FAYDALANICILAR ve YÜKLENİCİLER İÇİN

TEDARİK SÖZLEŞMELERİ

UYGULAMA REHBERİ

İstihdam, Eğitim ve Sosyal Politikalar

Sektörel Operasyonel Program

Bu yayın Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti'nin mali katkısıyla hazırlanmıştır.

Bu yayının içeriğinden yalnızca Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Avrupa Birliği ve Mali

Yardımlar Dairesi Başkanlığı sorumludur ve bu içerik hiçbir şekilde Avrupa Birliği veya Türkiye

Cumhuriyeti'nin görüş ve tutumunu yansıtmamaktadır.

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı

Avrupa Birliği ve Mali Yardımlar Dairesi Başkanlığı

IPA İstihdam, Eğitim ve Sosyal Politikalar Sektörel

Operasyonel Program Otoritesi

Yıldızevler Mahallesi, Turan Güneş Bulvarı

713.Sokak No: 4

Çankaya / Ankara

Tel: +90 (312) 440 99 02

Faks: +90 (312) 212 11 48

E-posta: info@ikg.gov.tr

Internet: http://www.ikg.gov.tr

© Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, 2017

KJKJ

İÇERİK

i

İÇİNDEKİLER

GİRİŞ ................................................................................................................... 3

SÖZLEŞME İÇERİĞİ VE EKLER ............................................................................. 2

SÖZLEŞME BAŞLANGICI ..................................................................................... 5

Sözleşme İmzalanma Süreci ................................................................................................................ 5

Kesin Teminat Mektubunun Sunulması .............................................................................................. 5

Avans Teminat Mektubunun Sunulması ............................................................................................ 6

Sözleşme ve Yazışma Dili ...................................................................................................................... 6

Uygulama Süresinin Başlangıcı ............................................................................................................ 7

Uygulama Süresinin Kapsamı ve Zaman Çizelgesi .......................................................................... 7

UYGULAMA AŞAMASI BAŞLANGICI ................................................................. 9

İş Planı’nın Yüklenici Tarafından Sunulması ....................................................................................... 9

Başlangıç Toplantısı Düzenlenmesi ..................................................................................................... 9

Teknik Şartnamenin ve Teknik Teklifin Gözden Geçirilmesi ........................................................... 10

1-Teknik Şartname'nin Faydalanıcı tarafından gözden geçirilmesi: ...................................... 11

2-Yüklenici tarafından Finansal Teklif'te yer alan ürünlerin (marka/model) menşe ve

piyasada tedarik edilebilirliğinin kontrolünün yapılması: ........................................................ 11

3-Yüklenici tarafından yer görme çalışmalarının yapılması: ................................................... 11

Ürün Değişikliği ..................................................................................................................................... 12

Ürün Değişikliği Talebi ......................................................................................................................... 13

Ürün Adetlerindeki Değişiklikler ......................................................................................................... 14

Vergi İstisnaları ve İlgili Başvuru Süreçleri ......................................................................................... 16

İthalat ve Gümrük İşlemlerinde Vergi İstisnası ve Uygulaması ..................................................... 20

Gümrük İşlemleri ile ilgili Hizmet Alımı ............................................................................................... 21

MENŞE KURALI .................................................................................................. 22

GÖRÜNÜRLÜK KURALI ...................................................................................... 25

TESLİMAT ÖNCESİ HAZIRLIKLAR ....................................................................... 26

Yüklenici’nin sorumlulukları ................................................................................................................ 26

Faydalanıcı’nın sorumlulukları ........................................................................................................... 27

DDP Kuralı ............................................................................................................................................. 28

Teslimat Yeri Değişikliği ....................................................................................................................... 30

TESLİMAT AŞAMASI .......................................................................................... 30

Paketleme ............................................................................................................................................ 31

Teslim Tutanağının Düzenlenmesi ..................................................................................................... 32

KJKJ

İÇERİK

ii

KURULUM VE DEVREYE ALMA .......................................................................... 32

Tarafların Teslimat ve Kurulum Aşamasındaki Sorumlulukları ....................................................... 33

EĞİTİMLER ......................................................................................................... 34

MUAYENE VE TEST İŞLEMLERİ ........................................................................... 36

Ürünlerin Sözleşmede Belirtilen Standart ve Kalitede Üretilmesi .................................................. 36

Teslim Edilen Ürünlere İlişkin Muayene ve Testlerin Yapılması ...................................................... 36

Faydalanıcı’nın Sorumlulukları ........................................................................................................... 37

Yüklenici’nin Sorumlulukları ................................................................................................................ 39

GEÇİCİ KABUL İŞLEMLERİ ................................................................................. 40

Yüklenici Tarafından Sunulması Gereken Belgeler ........................................................................ 41

Doğrulama Ziyareti Gerçekleştirilmesi ............................................................................................. 43

Geçici Kabul Sertifikası’nın İmzalanması ......................................................................................... 43

Kısmi Geçici Kabul Yapılması ............................................................................................................ 43

Geçici Kabul Sertifikası’nın İmzalanmasından Sonra Tarafların Sorumlulukları ......................... 44

Yüklenici’nin Sorumlulukları ................................................................................................................ 44

Faydalanıcı’nın Sorumlulukları ........................................................................................................... 45

GARANTİ SÜRECİ .............................................................................................. 46

Faydalanıcı’nın sorumlulukları ........................................................................................................... 47

Yüklenici’nin sorumlulukları ................................................................................................................ 47

KESİN KABUL AŞAMASI .................................................................................... 48

SÖZLEŞME İLE İLGİLİ DİĞER İDARİ KONULAR .................................................. 50

Süre Uzatımı .......................................................................................................................................... 50

Cezai Şartlar ve Sözleşmenin Feshi ................................................................................................... 51

Anlaşmazlıklar ...................................................................................................................................... 52

Denetim ................................................................................................................................................ 52

EKLER ............................................................................................................... 53

1. KDV İSTİSNASI BİLGİ FORMU ........................................................................................................ 53

2. MUAYENE VE KABUL TUTANAĞI ................................................................................................. 55

3. ÖRNEK MENŞE BELGELERİ............................................................................................................ 57

4. ÖRNEK FATURA ............................................................................................................................. 63

KJKJ

İÇERİK

iii

GİRİŞ

Avrupa Birliği’ne üyelik çerçevesinde, Birliğin standart ve politikalarının

Türkiye’de aşamalı olarak uyumlaştırılması ve uygulanmasına destek olmak

amacıyla, AB tarafından yapılacak “hibe nitelikli mali yardımlar” ‘Katılım

Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA-Instrument for Pre-Accession)’ altında

toplanmıştır.

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı (ÇSGB), AB ve Mali Yardımlar Dairesi

Başkanlığı, İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Bileşeni (İKG) kapsamındaki

programların hazırlanması, proje tekliflerinin toplanıp değerlendirilerek

seçilmesi, yönetilmesi, uygulanması, izlenmesi, denetlenmesi ve

değerlendirilmesinden sorumlu “Program Otoritesi”dir. İKG Operasyonel

Programı (OP) kapsamında desteklenen operasyon, proje ve hibe

programlarının da “Sözleşme Makamı”dır ve bunların idari ve finansal

uygulanması ile sözleşme ve ödemelerin yapılmasından sorumludur.

Operasyonlar, özellikle yurt çapında faaliyet gösteren Milli Eğitim Bakanlığı,

Türkiye İş Kurumu, Sosyal Güvenlik Kurumu ve Mesleki Yeterlilik Kurumu ya da

bölgesel çapta yetkili olan Kalkınma Ajansları gibi ulusal ve bölgesel kamu

kurumlarına yönelik geliştirilir. Bu kurumlar ‘operasyon faydalanıcısı’ olarak

adlandırılır. Program tarafından desteklenen projeler kapsamında temin edilen

hizmetler ve ekipmanlar, bu faydalanıcı kurumların hizmetine sunulmaktadır.

Bu uygulama rehberi, T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Avrupa Birliği

ve Mali Yardımlar Dairesi Başkanlığı İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Program

Otoritesi (İKG PRO) yönetimindeki Avrupa Birliği destekli tedarik projelerinin

(mal alım sözleşmelerinin) taraflarca etkili bir şekilde uygulanması ile ilgili esas

ve usulleri kapsamakla beraber, özellikle Yüklenicilerin ve Faydalanıcıların

sözleşme süresince yerine getirmesi gereken sorumlulukları detaylı bir şekilde

açıklamaktadır.

Bu rehber, Türkiye'de AB tarafından desteklenen tedarik projelerini (mal alım

sözleşmelerini) özellikle ilk defa uygulayacak ve sözleşmede görev alacak

kişinin kolayca anlayabileceği, aynı zamanda da uygulama süresince takip

edebileceği pratik bir kaynak olarak tasarlanmıştır.

1

BÖLÜM-I

Tedarik Projelerinin “Sözleşme Makamı”, “Yüklenici” ve “Operasyon

Faydalanıcısı” olmak üzere 3 tarafı bulunmaktadır (bk. Özel Koşullar Madde 4).

Bu taraflar arasında etkili bir koordinasyonun sağlanması ve tedarik

sözleşmesinin Genel ve Özel Koşullarında (General ve Special Conditions)

belirtilen kurallara ve sürelere uyulması, ancak tarafların sözleşme ile ilgili

sorumluluklarını bilmesi ile mümkün olabilmektedir. Rehberin içeriği ve konu

başlıkları uygulama sürecindeki aşamaları takip etmektedir ve her aşamada

dikkat edilmesi gereken hususlar, ilgili sayfanın yan bölümünde veya

bilgilendirme kutucuklarında ayrıca belirtilmektedir. Tedarik projelerinin

uygulama süreci kısıtlı olduğundan, bu rehberde belirtilen yönergelerin

taraflarca sözleşmenin ilgili aşaması gelmeden anlaşılması önem arz

etmektedir.

Rehberde geçen madde numaraları ve başlıklar sözleşmenin imzalandığı

dönemde yürürlükte olan PRAG 0F0F

1 sürümüne göre farklılıklar gösterebildiği gibi

sözleşmeler bazında bazı özel düzenlemeler de yapılmış olabilmektedir. Bu

nedenle, uygulama aşmasında ilgili sözleşmenin madde numarası, başlık ve

özel şartlarına riayet edilmesi önem arz etmektedir.

1 “AB Bütçesinden Finanse Edilen AB Dışındaki Faaliyetlere Uygulanacak Sözleme ve İhale Usulleri Rehberi (PRAG)”

Practical Guide’nin kısa ifadesidir. Tedarik Bileşeni (Supply Contracts) ile ilgili kısma bu linkten ulaşılabilir:

http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?nodeNumber=4

2

BÖLÜM-I

SÖZLEŞME İÇERİĞİ VE EKLER

Tedarik Bileşeni (Mal Alımı) Sözleşmeleri IPA çerçevesinde AB

Komisyonu ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından ortaklaşa finanse edilen,

taraflarının T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Avrupa Birliği ve

Mali Yardımlar Dairesi Başkanlığı (Sözleşme Makamı) ve Yüklenici

olduğu, AB kural ve usullerine göre (PRAG-Pratik Rehber) hazırlanmış

yasal belgelerdir. Sözleşme içeriğinde yer alan dokümanlar PRAG

standartlarına ve şablonlarına göre hazırlanmıştır ve aşağıdaki ana

bölümlerden oluşmaktadır:

• Contract agreement

• Special Conditions

• General Conditions (Annex I)

• Technical Specifications (Annex II)

• Technical Offer (Annex III)

• Budget breakdown (Annex IV)

• Specified forms and other relevant documents (Annex V)

• Tax and Customs Arrangements (Annex VI)

Bu maddeler ile ilgili detaylı açıklamalar ve kapsamları aşağıda

belirtilmektedir:

Sözleşme (Contract Agreement)

Toplam 5 maddeden oluşmaktadır. Sözleşme süresini,

bedelini ve alınacak ekipman listesini belirten ana kısımdır.

İlk 4 madde bütün mal alımı sözleşmelerinde bulunurken,

5. Madde olan “Sözleşmeye ait diğer koşullar” ancak

konusu sözleşme için özel şartlar gerektiğinde sözleşme

maddelerine eklenmektedir.

Özel Koşullar (Special Conditions)

Sözleşme Makamı tarafından hazırlanan ihale dosyasının

ayrılmaz bir parçası olup, Genel Koşullara getirilen

değişiklikleri kapsamla beraber sözleşmeye ve teknik

Üçüncü şahıslar ve/veya kurumlarca, Yüklenici’den gerektiğinde talep edilen

ve Yüklenici’nin yerel mevzuata göre KDV Muafiyeti...vb. başvurular sırasında “Aslı

Gibidir” şeklinde paraflayarak sunması gereken “Sözleşme” bölümüdür.

Aksi belirtilmedikçe, bu kurumlara yapacağı başvuruda, Yüklenici’nin sözleşmenin

diğer eklerini sunması ve/veya tercüme etmesi gerekmez.

3

BÖLÜM-I

şartnameye getirilmiş olan özel koşulları ve gereksinimleri

de belirtmektedir.

Özel Koşullar, her sözleşme için ayrı ayrı hazırlanır ve Genel

Koşullar’ı tamamlayıcı niteliktedir. Sözleşmenin tarafları

olan Sözleşme Makamı, Yüklenici ve Faydalanıcı Kurumları

tanımlar. Genel Koşullar’da ilgili maddeler için (örn. işe

başlama tarihi, teslimat ile ilgili bilgiler... vb.) Özel Koşullar’a

atıf yapılmaktadır. Aşağıda sözleşme dili ile ilgili Genel ve

Özel Koşullarda belirtilen maddeler bu hususta örnek

olarak verilmiştir.

General Conditions

Article 2 - Language of the Contract

2.1 The language of the contract and of all

communications between the Contractor

Contracting Authority and Project Manager or

their representatives shall be as stated in the

Special Conditions.

Special Conditions

Article 2 - Language of the Contract

2.1 The language used shall be English.

Genel Koşullar (General Conditions) - Annex I

Genel Koşullar, sözleşmenin imzalandığı dönemde

yürürlükte olan PRAG kurallarına göre standart şablonda

düzenlenmiş olup, tedarik bileşeni sözleşmelerinin

uygulama esaslarını ve tarafların sorumluluklarını belirtir.

Mali koşullar, cezai şartlar, uyuşmazlık halleri, değişiklikler,

Geçici ve Kesin Kabul ile ilgili bilgiler de bu bölümde

tanımlanmaktadır.

Özel Koşullar’da yer alan maddeler aynı zamanda Genel

Koşullarda karşılık gelen maddeyi tamamlayıcı niteliktedir

ve sözleşmenin bu iki eki daima beraber

değerlendirilmelidir. Özel Koşullar aksini öngörmedikçe,

Genel Koşullar’da geçen maddeler geçerlidir. Özel

Koşullar’daki maddelerinin numaralanması ardışık değildir,

ancak Genel Koşulların maddelerinin numaralandırılmasını

takip eder.

Özel Koşullar, Genel Koşullar’ın aksine ihale hazırlık

aşamasında Sözleşme Makamı tarafından sözleşmeye

uygun olacak şekilde düzenlenmektedir. Eğer Özel

4

BÖLÜM-I

Koşullar’da ilgili madde yer almıyorsa, bu maddenin içeriği

Genel Koşullar’da belirtilmektedir.

Sözleşme Metni ve Özel Koşullarda yer alan hükümlerle

Genel Koşullar veya başka herhangi bir ek belgede yer

alan hüküm(ler) arasında bir ihtilaf olması halinde özel

koşul hükümleri geçerli olacaktır.

Teknik Şartname ve Yüklenici’nin ihale aşamasında vermiş

olduğu cevaplar (Annex II-III Technical Specification)

Teknik şartname, Faydalanıcı’nın istemiş olduğu

ekipmanlarla ilgili asgari kriterlerin belirtildiği, aynı

zamanda kurulum, devreye alma, eğitim...vb. konularla

ilgili olarak Yüklenci’lerin uygulama esnasında dikkat

etmesi gereken konuların yer aldığı sözleşme ekidir.

Yüklenicinin ihale aşamasında teknik şartnamenin

maddelerine vermiş olduğu cevaplar da teknik şartname

dokümanın belirtilen sütunlarında yer almaktadır.

İhale aşamasında zeyilname ile yapılan değişiklikler ve

isteklilerin yöneltmiş olduğu sorulara verilen cevaplar da

gene bu bölümde bulunur.

Finansal Teklif ve Bütçe Dökümü (Annex IV – Budget Breakdown)

Yüklenici tarafından ihale aşamasında sunulan ve tedarik

edilecek olan ürünlerin marka/model, adet, birim ve

toplam fiyatlarının teklif edildiği sözleşme ekidir.

Belirlenmiş Formlar ve diğer ilgili dokümanlar (Annex V)

PRAG’da standart olarak belirtilen ekler veya sözleşmeye

özel diğer dokümanlar bu bölümde yer alır.

Vergi ve Gümrük Anlaşmaları ile ilgili bilgilendirme (Annex VI)

Türkiye-Avrupa Birliği Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA)

Çerçeve Anlaşması’nın 1F1F

2 “Programların uygulanması ve

sözleşmelerin yerine getirilmesi için kolaylıklar sağlanması”

(Madde no.25) ve “Vergiler, gümrük ve ithalat vergileri ve

2 Çerçeve Anlaşması ile ilgili daha fazla bilgi almak için:

http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2008/12/20081224M1-1.htm

Teslim edilen ürünlerin muayene ve kabul işlemleri yapılırken Annex II-III

Technical Specifications’dan yararlanılır. Sadece teslim edilen ürünlerin teklif edilen

marka/model ile aynı olup olmadığına bakılmaz; şartname ile uygunluğu bir kez

daha detaylıca komisyon tarafından kontrol edilir.

Yüklenicinin ihale aşamasında sunduğu destekleyici dokümanlar ve kabul

sırasında sunmayı taahhüt ettiği dokümanların listesi de gene şartname ekinde yer

almaktadır.

İthalat işlemleri sırasında ve Geçici/Kesin Kabul dokümanları hazırlanırken

içeriğinde belirtilen ürün listesinin Finansal Teklifte yer alan marka/model isimleri ile

birebir aynı olması gerekmektedir.

Annex II-III

Technical

Specifications

dokümanının

başında yer alan

“General

Requirements”

(Genel

Gereksinimler)

kısmında kurulum,

devreye alma,

eğitim ve

yüklenicinin teslim

edeceği ürünlere

ilişkin diğer

sorumlulukları

ayrıca

belirtilmektedir ve

uygulama

sırasında bunlara

dikkat edilmesi

şarttır.

5

BÖLÜM-I

yükleri ve/veya eş etkili vergilere ilişkin kurallar” (Madde

No.26) hakkında bilgilendirmelerin yapıldığı dokümandır.

SÖZLEŞME BAŞLANGICI

Sözleşme İmzalanma Süreci

İhale aşaması ve değerlendirme süreci tamamlandıktan sonra

Sözleşme Makamı, ihale üzerinde kalan istekliye sözleşmeye davet

yazısı gönderir. Mücbir sebep halleri dışında, ihale üzerinde kalan

istekli, yasal yükümlülüklerini yerine getirerek sözleşme imzalamak

zorundadır. İsteklinin yüklenme kriterlerini sağlamadığının anlaşılması

(sözleşme imzalanmadan önce ihale üzerinde kalan isteklinin

ihalelere katılmaktan yasaklılık durumu...vb. halleri teyit edilir)veya

tek taraflı olarak sözleşmeyi imzalamaktan imtina etmesi durumunda

varsa geçici teminatı irat kaydedilir ve her halükarda ikinci en uygun

teklif sahibi sözleşme imzalamaya davet edilir.

Sözleşme Makamı sözleşme dosyasını hazırladıktan sonra 3 (üç)

nüsha olacak şekilde sözleşmeleri Yüklenici’ye imza için üst yazı ile

gönderir.

Üst yazıda belirtilen süre içerisinde sözleşmenin 2 (iki) imzalı nüshası

Sözleşme Makamı’na Kesin Teminat mektubu ile birlikte Yüklenici

tarafından bir üst yazı ile gönderilir. Sözleşmenin bir nüshası

Yüklenici’de kalacaktır.

Kesin Teminat Mektubunun Sunulması

Kesin Teminat Mektubu (Performance Guarantee), sözleşmenin

imzalanmasıyla birlikte, Yüklenici tarafından Sözleşme Makamı’na

sunulması gereken, Yüklenici’nin sözleşmeden doğan

yükümlülüklerini yerine getirmemesi durumunda oluşabilecek

herhangi bir zararın tazminini sağlamak amacıyla alınan teminattır.

Bu teminat ile ilgili detaylı bilgi sözleşmede Genel Koşullar (General

Conditions) Madde 11 de belirtilmektedir.

Kesin teminat mektubu sözleşmenin Kesin Kabulü’nün tamamlanmasını

takiben Yüklenici’ye iade edilir.

Eğer Sözleşme

Makamı tarafından

belirtilmemişse,

Yüklenici sözleşme

dosyalarını aldıktan

sonra, sözleşme imza

tarihi ile ilgili

Sözleşme

Makamından bilgi

almalıdır.

Kesin Teminat Mektubu’nun tutarı Özel Koşullar (Special Conditions) Madde 11 de

belirtilmektedir ve genellikle sözleşme tutarının %10’u kadardır. Kesin Teminat Mektubu

örneği ve şablonu İhale Dosyası içerisinde de yer almaktadır.

6

BÖLÜM-I

Avans Teminat Mektubunun Sunulması

Yüklenici tarafından sözleşmenin herhangi bir aşamasında avans

ödemesi talep edildiğinde, Sözleşme Makamı’na Genel Koşullar

Madde 26’da belirtilen şartlar ve oranlar geçerli olmak kaydı ile

“Avans Teminat Mektubu” (Pre-Financing Guarantee) sunulması

gerekmektedir. Söz konusu belge, talep edilen avans tutarına eş

bedelli olmalıdır.

Sözleşme ve Yazışma Dili

Sözleşme Makamı, Faydalanıcı Kurum ve Yüklenici arasındaki

yazışmaların dili, Özel Koşullar Madde 2’de aksi belirtilmedikçe

İngilizce’dir ve sözleşme konusu tarafların yazışmalarda

kullanacakları iletişim bilgileri Özel Koşullar Madde 4’te verilmiştir.

Ancak projenin uygulanmasına ilişkin vergi muafiyeti

uygulamalarından yararlanılması ve gerektiğinde gümrük işlemlerinin

tamamlanması gibi hususlar kapsamında, Yüklenici ile yararlanıcı

Ülke olan Türkiye’nin diğer kamu veya özel kurumlarıyla yapılacak

yazışmaların dili bu kurala tabi değildir.

Taraflar arasında yazışmalar yapılırken konu bölümüne Sözleşme

numarası ve isminin konulması, sözleşmenin Genel ve Özel

Koşullarında belirtilen azami yazışma ve cevap verme sürelerine

uyulması koordinasyon ve yazışma düzeninin sağlanması açısından

taraflara fayda sağlayacaktır.

Sözel olarak mutabakata varılan her karar Genel Koşullar Madde

4’e göre yazılı olarak da karara bağlanmalıdır.

Kontratın Sözleşmenin idari ve/veya teknik olarak yürütülmesini

etkileyecek her türlü yazışma doğrudan Sözleşme Makamı üzerinden

gerekli talep ve bilgilendirmeler ile yapılmalıdır.

Uygulama süresinin

kısıtlı olması ve talep

edilen avansın Genel

Koşullar Madde

26’da belirtilen

sürelerde

ödenmesinden ötürü;

Yüklenici’lerin bu

ödeme sürelerini göz

önünde

bulundurması ve

mümkünse sözleşme

başında avans

taleplerini sunmaları

tavsiye edilmektedir.

Özellikle

Faydalanıcı ile ilgili

olarak verilen iletişim

bilgilerinden bağımsız

şekilde Yüklenici’nin,

sözleşme başında

Faydalanıcı

tarafından

görevlendirilen ve

sözleşmenin

yürütülmesinden

sorumlu kişinin

bilgilerini ayrıca

öğrenmesinde

ve/veya teyit

etmesinde fayda

vardır.

Tarafların iletişim bilgilerinin doğruluğu ve güncelliğinin sözleşmenin başında ve

Başlangıç Toplantısı’nda kontrol edilmesinde fayda vardır.

7

BÖLÜM-I

Uygulama Süresinin Başlangıcı

Uygulama süresinin başlangıcı ile ilgili yönergeler Genel Koşullar

Madde 18 ve 19’da belirtilmektedir.

Özel Koşullar Madde 18’de aksi belirtilmediği sürece Sözleşme

Makamı tarafından düzenlenecek bir “İdari Talimat” (Administrative

Order) ile uygulama süresinin başlangıç tarihi belirlenir ve taraflara

yazılı olarak bildirilir.

Uygulama Süresinin Kapsamı ve Zaman Çizelgesi

Uygulama süresinin kapsamı ve ilgili süreçler Özel Koşullar Madde

19’da belirtilmektedir. Bu maddede belirtilen süreler içerisinde

teslimat, kurulum, devreye alma, muayene ve kabul işlemlerinin

tamamlanması gerekmektedir. Ürünlerin siparişi/üretilmesi, son

kurulacağı yere teslimatı, kurulumu ve devreye alınması bu

maddede belirtilen süre içerisinde muayene ve kabul işlemlerinden

önce tamamlanmak durumundadır.

Sözleşmenin toplam süresi içerisinde olsa bile teslimat, kurulum ve

devreye alma işlemleri, Özel Koşullar Madde 19’da belirtilen süre

içerisinde Yüklenici’den kaynaklanan sebeplerden ötürü yapılmadığı

veya geciktiği takdirde, Genel Koşullar Madde 21’de yer alan

Gecikme ve Ceza ile ilgili Sözleşme Makamı inisiyatif alma hakkına

sahiptir.

Aksi

belirtilmedikçe, Uygulama süresinin

başlangıcı sözleşme

imza tarihi olarak

belirlenmez.

İhale üzerinde kalan istekliye, sözleşmeye davet yazısı gönderildiği tarihten itibaren

90 gün içerisinde uygulama süresinin başlatılması gerekmektedir.

Uygulamanın

toplam süresi

ürünlerin son teslim

tarihini göstermez.

Uygulama süresi takvim günü üzerinden hesaplanır.

Toplam Uygulama Süresi (Özel Koşullar Madde 19’da belirtilen toplam süre)

Sözleşme

İmzalanması

Uygulama

Süresi

Başlangıcı

İdari Talimat Düzenlenmesi

İş Planı’nın sunulması

Başlangıç Toplantısı

İş Planı, teslimat ve tedarik edilecek olan

ürünler ile ilgili gerekli bilgilendirmeler

Yüklenicilerin Genel Koşullar Madde 8’e göre

bilgilendirilmesi

(Vergi Muafiyeti, Gümrük İşlemleri, Sözleşme

Uygulama Rehberi..vb. dokümanların

paylaşılması ve tarafların bir araya gelmesi)

KDV Muafiyeti için gerekli Bilgi Formunun

Doldurulması ve İmzalanması

Teslimat için

İdari Onay alınması

Teslimatın gerçekleşmesi

Şartnamenin Gözden Geçirilmesi ve

Tedarik Edilecek Olan Ürünlerin

Teslimat Öncesinde Uygunluğunun

Teyit Edilmesi

İhale aşamasında teklif edilen ürünlerin

piyasada halen tedarik edilebilirliğinin

kontrolünün yapılması

İthal edilecek olan Ürünlere ilişkin

Formun Doldurulması

ve

KDV İstisna Sertifikası ile ilgili

başvuruların tamamlanması

Yüklenici tarafından “Yer Görme”

Çalışmasının Yapılması

Teslimat için Hazırlık Yapılması

Yapılacak olan yer görme çalışmasına

göre Yararlanıcı ve Yüklenicinin

teslimat için gerekli hazırlıkları

gerçekleştirmesi

Teslimat ve Kurulum için

gerekli yardımcı

ekipman ve personelin

Yüklenici tarafından

ayarlanması

Ürünlerin son teslim

noktalarına

Sözleşmede belirtilen

teslimat ve taşıma

kurallarına göre ulaştırılması

Kurulum ve

Devreye Alma

İşlemlerinin Tamamlanması

Muayene ve

Kabul

İşlemlerinin Tamamlanması

Muayene ve Kabul

Tutanağının Düzenlenmesi

Teklif edilen ürünlerin

marka/model ve şartname

uygunluğunun komisyon

tarafından Yüklenicinin

katılımı ile kontrol edilmesi

Gerekli ürün testlerinin

yapılması

Ürünlere ilişkin belgelerin ve

varsa lisansların sunulması

Birden fazla teslim yeri olan

sözleşmelerde, ilgili

tutanakların tüm teslim

yerlerinden toplanması

Eğitimlerin Tamamlanması

Sözleşmede varsa öngörülen

kullanıcı eğitimlerinin Muayene

ve Kabul aşamasından önce

verilmesi

Geçici Kabul İşlemleri

Geçici Kabul

Başvurusu

Muayene ve

Kabul

Tutanaklarının

ve kabul için

gereken

belgelerin

sunulması1

Sözleşme

Makamı

tarafından

kabul

çalışmalarının

yapılması

Özel Koşullar’da belirtilen

azami süre içerisinde İş

Planı’nın sunulması

Özel Koşullar’da belirtilen azami süre içerisinde

Teslimat, Kurulum ve Devreye Alma işlemlerinin tamamlanması

Özel Koşullar’da belirtilen azami süre içerisinde

Ürün Testlerinin, Muayene ve Kabul İşlemlerinin ve Geçici Kabul İşlemlerinin tamamlanması

ÖRNEK ZAMAN ÇİZELGESİ

SÖZLEŞME İMZALANMA TARİHİNDEN GEÇİCİ KABULE KADAR OLAN ÖNEMLİ SÜREÇLERİ VE ZAMAN ARALIKLARINI GÖSTERMEKTEDİR.

8

1 Geçici Kabul çalışmaları sırasından Yüklenici ve Faydalanıcı’nın sunması gereken belgeler ile ilgili detaylar

bu rehberin “Geçici Kabul İşlemleri” adlı bölümünde belirtilmektedir.

9

BÖLÜM-II

UYGULAMA AŞAMASI BAŞLANGICI

İş Planı’nın Yüklenici Tarafından Sunulması

Uygulama sürecinin Sözleşme Makamı tarafından düzenlenecek

İdari Talimat ile başlamasını takiben, aksi belirtilmedikçe, Özel

Koşullar Madde 13’e göre Yüklenici, İş Planı’nı Sözleşme Makamı ve

Faydalanıcı’nın onayına sunmalıdır.

Bu planın Madde 13.2’de bahsi geçen süre içerisinde sunulması

gerekmektedir. İş Planı’nın kapsamı ve içermesi gereken bilgiler ise

Genel ve Özel Koşullar Madde 13.1 de tanımlanmaktadır.

İş Planı Yüklenici tarafından sunulduktan sonra, Faydalanıcı’nın planı

değerlendirmesi ve görüş bildirmesi beklenmektedir. Bu İş Planı’na

göre Faydalanıcı, teslimat yerlerini (altyapı, tadilat, izin vb. gibi

konularda) ekipmanın kurulumuna uygun hale getirmekle

yükümlüdür. Dolayısı ile İş Planı sadece teslimat sürelerini değil,

kurulum ve altyapı ile ilgili gerekli bilgileri de Faydalanıcı’ya

göstermelidir.

Başlangıç Toplantısı Düzenlenmesi

Sözleşmenin genellikle ilk ayında düzenlenen başlangıç toplantısı,

sözleşme taraflarını ve Faydalanıcı kurumu bir araya getirerek,

Sözleşme Makamı adına sözleşmenin yürütülmesinden sorumlu

Sözleşme Yöneticisi’nin, Yüklenici ve Faydalanıcı yetkili temsilcilerinin

birbirlerini tanımasına ve iş planı ile sözleşmenin idari ve teknik

kısımlarının gözden geçirilmesine olanak tanır.

Sözleşme, Türkiye’de ve yerel mevzuatı kapsayacak şekilde

yürütüleceğinden, uygulama süresinin başlangıç aşamasında

düzenlenecek bir toplantı ile yabancı uyruklu Yüklenici’lere

uygulama ile ilgili detaylı bilgi, Genel Koşullar Madde 8 kapsamında,

Sözleşme Makamı tarafından verilir. Yüklenici’nin de Sözleşme

İş Planı’nın doğru

ve detaylı bir şekilde

hazırlanması

yapılacak olan işlerin

Sözleşme Makamı

tarafından etkili bir

şekilde yürütülmesine

ve takibine olanak

tanır.

Uygulama süresince

Yüklenici’nin İş

Planı’nı gerekli

hallerde

güncellenmesi ve

tarafları

bilgilendirmesi de

ayrıca tavsiye

edilmektedir.

İş Planı’nda kurulum sonrası kabulü ilgilendiren eğitim...vb. faaliyetlerden de

bahsedilmesi, Faydalanıcı’nın uygulama ve personel planlaması için önem arz

etmektedir.

10

BÖLÜM-II

Makamı’na ve Faydalanıcı’ya varsa yerel irtibatı sağlayacak kişi

veya kişilerin bilgilerini sunması ayrıca tavsiye edilmektedir.

Özel Koşullar Madde 6’nın izin verdiği durumlarda, Yüklenici eğer

sözleşmenin herhangi bir aşamasında bir alt-yüklenici kullanacaksa

bununla ilgili bilginin de Sözleşme Makamına gerekli idari kontrollerin

yapılabilmesi ve izinlerin verilebilmesi için sunulması gerekmektedir.

Başlangıç Toplantısı aynı zamanda vergi istisnası ve gümrük işlemleri

ile ilgili konularda Yüklenici’nin bilgilendirilmesine ve varsa bu

konularla ilgili soruların cevaplanmasına olanak tanır. Sözleşme

Makamı, Genel Koşullar Madde 8’de belirtildiği gibi Yüklenici’ye bu

mevzuatla ilgili bilgilendirmeyi yapar ve ilgili bağlantı bilgilerini ve

rehberleri paylaşır.

Sözleşme Makamı, Yüklenicinin KDV İstisna Sertifikasını alabilmesi için

Yüklenici tarafından doldurulması gereken “KDV İstisnası Bilgi

Formu”nu da Yüklenici ile paylaşır.

Uygulama sürecinde kullanılacak olan benzer formların şablonları ve

formlar hakkında detaylı bilgiler bu rehberin “EKLER” bölümünde

verilmektedir.

Teknik Şartnamenin ve Teknik Teklifin Gözden Geçirilmesi

Teknik Şartnamenin ve Yüklenici’nin ihale aşamasında vermiş olduğu

cevapların (Annex II-III Technical Specifications) uygulama süresinin

başında Faydalanıcı tarafından gözden geçirilmesi gerekmektedir.

İhale aşaması ile sözleşme imzalanması arasında geçen sürede teklif

edilen ürünlerin tedarik edilebilirliği, menşe şartları ve teknik kriterler

konusunda oluşabilecek ihtilaflı hallerin varsa tespit edilmesi ve

Sözleşme Makamı'na bildirilmesi gerekmektedir. Bu kontrollerin

geciktirilerek ürünlerin teslimat aşamasında veya hemen öncesinde

yapılması, ortaya çıkabilecek sorunların ve uyuşmazlıkların geç ve

daha uzun sürelerde çözülmesine ve teslimatın aksamasına yol

açacaktır. Bu kapsamda sözleşmenin mümkünse ilk ayında

aşağıdaki kontrollerin taraflarca yapılması uygulama sürecinin

aksamadan sürdürülebilmesi için oldukça önemlidir:

Teknik Şartnamede

eğer belirtilmemişse

ve Faydalanıcı’nın

sipariş aşamasında

inisiyatifine bırakılan

kısımlar varsa (örn.

ürünlerin renkleri,

beraberinde

gelebilecek

opsiyonel ekipmanlar

ve/veya sipariş

aşamasında son

kullanıma bağlı

olarak üretime

girecek parçalar) bu

kısımlar ile ilgili

taraflar mutabakata

varmalıdır.

11

BÖLÜM-II

1-Teknik Şartname'nin Faydalanıcı tarafından gözden geçirilmesi:

İhale hazırlık süreci ve sözleşme uygulama sürecinde yer alacak olan

Faydalanıcı temsilcileri farklı olabilir. Eğer bu kişiler arasında farklılık

varsa, ihale hazırlık sürecinde elde edilen bilgilerin, değerlendirme

aşamasında oluşturulan raporun ve pazar araştırmasının uygulama

sürecinde yer alacak olan Faydalanıcı temsilcilerine aktarılması

önem arz etmektedir. Ayrıca ihale aşaması ile sözleşme imzalanması

arasında geçen sürenin genellikle uzun olması sebebi ile de bu

kontrollerin yapılması, Faydalanıcı'nın şartnameye hâkimiyetini

arttıracaktır.

2-Yüklenici tarafından Finansal Teklif'te yer alan ürünlerin

(marka/model) menşe ve piyasada tedarik edilebilirliğinin

kontrolünün yapılması:

İhale aşaması ile sözleşme imzalanması arasında geçen sürede

Yüklenici'nin ihale aşamasında teklif etmiş olduğu bazı ürünler,

piyasada artık tedarik edilemiyor ve/veya raf ömrünü tamamlamış

olabilir. Bununla ilgili olarak Faydalanıcı ve Sözleşme Makamı acilen

bilgilendirilmeli ve gerekli kontroller yapıldıktan sonra ürün değişikliği

talebinde bulunulmalıdır (Bu konuda daha detaylı bilgi için bu

rehberde yer alan “Ürün Değişikliği” bölümüne bakınız).

Nitekim sipariş aşamasından önce bu kontrolleri yapmak, uygulama

sürecinde yaşanabilecek gecikmeleri önleyecektir.

Örneğin, gümrük işlemleri için gerekli olan "İthal Edilecek Mallar

Listesi", eğer bu kontroller yapılmadan düzenlenirse ve daha

sonradan bazı ürünlerin tedarik edilemeyecek durumda olması

tespit edilirse ve/veya Faydalanıcı tarafından adetlerde değişikliğe

gidilirse, tekrardan bu gibi belgelerin güncellenmesi gerekecektir. Bu

da ithalatta gecikmelere yol açacaktır. Ayrıca Faydalanıcının da

teslimattan sonra ürün adetlerinde artırım veya azaltım yapması,

Yüklenici'nin tekrardan sipariş işlemlerini gerçekleştirmesi ve buna

mukabil uzatma talebi istemesine yol açacaktır.

3-Yüklenici tarafından yer görme çalışmalarının yapılması:

Yüklenici teslimatın ve kurulumun yapılacağı yeri önceden

görmelidir. Genel Koşullar Madde 15.1 (d) ve (e) maddeleri

kapsamında, eğer kurulum esnasında yardımcı ekipmanlara ihtiyaç

duyulacaksa (örn. forklift, transpalet, fazladan personel...vb.)

bunların da önceden tespit edilmesi ve Faydalanıcı ile ortak bir

yerleşim planı yapılması teslimattan sonra kurulum sürecini

hızlandıracaktır. Kurulum yapılacak olan yerin altyapısının da gözden

12

BÖLÜM-II

geçirilmesi, Teknik Şartnamede belirtilmeyen ancak ürünlerin

çalışması veya devreye alınmasında gerekli ekipmanların önceden

tedarik edilmesine olanak tanır (örn. kompresör, kablolama...vb.

bağlantılar). Yapılacak olan bu ziyaret ayrıca teslim edilecek

malların kurulması aşamasında ortaya çıkabilecek risk ve sorunların

da önceden değerlendirilmesinde ve gerekli önlemlerin taraflarca

alınmasında fayda sağlayacaktır.

Ürün Değişikliği

Yüklenici tarafından Finansal Teklif'te yer alan ürünlerin

(marka/model) menşe ve piyasada tedarik edilebilirliğinin

kontrolünün yapılmasının ardından, aşağıda yer alan şartlardan biri

veya bir kaçı ile karşılaşıldığında Yüklenici, Genel Koşullar Madde

22’de belirtilen şartlar çerçevesinde ürün değişikliği talebinde

bulunabilir:

1- Üreticinin ilgili marka/modeli artık üretmemesi ve ürünün

piyasada tedarik edilememesi: Yüklenici, üreticiden ilgili

ürünün üretilmediğine dair kanıtlayıcı bir yazı getirmek kaydı ile

ürün değişikliği talebinde bulunabilir. Ayrıca bu ürünün, üretimi

dursa bile piyasada mevcut envanterlerden tedarik edilip

edilemeyeceğine de bakılması gerekmektedir.

2- Üreticinin menşe şartlarını yerine getirememesi: Piyasada

tedarik edilebilmesine rağmen, üretim yerinde meydana

gelen değişikliklerden ötürü Genel ve Özel Koşullar Madde

10’da istenilen menşe şartının üretici tarafından

sağlanamaması sebebi ile gene üreticiden alınacak olan ve

bu durumu kanıtlayıcı bir yazı ile Yüklenici ürün değişikliği

talebinde bulunabilir.

3- Diğer: Genel Koşullar Madde 22 kapsamında Sözleşme

Makamı tarafından talep edilen ürün değişiklikleri bu

kapsamdadır.

13

BÖLÜM-II

Ürün Değişikliği Talebi

Yüklenici tarafından talep edilen ve sözleşme kapsamında yapılması

uygun bulunan ürün değişikleri (marka, model vb.) Genel Koşullar

Madde 22 kapsamında Sözleşme Makamı’nın onayı ve

düzenlenecek İdari Talimat ile gerçekleştirilir.

Ancak Yüklenici’nin ihale aşamasında teklif etmiş olduğu

marka/modellerin uygulama aşamasında bu bölümde belirtilen

şartlar haricinde muadilleri ile değiştirilmesi uygun bulunmamaktadır.

Nitekim, zeyilname ile sözleşme şartlarında meydana gelebilecek

değişikliklerin geriye dönük olarak ihale sürecinde haksız rekabet

yaratabilecek koşullar olmaması gerekir.

Ürün değişikliği talebi, ilgili ürünün sözleşmeden çıkartılması, başka bir

ürün tipi ile değiştirilmesi (örneğin duvar tipi klima yerine salon tipi

klima önerilmesi) veya yerine sözleşmede mevcut bulunan başka

ürünlerin adetleri artırılarak verilmesi anlamına gelmez. Bu tip

değişiklikler sözleşmede zeyilnameye gidilmesine ve bütçe

değişikliğine yol açacağından Sözleşme Makamı ve AB

Delegasyonu tarafından kabul edilmemektedir.

Aynı zamanda gerek Yüklenici, gerekse Faydalanıcı tarafından

herhangi bir gerekçe olmaksızın sunulan değişiklik talepleri Sözleşme

Makamı tarafından reddedilmektedir.

Ürün değişikliklerinde, birim fiyat olarak sözleşme bütçesinde bir

farklılık meydana gelmez. Yüklenici’nin finansal teklifininde aynı

ürün kalemi için sunmuş olduğu birim fiyat üzerinden değiştireceği

yeni marka/modeli tedarik etmesi gerekmektedir.

Ürün değişikliğinin gerçekleşebilmesi için Yüklenici’nin aşağıdaki

şartları sağlaması gerekmektedir:

1- Teklif edilecek yeni ürünün Genel ve Özel Koşullar Madde

10’da belirtilen menşe şartını sağlaması gerekmektedir.

2- Teklif edilecek yeni ürünün Teknik Şartname’ye uygun olması

gerekmektedir.

3- Teklif edilecek yeni ürünün, ihale aşamasında teklif edilen bir

önceki ürünün teknik teklifte belirtilen minimum değerlerine

uyması veya daha iyi olması gerekmektedir.

Teklif edilecek yeni

ürünün sadece teknik

şartnameye

uygunluğuna değil,

en az ihale

aşamasında önerilen

modelin teknik

özelliklerini sağlayıp

sağlamadığına da

bakılmaktadır. Örn.

şartname “minimum

100 mm” olarak

geçiyorsa ve ihale

aşamasında

“120mm” teklif

verilmişse, ürün

değişikliği talebinde

de aynı ürün için artık

minimum 120mm

üzerinden uygunluk

değerlendirilmesi

yapılır.

14

BÖLÜM-II

Faydalanıcı, yeni önerilen ürünü yukarıda belirtilen kriterler

doğrultusunda inceleyip Sözleşme Makamı’na görüşlerini bildirmekle

yükümlüdür.

Ürün Adetlerindeki Değişiklikler

Genel Koşullar Madde 22 kapsamında Faydalanıcı kurum, ancak

doğru bir gerekçelendirme ile Sözleşme Makamı’na ürün adetleri ile

ilgili artırım veya azaltım talebinde bulunabilir. Ürün adetlerindeki

değişim, ürün marka/model değişikliklerinden farklılık göstermektedir

ve Yüklenici tarafından önerilemez. Ürün adetlerindeki değişiklikler

sözleşmede belirtilen marka/modeller üzerinden yapılmaktadır.

Sözleşmeye yeni bir ürünün eklenmesi veya tanımlanması mümkün

değildir.

Yüklenici’nin finansal teklifinde yer alan adetler üzerinden azaltma

veya artırma gerçekleştirilebilir. Artırım ve azaltımlar hesaplanırken

daima Yüklenici’nin finansal teklifindeki ilgili ürünlerin birim fiyatı

temel alınır. Yüklenici tarafından artırım veya azaltımlara ilişkin yeni

bir fiyatlandırma yapılamaz.

Ürün adetlerinde değişiklik yapılması konusunda aşağıdaki konulara

dikkat edilmesi gerekmektedir:

1. Faydalanıcı tarafından yapılacak olan ürün adetlerindeki

artırım veya azaltım talepleri ancak gerekçelendirilmesi doğru

ve Operasyon Tanımlama Belgesi’nde (OTB) geçen hedefleri

destekleyici niteklikte olduğu sürece kabul edilebilir. Bu

talepler Sözleşme Makamı ve AB Delegasyonu tarafından

incelenir.

2. Faydalanıcı’ların gerekçelendirmesi yeterli olmayan, kendi

ihtiyaçları için öngördüğü veya sözleşme imzalandıktan sonra

OTB’de mal alımı için belirlenen bütçeyi kullanmak maksadı ile

yapacakları talepler geçersizdir.

3. Gerçekleştirilmesi öngörülen artırım ve azaltımlar, Yüklenici’nin

finansal teklifinde belirtilen toplam bütçenin ± %25’i içerisinde

olmalıdır. Aynı zamanda adetlerdeki artırımlarla elde edilen

Ürün değişikliği ile ilgili talebin sözleşmenin başında gerçekleştirilmesi, teslimat

aşamasında bu konu ile ilgili yaşanabilecek aksaklıkların önüne geçilmesinde fayda

sağlayacaktır.

15

BÖLÜM-II

yeni bütçenin OTB’de tedarik bileşeni için ayrılan toplam

bütçenin içerisinde de olması gerekmektedir.

4. Genel Koşullar Madde 22’de de belirtildiği gibi, OTB ve

sözleşme bütçelerindeki ilgili sınırlamalar gözetilerekten bir

kalemdeki adet değişimi ± %100 olabilir. Bütçe ile ilgili

aşağıdaki örneklerden faydalanılabilir:

i. ÖRNEK 1: OTB dokümanında mal alımı ile ilgili 100.000

EUR bütçe tanımlanmıştır. Sözleşme tutarı ise 90.000

EUR’dur ve birim fiyatı 1.000 EUR olan 90 adet bilgisayar

tedarik edilecektir. Bu kapsamda en fazla 10 adet

bilgisayar daha doğru bir gerekçelendirme yapılmak

kaydı ile uygulama sürecinde Faydalanıcı’nın talebi ile

artırılabilir. (Her ne kadar toplam bütçenin + %25’i

kadar bir artırım hakkı olsa da, OTB’de belirlenen

bütçenin üzerine çıkılamayacağı için buradaki artırım,

bütçenin belirli bir yüzdesi ile sınırlandırılmaktadır).

ii. ÖRNEK 2: OTB dokümanında aynı mal alımı için gene

100.000 EUR bütçe tanımlanmıştır. Ancak aynı sözleşme

tutarı bu sefer 72.000 EUR’dur ve birim fiyatı 800 EUR olan

90 adet bilgisayar tedarik edilecektir. Bu kapsamda en

fazla 22 adet bilgisayar daha doğru bir

gerekçelendirme yapılmak kaydı ile uygulama

sürecinde Faydalanıcı’nın talebi ile artırılabilir. (Toplam

bütçenin %25’i 18.000 EUR’dur ve bu bütçe ile en fazla

22 bilgisayar alınabilmektedir. Artırım ile yeni bütçe

90.000 EUR’dur ve OTB’de tanımlanan 100.000 EUR’nun

içerisindedir.

5. Artırm veya azaltımlarda meydana gelecek bütçe

değişiklikleri sözleşme eklerinde zeyilname yapılması

gerekliliğini ortaya çıkartır. Toplam bütçede değişikliğe sebep

vermeyecek artırım veya azaltımlar ise Sözleşme Makamı

tarafından İdari Talimat ile yapılabilmektedir.

Artırım veya azaltım talebinin Sözleşme Makamı tarafından

onaylanması ile Yüklenici sipariş ve teslimatı yeni adetler üzerinden

gerçekleştirmek durumundadır. Aynı şekilde Faydalanıcı tarafından

yapılacak olan bu talebin sözleşmenin başında gerçekleştirilmesi,

16

BÖLÜM-II

teslimat aşamasında bu konu ile ilgili yaşanabilecek aksaklıkların

önüne geçilmesinde fayda sağlayacaktır. Gümrük ve vergi ile ilgili

düzenlenecek dokümanlar da yeni adetler üzerinden hazırlanmış

olacaktır.

Vergi İstisnaları ve İlgili Başvuru Süreçleri

IPA Çerçeve Anlaşması’nın 26. maddesinin ilk fıkrasına göre, Avrupa

Birliği desteği ile finanse edilen sözleşmelerin uygulanması sırasında

ortaya çıkabilecek gümrük ve ithalat vergileri ve yükleri ile eş etkiye

sahip vergiler, mali yardımlardan finanse edilmeyecektir. Bununla

birlikte yine IPA Çerçeve Anlaşması’nın 25/1-e ve 26/2-a

maddelerine göre, Yüklenici tarafından Sözleşme kapsamında

yapılan ithalat işlemleri, gümrük veya ithalat vergileri, harçları,

Katma Değer Vergisi (KDV), Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) ve diğer

benzeri vergi ve harçlardan istisnadır. Bu istisna, sadece Sözleşme

kapsamında Yüklenici tarafından tedarik edilen mallar ve/veya

verilen hizmetler ve/veya yapılan işlere ilişkin olarak yapılan ithalata

uygulanacaktır. Bunun için öncelikle, sözleşmenin bütçesine bağlı

olarak ilgili vergi idaresine veya Gelir İdaresi Başkanlığı’na

başvurarak “KDV İstisna Sertifikası”nın alınması gerekmektedir.

KDV İSTİSNA SERTİFİKASININ ALINMASI VE BAŞVURU SÜRECİ

Aşağıda yer alan birinci ve ikinci adımlar sözleşme bütçesine

bakılmaksızın yerli ve yabancı tüm başvuru sahipleri için aynıdır ve

sözleşme başında yüklenici tarafından tamamlanması

gerekmektedir.

1. Adım - Başvuru yapılırken sunulması gereken Sözleşme ve

EK belgelerin hazırlanması:

Sözleşme, Genel Koşullar ve Özel Koşullar’ın onaylı

kopyaları: Yüklenici’nin kurum yetkilisi (sözleşmeyi

imzalamış olan kişi) tarafından her sayfası ‘aslının aynıdır’

şeklinde ibare konularak ve onaylayan kişinin isim ve

Yüklenici’ye sözleşme kapsamında kesilecek olan her fatura, KDV İstisna

Sertifikası’nın geçerlilik tarihi içerisinde olmalıdır.

Uygulama süresinin Sözleşme Makamı tarafından “İdari Talimat” ile uzatılması

neticesinde Yüklenici’nin KDV İstisna Sertifikası’nın süresini de uzatması

gerekmektedir.

Eğer varsa Ürün Marka/Model ve Adet Değişikliği taleplerinin vergi ve gümrük

işlemlerinden önce ve projenin başında tamamlanmasında fayda vardır. Aksi

halde, düzenlenecek belgelerde de tekrardan değişikliğe gidilmesi gerekebilir.

17

BÖLÜM-II

unvanı ile tarih yazılarak imzalanmalıdır. Sözleşmenin

tutarı, işe başlama ve sona erme tarihi, değişiklik yapma

usulleri vb. hususlar sözleşmede yer almayıp eklerinde

yer alıyorsa (Genel ve Özel Koşulların ilgili sayfaları

konabilir); bu ekler de aynı şekilde onaylanarak başvuru

belgeleri arasına eklenmelidir.

İşe başlama tarihini gösteren ilgili belge: Sözleşme

Makamı tarafından düzenlenen İdari Talimat (işe

başlama) yazısı.

Yüklenici’nin, konsorsiyum üyesi olarak Sözleşme’de

ortak olması durumunda; Konsorsiyum lideri ile Sözleşme

Makamı arasında imzalanan sözleşme ve eklerinin,

Konsorsiyum lideri ve ortak arasında imzalanan ortaklık

veya katılım anlaşmasının ve eklerinin, her bir ortağa

sözleşmeden ayrılan bütçe payını gösterir bütçe

tablosunun, “Aslının aynıdır” onaylı örneklerinin de

başvuru belgeleri arasına eklenmesi gereklidir.

2. Adım - “Bilgi Formu”nun eklenmesi:

Sözleşme Makamı tarafından onaylanarak Yüklenici’lere

verilen bu form hem Yüklenici hem de Sözleşme Makamı

yetkilisi tarafından imzalanmış olmalıdır. Bu formda eğer elle

doldurulan bölümler varsa Sözleşme Makamı tarafınca

mutlaka paraflanması ve mühürlenmesi gerekmektedir.

Bu form proje başında gerçekleştirilecek olan bilgilendirme

toplantısında veya sonrasında Sözleşme Makamı tarafından

Yüklenici ile birlikte doldurulacak ve imza altına alınacaktır.

Aşağıda yer alan tabloda, ilk iki adımdan sonra sözleşme

bütçesi ve Yüklenici’nin yasal statüsüne göre takip edilmesi

gereken başvuru süreçleri gösterilmektedir.

Yüklenici Bilgi Formu’nu aldıktan sonra vakit kaybetmeden KDV İstisna

İşlemleri için yasal statüsüne ve sözleşmenin bütçesine göre aşağıda

belirtilen ilgili adımları izlemelidir.

KDV İstisna Sertifikası’nın geç alınmasından kaynaklı gecikmeler,

sözleşmede belirtilen süre uzatım talepleri kapsamında

değerlendirilmeyecektir.

18

BÖLÜM-II

TÜRKİYE’DE YERLEŞİK TÜZEL VE GERÇEK

KİŞİLER İÇİN BAŞVURU SÜRECİ

TÜRKİYE’DE YERLEŞİK

OLMAYAN YABANCI

UYRUKLU TÜZEL VE GERÇEK

KİŞİLER İÇİN BAŞVURU

SÜRECİ

SÖZLEŞME TUTARI 3 (ÜÇ) MİLYON TL VE

ALTINDA OLANLAR (3. ADIM)

T.C vatandaşı olmayan

ve/veya Türkiye’de

ikamet etmeyen gerçek

kişiler ile Türkiye’de işyeri

veya sabit yerleri

olmayan tüzel kişiler

doğrudan sözleşme

bütçesine bakılmaksızın

Gelir İdaresi Başkanlığı’na

(G.İ.B) başvuracaklardır.

Yüklenicinin bulunduğu ilde Vergi

Dairesi Başkanlığı var ise, Vergi

Dairesine, eğer yok ise doğrudan

sözleşme bütçesine bakılmaksızın Gelir

İdaresi Başkanlığı’na başvuracaklardır.

İlgili Vergi Dairesi Başkanlığı'na

Özelge için Dilekçe ile başvurulması

1. Dilekçe

2. Birinci ve İkinci Adımda

hazırlanan belgeler

Belgelerin incelenmesi ve Yüklenici’ye

“Özelge”verilmesi

Yüklenici’nin Özelge ile birlikte bağlı

bulunduğu Vergi Dairesi'ne

başvurması

Vergi Dairesi tarafından KDV İstisna

Sertifikasını düzenlenmesi

SÖZLEŞME TUTARI 3 (ÜÇ) MİLYON TL’DEN FAZLA OLANLAR ve/veya

TÜRKİYE’DE YERLEŞİK OLMAYAN YABANCI UYRUKLU TÜZEL VE GERÇEK

KİŞİLER ve/veya YÜKLENİCİNİN BAĞLI BULUNDUĞU İLDE VERGİ DAİRESİ

BAŞKANLIĞI BULUNMAYANLAR (3. ADIM)

Gelir İdaresi Başkanlığı’na (G.İ.B) Özelge için dilekçe ile

başvurulması

1. Dilekçe

2. Birinci ve İkinci Adımda hazırlanan belgeler

Belgelerin incelenmesi ve Yüklenici’ye “Özelge”verilmesi

KDV İstisna Sertifikasının düzenlenmesi

Vergi istisnası işlemleri ve Dilekçe örnekleri ile ilgili daha detaylı bilgi

için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan “Avrupa Birliği Mali

Yardımları Vergi İstisna Rehberi” ve “1 Sıra No’lu IPA Genel Tebliği”

incelenmelidir. http://www.ipa.gov.tr/Pictures/Doc/be27a56d-9019-443c-8ef7-b1897bf518beabmaliyardim_rehberi.pdf

http://www.gib.gov.tr/fileadmin/mevzuatek/uluslararasi_mevzuat/1_SIRA_NOLU_IPA_GENEL_TEBLIG.html

19

BÖLÜM-II

Türkiye’de yerleşik olmayan yabancı yüklenicilerin, birlikte çalıştıkları

yerleşik bir firma da yoksa, özellikle vergi ve gümrük işlemlerini

zamanında ve sorunsuz olarak tamamlayabilmeleri için bir gümrük

müşavirliği hizmeti almaları gerekmektedir. Sözleşmenin başında

yabancı yüklenici, anlaşmış olduğu ilgili gümrük müşavirliği firmasını ve

bu firmadan yetkilendirilecek (gerçek kişi) gümrük müşavirinin T.C. kimlik

numarasını Sözleşme Makamına bildirmelidir.

Başvurunun Değerlendirilmesi:

Başvuru evrakları elden ya da posta (kurye) yolu ile başvuru

makamına ulaştırılacaktır.

Başvurular, başvuru makamına geliş sırasına göre

değerlendirilecek, sözleşme süresi dolmak üzere olan

başvurulara ait özelgeler yüklenicilere fakslanacaktır.

Sözleşme süresi dolmuş bulunan başvurular için başvuru

makamı, Yüklenici’nin Sözleşme kapsamında yapmış olduğu

KDV’li alımlar nedeniyle yüklendiği KDV’lerin iadesini

alabileceğine ilişkin özelge verecektir.

Başvuru Makamı tarafından kendisine faks ya da posta yolu ile

gönderilen özelge ile birlikte Yükleniciler, özelgede belirtilen

vergi dairesi ya da mal müdürlüğüne başvurarak KDV İstisna

Sertifikalarını alacaklardır.

Vergi idaresi tarafından faydalanıcıya, gerekli belgelerle eksiksiz

olarak müracaat ettiği tarihten itibaren 30 gün içinde KDV İstisna

Sertifikası’nın düzenlenip verilmesi gerekmektedir.

KDV Sertifikasının kullanılması ve vergi idaresine yapılması gerekli

raporlamalar “1 Sıra No’lu Türkiye - Avrupa Birliği Katılım Öncesi

Yardım Aracı (IPA) Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği”nde ayrıntılı

olarak anlatılmaktadır ve aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilir:

http://www.gib.gov.tr/sites/default/files/uluslararasi_mevzuat/1_SIRA

_NOLU_IPA_GENEL_TEBLIGI.pdf

20

BÖLÜM-II

İthalat ve Gümrük İşlemlerinde Vergi İstisnası ve Uygulaması

Sözleşme kapsamında yapılan ithalat işlemleri, gümrük veya ithalat

vergileri, ilgili harçları, Katma Değer Vergisi (KDV), Özel Tüketim

Vergisi (ÖTV) ve diğer benzeri vergi ve harçlardan istisnadır. Bununla

birlikte yapılan ithalatın kredili olması ya da kredi kullanımı söz konusu

olduğunda, bu kredili işlem dolayısıyla bir ek yükümlülük olarak

ithalat sırasında yürürlükte bulunan mevzuat gereğince, Kaynak

Kullanımı Destekleme Fonu (KKDF) kesintisi yapılacaktır. İthalat

işlemleri sırasında ödenmesi gereken KKDF’ler, IPA Çerçeve

Anlaşması kapsamında istisna değildir.

Vergi ve harç istisnası, sadece sözleşme kapsamında tedarik edilen

mallar ve/veya verilen hizmetler ve/veya yapılan işlere ilişkin olarak

yapılan ithalata uygulanacaktır.

Söz konusu istisnadan yararlanabilmek için;

Yüklenici tarafından ithal edilecek mallara ilişkin bilgileri içeren

“İthal Edilecek Mallar Listesi”nin düzenlenmesi,

Düzenlenen bu listedeki malların Sözleşme kapsamında

olduğunun Sözleşme Makamı ve Faydalanıcı’ya onaylatılması,

Bu liste ile birlikte vergi idaresi tarafından kendisine verilen KDV

İstisna Sertifikası’nın örneğinin ilgili Gümrük İdaresine ibraz

edilmesi, gereklidir.

Konuyla ilgili “Gümrük Genel Tebliği”ne aşağıdaki bağlantıdan

ulaşılabilir:

http://mevzuat.basbakanlik.gov.tr/Metin.Aspx?MevzuatKod=9.5.14369&MevzuatIlis

ki=0&sourceXmlSearch=Turkiye

Sözleşme kapsamındaki ithalatın vergisiz gerçekleşebilmesi için ilgili

Gümrük İdaresi tarafından düzenlenecek makbuzda, AT

Sözleşmesine ve IPA Çerçeve Anlaşması’na atıf yapılarak gümrük

veya ithalat vergileri, harçları, KDV, ÖTV ve diğer benzeri vergi ve

harçlar hesaplanmayacak ve Gümrük İdaresi Yüklenici’nin ibraz

etmiş olduğu “İthal Edilecek Mallar Listesi” ile “KDV İstisna

Sertifikası’nın birer örneğini muhafaza edecektir.

IPA Kapsamındaki ithalat işlemleri, gümrük veya ithalat vergileri, harçları,

Katma Değer Vergisi (KDV), Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) ve diğer benzeri

vergi ve harçlardan istisnadır.

Yüklenici eğer

ithalat yapacaksa,

gümrük işlemlerinin

sorunsuz

yürüyebilmesi için,

KDV istisna

Sertifikasını projenin

en başında ve

teslimat aşamasına

geçilmeden alması

çok önemlidir. KDV

İstisna Sertifikası’nın

alınması 30 takvim

gününü bulabilir.

21

BÖLÜM-II

Gümrük İşlemleri ile ilgili Hizmet Alımı

Yüklenici’ye verilen KDV İstisna Sertifikası’nın bir başka gerçek veya

tüzel kişiye devredilmesi mümkün değildir.

Bu nedenle, Yüklenici’nin yapacağı ithalat işlemi sırasında, söz

konusu KDV İstisna Sertifikasını ya doğrudan kendisi ya da kendi

adına iş ve işlemlerde bulunmaya yetkili olan gerçek veya tüzel

kişiler aracılığı (örn. broker firmaları, gümrük müşavirleri...vb.) ile

kullanacaktır. İthalat işlemi sırasında ortaya çıkan KDV, ÖTV ve diğer

benzeri vergi ve harçlara ilişkin istisnadan sadece Yüklenici

yararlanabilecektir. Yüklenici dışında başka gerçek veya tüzel

kişilerin, yapacakları ithalat dolayısıyla söz konusu vergi

istisnalarından yararlanmaları mümkün değildir.

Gümrük işlemlerinin sorunsuz ve gecikmesiz yürüyebilmesi için

Yüklenici tarafından, ürünlerin sevkiyatından ve ithalattan önce

“KDV İstisna Sertifikası”nın alınmış olması ve “İthal Edilecek Mallar

Listesi”nin Faydalanıcı Kuruma onaylatılmış olması gerekmektedir.

Türkiye’de yerleşik olmayan yabancı yüklenicilerin, birlikte çalıştıkları

yerleşik bir firma da yoksa, gümrük müşavirliği hizmeti almaları

gerekmektedir. Sözleşmenin başında yabancı yüklenici, anlaşmış

olduğu ilgili gümrük müşavirliği firmasını ve bu firmadan

yetkilendirilecek (gerçek kişi) gümrük müşavirinin T.C. kimlik

numarasını Sözleşme Makamına bildirmelidir. Sözleşme Makamı da

yüklenicinin görevlendirmiş olduğu bu gümrük müşavirini resmi bir

yazı ile yetkilendirir. Dolayısıyla yabancı yükleniciler, ürünlerin

sevkiyatından ve ithalattan önce gümrük işlemleri için en az

aşağıdaki belgeleri elde etmiş olmalıdır:

“KDV İstisna Sertifikası”

Faydalanıcı Kurumca onaylı “İthal Edilecek Mallar Listesi”

Sözleşme Makamının (gerçek kişi) gümrük müşavirini

yetkilendirme yazısı

22

BÖLÜM-II

MENŞE KURALI

AB katkısı ile gerçekleştirilen mal alımı sözleşmeleri kapsamında satın

alınan ve Yüklenici’nin finansal teklifinde sunduğu bütün ürünler

Genel Koşullar Madde 10’da ve PRAG (Pratik Rehber) 2.3.1 de

belirtilen satınalma ve menşe kurallarına uymak zorundadır.

İstenen ekipmanın uygun ülkelerden herhangi birinde üretilmiyor

olması halinde Genel Koşullar Madde 10’da bu ürünlerin hangileri

olduğu belirtilerekten ihale öncesinde “derogation” (istisna)

verilebilmektedir. Derogation verilen ürünlerde menşe kuralı

aranmaz.

Menşe belgeleri genellikle ürünlerin sipariş aşamasında üretici

tarafından düzenlenecek faturaya istinaden, üreticilerin bağlı

bulunduğu Sanayi Odalarından kapasite raporları, üretim

belgeleri…vb. sunularaktan alınabilmektedir. Yükleniciler, Geçici

Kabul öncesinde menşe şartı aranan tüm ürünler için ilgili menşe

belgesinin orijinalini ve/veya noter onaylı kopyasını Sözleşme

Makamı’na ibraz etmek durumundadırlar.

Bu kapsamda, yurt dışında üretilen ürünler için ilgili ülkenin Ticaret

ve/veya Sanayi Odası tarafından düzenlenen Menşe

Şahadetnamesi (Certificate of Origin), Türkiye’de üretilen ürünler için

ise “Türk Malı Belgesi”nin sunulması gerekmektedir.

Menşe kuralı

sadece AB Ülkeleri ve

aday ülkeleri

kapsamaz. “ENI”

“MEDA” gibi değişik

ekonomik alanları da

kapsamaktadır. Örn.

Ürdün, Lübnan gibi

ülkelerde üretilen

mallar da menşe

kuralına (PRAG

Appendix listesinde

aksi belirtilmedikçe)

uymaktadır.

Bir eşyanın “menşe

ülkesi” ile “geldiği

ülke” terimleri farklı

şeyleri ifade

etmektedir. İkisi her

zaman aynı ülke

olmayabilir. Mesela;

Tunus’ta imal edilen

bir eşyayı İsviçre’nin

Türkiye’ye ihraç

etmesi halinde,

eşyanın menşei

Tunus, geldiği ülke ise

İsviçre’dir.

Uygulama sürecinde hiçbir şekilde sözleşmede belirtilen ürünlere ait menşe

kuralları değiştirilmez. (Derogation verilmeyen ürünlere sonradan derogation

verilmesi veya bunun aksinin gerçekleşmesi)

ATR-1 sertifikasında yer alan “Country of Origin” ibaresi menşe

bilgisini göstermez ve kanıt olarak sunulamaz.

Üreticilerin ve Yüklenicilerin kendi beyan yazıları da gene sunulması

gereken belgeler kapsamında menşe ibrazı için geçerli değildir.

Ürünlerin gümrük işlemleri yapılırken bu belgenin aslı daima

Yüklenici’de kalacaktır. Orijinal yahut Noter Onaylı kopya Menşe

Şahadetnamesi ve Türk Malı Belgesi’nin geçici kabul sertifikasının

onaylanması talebi ile birlikte İhale Sözleşme Makamına sunulması

gerekmektedir. Kopya veya “Aslı Gibidir” şeklinde düzenlenen

suretler kabul edilmeyecektir.

23

BÖLÜM-II

Tedarik edilecek malların Türk menşeli olduğunu belirtmek için

kullanılan Yerli Malı Belgesi’nden farklı olarak IPA kapsamı ihalelerde

01 Mayıs 2013 tarihinden itibaren sadece Türk Malı Belgesi

kullanılmaktadır. Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB) tarafından

yayınlanan “TÜRK MALI BELGESİNİN TANZİM ve ONAYINA İLİŞKİN USUL

VE ESASLAR” hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki bağlantıdan

faydalanılabilir:

http://www.tobb.org.tr/DisTicaretMudurlugu/Sayfalar/IPATurkMaliBel

gesi.php

Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) Fonları Kapsamındaki

sözleşmelerde kullanılmak üzere, AB Bakanlığı’nın onayı ile Türkiye

Esnaf ve Sanatkarları Konfederasyonu (TESK) tarafından da verilen

Türk Malı Belgesi geçerlidir. Bu konu ile ilgili yayınlanan genelgeye

aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilir:

http://www.tesk.org.tr/tr/mevzuat/13/genelge_detay.php?id=81

Onaylanan Türk Malı Belgesi, onay tarihinden itibaren 1(bir) yıl

süreyle geçerliliğini korumaktadır. Ancak, Yüklenici’lerin sözleşme

kapsamında teslim edecekleri ürünlere ilişkin, üreticiler tarafından

üretim hattında ortaya çıkabilecek değişiklikler menşe bilgisinin

güncellenmesi gerektirebilir. Dolayısı ile Yüklenici’ler tarafından ibraz

edilen menşe bilgileri güncel olmalı ve her sözleşmede kontrol

edilmelidir.

Türk Malı Belgesi’nin alınması aşamasında Yüklenici ve üreticinin

odaya kayıtlı olması ve belge konusu olacak ürünle ilgili kapasite

raporu...vb. destekleyici dokümanlar ile birlikte başvurunun Yüklenici

tarafından üretici ve/veya bağlı bulunduğu distribütör aracılığı ile

koordineli olarak yapılması gerekmektedir.

Sözleşme

çerçevesinde ürün

değişikliği yapıldığı

takdirde menşe kuralı

geçerlidir ve

değiştirilen bu ürün

için de menşe

belgesi değişiklik

yapılan yeni

marka/model bilgisi

ile birlikte

sunulmalıdır.

Yabancı uyruklu ve Türkiye’de yerleşik olmayan Yüklenici’ler, odanın üyesi olmaması

halinde, Türk Malı Belgesi’nin Tanzim ve Onayına İlişkin Usul ve Esaslar’ın 9. Maddesi

çerçevesinde üyesi olduğu Oda tarafından düzenlenmiş ve düzenleme tarihi üç ayı

geçmeyen Oda Sicil Suretini Türkçe tercümesi ile birlikte ibraz eder.

Yabancı uyruklu Yüklenici’ler lider olarak eğer odaya kayıtlı yerli bir firma ile

konsorsiyum olarak sözleşme imzalamışsa, konsorsiyum lideri odaya kayıtı yerli firmayı

yetkilendirerek belgenin alınmasını sağlayabilir.

Ancak, Türk Malı belgesinin alınamaması durumunda, PRAG kuralları gereği,

sözleşmede belirtilen ürünün “Türk Malı” olduğunu destekleyici dokümanlar

sunulmalıdır. Bu kapsamnda Yüklenici, üretici firmadan, onaya konu eşyanın Gümrük

Yönetmeliği’nin 33 üncü ve 42 inci maddelerindeki hükümler çerçevesinde Türk

menşeli olduğunu kanıtlayan bilgi ve belgeleri ve/veya ürünün menşesini tevsik

edecek tüm diğer belgeleri de temin etmekle ve Sözleşme Makamı’na sunmakla

yükümlüdür.

24

BÖLÜM-II

Sözleşme Makamı uzmanları tarafından belgeler incelenirken,

sözleşmede teklif edilen marka/model bilgileri ile sunulan menşe

belgesinde geçen bilgiler karşılaştırılır. Menşe belgesi üzerinde

sözleşmede geçen ilgili kalemlerin açık tanımları, marka/model

bilgileri ile tanımlayıcı diğer detay bilgiler (miktar, seri numarası vb.),

birebir olarak, sözleşmede ve finansal teklifte belirtildiği şekilde

eksiksiz olarak yer almalıdır. Düzenlenen menşe belgesinde geçen

bilgilerin belirsiz veya sözleşmede geçen ürünlerleri destekler nitelikte

olmadığı tespit edilirse, Sözleşme Makamı tarafından belgenin

Yüklenici tarafından tekrardan düzenlenmesi talep edilir.

Yurtdışından ithal yolla gelen ürünler için düzenlenen menşe

belgeleri fatura ibrazı, paketleme listesi...vb. dokümanlar ile

desteklendiğinde, bu dokümanlarda geçen bilgilerin de sözleşme ile

tutarlı olması gerekmektedir. Menşe belgesinin ekine konabilecek bu

belgelerin de menşe belgesi düzenlemeye yetkili kurumca

tasdiklenmesi şarttır. Bu rehberin EK’ler bölümünde bu konu ile ilgili

daha detaylı açıklamalar örnek menşe belgeleri ile birlikte

verilmektedir.

Menşe belgeleri Sözleşme Makamı tarafından gerekli görülen

hallerde ek belgeler ile desteklenmelidir.

Menşe belgelerinin Geçici Kabul aşamasından önce sunulamaması,

sunulan belgede ibraz edilen menşe bilgisinin Genel Koşullar Madde

10’da belirtilen kurallara uymaması ve/veya belgede tespit edilen

usulsüzlükler gene aynı maddede belirtildiği gibi sözleşmenin feshini

doğurabilir.

25

BÖLÜM-II

GÖRÜNÜRLÜK KURALI

Görünürlük kuralları, projelerin Avrupa Birliği'nin açık desteğine sahip

olduğunu göstermek ve görünürlüğü sağlamak amacıyla

düzenlenmiştir.

Uygulanan bütün mal alımı ve diğer sözleşmelerdeki görünürlük

kuralları, Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu tarafından yayınlanan

“Türkiye’deki Avrupa Komisyonu Projeleri için Görünürlük Rehberi” ile

uyumlu olmalıdır. Rehbere aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilir:

http://avrupa.info.tr/tr/ab-mali-destegi/goeruenuerluek-ilkeleri.html

https://ec.europa.eu/europeaid/communication-and-visibility-

manual-eu-external-actions_en

Ayrıca İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Program Otoritesi tarafından

hazırlanan “Hibe Projeleri Görünürlük Rehberi”nden de

faydalanılabilir:

http://www.ikg.gov.tr/Portals/0/14112016-IKG-

PRO%20Projeler%20için%20Görünürlük%20Rehberi.pdf

Görünürlük etiketleri Özel Koşullar Madde 9’da belirtildiği şekilde

sözleşmeye özel olarak Yüklenici tarafından üretilmelidir. Üretilen bu

etiketler teslim edilecek ürünlerin gözükecek bir yerine yapıştırılmalı

ve sağlam malzemeden olmalıdır. Kağıt...vb. malzemelerden

üretilen etiketler kolayca çıkabilmekte ve yıpranabilmektedir.

Sözleşme kapsamında tedarik edilen ürünler en az 7(yedi) yıl süre ile

muhafaza edileceğinden Yüklenici’lerin bu etiketlerin makul

adetlerde yedeklerini Faydalanıcı’lara vermesi tavsiye edilmektedir.

Tedarik edilecek ürünler birden fazla parçadan meydana gelmişse, örneğin

bilgisayar için, klavye, kasa, monitör..vb, bu parçaların her biri için etiket

yapıştırılması gerekmez. Verilen örnekte etiketler bilgisayarın monitör veya

kasası üzerine, dışarıdan kolayca gözükebilmesi şartı ile yapıştırılabilir. Ayrıca

klavye üzerine de ayrı bir etiket yapıştırılması gerekmez.

Mal alımı

sözleşmelerinde;

Görünürlük

etiketlerinde

Yüklenici’nin logosu

yer alamaz ve

logoların görünürlük

kuralları

çerçevesinde orantılı

boylarda olması

gerekmektedir.

Mal alımı

sözleşmelerinde;

Görünürlük

etiketlerinde

Yüklenici’nin logosu

yer alamaz ve

logoların görünürlük

kuralları

çerçevesinde orantılı

boylarda olması

gerekmektedir.

26

BÖLÜM-III

TESLİMAT ÖNCESİ HAZIRLIKLAR

Yüklenici’nin sorumlulukları

Genel Koşullar Madde 29’da belirtildiği gibi sözleşmenin Geçici

Kabulüne kadar tedarik edilecek ürünler Yüklenici’nin

sorumluluğundadır ve Yüklenici, teslimat aşamasında Genel ve Özel

Koşullar’da belirtilen yönergelere uymak zorundadır.

Sevkiyat ve teslimat aşamalarına geçilmeden önce, aşağıda yer

alan işlemlerin gerçekleştirilmiş olması, bu aşamaların ve kurulumun

daha hızlı ve etkili bir şekilde uygulanmasına olanak tanır.

1- İş Planı’nın sunulması ve taraflarca onaylanması (eğer Özel

Koşullar’da istenmişse)

2- Teknik Şartnamenin Faydalanıcı tarafından gözden

geçirilmesi

3- Teslim edilecek olan ürünlerin tedarik edilebilirliğinin Yüklenici

tarafından piyasada ve üreticilerde kontrollerinin yapılması,

gerekli hallerde ürün değişikliği için onay alınması ve varsa

ürün artırım ve azaltım taleplerinin değerlendirilmesi

4- Vergi İstisna Sertifikasının alınmış olması

5- İthalat yapılacaksa, Faydalanıcı Kurumca onaylanmış “İthal

Edilecek Mallar Listesi”nin onaylanarak ilgili Gümrük birimine

vergi istisna sertifikası ile birlikte bir üst yazı ile iletilmesi

6- Gümrük Müşavirliği hizmeti alınacaksa, bununla ilgili olarak

Sözleşme Makamının (gerçek kişi) gümrük müşavirini

yetkilendirme yazısının da Gümrük İdaresine iletilecek

evraklara eklenmiş olması

7- Teslimat yerlerinin kontrolü ve gerekli görüldüğü hallerde

saha ziyareti yapılması

8- Teslimat adresleri ve iletişim bilgilerinin kontrolü

9- Kurulum aşamasında gerekli görülebilecek ekipman ve iş

gücünün Yüklenici tarafından ayarlanması

10- Gerekli görülürse, kurulum aşamasından önce Faydalanıcı

tarafından yapılması gereken altyapı...vb. işlerle ilgili

bilgilendirilmelerin yapılması

11- Gerekli hallerde ürünlerin yerleşim planının ve çizimlerinin

Genel ve Özel Koşullar Madde 14’e göre sunulması ve onay

alınması

12- Ürünlerle birlikte verilecek olan dokümantasyonun (menşe

belgesi, kullanıcı kılavuzları, garanti belgeleri, standartlar ile

27

BÖLÜM-III

ilgili belgeler, yazılım lisansları, varsa kalibrasyon

belgeleri…vb.) kontrolü

13- Teslimattan önce gerekli sigorta ve nakliye işlemlerinin

tamamlanması

14- Teslim tutanaklarının doğru ve hızlı düzenlenebilmesi için

paketleme listelerinin oluşturulması ve ürünlerin seri

numaralarının bir liste halinde hazırlanması

15- Görünürlük kuralları çerçevesinde uygun etiketlerin Yüklenici

tarafından temini

Faydalanıcı’nın sorumlulukları

Sözleşme dili İngilizce olduğu için tüm tarafların etkin bir yazışma ve

iletişim diline sahip olması özellikle yabancı uyruklu bir Yüklenici’nin

bulunduğu sözleşmelerde oldukça önem arz etmektedir.

Faydalanıcı teslimat yerini kuruluma hazır duruma getirmekle

mükelleftir. Bu kapsamda proje başında Yüklenici tarafından

gerçekleştirilen saha ziyareti ile teslimat yerinde saptanan ve

kurulumu olumsuz yönde etkileyebilecek eksikliklerin giderilmesi

gerekmektedir.

Gerekli görüldüğünde Faydalanıcının teslimat yeri ile ilgili teknik

çizimleri Genel Koşullar Madde 7’de belirtildiği üzere Yüklenici’ye

sağlaması gerekmektedir.

Faydalanıcı aynı zamanda teknik şartnameye vakıf olabilecek ve

konusunda uzman personelini sözleşme süresi boyunca

görevlendirmeli, uygulama süresi içerisindeki incelemeleri (teslimatın

gecikmesinin teknik sorun teşkil edip etmeyeceği, ürün değişikliğinde

talep edilen yeni ürünün teknik şartnameyi sağlayıp sağlamadığı,

yaklaşık maliyetleri vb.) bu teknik personel ile birlikte

değerlendirmelidir.

Yüklenici’nin fiyat teklifine dâhil olan teslimat ve sonrasındaki

hizmetler Genel Koşullar Madde 15’te tanımlanmaktadır.

Özel Koşullar’da aksi belirtilmedikçe Genel Koşullar Madde 16’ya

göre teslimat şartları DDP olarak tanımlanmaktadır.

Bu kapsamda Yüklenici’nin teslimat ve kurulum ile ilgili her türlü

tedbiri önceden alması ve iş planını ayarlaması gerekmektedir.

28

BÖLÜM-III

DDP Kuralı

Özel Koşullar’da aksi belirtilmedikçe Genel Koşullar Madde 16’ya

göre sözleşme kapsamında teslimat şartları “DDP” olarak

tanımlanmaktadır.

DDP yani "Gümrük Vergileri Ödenmiş Olarak Teslim" şeklinde

Yüklenici, Genel Koşullar Madde 29’da belirtilen teslimat ile ilgili

yönergeleri ve paketleme kurallarını uygulayaraktan sözleşme

çerçevesinde tedarik edeceği malları sözleşmede belirtilen teslimat

adresinde, tüm nakliye ve ithalat işlemleri yapılmış olarak ve hazır

bulundurmakla teslimat yükümlülüğünü yerine getirmektedir.

Yüklenici, DDP teslim şeklinde ithalat ve gümrük işlemlerini yerine

getirmek ve oluşan her türlü vergi, harç vs... gideri karşılamak

zorundadır. DDP hakkında daha fazla bilgi almak için aşağıdaki

bağlantıdan faydalanılabilir:

http://www.iccwbo.org/products-and-services/trade-

facilitation/incoterms-2010/the-incoterms-rules/

Yüklenici’nin Sorumlulukları:

Yüklenici sözleşme kapsamında malları tedarik için hazırlar ve

sevkiyatı Sözleşme Makamından alacağı “Teslimat Talimatı

(Delivery Order)” sonrasında başlatır.

Yüklenici ihracat ile ilgili gümrük işlemlerini tamamlar ve oluşan

giderleri karşılar. DDP teslim şeklinde ithalat gümrük işlemlerini

gerçekleştirmek ve her türlü oluşan vergiyi ve hizmet giderlerini

ödemek Yüklenici’nin görevidir. Gümrük işlemlerine konu

sevkiyatlarda gerekli olan faturanın Yüklenici tarafından

Sözleşme Makamı ya da Faydalanıcı Kurum adına

kesilemeyeceği unutulmamalıdır. Özellikle Türkiye’de yerleşik

olmayana yabancı yükleniciler, ilgili belgelerde “alıcı” olarak

Türkiye’de anlaşmış oldukları bir firmayı belirtmelidir.

Yüklenici sözleşmede belirtilen teslimat yerine kadar ürünlerin

taşınması için ayarladığı taşıyıcı ile taşıma sözleşmesi

düzenleyerek, varış noktasına kadar olan navlun bedelini

öder.

Yüklenici Genel Koşullar Madde 12 ve 15 kapsamında nakliye

ile ilgili tüm sigorta giderlerini de karşılamak zorundadır.

29

BÖLÜM-III

Yüklenicinin bir diğer yükümlülüğü de yüklemenin

gerçekleştiğini ve malların belirlenen teslim noktasına doğru

yola çıktığını Faydalanıcı’ya bildirmektir.

Düzenlenen taşıma belgesini ve gerekli diğer belgeleri

Sözleşme Makamı’na sunar.

Faydalanıcı’nın Sorumlulukları:

Faydalanıcı, teslimat yeri ile ilgili doğru ve güncel bilgileri

Yüklenici’ye aktarmak zorundadır. Özellikle hacim olarak fazla

yer kaplayacak ekipmanlar için Genel Koşullar Madde 29.2

kapsamında gerekebilecek özel paketleme kuralları ve

ebatları için Yüklenici’yi bilgilendirmek zorundadır.

Gerekli hallerde Faydalanıcı, teslimatın gecikmemesi için

teslimat aşamasında Sözleşme Makamı ve/veya ilgili Gümrük

İdaresi tarafından talep edilebilecek bilgileri zamanında

sunmalıdır. Bu kapsamda ithalata konu projelerde

Faydalanıcı, Yüklenici tarafından hazırlanan “İthal Edilecek

Mallar Listesi”ni inceleyerek onaylamalıdır.

Teslimat aşamasında faturalandırma:

Genel Koşullar Madde 26’da belirtildiği gibi Yüklenici hiçbir

şekilde sözleşmenin Geçici Kabul aşamasından önce

Sözleşme Makamı ve/veya Faydalanıcı adına herhangi bir

fatura kesemez. İthalat ile ilgili işlemlerde kesilecek faturalar

bu taraflardan herhangi biri adına olamaz.

Genel Koşullar Madde 32’de belirtildiği gibi fatura tarihi

ürünlerin garanti süresini de etkileyeceğinden bu hususa çok

dikkat edilmelidir.

30

BÖLÜM-III

Teslimat Yeri Değişikliği

Tedarik edilecek ürünün Sözleşme’de belirtilen teslimat yerinde

değişiklik yapılması Sözleşme Makamı’nın düzenleyeceği İdari

Talimat ile gerçekleştirilir. Eğer teslimat yerlerinde değişiklik yapılması

gerekiyorsa Faydalanıcı’nın önceden Sözleşme Makamı’nı resmi

olarak bilgilendirmesi gerekmektedir. Sözleşme Makamı’nı

bilgilendirmeden Yüklenici ve Faydalanıcı kendi aralarında

sözleşmede değişikliğe yol açacak hiç bir hususta anlaşamazlar ve

teslimatı gerçekleştiremezler.

TESLİMAT AŞAMASI

Teslimat ile ilgili hazırlıklar tamamlandıktan sonra Yüklenici, Genel

Koşullar Madde 29.4 ve 29.5’te belirtildiği üzere teslimatın başlaması

için Sözleşme Makamı’ndan yazılı onay almalıdır.

Sözleşme Makamı teslimata engel olabilecek herhangi bir teknik

veya idari konunun olup olmadığını kontrol ettikten sonra gerekli

onayı “Teslimat Talimatı (Delivery Order)” şeklinde Yüklenici’ye verir.

Teslim edilecek olan ürünler ile ilgili bütün sorumluluk Geçici Kabul’e

kadar Yüklenici’ye ait olduğu için, teslimattan önce ve teslimat

aşamasında ürünlerin muhafazası ile ilgili sorumluluk da Yüklenici’ye

aittir. Teslimat aşamasında veya öncesinde Sözleşmenin İdari Talimat

ile durdurulması veya uygulama süresinin uzatılması kapsamında da

Yüklenici tedarik edilecek olan ürünleri uygun koşullarda muhafaza

etmekten sorumludur.

Eğer birden fazla yere teslimat yapılacaksa, Yüklenici Sözleşme

Makamı’ndan teslimat için onay almadan önce teslimat planını

sunmalıdır. Teslimat, sözleşmedeki bazı ürünler için kısmi olarak da

yapılabilir.

Yüklenici’den kaynaklanan sebeplerden ötürü teslimatta

yaşanabilecek gecikmeler için uygulama süreci uzatılamaz.

Teslimattan önce ürünlerin uygun bir şekilde paketlenmesi ve

devreye alma aşamasında kurulumlarının düzgün bir şekilde

yapılabilmesi için Yüklenici’nin saha ziyareti yapmasında ve bu

rehberde belirtilen teslimat öncesi hazırlıkları tamamlamış olmasında

büyük fayda vardır.

Sözleşme

Makamı’nın yazılı

İdari Talimatı

olmaksızın yapılan

değişiklikler

hükümsüzdür.

Taraflarca anılan

sözlü kararların

mutlaka yazılı olarak

da teyit edilmesi

gerekmektedir.

Sözleşme

Makamı’nın yazılı

onayı olmaksızın

Yüklenici teslimat

aşamasına

geçemez.

31

BÖLÜM-III

Paketleme

Teslimat aşamasında, tedarik edilecek ürünler Genel ve Özel Koşullar

Madde 29’da belirtilen kurallar çerçevesinde paketlenmelidir.

Ürünlerin sevkiyat sırasında zarar görmemesine, dış etkenlere maruz

kalmamasına, gerekli güvenlik önlemlerinin alınmasına ve ilgili sigorta

işlemlerinin yapılmasına Yüklenici dikkat edilmelidir. Özellikle paketlerin

üzerinde doğru etiketlendirmenin yapılması ve paketleme listelerinin

(packing list) oluşturularak taraflara önceden sunulmasında fayda

vardır.

Uluslararası ticarete konu olan bir yüklemedeki paketlemenin nasıl

yapıldığını, yüklemede toplam kaç kap veya palet ürün olduğunu,

ürünlerin hangi taşıma vasıtası ile taşındığını, yüklemeye ait net ve brüt

ağırlıkların gösterildiği belgeye "Packing List" veya "Çeki Listesi" denir.

Bu liste özellikle ticari fatura veya yabancı fatura (commercial

invoice) ile beraber kullanılmakta ve ticari faturanın sağlayamadığı

bilgileri nakliyecilere, gümrük personeline, ithalatçı firma çalışanlarına

vermektedir.

Diğer bir ifade ile bu listeler, kolinin içinde bulunan ambalaj ve mal

muhteviyatını belirten listelerdir. Yüklenici tarafından doğru

düzenlenen bir paketleme listesi, gümrük işlemleri sırasında gümrük

idaresine, taşımacı firmaya ve kurulum öncesi taraflara sayım,

yükleme ve taşıma açısından kolaylık sağlamaktadır.

Genel Koşullar Madde 29.2 de belirtildiği gibi son kurulum yapılacak

olan yer ile ilgili özel paketleme gereksinimleri (boyut, etiket...vb.)

olabilir. Yüklenici gerekli saha ziyaretini yaptıktan sonra ve/veya

Faydalanıcı ile irtibata geçerek bu bilgileri değerlendirip gerekli paket

ölçülerini belirlemelidir.

Özellikle paketlerin kurulum yapılacak yerdeki geçişlere uygun

olmasına dikkat edilmelidir.

Geçici Kabul belgesinin taraflarca imzalanmasından önce ürünlerin

her türlü sorumluluğu Yüklenicilere aittir. Bu kapsamda nakliyede

veya kurulumda doğabilecek her türlü zararın da Yüklenici

tarafından giderilmesi gerekmektedir.

32

BÖLÜM-III

Teslim Tutanağının Düzenlenmesi

Teslimatın tamamlanmasından sonra, teslim edilen ürünlere ait detaylı

bir liste oluşturulmalıdır (örn. ürünlerin seri numaraları, adetleri, niteliği,

beraberinde teslim edilen diğer parçaların listesi...vb.). Yüklenici ve

Faydalanıcı arasında bu liste ile birlikte, teslim tarihlerini gösteren bir

teslim tutanağı da düzenlenmelidir. Talep edildiği takdirde

Faydalanıcı, tutanağı Sözleşme Makamı’na iletmekle yükümlüdür.

Sözleşmede birden fazla teslim yeri varsa, her bir teslim yeri için ayrı

tutanakların düzenlenmesi gerekmektedir.

Özel Koşullar Madde 19’da, sözleşme uygulama süresi içerisinde

teslimat için ayrıca belirtilen bir gün sınırlaması varsa, Yüklenici’nin

Genel Koşullar Madde 21’de belirtilen cezai yaptırımlara girmemesi

için bu süre içerisinde tüm teslimatı tamamlaması ve ilgili tutanakları

düzenlemesi gerekmektedir.

KURULUM VE DEVREYE ALMA

Kurulum ve devreye alma, özellikle teslim edildiği hali ile kullanıma

hazır olmayan, kurulum, devreye alma ve montaj gerektiren ve/veya

şartnamede belirtildiği üzere Faydalanıcı’nın kullanım için gerek

gördüğü ayarların yapılması için Yüklenici tarafından teslimattan

sonra uygulanması gereken bir süreçtir. Genel Koşullar Madde 15’te

belirtildiği gibi Yüklenici teslim ettiği ürünleri çalışır ve kullanıma hazır

vaziyete getirmekle ve bu işlemleri yapabilmek için gerekli tüm

malzeme, doküman ve işgücünü de tedarik etmekle yükümlüdür. Bu

işlerle ilgili maliyetler ve hizmetler ürünlerin Yüklenici tarafından teklif

edilen birim fiyatlarına dâhildir.

Teslimatın tamamlanması, teslim edilen ürünlerin Faydalanıcı

tarafından kabul edildiği veya teknik şartnamede belirtilen tüm

kriterlere uyduğu anlamına gelmez.

Teslimatın tamamlanması ile kabul aşaması başlamaz. Geçici Kabul

Süreci ancak, devreye alma, muayene ve test işlemleri bittikten

sonra başlatılabilir.

Genel ve Özel

Koşullar Madde

15’te ve/veya Teknik

Şartnamede ayrıca

belirtilen ve ürünlerle

beraber tedarik ve

teslim edilmesi

gereken her türlü

kullanım kılavuzu,

sertifika, lisans...vb

dokümanın da

teslimat aşamasında

sunulması

gerekmektedir.

Bu dokümanların

eksik sunulması,

teslimat aşamasının

tamamlanmamasına

sebebiyet verebilir.

33

BÖLÜM-III

Tarafların Teslimat ve Kurulum Aşamasındaki Sorumlulukları

Özellikle ürünlerin teslimat için sözleşmede belirtilen teslim yerlerine

ulaştırılmasından sonra, Faydalanıcı tarafından kullanılacağı nihai

yerde kurulumlarının ve devreye alma işlemlerinin Yüklenici tarafından

tamamlanması gerekmektedir. Aynı şekilde bu kurulum esnasında

gerekli görülen işlerin işçilik kalitesinin de kabul şartlarını etkileyecek

standartlarda olmaması gerekir.

Muayene ve Test işlemlerinden bağımsız olarak, teslimat ve kurulum

aşamasında, Faydalanıcı ve Sözleşme Makamı’nın Genel Koşullar

Madde 30 çerçevesinde yapacağı doğrulama çalışmaları sırasında

tespit edilen kurulumdaki hatalardan ve/veya kalitesiz işçilikten

Yüklenici sorumludur ve bunları ivedilikle gidermelidir.

Sözleşmede teslim edilmesi gereken ürünler arasında yazılımlar varsa

bunların da Faydalanıcı’nın talep ettiği ortamlara kurulması ve çalışır

vaziyette gerekli ayarları yapılaraktan lisansları ile birlikte teslim

edilmesi gerekmektedir.

Kurulum ve devreye alma aşamasında, ürünlerin ilgili üretici veya

distribütörleri, kurulumu gerçekleştirmek istediklerinde Faydalanıcı’nın

altyapısında olabilecek eksikliklerin önceden tespit edilmesi ve saha

ziyareti yapılarak gerekli hallerde altyapının uygun hale getirilmesi çok

önemlidir. Aksi halde sözleşmede ve/veya teslimatta yaşanabilecek

gecikmelerden Yüklenici sorumlu olabilir.

Ancak Yüklenici’nin uyarı ve önerilerine rağmen teslim noktalarının

Faydalanıcı tarafından kurulum ve devreye alma işlemleri için hazır

hale getirilememesinden doğan gecikmeler Yüklenici’nin

sorumluluğunda değildir. Bu kapsamda sözleşmenin vaktinde

tamamlanabilmesi ve uygulama planına uyulabilmesi açısından

tarafların işbirliği içerisinde olması ve yaşanabilecek aksaklıkları

mümkünse teslimattan önce gidermeleri gerekmektedir.

Genellikle birden fazla yerde olan teslimatlar için Faydalanıcı’nın

gerekli personelini bu teslim noktalarda önceden hazır bulundurması,

sözleşme ve teslim edilecek ürünler hakkında doğru bilgilendirmeyi

yapması ve Yüklenici’ye kurulum esnasında gerekli idari kolaylığı

sağlaması gerekmektedir.

Teslim edilen ürünlerin kurulum ve devreye alma işlemlerinin

tamamlanması, teslim edilen ürünlerin Faydalanıcı tarafından kabul

edildiği veya teknik şartnamede belirtilen tüm kriterlere uyulduğu

anlamına gelmez.

Teslim edilen ürünlerin kurulum ve devreye alma işlemlerinin

34

BÖLÜM-III

Kurulum ve devreye alma aşamasında teslim edilen ürünlerle ilgili

şartnameden bağımsız olarak ve teslimat aşamasında gözden kaçan

ve üretimden doğan hatalar tespit edildiği takdirde, Sözleşme

Makamı da bilgilendirilerek bu ürünlerin Yüklenici tarafından

değiştirilmesi ve tekrar tedarik edilmesi gerekmektedir. Değişen

ürünlere ilişkin teslim tutanağının ve ilgili eklerinin de tekrardan

güncellenmesi gerekmektedir.

EĞİTİMLER

Yüklenici tarafından son noktalarına teslim edilen ürünlerin kurulum ve

devreye alma işlemleri tamamlandıktan sonra sözleşmede belirtilen

eğitimlerin Yüklenici tarafından Faydalanıcı personeline verilmesi

gerekmektedir. Bu eğitimler ile ilgili istenen minimum kriterler

(gün/saat bilgisi, eğitimin niteliği, dili ve nerede yapılacağı) teknik

şartnamede belirtilmektedir.

Eğitim aşamasına gelinmeden önce Yüklenici eğitim planını taraflara

sunarak gerekli hazırlıkların önceden tamamlanmasını sağlamalıdır.

Faydalanıcı da sunulan bu plan neticesinde gerekli personelini

önceden görevlendirmeli, eğitime katılımlarını sağlamalıdır.

Eğer teknik şartnamede detaylı bir biçimde tarif edilmemişse,

eğitimler asgari olarak sözleşmede teslim edilen ürünlerin kullanımı,

bakımı, ayarlarının yapılmasını kapsamaktadır.

Genel Koşullar Madde 15 (h)’de belirtildiği gibi eğitimlerin tüm

maliyeti Yüklenici’nin fiyat teklifine dâhildir. Teslim edilecek olan

ürünlere mahsus, eğer Özel Koşullar’da belirtilmişse, eğitimler

Faydalanıcı’nın talebi doğrultusunda üretim yerinde veya benzer bir

lokasyonda gerçekleştirilebilir.

Eğitimler

tamamlanmadan

kabul işlemleri

başlamayacağı için,

eğitim planlamasının

önceden koordineli

bir şekilde taraflarca

yapılması

sözleşmede belirtilen

sürelerde işlerin

bitirilmesi için önem

arz etmektedir.

35

BÖLÜM-III

Ayrıca Genel Koşullar Madde 14.7 kapsamında Yüklenicinin, teslim

ettiği ürünlere ilişkin kullanım ve bakımla ilgili kılavuzları da eğitimden

önce Faydalanıcıya sunması gerekmektedir. Bu kılavuzların, Özel

Koşullar Madde 14’te belirtilmişse, Türkçe dilini desteklemesi, eğer

mümkün değilse Yüklenici tarafından pratik bir rehber haline

getirilerek temel bilgileri içerecek şekilde hazırlanması gerekmektedir.

Bazı ekipmanların eğitimlerinin kurulum ve devreye alma aşamasında

yapılmasında fayda vardır (örn. endüstriyel makinalar, özel

konfigürasyon gerektiren yazılım ve bilgi işlem ürünleri...vb.). Nitekim

son kullanıcı olan teknik personelin ürünlerin kurulum ve devreye alma

işlemlerini detaylıca öğrenmesi gerekebilir. Bu tip özel durumlarda

Sözleşme Makamı da bilgilendirilerek, eğitimler kurulum ve devreye

alma aşaması ile birlikte eş güdümlü yapılabilir.

Yapılacak olan eğitimler ile ilgili tutanakların, katılımcı bilgilerinin ve

mümkünse resimlerin Yüklenici tarafından düzenlenmesi ve bir sonraki

aşamada hazırlanacak olan “Muayene ve Kabul Tutanağı”nın ekine

konması gerekmektedir. Birden fazla teslim adresi olduğunda,

eğitimlerin de farklı teslim noktalarında gerçekleştirilmesi gerekebilir.

Teslim edilen ürünlerin ve sağlayacakları faydaların sürdürülebilir

olması açısından eğitimlerin uygun kişiler tarafından verilmesi ve

Faydalanıcı tarafından da ileriye dönük bu ekipmanları kullanacak

kişiler tarafından eğitimlerin alınması oldukça önem arz etmektedir.

Nitekim Sözleşme Makamı da Geçici Kabul çalışmaları sırasında

gerçekleştireceği saha ziyaretinde eğitim alan kişilere yönelik

sorgulama yapabilir.

Eğitimler tamamlanmadan muayene ve test işlemlerine geçilmesi

desteklenmemektedir. Zira eğitim almadan teslim edilen ürünlere

ilişkin testler yapmak bu ürünlerde oluşabilecek zararlar

düşünüldüğünde Yüklenici tarafından uygun bulunmayabilir.

Eğitimlerin

sertifikalı

eğitmenlerce veya

bizzat üreticilerin

yetkilendirdikleri

kişilerce

yapılmasında fayda

vardır.

Faydalanıcı’nın bu

konu ile ilgili varsa

özel talepleri teknik

şartnamede ayrıca

belirtilmektedir.

36

BÖLÜM-IV

MUAYENE VE TEST İŞLEMLERİ

Ürünlerin Sözleşmede Belirtilen Standart ve Kalitede Üretilmesi

Genel ve Özel Koşullar Madde 24 ve 25.2’te belirtildiği üzere, sözleşme

kapsamında tedarik edilecek olan bütün ürünler uygulama süreci

boyunca Sözleşme Makamı ve Faydalanıcı tarafından üretim

aşamasından muayene ve kabul aşamasına kadar gerekirse kontrol

edilebilecektir. Ayrıca Yüklenici tarafından üretimi yapılan ve/veya

teknik şartnamede özel üretimi gerektiren maddelerin kalite ve

kontrolleri yapılaraktan varsa kusur ve hataların Yüklenici tarafından

düzeltilmesi gerekmektedir.

Eğer Özel Koşullar Madde 14’te talep edilmişse, tedarik edilecek olan

ürünler, üretim aşamasına geçmeden bu ürünlere ilişkin numune,

çizim veya modellerinin Yüklenici tarafından sunularak Sözleşme

Makamı ve Faydalanıcı tarafından ön incelemesinin yapılması

gerekebilir. Bu kapsamda ortaya çıkan ve sözleşmenin uygulamasını

olumsuz yönde etkilemesi muhtemel hususların resmi olarak Sözleşme

Makamı’na bildirilmesi gerekmektedir.

Ürünlerin ön inceleme onayı verildikten sonra muayene ve test

işlemleri sırasında da daha önceden sunulan bu numune veya

çizimlere uygun üretim yapılıp yapılmadığı da gene Genel ve Özel

Koşullar Madde 24 kapsamında taraflarca incelenir.

Teslim Edilen Ürünlere İlişkin Muayene ve Testlerin Yapılması

Ürünlerin sözleşme kapsamında teslimat, kurulum, devreye alma ve

eğitimleri tamamlandıktan sonra, Faydalanıcı ve Yüklenici’nin

yapacağı ortak bir çalışma ile her bir teslim noktasında ayrı ayrı

olacak şekilde, muayene ve test çalışmasının yapılması

gerekmektedir. Genel Koşullar Madde 25 kapsamında

gerçekleştirilecek olan bu inceleme ve test süreci için tanımlanan

azami süre Özel Koşullar Madde 19’da belirtilmektedir.

Genel Koşullar Madde 24.3 te belirtildiği gibi, ürünler teknik şartnamede

belirtilen asgari gereksinimleri sağlasa bile, muayene ve test işlemleri

sırasında tespit edilen, şartnameden bağımsız olarak doğrudan üretime

bağlı hata ve kusurların Yüklenici tarafından giderilmesi gerekmektedir.

Muayene ve Test

işlemlerini

Faydalanıcı ve

Yüklenici beraber

yapmalıdır. Nitekim

daha sonra

imzalanacak olan

Muayene ve kabul

Tutanağı’nda

tarafların ortak imzası

gereklidir.

37

BÖLÜM-IV

Faydalanıcı’nın Sorumlulukları

Muayene ve Test işlemlerinin Genel Koşullar Madde 25 kapsamında

gerçekleştirilebilmesi ve ilgili Muayene ve Kabul Tutanağı’nın

oluşturulabilmesi için Faydalanıcı’nın teslim noktalarında en az 3 (üç)

üyeden oluşan objektif bir muayene kabul komisyonu görevlendirmesi

gerekmektedir. Komisyonda görev alacak bu kişilerin uygulama

sürecine, şartnameye, İngilizce diline ve varsa sözleşme kapsamında

yapılmış olan değişikliklere hâkim olması gereklidir.

Ancak birden fazla teslimat noktası olduğu durumlarda, her noktada

yeterli teknik kapasitede personel istihdam edilemeyebilir. Bu

durumda Faydalanıcı’nın merkezde öncelikle yapılacak olan

muayene ve test işlemlerini yazılı ve görsel olarak kayıt altına alması

ve diğer teslim noktalarındaki komisyon üyeleri ile paylaşması tavsiye

edilmektedir.

Muayene ve test işlemlerinin yapılabilmesi için komisyonda

bulunması gereken dokümanlar;

1. Sözleşme

2. Teknik Şartname ve Yüklenici’nin Teknik Teklifi (Annex II-III)

3. Varsa ihale aşamasında yapılan zeyilnameler ve sorulan

sorulara verilen cevaplar

4. Varsa sözleşme aşamasında gerçekleştirilen değişiklikler, idari

talimatlar ve/veya zeyilnameler

5. Teslim tutanakları

6. Sözleşmede talep edilen eğitimlere ilişkin tutanaklar

7. Varsa ihale aşamasında Yüklenici tarafından sunulan ürün

kataloğu ile birlikte mevcut ürünlerin kataloğu

Uygulama sürecinde kullanılacak olan Muayene ve Kabul

Tutanağı’nın şablonu bu rehberin “EKLER” bölümünde verilmektedir.

Teslim edilen, kurulum ve test işlemleri tamamlanmış olan ürünlerin

kabullerinin yapılabilmesi ve Muayene ve Kabul Tutanağı’nın

düzenlenebilmesi için aşağıdaki kontrollerin Faydalanıcı tarafından

Yüklenici eşliğinde yapılması gerekmektedir:

Muayene ve

Kabul Tutanağı’nın

şablonu gerekirse

Sözleşme

Makamı’ndan temin

edilebilir.

38

BÖLÜM-IV

Sözleşme Maddesi ve/veya Eki Kontrol ve Sorgulamalar

Teknik Şartname

Genel Şartlar

Genel Koşullar Madde 9.2 ve 29.7

Ürünlerin son teslim noktalarında çalışır vaziyette

kurulumları tamamlanmış olarak muayene ve kabul

işlemlerine hazır olması

Teslim tutanağında geçen seri.no…vb. bilgilerin

gerekirse kontrolünün tekrardan yapılması

Genel Koşullar

Madde 9.2, 25.2 ve 24.3

Ürünler üzerinde deformasyon veya üretimden

kaynaklanan hataların varsa tespiti

Teknik Şartname

Genel Şartlar

Ürünler üzerinde yer alması gereken Marka-Model-

Seri No bilgileri ve varsa şartnamede talep edilen

CE işareti...vb. standartların kontrolü

Teknik Şartname

Genel Şartlar

Genel Koşullar Madde 14 ve 25

Ekipmanların test işlemleri için varsa gerekli özel

aletler ve sarf malzemelerin temini

Teknik Şartname

Genel Şartlar

Genel Koşullar Madde 9.9

Görünürlük kuralları gereği uygun etiketlendirmenin

kontrolünün yapılması

Teknik Şartname

Genel Şartlar

Şartnamede talep edilmişse;

Eğitimlerin tutanaklarının ve ilgili dokümanların

kontrolü

Eğitim almış personelin bilgi ve yeterliliğinin kontrolü

Teknik Şartname

Genel Şartlar

Ürünlere ait, normal şartlarda ölçümü mümkün

olmayan şartname kriterleri için teslim edilen

doküman ve belgelerdeki teknik özelliklerin

şartname ile olan uyumunun kontrol edilmesi

Teknik Şartname

Genel Şartlar

Teknik şartnamede belirtilen minimum kriterlerin ve

buna karşılık Yüklenici’nin teknik teklifinde sunduğu

çözümün detaylıca kontrol edilmesi

Teknik Şartname

Genel Şartlar

Genel ve Özel Koşullar

Madde 24 ve 25

Ürünlerin işlevselliğine ve sürdürülebilirliğine engel

teşkil eden, zorlaştıran durumların tespiti

Çevresel etki değerlerinde eksiklik veya limitler

dışında bir durum olup olmadığının kontrolü

Teknik Şartname

Genel Şartlar

Genel Koşullar Madde 14.7

Ürünlere ait bakım, montaj ve kullanma

kılavuzlarının kontrol edilmesi. Türkçe çevirisi verilen

kılavuzların orijinalleri ile kontrolü

Teknik Şartname

Genel Şartlar

Genel ve Özel Koşullar Madde 14

Talep edilmişse, sözleşme başında onaylanan

Genel Yerleşim Planı ve çizimlere göre kurulumların

ve yerleşimlerin kontrol edilmesi

Teknik Şartname

Genel Şartlar

Ürünlerin varsa ilgili standartlara ait sertifikalarının,

belgelerinin, kalibrasyon raporlarının ve lisanslarının

kontrolü

Genel ve Özel Koşullar Madde 32 Ürünlere ait garanti belgelerinin kontrol edilmesi

Genel ve Özel Koşullar

Madde 32 ve 33

Ürünlerin garanti kapsamında bakım ve onarımı ve

satış sonrası hizmetler için gerekli irtibat noktalarının

bilgilerinin edinilmesi

Genel Koşullar Madde 10

Sözleşme Makamı, ürünlere ait menşe belgelerinin

de Komisyon tarafından incelenmesini talep

ederse, komisyon bu belgelerin kopyalarını da

kontrol edecektir.

Sözleşme

kapsamında

Yüklenici, aksi

belirtilmedikçe

Genel Koşullar

Madde 32 de

belirtilen 1 yıllık

garanti hizmetini

vermekten

sorumludur. Bunun

haricinde ürünlerin

en az 2 yıl ticari

garanti kapsamında

olması gerekir.

Garanti belgelerinin

muayene ve kabul

aşamasında

Faydalanıcı

tarafından kontrol

edilmesi önemlidir.

39

BÖLÜM-IV

Sözleşme kapsamında marka ve modeli belirtilen cihaz ve ilgili

aksesuarlarının inceleme ve test işlemleri Muayene ve Kabul

Komisyonunca yapıldıktan sonra Muayene ve Kabul Tutanağı 3 (üç)

orijinal kopya olacak şekide doldurulur. Söz konusu cihazların

sözleşmeye ve teknik şartnameye uygun olduğu, Geçici Kabule engel

olabilecek herhangi bir eksik, kusur veya arızanın bulunmadığı tespit

edildiği takdirde Geçici Kabul süreci başlatılabilir.

Bu işlemler sırasında sözleşmeye ve teknik şartnameye aykırı bir durum

tespit edildiği takdirde, Muayene ve Kabul Tutanağı’na ek olarak

tespit edilen eksiklikler Sözleşme Makamı’na Faydalanıcı tarafından

iletilir ve Yüklenici’nin acilen bu eksiklikleri gidermesi talep edilir.

Yüklenici’nin Sorumlulukları

Yüklenici, sözleşme kapsamındaki ürünlere ilişkin kurulum, devreye

alma ve eğitim işlerini tamamladıktan sonra Faydalanıcı’nın

gerçekleştireceği Muayene ve kabul işlemlerine iştirak etmek

zorundadır.

Genel Koşullar Madde 25.3 kapsamında, şartnamede belirtilmese

bile, ürünlerin tam performansta çalışması ve test işlemlerinin

yapılabilmesi için gerekli her türlü sarf malzeme, aksesuar, ek

parçalar...vb. ekipmanları da Yüklenici gerektiğinde ücretsiz

sağlamak durumundadır. Aksi halde bu ekipmanların olmaması

sebebi ile ürünler doğru bir şekilde test edilemeyebilir.

Sözleşme Makamı ve/veya Faydalanıcı’nın önceden kararlaştırılan

zamanda inceleme ve test işlemlerinde bulunamaması durumunda

gene Sözleşme Makamı’nın onayını alaraktan Yüklenici, yapacağı

muayene ve test işlemlerini kayıt altına alıp neticelerini taraflara

iletebilir.

Taraflardan biri, muayene ve test işlemlerine, neticelenen sonuç tarihinden

itibaren 15 gün içerisinde itiraz edebilir ve testlerin tekrardan gerçekleştirilmesini

talep edebilir. Bu hususta itiraz eden taraf test masraflarını da karşılamak

durumundadır.

Muayene ve Kabul Tutanağı’nın imza altına alınaraktan düzenlenmesi Geçici

Kabul’ün onaylanması ve/veya Yüklenici tarafından ödeme talebinde

bulunabilmesi anlamına gelmez. Geçici Kabul’ün tamamlanması ve ürünlerin

hak ve mülkiyetinin Faydalanıcı’ya geçebilmesi için sözleşmenin eklerinde yer

alan “Provisional Acceptance Certificate”, Geçici Kabul Sertifikası’nın tüm

taraflarca imzalanmış olması gerekmektedir.

Muayene ve

Kabul Tutanağı’nın

ekine paraflanan

teknik şartname ve

ürünlere ait çalışır

vaziyetteki resimleri

(görünürlük kuralları

gereği doğru

etiketlendirmenin de

yapıldığını ispatlayıcı

olarak) konmalıdır.

40

BÖLÜM-IV

GEÇİCİ KABUL İŞLEMLERİ

Sözleşme kapsamında yer alan teslimat, kurulum, devreye alma,

eğitim, muayene ve test işlemlerinin tamamlanması, sözleşmeye ve

teknik şartnameye aykırı herhangi bir durum tespit edilmemesi ve

düzenlenecek olan Muayene ve Kabul tutanağı ile aşağıda yer alan

eklerin Yüklenici tarafından Sözleşme Makamı’na yazılı olarak iletilmesi

Geçici Kabul sürecini başlatır.

1. Geçici Kabul Sertifikası: Sözleşmenin eklerinde yer alan Geçici

Kabul Sertifikası Faydalanıcı ve Yüklenici tarafından doldurulup

kontrol edilir. Bu konuda aşağıdaki hususlara özellikle dikkat

edilmelidir:

a. Ürünlere ait bilgiler sözleşmede ve Yüklenici’nin finansal

teklifinde belirttiği marka/model bilgileri ile birebir uyumlu

olmalıdır.

b. Yüklenici konsorsiyum olarak sözleşmeyi imzalamışsa tüm

konsorsiyum üyelerinin isimleri bulunmalıdır.

c. Geçici Kabul ve Kesin Kabul sertifikaları aynı PRAG

şablonunu kullandıkları için Geçici Kabul aşamasında

Kesin Kabul ile ilgili geçen ibarelerin silinmesi gerekir.

d. Eğer eğitim verilmişse ve eğitimle ilgili sütun Geçici Kabul

Sertifikasında yer almıyorsa, ilgili sütun eklenebilir.

e. Yüklenici ve Faydalanıcı Geçici Kabul Sertifikası’nın

herhangi bir yerine tarih atamazlar.

f. Geçici Kabul Sertifikası 3(üç) orijinal nüsha olarak her

sayfası paraflanmış ve son sayfası da taraflarca

imzalanmış bir şekilde Sözleşme Makamı’na sunulmalıdır.

Geçici Kabul Sertifikası, Faydalanıcı Kurum adına sadece Kıdemli

Operasyon Yöneticisi (SROB) tarafından imzalanabilir. Kıdemli

Operasyon Yöneticisi vekilinin imzası geçerli değildir.

2. Muayene ve Kabul Tutanağı: Kabul komisyonunca imza altına

alınan Muayene ve Kabul Tutanağı ve ekleri (resimler,

paraflanan teknik şartname), 1(bir) orijinal nüsha olarak Geçici

Kabul Sertifikası ile birlikte Sözleşme Makamına iletilmelidir.

3. Eğitim Tutanağı: Sözleşme kapsamında eğitim öngörülmüş ise,

eğitimlerin gerçekleştiğine dair tutanak (katılımcı listeleri) ve

varsa diğer belge ve resimler Geçici Kabul Sertifikası ile birlikte

Sözleşme Makamına iletilmelidir.

Tarih kısmı

Sözleşme Makamı

tarafından

doldurulur.

41

BÖLÜM-V

Genel Koşullar Madde 31 kapsamında gerçekleştirilecek olan Geçici

Kabul çalışmaları için tanımlanan azami süre gene Özel Koşullar

Madde 19’da belirtilmektedir.

Yüklenici Tarafından Sunulması Gereken Belgeler

1. Menşe Belgeleri: Geçici Kabul Sertifikası imzalanmadan önce

Yüklenici’nin Sözleşme Makamı’na orijinal/noter onaylı kopya

menşe belgelerini Genel Koşullar Madde 10 kapsamında

sunmuş olması gerekmektedir. Teslim edilen ürünlere ilişkin

menşe belgesinin orijinallerinin/noter onaylı kopyalarının

sunulmaması ve/veya uygun olmayan ülkelere ait belgelerin

sunulması, Genel Koşullar Madde 10’da belirtildiği gibi

“sözleşmenin feshini” doğurabilir (Bizzat üretici ve/veya

distribütörlerden alınan menşe beyan yazıları kabul

edilmeyecektir).

2. Teslim Tutanakları: Sözleşmede belirtilen ve teslimat için ayrılan

sürede ürünlerin Yüklenici tarafından son kullanılacakları

noktaya teslim edildiğini gösteren ve Faydalanıcı tarafından

imzalanan tutanaklar Sözleşme Makamı’na iletilmelidir. Birden

fazla teslim noktası bulunan sözleşmelerde, her bir nokta için

ayrı tutanaklar düzenlenmelidir. Tutanaklarda teslim edilen

ürünlerin marka/model bilgileri ve teslim tarihi mutlaka

belirtilmelidir.

3. Ürün fotoğrafları: Ürünlerin, kurulumları tamamlandıktan sonra,

son teslim edilen noktalardaki çalış vaziyetteki resimleri,

üzerilerindeki görünürlük etiketleri de gözükecek şekilde, Geçici

Kabul’den önce Sözleşme Makamı’na bir CD/DVD’ye konarak

iletilmelidir.

4. Eğitim Tutanakları: Eğer Sözleşmede veya teknik şartnamede

teslim edilen ürünlere ilişkin eğitimler öngörülmüşse, bu

eğitimlerin gerçekleşme tarihleri ile beraber katılan kişi sayısı,

eğitim süresi ve kapsamına ilişkin bilgilerin olduğu bir tutanak

Faydalanıcı ve Yüklenici tarafından düzenlenmeli ve Sözleşme

Makamına iletilmelidir. Eğitimlere ait resimler de ayrıca ürün

fotoğraflarının olduğu CD/DVD ye konabilir.

42

BÖLÜM-V

5. Paraflı teknik şartname: Faydalanıcı ve Yüklenici, muayene ve

kabul işlemleri tamamlandıktan sonra, varsa zeyilname ile

düzeltilen maddeler işlenmiş olarak, teknik şartnamenin son

halini paraflayarak Muayene ve Kabul tutanağına eklerler.

6. Fatura: Yüklenici’nin Geçici Kabul Sertifkası’nın

imzalanmasından sonra Genel Koşullar Madde 26 ve 31

çerçevesinde alacağı ödemenin gerçekleşebilmesi için

Sözleşme Makamı adına fatura düzenlemesi gerekmektedir.

Sunulacak olan fatura resmi yazı ile Sözleşme Makamına

iletilmelidir. Bu konuda aşağıdaki hususlara özellikle dikkat

edilmelidir:

a. Faturanın açıklama kısmında belirtilecek ürünlere ait

bilgiler sözleşmede ve Yüklenici’nin finansal teklifinde

belirttiği marka/model bilgileri ile uyumlu olmalıdır.

b. Sözleşme bilgileri (sözleşmenin adı, numarası...vb.) doğru

ve eksiksiz olarak faturada geçmelidir.

c. Yüklenici’ye ait banka hesap bilgileri ve iletişim bilgileri

bulunmalıdır ve teklif aşamasında sunulan “Financial

Identification Form” ile uyumlu olmalıdır. Eğer banka

bilgileri sözleşme aşamasında değişmiş ise, fatura ile

beraber sunulacak olan resmi yazıda bu bilgilerin de

güncellendiği belirtilmelidir.

d. KDV Muafiyeti alınmış ise, bu muafiyeti tanımlayıcı ilgili

ibarenin bulunması gerekmektedir.

e. Sözleşme sürecinde avans kullanılmış ise, kalan bakiyenin

Sözleşme Makamı tarafından teyit edilerek fatura

tutarının belirlenmesi gerekir.

f. Eğitim Finansal Teklif’te ayrıca belirtiliyorsa, açıklama

bölümünde eğitim için de ayrıca bir kalem açılmalıdır.

Fatura

düzenlendikten

sonra basılmadan

önce gerekirse

Sözleşme

Makamı’na taslak

olarak

gönderilerekten

kontrol edilmesinde

fayda vardır.

Genel Koşullar Madde 26 kapsamında Yüklenici, Geçici Kabul

aşamasından önce hiçbir şekilde Sözleşme Makamı ve/veya

Faydalanıcı’ya herhangi bir işlem için fatura kesemez.

Ödemeler ile ilgili bilgiler Genel Koşullar Madde 26, 27 ve 28 de

belirtilmektedir.

Rehberin ekler

bölümünde örnek bir

fatura şablonu

bulunmaktadır.

43

BÖLÜM-V

Doğrulama Ziyareti Gerçekleştirilmesi

Sözleşme Makamı yetkilileri (Sözleşme Yöneticisi, İzleme Uzmanı ve

Finans Yöneticisi, sözleşme kapsamında yapılması gereken

teslimatların ve işlerin yerinde görülmesi amacıyla doğrulama ziyareti

(verifcation visit) gerçekleştirir. Bu ziyaret, Geçici Kabul işlemleri için

sunulan belgelerin incelenmesinden sonra ve Geçici Kabul

Sertifikası’nın Sözleşme Makamı tarafından imzalanmasından önce

yapılır. Faydalanıcı’nın bu ziyaret ile ilgili gerekli desteği Sözleşme

Makamı uzmanlarına sağlaması, ilgili ve yetkili personelini

görevlendirmesi beklenmektedir.

Sözleşme Makamı yapacağı bu ziyarette görünürlük kurallarına

uyulup uyulmadığına, ürünlerin çalışır vaziyette son noktalarında

bulunup bulunmadıklarına, sözleşmede belirtilen sayıda dağıtım

yapılıp yapılmadığına, eğitim alan personelin ürünleri kullanım

yetkinliğine, ürünlerin teknik şartnameye uygunluğuna, amacına

uygun olarak kullanılıp kullanılmadığına ve gerekli gördüğü diğer

konulara bakabilir.

Geçici Kabul Sertifikası’nın İmzalanması

Sözleşme Makamı tarafından gerekli kontroller ve doğrulama ziyareti

yapıldıktan sonra düzenlenen rapor doğrultusunda sözleşme koşulları

yerine getirilmiş ise Geçici Kabul Sertifikası Sözleşme Makamı

tarafından imzalanır ve tarih atılır. İmzalanan orijinal Geçici Kabul

Sertifkası’nın bir sureti Faydalanıcı’ya, bir sureti ise Yüklenici’ye resmi

yazı ekinde iletilir.

Kısmi Geçici Kabul Yapılması

Sözleşme Makamı’nın onayı alınaraktan sözleşmedeki bazı ürünler için

kısmi Geçici Kabul yapılırsa (partial provisional acceptance), bu

kabulü kapsayacak ürünler için gene bu rehberin önceki

bölümlerinde bahsi geçen prosedürler aynen takip edilmelidir. Kısmi

Geçici Kabul çok özel durumlarda verilebilmektedir. Örnek olarak

Faydalanıcı’dan kaynaklı bazı teslim noktalarının uzun bir süre hazır

olamaması ve buna bağlı olarak Yüklenici’nin teslim edilen ürünleri

için kısmi Geçici Kabul talep etmesi verilebilir.

44

BÖLÜM-V

Geçici Kabul Sertifikası doldurulurken belgenin başlığı “Partial

Provisional Acceptance” olarak değiştirilir ve içeriğinde sadece

kabulü yapılacak olan ürünler listelenir.

Sözleşme ayrı ayrı LOT’lardan oluşuyorsa, her bir LOT için ayrı ayrı

Geçici Kabul veya Kısmi Geçici Kabul Sertifikası düzenlenebilir.

Geçici Kabul Sertifikası’nın İmzalanmasından Sonra Tarafların

Sorumlulukları

Geçici Kabul Sertifikası’nın imzalanması ve Yüklenici’nin ödemeye hak

kazanması, sözleşmenin sona erdiği anlamına gelmez ve tarafların

sözleşmeden doğan yükümlülüklerini kaldırmaz. Sözleşme ancak

garanti sürecinin sonunda düzenlenecek olan Kesin Kabul Sertifikası

ile son bulur.

Sözleşme Makamı tarafından Geçici Kabul Sertifikası imzalandıktan

sonra taraflar aşağıdaki hususlara dikkat etmelidir.

Yüklenici’nin Sorumlulukları

Geçici Kabul Sertifikası’nın imzalanması ile Genel ve Özel Koşullar

Madde 32 de belirtilen garanti süreci başlar ve Yüklenici aksi

belirtilmedikçe 1(bir) yıl süre ile sözleşmede belirtilen garanti

sorumluluklarını yerine getirmekle yükümlüdür.

Genel Koşullar Madde 26 kapsamında Geçici Kabul aşamasında

Yüklenici’nin sunmuş olduğu fatura ile ilgili ödeme süreci başlamış

olur.

Ödeme işlemlerinin vaktine ve sorunsuz yapılabilmesi için Yüklenici’nin

de ihale aşamasında sunmuş olduğu iletişim ve banka bilgilerin (Legal

Entity Form ve Financial Identification Form) geçerli ve güncel olması

gerekmektedir. Eğer iletişim ve banka bilgileri sözleşme aşamasında

değişmiş ise, fatura ile beraber sunulacak olan resmi yazıda bu

bilgilerin de güncellendiği belirtilmelidir.

Yüklenici’nin ödeme alabilmesi için ödeme tarihinde sözleşme

kapsamındaki işe dair SGK borcunun bulunmaması gerekmektedir.

45

BÖLÜM-V

Genel Koşullar Madde 31.6 kapsamında, kurulum ve devreye alma

çalışmaları sırasında teslim noktalarında kalan, sözleşme kapsamında

olmayan ve ürünlerin kullanımını etkilemeyecek her türlü malzeme,

hafriyat...vb. unsurun Yüklenici tarafından kaldırılması, verilen

hasarların da onarılması gerekmektedir.

Teslim edilen ürünlere ilişkin garanti, bakım ve onarım hizmetlerine

ilişkin irtibat bilgileri ve diğer bilgilendirmelerin Faydalanıcı’ya

yapılması gerekir.

Faydalanıcı’nın Sorumlulukları

Genel Koşullar Madde 31.7 kapsamında ürünlerin hak ve mülkiyeti

Geçici Kabul Sertifikası’nın Sözleşme Makamı tarafından imzalanma

tarihinden itibaren Faydalanıcı kuruma geçer. Bu hususta Faydalanıcı

ürünleri mevzuata uygun şekilde taşınır işlem fişi gibi belgelerle

demirbaşına kaydetmelidir.

Ayrıca Geçici Kabul ile garanti süreci başlayacağından, Faydalanıcı

ürünleri aktif olarak kullanmaya başlamalıdır. Nitekim bu süre

içerisinde karşılaşabilecek aksaklıklar ve onarım gerektiren konular

Yüklenici’nin sorumluluğundadır.

Varsa sözleşme kapsamında tedarik edilen, trafiğe çıkabilecek

araçlar için Geçici Kabul Sertifikası imzalandıktan sonra plaka ve

tescil işlemlerinin Faydalanıcı tarafından 3 ay içerisinde

gerçekleştirilmesi gerekir. Bu kapsamda Sözleşme Makamı ile

Faydalanıcı arasında “Motorlu Taşıt Devir Protokolü” imzalanır ve

Sözleşme Makamı tarafından tescile yetkili birimlere gerekli bildirimler

yapılır.

Geçici Kabul Sertifikası’nın imzalanmasını takip eden süreçte Yüklenici,

sözleşmenin başında sunmuş olduğu Avans Teminat Mektubu’nun

serbest bırakılmasına ilişkin talep yazısını Sözleşme Makamı’na iletmeyi

unutmamalıdır.

46

BÖLÜM-VI

Sözleşme Garanti Süresi:

(Özel Koşullar’da aksi belirtilmedikçe 1 yıldır)

Genel Koşullar Madde 32’de belirtilen

“Sözleşmesel Garanti Süreci” Kapsamı

Yüklenici’nin Geçici Kabul’den Kesin Kabul’e

kadar teslim edilen ürün ve hizmetlere ilişkin

her türlü eksiklik ve arızayı bizzat gidermesi

gerekmektedir. Bu süreçte Yüklenici’nin

sunacağı garanti hizmetleri sözleşme

kapsamında değerlendirilir.

Geçici Kabul Tarihi

Kesin Kabul Tarihi

Mevzuata Göre Ürünlere Ilişkin Olması Gereken Toplam Garanti Süresi (Commercial Warranty)

(Asgari 2 yıl)

Ürünlere Ait Garanti Süreci Sonu

Kesin Kabul Tarihinden İtibaren Geriye Kalan

Ticari Garanti Süresi:

Yerel Mevzuatta belirtilen “Garanti Süreci”

Kapsamı

Kesin Kabul’ün imzalandığı tarihten sonra

geriye kalan ve mevzuatta belirtilen asgari

garanti süresidir. Bu süreçte meydana

gelebilecek arızaların ürünlerin ticari garantisi

kapsamında giderilmesinden Faydalanıcı

sorumludur.

GARANTİ SÜRECİ

Geçici Kabul Sertifikası’nın Sözleşme Makamı tarafından imzalandığı

tarih itibari ile Özel Koşullar’da aksi belirtilmedikçe, 1(bir) yıllık garanti

süreci başlamış olur. Uygulama sürecinde gerçekleştirilecek olan

eğitimlerde ve/veya Yüklenici tarafından kurulum sonrası yapılacak

olan çalışmalarda, ürünlerin garanti sürecinde nasıl kullanılması

gerektiği, nelere dikkat edileceği, ürünlerin mevcut servis ağı ve

bakım onarımı ilgilendiren konularla ilgili bilgilendirmenin yapılması,

bunlara ilişkin dokümantasyonun paylaşılması oldukça önemlidir. Bu

çalışmanın Muayene ve Kabul komisyonu tarafından da kontrol

edilmesi gerekir.

Ürünlerin ticari garanti süresi (commercial warranty) ve sözleşmedeki

garanti süreci farklıdır. Mevzuatta da belirtildiği üzere bir ürünün ticari

garanti süresi; malın teslim tarihinden itibaren başlar ve asgari iki yıl

olmak zorundadır ve Özel Koşullar Madde 32’de de belirtilmektedir.

Garanti süresinin başka bir ölçü birimi ile belirlenmiş olması halinde,

malın üzerinde bu ölçü biriminin tespitine yönelik bir düzeneğin

bulunması veya yapısının bu değerin tespitine uygun olması gerekir.

Aksi halde garanti süresinin asgari iki yıl olduğu kabul edilmektedir.

Sözleşmede belirtilen Yüklenici’ye ait garanti hizmetleri ise Geçici

Kabul’den başlayarak Kesin Kabul Sertifikasının imzalanmasına kadar

olan süreci kapsamaktadır ve Genel Koşullar Madde 32’de detaylıca

tanımlanmaktadır.

Garanti süresi

Genel ve Özel

Koşullar Madde

32’de

belirtilmektedir.

Yüklenici, sipariş

aşamasında,

ürünlerin garantisinin

geçici kabulden

sonraki asgari iki yıllık

garanti sürecini

kapsayıp

kapsamadığını

kontrol etmelidir ve

gerekirse bu sürecin

üretici firma

tarafından

uzatılmasına ilişkin

gerekli önlemleri

almalıdır.

47

BÖLÜM-VI

Sözleşmede belirtilen garanti süreci kapsamında tarafların

sorumlulukları aşağıda belirtilmektedir.

Faydalanıcı’nın sorumlulukları

Geçici Kabul ile ürünlerin hak ve mülkiyeti Faydalanıcı’ya

geçmektedir ve Faydalanıcı ürünleri aktif olarak kullanmaya

başlamalıdır. Nitekim bu süre içerisinde karşılaşabilecek aksaklıklar ve

onarım gerektiren konular Yüklenici’nin sorumluluğundadır. Aksi

halde, eğer ürünler aktif bir şekilde kullanılmazsa veya atıl bırakılırsa

Faydalanıcı Kesin Kabul’den sonra ortaya çıkabilecek arızaları ürünün

ticari garantisi kapsamında kendisi gidermek zorundadır.

Faydalanıcı’nın Genel Koşullar Madde 32.4 kapsamında geçici

kabulü tamamlanan ürünlere ilişkin garanti sürecinde karşılaşılan

arızaları, hataları ve eksiklikleri Yüklenici’ye ve Sözleşme Makamı’na

geciktirmeden bildirmesi gerekmektedir.

Yüklenici’nin sözleşmeden doğan garanti kapsamındaki

yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğinin de Faydalanıcı

tarafından Sözleşme Makamı’na bildirilmesi gerekli uyarıların

yapılabilmesi açısından önem taşımaktadır. Nitekim, Genel Koşullar

Madde 32 çerçevesinde Kesin Kabul’ün yapılabilmesi için tüm

eksikliklerin ve arızaların giderilmesi gerekmektedir. Aksi halde bu

süreçte de Yüklenici’nin sorumluluklarını yerine getirmemesinden

ötürü cezai işlem uygulanabilir ve garanti süresi uzatılabilir.

Yüklenici’nin sorumlulukları

Yüklenici, Geçici Kabul aşamasından sonra garanti sürecinde

yaşanabilecek aksaklıklara ve Faydalanıcı’dan gelebilecek geri

bildirimlere vaktinde müdahale etmek durumundadır. Geçici

Kabul’den önce, garanti kapsamında sunulacak olan hizmetlerin,

Yüklenici’nin ve/veya ekipmanlara ait servis sağlayıcıların iletişim

bilgilerinin Faydalanıcı ile paylaşılması gerekmektedir.

Genel Koşullar Madde 32 çerçevesinde Yüklenici, teslim edilen

ürünlere ve hizmetlere ilişkin her türlü aksaklığı gidermek, arızalı

ürünlerin tamirini ve/veya değişimini yapmak, işçilikten kaynaklanan

ve sonradan tespit edilen eksiklikleri veya hataları gidermekle

yükümlüdür.

48

BÖLÜM-VI

KESİN KABUL AŞAMASI

Yüklenici’nin sorumluklarını yerine getirmesi ve teslim edilen ürünlerin

bu süreç sonunda sorunsuz bir şeklide çalışması ile sözleşmede

belirtilen Genel Koşullar Madde 32 kapsamındaki garanti süreci son

bulur. Faydalanıcı bu süreç sonunda sözleşme kapsamındaki ürünlere

ilişkin aşağıda belirtilen kontrolleri yaparaktan Sözleşme Makamı’nı

bilgilendirir:

1. Teslim edilen tüm ürünler sorunsuz bir şekilde çalışıyor mu?

2. Garanti süreci boyunca varsa Yüklenici’ye bildirilen aksaklıklar

zamanında eksiksiz olarak giderilmiş mi?

3. Değişen ürünlere ilişkin garanti süreleri yenilenmiş mi?

4. Birden fazla teslim noktası bulunduğu durumlarda, bu

noktalardaki ürünlerin sorunsuz bir şekilde çalıştığına dair tespit

yapıldı mı?

5. Kesin Kabul’den sonra devam edecek olan ticari garantiye

ilişkin belgeler kontrol edildi mi?

6. Kesin Kabul’den sonra meydana gelebilecek ve artık

Yüklenici’nin sorumluluğunda olmayan arızalara ilişkin servis

sağlayıcıları bilgileri Yüklenici’den edinildi mi?

Yukarıdaki kontrollerin gerçekleştirilmesinden sonra, Geçici Kabul

aşamasında olduğu gibi Sözleşme Makamı tarafından da gerekli

kontroller ve doğrulama ziyareti yapılır. Garanti kapsamındaki

sözleşme koşulları yerine getirilmiş ise Kesin Kabul Sertifikası

düzenlenebilir.

Genel Koşullar Madde 32.3 çerçevesinde, değişikliği veya tamiri

yapılan ürünlere ilişkin garanti süreci tekrar başlamaktadır.

Genel Koşullar Madde 32.4 ve 32.5 çerçevesinde, Yüklenici’nin

ulaşılamadığı veya vaktinde müdahale etmediği durumlarda,

Sözleşme Makamı üstünlük alarak gerekli işlemleri yapıp bu masrafları

Yüklenici’den talep edebilir, kesin teminat tutarından düşebilir veya

sözleşmeyi feshedebilir. Ayrıca Yüklenici’nin sorumluklarını yerine

getirmemesinden ötürü Genel Koşullar Madde 35,36 ve 42 kapsamında

işlem başlatılabilir.

49

BÖLÜM-VI

Sözleşmenin eklerinde yer alan “Kesin Kabul Sertifikası”, Faydalanıcı

ve Yüklenici tarafından üç nüsha olarak doldurulup Sözleşme

Makamı’na resmi yazı ile iletilir.

Sözleşme Makamı tarafından imzalanan ve tarih atılan orijinal Kesin

Kabul Sertifkası’nın bir sureti Faydalanıcı’ya, bir sureti ise Yüklenici’ye

resmi yazı ekinde iletilir.

Kesin Kabul Sertifikası’nın imzalanmasını takip eden süreçte Yüklenici,

sözleşmenin başında sunmuş olduğu Kesin Teminat Mektubu’nun

serbest bırakılmasına ilişkin talep yazısını Sözleşme Makamı’na iletmeyi

unutmamalıdır.

50

BÖLÜM-VII

SÖZLEŞME İLE İLGİLİ DİĞER İDARİ KONULAR

Süre Uzatımı

Özel Koşullar Madde 19’da belirtilen uygulama süresi, bazı

durumlarda Yüklenici’nin talebi ve Sözleşme Makamı’nın kararı ile

uzatılabilir.

Genel Koşullar Madde 20’de süre uzatımının gerekli görülebileceği

şartlar sıralanmaktadır. Örnek olarak Yüklenici’nin hatasından

kaynaklanmayan gecikmeler, Faydalanıcı’nın teslimat yerini vaktinde

hazırlamaması, teslimattan sonra ürünlerin adetlerinde yapılacak

değişiklikler ile yeni siparişlerin girilmesi verilebilir. Ancak, gümrük

işlemlerinde ve/veya teslimatta yaşanan gecikmelerden, bu rehberin

başında bahsi geçen ve sözleşmenin başlangıcında yapılması

gereken işlemlerin geciktirilmesinden ötürü Yüklenici herhangi bir

uzatma talebinde bulunamaz.

Aşağıda listelenen sebepler haricinde Sözleşme Makamı Yüklenici’ye

süre uzatımı vermeyebilir:

1. Ürünlerin teslimatını veya kurulumunu etkileyebilecek istisnai

hava ve doğa koşulları

2. Deneyimli bir Yüklenici tarafından öngörülemeyen ve teslimatı

etkileyebilecek fiziksel ve/veya suni engeller

3. Yüklenici’nin hatasından kaynaklanmayan ve Sözleşme

Makamı tarafından uygulama sürecini değiştirebilecek idari

talimatların verilmesi

4. Sözleşme Makamı veya Faydalanıcı Kurum sorumluluklarının

vaktinde yerine getirilmemesi

5. Teslimatın Sözleşme Makamı tarafından durdurulması

6. Mücbir sebepler

7. Sözleşme Makamı ve Faydalanıcı tarafından fazladan ürünlerin

sipariş edilmesi, ürün adetlerinde yapılacak olan değişiklikler

8. Yüklenici’nin hatasından kaynaklanmayan ve Genel Koşullar

kapsamında değerlendirilebilecek diğer sebepler

Genel Koşullar Madde 20.2 kapsamında, süre uzatım talepleri,

yukarıda bahsi geçen sebeplerden haberdar olunduktan itibaren 15

gün içinde Yüklenici tarafından Sözleşme Makamı’na iletilmelidir.

Özel Koşullar

Madde 19’da

belirtilen uygulama

sürecinin bitimine 15

günden daha az

süre kalmışsa,

Yüklenici uzatma

talebinde

bulunamaz ve/veya

talebi Sözleşme

Makamı tarafından

kabul edilmez.

Genel Koşullar Madde 20 kapsamında, Yüklenici tarafından vaktinde

sunulan süre uzatım taleplerinin değerlendirilebilmesi ve idari talimat

ile süre uzatımının Sözleşme Makamı tarafından verilebilmesi için azami

30 günlük bir süreye ihtiyaç duyulabileceğinden, ilgili taleplerin

vaktinden evvel yapılmasında fayda vardır.

51

BÖLÜM-VII

Cezai Şartlar ve Sözleşmenin Feshi

Yüklenici’nin, sözleşmenin uygulama ve garanti süreci boyunca

yerine getirmediği, eksik bıraktığı ve/veya geciktirdiği her türlü hizmet

için Genel Koşullar Madde 21 kapsamında cezai işlem uygulanır.

Yüklenici tarafından teslim edilmeyen, kurulumu eksik bırakılan ve

sözleşmede talep edilen teknik gereksinimleri yerine getirilmeyen her

ürün bu ceza kapsamında değerlendirilebilir. Bu hususta yaptırımların

uygulanabilmesi için Faydalanıcı tarafından her türlü gecikmeye ilişkin

bildirimin, Sözleşme Makamı’na zamanında resmi olarak yapılması

gerekmektedir.

Bu tespitlerin doğru yapılabilmesi için teslim tutanağı gibi belgelerin

taraflarca doğru bir şekilde kayıt altına alınmış olması da gereklidir.

Faydalanıcı Kurum, teslimat tarihlerinin ve varsa diğer sorumlulukların

(kurulum, eğitim vb.) yerine getirildiği tarihleri Sözleşme Makamı’na

bildirir.

Genel Koşullar Madde 21 ile beraber Yüklenici’ye hangi durumlarda

idari ve finansal ceza uygulanacağı ve Sözleşme Makamı’nın bu

kapsamdaki uygulamalarına dair hususlar, Genel Koşullar Madde

42’de belirtilmektedir. Bu madde kapsamında, Yüklenici’ye aynı

zamanda usulsüzlüklerden kaynaklanan cezai yaptırımlar veya

Madde 42.2 de belirtilen finansal cezalar da uygulanabilmektedir.

Bunlarla ilgili oranlar da gene aynı madde içerisinde belirtilmektedir.

Uygulama

sürecindeki

hizmetlerin vaktinde

gerçekleştirildiğinin

kayıt altına

alınabilmesi için

Teslim Tutanağı,

Eğitim Tutanağı,

Muayene ve Kabul

Tutanağı gibi

belgelerin vaktinde,

doğru ve eksiksiz bir

şekilde doldurulması

gereklidir. Cezai

işlemlerde bu

belgedeki tarihler

temel alınabilir.

Genel Koşullar Madde 21.2’de belirtildiği gibi, teslim edilmeyen

ürün(ler) genel operasyonun bir bütün olarak işlevselliğini engelliyorsa,

sanki sözleşme kapsamındaki bütün ürünler teslim edilmemiş olarak

varsayılaraktan cezai işlem yapılır.

Gecikmeden doğan bu cezaların toplamı sözleşme bedelinin %15’ine

ulaştığı takdirde, Sözleşme Makamı sözleşmeyi feshedebilir ve kalan

işleri gerekirse üçüncü şahıslara yaptırarak bedelini gene

Yüklenici’den talep eder.

52

BÖLÜM-VII

İdari ve finansal cezalar neticesinde ve/veya tarafların sözleşmeden

doğan sorumluklarını defaten yerine getirmemelerinden ötürü Genel

Koşullar Madde 35, 36 ve 37 kapsamında sözleşme feshedilebilir.

Anlaşmazlıklar

Sözleşmenin uygulanması aşamasında ortaya çıkabilecek

anlaşmazlıklar ve ihtilaflı durumlar ile ilgili tarafların Sözleşme

Makamı’na bilgi vermesi gerekmektedir. Bu kapsamda Sözleşme

Makamı da ihtilafların çözüme ulaştırılması için Genel Koşullar Madde

40 kapsamında hareket eder. Nitekim ihtilafların çözümü için tahkim,

hakeme gidilmesi ve diğer hukuki işlemlere başvurulabilir. Bu süreçte

tarafların gereken işbirliğini sağlaması beklenmektedir.

Ancak şunu da belirtmek gerekir ki, anlaşmazlıkların taraflar arasında

idari ve hukuki mercilere intikal etmeden çözülmesi sözleşmenin

sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için önem arz etmektedir.

Denetim

Sözleşme kapsamında tedarik edilen ürün ve hizmetler, Genel Koşullar

Madde 43.1’de de belirtildiği gibi sözleşmenin

tamamlanmasını takip eden 7(yedi) yıl süreyle,

1. IPA Denetim Otoritesi olarak görev yapan Hazine Kontrolörleri

Kurulu,

2. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi,

3. Türkiye/Avrupa Sayıştayı, Yolsuzlukla Mücadele Ofisi, Avrupa

Komisyonu ve Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu’nun izleme ve

denetimine tabidir.

Sözleşmeye ait yazışma, tutanak, bilgi ve belgeler Faydalanıcı ve

Yüklenici tarafından muhafaza edilmelidir.

Aynı zamanda tedarik edilecek olan ürünlerin de bu süre içerisinde

olası denetimlerde Faydalanıcı tarafından kullanıp kullanılmadığına

bakılabileceğinden ürünlerin muhafaza edilmesi, istisnai durumlarda

ve kullanılamayacak olmaları halinde de gerekli bilgilendirmenin

Faydalanıcı tarafından yapılması gerekmektedir.

53

EKLER

EKLER

Uygulama sürecinde kullanılacak olan belgelerin, formların ve

tutanakların açıklamaları ve örnekleri bu bölümde paylaşılmaktadır.

Ancak, paylaşılan bu form ve tutanaklar, rehberin hazırlandığı tarih

itibari ile geçerli olmakla beraber sözleşmeler bazında bazı özel

düzenlemeler ve güncellemeler de yapılmış olabilmektedir. Bu

nedenle, uygulama aşamasında bu form ve tutanakların

düzenlenmesine ilişkin en güncel bilgiler ve şablonlar taraflarca

kontrol edilmelidir.

1. KDV İSTİSNASI BİLGİ FORMU

Yüklenicinin KDV İstisna Sertifikasını alabilmesi için doldurması

gereken “KDV İstisnası Bilgi Formu”dur ve Sözleşme Makamı

tarafından Yüklenici ile paylaşılmaktadır. Sözleşme Makamı

doldurulan belgedeki bilgileri kontrol ettikten sonra taraflarca

imza altına alınarak kullanılabilir.

Bir sonraki sayfada boş bir şablon paylaşılmaktadır. Doküman

şablonu hem Türkçe hem de İngilizce’dir.

54

EKLER

EK-5 (ANNEX-5)

5824 Sayılı Kanun’la Onaylanması Uygun Bulunan IPA Çerçeve Anlaşması Kapsamındaki

Katma Değer Vergisi İstisnası’ndan Yararlanmak İçin Avrupa Topluluğu (AT) Yüklenicisi ve

Avrupa Topluluğu Sözleşmesi Hakkında

BİLGİ FORMU

INFORMATION FORM

Concerning European Community (EC) Contractors and EC Contracts to benefit from the Value Added Tax Exemption

stipulated in IPA Framework Agreement that approved by the Law No: 5824

Sözleşme Makamı Name/Title of the Contracting Authority

T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Avrupa

Birliği ve Mali Yardımlar Dairesi Başkanlığı

Republic of Turkey, Ministry of Labour and Social

Security, Directorate of European Union and Financial

Assistance

Hibe Yararlanıcısının Adı/Unvanı Name/Title of the Beneficiary

AT Sözleşmesinin Dayandığı Finansman Anlaşması

Tarih ve Sayısı Date and Number of the Financing Agreement

16.09.2009

CCI 2007TR05IPO001

AT Yüklenicisi (İsim veya Unvan) Name/Title of the EC Contractor

AT SÖZLEŞMESİNİN - EC Contract’s

Tarih-Sayısı - Date and Number

Uygulanacağı Yer/ler - Place/Venue of Implementation

Bedeli - Amount

Başlangıç Tarihi - Contract Start Date

Süresi - Duration of Contract

AT Sözleşmesine Konu Proje Adı (TR ve İng.) Name of the Project (Turkish and English)

AT YÜKLENİCİSİNİN - EC CONTRACTOR’S

Bağlı Olduğu Vergi Dairesi ve İli (varsa) Tax Office (if any)

Vergi Kimlik Numarası (Tüzel Kişiler İçin) Tax Number (for legal persons)

Vergi Kimlik ve/veya T.C. Kimlik Numarası

(Gerçek Kişiler İçin) Tax Number and/or ID Number (for natural persons)

İletişim Bilgileri (Adres, Telefon, Faks, E-Posta) Contact Information’s (Address/ Telephone/ Fax/ E-Mail)

AT Yüklenicisi Adına Yetkili Kişi veya

Kişilerin Adı ve Unvanı Name/Title of Authorised Person of EC Contractor

Yukarıdaki bilgilerin doğruluğu onaylanır. Accuracy of the information above is approved

AT Yüklenicisi Yetkilisi Authorised person of the EC Contractor

(imza, kaşe/ mühür, tarih) (Signature, Stamp, Date)

Adı Name

Unvanı Title

Yukarıdaki bilgilerin doğruluğu onaylanır. Accuracy of the information above is approved

Sözleşme Makamı Yetkilisi Authorised person of the Contracting Authority

(imza, kaşe/ mühür, tarih) (Signature, Stamp, Date)

Burak Çağatay DOĞAN

Başkan V. Acting Director

55

EKLER

2. MUAYENE VE KABUL TUTANAĞI

Teslim edilen, kurulum ve test işlemleri tamamlanmış ve eğer

sözleşmede belirtilmişse eğitimleri verilmiş olan ürünlerin

kabullerinin yapılabilmesi için Faydalanıcı ve Yüklenici

tarafından Muayene ve Kabul Tutanağı’nın bu rehberde

geçen kontroller yapılaraktan düzenlenmesi gerekmektedir.

Muayene ve Kabul tutanağına ek olarak, eğitim tutanağı,

taraflarca her sayfası paraflanmış teknik şartname, ürünlerin

görünürlük kurallarına uygun görselleri ve teslim tutanağı

Sözleşme Makamı ile paylaşılmalıdır.

Muayene ve Kabul Tutanağının şablonu Sözleşme Makamı

tarafından belirlenmiştir ve üzerinde değişiklik yapılamaz. Bir

sonraki sayfada boş bir şablon paylaşılmaktadır. Doküman

şablonu hem Türkçe hem de İngilizce’dir.

56

EKLER

MUAYENE VE KABUL TUTANAĞI INSPECTION AND TESTING DOCUMENT

PROJE ADI/Project Name: İLAN NO/Publication No: SÖZLEŞME NO/Contract No: PARTİ VE CİHAZ NO/Party and Equipment No: YÜKLENİCİ FİRMA ADI: Contractor Name: TESLİM ADRESİ: Delivery Place: Muayene ve Kabulü yapılacak cihazlar/Equipments that will be inspected and accepted

No Tanım (Description)

Üretici/Model (Producer/Model) Miktar

(Quantity)

…… …………………………………….. ……………………. …….

……. …………………………………….. …………………….. ……

MUAYENE RAPORU/INSPECTION REPORU: Yukarıda marka ve modeli belirtilen cihaz ve aksesuarlarının muayene ve inceleme görevi aşağıda isimleri bulunan Muayene ve Kabul Komisyonumuzca yapılmış olup söz konusu cihazların sözleşmesine uygun olduğu, geçici kabule engel olabilecek herhangi bir eksik, kusur veya arızanın bulunmadığı tespit edilmiştir. (The assignment to inspect and examine the equipment and its parts, brands and models are indicated above, is done by our committee whose names can be found below and it is determined that these equipment are appropriate according to their contract and have no deficiency, flaw or failure leading to an obstacle for provisional acceptance.) Geçici kabule ilişkin anılan sözleşmede yer alan ve aşağıda belirtilen yükümlülüklerin eksiksiz olarak yerine getirildiğini onaylarız. (We approve that obligations included in the contract aforementioned with the provisional acceptance and indicated at below are performed.)

Evet/ Yes Hayır/ No GD/ NA

Cihaz teslim edildi/Equipment is delivered

Cihaz kuruldu/Equipment is installed

Cihaz çalışır hale getirildi/Equipment is put into operation

Muayene ve testleri yapıldı/Inspection and tests are done

Kalibrasyonu yapıldı/Calibration is done

Eğitimler tamamlandı/Trainings are completed

Görünürlük sağlandı/ Visibility is provided

KOMİSYON BAŞKANI (Head of Committee)

ÜYE (Member)

ÜYE (Member)

FİRME YETKİLİSİ (Representative of

Contractor)

(Adı, Ünvanı, imza, kaşe, tarih)

(Name, Title, Signature, Stamp,

Date)

(Adı, Ünvanı, imza, kaşe, tarih)

(Name, Title, Signature, Stamp,

Date)

(Adı, Ünvanı, imza, kaşe, tarih)

(Name, Title, Signature, Stamp,

Date)

(Adı, Ünvanı, imza, kaşe,

tarih)

(Name, Title, Signature,

Stamp, Date)

57

EKLER

3. ÖRNEK MENŞE BELGELERİ

Daha önceki sözleşmelerde Yüklenici’ler tarafından sunulan ve

değişik ürün tiplerine ait menşe belgeleri örnek olarak sonraki

sayfalarda verilmektedir. Belgelerin üzerinde dikkat edilmesi

gereken konular ayrıca açıklanmaktadır.

58

EKLER

5a. Network (Ağ) çözümleri için sunulan bir Menşe Belgesi.

Belgenin üzerinde dikkat edilmesi gereken bölümler sayılarla

belirtilmiştir ve ilgili açıklamaları bir sonraki sayfada

verilmektedir. Belge tipi ve rengi düzenleyen ülkelere göre

farklılık gösterebilir:

59

EKLER

1. Bu örnekteki menşe belgesi satıcı ve alıcı arasında

düzenlenen faturaya istinaden Hollanda Ticaret Odası

tarafından düzenlenmiştir. Ürünün satıcısı firma (1) nolu

bölümde belirtilmektedir.

2. Ürünün alıcısı olan ve Türkiye’de benzer ürünlerin

distribütörlüğünü yapan firmaya ait bilgiler de (2) nolu

bölümde belirtilmektedir. Ancak burada dikkat edilmesi

gereken konu, alıcı kısmında Faydalanıcı veya Sözleşme

Makamı’nın bilgilerinin bulunmamasıdır. Aynı şekilde ürünün

ithalat...vb işlemleri için düzenlenecek olan fatura Sözleşme

Makamı veya Faydalanıcı adına olamaz. Bu konularla ilgili

daha detaylı bilgi rehberde verilmektedir.

Ürün Türkiye’ye geldikten sonra, Yüklenici (2) nolu bölümde

belirtilen firmadan ürünü tedarik edecek ve Faydalanıcıya

teslim edecektir.

3. Ürünün menşe bilgisinin yer aldığı bölümdür. Burada uygun

ülkeler dışında başka bir ülkenin yer almaması gerekir. Bu

örnekte ürünlerin üretim yeri Çek Cumhuriyeti’dir. Ancak

buraya ek olarak Çin...vb uygun olmayan ülkeler yazıldığı

takdirde belge geçersiz olacaktır.

4. Ürünün açık marka/model bilgisinin yazdığı bölümdür.

Burada önemli olan, belgede yazan marka/model bilgisinin

sözleşmede ve Yüklenici’nin finansal teklifinde geçen

bilgilerle birebir aynı olması gerekliliğidir. Aynı üreticiden

gelen birden fazla ürün tek bir belgede de toplanabilir. Ama

böyle bir durumda “ekteki palet bilgisinde geçen ürün

grubu” şekilde belirsiz ibarelerin bu belgede yer almaması

gerekir. Eğer belge bu şekilde düzenlenmişse, belgenin

eklerinin de menşe belgesini düzenleyen kurumca

imzalanması ve kaşelenmesi gerekir.

5. Belgenin düzenlendiği tarih bulunmalıdır.

6. Belgenin seri numarası bulunmalıdır. Eğer belgenin ekleri

varsa aynı seri numaralı belge ile ilişkili olduğu belirtilmelidir.

60

EKLER

5b. Yazılım için sunulan bir Menşe Belgesi

Bir önceki belgeye benzer olarak, bir mal alımı sözleşmesinde

alınacak olan yazılımlara ve lisanslarına ilişkin Danimarka’daki

yetkin bir kurumca düzenlenmiş bir menşe belgesidir. Yazılımlar,

eğer ayrı bir madde numarası ile sözleşmede belirtilmişse

ve/veya teknik şartnamede özellikleri ile tanımlanmışsa,

donanımlar gibi menşe kontrolüne tabidir. Ancak Windows,

Linux...vb işletim sistemleri, ilgili donanımı ile birlikte geldiği için

(masaüstü bilgisayar, sunucu...vb) menşe bilgisi

aranmamaktadır. Nitekim şartnamelerde de “or equivalent”

şeklinde belirtilen ve teknik özellikleri tanımlanmayan ürün

gruplarındandır.

61

EKLER

5c. Türk Malı Belgesi

Tedarik edilecek malların Türk menşeli olduğunu belirtmek için

kullanılan Yerli Malı Belgesi’nden farklı olarak IPA kapsamı

ihalelerde 1 Mayıs 2013 tarihinden itibaren sadece Türk Malı

Belgesi kullanılmaktadır. Düzenlenen belge örneği aşağıda

verilmektedir.

62

EKLER

“Türk Malı Belgesi”nin arka sayfası

63

EKLER

4. ÖRNEK FATURA

Geçici Kabul aşamasında Yüklenici’nin Sözleşme Makamı’na

keseceği fatura örneği bir sonraki sayfada verilmektedir. KDV

muafiyeti ile ilgili faturada bulunması gereken açıklamalar da

ayrıca kırmızı kutu içerisinde belirtilmektedir.

64

EKLER