faktor-faktor yang mempengaruhi distribusi …
TRANSCRIPT
1 Universitas Indonesia
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DISTRIBUSI BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN RSUD CIBINONG
TAHUN 2015
Madina Maimuna 1206321212 , pembimbing Atik Nurwahyuni
Abstract This undergraduate thesis discussed the factors that affect the distribution of polyclinic medical record in RSUD Cibinong 2015. The aim of this research is to understand the distribution system and the effect of input, process, and output concerning of polyclinic medical record at RSUD Cibinong 2015.This research is quantitative and qualitative with system approach. The result of this research showed that the components of input and process in the distribution of polyclinic medical record at RSUD Cibinong affect the output like the distribution time of polyclinic medical record. Factors that affect and induce delays of polyclinic medical record distribution is proof list withdrawal time and accumulation time of medical record, so amount of polyclinic medical record that appropriate with standard time is 2% and 98% not appropriate with the standard time, where 49% in 16-30 minute, 28% in 31-45 minute, 8% in 46-60 minute and 13% in more than 60 minute. Keywords : Distribution, distribution system, time
Abstrak Skripsi ini membahas Faktor-Faktor yang mempengaruhi Distribusi Berkas Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Cibinong Tahun 2015. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui sistem distribusi berkas rekam medis RSUD Cibinong dan mengetahui pengaruh input, proses, dan output terhadap sistem distribusi berkas rekam medis RSUD Cibinong tahun 2015. Penelitian ini adalah penelitian kuantitatif dan kualitatif dengan menggunakan pendekatan sistem. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa komponen-komponen dari input dan proses dalam distribusi berkas rekam medis rawat jalan di RSUD Cibinong mempengaruhi output berupa waktu distribusi berkas rekam medis rawat jalan. Faktor-faktor yang mempengaruhi dan menyebabkan keterlambatan distribusi berkas rekam medis rawat jalan adalah waktu pengambilan bukti daftar dan waktu pengumpulan berkas rekam medis, sehingga jumlah berkas rekam medis yang sesuai dengan standar waktu adalah 2% dan yang tidak sesuai adalah 98%, dimana 49% pada 16-30 menit, 28% pada 31-45 menit, 8% pada 46-60 menit dan sebesar 13% pada menit ≥ 60. Kata kunci : distribusi, sistem distribusi, waktu
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
2 Universitas Indonesia
PENDAHULUAN Latar Belakang
Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009,
Kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spiritual maupun
sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial
dan ekonomi. Dalam undang-undang Republik Indonesia nomor 44 tahun
2009, Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat
dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu
pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi
masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih
bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan
yang setinggi-tingginya.
Program pembangunan kesehatan yang telah dilaksanakan beberapa
dekade ini berhasil meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara
cukup signifikan, namun masyarakat masih merasa kurang puas dengan
mutu layanan rumah sakit dan puskesmas karena lambatnya pelayanan,
kesulitan administrasi dan lamanya waktu tunggu (Adisasmito, 2012).
RSUD Cibinong merupakan salah satu institusi kesehatan milik
pemerintah yang bergerak dibidang pemberian jasa pelayanan kesehatan
tipe B. RSUD Cibinong telah berdiri sejak tahun 1982 pada areal seluas
41.974 m2, terletak di jalan KSR Dadi Kusmayadi no.27 Cibinong Kabupaten
Bogor. Salah satu pelayanan penunjang medis yang ikut berperan dalam
pemberian pelayanan yang bemutu adalah Rekam Medis RSUD Cibinong.
Kegiatan yang dilakukan oleh rekam medis RSUD Cibinong adalah analisa
data, assembling, coding, filling, retrieval, distribusi dan pelaporan berkas
rekam medis.
Proses distribusi berkas rekam medis rawat jalan menurut Standar
Prosedur Operasional Bagian Rekam Medis RSUD Cibinong adalah paling
lambat 15 menit setelah pasien terdaftar, namun peneliti mendapatkan
informasi dari Ka Sub Bag Rekam Medis, rata-rata distribusi berkas rekam
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
3 Universitas Indonesia
medis menjadi 60 menit dengan rentang minimum 30 menit dan maksimal 90
menit setelah pasien terdaftar, sehingga menimbulkan keluhan dari dokter
spesialis yang berpraktek dan pasien karena menunggu lama untuk memulai
pelayanan kesehatan. Hal ini menandakan bahwa sistem distribusi berkas
rekam medis rawat jalan RSUD Cibinong belum maksimal.
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah disebutkan diatas, maka
diperoleh permasalahan bahwa adanya keterlambatan distribusi berkas
rekam medis rawat jalan dibagian rekam medis RSUD Cibinong.
TINJAUAN TEORI Rawat Jalan
Pelayanan rawat jalan merupakan pelayanan rawat jalan spesialistik
yang dilaksanakan di rumah sakit. Tujuan pelayanan rawat jalan adalah
tersedianya pelayanana rawat jalan spesialistik yang minimal harus ada di
rumah sakit (Permenkes RI nomor 129/Menkes/SK/II/2008). Pelayanan rawat
jalan dipimpin oleh seorang kepala instalasi yang mempunyai tugas dan
kewenangan menyediakan fasilitas penyelenggaraan kegiatan pelayanan
poliklinik rawat jalan dari berbagai disiplin ilmu kedokteran klinik (Permenkes
RI nomor 129/Menkes/SK/II/2008).
Sumber Daya Manusia Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan unsur terpenting dalam
setiap dan semua organisasi, keberhasilan organisasi mencapai tujuan dan
berbagai sasarannya serta kemampuannya menghadapi berbagai tantangan,
baik yang sifatnya eksternal maupun internal, sangat ditentukan oleh
kemampuan mengelola sumber daya manusia dengan sebaik-baiknya
(Siagian, 2009).
Tanpa manajemen sumber daya manusia yang handal, pengelolaan
dan pemanfaatan sumber-sumber lainnya menjadi tidak berdaya guna dan
berhasil guna. Manajemen sumber daya yang baik ditujukan kepada
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
4 Universitas Indonesia
peningkatan kontribusi yang dapat diberikan oleh para pekerja kepada
organisasi agar tercapainya tujuan suatu organisasi (Siagian, 2009).
Sistem Sistem menurut Azwar (1996) adalah gabungan dari bagian-bagian
yang dihubungkan oleh suatu proses atau struktur dan berfungsi sebagai
suatu kesatuan organisasi dalam upaya menghasilkan suatu yang ditetapkan.
Suatu sistem tidak akan berjalan apabila salah satu bagian (subsistem)
mengalami gangguan atau gangguan pada suatu subsistem akan
mempengaruhi kelancaran sebuah sistem.
Menurut Azrul Azwar (1996), sebuah sistem terbentuk dari elemen-
elemen yang saling berhubungan dan mempengaruhi satu-sama lain.
Adapun yang dimaksud dengan elemen tersebut adalah sesuatu yang mutlak
harus ditemukan, jika tidak demikian maka tidak bisa disebut sistem. Elemen
tersebut dapat dikelompokan dalam 6 unsur yaitu: Masukan, proses,
keluaran, umpan balik, dampak, lingkungan.
Rekam Medis Menurut Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 rekam medis
adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan
pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang tertulis
oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut
(Health Information Management, Edna K Huffman, 1999 dalam Kepmenkes
RI Nomor 377/Menkes/SK/III/2007)
Pelaksanaan Rekam Medis Rawat Jalan Pelaksanaan rekam medis rawat jalan meliputi penerimaan pasien
rawat jalan, pencatatan kegiatan pelayanan medis, dan pengolahan rekam
medis (assembling, coding, indeksing, filling, retrieval, distribusi).
Pengambilan Rekam Medis (Retrieval)
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
5 Universitas Indonesia
Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari
poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus ditujukan kepada instalasi
rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Poliklinik yang
meminta/meminjam rekam medis harus membuat (mengisi) kartu
peminjaman rekam medis. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas
nama pasien dan nomor rekam medisnya (Direktorat Jenderal Bina
Pelayanan Medik, 2006)
Distribusi Rekam Medis Ada berbagai cara untuk mendistribusikan rekam medis. Pada
sebagian rumah sakit, masih menggunakan tangan (manual) dari satu tempat
ke temapat lainnya. Oleh karena itu, bagian rekam medis harus membuat
satu jadwal pengiriman dan pengambilan untuk poliklinik/spesialisasi yang
ada di rumah sakit. Frekuensi pengiriman dan pengambilan ditentukan oleh
jumlah pemakaian rekam medis.
Petugas rekam medis tidak dapat mengirim satu persatu berkas rekam
medis secara rutin pada saat diminta mendadak. Oleh karena itu untuk
bagian-bagian lain yang memerlukan (darurat) harus mengirimkan
petugasnya untuk mengambil sendiri kebagian rekam medis. Beberapa
rumah sakit menggunakan “pneumatic tube “ pipa tekanan medis yang dapat
mengirimkan rekam medis ke berbagai bagian, namun pipa angin ini sering
macet karena ketebalan dari berkas rekam medis yang dikirim.
Penggunaan teknologi dibidang computer, diharapkan dapat
mempercepat penyaluran data-data penderita dari satu tempat ke tempat
lain.Jika dokter dapat mengakses data pasien dari dalam ruangannya dan
mencatat diagnose, pengobatan yang diberikan, jenis tindakan, serta hasil-
hasil penunjang medis dapat langsung dilaksanakan dan tercover didalamnya
pada saat pasien selesai diperiksa, maka masalah-masalah mengenai
keterlambatan serta kekeliruan dalam pendistribusian berkas rekam medis
pasien akan semakin kecil bahkan mungkin tidak ada sama sekali.
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
6 Universitas Indonesia
Hak akses masing-masing dokter ditentukan sesuai dengan kode
dokter dan spesialisnya yang disertai dengan user id masing-masing dokter.
Data-data pasien dapat dikeluarkan (print out) sebagai arsip/hard copy
berkas rekam medis yang disimpan di rak penjajaran, sehingga apabila
sewaktu-waktu data dalam bentuk hardcopy dibutuhkan telah tersedia. METODE PENELITIAN
Jenis Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan penelitian kualitatif dan
kuantitatif. Kualitatif deskriptif digunakan untuk mengetahui sistem distribusi
rekam medis rawat jalan. Sistem distribusi tersebut mengenai faktor-faktor
apa yang berpengaruh dan penyebab terlambatnya berkas rekam medis
rawat jalan ke poliklinik. Untuk data kuantitatif digunakan untuk mengetahui
bagaimana waktu distribusi berkas rekam medis rawat jalan dengan
maksimal waktu distribusi 15 menit setelah pasien terdaftar dalam Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) ke poliklinik.
Informan dalam penelitian ini adalah
1. Ka Sub Bag rekam medis (I1)
2. Coordinator rekam medis (I2)
3. petugas distribusi (I3, I4)
4. petugas poliklinik (I5, I 6)
Sampel Penelitian Sampel penelitian ini adalah berkas rawat jalan pada bulan januari 2015.
Perhitungan jumlah sampel pada penelitian ini menggunakan rumus estimasi
proporsi (lameshow, 1997) dengan rumus besar sampel sebagai berikut:
keterangan :
! = !! ! −
!2 !(1− !)!!
n = besar sampel minimum
!! ! − !! = nilai distribusi normal baku tabel Z pada α tertentu
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
7 Universitas Indonesia
P = harga proporsi di populasi
d = kesalahan (absolute) yang dapat ditolerir
jadi :
! = 1,96 ! ! 0,5 1− 0,5
0,1 ! = 96,04
Dari perhitungan besar sampel tersebut maka didapatkan jumlah
minimal sampel sebesar 96 berkas rekam medis rawat jalan dengan nilai P1
dan P2 adalah 50%. Sampel pada penelitian ini diambil dengan
menggunakan metode Simple Random Sampling dengan cara mengambil
100 sampel berkas rekam medis rawat jalan.
Analisis data
a. Analisis data dilakukan dengan menggunakan teknik:
Analisis isi penelitian dengan menggunakan hasil wawancara dengan
informan atau temuan penelitian, hasil observasi serta tinjauan
pustaka dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan penelitian.
Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui sejauh mana antara teori
dengan pelaksanaannya sehingga didapatkan saran dan tindakan
perbaikan.
b. Analisis univariat
Analisis univariat adalah cara analisis untuk variabel tunggal (Lapau,
2012).
HASIL PENELITIAN Karakteristik Informan
Kode
Informan
Jabatan Usia
(Tahun)
Lama Kerja
(Tahun)
Pendidikan
Informan I
(I1)
Kepala Sub
Bag Rekam
Medis
42 8 S1
Kedokteran
Informan Koordinator 45 14 SMA
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
8 Universitas Indonesia
II (I2) Rekam Medis
Rawat Jalan
Informan
III (I3)
Petugas
Distribusi
29 3 STM
Informan
IV (I4)
Petugas
Distribusi
29 3 SMA
Informan
V (I5)
Perawat
Poliklinik 1
50 28 D3
Keperawatan
Informan
VI (I6)
Perawat
Poliklinik 2
46 9 D3
Keperawatan
Hasil Penelitian
No. Jenis kegiatan Waktu rata-rata
(Menit) Waktu Minimal
Waktu
Maksimal
1. pendaftaran- ruang
filling
0:14 0:01 2:12
2. Pencarian-pencatatan 0:13 0:01 1:58
3. Pencatatan – distribusi 0:8 0:00 0:46
PENDAFTARAN-DISTRIBUSI 0:37 0:10 2:38
Berdasarkan pengamatan peneliti, jenis kegiatan yang memakan waktu lama
adalah pada jeda antar waktu pengambilan bukti daftar pasien oleh petugas
distribusi (pendaftaran –ruang filling) dan waktu mengumpulkan berkas
rekam medis (pencarian-pencatatan) oleh petugas pencarian berkas rekam
medis.
Tabel 6.3 Distribusi Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Menurut Waktu RSUD Cibinong Januari
2015
Waktu (menit) Frekuensi Persen
0-15 2 2
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
9 Universitas Indonesia
16-30 49 49
31-45 28 28
46-60 8 8
61-75 9 9
76-90 1 1
≥ 90 3 3
Jumlah 100 100
Berdasarkan pengamatan peneliti, jumlah berkas rekam medis yang sampai
ke poliklinik yang sesuai dengan standar waktu (15 menit) adalah 2% dan
dan yang tidak sesuai dengan standar waktu adalah 98%, dengan rincian
sebanyak 49% berkas rekam medis sampai ke poliklinik dengan kisaran
waktu 16-30 menit, selanjutnya sebanyak 28% berkas rekam medis sampai
ke poliklinik dengan kisaran waktu 31-45 menit, 8% berkas rekam medis
sampai ke poliklinik dengan kisaran waktu 46 -60 menit, 9% berkas rekam
medis sampai ke poliklinik dengan kisaran waktu 61 -75 menit, 1% berkas
rekam medis sampai ke poliklinik dengan kisaran waktu 76-90 menit, dan 3%
berkas rekam medis sampai ke poliklinik dengan kisaran waktu ≥90 menit.
Dengan waktu minimal 10 menit dan waktu maksimal distribusi berkas rekam
medis adalah 2 jam 38 menit.
No. Poliklinik Frekuensi Persen
1 Anak 5 5
2 Bedah 11 11
3 Fisioterapi 13 13
4 Gigi 2 2
5 Internist 23 23
6 Kebidanan 5 5
7 Kulit 4 4
8 Mata 7 7
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
10 Universitas Indonesia
9 Neurologi 7 7
10 Paru 17 17
11 THT 4 4
12 Umum 1 1
13 Urologi 1 1
Jumlah 100 100
Berdasarkan pengamatan peneliti, poliklinik yang mengalami keterlambatan
distribusi berkas rekam medis tertinggi adalah poliklinik internist sebanyak
23%, selanjutnya poliklinik paru sebanyak 17%, Fisioterapi sebanyak 13%,
Poliklinik Bedah 11%, disusul poliklinik mata dan neurologi sebanyak 7%,
poliklinik kebidanan dan anak sebanyak 5%, kulit dan THT sebanyak 4%, gigi
2%, serta umum dan urologi sebanyak 1%.
Dipilah berdasarkan 2 digit terakhir no
RM oleh petugas filling
Bukti daftar pasien yang berisi nomor rekam medis dan no
antrian poliklinik diambil oleh petugas distribusi
Pencarian RM di rak
penyimpananOleh petugas
filling
Pasien terdaftar dalam SIRS
Pencatatan di papan kendali
dan pemisahan sesuai poliklinik
tujuan Oleh petugas
distribusi
RM yang telah ditemukan
dikumpulkan dalam box
Rekam medis ditemukan?
Cari kunjungan terakhir
dikomputer
Ya
Tidak
Pendistribusian rekam medis oleh petugas distribusi
Diterima oleh perawat poliklinik
tujuan
ALUR DISTRIBUSI BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
11 Universitas Indonesia
Faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan distribusi rekam medis
rawat jalan antara lain :
1) waktu pencarian berkas rekam medis,
2) waktu pengumpulan berkas rekam medis ,
3) waktu pencatatan berkas rekam medis pada papan kendali,
4) ukuran rekam medis
5) penyimpanan rekam medis
6) masih adanya rekam medis di instalasi rawat inap,
7) keberadaan rekam medis diruang assembling dan pengolahan data,
8) double rekam medis pasien,
9) tidak adanya petugas distribusi dan
10) jarak antara ruang pendaftaran dengan ruang filling.
11) Pada material yaitu keterbatasan pada SIMRS dan fasilitas.
Beberapa upaya telah dilakukan oleh pihak rumah sakit yaitu:
1) Menggunakan papan kendali untuk mengontrol berkas rekam medis
yang sudah didistribusikan ke poliklinik
2) Mencoba menggunakan alat bantu (ember) untuk mendistribusikan
berkas rekam medis, namun karena tata letak ruangan tidak
memungkinkan untuk penggunaan alat bantu ini maka dihentikan
penggunaannya.
3) Lembar evaluasi , digunakan untuk mengukur waktu distribusi berkas
rekam medis dari ruang filling sampai ke poliklinik.
4) Menggunakan tangga darurat untuk mempercepat proses distribusi
berkas rekam medis rawat jalan.
DISKUSI Man (Kuantitas Sumber Daya Manusia)
Berdasarkan hasil penelitian di bagian rekam medis RSUD Cibinong,
petugas yang terlibat dalam proses distribusi sebagai berikut:
Tabel SDM Yang Telibat Dalam Proses Distribusi
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
12 Universitas Indonesia
No. Tahapan Kegiatan
Lokasi Jenis Petugas
1 Mengambil bukti
daftar pasien dan
memilah no. RM
sesuai digit
terakhir
Ruang
pendaftaran
lantai 1 -
Ruang filling
lantai 2
Petugas
Distribusi
2 Mencari berkas
rekam medis dan
mengumpulkan
berkas rekam
medis
Ruang filling
Lantai 2
Petugas
pencarian
3 Mencatat berkas
rekam medis di
papan kendali
Ruang filling
Lantai 2
Petugas
pencarian
4 Mendistribusikan
berkas rekam
medis
Poliklinik
lantai 1 dan
poliklinik lantai
2
Petugas
distribusi
Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (2006), ada
berbagai cara dalam mendistribusikan berkas rekam medis. Pada sebagian
rumah sakit, pendistribusian dilakukan dengan tangan (manual) dari satu
tempat ke tempat lainnya dengan membuat satu jadwal pengiriman dan
pengambilan untuk berbagai macam bagian poliklinik/spesialis yang ada di
rumah sakit.
Di RSUD Cibinong saat ini tidak ada petugas distribusi, dikarenakan
sudah pensiun. Tugas pendistribusian diambil alih oleh petugas pencarian
berkas rekam medis, dalam pelaksanaannya dilakukan pembagian petugas
menjadi dua kelompok. Kelompok I mendistribusikan rekam medis pada hari
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
13 Universitas Indonesia
senin, rabu, jumat (SDM no.6 dan SDM no.4) dan kelompok II
mendistribusikan rekam medis pada hari selasa, kamis, sabtu (SDM no. 3
dan SDM no.5).
Berdasarkan hasil observasi peneliti, pembagian kelompok tersebut
belum efektif karena tidak berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang
diharapkan, terbukti waktu rata-rata distribusi masih melebihi standar yang
ditentukan yaitu 37 menit, masih terdapat banyak keluhan dari dokter dan
pasien, perawat poliklinik kerap mengambil sendiri berkas rekam medis ke
ruang filling karena dokter sudah siap memberikan pelayanan namun berkas
rekam medis pasien belum ada.
Yang perlu dilakukan adalah mengoptimalkan jumlah petugas yang
ada dengan membagi tugas menjadi 3 orang untuk pencarian dan 2 orang
untuk distribusi sehingga bukti daftar pasien tidak menumpuk di bagian
pendaftaran dan berkas rekam medis dapat langsung didistribusikan tidak
menumpuk terlalu lama.
Jika ada penambahan pegawai, sebaiknya orientasi pegawai
dilakukan setelah jam pelayanan usai, sehingga tidak mengganggu proses
distribusi rekam medis. Melakukan monitoring dan evaluasi, guna
mengadakan perbaikan secara terus-menerus. Apabila ada salah satu berkas
rekam medis yang sulit untuk ditemukan, sehingga memerlukan pengecekan
lebih lanjut sebaiknya berkas rekam medis yang lain tetap di distribusikan
setelah selesai pencatatan.
Money Menurut UU RI Nomor 23 Tahun 2013, Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara adalah rencana keuangan tahunan pemerintah Negara yang
disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat. Pada saat melakukan penelitian,
peneliti menemukan beberapa hal yang menjadi keterbatasan penelitian
salah satu diantaranya adalah anggaran.
Kegiatan yang berkaitan dengan anggaran adalah sebagai berikut:
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
14 Universitas Indonesia
1. Penambahan tenaga distribusi terhambat karena anggaran
(kompensasi pegawai) belum ada.
2. Perbaikan lift berkas rekam medis terhambat karena anggaran
untuk perbaikan belum ada
Method Metode pengiriman berkas rekam medis yang dilakukan oleh petugas pada
saat penelitian berlangsung adalah sebagai berikut: 1. Mengambil bukti daftar
di pendaftaran poliklinik lantai 1, kemudian dibawa ke ruang filling lantai 2; 2.
Memilah bukti daftar sesuai digit terakhir; 3. Mencari berkas rekam medis dan
mengumpulkannya didalam box; 4. Pencatatan no urut rekam medis di papan
kendali; 5. Memilah kembali berkas rekam medis sesuai poliklinik tujuan; 6.
Mengirimkan berkas rekam medis ke poliklinik
Prosedur pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik menurut
SPO/Prosedur tetap No.Dok 05.SPO.27 Tanggal terbit januari 2011 adalah
sebagai berikut:
1) Petugas pendistribusian menerima berkas rekam medis pasien baru
dari loket pembayaran
2) Untuk pasien lama petugas pendistribusian menerima berkas rekam
medis rawat jalan dari petugas filling.
3) Sedangkan untuk pasien rawat jalan pasca rawat inap petugas
pendistribusian menerima berkas rekam medis pasien rawat inap
beserta rawat jalannya dari petugas rawat inap.
4) Berkas rekam medis yang dilampiri copy nomor antrian poliklinik
tersebut ditulis nomor urut polinya di papan kendali.
5) Berkas rekam medis yang diletakkan dalam rak poliklinik tujuan
6) Bila tujuan poliklinik ada dua atau lebih petugas mendahulukan pada
poliklinik dengan nomor antrian lebih awal dan memberi tanda bintang
pada tulisan di papan kendali
7) Petugas mendistribusikan berkas rekam medis sesuai dengan tujuan
poliklinik.
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
15 Universitas Indonesia
Apabila dibandingkan dengan pelaksanaan kegiatan pendistribusian berkas
rekam medis rawat jalan, SPO kegiatan distribusi lebih sederhana, tidak ada
kegiatan mengumpulkan berkas rekam medis didalam box dan pemilahan
berkas sesuai poliklinik. Hal ini merupakan salah satu faktor –faktor yang
mempengaruhi keterlambatan distribusi berkas rekam medis. penting untuk
diperhatikan karena apabila proses distribusi rekam medis terlambat, maka
akan memperlambat pula proses pelayanan kepada pasien, sebaiknya
dilakukan evaluasi berulang terhadap SPO yang sudah ada, agar
disesuaikan dengan kondisi saat ini dan yang akan datang.
Material Ketersediaan berkas rekam medis rawat jalan dalam proses
pencariaan saat ini dalam keadaan baik, terkecuali bila berkas rekam medis
terselip karena kesalahan dalam menyimpan dan apabila berkas rekam
medis belum kembali dari instalasi rawat inap, atau sudah dikembalikan ke
bagian rekam medis tetapi masih ada diruang assembling dan ruang
pengolahan data.
Ketersediaan berkas rekam medis menjadi sangat penting karena
berkaitan dengan nyawa pasien yang hendak berobat ke rumah sakit. Pihak
rekam medis harus mengalakkan proses retrieval berkas rekam medis tepat
waktu yaitu 1 jam sebelum jam kerja usai untuk pasien poliklinik, sedangkan
untuk rawat inap maksimal 1x24 jam setelah pasien pulang (Direktorat
Jenderal Bina Pelayanan Kesehatan, 2006), Menjalin koordinasi antara
Petugas rawat inap, petugas assembling, petugas coding+indeksing dengan
petugas filling berkas rekam medis rawat inap mengenai keberadaan berkas
rekam medis pasien post rawat inap,sehingga ketika dibutuhkan tidak
memakan waktu lama dalam pencariannya. Ruang penyimpanan harus
(Dirjen Bina Pelayanan Medik, 2006): 1) Alat penyimpanan harus baik; 2)
Penerangan yang baik; 3) Adanya pengaturan suhu ruangan;
4)Pemeliharaan ruang yang baik dan berkelanjutan agar berkas rekam medis
tersusun rapi ; 5) Jarak antara dua buah rak selebar 90cm; 6) Memperhatikan
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
16 Universitas Indonesia
faktor keselamatan kerja petugas dan loker bagi petugas, sehingga dapat
membantu memelihara dan mendorong semangat kerja serta dapat
meningkatkan produktivitas petugas yang bekerja di ruang penyimpanan
(filling); 7) Berkas rekam medis harus diberi pelindung agar: Memelihara
keutuhan susunan lembaran-lembaran rekam medis dan mencegah terlepas
atau tersobeknya lembaran, sebagai akibat sering dibolak-balik lembaran
tersebut.
Machine Menurut pengamatan peneliti SIMRS RSUD Cibinong belum terintegrasi
dengan seluruh alur proses pelayanan RS. Menurut Permenkes Nomor 82
Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit adalah suatu sistem teknologi informasi
komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses
pelayanan rumah sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan
prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat
dan merupakan bagian dari sistem informasi kesehatan.
Market Pasien rawat jalan adalah pasien yang dapat menunggu. Pasien yang
dapat menunggu adalah pasien yang berobat jalan yang datang ke rumah
sakit dengan perjanjian atau pasien yang datang ke rumah sakit tidak dalam
keadaan gawat (Dirjen Bina Pelayanan Medik,2006)
Market disini adalah kategori pasien (baru atau lama) . pasien baru
adalah seseorang yang baru pertama kali datang ke rumah sakit untuk
keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan, sedangkan pasien lama
adalah seseorang yang pernah datang sebelumnya untuk keperluan
mendapatkan pelayanan kesehatan. Untuk pasien baru, petugas pencarian
akan menyiapkan berkas rekam medis pasien baru, sedangkan untuk pasien
dengan kunjungan ulang atau pasien lama, petugas pencarian akan
menyiapkan berkas rekam medis pasien tersebut.
Proses
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
17 Universitas Indonesia
Pendaftaran – Ruang Filling: Setiap pasien baru diterima di Tempat
Penerimaan Pasien (TPP) dan akan diwawancarai oleh petugas guna
mendapatkan informasi mengenai data identitas sosial pasien yang harus
diisikan pada formulir ringkasan riwayat klinik. Setiap pasien baru akan
memperoleh nomor pasien yang akan digunakan sebagai kartu pengenal
(kartu berobat pasien), yang harus dibawa setiap kunjungan berikutnya.
Untuk pasien lama atau pasien yang pernah datang/berobat sebelumnya ke
rumah sakit, maka pasien mendatangi tempat pendaftaran pasien lama atau
ke tempat penerimaan pasien yang telah ditentukan (Dirjen Bina Pelayanan
Medik, 2006). Begitu juga dengan RSUD Cibinong, pasien baru datang ke
information center untuk mengisi data identitas pasien baru dan mengambil
nomor antrian pendaftaran, selanjutnya tinggal menunggu di panggil oleh
loket pendaftaran sesuai nomor urut antrian, sedangkan untuk pasien lama,
pasien mengambil nomor antrian pendaftaran di information center dan
menunggu untuk dipanggil oleh loket pendaftaran lantai 1 gedung poliklinik
RSUD Cibinong, setelah pasien terdaftar dalam SIMRS akan keluar bukti
daftar pasien yang terdiri dari 3 lembar yang berisi nomor rekam medis dan
nomor antrian poliklinik. Lembar putih untuk pasien, lembar merah untuk
administrasi, lembar kuning untuk rekam medis. Lembar kuning inilah yang
selanjutnya dibawa oleh petugas rekam medis ke ruang filling lantai 2 untuk
dicari rekam medis pasien tersebut.
Mencari Berkas Rekam Medis: Proses mencari berkas rekam medis dimulai
pada saat pasien telah terdaftar. Untuk pasien baru, petugas pencarian akan
menyiapkan berkas rekam medis baru, sedangkan untuk pasien lama,
petugas pencarian akan menyiapkan berkas rekam medis pasien tersebut
(Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, 2006). Di RSUD Cibinong,
dimana pencarian berkas rekam medis dilakukan oleh petugas pencarian
setelah pasien terdaftar. Untuk pasien baru, petugas pencarian akan
mencetak berkas rekam medis baru, sedangkan untuk pasien lama, petugas
pencarian akan mencari berkas rekam medis pasien tersebut.
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
18 Universitas Indonesia
Mengumpulkan berkas rekam medis: Mengumpulkan berkas rekam medis
dalam satu box kemudian dicatat dalam papan kendali merupakan modifikasi
yang dibuat oleh petugas rekam medis guna mengontrol keberadaan rekam
medis, namun proses ini memakan waktu yang cukup lama sehingga
menghambat pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik dengan waktu
maksimal mengumpulkan 46 menit.
Mendistribusikan berkas rekam medis: Berkas rekam medis pasien
dikirimkan ke poliklinik oleh petugas rekam medis yang telah diberi
kewenangan untuk membawa berkas rekam medis (Direktorat Jenderal Bina
Pelayanan Medik, 2006). Hal ini juga berlaku di RSUD Cibinong, dimana
pengiriman berkas rekam medis dilakukan oleh petugas distribusi yang telah
diberi kewenangan. Distribusi berkas rekam medis dibagi menjadi 2 bagian,
poliklinik atas dan poliklinik bawah. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk
mengantarkan berkas rekam medis di poliklinik atas adalah ± 1 menit, dan
poliklinik bawah ± 4 menit dengan mengambil kembali bukti daftar pasien
dibagian pendaftaran.
Poliklinik Menerima berkas rekam medis: Pasien yang telah selesai dalam
proses pendaftaran, pasien tersebut dipersilahkan untuk menunggu
dipoliklinik yang dituju dan petugas rekam medis mempersiapkan berkas
rekam medisnya lalu dikirim ke poliklinik tujuan. (Dirjen Bina Pelayanan
Medik, 2006). Berdasarkan pengamatan peneliti, berkas rekam medis yang
telah dicatat dipapan kendali, selanjutnya petugas distribusi mengirim berkas
rekam medis pasien sesuai tujuan poliklinik. Berkas rekam medis yang dikirim
diletakkan diatas meja perawat nurse station poliklinik atau kepada perawat
poliklinik langsung.
Output: Waktu distribusi dalam hal ini adalah rangkaian berkas rekam medis
rawat jalan dari bagian rekam medis sampai ke poliklinik yang dituju. Target
waktu yang ditetapkan oleh bagian rekam medis adalah 15 menit, hal ini tidak
sesuai dengan pelaksanaan dilapangan, rata-rata waktu waktu yang
diperlukan untuk pelayanan rekam medis di poliklinik rawat jalan mulai dari
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
19 Universitas Indonesia
pasien terdaftar sampai berkas diterima oleh perawat poliklinik adalah 37
menit.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan:
1. Jumlah petugas cukup namun pembagian tugas belum maksimal 2. Jumlah penggunaan rekam medis yang banyak mempengaruhi waktu
distribusi berkas rekam medis rawat jalan 3. Ukuran rekam medis yang kecil dan tanpa map, sehingga mudah
untuk terselip/tersisip dan menyulitkan dalam pencarian. 4. Kecepatan dalam pengumpulan dan pencatatan akan memperlancar
proses distribusi rekam medis. 5. Penyimpanan (filling) berkas rekam medis yang sesuai aturan akan
mempercepat pencarian yang berdampak pada kecepatan distribusi
rekam medis 6. SIMRS yang belum terintegrasi dari bagian pendaftaran ke bagian
rekam medis. 7. Belum tercapainya target pendistribusian rekam medis rawat jalan,
selama peneliti melakukan penelitian didapatkan waktu tercepat
adalah 10 menit dan yang terlama adalah 158 menit. Saran:
1. Meningkatkan perhatian kepada faktor keselamatan bagi staf distribusi
2. Meningkatkan kesempurnaan SIMRS yang diharapkan dapat
mempermudah dan meningkatkan kecepatan distribusi rekam medis
3. Pembagian tugas sesuai tingkat pendidikan (3 orang untuk pencarian,
2 orang untuk distribusi)
4. Memperbesar ukuran berkas rekam medis agar tidak mudah
terselip/tersisip.
5. Merencanakan perbaikan lift barang yang sudah ada.
6. Membuat ruangan untuk berkas rekam medis in-aktif sehingga
petugas menjadi lebih nyaman dalam bekerja
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014
20 Universitas Indonesia
7. Menyelenggarakan pemusnahan berkas in-aktif
8. Merencanakan untuk menggunakan rekam medis elektronik agar
dapat mengefisiensikan dan mengefektifkan ruangan yang ada
9. Merencanakan penggunaan Pneumatic Tube (pipa tekanan medis)
yang dapat mengantarkan berkas rekam medis ke berbagai bagian.
DAFTAR PUSTAKA Adisasmito, Wiku. Sistem Kesehatan. Jakarta: Rajawali Press, 2012.
Azwar, Azrul. Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Ketiga. Jakarta:
Binarupa Aksara,1996.
Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik. Pedoman Penyelenggaraan Dan
Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II. Jakarta.
Departemen Kesehatan RI, 2006.
Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. 2008.
Republik Indonesia. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 377/Menkes/SK/III/2007 Tahun 2013 Tentang
Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. 2013.
Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2009Tentang Rumah Sakit. 2009
Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal
Rumah Sakit. 2008
Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit.2013
Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun
2013 Tentang Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara. 2013
Siagian, Sondang P. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi
Aksara.2009
Faktor Faktor..., Madina Maimuna, FKM UI, 2014