faydalanicilar ve yÜklenİcİler İÇİn tedarİk …€¦ · teknik Şartnamenin ve teknik...
TRANSCRIPT
FAYDALANICILAR ve YÜKLENİCİLER İÇİN
TEDARİK SÖZLEŞMELERİ
UYGULAMA REHBERİ
İstihdam, Eğitim ve Sosyal Politikalar
Sektörel Operasyonel Program
Bu yayın Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti'nin mali katkısıyla hazırlanmıştır.
Bu yayının içeriğinden yalnızca Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Avrupa Birliği ve Mali
Yardımlar Dairesi Başkanlığı sorumludur ve bu içerik hiçbir şekilde Avrupa Birliği veya Türkiye
Cumhuriyeti'nin görüş ve tutumunu yansıtmamaktadır.
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı
Avrupa Birliği ve Mali Yardımlar Dairesi Başkanlığı
IPA İstihdam, Eğitim ve Sosyal Politikalar Sektörel
Operasyonel Program Otoritesi
Yıldızevler Mahallesi, Turan Güneş Bulvarı
713.Sokak No: 4
Çankaya / Ankara
Tel: +90 (312) 440 99 02
Faks: +90 (312) 212 11 48
E-posta: [email protected]
Internet: http://www.ikg.gov.tr
© Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, 2017
KJKJ
İÇERİK
i
İÇİNDEKİLER
GİRİŞ ................................................................................................................... 3
SÖZLEŞME İÇERİĞİ VE EKLER ............................................................................. 2
SÖZLEŞME BAŞLANGICI ..................................................................................... 5
Sözleşme İmzalanma Süreci ................................................................................................................ 5
Kesin Teminat Mektubunun Sunulması .............................................................................................. 5
Avans Teminat Mektubunun Sunulması ............................................................................................ 6
Sözleşme ve Yazışma Dili ...................................................................................................................... 6
Uygulama Süresinin Başlangıcı ............................................................................................................ 7
Uygulama Süresinin Kapsamı ve Zaman Çizelgesi .......................................................................... 7
UYGULAMA AŞAMASI BAŞLANGICI ................................................................. 9
İş Planı’nın Yüklenici Tarafından Sunulması ....................................................................................... 9
Başlangıç Toplantısı Düzenlenmesi ..................................................................................................... 9
Teknik Şartnamenin ve Teknik Teklifin Gözden Geçirilmesi ........................................................... 10
1-Teknik Şartname'nin Faydalanıcı tarafından gözden geçirilmesi: ...................................... 11
2-Yüklenici tarafından Finansal Teklif'te yer alan ürünlerin (marka/model) menşe ve
piyasada tedarik edilebilirliğinin kontrolünün yapılması: ........................................................ 11
3-Yüklenici tarafından yer görme çalışmalarının yapılması: ................................................... 11
Ürün Değişikliği ..................................................................................................................................... 12
Ürün Değişikliği Talebi ......................................................................................................................... 13
Ürün Adetlerindeki Değişiklikler ......................................................................................................... 14
Vergi İstisnaları ve İlgili Başvuru Süreçleri ......................................................................................... 16
İthalat ve Gümrük İşlemlerinde Vergi İstisnası ve Uygulaması ..................................................... 20
Gümrük İşlemleri ile ilgili Hizmet Alımı ............................................................................................... 21
MENŞE KURALI .................................................................................................. 22
GÖRÜNÜRLÜK KURALI ...................................................................................... 25
TESLİMAT ÖNCESİ HAZIRLIKLAR ....................................................................... 26
Yüklenici’nin sorumlulukları ................................................................................................................ 26
Faydalanıcı’nın sorumlulukları ........................................................................................................... 27
DDP Kuralı ............................................................................................................................................. 28
Teslimat Yeri Değişikliği ....................................................................................................................... 30
TESLİMAT AŞAMASI .......................................................................................... 30
Paketleme ............................................................................................................................................ 31
Teslim Tutanağının Düzenlenmesi ..................................................................................................... 32
KJKJ
İÇERİK
ii
KURULUM VE DEVREYE ALMA .......................................................................... 32
Tarafların Teslimat ve Kurulum Aşamasındaki Sorumlulukları ....................................................... 33
EĞİTİMLER ......................................................................................................... 34
MUAYENE VE TEST İŞLEMLERİ ........................................................................... 36
Ürünlerin Sözleşmede Belirtilen Standart ve Kalitede Üretilmesi .................................................. 36
Teslim Edilen Ürünlere İlişkin Muayene ve Testlerin Yapılması ...................................................... 36
Faydalanıcı’nın Sorumlulukları ........................................................................................................... 37
Yüklenici’nin Sorumlulukları ................................................................................................................ 39
GEÇİCİ KABUL İŞLEMLERİ ................................................................................. 40
Yüklenici Tarafından Sunulması Gereken Belgeler ........................................................................ 41
Doğrulama Ziyareti Gerçekleştirilmesi ............................................................................................. 43
Geçici Kabul Sertifikası’nın İmzalanması ......................................................................................... 43
Kısmi Geçici Kabul Yapılması ............................................................................................................ 43
Geçici Kabul Sertifikası’nın İmzalanmasından Sonra Tarafların Sorumlulukları ......................... 44
Yüklenici’nin Sorumlulukları ................................................................................................................ 44
Faydalanıcı’nın Sorumlulukları ........................................................................................................... 45
GARANTİ SÜRECİ .............................................................................................. 46
Faydalanıcı’nın sorumlulukları ........................................................................................................... 47
Yüklenici’nin sorumlulukları ................................................................................................................ 47
KESİN KABUL AŞAMASI .................................................................................... 48
SÖZLEŞME İLE İLGİLİ DİĞER İDARİ KONULAR .................................................. 50
Süre Uzatımı .......................................................................................................................................... 50
Cezai Şartlar ve Sözleşmenin Feshi ................................................................................................... 51
Anlaşmazlıklar ...................................................................................................................................... 52
Denetim ................................................................................................................................................ 52
EKLER ............................................................................................................... 53
1. KDV İSTİSNASI BİLGİ FORMU ........................................................................................................ 53
2. MUAYENE VE KABUL TUTANAĞI ................................................................................................. 55
3. ÖRNEK MENŞE BELGELERİ............................................................................................................ 57
4. ÖRNEK FATURA ............................................................................................................................. 63
KJKJ
İÇERİK
iii
GİRİŞ
Avrupa Birliği’ne üyelik çerçevesinde, Birliğin standart ve politikalarının
Türkiye’de aşamalı olarak uyumlaştırılması ve uygulanmasına destek olmak
amacıyla, AB tarafından yapılacak “hibe nitelikli mali yardımlar” ‘Katılım
Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA-Instrument for Pre-Accession)’ altında
toplanmıştır.
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı (ÇSGB), AB ve Mali Yardımlar Dairesi
Başkanlığı, İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Bileşeni (İKG) kapsamındaki
programların hazırlanması, proje tekliflerinin toplanıp değerlendirilerek
seçilmesi, yönetilmesi, uygulanması, izlenmesi, denetlenmesi ve
değerlendirilmesinden sorumlu “Program Otoritesi”dir. İKG Operasyonel
Programı (OP) kapsamında desteklenen operasyon, proje ve hibe
programlarının da “Sözleşme Makamı”dır ve bunların idari ve finansal
uygulanması ile sözleşme ve ödemelerin yapılmasından sorumludur.
Operasyonlar, özellikle yurt çapında faaliyet gösteren Milli Eğitim Bakanlığı,
Türkiye İş Kurumu, Sosyal Güvenlik Kurumu ve Mesleki Yeterlilik Kurumu ya da
bölgesel çapta yetkili olan Kalkınma Ajansları gibi ulusal ve bölgesel kamu
kurumlarına yönelik geliştirilir. Bu kurumlar ‘operasyon faydalanıcısı’ olarak
adlandırılır. Program tarafından desteklenen projeler kapsamında temin edilen
hizmetler ve ekipmanlar, bu faydalanıcı kurumların hizmetine sunulmaktadır.
Bu uygulama rehberi, T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Avrupa Birliği
ve Mali Yardımlar Dairesi Başkanlığı İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Program
Otoritesi (İKG PRO) yönetimindeki Avrupa Birliği destekli tedarik projelerinin
(mal alım sözleşmelerinin) taraflarca etkili bir şekilde uygulanması ile ilgili esas
ve usulleri kapsamakla beraber, özellikle Yüklenicilerin ve Faydalanıcıların
sözleşme süresince yerine getirmesi gereken sorumlulukları detaylı bir şekilde
açıklamaktadır.
Bu rehber, Türkiye'de AB tarafından desteklenen tedarik projelerini (mal alım
sözleşmelerini) özellikle ilk defa uygulayacak ve sözleşmede görev alacak
kişinin kolayca anlayabileceği, aynı zamanda da uygulama süresince takip
edebileceği pratik bir kaynak olarak tasarlanmıştır.
1
BÖLÜM-I
Tedarik Projelerinin “Sözleşme Makamı”, “Yüklenici” ve “Operasyon
Faydalanıcısı” olmak üzere 3 tarafı bulunmaktadır (bk. Özel Koşullar Madde 4).
Bu taraflar arasında etkili bir koordinasyonun sağlanması ve tedarik
sözleşmesinin Genel ve Özel Koşullarında (General ve Special Conditions)
belirtilen kurallara ve sürelere uyulması, ancak tarafların sözleşme ile ilgili
sorumluluklarını bilmesi ile mümkün olabilmektedir. Rehberin içeriği ve konu
başlıkları uygulama sürecindeki aşamaları takip etmektedir ve her aşamada
dikkat edilmesi gereken hususlar, ilgili sayfanın yan bölümünde veya
bilgilendirme kutucuklarında ayrıca belirtilmektedir. Tedarik projelerinin
uygulama süreci kısıtlı olduğundan, bu rehberde belirtilen yönergelerin
taraflarca sözleşmenin ilgili aşaması gelmeden anlaşılması önem arz
etmektedir.
Rehberde geçen madde numaraları ve başlıklar sözleşmenin imzalandığı
dönemde yürürlükte olan PRAG 0F0F
1 sürümüne göre farklılıklar gösterebildiği gibi
sözleşmeler bazında bazı özel düzenlemeler de yapılmış olabilmektedir. Bu
nedenle, uygulama aşmasında ilgili sözleşmenin madde numarası, başlık ve
özel şartlarına riayet edilmesi önem arz etmektedir.
1 “AB Bütçesinden Finanse Edilen AB Dışındaki Faaliyetlere Uygulanacak Sözleme ve İhale Usulleri Rehberi (PRAG)”
Practical Guide’nin kısa ifadesidir. Tedarik Bileşeni (Supply Contracts) ile ilgili kısma bu linkten ulaşılabilir:
http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?nodeNumber=4
2
BÖLÜM-I
SÖZLEŞME İÇERİĞİ VE EKLER
Tedarik Bileşeni (Mal Alımı) Sözleşmeleri IPA çerçevesinde AB
Komisyonu ve Türkiye Cumhuriyeti tarafından ortaklaşa finanse edilen,
taraflarının T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Avrupa Birliği ve
Mali Yardımlar Dairesi Başkanlığı (Sözleşme Makamı) ve Yüklenici
olduğu, AB kural ve usullerine göre (PRAG-Pratik Rehber) hazırlanmış
yasal belgelerdir. Sözleşme içeriğinde yer alan dokümanlar PRAG
standartlarına ve şablonlarına göre hazırlanmıştır ve aşağıdaki ana
bölümlerden oluşmaktadır:
• Contract agreement
• Special Conditions
• General Conditions (Annex I)
• Technical Specifications (Annex II)
• Technical Offer (Annex III)
• Budget breakdown (Annex IV)
• Specified forms and other relevant documents (Annex V)
• Tax and Customs Arrangements (Annex VI)
Bu maddeler ile ilgili detaylı açıklamalar ve kapsamları aşağıda
belirtilmektedir:
Sözleşme (Contract Agreement)
Toplam 5 maddeden oluşmaktadır. Sözleşme süresini,
bedelini ve alınacak ekipman listesini belirten ana kısımdır.
İlk 4 madde bütün mal alımı sözleşmelerinde bulunurken,
5. Madde olan “Sözleşmeye ait diğer koşullar” ancak
konusu sözleşme için özel şartlar gerektiğinde sözleşme
maddelerine eklenmektedir.
Özel Koşullar (Special Conditions)
Sözleşme Makamı tarafından hazırlanan ihale dosyasının
ayrılmaz bir parçası olup, Genel Koşullara getirilen
değişiklikleri kapsamla beraber sözleşmeye ve teknik
Üçüncü şahıslar ve/veya kurumlarca, Yüklenici’den gerektiğinde talep edilen
ve Yüklenici’nin yerel mevzuata göre KDV Muafiyeti...vb. başvurular sırasında “Aslı
Gibidir” şeklinde paraflayarak sunması gereken “Sözleşme” bölümüdür.
Aksi belirtilmedikçe, bu kurumlara yapacağı başvuruda, Yüklenici’nin sözleşmenin
diğer eklerini sunması ve/veya tercüme etmesi gerekmez.
3
BÖLÜM-I
şartnameye getirilmiş olan özel koşulları ve gereksinimleri
de belirtmektedir.
Özel Koşullar, her sözleşme için ayrı ayrı hazırlanır ve Genel
Koşullar’ı tamamlayıcı niteliktedir. Sözleşmenin tarafları
olan Sözleşme Makamı, Yüklenici ve Faydalanıcı Kurumları
tanımlar. Genel Koşullar’da ilgili maddeler için (örn. işe
başlama tarihi, teslimat ile ilgili bilgiler... vb.) Özel Koşullar’a
atıf yapılmaktadır. Aşağıda sözleşme dili ile ilgili Genel ve
Özel Koşullarda belirtilen maddeler bu hususta örnek
olarak verilmiştir.
General Conditions
Article 2 - Language of the Contract
2.1 The language of the contract and of all
communications between the Contractor
Contracting Authority and Project Manager or
their representatives shall be as stated in the
Special Conditions.
Special Conditions
Article 2 - Language of the Contract
2.1 The language used shall be English.
Genel Koşullar (General Conditions) - Annex I
Genel Koşullar, sözleşmenin imzalandığı dönemde
yürürlükte olan PRAG kurallarına göre standart şablonda
düzenlenmiş olup, tedarik bileşeni sözleşmelerinin
uygulama esaslarını ve tarafların sorumluluklarını belirtir.
Mali koşullar, cezai şartlar, uyuşmazlık halleri, değişiklikler,
Geçici ve Kesin Kabul ile ilgili bilgiler de bu bölümde
tanımlanmaktadır.
Özel Koşullar’da yer alan maddeler aynı zamanda Genel
Koşullarda karşılık gelen maddeyi tamamlayıcı niteliktedir
ve sözleşmenin bu iki eki daima beraber
değerlendirilmelidir. Özel Koşullar aksini öngörmedikçe,
Genel Koşullar’da geçen maddeler geçerlidir. Özel
Koşullar’daki maddelerinin numaralanması ardışık değildir,
ancak Genel Koşulların maddelerinin numaralandırılmasını
takip eder.
Özel Koşullar, Genel Koşullar’ın aksine ihale hazırlık
aşamasında Sözleşme Makamı tarafından sözleşmeye
uygun olacak şekilde düzenlenmektedir. Eğer Özel
4
BÖLÜM-I
Koşullar’da ilgili madde yer almıyorsa, bu maddenin içeriği
Genel Koşullar’da belirtilmektedir.
Sözleşme Metni ve Özel Koşullarda yer alan hükümlerle
Genel Koşullar veya başka herhangi bir ek belgede yer
alan hüküm(ler) arasında bir ihtilaf olması halinde özel
koşul hükümleri geçerli olacaktır.
Teknik Şartname ve Yüklenici’nin ihale aşamasında vermiş
olduğu cevaplar (Annex II-III Technical Specification)
Teknik şartname, Faydalanıcı’nın istemiş olduğu
ekipmanlarla ilgili asgari kriterlerin belirtildiği, aynı
zamanda kurulum, devreye alma, eğitim...vb. konularla
ilgili olarak Yüklenci’lerin uygulama esnasında dikkat
etmesi gereken konuların yer aldığı sözleşme ekidir.
Yüklenicinin ihale aşamasında teknik şartnamenin
maddelerine vermiş olduğu cevaplar da teknik şartname
dokümanın belirtilen sütunlarında yer almaktadır.
İhale aşamasında zeyilname ile yapılan değişiklikler ve
isteklilerin yöneltmiş olduğu sorulara verilen cevaplar da
gene bu bölümde bulunur.
Finansal Teklif ve Bütçe Dökümü (Annex IV – Budget Breakdown)
Yüklenici tarafından ihale aşamasında sunulan ve tedarik
edilecek olan ürünlerin marka/model, adet, birim ve
toplam fiyatlarının teklif edildiği sözleşme ekidir.
Belirlenmiş Formlar ve diğer ilgili dokümanlar (Annex V)
PRAG’da standart olarak belirtilen ekler veya sözleşmeye
özel diğer dokümanlar bu bölümde yer alır.
Vergi ve Gümrük Anlaşmaları ile ilgili bilgilendirme (Annex VI)
Türkiye-Avrupa Birliği Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA)
Çerçeve Anlaşması’nın 1F1F
2 “Programların uygulanması ve
sözleşmelerin yerine getirilmesi için kolaylıklar sağlanması”
(Madde no.25) ve “Vergiler, gümrük ve ithalat vergileri ve
2 Çerçeve Anlaşması ile ilgili daha fazla bilgi almak için:
http://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2008/12/20081224M1-1.htm
Teslim edilen ürünlerin muayene ve kabul işlemleri yapılırken Annex II-III
Technical Specifications’dan yararlanılır. Sadece teslim edilen ürünlerin teklif edilen
marka/model ile aynı olup olmadığına bakılmaz; şartname ile uygunluğu bir kez
daha detaylıca komisyon tarafından kontrol edilir.
Yüklenicinin ihale aşamasında sunduğu destekleyici dokümanlar ve kabul
sırasında sunmayı taahhüt ettiği dokümanların listesi de gene şartname ekinde yer
almaktadır.
İthalat işlemleri sırasında ve Geçici/Kesin Kabul dokümanları hazırlanırken
içeriğinde belirtilen ürün listesinin Finansal Teklifte yer alan marka/model isimleri ile
birebir aynı olması gerekmektedir.
Annex II-III
Technical
Specifications
dokümanının
başında yer alan
“General
Requirements”
(Genel
Gereksinimler)
kısmında kurulum,
devreye alma,
eğitim ve
yüklenicinin teslim
edeceği ürünlere
ilişkin diğer
sorumlulukları
ayrıca
belirtilmektedir ve
uygulama
sırasında bunlara
dikkat edilmesi
şarttır.
5
BÖLÜM-I
yükleri ve/veya eş etkili vergilere ilişkin kurallar” (Madde
No.26) hakkında bilgilendirmelerin yapıldığı dokümandır.
SÖZLEŞME BAŞLANGICI
Sözleşme İmzalanma Süreci
İhale aşaması ve değerlendirme süreci tamamlandıktan sonra
Sözleşme Makamı, ihale üzerinde kalan istekliye sözleşmeye davet
yazısı gönderir. Mücbir sebep halleri dışında, ihale üzerinde kalan
istekli, yasal yükümlülüklerini yerine getirerek sözleşme imzalamak
zorundadır. İsteklinin yüklenme kriterlerini sağlamadığının anlaşılması
(sözleşme imzalanmadan önce ihale üzerinde kalan isteklinin
ihalelere katılmaktan yasaklılık durumu...vb. halleri teyit edilir)veya
tek taraflı olarak sözleşmeyi imzalamaktan imtina etmesi durumunda
varsa geçici teminatı irat kaydedilir ve her halükarda ikinci en uygun
teklif sahibi sözleşme imzalamaya davet edilir.
Sözleşme Makamı sözleşme dosyasını hazırladıktan sonra 3 (üç)
nüsha olacak şekilde sözleşmeleri Yüklenici’ye imza için üst yazı ile
gönderir.
Üst yazıda belirtilen süre içerisinde sözleşmenin 2 (iki) imzalı nüshası
Sözleşme Makamı’na Kesin Teminat mektubu ile birlikte Yüklenici
tarafından bir üst yazı ile gönderilir. Sözleşmenin bir nüshası
Yüklenici’de kalacaktır.
Kesin Teminat Mektubunun Sunulması
Kesin Teminat Mektubu (Performance Guarantee), sözleşmenin
imzalanmasıyla birlikte, Yüklenici tarafından Sözleşme Makamı’na
sunulması gereken, Yüklenici’nin sözleşmeden doğan
yükümlülüklerini yerine getirmemesi durumunda oluşabilecek
herhangi bir zararın tazminini sağlamak amacıyla alınan teminattır.
Bu teminat ile ilgili detaylı bilgi sözleşmede Genel Koşullar (General
Conditions) Madde 11 de belirtilmektedir.
Kesin teminat mektubu sözleşmenin Kesin Kabulü’nün tamamlanmasını
takiben Yüklenici’ye iade edilir.
Eğer Sözleşme
Makamı tarafından
belirtilmemişse,
Yüklenici sözleşme
dosyalarını aldıktan
sonra, sözleşme imza
tarihi ile ilgili
Sözleşme
Makamından bilgi
almalıdır.
Kesin Teminat Mektubu’nun tutarı Özel Koşullar (Special Conditions) Madde 11 de
belirtilmektedir ve genellikle sözleşme tutarının %10’u kadardır. Kesin Teminat Mektubu
örneği ve şablonu İhale Dosyası içerisinde de yer almaktadır.
6
BÖLÜM-I
Avans Teminat Mektubunun Sunulması
Yüklenici tarafından sözleşmenin herhangi bir aşamasında avans
ödemesi talep edildiğinde, Sözleşme Makamı’na Genel Koşullar
Madde 26’da belirtilen şartlar ve oranlar geçerli olmak kaydı ile
“Avans Teminat Mektubu” (Pre-Financing Guarantee) sunulması
gerekmektedir. Söz konusu belge, talep edilen avans tutarına eş
bedelli olmalıdır.
Sözleşme ve Yazışma Dili
Sözleşme Makamı, Faydalanıcı Kurum ve Yüklenici arasındaki
yazışmaların dili, Özel Koşullar Madde 2’de aksi belirtilmedikçe
İngilizce’dir ve sözleşme konusu tarafların yazışmalarda
kullanacakları iletişim bilgileri Özel Koşullar Madde 4’te verilmiştir.
Ancak projenin uygulanmasına ilişkin vergi muafiyeti
uygulamalarından yararlanılması ve gerektiğinde gümrük işlemlerinin
tamamlanması gibi hususlar kapsamında, Yüklenici ile yararlanıcı
Ülke olan Türkiye’nin diğer kamu veya özel kurumlarıyla yapılacak
yazışmaların dili bu kurala tabi değildir.
Taraflar arasında yazışmalar yapılırken konu bölümüne Sözleşme
numarası ve isminin konulması, sözleşmenin Genel ve Özel
Koşullarında belirtilen azami yazışma ve cevap verme sürelerine
uyulması koordinasyon ve yazışma düzeninin sağlanması açısından
taraflara fayda sağlayacaktır.
Sözel olarak mutabakata varılan her karar Genel Koşullar Madde
4’e göre yazılı olarak da karara bağlanmalıdır.
Kontratın Sözleşmenin idari ve/veya teknik olarak yürütülmesini
etkileyecek her türlü yazışma doğrudan Sözleşme Makamı üzerinden
gerekli talep ve bilgilendirmeler ile yapılmalıdır.
Uygulama süresinin
kısıtlı olması ve talep
edilen avansın Genel
Koşullar Madde
26’da belirtilen
sürelerde
ödenmesinden ötürü;
Yüklenici’lerin bu
ödeme sürelerini göz
önünde
bulundurması ve
mümkünse sözleşme
başında avans
taleplerini sunmaları
tavsiye edilmektedir.
Özellikle
Faydalanıcı ile ilgili
olarak verilen iletişim
bilgilerinden bağımsız
şekilde Yüklenici’nin,
sözleşme başında
Faydalanıcı
tarafından
görevlendirilen ve
sözleşmenin
yürütülmesinden
sorumlu kişinin
bilgilerini ayrıca
öğrenmesinde
ve/veya teyit
etmesinde fayda
vardır.
Tarafların iletişim bilgilerinin doğruluğu ve güncelliğinin sözleşmenin başında ve
Başlangıç Toplantısı’nda kontrol edilmesinde fayda vardır.
7
BÖLÜM-I
Uygulama Süresinin Başlangıcı
Uygulama süresinin başlangıcı ile ilgili yönergeler Genel Koşullar
Madde 18 ve 19’da belirtilmektedir.
Özel Koşullar Madde 18’de aksi belirtilmediği sürece Sözleşme
Makamı tarafından düzenlenecek bir “İdari Talimat” (Administrative
Order) ile uygulama süresinin başlangıç tarihi belirlenir ve taraflara
yazılı olarak bildirilir.
Uygulama Süresinin Kapsamı ve Zaman Çizelgesi
Uygulama süresinin kapsamı ve ilgili süreçler Özel Koşullar Madde
19’da belirtilmektedir. Bu maddede belirtilen süreler içerisinde
teslimat, kurulum, devreye alma, muayene ve kabul işlemlerinin
tamamlanması gerekmektedir. Ürünlerin siparişi/üretilmesi, son
kurulacağı yere teslimatı, kurulumu ve devreye alınması bu
maddede belirtilen süre içerisinde muayene ve kabul işlemlerinden
önce tamamlanmak durumundadır.
Sözleşmenin toplam süresi içerisinde olsa bile teslimat, kurulum ve
devreye alma işlemleri, Özel Koşullar Madde 19’da belirtilen süre
içerisinde Yüklenici’den kaynaklanan sebeplerden ötürü yapılmadığı
veya geciktiği takdirde, Genel Koşullar Madde 21’de yer alan
Gecikme ve Ceza ile ilgili Sözleşme Makamı inisiyatif alma hakkına
sahiptir.
Aksi
belirtilmedikçe, Uygulama süresinin
başlangıcı sözleşme
imza tarihi olarak
belirlenmez.
İhale üzerinde kalan istekliye, sözleşmeye davet yazısı gönderildiği tarihten itibaren
90 gün içerisinde uygulama süresinin başlatılması gerekmektedir.
Uygulamanın
toplam süresi
ürünlerin son teslim
tarihini göstermez.
Uygulama süresi takvim günü üzerinden hesaplanır.
Toplam Uygulama Süresi (Özel Koşullar Madde 19’da belirtilen toplam süre)
Sözleşme
İmzalanması
Uygulama
Süresi
Başlangıcı
İdari Talimat Düzenlenmesi
İş Planı’nın sunulması
Başlangıç Toplantısı
İş Planı, teslimat ve tedarik edilecek olan
ürünler ile ilgili gerekli bilgilendirmeler
Yüklenicilerin Genel Koşullar Madde 8’e göre
bilgilendirilmesi
(Vergi Muafiyeti, Gümrük İşlemleri, Sözleşme
Uygulama Rehberi..vb. dokümanların
paylaşılması ve tarafların bir araya gelmesi)
KDV Muafiyeti için gerekli Bilgi Formunun
Doldurulması ve İmzalanması
Teslimat için
İdari Onay alınması
Teslimatın gerçekleşmesi
Şartnamenin Gözden Geçirilmesi ve
Tedarik Edilecek Olan Ürünlerin
Teslimat Öncesinde Uygunluğunun
Teyit Edilmesi
İhale aşamasında teklif edilen ürünlerin
piyasada halen tedarik edilebilirliğinin
kontrolünün yapılması
İthal edilecek olan Ürünlere ilişkin
Formun Doldurulması
ve
KDV İstisna Sertifikası ile ilgili
başvuruların tamamlanması
Yüklenici tarafından “Yer Görme”
Çalışmasının Yapılması
Teslimat için Hazırlık Yapılması
Yapılacak olan yer görme çalışmasına
göre Yararlanıcı ve Yüklenicinin
teslimat için gerekli hazırlıkları
gerçekleştirmesi
Teslimat ve Kurulum için
gerekli yardımcı
ekipman ve personelin
Yüklenici tarafından
ayarlanması
Ürünlerin son teslim
noktalarına
Sözleşmede belirtilen
teslimat ve taşıma
kurallarına göre ulaştırılması
Kurulum ve
Devreye Alma
İşlemlerinin Tamamlanması
Muayene ve
Kabul
İşlemlerinin Tamamlanması
Muayene ve Kabul
Tutanağının Düzenlenmesi
Teklif edilen ürünlerin
marka/model ve şartname
uygunluğunun komisyon
tarafından Yüklenicinin
katılımı ile kontrol edilmesi
Gerekli ürün testlerinin
yapılması
Ürünlere ilişkin belgelerin ve
varsa lisansların sunulması
Birden fazla teslim yeri olan
sözleşmelerde, ilgili
tutanakların tüm teslim
yerlerinden toplanması
Eğitimlerin Tamamlanması
Sözleşmede varsa öngörülen
kullanıcı eğitimlerinin Muayene
ve Kabul aşamasından önce
verilmesi
Geçici Kabul İşlemleri
Geçici Kabul
Başvurusu
Muayene ve
Kabul
Tutanaklarının
ve kabul için
gereken
belgelerin
sunulması1
Sözleşme
Makamı
tarafından
kabul
çalışmalarının
yapılması
Özel Koşullar’da belirtilen
azami süre içerisinde İş
Planı’nın sunulması
Özel Koşullar’da belirtilen azami süre içerisinde
Teslimat, Kurulum ve Devreye Alma işlemlerinin tamamlanması
Özel Koşullar’da belirtilen azami süre içerisinde
Ürün Testlerinin, Muayene ve Kabul İşlemlerinin ve Geçici Kabul İşlemlerinin tamamlanması
ÖRNEK ZAMAN ÇİZELGESİ
SÖZLEŞME İMZALANMA TARİHİNDEN GEÇİCİ KABULE KADAR OLAN ÖNEMLİ SÜREÇLERİ VE ZAMAN ARALIKLARINI GÖSTERMEKTEDİR.
8
1 Geçici Kabul çalışmaları sırasından Yüklenici ve Faydalanıcı’nın sunması gereken belgeler ile ilgili detaylar
bu rehberin “Geçici Kabul İşlemleri” adlı bölümünde belirtilmektedir.
9
BÖLÜM-II
UYGULAMA AŞAMASI BAŞLANGICI
İş Planı’nın Yüklenici Tarafından Sunulması
Uygulama sürecinin Sözleşme Makamı tarafından düzenlenecek
İdari Talimat ile başlamasını takiben, aksi belirtilmedikçe, Özel
Koşullar Madde 13’e göre Yüklenici, İş Planı’nı Sözleşme Makamı ve
Faydalanıcı’nın onayına sunmalıdır.
Bu planın Madde 13.2’de bahsi geçen süre içerisinde sunulması
gerekmektedir. İş Planı’nın kapsamı ve içermesi gereken bilgiler ise
Genel ve Özel Koşullar Madde 13.1 de tanımlanmaktadır.
İş Planı Yüklenici tarafından sunulduktan sonra, Faydalanıcı’nın planı
değerlendirmesi ve görüş bildirmesi beklenmektedir. Bu İş Planı’na
göre Faydalanıcı, teslimat yerlerini (altyapı, tadilat, izin vb. gibi
konularda) ekipmanın kurulumuna uygun hale getirmekle
yükümlüdür. Dolayısı ile İş Planı sadece teslimat sürelerini değil,
kurulum ve altyapı ile ilgili gerekli bilgileri de Faydalanıcı’ya
göstermelidir.
Başlangıç Toplantısı Düzenlenmesi
Sözleşmenin genellikle ilk ayında düzenlenen başlangıç toplantısı,
sözleşme taraflarını ve Faydalanıcı kurumu bir araya getirerek,
Sözleşme Makamı adına sözleşmenin yürütülmesinden sorumlu
Sözleşme Yöneticisi’nin, Yüklenici ve Faydalanıcı yetkili temsilcilerinin
birbirlerini tanımasına ve iş planı ile sözleşmenin idari ve teknik
kısımlarının gözden geçirilmesine olanak tanır.
Sözleşme, Türkiye’de ve yerel mevzuatı kapsayacak şekilde
yürütüleceğinden, uygulama süresinin başlangıç aşamasında
düzenlenecek bir toplantı ile yabancı uyruklu Yüklenici’lere
uygulama ile ilgili detaylı bilgi, Genel Koşullar Madde 8 kapsamında,
Sözleşme Makamı tarafından verilir. Yüklenici’nin de Sözleşme
İş Planı’nın doğru
ve detaylı bir şekilde
hazırlanması
yapılacak olan işlerin
Sözleşme Makamı
tarafından etkili bir
şekilde yürütülmesine
ve takibine olanak
tanır.
Uygulama süresince
Yüklenici’nin İş
Planı’nı gerekli
hallerde
güncellenmesi ve
tarafları
bilgilendirmesi de
ayrıca tavsiye
edilmektedir.
İş Planı’nda kurulum sonrası kabulü ilgilendiren eğitim...vb. faaliyetlerden de
bahsedilmesi, Faydalanıcı’nın uygulama ve personel planlaması için önem arz
etmektedir.
10
BÖLÜM-II
Makamı’na ve Faydalanıcı’ya varsa yerel irtibatı sağlayacak kişi
veya kişilerin bilgilerini sunması ayrıca tavsiye edilmektedir.
Özel Koşullar Madde 6’nın izin verdiği durumlarda, Yüklenici eğer
sözleşmenin herhangi bir aşamasında bir alt-yüklenici kullanacaksa
bununla ilgili bilginin de Sözleşme Makamına gerekli idari kontrollerin
yapılabilmesi ve izinlerin verilebilmesi için sunulması gerekmektedir.
Başlangıç Toplantısı aynı zamanda vergi istisnası ve gümrük işlemleri
ile ilgili konularda Yüklenici’nin bilgilendirilmesine ve varsa bu
konularla ilgili soruların cevaplanmasına olanak tanır. Sözleşme
Makamı, Genel Koşullar Madde 8’de belirtildiği gibi Yüklenici’ye bu
mevzuatla ilgili bilgilendirmeyi yapar ve ilgili bağlantı bilgilerini ve
rehberleri paylaşır.
Sözleşme Makamı, Yüklenicinin KDV İstisna Sertifikasını alabilmesi için
Yüklenici tarafından doldurulması gereken “KDV İstisnası Bilgi
Formu”nu da Yüklenici ile paylaşır.
Uygulama sürecinde kullanılacak olan benzer formların şablonları ve
formlar hakkında detaylı bilgiler bu rehberin “EKLER” bölümünde
verilmektedir.
Teknik Şartnamenin ve Teknik Teklifin Gözden Geçirilmesi
Teknik Şartnamenin ve Yüklenici’nin ihale aşamasında vermiş olduğu
cevapların (Annex II-III Technical Specifications) uygulama süresinin
başında Faydalanıcı tarafından gözden geçirilmesi gerekmektedir.
İhale aşaması ile sözleşme imzalanması arasında geçen sürede teklif
edilen ürünlerin tedarik edilebilirliği, menşe şartları ve teknik kriterler
konusunda oluşabilecek ihtilaflı hallerin varsa tespit edilmesi ve
Sözleşme Makamı'na bildirilmesi gerekmektedir. Bu kontrollerin
geciktirilerek ürünlerin teslimat aşamasında veya hemen öncesinde
yapılması, ortaya çıkabilecek sorunların ve uyuşmazlıkların geç ve
daha uzun sürelerde çözülmesine ve teslimatın aksamasına yol
açacaktır. Bu kapsamda sözleşmenin mümkünse ilk ayında
aşağıdaki kontrollerin taraflarca yapılması uygulama sürecinin
aksamadan sürdürülebilmesi için oldukça önemlidir:
Teknik Şartnamede
eğer belirtilmemişse
ve Faydalanıcı’nın
sipariş aşamasında
inisiyatifine bırakılan
kısımlar varsa (örn.
ürünlerin renkleri,
beraberinde
gelebilecek
opsiyonel ekipmanlar
ve/veya sipariş
aşamasında son
kullanıma bağlı
olarak üretime
girecek parçalar) bu
kısımlar ile ilgili
taraflar mutabakata
varmalıdır.
11
BÖLÜM-II
1-Teknik Şartname'nin Faydalanıcı tarafından gözden geçirilmesi:
İhale hazırlık süreci ve sözleşme uygulama sürecinde yer alacak olan
Faydalanıcı temsilcileri farklı olabilir. Eğer bu kişiler arasında farklılık
varsa, ihale hazırlık sürecinde elde edilen bilgilerin, değerlendirme
aşamasında oluşturulan raporun ve pazar araştırmasının uygulama
sürecinde yer alacak olan Faydalanıcı temsilcilerine aktarılması
önem arz etmektedir. Ayrıca ihale aşaması ile sözleşme imzalanması
arasında geçen sürenin genellikle uzun olması sebebi ile de bu
kontrollerin yapılması, Faydalanıcı'nın şartnameye hâkimiyetini
arttıracaktır.
2-Yüklenici tarafından Finansal Teklif'te yer alan ürünlerin
(marka/model) menşe ve piyasada tedarik edilebilirliğinin
kontrolünün yapılması:
İhale aşaması ile sözleşme imzalanması arasında geçen sürede
Yüklenici'nin ihale aşamasında teklif etmiş olduğu bazı ürünler,
piyasada artık tedarik edilemiyor ve/veya raf ömrünü tamamlamış
olabilir. Bununla ilgili olarak Faydalanıcı ve Sözleşme Makamı acilen
bilgilendirilmeli ve gerekli kontroller yapıldıktan sonra ürün değişikliği
talebinde bulunulmalıdır (Bu konuda daha detaylı bilgi için bu
rehberde yer alan “Ürün Değişikliği” bölümüne bakınız).
Nitekim sipariş aşamasından önce bu kontrolleri yapmak, uygulama
sürecinde yaşanabilecek gecikmeleri önleyecektir.
Örneğin, gümrük işlemleri için gerekli olan "İthal Edilecek Mallar
Listesi", eğer bu kontroller yapılmadan düzenlenirse ve daha
sonradan bazı ürünlerin tedarik edilemeyecek durumda olması
tespit edilirse ve/veya Faydalanıcı tarafından adetlerde değişikliğe
gidilirse, tekrardan bu gibi belgelerin güncellenmesi gerekecektir. Bu
da ithalatta gecikmelere yol açacaktır. Ayrıca Faydalanıcının da
teslimattan sonra ürün adetlerinde artırım veya azaltım yapması,
Yüklenici'nin tekrardan sipariş işlemlerini gerçekleştirmesi ve buna
mukabil uzatma talebi istemesine yol açacaktır.
3-Yüklenici tarafından yer görme çalışmalarının yapılması:
Yüklenici teslimatın ve kurulumun yapılacağı yeri önceden
görmelidir. Genel Koşullar Madde 15.1 (d) ve (e) maddeleri
kapsamında, eğer kurulum esnasında yardımcı ekipmanlara ihtiyaç
duyulacaksa (örn. forklift, transpalet, fazladan personel...vb.)
bunların da önceden tespit edilmesi ve Faydalanıcı ile ortak bir
yerleşim planı yapılması teslimattan sonra kurulum sürecini
hızlandıracaktır. Kurulum yapılacak olan yerin altyapısının da gözden
12
BÖLÜM-II
geçirilmesi, Teknik Şartnamede belirtilmeyen ancak ürünlerin
çalışması veya devreye alınmasında gerekli ekipmanların önceden
tedarik edilmesine olanak tanır (örn. kompresör, kablolama...vb.
bağlantılar). Yapılacak olan bu ziyaret ayrıca teslim edilecek
malların kurulması aşamasında ortaya çıkabilecek risk ve sorunların
da önceden değerlendirilmesinde ve gerekli önlemlerin taraflarca
alınmasında fayda sağlayacaktır.
Ürün Değişikliği
Yüklenici tarafından Finansal Teklif'te yer alan ürünlerin
(marka/model) menşe ve piyasada tedarik edilebilirliğinin
kontrolünün yapılmasının ardından, aşağıda yer alan şartlardan biri
veya bir kaçı ile karşılaşıldığında Yüklenici, Genel Koşullar Madde
22’de belirtilen şartlar çerçevesinde ürün değişikliği talebinde
bulunabilir:
1- Üreticinin ilgili marka/modeli artık üretmemesi ve ürünün
piyasada tedarik edilememesi: Yüklenici, üreticiden ilgili
ürünün üretilmediğine dair kanıtlayıcı bir yazı getirmek kaydı ile
ürün değişikliği talebinde bulunabilir. Ayrıca bu ürünün, üretimi
dursa bile piyasada mevcut envanterlerden tedarik edilip
edilemeyeceğine de bakılması gerekmektedir.
2- Üreticinin menşe şartlarını yerine getirememesi: Piyasada
tedarik edilebilmesine rağmen, üretim yerinde meydana
gelen değişikliklerden ötürü Genel ve Özel Koşullar Madde
10’da istenilen menşe şartının üretici tarafından
sağlanamaması sebebi ile gene üreticiden alınacak olan ve
bu durumu kanıtlayıcı bir yazı ile Yüklenici ürün değişikliği
talebinde bulunabilir.
3- Diğer: Genel Koşullar Madde 22 kapsamında Sözleşme
Makamı tarafından talep edilen ürün değişiklikleri bu
kapsamdadır.
13
BÖLÜM-II
Ürün Değişikliği Talebi
Yüklenici tarafından talep edilen ve sözleşme kapsamında yapılması
uygun bulunan ürün değişikleri (marka, model vb.) Genel Koşullar
Madde 22 kapsamında Sözleşme Makamı’nın onayı ve
düzenlenecek İdari Talimat ile gerçekleştirilir.
Ancak Yüklenici’nin ihale aşamasında teklif etmiş olduğu
marka/modellerin uygulama aşamasında bu bölümde belirtilen
şartlar haricinde muadilleri ile değiştirilmesi uygun bulunmamaktadır.
Nitekim, zeyilname ile sözleşme şartlarında meydana gelebilecek
değişikliklerin geriye dönük olarak ihale sürecinde haksız rekabet
yaratabilecek koşullar olmaması gerekir.
Ürün değişikliği talebi, ilgili ürünün sözleşmeden çıkartılması, başka bir
ürün tipi ile değiştirilmesi (örneğin duvar tipi klima yerine salon tipi
klima önerilmesi) veya yerine sözleşmede mevcut bulunan başka
ürünlerin adetleri artırılarak verilmesi anlamına gelmez. Bu tip
değişiklikler sözleşmede zeyilnameye gidilmesine ve bütçe
değişikliğine yol açacağından Sözleşme Makamı ve AB
Delegasyonu tarafından kabul edilmemektedir.
Aynı zamanda gerek Yüklenici, gerekse Faydalanıcı tarafından
herhangi bir gerekçe olmaksızın sunulan değişiklik talepleri Sözleşme
Makamı tarafından reddedilmektedir.
Ürün değişikliklerinde, birim fiyat olarak sözleşme bütçesinde bir
farklılık meydana gelmez. Yüklenici’nin finansal teklifininde aynı
ürün kalemi için sunmuş olduğu birim fiyat üzerinden değiştireceği
yeni marka/modeli tedarik etmesi gerekmektedir.
Ürün değişikliğinin gerçekleşebilmesi için Yüklenici’nin aşağıdaki
şartları sağlaması gerekmektedir:
1- Teklif edilecek yeni ürünün Genel ve Özel Koşullar Madde
10’da belirtilen menşe şartını sağlaması gerekmektedir.
2- Teklif edilecek yeni ürünün Teknik Şartname’ye uygun olması
gerekmektedir.
3- Teklif edilecek yeni ürünün, ihale aşamasında teklif edilen bir
önceki ürünün teknik teklifte belirtilen minimum değerlerine
uyması veya daha iyi olması gerekmektedir.
Teklif edilecek yeni
ürünün sadece teknik
şartnameye
uygunluğuna değil,
en az ihale
aşamasında önerilen
modelin teknik
özelliklerini sağlayıp
sağlamadığına da
bakılmaktadır. Örn.
şartname “minimum
100 mm” olarak
geçiyorsa ve ihale
aşamasında
“120mm” teklif
verilmişse, ürün
değişikliği talebinde
de aynı ürün için artık
minimum 120mm
üzerinden uygunluk
değerlendirilmesi
yapılır.
14
BÖLÜM-II
Faydalanıcı, yeni önerilen ürünü yukarıda belirtilen kriterler
doğrultusunda inceleyip Sözleşme Makamı’na görüşlerini bildirmekle
yükümlüdür.
Ürün Adetlerindeki Değişiklikler
Genel Koşullar Madde 22 kapsamında Faydalanıcı kurum, ancak
doğru bir gerekçelendirme ile Sözleşme Makamı’na ürün adetleri ile
ilgili artırım veya azaltım talebinde bulunabilir. Ürün adetlerindeki
değişim, ürün marka/model değişikliklerinden farklılık göstermektedir
ve Yüklenici tarafından önerilemez. Ürün adetlerindeki değişiklikler
sözleşmede belirtilen marka/modeller üzerinden yapılmaktadır.
Sözleşmeye yeni bir ürünün eklenmesi veya tanımlanması mümkün
değildir.
Yüklenici’nin finansal teklifinde yer alan adetler üzerinden azaltma
veya artırma gerçekleştirilebilir. Artırım ve azaltımlar hesaplanırken
daima Yüklenici’nin finansal teklifindeki ilgili ürünlerin birim fiyatı
temel alınır. Yüklenici tarafından artırım veya azaltımlara ilişkin yeni
bir fiyatlandırma yapılamaz.
Ürün adetlerinde değişiklik yapılması konusunda aşağıdaki konulara
dikkat edilmesi gerekmektedir:
1. Faydalanıcı tarafından yapılacak olan ürün adetlerindeki
artırım veya azaltım talepleri ancak gerekçelendirilmesi doğru
ve Operasyon Tanımlama Belgesi’nde (OTB) geçen hedefleri
destekleyici niteklikte olduğu sürece kabul edilebilir. Bu
talepler Sözleşme Makamı ve AB Delegasyonu tarafından
incelenir.
2. Faydalanıcı’ların gerekçelendirmesi yeterli olmayan, kendi
ihtiyaçları için öngördüğü veya sözleşme imzalandıktan sonra
OTB’de mal alımı için belirlenen bütçeyi kullanmak maksadı ile
yapacakları talepler geçersizdir.
3. Gerçekleştirilmesi öngörülen artırım ve azaltımlar, Yüklenici’nin
finansal teklifinde belirtilen toplam bütçenin ± %25’i içerisinde
olmalıdır. Aynı zamanda adetlerdeki artırımlarla elde edilen
Ürün değişikliği ile ilgili talebin sözleşmenin başında gerçekleştirilmesi, teslimat
aşamasında bu konu ile ilgili yaşanabilecek aksaklıkların önüne geçilmesinde fayda
sağlayacaktır.
15
BÖLÜM-II
yeni bütçenin OTB’de tedarik bileşeni için ayrılan toplam
bütçenin içerisinde de olması gerekmektedir.
4. Genel Koşullar Madde 22’de de belirtildiği gibi, OTB ve
sözleşme bütçelerindeki ilgili sınırlamalar gözetilerekten bir
kalemdeki adet değişimi ± %100 olabilir. Bütçe ile ilgili
aşağıdaki örneklerden faydalanılabilir:
i. ÖRNEK 1: OTB dokümanında mal alımı ile ilgili 100.000
EUR bütçe tanımlanmıştır. Sözleşme tutarı ise 90.000
EUR’dur ve birim fiyatı 1.000 EUR olan 90 adet bilgisayar
tedarik edilecektir. Bu kapsamda en fazla 10 adet
bilgisayar daha doğru bir gerekçelendirme yapılmak
kaydı ile uygulama sürecinde Faydalanıcı’nın talebi ile
artırılabilir. (Her ne kadar toplam bütçenin + %25’i
kadar bir artırım hakkı olsa da, OTB’de belirlenen
bütçenin üzerine çıkılamayacağı için buradaki artırım,
bütçenin belirli bir yüzdesi ile sınırlandırılmaktadır).
ii. ÖRNEK 2: OTB dokümanında aynı mal alımı için gene
100.000 EUR bütçe tanımlanmıştır. Ancak aynı sözleşme
tutarı bu sefer 72.000 EUR’dur ve birim fiyatı 800 EUR olan
90 adet bilgisayar tedarik edilecektir. Bu kapsamda en
fazla 22 adet bilgisayar daha doğru bir
gerekçelendirme yapılmak kaydı ile uygulama
sürecinde Faydalanıcı’nın talebi ile artırılabilir. (Toplam
bütçenin %25’i 18.000 EUR’dur ve bu bütçe ile en fazla
22 bilgisayar alınabilmektedir. Artırım ile yeni bütçe
90.000 EUR’dur ve OTB’de tanımlanan 100.000 EUR’nun
içerisindedir.
5. Artırm veya azaltımlarda meydana gelecek bütçe
değişiklikleri sözleşme eklerinde zeyilname yapılması
gerekliliğini ortaya çıkartır. Toplam bütçede değişikliğe sebep
vermeyecek artırım veya azaltımlar ise Sözleşme Makamı
tarafından İdari Talimat ile yapılabilmektedir.
Artırım veya azaltım talebinin Sözleşme Makamı tarafından
onaylanması ile Yüklenici sipariş ve teslimatı yeni adetler üzerinden
gerçekleştirmek durumundadır. Aynı şekilde Faydalanıcı tarafından
yapılacak olan bu talebin sözleşmenin başında gerçekleştirilmesi,
16
BÖLÜM-II
teslimat aşamasında bu konu ile ilgili yaşanabilecek aksaklıkların
önüne geçilmesinde fayda sağlayacaktır. Gümrük ve vergi ile ilgili
düzenlenecek dokümanlar da yeni adetler üzerinden hazırlanmış
olacaktır.
Vergi İstisnaları ve İlgili Başvuru Süreçleri
IPA Çerçeve Anlaşması’nın 26. maddesinin ilk fıkrasına göre, Avrupa
Birliği desteği ile finanse edilen sözleşmelerin uygulanması sırasında
ortaya çıkabilecek gümrük ve ithalat vergileri ve yükleri ile eş etkiye
sahip vergiler, mali yardımlardan finanse edilmeyecektir. Bununla
birlikte yine IPA Çerçeve Anlaşması’nın 25/1-e ve 26/2-a
maddelerine göre, Yüklenici tarafından Sözleşme kapsamında
yapılan ithalat işlemleri, gümrük veya ithalat vergileri, harçları,
Katma Değer Vergisi (KDV), Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) ve diğer
benzeri vergi ve harçlardan istisnadır. Bu istisna, sadece Sözleşme
kapsamında Yüklenici tarafından tedarik edilen mallar ve/veya
verilen hizmetler ve/veya yapılan işlere ilişkin olarak yapılan ithalata
uygulanacaktır. Bunun için öncelikle, sözleşmenin bütçesine bağlı
olarak ilgili vergi idaresine veya Gelir İdaresi Başkanlığı’na
başvurarak “KDV İstisna Sertifikası”nın alınması gerekmektedir.
KDV İSTİSNA SERTİFİKASININ ALINMASI VE BAŞVURU SÜRECİ
Aşağıda yer alan birinci ve ikinci adımlar sözleşme bütçesine
bakılmaksızın yerli ve yabancı tüm başvuru sahipleri için aynıdır ve
sözleşme başında yüklenici tarafından tamamlanması
gerekmektedir.
1. Adım - Başvuru yapılırken sunulması gereken Sözleşme ve
EK belgelerin hazırlanması:
Sözleşme, Genel Koşullar ve Özel Koşullar’ın onaylı
kopyaları: Yüklenici’nin kurum yetkilisi (sözleşmeyi
imzalamış olan kişi) tarafından her sayfası ‘aslının aynıdır’
şeklinde ibare konularak ve onaylayan kişinin isim ve
Yüklenici’ye sözleşme kapsamında kesilecek olan her fatura, KDV İstisna
Sertifikası’nın geçerlilik tarihi içerisinde olmalıdır.
Uygulama süresinin Sözleşme Makamı tarafından “İdari Talimat” ile uzatılması
neticesinde Yüklenici’nin KDV İstisna Sertifikası’nın süresini de uzatması
gerekmektedir.
Eğer varsa Ürün Marka/Model ve Adet Değişikliği taleplerinin vergi ve gümrük
işlemlerinden önce ve projenin başında tamamlanmasında fayda vardır. Aksi
halde, düzenlenecek belgelerde de tekrardan değişikliğe gidilmesi gerekebilir.
17
BÖLÜM-II
unvanı ile tarih yazılarak imzalanmalıdır. Sözleşmenin
tutarı, işe başlama ve sona erme tarihi, değişiklik yapma
usulleri vb. hususlar sözleşmede yer almayıp eklerinde
yer alıyorsa (Genel ve Özel Koşulların ilgili sayfaları
konabilir); bu ekler de aynı şekilde onaylanarak başvuru
belgeleri arasına eklenmelidir.
İşe başlama tarihini gösteren ilgili belge: Sözleşme
Makamı tarafından düzenlenen İdari Talimat (işe
başlama) yazısı.
Yüklenici’nin, konsorsiyum üyesi olarak Sözleşme’de
ortak olması durumunda; Konsorsiyum lideri ile Sözleşme
Makamı arasında imzalanan sözleşme ve eklerinin,
Konsorsiyum lideri ve ortak arasında imzalanan ortaklık
veya katılım anlaşmasının ve eklerinin, her bir ortağa
sözleşmeden ayrılan bütçe payını gösterir bütçe
tablosunun, “Aslının aynıdır” onaylı örneklerinin de
başvuru belgeleri arasına eklenmesi gereklidir.
2. Adım - “Bilgi Formu”nun eklenmesi:
Sözleşme Makamı tarafından onaylanarak Yüklenici’lere
verilen bu form hem Yüklenici hem de Sözleşme Makamı
yetkilisi tarafından imzalanmış olmalıdır. Bu formda eğer elle
doldurulan bölümler varsa Sözleşme Makamı tarafınca
mutlaka paraflanması ve mühürlenmesi gerekmektedir.
Bu form proje başında gerçekleştirilecek olan bilgilendirme
toplantısında veya sonrasında Sözleşme Makamı tarafından
Yüklenici ile birlikte doldurulacak ve imza altına alınacaktır.
Aşağıda yer alan tabloda, ilk iki adımdan sonra sözleşme
bütçesi ve Yüklenici’nin yasal statüsüne göre takip edilmesi
gereken başvuru süreçleri gösterilmektedir.
Yüklenici Bilgi Formu’nu aldıktan sonra vakit kaybetmeden KDV İstisna
İşlemleri için yasal statüsüne ve sözleşmenin bütçesine göre aşağıda
belirtilen ilgili adımları izlemelidir.
KDV İstisna Sertifikası’nın geç alınmasından kaynaklı gecikmeler,
sözleşmede belirtilen süre uzatım talepleri kapsamında
değerlendirilmeyecektir.
18
BÖLÜM-II
TÜRKİYE’DE YERLEŞİK TÜZEL VE GERÇEK
KİŞİLER İÇİN BAŞVURU SÜRECİ
TÜRKİYE’DE YERLEŞİK
OLMAYAN YABANCI
UYRUKLU TÜZEL VE GERÇEK
KİŞİLER İÇİN BAŞVURU
SÜRECİ
SÖZLEŞME TUTARI 3 (ÜÇ) MİLYON TL VE
ALTINDA OLANLAR (3. ADIM)
T.C vatandaşı olmayan
ve/veya Türkiye’de
ikamet etmeyen gerçek
kişiler ile Türkiye’de işyeri
veya sabit yerleri
olmayan tüzel kişiler
doğrudan sözleşme
bütçesine bakılmaksızın
Gelir İdaresi Başkanlığı’na
(G.İ.B) başvuracaklardır.
Yüklenicinin bulunduğu ilde Vergi
Dairesi Başkanlığı var ise, Vergi
Dairesine, eğer yok ise doğrudan
sözleşme bütçesine bakılmaksızın Gelir
İdaresi Başkanlığı’na başvuracaklardır.
İlgili Vergi Dairesi Başkanlığı'na
Özelge için Dilekçe ile başvurulması
1. Dilekçe
2. Birinci ve İkinci Adımda
hazırlanan belgeler
Belgelerin incelenmesi ve Yüklenici’ye
“Özelge”verilmesi
Yüklenici’nin Özelge ile birlikte bağlı
bulunduğu Vergi Dairesi'ne
başvurması
Vergi Dairesi tarafından KDV İstisna
Sertifikasını düzenlenmesi
SÖZLEŞME TUTARI 3 (ÜÇ) MİLYON TL’DEN FAZLA OLANLAR ve/veya
TÜRKİYE’DE YERLEŞİK OLMAYAN YABANCI UYRUKLU TÜZEL VE GERÇEK
KİŞİLER ve/veya YÜKLENİCİNİN BAĞLI BULUNDUĞU İLDE VERGİ DAİRESİ
BAŞKANLIĞI BULUNMAYANLAR (3. ADIM)
Gelir İdaresi Başkanlığı’na (G.İ.B) Özelge için dilekçe ile
başvurulması
1. Dilekçe
2. Birinci ve İkinci Adımda hazırlanan belgeler
Belgelerin incelenmesi ve Yüklenici’ye “Özelge”verilmesi
KDV İstisna Sertifikasının düzenlenmesi
Vergi istisnası işlemleri ve Dilekçe örnekleri ile ilgili daha detaylı bilgi
için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan “Avrupa Birliği Mali
Yardımları Vergi İstisna Rehberi” ve “1 Sıra No’lu IPA Genel Tebliği”
incelenmelidir. http://www.ipa.gov.tr/Pictures/Doc/be27a56d-9019-443c-8ef7-b1897bf518beabmaliyardim_rehberi.pdf
http://www.gib.gov.tr/fileadmin/mevzuatek/uluslararasi_mevzuat/1_SIRA_NOLU_IPA_GENEL_TEBLIG.html
19
BÖLÜM-II
Türkiye’de yerleşik olmayan yabancı yüklenicilerin, birlikte çalıştıkları
yerleşik bir firma da yoksa, özellikle vergi ve gümrük işlemlerini
zamanında ve sorunsuz olarak tamamlayabilmeleri için bir gümrük
müşavirliği hizmeti almaları gerekmektedir. Sözleşmenin başında
yabancı yüklenici, anlaşmış olduğu ilgili gümrük müşavirliği firmasını ve
bu firmadan yetkilendirilecek (gerçek kişi) gümrük müşavirinin T.C. kimlik
numarasını Sözleşme Makamına bildirmelidir.
Başvurunun Değerlendirilmesi:
Başvuru evrakları elden ya da posta (kurye) yolu ile başvuru
makamına ulaştırılacaktır.
Başvurular, başvuru makamına geliş sırasına göre
değerlendirilecek, sözleşme süresi dolmak üzere olan
başvurulara ait özelgeler yüklenicilere fakslanacaktır.
Sözleşme süresi dolmuş bulunan başvurular için başvuru
makamı, Yüklenici’nin Sözleşme kapsamında yapmış olduğu
KDV’li alımlar nedeniyle yüklendiği KDV’lerin iadesini
alabileceğine ilişkin özelge verecektir.
Başvuru Makamı tarafından kendisine faks ya da posta yolu ile
gönderilen özelge ile birlikte Yükleniciler, özelgede belirtilen
vergi dairesi ya da mal müdürlüğüne başvurarak KDV İstisna
Sertifikalarını alacaklardır.
Vergi idaresi tarafından faydalanıcıya, gerekli belgelerle eksiksiz
olarak müracaat ettiği tarihten itibaren 30 gün içinde KDV İstisna
Sertifikası’nın düzenlenip verilmesi gerekmektedir.
KDV Sertifikasının kullanılması ve vergi idaresine yapılması gerekli
raporlamalar “1 Sıra No’lu Türkiye - Avrupa Birliği Katılım Öncesi
Yardım Aracı (IPA) Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği”nde ayrıntılı
olarak anlatılmaktadır ve aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilir:
http://www.gib.gov.tr/sites/default/files/uluslararasi_mevzuat/1_SIRA
_NOLU_IPA_GENEL_TEBLIGI.pdf
20
BÖLÜM-II
İthalat ve Gümrük İşlemlerinde Vergi İstisnası ve Uygulaması
Sözleşme kapsamında yapılan ithalat işlemleri, gümrük veya ithalat
vergileri, ilgili harçları, Katma Değer Vergisi (KDV), Özel Tüketim
Vergisi (ÖTV) ve diğer benzeri vergi ve harçlardan istisnadır. Bununla
birlikte yapılan ithalatın kredili olması ya da kredi kullanımı söz konusu
olduğunda, bu kredili işlem dolayısıyla bir ek yükümlülük olarak
ithalat sırasında yürürlükte bulunan mevzuat gereğince, Kaynak
Kullanımı Destekleme Fonu (KKDF) kesintisi yapılacaktır. İthalat
işlemleri sırasında ödenmesi gereken KKDF’ler, IPA Çerçeve
Anlaşması kapsamında istisna değildir.
Vergi ve harç istisnası, sadece sözleşme kapsamında tedarik edilen
mallar ve/veya verilen hizmetler ve/veya yapılan işlere ilişkin olarak
yapılan ithalata uygulanacaktır.
Söz konusu istisnadan yararlanabilmek için;
Yüklenici tarafından ithal edilecek mallara ilişkin bilgileri içeren
“İthal Edilecek Mallar Listesi”nin düzenlenmesi,
Düzenlenen bu listedeki malların Sözleşme kapsamında
olduğunun Sözleşme Makamı ve Faydalanıcı’ya onaylatılması,
Bu liste ile birlikte vergi idaresi tarafından kendisine verilen KDV
İstisna Sertifikası’nın örneğinin ilgili Gümrük İdaresine ibraz
edilmesi, gereklidir.
Konuyla ilgili “Gümrük Genel Tebliği”ne aşağıdaki bağlantıdan
ulaşılabilir:
http://mevzuat.basbakanlik.gov.tr/Metin.Aspx?MevzuatKod=9.5.14369&MevzuatIlis
ki=0&sourceXmlSearch=Turkiye
Sözleşme kapsamındaki ithalatın vergisiz gerçekleşebilmesi için ilgili
Gümrük İdaresi tarafından düzenlenecek makbuzda, AT
Sözleşmesine ve IPA Çerçeve Anlaşması’na atıf yapılarak gümrük
veya ithalat vergileri, harçları, KDV, ÖTV ve diğer benzeri vergi ve
harçlar hesaplanmayacak ve Gümrük İdaresi Yüklenici’nin ibraz
etmiş olduğu “İthal Edilecek Mallar Listesi” ile “KDV İstisna
Sertifikası’nın birer örneğini muhafaza edecektir.
IPA Kapsamındaki ithalat işlemleri, gümrük veya ithalat vergileri, harçları,
Katma Değer Vergisi (KDV), Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) ve diğer benzeri
vergi ve harçlardan istisnadır.
Yüklenici eğer
ithalat yapacaksa,
gümrük işlemlerinin
sorunsuz
yürüyebilmesi için,
KDV istisna
Sertifikasını projenin
en başında ve
teslimat aşamasına
geçilmeden alması
çok önemlidir. KDV
İstisna Sertifikası’nın
alınması 30 takvim
gününü bulabilir.
21
BÖLÜM-II
Gümrük İşlemleri ile ilgili Hizmet Alımı
Yüklenici’ye verilen KDV İstisna Sertifikası’nın bir başka gerçek veya
tüzel kişiye devredilmesi mümkün değildir.
Bu nedenle, Yüklenici’nin yapacağı ithalat işlemi sırasında, söz
konusu KDV İstisna Sertifikasını ya doğrudan kendisi ya da kendi
adına iş ve işlemlerde bulunmaya yetkili olan gerçek veya tüzel
kişiler aracılığı (örn. broker firmaları, gümrük müşavirleri...vb.) ile
kullanacaktır. İthalat işlemi sırasında ortaya çıkan KDV, ÖTV ve diğer
benzeri vergi ve harçlara ilişkin istisnadan sadece Yüklenici
yararlanabilecektir. Yüklenici dışında başka gerçek veya tüzel
kişilerin, yapacakları ithalat dolayısıyla söz konusu vergi
istisnalarından yararlanmaları mümkün değildir.
Gümrük işlemlerinin sorunsuz ve gecikmesiz yürüyebilmesi için
Yüklenici tarafından, ürünlerin sevkiyatından ve ithalattan önce
“KDV İstisna Sertifikası”nın alınmış olması ve “İthal Edilecek Mallar
Listesi”nin Faydalanıcı Kuruma onaylatılmış olması gerekmektedir.
Türkiye’de yerleşik olmayan yabancı yüklenicilerin, birlikte çalıştıkları
yerleşik bir firma da yoksa, gümrük müşavirliği hizmeti almaları
gerekmektedir. Sözleşmenin başında yabancı yüklenici, anlaşmış
olduğu ilgili gümrük müşavirliği firmasını ve bu firmadan
yetkilendirilecek (gerçek kişi) gümrük müşavirinin T.C. kimlik
numarasını Sözleşme Makamına bildirmelidir. Sözleşme Makamı da
yüklenicinin görevlendirmiş olduğu bu gümrük müşavirini resmi bir
yazı ile yetkilendirir. Dolayısıyla yabancı yükleniciler, ürünlerin
sevkiyatından ve ithalattan önce gümrük işlemleri için en az
aşağıdaki belgeleri elde etmiş olmalıdır:
“KDV İstisna Sertifikası”
Faydalanıcı Kurumca onaylı “İthal Edilecek Mallar Listesi”
Sözleşme Makamının (gerçek kişi) gümrük müşavirini
yetkilendirme yazısı
22
BÖLÜM-II
MENŞE KURALI
AB katkısı ile gerçekleştirilen mal alımı sözleşmeleri kapsamında satın
alınan ve Yüklenici’nin finansal teklifinde sunduğu bütün ürünler
Genel Koşullar Madde 10’da ve PRAG (Pratik Rehber) 2.3.1 de
belirtilen satınalma ve menşe kurallarına uymak zorundadır.
İstenen ekipmanın uygun ülkelerden herhangi birinde üretilmiyor
olması halinde Genel Koşullar Madde 10’da bu ürünlerin hangileri
olduğu belirtilerekten ihale öncesinde “derogation” (istisna)
verilebilmektedir. Derogation verilen ürünlerde menşe kuralı
aranmaz.
Menşe belgeleri genellikle ürünlerin sipariş aşamasında üretici
tarafından düzenlenecek faturaya istinaden, üreticilerin bağlı
bulunduğu Sanayi Odalarından kapasite raporları, üretim
belgeleri…vb. sunularaktan alınabilmektedir. Yükleniciler, Geçici
Kabul öncesinde menşe şartı aranan tüm ürünler için ilgili menşe
belgesinin orijinalini ve/veya noter onaylı kopyasını Sözleşme
Makamı’na ibraz etmek durumundadırlar.
Bu kapsamda, yurt dışında üretilen ürünler için ilgili ülkenin Ticaret
ve/veya Sanayi Odası tarafından düzenlenen Menşe
Şahadetnamesi (Certificate of Origin), Türkiye’de üretilen ürünler için
ise “Türk Malı Belgesi”nin sunulması gerekmektedir.
Menşe kuralı
sadece AB Ülkeleri ve
aday ülkeleri
kapsamaz. “ENI”
“MEDA” gibi değişik
ekonomik alanları da
kapsamaktadır. Örn.
Ürdün, Lübnan gibi
ülkelerde üretilen
mallar da menşe
kuralına (PRAG
Appendix listesinde
aksi belirtilmedikçe)
uymaktadır.
Bir eşyanın “menşe
ülkesi” ile “geldiği
ülke” terimleri farklı
şeyleri ifade
etmektedir. İkisi her
zaman aynı ülke
olmayabilir. Mesela;
Tunus’ta imal edilen
bir eşyayı İsviçre’nin
Türkiye’ye ihraç
etmesi halinde,
eşyanın menşei
Tunus, geldiği ülke ise
İsviçre’dir.
Uygulama sürecinde hiçbir şekilde sözleşmede belirtilen ürünlere ait menşe
kuralları değiştirilmez. (Derogation verilmeyen ürünlere sonradan derogation
verilmesi veya bunun aksinin gerçekleşmesi)
ATR-1 sertifikasında yer alan “Country of Origin” ibaresi menşe
bilgisini göstermez ve kanıt olarak sunulamaz.
Üreticilerin ve Yüklenicilerin kendi beyan yazıları da gene sunulması
gereken belgeler kapsamında menşe ibrazı için geçerli değildir.
Ürünlerin gümrük işlemleri yapılırken bu belgenin aslı daima
Yüklenici’de kalacaktır. Orijinal yahut Noter Onaylı kopya Menşe
Şahadetnamesi ve Türk Malı Belgesi’nin geçici kabul sertifikasının
onaylanması talebi ile birlikte İhale Sözleşme Makamına sunulması
gerekmektedir. Kopya veya “Aslı Gibidir” şeklinde düzenlenen
suretler kabul edilmeyecektir.
23
BÖLÜM-II
Tedarik edilecek malların Türk menşeli olduğunu belirtmek için
kullanılan Yerli Malı Belgesi’nden farklı olarak IPA kapsamı ihalelerde
01 Mayıs 2013 tarihinden itibaren sadece Türk Malı Belgesi
kullanılmaktadır. Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB) tarafından
yayınlanan “TÜRK MALI BELGESİNİN TANZİM ve ONAYINA İLİŞKİN USUL
VE ESASLAR” hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki bağlantıdan
faydalanılabilir:
http://www.tobb.org.tr/DisTicaretMudurlugu/Sayfalar/IPATurkMaliBel
gesi.php
Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı (IPA) Fonları Kapsamındaki
sözleşmelerde kullanılmak üzere, AB Bakanlığı’nın onayı ile Türkiye
Esnaf ve Sanatkarları Konfederasyonu (TESK) tarafından da verilen
Türk Malı Belgesi geçerlidir. Bu konu ile ilgili yayınlanan genelgeye
aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilir:
http://www.tesk.org.tr/tr/mevzuat/13/genelge_detay.php?id=81
Onaylanan Türk Malı Belgesi, onay tarihinden itibaren 1(bir) yıl
süreyle geçerliliğini korumaktadır. Ancak, Yüklenici’lerin sözleşme
kapsamında teslim edecekleri ürünlere ilişkin, üreticiler tarafından
üretim hattında ortaya çıkabilecek değişiklikler menşe bilgisinin
güncellenmesi gerektirebilir. Dolayısı ile Yüklenici’ler tarafından ibraz
edilen menşe bilgileri güncel olmalı ve her sözleşmede kontrol
edilmelidir.
Türk Malı Belgesi’nin alınması aşamasında Yüklenici ve üreticinin
odaya kayıtlı olması ve belge konusu olacak ürünle ilgili kapasite
raporu...vb. destekleyici dokümanlar ile birlikte başvurunun Yüklenici
tarafından üretici ve/veya bağlı bulunduğu distribütör aracılığı ile
koordineli olarak yapılması gerekmektedir.
Sözleşme
çerçevesinde ürün
değişikliği yapıldığı
takdirde menşe kuralı
geçerlidir ve
değiştirilen bu ürün
için de menşe
belgesi değişiklik
yapılan yeni
marka/model bilgisi
ile birlikte
sunulmalıdır.
Yabancı uyruklu ve Türkiye’de yerleşik olmayan Yüklenici’ler, odanın üyesi olmaması
halinde, Türk Malı Belgesi’nin Tanzim ve Onayına İlişkin Usul ve Esaslar’ın 9. Maddesi
çerçevesinde üyesi olduğu Oda tarafından düzenlenmiş ve düzenleme tarihi üç ayı
geçmeyen Oda Sicil Suretini Türkçe tercümesi ile birlikte ibraz eder.
Yabancı uyruklu Yüklenici’ler lider olarak eğer odaya kayıtlı yerli bir firma ile
konsorsiyum olarak sözleşme imzalamışsa, konsorsiyum lideri odaya kayıtı yerli firmayı
yetkilendirerek belgenin alınmasını sağlayabilir.
Ancak, Türk Malı belgesinin alınamaması durumunda, PRAG kuralları gereği,
sözleşmede belirtilen ürünün “Türk Malı” olduğunu destekleyici dokümanlar
sunulmalıdır. Bu kapsamnda Yüklenici, üretici firmadan, onaya konu eşyanın Gümrük
Yönetmeliği’nin 33 üncü ve 42 inci maddelerindeki hükümler çerçevesinde Türk
menşeli olduğunu kanıtlayan bilgi ve belgeleri ve/veya ürünün menşesini tevsik
edecek tüm diğer belgeleri de temin etmekle ve Sözleşme Makamı’na sunmakla
yükümlüdür.
24
BÖLÜM-II
Sözleşme Makamı uzmanları tarafından belgeler incelenirken,
sözleşmede teklif edilen marka/model bilgileri ile sunulan menşe
belgesinde geçen bilgiler karşılaştırılır. Menşe belgesi üzerinde
sözleşmede geçen ilgili kalemlerin açık tanımları, marka/model
bilgileri ile tanımlayıcı diğer detay bilgiler (miktar, seri numarası vb.),
birebir olarak, sözleşmede ve finansal teklifte belirtildiği şekilde
eksiksiz olarak yer almalıdır. Düzenlenen menşe belgesinde geçen
bilgilerin belirsiz veya sözleşmede geçen ürünlerleri destekler nitelikte
olmadığı tespit edilirse, Sözleşme Makamı tarafından belgenin
Yüklenici tarafından tekrardan düzenlenmesi talep edilir.
Yurtdışından ithal yolla gelen ürünler için düzenlenen menşe
belgeleri fatura ibrazı, paketleme listesi...vb. dokümanlar ile
desteklendiğinde, bu dokümanlarda geçen bilgilerin de sözleşme ile
tutarlı olması gerekmektedir. Menşe belgesinin ekine konabilecek bu
belgelerin de menşe belgesi düzenlemeye yetkili kurumca
tasdiklenmesi şarttır. Bu rehberin EK’ler bölümünde bu konu ile ilgili
daha detaylı açıklamalar örnek menşe belgeleri ile birlikte
verilmektedir.
Menşe belgeleri Sözleşme Makamı tarafından gerekli görülen
hallerde ek belgeler ile desteklenmelidir.
Menşe belgelerinin Geçici Kabul aşamasından önce sunulamaması,
sunulan belgede ibraz edilen menşe bilgisinin Genel Koşullar Madde
10’da belirtilen kurallara uymaması ve/veya belgede tespit edilen
usulsüzlükler gene aynı maddede belirtildiği gibi sözleşmenin feshini
doğurabilir.
25
BÖLÜM-II
GÖRÜNÜRLÜK KURALI
Görünürlük kuralları, projelerin Avrupa Birliği'nin açık desteğine sahip
olduğunu göstermek ve görünürlüğü sağlamak amacıyla
düzenlenmiştir.
Uygulanan bütün mal alımı ve diğer sözleşmelerdeki görünürlük
kuralları, Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu tarafından yayınlanan
“Türkiye’deki Avrupa Komisyonu Projeleri için Görünürlük Rehberi” ile
uyumlu olmalıdır. Rehbere aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilir:
http://avrupa.info.tr/tr/ab-mali-destegi/goeruenuerluek-ilkeleri.html
https://ec.europa.eu/europeaid/communication-and-visibility-
manual-eu-external-actions_en
Ayrıca İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi Program Otoritesi tarafından
hazırlanan “Hibe Projeleri Görünürlük Rehberi”nden de
faydalanılabilir:
http://www.ikg.gov.tr/Portals/0/14112016-IKG-
PRO%20Projeler%20için%20Görünürlük%20Rehberi.pdf
Görünürlük etiketleri Özel Koşullar Madde 9’da belirtildiği şekilde
sözleşmeye özel olarak Yüklenici tarafından üretilmelidir. Üretilen bu
etiketler teslim edilecek ürünlerin gözükecek bir yerine yapıştırılmalı
ve sağlam malzemeden olmalıdır. Kağıt...vb. malzemelerden
üretilen etiketler kolayca çıkabilmekte ve yıpranabilmektedir.
Sözleşme kapsamında tedarik edilen ürünler en az 7(yedi) yıl süre ile
muhafaza edileceğinden Yüklenici’lerin bu etiketlerin makul
adetlerde yedeklerini Faydalanıcı’lara vermesi tavsiye edilmektedir.
Tedarik edilecek ürünler birden fazla parçadan meydana gelmişse, örneğin
bilgisayar için, klavye, kasa, monitör..vb, bu parçaların her biri için etiket
yapıştırılması gerekmez. Verilen örnekte etiketler bilgisayarın monitör veya
kasası üzerine, dışarıdan kolayca gözükebilmesi şartı ile yapıştırılabilir. Ayrıca
klavye üzerine de ayrı bir etiket yapıştırılması gerekmez.
Mal alımı
sözleşmelerinde;
Görünürlük
etiketlerinde
Yüklenici’nin logosu
yer alamaz ve
logoların görünürlük
kuralları
çerçevesinde orantılı
boylarda olması
gerekmektedir.
Mal alımı
sözleşmelerinde;
Görünürlük
etiketlerinde
Yüklenici’nin logosu
yer alamaz ve
logoların görünürlük
kuralları
çerçevesinde orantılı
boylarda olması
gerekmektedir.
26
BÖLÜM-III
TESLİMAT ÖNCESİ HAZIRLIKLAR
Yüklenici’nin sorumlulukları
Genel Koşullar Madde 29’da belirtildiği gibi sözleşmenin Geçici
Kabulüne kadar tedarik edilecek ürünler Yüklenici’nin
sorumluluğundadır ve Yüklenici, teslimat aşamasında Genel ve Özel
Koşullar’da belirtilen yönergelere uymak zorundadır.
Sevkiyat ve teslimat aşamalarına geçilmeden önce, aşağıda yer
alan işlemlerin gerçekleştirilmiş olması, bu aşamaların ve kurulumun
daha hızlı ve etkili bir şekilde uygulanmasına olanak tanır.
1- İş Planı’nın sunulması ve taraflarca onaylanması (eğer Özel
Koşullar’da istenmişse)
2- Teknik Şartnamenin Faydalanıcı tarafından gözden
geçirilmesi
3- Teslim edilecek olan ürünlerin tedarik edilebilirliğinin Yüklenici
tarafından piyasada ve üreticilerde kontrollerinin yapılması,
gerekli hallerde ürün değişikliği için onay alınması ve varsa
ürün artırım ve azaltım taleplerinin değerlendirilmesi
4- Vergi İstisna Sertifikasının alınmış olması
5- İthalat yapılacaksa, Faydalanıcı Kurumca onaylanmış “İthal
Edilecek Mallar Listesi”nin onaylanarak ilgili Gümrük birimine
vergi istisna sertifikası ile birlikte bir üst yazı ile iletilmesi
6- Gümrük Müşavirliği hizmeti alınacaksa, bununla ilgili olarak
Sözleşme Makamının (gerçek kişi) gümrük müşavirini
yetkilendirme yazısının da Gümrük İdaresine iletilecek
evraklara eklenmiş olması
7- Teslimat yerlerinin kontrolü ve gerekli görüldüğü hallerde
saha ziyareti yapılması
8- Teslimat adresleri ve iletişim bilgilerinin kontrolü
9- Kurulum aşamasında gerekli görülebilecek ekipman ve iş
gücünün Yüklenici tarafından ayarlanması
10- Gerekli görülürse, kurulum aşamasından önce Faydalanıcı
tarafından yapılması gereken altyapı...vb. işlerle ilgili
bilgilendirilmelerin yapılması
11- Gerekli hallerde ürünlerin yerleşim planının ve çizimlerinin
Genel ve Özel Koşullar Madde 14’e göre sunulması ve onay
alınması
12- Ürünlerle birlikte verilecek olan dokümantasyonun (menşe
belgesi, kullanıcı kılavuzları, garanti belgeleri, standartlar ile
27
BÖLÜM-III
ilgili belgeler, yazılım lisansları, varsa kalibrasyon
belgeleri…vb.) kontrolü
13- Teslimattan önce gerekli sigorta ve nakliye işlemlerinin
tamamlanması
14- Teslim tutanaklarının doğru ve hızlı düzenlenebilmesi için
paketleme listelerinin oluşturulması ve ürünlerin seri
numaralarının bir liste halinde hazırlanması
15- Görünürlük kuralları çerçevesinde uygun etiketlerin Yüklenici
tarafından temini
Faydalanıcı’nın sorumlulukları
Sözleşme dili İngilizce olduğu için tüm tarafların etkin bir yazışma ve
iletişim diline sahip olması özellikle yabancı uyruklu bir Yüklenici’nin
bulunduğu sözleşmelerde oldukça önem arz etmektedir.
Faydalanıcı teslimat yerini kuruluma hazır duruma getirmekle
mükelleftir. Bu kapsamda proje başında Yüklenici tarafından
gerçekleştirilen saha ziyareti ile teslimat yerinde saptanan ve
kurulumu olumsuz yönde etkileyebilecek eksikliklerin giderilmesi
gerekmektedir.
Gerekli görüldüğünde Faydalanıcının teslimat yeri ile ilgili teknik
çizimleri Genel Koşullar Madde 7’de belirtildiği üzere Yüklenici’ye
sağlaması gerekmektedir.
Faydalanıcı aynı zamanda teknik şartnameye vakıf olabilecek ve
konusunda uzman personelini sözleşme süresi boyunca
görevlendirmeli, uygulama süresi içerisindeki incelemeleri (teslimatın
gecikmesinin teknik sorun teşkil edip etmeyeceği, ürün değişikliğinde
talep edilen yeni ürünün teknik şartnameyi sağlayıp sağlamadığı,
yaklaşık maliyetleri vb.) bu teknik personel ile birlikte
değerlendirmelidir.
Yüklenici’nin fiyat teklifine dâhil olan teslimat ve sonrasındaki
hizmetler Genel Koşullar Madde 15’te tanımlanmaktadır.
Özel Koşullar’da aksi belirtilmedikçe Genel Koşullar Madde 16’ya
göre teslimat şartları DDP olarak tanımlanmaktadır.
Bu kapsamda Yüklenici’nin teslimat ve kurulum ile ilgili her türlü
tedbiri önceden alması ve iş planını ayarlaması gerekmektedir.
28
BÖLÜM-III
DDP Kuralı
Özel Koşullar’da aksi belirtilmedikçe Genel Koşullar Madde 16’ya
göre sözleşme kapsamında teslimat şartları “DDP” olarak
tanımlanmaktadır.
DDP yani "Gümrük Vergileri Ödenmiş Olarak Teslim" şeklinde
Yüklenici, Genel Koşullar Madde 29’da belirtilen teslimat ile ilgili
yönergeleri ve paketleme kurallarını uygulayaraktan sözleşme
çerçevesinde tedarik edeceği malları sözleşmede belirtilen teslimat
adresinde, tüm nakliye ve ithalat işlemleri yapılmış olarak ve hazır
bulundurmakla teslimat yükümlülüğünü yerine getirmektedir.
Yüklenici, DDP teslim şeklinde ithalat ve gümrük işlemlerini yerine
getirmek ve oluşan her türlü vergi, harç vs... gideri karşılamak
zorundadır. DDP hakkında daha fazla bilgi almak için aşağıdaki
bağlantıdan faydalanılabilir:
http://www.iccwbo.org/products-and-services/trade-
facilitation/incoterms-2010/the-incoterms-rules/
Yüklenici’nin Sorumlulukları:
Yüklenici sözleşme kapsamında malları tedarik için hazırlar ve
sevkiyatı Sözleşme Makamından alacağı “Teslimat Talimatı
(Delivery Order)” sonrasında başlatır.
Yüklenici ihracat ile ilgili gümrük işlemlerini tamamlar ve oluşan
giderleri karşılar. DDP teslim şeklinde ithalat gümrük işlemlerini
gerçekleştirmek ve her türlü oluşan vergiyi ve hizmet giderlerini
ödemek Yüklenici’nin görevidir. Gümrük işlemlerine konu
sevkiyatlarda gerekli olan faturanın Yüklenici tarafından
Sözleşme Makamı ya da Faydalanıcı Kurum adına
kesilemeyeceği unutulmamalıdır. Özellikle Türkiye’de yerleşik
olmayana yabancı yükleniciler, ilgili belgelerde “alıcı” olarak
Türkiye’de anlaşmış oldukları bir firmayı belirtmelidir.
Yüklenici sözleşmede belirtilen teslimat yerine kadar ürünlerin
taşınması için ayarladığı taşıyıcı ile taşıma sözleşmesi
düzenleyerek, varış noktasına kadar olan navlun bedelini
öder.
Yüklenici Genel Koşullar Madde 12 ve 15 kapsamında nakliye
ile ilgili tüm sigorta giderlerini de karşılamak zorundadır.
29
BÖLÜM-III
Yüklenicinin bir diğer yükümlülüğü de yüklemenin
gerçekleştiğini ve malların belirlenen teslim noktasına doğru
yola çıktığını Faydalanıcı’ya bildirmektir.
Düzenlenen taşıma belgesini ve gerekli diğer belgeleri
Sözleşme Makamı’na sunar.
Faydalanıcı’nın Sorumlulukları:
Faydalanıcı, teslimat yeri ile ilgili doğru ve güncel bilgileri
Yüklenici’ye aktarmak zorundadır. Özellikle hacim olarak fazla
yer kaplayacak ekipmanlar için Genel Koşullar Madde 29.2
kapsamında gerekebilecek özel paketleme kuralları ve
ebatları için Yüklenici’yi bilgilendirmek zorundadır.
Gerekli hallerde Faydalanıcı, teslimatın gecikmemesi için
teslimat aşamasında Sözleşme Makamı ve/veya ilgili Gümrük
İdaresi tarafından talep edilebilecek bilgileri zamanında
sunmalıdır. Bu kapsamda ithalata konu projelerde
Faydalanıcı, Yüklenici tarafından hazırlanan “İthal Edilecek
Mallar Listesi”ni inceleyerek onaylamalıdır.
Teslimat aşamasında faturalandırma:
Genel Koşullar Madde 26’da belirtildiği gibi Yüklenici hiçbir
şekilde sözleşmenin Geçici Kabul aşamasından önce
Sözleşme Makamı ve/veya Faydalanıcı adına herhangi bir
fatura kesemez. İthalat ile ilgili işlemlerde kesilecek faturalar
bu taraflardan herhangi biri adına olamaz.
Genel Koşullar Madde 32’de belirtildiği gibi fatura tarihi
ürünlerin garanti süresini de etkileyeceğinden bu hususa çok
dikkat edilmelidir.
30
BÖLÜM-III
Teslimat Yeri Değişikliği
Tedarik edilecek ürünün Sözleşme’de belirtilen teslimat yerinde
değişiklik yapılması Sözleşme Makamı’nın düzenleyeceği İdari
Talimat ile gerçekleştirilir. Eğer teslimat yerlerinde değişiklik yapılması
gerekiyorsa Faydalanıcı’nın önceden Sözleşme Makamı’nı resmi
olarak bilgilendirmesi gerekmektedir. Sözleşme Makamı’nı
bilgilendirmeden Yüklenici ve Faydalanıcı kendi aralarında
sözleşmede değişikliğe yol açacak hiç bir hususta anlaşamazlar ve
teslimatı gerçekleştiremezler.
TESLİMAT AŞAMASI
Teslimat ile ilgili hazırlıklar tamamlandıktan sonra Yüklenici, Genel
Koşullar Madde 29.4 ve 29.5’te belirtildiği üzere teslimatın başlaması
için Sözleşme Makamı’ndan yazılı onay almalıdır.
Sözleşme Makamı teslimata engel olabilecek herhangi bir teknik
veya idari konunun olup olmadığını kontrol ettikten sonra gerekli
onayı “Teslimat Talimatı (Delivery Order)” şeklinde Yüklenici’ye verir.
Teslim edilecek olan ürünler ile ilgili bütün sorumluluk Geçici Kabul’e
kadar Yüklenici’ye ait olduğu için, teslimattan önce ve teslimat
aşamasında ürünlerin muhafazası ile ilgili sorumluluk da Yüklenici’ye
aittir. Teslimat aşamasında veya öncesinde Sözleşmenin İdari Talimat
ile durdurulması veya uygulama süresinin uzatılması kapsamında da
Yüklenici tedarik edilecek olan ürünleri uygun koşullarda muhafaza
etmekten sorumludur.
Eğer birden fazla yere teslimat yapılacaksa, Yüklenici Sözleşme
Makamı’ndan teslimat için onay almadan önce teslimat planını
sunmalıdır. Teslimat, sözleşmedeki bazı ürünler için kısmi olarak da
yapılabilir.
Yüklenici’den kaynaklanan sebeplerden ötürü teslimatta
yaşanabilecek gecikmeler için uygulama süreci uzatılamaz.
Teslimattan önce ürünlerin uygun bir şekilde paketlenmesi ve
devreye alma aşamasında kurulumlarının düzgün bir şekilde
yapılabilmesi için Yüklenici’nin saha ziyareti yapmasında ve bu
rehberde belirtilen teslimat öncesi hazırlıkları tamamlamış olmasında
büyük fayda vardır.
Sözleşme
Makamı’nın yazılı
İdari Talimatı
olmaksızın yapılan
değişiklikler
hükümsüzdür.
Taraflarca anılan
sözlü kararların
mutlaka yazılı olarak
da teyit edilmesi
gerekmektedir.
Sözleşme
Makamı’nın yazılı
onayı olmaksızın
Yüklenici teslimat
aşamasına
geçemez.
31
BÖLÜM-III
Paketleme
Teslimat aşamasında, tedarik edilecek ürünler Genel ve Özel Koşullar
Madde 29’da belirtilen kurallar çerçevesinde paketlenmelidir.
Ürünlerin sevkiyat sırasında zarar görmemesine, dış etkenlere maruz
kalmamasına, gerekli güvenlik önlemlerinin alınmasına ve ilgili sigorta
işlemlerinin yapılmasına Yüklenici dikkat edilmelidir. Özellikle paketlerin
üzerinde doğru etiketlendirmenin yapılması ve paketleme listelerinin
(packing list) oluşturularak taraflara önceden sunulmasında fayda
vardır.
Uluslararası ticarete konu olan bir yüklemedeki paketlemenin nasıl
yapıldığını, yüklemede toplam kaç kap veya palet ürün olduğunu,
ürünlerin hangi taşıma vasıtası ile taşındığını, yüklemeye ait net ve brüt
ağırlıkların gösterildiği belgeye "Packing List" veya "Çeki Listesi" denir.
Bu liste özellikle ticari fatura veya yabancı fatura (commercial
invoice) ile beraber kullanılmakta ve ticari faturanın sağlayamadığı
bilgileri nakliyecilere, gümrük personeline, ithalatçı firma çalışanlarına
vermektedir.
Diğer bir ifade ile bu listeler, kolinin içinde bulunan ambalaj ve mal
muhteviyatını belirten listelerdir. Yüklenici tarafından doğru
düzenlenen bir paketleme listesi, gümrük işlemleri sırasında gümrük
idaresine, taşımacı firmaya ve kurulum öncesi taraflara sayım,
yükleme ve taşıma açısından kolaylık sağlamaktadır.
Genel Koşullar Madde 29.2 de belirtildiği gibi son kurulum yapılacak
olan yer ile ilgili özel paketleme gereksinimleri (boyut, etiket...vb.)
olabilir. Yüklenici gerekli saha ziyaretini yaptıktan sonra ve/veya
Faydalanıcı ile irtibata geçerek bu bilgileri değerlendirip gerekli paket
ölçülerini belirlemelidir.
Özellikle paketlerin kurulum yapılacak yerdeki geçişlere uygun
olmasına dikkat edilmelidir.
Geçici Kabul belgesinin taraflarca imzalanmasından önce ürünlerin
her türlü sorumluluğu Yüklenicilere aittir. Bu kapsamda nakliyede
veya kurulumda doğabilecek her türlü zararın da Yüklenici
tarafından giderilmesi gerekmektedir.
32
BÖLÜM-III
Teslim Tutanağının Düzenlenmesi
Teslimatın tamamlanmasından sonra, teslim edilen ürünlere ait detaylı
bir liste oluşturulmalıdır (örn. ürünlerin seri numaraları, adetleri, niteliği,
beraberinde teslim edilen diğer parçaların listesi...vb.). Yüklenici ve
Faydalanıcı arasında bu liste ile birlikte, teslim tarihlerini gösteren bir
teslim tutanağı da düzenlenmelidir. Talep edildiği takdirde
Faydalanıcı, tutanağı Sözleşme Makamı’na iletmekle yükümlüdür.
Sözleşmede birden fazla teslim yeri varsa, her bir teslim yeri için ayrı
tutanakların düzenlenmesi gerekmektedir.
Özel Koşullar Madde 19’da, sözleşme uygulama süresi içerisinde
teslimat için ayrıca belirtilen bir gün sınırlaması varsa, Yüklenici’nin
Genel Koşullar Madde 21’de belirtilen cezai yaptırımlara girmemesi
için bu süre içerisinde tüm teslimatı tamamlaması ve ilgili tutanakları
düzenlemesi gerekmektedir.
KURULUM VE DEVREYE ALMA
Kurulum ve devreye alma, özellikle teslim edildiği hali ile kullanıma
hazır olmayan, kurulum, devreye alma ve montaj gerektiren ve/veya
şartnamede belirtildiği üzere Faydalanıcı’nın kullanım için gerek
gördüğü ayarların yapılması için Yüklenici tarafından teslimattan
sonra uygulanması gereken bir süreçtir. Genel Koşullar Madde 15’te
belirtildiği gibi Yüklenici teslim ettiği ürünleri çalışır ve kullanıma hazır
vaziyete getirmekle ve bu işlemleri yapabilmek için gerekli tüm
malzeme, doküman ve işgücünü de tedarik etmekle yükümlüdür. Bu
işlerle ilgili maliyetler ve hizmetler ürünlerin Yüklenici tarafından teklif
edilen birim fiyatlarına dâhildir.
Teslimatın tamamlanması, teslim edilen ürünlerin Faydalanıcı
tarafından kabul edildiği veya teknik şartnamede belirtilen tüm
kriterlere uyduğu anlamına gelmez.
Teslimatın tamamlanması ile kabul aşaması başlamaz. Geçici Kabul
Süreci ancak, devreye alma, muayene ve test işlemleri bittikten
sonra başlatılabilir.
Genel ve Özel
Koşullar Madde
15’te ve/veya Teknik
Şartnamede ayrıca
belirtilen ve ürünlerle
beraber tedarik ve
teslim edilmesi
gereken her türlü
kullanım kılavuzu,
sertifika, lisans...vb
dokümanın da
teslimat aşamasında
sunulması
gerekmektedir.
Bu dokümanların
eksik sunulması,
teslimat aşamasının
tamamlanmamasına
sebebiyet verebilir.
33
BÖLÜM-III
Tarafların Teslimat ve Kurulum Aşamasındaki Sorumlulukları
Özellikle ürünlerin teslimat için sözleşmede belirtilen teslim yerlerine
ulaştırılmasından sonra, Faydalanıcı tarafından kullanılacağı nihai
yerde kurulumlarının ve devreye alma işlemlerinin Yüklenici tarafından
tamamlanması gerekmektedir. Aynı şekilde bu kurulum esnasında
gerekli görülen işlerin işçilik kalitesinin de kabul şartlarını etkileyecek
standartlarda olmaması gerekir.
Muayene ve Test işlemlerinden bağımsız olarak, teslimat ve kurulum
aşamasında, Faydalanıcı ve Sözleşme Makamı’nın Genel Koşullar
Madde 30 çerçevesinde yapacağı doğrulama çalışmaları sırasında
tespit edilen kurulumdaki hatalardan ve/veya kalitesiz işçilikten
Yüklenici sorumludur ve bunları ivedilikle gidermelidir.
Sözleşmede teslim edilmesi gereken ürünler arasında yazılımlar varsa
bunların da Faydalanıcı’nın talep ettiği ortamlara kurulması ve çalışır
vaziyette gerekli ayarları yapılaraktan lisansları ile birlikte teslim
edilmesi gerekmektedir.
Kurulum ve devreye alma aşamasında, ürünlerin ilgili üretici veya
distribütörleri, kurulumu gerçekleştirmek istediklerinde Faydalanıcı’nın
altyapısında olabilecek eksikliklerin önceden tespit edilmesi ve saha
ziyareti yapılarak gerekli hallerde altyapının uygun hale getirilmesi çok
önemlidir. Aksi halde sözleşmede ve/veya teslimatta yaşanabilecek
gecikmelerden Yüklenici sorumlu olabilir.
Ancak Yüklenici’nin uyarı ve önerilerine rağmen teslim noktalarının
Faydalanıcı tarafından kurulum ve devreye alma işlemleri için hazır
hale getirilememesinden doğan gecikmeler Yüklenici’nin
sorumluluğunda değildir. Bu kapsamda sözleşmenin vaktinde
tamamlanabilmesi ve uygulama planına uyulabilmesi açısından
tarafların işbirliği içerisinde olması ve yaşanabilecek aksaklıkları
mümkünse teslimattan önce gidermeleri gerekmektedir.
Genellikle birden fazla yerde olan teslimatlar için Faydalanıcı’nın
gerekli personelini bu teslim noktalarda önceden hazır bulundurması,
sözleşme ve teslim edilecek ürünler hakkında doğru bilgilendirmeyi
yapması ve Yüklenici’ye kurulum esnasında gerekli idari kolaylığı
sağlaması gerekmektedir.
Teslim edilen ürünlerin kurulum ve devreye alma işlemlerinin
tamamlanması, teslim edilen ürünlerin Faydalanıcı tarafından kabul
edildiği veya teknik şartnamede belirtilen tüm kriterlere uyulduğu
anlamına gelmez.
Teslim edilen ürünlerin kurulum ve devreye alma işlemlerinin
34
BÖLÜM-III
Kurulum ve devreye alma aşamasında teslim edilen ürünlerle ilgili
şartnameden bağımsız olarak ve teslimat aşamasında gözden kaçan
ve üretimden doğan hatalar tespit edildiği takdirde, Sözleşme
Makamı da bilgilendirilerek bu ürünlerin Yüklenici tarafından
değiştirilmesi ve tekrar tedarik edilmesi gerekmektedir. Değişen
ürünlere ilişkin teslim tutanağının ve ilgili eklerinin de tekrardan
güncellenmesi gerekmektedir.
EĞİTİMLER
Yüklenici tarafından son noktalarına teslim edilen ürünlerin kurulum ve
devreye alma işlemleri tamamlandıktan sonra sözleşmede belirtilen
eğitimlerin Yüklenici tarafından Faydalanıcı personeline verilmesi
gerekmektedir. Bu eğitimler ile ilgili istenen minimum kriterler
(gün/saat bilgisi, eğitimin niteliği, dili ve nerede yapılacağı) teknik
şartnamede belirtilmektedir.
Eğitim aşamasına gelinmeden önce Yüklenici eğitim planını taraflara
sunarak gerekli hazırlıkların önceden tamamlanmasını sağlamalıdır.
Faydalanıcı da sunulan bu plan neticesinde gerekli personelini
önceden görevlendirmeli, eğitime katılımlarını sağlamalıdır.
Eğer teknik şartnamede detaylı bir biçimde tarif edilmemişse,
eğitimler asgari olarak sözleşmede teslim edilen ürünlerin kullanımı,
bakımı, ayarlarının yapılmasını kapsamaktadır.
Genel Koşullar Madde 15 (h)’de belirtildiği gibi eğitimlerin tüm
maliyeti Yüklenici’nin fiyat teklifine dâhildir. Teslim edilecek olan
ürünlere mahsus, eğer Özel Koşullar’da belirtilmişse, eğitimler
Faydalanıcı’nın talebi doğrultusunda üretim yerinde veya benzer bir
lokasyonda gerçekleştirilebilir.
Eğitimler
tamamlanmadan
kabul işlemleri
başlamayacağı için,
eğitim planlamasının
önceden koordineli
bir şekilde taraflarca
yapılması
sözleşmede belirtilen
sürelerde işlerin
bitirilmesi için önem
arz etmektedir.
35
BÖLÜM-III
Ayrıca Genel Koşullar Madde 14.7 kapsamında Yüklenicinin, teslim
ettiği ürünlere ilişkin kullanım ve bakımla ilgili kılavuzları da eğitimden
önce Faydalanıcıya sunması gerekmektedir. Bu kılavuzların, Özel
Koşullar Madde 14’te belirtilmişse, Türkçe dilini desteklemesi, eğer
mümkün değilse Yüklenici tarafından pratik bir rehber haline
getirilerek temel bilgileri içerecek şekilde hazırlanması gerekmektedir.
Bazı ekipmanların eğitimlerinin kurulum ve devreye alma aşamasında
yapılmasında fayda vardır (örn. endüstriyel makinalar, özel
konfigürasyon gerektiren yazılım ve bilgi işlem ürünleri...vb.). Nitekim
son kullanıcı olan teknik personelin ürünlerin kurulum ve devreye alma
işlemlerini detaylıca öğrenmesi gerekebilir. Bu tip özel durumlarda
Sözleşme Makamı da bilgilendirilerek, eğitimler kurulum ve devreye
alma aşaması ile birlikte eş güdümlü yapılabilir.
Yapılacak olan eğitimler ile ilgili tutanakların, katılımcı bilgilerinin ve
mümkünse resimlerin Yüklenici tarafından düzenlenmesi ve bir sonraki
aşamada hazırlanacak olan “Muayene ve Kabul Tutanağı”nın ekine
konması gerekmektedir. Birden fazla teslim adresi olduğunda,
eğitimlerin de farklı teslim noktalarında gerçekleştirilmesi gerekebilir.
Teslim edilen ürünlerin ve sağlayacakları faydaların sürdürülebilir
olması açısından eğitimlerin uygun kişiler tarafından verilmesi ve
Faydalanıcı tarafından da ileriye dönük bu ekipmanları kullanacak
kişiler tarafından eğitimlerin alınması oldukça önem arz etmektedir.
Nitekim Sözleşme Makamı da Geçici Kabul çalışmaları sırasında
gerçekleştireceği saha ziyaretinde eğitim alan kişilere yönelik
sorgulama yapabilir.
Eğitimler tamamlanmadan muayene ve test işlemlerine geçilmesi
desteklenmemektedir. Zira eğitim almadan teslim edilen ürünlere
ilişkin testler yapmak bu ürünlerde oluşabilecek zararlar
düşünüldüğünde Yüklenici tarafından uygun bulunmayabilir.
Eğitimlerin
sertifikalı
eğitmenlerce veya
bizzat üreticilerin
yetkilendirdikleri
kişilerce
yapılmasında fayda
vardır.
Faydalanıcı’nın bu
konu ile ilgili varsa
özel talepleri teknik
şartnamede ayrıca
belirtilmektedir.
36
BÖLÜM-IV
MUAYENE VE TEST İŞLEMLERİ
Ürünlerin Sözleşmede Belirtilen Standart ve Kalitede Üretilmesi
Genel ve Özel Koşullar Madde 24 ve 25.2’te belirtildiği üzere, sözleşme
kapsamında tedarik edilecek olan bütün ürünler uygulama süreci
boyunca Sözleşme Makamı ve Faydalanıcı tarafından üretim
aşamasından muayene ve kabul aşamasına kadar gerekirse kontrol
edilebilecektir. Ayrıca Yüklenici tarafından üretimi yapılan ve/veya
teknik şartnamede özel üretimi gerektiren maddelerin kalite ve
kontrolleri yapılaraktan varsa kusur ve hataların Yüklenici tarafından
düzeltilmesi gerekmektedir.
Eğer Özel Koşullar Madde 14’te talep edilmişse, tedarik edilecek olan
ürünler, üretim aşamasına geçmeden bu ürünlere ilişkin numune,
çizim veya modellerinin Yüklenici tarafından sunularak Sözleşme
Makamı ve Faydalanıcı tarafından ön incelemesinin yapılması
gerekebilir. Bu kapsamda ortaya çıkan ve sözleşmenin uygulamasını
olumsuz yönde etkilemesi muhtemel hususların resmi olarak Sözleşme
Makamı’na bildirilmesi gerekmektedir.
Ürünlerin ön inceleme onayı verildikten sonra muayene ve test
işlemleri sırasında da daha önceden sunulan bu numune veya
çizimlere uygun üretim yapılıp yapılmadığı da gene Genel ve Özel
Koşullar Madde 24 kapsamında taraflarca incelenir.
Teslim Edilen Ürünlere İlişkin Muayene ve Testlerin Yapılması
Ürünlerin sözleşme kapsamında teslimat, kurulum, devreye alma ve
eğitimleri tamamlandıktan sonra, Faydalanıcı ve Yüklenici’nin
yapacağı ortak bir çalışma ile her bir teslim noktasında ayrı ayrı
olacak şekilde, muayene ve test çalışmasının yapılması
gerekmektedir. Genel Koşullar Madde 25 kapsamında
gerçekleştirilecek olan bu inceleme ve test süreci için tanımlanan
azami süre Özel Koşullar Madde 19’da belirtilmektedir.
Genel Koşullar Madde 24.3 te belirtildiği gibi, ürünler teknik şartnamede
belirtilen asgari gereksinimleri sağlasa bile, muayene ve test işlemleri
sırasında tespit edilen, şartnameden bağımsız olarak doğrudan üretime
bağlı hata ve kusurların Yüklenici tarafından giderilmesi gerekmektedir.
Muayene ve Test
işlemlerini
Faydalanıcı ve
Yüklenici beraber
yapmalıdır. Nitekim
daha sonra
imzalanacak olan
Muayene ve kabul
Tutanağı’nda
tarafların ortak imzası
gereklidir.
37
BÖLÜM-IV
Faydalanıcı’nın Sorumlulukları
Muayene ve Test işlemlerinin Genel Koşullar Madde 25 kapsamında
gerçekleştirilebilmesi ve ilgili Muayene ve Kabul Tutanağı’nın
oluşturulabilmesi için Faydalanıcı’nın teslim noktalarında en az 3 (üç)
üyeden oluşan objektif bir muayene kabul komisyonu görevlendirmesi
gerekmektedir. Komisyonda görev alacak bu kişilerin uygulama
sürecine, şartnameye, İngilizce diline ve varsa sözleşme kapsamında
yapılmış olan değişikliklere hâkim olması gereklidir.
Ancak birden fazla teslimat noktası olduğu durumlarda, her noktada
yeterli teknik kapasitede personel istihdam edilemeyebilir. Bu
durumda Faydalanıcı’nın merkezde öncelikle yapılacak olan
muayene ve test işlemlerini yazılı ve görsel olarak kayıt altına alması
ve diğer teslim noktalarındaki komisyon üyeleri ile paylaşması tavsiye
edilmektedir.
Muayene ve test işlemlerinin yapılabilmesi için komisyonda
bulunması gereken dokümanlar;
1. Sözleşme
2. Teknik Şartname ve Yüklenici’nin Teknik Teklifi (Annex II-III)
3. Varsa ihale aşamasında yapılan zeyilnameler ve sorulan
sorulara verilen cevaplar
4. Varsa sözleşme aşamasında gerçekleştirilen değişiklikler, idari
talimatlar ve/veya zeyilnameler
5. Teslim tutanakları
6. Sözleşmede talep edilen eğitimlere ilişkin tutanaklar
7. Varsa ihale aşamasında Yüklenici tarafından sunulan ürün
kataloğu ile birlikte mevcut ürünlerin kataloğu
Uygulama sürecinde kullanılacak olan Muayene ve Kabul
Tutanağı’nın şablonu bu rehberin “EKLER” bölümünde verilmektedir.
Teslim edilen, kurulum ve test işlemleri tamamlanmış olan ürünlerin
kabullerinin yapılabilmesi ve Muayene ve Kabul Tutanağı’nın
düzenlenebilmesi için aşağıdaki kontrollerin Faydalanıcı tarafından
Yüklenici eşliğinde yapılması gerekmektedir:
Muayene ve
Kabul Tutanağı’nın
şablonu gerekirse
Sözleşme
Makamı’ndan temin
edilebilir.
38
BÖLÜM-IV
Sözleşme Maddesi ve/veya Eki Kontrol ve Sorgulamalar
Teknik Şartname
Genel Şartlar
Genel Koşullar Madde 9.2 ve 29.7
Ürünlerin son teslim noktalarında çalışır vaziyette
kurulumları tamamlanmış olarak muayene ve kabul
işlemlerine hazır olması
Teslim tutanağında geçen seri.no…vb. bilgilerin
gerekirse kontrolünün tekrardan yapılması
Genel Koşullar
Madde 9.2, 25.2 ve 24.3
Ürünler üzerinde deformasyon veya üretimden
kaynaklanan hataların varsa tespiti
Teknik Şartname
Genel Şartlar
Ürünler üzerinde yer alması gereken Marka-Model-
Seri No bilgileri ve varsa şartnamede talep edilen
CE işareti...vb. standartların kontrolü
Teknik Şartname
Genel Şartlar
Genel Koşullar Madde 14 ve 25
Ekipmanların test işlemleri için varsa gerekli özel
aletler ve sarf malzemelerin temini
Teknik Şartname
Genel Şartlar
Genel Koşullar Madde 9.9
Görünürlük kuralları gereği uygun etiketlendirmenin
kontrolünün yapılması
Teknik Şartname
Genel Şartlar
Şartnamede talep edilmişse;
Eğitimlerin tutanaklarının ve ilgili dokümanların
kontrolü
Eğitim almış personelin bilgi ve yeterliliğinin kontrolü
Teknik Şartname
Genel Şartlar
Ürünlere ait, normal şartlarda ölçümü mümkün
olmayan şartname kriterleri için teslim edilen
doküman ve belgelerdeki teknik özelliklerin
şartname ile olan uyumunun kontrol edilmesi
Teknik Şartname
Genel Şartlar
Teknik şartnamede belirtilen minimum kriterlerin ve
buna karşılık Yüklenici’nin teknik teklifinde sunduğu
çözümün detaylıca kontrol edilmesi
Teknik Şartname
Genel Şartlar
Genel ve Özel Koşullar
Madde 24 ve 25
Ürünlerin işlevselliğine ve sürdürülebilirliğine engel
teşkil eden, zorlaştıran durumların tespiti
Çevresel etki değerlerinde eksiklik veya limitler
dışında bir durum olup olmadığının kontrolü
Teknik Şartname
Genel Şartlar
Genel Koşullar Madde 14.7
Ürünlere ait bakım, montaj ve kullanma
kılavuzlarının kontrol edilmesi. Türkçe çevirisi verilen
kılavuzların orijinalleri ile kontrolü
Teknik Şartname
Genel Şartlar
Genel ve Özel Koşullar Madde 14
Talep edilmişse, sözleşme başında onaylanan
Genel Yerleşim Planı ve çizimlere göre kurulumların
ve yerleşimlerin kontrol edilmesi
Teknik Şartname
Genel Şartlar
Ürünlerin varsa ilgili standartlara ait sertifikalarının,
belgelerinin, kalibrasyon raporlarının ve lisanslarının
kontrolü
Genel ve Özel Koşullar Madde 32 Ürünlere ait garanti belgelerinin kontrol edilmesi
Genel ve Özel Koşullar
Madde 32 ve 33
Ürünlerin garanti kapsamında bakım ve onarımı ve
satış sonrası hizmetler için gerekli irtibat noktalarının
bilgilerinin edinilmesi
Genel Koşullar Madde 10
Sözleşme Makamı, ürünlere ait menşe belgelerinin
de Komisyon tarafından incelenmesini talep
ederse, komisyon bu belgelerin kopyalarını da
kontrol edecektir.
Sözleşme
kapsamında
Yüklenici, aksi
belirtilmedikçe
Genel Koşullar
Madde 32 de
belirtilen 1 yıllık
garanti hizmetini
vermekten
sorumludur. Bunun
haricinde ürünlerin
en az 2 yıl ticari
garanti kapsamında
olması gerekir.
Garanti belgelerinin
muayene ve kabul
aşamasında
Faydalanıcı
tarafından kontrol
edilmesi önemlidir.
39
BÖLÜM-IV
Sözleşme kapsamında marka ve modeli belirtilen cihaz ve ilgili
aksesuarlarının inceleme ve test işlemleri Muayene ve Kabul
Komisyonunca yapıldıktan sonra Muayene ve Kabul Tutanağı 3 (üç)
orijinal kopya olacak şekide doldurulur. Söz konusu cihazların
sözleşmeye ve teknik şartnameye uygun olduğu, Geçici Kabule engel
olabilecek herhangi bir eksik, kusur veya arızanın bulunmadığı tespit
edildiği takdirde Geçici Kabul süreci başlatılabilir.
Bu işlemler sırasında sözleşmeye ve teknik şartnameye aykırı bir durum
tespit edildiği takdirde, Muayene ve Kabul Tutanağı’na ek olarak
tespit edilen eksiklikler Sözleşme Makamı’na Faydalanıcı tarafından
iletilir ve Yüklenici’nin acilen bu eksiklikleri gidermesi talep edilir.
Yüklenici’nin Sorumlulukları
Yüklenici, sözleşme kapsamındaki ürünlere ilişkin kurulum, devreye
alma ve eğitim işlerini tamamladıktan sonra Faydalanıcı’nın
gerçekleştireceği Muayene ve kabul işlemlerine iştirak etmek
zorundadır.
Genel Koşullar Madde 25.3 kapsamında, şartnamede belirtilmese
bile, ürünlerin tam performansta çalışması ve test işlemlerinin
yapılabilmesi için gerekli her türlü sarf malzeme, aksesuar, ek
parçalar...vb. ekipmanları da Yüklenici gerektiğinde ücretsiz
sağlamak durumundadır. Aksi halde bu ekipmanların olmaması
sebebi ile ürünler doğru bir şekilde test edilemeyebilir.
Sözleşme Makamı ve/veya Faydalanıcı’nın önceden kararlaştırılan
zamanda inceleme ve test işlemlerinde bulunamaması durumunda
gene Sözleşme Makamı’nın onayını alaraktan Yüklenici, yapacağı
muayene ve test işlemlerini kayıt altına alıp neticelerini taraflara
iletebilir.
Taraflardan biri, muayene ve test işlemlerine, neticelenen sonuç tarihinden
itibaren 15 gün içerisinde itiraz edebilir ve testlerin tekrardan gerçekleştirilmesini
talep edebilir. Bu hususta itiraz eden taraf test masraflarını da karşılamak
durumundadır.
Muayene ve Kabul Tutanağı’nın imza altına alınaraktan düzenlenmesi Geçici
Kabul’ün onaylanması ve/veya Yüklenici tarafından ödeme talebinde
bulunabilmesi anlamına gelmez. Geçici Kabul’ün tamamlanması ve ürünlerin
hak ve mülkiyetinin Faydalanıcı’ya geçebilmesi için sözleşmenin eklerinde yer
alan “Provisional Acceptance Certificate”, Geçici Kabul Sertifikası’nın tüm
taraflarca imzalanmış olması gerekmektedir.
Muayene ve
Kabul Tutanağı’nın
ekine paraflanan
teknik şartname ve
ürünlere ait çalışır
vaziyetteki resimleri
(görünürlük kuralları
gereği doğru
etiketlendirmenin de
yapıldığını ispatlayıcı
olarak) konmalıdır.
40
BÖLÜM-IV
GEÇİCİ KABUL İŞLEMLERİ
Sözleşme kapsamında yer alan teslimat, kurulum, devreye alma,
eğitim, muayene ve test işlemlerinin tamamlanması, sözleşmeye ve
teknik şartnameye aykırı herhangi bir durum tespit edilmemesi ve
düzenlenecek olan Muayene ve Kabul tutanağı ile aşağıda yer alan
eklerin Yüklenici tarafından Sözleşme Makamı’na yazılı olarak iletilmesi
Geçici Kabul sürecini başlatır.
1. Geçici Kabul Sertifikası: Sözleşmenin eklerinde yer alan Geçici
Kabul Sertifikası Faydalanıcı ve Yüklenici tarafından doldurulup
kontrol edilir. Bu konuda aşağıdaki hususlara özellikle dikkat
edilmelidir:
a. Ürünlere ait bilgiler sözleşmede ve Yüklenici’nin finansal
teklifinde belirttiği marka/model bilgileri ile birebir uyumlu
olmalıdır.
b. Yüklenici konsorsiyum olarak sözleşmeyi imzalamışsa tüm
konsorsiyum üyelerinin isimleri bulunmalıdır.
c. Geçici Kabul ve Kesin Kabul sertifikaları aynı PRAG
şablonunu kullandıkları için Geçici Kabul aşamasında
Kesin Kabul ile ilgili geçen ibarelerin silinmesi gerekir.
d. Eğer eğitim verilmişse ve eğitimle ilgili sütun Geçici Kabul
Sertifikasında yer almıyorsa, ilgili sütun eklenebilir.
e. Yüklenici ve Faydalanıcı Geçici Kabul Sertifikası’nın
herhangi bir yerine tarih atamazlar.
f. Geçici Kabul Sertifikası 3(üç) orijinal nüsha olarak her
sayfası paraflanmış ve son sayfası da taraflarca
imzalanmış bir şekilde Sözleşme Makamı’na sunulmalıdır.
Geçici Kabul Sertifikası, Faydalanıcı Kurum adına sadece Kıdemli
Operasyon Yöneticisi (SROB) tarafından imzalanabilir. Kıdemli
Operasyon Yöneticisi vekilinin imzası geçerli değildir.
2. Muayene ve Kabul Tutanağı: Kabul komisyonunca imza altına
alınan Muayene ve Kabul Tutanağı ve ekleri (resimler,
paraflanan teknik şartname), 1(bir) orijinal nüsha olarak Geçici
Kabul Sertifikası ile birlikte Sözleşme Makamına iletilmelidir.
3. Eğitim Tutanağı: Sözleşme kapsamında eğitim öngörülmüş ise,
eğitimlerin gerçekleştiğine dair tutanak (katılımcı listeleri) ve
varsa diğer belge ve resimler Geçici Kabul Sertifikası ile birlikte
Sözleşme Makamına iletilmelidir.
Tarih kısmı
Sözleşme Makamı
tarafından
doldurulur.
41
BÖLÜM-V
Genel Koşullar Madde 31 kapsamında gerçekleştirilecek olan Geçici
Kabul çalışmaları için tanımlanan azami süre gene Özel Koşullar
Madde 19’da belirtilmektedir.
Yüklenici Tarafından Sunulması Gereken Belgeler
1. Menşe Belgeleri: Geçici Kabul Sertifikası imzalanmadan önce
Yüklenici’nin Sözleşme Makamı’na orijinal/noter onaylı kopya
menşe belgelerini Genel Koşullar Madde 10 kapsamında
sunmuş olması gerekmektedir. Teslim edilen ürünlere ilişkin
menşe belgesinin orijinallerinin/noter onaylı kopyalarının
sunulmaması ve/veya uygun olmayan ülkelere ait belgelerin
sunulması, Genel Koşullar Madde 10’da belirtildiği gibi
“sözleşmenin feshini” doğurabilir (Bizzat üretici ve/veya
distribütörlerden alınan menşe beyan yazıları kabul
edilmeyecektir).
2. Teslim Tutanakları: Sözleşmede belirtilen ve teslimat için ayrılan
sürede ürünlerin Yüklenici tarafından son kullanılacakları
noktaya teslim edildiğini gösteren ve Faydalanıcı tarafından
imzalanan tutanaklar Sözleşme Makamı’na iletilmelidir. Birden
fazla teslim noktası bulunan sözleşmelerde, her bir nokta için
ayrı tutanaklar düzenlenmelidir. Tutanaklarda teslim edilen
ürünlerin marka/model bilgileri ve teslim tarihi mutlaka
belirtilmelidir.
3. Ürün fotoğrafları: Ürünlerin, kurulumları tamamlandıktan sonra,
son teslim edilen noktalardaki çalış vaziyetteki resimleri,
üzerilerindeki görünürlük etiketleri de gözükecek şekilde, Geçici
Kabul’den önce Sözleşme Makamı’na bir CD/DVD’ye konarak
iletilmelidir.
4. Eğitim Tutanakları: Eğer Sözleşmede veya teknik şartnamede
teslim edilen ürünlere ilişkin eğitimler öngörülmüşse, bu
eğitimlerin gerçekleşme tarihleri ile beraber katılan kişi sayısı,
eğitim süresi ve kapsamına ilişkin bilgilerin olduğu bir tutanak
Faydalanıcı ve Yüklenici tarafından düzenlenmeli ve Sözleşme
Makamına iletilmelidir. Eğitimlere ait resimler de ayrıca ürün
fotoğraflarının olduğu CD/DVD ye konabilir.
42
BÖLÜM-V
5. Paraflı teknik şartname: Faydalanıcı ve Yüklenici, muayene ve
kabul işlemleri tamamlandıktan sonra, varsa zeyilname ile
düzeltilen maddeler işlenmiş olarak, teknik şartnamenin son
halini paraflayarak Muayene ve Kabul tutanağına eklerler.
6. Fatura: Yüklenici’nin Geçici Kabul Sertifkası’nın
imzalanmasından sonra Genel Koşullar Madde 26 ve 31
çerçevesinde alacağı ödemenin gerçekleşebilmesi için
Sözleşme Makamı adına fatura düzenlemesi gerekmektedir.
Sunulacak olan fatura resmi yazı ile Sözleşme Makamına
iletilmelidir. Bu konuda aşağıdaki hususlara özellikle dikkat
edilmelidir:
a. Faturanın açıklama kısmında belirtilecek ürünlere ait
bilgiler sözleşmede ve Yüklenici’nin finansal teklifinde
belirttiği marka/model bilgileri ile uyumlu olmalıdır.
b. Sözleşme bilgileri (sözleşmenin adı, numarası...vb.) doğru
ve eksiksiz olarak faturada geçmelidir.
c. Yüklenici’ye ait banka hesap bilgileri ve iletişim bilgileri
bulunmalıdır ve teklif aşamasında sunulan “Financial
Identification Form” ile uyumlu olmalıdır. Eğer banka
bilgileri sözleşme aşamasında değişmiş ise, fatura ile
beraber sunulacak olan resmi yazıda bu bilgilerin de
güncellendiği belirtilmelidir.
d. KDV Muafiyeti alınmış ise, bu muafiyeti tanımlayıcı ilgili
ibarenin bulunması gerekmektedir.
e. Sözleşme sürecinde avans kullanılmış ise, kalan bakiyenin
Sözleşme Makamı tarafından teyit edilerek fatura
tutarının belirlenmesi gerekir.
f. Eğitim Finansal Teklif’te ayrıca belirtiliyorsa, açıklama
bölümünde eğitim için de ayrıca bir kalem açılmalıdır.
Fatura
düzenlendikten
sonra basılmadan
önce gerekirse
Sözleşme
Makamı’na taslak
olarak
gönderilerekten
kontrol edilmesinde
fayda vardır.
Genel Koşullar Madde 26 kapsamında Yüklenici, Geçici Kabul
aşamasından önce hiçbir şekilde Sözleşme Makamı ve/veya
Faydalanıcı’ya herhangi bir işlem için fatura kesemez.
Ödemeler ile ilgili bilgiler Genel Koşullar Madde 26, 27 ve 28 de
belirtilmektedir.
Rehberin ekler
bölümünde örnek bir
fatura şablonu
bulunmaktadır.
43
BÖLÜM-V
Doğrulama Ziyareti Gerçekleştirilmesi
Sözleşme Makamı yetkilileri (Sözleşme Yöneticisi, İzleme Uzmanı ve
Finans Yöneticisi, sözleşme kapsamında yapılması gereken
teslimatların ve işlerin yerinde görülmesi amacıyla doğrulama ziyareti
(verifcation visit) gerçekleştirir. Bu ziyaret, Geçici Kabul işlemleri için
sunulan belgelerin incelenmesinden sonra ve Geçici Kabul
Sertifikası’nın Sözleşme Makamı tarafından imzalanmasından önce
yapılır. Faydalanıcı’nın bu ziyaret ile ilgili gerekli desteği Sözleşme
Makamı uzmanlarına sağlaması, ilgili ve yetkili personelini
görevlendirmesi beklenmektedir.
Sözleşme Makamı yapacağı bu ziyarette görünürlük kurallarına
uyulup uyulmadığına, ürünlerin çalışır vaziyette son noktalarında
bulunup bulunmadıklarına, sözleşmede belirtilen sayıda dağıtım
yapılıp yapılmadığına, eğitim alan personelin ürünleri kullanım
yetkinliğine, ürünlerin teknik şartnameye uygunluğuna, amacına
uygun olarak kullanılıp kullanılmadığına ve gerekli gördüğü diğer
konulara bakabilir.
Geçici Kabul Sertifikası’nın İmzalanması
Sözleşme Makamı tarafından gerekli kontroller ve doğrulama ziyareti
yapıldıktan sonra düzenlenen rapor doğrultusunda sözleşme koşulları
yerine getirilmiş ise Geçici Kabul Sertifikası Sözleşme Makamı
tarafından imzalanır ve tarih atılır. İmzalanan orijinal Geçici Kabul
Sertifkası’nın bir sureti Faydalanıcı’ya, bir sureti ise Yüklenici’ye resmi
yazı ekinde iletilir.
Kısmi Geçici Kabul Yapılması
Sözleşme Makamı’nın onayı alınaraktan sözleşmedeki bazı ürünler için
kısmi Geçici Kabul yapılırsa (partial provisional acceptance), bu
kabulü kapsayacak ürünler için gene bu rehberin önceki
bölümlerinde bahsi geçen prosedürler aynen takip edilmelidir. Kısmi
Geçici Kabul çok özel durumlarda verilebilmektedir. Örnek olarak
Faydalanıcı’dan kaynaklı bazı teslim noktalarının uzun bir süre hazır
olamaması ve buna bağlı olarak Yüklenici’nin teslim edilen ürünleri
için kısmi Geçici Kabul talep etmesi verilebilir.
44
BÖLÜM-V
Geçici Kabul Sertifikası doldurulurken belgenin başlığı “Partial
Provisional Acceptance” olarak değiştirilir ve içeriğinde sadece
kabulü yapılacak olan ürünler listelenir.
Sözleşme ayrı ayrı LOT’lardan oluşuyorsa, her bir LOT için ayrı ayrı
Geçici Kabul veya Kısmi Geçici Kabul Sertifikası düzenlenebilir.
Geçici Kabul Sertifikası’nın İmzalanmasından Sonra Tarafların
Sorumlulukları
Geçici Kabul Sertifikası’nın imzalanması ve Yüklenici’nin ödemeye hak
kazanması, sözleşmenin sona erdiği anlamına gelmez ve tarafların
sözleşmeden doğan yükümlülüklerini kaldırmaz. Sözleşme ancak
garanti sürecinin sonunda düzenlenecek olan Kesin Kabul Sertifikası
ile son bulur.
Sözleşme Makamı tarafından Geçici Kabul Sertifikası imzalandıktan
sonra taraflar aşağıdaki hususlara dikkat etmelidir.
Yüklenici’nin Sorumlulukları
Geçici Kabul Sertifikası’nın imzalanması ile Genel ve Özel Koşullar
Madde 32 de belirtilen garanti süreci başlar ve Yüklenici aksi
belirtilmedikçe 1(bir) yıl süre ile sözleşmede belirtilen garanti
sorumluluklarını yerine getirmekle yükümlüdür.
Genel Koşullar Madde 26 kapsamında Geçici Kabul aşamasında
Yüklenici’nin sunmuş olduğu fatura ile ilgili ödeme süreci başlamış
olur.
Ödeme işlemlerinin vaktine ve sorunsuz yapılabilmesi için Yüklenici’nin
de ihale aşamasında sunmuş olduğu iletişim ve banka bilgilerin (Legal
Entity Form ve Financial Identification Form) geçerli ve güncel olması
gerekmektedir. Eğer iletişim ve banka bilgileri sözleşme aşamasında
değişmiş ise, fatura ile beraber sunulacak olan resmi yazıda bu
bilgilerin de güncellendiği belirtilmelidir.
Yüklenici’nin ödeme alabilmesi için ödeme tarihinde sözleşme
kapsamındaki işe dair SGK borcunun bulunmaması gerekmektedir.
45
BÖLÜM-V
Genel Koşullar Madde 31.6 kapsamında, kurulum ve devreye alma
çalışmaları sırasında teslim noktalarında kalan, sözleşme kapsamında
olmayan ve ürünlerin kullanımını etkilemeyecek her türlü malzeme,
hafriyat...vb. unsurun Yüklenici tarafından kaldırılması, verilen
hasarların da onarılması gerekmektedir.
Teslim edilen ürünlere ilişkin garanti, bakım ve onarım hizmetlerine
ilişkin irtibat bilgileri ve diğer bilgilendirmelerin Faydalanıcı’ya
yapılması gerekir.
Faydalanıcı’nın Sorumlulukları
Genel Koşullar Madde 31.7 kapsamında ürünlerin hak ve mülkiyeti
Geçici Kabul Sertifikası’nın Sözleşme Makamı tarafından imzalanma
tarihinden itibaren Faydalanıcı kuruma geçer. Bu hususta Faydalanıcı
ürünleri mevzuata uygun şekilde taşınır işlem fişi gibi belgelerle
demirbaşına kaydetmelidir.
Ayrıca Geçici Kabul ile garanti süreci başlayacağından, Faydalanıcı
ürünleri aktif olarak kullanmaya başlamalıdır. Nitekim bu süre
içerisinde karşılaşabilecek aksaklıklar ve onarım gerektiren konular
Yüklenici’nin sorumluluğundadır.
Varsa sözleşme kapsamında tedarik edilen, trafiğe çıkabilecek
araçlar için Geçici Kabul Sertifikası imzalandıktan sonra plaka ve
tescil işlemlerinin Faydalanıcı tarafından 3 ay içerisinde
gerçekleştirilmesi gerekir. Bu kapsamda Sözleşme Makamı ile
Faydalanıcı arasında “Motorlu Taşıt Devir Protokolü” imzalanır ve
Sözleşme Makamı tarafından tescile yetkili birimlere gerekli bildirimler
yapılır.
Geçici Kabul Sertifikası’nın imzalanmasını takip eden süreçte Yüklenici,
sözleşmenin başında sunmuş olduğu Avans Teminat Mektubu’nun
serbest bırakılmasına ilişkin talep yazısını Sözleşme Makamı’na iletmeyi
unutmamalıdır.
46
BÖLÜM-VI
Sözleşme Garanti Süresi:
(Özel Koşullar’da aksi belirtilmedikçe 1 yıldır)
Genel Koşullar Madde 32’de belirtilen
“Sözleşmesel Garanti Süreci” Kapsamı
Yüklenici’nin Geçici Kabul’den Kesin Kabul’e
kadar teslim edilen ürün ve hizmetlere ilişkin
her türlü eksiklik ve arızayı bizzat gidermesi
gerekmektedir. Bu süreçte Yüklenici’nin
sunacağı garanti hizmetleri sözleşme
kapsamında değerlendirilir.
Geçici Kabul Tarihi
Kesin Kabul Tarihi
Mevzuata Göre Ürünlere Ilişkin Olması Gereken Toplam Garanti Süresi (Commercial Warranty)
(Asgari 2 yıl)
Ürünlere Ait Garanti Süreci Sonu
Kesin Kabul Tarihinden İtibaren Geriye Kalan
Ticari Garanti Süresi:
Yerel Mevzuatta belirtilen “Garanti Süreci”
Kapsamı
Kesin Kabul’ün imzalandığı tarihten sonra
geriye kalan ve mevzuatta belirtilen asgari
garanti süresidir. Bu süreçte meydana
gelebilecek arızaların ürünlerin ticari garantisi
kapsamında giderilmesinden Faydalanıcı
sorumludur.
GARANTİ SÜRECİ
Geçici Kabul Sertifikası’nın Sözleşme Makamı tarafından imzalandığı
tarih itibari ile Özel Koşullar’da aksi belirtilmedikçe, 1(bir) yıllık garanti
süreci başlamış olur. Uygulama sürecinde gerçekleştirilecek olan
eğitimlerde ve/veya Yüklenici tarafından kurulum sonrası yapılacak
olan çalışmalarda, ürünlerin garanti sürecinde nasıl kullanılması
gerektiği, nelere dikkat edileceği, ürünlerin mevcut servis ağı ve
bakım onarımı ilgilendiren konularla ilgili bilgilendirmenin yapılması,
bunlara ilişkin dokümantasyonun paylaşılması oldukça önemlidir. Bu
çalışmanın Muayene ve Kabul komisyonu tarafından da kontrol
edilmesi gerekir.
Ürünlerin ticari garanti süresi (commercial warranty) ve sözleşmedeki
garanti süreci farklıdır. Mevzuatta da belirtildiği üzere bir ürünün ticari
garanti süresi; malın teslim tarihinden itibaren başlar ve asgari iki yıl
olmak zorundadır ve Özel Koşullar Madde 32’de de belirtilmektedir.
Garanti süresinin başka bir ölçü birimi ile belirlenmiş olması halinde,
malın üzerinde bu ölçü biriminin tespitine yönelik bir düzeneğin
bulunması veya yapısının bu değerin tespitine uygun olması gerekir.
Aksi halde garanti süresinin asgari iki yıl olduğu kabul edilmektedir.
Sözleşmede belirtilen Yüklenici’ye ait garanti hizmetleri ise Geçici
Kabul’den başlayarak Kesin Kabul Sertifikasının imzalanmasına kadar
olan süreci kapsamaktadır ve Genel Koşullar Madde 32’de detaylıca
tanımlanmaktadır.
Garanti süresi
Genel ve Özel
Koşullar Madde
32’de
belirtilmektedir.
Yüklenici, sipariş
aşamasında,
ürünlerin garantisinin
geçici kabulden
sonraki asgari iki yıllık
garanti sürecini
kapsayıp
kapsamadığını
kontrol etmelidir ve
gerekirse bu sürecin
üretici firma
tarafından
uzatılmasına ilişkin
gerekli önlemleri
almalıdır.
47
BÖLÜM-VI
Sözleşmede belirtilen garanti süreci kapsamında tarafların
sorumlulukları aşağıda belirtilmektedir.
Faydalanıcı’nın sorumlulukları
Geçici Kabul ile ürünlerin hak ve mülkiyeti Faydalanıcı’ya
geçmektedir ve Faydalanıcı ürünleri aktif olarak kullanmaya
başlamalıdır. Nitekim bu süre içerisinde karşılaşabilecek aksaklıklar ve
onarım gerektiren konular Yüklenici’nin sorumluluğundadır. Aksi
halde, eğer ürünler aktif bir şekilde kullanılmazsa veya atıl bırakılırsa
Faydalanıcı Kesin Kabul’den sonra ortaya çıkabilecek arızaları ürünün
ticari garantisi kapsamında kendisi gidermek zorundadır.
Faydalanıcı’nın Genel Koşullar Madde 32.4 kapsamında geçici
kabulü tamamlanan ürünlere ilişkin garanti sürecinde karşılaşılan
arızaları, hataları ve eksiklikleri Yüklenici’ye ve Sözleşme Makamı’na
geciktirmeden bildirmesi gerekmektedir.
Yüklenici’nin sözleşmeden doğan garanti kapsamındaki
yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğinin de Faydalanıcı
tarafından Sözleşme Makamı’na bildirilmesi gerekli uyarıların
yapılabilmesi açısından önem taşımaktadır. Nitekim, Genel Koşullar
Madde 32 çerçevesinde Kesin Kabul’ün yapılabilmesi için tüm
eksikliklerin ve arızaların giderilmesi gerekmektedir. Aksi halde bu
süreçte de Yüklenici’nin sorumluluklarını yerine getirmemesinden
ötürü cezai işlem uygulanabilir ve garanti süresi uzatılabilir.
Yüklenici’nin sorumlulukları
Yüklenici, Geçici Kabul aşamasından sonra garanti sürecinde
yaşanabilecek aksaklıklara ve Faydalanıcı’dan gelebilecek geri
bildirimlere vaktinde müdahale etmek durumundadır. Geçici
Kabul’den önce, garanti kapsamında sunulacak olan hizmetlerin,
Yüklenici’nin ve/veya ekipmanlara ait servis sağlayıcıların iletişim
bilgilerinin Faydalanıcı ile paylaşılması gerekmektedir.
Genel Koşullar Madde 32 çerçevesinde Yüklenici, teslim edilen
ürünlere ve hizmetlere ilişkin her türlü aksaklığı gidermek, arızalı
ürünlerin tamirini ve/veya değişimini yapmak, işçilikten kaynaklanan
ve sonradan tespit edilen eksiklikleri veya hataları gidermekle
yükümlüdür.
48
BÖLÜM-VI
KESİN KABUL AŞAMASI
Yüklenici’nin sorumluklarını yerine getirmesi ve teslim edilen ürünlerin
bu süreç sonunda sorunsuz bir şeklide çalışması ile sözleşmede
belirtilen Genel Koşullar Madde 32 kapsamındaki garanti süreci son
bulur. Faydalanıcı bu süreç sonunda sözleşme kapsamındaki ürünlere
ilişkin aşağıda belirtilen kontrolleri yaparaktan Sözleşme Makamı’nı
bilgilendirir:
1. Teslim edilen tüm ürünler sorunsuz bir şekilde çalışıyor mu?
2. Garanti süreci boyunca varsa Yüklenici’ye bildirilen aksaklıklar
zamanında eksiksiz olarak giderilmiş mi?
3. Değişen ürünlere ilişkin garanti süreleri yenilenmiş mi?
4. Birden fazla teslim noktası bulunduğu durumlarda, bu
noktalardaki ürünlerin sorunsuz bir şekilde çalıştığına dair tespit
yapıldı mı?
5. Kesin Kabul’den sonra devam edecek olan ticari garantiye
ilişkin belgeler kontrol edildi mi?
6. Kesin Kabul’den sonra meydana gelebilecek ve artık
Yüklenici’nin sorumluluğunda olmayan arızalara ilişkin servis
sağlayıcıları bilgileri Yüklenici’den edinildi mi?
Yukarıdaki kontrollerin gerçekleştirilmesinden sonra, Geçici Kabul
aşamasında olduğu gibi Sözleşme Makamı tarafından da gerekli
kontroller ve doğrulama ziyareti yapılır. Garanti kapsamındaki
sözleşme koşulları yerine getirilmiş ise Kesin Kabul Sertifikası
düzenlenebilir.
Genel Koşullar Madde 32.3 çerçevesinde, değişikliği veya tamiri
yapılan ürünlere ilişkin garanti süreci tekrar başlamaktadır.
Genel Koşullar Madde 32.4 ve 32.5 çerçevesinde, Yüklenici’nin
ulaşılamadığı veya vaktinde müdahale etmediği durumlarda,
Sözleşme Makamı üstünlük alarak gerekli işlemleri yapıp bu masrafları
Yüklenici’den talep edebilir, kesin teminat tutarından düşebilir veya
sözleşmeyi feshedebilir. Ayrıca Yüklenici’nin sorumluklarını yerine
getirmemesinden ötürü Genel Koşullar Madde 35,36 ve 42 kapsamında
işlem başlatılabilir.
49
BÖLÜM-VI
Sözleşmenin eklerinde yer alan “Kesin Kabul Sertifikası”, Faydalanıcı
ve Yüklenici tarafından üç nüsha olarak doldurulup Sözleşme
Makamı’na resmi yazı ile iletilir.
Sözleşme Makamı tarafından imzalanan ve tarih atılan orijinal Kesin
Kabul Sertifkası’nın bir sureti Faydalanıcı’ya, bir sureti ise Yüklenici’ye
resmi yazı ekinde iletilir.
Kesin Kabul Sertifikası’nın imzalanmasını takip eden süreçte Yüklenici,
sözleşmenin başında sunmuş olduğu Kesin Teminat Mektubu’nun
serbest bırakılmasına ilişkin talep yazısını Sözleşme Makamı’na iletmeyi
unutmamalıdır.
50
BÖLÜM-VII
SÖZLEŞME İLE İLGİLİ DİĞER İDARİ KONULAR
Süre Uzatımı
Özel Koşullar Madde 19’da belirtilen uygulama süresi, bazı
durumlarda Yüklenici’nin talebi ve Sözleşme Makamı’nın kararı ile
uzatılabilir.
Genel Koşullar Madde 20’de süre uzatımının gerekli görülebileceği
şartlar sıralanmaktadır. Örnek olarak Yüklenici’nin hatasından
kaynaklanmayan gecikmeler, Faydalanıcı’nın teslimat yerini vaktinde
hazırlamaması, teslimattan sonra ürünlerin adetlerinde yapılacak
değişiklikler ile yeni siparişlerin girilmesi verilebilir. Ancak, gümrük
işlemlerinde ve/veya teslimatta yaşanan gecikmelerden, bu rehberin
başında bahsi geçen ve sözleşmenin başlangıcında yapılması
gereken işlemlerin geciktirilmesinden ötürü Yüklenici herhangi bir
uzatma talebinde bulunamaz.
Aşağıda listelenen sebepler haricinde Sözleşme Makamı Yüklenici’ye
süre uzatımı vermeyebilir:
1. Ürünlerin teslimatını veya kurulumunu etkileyebilecek istisnai
hava ve doğa koşulları
2. Deneyimli bir Yüklenici tarafından öngörülemeyen ve teslimatı
etkileyebilecek fiziksel ve/veya suni engeller
3. Yüklenici’nin hatasından kaynaklanmayan ve Sözleşme
Makamı tarafından uygulama sürecini değiştirebilecek idari
talimatların verilmesi
4. Sözleşme Makamı veya Faydalanıcı Kurum sorumluluklarının
vaktinde yerine getirilmemesi
5. Teslimatın Sözleşme Makamı tarafından durdurulması
6. Mücbir sebepler
7. Sözleşme Makamı ve Faydalanıcı tarafından fazladan ürünlerin
sipariş edilmesi, ürün adetlerinde yapılacak olan değişiklikler
8. Yüklenici’nin hatasından kaynaklanmayan ve Genel Koşullar
kapsamında değerlendirilebilecek diğer sebepler
Genel Koşullar Madde 20.2 kapsamında, süre uzatım talepleri,
yukarıda bahsi geçen sebeplerden haberdar olunduktan itibaren 15
gün içinde Yüklenici tarafından Sözleşme Makamı’na iletilmelidir.
Özel Koşullar
Madde 19’da
belirtilen uygulama
sürecinin bitimine 15
günden daha az
süre kalmışsa,
Yüklenici uzatma
talebinde
bulunamaz ve/veya
talebi Sözleşme
Makamı tarafından
kabul edilmez.
Genel Koşullar Madde 20 kapsamında, Yüklenici tarafından vaktinde
sunulan süre uzatım taleplerinin değerlendirilebilmesi ve idari talimat
ile süre uzatımının Sözleşme Makamı tarafından verilebilmesi için azami
30 günlük bir süreye ihtiyaç duyulabileceğinden, ilgili taleplerin
vaktinden evvel yapılmasında fayda vardır.
51
BÖLÜM-VII
Cezai Şartlar ve Sözleşmenin Feshi
Yüklenici’nin, sözleşmenin uygulama ve garanti süreci boyunca
yerine getirmediği, eksik bıraktığı ve/veya geciktirdiği her türlü hizmet
için Genel Koşullar Madde 21 kapsamında cezai işlem uygulanır.
Yüklenici tarafından teslim edilmeyen, kurulumu eksik bırakılan ve
sözleşmede talep edilen teknik gereksinimleri yerine getirilmeyen her
ürün bu ceza kapsamında değerlendirilebilir. Bu hususta yaptırımların
uygulanabilmesi için Faydalanıcı tarafından her türlü gecikmeye ilişkin
bildirimin, Sözleşme Makamı’na zamanında resmi olarak yapılması
gerekmektedir.
Bu tespitlerin doğru yapılabilmesi için teslim tutanağı gibi belgelerin
taraflarca doğru bir şekilde kayıt altına alınmış olması da gereklidir.
Faydalanıcı Kurum, teslimat tarihlerinin ve varsa diğer sorumlulukların
(kurulum, eğitim vb.) yerine getirildiği tarihleri Sözleşme Makamı’na
bildirir.
Genel Koşullar Madde 21 ile beraber Yüklenici’ye hangi durumlarda
idari ve finansal ceza uygulanacağı ve Sözleşme Makamı’nın bu
kapsamdaki uygulamalarına dair hususlar, Genel Koşullar Madde
42’de belirtilmektedir. Bu madde kapsamında, Yüklenici’ye aynı
zamanda usulsüzlüklerden kaynaklanan cezai yaptırımlar veya
Madde 42.2 de belirtilen finansal cezalar da uygulanabilmektedir.
Bunlarla ilgili oranlar da gene aynı madde içerisinde belirtilmektedir.
Uygulama
sürecindeki
hizmetlerin vaktinde
gerçekleştirildiğinin
kayıt altına
alınabilmesi için
Teslim Tutanağı,
Eğitim Tutanağı,
Muayene ve Kabul
Tutanağı gibi
belgelerin vaktinde,
doğru ve eksiksiz bir
şekilde doldurulması
gereklidir. Cezai
işlemlerde bu
belgedeki tarihler
temel alınabilir.
Genel Koşullar Madde 21.2’de belirtildiği gibi, teslim edilmeyen
ürün(ler) genel operasyonun bir bütün olarak işlevselliğini engelliyorsa,
sanki sözleşme kapsamındaki bütün ürünler teslim edilmemiş olarak
varsayılaraktan cezai işlem yapılır.
Gecikmeden doğan bu cezaların toplamı sözleşme bedelinin %15’ine
ulaştığı takdirde, Sözleşme Makamı sözleşmeyi feshedebilir ve kalan
işleri gerekirse üçüncü şahıslara yaptırarak bedelini gene
Yüklenici’den talep eder.
52
BÖLÜM-VII
İdari ve finansal cezalar neticesinde ve/veya tarafların sözleşmeden
doğan sorumluklarını defaten yerine getirmemelerinden ötürü Genel
Koşullar Madde 35, 36 ve 37 kapsamında sözleşme feshedilebilir.
Anlaşmazlıklar
Sözleşmenin uygulanması aşamasında ortaya çıkabilecek
anlaşmazlıklar ve ihtilaflı durumlar ile ilgili tarafların Sözleşme
Makamı’na bilgi vermesi gerekmektedir. Bu kapsamda Sözleşme
Makamı da ihtilafların çözüme ulaştırılması için Genel Koşullar Madde
40 kapsamında hareket eder. Nitekim ihtilafların çözümü için tahkim,
hakeme gidilmesi ve diğer hukuki işlemlere başvurulabilir. Bu süreçte
tarafların gereken işbirliğini sağlaması beklenmektedir.
Ancak şunu da belirtmek gerekir ki, anlaşmazlıkların taraflar arasında
idari ve hukuki mercilere intikal etmeden çözülmesi sözleşmenin
sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için önem arz etmektedir.
Denetim
Sözleşme kapsamında tedarik edilen ürün ve hizmetler, Genel Koşullar
Madde 43.1’de de belirtildiği gibi sözleşmenin
tamamlanmasını takip eden 7(yedi) yıl süreyle,
1. IPA Denetim Otoritesi olarak görev yapan Hazine Kontrolörleri
Kurulu,
2. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı İç Denetim Birimi,
3. Türkiye/Avrupa Sayıştayı, Yolsuzlukla Mücadele Ofisi, Avrupa
Komisyonu ve Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu’nun izleme ve
denetimine tabidir.
Sözleşmeye ait yazışma, tutanak, bilgi ve belgeler Faydalanıcı ve
Yüklenici tarafından muhafaza edilmelidir.
Aynı zamanda tedarik edilecek olan ürünlerin de bu süre içerisinde
olası denetimlerde Faydalanıcı tarafından kullanıp kullanılmadığına
bakılabileceğinden ürünlerin muhafaza edilmesi, istisnai durumlarda
ve kullanılamayacak olmaları halinde de gerekli bilgilendirmenin
Faydalanıcı tarafından yapılması gerekmektedir.
53
EKLER
EKLER
Uygulama sürecinde kullanılacak olan belgelerin, formların ve
tutanakların açıklamaları ve örnekleri bu bölümde paylaşılmaktadır.
Ancak, paylaşılan bu form ve tutanaklar, rehberin hazırlandığı tarih
itibari ile geçerli olmakla beraber sözleşmeler bazında bazı özel
düzenlemeler ve güncellemeler de yapılmış olabilmektedir. Bu
nedenle, uygulama aşamasında bu form ve tutanakların
düzenlenmesine ilişkin en güncel bilgiler ve şablonlar taraflarca
kontrol edilmelidir.
1. KDV İSTİSNASI BİLGİ FORMU
Yüklenicinin KDV İstisna Sertifikasını alabilmesi için doldurması
gereken “KDV İstisnası Bilgi Formu”dur ve Sözleşme Makamı
tarafından Yüklenici ile paylaşılmaktadır. Sözleşme Makamı
doldurulan belgedeki bilgileri kontrol ettikten sonra taraflarca
imza altına alınarak kullanılabilir.
Bir sonraki sayfada boş bir şablon paylaşılmaktadır. Doküman
şablonu hem Türkçe hem de İngilizce’dir.
54
EKLER
EK-5 (ANNEX-5)
5824 Sayılı Kanun’la Onaylanması Uygun Bulunan IPA Çerçeve Anlaşması Kapsamındaki
Katma Değer Vergisi İstisnası’ndan Yararlanmak İçin Avrupa Topluluğu (AT) Yüklenicisi ve
Avrupa Topluluğu Sözleşmesi Hakkında
BİLGİ FORMU
INFORMATION FORM
Concerning European Community (EC) Contractors and EC Contracts to benefit from the Value Added Tax Exemption
stipulated in IPA Framework Agreement that approved by the Law No: 5824
Sözleşme Makamı Name/Title of the Contracting Authority
T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Avrupa
Birliği ve Mali Yardımlar Dairesi Başkanlığı
Republic of Turkey, Ministry of Labour and Social
Security, Directorate of European Union and Financial
Assistance
Hibe Yararlanıcısının Adı/Unvanı Name/Title of the Beneficiary
AT Sözleşmesinin Dayandığı Finansman Anlaşması
Tarih ve Sayısı Date and Number of the Financing Agreement
16.09.2009
CCI 2007TR05IPO001
AT Yüklenicisi (İsim veya Unvan) Name/Title of the EC Contractor
AT SÖZLEŞMESİNİN - EC Contract’s
Tarih-Sayısı - Date and Number
Uygulanacağı Yer/ler - Place/Venue of Implementation
Bedeli - Amount
Başlangıç Tarihi - Contract Start Date
Süresi - Duration of Contract
AT Sözleşmesine Konu Proje Adı (TR ve İng.) Name of the Project (Turkish and English)
AT YÜKLENİCİSİNİN - EC CONTRACTOR’S
Bağlı Olduğu Vergi Dairesi ve İli (varsa) Tax Office (if any)
Vergi Kimlik Numarası (Tüzel Kişiler İçin) Tax Number (for legal persons)
Vergi Kimlik ve/veya T.C. Kimlik Numarası
(Gerçek Kişiler İçin) Tax Number and/or ID Number (for natural persons)
İletişim Bilgileri (Adres, Telefon, Faks, E-Posta) Contact Information’s (Address/ Telephone/ Fax/ E-Mail)
AT Yüklenicisi Adına Yetkili Kişi veya
Kişilerin Adı ve Unvanı Name/Title of Authorised Person of EC Contractor
Yukarıdaki bilgilerin doğruluğu onaylanır. Accuracy of the information above is approved
AT Yüklenicisi Yetkilisi Authorised person of the EC Contractor
(imza, kaşe/ mühür, tarih) (Signature, Stamp, Date)
Adı Name
Unvanı Title
Yukarıdaki bilgilerin doğruluğu onaylanır. Accuracy of the information above is approved
Sözleşme Makamı Yetkilisi Authorised person of the Contracting Authority
(imza, kaşe/ mühür, tarih) (Signature, Stamp, Date)
Burak Çağatay DOĞAN
Başkan V. Acting Director
55
EKLER
2. MUAYENE VE KABUL TUTANAĞI
Teslim edilen, kurulum ve test işlemleri tamamlanmış ve eğer
sözleşmede belirtilmişse eğitimleri verilmiş olan ürünlerin
kabullerinin yapılabilmesi için Faydalanıcı ve Yüklenici
tarafından Muayene ve Kabul Tutanağı’nın bu rehberde
geçen kontroller yapılaraktan düzenlenmesi gerekmektedir.
Muayene ve Kabul tutanağına ek olarak, eğitim tutanağı,
taraflarca her sayfası paraflanmış teknik şartname, ürünlerin
görünürlük kurallarına uygun görselleri ve teslim tutanağı
Sözleşme Makamı ile paylaşılmalıdır.
Muayene ve Kabul Tutanağının şablonu Sözleşme Makamı
tarafından belirlenmiştir ve üzerinde değişiklik yapılamaz. Bir
sonraki sayfada boş bir şablon paylaşılmaktadır. Doküman
şablonu hem Türkçe hem de İngilizce’dir.
56
EKLER
MUAYENE VE KABUL TUTANAĞI INSPECTION AND TESTING DOCUMENT
PROJE ADI/Project Name: İLAN NO/Publication No: SÖZLEŞME NO/Contract No: PARTİ VE CİHAZ NO/Party and Equipment No: YÜKLENİCİ FİRMA ADI: Contractor Name: TESLİM ADRESİ: Delivery Place: Muayene ve Kabulü yapılacak cihazlar/Equipments that will be inspected and accepted
No Tanım (Description)
Üretici/Model (Producer/Model) Miktar
(Quantity)
…… …………………………………….. ……………………. …….
……. …………………………………….. …………………….. ……
MUAYENE RAPORU/INSPECTION REPORU: Yukarıda marka ve modeli belirtilen cihaz ve aksesuarlarının muayene ve inceleme görevi aşağıda isimleri bulunan Muayene ve Kabul Komisyonumuzca yapılmış olup söz konusu cihazların sözleşmesine uygun olduğu, geçici kabule engel olabilecek herhangi bir eksik, kusur veya arızanın bulunmadığı tespit edilmiştir. (The assignment to inspect and examine the equipment and its parts, brands and models are indicated above, is done by our committee whose names can be found below and it is determined that these equipment are appropriate according to their contract and have no deficiency, flaw or failure leading to an obstacle for provisional acceptance.) Geçici kabule ilişkin anılan sözleşmede yer alan ve aşağıda belirtilen yükümlülüklerin eksiksiz olarak yerine getirildiğini onaylarız. (We approve that obligations included in the contract aforementioned with the provisional acceptance and indicated at below are performed.)
Evet/ Yes Hayır/ No GD/ NA
Cihaz teslim edildi/Equipment is delivered
Cihaz kuruldu/Equipment is installed
Cihaz çalışır hale getirildi/Equipment is put into operation
Muayene ve testleri yapıldı/Inspection and tests are done
Kalibrasyonu yapıldı/Calibration is done
Eğitimler tamamlandı/Trainings are completed
Görünürlük sağlandı/ Visibility is provided
KOMİSYON BAŞKANI (Head of Committee)
ÜYE (Member)
ÜYE (Member)
FİRME YETKİLİSİ (Representative of
Contractor)
(Adı, Ünvanı, imza, kaşe, tarih)
(Name, Title, Signature, Stamp,
Date)
(Adı, Ünvanı, imza, kaşe, tarih)
(Name, Title, Signature, Stamp,
Date)
(Adı, Ünvanı, imza, kaşe, tarih)
(Name, Title, Signature, Stamp,
Date)
(Adı, Ünvanı, imza, kaşe,
tarih)
(Name, Title, Signature,
Stamp, Date)
57
EKLER
3. ÖRNEK MENŞE BELGELERİ
Daha önceki sözleşmelerde Yüklenici’ler tarafından sunulan ve
değişik ürün tiplerine ait menşe belgeleri örnek olarak sonraki
sayfalarda verilmektedir. Belgelerin üzerinde dikkat edilmesi
gereken konular ayrıca açıklanmaktadır.
58
EKLER
5a. Network (Ağ) çözümleri için sunulan bir Menşe Belgesi.
Belgenin üzerinde dikkat edilmesi gereken bölümler sayılarla
belirtilmiştir ve ilgili açıklamaları bir sonraki sayfada
verilmektedir. Belge tipi ve rengi düzenleyen ülkelere göre
farklılık gösterebilir:
59
EKLER
1. Bu örnekteki menşe belgesi satıcı ve alıcı arasında
düzenlenen faturaya istinaden Hollanda Ticaret Odası
tarafından düzenlenmiştir. Ürünün satıcısı firma (1) nolu
bölümde belirtilmektedir.
2. Ürünün alıcısı olan ve Türkiye’de benzer ürünlerin
distribütörlüğünü yapan firmaya ait bilgiler de (2) nolu
bölümde belirtilmektedir. Ancak burada dikkat edilmesi
gereken konu, alıcı kısmında Faydalanıcı veya Sözleşme
Makamı’nın bilgilerinin bulunmamasıdır. Aynı şekilde ürünün
ithalat...vb işlemleri için düzenlenecek olan fatura Sözleşme
Makamı veya Faydalanıcı adına olamaz. Bu konularla ilgili
daha detaylı bilgi rehberde verilmektedir.
Ürün Türkiye’ye geldikten sonra, Yüklenici (2) nolu bölümde
belirtilen firmadan ürünü tedarik edecek ve Faydalanıcıya
teslim edecektir.
3. Ürünün menşe bilgisinin yer aldığı bölümdür. Burada uygun
ülkeler dışında başka bir ülkenin yer almaması gerekir. Bu
örnekte ürünlerin üretim yeri Çek Cumhuriyeti’dir. Ancak
buraya ek olarak Çin...vb uygun olmayan ülkeler yazıldığı
takdirde belge geçersiz olacaktır.
4. Ürünün açık marka/model bilgisinin yazdığı bölümdür.
Burada önemli olan, belgede yazan marka/model bilgisinin
sözleşmede ve Yüklenici’nin finansal teklifinde geçen
bilgilerle birebir aynı olması gerekliliğidir. Aynı üreticiden
gelen birden fazla ürün tek bir belgede de toplanabilir. Ama
böyle bir durumda “ekteki palet bilgisinde geçen ürün
grubu” şekilde belirsiz ibarelerin bu belgede yer almaması
gerekir. Eğer belge bu şekilde düzenlenmişse, belgenin
eklerinin de menşe belgesini düzenleyen kurumca
imzalanması ve kaşelenmesi gerekir.
5. Belgenin düzenlendiği tarih bulunmalıdır.
6. Belgenin seri numarası bulunmalıdır. Eğer belgenin ekleri
varsa aynı seri numaralı belge ile ilişkili olduğu belirtilmelidir.
60
EKLER
5b. Yazılım için sunulan bir Menşe Belgesi
Bir önceki belgeye benzer olarak, bir mal alımı sözleşmesinde
alınacak olan yazılımlara ve lisanslarına ilişkin Danimarka’daki
yetkin bir kurumca düzenlenmiş bir menşe belgesidir. Yazılımlar,
eğer ayrı bir madde numarası ile sözleşmede belirtilmişse
ve/veya teknik şartnamede özellikleri ile tanımlanmışsa,
donanımlar gibi menşe kontrolüne tabidir. Ancak Windows,
Linux...vb işletim sistemleri, ilgili donanımı ile birlikte geldiği için
(masaüstü bilgisayar, sunucu...vb) menşe bilgisi
aranmamaktadır. Nitekim şartnamelerde de “or equivalent”
şeklinde belirtilen ve teknik özellikleri tanımlanmayan ürün
gruplarındandır.
61
EKLER
5c. Türk Malı Belgesi
Tedarik edilecek malların Türk menşeli olduğunu belirtmek için
kullanılan Yerli Malı Belgesi’nden farklı olarak IPA kapsamı
ihalelerde 1 Mayıs 2013 tarihinden itibaren sadece Türk Malı
Belgesi kullanılmaktadır. Düzenlenen belge örneği aşağıda
verilmektedir.
62
EKLER
“Türk Malı Belgesi”nin arka sayfası
63
EKLER
4. ÖRNEK FATURA
Geçici Kabul aşamasında Yüklenici’nin Sözleşme Makamı’na
keseceği fatura örneği bir sonraki sayfada verilmektedir. KDV
muafiyeti ile ilgili faturada bulunması gereken açıklamalar da
ayrıca kırmızı kutu içerisinde belirtilmektedir.
64
EKLER