

=D3-E3

Jeżeli wprowadzisz odwołania do komórek, pomimo to Excel umożliwi automatyczneskopiowanie formuły do innych komórek kolumny.

Odwoływanie się do danych w tabeli

Formuły znajdujące się poza obrębem tabeli mogą odwoływać się do danych wewnątrzniej za pomocą nazwy tabeli i nagłówków kolumn. Dla obiektów tych nie trzeba definio-wać nazw. Sama tabela ma nazwę (np. Tabela1). Do danych w obrębie tabeli można sięodwołać za pomocą nagłówków kolumn.


Sposób 161. Numerowanie wierszy tabeli 297

Choć oczywiście w celu zastosowania danych w tabeli możesz użyć standardowych od-wołań do komórki, nowa metoda daje wyraźną korzyść — nazwy są automatycznie dosto-sowywane, gdy zmieni się rozmiar tabeli na skutek dodania lub usunięcia wierszy.

Przyjrzyj się tabeli zaprezentowanej wcześniej na rysunku 160.1. Podczas tworzeniatabeli tej została nadana nazwa Tabela1. Aby wyznaczyć sumę dla wszystkich danychtabeli, zastosuj następującą formułę:

=SUMA(Tabela1)

Formuła ta zawsze zwróci sumę dla wszystkich danych, jeśli nawet zostaną dodane lubusunięte wiersze bądź kolumny. Jeśli zmienisz nazwę tabeli Tabela1, Excel automatyczniezmodyfikuje formuły, które odwołują się do tej tabeli. Jeżeli na przykład tabela Tabela1przyjmie nazwę DaneRoczne (umożliwia to okno Menedżer nazw), poprzednia formułabędzie wyglądać następująco:

=SUMA(DaneRoczne)

Przeważnie będziesz chciał odwołać się do konkretnej kolumny tabeli. Poniższa formułazwraca sumę danych zawartych w kolumnie Rzeczywista (lecz ignoruje wiersz sumy).

=SUMA(Tabela1[Rzeczywista])

Zauważ, że nazwę kolumny umieszczono w nawiasach kwadratowych. I tym razem for-muła zostanie automatycznie dostosowana, gdy zmienisz etykietę nagłówka kolumny.

Jeszcze lepsze jest to, że Excel zapewnia wartościową pomoc podczas tworzenia formuły,która odwołuje się do danych w obrębie tabeli. Rysunek 160.4 prezentuje funkcję auto-matycznego uzupełniania formuł, która pomaga utworzyć formułę przez wyświetlenie listyelementów tabeli.

Rysunek 160.4.Funkcjaautomatycznegouzupełniania formułprzydaje się w czasietworzenia formułyodwołującej się dodanych w tabeli

Sposób 161.Numerowanie wierszy tabeli

Jeśli za pomocą polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela utworzyłeś tabelę, możesz ponume-rować jej wiersze. Choć Excel nie zapewnia bezpośredniej metody numerowania wierszytabeli, w tym sposobie wyjaśniono, jak to zrobić przy użyciu formuły.



Rysunek 161.1 przedstawia tabelę z pustą kolumną o nazwie Numer. Celem jest utwo-rzenie formuły wyświetlającej numer wiersza, który pozostaje poprawny nawet wtedy,gdy dodano lub usunięto wiersze tabeli bądź poddano ją operacji filtrowania lub sortowania.

Rysunek 161.1.Tabela wymagawstawienia numerówwierszy w pierwszejkolumnie

Zadanie to realizuje poniższa formuła umieszczona w komórce B5.=SUMY.CZĘŚCIOWE(3;C$4:C4)

Formuła (kopiowana przez program Excel do innych komórek w kolumnie B) używa funk-cji SUMY.CZĘŚCIOWE z argumentem 3 (funkcja ILE.NIEPUSTYCH). Formuła zwraca liczbęwszystkich komórek kolumny C, począwszy od wiersza nagłówka, a skończywszy nawierszu znajdującym się jedną komórkę nad komórką z formułą. Zauważ, że choć formułajest w kolumnie B, w celu uniknięcia odwołania cyklicznego, odwołuje się do kolumny C.

Na rysunku 161.2 pokazano tabelę po wprowadzeniu formuły.

Rysunek 161.2.Tabela zawiera jużnumery wierszy

Formuła nadal wyświetla kolejne numery wierszy nawet wtedy, gdy tabela została poddanasortowaniu lub filtrowaniu bądź dodano nowe wiersze lub je usunięto.

Rysunek 161.3 przedstawia tabelę po zastosowaniu sortowania i filtrowania w celu poka-zania tylko tych wierszy, w przypadku których wynik przekracza wartość 80. Zwróć uwa-gę na to, że kolumna Numer w dalszym ciągu prezentuje kolejne numery.


Sposób 162. Używanie widoków niestandardowych wraz z możliwościami filtrowania 299

Rysunek 161.3.Po przefiltrowaniuwierszy pierwszakolumna nadalpokazuje kolejnenumery

Sposób 162.Używanie widoków niestandardowychwraz z możliwościami filtrowania

Oferowana przez program Excel funkcja filtrowania pozwala na bardzo wygodne ukry-wanie określonych elementów listy. Jeśli na przykład używasz listy adresów korespon-dencyjnych, będziesz mógł wybrać wyświetlanie tylko tych rekordów, które w kolumnieWojewództwo przechowują wartość Małopolskie. Filtrowanie listy może być przeprowa-dzone przy użyciu dowolnej liczby kolumn, a opcja (Niestandardowe) oferuje szereg do-datkowych ustawień określających kryteria wyświetlania danych.

W tym sposobie wyjaśniono, jak zapisywać różne konfiguracje filtrowania za pomocąwidoków niestandardowych.

Z powodów znanych jedynie programistom firmy Microsoft polecenie Widok/Widokiskoroszytu/Widoki niestand. nie jest dostępne, gdy skoroszyt zawiera tabelę utwo-rzoną za pomocą polecenia Wstawianie/Tabele/Tabela. A zatem treść niniejszegosposobu dotyczy wyłącznie filtrowania zwykłego zakresu danych. Jeśli dane znajdu-ją się w tabeli, zamień ją na zwykły zakres za pomocą polecenia Narzędzia ta-bel/Projektowanie/Konwertuj na zakres.

W celu przefiltrowania zakresu w jego obrębie zaznacz komórkę i wykonaj polecenieDane/Sortowanie i filtrowanie/Filtruj. W wierszu nagłówka zakresu Excel wyświetli strzałkilist rozwijanych, które umożliwiają filtrowanie danych.

W zakresie z włączonym filtrowaniem nagłówki kolumn wyglądają jak w przypadku tabeli,lecz nie jest to tabela. Do takiego zakresu nie możesz na przykład dodać wiersza sumy.

Program Excel nie oferuje możliwości nadania nazwy określonemu zestawowi filtrów.W związku z tym, jeśli zamierzasz skorzystać z wielu różnych kryteriów filtrowaniawartości dla pewnej listy, prawdopodobnie stracisz mnóstwo czasu na ręczne wprowa-dzenie koniecznych do zastosowania warunków filtrowania.



Rozwiązaniem tej trudnej sytuacji będzie skorzystanie z rzadko używanego poleceniaWidok/Widoki skoroszytu/Widoki niestand. Oto niezbędny zestaw czynności:

1. Zastosuj filtrowanie dla swojego zakresu i określ odpowiednie ustawieniafiltrowania.

2. Wykonaj polecenie Widok/Widoki skoroszytu/Widoki niestand. w celuwywołania okna dialogowego Widok niestandardowy.

3. Kliknij przycisk Dodaj, aby otworzyć okno dialogowe Dodawanie widokuprzedstawione na rysunku 162.1.

Rysunek 162.1. Dodawanie niestandardowego widoku po zastosowaniu filtra dla zakresu

4. W polu tekstowym Nazwa: wprowadź odpowiednią nazwę dla widoku i upewnijsię, że pole opcji Ustawienia filtru, ukrytych wierszy i kolumn jest zaznaczone.

5. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Dodawanie widoku.

Powtórz powyższą procedurę dla dowolnej liczby różnych ustawień filtrowania. Przydatnemoże się tu również okazać utworzenie widoku o nazwie Niefiltrowany, który będziewyświetlał listę bez stosowania jakichkolwiek warunków filtrowania.

Mając tak zdefiniowane zestawy ustawień filtru, możesz zastosować jeden z nich, wyko-nując polecenie Widok/Widoki skoroszytu/Widoki niestand., a następnie wybierając od-powiednią nazwę widoku z listy wyświetlonej w oknie dialogowym Widoki niestan-dardowe.

W razie potrzeby możesz dostosować pasek narzędzi Szybki dostęp przez dodanie kon-trolki Widoki niestandardowe (dostępna w kategorii Polecenia, których nie ma na Wstążce).Kontrolka jest listą rozwijaną, która zawiera wszystkie nazwane widoki. Wystarczy wy-brać widok z listy, aby dane zostały przefiltrowane.


Sposób 163. Umieszczanie wyników działania zaawansowanego filtra w arkuszach 301

Umieszczanie wyników działania zaawansowanego filtra w arkuszach

Sposób 163.Umieszczanie wyników działaniazaawansowanego filtra w różnycharkuszach kalkulacyjnych

Korzystając z oferowanego przez program Excel narzędzia Filtr zaawansowany, odkryjeszzapewne, że aplikacja jest bardzo wybredna w kwestii możliwości wyboru miejscadocelowego dla otrzymanych wyników.

Na rysunku 163.1 przedstawione zostało działanie funkcji Filtr zaawansowany. Zwróćuwagę, że zarówno odwołanie umieszczone w polu Zakres listy:, jak odwołanie widocznew polu Zakres kryteriów: znajdują się w bieżącym arkuszu kalkulacyjnym, którym jestArkusz1. Jednakże zakres zdefiniowany w polu Kopiuj do: należy do arkusza Arkusz2.Kliknięcie przycisku OK przy podanych parametrach spowoduje wygenerowanie przezprogram komunikatu błędu o treści: „Przefiltrowane dane mogą zostać tylko skopiowanedo aktywnego arkusza”.

Rysunek 163.1. Podanie innego arkusza niż bieżący w polu Kopiuj do: spowoduje wyświetleniekomunikatu błędu

Na szczęście istnieje jednak prosta metoda ominięcia tego bezsensownego ograniczenia:

1. Swoją pracę rozpocznij od arkusza, w którym mają się pojawić wyniki działaniazaawansowanego filtru. Jeżeli zakres listy i zakres kryteriów umieszczone sąw arkuszu Arkusz1, a chcesz, aby rezultaty znalazły się w arkuszu Arkusz2,otwórz właśnie ten arkusz przed wybraniem polecenia Dane/Sortowaniei filtrowanie/Zaawansowane.



2. Aby określić wartości pól Zakres listy i Zakres kryteriów, kliknij zakładkę arkuszaArkusz1 i zaznacz w nim odpowiednie zakresy.

3. Na koniec wprowadź odwołanie do zakresu znajdującego się w aktywnym arkuszuo nazwie Arkusz2 w pole tekstowe Kopiuj do:.

Sposób 164.Porównywanie dwóch zakresówza pomocą formatowania warunkowego

Bardzo typowym zadaniem wykonywanym za pomocą programu Excel jest porówny-wanie dwóch list danych. Ręczne przeprowadzanie tej operacji jest procesem zdecydowa-nie zbyt nużącym i podatnym na błędy, ale Excel na szczęście pozwala wykonać tę pracęw bardzo prosty sposób. Przedstawię tu metodę pozwalającą osiągnąć zamierzony cel przyużyciu formatowania warunkowego.

Na rysunku 164.1 przedstawiony został przykładowy arkusz kalkulacyjny zawierającydwie wielokolumnowe listy słów. Zastosowanie w ich przypadku odpowiedniego for-matowania warunkowego spowoduje, że różnice między danymi znajdującymi się na li-stach staną się natychmiast doskonale widoczne. Zaprezentowane tu listy zawierają da-ne tekstowe, ale metoda ta działa równie dobrze w przypadku wartości liczbowych.

Rysunek 164.1.Do wskazania różnicmiędzy danymiznajdującymi sięw tych dwóchzakresach możeszwykorzystaćformatowaniewarunkowe

Pierwsza z list umieszczona jest w zakresie komórek A2:B19 i nosi nazwę StaraLista, zaśdruga znajduje się w komórkach D2:E19 i nosi nazwę NowaLista. Obydwu obszaromnadano nazwy za pomocą polecenia Formuły/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazwę. Na-zywanie zakresów nie jest tu, co prawda, konieczne, ale ułatwi nieco dalsze działania.


Sposób 164. Porównywanie dwóch zakresów za pomocą formatowania warunkowego 303

Zacznij od dodania formatowania warunkowego do starej listy:

1. Zaznacz komórki wchodzące w skład zakresu StaraLista.

2. Wykonaj polecenie Narzędzia główne/Style/Formatowanie warunkowe/Nowa reguła, aby wywołać okno dialogowe Nowa reguła formatowania.

3. W oknie tym kliknij opcję Użyj formuły do określenia komórek, które należysformatować.

4. W oknie dialogowym wprowadź poniższą formułę (rysunek 164.2):=LICZ.JEŻELI(NowaLista;A2)=0

Rysunek 164.2.Stosowanieformatowaniawarunkowego

5. Kliknij przycisk Formatuj i określ formatowania, które mają zostać zastosowane,gdy warunek będzie spełniony.

Dobrym pomysłem będzie tu skorzystanie z innego koloru wypełnienia.


Komórki należące do zakresu NowaLista będą wykorzystywały podobną formułę for-matowania warunkowego:

1. Zaznacz komórki wchodzące w skład zakresu NowaLista.

2. Wykonaj polecenie Narzędzia główne/Style/Formatowanie warunkowe/Nowareguła, żeby wyświetlić okno dialogowe Nowa reguła formatowania.

3. W oknie tym kliknij opcję Użyj formuły do określenia komórek, które należysformatować.

4. W oknie dialogowym wprowadź formułę:=LICZ.JEŻELI(StaraLista;D2)=0

5. Kliknij przycisk Formatuj i określ formatowania, które mają zostać zastosowane, gdywarunek będzie spełniony; najlepiej będzie wybrać jeszcze inny kolor wypełnienia.




Na rysunku 164.3 przedstawiony został wynik otrzymany po przeprowadzeniu powyższejprocedury. Na starej liście wyróżnione są dane, które znajdują się na niej, ale są nieobecnena nowej. W ramach nowej listy innym kolorem oznaczone zostały te wpisy, które znajdująsię na niej, ale nie występują na starej liście. Nazwy, których nie wyróżniono, są wi-doczne na obu listach.

Rysunek 164.3.Formatowaniewarunkowe umożliwiaoznaczanie różnicwystępującychw danych należącychdo dwóch list

Obie przedstawione tu formuły korzystają z funkcji LICZ.JEŻELI, której działanie polegana zliczaniu wystąpień określonej wartości w pewnym zakresie. Zwrócenie przez nią war-tości 0 oznacza, że podana wartość nie znajduje się w przeszukiwanym obszarze. W takiejsytuacji rusza do pracy formatowanie warunkowe i zmianie ulega kolor tła komórki.

Odwołanie widoczne w funkcji LICZ.JEŻELI zawsze powinno być odwołaniem do ko-mórki znajdującej się w lewym górnym rogu zaznaczonego zakresu.

Sposób 165.Układanie rekordów listyw przypadkowej kolejności

Opisana tutaj metoda pozwala na szybkie ułożenie danych listy w zupełnie przypadko-wym porządku. Działanie takie przypomina tasowanie talii kart — z tą różnicą, że zamiastkart mieszane są wiersze.

Na rysunku 165.1 pokazana została prosta dwukolumnowa lista uporządkowana alfabe-tycznie względem kolumny A. Celem jest ułożenie wierszy tej listy w przypadkowejkolejności.


Sposób 166. Wypełnianie pustych miejsc w raporcie 305

Rysunek 165.1.Ta posortowanaalfabetycznie listazostanie ułożonaw przypadkowy sposób

1. Wprowadź do komórki C1 nagłówek kolumny Liczba losowa.

2. Do komórki C2 wprowadź następującą formułę:=LOS()

3. Skopiuj zawartość komórki C2 do pozostałych komórek kolumny C w taki sposób,aby dla każdego wiersza listy wygenerowana została liczba pseudolosowa.

4. Przejdź do dowolnej komórki należącej do kolumny C i wywołaj polecenieNarzędzia główne/Edytowanie/Sortuj i filtruj/Sortuj od najmniejszych donajwiększych (ewentualnie kliknij prawym przyciskiem myszy i z menupodręcznego wybierz polecenie Sortuj/Sortuj od najmniejszych do największych).

Aby uzyskać inną konfigurację losową, naciśnij klawisz F9 w celu wygenerowania nowychliczb losowych, a następnie ponownie przeprowadź sortowanie. Na rysunku 165.2 przed-stawiona została przetasowana lista wartości.

Rysunek 165.2.Lista po ułożeniu jejdanych w przypadkowejkolejności

Sposób 166.Wypełnianie pustych miejsc w raporcie

Po zaimportowaniu danych do arkusza kalkulacyjnego może on wyglądać tak jak tenprzedstawiony na rysunku 166.1. W arkuszu tym znajduje się zestaw danych ułożonych tak,aby tworzyły raport. Łatwo zauważyć, że pojedyncze wpisy znajdujące się w kolumnie A



Rysunek 166.1.W raporcie widocznesą puste komórkiw kolumnie Handlowiec

dotyczą wielu wierszy danych. Jeśli spróbujesz posortować taką listę, brak niektórychdanych spowoduje spore zamieszanie i nie będziesz już w stanie określić, kto i cosprzedał.

W przypadku niezbyt dużej listy możesz uzupełnić brakujące dane, wprowadzając je ręcznielub korzystając z serii poleceń Narzędzia główne/Edytowanie/Wypełnienie/W dół (bądźużywając skrótu klawiaturowego polecenia Ctrl+D). Jeśli jednak lista używająca podob-nego formatu jest naprawdę długa, będziesz potrzebował lepszego sposobu wypełnieniapustych komórek odpowiednimi wartościami. Pomoże Ci w tym następująca procedura:

1. Zaznacz zakres zawierający puste komórki. Tutaj będzie to zakres A3:A14.

2. W celu wywołania okna dialogowego Przechodzenie do — specjalniewykonaj polecenie Narzędzia główne/Edytowanie/Znajdź i zaznacz/Przejdź do— specjalnie.

3. W oknie tym włącz opcję Puste i kliknij przycisk OK.

Spowoduje to zaznaczenie pustych komórek w oryginalnie zaznaczonymzakresie.

4. Korzystając z pola tekstowego widocznego na pasku formuły, wprowadźznak = oraz adres pierwszej komórki w kolumnie A, która przechowuje daną.W tym przykładzie wpis będzie miał postać =A3. Naciśnij kombinację klawiszyCtrl+Enter.

5. Ponownie zaznacz oryginalny zakres i użyj kombinacji klawiszy Ctrl+C,żeby go skopiować.

6. W celu zamiany formuł na wartości wykonaj polecenie Narzędzia główne/Schowek/Wklej/Wklej wartości.

Po wykonaniu wymienionych tu czynności puste komórki zostaną wypełnione odpowied-nimi informacjami, a Twój arkusz zacznie przypominać dokument widoczny na rysunku166.2. Znajdujący się w nim zbiór danych będzie teraz miał postać tradycyjnej listy, dziękiczemu będziesz mógł na nim przeprowadzać wszelkie działania właściwe dla listy, w tymrównież operacje sortowania.



Rysunek 166.2.Puste komórki zniknęły,a lista może terazbyć sortowana bezprzeszkód

Sposób 167.Tworzenie listy z tabelipodsumowującej

Prawdopodobnie dobrze znasz już funkcję tabel przestawnych programu Excel, która napodstawie danych znajdujących się na liście tworzy tabelę podsumowującą. Co zrobiszjednak, gdy zajdzie potrzeba wykonania odwrotnej operacji? Poniżej opisana zostałametoda tworzenia listy z prostej tabeli podsumowującej przedstawiającej wartości dladwóch zmiennych.

Arkusz kalkulacyjny przedstawiony na rysunku 167.1 zawiera przykład opisywanejprzeze mnie transformacji. Zakres komórek A1:E13 przechowuje oryginalną tabelę pod-sumowującą złożoną z 48 punktów. W kolumnach G:I widoczna jest z kolei część 48-wierszowej tabeli bazy danych otrzymanej w wyniku przekształcenia podsumowania.Innymi słowy, każda z 48 wartości tabeli podsumowującej została przekonwertowana nawiersz, który zawiera również informację o nazwie produktu i o miesiącu. Lista tego ty-pu może okazać się czasem bardzo przydatna, ponieważ da się ją sortować i przetwarzaćna wiele różnych sposobów.

Sztuczka pozwalająca na utworzenie tej „odwrotnej tabeli przestawnej” polega, co najcie-kawsze, na użyciu tabeli przestawnej. Zanim jednak będziesz mógł skorzystać z tegorozwiązania, do paska narzędzi Szybki dostęp musisz dodać polecenie Kreator tabeli prze-stawnej i wykresu przestawnego. Choć Excel 2007 i Excel 2010 w dalszym ciągu oferująkreator tabel przestawnych, nie jest on dostępny z poziomu Wstążki. W celu uzyskaniadostępu do tego kreatora wykonaj następujące kroki:

1. Prawym przyciskiem myszy kliknij pasek narzędzi Szybki dostęp i z menupodręcznego wybierz polecenie Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp.

2. W obrębie karty Pasek narzędzi Szybki dostęp okna dialogowego Opcjeprogramu Excel z widocznej po lewej stronie listy rozwijanej wybierzpozycję Polecenia, których nie ma na Wstążce.



Rysunek 167.1.Konwertowanie tabelipodsumowującejna listę danych

3. Przewiń w dół listę i zaznacz pozycję Kreator tabeli przestawnej i wykresuprzestawnego.

4. Kliknij przycisk Dodaj.


Po wykonaniu tych kroków na pasku narzędzi Szybki dostęp pojawi się nowa ikona.

Pora zamienić tabelę podsumowującą na listę. Trzeba pamiętać o tym, że choć poniższekroki dotyczą użytych tu przykładowych danych, z łatwością możesz dostosować kroki dowłasnych danych. Pierwszą rzeczą, jaką powinieneś zrobić, będzie utworzenie tabeliprzestawnej:

1. Zaznacz dowolną komórkę swojej tabeli podsumowującej.

2. Kliknij ikonę Kreator tabeli przestawnej i wykresu przestawnego dodanądo paska narzędzi Szybki dostęp.

3. W oknie dialogowym Kreator tabel i wykresów przestawnych — krok 1 z 3 wybierzopcję Wiele zakresów konsolidacji i kliknij przycisk Dalej >.

4. W kroku 2a okna dialogowego Kreator tabel i wykresów przestawnychwybierz opcję Pola strony utworzy użytkownik i kliknij przycisk Dalej >.

5. W kroku 2b określ zakres komórek wchodzących w skład tabeli podsumowującej,korzystając z pola tekstowego Zakres:. W tym przypadku będzie to, oczywiście,zakres A1:E13. Kliknij przycisk Dodaj, a następnie wybierz przycisk Dalej >,aby przejść do kroku 3.

6. W trzecim kroku działania kreatora wybierz odpowiednie miejsce dla tabeliprzestawnej i kliknij przycisk Zakończ.

Na podstawie danych Excel utworzy tabelę przestawną i wyświetli panel Listapól tabeli przestawnej.



7. W panelu usuń symbole zaznaczenia widoczne obok nazw pól Wiersz i Kolumna.

W efekcie tabela przestawna pozostanie z tylko jednym polem danych o nazwieSuma z Wartość.

Na tym etapie niewielka tabela przestawna prezentuje jedynie sumę wszystkich wartości(rysunek 167.2).

Rysunek 167.2.Ta mała tabelaprzestawna możezostać rozszerzona

Aby zakończyć zadanie, kliknij dwukrotnie komórkę, w której znajduje się suma wynosząca17147. Excel utworzy nowy arkusz, w którym wyświetlane będą oryginalne dane w formietabeli. Rysunek 167.3 prezentuje część tej 48-wierszowej tabeli.

Rysunek 167.3.Tabelapodsumowującazostała poprawnieprzetworzona na tabelę

Nagłówki kolumn zawierają zupełnie podstawową informację na temat danych, czylinazwy Wiersz, Kolumna i Wartość, prawdopodobnie zatem będziesz chciał zmienić je nanieco bardziej opisowe etykiety.



Sposób 168.Odnajdowanie powtórzeńprzy użyciu formatowaniawarunkowego

Przydatna bywa czasem możliwość wyróżniania wartości powtarzających się w ramachokreślonego zakresu komórek. Przyjrzyj się arkuszowi przedstawionemu na rysunku 168.1.Jesteś w stanie stwierdzić, czy któraś z widocznych w nim danych występuje dwukrotnie?

Rysunek 168.1.Formatowaniawarunkowego możeszużywać do szybkiegoodnajdowaniapowtarzających sięwartości w zakresiekomórek

Metoda pozwalająca na odnalezienie powtarzających się wartości polega na wykorzystaniuformatowania warunkowego. Umożliwi Ci ono oznaczenie komórek przechowującychtakie dane, dzięki czemu będziesz mógł szybko odszukać je w arkuszu kalkulacyjnym.

Oto sposób pozwalający Ci na zastosowanie formatowania warunkowego do oznaczaniapowtórzeń wartości w zakresie arkusza:

1. Zaznacz wszystkie komórki wchodzące w skład zakresu. W tym przykładziebędą to komórki A1:D12.

2. Wykonaj polecenie Narzędzia główne/Style/Formatowanie warunkowe/Nowa reguła w celu wywołania okna dialogowego Nowa reguła formatowania.

3. W oknie tym zaznacz opcję Użyj formuły do określenia komórek, które należysformatować.

4. Przy użyciu pola tekstowego wprowadź formułę odwołującą się do odpowiedniegozakresu komórek. W tym przypadku formuła ta będzie miała postać:

=LICZ.JEŻELI($A$1:$D$12;A1)>1

5. Kliknij przycisk Formatuj i określ ustawienia formatowania, które mają byćzastosowane w przypadku komórek, dla których kryterium będzie spełnione.

Dobrym pomysłem będzie tu zmiana koloru wypełnienia.



Sposób 169. Szybkie tworzenie tabeli liczby wystąpień 311

Na rysunku 168.2 przedstawiony został wynik powyższych działań. Jak widać, wyróżnio-nych zostało sześć komórek. Są to, oczywiście, komórki, w których znajdują się wartościpowtarzające się w zakresie.

Rysunek 168.2.Zastosowanieformatowaniawarunkowego skutkujewyróżnieniem komórekprzechowującychpowtarzające sięwartości

Technikę tę możesz również wykorzystać w celu oznaczenia całych wierszy, które sąidentyczne w ramach listy danych. Sztuczka będzie w takim przypadku polegała na do-daniu nowej kolumny i użyciu formuły łączącej dane pochodzące z poszczególnych ko-mórek każdego wiersza. Jeśli na przykład Twoja lista znajduje się w zakresie komórekA2:G500, powinieneś wprowadzić następującą formułę do komórki H2:

=A2&B2&C2&D2&E2&F2&G2

Skopiuj tę formułę do pozostałych komórek kolumny H i zastosuj dla nich odpowiednieformatowanie warunkowe. W tym przypadku formuła formatowania warunkowego po-winna mieć postać:

=LICZ.JEŻELI($H$2:$H$500;H2)>1

Wyróżnione komórki kolumny H będą wskazywały powtarzające się wiersze.

Funkcja wprowadzona w Excelu 2007 ułatwia usuwanie duplikatów wierszy (więcejinformacji na ten temat zamieszczono w treści sposobu 33.).

Sposób 169.Szybkie tworzenie tabeliliczby wystąpień

Teraz przedstawię Ci metodę szybkiego opracowania zestawienia liczb wystąpień po-szczególnych wartości w ramach jednej kolumny danych. Na rysunku 169.1 pokazanolistę zawierającą 14 wierszy z nazwami miast i skrótami województw. Należy opraco-wać zestawienie liczby wystąpień na liście każdego z tych skrótów.

Choć zestawienie możesz przygotować na kilka sposobów, w tym przypadku najprostszymrozwiązaniem będzie użycie tabeli przestawnej.



Rysunek 169.1.Dane do utworzeniazestawienia liczbywystąpieńposzczególnychskrótów

Zanim zaczniesz rozwiązywać problem, upewnij się, że Twoja kolumna danych posiadanagłówek. W tym przypadku znajduje się on w komórce B1.

Zaznacz dowolną komórkę należącą do kolumny A lub B, a następnie wykonaj nastę-pujące kroki:

1. W celu otwarcia okna dialogowego Tworzenie tabeli przestawnej wykonajpolecenie Wstawianie/Tabele/Tabela przestawna.

2. Jeśli Excel niepoprawnie zidentyfikuje zakres, zmodyfikuj zawartość polaTabela/zakres.

3. Określ położenie tabeli przestawnej.


Excel utworzy pustą tabelę przestawną i wyświetli panel Lista pól tabeliprzestawnej.

5. W panelu do sekcji Etykiety wierszy przeciągnij pole Województwo.

6. Do sekcji Wartości przeciągnij pole Województwo.

Excel utworzy tabelę przestawną prezentującą liczbę wystąpień każdego województwa(rysunek 169.2).

Rysunek 169.2.Opracowana szybkotabela przestawnaprzedstawia liczbywystąpień skrótówposzczególnychnazw województw


Sposób 170. Kontrolowanie odwołań do komórek w tabeli przestawnej 313

Tabelę przestawną można posortować za pomocą polecenia Narzędzia główne/Edytowanie/Sortuj i filtruj, a nawet utworzyć wykres przestawny będący graficzną ilustracją liczbywystąpień (jak na rysunku 169.3). Wystarczy zaznaczyć dowolną komórkę tabeli prze-stawnej, a następnie wywołać polecenie Narzędzia tabel przestawnych/Opcje/Narzędzia/Wykres przestawny.

Rysunek 169.3.Kilka kliknięćmyszą wystarczy doutworzenia wykresuprzestawnegobazującego natabeli przestawnej

Sposób 170.Kontrolowanie odwołań do komórekw tabeli przestawnej

Jeśli zdarza Ci się korzystać z tabel przestawnych, z pewnością zauważyłeś już, że gdynapiszesz formułę odwołującą się do komórki znajdującej się w tabeli przestawnej, od-wołanie to jest automatycznie zamieniane na wywołanie funkcji WEŹDANETABELI używającejsporej liczby argumentów.

Rysunek 170.1 ilustruje przykład. Formuła w komórce D5 (utworzona przez wskazanie)jest prostym odwołaniem do komórki B5 wewnątrz tabeli przestawnej. Jednak zamiastwyświetlić prostą formułę, Excel konwertuje ją do następującej postaci:

=WEŹDANETABELI("Płeć";$A$3;"Miasto";"Gdańsk";"Płeć";"Mężczyzna")

Tego typu odwołanie zapewnia, że formuły w dalszym ciągu będą zwracać poprawnywynik, jeśli zmianie ulegnie struktura tabeli przestawnej. Jeżeli wolisz unikać takiej auto-matycznej konwersji, podczas tworzenia formuł odwołujących się do komórek tabeliprzestawnej nie korzystaj z metody wskazywania. Wystarczy wprowadzić odwołaniedo komórki przez podanie jej adresu.

Możliwe jest też wyłączenie opcji Narzędzia tabel przestawnych/Opcje/Tabela przestawna/Opcje/Generuj funkcję WeźDaneTabeli.

Kontrolka Generuj funkcję WeźDaneTabeli to przycisk dwustanowy, co oznacza, żejednokrotne jej kliknięcie spowoduje wyłączenie generowania formuł WEŹDANETABELI, zaśpowtórne sprawi, iż Excel ponownie zacznie tworzyć te formuły. Kontrolka nie ma wpływuna istniejące formuły.



Rysunek 170.1.Formuła odwołującasię do komórkitabeli przestawnejmoże w efekcie staćsię bardziej złożona

Sposób 171.Grupowanie elementóww tabeli przestawnej według dat

Jedną z bardzo przydatnych możliwości związanych z tabelami przestawnymi jestfunkcja pozwalająca na łączenie elementów raportu w grupy. Grupowanie danych jestw dodatku bardzo proste, gdyż wymaga jedynie ich zaznaczenia i wykonania poleceniaNarzędzia tabel przestawnych/Opcje/Grupowanie/Grupuj zaznaczenie.

Możesz jednak pójść jeszcze krok dalej. Jeśli pole tabeli przestawnej zawiera wartościdaty, program Excel umożliwia automatyczne utworzenie odpowiednich grup danych.To naprawdę wielka zaleta, której nie dostrzega bardzo wielu użytkowników aplikacji. Narysunku 171.1 widoczny jest fragment tabeli zawierającej dwie kolumny: Data i Obroty.Tabela ta przechowuje 730 wierszy obejmujących dane z okresu od 1 stycznia 2008 do30 grudnia 2009 roku. Celem jest podsumowanie informacji na temat wartości sprze-daży osiągniętych w poszczególnych miesiącach.

Na rysunku 171.2 pokazano fragment tabeli przestawnej (w kolumnach D i E) utworzonejze wspomnianych danych. Jak można się było spodziewać, wygląda ona dokładnie taksamo, jak lista wartości wejściowych, ponieważ dane nie zostały pogrupowane.

Aby utworzyć grupy elementów tabeli przestawnej związanych z poszczególnymi miesią-cami, prawym przyciskiem myszy kliknij dowolną komórkę w kolumnie z datami i z menupodręcznego wybierz polecenie Grupuj. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Grupowa-nie, które zostało przedstawione na rysunku 171.3. W oknie tym sprawdź poprawnośćdaty początkowej i końcowej, a następnie przy użyciu pola listy Według wybierz pozycjeMiesiące i Lata. Na koniec kliknij przycisk OK.


Sposób 171. Grupowanie elementów w tabeli przestawnej według dat 315

Rysunek 171.1.Do podsumowaniadanych o wartościachsprzedaży uzyskanychw kolejnychmiesiącach możeszwykorzystać funkcjezwiązane z tabeląprzestawną

Rysunek 171.2.Tabela przestawnaprzed pogrupowaniemelementów wedługmiesięcy i lat

Rysunek 171.3.Grupowanieelementów tabeliprzestawnej możeszprzeprowadzić,korzystając z oknadialogowegoGrupowanie

Elementy tabeli przestawnej znajdujące się w polu Data zostaną pogrupowane wedługkolejnych lat i miesięcy, tak jak zostało to przedstawione na rysunku 171.4.



Rysunek 171.4.Tabela przestawnapo pogrupowaniuelementów wedługmiesięcy i lat

Jeśli w oknie Grupowanie wybierzesz tylko pozycję Miesiące, dane dotyczące miesięcynależących do różnych lat zostaną połączone. Z tego powodu element Czerwiec będziena przykład wyświetlał w takiej sytuacji sumaryczną wartość sprzedaży osiągniętąw czerwcu roku 2008 i czerwcu roku 2009.

Zwróć uwagę na fakt, że w oknie dialogowym Grupowanie dostępne są też inne jednostkiczasu. Przy ich użyciu możesz pogrupować dane na przykład według kwartałów. Rysunek171.5 prezentuje dane pogrupowane według kwartałów i lat.

Sposób 172.Odłączanie tabeli przestawnejod jej źródła

Może wystąpić sytuacja, w której będziesz musiał wysłać komuś raport podsumowującydotyczący tabeli przestawnej, lecz bez uwzględniania oryginalnych danych. Innymi słowy,będziesz chciał odłączyć tabelę przestawną od jej źródła danych.

Choć program Excel nie zapewnia bezpośredniej metody odłączenia tabeli przestawnej,jeśli wykonasz kilka prostych kroków, ostatecznie uzyskasz jej idealną kopię.


Sposób 172. Odłączanie tabeli przestawnej od jej źródła 317

Rysunek 171.5.Tabela przestawnapogrupowana wedługkwartałów i lat

Na rysunku 172.1 przedstawiono ładnie sformatowaną tabelę przestawną. Jeśli zaznaczysztaką tabelę i skopiujesz ją w inne miejsce, skopiowany zakres również będzie tabelą prze-stawną. Rozwiązaniem jest skopiowanie i wklejenie wartości.

Rysunek 172.1.Tabela przestawnazostanie odłączonaod źródła danych

Aby utworzyć odłączoną kopię tabeli przestawnej, wykonaj następujące kroki: 1. Zaznacz komórki tabeli przestawnej (w tym przykładzie A3:E9) i zastosujkombinację klawiszy Ctrl+C, aby skopiować zakres.

2. Wybierz polecenie Narzędzia główne/Schowek/Wklej/Wartości.Tabela przestawna jest zastępowana przez jej wartości, a jej ładne formatowanieprzepada (rysunek 172.2).

W celu jej ponownego sformatowania musisz wykonać dwa dodatkowe kroki: 1. Wyświetl schowek pakietu Office przez kliknięcie ikony wywołującej oknodialogowe, która znajduje się w prawym dolnym narożniku grupy Narzędziagłówne/Schowek.



Rysunek 172.2.Ta tabela przestawnazostała odłączona,lecz jej formatowaniejuż nie istnieje

2. Po zaznaczeniu odłączonej tabeli kliknij w schowku pakietu Office pozycję,która odpowiada operacji kopiowania tabeli przestawnej.

Będzie to ostatnia pozycja, chyba że skopiowano coś jeszcze.

Po wykonaniu tych kroków tabela przestawna jest odłączana od źródła danych, zacho-wując jednak w całości oryginalne formatowanie.

Sposób 173.Korzystanie z fragmentatorówtabeli przestawnej

Jeśli pracujesz z tabelami przestawnymi, prawdopodobnie już wiesz, że do kontrolowaniatego, co jest w nich wyświetlane, można zastosować filtry. Na rysunku 173.1 przedsta-wiono tabelę przestawną (oraz wykres przestawny), która podsumowuje sprzedaż dla po-szczególnych przedstawicieli i miesięcy.

Rysunek 173.1. Nieprzefiltrowana tabela przestawna oraz wykres przestawny


Sposób 173. Korzystanie z fragmentatorów tabeli przestawnej 319

Możesz filtrować tę tabelę, aby pokazać dane tylko dla konkretnych miesięcy lub przed-stawicieli. Wystarczy kliknąć strzałkę listy rozwijanej w polu etykiety i określić filtrowanie.Na rysunku 173.2 przedstawiono filtr zastosowany dla pola Przedstawiciele handlowi.Kliknięcie przycisku OK spowoduje zmodyfikowanie tabeli przestawnej (oraz wykresuprzestawnego) w celu wyświetlenia danych wyłącznie dla Ani i Bartka.

Rysunek 173.2. Zastosowanie filtru dla tabeli przestawnej

Filtry są przydatne, ponieważ możesz tymczasowo ukryć nieistotne informacje i skon-centrować się tylko na interesujących danych. Ponadto przefiltrowanie tabeli przestawnejw celu pokazania danych dla tylko dwóch przedstawicieli sprawia, że wykres przestawnyjest znacznie bardziej czytelny.

Problem z filtrowaniem tabeli przestawnej polega na tym, że z łatwością można je prze-oczyć. Nie dla każdego jest oczywiste, że kliknięcie tych małych strzałek powoduje wy-świetlenie panelu filtrowania. W programie Excel 2010 wprowadzono nową funkcję o na-zwie Fragmentator, która sprawia, że filtrowanie tabeli przestawnej jest proste i bardzołatwe do zidentyfikowania.

Aby dodać do tabeli przestawnej jeden lub więcej fragmentatorów, zaznacz w jej obrębiedowolną komórkę i wybierz polecenie Wstawianie/Filtr/Fragmentator. Excel otworzy oknodialogowe Wstawianie fragmentatorów, które umożliwia wybranie co najmniej jednegopola. Po kliknięciu przycisku OK fragmentatory zostaną dodane do arkusza.

Na rysunku 173.3 przedstawiono tabelę przestawną po dodaniu dwóch fragmentatorów.Tabelę tę przefiltrowano w celu wyświetlenia danych dla trzech miesięcy oraz dwóchprzedstawicieli. Zauważ, że wykres przestawny również jest filtrowany, dzięki czemuznacznie zyskuje na czytelności.



Rysunek 173.3. Dwa fragmentatory tabeli przestawnej dodane do arkusza

Aby dokonać filtrowania za pomocą fragmentatora, po prostu kliknij pozycję w jego ob-rębie. W celu zaznaczenia wielu pozycji wciśnij klawisz Ctrl. Aby usunąć filtry (i wyświetlićw polu wszystkie dane), kliknij ikonę Wyczyść filtr znajdującą się w prawym górnym na-rożniku okna fragmentatora.

Fragmentatory oferują duże możliwości dostosowywania. Możesz skorygować ich wy-miary, zmienić ich kolory i określić wiele kolumn. Po zaznaczeniu fragmentatora uzy-skujesz dostęp do narzędzi na karcie kontekstowej Narzędzia fragmentatora/Opcje.


Rozdział 9.

Praca z plikami

W tym rozdziale znajdziesz opisy sposobów dotyczących obsługi plikówprzez program Excel — czyli informacje, które powinni posiadać wszyscyużytkownicy aplikacji, a o których wielu z nich nie ma, niestety, zielo-nego pojęcia.


322 Rozdział 9. ♦ Praca z plikami

Spis sposobówSposób 174. Nowe formaty plików Excela 323

Sposób 175. Importowanie pliku tekstowego do zakresu komórek arkusza 324

Sposób 176. Pobieranie danych ze strony WWW 326

Sposób 177. Wyświetlanie pełnej ścieżki dostępu do skoroszytu 329

Sposób 178. Korzystanie z właściwości dokumentu 331

Sposób 179. Inspekcja skoroszytu 332

Sposób 180. Odszukiwanie brakującego przycisku „Nie wszystko”podczas zamykania plików 333

Sposób 181. Pobieranie listy nazw plików 334

Sposób 182. Używanie plików obszaru roboczego 336


Sposób 174. Nowe formaty plików Excela 323

Sposób 174.Nowe formaty plików Excela

Być może jednym z najbardziej zagmatwanych aspektów Excela jest niemal przytłaczającaliczba formatów plików, które program potrafi odczytać i zapisać. Wraz z pojawieniemsię Excela 2007 w tej kwestii wszystko jeszcze bardziej stało się niejasne, gdyż aplikacjaoferuje kilka nowych formatów plików.

W tym sposobie opisano nowe formaty plików używane przez programy Excel 2007i Excel 2010.

Zidentyfikowanie nowych formatów plików Excela

Oto nowe formaty plików Excela:

XLSX — plik skoroszytu, który nie zawiera makr.

XLSM — plik skoroszytu przechowujący makra.

XLTX — plik szablonu skoroszytu, który nie zawiera makr.

XLTM — plik szablonu skoroszytu przechowujący makra.

XLSA — plik dodatku.

XLSB — plik binarny podobny do starszego formatu XLS, lecz będący w stanieobsłużyć nowe funkcje.

XLSK — plik kopii zapasowej.

Z wyjątkiem formatu XLSB są to otwarte formaty plików XLM. Oznacza to, że inne apli-kacje mogą odczytywać i zapisywać tego typu pliki.

Pliki XML są plikami tekstowymi skompresowanymi za pomocą narzędzia ZIP. Jeślizmienisz nazwę jednego z tych plików tak, że będzie miał rozszerzenie .zip, będzieszmógł sprawdzić jego zawartość przy użyciu dowolnego z kilku programów kompresują-cych dane (włącznie z tego typu narzędziem wbudowanym w system Windows).

Narzędzie Office Compatibility Pack

W normalnej sytuacji osoby, które używają starszej wersji Excela, nie będą w stanieotworzyć skoroszytów zapisanych z wykorzystaniem nowych formatów plików Excela.Jednak na szczęście Microsoft udostępnił darmowe oprogramowanie Compatibility Packdla pakietów Office 2003 i Office XP.

Użytkownik pakietu Office 2003 lub Office XP, który zainstaluje oprogramowanie Com-patibility Pack, będzie w stanie otworzyć pliki utworzone w pakietach Office 2007 i Office2010, a także zapisać pliki w nowych formatach. Dotyczy to takich aplikacji pakietu Office,jak Excel, Word i PowerPoint.



W celu pobrania narzędzia Compatibility Pack w polu wyszukiwarki internetowej wpro-wadź słowa Microsoft Office Compatibility Pack.

Zapisywanie pliku w celu otwarcia goza pomocą starszej wersji Excela

Aby zachować plik na potrzeby zastosowania go w przypadku starszej wersji Excela,wykonaj polecenie Plik/Zapisz jako, a następnie z listy rozwijanej pola Zapisz jako typwybierz jedną z następujących opcji:

Skoroszyt programu Excel 97 – 2003 (*.xls). Opcję zastosuj, jeśli plik będzieużywany przez kogoś, kto dysponuje Excelem w wersji 97, 2000, 2002 lub 2003.

Skoroszyt Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Opcję kliknij, gdy plik będziewykorzystywany przez kogoś, kto dysponuje Excelem 5 lub Excelem 95.

Gdy zapiszesz plik z użyciem jednego z tych dwóch formatów, Excel otworzy oknodialogowe Program Microsoft Office Excel — sprawdzanie zgodności. W oknie tymzostaną wyświetlone wszystkie potencjalne problemy ze zgodnością.

Jeżeli skoroszyt będzie używany wyłącznie przez osobę, która zainstalowała opro-gramowanie Office Compatibility Pack, nie musisz zapisywać go z wykorzystaniemstarszego formatu pliku. Jednakże warto uruchomić program sprawdzający zgod-ność, żeby mieć pewność, że nie zastosowano funkcji, które nie są obsługiwane przezpoprzednie wersje Excela. W celu zidentyfikowania w aktywnym skoroszycie potencjal-nych problemów ze zgodnością kliknij pozycję Plik/Informacje/Wyszukaj proble-my/Sprawdź zgodność.

Aby użyć jednego ze starszych formatów plików jako formatu domyślnego, wybierzpozycję Plik/Opcje i kliknij kartę Zapisywanie. Z listy rozwijanej Zapisz pliki w na-stępującym formacie wybierz domyślny format plików.

Sposób 175.Importowanie pliku tekstowegodo zakresu komórek arkusza

Jeśli musisz umieścić zawartość pliku tekstowego w określonym zakresie komórek arku-sza kalkulacyjnego, uważasz pewnie, że jedyną dostępną metodą zrobienia tego jest wy-korzystanie polecenia Plik/Otwórz, a następnie skopiowanie i wklejenie tekstu w miejscu,w którym ma się pojawić. Tak się jednak składa, że istnieje więcej bezpośrednich metodwykonania tego zadania.


Sposób 175. Importowanie pliku tekstowego do zakresu komórek arkusza 325

Na rysunku 175.1 przedstawiony został niewielki plik danych zapisanych w formacie CVS(skrót od ang. comma separated value — wartości rozdzielane przecinkami). Poniższe krokiprezentują metodę importowania tego pliku do obszaru arkusza zaczynającego się ko-mórką C4.

Rysunek 175.1.Ten plik zostaniezaimportowanydo zakresu komórekarkusza kalkulacyjnego

1. Wykonaj polecenie Dane/Dane zewnętrzne/Z tekstu w celu wyświetlenia oknadialogowego Importowanie pliku tekstowego.

2. Korzystając z tego okna, przejdź do katalogu, w którym znajduje się Twój pliktekstowy.

3. Wybierz odpowiedni plik z listy i kliknij przycisk Importuj, aby przejśćdo pierwszego kroku narzędzia Kreator importu tekstu.

4. Korzystając z okna dialogowego Kreator importu tekstu — krok 1 z 3,określ sposób, w jaki dane mają zostać pobrane.

W przypadku pliku CSV powinieneś wybrać tu opcję Rozdzielany. W drugimkroku działania kreatora w części okna oznaczonej etykietą Ogranicznikizaznacz opcję Średnik.

5. Kliknij przycisk Zakończ.

Na ekranie pojawi się okno dialogowe Importowanie danych.

6. W oknie tym wybierz przycisk Właściwości, aby wywołać okno dialogoweWłaściwości zakresu danych zewnętrznych.

7. W oknie tym usuń znak zaznaczenia z pola opcji Zapisz definicję kwerendyi kliknij przycisk OK, aby powrócić do okna Importowanie danych.

8. W oknie dialogowym Importowanie danych określ miejsce, w którym chceszumieścić pobrane dane.

Może to być zarówno komórka istniejącego arkusza, jak i nowy arkuszkalkulacyjny. W tym przypadku będzie do komórka C4 bieżącego arkusza Arkusz1.

9. Kliknij przycisk OK, a Excel zaimportuje dane do arkusza, tak jak zostało topokazane na rysunku 175.2.

Jeśli dane, które importujesz, będą podlegały jakimś zmianom, możesz zrezygnowaćz wykonania 7. kroku podanej wyżej procedury. Zapisanie definicji kwerendy spowoduje,że będziesz mógł szybko zaktualizować pobrane dane. W tym celu będziesz musiałjedynie kliknąć prawym przyciskiem myszki dowolną komórkę zakresu przechowującegozaimportowane informacje i z menu kontekstowego wybrać polecenie Odśwież dane.



Rysunek 175.2.Pokazany tu zakreskomórek zawieradane pobranebezpośrednioz pliku CSV

Sposób 176.Pobieranie danych ze strony WWW

Tutaj opisane zostały trzy metody pobierania danych umieszczonych na stronach in-ternetowych. Oto one:

wklejanie statycznej kopii informacji,

utworzenie dynamicznego łącza do witryny,

otwieranie strony bezpośrednio w programie Excel.

Wklejanie statycznej kopii informacji

Najprostszą metodą pobrania danych ze strony WWW do arkusza jest zaznaczenie odpo-wiedniego tekstu w oknie używanej przez Ciebie przeglądarki internetowej, naciśnięciekombinacji klawiszy Ctrl+C w celu skopiowania go do schowka, a następnie wklejeniego do dokumentu Excela. Otrzymane wyniki mogą się nieco różnić w zależności od tego,z jakiej przeglądarki korzystasz. Jeśli jest to Microsoft Internet Explorer, wklejone danebędą prawdopodobnie wyglądały bardzo podobnie do oryginalnych informacji, włączniez formatowaniami, hiperłączami i elementami graficznymi.

Jeżeli używasz innego programu do przeglądania stron WWW, wybranie polecenia Na-rzędzia główne/Schowek/Wklej spowoduje z pewnością umieszczenie wszystkich in-formacji skopiowanych ze strony w jednej komórce arkusza, co raczej nie jest efektem,o który Ci chodzi. Rozwiązaniem tego problemu jest skorzystanie z polecenia Narzędziagłówne/Schowek/Wklej/Wklej specjalnie, a następnie wypróbowanie różnych opcji wklejania.


Sposób 176. Pobieranie danych ze strony WWW 327

Wklejanie dynamicznej kopii informacji

Jeśli potrzebny Ci jest dostęp do aktualizowanych na bieżąco danych pobranych ze stronyWWW, będziesz musiał opracować kwerendę sieci WWW. Na rysunku 176.1 przedsta-wiono okno przeglądarki, w którym otwarta jest witryna internetowa zawierająca informa-cje na temat średnich kursów wymiany walut. Zwróć uwagę na tabelę z trzema kolumnami.

Rysunek 176.1. Na stronie tej umieszczone są dane, które podlegają regularnym, częstym zmianom

Znajdujące się poniżej instrukcje pozwalają na utworzenie kwerendy sieci WWW, dziękiktórej możliwe będzie odświeżanie pobranych informacji za pomocą jednego kliknięciaprzyciskiem myszki:

1. Wykonaj polecenie Dane/Dane zewnętrzne/Z sieci Web w celu wyświetleniaokna dialogowego Nowa kwerenda sieci Web.

2. W polu Adres: podaj adres URL odpowiedniej strony WWW i kliknijprzycisk Przejdź.

W przypadku witryny przedstawionej na rysunku 176.1 będzie to adres:

http://www.nbp.pl/kursy/kursyc.html

Zwróć uwagę na fakt, że okno dialogowe Nowa kwerenda sieci Web zawieraniejako miniprzeglądarkę internetową (Internet Explorer). Możesz dzięki niejklikać hiperłącza i poruszać się po stronach WWW do momentu znalezieniadanych, którymi jesteś zainteresowany.


http://www.nbp.pl/kursy/kursyc.html


Gdy strona zostanie wyświetlona w oknie dialogowym Nowa kwerenda sieci Web,zauważysz niewielkie żółte strzałki związane z różnymi elementami znajdującymisię na wybranej stronie WWW.

3. Kliknij żółtą strzałkę. Spowoduje to jej zmianę na zielony znak pola wyboru— oznacza on, że określony element zostanie pobrany.

Możesz importować dowolną ilość elementów. Dla przykładu kliknąłemstrzałkę widoczną obok tabeli kursów (rysunek 176.2).

Rysunek 176.2.Korzystanie z oknadialogowego Nowakwerenda sieciWeb do wybieraniadanych, które majązostać pobrane

4. Wybierz przycisk Importuj, aby wywołać okno dialogowe Importowanie danych.

5. W oknie tym określ docelowe miejsce, w którym mają się znaleźć pobrane dane.

Może to być komórka znajdująca się w istniejącym arkuszu kalkulacyjnymlub nowy arkusz.

6. Kliknij przycisk OK, a program Excel zaimportuje wybrane dane, tak jakzostało to przedstawione na rysunku 176.3.

Pobrane dane stanowią standardowo kwerendę sieci Web, co oznacza, że aby odświeżyćinformację, będziesz musiał jedynie kliknąć dowolną zawierającą je komórkę prawymprzyciskiem myszki i z menu kontekstowego wybrać polecenie Odśwież dane.

Jeżeli nie chcesz tworzyć dynamicznej kwerendy, możesz o tym zdecydować w 5. krokuprzedstawionej wyżej procedury. W oknie dialogowym Importowanie danych powinieneśw takiej sytuacji wybrać przycisk Właściwości i w oknie Właściwości zakresu danychzewnętrznych zdjąć znak zaznaczenia z pola opcji Zapisz definicję kwerendy, a swój wybórpotwierdzić przyciskiem OK.


Sposób 177. Wyświetlanie pełnej ścieżki dostępu do skoroszytu 329

Rysunek 176.3.Danezaimportowaneze strony WWW

Bezpośrednie otwieranie strony internetowej

Jeszcze inną metodą pobierania danych ze strony WWW do arkusza kalkulacyjnego jestotwarcie witryny o określonym adresie bezpośrednio w oknie Excela. Aby to zrobić, po-winieneś wywołać polecenie Plik/Otwórz. W oknie dialogowym Otwieranie należy podaćpełny adres strony, korzystając z pola tekstowego Nazwa pliku:, a następnie kliknąćprzycisk Otwórz. Wyniki będą się zmieniały w zależności od układu strony WWW. Prze-ważnie będziesz uzyskiwał zadowalające rezultaty. W niektórych przypadkach pobierzeszdość sporo nieistotnych informacji.

Sposób 177.Wyświetlanie pełnej ścieżkidostępu do skoroszytu

Jeśli zdarza Ci się mieć otwartych w Excelu wiele plików jednocześnie, bardzo przydatnamoże się okazać informacja na temat ścieżki dostępu prowadzącej do aktywnego skoro-szytu. Wiem, że wydaje się to niesłychanie dziwne, ale program Excel nie udostępnia tejinformacji bezpośrednio. W tym sposobie opisano kilka metod umożliwiających określenieścieżki aktywnego skoroszytu.

Widok Backstage

Jedną z metod wyświetlenia ścieżki aktywnego skoroszytu jest wybranie pozycji Plik/Informacje. Ścieżka ta jest prezentowana u góry widoku Backstage.



Zastosowanie formuły

Inną opcją jest wprowadzenie do komórki następującej formuły:=KOMÓRKA("nazwa_pliku")

Formuła wyświetla ścieżkę uwzględniającą nazwę arkusza, który przechowuje formułę.

Dodawanie kontrolki do paska narzędzi Szybki dostęp

Choć kontrolka o nazwie Lokalizacja dokumentu jest niedostępna w obrębie Wstążki, mo-żesz ją dodać do paska narzędzi Szybki dostęp. Rysunek 177.1 przedstawia taką kontrolkę.Niestety nie możesz zmienić jej szerokości. Jeśli jednak klikniesz wyświetloną nazwę, poja-wi się cała ścieżka.

Rysunek 177.1.Kontrolka Lokalizacjadokumentu umieszczonana pasku narzędziSzybki dostęp prezentujepełną ścieżkę plikuaktywnego skoroszytu

Aby dodać kontrolkę do paska narzędzi Szybki dostęp, wykonaj następujące kroki:

1. Prawym przyciskiem myszy kliknij pasek narzędzi Szybki dostęp i z menuwybierz polecenie Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp.

2. W obrębie karty Pasek narzędzi Szybki dostęp okna dialogowego Opcje programuExcel z listy rozwijanej widocznej z lewej strony wybierz pozycję Polecenia,których nie ma na Wstążce.

3. Przewiń listę i zaznacz pozycję Lokalizacja dokumentu.

4. Kliknij przycisk Dodaj, żeby wybraną kontrolkę umieścić na pasku narzędziSzybki dostęp.

5. W celu zamknięcia okna dialogowego Opcje programu Excel kliknij przycisk OK.

Wyświetlanie panelu dokumentu

Innym sposobem wyświetlenia ścieżki aktywnego skoroszytu jest otwarcie panelu Wła-ściwości dokumentu. W tym celu wybierz opcję Plik/Informacje/Właściwości/Pokaż paneldokumentu. Panel Właściwości dokumentu jest wyświetlany nad paskiem formuły. Nie-stety zajmuje on dość sporo miejsca, a nie można go przenieść ani zmienić jego wielkości.


Sposób 178. Korzystanie z właściwości dokumentu 331

Możesz teraz dodać kontrolkę Właściwości do paska narzędzi Szybki dostęp. Umożliwiająto instrukcje zamieszczone wcześniej w treści tego sposobu. W tym przypadku w kroku 2.wybierz pozycję Karta Plik, a w kroku 3. pozycję Właściwości. Ponieważ kontrolka Wła-ściwości powoduje wyświetlanie lub ukrywanie panelu dokumentu, jej jednokrotne klik-nięcie pozwala na wyświetlenie ścieżki skoroszytu lub jej ukrycie.

Zastosowanie makra

Jeśli odpowiada Ci korzystanie z makr VBA, wprowadź poniższą procedurę Sub w mo-dule VBA skoroszytu makr osobistych.

Sub ShowPath() MsgBox ActiveWorkbook.PathEnd Sub

Następnie dodaj makro ShowPath do paska narzędzi Szybki dostęp. Po wykonaniu tej pro-cedury ścieżka aktywnego skoroszytu zostanie wyświetlona w oknie komunikatu.

Sposób 178.Korzystanie z właściwości dokumentu

Jeśli dysponujesz wieloma plikami Excela i ciągle masz problem z uporządkowaniem ich,treść niniejszego sposobu może okazać się pomocna. Dla każdego pliku skoroszytu mo-żesz określić kilka właściwości. Właściwości opisują skoroszyt i mogą przydać się pod-czas wyszukiwania.

Rysunek 178.1 prezentuje panel Właściwości dokumentu zlokalizowany powyżej paskaformuły. W celu wyświetlenia panelu wykonaj polecenie Plik/Informacje/Właściwości/Pokaż panel dokumentu.

Informacje możesz wprowadzić w dowolnym z następujących pól:

Autor,

Tytuł,

Temat,

Słowa kluczowe,

Kategoria,

Stan,

Komentarze.

Po otwarciu w programie Excel okna dialogowego Otwieranie lub Zapisywanie jakomożesz zdecydować, jakie właściwości zostaną wyświetlone dla plików. Prawym przyci-skiem myszy kliknij nagłówek kolumny (standardowo prezentuje takie właściwości, jak



Rysunek 178.1.Panel Właściwościdokumentu

Nazwa, Rozmiar, Typ i Data modyfikacji). Ujrzysz kilka dodatkowych właściwości plików,które mogą być widoczne. Kliknij pozycję Więcej. Pojawi się okno dialogowe Wybieranieszczegółów. Gdy te dodatkowe właściwości zostaną wyświetlone, będziesz mógł posortowaćlistę plików według dowolnej kategorii. Upewnij się, że został wybrany widok szczegółów.

Możesz również określić niektóre właściwości podczas zapisywania skoroszytu po razpierwszy. Właściwości pliku są wyświetlane na dole w oknie dialogowym Zapisywaniejako Excela. Wystarczy kliknąć i rozpocząć wprowadzanie znaków.

Sposób 179.Inspekcja skoroszytu

Gdy zamierzasz wysłać komuś skoroszyt Excela (lub opublikować go w internecie), przedzapisaniem pliku po raz ostatni dobrym pomysłem będzie sprawdzenie go za pomocąnarzędzia Inspektor dokumentów programu Excel. Sprawdza ono następujące typy treści:

komentarze i adnotacje,

właściwości dokumentu i informacje osobiste,

niestandardowe dane XML,

nagłówki i stopki,

ukryte wiersze i kolumny,

ukryte arkusze,

niewidoczna zawartość.


Sposób 180. Odszukiwanie przycisku „Nie wszystko” podczas zamykania plików 333

W celu otwarcia okna dialogowego Inspektor dokumentów (rysunek 179.1) wykonaj pole-cenie Plik/Informacje/Wyszukaj problemy/Przeprowadź inspekcję dokumentu.

Rysunek 179.1.Za pomocą oknaInspektor dokumentówmożesz zidentyfikowaćinformacje ukrytew skoroszycie

Po kliknięciu przycisku Inspekcja Excel poszuka w skoroszycie elementów, które wybranow oknie dialogowym. Jeśli zostaną znalezione jakieś elementy, możesz je wszystkie usunąć.

Niestety narzędzie pozostawia wiele do życzenia. Przykładowo nie zapewnia żadnychkonkretnych informacji ani też nie generuje raportu zawierającego szczegóły. Jednaklepsze coś takiego niż ręczne sprawdzanie elementów.

Odszukiwanie przycisku „Nie wszystko” podczas zamykania plików

Sposób 180.Odszukiwanie brakującegoprzycisku „Nie wszystko”podczas zamykania plików

Załóżmy, że w pewnym momencie masz otwartych jednocześnie około dziesięciu sko-roszytów i chcesz zamknąć program Excel bez zapisywania zmian w którymkolwiekz nich. Na ekranie pojawi się w takiej sytuacji okno dialogowe przedstawione na rysunku180.1. Będzie się ono pojawiało ponownie dla każdego otwartego skoroszytu, któryzostał zmieniony.



Rysunek 180.1.Program Excel wyświetlito pytanie dla każdegoniezapisanego pliku skoroszytu,który ma być zamknięty

Jak widać, w oknie tym umieszczony został przycisk Zapisz wszystko, nie ma jednak, nie-stety, przycisku Nie wszystko, który bardzo by Ci się teraz przydał. Czy zatem możeszcoś zrobić? Tak, rozwiązanie jest następujące: naciśnij klawisz Shift podczas klikaniaprzycisku Nie zapisuj. Program wykona dokładnie takie samo działanie, jakie wykonałbyprzycisk Nie wszystko, oczywiście gdyby był dostępny w tym oknie dialogowym.

Przy okazji: sposób ten działa równie dobrze w podobnych oknach dialogowych wieluinnych programów i narzędzi systemu Windows. Jeśli na przykład kopiujesz grupę plikówi niektóre z nich już istnieją w docelowym katalogu, system poprosi Cię o potwierdzeniechęci nadpisania tych plików. W wyświetlonym w tym celu oknie dialogowym równieżbrakować będzie przycisku Nie wszystko, ale i tutaj będziesz mógł wykorzystać sztuczkępolegającą na naciśnięciu klawisza Shift i wybraniu przycisku Nie.

Sposób 181.Pobieranie listy nazw plików

Umieszczenie listy nazw plików w zakresie komórek arkusza kalkulacyjnego powinnobyć dość proste do zrobienia, prawda? Przecież wystarczy tylko wygenerować w systemieWindows odpowiednią listę plików dla danego katalogu, a następnie zaimportować ją doarkusza Excela. Niestety, nie jest to tak łatwe, jakby się mogło na pozór wydawać. Więk-szość użytkowników systemu z zaskoczeniem odkrywa fakt, że Windows nie oferuje żad-nego bezpośredniego sposobu eksportowania do pliku listy nazw plików.

Być może najlepszym rozwiązaniem będzie napisanie makra VBA, które utworzy listęplików. Opisana tu metoda nie wymaga makra. Jednakże obliguje Cię do „cofnięcia sięw czasie” i użycia przestarzałego interfejsu interpretera poleceń.

Wykonaj poniższe instrukcje, pamiętając, że opracowano je przy założeniu, iż odpowiedniepliki będące podstawą do utworzenia listy umieszczone zostały w katalogu C:\Mojepliki\Excel:

1. Kliknij przycisk Start systemu Windows i z menu wybierz pozycję Uruchom.

2. W oknie dialogowym Uruchamianie wprowadź polecenie cmd i kliknijprzycisk OK.

W efekcie zostanie wyświetlone okno interpretera poleceń systemu Windows.

Jeśli nie jest widoczna pozycja Uruchom, w polu wyszukiwania wprowadźpolecenie cmd.

3. Przejdź do katalogu, w którym umieszczone są interesujące Cię pliki.Osiągniesz to dzięki wpisaniu polecenia cd oraz podaniu odpowiednichparametrów.


Sposób 181. Pobieranie listy nazw plików 335

W tym przypadku powinieneś wpisać:cd c:\Moje pliki\Excel

4. Po przejściu do właściwego folderu wprowadź następującą komendę i naciśnijklawisz Enter:

dir >lista_plików.txt

Na rysunku 181.1 przedstawiono okno linii poleceń po przeprowadzeniu wyżej wymie-nionych czynności.

Rysunek 181.1.Wykorzystanie liniipoleceń systemuWindows do utworzenialisty plików

W wyniku wykonania polecenia system Windows utworzy plik o nazwie listaplików.txtw bieżącym katalogu, czyli w tym, który wybrałeś w 3. kroku działania. Plik ten możesznastępnie zaimportować do programu Excel, korzystając z polecenia Plik/Otwórz, któreuruchomi narzędzie Kreator importu tekstu. Wybierz w nim opcję Stała szerokość jakosposób uporządkowania danych w pliku i przejdź przez pozostałe kroki działania narzędzia.Na rysunku 181.2 przedstawiono dane pobrane przeze mnie do arkusza programu Excel.

Rysunek 181.2.Ta lista zostałazaimportowanado arkuszakalkulacyjnegoz pliku tekstowego

Łatwo zauważyć, że powyższa lista wymaga pewnego oczyszczenia, ale zawiera onawszystkie najważniejsze informacje dotyczące plików, takie jak data i godzina utworzeniazbioru oraz jego rozmiar.



Polecenie dir oferuje możliwość skorzystania z kilku opcji. Możesz na przykład zaży-czyć sobie podania listy plików znajdujących się we wszystkich podkatalogach bieżącegokatalogu. Pozwala na to następujące polecenie:

dir/s > listaplików.txt

Więcej informacji na temat polecenia dir możesz znaleźć na stronach internetowych(przeszukaj sieć, używając hasła polecenia dos).

Sposób 182.Używanie plików obszaru roboczego

Jeśli zajmujesz się projektem, w którym wykorzystywanych jest bardzo wiele skoroszy-tów, masz już prawdopodobnie dosyć ciągłego otwierania ich wszystkich za każdym ra-zem, gdy siadasz do pracy.

Czy istnieje jakieś rozwiązanie, które mogłoby Ci pomóc? Oczywiście. Jest nim utworze-nie pliku obszaru roboczego. Aby opracować taki plik, powinieneś postępować wedługnastępujących wskazówek:

1. Otwórz wszystkie pliki używane w Twoim projekcie.

2. Poukładaj okna skoroszytów w wygodny dla siebie sposób.

3. Wykonaj polecenie Widok/Okno/Zapisz obszar roboczy, aby wywołać oknodialogowe Zapisywanie obszaru roboczego.

4. Excel zaproponuje Ci w nim skorzystanie z nazwy obszar.xlw, lecz jeśli chcesz,możesz określić dowolną inną nazwę dla pliku obszaru. Upewnij się tylko,że użyłeś rozszerzenia .xlw.

5. Kliknij przycisk Zapisz, a pliku obszaru roboczego zostanie utworzony.

Po powołaniu do życia pliku obszaru roboczego będziesz go mógł otworzyć, korzystającz polecenia Plik/Otwórz. W tym celu w oknie dialogowym Otwieranie w polu listy roz-wijanej Pliki typu: powinieneś wybrać pozycję Obszary robocze (*.xlw).

Plik obszaru roboczego zawiera jedynie nazwy plików i informacje o położeniu okien,a nie same skoroszyty. Zapisanie pliku obszaru roboczego nie powoduje zapisaniaskoroszytów.


Rozdział 10.

Drukowanie

Mimo usilnych starań nie udało się wciąż zbudować czegoś takiego, jakw pełni cyfrowe i pozbawione papierów biuro. Nadal zatem ważną sprawąjest możliwość otrzymania wyników Twojej pracy w formie papierowychdokumentów, które w dodatku powinny wyglądać w odpowiedni sposób.W rozdziale tym znajdziesz opis technik pozwalających na wstępne prze-glądanie i tworzenie estetycznych wydruków Twoich danych.


338 Rozdział 10. ♦ Drukowanie

Spis sposobówSposób 183. Wybieranie elementów do wydrukowania 339

Sposób 184. Umieszczanie powtarzających się wierszy lub kolumn na wydruku 341

Sposób 185. Drukowanie nieciągłych zakresów komórek na jednej stronie 341

Sposób 186. Uniemożliwianie drukowania obiektów 343

Sposób 187. Sztuczki związane z numerowaniem stron 345

Sposób 188. Dodawanie i usuwanie znaków podziału stron 346

Sposób 189. Zapisywanie danych w pliku PDF 347

Sposób 190. Drukowanie arkusza na jednej stronie 348

Sposób 191. Drukowanie zawartości komórki w obrębie nagłówka lub stopki 350

Sposób 192. Kopiowanie ustawień strony pomiędzy arkuszami 352

Sposób 193. Drukowanie komentarzy komórek 352

Sposób 194. Drukowanie ogromnego baneru 353


Sposób 183. Wybieranie elementów do wydrukowania 339

Sposób 183.Wybieranie elementówdo wydrukowania

Niniejszy sposób omawia podstawy związane z drukowaniem.

Wyświetlanie przycisku Szybkie drukowanie

Możesz temu wierzyć lub nie, ale tytuł tego punktu głosi prawdę. Okazuje się, że domyśl-nie Excel 2010 nie wyświetla w obrębie Wstążki przycisku drukowania. „Standardowa”metoda drukowania dokumentu polega na wywołaniu polecenia Plik/Drukuj.

Jeśli podoba Ci się idea drukowania po jednym kliknięciu, zmodyfikuj pasek narzędziSzybki dostęp, wykonując następujące kroki:

1. Kliknij strzałkę skierowaną w dół widoczną z prawej strony paska narzędziSzybki dostęp.

2. Z menu wybierz pozycję Szybkie drukowanie.

Po zrealizowaniu tych czynności na pasku narzędzi Szybki dostęp pojawi się nowa ikona.Kliknięcie jej spowoduje wydrukowanie przez Excela całej zawartości aktywnego arkusza.Jednak czasami będziesz chciał uzyskać trochę więcej kontroli nad dokumentamikierowanymi do drukarki.

Dostosowywanie typowych ustawień strony

Choć w wielu przypadkach kliknięcie przycisku Szybkie drukowanie (lub wybranie pole-cenia Plik/Drukuj/Drukuj) może dać zadowalające rezultaty, drobna modyfikacja usta-wień drukowania często może ulepszyć drukowane raporty. Ustawienia te możesz do-stosować w trzech następujących miejscach:

w panelu Drukuj widoku Backstage wyświetlanym po wybraniu pozycjiPlik/Drukuj;

w karcie Wstążki o nazwie Układ strony;

w oknie dialogowym Ustawienia strony otwieranym po kliknięciu wywołującejje kontrolki, która znajduje się w prawym dolnym narożniku grupy Układstrony/Ustawienia strony Wstążki.

W tabeli 183.1 pokazano, gdzie możesz dokonywać różnych modyfikacji ustawień dru-kowania programu Excel 2010.



Tabela 183.1. Miejsca umożliwiające zmianę ustawień drukarki

Ustawienie Panel Drukuj(widok Backstage)

Karta Wstążkio nazwie Układ strony

Okno dialogoweUstawienia strony

Liczba kopii XUżywana drukarka XDrukowane elementy XOkreślenie obszarudrukowania arkusza

X X

Jednostronnie lub dwustronnie XPosortowane XOrientacja X X XRozmiar papieru X X XDopasowanie marginesów X X XRęczne określeniepodziałów stron

X

Określenie powtarzających sięwierszy i/lub kolumn

X

Ustawienie skalowania wydruku X XDrukowanie lub ukrywanielinii siatki

X X

Drukowanie lub ukrywanienagłówków wierszy i kolumn

X X

Określenie numerupierwszej strony

X

Wyśrodkowanie wydrukuna stronie

X

Określenie nagłówka/stopkii opcji

X

Określenie sposobu drukowaniakomentarzy komórek

X

Określenie kolejności stron XOkreślenie wydruku w trybieczarno-białym

X

Określenie sposobu drukowaniakomórek z błędem

X

Otwarcie okna dialogowegoz ustawieniami specyficznymidla drukarki

X X

Tabela 183.1 może sprawić, że pomyślisz, iż drukowanie jest bardziej złożone, niż ma tomiejsce w rzeczywistości. Kluczowe jest pamiętanie o następującej rzeczy: jeśli nie mo-żesz znaleźć konkretnego ustawienia, prawdopodobnie jest ono dostępne w oknie dialo-gowym Ustawienia strony.


Sposób 184. Umieszczanie powtarzających się wierszy lub kolumn na wydruku 341

Sposób 184.Umieszczanie powtarzających sięwierszy lub kolumn na wydruku

Prawdopodobnie jesteś przyzwyczajony do używania polecenia Widok/Okno/Zablokujokienka, pozwalającego Ci na określenie wierszy lub kolumn (bądź wierszy i kolumn),które pozostaną widoczne, gdy będziesz przewijał w oknie arkusz kalkulacyjny.

Polecenie Widok/Okno/Zablokuj okienka nie ma żadnego wpływu na efekt drukowania.Jeśli chcesz, aby w górnej części Twojego wydruku pojawiły się zablokowane wierszelub w jego lewej części widoczne były zablokowane kolumny, powinieneś przeprowadzićnastępujące operacje:

1. Wywołaj polecenie Układ strony/Ustawienia strony/Tytuły wydruku w celuwyświetlenia karty Arkusz okna dialogowego Ustawienia strony.

2. Aby określić wiersze, które mają się powtarzać w górnej części wydruku,kliknij ikonę widoczną z prawej strony pola U góry powtarzaj wiersze: i wskażodpowiedni zakres w Twoim arkuszu.

3. Aby określić kolumny, które mają się powtarzać w lewej części wydruku,kliknij ikonę znajdującą się z prawej strony pola Z lewej powtarzaj kolumny:i wskaż odpowiedni zakres w Twoim arkuszu.

4. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Ustawienia strony,a następnie wydrukuj arkusz.

Sposób 185.Drukowanie nieciągłychzakresów komórek na jednej stronie

Excel umożliwia określenie obszaru wydruku złożonego z zakresów rozłącznych. Pod-czas zaznaczania zakresów do wydrukowania trzymaj wciśnięty klawisz Ctrl, a następniewybierz polecenie Układ strony/Ustawienia strony/Obszar wydruku/Ustaw obszar wydruku.Po zdefiniowaniu obszaru wydruku możesz użyć polecenia Układ strony/Ustawieniastrony/Obszar wydruku/Dodaj do obszaru wydruku, aby wskazać dodatkowe zakresy dowydrukowania.

Gdy określisz obszar wydruku z zakresami rozłącznymi, program Excel rozpocznie dru-kowanie każdego z nich na osobnej stronie. Teraz poznasz metodę pozwalającą Ci ominąćto ograniczenie i wydrukować wiele zakresów komórek arkusza na pojedynczej kartcepapieru.



Sztuczka polega tu na utworzeniu łącza obrazu każdego z tych zakresów, które mają byćwydrukowane, i na umieszczeniu ich w osobnym arkuszu kalkulacyjnym. Oto kroki jednejz metod tworzenia łącza obrazu:

1. Zaznacz zakres.

2. Zastosuj kombinację klawiszy Ctrl+C.

3. Uaktywnij inną komórkę.

4. Wywołaj polecenie Narzędzia główne/Schowek/Wklej/Obraz połączony.

Tak się składa, że program Excel oferuje Ci doskonałe narzędzie pozwalające na wyko-nanie tego zadania. Chodzi tu o Aparat fotograficzny. Jednak z jakiegoś tajemniczego po-wodu firma Microsoft postanowiła ukryć je przed użytkownikami.

Udostępnianie narzędzia Aparat fotograficzny

Aby do paska narzędzi Szybki dostęp dodać narzędzie Aparat fotograficzny, przeprowadźnastępujące działania:

1. Prawym przyciskiem myszy kliknij pasek narzędzi Szybki dostęp i z menupodręcznego wybierz polecenie Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp,żeby wyświetlić kartę Pasek narzędzi Szybki dostęp okna dialogowego Opcjeprogramu Excel.

2. Z widocznej po lewej stronie listy rozwijanej wybierz pozycję Polecenia,których nie ma na Wstążce.

3. Na liście zaznacz pozycję Aparat fotograficzny.

4. Kliknij przycisk Dodaj, aby narzędzie Aparat fotograficzny dołączyć do paskanarzędzi Szybki dostęp.

5. W celu zamknięcia okna dialogowego Opcje programu Excel kliknij przycisk OK.

Narzędzie Aparat fotograficzny umożliwia tworzenie dynamicznie połączonego obrazuokreślonego zakresu komórek. Oznacza to, że gdy dane znajdujące się w sfotografowanymzakresie ulegną zmianie, automatycznie zaktualizowany zostanie również ich obraz.

Na rysunku 185.1 przedstawiony został przykładowy arkusz kalkulacyjny. Celem jest tuwydrukowanie dwóch zakresów tego arkusza (A3:C10 oraz E13:G20) na jednej stroniekartki papieru.

Korzystanie z narzędzia Aparat fotograficzny

Podane niżej instrukcje umożliwią Ci użycie narzędzia Aparat fotograficzny do wy-drukowania wielu rozłącznych zakresów arkusza na jednym kawałku papieru:

1. Upewnij się, że narzędzie Aparat fotograficzny jest dostępne na pasku narzędziSzybki dostęp.

Jeśli nie, wykonaj powyższą procedurę.


Sposób 186. Uniemożliwianie drukowania obiektów 343

Rysunek 185.1.Korzystając zestandardowychmetod, nie da sięwydrukowaćzakresów A3:C10oraz E13:G20 najednej stronie

2. Wstaw do skoroszytu nowy arkusz służący do przechowywania połączonychobrazów; niech będzie to arkusz o nazwie Arkusz2.

3. W arkuszu Arkusz1 zaznacz zakres komórek A3:C10 i kliknij przyciskAparat fotograficzny.

4. Przejdź do arkusza Arkusz2 i kliknij miejsce, w którym ma się znaleźćpołączona fotografia.

5. W arkuszu Arkusz1 zaznacz zakres komórek E13:G20 i kliknij przyciskAparat fotograficzny.

6. Przejdź do arkusza Arkusz2 i kliknij miejsce, w którym ma się znaleźćpołączona fotografia.

7. Korzystając z myszki, ułóż fotografie zgodnie ze swoimi upodobaniami.

Celowe może tu być również wyłączenie wyświetlania linii siatki arkusza,w którym znajdują się połączone zdjęcia.

Na rysunku 185.2 pokazany został arkusz kalkulacyjny zawierający połączone fotografie.Każda zmiana danych w arkuszu Arkusz1 spowoduje aktualizację informacji widocznychna obrazach. Wydrukowanie arkusza Arkusz2 pozwoli na umieszczenie obydwu zakresówna tej samej stronie.

Sposób 186.Uniemożliwianie drukowania obiektów

W arkuszu kalkulacyjnym można umieszczać całą gamę różnych obiektów, takich jakwykresy, kształty, obrazy, obiekty SmartArt i kontrolki (na przykład przyciski opcji).Wszystkie te obiekty są standardowo drukowane wraz z całym arkuszem kalkulacyjnym.



Rysunek 185.2.Dzięki zastosowaniupołączonych obrazówmożliwe jestwydrukowanie dwóchrozłącznych zakresówna tej samej stronie

Oczywiście możesz zdecydować, że konkretny obiekt nie zostanie wydrukowany. Jed-nakże odpowiednia procedura zmienia się zależnie od typu obiektu.

Poniższa lista opisuje, jak uniemożliwić wydrukowanie określonego obiektu. W każdymprzypadku kliknij najpierw obiekt, żeby go zaznaczyć.

Wykres. Wybierz obiekt Obszar wykresu (tło), kliknij prawym przyciskiemmyszy i użyj polecenia Formatuj obszar wykresu. W oknie dialogowymFormatowanie obszaru wykresu uaktywnij kartę Właściwości i wyłącz opcjęDrukuj obiekt.

SmartArt. Kliknij prawym przyciskiem tło obiektu SmartArt i wybierz polecenieFormatuj obiekt. W oknie dialogowym Formatowanie kształtu uaktywnij kartęWłaściwości i wyłącz opcję Drukuj obiekt.

WordArt. Kliknij obiekt prawym przyciskiem i wybierz polecenie Formatujkształt. W oknie dialogowym Formatowanie kształtu uaktywnij kartęWłaściwości i wyłącz opcję Drukuj obiekt.

Kształt, pole tekstowe, obraz lub klipart. Prawym przyciskiem myszykliknij obiekt i z menu podręcznego wybierz pozycję Rozmiar i właściwości(lub Formatuj kształt). W oknie dialogowym Formatowanie kształtu uaktywnijkartę Właściwości i wyłącz opcję Drukuj obiekt.

Kontrolka formularza. W celu wstawienia kontrolki wyświetl sekcjęDeweloper/Formanty/Wstaw/Formanty formularza, a następnie prawymprzyciskiem kliknij kontrolkę i z menu podręcznego wybierz polecenie Formatujformant. W oknie dialogowym Formatowanie formantu uaktywnij kartęWłaściwości i wyłącz opcję Drukuj obiekt.

Kontrolka ActiveX. W celu wstawienia kontrolki wyświetl sekcję Deweloper/Formanty/Wstaw/Formanty ActiveX. Zadbaj o to, żeby był aktywny trybprojektowania Excela (w tym celu kliknij przycisk Deweloper/Formanty/Tryb


Sposób 187. Sztuczki związane z numerowaniem stron 345

projektowania). Prawym przyciskiem kliknij kontrolkę i z menu podręcznegowybierz polecenie Formatuj formant. W oknie dialogowym Formatowanieformantu uaktywnij kartę Właściwości i wyłącz opcję Drukuj obiekt.

Sposób 187.Sztuczki związanez numerowaniem stron

W przypadku tworzenia długich wydruków z pewnością będziesz chciał dodać do po-szczególnych stron ich numery w celu ułatwienia sobie późniejszego porządkowania ar-kuszy papieru. W tym sposobie opisano opcje numerowania stron.

Podstawy numerowania stron

Aby wprowadzić numerowanie stron wydruku, kieruj się następującymi instrukcjami:

1. W celu włączenia widoku układu stron kliknij kontrolkę Widok/Widokiskoroszytu/Układ strony.

Zauważ, że każda strona ma nagłówek (na górze) i stopkę (na dole). Każdynagłówek i każda stopka dzielą się na trzy sekcje — lewą, środkową i prawą.

2. Kliknij w obszarze nagłówka lub stopki, w którym ma się pojawić numer strony.

3. Wywołaj polecenie Narzędzia nagłówków i stopek/Projektowanie/Elementynagłówka i stopki/Numer strony.

Excel wstawi kod reprezentujący numer strony.

4. Kliknij dowolną komórkę arkusza, żeby zobaczyć faktyczne numery stron.

Kod dodany przez Excela w kroku 3. po prostu wstawia numer. Możesz wprowadzićdowolny dodatkowy tekst, który ma się pojawić na stronie wraz z jej numerem. Jeśli naprzykład chcesz, aby numery stron miały postać typu: Strona 3, wpisz słowo Stronai oddziel je znakiem spacji od powyższego kodu. Cały tekst nagłówka lub stopki po-winien wówczas wyglądać następująco:

Strona &[Strona]

Przydatne może się tu również okazać umieszczenie informacji na temat całkowitej liczbystron dokumentu — jeśli chcesz, by w nagłówku czy też stopce poszczególnych stronpojawiały się wpisy w rodzaju: Strona 3 z 20. Aby osiągnąć ten efekt, w 3. kroku proce-dury wykonaj polecenie Narzędzia nagłówków i stopek/Projektowanie/Elementy nagłówkai stopki/Liczba stron. To umożliwi Ci wprowadzenie odpowiedniego kodu, którym będzietu &[Strony]. Możesz również dodać przyimek z. Cały ciąg powinien w tym momenciewyglądać, jak następuje:

Strona &[Strona] z &[Strony]



Zmiana numeru początkowej stronyJeśli Twój wydruk będzie stanowił fragment większego raportu, konieczne może się oka-zać rozpoczęcie numerowania stron od liczby innej niż 1. Aby zmienić numer pierwszejstrony wydruku, przeprowadź następujące działania:

1. Wybierz pozycję Plik/Drukuj. Excel wyświetli ustawienia drukowania w widokuBackstage.

2. Kliknij łącze Ustawienia strony, aby otworzyć okno dialogowe Ustawienia strony. 3. W oknie dialogowym Ustawienia strony przejdź do zakładki Strona. 4. Korzystając z pola tekstowego Numer pierwszej strony:, podaj numerstrony początkowej.

Podanie numeru strony innego niż 1 spowoduje, że prawdopodobnie będziesz chciałrównież zrezygnować z używania w nagłówku lub stopce kodu &[Strony]. Jeśli tegonie zrobisz, możesz na którejś ze swoich stron znaleźć dość bezsensowny zapisw rodzaju: Strona 18 z 3.

Sposób 188.Dodawanie i usuwanieznaków podziału stron

Jednym ze sposobów obsługi znaków podziałów stron na wydruku jest po prostu umożli-wienie ich użycia w miejscu podziału stron. Zwykle zresztą linie te są dobrze rozmieszczone.Zdarzają się jednak sytuacje, w których ważna staje się możliwość precyzyjnego kontro-lowania miejsc, w których znajdują się znaki podziału stron. Zostanie to tutaj objaśnione.

Zwykle Excel wstawia znaki podziału stron automatycznie. Po wydrukowaniu doku-mentu lub powrocie z okna podglądu w arkuszu kalkulacyjnym wyświetlane są przery-wane linie wskazujące miejsca, w których zostanie on podzielony na poszczególne strony.Czasami jednak będziesz chciał zmusić program do pionowego czy też poziomego podzie-lenia arkusza na strony zgodnie z Twoim życzeniem, aby otrzymany wydruk miał do-kładnie taką postać, jaka jest wymagana. Jeśli Twój arkusz kalkulacyjny będzie na przy-kład zawierał kilka oddzielnych części, każdą z nich zechcesz zapewne wydrukować naosobnej kartce papieru.

Umieszczanie znaków podziału stronw określonym miejscu

Aby wstawić poziomą linię podziału, przejdź w arkuszu do komórki, od której ma sięzaczynać nowa strona. Pamiętaj przy tym, żeby była to komórka należąca do kolumny A,gdyż w przeciwnym przypadku wstawisz zarówno poziomą, jak i pionową linię podziału.


Sposób 189. Zapisywanie danych w pliku PDF 347

Jeśli na przykład chcesz rozpocząć nową stronę wydruku od wiersza 14, powinieneśprzejść do komórki A14. Następnie wykonaj polecenie Układ strony/Ustawienia strony/Znaki podziału/Wstaw podział strony, a program Excel umieści ponad wybraną komórkąprzerywaną linię oznaczającą początek nowej strony.

W celu wstawienia pionowej linii podziału powinieneś przejść do komórki, która rozpoczy-nać ma nową stronę, upewniając się tym razem, że jest to komórka należąca do wiersza 1.Aby wstawić znak podziału, wywołaj polecenie Układ strony/Ustawienia strony/Znaki po-działu/Wstaw podział strony.

Usuwanie samodzielnie dodanychznaków podziału stron

Aby usunąć ręcznie wprowadzony znak podziału strony, powinieneś przejść do ko-mórki arkusza znajdującej się w pierwszym wierszu pod linią podziału lub w pierwszejkolumnie na prawo od niej, a następnie wykonać polecenie Układ strony/Ustawieniastrony/Znaki podziału/Usuń podział strony. Polecenie to będzie dostępne tylko wtedy,gdy umieścisz kursor obok ręcznie wprowadzonej linii podziału stron.

W celu usunięcia wszystkich samodzielnie wstawionych do arkusza znaków podziałustron zastosuj polecenie Układ strony/Ustawienia strony/Znaki podziału/Resetuj wszystkiepodziały stron. Po wykonaniu tego polecenia pozostaną jedynie te podziały stron, którepojawiły się w naturalny sposób.

Sposób 189.Zapisywanie danych w pliku PDF

Format plików Adobe PDF (ang. Portable Document Format — przenośny format do-kumentów) staje się wśród użytkowników komputerów coraz bardziej popularny z uwagina kilka powodów, wśród których wymienić można takie:

Pliki te mogą być przeglądane na wielu różnych platformach za pomocądarmowego programu Adobe Acrobat Reader.

Informacje zawarte w tych dokumentach wyglądają dokładnie tak samo niezależnieod używanego do ich przeglądania komputera czy też zastosowanej drukarki.

Dokumenty te nie mogą być w prosty sposób zmieniane.

PDF jest dobrą propozycją, jeśli musisz wysłać informacje do kogoś, kto nie posiadaprogramu Excel. Obecnie po prostu prawie każdy ma zainstalowane oprogramowanieumożliwiające wyświetlanie plików PDF.

Excel 2010 dysponuje wbudowaną opcją zapisywania danych w pliku PDF. Po zakończeniupracy nad skoroszytem wybierz polecenie Plik/Zapisz i wyślij/Utwórz dokument PDF/XPS.Następnie kliknij przycisk Utwórz plik PDF/XPS. W efekcie Excel otworzy okno dialo-gowe Publikowanie jako pliku PDF lub XPS, w którym możesz określić położenie pliku.



XPS to format plików Microsoftu, który bynajmniej nie jest tak popularny jak PDF.Okazuje się, że wiele osób nie ma nawet oprogramowania służącego do wyświe-tlania dokumentów XPS. A zatem, jeśli nie masz poważnego powodu, aby postąpićinaczej, wybierz opcję formatu PDF.

Sposób 190.Drukowanie arkusza na jednej stronie

Jeśli chcesz sprawić, aby Twój wydruk mieścił się na pojedynczej kartce papieru, możeszspędzić długie godziny, ręcznie dostosowując wielkości czcionek i odpowiednie rozmiarykomórek arkusza, lecz możesz też zdać się w tej kwestii na program Excel.

Na rysunku 190.1 przedstawiono arkusz w widoku układu strony. Skoroszyt zostaniewydrukowany na czterech stronach.

Rysunek 190.1. Ten arkusz kalkulacyjny zostanie wydrukowany na czterech stronach


Sposób 190. Drukowanie arkusza na jednej stronie 349

Aby zmusić program Excel do wydrukowania całego arkusza na jednej stronie, uaktywnijgrupę Układ strony/Skalowanie do rozmiaru, a następnie w polach Szerokość i Wysokośćustaw wartość 1 strona. Excel zmniejszy rozmiar wydruku w taki sposób, aby dopasowaćgo do podanej przez Ciebie liczby arkuszy papieru.

Rysunek 190.2 prezentuje arkusz po określeniu tych wartości. Zmieniłem również orien-tację na poziomą, aby arkusz lepiej prezentował się na stronie.

Rysunek 190.2. Program Excel zmniejszył rozmiar wydruku, aby zmieścić go na jednej stronie

Oczywiście, będziesz tu musiał wziąć pod uwagę czytelność utworzonego wydruku. Jeślibowiem spróbujesz upchnąć zbyt wiele danych na pojedynczej kartce papieru, zostaną onewydrukowane za pomocą tak małej czcionki, że będziesz potrzebował bardzo silnegoszkła powiększającego, aby cokolwiek przeczytać.

Opcje grupy Układ strony/Skalowanie do rozmiaru mają wpływ na poziom powiększeniaarkusza. Opcje te nie zmieniają rozmiaru czcionki. Aby powrócić do normalnego widoku,w polach opcji Wysokość i Szerokość ustaw wartość Automatycznie.



Sposób 191.Drukowanie zawartości komórkiw obrębie nagłówka lub stopki

Choć opcje Excela związane z nagłówkiem i stopką są dość elastyczne, nie zapewniająbezpośredniej metody wyświetlania zawartości komórki w nagłówku lub stopce strony.Rozwiązanie problemu ma postać prostego makra VBA.

Rysunek 191.1 przedstawia arkusz z wartościami. Komórka A1 zawiera prostą formułę,która wyznacza sumę wartości. Celem jest pokazanie w środkowej części nagłówka stronywartości komórki A1.

Rysunek 191.1. Proste makro VBA w obrębie nagłówka strony prezentuje zawartość komórki A1


Sposób 191. Drukowanie zawartości komórki w obrębie nagłówka lub stopki 351

W celu utworzenia makra wykonaj następujące kroki:

1. Upewnij się, że okno skoroszytu nie jest zmaksymalizowane.

2. Prawym przyciskiem myszy kliknij pasek tytułu okna skoroszytu i z menuwybierz pozycję Wyświetl kod.

Pusty moduł kodu dla obiektu ThisWorkbook zostanie wyświetlony w oknieedytora Visual Basic.

3. Wprowadź następujący kod makra (rysunek 191.2):Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) With ActiveSheet.PageSetup .CenterHeader = Sheets("Arkusz1").Range("A1").Text End WithEnd Sub

Rysunek 191.2.Makro jesturuchamiane przedwydrukowaniemskoroszytu

Makro jest wywoływane każdorazowo, gdy skoroszyt jest drukowany. Makro kopiujezawartość komórki A1 arkusza (w tym przypadku Arkusz1) do środka nagłówka. Oczy-wiście możesz tak zmodyfikować nazwę arkusza lub adres zakresu, żeby w nagłówkupojawiła się zawartość innej komórki.

W celu umieszczenia zawartości komórki w innym miejscu nagłówka lub stopki zamiastCenterHeader wstaw jedną z następujących nazw:

LeftHeader,

RightHeader,

LeftFooter,

CenterFooter,

RightFooter.

Niestety, Excel 2010 nie wyświetla nowego nagłówka lub stopki w trybie podgląduskoroszytu.

Jeśli plik skoroszytu ma rozszerzenie .xlsx, musisz go ponownie zapisać z użyciemrozszerzenia .xlsm. W przeciwnym razie Excel zignoruje makro.



Sposób 192.Kopiowanie ustawieństrony pomiędzy arkuszami

Każdy arkusz kalkulacyjny programu Excel ma własny zestaw opcji drukowania, takichjak orientacja papieru, marginesy czy treści umieszczone w nagłówkach i stopkach. Opcje tedefiniowane są za pomocą grupy Ustawienia strony zlokalizowanej na karcie Układ strony.

Gdy dodasz do skoroszytu nowy arkusz, będzie on posiadał standardowe ustawienia strony.Aby skopiować zestaw opcji dotyczących drukowania z jednego arkusza do innych,powinieneś przeprowadzić następujące operacje:

1. Przejdź do arkusza, który zawiera odpowiednie informacje dotycząceustawień strony.

Jest to arkusz źródłowy.

2. Zaznacz wszystkie arkusze docelowe.

W tym celu kliknij zakładkę każdego z arkuszy, które mają otrzymać te sameustawienia, przytrzymując naciśnięty klawisz Ctrl.

3. Kliknij kontrolkę wywołującą okno dialogowe, która znajduje się w obrębiegrupy Układ strony/Ustawienia strony.

Kontrolka jest niewielką ikoną widoczną z prawej strony nazwy grupy Ustawieniastrony. Kliknięcie ikony spowoduje otwarcie okna dialogowego Ustawienia strony.

4. Po pojawieniu się tego okna kliknij przycisk OK, żeby je zamknąć.

5. Rozgrupuj arkusze, klikając dowolny z nich prawym przyciskiem myszkii wybierając z menu kontekstowego polecenie Rozgrupuj arkusze.

Opcje znajdujące się w oknie dialogowym Ustawienia strony arkusza źródłowego zostanąskopiowane do wszystkich arkuszy docelowych.

Dwie opcje znajdujące się w zakładce Arkusz okna dialogowego Ustawienia strony niezostaną skopiowane przy użyciu opisanej tu metody. Są to ustawienia widocznew polu tekstowym Obszar wydruku: oraz w polach sekcji Tytuły wydruku. Ponadto niebędą kopiowane obrazy widoczne w obrębie nagłówka lub stopki.

Sposób 193.Drukowanie komentarzy komórek

Gdy drukujesz arkusz zawierający komórki z komentarzami, domyślnie komentarze niesą uwzględniane na wydruku. Aby było inaczej, wykonaj następujące kroki:


Sposób 194. Drukowanie ogromnego baneru 353

1. Kliknij kontrolkę wywołującą okno dialogowe, która znajduje się w obrębiegrupy Układ strony/Ustawienia strony.

Kontrolka jest niewielką ikoną znajdującą się z prawej strony nazwy grupyUstawienia strony. Kliknięcie ikony spowoduje otwarcie okna dialogowegoUstawienia strony.

2. W oknie tym uaktywnij kartę Arkusz.

3. W polu listy rozwijanej Komentarze ustaw pozycję Na końcu arkusza lub Takjak w arkuszu (rysunek 193.1).

Rysunek 193.1.Określanie sposobudrukowania komentarzykomórek

Jeśli wybierzesz opcję Tak jak w arkuszu, komentarze nie zostaną wydrukowane,chyba że są widoczne. Aby wyświetlić komentarze komórek, użyj poleceniaRecenzja/Pokaż wszystkie komentarze.

4. Kliknij przycisk OK, żeby zamknąć okno dialogowe Ustawienia strony.

Ewentualnie kliknij przycisk Drukuj w celu wydrukowania arkusza.

Sposób 194.Drukowanie ogromnego baneru

Choć Excel naprawdę nie został stworzony do tego typu zadań, jeśli musisz wydrukowaćogromny baner i nie masz innej możliwości osiągnięcia tego celu, wykonaj kroki poniż-szej procedury, która tworzy skoroszyt drukujący jeden duży znak na każdej stronie.

1. Utwórz nowy skoroszyt i upewnij się, że wszystkie inne skoroszyty zostałyzamknięte.

2. W kolumnie A wprowadź treść baneru (po jednym znaku w każdej komórce).



3. Zaznacz komórki, a następnie pogrub tekst oraz wyśrodkuj go w pionie i poziomie.

4. Dla czcionki ustaw rozmiar 409 (największy dopuszczalny).

5. Zaznacz kolumnę A, wykonaj polecenie Narzędzia główne/Komórki/Format/Szerokość kolumny i ustaw szerokość kolumny o wartości 84.

Możesz też dostosować szerokość do własnych potrzeb. Celem jestsprawienie, żeby kolumna A zajmowała w poziomie całą stronę.

6. Wykonaj polecenie Układ strony/Ustawienia strony/Marginesy/Marginesyniestandardowe, żeby wyświetlić kartę Marginesy okna dialogowegoUstawienia strony.

7. W obrębie tej karty uaktywnij opcje W poziomie i W pionie.

8. W celu uaktywnienia widoku układu strony użyj polecenia Widok/Widokiskoroszytu/Układ strony.

9. Za pomocą kontrolki Powiększenie widocznej na pasku stanu ustaw powiększeniearkusza wynoszące 10%.

W efekcie na ekranie pojawi się wiele całych stron.

10. Przy użyciu kontrolki Układ strony/Skalowanie do rozmiaru/Skala zwiększwartość skali do 150%.

11. W razie konieczności dostosuj skalę tak, żeby każda strona wyświetlała duży znak.

Zanim rozpoczniesz drukowanie, pamiętaj o przyjrzeniu się arkuszom w trybie podgląduwydruku. Ma to na celu upewnienie się, że każdy znak na stronie jest tak duży jak to tylkomożliwe.

Rysunek 194.1 prezentuje słowo BRAWO w widoku układu strony.

Rysunek 194.1.Drukowanie na każdejstronie jednego znakuw celu utworzeniabaneru


Rozdział 11.

Znajdowanie, naprawianiei unikanie błędów

To, że w Twoim arkuszu kalkulacyjnym nie widać kodów błędu, nie ozna-cza jeszcze, że jest on w pełni poprawny. Sposoby zebrane w tym rozdzialepomogą Ci w śledzeniu błędów, ich naprawianiu i zapobieganiu im.


356 Rozdział 11. ♦ Znajdowanie, naprawianie i unikanie błędów

Spis sposobówSposób 195. Korzystanie z możliwości sprawdzania błędów w Excelu 357

Sposób 196. Znajdowanie komórek formuł 359

Sposób 197. Metody radzenia sobie z problemami związanymiz liczbami zmiennoprzecinkowymi 361

Sposób 198. Usuwanie nadmiarowych spacji 363

Sposób 199. Graficzne przeglądanie nazw 364

Sposób 200. Odszukiwanie „ślepych” łączy 365

Sposób 201. Różnica między wartościami wyświetlanymi a rzeczywistymi 366

Sposób 202. Śledzenie powiązań występujących pomiędzy komórkami 367


Sposób 195. Korzystanie z możliwości sprawdzania błędów w Excelu 357

Sposób 195.Korzystanie z możliwości sprawdzaniabłędów w Excelu

Jeśli w swoich arkuszach kalkulacyjnych intensywnie używasz formuł, z pewnościądocenisz oferowaną przez program Excel możliwość automatycznego sprawdzania błę-dów. Funkcję tę możesz włączyć, korzystając z opcji dostępnej na karcie Formuły oknadialogowego Opcje programu Excel. Karta ta została przedstawiona na rysunku 195.1.Aby otworzyć to okno dialogowe, wybierz pozycję Plik/Opcje.

Rysunek 195.1.Excel oferuje Cimożliwośćautomatycznegosprawdzaniaformułw poszukiwaniuewentualnychbłędów

Działanie narzędzia sprawdzającego błędy możesz kontrolować przy użyciu ustawieniaWłącz sprawdzanie błędów w tle, a dodatkowo — dzięki stosowaniu pól znajdującychsię pod etykietą Reguły sprawdzania błędów — możesz określić szereg szczegółowychopcji dotyczących typów błędów, które mają być sprawdzane.

Gdy sprawdzanie błędów jest włączone, aplikacja bez przerwy kontroluje Twój arkuszkalkulacyjny, w tym również znajdujące się w nim formuły. Jeśli znaleziony zostanie jakiśpotencjalny błąd, w lewym górnym rogu odpowiedniej komórki umieszczany jest niewielkitrójkąt, a gdy przejdziesz do niej, na ekranie pojawia się tag inteligentny. Kliknięcie gopozwoli Ci na wybranie pewnych poleceń. Na rysunku 195.2 przedstawione zostało menuwyświetlane po kliknięciu inteligentnego tagu związanego z komórką, w której wystąpiłbłąd #DZIEL/0!. Widoczne w tym menu opcje zależne będą od rodzaju zwracanego przezformułę błędu.



Rysunek 195.2.Kliknięcieinteligentnegotagu związanegoz wystąpieniemokreślonego błęduspowodujewyświetlenie listyodpowiednich opcji

W wielu przypadkach będziesz chciał pominąć błąd i wybierzesz opcję Ignoruj błąd.Wybór taki spowoduje wyłączenie komórki z kolejnych operacji sprawdzania błędów. Maszjednak możliwość ponownego wyświetlenia zignorowanych uprzednio błędów. PozwalaCi na to przycisk Resetuj zignorowane błędy, dostępny w oknie dialogowym Opcje pro-gramu Excel.

Jeśli nawet nie używasz opcji automatycznego sprawdzania błędów, istniejące w arkuszupotencjalne nieprawidłowości możesz również namierzyć, korzystając z okna dialogowegoSprawdzanie błędów dostępnego po wykonaniu polecenia Formuły/Inspekcja formuł/Sprawdzanie błędów i przypominającego nieco oferowane przez edytory tekstów narzędziado sprawdzania pisowni. Na rysunku 195.3 pokazane zostało okno dialogowe Sprawdzaniebłędów. Zauważ, że jest to niemodalne okno dialogowe, co oznacza, iż w czasie wyświe-tlania go na ekranie nadal będziesz mógł korzystać z arkusza kalkulacyjnego.

Rysunek 195.3.Korzystanie z oknadialogowego Sprawdzaniebłędów do przechodzeniaprzez kolejne potencjalnebłędy znalezione przezprogram Excel w arkuszukalkulacyjnym

Pamiętaj, że funkcja sprawdzania błędów nie działa doskonale. W gruncie rzeczy jestnawet bardzo daleka od doskonałości. Nie będziesz zatem mógł stwierdzić, że Twójskoroszyt jest zupełnie wolny od nieprawidłowości, tylko dlatego, że program Excel nieodnalazł w nim żadnych potencjalnych błędów. Miej również świadomość, że funkcjasprawdzania błędów nie wyłapuje częstych błędów polegających na nadpisaniu komórkiformuły zwykłą wartością.


Sposób 196. Znajdowanie komórek formuł 359

Sposób 196.Znajdowanie komórek formuł

Jeden problemów zdarzających się nagminnie w arkuszach kalkulacyjnych jest związanyz przypadkowym zastąpieniem formuły zwykłą wartością. Błąd tego typu jest zwyklebardzo trudny do zlokalizowania, zwłaszcza w sytuacji, gdy Twój arkusz kalkulacyjnyzawiera dużą liczbę formuł. Tutaj znajdziesz opis dwóch metod szybkiego odszukiwaniaformuł w arkuszu, co możliwe jest dzięki oznaczaniu komórek przechowujących formuły.Korzystając z możliwości pomniejszenia arkusza w oknie w taki sposób, aby komórkistały się bardzo niewielkie, łatwo będziesz mógł zauważyć luki powstałe w grupach ko-mórek formuł.

Używanie narzędzia Przechodzenie do — specjalnie

Ta metoda identyfikowania komórek formuł jest bardzo prosta do zastosowania, ale majedną zasadniczą wadę, a mianowicie nie jest metodą dynamiczną. Innymi słowy, dosko-nale nadaje się tylko do jednorazowego sprawdzenia zawartości arkusza kalkulacyjnego.Aby z niej skorzystać, wykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz dowolną pojedynczą komórkę w swoim arkuszu.

2. Wykonaj polecenie Narzędzia główne/Edytowanie/Znajdź i zaznacz/Przejdź do— specjalnie, aby wywołać okno dialogowe Przechodzenie do — specjalnie.

3. W oknie dialogowym Przechodzenie do — specjalnie wybierz opcję Formułyi upewnij się, że wszystkie widoczne pod nią pola opcji są zaznaczone.


Excel zaznaczy wszystkie komórki przechowujące formuły.

5. Kliknij kontrolkę Kolor wypełnienia znajdującą się w grupie Narzędziagłówne/Czcionka.

Wybierz dowolny kolor, który nie został do tej chwili w żaden sposóbwykorzystany w arkuszu.

6. Użyj kontrolki Powiększenie widocznej na pasku narzędzi Standardowy i zmniejszznacznie widok swojego arkusza; dobrym wyborem będzie tu zastosowaniewspółczynnika powiększenia na poziomie 25%.

7. Sprawdź arkusz bardzo uważnie, wyszukując wszystkie niezabarwione komórkiw grupach kolorowych komórek.

Pola takie mogą oznaczać miejsca, w których formuły zostały zastąpionewartościami.

Jeśli nie dokonałeś żadnych zmian, możesz kliknąć kontrolkę Cofnij (lub użyć kombinacjiklawiszy Ctrl+Z), żeby usunąć kolorowe wypełnienia, które zastosowałeś w 5. kroku po-wyższej procedury.



Używanie formatowania warunkowego

Opisana tu metoda oznaczania komórek zawierających formuły wymaga początkowonieco więcej pracy, jednak jej poważna przewaga nad poprzednim sposobem polega natym, że jest to metoda dynamiczna. Oznacza to, że komórki będą odpowiednio identyfi-kowane natychmiast po wprowadzeniu do nich formuł.

Aby zastosować formatowanie warunkowe do oznaczania komórek formuł, wykonajnastępujące czynności:

1. Wywołaj polecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazwę w celuwywołania okna dialogowego Nowa nazwa.

2. W oknie tym, korzystając z pola tekstowego Nazwa:, wprowadź następującą nazwę:KomórkaZawieraFormułę

3. Używając pola Odwołuje się do:, podaj następującą formułę:=O.KOMÓRCE(48;ADR.POŚR("wk";FAŁSZ))

4. Kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Nowa nazwa.

5. Zaznacz wszystkie komórki, w stosunku do których chcesz zastosowaćformatowanie warunkowe.

Będzie to prawdopodobnie zakres zaczynający się od komórki A1, a kończącyw prawym dolnym rogu używanego obszaru arkusza kalkulacyjnego.

6. Wykonaj polecenie Narzędzia główne/Style/Formatowanie warunkowe/Nowareguła w celu wywołania okna dialogowego Nowa reguła formatowania.

7. W górnej części okna zaznacz opcję Użyj formuły do określenia komórek,które należy sformatować.

8. W dolnej części okna dialogowego wprowadź następującą formułę (rysunek 196.1):=KomórkaZawieraFormułę

Rysunek 196.1.Używanie formatowaniawarunkowego dooznaczania komórekzawierających formuły


Sposób 197. Problemami związane z liczbami zmiennoprzecinkowymi 361

9. Wybierz przycisk Formatuj, aby wywołać okno dialogowe Formatowaniekomórek. Ustaw odpowiednio opcje formatowania, które mają być zastosowanew przypadku komórek przechowujących formuły.

Dobrym wyborem będzie tu nieużywany jeszcze kolor wypełnienia dla tychkomórek.

10. Kliknij przycisk OK w celu zamknięcia okna dialogowego Formatowaniekomórek. Ponownie kliknij przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Nowareguła formatowania.

Po przeprowadzeniu wymienionych wyżej działań każda komórka przechowująca formułęi wchodząca w skład zakresu komórek arkusza zaznaczonego w kroku 5. zostanie sforma-towana zgodnie z wybranymi przez Ciebie ustawieniami. Najlepsze jest to, że gdy wpro-wadzisz formułę do którejś z komórek zakresu z formatowaniem warunkowym, równieżona zostanie bezzwłocznie sformatowana w ten sposób. Formatowanie to pozwoli łatwozidentyfikować komórkę, która powinna zawierać formułę, lecz jej nie zawiera.

Formuła wprowadzona w kroku 3. jest makrem XLM. Oznacza to, że musisz zapisaćskoroszyt jako plik obsługujący makra (z rozszerzeniem .xlsm). Jeżeli skoroszyt za-chowasz jako plik z rozszerzeniem .xlsx, Excel usunie nazwę KomórkaZawieraFormułę.

Problemami związane z liczbami zmiennoprzecinkowymi

Sposób 197.Metody radzenia sobiez problemami związanymiz liczbami zmiennoprzecinkowymi

Użytkownicy Excela są czasem zdumieni faktem, że program zdaje się nie radzić sobiez przeprowadzaniem podstawowych operacji matematycznych. Nie jest to jednak taknaprawdę wina Excela, a raczej tego, że komputery nie są w stanie wykonywać obliczeńz nieskończenie wysoką precyzją. Program Excel przechowuje liczby w formacie binar-nym, a używa do tego 8 bajtów, co oznacza, że oferuje dokładność zapisu wartości do15 cyfr znaczących. Niestety, niektóre liczby nie mogą być dokładnie reprezentowaneprzez 8 bajtów danych, są zatem zapisywane z pewnym przybliżeniem.

Aby przekonać się, jakiego rodzaju problemy mogą stąd wynikać, wprowadź przedsta-wioną niżej formułę do komórki A1:

=(5,1-5,2)+1

Wynikiem tego działania powinna być, oczywiście, liczba 0,9. Jeśli jednak sformatujeszprzechowującą ją komórkę w taki sposób, aby wyświetlanych było 15 cyfr znaczących,okaże się, że rezultat obliczeń to 0,899999999999999, czyli liczba bliska wartości 0,9, lecz nieidentyczna. Dzieje się tak, ponieważ operacja ujęta w znaki nawiasu okrągłego wykonywana



jest jako pierwsza, a jej tymczasowy wynik przechowywany jest w formacie dwójkowymz pewnym przybliżeniem. Do rezultatu odejmowania dodawana jest następnie wartość 1,a błąd związany z początkową niedokładnością przenoszony jest na wynik końcowy.

W bardzo wielu sytuacjach błędy tego rodzaju nie stanowią najmniejszego problemu.Jeśli jednak zajdzie konieczność sprawdzenia wyniku takiej formuły za pomocą operatoralogicznego, może się okazać, że pewien problem jednak istnieje. Podana niżej formuła,przy tworzeniu której założono, że poprzednia formuła znajduje się w komórce A1, zwrócina przykład wartość FAŁSZ:

=A1=0,9

Rozwiązaniem problemu będzie zastosowanie funkcji ZAOKR. Przedstawiona niżej formułazwróci na przykład wartość PRAWDA, gdyż w porównaniu zostanie wykorzystana wartośćprzechowywana w komórce A1 zaokrąglona do jednego miejsca dziesiętnego:

=ZAOKR(A1;1)=0,9

Oto kolejny przykład problemów związanych z dokładnością zapisu liczb. Spróbuj wpro-wadzić do komórki następującą formułę:

=(1,333-1,233)-(1,334-1,234)

Wynikiem działania tej formuły powinna być wartość 0, ale tak się składa, że zwraca onaliczbę -2,220446E-16, która zdecydowanie zerem nie jest, choć stanowi wartość bardzomu bliską.

Jeżeli powyższą formułę umieścisz w komórce A1, podana niżej formuła zwróci tekstNie zero:

=JEŻELI(A1=0;"Zero";"Nie zero")

Z problemami wynikającymi z otrzymywania takich „prawie zerowych wartości” możnasobie poradzić, używając formuły tego typu:

=JEŻELI(MODUŁ.LICZBY(A1)<1E-6;"Zero";"Nie zero")

Formuła ta wykorzystuje operator < (mniejszy niż) do porównania bezwzględnej wartościotrzymanej liczby z pewną bardzo małą liczbą. Formuła ta zwróci oczekiwany wynikZero.

Innym rozwiązaniem jest nakazanie Excelowi takiej zmiany wartości arkusza, żeby byłydopasowane do formatu ich wyświetlania. W tym celu otwórz okno dialogowe Opcjeprogramu Excel (wybierając pozycję Plik/Opcje) i kliknij kartę Zaawansowane. Włączopcję Ustaw dokładność zgodnie z wyświetlaną (znajduje się w sekcji Podczas obliczaniaw tym skoroszycie).

Uaktywnienie opcji Ustaw dokładność zgodnie z wyświetlaną spowoduje taką mo-dyfikację wartości liczbowych zawartych w arkuszach, żeby na stałe były one zgodnez formatem prezentowanym na ekranie. Opcja dotyczy wszystkich arkuszy aktywnegoskoroszytu. Przeważnie opcja nie jest tym, czego się oczekuje. Upewnij się, że rozu-miesz konsekwencje zastosowania opcji Ustaw dokładność zgodnie z wyświetlaną.


Sposób 198. Usuwanie nadmiarowych spacji 363

Sposób 198.Usuwanie nadmiarowych spacji

Często spotykany błąd ma związek z czymś, czego nie można nawet zobaczyć. Mowao znaku spacji. Przyjrzyj się przykładowi z rysunku 198.1. Komórka B2 zawiera formułę,która sprawdza nazwę koloru w komórce B1 i zwraca odpowiedni kod z tabeli. Formuławygląda następująco:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(B1;D1:E7;2;FAŁSZ)

Rysunek 198.1.Prosta formuławyszukująca zwracakod koloru określonegow komórce B1

Na rysunku 198.2 widać, że formuła w komórce B2 zwróciła błąd. Oznacza to, że w tabelinie znaleziono wartości Żółty. Setki tysięcy użytkowników Excela straciło zdecydowaniezbyt wiele czasu na podejmowaniu prób mających na celu stwierdzenie, dlaczego tego ro-dzaju rzecz nie działa. W tym przypadku odpowiedź jest prosta: komórka D4 nie zawierasłowa Żółty. Zamiast niego przechowuje słowo Żółty, za którym występuje spacja. DlaExcela te dwa łańcuchy tekstowe są zupełnie różne.

Rysunek 198.2.Formuła wyszukującanie może znaleźćw tabeli słowa Żółty

Jeżeli arkusz zawiera tysiące wpisów tekstowych, a ponadto bazując na nich, musisz prze-prowadzić operację porównywania, możesz zidentyfikować komórki, w których znajdująsię nadmiarowe spacje i poprawić te komórki. Terminem nadmiarowe spacje identyfikujesię dowolne z następujących znaków występujących we wpisach tekstowych: jedna lubwięcej spacji umieszczonych na początku lub końcu wpisu bądź dwie lub więcej sąsia-dujących spacji.

Metodą identyfikacji tego typu komórki jest zastosowanie formatowania warunkowego.

Aby skonfigurować formatowanie warunkowe, wykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz wszystkie komórki z tekstem, dla których chcesz zastosowaćformatowanie warunkowe.



2. Wykonaj polecenie Narzędzia główne/Style/Formatowanie warunkowe/Nowareguła, żeby otworzyć okno dialogowe Nowa reguła formatowania.

3. W górnej części okna zaznacz opcję Użyj formuły do określenia komórek,które należy sformatować.

4. W dolnej części okna dialogowego wprowadź następującą formułę:=A1<>USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A1)

Uwaga: Formuła zakłada, że komórka A1 jest górną lewą komórką zaznaczenia.Jeśli tak nie jest, w formule wstaw adres górnej lewej komórki zaznaczenia,które określiłeś w kroku 1.

5. Kliknij przycisk Formatuj, aby wyświetlić okno dialogowe Formatowaniekomórek. Określ typ formatowania, które ma być zastosowane dla komórekzawierających nadmiarowe spacje.

Dobrą propozycją jest użycie żółtego koloru wypełnienia.

6. Kliknij przycisk OK, żeby zamknąć okno dialogowe Formatowanie komórek.W celu zamknięcia okna dialogowego Nowa reguła formatowania ponowniekliknij przycisk OK.

Po wykonaniu tych kroków każda komórka zawierająca nadmiarowe spacje i wchodzącaw skład zakresu zaznaczonego w kroku 1. zastosuje ustawione formatowanie. Dzięki temuz łatwością będziesz mógł wychwycić te komórki i usunąć z nich spacje.

Ze względu na sposób działania funkcji USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY formuła w kroku 4.stosuje formatowanie warunkowe również dla wszystkich komórek z wartościamiliczbowymi. Oto trochę bardziej złożona formuła, która nie formatuje komórekz liczbami:

=JEŻELI(NIE(CZY.NIE.TEKST(A1));A1<>USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(A1))

Sposób 199.Graficzne przeglądanie nazw

Jeżeli w swoim arkuszu kalkulacyjnym zdefiniowałeś bardzo wiele nazw, przydatna możesię okazać funkcja pozwalająca na określenie położenia nazwanych zakresów. Na szczę-ście program Excel oferuje Ci taką możliwość. Jest na to bardzo prosty sposób. Wystarczy,abyś zmniejszył widok arkusza (za pomocą kontrolki powiększania znajdującej się napasku stanu), ustawiając współczynnik powiększenia na poziomie 39% lub niższym, a na-zwy zakresów zostaną automatycznie wyświetlone w dokumencie.

Rysunek 199.1 prezentuje przykład arkusza z nazwanym zakresem Baza_danych.


Sposób 200. Odszukiwanie „ślepych” łączy 365

Rysunek 199.1.Program Excelwyświetla nazwyzakresów, gdy ustawiszwspółczynnikpowiększenia arkuszana 39% lub na mniejsząwartość

Sposób 200.Odszukiwanie „ślepych” łączy

Po otwarciu pliku skoroszytu możesz czasami zobaczyć okno dialogowe komunikatuprzedstawione na rysunku 200.1. Jeżeli skoroszyt rzeczywiście zawiera jakieś łącza, jest tokomunikat, którego się spodziewasz. Czasem jednak okno to pojawia się na ekranie, mimoże w otwieranym pliku nie ma żadnych formuł korzystających z łączy.



Rysunek 200.1.W taki sposób programExcel pyta Cię o chęćzaktualizowaniałączy w skoroszycie

Aby pozbyć się tego typu nieaktualnych łączy, powinieneś najpierw kliknąć w oknie przy-cisk Edytuj łącza (lub wybrać polecenie Plik/Informacje/Edytuj łącza do plików) w celuwywołania okna dialogowego Edytowanie łączy. W oknie tym należy wybrać odpowiedniełącze i kliknąć przycisk Przerwij łącze. Zapisz skoroszyt i załaduj go ponownie. Zauważ,że polecenie Edytuj łącza do plików jest niedostępne, jeśli skoroszyt nie zawiera żadnychłączy.

Jeśli działanie to nie rozwiąże problemu, może się okazać, że takie łącze związane jestz błędną nazwą funkcjonującą w skoroszycie — mogło ono zostać utworzone w czasiekopiowania arkuszy zawierających nazwy. Aby poradzić sobie w tej sytuacji, wywołajpolecenie Formuły/Nazwy zdefiniowane/Menedżer nazw i w oknie dialogowym Menedżernazw przejrzyj listę nazw istniejących w skoroszycie. Gdy znajdziesz nazwę, która odwo-łuje się do adresu #ADR!, usuń ją. Działanie takie powinno spowodować pozbycie się „ślepe-go” łącza ze skoroszytu.

Sposób 201.Różnica między wartościamiwyświetlanymi a rzeczywistymi

Może Ci się przydarzyć sytuacja, w której wynik dodawania wartości przechowywanychw pewnym zakresie będzie się wydawał niepoprawny. Na rysunku 201.1 przedstawionyzostał arkusz kalkulacyjny zawierający prosty przykład takiej sytuacji. W komórkach B3:B5tego arkusza umieszczona została formuła:

=1/3

Rysunek 201.1.Prosty przykładzestawu liczb, którychdodanie powodujeotrzymanie pozornieniewłaściwego wyniku

W komórce B6 znajduje się następująca formuła:=SUMA(B3:B5)

Wszystkie wykorzystywane tu komórki zostały sformatowane w taki sposób, aby wy-świetlać liczby z dokładnością do dwóch miejsc dziesiętnych po przecinku. Jak widać,



formuła umieszczona w komórce B6 wydaje się działać niewłaściwie, gdyż poprawnymwynikiem przeprowadzanych przez nią obliczeń powinna być wartość 0,99. Formuła tadziała jednak poprawnie, ale używa prawdziwych wartości znajdujących się w komórkachB3:B5, nie zaś liczb, które są w nich wyświetlane.

Jeśli wydaje Ci się to konieczne, możesz nakazać programowi, aby korzystał w swychobliczeniach z wartości wyświetlanych w arkuszu. Osiągnąć to możesz, zaznaczając poleopcji Ustaw dokładność zgodnie z wyświetlaną znajdujące się w zakładce Zaawansowaneokna dialogowego Opcje programu Excel. W celu wywołania tego okna kliknij przyciskPlik/Opcje.

Zazwyczaj jednak używanie opcji Ustaw dokładność zgodnie z wyświetlaną nie będzienajlepszym rozwiązaniem tego typu problemów. Ustawienie to bowiem ma wpływ nietylko na formuły, lecz również na zwykłe wartości przechowywane w arkuszu. Jeśli zatemna przykład w komórce znajduje się wartość 4,68, która wyświetlana bez części ułamko-wej ma w arkuszu postać 5, zaznaczenie opcji Ustaw dokładność zgodnie z wyświetlanąspowoduje przekonwertowanie tej wartości z 4,68 na 5,00. Zmiana ta będzie miała charaktertrwały, co oznacza, że późniejsze zrezygnowanie z używania opcji Ustaw dokładność zgod-nie z wyświetlaną nie będzie skutkowało przywróceniem oryginalnej wartości liczby.

Zdecydowanie lepszym wyjściem będzie w tej sytuacji wykorzystanie oferowanej przezprogram Excel funkcji ZAOKR, która pozwoli zaokrąglić wartość do określonej liczbymiejsc po przecinku. W tym przykładzie zakres komórek B3:B5 powinien zawieraćnastępującą formułę:

=ZAOKR(1/3;2)

Zsumowanie wartości znajdujących się w tych komórkach spowoduje otrzymanie spo-dziewanej liczby 0,99.

Sposób 202.Śledzenie powiązańwystępujących pomiędzy komórkami

Komórki typowego arkusza kalkulacyjnego połączone są siecią wzajemnych, czasembardzo skomplikowanych relacji. Twoje próby znalezienia błędów występującychw formułach będą zdecydowanie efektywniejsze, gdy należycie zrozumiesz dwa pod-stawowe pojęcia, takie jak poprzedniki komórki oraz zależności komórki:

Poprzedniki komórki — pojęcie to znajduje zastosowanie tylko w przypadkukomórki zawierającej formułę. Poprzedniki są to komórki, które mają wpływna wynik działania formuły. Bezpośredni poprzednik to komórka, która jestwprost wykorzystywana w treści formuły. Poprzednik pośredni to komórka,która nie jest bezpośrednio używana w formule, ale jest wykorzystywana przezkomórkę, do której formuła się odwołuje.



Zależności komórki — są to komórki formuł, których wynik jest zależnyod danej komórki. Zależnościami określonej komórki są wszystkie komórkiprzechowujące formuły, w których wykorzystywana jest ta komórka.Komórka zawierająca formułę również może być zależnością bezpośredniąlub pośrednią.

Znalezienie poprzedników komórki przechowującej formułę pozwala zwykle na wyja-śnienie powodu, dla którego formuła nie działa poprawnie. Równie przydatna bywa takżewiedza na temat komórek formuł, których wynik zależny jest od określonej komórkiarkusza. Jeśli na przykład masz zamiar usunąć jakąś formułę, niezbędne może się okazaćsprawdzenie, czy nie posiada ona jakichś zależności.

Identyfikowanie poprzedników

Komórki, które są wykorzystywane przez formułę znajdującą się w bieżącej komórce,możesz odnaleźć za pomocą wielu różnych metod. Oto one:

Naciśnij klawisz F2. Działanie to spowoduje, że komórki bezpośrednioużywane przez formułę zostaną oznaczone kolorowymi ramkami, którychbarwy będą odpowiadały kolorom odwołań do komórek widocznych w treściformuły.

Wyświetl okno dialogowe Przechodzenie do — specjalnie (wykonaj polecenieNarzędzia główne/Edytowanie/Znajdź i zaznacz/Przejdź do — specjalnie).Tam należy wybrać opcję Poprzedniki oraz opcję Tylko bezpośrednie, abyzaznaczyć jedynie komórki poprzedzające wprost daną komórkę, bądź też opcjęWszystkie poziomy, aby wybrać komórki bezpośrednich i pośrednich poprzedników.Kliknij przycisk OK, a program Excel zaznaczy komórki poprzedników danejformuły.

Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+[ w celu zaznaczenia wszystkichbezpośrednich poprzedników komórki znajdujących się w bieżącym arkuszukalkulacyjnym.

Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+Shift+[ w celu zaznaczenia wszystkich(bezpośrednich i pośrednich) poprzedników komórki znajdujących sięw bieżącym arkuszu kalkulacyjnym.

Kliknij przycisk Formuły/Inspekcja formuł/Śledź poprzedniki. Excel wyrysujestrzałki, które identyfikują poprzedniki komórki. Wielokrotne kliknięcie tegoprzycisku spowoduje pokazywanie kolejnych poziomów poprzedników. W celuukrycia strzałek zastosuj polecenie Formuły/Inspekcja formuł/Usuń strzałki.

Zauważ, że wszystkie powyższe metody są ograniczone do identyfikowania komórekpoprzedników wyłącznie w obrębie arkusza, który zawiera formułę. Na rysunku 202.1przedstawiony został arkusz kalkulacyjny, w którym widoczne są strzałki oznaczającezwiązki formuły znajdującej się w komórce C13 z komórkami jej poprzedników.



Rysunek 202.1. W tym arkuszu wyświetlane są strzałki wskazujące poprzedniki dla formuły znajdującej sięw komórce C13

Identyfikowanie zależności

Komórki przechowujące formuły zależne od wartości określonej komórki odnaleźćmożna na kilka sposobów. Oto one:

Wyświetl okno dialogowe Przechodzenie do — specjalnie. W nim należywybrać opcję Zależności oraz opcję Tylko bezpośrednie, aby zaznaczyć jedyniekomórki zależne wprost od danej komórki, bądź też opcję Wszystkie poziomy, abywybrać komórki zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich zależności. Kliknijprzycisk OK, a program Excel zaznaczy komórki formuł zależnych od danejkomórki.

Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+] w celu zaznaczenia wszystkich komórekbezpośrednio zależnych od komórki, które znajdują się w bieżącym arkuszukalkulacyjnym.

Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+Shift+] w celu zaznaczenia wszystkichkomórek bezpośrednio i pośrednio zależnych od komórki, które znajdują sięw bieżącym arkuszu kalkulacyjnym.

Kliknij przycisk Formuły/Inspekcja formuł/Śledź zależności. Excel wyświetlistrzałki oznaczające powiązania z komórkami zależnymi od danej komórki.Wielokrotne wybranie tego przycisku spowoduje pokazywanie kolejnychpoziomów zależności między komórkami. W celu ukrycia strzałek użyj poleceniaFormuły/Inspekcja formuł/Usuń strzałki.

Również te metody są ograniczone do identyfikowania komórek zależnych wyłączniew obrębie aktywnego arkusza.


Rozdział 12.

Podstawy języka VBAi korzystanie z makr

Nawet jeśli nie wiesz zupełnie nic na temat języka VBA i nie masz abso-lutnie żadnego pojęcia o makrach programu Excel, z pewnością prze-konasz się wkrótce, że niektóre ze sposobów przedstawionych w tymrozdziale zaostrzą tylko Twój apetyt na wiedzę dotyczącą tej dziedziny.Jeżeli zaś rozpocząłeś już swą przygodę z makrami, rozdział ten wskażeCi kilka bardzo przydatnych sposobów ich wykorzystania.


372 Rozdział 12. ♦ Podstawy języka VBA i korzystanie z makr

Spis sposobówSposób 203. Podstawowe informacje o makrach i języku VBA 373

Sposób 204. Rejestrowanie makra 374

Sposób 205. Uruchamianie makr 376

Sposób 206. Różnice między funkcjami a procedurami 379

Sposób 207. Tworzenie prostych funkcji arkusza kalkulacyjnego 380

Sposób 208. Opisywanie argumentów funkcji 382

Sposób 209. Sprawianie, by Excel przemówił 384

Sposób 210. Ograniczenia funkcji niestandardowych 385

Sposób 211. Wywoływanie poleceń Wstążki za pomocą makra 386

Sposób 212. Zagadnienia bezpieczeństwa związane z makrami 387

Sposób 213. Korzystanie ze skoroszytu makr osobistych 388


Sposób 203. Podstawowe informacje o makrach i języku VBA 373

Sposób 203.Podstawowe informacjeo makrach i języku VBA

Terminy makro i VBA pozostają wielką tajemnicą dla większości użytkowników programuExcel. Przedstawiłem tutaj nieco informacji, które pozwolą Ci zdecydować, czy umiejęt-ność tworzenia i używania makr Excela może Ci się do czegoś przydać.

Czym jest makro?

Makro jest ciągiem instrukcji pozwalających na automatyczne wykonywanie pewnychczynności w programie Excel. Dzięki nim możesz zwiększyć wydajność swojej pracyi zmniejszyć liczbę popełnianych przy tym błędów. Do tworzenia makr służy językskryptowy o nazwie VBA (skrót od ang. Visual Basic for Applications — Visual Basic dlaaplikacji). Korzystając z niego, możesz na przykład zaimportować dane z pliku tekstowego,sformatować go i zapisać jako skoroszyt. Po jednorazowym utworzeniu makra będzieszje mógł wielokrotnie wykorzystywać i automatycznie wykonywać serie czasochłonnychi pracochłonnych czynności, co pozwoli Ci na zaoszczędzenie znacznej ilości czasu.

Wbrew pozorom wcale nie musisz być bardzo zaawansowanym użytkownikiem, aby two-rzyć proste makra VBA i korzystać z nich. Rejestrator makr może bowiem włączyć nawetpoczątkujący użytkownik Excela, a wykonane przez niego czynności zostaną zapisaneprzez program i automatycznie zmienione w odpowiednie komendy języka VBA. Wy-konanie makra spowoduje po prostu ponowne przeprowadzenie zarejestrowanych operacji.

Nieco bardziej doświadczeni użytkownicy mogą pisać kod informujący aplikację o czyn-nościach, które mają zostać przez nią wykonane, a których nie da się w żaden sposóbzarejestrować. Przykładem może tu być utworzenie procedury wywołującej niestandar-dowe okna dialogowe, dodającej nowe polecenia do menu programu czy przetwarzającejdane w kilku skoroszytach.

Czego makro może dokonać?

VBA stanowi język programowania o bardzo dużych możliwościach i wielu zastoso-waniach. Znajdująca się poniżej lista zawiera opis tylko kilku czynności, które możnawykonać przy użyciu makr VBA:

Wstawianie łańcucha znakowego lub formuły — jeśli często jesteś zmuszonydo umieszczania w arkuszach kalkulacyjnych nazwy swojej firmy, możeszopracować proste makro, które uwolni Cię od konieczności ciągłego wpisywaniatej informacji z klawiatury (a nawet sformatuje komórkę). Funkcja AutokorektaExcela potrafi wstawić tekst, lecz nie wykona żadnej operacji formatowania.



Automatyzacja często wykonywanej procedury — Twoim obowiązkiem możena przykład być przygotowywanie comiesięcznych podsumowań jakichś danych.Jeśli proces ten jest stosunkowo prosty, możesz zaprojektować makro, którewykona za Ciebie odpowiednie czynności.

Automatyzacja powtarzających się operacji — jeżeli zdarza Ci się koniecznośćpowtarzania tego samego działania w kolejnych 12 skoroszytach, prościej będzieraz zarejestrować makro podczas wykonywania ciągu operacji, a następniewykorzystać je do powtórzenia odpowiednich czynności w kolejnych skoroszytach.

Tworzenie własnych poleceń — możesz na przykład połączyć kilka poleceńExcela w celu utworzenia jednej komendy, która zawierać będzie szereg działańi którą będzie można wywołać za pomocą jednego naciśnięcia klawisza lubkliknięcia przyciskiem myszki.

Tworzenie przycisku niestandardowego — przy użyciu własnych przycisków,które posłużą do wywoływania napisanych przez Ciebie makr, możesz dostosowaćoferowany przez program Excel pasek narzędzi Szybki dostęp lub Wstążkę.

Automatyczne odpowiadanie na zdarzenia — możesz tworzyć makra, którebędą automatycznie wykonywane w momencie wystąpienia określonego zdarzenia.Na przykład możesz napisać makro odpowiadające na zdarzenie WorksheetChange,które jest generowane po zmodyfikowaniu komórki arkusza. Excel obsługujeteż wiele innych zdarzeń.

Tworzenie uproszczonego interfejsu programu dla użytkownikównieznających zbyt dobrze Excela — możesz na przykład opracowaćidiotoodporny szablon służący do wprowadzania danych.

Opracowywanie nowych funkcji arkusza kalkulacyjnego — mimo że Exceloferuje szeroki wybór funkcji wbudowanych, możesz opracować własne funkcje,które w znaczny sposób uproszczą tworzone przez Ciebie formuły.

Tworzenie kompletnych, korzystających z makr aplikacji — makra Excelaumożliwiają wyświetlanie niestandardowych okien dialogowych i mogą byćwywoływane przez polecenia dodane do Wstążki.

Tworzenie niestandardowych dodatków do programu Excel — większośćdodatków dostarczanych wraz z Excelem zostało opracowanych przy użyciumakr oferowanych przez aplikację.

Sposób 204.Rejestrowanie makra

Najprostszą metodą rozpoczęcia nauki tworzenia i używania makr Excela jest skorzystaniez narzędzia służącego do rejestrowania makr w celu zapisania sekwencji określonychdziałań, a następnie odtworzenie tych czynności (operacja inaczej nazywana uruchomie-niem makra).


Sposób 204. Rejestrowanie makra 375

Przeprowadzenie zaprezentowanej tu procedury pozwoli niewtajemniczonym użytkow-nikom aplikacji zapoznać się z metodą tworzenia i korzystania z makr programu Excel.Zamieszczony tu przykład przedstawia sposób zarejestrowania prostego makra, którew aktywnej komórce umieszcza Twoje imię.

Tworzenie makra

Aby opracować makro, postępuj według podanych niżej instrukcji:

1. Uaktywnij pustą komórkę.

2. Kliknij przycisk Zarejestruj makro widoczny z lewej strony paska stanu.

Na ekranie pojawi się okno dialogowe Rejestrowanie makra.

3. Korzystając z pola tekstowego Nazwa makra:, zastąp widoczną w nim standardowąnazwę Makro1 nazwą złożoną z jednego słowa.

Dobra nazwa to MojeImie.

4. Przypisz tworzone makro do skrótu klawiaturowego Ctrl+Shift+N przezwpisanie wielkiej litery N w polu Klawisz skrótu:.

5. Kliknij przycisk OK. Spowoduje to zamknięcie okna dialogowegoRejestrowanie makra i rozpoczęcie rejestrowania działań.

6. W zaznaczonej komórce wprowadź imię i naciśnij klawisz Enter.

7. Praca nad makrem dobiegła końca, kliknij więc przycisk Zatrzymajrejestrowanie zlokalizowany na pasku stanu.

Przedstawione tu makro jest bardzo proste. Podczas tworzenia swoich prawdziwych makrbędziesz zwykle rejestrować o wiele większe ilości operacji niż w tym przykładzie.

Sprawdzanie kodu makra

Makro zostało zapisane w nowym module VBA o nazwie Module1 (Moduł1). Jeśli Cięto interesuje, możesz przyjrzeć się odpowiednim instrukcjom języka Visual Basic, za po-mocą których zostało ono zapisane. Aby zobaczyć kod modułu, musisz wywołać oknonarzędzia Edytor Visual Basic (VBE). Zastosuj kombinację klawiszy Alt+F11, żebyprzełączyć się między oknem edytora VBE i oknem Excela.

W edytorze VBE okno projektu (Project) wyświetla listę wszystkich otwartych skoroszy-tów i dodatków do programu. Lista ta widoczna jest w postaci drzewa, którego gałęziemogą być rozwijane i zwijane zależnie od potrzeb. Kod zapisany dla zarejestrowanegoprzez Ciebie makra jest przechowywany w module o nazwie Module1 znajdującymsię w bieżącym skoroszycie. Dwukrotne kliknięcie tej nazwy spowoduje wyświetlenieokna kodu (Code), w którym widoczna będzie zawartość odpowiedniego modułu.

Na rysunku 204.1 przedstawiono edytor VBA, w którego oknie kodu wyświetlany jest kodzarejestrowanego przed chwilą makra.



Rysunek 204.1.Makro MojeImiezostałowygenerowaneprzez rejestratormakr programuExcel

Zwróć uwagę na fakt, że Excel wstawił na samym początku procedury kilka linii ko-mentarzy, które zaczynają się od znaku apostrofu. Komentarze te stanowią dane widocznew oknie dialogowym Rejestrowanie makra i nie są tak naprawdę do niczego potrzebne— poza tym, że zawierają treść czysto informacyjną. Możesz je zatem spokojnie usunąć,nie obawiając się, że w jakikolwiek sposób wpłynie to na działanie makra.

Testowanie działania makra

Przed przystąpieniem do rejestrowania makra ustawiłeś opcję, której zadaniem jest przy-pisanie go do kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+N. W celu sprawdzenia makra przywróćokno Excela, używając kombinacji klawiszy Alt+F11.

Gdy znajdziesz się w oknie Excela, przejdź do dowolnego arkusza kalkulacyjnego. Możeto być arkusz należący do skoroszytu zawierającego moduł VBA lub do każdego innegootwartego w danej chwili skoroszytu. Zaznacz pojedynczą komórkę lub cały zakres ko-mórek i naciśnij kombinację klawiszy Ctrl+Shift+N. Makro natychmiast umieści w ko-mórce imię.

W zaprezentowanym tu przykładzie mogłeś zauważyć, że komórka została zaznaczonajeszcze przed rozpoczęciem rejestrowania makra. Szczegół ten jest bardzo istotny.Jeśli bowiem zaznaczysz komórkę po włączeniu rejestratora makra, uwzględnionaw nim zostanie ta właśnie konkretna komórka. W takim wypadku makro będzie zawszewstawiać imię do tej komórki i nie będzie miało tak uniwersalnego zastosowania.

Sposób 205.Uruchamianie makr

Jeśli utworzysz makro, musisz je jakoś uruchomić. Niniejszy sposób opisuje wszystkiemetody wywoływania makra w Excelu 2010.


Sposób 205. Uruchamianie makr 377

Zastosowanie okna dialogowego MakroWszystkie dostępne makra są wyszczególnione w oknie dialogowym Makro. Aby makrostało się dostępne, musi zostać otwarty zawierający je skoroszyt. W celu wyświetlenia tegookna wykonaj polecenie Widok/Makra/Makra (lub użyć kombinacji klawiszy Alt+F8).Okno dialogowe Makro prezentuje listę makr. Wystarczy zaznaczyć makro i kliknąć przy-cisk Uruchom.

Użycie okna edytora Visual Basic

Makra możesz uruchamiać bezpośrednio z poziomu edytora VBE (Visual Basic Editor).Jednak niewątpliwie nie jest to najwygodniejsza metoda. Zastosuj kombinację klawiszyAlt+F11, żeby uaktywnić okno edytora VBE, a następnie zlokalizuj projekt i moduł kodumakra. Kursor umieść w dowolnym miejscu kodu i z menu Run wybierz polecenie RunSub/UserForm (lub naciśnij klawisz F5).

Zastosowanie klawisza skrótu

Gdy zaczniesz rejestrować makro, okno dialogowe Rejestrowanie makra umożliwi okre-ślenie dla makra klawisza skrótu. Jeżeli później będziesz chciał zmienić klawisz skrótu lubzdefiniować skrót dla makra, które nie dysponuje nim, wykonaj następujące kroki:

1. Użyj kombinacji klawiszy Alt+F8, żeby wyświetlić okno dialogowe Makro.

2. W oknie tym z listy wybierz nazwę makra.

3. Kliknij przycisk Opcje. Excel otworzy okno dialogowe Opcje makra.

4. Określ klawisz skrótu i kliknij przycisk OK, żeby powrócić do okna Makro.

5. Kliknij przycisk Anuluj, aby zamknąć okno dialogowe Makro.

Przypisywanie makra do przyciskuMożesz do arkusza dodać przycisk, a następnie klikając go, uruchomić makro.

Aby można było dodać przycisk do arkusza, musi być widoczna karta Deweloper.W celu jej wyświetlenia kliknij przycisk Plik/Opcje. W oknie dialogowym Opcje programuExcel wybierz kartę Dostosowywanie Wstążki i umieść symbol zaznaczenia obokpozycji Deweloper.

Wykonaj poniższe kroki, żeby do arkusza dodać przycisk i przypisać do niego makro.

1. Wykonaj polecenie Deweloper/Formanty/Wstaw, a następnie w sekcjiFormanty formularza kliknij kontrolkę Przycisk.

2. W celu umieszczenia przycisku w obrębie arkusza kliknij w dowolnym jegomiejscu.

Excel wyświetli okno dialogowe Przypisywanie makra.



3. W oknie tym z listy wybierz makro.

4. Kliknij przycisk OK, żeby zamknąć okno dialogowe Przypisywanie makra.

5. Jeżeli chcesz zmienić tekst widoczny na przycisku, tak żeby lepiej opisywałjego przeznaczenie, prawym przyciskiem kliknij przycisk i z menu podręcznegowybierz pozycję Edytuj tekst.

Po wykonaniu tych kroków kliknięcie przycisku spowoduje uruchomienie powiązanegomakra.

Przypisywanie makra do kształtu

Możesz również przypisać makro do obiektu kształtu znajdującego się w obrębie arkusza.Wystarczy prawym przyciskiem myszy kliknąć kształt i z menu podręcznego wybraćpolecenie Przypisz makro. W oknie dialogowym Przypisywanie makra wybierz makroi kliknij przycisk OK.

Po zrealizowaniu tych czynności kliknięcie kształtu spowoduje wywołanie makra.

Dodawanie przycisku do paska narzędzi Szybki dostęp

Inną metodą uruchamiania makra jest przypisanie go przyciskowi paska narzędzi Szybkidostęp. Oto wymagane kroki:

1. Prawym przyciskiem myszy kliknij pasek narzędzi Szybki dostęp i z menuwybierz polecenie Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp. Pojawi się oknodialogowe Opcje programu Excel.

2. Z listy rozwijanej widocznej z lewej strony wybierz pozycję Makra.

Zostanie wyświetlona lista dostępnych makr.

3. Na liście zaznacz makro i kliknij przycisk Dodaj.

4. Opcjonalnie możesz kliknąć przycisk Modyfikuj, a następnie wybrać inną ikonęi podać nową nazwę przycisku paska narzędzi Szybki dostęp.

Dodawanie przycisku w obrębie Wstążki

Excel 2010 umożliwia użytkownikom modyfikowanie Wstążki. Obejmuje to dodawanieprzycisków, które uruchamiają makra, musisz jednak w tym celu dodać do Wstążki nowągrupę (nie możesz dodać przycisku do grupy wbudowanej). Aby przypisać makro do przyci-sku Wstążki:

1. Prawym przyciskiem myszy kliknij Wstążkę i wybierz polecenie DostosujWstążkę, by otworzyć okno dialogowe Opcje programu Excel.

2. Na liście po prawej stronie kliknij kartę, a następnie przycisk Nowa grupa w celuutworzenia nowej grupy na wybranej karcie.


Sposób 206. Różnice między funkcjami a procedurami 379

3. Z listy rozwijanej po lewej stronie wybierz pozycję Makra.

Zostanie wyświetlona lista dostępnych makr.

4. Wybierz makro z listy i kliknij przycisk Dodaj.

Przycisk Zmień nazwę umożliwia podanie nazwy dla utworzonego przycisku i nowejgrupy.

Sposób 206.Różnice między funkcjamia procedurami

Dostępne w Excelu makra VBA należą do dwóch podstawowych kategorii — procedurSub oraz procedur Function. Tutaj znajdziesz opis różnic występujących między tymidwoma typami.

Procedury Sub VBA

O procedurach Sub możesz myśleć jak o nowych poleceniach programu. W skoroszycieExcela możesz umieścić dowolną liczbę tego typu procedur. Na rysunku 206.1 przedsta-wione zostało okno kodu zawierające prostą procedurę Sub. Po wykonaniu tego kodu dlaaktywnego arkusza zostanie wyświetlony lub ukryty znak podziału strony.

Rysunek 206.1.Prosta, ale przydatnaprocedura VBA

Procedury typu Sub zawsze rozpoczyna słowo kluczowe Sub, po którym następuje nazwamakra i para nawiasów okrągłych. Koniec procedury oznaczany jest słowami kluczowymiEnd Sub. Wiersze znajdujące się między słowami kluczowymi Sub i End Sub stanowiąwłaściwy kod procedury.

Procedurę Sub języka VBA możesz wykonać na kilka sposobów. Możesz na przykładzastosować kombinację klawiszy Alt+F8, a następnie zaznaczyć makro w oknie dialogo-wym Makro. Inne metody uruchamiania procedur Sub opisano w treści sposobu 205.

Wynikiem rejestrowania makra jest zawsze procedura Sub.



Funkcje VBADrugim typem procedur VBA jest procedura Function. Procedura Function zawsze zwracajedną wartość, dokładnie tak jak funkcje arkusza kalkulacyjnego, które również zwracająpojedyncze wartości określonego typu. Procedura Function VBA może być wywołanaz poziomu innych procedur VBA lub używana w formułach arkusza w taki sam sposób,jak oferowane przez program Excel standardowe funkcje arkusza kalkulacyjnego.

Na rysunku 206.2 przedstawiono kod funkcji niestandardowej o nazwie User. Funkcjata po prostu zwraca nazwę użytkownika (określoną w oknie dialogowym Opcje progra-mu Excel). Procedura Function wygląda bardzo podobnie jak procedura Sub, zauważjednak, że procedury Function rozpoczynają się od słowa kluczowego Function, a kończąinstrukcją End Function.

Rysunek 206.2.Procedura Functionzwracająca nazwęużytkownika

Oto przykład formuły arkuszowej korzystającej z tej funkcji:=PERSONAL.XLSB!User()

Formuła ta zakłada, że funkcję User zdefiniowano w skoroszycie makr osobistych. Jeślifunkcja jest zdefiniowana w skoroszycie, który zawiera formułę, możesz pominąć odwo-łanie i użyć następującej formuły:

=User()

Sposób 207.Tworzenie prostych funkcjiarkusza kalkulacyjnego

Program Excel oferuje bardzo wiele funkcji arkusza kalkulacyjnego, czasami jednak bę-dziesz potrzebował czegoś innego niż zestaw możliwości standardowo udostępnianych Ciprzez aplikację. Tutaj znajdziesz kilka przykładów niestandardowych funkcji, które mogąznaleźć zastosowanie w tworzonych przez Ciebie formułach arkusza kalkulacyjnego.

Procedury typu Function muszą być umieszczane w zwykłym module VBA. Jeśli Twójskoroszyt nie zawiera żadnych modułów VBA, powinieneś otworzyć okno edytora VisualBasic, w oknie projektu zaznaczyć nazwę swojego skoroszytu i z menu wybrać polecenieInsert/Module (Wstaw/Moduł).


Sposób 207. Tworzenie prostych funkcji arkusza kalkulacyjnego 381

Zwracanie nazwy użytkownika

Przedstawiona poniżej funkcja NAZWAUŻYTKOWNIKA wyświetla nazwę użytkownika pro-gramu, czyli informację znajdującą się wśród ustawień widocznych w zakładce Ogólneokna dialogowego Opcje:

Function NAZWAUŻYTKOWNIKA() NAZWAUŻYTKOWNIKA = Application.UserNameEnd Function

Aby skorzystać z tej funkcji, powinieneś wpisać do komórki arkusza następującą formułę:=NAZWAUŻYTKOWNIKA()

Sprawdzanie, czy komórka zawiera formułę

Umieszczona tu funkcja KOMÓRKAZAWIERAFORMUŁĘ przyjmuje argument będący odwołaniemdo pojedynczej komórki arkusza i zwraca wartość PRAWDA, gdy w komórce tej znajduje sięformuła:

Function KOMÓRKAZAWIERAFORMUŁĘ(komórka) As Boolean'Zwraca wartość PRAWDA, gdy komórka zawiera formułę KOMÓRKAZAWIERAFORMUŁĘ = komórka.Range("A1").HasFormulaEnd Function

Jeśli jako argument wywołania funkcji podane zostanie odwołanie do zakresu komórek,sprawdzona przez nią zostanie komórka znajdująca się w lewym górnym rogu obszaru.

Zwracanie nazwy arkusza kalkulacyjnego

Przedstawiona poniżej funkcja NAZWAARKUSZA przyjmuje jeden argument będący odwoła-niem do zakresu i zwraca nazwę arkusza kalkulacyjnego, w którym znajduje się ten zakres:

Function NAZWAARKUSZA(zakres) As String'Zwraca nazwę arkusza, do którego należy zakres NAZWAARKUSZA = zakres.Parent.NameEnd Function

Zwracanie nazwy skoroszytu

Zaprezentowana tu funkcja NAZWASKOROSZYTU zwraca nazwę pliku skoroszytu, w którymznajduje się jej wywołanie:

Function NAZWASKOROSZYTU() As String'Zwraca nazwę skoroszytu, do którego należy komórka przechowująca wywołanie funkcji NAZWASKOROSZYTU = Application.Caller.Parent.Parent.NameEnd Function



Odwracanie łańcucha tekstowego

Przedstawiona poniżej funkcja ODWRÓĆTEKST zwraca ciąg znaków stanowiący przepisanyod końca tekst podany jako argument jej wywołania:

Function ODWRÓĆTEKST(tekst) As String'Zwraca odwrócony tekst będący argumentem wywołania ODWRÓĆTEKST = StrReverse(tekst)End Function

Wyodrębnianie n-tego elementu łańcucha tekstowego

Funkcja WYDOBĄDŹELEMENT wyodrębnia wskazany fragment łańcucha znaków rozdzie-lanego określonym znakiem separatora. Załóżmy, że w komórce A1 umieszczony zostałnastępujący tekst:

123-456-789-9133-8844

Przedstawiona poniżej formuła zwróci tekst 9133, stanowiący czwarty z kolei element całegołańcucha znakowego. W ciągu tym zastosowano znak łącznika (-) w charakterze sepa-ratora oddzielającego poszczególne części tekstu.

=WYDOBĄDŹELEMENT(A1;4;"-")

Funkcja WYDOBĄDŹELEMENT przyjmuje trzy następujące argumenty:

Tekst — ciąg znaków, z którego należy wyodrębnić wskazany fragment. Możeto być tekst podany wprost w wywołaniu funkcji lub odwołanie do przechowującejgo komórki arkusza kalkulacyjnego.

n — liczba całkowita wskazująca element do wyodrębnienia.

Separator — pojedynczy znak wykorzystywany w ciągu jako separator.

Kod funkcji ma następującą postać:Function WYDOBĄDŹELEMENT(Tekst, n, Separator) As String'Zwraca n-ty element podanego łańcucha tekstowego, przy czym'elementy są rozdzielane przez określony znak separatora Dim WszystkieElementy As Variant WszystkieElementy = Split(Tekst, Separator) WYDOBĄDŹELEMENT = WszystkieElementy(n - 1)End Function

Sposób 208.Opisywanie argumentów funkcji

Gdy używasz okna dialogowego Wstawianie funkcji programu Excel do wstawieniawbudowanej funkcji arkuszowej, kliknięcie przycisku OK spowoduje wyświetlenie oknadialogowego Argumenty funkcji, które ułatwia wprowadzenie dla niej argumentów.


Sposób 208. Opisywanie argumentów funkcji 383

Za pomocą okna dialogowego Wstawianie funkcji możesz umieścić w formule niestan-dardową funkcję VBA. Okno dialogowe Argumenty funkcji nie wyświetli wówczas opi-sów argumentów, jednakże nowa funkcja programu Excel 2010 umożliwia tworzenie dlaniestandardowych funkcji VBA takich opisów.

Aby zademonstrować, jak to działa, skorzystam z funkcji WYDOBĄDŹELEMENT wyszcze-gólnionej w sposobie 207.

Function WYDOBĄDŹELEMENT(Tekst, n, Separator) As String'Zwraca n-ty element podanego łańcucha tekstowego, przy czym'elementy są rozdzielane przez określony znak separatora Dim WszystkieElementy As Variant WszystkieElementy = Split(Tekst, Separator) WYDOBĄDŹELEMENT = WszystkieElementy(n-1)End Function

Aby zapewnić opisy argumentów dla tej funkcji, musisz utworzyć i wykonać makro. Pouruchomieniu następującego makra udostępniony zostaje opis dla funkcji, a także dlakażdego z trzech argumentów:

Sub SpecifyDescriptions() Dim D0 As String, D1 As String Dim D2 As String, D3 As String D0 = “Zwraca określony element z łańcucha używającego znaku separatora” D1 = “Łańcuch tekstowy, z którego jest wyodrębniany element” D2 = “Liczba całkowita reprezentująca element do wyodrębnienia” D3 = “Pojedynczy znak używany jako separator” Application.MacroOptions _ Macro:=”WYDOBĄDŹELEMENT”, _ Description:=D0, _ ArgumentDescriptions:=Array(D1, D2, D3)End Sub

Na rysunku 208.1 pokazano, jak funkcja jest wyświetlana w oknie dialogowym Argu-menty funkcji. Zauważ, że musisz uruchomić to makro tylko raz. Opisy są przechowywanew skoroszycie zawierającym definicję funkcji.

Rysunek 208.1.Wstawianieniestandardowejfunkcji VBA z opisamiargumentów



Sposób 209.Sprawianie, by Excel przemówił

Tutaj znajdziesz opis metody zmuszenia programu do sprawdzania zawartości określonejkomórki arkusza i słownego powiadamiania użytkownika o zmianach zachodzących w tejkomórce (wykorzystującego możliwości narzędzia Tekst na mowę). Używane jest tu makroobsługi zdarzenia, a dokładniej — makro noszące nazwę Worksheet_ Calculate (Obli-czanie_arkusza).

Więcej informacji na temat możliwości narzędzia Tekst na mowę znajdziesz w opisiesposobu 38.

Makro Worksheet_Calculate należy umieścić w module kodu arkusza kalkulacyjnegozawierającego komórkę, która ma być obserwowana. Najprostszym sposobem przejściado tego modułu jest kliknięcie zakładki arkusza prawym przyciskiem myszki i wybraniez menu kontekstowego polecenia Wyświetl kod.

Przy tworzeniu zamieszczonego poniżej kodu makra przyjęte zostało założenie, że w ko-mórce A1 znajduje się pewna suma i że jest to właśnie wartość, która ma być sprawdzana.W zależności od spełnienia jednego z sześciu różnych warunków wybrane do odczytaniazostanie jedno z sześciu zdań podanych w kodzie makra. Jeśli zatem w komórce A1 znaj-dzie się na przykład wartość 1 050, narzędzie przeczyta zdanie „Przekroczyłeś budżet”.

Możesz tu, oczywiście, dodać dowolną liczbę warunków i odpowiednio zmienić przedziałyliczbowe w celu ich obsłużenia.

Private Sub Worksheet_Calculate() With Application.Speech Select Case Range("A1") Case Is < 600: .Speak "Znajdujesz się poniżej budżetu" Case 601 To 900: .Speak "Mieścisz się w budżecie" Case 901 To 999: .Speak "Zbliżasz się do granicy budżetu" Case 1000: .Speak "Jesteś dokładnie na granicy budżetu" Case 1001 To 1100: .Speak "Przekroczyłeś budżet" Case Is > 1100: .Speak "Poleciałeś zdecydowanie za daleko" End Select End WithEnd Sub


Sposób 210. Ograniczenia funkcji niestandardowych 385

Sposób 210.Ograniczenia funkcjiniestandardowych

Prawie wszyscy użytkownicy Excela, którzy zaczynają tworzyć własne funkcje arkuszakalkulacyjnego za pomocą języka VBA, popełniają jeden zasadniczy błąd — próbująwycisnąć z funkcji więcej, niż jest to w ogóle możliwe.

Zadaniem funkcji jest zwracanie określonej wartości, a co więcej, funkcja musi miećcharakter całkowicie pasywny. Oznacza to, że żadna funkcja VBA nie jest w staniezmienić czegokolwiek w arkuszu kalkulacyjnym.

Możesz na przykład opracować funkcję podobną do zamieszczonej poniżej. Funkcja tapobiera jeden argument będący odwołaniem do komórki i próbuje dokonać zmian w for-matowaniach tejże komórki. Mimo że podana funkcja zawiera doskonale poprawny kodVBA, nie będzie w stanie zmienić czcionki w komórce na pogrubioną.

Function PogrubienieCzcionkiKomórki(komórka) If komórka.Value > 100 Then komórka.Font.Bold = True Else komórka.Font.Bold = False End IfEnd Function

W wielu przypadkach będziesz mógł skorzystać w takich sytuacjach z makra wywo-ływanego w odpowiedzi na zdarzenie zamiast z funkcji niestandardowej. Podana niżejprocedura umieszczona jest w module arkusza kalkulacyjnego i wykonana zostaje zakażdym razem, gdy arkusz jest przeliczany. Jeżeli w komórce A1 pojawi się wartośćwiększa niż 100, używana do jej wyświetlania czcionka zostanie pogrubiona, zaś w innymprzypadku nie będzie pogrubiana.

Private Sub Worksheet_Calculate() If Range("A1").Value > 100 Then Range("A1").Font.Bold = True Else Range("A1").Font.Bold = False End IfEnd Sub

Pokazany tu prosty przykład ma na celu jedynie zaprezentowanie ograniczeń funkcjiniestandardowych. Dużo lepszym rozwiązaniem przedstawionego problemu będzie,oczywiście, użycie możliwości formatowania warunkowego.



Sposób 211.Wywoływanie poleceń Wstążkiza pomocą makra

Tutaj opisana została metoda pozwalająca na opracowanie kodu VBA, który imituje wy-wołanie polecenia w obrębie Wstążki programu Excel. Możesz na przykład utworzyć makrowykonujące polecenie Narzędzia główne/Wyrównanie/Wyrównaj do lewej.

W celu wykonania polecenia Wstążki musisz znać jego nazwę. Jeden ze sposobów identy-fikacji nazwy polega na użyciu karty Dostosowywanie Wstążki okna dialogowego Opcjeprogramu Excel. Kliknij przycisk Plik/Opcje i uaktywnij kartę Dostosowywanie Wstążki.Na liście widocznej z lewej strony znajdź polecenie i umieść kursor myszy na jego nazwie.Wskazówka wyświetli nazwę polecenia zawartą w nawiasach okrągłych.

Przykładowo na rysunku 211.1 wskazówka informuje, że w przypadku kontrolki Narzę-dzia główne/Wyrównanie/Wyrównaj do lewej nazwa polecenia to AlignLeft. Po urucho-mieniu poniższe makro VBA da taki sam efekt co wykonanie polecenia Narzędzia główne/Wyrównanie/Wyrównaj do lewej.

Sub ExecuteAlignLeft() CommandBars.ExecuteMso "AlignLeft"End Sub

Rysunek 211.1.Użycie wskazówkido określenianazwy polecenia

Z witryny Microsoftu możesz pobrać skoroszyt, który zawiera nazwy wszystkich poleceńWstążki programu Excel (jest ich ponad 1700). Spróbuj w wyszukiwarce interne-towej wprowadzić ciąg polecenia Wstążki Office 2010.


Sposób 212. Zagadnienia bezpieczeństwa związane z makrami 387

Oto następny przykładowy kod, który wyświetla kartę Czcionka okna dialogowego For-matowanie czcionek:

Sub ShowFontTab() CommandBars.ExecuteMso "FormatCellsFontDialog"End Sub

Próba wykonania polecenia w nieodpowiednim kontekście spowoduje wygenerowaniebłędu. Na przykład następująca instrukcja wykonuje polecenie, które wyświetla okno dia-logowe Wstawianie funkcji:

CommandBars.ExecuteMso “FunctionWizard”

Jeśli wykonasz tę instrukcję, gdy zaznaczono coś innego niż zakres (na przykład wykres),zostanie zwrócony błąd. Oto procedura sprawdzająca występowanie tego typu błędówi wyświetlająca przyjazny komunikat:

Sub ShowInsertFunction() On Error Resume Next CommandBars.ExecuteMso “FunctionWizard” If Err.Number <> 0 Then MsgBox “To polecenie jest niewłaściwe.”, vbInformation End IfEnd Sub

Sposób 212.Zagadnienia bezpieczeństwazwiązane z makrami

W ostatnich wersjach programu Excel bezpieczeństwo makr stało się kluczowym prio-rytetem. Powodem jest to, że makra mają na tyle duże możliwości, iż są w stanie poważ-nie uszkodzić dane lokalnego komputera, a nawet innych zlokalizowanych w sieci. Nie-stety mnóstwo osób na całym świecie uważa za zabawne obserwowanie, jak wiele szkodymogą wyrządzić, siedząc przy własnych komputerach.

Ustawienia zabezpieczeń są określane w oknie dialogowym Centrum zaufania. Rysunek212.1 przedstawia sekcję Ustawienia makr zawartą w tym oknie. Aby wyświetlić oknodialogowe Centrum zaufania, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij przycisk Plik/Opcje.

2. W oknie dialogowym Opcje programu Excel uaktywnij kartę Centrum zaufania.

3. Kliknij przycisk Ustawienia Centrum zaufania.

4. Uaktywnij kartę Ustawienia makr.



Rysunek 212.1.Sekcja Ustawieniamakr okna dialogowegoCentrum zaufania

Domyślnie Excel używa opcji Wyłącz wszystkie makra i wyświetl powiadomienie. Jeślipo uaktywnieniu tej opcji otworzysz plik skoroszytu przechowującego makra (jeśli po-nadto plik nie jest cyfrowo „podpisany” ani nie znajduje się w zaufanej lokalizacji), zostanąone wyłączone, a Excel wyświetli powyżej paska formuły ostrzeżenie dotyczące zabez-pieczeń. Jeżeli masz pewność, że skoroszyt pochodzi z zaufanego źródła, w celu włączeniamakr kliknij opcję Włącz tę zawartość.

Jeśli w trakcie ładowania skoroszytu z makrami otwarte jest okno edytora Visual Basic,Excel nie wyświetli ponad paskiem formuły ostrzeżenia o zabezpieczeniach. Zamiasttego zaprezentuje okno dialogowe z dwoma przyciskami — Włącz makra i Wyłącz makra.

Być może najlepszą metodą radzenia sobie z zabezpieczeniami makr jest wyznaczeniejednego lub większej liczby katalogów pełniących funkcję „zaufanych lokalizacji”. Wszyst-kie skoroszyty zapisane w takiej lokalizacji są otwierane bez generowania ostrzeżeniadotyczącego makr. Zaufane katalogi możesz określić w obrębie karty Zaufane lokalizacjeokna dialogowego Centrum zaufania.

Sposób 213.Korzystanie ze skoroszytumakr osobistych

Gdy rozpoczynasz rejestrowanie makra, okno dialogowe Rejestrowanie makra oferuje Cimożliwość wybrania miejsca jego przechowywania, tak jak zostało to pokazane na rysunku213.1. Pozycje dostępne do wyboru to:


Sposób 213. Korzystanie ze skoroszytu makr osobistych 389

Rysunek 213.1.Okno dialogoweRejestrowanie makrapozwala Ci na wybórmiejsca, w którymbędzie przechowywaneopracowywanewłaśnie makro

Skoroszyt makr osobistych

Nowy skoroszyt

Ten skoroszyt

Większość tworzonych przez użytkowników programu makr przeznaczona jest do wyko-rzystania w konkretnym skoroszycie, niektórych będziesz jednak chciał używać w każ-dym ze swoich dokumentów. Tego typu uniwersalne makra możesz przechowywaćw skoroszycie makr osobistych, dzięki czemu będziesz miał do nich stały dostęp.

Skoroszyt makr osobistych jest otwierany za każdym razem, gdy uruchamiasz programExcel. Plik ten o nazwie personal.xlsb nie istnieje, dopóki nie utworzysz choć jednego makraumieszczonego w skoroszycie makr osobistych.

Skoroszyt makr osobistych jest standardowo otwierany w ukrytym oknie, aby nieprzeszkadzać Ci w pracy.

Aby zapisać makro w skoroszycie makr osobistych, podczas rozpoczynania jego tworzeniapowinieneś wybrać pozycję Skoroszyt makr osobistych. Jest ona dostępna w polu listy roz-wijanej Przechowuj makro w: widocznym w oknie dialogowym Rejestrowanie makra.

Po zapisaniu makra w skoroszycie makr osobistych nie będziesz musiał pamiętać o otwiera-niu tego skoroszytu za każdym razem, gdy zechcesz wykorzystać znajdujące się w nimmakra, gdyż będzie on automatycznie otwierany przez program przy każdym uruchomieniuExcela.

Jeśli dokonasz jakichś zmian w skoroszycie makr osobistych, przed zamknięciem aplikacjizostaniesz poproszony o zapisanie jego pliku.


Skorowidz

#ADR!, 167#DZIEL/0!, 167, 357#N/D, 214%, 77

AActiveWorkbook.Path, 331ActiveX, 344Adobe Acrobat Reader, 347Adobe PDF, 347ADR.POŚR, 151, 231, 233

nadawanie niezmienności odwołaniudo komórki, 233

określanie nazw arkuszy, 232określanie wierszy, 231

adres URL, 327AGREGUJ, 56, 212aktualizacja starych czcionek, 121analiza co-jeśli, 169analiza danych, 287Analiza danych, 245Analysis ToolPak, 245Aparat fotograficzny, 342Application.ShowMenuFloaties, 109Application.Speech, 384Application.StartupPath, 50argumenty funkcji, 161, 382Argumenty funkcji, 161, 382arkusze, 35Autodopasowanie wysokości wierszy, 137Autokorekta, 96, 100, 140, 373

Autokorekta matematyczna, 101dostosowywanie wpisów, 100udostępnianie wpisów, 100

automatyczne hiperłącza, 95automatyczne odpowiadanie na zdarzenia, 374automatyczne wypełnianie zakresu komórek

arkusza, 87automatyzacja operacji, 374automatyzacja wprowadzania danych, 83Autosumowanie, 152, 153Autouzupełnianie, 83Autouzupełnianie formuł, 147Autowypełnienie, 89, 203

seria dat, 203

BBackstage, 13, 74, 329baner, 353bezpieczeństwo makr, 387Biblioteka funkcji, 152Bieżące zaznaczenie, 252bieżący obszar arkusza, 26blokowanie drukowania obiektów, 343błędy, 355

formuły, 167Boże Narodzenie, 187

CCentrum zaufania, 15, 25, 387CHAR2, 139Chronienie arkusza, 58, 68Chroń arkusz, 58, 68, 102ChrW, 139ciąg niestandardowego formatu, 113clipart, 278



cofanie operacji, 32Cofnij, 22, 32, 39comma separated value, 325CommandBars.ExecuteMso, 386, 387CONVERT, 239COS, 263CVS, 325czas, 78

niestandardowe formatowanie, 118ujemne wartości czasu, 180wartości większe niż 24 godziny, 129zaokrąglanie wartości, 211

Czcionka, 132, 280czcionki, 121

czcionki niestandardowe, 138przeglądanie wszystkich

dostępnych znaków, 137Czcionki motywu, 53CZY.BŁĄD, 167Czytaj komórki, 93, 94Czytaj komórki kolumnami, 94Czytaj komórki przy wprowadzaniu, 94Czytaj komórki wierszami, 94

Ddata, 78

daty sprzed roku 1900, 179dni świąteczne, 185niestandardowe formatowanie, 118określanie daty ostatniej niedzieli, 205określanie dnia roku, 204określanie dnia tygodnia, 205określanie kwartału, do którego należy

podany dzień, 207określanie n-tego wystąpienia podanego

dnia tygodnia w miesiącu, 206określanie ostatniego dnia miesiąca, 206określanie pierwszego dnia tygodnia

występującego po podanej dacie, 206seria dat, 203

DATA, 185, 205, 207DATA.RÓŻNICA, 189, 192definiowanie nazw, 171Definiuj nazwę, 99, 106, 159, 171, 172, 176,

178, 360Deweloper, 66dir, 336DisplayStatusBar, 56

DŁ, 193dni świąteczne, 185

Boże Narodzenie, 187Dzień Krzysztofa Kolumba, 187Dzień Martina Luthera Kinga, 185Dzień Pamięci, 186Dzień Prezydenta, 185Święto Dziękczynienia, 187Święto Konstytucji 3 Maja, 186Święto Niepodległości, 187Święto Pracy, 186Wielkanoc, 186

Dodaj do obszaru wydruku, 341dodatek Analysis ToolPak, 245dodawanie komunikatu do komórki, 69dodawanie kontrolki do paska narzędzi

Szybki dostęp, 330dodawanie poleceń do Wstążki, 94dodawanie tekstu do kształtu, 280Dodawanie widoku, 300dodawanie znaków podziału stron, 346DOLLARDE, 209DOLLARFR, 209domyślny skoroszyt, 48dostosowywanie

domyślny skoroszyt, 48motywy, 52pasek narzędzi Szybki dostęp, 39wpisy Autokorekty, 100Wstążka, 43

Dostosowywanie Wstążki, 44, 94, 377Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp, 40drukowanie, 337

blokowanie drukowania obiektów, 343drukowanie arkusza na jednej stronie, 348drukowanie zawartości komórki

w obrębie nagłówka lub stopki, 350formuły, 165komentarze komórek, 352kopiowanie ustawień strony

pomiędzy arkuszami, 352marginesy, 354nieciągłe zakresy komórek

na jednej stronie, 341numerowanie stron, 345obszar wydruku, 341ogromny baner, 353Skalowanie do rozmiaru, 349Szybkie drukowanie, 339


Skorowidz 393

umieszczanie powtarzających się wierszylub kolumn, 341

ustawienia strony, 339wybór elementów do drukowania, 339zmiana ustawień drukarki, 340znaki podziału stron, 346

Drukuj, 339duplikaty wierszy, 84dynamiczne formuły nazwane, 175dynamiczne nazwy, 175dynamiczny obraz zakresu, 59Dzień Krzysztofa Kolumba, 187Dzień Martina Luthera Kinga, 185Dzień Pamięci, 186Dzień Prezydenta, 185dzień roku, 204dzień tygodnia, 205DZIEŃ.TYG, 205DZIŚ, 173

Eedytor VBA, 375, 377Edytor Visual Basic, 375Edytowanie łączy, 366Edytowanie nazwy, 173Edytuj łącza do plików, 366Efekty artystyczne, 285Efekty motywu, 53efekty obrazu, 274elementy graficzne, 49Elementy nagłówka i stopki, 134Elementy wykresu, 253End Function, 380End Sub, 379Excel — Pomoc, 70Excel 2010, 11, 12, 19

FFAŁSZ, 362Filtr zaawansowany, 301filtrowanie, 299

listy, 299tabele, 293tabele przestawne, 319

filtry, 319floaties, 109folder XLStart, 49

Formanty ActiveX, 344Formanty formularza, 377formatowanie, 62, 107

liczby, 111poszczególne znaki w komórce arkusza, 127tekst w kształtach, 280wartości procentowe, 119

Formatowanie czcionek, 387Formatowanie komentarza, 284Formatowanie komórek, 33, 58, 78, 90, 110,

111, 112, 114, 141Formatowanie kształtu, 280Formatowanie obrazu, 134, 274Formatowanie obszaru wykresu, 344Formatowanie serii danych, 260formatowanie warunkowe, 123, 310

nadmiarowe spacje, 363odnajdowanie powtórzeń, 310paski danych, 123porównywanie dwóch zakresów, 302reguły formatowania, 303skale kolorów, 123zestawy ikon, 124znajdowanie komórek formuł, 360

formaty plików Excela, 323formularz wprowadzania danych, 97

Kryteria, 99przyciski, 99Przywróć, 99Usuń, 99Zamknij, 99Znajdź następny, 99Znajdź poprzedni, 99

formuły, 80, 195Autouzupełnianie formuł, 147błędy, 167drukowanie, 165elementy, 81formuły tablicowe, 191formuły tymczasowe, 157konwersja na wartości, 156megaformuły, 233opis, 162sprawdzanie błędów, 357tabele, 293wprowadzanie, 80wyświetlanie, 165

Fragmentator, 319fragmentatory tabeli przestawnej, 318



Function, 138, 380funkcje, 13, 81, 161, 379

ADR.POŚR, 151, 231, 233AGREGUJ, 56, 212argumenty, 161, 382CHAR2, 139ChrW, 139CONVERT, 239COS, 263CZY.BŁĄD, 167DATA, 185DATA.RÓŻNICA, 189, 192DŁ, 193DOLLARDE, 209DOLLARFR, 209DZIEŃ.TYG, 205DZIŚ, 173funkcje niestandardowe, 385HEX2DEC, 139ILE.NIEPUSTYCH, 176, 215INDEKS, 215, 229JEŻELI, 168JEŻELI.BŁĄD, 168, 200, 221, 243KOMÓRKA, 330KOMÓRKAZAWIERAFORMUŁĘ, 381LEWY, 200LICZ.JEŻELI, 216, 217, 303LICZ.WARUNKI, 217LICZBA.CAŁK, 209, 210, 246LICZNIK, 153LOS, 244, 305MACIERZ.ILOCZYN, 241MAKSIMUM, 153MIESIĄC, 173MIN, 259MINIMUM, 153MOD, 246MROUND, 209NAZWAARKUSZA, 381NAZWASKOROSZYTU, 381NAZWAUŻYTKOWNIKA, 381nazwy, 173NR.KOLUMNY, 215ODWRÓĆTEKST, 382PIERWIASTEK, 246, 264PODAJ.POZYCJĘ, 229PODSTAW, 193POWT, 249POZYCJA, 190POZYCJA.ŚR, 190

PRAWY, 201PRZESUNIĘCIE, 176RANDBETWEEN, 244SERIE, 273SIN, 262SUMA, 129, 148, 152, 154, 160, 174SUMA.ILOCZYNÓW, 187, 188SUMA.JEŻELI, 222, 223SUMA.WARUNKÓW, 224SUMY.CZĘŚCIOWE, 56, 197, 294, 298ŚREDNIA, 153, 187TEKST, 126tworzenie, 374USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY, 364VBA, 380WEEKNUM, 194WEŹDANETABELI, 313WIERSZ, 137wstawianie, 161WYDOBĄDŹELEMENT, 382WYSZUKAJ.PIONOWO, 162, 225, 226WYSZUKAJ.POZIOMO, 225YEARFRAC, 189Z.WIELKIEJ.LITERY, 158ZAOKR, 209, 362, 367ZAOKR.DO.CAŁK, 189, 209, 210ZAOKR.DO.NPARZ, 209ZAOKR.DO.PARZ, 209ZAOKR.DÓŁ, 209ZAOKR.GÓRA, 209ZAOKR.W.DÓŁ, 209, 210ZAOKR.W.GÓRĘ, 209, 210ZNAK, 137, 138

funkcje matematyczne, 261

Ggaleria stylów, 141generowanie

dynamiczny obraz zakresu, 59liczby losowe, 244seria dat, 203

Generowanie liczb pseudolosowych, 245Generuj funkcję WeźDaneTabeli, 313graficzne przeglądanie nazw, 364Grupowanie, 314grupowanie elementów w tabeli przestawnej

według dat, 314Grupuj zaznaczenie, 314


Skorowidz 395

HHasło do usunięcia ochrony arkusza, 58HEX2DEC, 139hiperłącza, 95

usuwanie, 96

Iidentyfikacja poprzedników, 368identyfikacja zależności, 369ILE.NIEPUSTYCH, 176, 215Importowanie danych, 325, 328Importowanie pliku tekstowego, 325importowanie pliku tekstowego do zakresu

komórek, 324INDEKS, 215, 229Informacje, 46, 74, 329Insert/Module, 14inspekcja skoroszytu, 332Inspektor dokumentów, 333interfejs użytkownika, 13

JJEŻELI, 168, 251, 362JEŻELI.BŁĄD, 168, 200, 221, 226, 243język VBA, 14, 371, 373

Kkalendarz, 207kartka z życzeniami, 278karty, 21karty kontekstowe, 23klipart, 344kod makra, 375kod VBA, 12, 14kody niestandardowych formatowań

liczbowych, 114Kolor obrazu, 285Kolor wypełnienia, 136Kolory motywu, 53kolumny, 56, 57

ukrywanie, 57kolumny obliczeniowe, 290kombinacje wykresów, 255komentarze, 69, 283

drukowanie, 352

KOMÓRKA, 330KOMÓRKAZAWIERAFORMUŁĘ, 381komórki

scalanie komórek, 126ukrywanie zawartości, 58wcięcie zawartości, 110zawijanie tekstu, 136zaznaczanie, 26

konfiguracja paska narzędzi okna pomocy, 72konkatenacja, 125kontrola automatycznych hiperłączy, 95kontrola komórek z formułami, 164kontrola odwołań do komórek w tabeli

przestawnej, 313konwersja

cale na stopy i cale, 191formuły na wartości, 156pionowy zakres na tabelę, 151tabela podsumowująca na listę danych, 308temperatury, 240

kopia zakresu komórekprzechowujących formuły, 163

kopiowanie ustawień stronypomiędzy arkuszami, 352

Kopiuj, 267Kopiuj jako obraz, 267, 274Korekty obrazu, 285Kreator importu tekstu, 325, 335Kreator konwersji tekstu na kolumny, 202Kreator tabel i wykresów przestawnych, 308Kreator tabeli przestawnej i wykresu

przestawnego, 307kryteria połączone spójnikiem „i”, 217, 223kryteria połączone spójnikiem „lub”, 219, 224Kształty, 131, 280, 282kwerendy sieci WWW, 327

LLEWY, 200, 202LICZ.JEŻELI, 216, 217, 219, 303, 304, 310LICZ.WARUNKI, 217, 218liczba unikatowych wpisów w zakresie, 220LICZBA.CAŁK, 209, 210, 246liczby, 77

formatowanie, 111liczby losowe, 244liczby zmiennoprzecinkowe, 361przywracanie wartości numerycznych, 130



liczbywyrażanie w postaci liczebników

porządkowych w języku angielskim, 198zaokrąglanie, 208

LICZNIK, 153licznik ułamka, 90linie maksimum-minimum, 264linie siatki, 54, 131Linie siatki, 132linijka, 54liniowy układ równań, 240lista nazw, 174lista nazw plików, 334Lista pól tabeli przestawnej, 197ListFormulas, 166listy, 304

tworzenie z tabeli podsumowującej, 307układanie rekordów w przypadkowej

kolejności, 304Listy niestandardowe, 89listy rozwijane, 83, 104LOS, 244, 305

Łłącza, 365łączenie tekstu wykresu z komórkami, 265

MMACIERZ.ILOCZYN, 241makra, 371, 373

bezpieczeństwo, 387dodawanie przycisku do paska narzędzi

Szybki dostęp, 378dodawanie przycisku w obrębie Wstążki,

378klawisz skrótu, 375, 377kod VBA, 375przypisywanie do kształtu, 378przypisywanie do przycisku, 377rejestrowanie, 374skoroszyt makr osobistych, 388testowanie działania, 376tworzenie, 375uruchamianie, 374, 376wywoływanie poleceń Wstążki, 386zastosowanie, 373

Makro, 377Maks.-Min.-zamknięcie, 265MAKSIMUM, 153martwy obraz zakresu, 58megaformuły, 233

formuły pośrednie, 234tworzenie, 234

Menedżer nazw, 173, 174, 176, 178, 366Microsoft Excel 2010, 12MIESIĄC, 173, 207MIN, 259MINIMUM, 153minipasek narzędzi, 109

wyłączanie, 109MOD, 205, 246modyfikacja

schematy kolorów, 65style, 142

Motywy, 51motywy dokumentów, 50

Czcionki motywu, 53dostosowywanie, 52Efekty motywu, 53Kolory motywu, 53Pakiet Office, 51stosowanie, 51

MROUND, 209

Nnadawanie niezmienności odwołaniu

do komórki, 233nadmiarowe spacje, 363nagłówki, 86nagłówki kolumn, 54nagłówki wierszy, 54Narzędzia obrazów, 59Narzędzia tabel, 291nawiasy, 77nawigacja między arkuszami

w ramach skoroszytu, 35nawigacja w obrębie tabeli, 291nazwa arkusza kalkulacyjnego, 381nazwa skoroszytu, 381nazwa użytkownika, 381NAZWAARKUSZA, 381nazwane stałe, 172nazwane zakresy, 99


Skorowidz 397

NAZWASKOROSZYTU, 381NAZWAUŻYTKOWNIKA, 381nazwiska, 201

usuwanie tytułów, 202nazwy, 99, 170, 177, 360

graficzne przeglądanie nazw, 364Nie chroń arkusza, 102niedokładne wyszukiwanie, 60niestandardowe formatowanie wartości

daty i czasu, 118niestandardowe formaty liczbowe, 112, 126

ciąg niestandardowego formatu, 113kody niestandardowych formatowań

liczbowych, 114powtarzanie tekstu, 120skalowanie wartości, 115ukrywanie niektórych typów wpisów, 121ukrywanie zer, 119ułamki zwykłe, 120wartości procentowe, 119wyświetlanie wiodących zer, 119znak minusa z prawej strony liczby, 121

niestandardowe formaty wartości daty i czasu,116

notacja naukowa, 78Nowa kwerenda sieci Web, 327Nowa nazwa, 171, 360Nowa reguła formatowania, 303, 310, 360, 361Nowe okno, 37Nowy komentarz, 69Nowy Rok, 185Nowy styl komórki, 143NR.KOLUMNY, 215n-te wystąpienie podanego dnia tygodnia

w miesiącu, 206Numer strony, 345numerowanie stron, 345

zmiana numeru początkowej strony, 346numerowanie tygodni, 194numerowanie wierszy tabeli, 297numery kart kredytowych, 97

OObiekt clipart, 278obliczanie

liczba unikatowychwpisów w zakresie, 220

pierwiastki, 246

reszta z dzielenia, 246sumy warunkowe wykorzystujące

pojedynczy warunek, 221średnia ważona, 187wiek osób, 188

obliczanie sum warunkowychwykorzystujących wiele warunków, 223

kryteria połączone spójnikami „i”oraz „lub”, 224

kryteria połączone spójnikiem „i”, 223kryteria połączone spójnikiem „lub”, 224

obramowanie, 131, 132Obraz połączony, 59obrazy, 260, 285obrazy w roli znaczników wykresu

liniowego, 281obrazy zakresów, 58

dynamiczne, 59statyczne, 59

obsługa dat sprzed roku 1900, 179obsługa Wstążki, 21obszar przewijania, 66obszar roboczy, 336obszar wydruku, 341Obszar wykresu, 271Obszary robocze (*.xlw), 336ochrona arkusza, 68Odblokuj okienka, 87odczytywanie danych, 93Odkryj kolumny, 57Odkryj wiersze, 57odłączanie tabeli przestawnej od źródła, 316odnajdowanie powtórzeń, 310odwołania bezwzględne, 148, 150odwołania do komórek w tabeli

przestawnej, 313odwołania mieszane, 149, 150odwołania strukturalne, 290odwołania względne, 148odwołanie do danych w tabeli, 296odwracanie łańcucha tekstowego, 382ODWRÓĆTEKST, 382Odzyskaj niezapisane skoroszyty, 47odzyskiwanie wyników pracy, 46

odzyskiwanie niezapisanychwyników pracy, 47

odzyskiwanie wersji bieżącegoskoroszytu, 46

Office 2010, 19



Office Compatibility Pack, 19, 323ograniczanie możliwości przemieszczania

kursora jedynie do komórek wprowadzaniadanych, 101

ograniczanie użytecznej powierzchni arkuszakalkulacyjnego, 66

ograniczenia funkcji niestandardowych, 385okna, 37Okno czujki, 165określanie

data ostatniej niedzieli, 205dzień roku, 204nazwa arkuszy, 232n-te wystąpienie podanego dnia tygodnia

w miesiącu, 206ostatni dzień miesiąca, 206pierwszy dzień tygodnia występujący

po podanej dacie, 206specyficzne daty, 204wiersze, 231

Ołówek — skala odcieni szarości, 286Opcje Autokorekty, 100Opcje programu Excel, 33, 41, 48, 81

ukrywanie elementówinterfejsu użytkownika, 55

zmiana ustawień domyślnych, 48opisywanie argumentów funkcji, 382opisywanie formuł, 162oprogramowanie złośliwe, 24osadzanie obrazów, 285ostatni dzień miesiąca, 206Otwieranie, 25, 331otwieranie plików w widoku chronionym, 25otwieranie strony WWW, 329Otwórz, 25, 324, 329Otwórz w widoku chronionym, 25

PPakiet Office, 51panel dokumentu, 330pasek formuły, 54, 92, 93pasek narzędzi Szybki dostęp, 24, 39, 98

dodawanie kontrolek, 330dodawanie poleceń, 40dostosowywanie, 39polecenia, 39przestawianie ikon, 42resetowanie paska, 43

usuwanie ikon, 42współużytkowanie paska, 42

pasek stanu, 56statystyka, 154

paski danych, 123paski przewijania, 56PDF, 347personal.xlsb, 389piaskownica, 24PIERWIASTEK, 246, 264pierwszy dzień tygodnia występujący po

podanej dacie, 206pliki, 321

CVS, 325formaty plików, 323GIF, 268lista nazw plików, 334PDF, 347pliki obszaru roboczego, 336PNG, 267ścieżka dostępu do skoroszytu, 329tekstowe, 324XML, 323XPS, 348

PNG, 267pobieranie

dane ze strony WWW, 326zawartość ostatniej niepustej komórki

w kolumnie lub wierszu, 214PODAJ.POZYCJĘ, 229podkreślenie, 131, 133PODSTAW, 193podziały stron, 55Pokaż nazwy elementów danych

przy aktywowaniu, 252Pokaż panel dokumentu, 331Pokaż wartości punktów danych

przy aktywowaniu, 252Pokaż wszystkie komentarze, 69pole tekstowe, 265, 344Pole tekstowe, 80, 137polecenia czytania, 94polecenia Wstążki, 386Pomoc, 19, 22ponowne wykonywanie operacji, 32Poprawność danych, 105poprzednik bezpośredni, 367poprzednik pośredni, 367Poprzedniki komórki, 367


Skorowidz 399

porównywanie dwóch zakresów, 302powiązania pomiędzy komórkami, 367powierzchnia arkusza kalkulacyjnego, 66POWT, 249, 250powtarzanie operacji, 33powtarzanie tekstu, 120Powtórz, 33POZYCJA, 190POZYCJA.ŚR, 190PRAWY, 201, 202Private Sub, 385procedury, 13, 379

Function, 138, 380Sub, 379

proces iteracyjny, 243Program Microsoft Excel — sprawdzanie

zgodności, 21, 324Przechodzenie do — specjalnie, 29, 159, 278,

359, 368, 369opcje, 30

przeglądanie wszystkich dostępnych znakówczcionki, 137

Przejdź do — specjalnie, 306przeliczanie wartości między systemami

jednostek, 239przemieszczanie się pomiędzy arkuszami

w ramach skoroszytu, 35przemieszczanie wskaźnika aktywnej

komórki po wprowadzeniu danych, 81przenoszenie tabeli, 293Przeprowadź inspekcję dokumentu, 333PRZESUNIĘCIE, 176przetwarzanie danych

bez korzystania z formuł, 156przetwarzanie danych

za pomocą tymczasowych formuł, 157przetwarzanie ujemnych wartości czasu, 180przyciski niestandardowe, 374przypisywanie makra, 377

przypisywanie do kształtu, 378przypisywanie do przycisku, 377

przywracanie liczbomwartości numerycznych, 130

Publikowanie jako pliku PDF lub XPS, 347

Rramka zakresu, 131RANDBETWEEN, 244

Recenzja, 94reguły formatowania, 303Reguły sprawdzania błędów, 357rejestrowanie makra, 374Rejestrowanie makra, 375resetowanie całego formatowania wykresu, 270Resetuj, aby dopasować do stylu, 271reszta z dzielenia, 246Rozdziel komórki, 127rozdzielanie nazwisk, 201Rozgrupuj arkusze, 352Rozmieść wszystko, 38rozszerzanie obrazów, 285rozwiązywanie liniowych układów równań,

240rozwiązywanie równań rekursywnych, 242równania rekursywne, 242różnica między wartościami wyświetlanymi

a rzeczywistymi, 366

Ssamopowiększające się wykresy, 254Scal i wyśrodkuj, 126, 207Scal komórki, 127Scal style, 122Scal wszystkie, 127scalanie komórek, 126Scalanie stylów, 122, 144scalanie stylów z innych skoroszytów, 144schemat kolorów, 65Schowek, 103Schowek pakietu Office, 102, 103ScrollArea, 66, 67separator tysięcy, 77seria danych, 87seria dat, 203

Autowypełnienie, 203formuły, 204

SERIE, 273ShowMenuFloaties, 109SIN, 262skale kolorów, 123Skalowanie do rozmiaru, 349skalowanie wartości, 115skoroszyt, 37

dostosowywanie, 48skoroszyt makr osobistych, 388Skoroszyt Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls), 324



Skoroszyt programu Excel 97 – 2003 (*.xls),20, 324

skoroszyt z obsługą makr, 15skróty klawiaturowe, 34SmartArt, 344Sortowanie i filtrowanie, 299sortowanie tabeli, 293Sortuj od najmniejszych do największych, 305spacje, 363specjalne zaznaczanie zakresów, 29sprawdzanie błędów, 357Sprawdzanie błędów, 358sprawdzanie kodu makra, 375Sprawdzanie poprawności danych, 69, 105, 106sprawdzanie, czy komórka zawiera formułę,

381Sprawdź zgodność, 21, 324stałe nazwane, 172statyczny obraz zakresu, 59statystyka, 154stosowanie funkcji w nazwach, 173stosowanie motywów dokumentów, 50strony WWW, 326, 329strzałki, 369Styl, 142style, 49, 141

galeria stylów, 141modyfikacja, 142scalanie stylów z innych skoroszytów, 144tworzenie, 143

Style, 122style nazwane, 141Style obrazu, 59Sub, 379SUMA, 129, 148, 152, 153, 154, 160, 174Suma częściowa, 196, 290SUMA.ILOCZYNÓW, 187, 188, 219SUMA.JEŻELI, 221, 222, 223SUMA.WARUNKÓW, 224sumowanie w obrębie wielu arkuszy, 160sumowanie wartości w oparciu

o inny zakres, 222sumowanie wartości w oparciu

o porównanie dat, 222sumowanie wartości w oparciu

o porównanie tekstowe, 222sumowanie wyłącznie wartości ujemnych, 221sumy częściowe, 196Sumy częściowe, 196

sumy warunkowepojedynczy warunek, 221wiele warunków, 223

SUMY.CZĘŚCIOWE, 56, 197, 294, 298Symbol, 139symbole, 140symbole konspektu, 54syntezator mowy, 384system pomocy programu Excel, 70systemy jednostek, 239Szablon programu Excel (*.xltx), 49Szablon programu Excel z obsługą makr

(*.xltm), 49szablon zeszyt.xltx, 49szablony wykresów, 265szeregowanie wartości, 189szerokości kolumn, 49Szukaj wyniku, 169, 170Szukanie wyniku, 170Szybki dostęp, 22, 24, 39Szybkie drukowanie, 339

Śścieżka dostępu do skoroszytu, 329śledzenie powiązań pomiędzy komórkami, 367Śledź poprzedniki, 368Śledź zależności, 369ślepe łącza, 365średnia, 197ŚREDNIA, 153, 187, 214średnia ważona, 187Święto Dziękczynienia, 187Święto Konstytucji 3 Maja, 186Święto Niepodległości, 185, 187Święto Pracy, 186

TTabela, 84, 86Tabela przestawna, 312tabela wyszukiwania, 230tabele, 84, 289

dodawanie wierszy lub kolumn, 292filtrowanie, 293, 299formuły, 293kolumny, 292kolumny obliczeniowe, 290konwersja pionowego zakresu na tabelę, 151


Skorowidz 401

nawigacja w obrębie tabeli, 291numerowanie wierszy, 297obsługa, 291odwołania strukturalne, 290odwołanie do danych w tabeli, 296przenoszenie tabeli, 293sortowanie, 293stosowanie formuł w obrębie tabeli, 295tworzenie, 290usuwanie duplikatów wierszy, 84usuwanie wierszy lub kolumn, 293wiersz sumy, 294wiersze, 292wstawianie, 289wyświetlanie nagłówków, 86zaznaczanie elementów, 292zaznaczenie całego wiersza, 292zaznaczenie całej kolumny, 292zaznaczenie całej tabeli, 292

tabele przestawne, 195, 197, 312filtry, 319fragmentatory, 318grupowanie elementów według dat, 314odłączanie tabeli przestawnej od źródła, 316odwołania do komórek, 313

tablica, 230tekst, 80TEKST, 126Tekst jako kolumny, 202temperatury, 240testowanie działania makra, 376ThisWorkbook, 67, 351Tło arkusza, 135tło graficzne arkusza, 135tryb wyświetlania formuł, 38tworzenie

dynamiczne formuły nazwane, 176dynamiczny obraz zakresu, 59funkcje arkusza kalkulacyjnego, 374, 380kartka z życzeniami, 278kombinacje wykresów, 255kopia zakresu komórek

przechowujących formuły, 163lista nazw, 174listy rozwijane, 104listy z tabeli podsumowującej, 307makra, 375megaformuły, 233nazwy na poziomie arkusza, 177

niestandardowe formaty liczbowe, 112obrazy zakresów, 58samopowiększające się wykresy, 254statyczny obraz zakresu, 59style, 143szablon zeszyt.xltx, 49szablony wykresów, 265tabele, 290tabele liczby wystąpień, 311wykresy Gantta, 257wykresy przebiegu w czasie, 275wykresy tekstowe bezpośrednio w zakresie

komórek, 249wykresy wskaźnika, 258

Tworzenie nazw z zaznaczenia, 228Tworzenie tabeli, 291Tworzenie tabeli przestawnej, 197, 312tygodnie, 194tymczasowe formuły, 157typy danych, 77tytuł wykresu, 260Tytuły wydruku, 341

Uuchwyt wypełniania, 88udostępnianie wpisów Autokorekty, 100ujemne wartości czasu, 180układ równań liniowych, 241Układ strony, 278, 339, 345, 352układanie rekordów listy w przypadkowej

kolejności, 304Ukryj kolumny, 57Ukryj komentarze, 284Ukryj wiersze, 57ukrywanie

arkusz kalkulacyjny, 72kolumny, 56wiersze, 56zawartość komórek, 58zera, 119

ukrywanie elementówinterfejsu użytkownika, 54

klawiatura, 54makra, 56Opcje programu Excel, 55pasek stanu, 56Wstążka, 54



ułamki, 90ułamki zwykłe, 120

umieszczanie powtarzających się wierszylub kolumn na wydruku, 341

umieszczanie znaków podziału stronw określonym miejscu, 346

unikatowe wpisy w zakresie, 220uruchamianie makra, 374, 376ustalanie identycznych

rozmiarów wykresów, 269Ustaw dokładność zgodnie z wyświetlaną, 362,

367Ustaw obszar wydruku, 341ustawienia domyślne programu, 48ustawienia drukowania, 49Ustawienia strony, 352Usuń duplikaty, 85Usuń hiperłącza, 96Usuń hiperłącze, 96Usuń kolumny arkusza, 37Usuń strzałki, 368Usuń wiersze arkusza, 37USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY, 364Usuń/Kolumny tabeli, 293Usuń/Wiersze tabeli, 293usuwanie

automatyczne hiperłącza, 95duplikaty wierszy, 84hiperłącza, 96nadmiarowe spacje, 363tytuły z nazwisk, 202wartości przy zachowaniu formuł, 159znaki podziału stron, 346, 347

Usuwanie duplikatów, 85Utwórz plik PDF/XPS, 347Utwórz z zaznaczenia, 228Użyj systemu daty 1904, 181użyteczna powierzchnia arkusza

kalkulacyjnego, 66

VVBA, 14, 371, 373

argumenty funkcji, 382funkcje, 379, 380kod makra, 375nazwa arkusza kalkulacyjnego, 381nazwa skoroszytu, 381

nazwa użytkownika, 381odwracanie łańcucha tekstowego, 382ograniczenia funkcji niestandardowych, 385procedury, 379procedury Function, 380procedury Sub, 379sprawdzanie, czy komórka zawiera

formułę, 381syntezator mowy, 384tworzenie funkcji, 380wyodrębnianie n-tego elementu łańcucha

tekstowego, 382wywoływanie poleceń Wstążki, 386

VBE, 375, 377Visual Basic for Applications, 14, 373

Wwartości czasu, 78wartości daty, 78wartości liczbowe, 77wartości numeryczne, 130wartości procentowe, 119wartości rzeczywiste, 366wartości tekstowe, 80wartości walutowe, 210wartości wyświetlane, 366wartości zerowe, 55wcięcie zawartości komórki, 110Webdings, 138WEEKNUM, 194wersje programu Excel, 19WEŹDANETABELI, 313widok Backstage, 13, 74, 329Widok chroniony, 24, 25Widoki niestand., 290, 299, 300widoki niestandardowe, 299, 300wiek osoby, 188Wielkanoc, 186WIERSZ, 137wiersze, 56

ukrywanie, 57wiersz sumy, 294wyświetlanie, 57

Wingdings, 251wizualizacja formatowania warunkowego, 123Wklej specjalnie, 156, 157Wklej wartości, 156, 158, 306


Skorowidz 403

wklejaniedynamiczna kopia informacji

ze strony WWW, 327statyczna kopia informacji

ze strony WWW, 326wykresy do programu graficznego, 267

Wklejanie nazwy, 173, 175Wklejanie specjalne, 157właściwości dokumentu, 331Właściwości dokumentu, 330, 332właściwości obszaru przewijania, 66Włącz drukowanie, 25Włącz edytowanie, 24Włącz sprawdzanie błędów w tle, 357WordArt, 344Workbook_Open, 67wpisy Autokorekty, 100wprowadzanie

formuły, 80kod VBA, 14znaki specjalne, 139

wprowadzanie danych, 75Autouzupełnianie, 83Autowypełnienie, 89formularz wprowadzania danych, 97listy rozwijane, 104numery kart kredytowych, 97seria danych, 87uchwyt wypełniania, 88ułamki, 90wartości daty i czasu, 78wartości liczbowe, 77wartości tekstowe, 80

Wstaw funkcję, 153, 161Wstaw komentarz, 69, 162Wstaw wiersze arkusza, 33wstawianie

funkcja, 161grafika w pole komentarza komórki, 284sumy częściowe, 196tabela, 289znak wodny, 133

Wstawianie fragmentatorów, 319Wstawianie funkcji, 153, 382, 387Wstawianie obrazu, 133Wstawianie wykresu, 266Wstążka, 13, 21

dodawanie poleceń, 94dostosowywanie, 43

karty, 21karty kontekstowe, 23menu podręczne, 23Minipasek, 23obsługa, 21obsługa klawiaturą, 45Recenzja, 94Szybki dostęp, 24ukrywanie elementów

interfejsu użytkownika, 54wskazówki, 45wygląd, 22wsteczna analiza co-jeśli, 169Wybierz z listy rozwijanej, 83Wyczyść filtr, 320WYDOBĄDŹELEMENT, 382, 383Wykonaj ponownie, 32, 39wykresy, 247efekty obrazu, 274formatowanie serii danych, 260funkcje matematyczne, 261kombinacje wykresów, 255linie maksimum-minimum, 264łączenie tekstu wykresu z komórkami, 265makra VBA, 268Maks.-Min.-zamknięcie, 265obrazy, 260obrazy w roli znaczników wykresu

liniowego, 281opcje serii, 260Powierzchniowy 3-W, 263resetowanie całego

formatowania wykresu, 270samopowiększające się wykresy, 254szablony, 265tytuł wykresu, 260ustalanie identycznych

rozmiarów wykresów, 269wykresy Gantta, 257wykresy punktowe, 262wykresy słupkowe, 249wykresy tekstowe, 249wykresy wskaźnika, 258zamrażanie, 272zapisywanie wykresu w postaci

pliku graficznego, 266zaznaczanie elementów, 251zmiana wykresu na obraz graficzny, 272



wykresy przebiegu w czasie, 275typy przebiegów w czasie, 275

Wykresy przebiegu w czasie, 276wykreślanie funkcji matematycznych, 261

COS, 263funkcje dwóch zmiennych, 263funkcje jednej zmiennej, 262SIN, 262

wyłączanie funkcji automatycznegotworzenia hiperłączy, 96

wyłączanie minipaska narzędzi, 109wyodrębnianie słów z tekstów, 200

wyodrębnianie n-tego elementułańcucha tekstowego, 382

wyodrębnianie ostatniego słowaz ciągu tekstowego, 200

wyodrębnianie pierwszego słowaz ciągu tekstowego, 200

wyodrębnianie wszystkich słówz wyjątkiem pierwszego z ciągutekstowego, 201

wypełnianie pustych miejsc w raporcie, 305Wypełnienie, 261Wypełnienie obrazem lub teksturą, 261Wypełnienie/W dół, 306wyrażanie liczb w postaci liczebników

porządkowych w języku angielskim, 198Wyrównanie, 110WYSZUKAJ, 231WYSZUKAJ.PIONOWO, 162, 225, 226,

230, 231WYSZUKAJ.POZIOMO, 225wyszukiwanie, 60

powtórzenia, 310„ślepe” łącza, 365wartości dokładne, 225wyszukiwanie przy użyciu tablicy, 230wyszukiwanie w dwóch kolumnach, 228

wyszukiwanie dwuwymiarowe, 226bezpośrednie przecięcie, 228formuły, 227

Wyświetl obok siebie, 39wyświetlanie

długi tekst, 137formuły, 165kalendarz w zakresie komórek arkusza, 207kolumny, 57nagłówki, 86panel dokumentu, 330

pełna ścieżka dostępu do skoroszytu, 329tekst i wartości liczbowe w jednej

komórce, 124ułamki zwykłe, 120wartości czasu większe niż 24 godziny, 129wartości w postaci ułamków zwykłych, 91wiersze, 57wiodące zera, 119znak minusa z prawej strony liczby, 121

wywoływanie poleceń Wstążki, 386wyznaczanie dat dni świątecznych, 185wyznaczanie średnich, 197

XXLM, 323, 361XLSA, 323XLSB, 323xlSheetVeryHidden, 73XLSK, 323XLSM, 15, 323XLStart, 49XLSX, 323XLTM, 49, 323XLTX, 49, 323XPS, 348

YYEARFRAC, 189

ZZ.WIELKIEJ.LITERY, 158Zablokuj górny wiersz, 86Zablokuj okienka, 86, 341Zablokuj pierwszą kolumnę, 86zakładki arkuszy, 56Zakończ, 74zakresy, 289zakresy nazwane, 13zależności bezpośrednie, 368Zależności komórki, 368zależności pośrednie, 368zamrażanie wykresu, 272zamykanie

pliki, 333widok Backstage, 74


Skorowidz 405

ZAOKR, 209, 212, 362, 367ZAOKR.DO.CAŁK, 189, 209, 210ZAOKR.DO.NPARZ, 209ZAOKR.DO.PARZ, 209ZAOKR.DÓŁ, 209ZAOKR.GÓRA, 209ZAOKR.W.DÓŁ, 209, 210ZAOKR.W.GÓRĘ, 209, 210zaokrąglanie liczb, 208

zaokrąglanie do n cyfr znaczących, 211zaokrąglanie do najbliższej wielokrotności

określonej liczby, 209zaokrąglanie wartości czasu, 211zaokrąglanie wartości walutowych, 210zapewnianie wyświetlania nagłówków, 86zapisywanie

dane w pliku PDF, 347plik w formacie starszej wersji Excela, 324wykres w postaci pliku graficznego, 266wykres w postaci pliku HTML, 267zakres w postaci pliku graficznego, 268

Zapisywanie jako, 20, 49, 331Zapisywanie obszaru roboczego, 336Zapisz, 39Zapisz bieżący motyw, 54Zapisz jako, 49, 324Zapisz wszystko, 334Zarządzaj wersjami, 47zawijanie tekstu w komórce, 136Zaznacz obiekty, 278zaznaczanie

bieżący region, 26cała kolumna, 28cały wiersz, 27elementy tabeli, 292komórki, 26, 64obiekty w obrębie arkusza, 277obszary nienależące do tego samego

arkusza, 28zaznaczanie elementów wykresu, 251

Elementy wykresu, 253klawiatura, 253mysz, 252

Zaznaczanie i widoczność, 277Zaznaczanie zablokowanych komórek, 102zaznaczanie zakresu, 26

klawisz Shift i klawisze strzałek, 26klawisz Shift i myszka, 26nieciągłe zakresy komórek, 27

Przechodzenie do — specjalnie, 29zaznaczanie zakresu komórek wejściowych

przed wprowadzaniem danych, 82zerowanie znacznika używanego obszaru

arkusza kalkulacyjnego, 36zestawy ikon, 124zeszyt.xltx, 49zliczanie komórek spełniających

wiele kryteriów, 217kryteria połączone spójnikiem „i”, 217kryteria połączone spójnikiem „lub”, 219łączenie kryteriów „i” oraz „lub”, 220

zliczanie znaków w komórce, 193wszystkie znaki w komórce, 193wystąpienia ciągu znakowego

w komórce, 194wystąpienia określonych znaków

w komórce, 193złośliwe oprogramowanie, 24zmiana

formatowanie, 62kształt pola komentarza komórki, 283numer początkowy strony, 346typ odwołań do komórek, 150ustawienia domyślne programu, 48ustawienia drukarki, 340wykres na obraz graficzny, 272wymiary paska formuły, 92zakres komórek przechowujących dane

wykresu na tablicę, 273Zmień typ wykresu, 255znacznik używanego obszaru arkusza

kalkulacyjnego, 36znaczniki wykresu liniowego, 281Znajdowanie i zamienianie, 60, 61, 62, 63, 122znajdowanie komórek formuł, 359Znajdź i zaznacz, 60ZNAK, 137, 138znak wodny, 133znaki podziału stron, 346

umieszczanie w określonym miejscu, 346usuwanie samodzielnie dodanych znaków

podziału stron, 347znaki specjalne, 139Zrzut ekranu, 269

Żżywy obraz zakresu, 58



http://program-partnerski.helion.pl/

excel 2010 pl najlepsze sztuczki i chwyty vademecum walkenbacha john walkenbach helion.pl

Documents

recording or

helion s

any means

excel is

printed in poland

autor orazwydawnictwo

wersje programu excel

tips and trickstumaczenie