excel. fórmula con la función si l a función si le ofrece dos valores; basados en si una...
TRANSCRIPT
Excel
Fórmula con la función SIFórmula con la función SILLa función SI le ofrece dos valores; basados en si una a función SI le ofrece dos valores; basados en si una
declaración es VERDADERA o FALSA. Un declaración es VERDADERA o FALSA. Un valorvalor puede ser un puede ser un número; un texto entre comillas; una celda de referencia o una número; un texto entre comillas; una celda de referencia o una
fórmula. La forma general de una función SI es - fórmula. La forma general de una función SI es -
=SI(comparación lógica; valor si es VERDADERO; valor si es =SI(comparación lógica; valor si es VERDADERO; valor si es FALSO)FALSO)
Más de 2 valores: Más de 2 valores: Usted puede incluir hasta 7 declaraciones Usted puede incluir hasta 7 declaraciones de SI al apodo más de dos valores. Por ejemplo; usted puede de SI al apodo más de dos valores. Por ejemplo; usted puede
mostrar tres resultados diferentes usando un declaración de SI mostrar tres resultados diferentes usando un declaración de SI como la partecomo la parte; ; "valor si es Falso"."valor si es Falso".
=si(E13>100;"Extraordinario“;si(E13=100;”Perfecto“;E13))=si(E13>100;"Extraordinario“;si(E13=100;”Perfecto“;E13))La declaración encima de muestra 3 resultados diferentes; La declaración encima de muestra 3 resultados diferentes; dependiendo de si E13 es más que 100 ("extraordinario"; dependiendo de si E13 es más que 100 ("extraordinario";
igualan a 100 ( "Perfecto"); o menos de 100 (el valor en E13).igualan a 100 ( "Perfecto"); o menos de 100 (el valor en E13).
Operador Lógico
Significado Ejemplo
=Igual a
=SI(E8=C8;"Igual”;"No igual")Cuando las dos celdas son iguales; se muestra la palabra "Igual".
Cuando las dos celdas no son iguales; se muestra la frase "No igual".
<Menor que
=SI(F4<E4;E4-F4; F4-E4)Si F4 es menor que E4; restar F4 de E4. De lo contrario; hacer la resta
de la otra forma. Esto asegura que obtenga un número positivo de la resta de los dos números.
>Mayor que
=SI(C6>100;C6;100)Si C6 es mayor que 100; mostrar C6. De los contrario mostrar 100.
<=Menor que o igual a
=SI(B5<=10;B5;"Máximo")Si B5 es menor que; o igual a 10; mostrar B5. De lo contrario mostrar la
palabra "Máximo".
>=Mayor que o igual a
=SI(MAX(B4:E8)>=SUMA(B4:E8)/2;MáX(B4:E8); SUMA(B4:E8)/2)Si el valor más grande en el rango; es mayor que o igual a la mitad de la
suma del rango; entonces mostrar el valor más grande. De lo contrario mostrar la mitad de la suma del rango. (Estas declaraciones pueden ofrecer un aspecto realmente desordenado!)
<>No igual a
=SI(B8<>D6;SI(B8<10;10;B8);D6)Si B8 no es igual a D6; verificar para ver si B8 es menor que 10. Mostrar
10 si lo es y B8 si no lo es. De lo contrario; mostrar D6; el que en este caso será igual a B8.
Anidado
Puede anidar hasta 7 declaraciones Y SI... para crear pruebas complejas. Por ejemplo; para mostrar una letra de calificación en la celda vecina a Calificación Promedio; podría usar 4 declaraciones anidadas en una sola fórmula:
=SI(NotaFinal>89;“E";SI(NotaFinal>79;“S";SI(NotaF
inal>69;“A";SI(NotaFinal>59;“I";“D"))))
En lugar de escribir complicadas expresiones dentro de una declaración de SI ; se puede hacer cada cálculo en una celda por separado y usar solo las celdas de referencias en la declaración SI. Desde luego que si hace eso; mirando la fórmula SI no le dirá nada sobre lo que realmente está pasando. Nombrar las celdas sería mucho más útil en este tipo de situación.
La función =PAGO()
calcula los pagos periódicos que tendremos que “pagar" sobre un préstamo; a un interés determinado; y en un tiempo x. Les irá de maravilla a los que quieren pedir un préstamo o ya lo están pagando. Podremos ver cuanto tendremos que pagar mensualmente; o cuanto nos clavan los bancos de intereses. Nos permitirá jugar con diferentes capitales; años o tipos de interés. La sintaxis de la orden es: =PAGO(Interés;Tiempo;Capital)
Esta fórmula nos calculará el pago anualmente. Si queremos saber los pagos mensuales tendremos que dividir el interés por 12 y multiplicar el tiempo por 12. Observa: =PAGO(Interés/12;Tiempo*12;Capital)
Ejemplo: Supongamos que hemos de calcular los pagos mensuales y anuales periódicos del siguiente supuesto:
Celda B5: =PAGO(B2;B3;B1)
Celda B6: =PAGO(B2/12;B3*12;B1)
Observa que la fórmula PAGO ofrece un resultado en negativo (rojo). Si queremos convertir el resultado en un número positivo; debemos encerrar la función dentro de otra función: =ABS(). La función ABS significa absoluto. Un número absoluto de otro número; siempre será positivo. La fórmula en ese caso sería: =ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1))
Como ya hemos dicho; en este tipo de hojas podemos probar a cambiar cantidades de las celdas B1;B2 y B3 y comprobar los distintos resultados. A continuación tienes un completo e interesante ejemplo de un supuesto de crédito desglosado mes a mes. En este ejemplo se utiliza una función nueva: =PAGOINT(); que desglosa el interés que pagamos de la cantidad mensual.
La función =PAGO() nos muestra lo que debemos pagar; pero no nos dice cuanto pagamos de capital real y de intereses. La función =PAGOINT() realiza esto último.
Colocaremos y colocaremos las fórmulas de las dos primeras filas. A partir de la segunda fila; sólo restará copiar las fórmulas hacia abajo. Supongamos un crédito de 2.000.000 de pesos con un interés del 8;5% en un plazo de 2 años; es decir; 24 meses.
A6 Número de mes que se paga
B6 Cálculo del pago mensual con la función =ABS(PAGO($B$2/12;$B$3*12;$B$1))
C6 Restamos la cantidad pagada de los intereses y tenemos el capital real que pagamos =ABS(pagoprin($b$2/12;a6;$b$3*12;$b$1))
D6 Desglose del interés con la función =ABS(PAGOINT(B2/12;A6;B3*12;B1))
E6 El primer mes tenemos acumulado el único pago de capital real =C6
F6 Pendiente nos queda el capital inicial menos el que hemos pagado en el primer pago =$B$1-E6
Bien; ahora hemos de calcular el segundo mes. A partir de ahí; sólo habrá que copiar
la fórmula hacia abajo.
-E7 El acumulado del mes será igual al acumulado del mes anterior más el capital del presente mes. =E6+C7 -F7 Nos queda pendiente el capital pendiente del mes anterior menos el capital que pagamos el presente mes. =F6-C7
Tablas dinámicas• Una tabla dinámica nos permite modificar el
aspecto de una lista de elementos de una forma más fácil; cómoda y resumida. Además; podemos modificar su aspecto y mover campos de lugar. Para crear tablas dinámicas hemos de tener previamente una tabla de datos preparada y posteriormente acceder a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. 1.Crea la siguiente tabla de datos:
• 2.Selecciona toda la tabla y accede a Datos - Informe de tablas y gráficos
dinámicos.
En primer lugar aparece una pantalla que representa el primer paso en el
Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aceptaremos la tabla que hay en
pantalla.
3.Pulsa en Siguiente.
4.Acepta el rango pulsando en Siguiente.
Como último paso; Excel nos propone crear la tabla en la misma hoja de
trabajo a partir de una celda determinada; o bien en una hoja
completamente nueva (opción elegida por defecto).
5.Asegúrate de que está activada esta última opción y pulsa en Terminar.
Se crea una hoja nueva con la estructura de lo que será la tabla dinámica.
Lo que hay que hacer es "arrastrar" los campos desde la barra que aparece
en la parte inferior; hacia la posición deseada en el interior de la tabla.
6.Arrastra los campos Producto y Mes a la posición que se muestra en la
siguiente figura:
• 7.Arrastra ahora el campo Precio en el interior (ventana grande). Automáticamente aparecerá el resultado:
• Hemos diseñado la estructura para que nos muestre los
productos en su parte izquierda; los meses en
columnas; y además; el precio de cada producto en la
intersección de la columna.
Observa también que se han calculado los totales por
productos y por meses.
Si modificamos algún dato de la tabla original; podemos
actualizar la tabla dinámica desde la opción Datos -
Actualizar datos siempre que el cursor esté en el
interior de la tabla dinámica.
• Al actualizar una tabla; Excel compara los datos originales.
Pero si se han añadido nuevas filas; tendremos que indicar el
nuevo rango accediendo al paso 2 del Asistente. Esto
podemos hacerlo accediendo nuevamente a Datos - Informe
de tablas y gráficos dinámicos y volviendo atrás un paso.
Es posible que al terminar de diseñar la tabla dinámica nos
interese ocultar algún subtotal calculado. Si es así; debemos
pulsar doble click en el campo gris que representa el nombre
de algún campo; y en el cuadro de diálogo que aparece;
elegir la opción Ninguno. Desde este mismo cuadro podemos
también cambiar el tipo de cálculo.
• Es posible también mover los campos de sitio simplemente arrastrando su botón gris hacia otra posición. Por ejemplo; puede ser que queramos ver la tabla con la disposición de los campos al revés; es decir; los productos en columnas y los meses en filas.Prueba a mover el Mes y el Producto a la parte izquierda. Verás que ahora se organiza y suma a través del mes.
• Desde la barra de modificación de la tabla; podemos realizar operaciones de actualización; selección de campos; ocultar; resumir; agrupar; etc. Puedes practicar sin miedo los diferentes botones de la barra.
Herramienta que permite localizar de forma Herramienta que permite localizar de forma fácil los datos que utiliza una fórmula fácil los datos que utiliza una fórmula
(precedentes) o los que dependen de ella (precedentes) o los que dependen de ella (dependientes); comprobar errores; marcarlos (dependientes); comprobar errores; marcarlos
e insertar comentarios.e insertar comentarios. Para utilizar la Auditoría de fórmulas: Para utilizar la Auditoría de fórmulas:
Colocamos el cursor en la fórmula a evaluar. Colocamos el cursor en la fórmula a evaluar. Seleccionamos del menú Herramientas la Seleccionamos del menú Herramientas la
opción Auditoría de Fórmulas. Seleccionamos opción Auditoría de Fórmulas. Seleccionamos la opción deseada o activar la barra de la opción deseada o activar la barra de
herramientas herramientas
Herramienta que permite localizar de forma Herramienta que permite localizar de forma fácil los datos que utiliza una fórmula fácil los datos que utiliza una fórmula
(precedentes) o los que dependen de ella (precedentes) o los que dependen de ella (dependientes); comprobar errores; marcarlos (dependientes); comprobar errores; marcarlos
e insertar comentarios.e insertar comentarios. Para utilizar la Auditoría de fórmulas: Para utilizar la Auditoría de fórmulas:
Colocamos el cursor en la fórmula a evaluar. Colocamos el cursor en la fórmula a evaluar. Seleccionamos del menú Herramientas la Seleccionamos del menú Herramientas la
opción Auditoría de Fórmulas. Seleccionamos opción Auditoría de Fórmulas. Seleccionamos la opción deseada o activar la barra de la opción deseada o activar la barra de
herramientas herramientas
AUDITORIA DE FORMULASAUDITORIA DE FORMULAS
Comprobación de errores
Rastrear Precedentes
Quitar un nivel de precedentes
Rastrear Dependientes
Quitar un nivel de
Dependientes
Quitar todas las flechas
Rastrear todos los errores
Nuevo Comentario
Rodear con un circulo datos no
validos
Borrar círculos de validación
Mostrar ventana de inspección
Evaluar formula
Mostrar las relaciones Mostrar las relaciones entre fórmulas y celdasentre fórmulas y celdas
• En ocasiones; comprobar si las fórmulas son precisas o En ocasiones; comprobar si las fórmulas son precisas o
buscar el origen de un error puede resultar difícil si la buscar el origen de un error puede resultar difícil si la
fórmula utiliza celdas precedentes o dependientes:fórmula utiliza celdas precedentes o dependientes:
• Las Las celdas precedentesceldas precedentes son celdas a las que se hace son celdas a las que se hace
referencia mediante una fórmula en otra celda. Por referencia mediante una fórmula en otra celda. Por
ejemplo; si la celda D10 contiene la fórmula =B5; la ejemplo; si la celda D10 contiene la fórmula =B5; la
celda B5 es precedente con respecto a la celda D10. celda B5 es precedente con respecto a la celda D10.
Mostrar las relaciones Mostrar las relaciones entre fórmulas y celdasentre fórmulas y celdas
• Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen
referencia a otras fórmulas. Por ejemplo; si la celda D10 contiene
la fórmula =B5; la celda D10 es dependiente de la celda B5.
• Para recibir ayuda a la hora de comprobar las fórmulas; puede
utilizar los comandos Rastrear precedentes y Rastrear
dependientes para mostrar gráficamente o para rastrear las
relaciones entre las celdas y las fórmulas con flechas de rastreo..
Rastrear celdas que proporcionan Rastrear celdas que proporcionan datos a una fórmula (precedentes)datos a una fórmula (precedentes)
• Seleccione la celda que contenga la fórmula para la que se desee Seleccione la celda que contenga la fórmula para la que se desee buscar las celdas precedentes. buscar las celdas precedentes.
• Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que
proporcione directamente datos a la celda activa; en la ficha proporcione directamente datos a la celda activa; en la ficha
FórmulasFórmulas; en el grupo ; en el grupo Auditoría de fórmulasAuditoría de fórmulas; haga clic en ; haga clic en
Rastrear precedentesRastrear precedentes . Las flechas de color azul muestran las . Las flechas de color azul muestran las
celdas sin errores. Las flechas de color rojo muestran las celdas celdas sin errores. Las flechas de color rojo muestran las celdas
que generan errores. Si una celda de otra hoja de cálculo o de otro que generan errores. Si una celda de otra hoja de cálculo o de otro
libro hace referencia a la celda seleccionada; se mostrará una libro hace referencia a la celda seleccionada; se mostrará una
flecha de color negro que señala desde la celda seleccionada flecha de color negro que señala desde la celda seleccionada
hasta un icono de hoja de cálculo . El otro libro debe estar abierto hasta un icono de hoja de cálculo . El otro libro debe estar abierto
para que Excel pueda rastrear estas dependencias.para que Excel pueda rastrear estas dependencias.
Rastrear celdas que proporcionan Rastrear celdas que proporcionan datos a una fórmula (precedentes)datos a una fórmula (precedentes)
• Para identificar el siguiente nivel de celdas que Para identificar el siguiente nivel de celdas que
proporcionan datos a la celda activa; haga clic otra vez en proporcionan datos a la celda activa; haga clic otra vez en
Rastrear precedentesRastrear precedentes
• Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez; Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez;
empezando por la celda precedente que esté más distante empezando por la celda precedente que esté más distante
de la celda activa; en la ficha de la celda activa; en la ficha FórmulasFórmulas; en el grupo ; en el grupo
Auditoría de fórmulasAuditoría de fórmulas; haga clic en la flecha situada ; haga clic en la flecha situada
junto a junto a Quitar flechasQuitar flechas y; a continuación; en y; a continuación; en Quitar un Quitar un
nivel de precedentesnivel de precedentes . Para quitar otro nivel de flechas . Para quitar otro nivel de flechas
de rastreo; haga clic otra vez en el botón.de rastreo; haga clic otra vez en el botón.
Rastrear fórmulas que hacen Rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda en concreto referencia a una celda en concreto
(dependientes)(dependientes)• Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas
dependientes. dependientes.
• Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que sea Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que sea
dependiente de la celda activa; en la ficha dependiente de la celda activa; en la ficha FórmulasFórmulas; en el grupo ; en el grupo
Auditoría de fórmulasAuditoría de fórmulas; haga clic en ; haga clic en Rastrear dependientesRastrear dependientes . .
Las flechas de color azul muestran las celdas sin errores. Las Las flechas de color azul muestran las celdas sin errores. Las
flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si
una celda de otra hoja de cálculo o de otro libro hace referencia a una celda de otra hoja de cálculo o de otro libro hace referencia a
la celda seleccionada; se mostrará una flecha de color negro que la celda seleccionada; se mostrará una flecha de color negro que
señala desde la celda seleccionada hasta un icono de hoja de señala desde la celda seleccionada hasta un icono de hoja de
cálculo . El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda cálculo . El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda
rastrear estas dependencias.rastrear estas dependencias.
Rastrear fórmulas que hacen Rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda en referencia a una celda en concreto (dependientes)concreto (dependientes)
• Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la
celda activa; haga clic otra vez en celda activa; haga clic otra vez en Rastrear dependientesRastrear dependientes . .
• Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez; empezando Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez; empezando
por la celda dependiente que esté más distante de la celda por la celda dependiente que esté más distante de la celda
activa; en la ficha activa; en la ficha FórmulasFórmulas; en el grupo ; en el grupo Auditoría de Auditoría de
fórmulasfórmulas; haga clic en la flecha situada junto a ; haga clic en la flecha situada junto a Quitar flechasQuitar flechas
y; a continuación; en y; a continuación; en Quitar un nivel de dependientesQuitar un nivel de dependientes . Para . Para
quitar otro nivel de flechas de rastreo; haga clic otra vez en el quitar otro nivel de flechas de rastreo; haga clic otra vez en el
botón.botón.
Quitar FlechasQuitar Flechas
• Para quitar todas las flechas de Para quitar todas las flechas de rastreo de la hoja de cálculo; en rastreo de la hoja de cálculo; en la ficha la ficha FórmulasFórmulas; en el grupo ; en el grupo Auditoría de fórmulasAuditoría de fórmulas; haga clic ; haga clic en en Quitar flechasQuitar flechas . .
¿Qué es la validación de datos?
• La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se
desea introducir en una celda.
• Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo
las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de
datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su
entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden
proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así
como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.
• Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un
mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.
EJEMPLO:
¿PARA QUÉ?• La validación de datos resulta
especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos.
Tipos de datos que se pueden validar
• Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda:
• Números Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero
o un número decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número
o intervalo determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un
número.
• Fechas y horas Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas
fechas u horas, o utilice una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora.
• Longitud Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o
exija un número mínimo de caracteres.
• Lista de valores Elabore una lista de las opciones para una celda como, por
ejemplo, pequeño, mediano, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se
puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la
celda para facilitar la selección de una opción de la lista.
Tipos de mensajes que se puede
mostrar
• Para cada celda que se valida, se pueden mostrar
dos mensajes diferentes: uno que aparece antes
de que el usuario introduzca los datos y otro que
aparece después de que el usuario intente
introducir los datos que no cumplen los requisitos.
Si los usuarios tienen activado el Ayudante de
Office, éste mostrará los mensajes.
Mensaje de entrada
• Mensaje entrante, Este tipo
de mensaje aparece cuando
un usuario hace clic en la
celda validada. Se puede
utilizar este tipo de mensaje
para facilitar instrucciones
sobre el tipo de datos que se
han de introducir en la celda.
Mensaje de Error.
• Este tipo de mensaje
aparece sólo cuando
el usuario escribe
datos no válidos y
presiona la tecla
ENTRAR. Se puede
elegir entre tres tipos
de mensajes de error:
Mensaje de información.
• Este mensaje no impide la
entrada de datos no válidos.
Además del texto que
proporciona el usuario,
incluye un icono de
información, un botón
Aceptar, que introduce los
datos no válidos en la celda, y
un botón Cancelar, que
restaura el valor anterior de
la celda.
Mensaje de Advertencia
• Este mensaje no impide la
entrada de datos no válidos.
Incluye el texto que proporciona
el usuario, un icono de
advertencia y tres botones: Sí
introduce los datos no válidos en
la celda, No regresa a la celda
para más modificaciones y
Cancelar restaura el valor
anterior de la celda.
Mensaje de detención
• Este mensaje no permite la entrada
de datos no válidos. Incluye el texto
que proporciona el usuario, un icono
de detención y dos botones:
Reintentar regresa a la celda para
más modificaciones y Cancelar
restaura el valor anterior de la celda.
Observe que este mensaje no está
concebido como medida de
seguridad: si bien los usuarios no
pueden introducir datos no válidos
escribiendo y presionando ENTRAR,
pueden eludir la validación copiando
y pegando o rellenando datos en la
celda.
Comprobar si hay entradas no válidas en
una hoja de cálculo• Al recibir hojas de cálculo de usuarios que pueden
haber introducido datos no válidos, puede configurar
Excel de modo que muestre círculos rojos alrededor de
los datos que no cumplan los criterios, facilitando así la
búsqueda de errores en las hojas de cálculo. Utilice los
botones Rodear con un círculo datos no válidos y
Borrar círculos de validación en la barra de
herramientas Auditoría.
El valor de estas celdas están rodeados con un
círculo porque no cumple una regla de
validación.
El círculo desaparecerá cuando corrija los
datos de la celda.
Listas desplegables
• Las listas desplegables se
crean cuando necesite
limitar las selecciones
que pueden realizar los
usuarios, y cuando quiera
asegurarse de que un
dato, por ejemplo un
número de pieza o un
código de diagnóstico, se
especifica con exactitud.
Pasos Para la creación de una lista desplegable
1• Crea un rango de
datos
Pasos Para la creación de una lista desplegable
2. Selecciona la celda en la cual desea dejar la lista desplegable.3. Clic en el menú “datos”/ Validación…
4. Opción “permitir” /Lista
5. Seleccionar el rango de origen
Crear una macroCrear una macroEn En ocasiones, tenemos que realizar acciones ocasiones, tenemos que realizar acciones repetitivas y rutinarias una y otra vez. repetitivas y rutinarias una y otra vez. En vez de hacerlas manualmente, podemos crear En vez de hacerlas manualmente, podemos crear una macro que una macro que trabaje por nosotros. Las macros son funciones trabaje por nosotros. Las macros son funciones que ejecutan que ejecutan instrucciones automáticamente y que nos instrucciones automáticamente y que nos permiten ahorrar tiempo y trabajo.permiten ahorrar tiempo y trabajo. Los pasos para crear una macro son:Los pasos para crear una macro son: 1.Acceder a Herramientas - Macro - Grabar 1.Acceder a Herramientas - Macro - Grabar macromacro 2.Pulsar las teclas o tareas, una tras otra, 2.Pulsar las teclas o tareas, una tras otra, teniendo cuidado de no teniendo cuidado de no equivocarnos.equivocarnos. 3.Detener la grabación de la macro.3.Detener la grabación de la macro. 4.Depurar posibles errores o modificar la macro.4.Depurar posibles errores o modificar la macro.
• Las macros también pueden ejecutarse pulsando una combinación de teclas
específica, por lo que ni siquiera debemos acceder a un menú para
invocar a la macro, o bien asignársela a un botón.
Cuando creamos una macro, en realidad Excel está creando un pequeño
programa utilizando el lenguaje común en aplicaciones Office: el Visual
Basic.
Creación de una macro.-
1.Accede a Herramientas - Macro - Grabar nueva macro.
Te aparecerá un menú:
• 2.Acepta el nombre propuesto (Macro1) y acepta el cuadro de
diálogo.
A continuación, aparecerá un pequeño botón desde el que podrás
detener la grabación de la macro.
• A partir de estos momentos, todo lo que hagas (escribir, borrar,
cambiar algo...) se irá grabando. Debemos tener cuidado, porque
cualquier fallo también se grabaría.
4.Escribe: Días transcurridos y pulsa Intro
.
5.En la celda A2 escribe: Fecha actual
y pulsa Intro.
• 6.En la celda A3 escribe: Fecha pasada
y pulsa Intro.
7.En la celda A4 escribe: Total días
y pulsa Intro.
8.Selecciona con un click la cabecera de la columna A
(el nombre de la columna) de forma que se seleccione toda la columna.
• 9.Accede a Formato - Columna - Autoajustar a la selección
10.Pulsa click en la celda B2 y escribe:
=HOY(). Pulsa Intro.
• 11.Escribe: 29/09/98 y pulsa Intro.
12.Accede a Formato - Celda elige el formato Nú
mero y acepta.
3.Sitúa el cursor en la celda A1.
14.Pulsa la combinación de teclas Control + * (se seleccionarán todo
el rango no-vacío).
15.Accede a Formato - Autoformato - Multicolor 2 y
acepta.
16.Finaliza la grabación desde el botón Detener grabación o bien
desde
el menú Herramientas - Macro - Detener grabación.
Ahora vamos a ver si la macro funciona:
1.Colócate en la Hoja2
2.Accede a Herramientas - Macro - Macros.
3.Elige tu macro y pulsa el botón Ejecutar.
4.Observa su comportamiento.
CÓMO ESCRIBIR UNA MACRO UTILIZANDO EL EDITOR DE VISUAL BASIC
• Para ponerlo en funcionamiento deberemos realizar los
siguientes pasos:
• 1.- Dentro del menú Herramientas - Macro deberemos escoger
la opción: Editor de Visual Basic.
• Una vez seleccionada se abrirá una nueva ventana con dos
ventanas acopladas a la izquierda. La superior es la ventana
que llamamos: de Proyecto y la inferior la de Propiedades. En
la primera aparecerán los elementos que forman parte de
cada Proyecto (grupo de macros y hojas de Excel) y la
segunda son las propiedades de los objetos que se pueden
incorporar a nuestras macros. Más adelante veremos como se
utilizan estas dos ventanas y todas sus características.
• Vamos a prepararnos para poder escribir nuestra primera
macro
• 2.- Escoge la opción Módulo del menú Insertar.
• Observa como en la ventana superior nos aparece una nueva
carpeta llamada Módulos y en su interior un nuevo elemento
llamado Módulo1. Dentro de este módulo será donde
guardemos las macros que creemos.
• También podrás ver como la parte derecha de la ventana ahora
es completamente blanca. Aquí es donde podemos escribir las
instrucciones que formarán parte de nuestra Macro.
• Vamos a crear una Macro y esta nos servirá de ejemplo para
ver como se deben escribir.
• Crearemos una Macro muy sencilla la cual nos servirá para que
la página activa pase a ser la segunda.
• 3.- En la página en blanco de la derecha escribe lo siguiente:
• Sub Cambiardehoja()
• Worksheets(2).Activate
• End Sub
• El comando Sub indica el principio de la Macro, mientras que End Sub
marca el final de esta. A continuación del comando Sub hemos puesto el
nombre que deseamos dar a nuestra Macro. Observa como después del
nombre aparece un paréntesis que se cierra y otro que se abre.
• Entre el principio y el final de la Macro escribimos las instrucciones que
deseamos se realicen en esta Macro.
• Si deseamos guardar la Macro simplemente deberemos guardar el libro
activo con el nombre que deseamos. Ambos elementos se guardarán
juntos.
• En la siguiente lección veremos como podemos poner en funcionamiento
una Macro creada por nosotros.
• 1.- Abre el libro donde tienes guardada la Macro que creamos en la lección anterior.
• 2.- Despliega el menú: Herramientas - Macro • Una vez allí podrás ver como aparece un pequeño
submenú.
• 3.- Selecciona la opción Macros... • Te aparecerá una nueva ventana en la que podrás
ver el nombre que nosotros escribimos detrás del comando Sub.
• 4.- Haz un clic sobre este nombre y después pulsa el botón Ejecutar.
• La Macro se pone en funcionamiento, podemos observar como la hoja activa pasa a ser la segunda.
• Ya hemos visto como crear, guardar y ejecutar
Macros creadas utilizando el Editor de Visual Basic.
•COMO EJECUTAR UNA MACROS
MACROS CON LIBROS
• Vamos a ver tres Macros que trabajarán directamente con libros. Con ellas podremos abrir un libro existente, activar un libro y por último crear un libro nuevo.
Abrir un libro existente
• para abrir un libro utilizaremos la siguiente Macro
Sub AbrirLibro() Workbooks.Open("C:\Misdocumentos\Ejemplo.xls")
End Sub
Observa cómo entre paréntesis y comillas dobles hemos escrito el camino y el nombre del archivo que deseamos abrir. Este archivo debe existir, si no fuera así esta Macro nos daría error.
Activar un libro ya abierto:
• con esta Macro podemos cambiar el libro activo. Es muy importante que el libro ya esté abierto, si no fuera así, la Macro daría error.
Sub ACtivarLibro() Workbooks("Ejemplo.xls").Activate End Sub
• Observa como en esta Macro no indicamos el camino donde se encuentra el archivo, no hace falta ya que este debe estar abierto.
Crear un libro nuevo:
• con la siguiente Macro podremos crear un libro nuevo. Esta Macro es exactamente igual que si activásemos la opción Archivo - Nuevo.
Sub NuevoLibro() Workbooks.Add End Sub
• Si modificásemos este libro después Excel nos preguntaría si deseamos guardar los cambios.
• Los nombres de las Macros no tienen porqué ser necesariamente los mismos que hemos puesto nosotros.
MOVERNOS POR UN LIBRO
• En esta lección veremos algunas macros que nos permitirán mover por las celdas que contiene un libro. Es recomendable trabajar con libros que contengan datos para así poder ver el efecto que la macro hace sobre la hoja.
Buscar el final de una lista:
• podemos utilizar esta Macro para podernos situar al final de una lista de elementos. Interpretaremos que el final de la misma está en el momento en el que encontramos una celda vacía.
Sub Final() While ActiveCell.Value <> "" ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select Wend End Sub
• Deberemos observar que con esta Macro siempre queda activada la primera celda que está en blanco después de toda la lista.
Buscar el final de una lista y situarnos en la última entrada
• esta Macro es exactamente igual que la anterior pero con la única diferencia que la celda activada es la última entrada de la lista.
Sub FinalLista() While ActiveCell.Value <> "" ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select Wend ActiveCell.Offset(-1, 0).Range("A1").Select End Sub
• En esta Macro se realiza el bucle hasta que se encuentra la celda vacía y después subimos una posición para situarnos en la última entrada de la tabla.
MOVERNOS POR UN LIBRO REALIZANDO UNA
ACCION
Buscar una entrada en una lista y borrar toda la fila
• vamos a imaginar que tenemos una tabla de datos en la cual nos interesa buscar un elemento determinado y borrar todos los datos que hay en la misma fila. Pongamos el caso que tenemos una tabla con nombre, población y teléfono y deseamos buscar todos los datos de una población determinada y borrar el nombre y la población Para hacer la búsqueda deberemos situarnos en la fila que se encuentra la población.
• Sub BorrarFilas() • While ActiveCell.Value <> "" • If ActiveCell.Value <> “Bogota" Then • ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select • Else • Selection.EntireRow.Delete • End If • Wend • End Sub
• Es importante hacer notar que si ejecutamos esta Macro no se podrá deshacer el borrado de las filas que se han eliminado con la Macro.
Buscar el final de una lista con
espacios en blanco dentro de ella imaginemos que tenemos una lista de datos dentro de la que hay espacios
en blanco, como mucho un espacio en blanco entre dato y dato. Si utilizásemos la primera macro que hemos creado esta interpretaría como final de la lista el primer espacio en blanco que encontrara. Realizaremos una macro que interpretará el final de la lista cuando encuentre 2 espacios en blanco seguidos.
• Sub FinalListaEspecial() • Salir = "No" • While Salir = "No" • While ActiveCell.Value <> "" • ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select • Wend • ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select • If ActiveCell.Value <> "" Then • Salir = "No" • Else • Salir = "Si" • End If • Wend • End Sub
ELEMENTOS REPETIVOS
• En lecciones anteriores hemos visto cómo movernos por una lista y cómo eliminar algunos de ellos según nos conviniera.
• Ahora vamos a ver cómo podríamos utilizar estas dos cosas vistas en lecciones anteriores para poder eliminar elementos repetidos de una lista.
Eliminar elementos repetidos en una lista • : vamos a realizar una macro la cual nos vayamos desplazando por una lista, hasta encontrar
un elemento vacío e ir comprobando si un elemento es igual al anterior, si esto es así lo eliminaremos y "subiremos" un lugar la lista para que así no existan lugares vacíos en la lista
• El único requisito que hay que cumplir para realizar esta macro es que la lista debe estar completamente ordenada.
• Sub EliminarRepetidos()
• contador = 0
• valor = ActiveCell.Value
• ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select
• While ActiveCell.Value <> ""
• If ActiveCell.Value = valor Then
• Selection.Delete Shift:=xlUp
• contador = contador + 1
• Else
• valor = ActiveCell.Value
• ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select
• End If
• Wend
• Respuesta = MsgBox("Se han encontrado " & contador & " elementos repetidos", 1, "Número de repetidos")
• End Sub
ELEMENTOS REPETIDOS EN LISTAS CON REGISTROS
• En esta lección seguiremos con la creación de macros que nos servirán para eliminar elementos repetidos de una lista.
Eliminar elementos repetidos en una lista y
realizar un registro
• En la primera macro que hemos mostrado en esta página eliminamos todos los elementos que aparecen repetidos dentro de una lista quedando uno solo de todos los elementos repetidos. Según para qué realizásemos este proceso nos podría interesar llevar un control de la cantidad de elementos que estaban repetidos, por esto sería conveniente crear en una hoja nueva, un registro de cual es el elemento repetido y el número de veces que aparecía dentro de la lista.
• La macro siguiente necesita que los elementos estén ordenados en una primera hoja y que la segunda hoja esté vacía, ya que será aquí donde se realizará el registro de los elementos repetidos.
• Sub EliminarRepetidosYRegistro() • contador = 1 • valor = ActiveCell.Value • ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select • While ActiveCell.Value <> "" • If ActiveCell.Value = valor Then • ActiveSheet.Next.Select • If ActiveCell.Value <> valor Then • ActiveCell.Offset(1,
0).Range("a1").Select • ActiveCell.Value = valor • End If • ActiveSheet.Previous.Select • Selection.Delete Shift:=xlUp • contador = contador + 1 •
Primera parte
• Else • If contador <> 1 Then • ActiveSheet.Next.Select • ActiveCell.Offset(0, 1).Range("a1").Select • ActiveCell.Value = contador • ActiveCell.Offset(0, -1).Range("a1").Select • ActiveSheet.Previous.Select • End If • contador = 1 • valor = ActiveCell.Value • ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select • End If • Wend • If contador <> 1 Then • ActiveSheet.Next.Select • ActiveCell.Offset(0, 1).Range("a1").Select • ActiveCell.Value = contador • ActiveCell.Offset(0, -1).Range("a1").Select • ActiveSheet.Previous.Select • End If • End Sub
Segunda parte
COMPARACION ENTRE COLUMNAS
• En las lecciones anteriores hemos visto como eliminar elementos repetidos existentes en una misma fila. En este ejemplo realizaremos comparaciones entre diferentes columnas, eliminando de la primera los elementos que existan en la segunda.
• En la primera columna están todos los elementos que forman parte de la lista y en la segunda columna se van colocando los elementos que se desean buscar para eliminar de la primera.
• A continuación escribiremos la macro completa y después explicaremos que realiza cada una de las líneas. El número que aparece al principio de cada una de las líneas nos servirá como guía en la explicación, no debes copiarlos en el Editor.
• 1 Sub Repetidos() • 2 Range("B1").Select • 3 Posicion = 1 • 4 While ActiveCell.Value <> "" • 5 valorcomparacion = ActiveCell.Value • 6 Range("a1").Select • 7 Salir = "no" • 8 While ActiveCell.Value <> "" And Salir = "no" • 9 If ActiveCell.Value = valorcomparacion Then • 10 respuesta = MsgBox("¿Deseas borrar esta entrada?", 4,
"¡¡Encontrado!!") • 11 If respuesta = vbYes Then • 12 Selection.Delete Shift:=xlUp • 13 End If • 14 Salir = "si" • 15 Else • 16 ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select • 17 End If • 18 Wend • 19 Posicion = Posicion + 1 • 20 Range("b1").Select • 21 ActiveCell.Offset(Posicion - 1, 0).Range("a1").Select • 22 Wend • 23 End Sub
Antes de realizar la explicación tenemos que dejar muy claro que la columna A, será donde tenemos todos los datos de nuestra lista y la columna B, los datos que deseamos buscar y eliminar de la primera columna.
MACRO COMPARACIÓN ENTRE COLUMNAS - EXPLICACIÓN PRIMEROS PASOS
• En esta lección realizaremos la explicación paso a paso de la macro que hemos escrito anteriormente para la comparación entre dos columnas.
• Línea 2: con esta instrucción nos situamos en la primera celda de la columna B para empezar a buscar los datos que deseamos borrar.
• Línea 3: creamos una variable llamada Posición para controlar en que fila nos encontramos de la segunda columna
• Línea 4: aquí creamos un bucle que se repetirá hasta que no se terminen los elementos a buscar.
• Línea 5: creamos una variable llamada valorcomparacion con la que trabajaremos para ir comparando los elementos de la primera y segunda columna. El valor de la celda en la que nos encontramos en la columna B, pasa a estar en la variable valorcomparacion.
• Línea 6: cambiamos a la columna A para iniciar el proceso de comparación.
• Línea 7: creamos una nueva variable llamada Salir con la que controlaremos si debemos salir del bucle o no. Solamente saldremos en el momento en el que se encuentre un elemento que está en la segunda y primera columna.
• Línea 8: aquí iniciamos un bucle que se repetirá hasta que se llegue al final de la primera columna, (caso que se dará cuando no existan elementos comunes) o hasta que se encuentre un elemento común, (esto nos lo indicará la variable Salir).
• Línea 9: en esta línea preguntaremos si la celda en la que nos encontramos (primera columna) es igual que el valor que tenemos dentro de la variable: valorcomparacion.
• Línea 10: si se ha producido la coincidencia de elementos procedemos a preguntar si realmente deseamos borrar este elemento.
• Línea 11: miramos si la respuesta del usuario ha sido afirmativa.
• Seguiremos la explicación paso a paso en la siguiente lección.
MACRO COMPARACIÓN ENTRE COLUMNAS - EXPLICACIÓN ÚLTIMOS PASOS
• En esta lección continuaremos con la explicación paso a paso de la macro que hemos realizado para crear una comparación entre columnas.
• Línea 12: si el usuario contesta afirmativamente eliminamos la celda y desplazamos la lista hacía arriba, de esta forma no tenemos huecos en medio de la lista.
• Línea 13: terminamos la estructura Si que hemos iniciado en la línea 11.
• Línea 14: como se ha localizado un elemento coincidente pondremos la variable Salir con valor Si.
• Línea 15: aquí empezamos el caso en el que el valor que tenemos seleccionado en la primera columna con el valor de la variable valorcomparacion no sea coincidente.
• Línea 16: si no coinciden los datos lo que hacemos es avanzar una posición dentro de la primera columna.
• Línea 17: aquí terminamos la estructura If iniciada en la línea 9.
• Línea 18: terminamos el bucle iniciado en la línea 8.
• Línea 19: incrementamos en uno el valor de la variable Posicion ya que estamos avanzando una posición dentro de la segunda columna.
• Línea 20: pasamos a la segunda columna para continuar con la comparación de los elementos.
• Línea 21: avanzamos en la segunda columna tantas veces como se nos indique en la variable Posicion para iniciar nuevamente el proceso de comparación entre los elementos de ambas columnas.
• Línea 22: terminamos el bucle principal de esta macro.
• Línea 23: terminamos la macro.
• Esta macro es bastante completa, os recomendamos repasarla cuantas veces creáis oportunas hasta que quede completamente clara. No hace falta que entendáis completamente las instrucciones, pero sí cuál es su función. Para probar la macro simplemente deberéis copiar una serie de elementos en la primera columna y en la segunda poner algunos de los elementos que están en la primera.
BARRA DE HERRAMIENTAS PERSONALIZADA
• Hasta esta lección hemos visto cómo copiar, guardar y poner en funcionamiento una macro utilizando el menú de herramientas Herramientas - Macro.
• En muchas ocasiones puede ser que tengamos una macro la cual necesitemos poner en funcionamiento muchas veces con lo que el hecho de abrir el menú y buscar dicha macro nos puede ser un poco engorroso.
• En esta lección vamos a ver una forma de crear una nueva barra de herramientas en la que pondremos un botón para que al pulsarlo se ponga en funcionamiento la macro.
• Explicaremos los pasos necesarios para conseguir esto.
Crear una barra de herramientas nueva
• 1.- Abrir el menú Ver - Barras de herramientas y seleccionar la opción: Personalizar.
• A continuación aparecerá una nueva ventana llamada: Personalizar.• 2.- De esta ventana pulsar sobre el botón: Nueva... • Nos aparecerá una ventana llamada: Nueva barra de
herramientas en la que deberemos especificar el nombre que le deseamos dar a nuestra barra para poderla diferenciar del resto.
• 3.- Para nuestro ejemplo podríamos poner como nombre: Mis macros.
• 4.- A continuación pulsar Aceptar.• Podremos observar como en la lista de barras de herramientas
disponibles aparece el nombre que acabamos de poner. A la derecha del nombre aparecerá una indicación conforme esta barra está visible. Si no la ves puedes mover la ventana Personalizar.
• Ahora ya tenemos nuestra nueva barra de herramientas creada. En la siguiente lección aprenderemos cómo podemos crear un botón dentro de esta barra para que al pulsarlo se ejecute una de nuestras macros.
CREAR BOTONES EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS PERSONALIZADA
• En la lección anterior hemos visto cómo crear una barra de herramientas personalizada para colocar nuestros botones, los cuales ejecutarán una macro.
• En esta lección veremos cómo crear estos botones.• 5.- Dentro de la ventana Personalizar deberemos activar la
pestaña: Comandos.• 6.- En la lista de Categorías deberíamos hacer un clic sobre:
Macros.• En la parte derecha de esta misma ventana aparecerán dos
opciones: Personalizar elemento de menú y Personalizar botón, en esta ocasión utilizaremos la segunda de las opciones.
• 7.- Deberemos hacer un clic sobre la opción Personalizar botón para seleccionarla.
• 8.- Seguidamente deberemos desplazar este botón a la nueva barra de herramientas que hemos creado. Para ello simplemente deberemos situarnos encima, pulsaremos el botón izquierdo del ratón y mientras lo tenemos pulsado nos desplazaremos hasta situarnos encima de la barra de herramientas que hemos creado anteriormente.
• 9.- Una vez situado el cursor dentro de la barra de herramientas soltaremos el botón.
• Podremos ver como dentro de la barra: Mis macros aparece el botón que hemos arrastrado.
• Ahora que ya tenemos creado el botón en nuestra barra de herramientas, vamos a personalizarlo para que cumpla con su función.
• Observa como en la ventana actual está activado el botón: Modificar selección.
• 10.- Pulsa este botón, desplázate hasta la opción: Cambiar imagen del botón.
• 11.- De la lista, selecciona el icono que más te guste.
• Observa cómo la imagen del botón de nuestra barra de herramientas ha cambiado.
• 12.- Pulsa nuevamente el botón: Modificar selección.
• Ahora lo que cambiaremos es el texto que aparecerá en el momento en el que pongamos el ratón encima de este botón, así de esta forma siempre podremos recordar que función hace dicho botón
• 13.- Selecciona la opción Nombre: y escribe: Repetir con informe.
ASIGNAR MACRO A BOTÓN
• En lecciones anteriores hemos visto cómo crear una barra de herramientas personalizada y un botón en ella.
• En esta lección veremos cómo asignar una macro a este botón personalizado.
• 14.- Abre nuevamente el botón: Modificar selección.• 15.- Selecciona la opción: Asignar macro... • Aparecerá una nueva ventana llamada: Asignar macro.• 16.- De esta nueva ventana escoge la macro que deseas
asignar a este botón. En nuestro caso seleccionaremos: EliminarRepetidosyRegistro, macro que servía para eliminar elementos repetidos de una lista y crear un informe con el número de repeticiones.
• 17.- Una vez seleccionada la macro, pulsa Aceptar.• 18.- Cierra la ventana Personalizar.• A partir de este momento ya puedes utilizar este botón en el
momento que desees ejecutar la macro.
Buscar
• Al igual que otros programas de Windows, con Excel es posible buscar algún
dato en el libro de trabajo desde Edición - Buscar. Desde esta pantalla
podemos buscar simplemente un dato o bien buscar un dato y reemplazarlo
por otro automáticamente.
• En esta última pantalla podemos Reemplazar todas las entradas
"Ventas" que aparezcan en el documento. El botón Opciones
accede a un completo menú desde el cual podremos reemplazar,
no solamente, un dato sino buscarlo por filas o columnas, o
reemplazar un formato (negrita, subrayado, color) por otro.
Búsqueda V
Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener.
Estructura: BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado)
Excel busca en la primera columna de la matriz,
definida en el segundo argumento, de forma
vertical el valor que ponemos en el primer
argumento. Normalmente esta búsqueda Excel la
hace pensando que esta primera columna está
ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos
que indicárselo para que pueda encontrar el dato.
Si la tabla no está ordenada deberemos escribir
Falso en el argumento que hemos llamado
Ordenado.
• Ejemplo: Vamos a crear una pequeña hoja en la que según el
código de un artículo nos devuelva la descripción de este
dependiendo de una lista. Para ello primero de todo
necesitaremos una tabla de valores. Imaginemos que la
introducimos a partir de la celda A5 donde escribiremos el
primer código, por ejemplo X-1. En la celda B5 la descripción:
Coches. En la celda A6 escribiremos X-2 y en la B6:
Camiones... y así todos los valores que querramos.
• Lo que desearemos es que el usuario
de esta hoja introduzca un código en la
celda A1 y automáticamente en la
celda A2 aparezca la descripción que
depende del código. Para ello
solamente tendremos que escribir la
función siguiente en la celda A2.
=BUSCARV(A1;A5:B8;2;FALSO)
• Explicaremos detenidamente los argumentos
de esta función para terminar de entender el
funcionamiento. En esta función buscamos el
valor de la celda A1, dentro de la matriz
A5:B8, recuerda que Excel busca primero por
la primera columna. Como resultado nos
mostrará lo que encuentre en la segunda
columna de la fila del valor encontrado.
Buscarh • Esta función realiza lo mismo que la función anterior,
pero con la diferencia que busca los valores en la
primera fila de la matriz de forma horizontal y nos
devuelve un valor que está dentro de la misma
columna del valor encontrado.
• Estructura: BUSCARH(Valor que se desea buscar
en la matriz; Matriz de datos donde buscar
datos; Fila que se desea obtener dato;
Ordenado)
• Ejemplo: Podemos utilizar el mismo
caso que el anterior, simplemente que
los códigos que vamos a utilizar
deberán estar distribuidos en
columnas y las descripciones en la
siguiente fila. Así de esta forma
podemos utilizar la siguiente función:
=BUSCARH(A1;A5:D6;2;FALSO)