excelencia en compras procedimiento general lima, enero del 2004 blas cerdeña 365 – 101 san...

Excelencia en ComprasProcedimiento General

Lima, Enero del 2004

Blas Cerdeña 365 – 101 San Isidro, Lima – 27, Perú

Teléfono: (511) 221-6675 e-mail: [email protected] 1.2v 1.2

222

Indice

una vez listo todo una vez listo todo

333

Metodología del proyecto

Análisis/ Diagnóstico

Propuestas de mejora

Implementación

Selección de categorías /

commodities

Análisis de oportunidades

Valorización de propuestas y validación

ImplementaciónConformación

de equipos


commodities



Conformación de equipos

Fortalecimiento

Organizacional

Fortalecimiento

Organizacional

Estrategias por categoría - 1Estrategias por categoría - 1


. . .. . .

444

Fortalecimiento Organizacional

Recopilacion de

informacion relevante

Entrevistas

Análisis de Estadísticas

de Compras e Inventarios

Análisis de procesos

Analisis de actividades

Análisis de costos

Total Real de Compra

Recopilacion de

informacion relevante

Entrevistas

Análisis de Estadísticas

de Compras e Inventarios

Análisis de procesos

Analisis de actividades

Análisis de costos

Total Real de Compra

Fortalecimiento

Organizacional

Fortalecimiento

Organizacional

Análisis/ Diagnóstico

Propuestas de mejora

Implementación

Definir tareas y

responsables y plazos

Estimar beneficios

Inversion requerida

Definir tareas y

responsables y plazos

Estimar beneficios

Inversion requerida

Rediseno de Procesos

Medicion de impacto en

organizacion

Tiempo liberado

Simplificacion

administrativa

Simulacion de resultados

Rediseno de Procesos

Medicion de impacto en

organizacion

Tiempo liberado

Simplificacion

administrativa

Simulacion de resultados

Ver carpeta adjunta de Archivos de Capacitacion

Ver carpeta adjunta de Archivos de Capacitacion

- Uso intensivo de recursos del cliente- Validar toda la informacion recopilada- Programar entrevistas de manera oportuna- Trasladar informacion hacia medio electronico para su rapida revision y validacion

- Uso intensivo de recursos del cliente- Validar toda la informacion recopilada- Programar entrevistas de manera oportuna- Trasladar informacion hacia medio electronico para su rapida revision y validacion

555

Para el diagnostico de la situacion actual del cliente utilizamos herramientas que permiten identificar las principales oportunidades

12

El lead time del proveedor es menos del 30% del tiempo de ciclo para pedido a recepción de insumos es de 14 días

1,5 d 3 1 d 1d1 4 6 d3 2-6 d

Requerimiento

Agrupar

Cotizar

Analisis / Seleccion

Generacion O/C

Lead Time

Poner O/C

Recepcion

Respuesta

Cuarentena / CC

VºBº Cont. Cal

Aprobacion G.Adm

Aprobacion G. Fin

0.5

Tiempo de Ciclo = 14 dias

Lead Time = 4 días ( <30% del tiempo)


Lead Time = 4 días ( <30% del tiempo)4 d

12

El lead time del proveedor es menos del 30% del tiempo de ciclo para pedido a recepción de insumos es de 14 días

1,5 d 3 1 d 1d1 4 6 d3 2-6 d

Requerimiento

Agrupar

Cotizar

Analisis / Seleccion

Generacion O/C

Lead Time

Poner O/C

Recepcion

Respuesta

Cuarentena / CC

VºBº Cont. Cal

Aprobacion G.Adm

Aprobacion G. Fin

0.5


Lead Time = 4 días ( <30% del tiempo)


Lead Time = 4 días ( <30% del tiempo)4 d

9

La Generación de O/C tienen varios pasos y autorizaciones manuales

CompradorComprador Comprador

Genera la Ordende Compra

Env i ia O/C a aprobacion de G.Adm.

AIngresa al sistema la cantidad a Comprar

Gerencia Admi nistra tiv a

Da V.B. a la O/C

Firma la O/C

A

Recoge O/C aprobada y la env ia a Gerencia Financeira

Recoge O/C y verifica que todas las aprobaciones esten O.K.

Comprador

Comprador Gerencia Fina nciera

Env ia la O/C al prov eedor

Comprador

Se comunica con el proveedor para hacer coordinacionesfinales.

Comprador

RE-confirma fecha de entrega u y cantidades

Prov eedor

1 No env iar documento e n físic o, apr obaci ón

v ia sistema

Realizar aprobaciones v ía Intrane t

Eliminar doble v erificaci ón. D emoras

innecesarias

Fax – Modem

Coor dinaci one s v ia Correo Electr ónic o

No env iar documento e n físic o, apr obaci ón

v ia sistema



innecesarias

Fax – Modem


2

3

4

1 2

3 42

5

5

9

La Generación de O/C tienen varios pasos y autorizaciones manuales

CompradorComprador Comprador

Genera la Ordende Compra

Env i ia O/C a aprobacion de G.Adm.

AIngresa al sistema la cantidad a Comprar

Gerencia Admi nistra tiv a

Da V.B. a la O/C

Firma la O/C

A

Recoge O/C aprobada y la env ia a Gerencia Financeira

Recoge O/C y verifica que todas las aprobaciones esten O.K.

Comprador

Comprador Gerencia Fina nciera

Env ia la O/C al prov eedor

Comprador

Se comunica con el proveedor para hacer coordinacionesfinales.

Comprador

RE-confirma fecha de entrega u y cantidades

Prov eedor

1 No env iar documento e n físic o, apr obaci ón

v ia sistema



innecesarias

Fax – Modem


No env iar documento e n físic o, apr obaci ón

v ia sistema



innecesarias

Fax – Modem


2

3

4

1 2

3 42

5

5

3

Esquema del Proceso General de Compra

Insumos

Otras Compras

Licitaciones

Generaci ón, e nv ío de O/ C y

Segui miento

Cotizaci ón, Análisis y selección

Desarrollo de Prov eedores

RequerimientoRecepci ón, C C

y a probaciónPago a

Prov eedor

Revisión de facturas en contabiildad

Validacion por telefono con Control de Calidad

Aprobacion de G. Adm. Y G. Financ.

Programación de Pago los Martes

Se paga con cheque los viernes






Cuando llega requerimiento

Varias firmas / aprobaciones

Envío por fax manual

Seguimiento telefónico

FaxArea Usuaria

Ajuste en plazos y cantidades

Coordinaciones son telefónicas





FaxArea Usuaria



Acumulación de requerimientos

Cotizaciones 3 meses : Tipo A 6 Meses : Tipo B12 Meses : Tipo C

Confirma precio y cumplimiento

Cotizaciones Tipo B y C

Básicamente se solicita plazo






Planeación

Licitación

Planeación

Licitación

Nuevo Producto con proveedor existente

Producto existente con nuevo proveedor



Proveedor traslada Cuarentena

- Estuches :- Folletos :- Insumos :

Planificador confirma status viatelefónica

Mayoría sin cuarentena

Tiene prioridad





Tiene prioridad

Presupuesto Anual

Solicitado por Area Usuaria

Presupuesto Anual


Análisis de Riesgo

Inmoviilzacion de PT

Análisis de Riesgo


3

Esquema del Proceso General de Compra

Insumos

Otras Compras

Licitaciones

Generaci ón, e nv ío de O/ C y

Segui miento

Cotizaci ón, Análisis y selección

Desarrollo de Prov eedores

RequerimientoRecepci ón, C C

y a probaciónPago a

Prov eedor















FaxArea Usuaria







FaxArea Usuaria













Planeación

Licitación

Planeación

Licitación









Tiene prioridad





Tiene prioridad

Presupuesto Anual


Presupuesto Anual


Análisis de Riesgo


Análisis de Riesgo


Revisar documentos adjuntosMateriales de capacitacion

•Analisis de costos•Analisis de procesos•Analisis de Actividades•Rediseño de procesos

Análisis de ProcesosAnálisis de Procesos

29

En Planeación: falta de herramientas/software que agilicen la proyección de necesidades dificulta su realización con la frecuencia debida

36%

23%

18%

8%

5%

10%

Coordinaciones Telefónicas


RequerimientoRequerimiento

LicitacionesLicitaciones

OrdenesSeguimiento

OrdenesSeguimiento

ReportesReuniones

ReportesReuniones

Balance de

producción

automático

Explosion

continua y

v ia sistema

Reportes

predefinidos

en sistema

29

En Planeación: falta de herramientas/software que agilicen la proyección de necesidades dificulta su realización con la frecuencia debida

36%

23%

18%

8%

5%

10%



RequerimientoRequerimiento

LicitacionesLicitaciones

OrdenesSeguimiento

OrdenesSeguimiento

ReportesReuniones

ReportesReuniones

Balance de

producción

automático

Explosion

continua y

v ia sistema

Reportes

predefinidos

en sistema

Análisis de ActividadesAnálisis de Actividades

171717

Levantamiento de Informacion

G Grat ta Ces ar M en a Ma rt h a Pint oKe vin Ost e rl ing ( te cn olo g ia)T o tal

Dia

rias

Sem

anal

es

Me

nsua

les

Dia

rias

Se

man

ale

s

Men

sua

les

Dia

rias

Se

man

ale

s

Me

nsu

ale

s

Dia

rias

Sem

ana

les

Me

nsu

ale

s

po

nde

rado

dia

rio

Po

rcen

tual

pon

dera

do

dia

rio

Porc

ent

ual

pon

der

ado

dia

rio

Po

rcen

tua

l

pon

dera

do

dia

rio

Po

rcen

tual

%

Reun io nes d e co ord in ación 1, 5 7,5 0,4 2 ,0 0, 0 0,9 1 ,3 1,0 0,8 9, 0 0 ,0 2 ,9 31% 0,8 8% 1,1 1 3% 2,4 2 0% 19 %

Pr epa rac ió n de rep or tes e in for mes 0, 0 1,0 16 ,0 6, 0 0,0 3 ,0 30,0 0,3 2, 0 0 ,0 0 ,9 9% 0,3 3% 0,7 8 % 0,4 3 % 6%

In for mes o Repor tes par a Clien tes 1,0 3, 0 3 ,0 0 ,2 2% 0,1 1% 0,5 6 % 0,0 0 % 2%

27,0 0,3 0% 0% 0 % 0 % 0%

In for mes o Repor tes par a el ár ea - r enta bilida d 16 ,0 3, 0 3,0 2, 0 0 ,7 7% 0,1 1% 0,1 1 % 0,4 3 % 3%

liquidac io n de viajes v ia sistema AS/ 400 2,5 5 ,5 0,3 0 ,0 0% 2,5 25 % 1,0 1 1% 0,3 3 % 10 %

Visitas a cliente s ac tuales 1, 0 4,0 8 ,0 2,4 1 ,0 5, 0 0,5 2 ,0 1,3 0,0 17, 0 0 ,0 2 ,1 22% 2,8 28 % 0,9 1 1% 3,1 2 6% 24 %

Vis it as pa ra nuev os s erv ic io s 5, 0 1,0 6, 0 0 ,0 0% 0,2 2% 0,0 0 % 1,1 9 % 4%

Vis it as de mant enimiento 4,0 1,4 2 ,0 8, 0 0 ,7 8% 1,4 14 % 0,4 4 % 1,5 1 2% 11 %

Vis it as po r p rob le mas 8 ,0 1 ,0 0,3 3, 0 0 ,3 4% 0,2 2% 0,0 0 % 0,5 5 % 3%

Co ord in acione s po r te lé fon o/mail 1, 0 1,0 0,5 1 ,0 11% 1,0 10 % 0,5 6 % 0,0 0 % 7%

Visitas a nu evos pr ospe ctos 6 ,0 1, 0 0 ,3 3% 0,0 0% 0,0 0 % 0,0 0 % 1%

Hace r co tizacion es d e viajes (nu evas pr opue stas) 10 ,0 2 ,0 0 ,4 5% 0,4 4% 0,0 0 % 0,0 0 % 2%

Implemen tacion de n uevo s cliente s 2, 5 2,0 4,0 0 ,0 0% 0,1 1% 0,1 1 % 4,0 3 4% 11 %

Implemen tación de me jo ras 0, 5 0,5 1 ,5 0 ,5 5% 0,5 5% 0,3 3 % 0,0 0 % 3%

Relación con tran spo rtista s 0, 0 2,0 0,5 0 ,0 2, 0 0,5 1 ,5 0,0 0,0 0, 0 0 ,4 4% 0,6 6% 0,8 9 % 0,0 0 % 5%

Pro blemas del tr ansp ort is ta co n cliente 1,0 0,5 1 ,5 0 ,2 2% 0,5 5% 0,3 3 % 0,0 0 % 3%

Pro blemas con pago a tr ansp ort is tas 1,0 2, 0 0,5 0 ,2 2% 0,1 1% 0,5 6 % 0,0 0 % 2%

To tal 4, 2 1 7,5 48 ,0 8,5 5 ,0 16, 5 3,4 21 ,2 34,3 5,6 35, 0 0 ,0 9 ,4 100 % 1 0,1 10 0% 8,7 1 00% 1 1,9 1 00% 10 0%

Hor as de tra bajo p or dia 8, 0 8,0 8,0 8,0

Dias po r s emana 5, 5 5,5 5,5 5,5

ACT IVIDADES PRINCIPAL ES Y SUBACTI VIDADES

Cé sar M e n a ( Ag en cia s)

Gio van n i Grat ta ( Con s umo )

Ma rth a Pin to

(El ect rod o me st icos)

Ke vin Os te r lin g (t ecn o lo gia )

Re vision de Re por tes vs r eclamo clie ntes , obte ner y

reg is tra r r esulta dos

171717

Levantamiento de Informacion

G Grat ta Ces ar M en a Ma rt h a Pint oKe vin Ost e rl ing ( te cn olo g ia)T o tal

Dia

rias

Sem

anal

es

Me

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tual

%

Reun io nes d e co ord in ación 1, 5 7,5 0,4 2 ,0 0, 0 0,9 1 ,3 1,0 0,8 9, 0 0 ,0 2 ,9 31% 0,8 8% 1,1 1 3% 2,4 2 0% 19 %

Pr epa rac ió n de rep or tes e in for mes 0, 0 1,0 16 ,0 6, 0 0,0 3 ,0 30,0 0,3 2, 0 0 ,0 0 ,9 9% 0,3 3% 0,7 8 % 0,4 3 % 6%

In for mes o Repor tes par a Clien tes 1,0 3, 0 3 ,0 0 ,2 2% 0,1 1% 0,5 6 % 0,0 0 % 2%

27,0 0,3 0% 0% 0 % 0 % 0%

In for mes o Repor tes par a el ár ea - r enta bilida d 16 ,0 3, 0 3,0 2, 0 0 ,7 7% 0,1 1% 0,1 1 % 0,4 3 % 3%

liquidac io n de viajes v ia sistema AS/ 400 2,5 5 ,5 0,3 0 ,0 0% 2,5 25 % 1,0 1 1% 0,3 3 % 10 %

Visitas a cliente s ac tuales 1, 0 4,0 8 ,0 2,4 1 ,0 5, 0 0,5 2 ,0 1,3 0,0 17, 0 0 ,0 2 ,1 22% 2,8 28 % 0,9 1 1% 3,1 2 6% 24 %

Vis it as pa ra nuev os s erv ic io s 5, 0 1,0 6, 0 0 ,0 0% 0,2 2% 0,0 0 % 1,1 9 % 4%

Vis it as de mant enimiento 4,0 1,4 2 ,0 8, 0 0 ,7 8% 1,4 14 % 0,4 4 % 1,5 1 2% 11 %

Vis it as po r p rob le mas 8 ,0 1 ,0 0,3 3, 0 0 ,3 4% 0,2 2% 0,0 0 % 0,5 5 % 3%

Co ord in acione s po r te lé fon o/mail 1, 0 1,0 0,5 1 ,0 11% 1,0 10 % 0,5 6 % 0,0 0 % 7%

Visitas a nu evos pr ospe ctos 6 ,0 1, 0 0 ,3 3% 0,0 0% 0,0 0 % 0,0 0 % 1%

Hace r co tizacion es d e viajes (nu evas pr opue stas) 10 ,0 2 ,0 0 ,4 5% 0,4 4% 0,0 0 % 0,0 0 % 2%

Implemen tacion de n uevo s cliente s 2, 5 2,0 4,0 0 ,0 0% 0,1 1% 0,1 1 % 4,0 3 4% 11 %

Implemen tación de me jo ras 0, 5 0,5 1 ,5 0 ,5 5% 0,5 5% 0,3 3 % 0,0 0 % 3%

Relación con tran spo rtista s 0, 0 2,0 0,5 0 ,0 2, 0 0,5 1 ,5 0,0 0,0 0, 0 0 ,4 4% 0,6 6% 0,8 9 % 0,0 0 % 5%

Pro blemas del tr ansp ort is ta co n cliente 1,0 0,5 1 ,5 0 ,2 2% 0,5 5% 0,3 3 % 0,0 0 % 3%

Pro blemas con pago a tr ansp ort is tas 1,0 2, 0 0,5 0 ,2 2% 0,1 1% 0,5 6 % 0,0 0 % 2%

To tal 4, 2 1 7,5 48 ,0 8,5 5 ,0 16, 5 3,4 21 ,2 34,3 5,6 35, 0 0 ,0 9 ,4 100 % 1 0,1 10 0% 8,7 1 00% 1 1,9 1 00% 10 0%

Hor as de tra bajo p or dia 8, 0 8,0 8,0 8,0

Dias po r s emana 5, 5 5,5 5,5 5,5

ACT IVIDADES PRINCIPAL ES Y SUBACTI VIDADES

Cé sar M e n a ( Ag en cia s)

Gio van n i Grat ta ( Con s umo )

Ma rth a Pin to

(El ect rod o me st icos)

Ke vin Os te r lin g (t ecn o lo gia )

Re vision de Re por tes vs r eclamo clie ntes , obte ner y

reg is tra r r esulta dos

666

El monto total real de compra lo calculamos indirectamente con valores contables. La diferencia entre el Target de Compras y el Total por O/C’s debe ser analizada e identificada

Ventas ACosto de VentasGastos AdmnistrativosGastos de Ventas

Utilidad Operativa BTotal Gastos (A-B) = C

Planilla DDepreciacion EProvisiones FTributos, Arbitrios G

Compras Corrientes C-D-E-F-G=HInversiones I

Compras Totales H+I

Monto Total de CompraMonto Total de Compra Listado de Ordenes de CompraListado de Ordenes de Compra

FECHA CODIGO DESCRIPCION UND. CANTID. P.UNIT. IMP.EN $20021105 241001A30 AVICEL PH 200 KG 340 9.31 316520020725 241001C18 CARBONATO DE CALCIO KG 7,800 0.75 585020020301 241001C32 COBLEND AMS-132 SA KG 42,420 1.90 8059820020918 241001E23 ESENCIA FRESA MARVA 502-223/A KG 25 132.00 330020020628 241001L05 LECHE EN POLVO DESCREMADA KG 5,250 2.72 1428020020920 242001P14 KOLLIDON CL P.V.P.K. KG 449 30.00 1347320021112 251002B12 BETACREM CRM 30 G TUBO ALUM CU 25,310 0 202520020923 251002B25 BANDA SEG (7.8,3 CM) MACA GELAT LA MOLIN CU 8,000 0 8820020226 251002C09 CAJA EMB N 5 (54.2,36.2,16.2CM) C/LOGO H CU 3,000 1 167120021219 251002C20 CAJA EMB N 7 (31,23.5,19.3 CM)C/LOG C/PL CU 1,069 0 28420020311 251002C25 CTA PVC 138MM/250MIC CRISTAL KG 894 3 227920020923 251002C29 CUCHARA PLAST 1.25 A 5 ML CU 220,000 0 218920020225 251002C47 INFECTRIM TAB CTA ALUM 157 KG 6 2 1020020327 251002C58 PARACETAMOL 500 MG TAB LIC CTA ALUM 157 KG 25 3 8120020718 251002D09 DOLORAL 100 MG SUS 60 ML FCO ETQ. AUTOAD CU 164,998 0 173220021015 251002D84 DIMENHIDRINATO 50MG/5ML INY AMP 5ML AMBA CU 10,501 0 39920020612 251002D85 DICLOFENACO SODICO 75MG/3ML INY AMP AMBA CU 12,740 0 43320020225 251002F88 FCO POLIPROPILENO 63 ML T/PLAST CU 67,860 0 427520020725 251002P71 PROPRANOLOL HCL 40 MG TAB 1000 ETIQUETA CU 6,100 0 25020020923 251002T74 TAPA DOUBLE LOOK S/LOGO FCO PLAST T/360° CU 41,670 0 41720021128 252002C39 CAJA LIC N2 (13,7.1,6.1 CM) CU 2,150 0 11120021112 252002C41 CAJA LIC N4 (27,27,13.5 CM) CU 1,000 2 71020020815 252002C46 CAPTOPRIL (25MG Y 50MG) TAB FOLLETO HERS CU 7,000 0 6920021003 252002C47 CLOTRIMAZOL 1% CRM 20G CAJA HERSIL CU 21,030 0 541

20020923 251002T74 TAPA DOUBLE LOOK S/LOGO FCO PLAST T/360° CU 41,670 0 417

TOTAL U$$

Target de

Compra

Target de

Compra

Incluye :Ordenes de compra

Mat. PrimaCompras Varias

ServiciosTelefoniaVigilanciaetc

Incluye :Ordenes de compra

Mat. PrimaCompras Varias

ServiciosTelefoniaVigilanciaetc

Target de compra >> Total U$ por O/CTarget de compra >> Total U$ por O/C

Desagregando el Target de Compra podemos

identificar las compras totales de la empresa

Desagregando el Target de Compra podemos

identificar las compras totales de la empresa

777

Una correcta clasificación de los items comprados es fundamental para estructurar de manera adecuada los paquetes a concursar

La segmentacion que usa el cliente no siempre es la

mas adecuada como paquete de licitacion

La segmentacion que usa el cliente no siempre es la

mas adecuada como paquete de licitacion

Total O/CTotal O/C

Grupo PrincipalGrupo Principal

Propaganda

Mantenimiento

Reactivos

Insumos

Consumo

Directo

FamiliaFamilia Sub-Producto(Categoria)

Sub-Producto(Categoria) ProductoProducto

Mat.

Empaque

P. Activos

Exipientes

Estuches

Caja

Embalaje

Tapas

Aluminio

PVC/PVdC

Frascos

Insertos

PVM JUNIOR FRESA 360G FCO PLAST IMP/TAPA

FCO VIDRIO AMBAR POTE REDONDO 120 ML B42

DEXTROMETORFANO JBE 120ML LIC FCO PLAST

FCO PLAST BLANCO S/IMP MAGAL D 200 ML

PVM ORIGINAL MM FCO PLAST BLANCOS

MERTHIOLATE INCOL 60ML FCO PLAST IMP TAP

PVM JUNIOR CHOCOLATE 360G FCO PLAST IMP/

AMOXICILINA 125MG/5ML SUS 90ML FCO PLAS

DEXTROMETORFANO JBE 120ML FCO PLAST IMP

FCO PET AMBAR 120 ML B42 MACA LA MOLINA

COMPLEJO B 120 ML SOL OR FCO PLAST BEIGE

CLOTRIMAZOL SOL 1% 20 ML FCO

RINOSEC GOTAS 15 ML FCO PLAST IMP

FCO VIDRIO AMBAR 30 ML T/PLAST

HID AL+MAG+DIMET 150ML FCO PLAS IMP FRAN

FCO PLAST BLANCO S/IMP MAGAL D 60 ML MM

FCO VIDRIO AMBAR 60ML T/PLAST B28

ALERGICAL SF JBE SOL ORAL 60ML MM FCO PL

BANDA SEG MADDRE POLVO 360 GR

ALERGICAL SF GTS SOL ORAL 5ML MM FCO PLA

CLORFENAMINA 2MG/5ML JBE 120ML LIC FCO P

DICLOXACILINA 250MG/5ML SUS 90ML FCO PLA

HID AL+MG + DIMET 150ML FCO PLAS IMP HER

ALERGICAL SF JBE SOL ORAL 60ML FCO PLAST

PVM JUNIOR FRESA 80G MM FCO PLAS IMP/TAP

RINOSEC GOTAS 5 ML MM FCO PLAST IMP

GASEOPLUS 80MG/ML GTS 5ML MM FCOPLAST IM

PVM JUNIOR CHOCOLATE 80G MM FCOPLAST IMP

PVM JUNIOR VAINILLA 80G MM FCOPLAST IMP/

SULFATO FERROSO JBE 180 ML CJA 50 FCO ET

CLOTRIMAZOL 1% SOL TOPICA FCO IMP 20 ML

IBUPROFENO 100MG/5ML SUS 60ML CJA 100FCO

GASEOPLUS 80MG/ML GTS 15ML FCOPLAST IMP/

PARACETAMOL 120MG SOL OR 120ML FCO 100 E

MERTHIOLATE PLUS TINT 60ML FCO PLAS IMP

888

Los datos de compra proporcionados por el cliente deben ser tranformados en información util que permita identificar las estrategias para cada categoría

PARA FABRICACION

FAMILIA CAJA EMBALAJE

Sum of IMP.EN $ NOMBRE PROVEEDOR

DESCRIPCION CE

NT

RO

PA

PE

LER

O S

.A.C

.

CE

RU

TI F

abric

a de

Env

ases

de

Car

tón

IND

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L C

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TO

N S

.A.

PA

PE

LER

A D

EL

SU

R S

.A.

To

tal g

ener

al

CAJA EMB N 1 (41,31,13.5 CM) C/LOGO HERS 1,197 481 1,678 CAJA EMB N 11 (34,34,28 CM)C/LOGO HERSIL 1,420 1,420 CAJA EMB N 12(34.1,25.4,20.7CM)C/LOGO+PL 1,448 661 2,109 CAJA EMB N 14 (41,31,13.5 CM) S/LOGO 5,378 2,158 7,536 CAJA EMB N 2 (47,29.5,21CM) C/LOGO HERSI 7,452 987 8,439 CAJA EMB N 3 (56,28,25.2CM) C/LOGO HERSI 1,730 1,511 5,636 8,877 CAJA EMB N 5 (54.2,36.2,16.2CM) C/LOGO H 1,671 4,360 6,031 CAJA EMB N 7 (31,23.5,19.3 CM)C/LOG C/PL 431 431 CAJA EMB N 8 (41,31,25 CM)C/LOGO C/PLAT 618 697 1,315 CAJA EMB N 9 (37,28,24.5 CM) C/PLAT 1,289 1,817 3,107 CAJA EMB N15(26;21.2;11CM)C/DIV 12 FCO M 1,265 1,265 DIVISIONES + BASE P/CAJA EMB N 11 851 851 DIVISIONES + BASE P/CAJA EMB N 3 569 569 PLATAFORMA CAJA EMB N2 (46,5 X 29 CM) 32 35 67 Total general 10,101 1,265 17,260 15,069 43,695

O/C FECHA COMPRA FAMILIA CODIGO DESCRIPCION UND. CANTID. MON. P.UNIT. IMP.EN $LH-0200590 20020205 Nac CAPSULAS 250005C01 CAPSULAS VEGETALES (K-CAPS) N° 0 CU 6,000 1 0.0010 6.00 LH-0201987 20020410 Nac FRASCOS 250005F03 FCO POLIPROPILENO 30 ML. B28 M.MEDICA CU 100 1 0.0670 6.70 LH-0204244 20020816 Nac FRASCOS 250005F09 FCO PET CRISTAL 60 ML CU 300 1 0.0680 20.40 LH-0200468 20020128 Nac BANDAS 250005L02 LINER 15.8 MM TORQUE T/18 AZUL/FCO POLIP CU 150 1 0.0010 0.15 LH-0200640 20020211 Imp TAPAS 250005T02 TAPA PILFER 28 MM ML 0 1 0.0165 0.00 LH-0204945 20021009 Nac ESTUCHES 251002A04 AZO CEFASABAL 100 MG TAB 2 MM SOBRE CU 16,800 0 0.1220 585.60 LH-0204686 20020920 Nac FOLLETOS 251002A17 ALERGICAL INY FOLLETO CU 2,600 0 0.0345 25.63 LH-0204485 20020909 Nac AMPOLLAS 251002A20 ALERGICAL INY AMP 2 ML AMBAR CU 11,076 1 0.0248 274.13 LH-0201038 20020225 Nac FOLLETOS 251002A22 AZOCEFASABAL 100 MG TAB FOLLETO CU 3,300 0 0.0365 34.41 LH-0205951 20021213 Nac FOLLETOS 251002A22 AZOCEFASABAL 100 MG TAB FOLLETO CU 4,400 0 0.0345 43.37 LH-0200374 20020123 Nac SUMINISTROS 251002A24 ALGODON MEDICINAL KG 30 1 5.0000 150.00 LH-0200816 20020218 Nac ETIQUETAS 251002A27 AMOXICILINA 250MG/5ML SUS 60ML 100 ETIQU CU 3,000 1 0.0790 237.00 LH-0205842 20021206 Nac ETIQUETAS 251002A27 AMOXICILINA 250MG/5ML SUS 60ML 100 ETIQU CU 2,200 0 0.2620 164.69 LH-0203711 20020715 Nac ESTUCHES 251002A33 AMOXICILINA 500 MG CAP 100 CAJA FRANCAR CU 3,800 0 0.4500 488.57

NOMBRE PROVEEDORROCSA INTERNACIONALCARLOS KOCH PRATTES S.A.CORPORACION DE INDUSTRIAS PLASTICAS S.A.EMPAQUES S.A.C.TAPAS LA LIBERTAD S.ALITOGRAFIA MANIX S.A.R & C IMPRESIONES S.A.AMFA VITRUM S.A.MICROTRAZZOS E.I.R.L.R & C IMPRESIONES S.A.CKF INDUSTRIALETICOM 500R & C IMPRESIONES S.A.GESELL GRAPHICS S.A. C.

Ejemplo data de cliente

Tablas Dinámicas

Tablas Dinámicas

Ver carpeta adjunta de Archivos de

Capacitacion (TD)

PARA FABRICACION

Sum of IMP.EN $ FAMILIA

NOMBRE PROVEEDOR ALU

MIN

IOS

CA

JA

EM

BA

LA

JE

CIN

TA

S P

VC

ES

TU

CH

ES

ET

IQU

ET

AS

FO

LLE

TO

S

FR

AS

CO

S

TA

PA

S

Gra

nd T

ota

l

CARLOS KOCH PRATTES S.A. 333,335 15,517 348,852

CORPORACION DE INDUSTRIAS PLASTICAS S.A. 76,355 3,771 33,970 114,096

LITOGRAFIA MANIX S.A. 96,039 96,039

LITOGRAFIA GOICOCHEA HERMANOS 49,148 49,148

K.HEYER Ges m.b.H. 47,673 47,673

ALUSUD PERU S.A. 43,170 43,170

GESELL GRAPHICS S.A. C. 38,758 38,758

R & C IMPRESIONES S.A. 6,288 26,070 380 32,738

IMPERLAC S.A.C. 1,724 1,724

CONVERSIONES INDUSTRIALES S.A. 21,544 6,273 27,817

EVOL S.A. FABRICA DE ENVASES DE VIDRIO 25,938 25,938

PERLEN CONVERTING AG 23,170 23,170

EXTRUPLAST S.R.L. 20,231 20,231

CRISTAL MURANO PERUANO S.A.C. 17,298 17,298

INDUSTRIAS DEL CARTON S.A. 17,260 17,260

GRAFICA COMERCIAL M&E S.R.L. 14,927 163 15,090

PAPELERA DEL SUR S.A. 15,069 15,069

MICROTRAZZOS E.I.R.L. 12,008 12,008

ADHESIVOS DEL NORTE S.A. 11,204 11,204

EMPAC S.A. 10,260 10,260

CENTRO PAPELERO S.A.C. 10,101 10,101

Grand Total 97,751 43,695 107,523 187,877 29,180 38,098 436,675 60,543 1,001,341

Proveedores por Categoria Productos por Proveedor

999

Con ayuda de histogramas podemos identificar el perfil de compras de cada categoría

413

U$ 68 m

U$ 265

Nº O/C

Total Compras

O/Cpromedio

200010000

200

100

0

Reactivos

Fre

que

ncy

O/C InsumosReactivos

20% IMP

Reactivos

0200400600800

1.0001.2001.4001.6001.8002.000

1 101 201 301 401

U$ / O/C

Mas del 75% de las O/C de Rectivos son por montos

menores de U$200

Ejemplo de

Cliente

Todas las O/C actualmente pasan por doble aprobacionTodas las O/C actualmente pasan por doble aprobacion

Conclusión Preleminar :

75% de las O/C son por montos pequeños -> definir niveles minimos de aprobación para eliminar carga administrativa

Conclusión Preleminar :

75% de las O/C son por montos pequeños -> definir niveles minimos de aprobación para eliminar carga administrativa

101010

Identificando los principales proveedores en sus respectivas categorias podemos establecer las estrategias para cada una

-

500

1,000

1,500

2,000

2,500

3,000

3,500

U$

x10

00

Ejemplo de ClienteNombre Proveedor Categoria U$ TotalFARMA INTERNATIONAL P. Activos 352,607 CARLOS KOCH PRATTES S.A. Frascos 352,080 NEW ZEALAND PRODUCTS S.A. P. Activos 205,246 AUROBINDO PHARMA LTD. P. Activos 160,374 BUCKTON SCOTT P. Activos 121,980 CORPORACION DE INDUSTRIAS PLASTICAS S.A. Frascos 114,679 LITOGRAFIA MANIX S.A. Estuches 96,190 C.I. FARMACAPSULAS DE COLOMBIA Capsulas 92,819 SELECTCHEMIE AG Exipientes 81,700 MERCK PERUANA S.A. P. Activos 65,011 DROCERSA P. Activos 57,961 BIESTERFELD SIEMSGLUSS P. Activos 57,771 ENVASES LIMA S.A.C. Estuches 53,670 AMEROP PERU S.A. Exipientes 52,217 CEFAK ARZNEIMITTEL P. Activos 51,131 LITOGRAFIA GOICOCHEA HERMANOS Estuches 49,965

De un total de 167 proveedores 8 representan el 50% del total comprado

30 representan el 75%


De un total de 167 proveedores 8 representan el 50% del total comprado



Total Compra U$ 3,1 MM

Total Proveedores 167

Total Compra U$ 3,1 MM

Total Proveedores 167

111111

Analizando la procedencia de las compras por Grupo Principal identificamos las estrategias que debemos seguir

0%

25%

50%

75%

100%

O/C US$

0%

25%

50%

75%

100%

O/C US$

Nacional : $1 826156

Importación : $1 191 827

Nacional : $1 826156


Nacional : $ 48 714

Importación : $ 19 622

Nacional : $ 48 714

Importación : $ 19 622

INSUMOSINSUMOS

REACTIVOSREACTIVOS

2550 O/C2550 O/C U$ 3 017 mU$ 3 017 m

413 O/C413 O/C U$ 68 m U$ 68 m 0%

25%

50%

75%

100%

OC US$

0%

25%

50%

75%

100%

OC US$

TOTALTOTAL

8097 O/C8097 O/C U$ 3 760mU$ 3 760m

Nacional : $2 534 531


Nacional : $2 534 531


7% O/C tienen destino internacional, sin embargo representan el 32% del Total U$ por O/C

7% O/C tienen destino internacional, sin embargo representan el 32% del Total U$ por O/C

En caso de ser relevante, hacer separacion por pais de origen/region, i.e : Pacto Andino (beneficios arancelarios)China/India (Nuevos Market Places)Europa (recargo en fletes/seguros)

En caso de ser relevante, hacer separacion por pais de origen/region, i.e : Pacto Andino (beneficios arancelarios)China/India (Nuevos Market Places)Europa (recargo en fletes/seguros)

121212

Conociendo el perfil de compra del cliente, debemos establecer la secuencia de los bloques (waves) de categorias que sacaremos a licitacion

Categorias

Monto total de compra

% e

sp

era

do

de

ah

orr

o

BajoBajo

AltoAlto

MedioMedio

- U$- U$

Primer Bloque

Segundo Bloque

Tercer Bloque

+ U$+ U$

Facilidad para calcular ahorro generado

Revision continua para calcular ahorro

Dificultad para calcular ahorros generados

Facilidad para calcular ahorro generado

Revision continua para calcular ahorro

Dificultad para calcular ahorros generados

2

1

3

1. Estuches2. Frascos3. Folletos4. Limpieza5. Cintas6. Mat. Prima Critica7. Utiles de oficina

1. Estuches2. Frascos3. Folletos4. Limpieza5. Cintas6. Mat. Prima Critica7. Utiles de oficina

8. Servicios varios9. Combustibes10. Telefonia11. Seguros12. PC’s13. Tapas14. Viajes

8. Servicios varios9. Combustibes10. Telefonia11. Seguros12. PC’s13. Tapas14. Viajes

4

5 6

7

8

9

10

11

1213

14

131313

Mediante un cronograma, estructuramos en plan de trabajo, medimos los tiempos y monitoreamos los avances

3 10 17 24 1 8 15 22 29 5 12 19 26 2 9 16 23Concurso de Proveedores - Etiquetas

Caracterización de EtiquetasValidación de proveedoresPreparar BasesConvocatoriaPrimera RondaSegunda RondaBuena ProInicio de Entregas

Reduccion de InventariosAnalisis de Datos de InventariosEstrategias para reduccion de inventariosRedifinir politicas de inventarioSimulacion de Resultados

Proyectar InventariosEvaluacion en situaciones criticas

Concurso de Proveedores - Tapas 2Estimacion de consumo Analizar variantes por producto

Definir parametros a modificar Entrevista con areas usuarias

Validar ProveedoresConvocatoria

Entrega de BasesConsultas

Evaluacion Inicial - Recepcion de OfertasAnalisis de OfertasPublicacion de Resultados

Segunda RondaRecepción de OfertasAnalisis de Ofertas

Decision finalBuena Pro / Contrato

Enero-04 Febrero-04Diciembre-03Noviembre-03

Sombreamos los puntos ya finalizados

Sombreamos los puntos ya finalizados

Revisar documentos adjuntos

Cronograma

141414

Teniendo conocimento y control del comportamiento de cada categoria, analizamos las oportunidades de ahorro para cada una


commodities



ImplementaciónConformación

de equipos


Criterios de clasificación

Grupos tecnológicos

Importado o nacional

ABC

Costo Total del Producto

Visitas a proveedores

Reuniones de generación

de ideas

Criterios de clasificación

Grupos tecnológicos

Importado o nacional

ABC

Costo Total del Producto

Visitas a proveedores

Reuniones de generación

de ideas

Compras por convenio

Compras consolidadas

Compras por internet

Desarrollo de

proveedores

Cambios de diseño

Control de consumos

Compras por convenio

Compras consolidadas

Compras por internet

Desarrollo de

proveedores

Cambios de diseño

Control de consumos


151515

Con una clara segmentación de las compras totales, analizamos el comportamiento de cada familia para definir la secuencia dentro de cada bloque

FAMILIA IMP.EN $ Cuenta de O/C SKU Nro Proveedores % NacionalALUMINIOS 97751 313 106 7 98%AMPOLLAS 14948 41 12 2 100%ANTIBIOTICOS 190619 15 7 4 7%APLICADORES 74 1 1 1 100%BANDAS 10233 44 16 5 100%CAJA EMBALAJE 43699 89 30 5 100%CANULAS 4793 2 2 1 0%CAPSULAS 93733 33 17 4 6%CINTAS 3569 1 1 1 100%CINTAS PVC 107998 62 16 4 87%CUCHARITAS 14016 10 2 2 100%

Respetando los formatos establecidos, generamos las tablas dinámicas necesarias para entender el comportamiento de la categoria

Respetando los formatos establecidos, generamos las tablas dinámicas necesarias para entender el comportamiento de la categoria

Revisar documentos adjuntosFormatos y Templates

•Tablas DinámicasArchivos de capacitacion

•Uso de Tablas Dinamicas

Total U$ por Familia para cada Grupo PrincipalTotal U$ por Categoría para cada FamiliaTotal U$por Productos para cada CategoríaProveedores por FamiliaProducto – ProveedorPrecios Promedios - CantidadPrecios Maximos - CantidadPrecios Minimos - Cantidad

Total U$ por Familia para cada Grupo PrincipalTotal U$ por Categoría para cada FamiliaTotal U$por Productos para cada CategoríaProveedores por FamiliaProducto – ProveedorPrecios Promedios - CantidadPrecios Maximos - CantidadPrecios Minimos - Cantidad

Puede ser una sola tabla


Importante :Para trabajar estas tablas con facilidad es necesario contar con una base de datos ordenada, completa y validada

Importante :Para trabajar estas tablas con facilidad es necesario contar con una base de datos ordenada, completa y validada

PARA FABRICACIONFAMILIA FOLLETOS

Data

DESCRIPCION UND. Cou

nt o

f O

/C

Sum

of

CA

NT

ID.

Sum

of

IMP

.EN

$

Ave

rage

of

P.U

NIT

.

Std

Dev

p of

P.U

NIT

.

AMOXICILINA (125,250MG) SUS FOLLETO HERS CU 8 438625 4026 0.03 0DOLORAL 100 MG SUS FOLLETO CU 8 267900 2700 0.04 0IBUPROFENO 100MG/5ML SUS FOLLETO CU 5 236451 2441 0.04 0MUCOVIT NF FOLLETO CU 4 212200 2061 0.03 0INFECTRIM E INFECTRIM FORTE (TAB Y SUS) CU 5 222275 1937 0.03 0SALBUTAMOL 2MG/4MG (TAB Y JBE) FOLLETO CU 3 178775 1733 0.03 0MAGAL D (TAB Y SUS) FOLLETO CU 6 101700 1729 0.06 0CLORFENAMINA (TAB Y JBE) FOLLETO CU 6 416150 1693 0.01 0



161616

Los equipos de trabajo generan los principales inputs para la realización de las negociaciones con los proveedores

Seleccionar categoria

Seleccionar categoria Brainstorming Brainstorming Analizar

alternativasAnalizar

alternativasFormacion del

equipoFormacion del

equipoValidación de propuestas

Validación de propuestas

En función del esperado de ahorro o la facilidad para materializarlo Productos criticos debido a su naturaleza o el abastecimiento

En función del esperado de ahorro o la facilidad para materializarlo Productos criticos debido a su naturaleza o el abastecimiento

Breve introduccion sobre el tema

Objetivo principal : Busqueda de alternativas que permitan una reduccion de costos y/o simplificacion

Se plantean ideas prelliminares sobre posibles cambios para dar inicio al proceso

Breve introduccion sobre el tema

Objetivo principal : Busqueda de alternativas que permitan una reduccion de costos y/o simplificacion

Se plantean ideas prelliminares sobre posibles cambios para dar inicio al proceso

Envar a los participantes un resumen de las ideas planteadas. Indicar que nuevas ideas son aceptadas durante las siguientes etapas del proceso

Envar a los participantes un resumen de las ideas planteadas. Indicar que nuevas ideas son aceptadas durante las siguientes etapas del proceso

Ponderar ideasEstimar beneficiosValidar con alta direccion de la empresa

Ponderar ideasEstimar beneficiosValidar con alta direccion de la empresa

Conociendo la categoria, se selecciona a todas las areas involucradas en el desarrollo, elaboracion y uso del producto.i.e. : - R + D

- Compras- Producción/envasado- Calidad / Mantenimiento- Comercializacion

Conociendo la categoria, se selecciona a todas las areas involucradas en el desarrollo, elaboracion y uso del producto.i.e. : - R + D

- Compras- Producción/envasado- Calidad / Mantenimiento- Comercializacion

El equipo de trabajo debe presentar como resultado final la respuesta si es aplicable o no (con cifras solidas de respaldo) las alternativas planteadas

Calcular impacto económico C/B (con ayuda de RTM)

Presentacion final en PPT ante la alta direccion de la empresa

El equipo de trabajo debe presentar como resultado final la respuesta si es aplicable o no (con cifras solidas de respaldo) las alternativas planteadas

Calcular impacto económico C/B (con ayuda de RTM)

Presentacion final en PPT ante la alta direccion de la empresa

171717

Evaluando los proveedores actuales analizamos cuales son los mas importantes y con cuales se pueden establecer relaciones a largo plazo

Licitación 20 20 25 10 5 5 0Privado 20 20 0 0 10 5 5

Precio Rechazos Lead-Time Flexibilidad Confiabilidad Proactividad Solvencia

1 Muy barato Casi sin rechazos Muy rápido Alta Nunca falla Propone Sólida

2 Medio Pocos rechazos Rápido Media Pocas fallas Acepta Regular

3 Caro Algunos rechazos Normal Baja Algunas fallas Reacio Riesgo

LITOGRAFIA MANIX S.A. 3 3 3 3 3 2GESELL GRAPHICS S.A. C. 2 3 2 2 3 2LITOGRAFIA GOICOCHEA HERMANOS 1 3 2 1 3 2PERU OFFSET EDITORES E.I.R.L. 2 3 1 1 3 2SERVICIO GRAFICOS CALLAO S.A. 2 3 2 1 3 2


•Evaluacion de proveedores

Ponderación diferenciada en cada escenario

Ponderación diferenciada en cada escenario Escala simple de

calificación

Escala simple de calificación

Calificación a cargo de las areas/personas

involucradas en el proceso

Calificación a cargo de las areas/personas

involucradas en el proceso

1. Definir el abanico de proveedores Todos los proveedores validados Todos los que han cotizado/vendido en el ultimo periodo

2. Establecer las variables que seran evaluadas Para cada categoria las variables mas importantes (ver ejemplo) Las variable pueden variar entre cada categoria

3. Ponderar la calificacion en cada escenario Calcular la valorizacion de cada variable en cada escenario

4. Establecer escala de calificación para cada variable De manera cualitativa y referencial

5. Evaluar y generar un ranking de proveedores

1. Definir el abanico de proveedores Todos los proveedores validados Todos los que han cotizado/vendido en el ultimo periodo

2. Establecer las variables que seran evaluadas Para cada categoria las variables mas importantes (ver ejemplo) Las variable pueden variar entre cada categoria

3. Ponderar la calificacion en cada escenario Calcular la valorizacion de cada variable en cada escenario

4. Establecer escala de calificación para cada variable De manera cualitativa y referencial

5. Evaluar y generar un ranking de proveedores

Si existen pocos proveedores

validados o los actuales no califican, se

genera la necesidad de

validar nuevos proveedores

Si existen pocos proveedores

validados o los actuales no califican, se

genera la necesidad de

validar nuevos proveedores

181818

El proceso de desarrollo/certificaciòn de proveedores nuevos constará de tres etapas

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3

Estrategia por categoría

• Nro Proveedores• Validación CC• Valoracion• % participacion

Evaluación del

proveedor

• Prioridades / pesos de valuacion

Programa de certificación

• Elaborar cronograma

• Deferencia por categoria/familia

Metodologia a seguir

Recursos disponibles

Requisitos de

certificacion por categoría

Ejecución Certificado 2

Certific

ado 1

Certificado 3

Proveedor apto paraparticipar

Proveedor apto paraparticipar

Puede tomar porcentajemayoritario

Puede tomar porcentajemayoritario

Sin Inspecciones o Inspecciones

reducidas

Sin Inspecciones o Inspecciones

reducidas

PROVEEDORNUEVO

PROVEEDORNUEVO

PROVEEDORESACTUALMENTE

PROVEEDORESACTUALMENTE

PROVEEDORESCONFIABLES

PROVEEDORESCONFIABLES

Para proveedores nuevos que requieren validacion con Alto costo :

- Esperamos resultados del concurso y vemos si amerita la inversion requerida

Para proveedores nuevos que requieren validacion con Alto costo :

- Esperamos resultados del concurso y vemos si amerita la inversion requerida

191919

Evaluando los principales parámetros dentro de cada categoría podemos estimar em impacto al aplicar los cambios sugeridos.

Con la base de las tablas dinámicas de precios, cantidades y número de O/C, generamos las variables dentro de cada categoria


•Caracterizacion de productos•Costo Total de producto

PARA FABRICACION Linea Gr Material Uso MMAMOXICILINA 125MG/5ML SUS 60 ML CAJA HER CU 5 42,489 1,960 0.046 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) NoAMOXICILINA 250MG/5ML SUS 60 ML CAJA HER CU 7 194,565 6,604 0.034 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) NoCLORFENAMINA 2MG/5ML JBE 120 ML CAJA CU 5 109,348 3,480 0.032 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) NoCOMPLEJO B SOL OR 120ML CAJA CU 4 34,285 1,894 0.055 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) NoDEXTROMETORFANO 15 MG JBE 120 ML CAJA CU 4 47,480 1,962 0.041 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) NoDICLOXACILINA 250MG/5ML SUS 60ML CAJA CU 3 16,500 759 0.046 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) NoIBUPROFENO 100MG/5ML SUS 60 ML CAJA CU 4 132,880 2,383 0.018 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) NoSULFATO FERROSO JBE 180 ML CAJA CU 6 62,100 2,936 Genérico (G) 270 Duplex (D) Frasco Plástico (FP) No

SUBOTALES 639,647 21,979

Filtro por cada parámetro

Filtro por cada parámetro

Con SubTotales vemos el costo/impacto final

Con SubTotales vemos el costo/impacto final



Definir variables Definir

variablesEstablecer parametrosEstablecer parametros

Completar tabla

Completar tabla

Análisis de informaciónAnálisis de información

RTM + Alta direccion + ComprasRTM + Alta direccion + Compras Producción y/o CCProducción y/o CC

202020

Con el costo total de producto entendems la estructura de costo interna y externa del producto

Leche Descremada en Polvo

8168

8545343

92366

6821,743

-

500

1,000

1,500

2,000

2,500

3,000

3,500

FOB Freight Seguro Advalorem (20% CIF)

Sobretasa (5% CIF)

DerechoEspecif ico

Total GastosLocales

Total CostosFinancieros

Margen Proveedor Control de Calidad

59%

0.2%2.8%

1.5%11.7%

3.1%12.5%

5.3%2.9%

0.3%

26% del costo final se va en impuestos59% es el valor FOB

26% del costo final se va en impuestos59% es el valor FOB

212121

Teniendo lista la información interna/inputs y con una estrategia preliminar, compartimos y validamos la información con los proveedores principales

Equipos de trabajo

Conclusiones finales y

propuestas validadas

Evaluacion de Proveedores

Cualas son los pricipales /

Necesidad de nuevos

proveedores

Evaluacion de costo total

Costo total de producto. Analizar

los principales drivers de costo

Proveedor

Validacion de propuestas.

Plantea nuevas opciones

RTM

Valida y/o redefine

estrategia.

RTM/Proveedor /

ClienteEstablecer

estrategia final

RTM / Compras

Estrategia Preliminar

Entrevistas con Proveedores

Conversación sobre ls oportunidades que ellos identifican, su percepcion de la relacion comercial, que aspectos le simplifican el trabajo, cuales son los cambios que debe realizar Hersil para aprvechar los productos en los cuales el proveedor es mas eficiente. Validar todas las propuestas planteadas

Entrevistas con Proveedores

Conversación sobre ls oportunidades que ellos identifican, su percepcion de la relacion comercial, que aspectos le simplifican el trabajo, cuales son los cambios que debe realizar Hersil para aprvechar los productos en los cuales el proveedor es mas eficiente. Validar todas las propuestas planteadas

Coordinaciones intermedias

Una sola entrevista no basta para abordar todos los temas, muchas veces las principales ideas surgen en conversaciones posteriores. Es necesrio mantener una fluida comunicación durante todo el proceso.

Coordinaciones intermedias

Una sola entrevista no basta para abordar todos los temas, muchas veces las principales ideas surgen en conversaciones posteriores. Es necesrio mantener una fluida comunicación durante todo el proceso.

222222

Con la estrategia definida para la categoria, se inicia el concurso de proveedores

Convocatoria Entrega de propuestas

Resultados PrimeraRonda

Segunda propuesta

Resultados finales

ConvocatoriaConvocatoria

Revisar documentos adjuntosConcurso de Proveedores

•Bases•Cartas de invitacion / Mails•Solicitud de cotizacion•Formato de propuestas•Contratos

Invitación a los proveedores a participar del

concurso

Invitación a los proveedores a participar del

concursoDocumentos a ser entregadosCarta / Mail de invitaciónBases

Lineamientos generales del concursoModalidadCompromisos% AsignacionPenalidadesCronogramaMuestras / especificaciones

Proyectado de compra anualCantidades solidas de proyeccion

Formato de propuestasContrato modelo

Documentos a ser entregadosCarta / Mail de invitaciónBases

Lineamientos generales del concursoModalidadCompromisos% AsignacionPenalidadesCronogramaMuestras / especificaciones

Proyectado de compra anualCantidades solidas de proyeccion

Formato de propuestasContrato modelo

La informacion que se envia debe ser majenada con cuidado:Mails : CCOCotizaciones referenciales con V.B. del cliente

La informacion que se envia debe ser majenada con cuidado:Mails : CCOCotizaciones referenciales con V.B. del cliente

232323

En la primera Ronda los proveedores cotizan todos los productos y se hace los analisis respectivos.

Entrega de propuestasEntrega de propuestas

Resultados primera rondaResultados primera rondaMejor opcion Producto a productoMejor opcion Producto a producto

Cotizaciones preliminares de los articulos

solicitados

Cotizaciones preliminares de los articulos

solicitadosEntrega de sobre cerradoPropuesta en fisico y en electronico

FechasSer estricto en en cumplimieto de las fechas señaladasEn el caso que un proveedor solicite ampliación de plazo de entrega por un motivo valedero, se debe aplicar para todos los participantes

Entrega de sobre cerradoPropuesta en fisico y en electronico

FechasSer estricto en en cumplimieto de las fechas señaladasEn el caso que un proveedor solicite ampliación de plazo de entrega por un motivo valedero, se debe aplicar para todos los participantes

Confirmacion de recepcion :Es muy importante enviar a los provedores un mail de confirmacion de recepcion de la propuestas.

Confirmacion de recepcion :Es muy importante enviar a los provedores un mail de confirmacion de recepcion de la propuestas.

Publicacion de resultados parcialesMejores opciones a la fechaSolo precios, no relacionar precio-proveedor

Presentacion de resultadosMejor opcion por productoAhorro MaximoContraccion del ahorro por asignacionEscenarios posiblesInversiones requeridasTiempo de implementacion

Publicacion de resultados parcialesMejores opciones a la fechaSolo precios, no relacionar precio-proveedor



•Evaluacion de propuestas•Mail : envio de resultados•Presentacion de ofertas a alta direccion del cliente

242424

Entre la primera y segunda ronda, se comparten todos los inputs generados por lo proveedores. Las consultas deben ser respondidas a todos los participantes.

Resultados finalesResultados finales

Entrega de segunda propuestaEntrega de segunda propuesta


Contrato firmadoEntregar contrato de abastecimiento firmadoPrecios vinculantesEstructura de costos claraMetodos de ajustes de precios definidos


Contrato firmadoEntregar contrato de abastecimiento firmadoPrecios vinculantesEstructura de costos claraMetodos de ajustes de precios definidos

Proveedores tienen la opcion de mejorar sus precios en los articulos que no les fueron adjudicados inicialementeProveedores tienen la opcion de mejorar sus precios en los articulos que no les fueron adjudicados inicialemente


•Propuesta final•Presentacion de resultados•Contrato


Publicacion de ganadoresNo se publica los precios finales alcanzadosComunicacion directa con los ganadoesMails de agradecimiento a los que no ganaron


Publicacion de ganadoresNo se publica los precios finales alcanzadosComunicacion directa con los ganadoesMails de agradecimiento a los que no ganaron

252525

Los resutados alcanzados deben ser presentados de manera clara. Identificar cada uno de lso componentes del ahorro y plantear las estrategias para los proximos periodos

Los ahorros generados los desagregamos en sus principales componentes para encontrar los drivers de ahorro. i.e.

Los precios finales y condiciones pactadas se guardan en un File de producto. Este file incluye los ahorros que se van generando mes a mes y las estrategias para el siguiente año

Frascos Plásticos

79.1%

6.0%6.8%

7.1%

0

100.0%

0.9%

100

120

140

160

180

200

220

240

Monto Base Presioncompetitiva

Cambios demolde

Nuevoproveedor

Forma dedespacho

TotalNegociado

Frascos Plásticos

79.1%

6.0%6.8%

7.1%

0

100.0%

0.9%

100

120

140

160

180

200

220

240

Monto Base Presioncompetitiva

Cambios demolde

Nuevoproveedor

Forma dedespacho

TotalNegociado


•Resumen concurso•Drivers Ahorros•Estrategias para el siguiente año•Calculos de ahorros

La hoja de resumen de concurso es de vital importancia para medir el impacto (negociado y real) obtenido y compararlo con la gestion de la compra antes de los beneficios obtenidos con RTM

1 2 3 4 5 6 7 8

Codigo Descripción Proyectado

[und] Precio Prom

Jun02-May 03

Precio Minimo [S/ .]

Cantidad Pmin [und]

Precio Maximo [S/ .]

Cantidad Pmax [und]

Total a Precio Minimo (1) x (3)

Total a Precio

Prom (1) x (2)

Diferencia S/ .

251002F16 FCO VIDRIO AMBAR 120 ML T/PLAST B28 121,761 0.3469 0.3194 36,000 0.3600 23,600 38,887 42,240 3,353 251002F54 FCO VIDRIO AMBAR 15 ML T/PLAST B18 115,214 0.2598 0.2400 12,995 0.2650 6,840 27,651 29,930 2,279 252002F45 FCO VIDRIO AMBAR 180ML 115,215 0.4200 0.4200 0.4200 48,390 48,390 - 251002F27 FCO VIDRIO AMBAR 60ML T/PLAST B28 87,133 0.2712 0.2712 19,760 0.2712 17,100 23,631 23,631 - 252002F37 FCO VIDRIO AMBAR 345 ML T/PLAST B28 44,418 0.5900 0.5900 35,484 0.5900 35,484 26,207 26,207 -

Total Soles 170,398 164,766 170,398 - Total Dolares 48,685 47,076 48,685

……

Datos finales

presentarlos

en U$

Datos finales

presentarlos

en U$

262626

El cálculo de ahorros generados se hace bajo tres escenarios posibles

1.- Menor costo unitario fijo por producto :

2.- Ahorro por diferencia porcentual de precio referencial variable : i.e. Combustible Precio antes de concurso : Precio Pampilla + 9% Precio despues de concurso : Precio Pampilla + 7%

El precio se ajusta según las variaciones del precio Referencial Por cada O/C el ahorro obtenido es el 2% del precio Pampilla

3.- Ahorro por menor consumo y/o mayor duracion: i.e. Filtros de aire Precio filtro Actual : U$ 10 / und Duracion : 1000 hrs

Precio Licitacion : U$ 20 / und Duracion : 4000 hrs

P. Unit Promedio --

P. Unit Licitacion ==

Ahorro Unitario

Cantidad de compra ==

Ahorro Total U$ xx

Los precios se pueden revisar luego de un periodo determinadoLos precios se pueden revisar luego de un periodo determinado

Ahorros :4000 horas de Filtro antes de concurso = U$ 40 (4 filtros)Costo total de cambio de filtro (M.O. + parada de linea) = U$ 15

3 cambios de filtro = U45Costo total 4000 hr de filtro antes : U$ 40 + U$45 = U$85

4000 horas de Filtro despues de concurso : U$ 20Ahorro Total por filtro comprado : U$85 –U$ 20 = U$65

Ahorros :4000 horas de Filtro antes de concurso = U$ 40 (4 filtros)Costo total de cambio de filtro (M.O. + parada de linea) = U$ 15

3 cambios de filtro = U45Costo total 4000 hr de filtro antes : U$ 40 + U$45 = U$85

4000 horas de Filtro despues de concurso : U$ 20Ahorro Total por filtro comprado : U$85 –U$ 20 = U$65

excelencia en compras procedimiento general lima, enero del 2004 blas cerdeña 365 – 101 san...

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