A A R H U S U N I V E R S I T E T

Den administrative Sporkoordinator

forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen

Fællesmøde i den administrative forandringsproces

10. september 2008

STATUS FOR ØKONOMISPORET

A A R H U S U N I V E R S I T E T

Den administrative Sporkoordinator

forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen

Formålet med Økonomisporet

etablere en sammenhængende, gennemskuelig og effektiv økonomistyring for Aarhus Universitet

understøtte alle relevante styringsbehov på universitetets områder.

nærhedsprincip og et helhedsperspektiv standardisering i både systemunderstøttelsen

og i udformningen af processer og instrukser.

A A R H U S U N I V E R S I T E T

Den administrative Sporkoordinator

forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen

Økonomisporet

Organisering Sporleder (Kirsten Skjødt) Sporkoordinator (Anette Svejstrup Petersen) Sporgruppe Referencegruppe Diverse arbejdsgrupper

Ekstern konsulentbistand PwC + KMD/Civitas

A A R H U S U N I V E R S I T E T

Den administrative Sporkoordinator

forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen

Organisering og Projekter

Sporgruppe (Kirsten Skjødt)

Koordinationsgruppe(Anette Svejstrup)

Referencegruppe(Anette Svejstrup)

ProjektNavision Stat inkl. Workflowsystem

til fakturahåndtering

Programkontor(PwC)

ProjektBudgetværktøj og

Økonomirapportering

ProjektØkonomistyrings-

model

ProjektlederHenrik Gudiksen

ProjektlederPeter Lundegaard

ProjektlederSøren BlokJensen

ProjektProjektøkonomi

styring

Projektgruppe endnu

ikke nedsat

A A R H U S U N I V E R S I T E T

Den administrative Sporkoordinator

forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen

Sammenhæng i Økonomisporet

Fælles økonomistyringsmodel – fælles kontoplanstruktur

Fælles Navision Stat version

Økonomi-rapportering

Projekt-økonomistyring

Budgetterings-værktøj

FakturaWorkflow

Sammenhængende, gennemsigtig og effektiv økonomistyring på AU

A A R H U S U N I V E R S I T E T

Den administrative Sporkoordinator

forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen

Økonomistyringsmodel

Designe ny fælles økonomistyringsmodel Designe ny fælles kontoplanstruktur Designe nye fælles minimumsrapporteringspakker Designe nye fælles standardiserede processer

Hvem deltager? Referencegruppen + en lang række medarbejdere fra alle

hovedområder og central adm.

Hvornår? sept. – dec 2008

A A R H U S U N I V E R S I T E T

Den administrative Sporkoordinator

forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen

Navision Stat incl. workflow

Fase 1(2008/2009)

Midlertidigt workflowsystem på 8000C sept-dec 2008 (NAT er pilot) Beslutningen er tæt på

Skift af Oracle ØSS på DPU til NavisionStat 3.6 på ny fælles kontoplanstruktur 1/1 2009 Projektplan med milepæle og aktiviteterer udarbejdet Workshopforløb på DPU september/oktober

Skift af Oracle ØSS på ASB til NavisionStat 3.6 på ny fælles kontoplanstruktur 1 kvartal 2009, inkl. Integration til STADS, fortsat anvendelse af rejseafregningssystem og skift til nyt midlertidigt workflowsystem

Projektplan med milepæle og aktiviteterer udarbejdet Workshopforløb på ASB september/oktober

Overgang til ny fælles kontoplanstruktur på hele AU i 1 kvartal 2009 Projektplan med milepæle og aktiviteterer udarbejdet

A A R H U S U N I V E R S I T E T

Den administrative Sporkoordinator

forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen

Navision Stat incl. workflow

Fase 2 (2010) Opgradering til Navision Stat 5.0 og

Økonomistyrelsens fælles Indkøbs- Fakturahåndteringssystem

A A R H U S U N I V E R S I T E T

Den administrative Sporkoordinator

forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen

ØkonomirapporteringKildesystemer: NS, SLS, PØS og ARS

Fase 1 Midlertidig 8000C løsning Maj-okt. 2008

Fase 2 Minimumsrapporteringspakker (økonomistyringsmodel) Okt. 2008 – marts 2009 Løsning på kort sigt - mens vi venter på det tværgående

BI-spor

A A R H U S U N I V E R S I T E T

Den administrative Sporkoordinator

forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen

Projekter som skal drøftes i Sporgruppen

Budgetværktøj Projektgruppe ikke nedsat Projektafgrænsning og tidsplan ikke på plads

Projektøkonomistyring Projektgruppe ikke nedsat Projektafgrænsning og tidsplan ikke på plads

A A R H U S U N I V E R S I T E T

Den administrative Sporkoordinator

forandringsproces, Økonomisporet Anette Svejstrup Petersen

Særlige udfordringer

Kort sigt / lang sigt Organisering/opgavesplit Standardisering og Best practice Helhedsperspektiv og nærhedsprincip