MODERNISERING AV OFFENTLIG SEKTOR

Nr. 9 / Des. ’09

Vær beredt: Kriser er ikke til å unngå. NSB’s kommunikasjonssjef Anne Rygg hjelper deg til å takle dem.

FÅ KRISELEDELSEN

PÅ RETT SPOR

FO

TO

: B

JØ

RN

H. S

TU

ED

AL

ServiceNå kan du lære av Norges beste servicekommune

OPSDette bør du vite om offentlig-privat samarbeid

OTTAR E. A. OLSEN OG JADRANKA SELIMOVIC VØYENENGA SKOLE

LEDEDIN VIRKSOMHET

ENDA BEDRE!

SLIK KAN DU

InnkjøpSlik kan innkjøperne skape bedre tjenester

Grønn IKTEnkle tips til deg som vil spare penger og miljø

FOTO

: LIN

DE

GIL

BE

RG

DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET

Les mer på www.konicaminolta.no/safeQ

Finn nøkkelen til integrert sikkerhet og

kostnads reduksjon på side 3

2 · DESEMBER ’09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET

UTFORDRINGER

Tenk på tvers av fag

Innkjøper kommer ofte i skvis ved kompliserte tjeneste-kjøp. Hvordan sikre samsvar mellom behov,brukers opplevelse av leveransen og levert tjeneste?

Tid er penger i vår travle hverdag. Of-te må utfordringer takles raskt. Kjøp av tjenester er kompli-sert, og stiller sto-re krav til behovs-

havers evne til selv å bekrefte eg-ne behov fullt ut, fordi det nettopp er kunnskap man ikke selv har, som kjøpes inn. Ved kjøp av råd-givningstjenester står en ofte i fa-re for påvirkning av ubevisste rela-sjoner og ”sannheter” som gjerne er etablert av trender i et marked. Mange har kommet i klem ved å bli prisgitt leverandørens defi nisjon av sitt behov! Det blir vel ikke helt riktig vei, eller?

Inkluder fagkunnskapEt vanlig knapphetsgode er tilgan-gen på innkjøpskompetanse til å lede gode prosesser. Tverrfaglig-het, grundig behovsforståelse og evne til spesifi kasjon for konkur-ranse og god kontraktsstyring er mangelvare.

Hvordan løser vi så ressurs-knappheten på innkjøp? Hvorfor er det ofte slik at de mest innovati-ve og kosteff ektive organisasjoner, konstant lever med ressursknapp-het –og likevel får gjort mest?

Innkjøp er et tverrfaglig anlig-gende. Vi må organisere våre inn-kjøp og bygge vår innkjøpskom-petanse på en måte som inklude-rer kunnskapsrike medarbeidere, involvert fra behovsbekreftelse til spesifi kasjonsvalg. Det er et leder-

ansvar å bidra til at innkjøperen omdannes fra en reaktiv til en pro-aktiv ressurs.

Innkjøperen har gjennom Lov og forskrift om off entlige anskaf-felser (LOA/FOA) fått et prosess- system å forholde seg til. Frykten for prosessavvik driver oppmerk-somheten vekk fra korrekt behovs-forståelse og over mot regelkonfor-mitet. Hvordan tar vi tilbake fokus på behovsforståelse og den gode anskaff else uten å gi slipp på de go-de prosesser i LOA/FOA?

Fokuser på kundenVi mener at den gode innkjøper har god prosesskunnskap og er en dyk-tig fasilitator, som trekker behovs-forståelsen ut av organisasjonen. Når ble for eksempel dine innkjø-pere sist sendt på kurs i det å væ-re en god fasilitator og en pådriver for ”det gode innkjøp”? Innkjøpe-ren må ha en grunnleggende for-ståelse for samskaping for å bringe frem gode løsninger til riktig tid.

Et sterkt kundefokus er det vik-tigste korrektiv og drivkraft for å utnytte leverandørenes produkti-vitet til å redusere våre kostnader. Sett leverandørene og organisasjo-nen på det riktige sporet av de gode løsninger gjennom en korrekt for-ståelse av egne behov – og du vil bli overrasket over innovasjonskraf-ten i leverandørmarkedet!

Vurder risikoVeksttakten i off entlig tjeneste-kjøp er formidabel, og det er in-

genting som tyder på at den vil av-ta fremover. Det kjøpes inn varer og tjenester for over NOK 330 mrd. hvert eneste år, og bare en liten del av dette lyses ut for åpen konkur-ranse.

Ofte er det off entlige ute i det private markedet for å kjøpe tje-nester som i utgangspunktet kan synes enkle, men som blir kompli-serte og involverer risiko for store overskridelser, når det ligger ulike forretningsmessige interesser på kjøper- og selgersiden.

Leveranser fra leverandørene utgjør en stadig større andel av den totale verdiskapingen. I sykehus-sektoren utgjør den 30–40 prosent.

Skap entusiasmeInnkjøpsrollen skal beskytte be-driftens kostnadsstruktur ved å ivareta balansen mellom kvalitet og pris, bistå i eff ektiv utvikling av nye innsatsvarer og produkter, og ikke minst overvåke forandrings-trender i markedet.

Rollen må utøves med innsikt og kraft for å velge de best egne-de leverandører i markedet, og forhandle frem avtaler med leve-randører som ønsker felles nytte gjennom eff ektive ytelser. Dess-uten kan man oppnå kontinuerli-ge forbedringer med eksisterende og aktive leverandører.

Vi utfordrer ledere i off entlig sektor til å motivere og ta frem en-tusiastiske innkjøpere til fremti-dig verdiskaping. Hva kan være mer lønnsomt?

”Offentlig sektor påtar seg en urimelig stor risiko i bygge-prosjekter gjennom-ført som tradisjonell entreprise.”

Sissel HusøySenior Manager, Pricewaterhouse-Coopers

VI ANBEFALER

SIDE 18

Kast papirene s. 141. Gjør som byrådet i Bergen: Spar miljø-et, og bli mer effektiv – helt uten papir.

Slik blir fremtiden s. 162. Les Hadia Tajik, Torbjørn Røe Isak-sen og Mette Hanekamhaugs tanker om fremtidens offentlige sektor.

”Det er et lederansvar å bidra til at innkjøperen omdannes fra en reaktiv til en proaktiv ressurs.”

INNKJØP

Bjørn Gunnar JohansenInnkjøpsjef, Flytoget AS

Hans Kristian SkjoldDirektør,Input AS

MODERNISERING AV OFFENTLIG SEKTOR, 9. UTGAVE, DESEMBER 2009

Adm.dir.: Thomas A. BergeRedaksjonssjef: Petter T. Stocke-NicolaisenRedigerer: Erlend Lans Pedersen

Prosjektleder: Christoffer NydahlTelefon: 22 59 30 11E-post: christoffer.nydahl@mediaplanet.com

Distribueres med: Dagen NæringslivTrykk: Dagblad-trykk

Kontakt MediaplanetTelefon: 22593000Faks: 22593001E-post: synspunkter@mediaplanet.com

Vi hjelper våre lesere til å lykkes!

Mediaplanets mål er å skape nye kunder for våre annonsører. Det gjør vi gjennom å motivere leserne til å handle for å løse relevante problemer, eller møte fremtidige utfordringer med suksess.

Gjør det mulig

Nordeas eKommune hjulgjør det mulig

SafeQ- nøkkelen til kontroll

og kostnads reduksjon

Med den brukervennlige programvaren SafeQ sparer du ikke bare tid og penger. I kombinasjon med Konica Minoltas markedsledende kontormaskiner sørger SafeQ i tillegg for maksimal sikkerhet, stor fl eksibilitet og reduserte kostnader. SafeQ er den perfekte ”følg meg” panelintegrerte løsningen for alle typer utskriftsenheter.

Les mer på www.konicaminolta.no/safeQ om hvordan SafeQ gir deg full kontroll over dine utskrifter.

Konica Minolta Business Solutions Norway AS · Nydalsveien 26 · 0484 Oslo · Telefon 09400 · www.konicaminolta.no

4 · DESEMBER ’09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET

54 norske kommuner har uaksep-tabel dårlig service, avslører For-brukerrådets undersøkelse fra høsten 2007. Dette er den mest om-fattende testen som noensinne er blitt gjennomført av servicen i nor-ske kommuner. Den viste at bare hver tredje kommune har et godt nok servicenivå. De fl este kommu-ner sliter altså med å yte god ser-vice til innbyggerene.

– De burde skamme seg, var be-skjeden direktør Erik Lund-Isak-sen kom med til fl ere av kommu-nene den gangen. Da begynte det å røre seg i Kommune-Norge.

Fredrikstad kommune var best i test i Østfold. Resultatet ga mer-smak, og i 2009 startet prosjektet ”Best på service i Norge”. – Ja, det er et ambisiøst prosjekt, innrøm-mer prosjektleder i Fredrikstad kommune Ingrid Trømborg.

Bruk sunn fornuft- Det meste er jo bare sunn fornuft. Når en bruker tar kontakt med kommunen, skal han eller hun for det første få kontakt, dessuten rik-tige og løsningsorienterte svar. Til

sist skal oppføgingen være rask – helst umiddelbart, sier Trømborg.

Den som har ambisjoner om å bli best, må også tore å tenke på nye løsninger.

– Off entlig sektor er tradisjonelt ikke den som ligger foran for å ut-vikle nye løsninger, og det skal vi kanskje ikke være heller. Det er jo tross alt skattepenger vi forvalter. Men vi registrerer at mange bru-ker internett for å fi nne svar og informasjon om kommunen, og at umiddelbare løsninger er iferd med å bli et krav. Hvis brukere sen-der en e-post, tar det gjerne fl ere dager før svaret kommer. Vi har be-gynt å se på andre, mer direkte me-toder, sier Trømborg.

Motiver med omdømmeLa oss si at du lurer på om dine

barn kan få plass i skolefritidsord-ningen. Du åpner internettsiden til kommunen, og fi nner noe infor-masjon, men du trenger et konkret svar for akkurat din situasjon. Da trykker du på chat-ikonet på siden og kommer i direkte kontakt med en ansatt i kommunen. Deretter

skal du søke om barnehageplass for barn nummer to. Du klikker deg gjennom søknadsskjemaet og fyller inn etterspurt informasjon. På enden av denne prosessen får du et ferdig vedtak. Slike ordnin-ger frigjør også mye tid for saksbe-handlerne.

- Vi selger tillit, sier Trømborg. – Folk må få den hjelpen og veiled-ningen de trenger. Men det handler like mye om hvilken innstilling og bevissthet de ansatte i kommunen har. Det må også være lov å spørre ”what’s in it for me?”. Å jobbe på en arbeidsplass med godt omdømme er et stort pluss. Det skaper trivsel og overskudd, som igjen kommer brukerne til gode. Dette er en vinn-vinn-situasjon, sier Trømborg.

Venter på nye resultaterTil jul er prosjekt ”Best på service i Norge” halvveis i mål, og Trøm-borg sitter akkurat nå med resulta-tene fra en rykende fersk undersø-kelse gjennomført av Gallup TNS i fanget.

- Tallene er ikke ferdig gjennom-arbeidet og godkjent enda, men som tendens så kan jeg si at jeg er optimistisk og positiv etter den-ne undersøkelsen, selv om det helt klart fortsatt er mye å ta tak i, sier Trømborg.

Ingrid TrømborgProsjektleder, Fredrikstad kommune

GODT RYKTE MOTIVERER DE ANSATTE

HEGE KOFSTAD

redaksjonen@mediaplanet.com

Spørsmål: ■ Hvordan skal få ansatte i offentlig sektor til å yde enda bedre service?

Svar: ■ Sunn fornuft i kombi-nasjon med nye løsninger, me-ner testvinneren Fredrikstad kommune.

NYHETER

GOD SERVICE ØKER TRIVSELEN

EDIAPLANET

GODDD SESESESERVRVRVRVIICICE

1TIPS

Flere departementer og offentlige virksomheter er blitt kontrollmedlemmer i Grønt Punkt Norge. Andre følger etter for å følge opp regjeringens miljøkrav innenfor offentlige innkjøp.

Dette betyr at tusenvis av leverandører til staten, som ikke er medlem av en returordning for brukt emballasje, kan bli vraket når nye avtaler skal inngås.

Offentlige innkjøpere vil kontrollere at alle norske vareleverandører er medlem av en returordning for brukt emballasje.

Les mer på www.grontpunkt.no

“Tusenvis av leverandører til staten lever farlig”

©Grønt Punkt Norge AS er et non-profi t selskap som bl.a. sikrer fi nansiering av returordningene for plast-, metall-, og glassemballasje, emballasjekartong, drikkekartong og bølgepapp.

DESEMBER ’09 · 5DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET

TESTER NYE LØSNINGERServicekonsulentene Ottar E. A. Olsen og Jadranka Selimovic er med på Fredrikstad kommunes store servicesatsning. FOTO: LINDE GILBERG

Forbrukerrådets serviceundersø-kelse fra 2007 avdekker at kommu-neansatte sløser mye tid vekk på å lete etter henvendelser, som ikke er blitt besvart, eller som faktisk er besvart, men som ikke er registrert som avsluttet. Dermed besvares de pånytt. Og pånytt.

Kunderelasjonshåndtering, el-ler Customer Relationship Mana-gement (CRM), er nøkkelen til en mer organisert håndtering av bru-kerhenvendelser, mente service-torget Fredrikstad kommune. De ble med på et pilotprosjekt.

Lær av private bedrifter – CRM som IKT-løsning er egent-lig et system som ble produsert for å håndtere dialogen med bruke-re i private bedrifter med stor på-gang fra publikum. Vi er nå iferd med å videreutvikle dette for bruk i off entlig sektor, sier servicesjef i Fredrikstad kommune, Ingrid Trømborg.

I korte trekk skal kommunen gjennom bruk av CRM-systemet bedre kunne håndtere dialogen med innbyggeren på tvers av kom-munikasjonskanaler, som inter-nett, tradisjonelle skjemaer, tele-fon, e-post, eller fysiske service-skranker. Tanken er at dette vil forenkle arbeidet med å behandle og følge opp saker på tvers av kana-ler og fagområder. – Rent praktisk fungerer CRM-systemet slik: En innbygger i kommunen tar kon-

takt via telefon, e-post eller møter opp i resepsjonen med spørsmål, eller en søknad. Vi logger henven-delsen i datasystemet. Hvis hen-vendelsen kan besvares av første-linjen, altså av dem som først mø-ter kunden i resepsjonen eller via telefon eller e-post, ferdigbehand-les henvendelsen der og da. Hvis henvendelsen ikke kan ferdigbe-handles fordi det kreves mer kom-petanse eller informasjon, videre-sendes den til saksbehandlere opp-over i systemet, sier Trømborg.

– På denne måten er det ingen informasjon som går tapt, og alt er tilgjengelig i CRM- systemet. Dette sparer tid både fordi vi ikke må le-te etter informasjonen, og fordi en del saker blir ferdigbehandlet med én gang, sier Trømborg.

Avslør dine svakheterI tillegg til å eff ektivisere saksbe-handlingen og systematisere hen-vendelser, avslører CRM-systemet sterke og svake sider i møtet med brukere. – Ved å se på hva slags hen-vendelser som blir raskt behand-let, og hva som blir liggende, opp-dager vi hva vi trenger å jobbe mer med. Da kan vi raskt ta tak i dette. Forhåpentlig kan vi på denne må-ten unngå noen potensielle fl aske-halser, sier Trømborg.

CRM-systemer er fortsatt ikke utbredt blant norske kommuner. – Enn så lenge er det ikke så man-ge andre kommuner som bruker CRM, men vi vet at det er mange som snuser på disse systemene, sier Trømborg.

Slik sparer du tid og forbedrer brukerservicen

HEGE KOFSTAD

redaksjonen@mediaplanet.com

Hvordan effektivisere møtet med brukere? Med CRM-systemer sparer de ansatte tid, og arbeidshverdagen blir mer oversiktlig.

Vær løsningsorientert

1Den viktigste brikken i god service er serviceadferd

blant de ansatte. Dette innebæ-rer imøtekommenhet, tilgjenge-lighet, løsningsorienterte med-arbeidere og god oppfølging av henvendelsene.

Bruk enkelt språk!

2Å informere brukere om frister, hvor langt proses-

sen er kommet og så videre, er viktig for å justere forventnin-ger, og unngå frustrasjon. Det er også viktig å bruke et enkelt og klart språk, og ikke rote seg bort i unødvendig interne og byråkra-tiske vendinger.

Prøv nye løsninger

3Nye, brukervennlige elek-troniske tjenester minsker

noe av arbeidsmengden for de ansatte, og gir brukere umiddel-bare resultater: Vedtak skal kun-ne fattes ved bruk av internett, med minimal involvering av saksbehandler. Over nettet skal brukerne også ha innsyn i egne opplysninger, og føre dialog med relevant saksbehandler. Kom-munens nett-tjenester skal også kunne tilby umiddelbar hjelp og assistanse via chatte-linjer.

Gi raske svar

4Forbedre og eff ektivisere brukerkontakten over disk,

telefon og e-post. En del henven-delser og søknader skal kunne besvares og saksbehandles alle-rede her.

Et godt servicetorg innebærer også gode IKT-systemer for re-gistrering, videresendelse og be-handling av henvendelser som ikke kan besvares umiddelbart. Fredrikstad er pilotkommune for CRM-system.

TIPS TIL BEDRE SERVICE

4

6 · DESEMBER ’09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET

I mai presenterte Kommunenes sentralforbund en rapport som kartla IKT-bruken i kommune-ne. Rapporten viste at bare 20,9 prosent har innarbeidet energi- og miljøtiltak, mens 14,1 prosent svarte de ikke visste hva de hadde foretatt seg.

– Det er mange kommuner og etater som har gått foran når det gjelder grønn IT, men vi savner den overordnede koordineringen, til tross for at dette kan være lønn-somt både for kommunene og mil-jøet, sier prosjektleder i IKT-Norge, Benedicte Fasmer Waaler.

Spar med enkle løsningerGode forbilder er allikevel lette å fi nne. De fl este av oss bruker allere-de miljøbesparende IT-løsninger.

– Norge er et IT-intensivt land. Og mange av IT-løsningene vi bru-ker, er også blitt miljøbesparende. Eksempler på dette er Altinn, e-faktura og elektroniske søknader til utbygging eller barnehageplass. Dette er smarte IT-løsninger, som eff ektiviserer hverdagen og sparer mye papir og reising, sier Fasmer Waaler.

Videokonferanser er også en IT-løsning, som er tatt i bruk av fl ere kommuner og etater. Blant dem som er kommet lengst, er tolketje-nesten i Oslo kommune. Videokon-feranser sparer både tid, penger og miljø. I en fersk undersøkelse fast-

slår EU-kommisjonen at C02-ut-slippene i Europa ville blitt redu-sert med hele 22 millioner tonn hvert år, dersom to av ti forret-ningsreiser ble erstattet med vide-okonferanser. Vi bør også være be-visst på hva slags utstyr vi kjøper,

mener Fasmer Waaler. – Det mest energigjerrige ut- ■

styret kan koste mer, men det gir også lavere energiforbruk. Norge har liten produksjon av IT-ut-styr, men som avanserte bruke-re bør vi bruke vår innkjøpskraft

bevisst. Det er ved å kjøpe ener-gieff ektive og miljøvennlige pro-dukter, at vi sender signaler til de store internasjonale produ-sentene om å designe og produ-sere enda bedre utstyr, sier hun.

Innfri nye EU-kravNår det gjelder smarte løsninger på datasenteret, krever en del løs-ninger drift av en viss størrelse for å være lønnsomme.

– De største datasenterene trek-ker like mye strøm som en middels stor norsk by. Halvparten av den-ne strømmen går til kjøling av ser-verne. Itillegg skaper datasenter-virksomheten mye varme, som tra-disjonelt går rett ut i luften. Dette er absolutt noe man kan gjøre noe med – vi kan kjøle mer energief-fektivt og vi kan bruke varmen til noe nyttig. Men investeringene til de smarte løsningene betaler seg først når man kan ta ut stordrifts-fordeler. Derfor jobber nå Grønn IT mot Fornyings- og administra-sjonsdepartementet for å få til en konsolidering og ”grønning” av den off entlige serverparken, sier Fasmer Waaler.

Det legges nå politisk press på IKT-industrien, som lenge er blitt regnet som global klimaversting: ”IKT-sektoren skal lede vei i over-gangen til en mer energieff ektiv lavkarbonøkonomi”, uttalte EU-kommisjonen i oktober.

– Dette er gode og klare anbe-falinger fra EU til IKT-næringen. EU presenterer krav som bran-sjen bør innfri og etterleve, sier Fasmer Waaler.

Driv smartere, velg grønne IKT-alternativer

ØNSKER GRØNN KOORDINERING. Mange kommuner og statlige etater arbeider godt med grønne IT-løsninger, men vi trenger bedre koordinering, mener prosjekt-leder Benedicte Fasmer Waaler i IKT-Norge.

NYHETER

HEGE KOFSTAD

redaksjonen@mediaplanet.com

Spørsmål: ■ Hvordan kan IKT-løsninger både kutte dine kostnader og tjene miljøet?

Svar: ■ Grønne IKT-løsninger effektiviserer driften, reduserer energiforbruket og imøtekom-mer nye miljøkrav.

SJEKK GRØNNE IKT-LØSNINGER

EDIAPLANET

SJEKEKKKKKKK GRGRGRGRGRGRØØØNØNØNØNNNE

2TIPS

”De største datasenterene trekker like mye strøm som en middels stor norsk by.”

TIPS

Kutt ned på papir

1Ta i bruk papirløse systemer, som e-faktura og elektronis-

ke søknader. Dette sparer både mil-jøet og eff ektiviserer hverdagen.

Vær energigjerrig

2Ha et bevisst forhold til utsty-ret som kjøpes inn. Selv om

energigjerrrige systemer i noen tilfeller koster mer i første om-gang, gir det lavere energiforbruk, og lavere brukskostnader. Ved å velge miljøvennlig utstyr sender du også signaler til produsentene om at markedet ønsker bedre grøn-ne IKT-produkter.

Snurr film

3Ta i bruk videokonferanseut-styr. Forretningsreiser er en

stor belastning for miljøet viser nye rapporter. Dessuten sparer det bedriftene tid og penger. Kombina-sjonen av miljøvennlig og kost-nadsbesparende er en slagkraftig strategi.

Bruk overskuddsvarme

4Slå sammen fl ere datasentre og utnytt energien. Det fi n-

nes fl ere energibesparende løsnin-ger for å kjøle ned utstyret, og sam-tidig kan overskuddsvarmen fra datasenterne utnyttes.

4

KristiansandKristiansand kommune har konsolidert og ”virtua-

lisert” serverparken til 4 fysiske servere. De har i stor grad gått over til tynne klienter, som har et mye lavere strømforbruk enn tradisjonelle PC-er.

Besparelsen ■ i strømforbruk på disse to tiltakene beløper seg til 817 000 kWh i året.

BergenBergen kommune har vært med å utvikle løsningen

”papirløst byråd”, hvor hver by-råd erstatter 20 000 ark årlig med dokumenter i en smart fi lstruk-tur på en tablet PC. Løsningen har også ført til mer eff ektive møter.

Byrådet sparer ■ over NOK 400 000 pr. år.

Hamar og omegnPå Hamar har tre kommu-ner dannet et IT-selskap

som har bygget et stort miljø-vennlig datasenter. Åtte brønner som ligger 230 meter ned i bak-ken utnytter overskuddsvarmen fra dataanlegget. Ikomm ble godkjent som Miljøfyrtårn ifj or.

Datasenteret skal ■ være nedbetalt i løpet av fi re år

AkershusAkershus Fylkessykehus bruker overskuddsvarmen

fra datasenteret til å varme opp sykehuset – de lagrer rett og slett varmen fra datasenteret til de får bruk for den.

Systemet betaler ■ seg iløpet av en periode på 8–9 år.

Kommuner og offentli-ge institusjoner over he-le landet tar stadig ibruk nye, grønne IKT-løsninger.

FØLG EKSEMPLENE!

Har din kommune tilfredsstillende service?

Se video av servicetorgløsningen i Fredrikstad

kommune på www.microsoft.no/offentlig

Spørsmål? Ta gjerne kontakt med oss på

LRGNOR@microsoft.com

De fl este norske bedrifter må snart forholde seg til elektronisk

faktura (efaktura) gjennom statens krav.

Vi i EdiSys Consulting har jobbet med efaktura og meldings-

utveksling i 20 år, og har bistått mange bedrifter med å ta de rette

avgjørelsene. Vi anbefaler alle som skal starte med efaktura å

gjøre en innledende kartlegging av forutsetninger og muligheter.

Med én dags innsats fra oss, og tilsvarende fra sentrale personer i

din bedrift, kan vi raskt gi deg et grunnlag for å bestemme veien

videre. Se informasjon om workshop.

EdiSys Consulting er uavhengige rådgivere innen efaktura og

ehandel. Send en mail til jostein.fromyr@edisys.no dersom du

ønsker hjelp til å komme i gang.

EdiSys Consulting tilbyr en workshop for å gjøre en situasjons-analyse og avklare dine forutsetninger for elektronisk faktura.

I workshopen inngår å beskrive dagens faktureringsrutiner på et overordnet nivå• identifi sere partnere og volum• beskrive eksisterende teknisk løsning• estimere innsparingspotensiale • anbefale videre løp•

Resultatet fra workshopen vil danne grunnlag for en beslutning om implementering. Workshopen gjennomføres til en avtalt fastpris.

Vi kan elektronisk faktura – kan du?Har du fått krav eller ønske fra dine handelspartnere om elektronisk faktura?

Er du usikker på om ditt faktureringssystem kan håndtere elektronisk faktura?

Ønsker du å vite hva som kreves for å komme i gang med elektronisk faktura?

Mer informasjon fi nner du også på våre nettsider om efaktura på

www.edisys.no\efaktura

EdiSys Consulting AS • Øvre Slottsgt 17 • 0157 Oslo • Tlf 22 42 13 80 • Fax 22 42 26 40 • fi rmapost@edisys.no

Den nye byggherreforskriften vil påvirke dine prosjekterHolte Consulting tilbyr en kurspakke som er spesielt tilpasset bygg/anlegg innen kommunal sektor. Kurspakken fokuserer på den nye byggherreforskriften som har fått en vesentlig annen oppbygning enn den gamle forskriften. Fremfor å følge byggeprosjektets faser, er den nye forskriften systematisert etter de ulike aktørene som forskriften retter seg mot.

Kurspakken omfatter følgende kurs: PM1 Riktig oppstart 10 - 11. februar 2010 PM6 Anskaffelser og entrepriser 3 - 4. mars 2010 PM9 Ledelsens rolle 23 - 24. mars 2010

Kursene kan tas enkeltvis eller som pakke.

Ytterligere informasjon finner du på www.holteconsulting.com eller ved å kontakte Britt-Heidi Brox på tlf. 934 41 519

Holte Consulting er en kunnskapsbedrift som tilbyr opplæring innen prosjektledelse og prosjektstyring samt konsulenttjenester. Holte Consulting er sertifisert som PMI Global Registered Education Provider, hvilket vil si at vi er en kvalifisert leverandør av opplæring innenfor faget prosjektledelse. Vårt opplæringsprogram er i tillegg godkjent etter internasjonale krav for IPMA (International Project Management Association).

8 · DESEMBER ’09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET

PROFIL

Anne Haabeth Rygg

Født: ■ 1973Stilling: ■

Kommunika-sjonssjef, NSB

Utdanning: ■Cand.mag., Universitetet i Oslo

Karrière: ■1999 – : Medlem av Oslo bystyre for Høyre.2005: Nestle-der, Europa-bevegelsen.2006: Kommu-nikasjonsrådgi-ver, I-kommuni-kasjon.2004–05: Poli-tisk rådgiver for Høyre, Moderni-seringsdeparte-mentet.

Spørsmål: Hvordan takler du en krisesituasjon på best mulig måte?Svar: Forbered deg alltid på det verst tenkelige – og alt annet – før krisen inntreff er.

– Det er nesten fælt å si det, men det er når trykket er høyt, at vi fungerer aller best. Da får folk en egen drive.

Det sier Anne Haabeth Rygg. Som kommunikasjonssjef i NSB leder hun en avdeling av spesialister på krise-håndtering. Den største krisen hun selv har opplevd var i november 2007, da det i morgentimene oppstod brann på Oslo S.

– Det var veldig kritisk fordi all tra-fi kk i østlandsområdet stanset. Heller ikke regiontogene fra Trondheim, Sta-vanger og Bergen kom inn til Oslo S, et knutepunkt, der 80 000 mennesker skal til og fra iløpet av et helt døgn, for-teller Rygg.

Vær beredt! Alltid. Det skulle ikke mer til enn en uhel-

dig manøver under gravearbeider på Jernbanetorget. En kabel røk og en spenningsfeil spredte seg i området. Kort tid etter gikk brannalarmen på Oslo S.

– Det tar tid fra alarmen går til man forstår sammenhengen i rekken av hendelser. Samtidig må vi raskt kom-me ut med informasjon om hva folk bør gjøre. Det er en stor kundegruppe som skal ha informasjon, sier Rygg.

Da alarmen gikk på Oslo S fi kk folk be-skjed om å holde seg hjemme, eller ta bilen. Det tok 12 timer før togene gikk igjen. En stor del av infrastrukturen ble slått ut. Telenettet var nede, slik at folk som prøvde å ringe for å spørre hva som var skjedd, ikke fi kk informasjon. Sen-tralbordet fungerte ikke, nettet funger-te ikke og togledersentralen på Oslo S var nede.

– Saken utviklet seg hele tiden. Det er en av utfordringene med kriser, at det skjer nye hendelser og ny utvikling hele tiden. Du tenker ikke at ”ja, nå har vi fått svart VG, så nå tar vi kaff epause, dere”, sier Anne Rygg ironisk og ler, før hun legger til:

– Det er veldig intenst. Det er snakk om ufattelig mye informasjon som man må forholde seg til.

Hvor i rekken av hendelser tenkte du at ’dette er en krise’?

– Allerede idet Oslo S evakueres be-gynner du å tenke krise. Det kan selv-følgelig være falsk alarm, men når tog-ledersentralen er nede og vi får vite at det ikke er mulig å styre togene lenger, da blir det stort. Og da aktiviseres krise-organisasjonen vår, sier Rygg.

Tenk det utenkeligeKriseorganisasjonen til NSB har en tak-tisk beredskapsledelse som gjør alt det operative arbeidet med strategisk kri-

seledelse. Beredskapsledelsen består av konsernledelsen og det er en presse- og informasjonsenhet.

– Noen svarer på mediehenvendel-ser hele tiden, utfra all tilgjengelig in-formasjon. Noen gjør informasjon til-gjengelig på nettet fortløpende. Noen overvåker alt mediene skriver for å se om bildet ute stemmer med den sann-heten vi kjenner, sånn at vi eventuelt kan korrigere, sier Rygg.

Hvordan føles det når krisen inn-treff er, hvordan unngå panikk?

– Man kan aldri forberede seg på alt, men det viktigste med krisearbeid tror jeg er å tenke det utenkelige. Hva er det verste som kan skje? Hvor er vi mest sårbare? Hva kan folk tenkes å gjøre? Hva skjer i andre land, som kan skje her? Lag scenarier og tren på å håndte-re dem, sier hun.

Det nytter ikke å tenke ”ja, da var det gjort, da har vi laget 20 scenarier” og så slå seg til ro med det. Fem år se-nere er kanskje scenariene hverken realistiske eller relevante lenger.

– Alle virksomheter har sårbare om-råder, enten det er en kiosk eller et kon-sern, alle kan rammes av krise. Å tenke gjennom dette med jevne mellomrom, tror jeg er veldig viktig.

Øv på krisenHun vektlegger betydningen av å gjen-

nomføre realistiske øvelser. – Hvis personer som har sentrale

funksjoner i en krisestab får panikk, så er det utrolig bra å fi nne ut av på en øvelse. Da må vedkommende ut av kri-seorganisasjonen.

Må alt planlegges på forhånd?– Ja, det vil jeg anbefale. Ingen i kri-

sestaben skal være nødt til å tenke på mat, fordi de må tenke på så mye an-net. Det er veldig mange vitner som si-er at de har sett ting, og du må hele ti-den fi nne ut hva som er fakta. Alt som er mulig å planlegge, er det bare å plan-legge for. Da håndteres det mye bedre når det skjer.

Hvor viktig er medieberedska-pen?

– Jeg tror alle kan huske tv-opptre-dener fra selskaprepresentanter, som åpenbart ikke har vært forberedt på krisen de står midt oppe i. Det er fort gjort at en i kriseledelsen også utta-ler seg til mediene om veldig tekniske og operative forhold, mens de som ser på tv tenker ”var det noen ofre? Er folk skadd? Hva med alle menneskene?” Da fremstår man ikke veldig empatisk. Det å sette seg inn i krisen slik den ser ut utenfra, er en jobb, sier kommunika-sjonssjefen.

Hun får krisehåndteringen til å gå som på skinner

ANDERS ENGEN RASCH

redaksjonen@mediaplanet.com

LEDER TIL LEDER

OSLO

INSPIRASJON

Sikring av jobb og karriere.Sjekk tungvekterne i bransjen.Ledere:

LØNNSOM OMSTILLING OG UTVIKLING

Tlf. +47 22 51 62 00www.solstadgruppen.no

DESEMBER ’09 · 9DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET

LEGG PLANER–Alt som er mulig å plan-legge, er det bare å plan-legge for, sier Anne Rygg, kommunikasjonssjef i NSBFOTO: BJØRN H. STUEDAL

Lag scenarier

1Lag krisescenarier for virksomheten. Tren på å håndtere dem.

Ei informasjonen

2Få informasjon kjapt ut på din egen informa-sjonskanal. Ta raskt ei-

erskap på informasjonen.

Vær kjapp og klar

3Vær tydelig på hvor me-diene vil fi nne oppda-tert info. Også hvis det

ikke er noe nytt, meld da ifra om at det ikke er noe nytt.

Opplys dine egne

4Informer de ansatte selv. De skal ikke fi nne info på vg.no, eller høre ryk-

ter om hva som er skjedd.

Alltid foran

5Tenk ett skritt fremover. Hva kan bli neste trinn i utviklingen? Forbered

deg på hva som kan være neste vending i saken.

Spre de beste hodene

6Ha fl ere skift og gode folk på hvert skift. Ikke sett alle de beste folkene

på første skift, for krisen kan es-kalere iløpet av de neste skifte-ne. Noen må ha ansvar for mat og drikke. Hvis hele krisestaben ikke har spist på 12 timer, tenkes det ikke én smart tanke lenger.

Sett av tid til ettertanke

7Evaluer håndteringen av krisen. Hvor lang tid brukte vi på å formidle

info? Fungerte det som det skul-le? Gjorde alle som de skulle, og hvis ikke - fungerte det likevel? Skjedde det overraskelser?

ANNE RYGGS KRISERÅD

7

10 · DESEMBER ’09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET

Slik lykkes du med offentlig-privat samarbeid

– Det som var veldig viktig for å få til et vellykket prosjekt, var at opp-dragsgiver satte av ressurser til å følge planleggings og gjennomfø-ringsfasen, slik at de har fått ivare-tatt sine behov. Dette forteller Ja-nicke Grønvold som var prosjekt-leder for Entra Eiendom på Vøyen-enga skole. – Det var viktig å sette sammen et team som var godt mo-tivert og kvalifi sert.

Kommunen la ned mye arbeid i forkant og var bevisst sin egen rol-le i OPS prosjektet. Kommunen har hatt profesjonelle folk, og har fått stilt gode krav og oppnådd gode løsninger. – De må ha kompetanse selv for å følge opp. Det mener jeg absolutt at de har.

Sats på godt samarbeidEt godt samarbeid basert på til-lit og åpenhet for å kunne utvikle produktet sammen, har vært vik-tig for å få dette til. Det mener di-rektør for prosjekt og utvikling i Entra Eiendom AS, Bjørn Holm. – Samtidig er det en krevende form, innrømmer han.

Bærum kommune gjorde en grundig jobb og var svært bevis-ste i valget av OPS. Ved sammen-ligning kom alternativene ganske likt ut økonomisk.

– OPS er en form som gir stør-re forutsigbarhet for oppdragsgi-ver. Det er også vår erfaring at slike prosjekter gjennomføres raskere, samt at profesjonelle byggherrer kanskje også bygger rimeligere til samme kvalitet – sammenliknet

med kommunene, sier Holm. – Alt i alt ser vi på dette som et veldig po-sitivt og vellykket prosjekt.

– Foreløpig tyder det på at det er et prosjekt som kommunen kan være fornøyd med, sier eiendoms-sjef Tore Justad i Bærum kommu-

ne. Siden OPS baseres på et livssy-klusperspektiv, kjenner man først resultatene etter fl ere års drift.

Hent inn kompetanseUtfordringer hører til uansett frem-gangsmåte. – Vi har veldig lite erfa-ring i kommunesektoren med hva som kreves for å lage OPS-samar-beid. Det er veldig krevende, bekref-ter Justad. Både økonomisk, juri-disk og teknisk kompetanse er nød-vendig. Kompetanse må sikres, en-ten i egen regi eller ved å leie inn.

Forberedelsene blir også lett un-dervurdert. Du bør ha en klar rol-leavtale som defi nerer byggherres og brukers ansvar. Det kan lett kos-te om bruker har endringer under-veis. Ved utfordringer med kontrak-ten, ønsker brukerne profesjonelle medhjelpere i kommunen. Profe-sjonalitet er svært viktig, enten du bygger i egen regi eller som OPS.

Fordel risikoMed OPS legger du mer risiko over på private. – Det er et godt alterna-tiv til egen produksjon, det er en måte å få ting til på en god og rask måte, mener Justad. Sammenlig-ner du OPS og andre alternativer, bør du være forsiktig med hva du sammenligner.

– Det er viktig å få frem alle re-elle kostnader. Av forbedrings-muligheter nevner Justad at kommunen kunne vært bedre på kvalitetssikring av kontrakter og leveranser. – Men bevares, det har blitt bra, konkluderer han.

”Det var viktig å sette sammen et team som var godt motivert og kvalifi sert.”

Janicke GrønvoldProsjektleder for Entra Eiendom på Vøyenenga skole

VELLYKKET BYGGEPROSJEKTVøyenenga skole har en spesi-ell geometrisk arktitektur. Sto-re deler er sirkulær. Gode ener-giløsninger ble vektlagt under oppføringen.FOTO: ENTRA EIENDOM

NYHETER

GUNN IREN KLEPPE

redaksjonen@mediaplanet.com

■ Spørsmål: Hvilke faktorer har hatt betydning for å få til et vellykket OPS-prosjekt ved Vøyenenga skole i Bærum?

Svar: ■ Det aller viktigste har vært et godt samarbeid mel-lom alle partene i prosjektet.

I PRAKSIS

SATS PÅ SAMARBEID

MEDIAPLANET

SASASAASATSTSTSTSTSTS PPPPP PÅÅÅÅÅÅÅÅ

3TIPS

FAKTA

■ Oppdragsgiver: Bærum kommune.

Bygg: ■ tre-parallell ungdoms-skole (450 elever) med helse-stasjon og fl erbrukshall. Totalt 6 900 m2.

Kontraktslengde: ■ 20 år.Kontraktstype: ■ ”Vanlig”

OPS-modell – entreprisen ble gjennomført som en samspills-kontrakt.

Betalingsplan: ■ Kommunen betaler fast leiesum pr. år. Mu-lighet for å kjøpe hvert 5. år. Overtagelse etter 20 år.

Utbygger: ■ Entra Eiendom AS har prosjektert, bygget og skal stå for driften i 20 år.

Kontraktsinngåelse: ■ som-

meren 2005.Ferdigstillelse bygg: ■ overle-

vert januar 2007.Total prosjektkostnad: ■ Ca.

100 mill. NOK.Konstruksjon: ■ spesiell, geo-

metrisk arkitektur. Store deler av skolen sirkulær. Spesiell mate-rialbruk. Gode energiløsninger vektlagt.

Hvorfor OPS: ■ Egen regi vs. OPS kom ganske likt ut økono-misk- OPS ble valgt for å skaffe mer erfaring.

Suksesskriterier: ■ godt av-klarte roller, kompetanse, pro-fesjonalitet, kvalitet, tydelighet i kontrakt, tydelighet og entydig-het i stilling av krav .

Vurderer du OPS som gjennom-føringsform, bør du først tenke over hvilke prosjekter som pas-ser. OPS brukes der det er et in-vesteringsbehov.

Senior Manager Sissel Husøy ved PricewaterhouseCoopers mener infrastrukturprosjek-ter, skoler og andre kommunale bygg egner seg godt. Dette kan være nybygg eller større rehabi-literingsprosjekter.

– Mitt beste tips hvis man ■ønsker å vurdere OPS, er å gjennomføre en mulighets-studie, sier Husøy. Her sam-menligner du tradisjonell entre-prise med OPS som gjennomfø-ringsmodell.

Et OPS-prosjekt ■ er en livs-løpskontrakt. Det gir incentiver for innsparing og kostnadsef-fektive løsninger ved at leve-randør står ansvarlig for design, bygging, fi nansiering, drift og vedlikehold over en lengre pe-riode.

– Når ett selskap har ansvar for alle fasene, kan man forsvare større kostnader i investerings-elementet som gir rimeligere drift og vedlikehold i påfølgen-de år.

Gi rom for innovasjonVed OPS betaler du ikke før alt står ferdig. Det utvikles en be-talingsmekanisme som gjør at du ikke betaler ved forsinkelser, stengning, mangler og feil. Of-fentlig sektor avlastes for risi-ko den private parten best kan håndtere. Derfor bør bestilling og kravspesifi kasjon gi rom for innovasjon og fl eksibilitet ved å fokusere på funksjon.

En godt strukturert ■ an-skaff elsesprosess er viktig. OPS krever en annen bestillerkom-petanse enn vanlig ved off ent-lige prosjekter. Dette for å si-kre et godt prosjekt både i utvi-klingsfasen med kontraktsut-forming, anskaff else og valg av leverandør.

Du bør også tenke ■ over hvordan partene skal forholde seg til hverandre i kontraktspe-rioden. OPS er en samarbeids-modell, noe som krever en profe-sjonell og positiv innstilling.

OPS krever dessuten ■ en viss forretningsforståelse. – Det krever at man tenker litt min-dre forvaltning og litt mer for-retning.

OPS

Dette bør du tenke over før du setter i gang arbeidet God kunnskap, forståel-se, grundig forarbeid og en velstrukturert anskaf-felsesprosess kan hjelpe deg å realisere prosjekter raskere og med mindre risiko.

GUNN IREN KLEPPE

redaksjonen@mediaplanet.com

Vøyenenga-prosjektet i tall

DESEMBER ’09 · 11DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET

FAGLIG INNSIKT

E r endringsviljen tilstede?

Alle kommuner har nettsider. Rik-tignok med vari-erende kvalitet, men de finnes. Noen har kom-met et stykke på

vei, mens andre har en lang vei å gå. Men grunnlaget for å starte en elektronisk innbyggerdialog og tjenesteproduksjon er tilstede.

Vi har hørt noen stille spørsmål om man når frem til innbyggerne via nettet. Svaret på dette er at man når fl ere og fl ere - undersøkelser vi-ser at 3,1 millioner nordmenn har tilgang til nettet, 2,1 millioner nord-menn bruker nettet daglig og ande-len av de over 60 år øker kraftig.

Endringsvilje må tilKS har delt veien mot målet i 4 trinn. I Trinn 1 skal all generell in-formasjon ligge tilgjengelig på nett. Trinn 2 skal tilrettelegge for presentasjon av enkle interaktive tjenester. Trinn 3 skal gi mulighet for individuelt tilpasset kommu-nikasjon for brukerne, mens Trinn 4 skal tilrettelegge for samhand-ling mellom etater og virksomhe-ter. Forutsatt at kommunene skal nå målet innen utgangen av 2012, har de kun tre år til rådighet. Det er altså ingen tid å miste - spesielt hvis man ikke har kommet lenger enn Trinn 2 i dag.

Helt grunnleggende for å nå må-let i KS’ visjon er at endringsviljen er tilstede. Ikke bare hos politike-re og rådmann, men i hele organi-sasjonen. Vi har arbeidet mange år mot off entlig sektor generelt, og

kommuner spesielt. Vår erfaring er at endringer som innebærer nye ru-tiner, fl ytting/nedlegging av funk-sjoner og endringer av arbeidsopp-gaver, i svært mange tilfeller kan være vanskelig. Ofte er det hensy-net til enkeltindividet som er årsa-ken til ikke å gjøre endringer.

Samtidig har kommunene be-grensede ressurser til rådighet, og kravene til tjenesteproduksjon og servicenivå øker. Innbyggernes for-ventninger til nettbaserte løsnin-ger blir også høyere. Samlet fører dette til at arbeidet med endring og eff ektivisering må intensiveres.

Lær av bankeneKan kommunene lære noe av an-dre som har vært igjennom de samme prosessene som gjennom-føring av nevnte visjon vil kreve? Ja, i høyeste grad. Hvorfor ikke be-gynne å søke hos kommunenes eg-ne leverandører?

Alle kommuner har en bankfor-bindelse. Bankvesenet har vært igjennom mye av det kommunene nå skal igjennom. Fra å gjøre alt pa-pirbasert, leverer bankene nå fl ere og fl ere tjenester via nettet. Kun-dene kan for eksempel via Nett-banken søke, få innvilget og utbe-talt lån via nettet. Bankenes pri-vatkunder, som også er innbyggere i en kommune, sier det kan gå må-neder og år uten at de er innom i en bankfi lial ettersom nettbanktilbu-det har blitt så bra.

Det finnes mange eksempler hvor banken kan bistå kommune-ne med eff ektivisering, bedre inn-byggerkommunikasjon og økt ser-

vicenivå.Mange kommuner har ulike

søknadsskjemaer tilgjengelig på sine nettsider. For eksempel er det mulig å søke om barnehageplass på nettet – og dette gjør mange. Kommunen behandler søknaden og sender svar – på papir, i stedet for å svare til epostadressen som søknaden var sendt fra. Når kom-munen vet at søkeren er bruker av nettet, ville det være en god ide å forutsette at betaling for tjenesten skal skje via nettbetaling og der-for utstede eFaktura eller Avtalegi-ro isteden for bankgiro. Det fi nnes kommuner som ikke har tatt den-ne eff ektive tjenesten i bruk. Hvis identifi sering er en utfordring, kan elektronisk signatur - BankID - le-vert av banken anvendes. Mange innbyggere vil oppleve dette som positivt og som et forbedret servi-cenivå fra kommunen.

Forkort behandlingstidenEt annet eksempel på nettbaserte skjemaer er søknad om byggetilla-telse, som mange kommuner har tilrettelagt for. Her kan det tilbys en løsning, netterminal, som gjør det mulig å betale behandlingsge-byret samtidig som søknaden sen-des. Kvitteringen for innbetalt ge-byr vil følge som en del av søkna-den. Saksbehandlingen blir lettere, behandlingstiden går ned og servi-cenivået blir oppfattet som høyt.

Kommunene er en stor og viktig kunde for alle leverandører. Det er opp til kommunene å dra nytte av dette i sitt videre arbeid med å nå målet i visjonen.

“Helt grunnleg-gende for å nå målet i KS’ visjon er at endrings-viljen er tilstede. Ikke bare hos politikere og rådmann, men i hele organisa-sjonen.”

eKommune 2012

LÆR AV BANKVESENETI sin søken etter å bli mer kun-devennlige og bedre på ser-vice, bør det være mulig å lære av andre som har vært gjennom det samme. Banke-ne for eksempel, der flere og flere tjenester blir tilgjenge-lige over nett. FOTO: ISTOCK

Kommunenes Sentralforbunds (KS) visjon i ”eKommune 2012” er at norske kommuner skal være blant verdens fremste på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og eff ektiv eforvaltning innen 2012. Utfordringene er store og oppgavene er mange for at kommunen skal oppfylle visjonen.

Tilby eFaktura

1I forbindelse med kom-munale innkjøp bør det etableres løsninger og

rutiner som styrker lojaliteten til kommunens innkjøpsavtaler og kontrollerer at innkjøpsregle-mentet blir fulgt (eFaktura Be-drift som fakturamottager).

Sats på gode faktureringsløsninger

2En analyse av kommu-nale faktureringsruti-ner vil vanligvis avdek-

ke om dagens løsninger og ruti-ner er optimale. Det er også nød-vendig å se på fakturering av tje-nester der transaksjonsvolume-ne ikke er store, men hvor servi-cegraden overfor innbyggerne kan økes (eFaktura Privat og eFaktura Bedrift som fakturaut-steder).

Innfør gode og trygge netthandelsløsninger

3Det bør legges opp til netthandelsløsninger hvor kommunen tar be-

talt for publikasjoner og tjenes-ter, og hvor de driver kulturhus og kino.

Etabler netterminal

4Det bør etableres beta-lingsløsninger på nettet i forbindelse med søk-

nader til kommunen, som i dag fører til en kommunal fakture-ring i etterkant.

Gå for kortløsninger i stedet for kontanter

5Kontantkasser kan er-stattes med kortløsnin-ger. Utbetaling av nød-

penger til sosialklienter kan foretas ved hjelp av spesialtil-passede kortløsninger.

Tilby elektronisk signatur

6Elektronisk identifise-ring og signatur bør være en mulighet både internt

i kommunen for sending av gra-derte dokumenter, og for innbyg-gerne i innbyggerdialog. BankID kan benyttes for signering og identifi sering. Enkelte kommu-ner har løsninger som gir mulig-het for valg blant fl ere identifi ka-sjonssystemer. Dette er gjort for-di det fi nnes fl ere leverandører av slike systemer og lar innbygge-ren selv velge løsning.

Ha en fleksibel finansieringsløsning

7Endringer i krav til IT-utstyr krever hyppige oppdateringer av utsty-

ret. En fi nansieringsløsning som tillater stor fl eksibilitet når det gjelder utskifting/modernise-ring av utstyr i maskinparken bør inngås. Operasjonell Leasing kan være en alternativ og attrak-tiv løsning for mange.

WILVANGENS TIPS

7

Trond WilvangenBanksjef, Nordea Bank Norge

12 · DESEMBER ’09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET

NYHETER

SPARER MILJØETHøyre/KrF-byrådet i Bergen sparer livet til 70 trær pr. år ved å holde papirløse møter. Fra venstre: byråd Lisbeth Iversen, byråd Filip Rygg, byrådsleder Monica Mæland, byråd Harald Victor Hove og byråd Christine B. Meyer. FOTO: MARIT HOMMEDAL

Ved å innføre papirløse møter har byrådet i Bergen kuttet i papirfor-bruket, og dermed spart både pen-ger og miljø. Mediaplanet omtalte suksessen i Mai, siden da har Ber-gen kommune utvidet prosjektet:

Bergen bystyre, ■ med alle sine komiteer, skal nå gjøres papirløst.

Forretningsutvalget ■ er blitt

papirløst. Av bystyrets fem ■ komiteer er

tre allerede blitt papirløse. De har gått fra ett organ (byrådet) med syv politikere til fi re organer med til sammen 40-50 medlemmer.

– Vi er på vei til å gjøre alle by-styrets organer papirløse, forteller byråd for fi nans, konkurranse og eierskap Harald V. Hove (H).

EffektivitetsgevinsterItillegg til miljøbesparelsene øn-sket kommunen også å gjøre mø-te- og beslutningsprosesser mer eff ektive: De har gått bort fra bun-ken av sakspapirer, som politikerne måtte bære med seg til møtene og

istedenfor gjenskapt arbeidsme-todene digitalt. Mens de før måtte inn på rådhuset for å hente saksdo-kumenter, kan disse nå lastes ned på en PC. Mens de før måtte bære med seg en tung sakspapirbunke, er alle dokumentene nå tilgjenge-lige på PC-en. Man kan også enkelt søke opp relevant informasjon.

Forenkler hverdagen– Politikerne har som en viktig del av jobben å gå gjennom store mengder sakspapirer og beslutte på grunnlag av dem, sier Hove.

De var derfor spent på hvordan det ville bli å lese så mange saks-dokumenter elektronisk. Tilbake-

meldingene vitner om at løsnin-gen fungerer bra. Med den papir-løse løsningen er det lettere å sette seg inn i sakene. – Tilbakemeldin-ger fra de ulike brukere viser at de virkelig ser nytten av tiltaket. .

I tillegg til å satse på gode løsnin-ger har byrådet i Bergen fokusert på brukervennlighet, opplæring og oppfølging. – Bergen kommu-ne har satset på dette, satt av tid og ressurser på å gjøre det riktig. Det er en viktig erfaring å ta med seg at skal du gjøre det, så må du gjøre det ordentlig.

Papirløse møter øker effektiviteten i Bergen

GUNN IREN KLEPPE

redaksjonen@mediaplanet.com

Spørsmål: ■ Hva har skjedd siden byrådet i Bergen kom-mune innførte papirløse møter i september 2008?

Svar: ■ Elektroniske doku-menter har spart miljøet og økt effektiviteten til både byråkrater og kommunepolitikere.

KUTT UT PAPIRBRUK

EDIAPLANET

KUKUUUKUTTTTTTTTTTTT UUUUU UTTTTT

4TIPS

Bergen er første norske kommune i med papirløst byråd

Første papirløse ■ møte ble avholdt i september 2008

Prosjektet er unikt ■ i Norge, også internasjonalt

Mottok pris ■ for beste grøn-ne IT-prosjekt på verdensba-sis i Bilbao, april 2009

Arbeidsmetoder ■ gjenska-pes digitalt. Man kan notere på sakspapirer, bruke ”tusj” og ”merkelapper”

Helhetlig løsning ■ med ro-bust system, kryptering, bru-kervennlighet, opplæring og oppfølging

Besparelse pr. år ■ bare i by-rådet: 515 000 papirark = 2,6 tonn papir = 70 trær = 200 000 l vann = 36 tonn CO

2-ekviva-

lenterDirekte kostnadskutt ■ pr.

år bare i byrådet: 350 000 kr.Prosjektet utvides: ■

forretningsutvalget og tre av bystyrets fem komiteer er blitt papirløse iløpet av året.

Gjenstår: ■ å få på plass de siste to komiteene og bystyret

Plan for fremtiden: ■ å gjø-re hele bystyret, med alle sine komiteer, papirløse.

Utfordringer: ■ Logistikk og høy grad av oppetid under politiske møter.

PAPIRLØSE BERGEN

BEGYNTE MED BLANKE ARKBergen kommunes pionérprosjekt har kuttet det årlige papirforbruket i byrådet med 515 000 ark pr. år. FOTO: ISTOCK

KF BedreStyring

Vil du vite mer? Kontakt oss gjerne for mer informasjon!

www.kommuneforlaget.no

KF B

edre

Styr

ing

Nye verktøy for bedre innsikt og styring i kommunene, fra Kommuneforlaget og SAS Ins�tute, med faglig bistand fra KS.

Verktøyene er spesielt �lre�elagt for rapportering og styring i kommunal virksomhet. Gjennom å koble all relevant informasjon fra KOSTRA, egne datakilder og brukerundersøkelser legger verktøyene grunnlaget for sikrere beslutningsprosesser og for dialog og kommunikasjon internt i organisasjonen og mellom poli�kere og administrasjon.

“Et så vik�g område som verktøy �l virksomhetsstyring må se�es sammen av de som �l sammen er best �l å servere

alle komponentene i mål�det, KF, SAS og KS - som også får hjelp i et samarbeid med en rekke kommuner.”

Ove Monsen, administrerende direktør Kommuneforlaget

Jan WølnebergTrond NæssRune Riktor

Kontakt: jan.wolneberg@kommuneforlaget.notrond.naess@kommuneforlaget.norune.riktor@nor.sas.com

E-post: 91 59 69 07 97 41 07 0390 08 12 17

Telefon:

Kontakt – e-post: fi rmapost@boos.no – Daglig leder Steinar Senneseth Tlf: 91 32 84 77 – Seniorkonsulent Bo Vidar Larsen Tlf: 55 52 50 80

BOOS AS kan nå levere Noark 5 kjerne og integrasjon mot fagsystemer

Elektronisk arkivering

Vår første leveranse med Noark 5 v2.0 er Skipsregistrene NIS/NOR sitt system for elektronisk arkiv. Leveransen består av Noark 5 kjerne og integrasjon mot Skipsregistrene NIS/NOR sitt fagsystem SKIPSREG.

BOOS as er et informasjonsteknologiselskap som er spesialisert mot utvikling og leveranse av avanserte database-baserte løsninger.

Selskapet ble etablert i 1992, og er leverandør til kunder både i privat og offentlig sektor. Av viktige kunder kan nevnes Skipsregistrene NIS/NOR, Statoil og Odfjell Well Management

www.boos.no

14 · DESEMBER ’09 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET

VISJONSPANELET

Kvaliteten på, og eff ektiviteten til, of-fentlig sektor er ikke alltid proporsjonal med antall millioner kroner som puttes inn. Noen ganger må det strukturendrin-ger til. Ett eksempel er samhandlingsre-formen for helsetjenesten som skal lette kontakten mellom sykehus og kommu-ner, slik at brukerne av helsetjenestene får det enklere og bedre. Et annet eksem-pel er NAV-reformen, som også har po-tensial til å forenkle og avbyråkratisere. Strukturendringer er vanskelig, men vi må få mer utav hver krone.

IKT kan både brukes til å ”åpne opp” forvaltningen, øke brukernes fortrolig-het med hvordan forvaltningen arbeider og være et eff ektiviseringsverktøy. Men noen huskeregler må man likevel ha: 1. Ikke alle i den eldre garde er fortrolige med IKT-løsninger. Her er det et genera-sjonsskifte på gang. 2. IKT-løsningene må være universelt utformet og dermed tilgjengelig for alle. Alt annet er dumt og dyrt. 3. IKT kan ikke erstatte all service, noe ganger må man faktisk snakke med et menneske.

Dagens offentlig sektor er en masto-dont, og ofte blir systememene så massi-ve, at de overskygger enkeltmenneskene. Jeg ønsker meg mer valgfrihet og større konkurranse, fordi det kan gi et bedre til-passet tilbud til fl ere.

Det finnes enorme muligheter. Både for forenkling innen rappor-tering og slikt, og innenfor for eksempel helsesektoren. Her har vi en stor jobb å gjø-re.

Offentlig sektor vil være mindre, mer utadrettet og oppleves mer serviceorien-tert. Det er mange dyktige mennesker i off entlig sektor, men stivbente regler og monopolsituasjoner på fl ere områder, tror jeg gjør at brukerne har en mindre positiv opplevelse enn de burde. Konkur-ranse mellom private og off entlige leve-randører av både varer og tjenester vil kunne gi gode eff ekter på pris og kvalitet, itillegg til å eff ektivisere måten en jobber på. Off entlig sektor skal videre konsen-trere seg om kjerneoppgavene, eff ektivi-

seres gjennom fornyelse og reduksjon av byråkrati og forvaltningsledd.

IKT kan brukes i enda større utstrek-ning for å redusere avstanden mellom be-slutningstager og bruker. Tidligere var det slik at en bruker alltid måtte henvende seg til et off entlig kontor personlig, gjen-nom brev eller e-post. Den tiden er over. Stadig fl ere bruker ulike IKT-løsninger i det daglige for å få utført sine gjøremål, både privat og på jobben. Det har vært en utvikling også i off entlig sektor på dette området, gjennom at fl ere tjenester lig-

ger tilgjengelig på nettet. Likevel tror jeg at det fortsatt er et stort potensial for vi-dereutvikling og bruk av slike løsninger.

Nei. Men offentlig sektor har på no-en områder strukturproblemer, som kan gjøre det tungrodd. Sosialdemokrater, slik som meg, ønsker en sterk off entlig sektor. Da må vi sikre at off entlig sektor lever opp til idealene våre. Den må derfor være så kvalitetsmessig god og eff ektiv, at argumentene for bred privatisering faller på egen urimelighet. De viktigste ressur-sene for å få til slike endringer er: Kompe-tansen til ansatte i off entlig sektor, mer teknologiutvikling og bedre utnytting av ”beste praksis”.

Ikke generelt, men offentlig sektor har kanskje vært mindre fl inke til å dyrke frem en god ledelseskultur enn privat sektor. Samtidig er jo lønnsnivået, sær-lig for godt utdannet arbeidskraft, rela-tivt lav, så off entlig sektor må fi nne andre måter å belønne på enn bare lønn.

Det er kanskje et litt for generelt spørsmål, men jeg mener det er man-

gelfull ledelse i deler av off entlig sektor. NAV kan være ett eksempel på det. Gjen-nom de siste månedene har det vært mange eksempler på at ledelsen her har vært utilstrekkelig. Det har skapt mye uro blant de ansatte, men også frustrerte brukere. God ledelse er utrolig viktig. En-hver leder må sikre at de ansatte føler ei-erskap og engasjement i sitt arbeid, gjen-nom omstillingsprosesser og ikke minst overfor brukerne, som de skal betjene. Klarer man ikke dèt, vil resultatet ofte bli demotiverte, uengasjerte medarbeidere.

Spørsmål 1:Hva er den viktigste forskjel-len mellom dagens off ent-lige sektor, og den moderne off entlige sektor du ønsker for fremtiden?

Spørsmål 2:Har off entlig sektor et ledelsesproblem?

Spørsmål 3:Hvordan mener du vi kan bruke IKT-løsninger for å bedre borgernes off entlige servicetilbud?

Hadia TajikNy stortingsrepresentant, Det norske Arbeiderparti

Torbjørn Røe IsaksenNy stortingsrepresentant, Høyre

Mette HanekamhaugNy stortingsrepresentant, Fremskrittspartiet

Despø

itilleggpå. Off trere

serav

gelfulNAV kanom d

enarndreem en

enn privat

Slik tenker morgendagens

ledere

-r n

e -

t .

e t

gfor forenkling innen rappor-tering og slikt, og innenforfor eksempel helsesektoren. Her har vi en stor jobb å gjø-re.

nsssnSd

gad

*connectedthinking

Global kunnskap Lokal tilstedeværelse*

PricewaterhouseCoopers er verdens største nettverk

av revisorer, advokater og rådgivere, og leverer et

bredt spekter av profesjonelle tjenester gjennom

163 000 medarbeidere i 151 land. Dette drar vi stor

nytte av ved våre kontorer i Norge. Med over 1300

ansatte ved 36 kontorer, er vi i dag en av landets

ledende leverandører av tjenester innen revisjon og

rådgivning.

Til offentlig sektor leverer vi følgende finansielle

rådgivningstjenester:

• Mulighetsstudier knyttet til ulike gjennomførings-

former

• Samarbeidsmodeller/partnering/Offentlig Privat

Samarbeid

• Prosjektfinansiering og kapitalanskaffelse

• Livsløpsanalyser og komplekse offentlige

anskaffelser

DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET DESEMBER ’09 · 15

FAGLIG INNSIKT

Mer igjen for pengene

Vi leser til stadighet om off entlige byggeprosjekter som sprekker på kostnad og tid. En dreining fra tradisjonelle entrepriseformer mot bruk av samarbeid mellom offentlig og privat sektor kan gi innovasjon og merverdi for off entlig sektor.

Den internasjonale utviklingen beve-ger seg i retning av stadig større bruk av samarbeids-kontrakter mel-lom off entlige og

private aktører: Partene forplikter seg til å utføre off entlige oppgaver sammen, det kalles off entlig-pri-vat samarbeid (OPS).

Den off entlige oppdragsgiveren beskriver oppgaven som skal ut-føres med mål og funksjonskrav. Den private leverandørens opp-gave og ansvar blir å prosjektere, bygge, fi nansiere og drive og vedli-keholde investeringen i en lengre kontraktsperiode (15-30 år). Leve-randøren kompenseres for inves-teringen gjennom et årlig avtalt vederlag, som kompenserer for fi -nans- og driftskostnader.

Fordelene ved samarbeidsmo-deller er mange:

Reduser risiko

1Off entlig sektor påtar seg en urimelig stor risiko i bygge-

prosjekter gjennomført som tradisjonell entreprise. En kom-mune som skal bygge skole, enga-sjerer profesjonelle rådgivere i alle ledd. Til tross for dette, blir kom-munen sittende med risiko for grå-sonene mellom profesjonene og kostnadssprekker av ulike årsaker.

I en samarbeidsmodell vil risi-ko fordeles til den part som best kan håndtere/avverge denne, og off entlig sektor avlastes dermed for risiko.

Gjennomfør raskere

2Først når bygget står ferdig og driftsfasen har startet, får le-

verandøren betaling i form av det avtalte årlige vederlaget. Leveran-døren har en egeninteresse i å full-føre prosjektet tidligst mulig, og erfaringer fra veiprosjekter gjen-nomført som OPS, har vist en nær halvering av byggetiden. Leveran-dørens helhetsansvar for planleg-ging, prosjektering, innkjøp og gjennomføring bidrar også til en eff ektivisering av de enkelte ledd i produksjonsrekken.

Kontroller kostnader

3Tradisjonelt er kostnader til et bygg knyttet til enhetspri-

ser, mengder og innsatsfaktorer. I en samarbeidsmodell er betalin-gen avhengig av at bygget, gjen-nom hele kontraktsperioden, imø-tekommer de funksjoner og kvali-teter som er avtalt. Hvis leverandø-ren mot formodning ikke leverer som avtalt, holdes betalingen til-bake. Kommunen kan budsjettere med det årlige vederlaget i hele kontraktsperioden, og være trygg for at drift og vedlikehold utføres.

Unngå vedlikeholdsfellen

4Det er ikke nok å reise kapital til oppføring av et nytt bygg,

livsløpskostnadene må beregnes ved investeringsbeslutningen. I en tradisjonell gjennomføring ligger risiko og ansvar for drift og vedli-kehold (DV) hos den off entlige be-stilleren. Bruk av samarbeidsmo-deller gir incitamenter til å velge løsninger og kvaliteter som gjør

livsløpskostnadene minst mulig, fordi vederlaget er knyttet til års-kostnader (avskrivninger og DV-kostnader) i avtaleperioden. Leve-randøren kan derfor forsvare å vel-ge løsninger som gir høyere inves-teringskostnad, dersom dette med-fører en lavere årskostnad.

Finn innovative løsninger

5Ved at leverandøren får an-ledning til å se hele prosjek-

tet under ett, vil det allerede i de-signfasen søkes etter eff ektive og nyskapende løsninger ved både bygging og påfølgende drift. Ener-gibesparende løsninger motiveres ytterligere ved at leverandøren har ansvaret for driftskostnader i hele kontraktsperiodentil – en pris av-talt ved kontraktsinngåelsen.

Noen utfordringer En samarbeidsmodell krever en annen bestillerkompetanse, og det er ofte behov for å knytte til seg tekniske, juridiske og fi nansielle rådgivere tidlig i utviklingsfasen av anskaff elsen. Det er avgjørende for et vellykket resultat at begge parter har god kjennskap til sam-arbeidskontrakter. Lang kontrakt krever større fokus på valg av rik-tig leverandør. Finansieringsvilkå-rene kan bli noe høyere for en pri-vat leverandør enn off entlig sektor, men ulempene reduseres noe ved at private kan utnytte skatte- og avgiftsmessige posisjoner.

Politisk forankring og velvilje hos bestiller til å gjennomføre et prosjekt som samarbeidsmodell er en god start!

Først og fremst må det være politisk forankring og velvilje hos bestilleren for å lykkes med OPS. Øvrige drivere er:

Oversku risikoProsjektets risker må kunne overskues og for-deles, slik at den som er

nærmest å kunne påvirke/hånd-tere risikoen, påtar seg denne.

Still funksjonskravKonkurransegrunnla-get vil ikke inneholde prosjekterte tegninger

og detaljerte spesifikasjoner, men en beskrivelse av behov og funksjonskrav. Bestillerens be-hov må derfor kunne fremstilles i form av funksjonskrav, og det må være mulig å måle om krave-ne kan innfris.

Ha én kontraktspartKontrakten inngås med én leverandør/ett sel-skap som tar et helhets-

ansvar. Det må være mulig å be-trakte design, bygging, fi nansi-ering og drift og vedlikehold som en helhet i en kontrakt.

Sikre konkurranseEn god konkurranse er viktig for å sikre ønske-de løsninger og pris. Det

må være et velfungerende mar-ked for samarbeid. Kontrakten må ha en kommersiell utfor-ming og størrelse som sikrer in-teresse fra leverandørene.

Ivareta styringsbehovDet må vurderes om det offentliges behov for styring kan ivaretas i

denne type kontrakt, som ofte varer i en 20-års periode.

HUSØYS OPS-RÅD

5

”En samarbeids-modell krever en annen bestiller-kompetanse, og det er ofte behov for å knytte til seg tekniske, juridis-ke og fi nansielle rådgivere tidlig i utviklingsfasen av anskaffelsen.”

OPS-LØSNINGER

Sissel HusøySenior Manager, PricewaterhouseCoopers

Etterisolering er lønnsomt, også i boliger fra 60- og 70-tallet!

Med 40 års erfaring garanterer vi resultatet. Vi tilbyr etterisolering av loft, gulv og vegger. Etterisolering er en varig investering som er spart inn på kort tid.

Vi foretar isolering av nye hus og etterisolering av eldre hus.

Ta kontakt for en uforpliktende og kostnadsfri befaring.

Du sparer mye på å etterisolere!

www.isoteks-miljo.no • post@isoteks-miljo.nowww.frognerisolering.no • post@frognerisolering.no

Hedmark og Oppland • Tlf: 61 17 32 50Oslo og Akershus • Tlf: 63 85 12 30

Lei av kø?Moving City kan levere

elbiler

Les mer på www.movingcity.no