financijskog praćenja - hr zg prezentacija 17.04.15 novo.pdf · inovativnost, interdisciplinarnost...
TRANSCRIPT
Sustav administrativnog i financijskog praćenja
FP7 i ostalih projekata u Centru za proteomiku Medicinskog fakulteta
u Rijeci
Ani Gerbin
Zagreb, 17.04.2015.
Znanstvenici na projektu
Interesi skupina u sustavu provedbe projekata na istraživačkim ustanovama
Uprava institucije
Fokus na znanost Maksimalna administrativna podrška Fleksibilnost u provedbi Promptna provedba nabave
Rast broja međunarodnih projekata Dobra reputacija ustanove Financijski održivo poslovanje Efikasan sustav upravljanja projektima
Projektni menadžeri -
administratori
Nedvosmislene odredbe vodiča o upravljanju projektima Brzi i jasni odgovori agencija na upite i izvještaje Prihvatljivost ostvarenih troškova
Središnje stručne službe
Agencije koje dodjeljuju
bespovratna sredstva
Vrednovanje rada za potrebe projekata kao dodatnog posla Ažurne i precizne upute o postupanju u skladu s pravilima o upravljanju projektima
Pravovremena dostava izvještaja Provedba u potpunosti u skladu s pravilima natječaja Poštivanje pravila vidljivosti
Zavod za histologiju i embriologiju, Centar za proteomiku, Laboratorij za uzgoj i inženjering laboratorijskih miševa
• tri odjela; 49 zaposlenika: 22 iz MZOS proračuna, 27 iz kompetitivnih projekata
• voditelj: prof. dr. sc. Stipan Jonjić
• 3 redovita profesora, 3 izvanredna profesora, 8 postdoktoranada, 14 doktoranada, 12 laboratorijskih inženjera, 6 ekonomista, 3 člana tehničkog osoblja
Zavod za histologiju i embriologiju: • osnovan 1958.; 700 m2 laboratorija • nastavna i znanstvena djelatnost u području imunologije i virusologije Centar za proteomiku: • osnovan 2006.; 300 m2 laboratorija • fokus na proizvodnju monoklonskih protutijela u istraživačke, dijagnostičke i terapeutske svrhe • jedinstven odjel u hrvatskom akademskom sektoru: financira se isključivo iz kompetitivnih projekata
Projektne prijave 2003.-2015. - grupa prof. dr. Jonjića
1 2
3
1 2
12
5
8
10 11
15
8
2 1
2 3
1 2
4
2 2 3
4
8
3
0 0
2
4
6
8
10
12
14
16
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Broj prijavljenih projekata Broj projekata prihvaćenih za financiranje
1 1 2
7 8
9 10 10
8 8
16
14
16
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Projekti u provedbi 2003.-2015.
Projektne prijave 2003.-2015. - grupa prof. dr. Jonjića
Ukupni broj prijava: 80 Broj projekata u fazi evaluacije: 2
Stopa uspješnosti: 35/78 = 45% Ukupni iznos financiranja za laboratorij: >10 mil EUR
* ne uključuje Z-projekte MZOS-a niti sveučilišne potpore
35; 44%
43; 54%
2; 2%
Financirani
Nisu financirani
U evaluaciji
Kakve projekte provodimo?
Projekti jačanja
istraživačkih kapaciteta
Projekti s fokusom na prijenos znanja
i inovacije
Bazični znanstveni
projekti
StAdvInn 2013-2018 EUR 1.754.897
3 projekta (1 koordinacija) 2010-2016 USD 1.219.000
VISTRIE 2011-2016 EUR 400.000
2 projekta 2014-2018 HRK 1.844.460
+ Centar izvrsnosti za virusnu imunologiju i cjepiva, 2014-2019
JEZGRA-17 2005-2008 HRK 3.500.000
CAPRI 2006-2008 EUR 250.000
CAPRI 2010 2009-2012 EUR 619.770
TransMedRi 2010-2013 EUR 1.853.941
EntrepMEDRI 2013-2015 EUR 440.000
PACINNO 2013-2016 EUR 530.000
HTP-GlycoMet 2013-2017 EUR 320.000
MAT promotor 2012-2013 HRK 350.000
Specifičnosti sustava upravljanja projektima u Centru za proteomiku
PRIJAVA PROVEDBA IZVJEŠTAVANJE
• pretraga i filtriranje natječaja glasnici: Centar za EU projekte Sveučilišta u Rijeci, AMPEU / NCP, MZOS, SAFU,
MRRFEU, MINPO, STeP Ri, EEN, Zaklada UNIRI, NIH, Danube-INCO.NET, Bill & Melinda Gates Foundation, HHMI, Wellcome Trust, LinkedIn
• priprema i slanje sažetaka natječaja odgovarajućim potencijalnim prijaviteljima • vođenje on-line evidencije (Google Calendar) o rokovima za prijave • analiza natječajne dokumentacije • podjela zaduženja oko pripreme projektnog prijedloga ovisi o ulozi u projektu (koordinator vs. partner) i vrsti natječaja (znanost / tehnologija /
mobilnost / transfer tehnologije) • komunikacija s partnerskim ustanovama • priprema proračuna u skladu s planiranim aktivnostima • pregled usklađenosti projektnog prijedloga s uvjetima natječaja, lektoriranje, predaja
prijave • vođenje evidencije o svim prijavama i rezultatima evaluacije
Specifičnosti sustava upravljanja projektima u Centru za proteomiku
- podračun žiro-računa Fakulteta (od 2007.)
- prikupljanje i arhiviranje ponuda
- priprema i slanje narudžbenica u skladu s potrebama i pravilima projekata
- provedba postupaka nabave koji se provode po PRAG-u
- procedure oslobođenja od plaćanja PDV-a prema Pravilniku o PDV-u
- materijalno i saldakonti knjigovodstvo
- organizacija ekspresnog transporta pošiljki
- priprema dokumentacije vezane uz uvozno carinjenje pošiljki
- plaćanje računa (višestruke kontrole)
- organizacija službenih putovanja zaposlenika
- organizacija kongresa, ljetnih škola, radionica (oko 20 od 2009.)
- obračun, kontrola i isplate putnih naloga
PRIJAVA PROVEDBA IZVJEŠTAVANJE
Decentralizirano administriranje projekata (1):
Specifičnosti sustava upravljanja projektima u Centru za proteomiku
PRIJAVA PROVEDBA IZVJEŠTAVANJE
Decentralizirano administriranje projekata (2): - praćenje potrošnje po projektima, upravljanje likvidnošću
-kontrola usklađenosti svih prihoda i rashoda projekata te popratnih dokumenata (vremenici, platne liste) sa zakonskim i projektnim zahtjevima -vođenje paralelne (Excel) financijske evidencije u skladu sa zahtjevima pojedinog projekta -komunikacija s projektnim partnerima i agencijama koje dodjeljuju bespovratna sredstva -provedba natječaja za radna mjesta, objave u međunarodnim glasilima -procedure zapošljavanja inozemnih istraživača -pripreme ugovora o suradnji, konzorcijskih ugovora, ugovora o transferu tehnologije, licenciranju -komunikacija s patentnim odvjetnicima -komunikacija s kupcima proizvoda i usluga -održavanje web-stranice www.capri.com.hr -priprema dokumentacije za etička povjerenstva financiranje službe administriranja projekata, održavanja prostorija i potrošnog materijala, troškova održavanja i servisiranja opreme, rada vivarija, komunikacijskih troškova iz sredstava projekata
Specifičnosti sustava upravljanja projektima u Centru za proteomiku
PRIJAVA PROVEDBA IZVJEŠTAVANJE
• centralizirane aktivnosti – Uprava i stručne službe Fakulteta: - ovjera ugovora i drugih pravnih dokumenata -objavljivanje natječaja za radna mjesta u hrvatskim glasilima, priprema ugovora o radu - provedba postupaka javne nabave koji se provode po Zakonu o javnoj nabavi - obračun i isplate plaća - ispisi iz glavne knjige - informatičke i tehničke intervencije
Specifičnosti sustava upravljanja projektima u Centru za proteomiku
PRIJAVA PROVEDBA IZVJEŠTAVANJE
• vođenje on-line evidencije (Google Calendar) o rokovima izvještavanja • podjela zaduženja oko pripreme izvještaja (znanstveni i financijski dio) • komunikacija s partnerskim ustanovama i agencijama koje financiraju projekte • priprema popratne izvještajne dokumentacije u skladu sa zahtjevima agencija
Prednosti i nedostaci sustava upravljanja projektima Centra za proteomiku
• mali i mlad sustav – lakša uska suradnja, povezanost i razumijevanje znanstvenika i administrativnog osoblja • manja vjerojatnost pogrešaka u provedbi i izvješćivanju • kontinuirane edukacije u projektnom menadžmentu • zapošljavanje kvalitetnog osoblja • sloboda, kreativnost, inovativnost, interdisciplinarnost
PREDNOSTI
• specijalizacija je efikasnija • veliki raskorak u znanjima i kompetencijama u odnosu na institucijsku administraciju s godinama se samo povećava • “oni i mi”, “ovo nije naš posao”, “mi nećemo raditi za vas” • softverski sustav institucije sub-optimalan u odnosu na zahtjeve projekata
NEDOSTACI
Neki specifični problemi i rješenja kod administrativnog i financijskog praćenja
provedbe FP7 i ostalih projekata
#1 Opće pravilo: procedure, pravila, politike
• Zahtjev revizora za dostavom / uvidom u pravilnike i druge interne dokumente koji reguliraju procedure poslovanja:
- statut ustanove
- ustroj ustanove
- pravilnik o radu
- procedure o otvaranju, obračunu i isplati putnih naloga
- računovodstveni pravilnici
- procedure kolanja računa i druge dokumentacije, općenito i na projektima
- procedure nabave
- odluke o ovlaštenim potpisnicima
- prethodna mišljenja internih i eksternih revizora
- pravilnici o etičkim pitanjima
Kakav sustav je uspostavljen – utjecaj na sistemske pogreške I EU i NIH revizija!
#2 Troškovi rada
• ugovori o radu osoblja zaposlenog na projektu – dokaz o provedbi natječaja, razdoblje važenja ugovora, datumi potpisa ugovora, opis poslova, usporedivost dohotka s naknadom za rad ostalih zaposlenika na instituciji
• ugovori o radu stalno zaposlenog osoblja - preporučljivo je imati dodatni dokument (npr. odluku) o poslovima koje te osobe obavljaju na projektu i s kojim postotkom radnog vremena
• naknade za prijevoz na posao i s posla – dokazi o osnovi za isplatu
• dodaci na plaću - nisu problematični ako su dio institucijske prakse / pisanih procedura i isplaćuju se pod jednakim uvjetima za sve projekte / zaposlenike
• “ne isplati mi se prijavljivati projekte ako od toga nemam nikakvih dodatnih primanja”
• pitanje za raspravu: porezni tretman Marie Curie stipendija
#2 Troškovi rada
• vremenici – 3 vrste obrazaca za istu osobu!
• 8 h vs. 7,5 h produktivni dan
• Najčešća pitanja / provjere revizora: Kako osiguravate da jedna osoba ne radi preko 100% radnog vremena? Da li su Vaši sustavi evidencije radnog vremena i obračuna plaća integrirani? Tko ispunjava vremenike? Da li su vremenici potpisani i točno zbrojeni sati?
#2 Troškovi rada
• izračun satnice na FP7 projektima: osnovica za obračun?
• Centar za proteomiku koristi individualne stvarne produktivne sate po zaposleniku
• inicijalno korištena i prihvaćena od strane revizora metoda mjesečnog izračuna satnice te terećenja projekata, uz priloženu kalkulaciju usporedbe ukupnog troška rada po mjesečnoj i periodičnoj metodi obračuna (minimalne devijacije)
• potom usvojena i prihvaćena metoda obračuna satnice na osnovi izvještajnog perioda
Važno je kalkulacije prikazati sistematično i pregledno, uz dostupnu popratnu dokumentaciju (platne liste, vremenici)
#3 Troškovi putovanja
• samo osoba koje rade u projektnom timu te gostujućih predavača
• revizori vrše detaljan pregled priloga putnom nalogu:
- poziv organizatora, program, potpisna lista
- originali računa
- datumi na računima za cestarine i drugim
- veza s projektom
- veza s vremenicima
- u FP7 projektima: PDV na računima za prijevozne karte i smještaj – prihvatljiv ili neprihvatljiv trošak?
- zahtjev EC projektnog službenika za dostavom liste svih putovanja u sklopu projekta i obrazloženje veze s projektom (“Please note that until we clarify the issues here above the approval of the Financial report and payment procedures are suspended.”)
- kotizacije za sudjelovanje na tečajevima i ljetnim školama izvan institucije (ne kongresima) – podugovaranje?
#4 Troškovi opreme
• FP7 projekti: procedure nabave prema Zakonu o javnoj nabavi
• uvid revizora u kompletnu dokumentaciju postupka i fizički u opremu
• oprema mora imati inventarni broj (ispis iz računovodstvene evidencije) te naljepnicu s nazivom projekta
• oslobođenje od plaćanja PDV-a
• amortizacija: sukladno Pravilniku o proračunskom računovodstvu, ne iskazuje se rashod amortizacije nefinancijske dugotrajne imovine – nije bilo problematično niti za jednog revizora ni EC projektnog službenika
• važno dokazati da se oprema koristi samo za potrebe određenog projekta ako trošak nabave tereti samo jedan projekt (dnevnici korištenja, i sl.)
• izbjegavanje nabave u zadnjoj godini projekta (da bi se potrošila sredstva)
#5 Troškovi potrošnog materijala
• Veza s projektom: preporuka je na svakom računu naznačiti šifru knjigovodstvene kartice projekta, a na pripadajućoj ponudi i kratki opis veze s projektom (lakše pojasniti revizoru kasnije)
• revizori zahtijevaju na uvid: originalni račun, dostavnicu, narudžbenicu, ponudu(e), dokaz plaćanja
• zavisni troškovi (transport) – podugovaranje ukoliko zasebno naplaćeni • sitne usluge vezane uz istraživanje (analiza gena, i sl.) - podugovaranje • praksa Centra za proteomiku: 3 ponude za svaku nabavu za koju ne
postoji ugovor Fakulteta s određenim dobavljačem temeljem provedenog postupka javne nabave
• problem: plan nabave institucije i specifičnost nabavki materijala za potrebe istraživanja i razvoja – nepredvidivost
#6 Troškovi podugovaranja
• obvezno trebaju biti specificirani u Annexu I Ugovora o financiranju projekta, osim sitnih usluga (catering, printanje – u Horizon 2020 pravilima ovo se mijenja i više nije podugovor ukoliko nije specifičan projektni zadatak!)
• revizori zahtijevaju na uvid ugovore s podugovarateljima, dokaze o izvršenju posla i dokaze o plaćanju
• ugovori o djelu – nisu podugovor
#7 Indirektni troškovi
• u FP7 – nije potrebno pravdati, na uvid tražena samo kalkulacija obračuna ako primjenjivan flat rate
• u nekim drugim grant shemama (IPA Adriatic) potrebno dostaviti račune i za sve neizravne troškove i metodu (ključ) terećenja projekta
Što napraviti u slučaju problema / pitanja?
• Projektni službenik u agenciji koja dodjeljuje bespovratna sredstva - pisani upit!
• Kolege s drugih ustanova u Hrvatskoj sa sličnim projektima
(specifičnosti nacionalnog zakonodavstva) • Nacionalne kontakt točke • On-line Helpdesk obrasci EU i drugih programa
Zahvaljujem na pažnji!