© 2016-2017. Todos los Derechos Reservados | Departamento Archivo Central | Patronato Nacional de la Infancia.

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CH

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TA

Febrero 2017

f

Atención al público

Constancias y certificaciones.

Búsqueda de orígenes biológicos.

Asesoría en gestión documental.

Préstamo y disposición de documentos

Custodia del patrimonio institucional.

Rescate y promoción de la historia.

Asistencia telefónica

Visitas guiadas y mucho más.

Bienvenido (a) a

nuestra segunda

edición.

¡Nuestro objetivo es

informarle!

Diseño y Edición: Michael Vargas Vásquez

Colaboración:

Jose Fco. Rodríguez H.

N°02 I Año 3 I Febrero 03

ACÉRQUESE Y

CONÓZCANOS

SERVICIOS Y

PRODUCTOS

Barrio Luján, 50 metros este y 100 sur

de la Escuela República de Chile.

Horario de atención: lunes a viernes de

7:30 am – 4:00 pm Jornada continua.

Visítenos en:

http://www.pani.go.cr/documentacion-y-

archivo -y-archivo

01

Etiqueta, de forma clara y concisa, los gaveteros de los archivos de

tu oficina, al igual que los estantes en los que guardes documentos,

de esta forma podrás localizar rápidamente cualquier documento.

También puedes crear inventarios en Excel, en los que señales la

ubicación exacta de tus documentos en los archivos o estantes.

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Noticias:

SSii rreeqquuiieerree ccoommuunniiccaarrssee ccoonn nnoossoottrrooss,, ppuueeddee llllaammaarr aa llooss tteellééffoonnooss 22552233

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Archivos Móviles:

ventajas y desventajas de

su uso.

Unidades de instalación.

Preguntas Frecuentes.

Servicios del Archivo

Central.

DPTO.

ARCHIVO

CENTRAL

SSSUUUMMMAAARRRIIIOOO:::

Los Archivos Gubernamentales

son parte medular de la

Transparencia, Acceso a la

Información y Protección de

Datos Personales.

Ifai ¡¡GGrraacciiaass ppoorr ssuu ccoollaabboorraacciióónn!!

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Introducción: Retrospectiva histórica.

acidez (pH), protege a la documentación de polvo y otros agentes de seguridad, y se adapta a la perfectamente a la estantería móvil; además, ofrece la posibilidad de generar códigos y asociaciones de inventarios para recuperar fácil y rápidamente la documentación. Como parte de la dinámica por informarle cada día más, establecimos la sección de preguntas frecuentes, con la finalidad de aclarar las dudas más comunes, así como los servicios que mayormente solicitan nuestros usuarios.

Nota: Las imágenes utilizadas en este boletín están bajo licencia GNU y son de libre distribución. Para todas las demás, se respeta su autoría.

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Archivos:

Móviles

identificar el módulo en el que se encuentra almacenado el producto, y posteriormente se crea un pasillo adyacente (moviendo los módulos contiguos), gracias a las vías del suelo, accediendo así a la información

requerida de una manera eficiente.

En esta ocasión les traemos temas interesantes que pueden serle de mucha utilidad para el manejo de información en los archivos de su oficina. Tal es el caso de la estantería móvil o compacta, que maximiza el espacio físico, brinda mayor seguridad y protección a la documentación resguardada, tiene una alta capacidad de almacenaje y ofrece la posibilidad de desplazarse libremente entre sus pasillos a través de sistemas mecánicos y/o eléctricos. Asociado al uso de este tipo de estantería, tenemos las unidades de instalación, conocidas como cajas estándar de archivo, que por su composición y bajo nivel de

Estos equipos son uno de los sistemas más eficaces para organizar todos aquellos documentos que no se requieren con tanta frecuencia o para mantener a raya el desorden en la oficina. La estantería móvil (o compacta, como también se le conoce), son una opción alternativa, ya que además permiten crear espacios muy versátiles y que se adaptan a las necesidades de cada oficina.

Los archivos móviles son eficaces en el ahorro de espacio al eliminar la necesidad de acceder a varios pasillos, ya que en el caso de la estantería móvil solamente es necesario un solo pasillo, debido a que el archivo móvil se desliza sobre vías y/o rieles colocados en el suelo.

De este modo, las estanterías se pueden desplazar, para unirlas o separarlas, generando en cada instante, el pasillo requerido para acceder a la posición cada vez que se necesite acceder a un documento, es solamente saber

Tips para trabajar eficientemente:

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¿Cómo unir celdas en Excel? Haz clic aquí para acceder al

tutorial.

Los archivos móviles, se abren y se cierran mediante manijas y/o sistemas mecánicos manuales (volantes). Los archivos móviles de desplazamiento lateral son útiles para espacios reducidos o zonas de difícil acceso. La estantería móvil se instala sobre un carril de perfil bajo y simplemente se desplaza para

acceder al módulo deseado.

¿Qué tanto sabes de bases de datos? Demuestra tus conocimientos aquí

Mecanismo de estantería móvil o compacta.

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Estantería

MÓVIL El archivo móvil es apto para almacenar documentos sensibles o valiosos porque los mismos pueden cerrarse totalmente o estar bajo llave, convirtiéndolos por ende en un área con acceso restringido.

Son sistemas que permiten ahorrar

más del 50% del espacio ocupado

por los sistemas convencionales,

debido a su configuración modular,

además fabricados a la medida en

función del espacio, cantidad de

materiales y dimensiones del área,

por lo que resulta en un ahorro de

espacio.

VENTAJAS:

Reduce al mínimo el área destinada a pasillos.

Permite el acceso individual a cada referencia.

Sistema modular que permite ser ampliado.

Aprovechamiento máximo de espacio.

INCONVENIENTES:

Costo un poco elevado. Sólo podemos acceder a un

pasillo cada vez.

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Toma en cuenta que:

Para su manipulación, es necesario tener un conocimiento general del mecanismo. Por sí solo, el Archivo Móvil no viene a solucionar todos los problemas de la oficina, pero si a facilitar en gran medida la conservación y el orden de los documentos que esta produce y/o recibe, en función de sus actividades diarias. Su uso está asociado a control de inventarios, rotulación, mantenimiento preventivo y similares.

El sistema de almacenamiento móvil

consigue compactar las estanterías y

aumentar considerablemente la

capacidad del almacén, principalmente

de paletas, sin perder el acceso directo

a cada referencia.

Las bases móviles disponen de motores,

elementos de traslación, equipos

electrónicos y varios sistemas de

seguridad que garantizan un

funcionamiento seguro y eficaz.

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UNIDADES DE INSTALACIÓN

En Archivística, se le conoce como cajas de archivo a

las unidades de instalación, generalmente en formato

normalizado, en soporte de cartón o cualquier otro

material, con un grado de acidez bajo o neutro, que

permita la adecuada conservación de los documentos.”

En materia de conservación preventiva, la caja es considerada como la unidad que ofrece las mejores garantías para la protección de la documentación durante las fases de depósito y manipulación. Actualmente el mercado presenta una amplia variedad de estilos, sin embargo, no todas poseen las características necesarias en cuanto a material, construcción y diseño entre ellas podemos encontrar las elaboradas con: POLIPROPILENO: son bastante resistentes, de peso ligero y por lo general son bastante herméticas. Esta última característica posibilita que se genere micro-climas que facilita la proliferación de agentes patógenos como hongos y bacterias. CARTÓN: son de bajo costo, resistentes a la manipulación y reaccionan satisfactoriamente como barrera frente a fluctuaciones medio-ambientales. Sin embargo, por ser fabricadas en nuestro medio con cartones ácidos, requieren de la aplicación de un recubrimiento que evite la migración, por contacto de la acidez del cartón a los documentos. Se recomienda, como barrera adicional, el uso de carpetas desacidificadas para los expedientes contenidos en estas unidades.

Una caja es entonces: una “unidad de instalación” que para efectos prácticos es una herramienta fundamental que coadyuva a la estantería compacta o móvil a mantener organizada la información de la institución y que juntas proveen a la documentación una ubicación y un resguardo físico adecuado que a largo plazo garantiza la integridad física, ya que protege a la documentación contenida en ellas de agentes de deterioro.

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6G

Sabías que…

Aunado a lo anterior, también mantienen la unidad lógica de los documentos; así como facilitar su localización mediante rótulos, guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya con este propósito. Por otro lado, facilitan la manipulación y organización ya que se ubican sobre estantes y al estar debidamente identificadas, permiten una rápida consulta. Para el almacenamiento de documentos sueltos, las cajas se deben usar con carpetas de material neutro.

Por último, debemos contarles que el sistema de compras institucional tiene incorporado este artículo. En caso de estar interesado(a) en su adquisición, podrá encontrarlo en la clasificación “142 PRODUCTOS PAPEL Y CARTÓN PARA OFICINA” en la partida

“2.99.03”, se encuentra disponible el insumo

00013708 (Cajas especiales para archivo).

Para consultas, pueden comunicarse al Departamento Archivo Central a los teléfonos: 2523-0879, 2523-0774 o al correo electrónico:

archivo@pani.go.cr

Factores de deterioro

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Consejos útiles:

Este tipo de cajas son plegables, es decir, deben armarse

conforme a las ranuras y dobleces que traen por defecto.

Generalmente se venden al por mayor, en grupos o paquetes

de 25 o más unidades a un precio cómodo. Las unidades

deben garantizar, en tiempo y espacio, la conservación

óptima de los documentos, pese a un uso frecuente de los

mismos.

VENTAJAS:

“Por sus características, este tipo de cajas son aptas para archivos fijos y móviles, pues se adaptan al contorno y dimensiones de los estantes, permitiendo que los vagones se cierren sin dificultad”

Dpto. Archivo Central

¿Qué tipo de cajas debo comprar?

El mercado ofrece variedad, sin embargo no todos los productos son aptos para trabajar con documentación. Se recomienda utilizar cajas estándar con las siguientes características: Material: Cartón corrugado. Debido a su composición, este material tiene un valor de pH inferior a 7. Resistencia del cartón a la compresión vertical: 790 kg/m. Diseño: rectangular, con orificios laterales. Debe abrir de derecha a izquierda. Sentido del corrugado: En la caja armada debe ser vertical. Dimensiones exteriores de la caja armada vista de frente: Alto 26 cm, Ancho 10-15 cm y Profundidad 36 cm. Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.

¿Por qué no debo adquirir cajas de dimensiones mayores a las recomendadas?

Por un lado, en temas de salud ocupacional, cajas más grandes en términos de ancho y profundidad, contendrán mayor cantidad de documentos y por ende serán más pesadas, lo que puede resultar contraproducente si no se cuenta con los instrumentos necesarios para ejercer cargas brutas, ni con la información requerida para evitar lesiones. Por otro lado, cajas con estas condiciones, son un peligro latente cuando se ubican en estantes de niveles altos al piso, lo que puede terminar en accidentes laborales. Otro tipo de cajas que ofrece el mercado no tienen los estándares de calidad requeridos para conservar documentos; muy por el contrario, son específicos para otro tipo de

productos de empaque.

UNIDADES DE INSTALACIÓN

¿Qué otras características debo

considerar al adquirir unidades de

instalación para mi archivo?

Es importante señalar que las cajas que se

vayan a adquirir para trabajos de archivo,

deben tener, de forma obligatoria, los

siguientes elementos:

1) Tapa corrugada para proteger la

documentación del polvo u otros

agentes contaminantes.

2) Espacio al frente para establecer la

descripción de lo que hay dentro de la

unidad.

3) Orificio: en la parte vertical, horizontal o

ambos, lo que permitirá la entrada de

aire al recinto de la unidad para

contrarrestar los cambios bruscos de

temperatura.

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PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué documentación hay en el Archivo Central? Mayoritariamente encontramos expedientes de atención institucional para el cumplimiento de los derechos de las personas menores de edad. Aunado a ello, los documentos que el Patronato Nacional de la Infancia produce o recibe por cualquier medio, independientemente de su antigüedad, de su soporte o de su procedencia, como producto de las funciones y actividades asignadas por ley. Dichos documentos constituyen el patrimonio documental de la institución y se encuentran sometidos a procesos técnicos de archivos

para garantizar su durabilidad en el tiempo.

Muchos usuarios nos consultan sobre diferentes temas, es por ello que nos hemos dado a la tarea de escribir la sección de “Preguntas Frecuentes”, con el fin de aclarar las que son de consulta popular.

¿Qué es y qué hace un Archivo?

“Nos encargamos de la organización, conservación y servicio del Patrimonio Documental del PANI; así como del conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos por la institución, en el ejercicio de sus funciones y actividades, al servicio de la gestión administrativa, la información, la cultura y la investigación” En caso de requerir mayor información, puede solicitar nuestra carta de servicios (disponible también en idioma inglés).

¿Qué documentos deben conservarse en las oficinas? Los documentos del archivo de oficina NO pueden eliminarse. Son antecedente directo y testimonio de las actuaciones administrativas y fungen como garantía de los derechos y deberes de los ciudadanos y de la Administración. Al respecto, el artículo 36 de la Ley 7202 del SNA establece que: "Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor." Para el 2017, esperamos contar con la aprobación de las Tablas de Conservación Documental, lo que permitirá realizar procesos de expurgo, selección y eliminación de documentos desde las instalaciones del Archivo Central, con el fin de darle continuidad al ciclo de vida de la documentación institucional y evitar la

saturación de documentos en las oficinas.

¿Qué debo hacer para enviar documentación al Archivo? Actualmente no se están recibiendo documentos. Una vez aprobadas las Tablas de Plazos, se procederá a eliminar documentos cuya vigencia administrativa – legal caducó, a fin de reducir espacio en las oficinas, posteriormente, se calendarizará las transferencias de documentos.

¿Cómo se recupera la documentación enviada al Archivo? La documentación puede recuperarse a través del servicio de préstamo y consulta. La documentación que sale en préstamo administrativo deberá ir siempre acompañada por una papeleta de préstamo. Una vez consultada la documentación, ésta se devolverá a las instalaciones del Archivo Central. Los documentos podrán salir temporalmente del archivo central, siempre que cuente con autorización de este departamento, apegado a los instrumentos de control y acceso del Archivo Central. Si la documentación se devuelve en el plazo establecido, se aplicarán los mecanismos de ley que correspondan.

¿Qué documentación puede eliminarse y a quién le corresponde decidirlo?

Exceptuando la documentación de apoyo informativo, las oficinas no deben destruir documentación sin el asesoramiento previo del Archivo Central.

Bajo el principio de legalidad, ninguna otra dependencia institucional, que no sea el Archivo Central, puede ni debe eliminar documentación, y éste a su vez, está en la obligación de solicitar autorización al Archivo Nacional de Costa Rica, cuando requiera efectuar eliminaciones documentales de cualquier índole, asimismo, este departamento está en la obligación de denunciar cualquier acto contrario a la ley, para que se tomen las medidas correctivas necesarias.

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SERVICIOS Y PRODUCTOS

Algunos de nuestros servicios:

Préstamos en sala: Préstamo de expedientes de atención institucional para el cumplimiento de los derechos de las personas menores de edad u otros tipos documentales varios, para su consulta en sala, bajo las normas de atención al público. Los documentos consultados no pueden salir de las instalaciones del Archivo Central, salvo préstamos en condiciones especiales. Los documentos facilitados son revisados antes y después del préstamo para determinar su condición física.

Emisión de constancias y certificaciones: Servicio in situ de emisión de certificación de expedientes en años anteriores. En caso de usuarios externos a la institución, debe presentar su cédula de identidad al día, así como aportar el juego de especies fiscales correspondiente.

Custodia documental: Custodia de documentos con alto grado de valor administrativo, científico y cultural para la toma de decisiones de la institución y la transparencia administrativa; además de salvaguardar su historia. Estos documentos son de custodia permanente. La recepción de documentos es acorde a los plazos de vigencia de los mismos. Al recibir documentos, la oficina que los envía debe levantar el listado detallado de los mismos, con campos y descripciones que son dados por el Archivo Central, conforme a los instrumentos de descripción que establece la ley. A estos documentos se le realizan procesos técnicos de archivo: clasificación orgánica, descripción multinivel conforme a normas archivísticas, ordenación y adecuación en la estantería móvil, instrumentos de recuperación de información (inventarios y bases de datos), disposición, etc.

Asesoría: La ley nos faculta para brindarles asesoría en materia de archivo a los funcionarios que la requieran. Del mismo modo, si una oficina necesita de este servicio, puede ponerse en contacto para coordinar los detalles. Cabe aclarar que este servicio se dirige a que los encargados de los archivos de gestión (archivo de oficina), conozcan los procedimientos establecidos por ley para el manejo y tratamiento de la información, así como los mecanismos e instrumentos de uso institucional en esta materia.

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¿Para qué más se puede

acudir al Departamento

Archivo Central?

LO QUE REGISTRES HOY, LO ENCONTRARÁS MAÑANA…

Mantén siempre al día tus registros de información para que no tengas problemas a futuro. Si necesitas asesoría sobre el tema, no dudes en contactar al Departamento Archivo Central.

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Antecedentes: Búsqueda de información, conforme a solicitud del usuario, de sus orígenes biológicos, así como de atenciones en las que haya intervenido la institución. Se utilizan sistemas de información institucionales, ficheros (tarjeteros) manuales, consultas en bases de datos del Registro Civil, búsquedas cruzadas de información hasta dar con el antecedente y dirigir al usuario a la oficina correspondiente. Es un servicio que se le brinda a las instituciones de carácter público (OIJ, Centros Hospitalarios, Centros Penales, Corte Suprema de Justicia, etc.), Organizaciones No Gubernamentales, funcionarios de la institución y ciudadanía en general.

Asistencia telefónica: Despejar dudas y consultas, así como atender solicitudes de información de instituciones con las que coordina el PANI. De igual forma, atención a particulares que requieren cierta información relacionada y/o redirigir la consulta a la dependencia correspondiente.

Investigación: Contamos con información accesible a investigadores, estudiantes y público en general para efectos de investigaciones, siguiendo la normativa nacional para la protección de los derechos de autoría. En mayor número, son estudiantes universitarios quienes se acercan a nuestras instalaciones con tal finalidad. La información deben solicitarla personalmente y no se le brindará sin la debida solicitud. Normalización documental: Consiste en normalizar la estructura de los tipos documentales (circulares, cartas, directrices, otros.), conforme a lo que establece la Dirección General del Archivo Nacional, para el sector público. Capacitaciones: Charlas y talleres prácticos a las oficinas, con miras a que los participantes desarrollen habilidades en técnicas secretariales y de manejo de información.

Valoraciones parciales: Al igual que las tablas de plazos de conservación documental, son el único instrumento legal para eliminar documentación, bajo el debido proceso. Se realiza sólo en situaciones excepcionales como emergencias, inundaciones, incendios, infestación de termitas y similares.

Rescate de la historia: En las instalaciones del Archivo Central se preservan documentos antiguos, de historia institucional, muchos de los cuales pasan a formar parte del patrimonio histórico nacional y son trasladados al Archivo Nacional de Costa Rica, en Zapote, para que sean puestos al público y de consulta popular, bajo estrictas medidas de seguridad. En el Archivo Central, se les realiza un proceso de depuración (despejar elementos metálicos, copias, agentes de contaminación, restaurar ciertas partes del documento, etc.) para luego conservarlos en unidades libres de ácido garantizando su acceso y conservación a largo plazo. En el Archivo Central podrá encontrar documentos tan antiguos como la creación misma del PANI, que son reflejo de la dinámica que ha ejercido la institución sobre la población a la que atiende. Estos documentos NO pueden salir del área de depósito en la que se custodian; para ser revisados, el usuario debe apegarse a las normas de consulta del departamento.

Reprografía: En la etapa de disposición documental, la información es facilitada al usuario, no sin antes determinar si el documento es de carácter confidencial o si el usuario forma o no parte del proceso. Durante la consulta se permite reproducir el documento mediante fotocopiado, transcripción manuscrita, tomar nota y apuntes, completando la fórmula de exoneración de responsabilidad por el uso posterior que el usuario haga de esa información.

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PRÓXIMA EDICIÓN

En la edición del mes de marzo, te

traeremos más información.

¡Te esperamos!

Las Tablas de Plazos te permiten eliminar la documentación que ya caducó su vigencia administrativa y legal, contribuyendo a descongestionar el archivo de la oficina, reduciendo considerablemente el espacio destinado a custodiar la documentación y coadyuvando a mantener un ambiente sano y ordenado de trabajo.

archivo@pani.go.cr FACEBOOK

+ (506) 2523 0879/0774 www.archivopani.org http://www.pani.go.cr/documentacion-y-archivo

San José, Costa Rica. Barrio Luján, 100 metros sur y 50 este de la Escuela República de Chile.

Si tienes preguntas o inquietudes en relación a temas de archivo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros; podemos ofrecerte capacitación y asesoría en la materia. Para más información, puede llamar al 2523 0879 / 0774.

Encuéntranos en Waze y Google Maps

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Tabla de Plazos de Conservación

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