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Sesión 5

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Funciones II

Microsoft Excel 2010

FUNCIONES II

Objetivo

• Aprender a utilizar funciones condicionales, fecha/hora, matemáticas y de búsqueda y referencia.

Contenido

• Trabajar con funciones comunes I.o Fórmulas Condicionales.o Fórmulas de Fecha y Hora.o Fórmulas Matemáticas.o Fórmulas Búsqueda y referencia.

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1. Trabajar con funciones comunes IFunciones CondicionalesFunción SI

La función SI sirve para cuando requerimos evaluar una condición y dependiendo de si se cumple o no tener uno u otro resultado, es decir, si se cumple la condición tendríamos un resultado y si no se cumple el resultado sería otro.

Sintaxis:= SI(Prueba_Lógica, Valor_si_verdadero,Valor_si_falso)

Esta función requiere de tres (3) argumentos:Prueba_Lógica: En la expresión que queremos evaluar.Valor_si_verdadero: Como su nombre lo indica, es el resultado si la prueba lógica resulta verdaderaValor_si_falso: Indica es el resultado si la prueba lógica resulta falsa.

Ejemplo de operación:

Si el numero que tenemos en la columna A es mayor que 5 la columna B debe decir “MAYOR”, de lo contrarioen B debe decir “NO ES MAYOR”La función quedaría de la siguiente forma:=SI(A1>5,”MAYOR”,”NO ES MAYOR”)Como se aprecia en la imagen.

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Función SUMAR.SISuma selectivamente las celdas que coinciden con el argumento criterio.

SintaxisSUMAR.SI(RANGO; CRITERIO; RANGO A SUMAR)

Donde:Rango: Es el rango de celdas a evaluarCriterio: Es la condición en forma de número, expresión o texto, que determina que celdas se van a sumar. Por ejemplo, el argumento puede ser: 32; “32”; “>32”; “manzanas”, etc.Rango a sumar: Son las celdas que se van a sumar.Las celdas contenidas en Rengo a sumar se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio.

Ejemplo:En el ejercicio que muestra la figura se ha obtenido el total de ventas por peras y manzanas; ademas tambien se obtuvo las ventas en total despues de la fecha 03-10-09.

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Función CONTAR.SICuenta las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Sintaxis:CONTAR.SI(Rango; Criterio)

Rango: Es el rango de celdas que se desea evaluar.Criterio: Es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina que celdas se van a contar.

Ejercicio:En este ejercicio se ha calculado cuantas personas tienen de edad mayor a 30.

Funciones anidadas dentro de funcionesEn algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

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Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!

Funciones de fecha y horaEn varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un “número de serie”. Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Función AHORA()

Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y hora.

Ejemplo: =AHORA() devuelve 09/09/2004 11:50.

Función AÑO(núm_de_serie)

Esta función tiene como parámetro un número de serie y devuelve el año en formato año entre el rango de 1900-9999.

Ejemplo: =AÑO(38300) devuelve 2004. En vez de un número de serie le podríamos pasar la referencia de una celda que contenga una fecha: =AÑO(B12) devuelve también 2004 si en la celda B12 tengo el valor 01/01/2004.

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Función DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie proporcionado.

Ejemplo: =DIA(38300) devuelve 9.

Función DIAS360 (fecha_inicial;fecha_final;método)Calcula el número de días entre las dos fechas proporcionadas basándose en años de 360 días. Los parámetros de fecha inicial y fecha final es mejor introducirlos mediante la función Fecha(año;mes;dia).El parámetro método es lógico (verdadero, falso), V --> método Europeo, F u omitido--> método Americano.Método Europeo: Las fechas iniciales o finales que corresponden al 31 del mes se convierten en el 30 del mismo mes Método Americano: Si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en el 30 del mismo mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la fecha final se convierte en el 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final se convierte en el 30 del mismo mes

Ejemplo: =DIAS360(Fecha(1975;05;04);Fecha(2004;05;04)) devuelve 10440.

Función DIASEM(núm_de_serie;tipo)Devuelve un número del 1 al 7 que identifica al día de la semana, el parámetro tipo permite especificar a partir de qué día empieza la semana, si es al estilo americano pondremos de tipo = 1 (domingo=1 y sábado=7), para estilo europeo pondremos tipo=2 (lunes=1 y domingo=7).

Ejemplo: =DIASEM(38300;2) devuelve 2.

Función FECHA(año;mes;día)Devuelve la fecha en formato fecha, esta función sirve sobre todo por si queremos que nos indique la fecha completa utilizando celdas donde tengamos los datos del día, mes y año por separado.

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Ejemplo: =FECHA(2004;2;15) devuelve 15/02/2004.

Función FECHANUMERO(texto_de_fecha)Devuelve la fecha en formato de fecha convirtiendo la fecha en formato de texto pasada como parámetro. La fecha pasada por parámetro debe ser del estilo “dia-mes-año”.

Ejemplo: =FECHANUMERO(“12-5-1998”) devuelve 12/05/1998

Función HORA(núm_de_serie)Devuelve la hora como un número del 0 al 23.

Ejemplo: =HORA(0,15856) devuelve 3.

Función HORANUMERO(texto_de_fecha)Convierte una hora de texto en un número de serie de Excel para una hora.

Ejemplo: =HORANUMERO(“12:35:20”) devuelve 0,5245...

Nota Para ver el número como una hora (12:35:20), recuerda que tienes que seleccionar la celda y en el menú Formato hacer clic en Celdas, y en la ficha Número seleccionar Hora del cuadro Categoría.

Función HOY()Devuelve la fecha actual en formato de fecha.

Ejemplo: =HOY() devuelve 09/09/2004.

Función MES(núm_de_serie)Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) según el número de serie pasado como parámetro.

Ejemplo: =MES(35400) devuelve 12.

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Función MINUTO(núm_de_serie)Devuelve el mínuto en el rango de 0 a 59 según el número de serie pasado como parámetro.

Ejemplo: =MINUTO(“16:20:00”) devuelve 20.

Función NSHORA(hora;minuto;segundo)Convierte horas, minutos y segundos dados como números en un número de serie de Excel en formato de hora.

Ejemplo: =NSHORA(16;20;00) devuelve 0,64.

Función SEGUNDO(núm_de_serie)

Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59 según el número de serie pasado como parámetro.

Ejemplo: =SEGUNDO(“12:20:40”) devuelve 40.

Funciones MatemáticasFunción ALEATORIOEsta función nos devolverá un número al azar entre el 0 y el 1, siempre será mayor o igual que 0 y menor que 1.Sintaxis:

ALEATORIO();

Ejemplo:Escribe la función =ALEATORIO() en cualquier celda y pulsa Intro. Te aparecerá un valor aleatorio. Si pulsas F9 irán modificando los valores.

Función ALEATORIO.ENTREUtilizando esta función podremos obtener un número aleatorio entero entre dos números que especifiquemos.Sintaxis:

ALEATORIO.ENTRE(Valor inferior; Valor superior)

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Funcion CONTAREsta función se utiliza para contar los números en el rango seleccionado, omitiendo las celdas vacías y las que contienen datos no numéricos.Sintaxis:

CONTAR(rango)

Ejemplo:

Funcion ENTERORedondea un número hasta el entero inferior más próximo.Sintaxis:

ENTERO(expresion)

Ejemplos de operación:=ENTERO(6.95)=ENTERO(-8.2)En el primer caso el resultado es 6. En el segundo caso el resultado es -9 ya que es el entero inferior más próximo.

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Funcion PromedioLa función PROMEDIO() sirve para obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de valores. Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de celdas que tengan valores numéricos. Sintaxis:

PROMEDIO(rango-celdas)

Ejemplo:

Funcion MAXLa función MAX sirve cuando tenemos un conjunto de números y deseamos saber cual es el mayor. Puede tener como argumento una serie de celdas individuales, un rango de celdas o una combinación de ambas. Esta función ignorará aquellos valores que sean de tipo texto o

lógico.

Sintaxis:MAX(valor1;valor2;....)

Ejemplo:

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Funcion MINLa función MIN sirve cuando tenemos un conjunto de números y deseamos saber cual es el menor. Puede tener como argumento una serie de celdas individuales, un rango de celdas o una combinación de ambas. Esta función ignorará aquellos valores que sean de tipo texto o lógico.

Sintaxis:MIN(valor1;valor2;....)

Ejemplo:

Funcion RedondearNos devuelve un número con una cantidad de decimales que nosotros le indiquemos. Este valor estará redondeado.

Sintaxis: REDONDEAR(Valor; Número decimales)

Funciones Búsqueda y referenciaFuncion BuscarVCon el afán de tener un nombre más descriptivo de la función BUSCARV en Excel 2010, el equipo de Microsoft decidió efectuar un cambio de nombre a esta famosa y útil función. En Excel 2010 la podrás encontrar

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con el nombre de CONSULTAV:De acuerdo a un comunicado oficial de Microsoft la función BUSCARV en Excel 2010 había cambiado su nombre a CONSULTAV. Este era un cambio real, sin embargo hubo tanta confusión y comentarios de parte de los usuarios de Excel 2010 que se decidió regresar el nombre de la función a BUSCARV a partir del lanzamiento del Service Pack 1 de Office.

La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un directorio telefónico.

Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro del directorio telefónico para entonces obtener el número correcto.

Crear una tabla de búsqueda

Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

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Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.

Sintaxis de la función BUSCARVLa función BUSCARV tiene 4 argumentos:• Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.•Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.

• Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.

• Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la

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primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

Vamos a buscar el telefono de Diana.Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre.

=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)Observa el resultado de la función recién descrita:

Creación de listas desplegables

Tambien podemos usar listas; para ello Ud tendra que crear una lista de nombres en la celda E1; de la siguiente manera:1. Ubiquese en la celda E1.2. Vaya a la ficha Datos y haga clic en validación de datos:

3. Se mostrará el cuadro de diálogo Validación de datos en donde deberás seleccionar la opción Lista:

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4. En origen hacer clic en el indicador de la derecha y selecciona el rango

de nombres de la tabla anterior.

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5. Luego presione el botón Aceptar, y tendra su lista creada en la celda E2.

6. Si usamos la función buscarV para encontrar el telefono dependiendo del nombre que se elija en la lista nuestra función quedaría de la siguiente forma:=CONSULTAV(E1;A2:B11;2;FALSO)

Nota: También puede usar la creación de listas para usarlas en combinación con otras funciones.

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Resumen

Funciones Condicionales

Función SI

La función SI sirve para cuando requerimos evaluar una condición y depen-diendo de si se cumple o no tener uno u otro resultado, es decir, si se cum-ple la condición tendríamos un resultado y si no se cumple el resultado sería otro.

Sintaxis:

SI(Prueba_Lógica, Valor_si_verdadero,Valor_si_falso)

Función SUMAR.SI

Suma selectivamente las celdas que coinciden con el argumento criterio.

Sintaxis

SUMAR.SI(RANGO; CRITERIO; RANGO A SUMAR)

Función CONTAR.SI

Cuenta las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Sintaxis:

CONTAR.SI(Rango; Criterio)

Funciones de fecha y hora

Función AHORA()

Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y hora.

Función AÑO(núm_de_serie)

Esta función tiene como parámetro un número de serie y devuelve el año en formato año entre el rango de 1900-9999.

Función DIA(núm_de_serie)

Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie proporcionado.

Función DIAS360 (fecha_inicial;fecha_final;método)

Calcula el número de días entre las dos fechas proporcionadas basándose en

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años de 360 días.

Función FECHA(año;mes;día)

Devuelve la fecha en formato fecha.

Función FECHANUMERO(texto_de_fecha)

Devuelve la fecha en formato de fecha convirtiendo la fecha en formato de texto pasada como parámetro.

Función HORA(núm_de_serie)

Devuelve la hora como un número del 0 al 23.

Función HORANUMERO(texto_de_fecha)

Convierte una hora de texto en un número de serie de Excel para una hora.

Función HOY()

Devuelve la fecha actual en formato de fecha.

Función MES(núm_de_serie)

Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) según el número de serie pasado como parámetro.

Función SEGUNDO(núm_de_serie)

Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59 según el número de serie pasado como parámetro.

Funciones Matemáticas

Función ALEATORIO

Esta función nos devolverá un número al azar entre el 0 y el 1, siempre será mayor o igual que 0 y menor que 1.

Sintaxis: ALEATORIO();

Función ALEATORIO.ENTRE

Utilizando esta función podremos obtener un número aleatorio entero entre dos números que especifiquemos.

Sintaxis: ALEATORIO.ENTRE(Valor inferior; Valor superior)

Funcion CONTAR

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Esta función se utiliza para contar los números en el rango seleccionado, omi-tiendo las celdas vacías y las que contienen datos no numéricos.

Sintaxis: CONTAR(rango)

Funcion ENTERO

Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

Sintaxis: ENTERO(expresion)

Funcion Promedio

Sirve para obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de valo-res.

Sintaxis: PROMEDIO(rango-celdas)

Funcion MAX

La función MAX sirve cuando tenemos un conjunto de números y deseamos saber cual es el mayor.

Sintaxis: MAX(valor1;valor2;....)

Funcion MIN

La función MIN sirve cuando tenemos un conjunto de números y deseamos

saber cual es el menor.

Sintaxis: MIN(valor1;valor2;....)

Funcion Redondear

Nos devuelve un número con una cantidad de decimales que nosotros le indi-quemos.

Sintaxis: REDONDEAR(Valor; Número decimales)

Funciones Búsqueda y referencia

Funcion BuscarV

La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando.

Sintaxis: BUSCARV(Valor_buscado; Matriz_buscar_en);Indicador de colum-nas; Ordenado)

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