integrad.ru уководство пользователя ИСУП.docx · web viewможет...
TRANSCRIPT
Руководство пользователя
ИС «Управление проектами»
г. Москва 2017
Содержание
1. Введение..........................................................................................................................................4
1.1. Область применения и назначение.......................................................................4
1.2. Уровень подготовки пользователя........................................................................5
1.3. Перечень эксплуатационной документации для ознакомления........................5
2. Условные обозначения и сокращения...........................................................................................5
3. Термины и определения.................................................................................................................5
4. Условия применения.......................................................................................................................6
5. Вход в систему................................................................................................................................7
6. Интерфейс пользователя................................................................................................................9
6.1. Домашняя страница................................................................................................9
7. Работа с документами в ИСУП....................................................................................................14
7.1. Страница документа.............................................................................................14
7.2. Загрузка документов............................................................................................19
7.3. Создание документов в ИСУП............................................................................20
7.4. Контроль изменения версий................................................................................21
7.5. История бизнес-процессов для документа.........................................................22
8. Основы работы с сайтами совместной работы ИСУП...............................................................23
8.1. Раздел меню «Сайт».............................................................................................23
8.2. Компоненты сайта................................................................................................28
8.3. Главная страница сайта........................................................................................30
8.4. Права доступа. Управление участниками сайта................................................33
9. Использование оргструктуры......................................................................................................36
9.1. Основные понятия................................................................................................38
9.2. Страница оргструктуры.......................................................................................39
9.3. Использование оргструктуры в бизнес-процессах............................................41
10. Работа с бизнес-процессами.....................................................................................................44
10.1. Основные понятия................................................................................................44
10.2. Обсуждения в бизнес-процессах.........................................................................55
10.3. Стандартные бизнес-процессы............................................................................56
10.4. Согласование документа......................................................................................59
10.5. Рассылка документов для ознакомления...........................................................62
2
10.6. Ознакомление с документом...............................................................................64
11. Назначение задач по ролям......................................................................................................65
11.1. Права доступа.......................................................................................................65
12. Планирование............................................................................................................................67
12.1. Страница проекта.................................................................................................67
13. Аварийные ситуации................................................................................................................80
3
1. Введение
Настоящее руководство содержит описание практического
использования системы управления бизнес-процессами, проектами и
проектной документацией.
1.1. Область применения и назначение
Информационная система управления проектами предназначена для
оптимизации работ над совместными проектами, для проведения контроля
за ходом и сроками выполнения задач, планирования ресурсов и нагрузки
участников проектов.
Функциональные возможности Информационной системы управления
проектами (далее ИСУП):
Ведение проектов и документаций по проекту;
Организация электронной площадки для совместной работы
проектной группы.
Постановка задач членам проекта и назначение сроков их
выполнения.
Отслеживание графика выполнения задач благодаря понятному
визуальному представлению проекта в виде диаграммы Ганта.
Управление рабочей нагрузкой сотрудников и наличием ресурсов;
Возможность отслеживания фактически затраченного времени на
выполнение задачи и его сравнение с запланированным;
Оценка проектов в соответствии с рисками, расходами и
эффективностью сотрудников.
4
1.2. Уровень подготовки пользователя
Требования к уровню компетенции и квалификации пользователей в
предметной области системы определяются их должностными
инструкциями и другими нормативно-методическими документами,
принятыми в организации.
1.3. Перечень эксплуатационной документации для
ознакомления
Перед работой пользователю необходимо ознакомиться с данным
руководством, пользователь, исполняющий роль администратора, должен
также ознакомиться с документом «Руководство администратора».
2. Условные обозначения и сокращения
BPM
N
Система условных обозначений (нотация) для
моделирования бизнес-процессов.
ИТК
С
Информационно-телекоммуникационная сеть.
ИСУ
П
Информационная система управления проектами.
3. Термины и определения
Домашняя страница - это страница, которая загружается первой после
авторизации.
Сайт ИСУП - это рабочая область, где сотрудники общаются и хранят
общие документы.
Дашлет (от английского Dashlet) - это компонент Домашней
страницы пользователя, в котором отображается информация из
соответствующего раздела системы.5
Репозиторий - место, где хранятся и поддерживаются какие-либо
данные.
Оргструктура - это состав подразделений предприятия.
Диаграмма Ганта - это столбчатая диаграмма, которая используется
для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту.
Планирование - блок, предназначенный для управления жизненным
циклом проекта.
Примечание - Информация носит ознакомительный или справочный
характер.
Важно!!! - Информация является важной, и требует обязательного
прочтения и/или выполнения.
4. Условия применения
Рекомендуемая конфигурация технических средств рабочих мест
пользователей системы:
Процессор с быстродействием (тактовой частотой) не менее 2,8
ГГц;
Память ОЗУ не менее 2 ГБ;
Жесткий диск SATA-II объемом не менее 250 Гб.
Сетевой адаптер c портом подключения к ИТКС на скорости не
менее 100Мбит/с;
Для работы на клиентском рабочем месте должно быть установлено
программное обеспечение со следующими характеристиками:
Операционная система: Windows 7 и выше(32-bit или 64-bit);
Интернет браузер – Mozilla Firefox, Chrome, Opera, Safari;
Пакет офисных приложений – MS Office 10 и выше, OpenOffice.
6
5. Вход в систему
Для входа в ИСУП вам необходимо:
открыть интернет браузер;
набрать в адресной строке протокол передачи данных;
нажать на клавишу Enter (Ввод).
В открывшемся окне аутентификации ввести свой логин и пароль,
нажать кнопку «Вход».
Рисунок 1. Окно аутентификации
При вводе некорректных данных в окно ввода логина и пароля
система будет выдавать информационное сообщение об ошибке
аутентификации.
Для исправления введенных некорректных данных необходимо
проверить:
правильность ввода учетной записи и пароля;
правильность языковой раскладки клавиатуры;
используется ли клавиша «CapsLock»;
7
включен ли режим «NumLock» (при использовании цифровых
клавиш в правой части клавиатуры);
наличие прав доступа к системе (при необходимости обратиться
к Администратору системы).
После успешной аутентификации вам необходимо выбрать блок для
работы в соответствии с правами допуска.
Для выхода из системы в дополнительном окне списка подсистем,
находящегося в правом верхнем углу под учетной записью, нажать на пункт
меню «Выход».
Рисунок 2. Пункт меню «Выход»
6. Интерфейс пользователя
6.1. Домашняя страница
При входе в систему вы попадаете на свою домашнюю страницу. На
ней собрана основная информация и последние новости. Также домашняя
страница используется для перехода в другие разделы системы. Эта
страница состоит из навигационного меню вверху экрана и набора блоков с
информацией. (Рисунок 3)8
Рисунок 3. Навигационное меню
Навигационное меню неизменно на всех страницах системы. Оно
включает следующие элементы:
«Домашняя страница» - возврат к домашней странице из
любого раздела системы.
«Мои файлы» - один из дашлетов ИСУП отображающий список
файлов и документов, с которыми работает пользователь в
системе.
«Общие файлы» - дашлет отображает список файлов и
документов, к которым имеют доступ все пользователи
работающие в системе.
Дашлет «Мои сайты» - в нем отображается список сайтов, к
которым есть доступ у пользователя.
«Задачи» - отображает список назначенных на пользователя
задач, включая приглашения на сайты.
«Люди» - содержит список пользователей организации, где
существует возможность подписаться на обновления коллег и
просмотр оргструктуры организации.
«Репозиторий» - место, где хранятся любые документы и
записи, обрабатываемые в организации.
«Планирование» - блок, предназначенный для управления
жизненным циклом проекта.
9
Рисунок 4. Домашняя страница
Домашняя страница пользователя состоит из блоков - дашлетов.
Дашлет «Мои задачи» отображает список назначенных на вас
задач, включая приглашения на сайты. Используя различные фильтры
можно выбрать задачи с конкретным приоритетом или сроком выполнения.
Из этого дашлета можно перейти к странице просмотра задачи или странице
изменения задачи.
Дашлет «Начать бизнес-процесс» позволяет запускать бизнес-
процессы с домашней страницы.
Дашлет «Мои действия» позволяет следить за новостями на
сайтах, в работе которых вы участвуете. Здесь отображается информация о
новых документах, удалении или изменении материалов, а также о
присоединении новых пользователей к сайтам, в которых вы являетесь
участником.
10
Дашлет «Список проектов» и «Статус проектов» позволяет
следить за статусом бизнес-процессов, которые были запущены
участниками, в рамках данного проекта. В этом дашлете отображается
следующая информация: над какой задачей бизнес-процесса сейчас идет
работа, кто ее выполняет, какой срок выполнения текущей задачи, когда
текущий исполнитель начал над ней работать.
Дашлеты «Мои сайты» - список сайтов, участником которых
вы являетесь.
Дашлет «Запущенные мной бизнес-процессы» позволяет следить
за статусом бизнес-процессов, которые вы запустили. В этом дашлете
отображается следующая информация: наименование бизнес-процесса, срок
исполнения и дата, когда данный процесс был запущен.
Дашлет «Мои документы». В нем отображается список
документов, с которыми вы работаете в системе. Используя фильтры можно
выбрать нужный тип документов (недавно измененные, редактируемые
сейчас или добавленные в Избранное). Из этого дашлета можно перейти
сразу на страницу документа.
Дашлет «Задачи подчиненных». В нем отображается список
задач, над которыми сейчас работают ваши подчиненные. Дашлет позволяет
руководителю контролировать занятость своих подчиненных, определять,
кто перегружен работой, а у кого есть время взять еще пару задач, следить
за контрольными сроками выполнения задач.
Другие дашлеты ИСУП:
В дашлете «Мой профиль» отображается краткая информация о
вас.
Дашлеты трансляции лент RSS. В ИСУП предусмотрены два
дашлета, отображающие информацию из RSS-лент, которые можно
добавить себе на домашнюю страницу:RSS-канал и RSS-канал ИСУП Add-
11
ons. Оба дашлета можно настроить на отображение данных из произвольной
ленты RSS.
Дашлеты «Мои рабочие области встреч» и «Мои рабочие
области документов» - типы сайтов, которые создаются в сторонних
приложениях.
Дашлет «Веб-страница» отображает произвольный веб-сайт на
ваш выбор.
Для каждого дашлета доступны пояснения, объясняющие, как
использовать дашлет. Наведите курсор мыши на заголовок дашлета и
кликните на появившуюся кнопку «Справка» для отображения справочной
информации. Информация будет открыта до тех пор, пока вы не закроете ее
или не перейдете на другую страницу. (Рисунок 5)
Рисунок 5. Кнопка «Справка»
Вид домашней страницы может быть изменен либо администратором
для всех пользователей системы, либо самим пользователей для себя. Для
12
изменения внешнего вида домашней страницы нажмите на кнопку
«Настроить домашнюю страницу» в правом верхнем углу. Открывшаяся
страница позволяет изменить схему (шаблон) страницы и добавить,
переупорядочить или удалить дашлеты.
Рисунок 6. Кнопка «Настроить домашнюю страницу».
Рисунок 7. Страница изменения внешнего вида «Домашней
страницы»
13
7. Работа с документами в ИСУП
Каждый из нас ежедневно работает с множеством документов. ИСУП
помогает организовать совместную работу с ними, не боясь потерять какие-
либо данные.
7.1. Страница документа
Файлы хранятся в разделе «Библиотека Документов» сайтов. Если вы
хотите иметь домашнюю папку, куда сможете сохранять документы,
доступные только вам, то нужно создать личный сайт и не приглашать для
работы в нем других пользователей.
С момента загрузки (или создания) документа в ИСУП, все данные
отображаются на его собственной странице, где можно просматривать,
изменять и управлять документом. Вы можете открыть страницу любого
документа из библиотеки документов сайта, в который был загружен
документ, или из любого дашлета, в котором виден документ.
Рисунок 8. Страница документа
Страница документа состоит из следующих частей:
Просмотр документа
Левая часть страницы отображает сам документ. Это позволяет
просмотреть документ без его загрузки на локальный компьютер. Данная
возможность предоставляется не для всех типов документов, полный список
типов документов, которые могут быть отображены в веб-интерфейсе
системы зависит от настроек системы. По умолчанию можно просмотреть
следующие документы следующих типов: png, jpg, gif, pdf, doc, docx, odt, 14
odp, ppt, txt, html и другие распространенные форматы. Когда загруженный
документ не имеет расширения, или ИСУП не может его обработать,
отображается стандартная иконка.
Так же в данной части экрана существует возможность перехода на
выбранную страницу документа, регулировать масштаб отображения
документа, просмотреть ссылку на документ, производить поиск по
документу, а так же скачать документ на компьютер пользователя.
Рисунок 9. Просмотр документа
Действия с документами
Правая часть страницы отображает список действий, которые вы
можете совершить с документом. Полный список действий зависит от
ваших прав доступа к документу. Полный список действий:
Действие «Просмотреть в браузере» открывает документ в новом
окне браузера. Для некоторых типов документов, например, Microsoft
Word, можно настроить открытие стороннего приложения для
просмотра документа в нем (например, Microsoft Office).
15
Действие «Редактировать в автономном режиме» создает рабочую
копию документа, которая будет вам доступна в дашлете «Мои
документы» на домашней странице. У редактируемого документа
другим пользователям будет отображаться иконка заблокированного
файла. После загрузки документа на локальный компьютер и внесения
в него правок, вы должны загрузить документ обратно в систему,
нажав "Загрузить новую версию", чтобы разблокировать его для
других пользователей. Так же для разблокировки документа можно
нажать на «Отменить редактирование».
Действие «Загрузить новую версию»
Действие «Изменить свойства»
Действие «Переместить в...» перемещает выбранный документ в
другую папку. Папка может находиться как на текущем, так и на
любом другом сайте, доступном пользователю.
Действие «Копировать в...» копирует выбранный документ в другую
папку. Папка может находиться как на текущем сайте, так и на любом
другом сайте, доступном пользователю.
Действие «Удалить документ»
Кнопка «Настроить права доступа» открывает окно настройки прав
пользователей к действиям над этим документом.
Действие «Опубликовать» позволяет пользователям публиковать
документы в социальные сети, такие как Facebook, Twitter и LinkedIn.
Для публикации документа требуется настройка интеграции ИСУП с
социальными каналами, а также разрешение на публикацию
документов данного типа.
Действие «Настроить аспекты». Для работы с этим действием
пользователь должен иметь определенные знания о типах контента и
об аспектах в ИСУП.
16
Примечание: Некоторые аспекты добавляют новые поля к карточке
документа, некоторые - добавляют новые действия, которые можно
совершить с документом. Лучше - не трогать эту кнопку без разрешения и
пояснений администратора.
«Метки»
В этом блоке отображается список меток, которыми отмечен
документ. Для добавления новой или удаления существующей метки
нажмите иконку «Изменить метки». При этом откроется окно изменения
свойств документа, в котором можно настроить набор меток для документа.
«Ссылка»
В этом блоке можно посмотреть и скопировать URL-адрес текущей
страницы. Вы можете отправить коллеге скопированную ссылку, чтобы
поделиться с ним документом. Ваш коллега должен иметь права доступа к
файлу для его просмотра.
«Свойства»
Каждый объект в ИСУП обладает набором свойств, называемый
карточкой документа или метаданными. Набор свойств для разных
документов может отличаться в зависимости от типа контента. Все
доступные для документа свойства отображаются в этом блоке. Некоторые
из них заполняются автоматически (например, дата создания и изменения,
размер) и не могут быть изменены пользователем. Для изменения других
свойств нажмите иконку «Изменить свойства»
«Права»
В этом блоке отображаются права пользователей на выполнение тех
или иных действий с документом.
«Бизнес-процессы»
В этом блоке отображается список бизнес-процессов, в которых
обрабатывается документ.17
«Журнал версий»
Все предыдущие версии документа отображаются в этом блоке. Для
них доступны следующие данные:
номер версии;
имя файла;
автор;
дата создания;
комментарий автора.
Можно просмотреть свойства прошлых версий документа или
загрузить файл.
«История публикаций»
В этом блоке отображаются данные о публикации документа в
социальные сети. Для удаления документа из социальной сети, в которой он
опубликован, нажмите «Отменить публикацию».
«Комментарии»
Этот блок находится под блоком предпросмотра документа. Для
перехода к этому блоку также можно воспользоваться кнопкой
«Комментировать» на верхней панели окна документа.
Рисунок 10. Добавление комментария
18
Возможность комментировать документ также доступна из дашлета
«Мои файлы».
Информация на странице сгруппирована в блоки, которые можно
свернуть и оставить только те, которые вам интересны.
7.2. Загрузка документов
Файлы могут быть загружены в систему двумя способами:
загрузить файлы в библиотеку документов сайта, используя кнопку
«Загрузить» в верхнем меню библиотеки сайта
перетащив файл из окна файлового браузера в окно системы, если ваш
браузер поддерживает этот функционал.
Рисунок 11. Кнопка загрузить файлы
Вы можете загрузить новые документы с локального компьютера
сразу в бизнес-процесс. В ИСУП возможна как предварительная загрузка
документа в библиотеку документов до начала работы с ним в рамках
бизнес-процесса, так и загрузить документ на этапе запуска бизнес-процесса
или редактирования какой-либо задачи процесса. При этом документ будет
сохранен в репозиторий ИСУП, и другим участникам бизнес-процесса будет
выдан доступ к этому документу. Для использования этой возможности
нажмите кнопку «Загрузить файл» на странице запуска бизнес-процесса
или редактирования задачи.
19
Рисунок 12. Страница запуска бизнес-процесса. Кнопка
«Загрузить файл»
7.3. Создание документов в ИСУП
ИСУП позволяет создавать простые тексты, HTML, XML, файлы
Google Docs и документы из шаблона в библиотеке документов. Для
использования этого функционала выполните следующие действия:
1. Откройте сайт.
2. Перейдите в «Библиотеку документов».
3. Перейдите в папку, в которой требуется создать новый документ. На
странице показан список документов в выбранной папке. Новый
документ будет добавлен в этот же список.
4. Нажмите на кнопку «Создать» и выберите тип документа из
выпадающего списка. Появится страница «Создать контент».
5. Заполните форму и нажмите «Создать», если вы создаете простой
текстовый документ. (Рисунок 13. Создание текстового
документаРисунок 13)20
Рисунок 13. Создание текстового документа
7.4. Контроль изменения версий
ИСУП предоставляет возможность контроля изменения версий всех
документов в системе. Независимо от способа загрузки документа в систему
(веб-интерфейс, ftp или MS Office), старая версия будет сохранена и
доступна на странице документа. (Рисунок 14)
Пользователи могут просмотреть журнал версий документа и
загрузить старые версии документа при необходимости. Владелец файла
может отменить правки и восстановить прошлую версию документа.
21
Рисунок 14. Блок Журнал версий на странице документа
7.5. История бизнес-процессов для документа
В карточке документа в репозитории отображается список
завершенных и текущих бизнес-процессов, в которых участвует документ.
Эта информация доступна в блоке «Бизнес-процессы» на странице
документа. (Рисунок 15)
Рисунок 15. Блок Журнал версий на странице документа
22
8. Основы работы с сайтами совместной работы
ИСУП
Важно! Сайты могут быть созданы только администратором.
Каждый сайт имеет параметр «Видимость», который отвечает за
доступ пользователей к сайту, и может принимать одно из двух значений:
«Публичный сайт»
Все пользователи системы могут просматривать материалы сайта, но
только участники сайта могут добавлять новые материалы на сайт. Любой
пользователь может присоединиться к сайту.
«Публичный модерируемый сайт»
Все пользователи системы могут получить доступ к сайту, но только
участники сайта могут просматривать и добавлять новые материалы. Для
присоединения к сайту пользователи должны отправить запрос менеджеру
сайта.
Пользователи должны получить приглашение от менеджера сайта,
чтобы стать его участниками. Чтобы присоединиться к сайту, пользователи
должны получить приглашение.
8.1. Раздел меню «Сайт»
Увидеть сайты, к которым у вас есть доступ, и перейти к ним можно с
помощью навигационного меню либо из дашлета «Мои сайты» на
домашней странице.
Дашлет «Мои сайты» отображает список сайтов, к которым у вас
есть доступ. Выберите сайт для перехода к нему. Вы можете использовать
фильтры для отображения только интересующих вас сайтов.
23
Рисунок 16. Фильтры дашлета «Мои сайты»
Для добавления сайта в «Избранное» нажмите на знак звезды или
ссылку «Избранное» рядом с названием сайта. Сайт станет доступен в
верхнем меню. Для удаления сайта из «Избранного» повторно нажмите на
знак звезды (при наведении на него курсора мыши звезда превратится в
иконку «Удалить»).
Примечание: Сайты, добавленные в «Избранное», также
отображаются в выпадающем меню «Сайты» в верхней панели. Используя
выпадающий список, вы можете выбрать сайт и перейти к нему, найти
сайт, участником которого вы не являетесь, или создать новый сайт.
24
Рисунок 17. Дашлет «Мои сайты» на домашней странице
Для удаления существующего сайта нажмите на иконку «Удалить»,
которая появится рядом с названием сайта при наведении на него, в дашлете
«Сайты».
Примечание: Удалить сайт может только его менеджер.
Если вы не являетесь менеджером сайта, вы можете покинуть сайт.
Примечание: Если вы хотите перейти к сайту, участником
которого не являетесь, вы можете найти сайт через страницу «Поиск
сайтов»
25
Рисунок 18. Поиск сайтов
8.1.1. Поиск сайта
Для поиска сайта:
1. Нажмите на кнопку «Поиск сайтов» в выпадающем списке «Сайты»
в верхнем меню. (Рисунок 18)
2. Введите полное имя сайта или его часть в строку поиска и нажмите
«Поиск».
Список найденных сайтов, удовлетворяющих заданному условию,
отобразится ниже. В этом списке показаны сайты всех типов со всеми
режимами видимости.
У сайтов, участником которых вы не являетесь, справа будут кнопки
«Присоединиться» или «Запрос на присоединение». У сайтов, в работе
которых вы принимаете участие, справа отобразятся кнопка «Удалить»
(если вы - менеджер сайта) и «Покинуть».
Для того чтобы найти все сайты, видимые вам, оставьте строку поиска
пустой и нажмите кнопку «Поиск». Отобразятся все доступные сайты кроме
личных сайтов, участником которых вы не являетесь.
26
8.1.2. Участие в работе сайта
Для присоединения к сайту найдите его, используя страницу «Поиск
сайтов». Затем выберите нужный сайт и нажмите на кнопку в правой
колонке «Запрос на присоединение». Для присоединения к личному сайту,
попросите менеджера сайта пригласить вас. (Рисунок 19)
Рисунок 19. Присоединение к сайту
Если вы - участник сайта, вы можете отказаться от дальнейшего
участия в нем, нажав на кнопку «Покинуть сайт» на странице поиска
сайтов или в верхнем меню сайта в выпадающем списке под кнопкой
«Параметры конфигурации сайта».
Рисунок 20. Пункт меню «Покинуть сайт» в верхнем меню сайта
27
8.2. Компоненты сайта
Сайты ИСУП легко приспособить для своих нужд. Каждый сайт
состоит из нескольких страниц. Некоторые из них являются обязательными,
а некоторые могут быть добавлены менеджером сайта. На сайт можно
добавить следующие компоненты:
Главная страница сайта (обязательный)
Так же, как и домашняя страница пользователя, главная страница
сайта состоит из набора дашлетов с основной информацией и последними
новостями сайта.
Библиотека документов (присутствует по умолчанию)
Этот компонент используется для хранения документов, их
совместного использования и работы над ними.
Ссылки (необязательный)
В этом разделе сайта пользователи сохраняют внутренние и внешние
ссылки, которые могут быть интересны всем участникам сайта.
Справочник (необязательный)
Пользователи могут создать свой внутренний Справочник. В нем
можно создать справочное пособие или набор независимых страниц с
разной информацией.
Списки данных (необязательный)
Используя компонент «Списки данных», вы можете создать списки
контактов партнеров и заказчиков, общих задач, планы мероприятий и т.д.
Использование списков данных ИСУП удобнее, чем хранение подобной
информации в файлах Excel.
Блог (необязательный)
28
Этот компонент может использоваться для публикации новостей или
записей.
Календарь (необязательный)
Пользователи могут добавлять информацию о важных событиях в
календарь сайта.
Обсуждения (необязательный)
Участники сайта могут задавать вопросы и обсуждать идеи на форуме
сайта. Для этих целей используется компонент «Обсуждения».
Участники (обязательный)
Вы можете использовать компонент «Участники» для просмотра, у
кого из ваших коллег есть доступ к материалам этого сайта. Менеджер
сайта может добавлять новых пользователей и изменять права доступа
текущих участников сайта, используя этот компонент. Менеджеры сайта
могут добавлять новые разделы и удалять существующие. Это можно
сделать, нажав на кнопку «Параметры конфигурации» в правой верхней
части сайта и выбрав «Настроить сайт». Откроется страница настройки
сайта. (Рисунок 21)
29
Рисунок 21. Страница настройки сайта
8.3. Главная страница сайта
Рисунок 22. Главная страница сайта
Главная страница сайта состоит из следующих блоков:
Дашлет «Участники сайта» отображается список участников сайта и
их права доступа к сайту.
30
Дашлет «Список проектов» отображает все проекты в репозитории
вне зависимости от сайта.
Дашлет «Новости сайта» отображаются действия всех участников
сайта. Вы можете использовать фильтры для отображения действий
определенного типа или за выбранный срок.
Дашлет «Вехи» показывает список этапов проекта и их статус.
Руководитель проекта может создавать удобные ему этапы и
контролировать статус проекта, используя этот дашлет.
Другие дашлеты главной страницы сайта:
В дашлете «Библиотека документов» отображаются миниатюры всех
документов сайта. Нажав на изображение, можно открыть его в текущем
окне. Вы можете перейти к страницам этих документов, загрузить файлы
или добавить комментарии. Этот дашлет доступен в двух режимах
отображения: простом и подробном. Первый режим отображает краткую
информацию о документе, второй позволяет добавлять документы в
«Избранное», оценивать и комментировать их. Пользователь сам выбирает
режим отображения, который ему больше нравится. (Рисунок 23) (Рисунок
24)
Рисунок 23. Простой режим отображения документов
31
Рисунок 24. Подробный режим отображения документов
В дашлете «Календарь сайта» отображается список ближайших
событий из календаря сайта. (Рисунок 25) Нажмите на дату или на название
мероприятия для открытия информации о событии в календаре. (Рисунок
26)
Рисунок 25. Календарь сайта
32
Рисунок 26. Календарь сайта. Информация о событии.
В дашлете «Ссылки сайта» отображаются ссылки этого сайта.
Список составляется участниками сайта. Если нажать на ссылку,
соответствующая страница открывается в новом окне. Нажав на иконку
«Сведения о ссылке», можно открыть страницу с подробной информацией о
ссылке.
В дашлете «Профиль сайта» отображаются сведения о сайте.
Примечание: Только менеджер сайта может изменять информацию
о сайте.
В дашлете «Справочник» отображается страница, выбранная из
справочника сайта.
8.4. Права доступа. Управление участниками сайта
Менеджеры сайта могут изменять внешний вид главной страницы,
изменяя состав дашлетов и схему (шаблон) страницы. Каждый пользователь 33
может изменять режим отображения информации в дашлетах, которые это
позволяют, под себя.
Для изменения внешнего вида главной страницы сайта нажмите на
кнопку «Настроить главную страницу сайта» в правом верхнем углу.
Открывшаяся страница позволяет изменить схему (шаблон) и добавить,
переупорядочить или удалить дашлеты.
Примечание: Только менеджеры сайта могут управлять
участниками сайта: приглашать новых, изменять права доступа, удалять
текущих участников.
В системе пользователям предоставляется доступ к сайту в
соответствии с одним из четырех стандартных наборов прав доступа.
(Рисунок 27)
Менеджеры сайта имеют полный доступ к материалам сайта. Они
могут:
создавать новые документы, добавлять новые данные в справочник,
календарь, блог и другие разделы сайта;
просматривать, редактировать и удалять все материалы сайта;
управлять доступом других пользователей к материалам сайта;
настраивать сайт и его главную страницу;
управлять участниками сайта: приглашать новых, изменять права
доступа, удалять текущих участников.
Редакторы могут:
создавать новые документы, добавлять новые данные в справочник,
календарь, блог и другие разделы сайта;
просматривать, редактировать и удалять материалы сайта, добавленные
самим пользователем;
34
просматривать и редактировать материалы, созданные другими
пользователями.
Авторы имеют права:
создавать новые документы, добавлять новые данные в справочник,
календарь, блог и другие разделы сайта;
просматривать, редактировать и удалять материалы сайта, добавленные
самим пользователем;
просматривать материалы, добавленные на сайт другими
пользователями.
Читатели имеют права на просмотр всех материалов сайта, но они не
могут добавлять новые данные.
Создатель сайта по умолчанию является его менеджером. После
создания сайта, он может добавить других менеджеров и покинуть сайт при
необходимости.
Для управления правами доступа пользователей к сайту откройте
страницу «Участники» и нажмите на кнопку «Поиск», оставив строку
поиска пустой. Появится полный список участников сайта. Для изменения
роли пользователя используйте выпадающий список напротив имени
пользователя.
Рисунок 27. Права доступа участников сайта35
9. Использование оргструктуры
Оргструктура - один из основных модулей объединяющий
пользователей в группы до полноценной организационной структуры
пользователей.
Прежде чем использовать оргструктуру, ее нужно настроить.
Примечание: Настроить структуру может только
администратор. Подробная информация об этом доступна в «Руководстве
администратора».
Пользователь взаимодействует с оргструктурой в трех местах:
Страница оргструктуры, доступная из верхнего меню (кнопка
«Люди»)
Рисунок 28. Верхнее меню. Кнопка «Люди»
Окно выбора пользователей из оргструктуры для назначения задачи
(кнопка «Выбрать из оргструктуры» )
36
Рисунок 29. Кнопка «Выбрать из оргструктуры»
Страница «Мои заместители», используемая для выбора
заместителей на время отсутствия пользователя.
Рисунок 30. Меню «Мои заместители»
37
9.1. Основные понятия
Модуль оргструктуры позволяет ввести вашу организационную
структуру в ИСУП и использовать ее в бизнес-процессах. Основные
понятия, используемые в этом модуле:
Подразделение: департамент, отдел, филиал. Все сотрудники
распределяются по подразделениям. Вы создаете одно глобальное
подразделение, например Компания, и подразделения внутри него.
Количество уровней вложенности и число подразделений на каждом
уровне не ограничено.
«Администратор подразделения» — это пользователь, имеющий
право редактировать подразделение и перераспределять сотрудников
внутри него без прав администратора ИСУП. Вы можете выдать права
администратора подразделения, например, сотруднику отдела кадров
или начальнику подразделения.
«Контролёр» — это руководитель подразделения или другой
сотрудник, который контролирует выполнение задач сотрудниками
подразделения.
Роль «Сотрудник» отображает его положение в отделе. Используя
роли, вы можете указать должность или роль сотрудника. Роли
задаются на уровне всей компании, а не только подразделения. При
настройке подразделения оргструктуры вы указываете, какие роли
доступны для его сотрудников.
После этого выбранные роли можно присваивать сотрудникам
подразделения в соответствии с их обязанностями. Так, например, вы
можете создать роли "Разработчик", "Секретарь" или "Директор
департамента" и использовать их в разных подразделениях.
38
9.2. Страница оргструктуры
Основное назначение этой страницы - отобразить полную
оргструктуру компании и дать пользователям представление о структуре
компании.
Доступно два варианта просмотра этой страницы: раскрывающийся
список и дерево. Для навигации по оргструктуре при ее просмотре в режиме
раскрывающегося списка используйте иконки «+»/«-». При навигации по
оргструктуре при ее просмотре в режиме дерева нажмите на подразделение
для его выбора. (Рисунок 31) (Рисунок 32)
Рисунок 31. Оргструктура. Режим отображения: дерево
39
Рисунок 32. Оргструктура. Режим отображения:
раскрывающийся список
Примечание: Редактирование оргструктуры доступно только
администратору.
Для просмотра всех сотрудников подразделения выберите имя
подразделения. Появится всплывающее окно. В левой части окна вы можете
отсортировать список по имени сотрудника или по его роли. В правой части
окна отображается профиль выбранного сотрудника (для этого используйте
иконку «Информация о пользователе»)
40
Рисунок 33. Оргструктура. Просмотр сотрудников
подразделения
9.3. Использование оргструктуры в бизнес-процессах
Вы можете использовать оргструктуру при выборе пользователя для
назначения задачи. Выбрать исполнителя для задачи возможно как по роли,
так и по имени пользователя.
Для выбора исполнителя нажмите на кнопку «Выбрать из
оргструктуры» при назначении задачи.
41
Рисунок 34. Выбор пользователя для назначения задачи
Появится окно «Выберите...», используйте «Поиск» или оргструктуру
в правой части окна для поиска исполнителя. Средняя часть окна
показывает результаты поиска или сотрудников выбранного подразделения.
Для выбора сотрудника нажмите иконку «Добавить» («+»). Список
выбранных пользователей отобразится в нижней части окна. Для удаления
пользователя из списка нажмите иконку «х» рядом с именем пользователя.
Нажмите «Oк» для добавления выбранных пользователей к задаче в
качестве исполнителей.
Функция "Отсутствую на работе"
ИСУП позволяет назначать пользователям заместителей для
обработки поступающих задач на время отсутствия сотрудника в офисе.
Если у сотрудника несколько ролей в оргструктуре, он может выбрать
разных заместителей для каждой роли. Откройте страницу «Мои
заместители». Укажите заместителей и включите функцию "Отсутствую
на работе". Когда вы вернетесь, выключите функцию, чтобы снова
получать поставленные вам задачи.
42
Рисунок 35. Страница «Мои заместители»
Примечание: Функция "Отсутствую на работе" перенаправляет
заместителям задачи, поступившие во время вашего отсутствия. Если вы
хотите переназначить на кого-то задачи, назначенные на вас ранее, это
нужно сделать вручную.
Примечание: Задачи будут поступать заместителям по ролям,
только если они были назначены на вас по роли, а не по имени. Если вы были
выбраны исполнителем по имени, то задача поступит заместителю по
умолчанию.
43
10. Работа с бизнес-процессами
10.1. Основные понятия
Бизнес-процесс - это набор последовательных действий,
соответствующий некоему реальному бизнес-процессу компании. Действие
бизнес-процесса может являться задачей, которую должен выполнить
сотрудник, или автоматизированным действием, выполняемым системой.
Бизнес-процесс может содержать ветвления и предоставлять пользователю
выбор, по какой из веток будет происходить дальнейшая работа.
ИСУП позволяет управлять бизнес-процессами организации. Работая
с бизнес-процессами и задачами, вы будете взаимодействовать со
следующими компонентами:
Постановка произвольной задачи
Согласование документа
Рассылка документов для ознакомления
Проверка и утверждение документов
10.1.1. Страница запуска бизнес-процесса
Для запуска бизнес-процессов используется страница «Новый
процесс». Ссылка на нее присутствует на странице сайта. Для запуска
процесса требуется выбрать тип бизнес-процесса и заполнить форму
информацией о бизнес-процессе и его первой задаче. Форма запуска для
каждого бизнес-процесса своя.
10.1.2. Дашлет «Бизнес-процессы проекта»
Самый простой способ перейти к странице запуска бизнес-процесса и
выбрать тип бизнес-процесса - использовать дашлет «Бизнес-процессы
проекта». После выбора бизнес-процесса откроется окно запуска бизнес-
процесса.
44
Рисунок 36. Дашлет «Бизнес-процессы проекта»
10.1.3. Мои задачи (дашлет и страница)
«Мои задачи» - это дашлет ИСУП, в котором показаны назначенные
на вас задачи, включая приглашения на сайты. Используя различные
фильтры можно выбрать задачи с конкретным приоритетом или сроком
выполнения. Из этого дашлета можно перейти к странице просмотра задачи
или странице изменения задачи.
Пользователю предоставляется следующая информация о каждой
задаче:
имя задачи;
срок выполнения;
текущий статус задачи;
тип задачи;
приоритет (отображается в виде иконки с низким, средним и высоким
приоритетом);
связанные с задачей бизнес-процессы.
45
Подведите курсор к одной из задач для появления иконок действий
над задачей. Вы можете просмотреть страницу подробностей задачи или
открыть страницу изменения задачи. Нажав на имя задачи, вы откроете
страницу изменения задачи, где можно ввести дополнительные данные и
завершить выполнение задачи.
Используя ссылку «Мои задачи», в верхнем меню, и ссылку «Текущие
задачи» в дашлете, вы можете перейти на страницу «Мои задачи». (Рисунок
37)
Рисунок 37. Дашлет «Мои задачи»
Страница «Мои задачи» состоит из двух частей:
списка задач в правой части экрана;
списка фильтров, используя которые можно просматривать только
задачи, удовлетворяющие каким-либо условиям.
Доступные фильтры:
Задачи: « Активные» и «Завершенные».
46
Срок: Выбирает задачи по контрольному сроку выполнения: сегодня,
завтра, следующие 7 дней, просроченные и без даты.
Приоритет: Выбирает задачи по приоритету: высокий, средний,
низкий.
Исполнитель: Выбирает задачи по исполнителю: можно просмотреть
назначенные на вас задачи или общие задачи без назначенного
исполнителя. (Рисунок 38)
Рисунок 38. Страница Мои задачи
Подведите курсор к одной из задач для появления иконок доступных
действий. Вы можете просмотреть страницу подробностей задачи или
открыть страницу изменения задачи. Также можно открыть подробную
информацию о бизнес-процессе, частью которого является эта задача.
10.1.4. Запущенные мною процессы (дашлет и
страница)
Дашлет «Запущенные мною процессы» позволяет следить за статусом
бизнес-процессов, которые вы запустили. В этом дашлете отображается
следующая информация: над какой задачей бизнес-процесса сейчас идет
работа, кто ее выполняет, какой срок выполнения текущей задачи, когда
текущий исполнитель начал над ней работать.
47
Рисунок 39. Страница «Мои бизнес-процессы»
Для каждого бизнес-процесса отображаются следующие данные:
имя бизнес-процесса;
срок выполнения;
дата запуска;
тип бизнес-процесса;
приоритет (отображается в виде иконки с низким, средним и
высоким приоритетом);
текущий исполнитель.
Нажав на имя бизнес-процесса, вы перейдете к странице с подробной
информацией о бизнес-процессе. (Рисунок 40)
48
Рисунок 40 Страница с подробной информацией о бизнес-
процессе
Страница «Запущенный мною бизнес-процесс» аналогично странице
«Мои задачи» состоит из двух частей:
списка бизнес-процессов в правой части экрана;
списка фильтров, используя которые можно просматривать только
бизнес-процессы, удовлетворяющие каким-либо условиям.
Доступные фильтры:
Бизнес-процессы: «Текущие» и «Завершенные».
Срок: Выбирает бизнес-процессы по контрольному сроку
выполнения: сегодня, завтра, следующие 7 дней, просроченные и без
даты.
Запущено: Выбирает бизнес-процессы по дате их запуска: последние 7
дней, последние 14 дней и последние 28 дней.
Приоритет: Выбирает бизнес-процессы по их приоритету: высокий,
средний, низкий.
Тип бизнес-процесса: Выбирает бизнес-процессы определенного типа.49
Подведите курсор к одному из бизнес-процессов для появления
иконок доступных действий. Вы можете просмотреть страницу
подробностей бизнес-процесса или отменить выполнение процесса.
Рисунок 41. Иконки доступных действий
10.1.5. Задачи подчиненных (дашлет и
страница)
Дашлет «Задачи подчиненных». В нем отображается список задач, над
которыми сейчас работают ваши подчиненные. Дашлет позволяет
руководителю контролировать загрузку своих подчиненных, определять,
кто перегружен работой, а у кого есть время взять еще пару задач; следить
за контрольными сроками выполнения задач.
Рисунок 42. Страница «Задачи подчиненных»
Для каждого подчиненного отображаются следующие данные:
имя бизнес-процесса;
срок выполнения;50
тип бизнес-процесса;
приоритет (отображается в виде иконки с низким, средним и высоким
приоритетом).
Подведите курсор к одной из задач для появления иконок доступных
действий: просмотра подробной информации о задаче или подробной
информации о бизнес-процессе, в рамках которого поставлена задача.
Страница подробной информации о задаче
На Странице подробностей задачи отображается вся доступная
информация о задаче. С нее можно просмотреть файлы, прикрепленные к
задаче, или открыть страницу «Изменения задачи», используя кнопку
«Изменить».
Для просмотра, прикрепленного к задаче файла, нажмите на его
название. Откроется страница документа в библиотеке. Аналогично можно
просмотреть прикрепленные к задаче папки, сайты и документы.
Для просмотра подробной информации о бизнес-процессе, частью
которого является задача, нажмите на ссылку «Подробности бизнес-
процесса».
Часто для выполнения задачи бывает важно понять, частью какого
процесса она является, когда он был запущен, и на каком этапе выполнения
он сейчас находится. Страница подробной информации о бизнес-процессе
предоставляет такую возможность. Наиболее важная информация
отображается в верхней части страницы - текущий статус, контрольный
срок выполнения, приоритет. Прикрепленные к бизнес-процессу
документы, текущие задачи, история завершенных задач и выполненных
действий отображается ниже. Если вы хотите получить более подробную
информацию о завершенных задачах, откройте страницу подробной
информации об этой задаче.
51
Рисунок 43. Страница подробной информации о бизнес-процессе
Переназначение задачи
Иногда вам может понадобиться возможность переназначить задачу
другому сотруднику. Например, если задача поступила руководителю
департамента, велика вероятность, что он захочет переназначить ее кому-то
из своих сотрудников. Это можно сделать, используя кнопку
«Переназначить».
Рисунок 44. Кнопка «Переназначить»
11.1.6 Связанные бизнес-процессы и задачи
Часто реальные бизнес-процессы не укладываются в
формализованные процессы системы, и одна задача превращается в целую
стадию задач, не описанных в системе. Это нормально. Например,
исполнителю для решения поставленной задачи может потребоваться
дополнительная информация или документы от другого сотрудника. В
52
таком случае необходим функционал динамических бизнес-процессов. Из
каждой задачи любого бизнес-процесса вы можете запускать связанный
бизнес-процесс, если это требуется для выполнения поставленной задачи. В
стандартных бизнес-процессах этот функционал доступен в большинстве
задач.
Для запуска связанного бизнес-процесса используйте блок «Связанные
задачи» на странице изменения задачи. Пользователь может запускать
связанные процессы только разрешенных администратором типов.
Рисунок 45. Запуск связанного бизнес-процесса
После выбора типа связанного бизнес-процесса из выпадающего меню
вам будет предложено заполнить информацию о новом бизнес-процессе во
всплывающем окне.
53
Рисунок 46. Окно запуска связанного бизнес-процесса
Информация о новом связанном бизнес-процессе будет доступна в
блоке Связанные задачи на странице родительской задачи.
Рисунок 47. Блок «Связанные задачи» на странице родительской задачи
Вы можете видеть краткую информацию о связанной задаче, дату
начала ее выполнения и статус.
После окончания выполнения связанного бизнес-процесса можно
забрать из него документы в родительскую задачу и завершить ее.
54
Для просмотра дерева связанных бизнес-процессов нажмите кнопку
«Посмотреть схему процесса» над формой с задачей.
Рисунок 48. Кнопка «Посмотреть схему процесса»
Рисунок 49. Схема связанных процессов
10.2. Обсуждения в бизнес-процессах
Иногда исполнителям и соисполнителям нужно обсудить
поставленную задачу. ИСУП позволяет всем участникам бизнес-процесса
обсуждать поставленные задачи. Просмотреть текущие обсуждения и
задать свой вопрос коллегам можно на странице задачи или на странице
бизнес-процесса. Блок обсуждений - общий для всего бизнес-процесса,
поэтому, когда новому пользователю ставится задача, он автоматически
подключается к обсуждению, и может видеть сообщения других
пользователей.
55
Для добавления сообщения в блок обсуждений откройте страницу
задачи и нажмите на блок «Обсуждения», чтобы развернуть его. Введите
ваше сообщение в текстовое поле и нажмите кнопку «Добавить
комментарий».
Рисунок 50. Блок «Обсуждение»
Примечание: Кнопка «Добавить комментарий» становится
активной после ввода текста в поле.
Для ответа на сообщение другого сотрудника выберите сообщение,
нажав на него. Ваш комментарий будет добавлен как ответ на выбранное
сообщение.
Если вы выбрали сообщение по ошибке, нажмите на него еще раз,
чтобы убрать выделение.
10.3. Стандартные бизнес-процессы
10.3.1. Постановка произвольной задачи
Бизнес-процесс «Поставить задачу» позволяет пользователям
системы выдавать произвольные поручения и ставить задачи своим
коллегам. При необходимости инициатор бизнес-процесса может проверить
результаты выполнения поставленной задачи. Для постановки задачи
выберите «Поставить задачу» в дашлете «Начать бизнес-процесс» на
вашей домашней странице.
56
Откроется окно запуска бизнес-процесса. Вы можете заполнить
следующие поля:
Задача.
Срок выполнения.
Ответственный исполнитель.
Соисполнители, если требуются.
Поставьте галочку "Прислать результат мне на проверку", если
хотите проверить результат выполнения задачи. (Рисунок 51)
Рисунок 51. Запуск бизнес-процесса «Поставить задачу».
Заполнение информации о задаче
Вы можете прикрепить файлы к задаче при необходимости. Это
делается одним из двух способов:
57
Загрузите файл с вашего компьютера (кнопка «Загрузить
файл»). Новый файл будет загружен в репозиторий ИСУП, и
прикреплен к задаче.
Выберите файл из репозитория ИСУП (кнопка «Прикрепить
существующий»).
После заполнения нужных полей нажмите кнопку «Запустить бизнес-
процесс» для запуска процесса.
10.3.2. Выполнение задачи
Исполнители увидят новую задачу в списке текущих задач в дашлете
«Мои задачи» или на странице «Мои задачи». Тип: «Выполнить задачу».
Соисполнители также увидят новое поручение в своих списках задач.
В процессе работы над задачей пользователь может прикреплять к ней
новые файлы, но не может удалять исходные файлы инициатора процесса.
Соисполнитель видит задачу, работает над ней вместе с
ответственным исполнителем, но при этом не может изменять данные
задачи. Также соисполнитель не может закрыть задачу, это должен сделать
ответственный исполнитель.
После выполнения поставленной задачи ответственный исполнитель
прикрепляет к бизнес-процессу все необходимые файлы, если такие
имеются, и завершает задачу, нажав кнопку «Задача выполнена».
11.3.3 Проверка результата выполнения задачи
Если при создании бизнес-процесса инициатор обозначил свое
намерение проверить результат выполнения задачи, то после завершения
58
выполнения задачи исполнителем ему будет поставлена задача проверки
результата.
10.4. Согласование документа
Для согласования документа одним или несколькими сотрудниками
используется бизнес-процесс «Согласование документа». Он позволяет
отправить документ на согласование, а в случае его отклонения
переработать документ и отправить на второй круг согласования.
Для запуска бизнес-процесса выберите «Согласование документа» в
дашлете «Бизнес-процессы проекта» на вашей домашней странице.
Откроется страница запуска бизнес-процесса. (Рисунок 52)
Введите следующую информацию:
Задача.
Комментарий, если он нужен.
Выберите согласователей из оргструктуры.
Срок выполнения.
Вы можете прикрепить к бизнес-процессу любое количество файлов.
Это делается одним из двух способов:
Загрузите новый файл с вашего компьютера (кнопка «Загрузить
файл»). Новый файл будет загружен в репозиторий ИСУП и
прикреплен к задаче.
Выберите файл из ИСУП (кнопка «Прикрепить существующий»).
59
Рисунок 52. Страница запуска бизнес-процесса
Рисунок 53. Выбор согласователей
После того, как вы нажмете на кнопку «Запуститьь бизнес-процесс»,
исполнители смогут увидеть новую задачу в списке своих задач на странице
« Мои задачи» и в дашлете «Мои задачи».60
Получив задачу согласования документа, вы можете просмотреть
основную информацию о задаче на страницах подробной информации о
задаче и на странице «Изменить задачу» (Рисунок 54). Для перехода на
страницу «Изменить задачу» необходимо курсором мыши встать на задачу,
и нажать кнопку «Изменить задачу» « ».
Основная информация включает:
Срок выполнения.
Имя составителя документа (инициатора бизнес-процесса).
Комментарий от инициатора.
Прикрепленные файлы.
Рисунок 54. Страница «Изменить задачу»
Нажмите кнопку «Просмотреть в браузере» для просмотра файлов.
61
Рисунок 55. Кнопка « Посмотреть в браузере»
Страница с документом откроется в новой вкладке браузера.
Рисунок 56. Просмотр документа
10.5. Рассылка документов для ознакомления
Для рассылки документов сотрудникам для ознакомления
используется бизнес-процесс рассылки документов. Для запуска бизнес-
процесса выберите «Рассылка для ознакомления» в дашлете «Начать
бизнес-процесс» на странице сайта. Откроется страница запуска бизнес-
процесса. (Рисунок 57) Введите следующую информацию:
Тема документа.
62
Получатели (исполнители) из оргструктуры.
Комментарий, если он нужен.
Рисунок 57. Страница запуска бизнес-процесса «Рассылка для
ознакомления»
Вы можете прикрепить к бизнес-процессу любое количество файлов.
Это делается одним из двух способов:
Загрузите новый файл с вашего компьютера (кнопка «Загрузить
файл»). Новый файл будет загружен в репозиторий ИСУП, и
прикреплен к задаче.
Выберите файл из ИСУП (кнопка «Прикрепить из репозитория»)
10.6. Ознакомление с документом
Для ознакомления с документом сотрудниками используется бизнес-
процесс «Рассылка для ознакомления» в дашлете «Начать бизнес-процесс» 63
на странице сайта. После того, как вы нажмете на кнопку «Начать бизнес-
процесс», исполнители смогут увидеть новую задачу в списке своих задач
на странице «Мои задачи» и в дашлете «Мои задачи».
После ознакомления с документом для завершения задачи
исполнитель нажимает на кнопку «Документ прочитан».
Примечание: По итогам ознакомления сотрудников с документом вам
не придет уведомлений о завершении выполнения задач. Вы можете
увидеть статус поставленных задач на странице бизнес-процесса.
11. Назначение задач по ролям
Еще одна возможность оргструктуры ИСУП - назначение задач по
ролям. Вы можете ее использовать, если ваши бизнес-процессы настроены
для этого.
64
Например, если вы хотите, чтобы все бизнес-процессы типа
"Одобрить счет" назначались финансовому директору, разработчик бизнес-
процесса может это настроить. В таком случае вы не будете видеть кнопку
"Выбрать" или "Выбрать из оргструктуры" на странице постановки
задачи, а задача всегда будет назначаться пользователю с ролью
Финансовый директор. Нынешний Финансовый директор может смениться,
а задачи без какой-либо перенастройки системы будут приходить
правильному новому сотруднику. Попросите ваших разработчиков
сконфигурировать бизнес-процессы, если вы хотите использовать эту
возможность.
11.1. Права доступа
Как и для всех других типов сайтов в ИСУП пользователям
предоставляется доступ к сайту в соответствии с одним из четырех
стандартных наборов прав доступа.
Менеджеры сайта имеют полный доступ к материалам сайта. Они
могут:
создавать папки, настраивать и удалять существующие;
добавлять новые документы в папки, редактировать и удалять
существующие;
экспортировать документы;
управлять участниками сайта: приглашать новых, изменять права
доступа, удалять текущих участников;
настраивать сайт.
Редакторы сайта могут:
создавать новые папки документов, редактировать существующие;
создавать новые документы, редактировать существующие;
экспортировать документы.
65
Единственное отличие между редакторами и менеджерами на сайте в
том, что менеджер может также приглашать новых пользователей на сайт и
управлять их правами.
Читатели имеют права на просмотр документов, но не может
добавлять новые документы и папки.
Пользователи системы, не являющиеся участниками сайта, не могут
просматривать документы.
12. Планирование
«Планирование» - это встроенный модуль, позволяющий производить
мониторинг проектов в режиме реального времени.
Возможности «Планирования»:
Управление планированием и задачами.
66
Исследование проблем, возникающих в ходе реализации бизнес-
процесса.
Мониторинг процессов позволяет управлять проектами и выявлять
причины отклонения проектных работ от календарного плана.
Оценивать свои проекты в соответствии с рисками, доходностью и
корпоративной стратегией.
Централизует всю информацию о проекте, такую как документы,
электронные письма и сообщения.
Помогает управлять рабочей нагрузкой, наличием ресурсов.
Позволяет отслеживать фактически затраченное время на выполнение
задачи и сравнивать с запланированным.
12.1. Страница проекта
Для создания проекта необходимо на сайте нажать «Список
проектов», в правом верхнем углу. Откроется страница «Список проектов».
Рисунок 58. Список проектов
На данной странице нажать кнопку «Новая строка». Откроется окно
«Добавить элемент», где необходимо указать информацию о проекте и
нажать клавишу «Сохранить». Будет добавлена новая строка проекта, для
открытия необходимо нажать курсором мыши на его наименовании.
67
Если существуют ранее добавленные проекты, то из блока
«Планирование» можно перейти сразу на страницу проекта. Выберите
проект для перехода к нему из последних загруженных либо из списка
проектов. (Рисунок 59)
Рисунок 59. Навигационное меню. Блок «Планирование»
Страница проекта состоит из следующих частей:
Содержание блока «Планирование»
Устав проекта.
План задач.
Документы.
Ожидаемые результаты.
Бюджет.
Расходы.
Счета.
Затраченное время.
Деятельность участников.
Область просмотра
«Устав проекта» - позволяет создавать, редактировать краткое
описание проекта.68
Рисунок 60. Страница устава проекта
Для редактирования «Устава проекта» нажмите кнопку
«Редактировать свойства» откроется окно «Изменить свойства» (Рисунок
61), где требуется заполнить ряд полей.
69
Рисунок 61. Окно «Редактировать свойства». Страница «Устав проекта».
Поля заполняются с клавиатуры, выбором из списка и с
использованием оргструктуры при выборе менеджера и наблюдателей.
После заполнения нужных полей нажмите кнопку «Сохранить». В рабочей
области отобразится устав проекта с учетом введенных/отредактированных
данных.
Для добавления плана задач по проекту используется блок «План
задач». Для иллюстрации плана, графика работ по проекту на странице
«План задач» вы можете создавать столбчатую диаграмму. Для построения
диаграммы нажмите кнопку «Новая строка». Откроется окно «Добавить
элемент». (Рисунок 62) Где необходимо заполнить следующие вкладки:
Обозначение.
70
Ресурсы.
Текущие задачи.
Бюджет.
Уведомление.
Рисунок 62. Окно «Добавить элемент»
Поля вкладки «Обозначение»
В данной вкладке указываются общие сведения о задаче:
Название – указывается название пункта плана;
Описание – указывается содержание работ, которые необходимо
выполнить;
Легенда – для каждого пункта можно определить цветовое
отображение (не обязательно);
Состояние задачи – выбор статуса задачи;71
Предыдущая задача – указывается последовательность выполнения
данной задачи;
Сводная задача – указывается головная задача, в которую будет
входить задача, которую добавляем;
Заново открытые задачи – открывается список недавно добавленных
задач в данном проекте.
Поля вкладки «Ресурсы»
В данной вкладке указываются исполнители и наблюдатели задачи:
Ресурсы – необходимо нажать кнопку «Выбрать» и в поиске указать
исполнителей задачи;
Наблюдатели – необходимо нажать кнопку «Выбрать» и в поиске
указать кураторов задачи (если необходимо);
Имя рабочего процесса – оставить без изменений.
Поля вкладки «Текущие задачи»
В данной вкладке указываются сроки выполнения задачи:
Веха – ставится галочка, если задача является завершением
контрольной точки проекта;
Длительность (дн) – указывается количество дней для выполнения
задачи;
% завершения – указывается процент выполнения задачи;
Ручная дата – указывается тип даты, которая не будет рассчитываться
в соответствии с другими задачами (если необходимо);
Начало – выбирается дата начала выполнения задачи из календаря,
либо указывается вручную в формате дд.мм.гггг;
Конец – дата окончания выполнения задачи. Рассчитывается
автоматически, в зависимости от значения в поле Длительность (дн).
72
Поля вкладки «Бюджет»
В данной вкладке указываются затраты на выполнение задачи:
Веха – ставится галочка, если задача является завершением
контрольной точки проекта;
Потраченное время – указывается рабочее время, потраченное на
выполнение задачи;
Стоимость ресурсов – выбирается из справочника стоимость часа
исполнителя задачи;
Тип затрат – выбирается наименование бюджета из раздела
«Бюджет», с которым связаны расходы.
Поля вкладки «Уведомление»
В данной вкладке указывается периодичность уведомления о
поставленной задаче, по умолчанию Исполнителю придет уведомление в
день начала выполнения задачи, указанном во вкладке «Текущие задачи»:
Частота уведомлений (дни) – указывается количество дней между
напоминаниями. Введите 0 или оставьте пустым для неповторяющихся
напоминаний;
Первое уведомление (дни) – указывается количество дней после даты
окончания задания, при котором первое уведомление отправляется. Введите
отрицательное число в течение нескольких дней до окончания выполнения
этой задачи;
Пользователи уведомлены – выбираются из результатов поиска.
После заполнения полей нажмите кнопку «Сохранить». В рабочей
области отобразится новая строка в диаграмме Ганта. (Рисунок 63)
73
Рисунок 63. Диаграмма Ганта
Для просмотра Таблицы данных диаграммы Ганта нажмите на кнопку
«Переключение диаграммы Ганта» (Рисунок 64)
Рисунок 64. Таблица данных диаграммы
Документы – позволяет загружать файлы с помощью кнопки
«Загрузить файлы» и способом «drag and drop» (в переводе с
английского означает буквально тащи-и-бросай), а также создавать и
редактировать документы проекта. (Рисунок 65)
74
Рисунок 65. Документы
Ожидаемые результаты - позволяет создать перечень конкретных
результатов, которые предполагается достичь в ходе реализации
проекта.
Для добавления новой строки в перечень ожидаемых результатов
нажмите кнопку «Новая строка» при этом откроется окно «Добавить
элемент», где указав основные характеристики, нажмите кнопку
«Сохранить». (Рисунок 66)
Внесенные вами данные ожидаемых результатов отобразятся на
странице «Ожидаемые результаты», а так же значение в поле %
завершения в разделе План задач.
75
Рисунок 66. Окно «Добавить элемент» страницы
«Ожидаемые результаты»
Примечание: Правая часть таблиц на страницах модуля
«Планирование» отображает список действий, которые вы можете
совершить с записью в строке. Полный список действий зависит от ваших
прав доступа к документу. (Рисунок 67)
76
Рисунок 67. Действия с «Ожидаемыми результатами»
Примечание: При активации поля «Пакетное создание» окно
«Добавить элемент» после сохранения введенных данных будет
открываться автоматически. (Рисунок 68)
Рисунок 68. Поле Пакетное создание
Примечание: Для совершения действий со строками в таблице
установите флаг в поле справа от записи и нажмите кнопку «Выбранные
элементы». (Рисунок 69)
77
Рисунок 69. Кнопка «Выбранные элементы»
Бюджет - позволяет контролировать утвержденное распределение
затрат. Для добавления новой строки бюджета необходимо нажать на
кнопку «Новая строка» при этом откроется окно «Добавить
элемент». (Рисунок 70)
Рисунок 70. Окно «Добавить элемент»
После заполнения нужных полей нажмите кнопку «Сохранить».
Новая строка отобразится на странице бюджета.
Расходы - позволяет контролировать статьи затраты на проект. Для
добавления новой строки в таблицу затрат необходимо нажать на 78
кнопку «Новая строка» при этом откроется окно «Добавить
элемент»
Рисунок 71. Окно «Добавить элемент» на странице «Расходы».
После заполнения нужных полей нажмите кнопку «Сохранить».
Новая строка отобразится на странице расходов.
Счета - позволяет вести перечень счетов бухгалтерского учёта, для
контроля за движением денежных средств проекта.
Для добавления новой строки в список счетов необходимо нажать на
кнопку «Новая строка» при этом откроется окно «Добавить элемент»
После заполнения нужных полей нажмите кнопку «Сохранить».
Новая строка отобразится на странице счетов.
79
Рисунок 72. Окно добавления элемента на странице «Счета»
Важно! Затраченное время – отображает время, затраченное на задачу.
Для добавления новой строки в таблицу учета затраченного
времени необходимо нажать на кнопку «Новая строка» при этом
откроется окно «Добавить элемент».
После заполнения нужных полей нажмите кнопку «Сохранить».
Новая строка отобразится на странице «Затраченное время».
80
Рисунок 73. Окно добавления элемента на странице «Затраченное время»
Страница «Деятельность участников» отображает информацию по
активности пользователей в модуле «Планирование».
Рисунок 74. Страница «Деятельность пользователей»
81
13. Аварийные ситуации
13.1. Не удается авторизоваться
1. Проверьте введенный адрес в строке интернет-браузера.
2. Проверьте, что имя пользователя и пароль были набраны в нижнем
регистре.
3. Проверьте, что имя пользователя и пароль были набраны в
английской (латинской) раскладке клавиатуры.
13.2. Некритичная ситуация
При возникновении аварийной ситуации появится всплывающее окно
с сообщениями об ошибке или нештатной ситуации. Следуйте указаниям
для устранения ошибки.
В случае если вы не смогли самостоятельно устранить причину
возникновения аварийной ситуации, рекомендуем связаться с Системным
администратором, либо со специалистами технической поддержки.
82