forenkling af strukturfondsadministrationen...2.1 introduktion til processen i danmark (i)...

Forenkling af strukturfondsadministrationen

Erhvervsstyrelsen

Marts 2019

© Deloitte 2019

Indholdsfortegnelse

1. Introduktion og sammenfatning 3

2. Udfordringer i processen 6

2.1 Introduktion til processen i Danmark 7

2.2 Forskelle i processen mellem Danmark, Holland og Sverige 9

2.3 Udfordringer og identificerede forenklingstiltag 10

3. Analyse af forenklingstiltag 21

3.1 Sammenfatning af analyseresultater 22

3.2 Analyse af forenklingstiltag 23

4. Bilag

Bilag 1: Dataindsamling 46

Bilag 2: Vurdering af seneste gennemførte forenklingsforslag 48

Bilag 3: Erfaringer fra Holland og Sverige 51

Bilag 4: Dokumentation for udvælgelsen af forenklingstiltag 54

Bilag 5: Øvrige ideer der ikke indgår i analysen 58

2

1. Introduktion og sammenfatning (I) OPGAVENS BAGGRUND OG FORMÅL Strukturfondsadministrationen er i færd med en større reorganisering hvor der er sket en samling af administrationen i Erhvervsstyrelsen (ERST). Omorganiseringen følger af en række anbefalinger i rapporten fra Forenklingsudvalget for Erhvervsfremme (april 2018). Med henblik på at forenkle udmøntningen af strukturfondsmidler og styrke effekten af midlerne, er der bl.a. etableret Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse, som får det overordnede ansvar for tildeling af midlerne.

Som led i reorganiseringen, et forenklingsudspil fra EU Kommissionen (EU Simplification Handbook, 2018) og ERST’s kontinuerlige fokus på administrative lettelser, har Deloitte fået til opgave at gennemføre en analyse med fokus på at identificere og vurdere forenklingspotentialer med henblik på at skabe en smidigere forvaltning. Dette med udgangspunkt i særligt input fra det etablerede Sounding Board, bestående af projektaktører og -interessenter samt gennem et nabotjek af forvaltningspraksis i hhv. Holland og Sverige.

Analysen identificerer de væsentligste udfordringer set ud fra strukturfondsaktørernes perspektiv og forenklingstiltag til imødegåelse af disse. Vurderingen er foretaget under hensyn til både aktørerne og ERST, herunder risikoen samt implementerbarheden ved tiltagene.

ANBEFALINGER På baggrund af analysen anbefaler Deloitte, at Erhvervsstyrelsen arbejder videre med de identificerede forenklingstiltag. Anbefalingerne, til forenkling af administrationen, der er sammenfattet i oversigten til højre, er opdelt på forskellige niveauer ift. udfaldet af analysen:

1. Analyserede tiltag, der reducerer de administrative omkostninger for aktørerne betydeligt samtidig med, at risici kan mitigeres. Forenklingstiltagene vurderes at kunne have en positiv effekt og skønnes mulig at implementere forudsat at der igangsættes tiltag for at konceptualisere og operationalisere forslagene som eventuelt også kræver en analyse.

2. Analyserede tiltag, der reducerer de administrative omkostninger for aktørerne betydeligt samtidig med, at der er væsentlige risici, som skal mitigeres. Forenklingstiltagene er vidtrækkende og forudsætter en nærmere specifik analyse. Som følge af de afklaringer der skal foretages, førend det kan vurderes, om forslaget skal implementeres og i hvilken form, kan forslagene eventuelt først være relevant ved en senere programperiode.

© Deloitte 2019

OVERSIGT OVER FORSLAG TIL FORENKELING AF STRUKTURFONDSADMINISTRATIONEN

1. Forudsætter at der sker konceptualisering, operationalisering og evt. mindre analyse

• Initialvurdering af projekter forud for ansøgning (#1) • Legalitetskontrol parallelt med godkendelsen af ansøgningens indhold

(#2) • Afskaffelse af faktiske timeudgifter ved indførelse af obligatorisk brug

af standardsatser for både medarbejdere og deltagere (3) • Minimering af krav til timeregnskaber (#6) • Reduktion af deltagerdokumentation ved anvendelse af eksisterende

dokumentation (#7)

2. Yderligere analyse forudsættes og større risiko der skal mitigeres

• Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for forhåndsværdiansættelse af aktiviteter og resultater (#4)

• Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for udbud (#5) • Afskaffelse af deltagerdokumentation til fordel for øget kontant

medfinansiering (#8) • Løbende rapportering kombineret med én årlig revisorerklæring

afgivet på tilfældig udvalgt rapportering (#9) • Afskaffelse af ekstern revision (#10) • Udbetaling af en del af periodens EU-tilskud på tidspunkt for

indsendelse af rapportering uden forudgående kontrol (#11)

Tiltagene uddybes på næste side.

Bortset fra forenklingsforslagene omtalt i punkt 1 og 2 er vi undervejs i analysen stødt på en række mindre tiltag, som kan bidrage til at lette den administrative byrde. Disse tiltag indgår ikke i analysen, men det kan overvejes, om disse også skal indgå som supplement til øvrige forslag, herunder om forslagene er relevante for indeværende programperiode. Disse øvrige forenklings forslag er omtalt i bilag 5

Note: Kun forslag på niveau 1 og 2 er udvalgt til analyse. 3

1. Introduktion og sammenfatning (II)

1. Initialvurdering af projekter forud for ansøgning: ERST anbefales at arbejde videre med tiltag om implementering af en initialvurdering af projekter mhp. at reducere aktørernes ressourceforbrug til udformning af ansøgninger, hvis idé ikke falder inden for programmets ramme samt for at kompensere for den sparring og kvalificering af idéer, som hidtil er foretaget i Vækstfora sekretariaterne. ERST bør ifm. udarbejdelse af konceptet overveje, om initialvurdering er meningsfuldt på alle projekttyper.

2. Legalitetskontrol parallelt med godkendelsen af ansøgningens indhold: Omorganiseringen af erhvervsfremmeindsatsen er en oplagt mulighed for at gentænke processen for evaluering af projektansøgninger og optimere sagsbehandlingen af ansøgninger. Målet er at koordinere spørgsmål og behov for supplerende oplysninger.

3. Afskaffelse af faktiske timeudgifter ved indførelse af obligatorisk brug af standardsatser for både medarbejdere og deltagere: ERST anbefales at udvikle og implementere en række standardsatser, så lønberegningsmetoden bliver simpel i forhold til faktisk løn. Brug af standardsatser vil få stor betydning for administrationsbyrden hos aktørerne, kontrollen af dokumentationen lettes, ligesom fejlrisikoen reduceres. ERST bør overveje, for hvilke projekttyper modellen meningsfuldt kan gøres obligatorisk eller om modellen skal udrulles for alle projektaktører.

4. Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for forhåndsværdiansættelse af aktiviteter og resultater: ERST anbefales at analysere tiltaget nærmere, førend beslutning om implementering, da tiltaget vurderes at være et validt alternativ til den traditionelle dokumentation og nedbringer ressourceforbruget til rapportering i projekterne betragteligt, men ikke vurderes at kunne anvendes på tilstrækkeligt mange projekter til at effekten af tiltaget vil være mærkbar.

5. Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for udbud: Indførelsen af udbud har ikke karakter af et egentligt forenklingstiltag, men snarere en metode til tiltrækning af nye aktører til området. Det anbefales, at såfremt Erhvervsfremmebestyrelsen overvejer anvendelse af udbud, at der forinden denne beslutning, udføres en grundig analyse af muligheden for implementering af udbud, herunder modeller for implementeringsløsninger, afledte krav til organisationen og økonomiske konsekvenser.

6. Minimering af krav til timeregnskaber: Det vurderes realistisk på den korte bane at kunne minimere kravene til timeregnskaberne, så administrative byrder i form af bl.a. aktivitetsbeskrivelser og godkendelse fra overordnede kan lettes. Dette vil samtidigt bidrage til en lettere kontrolproces og øge ligebehandlingen af aktører, da aktører, der anvender generelle aktivitetsbeskrivelser alene modtager en anmærkning uden en økonomisk konsekvens, mens aktører med detaljerede beskrivelser kan få identificeret ikke-støtteberettigede aktiviteter, som underkendes, med deraf følgende økonomiske konsekvenser.

7. Reduktion af deltagerdokumentation ved anvendelse af eksisterende dokumentation: Under forudsætning af, at ERST udbreder kendskabet til muligheden om at anvende eksisterende elektroniske mødeprotokoller under visse forudsætninger samt tager stilling til, om informationer på start- og slutskemaer kan udfyldes på grundlag af informationer fra kommuner og jobcentre forudsat, at GDPR reguleringen ikke hindre dette, vurderes tiltaget at kunne bidrage til at lette administrationsbyrden.

Fortsættes på næste side

© Deloitte 2019 4

1. Introduktion og sammenfatning (III)

8. Afskaffelse af deltagerdokumentation til fordel for øget kontant medfinansiering: Kontant medfinansiering er allerede i dag en mulighed, men anvendelsen er lav. ERST har få muligheder for at påvirke brugen af kontant medfinansiering, da det afhænger af udbuddet af finansieringskilder. En obligatorisk brug af kontant medfinansiering vurderes ikke hensigtsmæssig i lyset af risikoen for utilstrækkelig udmøntning af programmidler.

9. Løbende rapportering kombineret med én årlig revisorerklæring, afgivet på tilfældig udvalgt rapportering: Tiltaget vurderes at have potentiale til at afhjælpe udfordringer på særligt to centrale parametre; likviditetsudfordringer i projekterne og lang sagsbehandlingstid til kontrol, udført af revisor og ERST. Ligeledes bliver hensynet til det enkelte projekt større, hvis rapporteringshyppigheden aftales individuelt.

10.Afskaffelse af ekstern revision: ERST anbefales at gentænke den nuværende kontrolproces, hvor revisor skal udstede erklæring pr. rapportering. Erklæringsrevision indbefatter, at revisor skal foretage en række handlinger for at opfylde revisionsstandarder. ERST skal foretage egne kontroller eller gen-kontroller af revisors arbejde. Deloitte anbefaler at overveje ændring af erklæringskravet pr. rapportering. ERST anbefales i stedet at risikorette kontrollerne og anvende revisors kapacitet til at gennemføre de kontroller, der findes relevante for de enkelte projektregnskaber og derved varetage en tæt koordinering i forhold til kontakten med projektaktørerne. Relevante kontroller kan fx identificeres via dataanalyse.

11.Udbetaling af en del af periodens EU-tilskud på tidspunkt for indsendelse af rapportering uden forudgående kontrol: Tiltaget vurderes i høj grad af have en positiv effekt på de likviditetsudfordringer, som projekterne i dag oplever som konsekvens af lang sagsbehandlingstid i kontrolprocessen. Anbefalingen er, at ERST igangsætter en analyse af mulige implementerbare løsningsmodeller på tiltaget.

© Deloitte 2019 5

Kapitel 2 Udfordringer i processen

© Deloitte 2019 6

2.1 Introduktion til processen i Danmark (I)

Processen, som alle strukturfondsprojekter skal gennemgå, kan opdeles i tre faser.

INDLEDNING

ERST arbejder kontinuerligt med forenkling af strukturfondsadministrationen til gavn for både aktørerne og de interne arbejdsflows i ERST.

Afdækningen af oplevede udfordringer blandt aktørerne viser, at der særligt vil være forenklingsgevinster ved at fokusere indsatsen på de krav, der stilles til projektdokumentation og omfanget af kontrolindsatsen, da det er her, aktørerne oplever de største byrder i form af administration og besvarelse af spørgsmål til rapporteret dokumentation. Hovedparten af de identificerede forenklingstiltag knytter sig derfor også til disse to aspekter af projekterne.

Senest har ERST pr. 1. september 2018 implementeret en række forenklingstiltag i forbindelse med ændringer af støtteberettigelsesreglerne som følge af omnibusforordningen. De i denne analyse identificerede tiltag skal ses i naturlig forlængelse af ERST’s igangværende arbejde med forenkling, hvorfor tiltagene skal ses som en overbygning på de netop implementerede regelændringer.

Deloitte har til struktureringen af analysen af forenklingstiltag taget udgangspunkt i ERST’s nuværende proces (også kaldet sagsslangen). Vi har inddelt processen i tre overordnede faser, som de enkelte forenklingstiltag er knyttet til:

• Ansøgnings- og opstartsfasen • Dokumentations- og rapporteringsfasen • Kontrolfasen

På den følgende side beskrives først indholdet i faserne kort. Dernæst beskrives de centrale forskelle til processen i hhv. Holland og Sverige, som er undersøgt som led i analysen. De identificerede udfordringer i den nuværende administration og forenklingstiltag for hver fase beskrives på side 10-20. I forlængelse af beskrivelsen af hvert tiltag følger en vurdering af tiltagets umiddelbare forenklingspotentiale, herunder hvorvidt det på den baggrund er udvalgt til videre analyse.

Tiltag, som ikke er udvalgt til analyse, er fundet ikke at have et tilstrækkeligt stort forenklingspotentiale til, at de for analysen var interessante. Tiltag, som ikke vurderes relevante at arbejde videre med, er ligeledes sorteret fra.

ERST kan overveje, om der er behov for tydeligere kommunikation til interessenter og deltagere for at forklare, hvorfor kravene er som de er, og hvorfor ønsker om dokumentationsforenklinger derfor ikke altid imødekommes. Dette vil understøtte styrelsens servicemål om bedre kommunikation og skabe større forståelse for de eksisterende krav blandt aktører.

Der fremgår af bilag 2 en vurdering af de ændrede støtteberettigelsesregler, som overordnet er blevet vel modtaget af aktørerne, og som vil lette administrationen i projekterne på nogle centrale områder.

I bilag 4 findes det samlede katalog over identificerede udfordringer og forenklingstiltag, hvorfra de konsoliderede tiltag – som præsenteres på de følgende sider – stammer.

© Deloitte 2019 7

2.1 Introduktion til processen i Danmark (II)

Nedenfor følger en kort beskrivelse af processen for håndtering af strukturfondsprojekter. Det er med udgangspunkt i denne forståelse af processen, at centrale forskelle til administrationen i Holland og Sverige, samt oplevede udfordringer og forenklingstiltag er afdækket.

PROCESSEN I DAG

Ansøgnings- og opstartsfase KontrolfaseDokumentations- og rapporteringsfase

Ansøgnings- og opstartsfasen:

• ERST kvalitetssikrer og giver endeligt tilsagn/afslag på ansøgninger på baggrund af vækstforums vurdering og indstilling af en projektansøgning.

• Projektaktørerne indkaldes til et opstartsmøde, hvor regler, dokumentations- og rapporteringskrav gennemgås.

• Projektaktørerne mødes med evaluator, som udarbejder et evalueringsdesign til midtvejs- og slutevaluering.

Dokumentations- og rapporteringsfase:

• Projekterne dokumenterer timeforbrug, udgifter, aktiviteter, effekter og markedsafsøgning.

• Der rapporteres to gange årligt via PRV eller midlertidige værktøjer i Excel.

Kontrolfasen:

• Ekstern revision af rapporteringen og udarbejdelse af revisorerklæring.

• Kontrol af gennemførte aktiviteter og fremdrift.

• Udbetaling af tilskud.

Note: Processen er ændret fra 1. januar 2019 som led i den nye organisering af strukturfondsadministrationen. Processen er beskrevet med udgangspunkt i den hidtidige organisering.

© Deloitte 2019 8

2.2 Forskelle i processen mellem Danmark, Holland og Sverige Overordnet er processen for hhv. ansøgning, dokumentation og kontrol meget ens på tværs af Danmark, Holland og Sverige.

Som led i analysen er der gennemført et nabotjek af strukturfondsadministrationen i hhv. Holland og Sverige med henblik på at identificere forenklingstiltag gennemført i disse lande, som kunne tjene som inspiration for den danske administration.

Overordnet ligner administrationsprocessen på tværs af Danmark, Holland og Sverige hinanden meget, men der er alligevel forskelle, som er interessante fra et dansk perspektiv, og som beskrives herunder. Identificerede forskelle, som er fundet relevante i et forenklingsperspektiv, er medtaget til vurdering på de følgende sider.

CENTRALE FORSKELLE MELLEM DANMARK OG HOLLAND

Forskellen mellem den danske og hollandske administration kan sammenfattes til fire centrale punkter, som yderligere er uddybet i bilag 3:

• Opstartsmødet i Holland afvikles med samtlige partnere i projektet og ikke udelukkende med lead partner, hvilket kan bidrage til en bredere forståelse blandt projektaktørerne i projektet omkring bl.a. krav til dokumentation og rapportering.

• Det er obligatorisk for ikke-private projektaktører at anvende enten standardsatser tillagt flat rates til dækning af sociale omkostninger ud over lønsats samt overheads. Private aktører beregner løn på grundlag af årslønnen.

• Der stilles ikke krav til, hvorledes markedsprisen/sparsommelighed dokumenteres, så længe kçbet er under €35.000. Denne grænse svarer til beløbsgrænsen, der generelt gælder for de offentlige organisationers indkøb.

• Der foretages stikprøvekontrol af ca. 40 pct. af de støtteberettigede udgifter pr. projekt. Spørgsmål stilles kun én gang. Forhold, der ikke er afklaret efter 2-3 uger, fjernes fra de støtteberettigede udgifter. Udgifter kan rapporteres igen, når tilstrækkelig dokumentation foreligger.

CENTRALE FORSKELLE MELLEM DANMARK OG SVERIGE

Forskellen mellem den danske og svenske administration kan sammenfattes i nedenstående punkter, som yderligere er uddybet i bilag 3:

• Løn opgøres i Socialfonden udelukkende ved anvendelse af standardsatser, opdelt på titler (4 kategorier for medarbejdere samt 2 kategorier for deltagere) som dokumentation for udgifter til løn (ingen faktisk løn). Satsen er gældende for hele projektperioden, bortset fra, at den reguleres med 2 % pr. år. Samtidig er alle projekter underlagt budgetmodellen på 40 pct., hvorfor kun udgifter til medarbejdere og evt. deltagere skal opgøres og dokumenteres, og dermed ikke øvrige udgifter til fx ekstern bistand.

• Timeforbrug skal dokumenteres med timeregnskab pr. dag, hvor der anvendes en foruddefineret aktivitet pr. dag. Projektlederen har godkendt de aktivitetsbeskrivelser, der må registreres tid på.

• Der foretages fuldstændig kontrol af alle timeregnskaber i forhold til godkendelser, samt om der er anvendt den korrekte standardsats pr. medarbejder. Dokumentationen skal indsendes hver tredje måned, hvorefter der sker udbetaling.

Ovenstående gælder kun fsva. administrationen af socialfondsprojekter. Regionalfondsprojekter afregnes på baggrund af faktiske udgifter som i Danmark.

Faktaboks

Baggrunden for udvælgelsen af Holland og Sverige som

sammenligningsgrundlag er, at landenes forvaltningsstruktur - ift.

strukturfondene - i høj grad kan sammenlignes med den danske ved

at være decentraliseret i regionerne, og at udmøntningen af midlerne

går til mange af de samme formål som i Danmark, herunder

innovation og SMV’ers udvikling. Desuden havde ERST allerede en

god fornemmelse af, at der i disse lande var arbejdet med

forenkling.

© Deloitte 2019 9

2.3 Udfordringer og identificerede forenklingstiltag 2.3.1 Ansøgnings- og opstartsfasen (I)


Forenklingstiltag er identificeret til imødegåelse af en omfattende og lang sagsbehandlingsproces ifm. projektansøgninger.

IDENTIFICEREDE UDFORDRINGER I PROCESSEN

Sounding Boardet pegede på nedenstående centrale udfordringer i den hidtidige ansøgnings- og opstartsfase, som der er søgt identificeret tiltag til imødegåelse af.

Udfordringerne omfatter:

• Lang sagsbehandlingstid fra ansøgning udarbejdes til endeligt tilsagn modtages, hvilket kan betyde, at ansøgningens indhold er forældet, når tilsagn modtages. Lang sagsbehandlingstid er først og fremmest en konsekvens af, at ansøgninger både blev vurderet af de respektive Vækstforaer og af ERST. Dette blev af aktørerne oplevet som dobbeltkontrol.

• Aktørerne oplever, at de først sent i processen - når der er anvendt mange ressourcer på at udarbejde ansøgningen – gøres opmærksom på, fx at ansøgningen ikke ligger inden for rammerne af Regional- eller Socialfondsprogrammerne.

• Mange krav til udformningen af ansøgningen, herunder erklæringer og indikatorer, hvilket driver et højt tids- og ressourceforbrug.


ERFARINGER FRA HOLLAND OG SVERIGE

Aktørerne i hhv. Holland og Sverige oplever, at ansøgningsprocessen er omfattende. Der er taget mindre skridt i de to lande i retning af at forenkle denne proces:

• I Sveriges afholdes idémøder, hvor interesserede aktører kan få umiddelbar sparring på deres projektidé.

• I Holland indsendes indledningsvist en beskrivelse af projektidéen. Hvis denne godkendes, skrives den egentlige ansøgning.

© Deloitte 2019 10

2.3 Udfordringer og identificerede forenklingstiltag 2.3.1 Ansøgnings- og opstartsfasen (II)

Beskrivelse og udvælgelse af identificerede forenklingstiltag


Konsolideret forenklingsforslag

Beskrivelse Vurdering Udvalgt til analyse

Initialvurdering af projekter forud for ansøgning gennem enten a) Sparring med ERST om

en projektidé på fx et idémøde eller ved pitch, eller

b) Formel prækvalifikation af projektidé gennem fx forprojekt eller ”mini ansøgning” for validering af projektidé.

Tiltaget indebærer, at der foretages en indledende vurdering af projektidéer forud for udarbejdelse af ansøgninger, som skal anses som en form for ”stopklods”. Dette kan foregå via (a) idémçder, fx et uformelt møde mellem Erhvervsstyrelsen og projektaktører, hvor projektideer kan kvalificeres eller ved pitch, fx en kort mundtlig præsentation af en projektidé overfor Erhvervsstyrelsen inklusiv umiddelbar feedback eller (b) en formel prækvalifikation af en projektidé gennem et forprojekt, hvor der udføres en behovsafdækning af markedet og derudfra udarbejdes en ansøgning, hvori det fremgår, hvordan disse behov afdækkes på bedst mulig måde. Tilsagn på prækvalifikation giver adgang til at udforme den endelige ansøgning.

Den umiddelbare vurdering er, at tiltaget vil have et stort forenklingspotentiale for projektaktørerne, da ressourcerne anvendes til at udarbejde en ansøgning, hvor projektideen er valideret på forhånd, og dermed med en større sikkerhed for positivt tilsagn. Samtidig må det formodes, at det gøres mere attraktivt for eventuelle nye projektaktører at ansøge om et strukturfondsprojekt, da projektidéen kan afprøves, inden der anvendes mange ressourcer på at udarbejde en ansøgning.

Udvalgt til analyse

Legalitetskontrol skal foregå parallelt med godkendelsen af ansøgningens indhold

Tiltaget indebærer, at evalueringen af ansøgningen, herunder både formalia, indhold og legalitet foretages parallelt med henblik på at undgå dobbelt sagsbehandling samt reducere sagsbehandlingstiden. Tiltaget vil endvidere bidrage til, at projektaktørerne stilles færre spørgsmål til ansøgningen.

Den umiddelbare vurdering er, at tiltaget vil opleves som en stor forenkling for projektaktørerne, da det forventes, at sagsbehandlingstiden kan reduceres samtidig med, at eventuelle spørgsmål til ansøgningen ikke vil blive oplevet som at skulle besvares flere gange.

På baggrund heraf – og i lyset af omorganiseringen af erhvervsfremmeindsatsen – er det vores vurdering, at dette forenklingstiltag har stort potentiale for at forenkle den nuværende administration for projektaktører, hvorfor tiltaget er udvalgt til genstand for nærmere analyse.

Udvalgt til analyse


© Deloitte 2019 11

2.3 Udfordringer og identificerede forenklingstiltag 2.3.1 Ansøgnings- og opstartsfasen (III)



Beskrivelse Vurdering Ikke udvalgt til analyse

Revurdering af partnererklæringens udformning

Tiltaget indebærer, at det overvejes om partnererklæringen kan omformuleres. Dette med henblik på at imødegå, at individuelle advokater fremover fraråder partnerne at godkende erklæringen som følge af, at det er opfattelsen, at den nuværende partnererklæring ikke fremstår i et læsevenligt format, og at det ikke fremgår tydeligt, hvad en partner forpligter sig til ved godkendelsen.

Den umiddelbare vurdering er, at forenklingstiltaget ikke vil være med til at lette administrationen i et større omfang. Til gengæld vil tiltaget imødekomme projektaktørernes ønske om en højere grad af brugervenlighed. På grundlag af, at vi ikke vurderer, at tiltaget vil lette administrationen i større omfang, har vi vurderet, at tiltaget ikke medtages i den endelige analyse over forenklingstiltag med størst potentiale for forenkling.

Ikke udvalgt til analyse

Generelt færre måltal samt et mindre fokus på, hvornår de skal realiseres

Tiltaget indebærer, at der skal opsættes færre måltal, herunder både måltal for aktiviteter, output og resultater for hvert projekt evt. differentieret i forhold til projektstørrelse, samt at der skal være mindre fokus på, hvornår de enkelte måltal skal realiseres.

ERST har oplyst, at indikatorer er kommissionsbestemte, og at de anvendes til at måle effekterne af programmerne på nationalt plan. Den umiddelbare vurdering er derfor, at det ikke er aktuelt at belyse nærmere, på hvilken måde, der kan opsættes færre måltal for projektaktørerne. Til gengæld er det muligt at kigge på rapporteringshyppigheden af indikatorer. Dette vil blive behandlet som led i tiltaget ”Færre rapporteringer på indikatorer”, som beskrives på side 17.


Afskaffelse af vilkår om oplysninger i tilsagn udstedt i rammeprogrammer, hvis oplysninger fremgår af ansøgningen

Tiltaget berører kun rammeprogrammer, hvor ERST har uddelegeret ansvaret for tildeling af midler fra mindre ansøgere til tilsagnsmodtager. Tiltaget indebærer en afskaffelse af vilkåret om oplysninger i tilsagnet, hvis oplysninger i forvejen fremgår af ansøgningen. Tiltaget følger af Deloittes erfaring fra revisionsprocessen, herunder at de indholdsmæssige krav, der fremgår af vilkåret vedrørende uddelegering af dele af administrationen til tilsagnsmodtager, til kontrakten mellem de økonomiske partnere og tilsagnsmodtager, ofte ikke efterleves. Vi har erfaret, at de indholdsmæssige krav ofte fremgår af ansøgningen i stedet.

Den umiddelbare vurdering er, at forenklingspotentialet for dette tiltag ikke er stort, men at det kan medvirke til at strømline dokumenterne. De indholdsmæssige krav vil fortsat skulle opfyldes i relation til vilkåret, og tiltaget påvirker udelukkede i hvilke dokumenter, indholdet skal fremgå. Ligeledes er vilkåret ikke aktuelt for alle projektaktører. Af disse årsager er tiltaget ikke udvalgt til nærmere analyse.



© Deloitte 2019 12

2.3 Udfordringer og identificerede forenklingstiltag 2.3.1 Ansøgnings- og opstartsfasen (IV)




Større fleksibilitet i de godkendte Strukturfondsprogrammer for Danmark for at sikre alignment med aktuelle udfordringer

Tiltaget indebærer en løbende tilpasning af programmets scope, for at sikre aktualiteten i projekterne henover den syvårige programperiode.

Den umiddelbare vurdering er, at tiltaget først vil være aktuelt ved næste programperiode, da godkendelse af ændringer til programmer er omfattende og tidskrævende set i forhold til det fremskredne tidspunkt i programperioden. ERST har endvidere oplyst, at scope ændringer ikke ligger inden for rammerne af Erhvervsstyrelsens myndighed, da scopet defineres i EU regi i samarbejde med medlemslande. Tiltaget analyseres ikke nærmere.


Afskaffelse af revisorerklæring vedr. tegningsberettigedes underskrift

Tiltaget indebærer en afskaffelse af revisorerklæring vedr. tegningsberettigedes underskrift som følge af, at værdien af denne erklæring, på baggrund af vores erfaring ved afgivelse af erklæring om underskrift, er lav, da den tegningsberettigede kan ændre sig undervejs i projektperioden.

Den umiddelbare vurdering er, at tiltaget ikke for alle projektaktører vil opleves som et forenklingstiltag med stort potentiale for at lette den nuværende administration, da det er meget forskelligt, om en projektaktør har overblik over, hvem der er tegningsberettigede i den pågældende organisation. Tiltaget vil derfor ikke blive medtaget i den videre analyse.


© Deloitte 2019 13

2.3 Udfordringer og identificerede forenklingstiltag Ansøgnings- og opstartsfase KontrolfaseDokumentations- og

rapporteringsfase

2.3.2 Dokumentations- og rapporteringsfasen (I)

Forenklingstiltagene har til formål at skabe en enklere dokumentations- og rapporteringsproces.


Sounding Boardet pegede på nedenstående centrale udfordringer i den nuværende dokumentations- og rapporteringsfase, som der er søgt identificeret tiltag til imødegåelse af. Udfordringerne omfatter:

• Dokumentationskrav for bl.a. udførte projektrelevante aktiviteter, lønberegningsmetode, deltagerdokumentation og dokumentation for sparsommelighed er omfangsrigt.

• Dokumentationskravene er en stor administrationsbyrde, som driver et højt omkostningsniveau, og som i sidste ende kan afholde mindre aktører fra at indgå i projekter.

• Rapporteringsprocessen strækker sig over mange måneder, hvorfor likviditeten udfordres i projekterne.



Kravene til dokumentation og rapportering er i overvejende grad ens på tværs af Danmark, Holland og Sverige. Der er dog forskelle, som kan inspirere:

• I både Sverige (fsva. socialfondsprojekter) og Holland er brugen af standardsatser obligatorisk – også for deltagere, hvilket gør lønberegning til en simplere øvelse.

• I Sverige dokumenteres aktiviteter på et overordnet niveau og med blot én aktivitet pr. dag.

• I Sverige rapporteres kvartalsvist pr. projekt og således ikke på faste tidspunkter for alle projekter samlet.

© Deloitte 2019 14

2.3 Udfordringer og identificerede forenklingstiltag 2.3.2 Dokumentations- og rapporteringsfasen (II) Beskrivelse og udvælgelse af identificerede forenklingstiltag




Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for (a) forhåndsværdiansættelse af aktiviteter og resultater eller (b) udbud

Tiltaget indebærer, at (a) projektaktiviteter værdiansættes på ansøgningstidspunktet ud fra et grundigt budget, og at afregning sker til den aftalte pris pr. gennemført projektaktivitet eller (b), at der i højere grad gøres brug af udbud, hvor ERST på forhånd fx definerer værdien af hele projektet eller projektaktiviteter.

Formålet med tiltaget er at lette den løbende dokumentation af lønudgifter og timer og dermed reducere den i dag tunge administrative byrde for aktørerne på dette område.

Den umiddelbare vurdering er, at afskaffelsen af timeregnskaber har et stort potentiale for forenkling af den løbende administration for projektaktørerne. Dog er særligt udbudsmodellen et mere komplekst tiltag, som har en række andre implikationer, hvorfor tiltaget er udvalgt til genstand for nærmere analyse.

Udvalgt til analyse

Afskaffelse af faktiske timeudgifter ved indførelse af obligatorisk brug af standardsatser for både medarbejdere og deltagere

Tiltaget indebærer, at den nuværende lønberegningsmetode afskaffes til fordel for udelukkende anvendelse af standardsatser, hvormed der ikke skal foreligge underliggende dokumentation i form af en lønseddel.

Tiltaget har til formål at reducere den i dag store administrationsbyrde hos projektaktørerne og reducere kompleksiteten i opgørelsen af projektrelevant løn, herunder de mange fortolkninger.

Den umiddelbare vurdering er, at tiltaget har et stort potentiale for forenkling af administrationen for projektaktørerne. Samtidigt er erfaringerne med indførelse af standardsatser fra Holland og Sverige udelukkende positive. På baggrund heraf er tiltaget udvalgt til genstand for nærmere analyse.

Udvalgt til analyse

Minimering af krav til timeregnskaber

Tiltaget indebærer, at de nuværende krav til timeregnskaber reduceres, herunder fx detaljeringsgraden i beskrivelsen af de udførte projektrelevante aktiviteter, godkendelse af medarbejder og differentieret krav i forhold til rolle i projektet. Dette med henblik på at lette administration brugt til timeregnskaber hos projektaktørerne.

Den umiddelbare vurdering er, at tiltaget har et stort potentiale for forenkling af administrationen for projektaktørerne. Dette bl.a. baseret på vores erfaringer fra revisionsprocessen, samt at projektaktiviteter i Sverige beskrives langt mindre omfattende. Tiltaget vil derfor være genstand for nærmere analyse.

Udvalgt til analyse


© Deloitte 2019 15

2.3 Udfordringer og identificerede forenklingstiltag 2.3.2 Dokumentations- og rapporteringsfasen (II)




(a) Reduktion af deltagerdokumentation ved at anvende eksisterende dokumentation fx fremmødeprotokol, sagsnotater mv. eller (b) afskaffelse af deltagerdokumentation til fordel for øget kontant medfinansiering

Tiltaget er todelt og indebærer, at (a) den dokumentation, der skal dokumentere støtteberettigelsen for deltagere i stedet for udfyldelse af særskilte templates, indhentet via eksisterende elektroniske mødeprotokoller og informationer fra jobcenter eller kommuner eller, at der (b) fremskaffes mere kontant medfinansiering, hvorved deltagerdokumentation ikke længere vil være aktuelt.

Tiltaget har til formål at lette administrationen brugt på at indhente og kvalitetssikre deltagerdokumentation, som for særligt nogle deltagergrupper er en tung proces.

Den umiddelbare vurdering er, at tiltaget har potentiale til at lette administrationen hos projektaktørerne og – deltagerne og samtidigt understøtte Forenklingsudvalgets anbefalinger. Tiltaget er derfor udvalgt til yderligere analyse.

Udvalgt til analyse

Løbende rapportering kombineret med én årlig revisorerklæring afgivet på tilfældig udvalgt rapportering

Tiltaget indebærer, at projekterne får mulighed for at rapportere løbende. Den hyppigere rapportering foreslås suppleret med, at der kun afgives én revisorerklæring pr. år, og at revisorerklæringen desuden afgives på en tilfældig udvalgt rapportering i løbet af året.

Formålet med tiltaget er dels at lette rapporteringsprocessen ved at reducere omfanget af hver enkelt rapportering, og dels at styrke likviditeten i projekter, som i dag er udfordret af de kun to årlige udbetalinger af støttemidler.

Den umiddelbare vurdering er, at tiltaget har et stort potentiale for at forenkle den nuværende proces for både aktørerne, men også Erhvervsstyrelsen og revisor, som i dag oplever en stor spidsbelastning ifm. de halvårlige rapporteringer, der kan medføre lange svartider for projektaktørerne. På denne baggrund er tiltaget udvalgt til genstand for nærmere analyse.

Udvalgt til analyse


© Deloitte 2019 16

2.3 Udfordringer og identificerede forenklingstiltag 2.3.2 Dokumentations- og rapporteringsfasen (III)




Færre rapporteringer på indikatorer

Tiltaget indebærer, at der løsnes op for hyppigheden af rapporteringer på indikatorer, da det i dag opleves som en administrativ byrde for aktørerne, at indikatorer skal indrapporteres hvert halve år i forbindelse med afrapportering.

Den umiddelbare vurdering er, at tiltaget ikke vil bidrage til en væsentlig administrativ lettelse hos projektaktørerne, hvorfor tiltaget ikke er udvalgt til yderligere analyse. Det anbefales dog ERST at overveje, om det er muligt, i højere grad af differentiere rapporteringerne på indikatorerne.

Erfaringer fra revisionsprocessen Baseret på vores erfaring fra projektbesøg hos projektaktørerne og modtaget dokumentation i forbindelse med slutrapportering, er der ofte uoverensstemmelse/afvigelse mellem angivne realiserede måltal i indikatorskema og underliggende dokumentation. Ligeledes har vi erfaret, at det ofte ikke er klart for projektaktørerne, hvad der ligger i de enkelte måltal. Dette er dog i modsætning til vores umiddelbare vurdering af de udarbejdede slutevalueringer, såfremt projektaktørerne er underlagt dette i deres tilsagn. Af denne evaluering fremgår realiserede måltal suppleret med yderligere dokumentation herfor. Det er vores indtryk, at der i denne evaluering er en sammenhæng mellem den forelagte dokumentation og realiserede måltal i indikatorskemaet.


Flere muligheder for godkendelser fx to faktor godkendelse eller godkendelse via underskrift på skærm

Tiltaget indebærer, at to faktor godkendelse og godkendelse via skærm accepteres som gyldig dokumentation for godkendelse, idet den teknologiske udvikling i dag ikke afspejles i de nuværende godkendelsesmuligheder. Godkendelsen medfører i dag administrationsbyrder for projektaktørerne, da mange af de eksisterende templates kræver godkendelse af fx medarbejder, deltager og/eller overordnet.

Den umiddelbare vurdering er, at dette tiltag endnu ikke er modent, da to faktor godkendelse eller godkendelse via skærm endnu ikke er en teknisk mulighed, da godkendelsen ikke kan henføres til en bestemt person.

På baggrund af ovenstående er tiltaget ikke genstand for nærmere analyse, om end det anbefales ERST at undersøge mulighederne for øget digitalisering ifm. godkendelse.



© Deloitte 2019 17

2.3 Udfordringer og identificerede forenklingstiltag 2.3.2 Dokumentations- og rapporteringsfasen (IV)




Nuværende sats på DKK 30.000 afskaffes til fordel for, at alle projekter følger Udbudsloven eller der fastsættes en højere beløbsgrænse

Tiltaget indebærer, at den nuværende grænse på DKK 30.000 for udgifter til indkøb af varer og ydelser, hvor der er krav om dokumentation for udført markedsafsøgning, afskaffes, og at reglerne i stedet følger Udbudsloven, som de offentlige organisationer i forvejen er underlagt. Alternativt, at grænsen hæves betragteligt.

Formålet med tiltaget er, at lette den administrative proces ifm. dokumentation for indkøb, bl.a. så offentlige myndigheder ikke er underlagt forskellige indkøbsregler.

Den umiddelbare vurdering er, at det vil have et vist forenklingspotentiale at afskaffe den nuværende sats og indføre en højere sats, men da projektaktører altid skal kunne dokumentere, at der er udvist sparsommelighed og indkøbt på markedsmæssige vilkår uanset indkøbets størrelse, har vi valgt ikke at medtage dette forslag til videre analyse.

Såfremt ERST ønsker at arbejde videre med tiltaget, bør erfaringerne fra Holland og Sverige overvejes, herunder at der i Holland ikke er krav om dokumentation af sparsommelighed og indkøb foretaget på markedsmæssige vilkår på udgifter under 35.000 euro. I Sverige er budgetmodellen på 40% obligatorisk for alle socialfondsprojekter, hvorfor der ikke er dokumentationskrav for indkøb af varer eller ydelser, der ligger under Udbudslovens tærskelværdier.

Erfaringer fra revisionsprocessen På baggrund af vores statistik over forbehold og kommentarer for rapporteringer i perioden 1. juli 2017 til og med 30. juni 2018 er det vores erfaring, at det er ofte, at vi konstaterer, at projektaktørerne ikke har dokumenteret, at der er udvist sparsommelighed og indkøbt på markedsmæssige vilkår for indkøb over (på daværende tidspunkt) DKK 10.000. I relation hertil er det vores opfattelse, at manglende dokumentation for markedsperspektivering ikke har en konsekvens for projekterne, men alene bemærkes i udbetalingsbrevet.


© Deloitte 2019 18

2.3 Udfordringer og identificerede forenklingstiltag Ansøgnings- og opstartsfase KontrolfaseDokumentations- og

rapporteringsfase

2.3.2 Kontrolfasen (I)

Udfordringer på projektlikviditeten er en central konsekvens af lang sagsbehandlingstid ifm. kontrollen af projektdokumentationen.


Sounding Boardet pegede på nedenstående centrale udfordringer i den nuværende kontrolfase, som der er søgt identificeret tiltag til imødegåelse af. Udfordringerne omfatter:

• Kontrolprocessen er i dag omfattende og lang.

• Kontrolprocessen medfører høje omkostninger til administration og likviditetsproblemer pga. lang sagsbehandlingstid som konsekvens af, at alle projekter rapporterer samtidigt, og at der både foretages kontrol af dokumentationen af ekstern revisor og internt hos ERST.

• 0-fejlsbetragtningen, som rapporteringen er omfattet af, er ineffektiv.

Beskrivelse og udvælgelse af identificerede forenklingstiltag


Kontrolprocessen i Holland og Sverige er forskellig fra Danmark, der gælder ift. følgende:

• Der gennemføres ikke ekstern revision af projektdokumentationen, men udelukkende intern kontrol.

• I Sverige gennemgås samtlige timeregnskaber for godkendelser og kategorisering og i Holland gennemgås 40 pct. af de indsendte timeregnskaber. Mindre krævende dokumentationskrav giver en hurtigere kontrol.

• I både Sverige og Holland er den indsendte dokumentation mindre omfangsrig, hvorfor kontrolprocessen forløber hurtigere.

• Likviditetsudfordringer er ikke så presserende et problem, som i Danmark. Dette skyldes, at rapporteringer i Sverige indgives 4 gange om året, hvorfor flaskehalse undgås. I Holland stilles spørgsmål til dokumentationen kun én gang. Forhold, der ikke er afklaret efter 2-3 uger, fjernes og resterende støtteberettigede udgifter indgår i støtteberegningen.



Afskaffelse af ekstern revision Tiltaget indebærer, at revisionspligten erstattes af et nyt kontrol set up. Tiltaget skal gøre op med det, der i dag anses for dobbeltkontrol, hvor aktørerne oplever, at samme materiale og spørgsmål skal indsendes/besvares flere gange, hvilket øger omkostningerne til administration. Målet er at få en risikorettet set-up af kontrolhandlingerne og et kontrolniveauet tilpasses konkrete risici.

Den umiddelbare vurdering er, at dette tiltag har et stort potentiale for forenkling i forhold til selve kontrolfasen. Afskaffelse af revision kan ikke stå alene men skal kombineres med andet kontrol set-up. På baggrund heraf har vi valgt, at dette tiltag skal være genstand for nærmere analyse.

Udvalgt til analyse


© Deloitte 2019 19

2.3 Udfordringer og identificerede forenklingstiltag 2.3.2 Kontrolfasen (II)




Udbetaling af en del af periodens EU-tilskud på tidspunkt for indsendelse af rapportering

Tiltaget indebærer, at der sker udbetaling af en del af periodens EU-tilskud baseret på indrapporterede udgifter ved indsendelse af rapportering til Erhvervsstyrelsen. Andelen af udbetalingen kan fx baseres på tidligere perioders erfaring med kvalitetssikring af det indsendte materiale.

Formålet med tiltaget er at imødekomme likviditetsudfordringer og gøre op med behovet for, at projektaktørerne i dag ofte agerer bank overfor deltagende virksomheder i projekterne (især iværksættervirksomheder).

Den umiddelbare vurdering er, at tiltaget vil have en stor betydning for projektaktørerne og projektlikviditeten. På baggrund heraf har vi udvalgt tiltaget til genstand for nærmere analyse.

Udvalgt til analyse



Indførelse af rimelighedsprincip i kontrollen

Tiltaget indebærer, at den nuværende 0-fejlsbetragtning erstattes af et rimelighedsprincip ifm. gennemgangen af dokumentationen. Tiltaget skal muliggøre accept af mindre fejl i dokumentationen, hvor det at pålægge projektet rettelser ikke står mål med betydningen af fejlen.

Den umiddelbare vurdering er, at tiltaget vil kunne spare tid til fejlrettelser, men at den sparede tid i stedet vil blive tillagt sagsbehandlingstiden i og med der vil være behov for at vurdere fejlenes omfang og væsentlighed. Likviditetsmæssigt har tiltaget umiddelbart positiv betydning, idet mindre fejl inden for løn- og deltagermedfinansiering ikke vil medføre en reduktion af støtteberettigelsen. Endelig har ERST oplyst, at fejlraten har stor betydning for det tildelte nationale programbudget.

Tiltaget vurderes således ikke at bidrage til væsentlig forenkling af administrationen, og er derfor ikke udvalgt til nærmere analyse.


Afskaffelse af krav om on the spot kontrol hos partner (Ikke lead partner)

Tiltaget indebærer en afskaffelse af kravet om on the spot kontrol hos partnere, der afholder minimum 2,5 mio. DKK i samlede projektudgifter inkl. øvrige udgifter 18%, hvor projektbudgettet er på minimum 7,5 mio. DKK. Kontrollen bidrager i dag med meget begrænset værdi, da partnere ofte udelukkende bidrager med timer i projekterne. Tiltaget vil således reducere de omfattede partneres omkostninger til forberedelse, afholdelse og evt. afslutningen af kontrollen.

Den umiddelbare vurdering er, at tiltaget vil medføre et vist omfang af forenkling, og derfor med fordel kan overvejes. Tiltaget er dog afgrænset til at omfatte en del af projektaktørerne, og er derfor ikke udvalgt til yderligere analyse.


© Deloitte 2019 20

Kapitel 3 Analyse af forenklingstiltag

© Deloitte 2019 21

3.1 Sammenfatning af analyseresultater

Analysen viser, at flere tiltag har potentiale til at lette administrationen på den korte bane.

FORENKLINGSTILTAGENE HAR STORE POTENTIALER FOR EN LETTELSE AF ADMINISTRATIONEN

De 11 forenklingstiltag, jf. oversigten til højre, er alle analyseret med udgangspunkt i deres potentiale for at lette administrationen hos projektaktørerne. I analysen indgår samtidigt en vurdering af risikoen ved tiltaget samt forudsætningerne for implementering. Analyserne bygger i høj grad på input fra Sounding Boardet.

For hvert tiltag er der foretaget en samlet vurdering, herunder om tiltaget anbefales at implementere eller ej, eller hvorvidt yderligere analyse er nødvendig. Tiltag, som vurderes hensigtsmæssige og allerede i dag er mulige inden for rammerne, er som udgangspunkt vurderet at kunne implementeres direkte, på trods af, at de alle i nogen grad forudsætter en indledende konceptualisering eller operationalisering, som kan kræve mindre analyser.

Overordnet bidrager analysen til følgende konklusioner:

Alle forenklingstiltag er analyseret særskilt, men det er vurderingen, at effekten af flere af tiltagene vil være større, hvis de kombineres med andre tiltag.

Reorganiseringen af strukturfondsfondsområdet vurderes at være en oplagt mulighed for at gentænke mange af de eksisterende processer – særligt processer i ansøgningsfasen.

Muligheden for helt at afskaffe brugen af faktiske lønudgifter ved implementering af standardsatser vurderes at gøre den største forskel for projektadministrationen og tiden der anvendes til kontrol.

En forudsætning for flere af tiltagene er dybere analyser. Det gælder i særdeleshed muligheden for at erstatte den eksterne revision med smartere kontrol samt indførelsen af udbud.

OVERSIGT OVER ANALYSEREDE FORSLAG TIL FORENKELING AF STRUKTURFONDSADMINISTRATIONEN

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

1. Forudsætter konceptualisering, operationalisering og evt. mindre analyse

Initialvurdering af projekter forud for ansøgning (#1)

Legalitetskontrol parallelt med godkendelsen af ansøgningens indhold (#2)

Afskaffelse af faktiske timeudgifter ved indførelse af obligatorisk brug af standardsatser for både medarbejdere og deltagere (3)

Minimering af krav til timeregnskaber (#6)

Reduktion af deltagerdokumentation ved anvendelse af eksisterende dokumentation (#7)

2. Tiltag, hvor yderligere analyse forudsættes og større risiko der skal mitigeres

Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for forhåndsværdiansættelse af aktiviteter og resultater (#4)

Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for udbud (#5)

Afskaffelse af deltagerdokumentation til fordel for øget kontant medfinansiering (#8)

Løbende rapportering kombineret med én årlig revisorerklæring afgivet på tilfældig udvalgt rapportering (#9)

Afskaffelse af ekstern revision (#10)

Udbetaling af en del af periodens EU-tilskud på tidspunkt for indsendelse af rapportering uden forudgående kontrol (#11)

© Deloitte 2019 22

3.2 Analyse af forenklingstiltag

#1: Initialvurdering af projekter forud for ansøgning (I) Ansøgnings- og opstartsfase KontrolfaseDokumentations- og

rapporteringsfase

SAMLET VURDERING AF TILTAG

Samlet set anbefales ERST at arbejde videre med tiltag om implementering af en initialvurdering af projektideer forud for den egentlige ansøgningsproces. Dette for særligt at reducere aktørernes ressourceforbrug til udformning af ansøgninger, hvis idé ikke falder inden for programmets ramme, men også for at kompensere for den sparring og kvalificering af idéer, som hidtil er foretaget i Vækstforaerne.

Der er allerede erfaringer med initialvurdering af projekter i bl.a. Vækstforum i Region Hovedstaden, ligesom både Holland og Sverige har indført mere eller mindre formelle prækvalifikationer af projekter. I Sverige afholdes idémøder, hvor aktører kan få umiddelbar feedback på deres idé, mens det i Holland er obligatorisk før indsendelse af ansøgningen, at få en forhåndsgodkendelse af projektidéen.

Det anbefales, at ERST overvejer, hvorvidt det er meningsfuldt at implementere initialvurderingen på alle typer af projektansøgninger, eller om kun ansøgningsrunder, som lægger op til særligt komplekse projekter, skal underlægges en sådan indledende screening. Derudover anbefales det, at ERST gennemfører en pilot på initialvurderingerne forud for selve implementeringen, med henblik på at få tilpasset processen og konceptet på baggrund af de indledningsvise erfaringer.

ERST kan også med fordel skele til Holland fsva. fremtidig vurdering af ansøgningerne i Erhvervsfremmebestyrelsen. Således er det i Holland en ekspertkomité, som i sidste ende træffer afgørelse om tilsagn til nye projekter. På mødet med ekspertkomiteen fremlægger projektaktørerne selv deres idé og står til rådighed for besvarelse af spørgsmål fra komiteen.

Vurderingen af tiltaget er yderligere uddybet på næste side.


Anbefales at implementere

Yderligere analyse nødvendig

Anbefales ikke at implementere

AFLEDTE KONSEKVENSER AF TILTAG

Revidering af reguleringen

Procestilpasninger X

Ændringer af it-understøttelsen

PRIORITERING AF TILTAG

Risiko

Værdi

© Deloitte 2019 23


#1: Initialvurdering af projekter forud for ansøgning (II)

#1: Initialvurdering af projekter forud for ansøgning

Formål Initialvurdering af projekter forud for ansøgning har til formål at reducere tids- og ressourceforbrug hos ansøgere til udformning af ansøgninger samt reducere antallet af ansøgninger til endelig evaluering.

Beskrivelse Tiltaget indebærer, at der foretages en indledende vurdering af projektidéer forud for udarbejdelse af ansøgninger, som skal anses som en form for ”stopklods”. Dette kan foregå via (a) idémøder, fx et uformelt møde mellem Erhvervsstyrelsen og projektaktører, hvor projektideer kan kvalificeres eller ved pitch, fx en kort mundtlig

præsentation af en projektidé overfor Erhvervsstyrelsen inklusive umiddelbar feedback, eller (b) en formel prækvalifikation af en projektidé gennem et forprojekt, hvor der udføres en behovsafdækning af markedet, og på den baggrund

udarbejdes en ansøgning, hvori det fremgår, hvordan disse behov afdækkes på bedst mulig måde. Tilsagn på prækvalifikation giver adgang til at udforme den endelige ansøgning.

Fordele og ulemper

Fordele • Mulighed for mindre og nye aktører, som har brug for at trykprøve og få kvalificeret deres idéer, herunder åbne en dialog med nye aktører. • Styrkelse af kvaliteten af projektidéer og sammenhængen til programmets formål. • Reducerer ressourceforbrug til udformning af en ansøgning, såfremt idéen ikke får opbakning i den initiale vurdering. • Reducerer antallet af ansøgninger, som skal evalueres med henblik på tilsagn om projektstøtte, hvilket potentielt reducerer sagsbehandlingstiden

til indstillingerne.

Ulemper • Tilføjer et ekstra led i ansøgningsprocessen, hvilket kan forlænge den samlede tid anvendt på udformning af ansøgning og sagsbehandlingstiden,

da der skal gennemføres to vurderingsrunder. • Tiltaget kan have den effekt, at det giver ansøgere en falsk tryghed ift. endelig godkendelse af deres projekt, hvis de går videre fra

initialvurderingen.

Risici Tiltaget vurderes at have en lav grad af risiko. Således vurderes tiltaget ikke at reducere interessen for projektdeltagelse, ligesom det for nogle aktører vil være en allerede kendt proces fra samarbejdet med sekretariaterne i Vækstforaerne.

Oplevet værdi

Responsen på tiltaget fra Sounding Boardet var i høj grad positiv. Muligheden for konkret sparring på projektidéer opleves som meget tiltalende frem for en mere generel og kollektiv vejledning. Det blev dog fremhævet, at processen for prækvalifikation bør være smidig og ikke stille krav om lange skriftlige oplæg.

Implemen- Tiltaget vurderes overordnet at kunne implementeres, da processen for håndtering af ansøgninger i forvejen er under rekonstruktion ifm. samlingen terbarhed af erhvervsfremmeindsatsen.

For at kunne implementere tiltaget, er det nødvendigt først og fremmest at definere en proces for gennemførelsen af initialvurderingen, herunder hvilke aktiviteter, der forventes af aktørerne og internt i ERST. Processen skal bl.a. bidrage til at sikre en ensartet behandling af aktører. Der er endvidere behov for at tage stilling til, hvor i ERST ansvaret for initialvurdering placeres og hvilke/hvor mange ressourcer, der skal afsættes til opgaven, herunder om der skal gennemføres initialvurdering på alle typer af ansøgningsrunder eller kun udvalgte. Det vurderes ligeledes vigtigt at overveje, om de nuværende ressourcer i ERST har de tilstrækkelige kompetencer til at give kvalificeret sparring på projektidéer, eller om der er behov for særlige faglige kompetencer. Desuden bør det overvejes, om der er noget til hinder for, at samme myndighed både deltager i kvalificeringen af projektidéer samt foretager den endelige evaluering og beslutningsindstilling om ansøgningen. Baseret på input fra Sverige og Holland, som begge har variationer af initialvurdering, vurderes dette dog ikke umiddelbart at være til hinder for implementeringen.

© Deloitte 2019 24

3.2 Analyse af forenklingstiltag Ansøgnings- og opstartsfase KontrolfaseDokumentations- og

rapporteringsfase

#2: Legalitetskontrol parallelt med godkendelse af ansøgningens indhold (I)


Omorganiseringen af erhvervsfremmeindsatsen er en oplagt mulighed for at gentænke processen for evaluering af projektansøgninger. I og med, at det fremadrettet tilfalder ERST at vurdere både det faglige indhold af projektansøgninger samt foretage legalitetskontrollen, giver det i høj grad mening af tænke de spor sammen og dermed optimere behandlingen af ansøgninger, således at den samlede sagsbehandlingstid reduceres og projektansøgerne ikke oplever, at skulle besvare de samme spørgsmål flere gange. Forenklingspotentialet vurderes således stort for både ERST og projektansøgerne.

Fsva. implementeringen af tiltaget anbefales ERST at overveje, hvordan processen kan tilrettelægges mest hensigtsmæssigt, så ansvarsfordelingen internt i ERST er tydelig og koordinationen mellem de ansvarlige enheder er fast defineret. Én mulighed er fx tværgående teams, som får dedikeret siddepladser sammen i den periode, hvor evalueringen af ansøgningen pågår. Alt andet lige letter denne fysiske placering kommunikationen og dermed koordinationen ift. bl.a. at være i dialog med ansøgerne. En anden mulighed er, at sagsbehandlerne som led i evalueringen skal udfylde en tjekliste, så det sikres, at evalueringerne foretages ensartet og at de tager højde for samtlige nødvendige forhold. En sådan tjekliste kunne være fælles for både den indholdsmæssige kontrol og legalitetskontrollen, for derved at sikre, at samme forhold ikke vurderes flere gange samt at nødvendig information overleveres systematisk.

Sounding Boardet udtrykte i flere omgange ønske om en tættere og mere fysisk dialog med ERST. Det anbefales ERST at overveje implikationer ved dette, førend en eventuel implementering, herunder om udbyttet af en fysisk dialog står mål med det øgede behov for mødekoordinering og dermed længere sagsbehandlingstid.











Risiko

Værdi

© Deloitte 2019 25


#2: Legalitetskontrol parallelt med godkendelse af ansøgningens indhold (II)

Formål

#2: Legalitetskontrol parallelt med godkendelse af ansøgningens indhold

Formålet med tiltag om at foretage legalitetskontrol parallelt med godkendelse af ansøgningens indhold er at optimere evalueringen af ansøgningerne med henblik på at reducere sagsbehandlingstiden og de ressourcer, som projektaktørerne skal bruge på at besvare spørgsmål.

Beskrivelse

Fordele og Fordele

Tiltaget indebærer, at evalueringen af ansøgningen, herunder både formalia, indhold og legalitet foretages parallelt frem for tidligere, hvor sagsbehandlingen i forhold til indholdet blev varetaget af sekretariaterne for Vækstforaerne og herefter i Erhvervsstyrelsen, hvilket blev oplevet som dobbelt sagsbehandling.

ulemper • Ingen dobbelt sagsbehandling. • Kortere sagsbehandlingstid til evaluering af ansøgninger. • Reduktion af antallet af interaktioner mellem myndighed og ansøgere ifm. besvarelse af spørgsmål til ansøgningerne. • Hurtigere afklaring af, om der er forhold i ansøgningen, som giver anledning til afslag.

Ulemper • Kræver en øget grad af koordination internt i ERST under behandlingen af ansøgninger.

Risici Der vurderes ikke at være nogle risici ved implementering af tiltaget, om end der kan være behov for at overveje armslængdeprincippet, herunder at samme myndighed skal kvalificere både det faglige indhold i projektansøgningen og foretage legalitetskontrollen.

Oplevet værdi

Implemen-

Tiltaget får stor opbakning fra Sounding Boardet, som særligt hæfter sig ved de positive effekter i form af ikke at skulle besvare spørgsmål om de samme emner flere gange, som følge af den i dag opdelte sagsbehandlingsproces.

Der vurderes ikke at være nogle barrierer for smidig implementering af tiltaget. Dette skyldes særligt det forhold, at hele terbarhed evalueringen af ansøgninger fra 2019 overgår til ERST, hvorfor der ikke længere vil være opdeling af ansvarsområder mellem flere

myndigheder. Implementeringen vil som udgangspunkt kræve en tydelig proces for evalueringen af ansøgninger, der definerer både aktiviteter og ansvarsfordeling internt i ERST, herunder en koordination af kontakten med ansøgere. Sagsbehandlerne i ERST vil således skulle være kvalificerede til at varetage evalueringen af også indholdet i projektansøgningerne og samtidigt være gode til at overholde den opstillede proces.

Det kan overvejes, om processen skal tage højde for ønsker om en højere grad af fysiske møder mellem ERST og projektaktører. Dette kan med fordel tænkes ind ift. besvarelse af spørgsmål relateret til ansøgningen, men øger samtidigt behovet for koordination, og kan forlænge sagsbehandlingstiden i tilfælde af behov for at flere forskellige ressourcer fra både ansøger og ERST er tilgængelige på samme tid.

© Deloitte 2019 26


rapporteringsfase

#3: Afskaffelse af faktiske timeudgifter ved indførelse af obligatorisk brug af standardsatser for både medarbejdere og deltagere (I)

SAMLET VURDERING AF TILTAG SAMLET VURDERING AF TILTAG

Tiltag om afskaffelse af faktiske timeudgifter ved indførelse af obligatorisk brug af standardsatser for både medarbejdere og deltagere er et vidtgående tiltag, som vurderes i høj grad at være Anbefales at implementere relevant og få stor betydning for administrationsbyrden i projekterne, ligesom at kontrollen af

Yderligere analyse nødvendig dokumentationen lettes. Udover en revidering af bekendtgørelsen, godkendelse af modellen i EU Kommissionen og fastsættelse af de nødvendige standardsatser, samt tilpasning af

Anbefales ikke at implementere støtteberettigelsesreglerne, vurderes der ikke at være barrierer for implementeringen. Dette også begrundet i, at standardsatser i dag er en mulighed, men udbredelsen i brugen blot er begrænset. Tiltaget anbefales derfor implementeret.


Indførelse af obligatorisk brug af standardsatser vil først og fremmest kræve, at der i ERST Revidering af reguleringen Xdefineres en række differentierede satsniveauer med udgangspunkt i fx medarbejderkategorier.

Det anbefales, at ERST i samme omgang overvejer, om satserne skal kunne rumme alle typer af Procestilpasninger projekter eller hvorvidt den obligatoriske brug af standardsatser, kun skal omfatte bestemte

Ændringer af it-understøttelsen Xprojekttyper eller projektaktører. Således har man i Sverige valgt kun at gøre standardsatserne obligatoriske fsva. Socialfondsprojekter, og i Holland er standardsatserne kun obligatoriske for medarbejderne i offentlige myndigheder, mens virksomhederne kan vælge mellem at anvende standardsatser eller flat rates. I begge lande har tilbagemeldingerne på brugen af standardsatser været udelukkende positive om end projektaktørerne fortsat gerne ser timeregnskaberne afskaffet. Vi foreslår på den baggrund at kombinere tiltaget med tiltag #6 om en minimering af krav til timeregnskaber for at opnå maksimal effekt på lettelsen af de administrative byrder. Dette er uddybet nærmere under analysen af tiltag #6. Endvidere bør ERST overveje, hvornår og hvor hyppigt i processen det skal kontrolleres, om en medarbejder falder i eller uden for den valgte medarbejderkategori og dermed fortsat er berettiget til den pågældende sats.

Det må forventes, at forenklinger af denne karakter vil være en fordel for nogle projektaktører, mens det vil være en ulempe for andre projektaktører.



Risiko

Værdi

© Deloitte 2019 27


#3: Afskaffelse af faktiske timeudgifter ved indførelse af obligatorisk brug af standardsatser for både medarbejdere og deltagere (II)

#3: Afskaffelse af faktiske timeudgifter ved indførelse af obligatorisk brug af standardsatser for både medarbejdere og deltagere

Formål Tiltaget har til formål at reducere den i dag store administrationsbyrde hos projektaktørerne i forhold til indsamling af dokumentation og reducere kompleksiteten i opgørelsen af projektrelevant løn, herunder de mange fortolkninger.

Beskrivelse Tiltaget indebærer, at den nuværende lønberegningsmetode afskaffes til fordel for udelukkende at anvende standardsatser, hvormed der ikke skal foreligge underliggende dokumentation i form af lønsedler. Medarbejdere og deltagere vil således ved projektstart blive tildelt en standardsats, som følger dem hele i projektperioden. Det er Deloittes oplevelse fra revisionsprocessen, at den nuværende metode øger risikoen for fejl, da der skal tages stilling til lønsedler fra mange forskellige systemer og med indhold, der kan afvige fra normalen.

Fordele og Fordele ulemper • Al administration til beregning af timesatser forsvinder.

Ulemper • Kan være svært at rumme alle (særligt høje) lønniveauer i standardsatser, hvis antallet af satser begrænses. • Fortsat administrativ procedure at placere/godkende personer til det pågældende satsniveau.

Risici Den væsentligste risiko vurderes at være risikoen for, at en medarbejder eller deltager placeres på en forkert standardsats og udbetalingen af den givne sats dermed er uberettiget. Risikoen vurderes dog at kunne mitigeres i forbindelse med projektopstarten, herunder med dokumentation for indplacering af medarbejdere.

Oplevet Tiltaget vil alt andet lige have en meget høj værdi for projektaktørerne, som vil opleve en væsentlig reduktion af ressourceforbrug til værdi administration af timeregnskaber. Der er dog nogle opmærksomhedspunkter, som kan gøre modellen mindre attraktiv. Det gælder

først og fremmest, hvis satserne bliver for lave til, at det kan svare sig at have specialiserede medarbejdere og medarbejdere, hvis faktiske løn er højere end højeste sats. For at der er tale om en reel forenkling forudsætter det, at indførsel af brug af standardsatser kan godkendes uden, at der er krav om dokumentation for faktiske løn/ansættelseskontrakter, og at dette ikke skal forevises på forespørgsel som reglen er beskrevet for Sverige.

Implemen- Som led i implementeringen kræves, at ERST definerer en række differentierede standardsatser baseret på tilgængelige terbarhed lønstatistikker fra projekterne og i markedet generelt. Dette kræver en undersøgelse af lønniveauer og en godkendelse fra EU

Kommissionen. Undersøgelsen bør også indeholde overvejelser om årlig og evt. regional regulering af satserne. En forudsætning for implementeringen af tiltaget er endvidere, at det for projekttypen er relevant. ERST bør således overveje, om en obligatorisk brug af standardsatser skal gælde alle projekttyper, eller der er behov for at gøre modellen valgfri for specifikke typer af projekter, hvis risikoen for, at der fx ikke ansøges om midler pga. at projekterne ikke kan få økonomien til at hænge sammen ved standardsatser, vurderes for stor.

© Deloitte 2019 28


rapporteringsfase

#4: Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for forhåndsværdiansættelse af aktiviteter og resultater (I)


Tiltag om afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for forhåndsværdiansættelse af aktiviteter og resultater er forholdsvist komplekst og vurderes ikke på den korte bane, at kunne implementeres, da der dels er behov for en revidering af reguleringen på området, og dels er behov for en konceptualisering af tiltaget.

Timeregnskaber og lønberegning er i dag en stor kilde til fejl og en tung administrativ byrde i projekterne. Det er derfor hensigtsmæssigt at arbejde med alternativer til denne type af projektdokumentation. Tiltag om afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for forhåndsværdiansættelse af aktiviteter og resultater, vurderes at være et validt alternativ til den traditionelle dokumentation og nedbringe ressourceforbruget til rapportering i projekterne betragteligt, men vurderes overordnet ikke at kunne anvendes på tilstrækkeligt mange projekter til at effekten af tiltaget vil være mærkbar.

Tiltaget vurderes på mindre afgrænsede projekter at have et stort forenklingspotentiale, da der i sådanne projekter bruges uforholdsmæssigt meget tid på dokumentation af timer og lønberegning ift., hvad projektet omfatter. EU Kommissionen arbejder på at fremme brugen af resultatbaseret udbetaling, hvorfor ERST med fordel kan afvente udspil for næste programperiode og indtænke tiltaget som led heri. Det anbefales også, at ERST holder sig opdateret på erfaringerne med resultatbaseret udbetaling fra planlagte pilotprojekter i Holland, og ligeledes gennemfører en række pilotprojekter med aktivitets-/resultatbaseret udbetaling forud for beslutning om, hvorvidt det skal endeligt implementeres i den danske projektadministration.







Revidering af reguleringen X


Ændringer af it-understøttelsen X


Risiko

Værdi

© Deloitte 2019 29


#4: Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for forhåndsværdiansættelse af aktiviteter og resultater (II)

#4: Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for forhåndsværdiansættelse af aktiviteter og resultater

Formål Formålet med tiltaget er at lette den løbende dokumentation af lønudgifter og timer, og dermed reducere den i dag tunge administrative byrde for aktørerne ift. at foretage lønberegninger og indsamle timeregnskaber.

Beskrivelse Tiltaget indebærer, at projektaktiviteter værdiansættes på ansøgningstidspunktet ud fra et grundigt budget, og at afregning sker til den aftalte pris pr. gennemført projektaktivitet eller resultat. Derved afskaffes behovet for timeregnskaber og lønberegning. Et eksempel på denne metode kunne være udarbejdelsen af en vækstplan, som værdiansættes til X kroner, og som udbetales, når vækstplanen fremvises. At timeregnskaber i dag er et tungt område for aktørerne at administrere, understøttes af Deloittes statistik over forbehold og kommentarer for afrapporteringer i perioden 1. juli 2017 til og med 30. juni 2018. Derudover opleves, at mange projekter kontakter Deloitte via hotline-service med specifikke spørgsmål til timeregnskaber, samt et område, som ofte drøftes på projektbesøg hos tilsagnsmodtager.

Fordele og ulemper

Fordele • Øget fokus på resultatskabelsen (output) i projekterne, hvilket skærper fokus på, hvad projektet handler om. • Reduceret ressourceforbrug til administration i projekterne.

Ulemper • Kan være svært at værdiansætte aktiviteter og resultater samt definere dokumentation for resultater. • Eventuelle tab ifm. højere udgifter end estimeret eller svigtende output pålægges som udgangspunkt projektaktørerne, og kan

skabe et manglende incitament til at afprøve nye innovative løsninger. • Behov for stillingtagen til værdiansættelse af delvist gennemførte projekter, hvor alle aktiviteter/mål ikke er gennemført. • Likviditeten i projekterne presses af, at udbetaling afventer resultater.

Risici Der vurderes at være en række risici knyttet til en eventuel implementering af tiltaget. Det gælder først og fremmest, at dokumentationskrav rykker fra timer til aktiviteter, som kan være sværere at vurdere substansen af, og dermed om aktiviteten er gennemført på en sådan måde, at den berettiger til udbetaling. For det andet bliver det sværere at holde løbende styr på forbruget i programmet, da udbetaling i de resultatorienterede projekter, først vil blive foretaget til slut i projektet. Dette skaber endvidere potentielle likviditetsudfordringer i projekterne. For det tredje skaber det en øget grad af ufleksibilitet i projekterne, da muligheden for at rescope fx indholdet af aktiviteter, baseret på erfaringer, reduceres, som følge af, at de på forhånd er værdiansat.

Oplevet værdi

Tiltaget vurderes ikke på alle typer af projekter at blive oplevet som en forenkling, da de afledte konsekvenser vurderes højere end den administrative byrde med timeregnskaber og lønberegning. Tiltaget vurderes dog at kunne have en positiv effekt på reduktionen af administration i mindre og korte projekter, fx analyseprojekter eller udarbejdelse af vækstplaner.

© Deloitte 2019

Implementerbarhed

30

Muligheden for at implementere tiltaget afhænger først og fremmest af, at der defineres en fast beregningsmetode til værdiansættelse af aktiviteter og resultater samt kriterier for tilstrækkelig gennemførelse og opfyldelse af aktiviteter og resultater, så udbetaling kan foretages. ERST vil derover skulle overveje på hvilken type af projekter tiltaget vil have den ønskelige effekt og særligt, om der er typer af projekter, hvor tiltaget ikke vil kunne implementeres. Endeligt afhænger implementeringen også af, at konceptet for tiltaget nedbrydes og formaliseres i reguleringen af strukturfondsområdet, herunder evt. cleares med EU Kommissionen.


rapporteringsfase

#5: Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for udbud (I)


Forenklingsudvalget har anbefalet ERST at gøre brug af muligheden for gennemførelse af projektudbud af en sådan størrelse, at det vil tiltrække flere private aktører og fremme innovative løsninger fra private virksomheder, som kan have svært ved at orientere sig om mulighederne for EU støtte.

Implementeringen af udbud er et tiltag, som er markant anderledes end de øvrige forenklingstiltag, udvalgt til analyse i denne rapport, idet der ikke åbenlyst er tale om en klassisk forenkling af administrationen, men en helt anden måde at bedrive projekter på vha. i højere grad et push af strukturfondsprojekter frem for pull modellen, som gælder i dag.

ERST har oplyst Deloitte, at der overvejes tre modeller for implementering af udbud, som vil blive fremlagt den nyetablerede Erhvervsfremmebestyrelse. De tre modeller dækker over følgende:

• ERST gennemfører traditionelle udbud • En samarbejdsoperatør laver udbud med økonomisk støtte fra ERST, fx Erhvervshusene • Gennemførelse af ansøgningsrunder.

Den overordnede vurdering af tiltaget er, at udbudsmodellen stiller store krav til ERST. Det gælder både ift. at organisationen internt skal geares til at håndtere udbud, herunder råde over de rette kompetencer, fx udbudsjurister, analytikere til afdækning af behov og tendenser og projektledere til opfølgning på projekterne, samt at der skal afsættes ikke ubetydelige ressourcer til beskrivelse af projekter og gennemførelse af udbud. En nødvendig betingelse for implementeringen er også en afklaring af finansiering af udbudte projekter. Det må forventes, at interessen for udbud i markedet afhænger af finansieringen til projekterne, og da EU tilskud kun må anvendes til at dække op til 50 pct. af omkostningerne, er der behov for at afklare, hvor den resterende finansiering skal komme fra.

Fortsættes på næste side.










Risiko

Værdi

© Deloitte 2019 31


#5: Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for udbud (II)

Sounding Boardet vurderede som udgangspunkt ikke at udbudsmodellen er et attraktivt alternativ til den nuværende model, for de eksisterende aktører. Modellen vurderes således ikke at lette administrationen i projekterne generelt, men blot flytte byrden fra bl.a. timedokumentation til tilbudsprocessen og løbende rapportering på fremdrift og resultater. Samtidigt blev udbud vurderet at være særligt attraktive for større aktører, som kan håndtere tilbudsprocesser, og er bekendt med udbudslovgivningen. Det er dog også vurderingen, at tiltaget har potentiale til at udvide målgruppen af projektaktører og skabe mere konkurrence blandt aktørerne til gavn for fx projektøkonomi og innovation. Det understreges, at behovet for en tæt opfølgning fra ERST’s side vil være særlig stor, hvis mange nye aktører melder sig på banen, som ikke tidligere har erfaring med EU projekter.

Der er meget begrænsede erfaringer med udbudsmodellen i hhv. Sverige og Holland. Således har begge landes forvaltningsmyndighed forsøgt sig med udbud, men er igen gået væk fra modellen. I Sverige var oplevelsen, at ressourcetrækket internt i forvaltningsmyndigheden var for stort og de nødvendige kompetencer ikke var tilstede. I Holland var erfaringen mere positiv – særligt på de projekter, hvor den forudgående markedsanalyse var grundig. Holland oplevede dog at få kritik for at anvende både udbud og ansøgningsrunder, da ventetiden på at søge i en ansøgningsrunde, hvis man havde fået afslag i en udbudsrunde, kunne betyde, at projekterne ikke længere var relevante, og at de havde svært ved at holde på kompetencer til projekterne.

Deloitte anbefaler, at såfremt Erhvervsfremmebestyrelsen overvejer anvendelse af udbud som et muligt instrument, at der forinden denne beslutning, udføres en grundig analyse af muligheden for implementering af udbud, herunder modeller for implementeringsløsninger, afledte krav til organisationen og økonomiske konsekvenser.


Fortsættes på næste side.

© Deloitte 2019 32


#5: Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for udbud (III)

Formål

#5: Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for udbud

Formålet med tiltaget er at lette den løbende dokumentation af lønudgifter og timer og dermed reducere den i dag tunge administrative byrde for aktørerne på dette område. Derudover pegede Forenklingsudvalget på, at en øget brug af udbud vil kunne tiltrække flere private aktører og innovative løsninger til strukturfondsområdet.

Beskrivelse Tiltaget indebærer, at der i højere grad gøres brug af udbud, hvor ERST på forhånd fx definerer værdien af hele projektet eller projektaktiviteter. Tiltaget er en markant anderledes måde at forvalte strukturfondene på, idet projekterne i høj grad vil blive initieret af ERST, og aktørerne i stedet vil skulle formulere tilbud på udbudte projekter.

Fordele og ulemper

Fordele • Potentiel tiltrækning af nye aktører og dermed større konkurrence blandt aktører. • Administration til beregning af timesatser og dokumentation af timeregnskaber forsvinder (på nær hvis krav om

medfinansiering).

Ulemper • ERST skal have stort kendskab til udfordringer og tendenser i markedet. • Øget behov for kontrol og opfçlgning på fremdrift i projekter fra ERST’s side. • Gør det svært at skabe kontinuitet hos gode aktører. • Stort arbejde at gennemføre udbud, særligt lang indledende proces hos udbudsstiller. • Kræver alt andet lige fuld finansiering. • Udbud får ofte for stort fokus på pris frem for kvalitet.

Risici Der vurderes at være store risici forbundet med at reservere dele af strukturfondsmidlerne til gennemførelse af udbud. Først og fremmest vurderes den administrative lettelse i projekterne ikke at kunne opvejes af det arbejde, som kræves af ERST ift. at forberede og gennemføre udbud samt efterfølgende følge op på fremdriften. For det andet forventes udbud i højere grad at tiltrække store aktører, som har kapacitet til at gennemføre tilbudsprocesser, og omvendt udelukke mindre aktører. For det tredje kan der kun anvendes EU midler til finansieringen af 50 pct. af projekterne, hvorfor de resterende midler vil skulle findes andetsteds. For det fjerde er der en risiko for, at midlerne ikke anvendes, hvor udfordringerne er størst, da det vil være op til ERST at identificere områder, hvori der skal investeres.

Oplevet værdi

De eksisterende aktører forventes ikke at opleve værdien af gennemførelsen af udbud som værende positiv. Dette skyldes bl.a., at de vil opleve en større konkurrence om midlerne, og at incitamentet til at opdyrke innovative løsninger på problemstillinger reduceres. Erfaringerne fra hhv. Holland og Sverige er desuden begrænsede.

terbarhed Implemen

organiseringen samt ressourceallokering og kompetenceprofiler til området i ERST. Det skal dernæst overvejes, hvorledes ERST vil kortlægge efterspørgslen efter projekter og udfordringer, som der skal udbydes løsninger på, samt hvor stor en del af programbudgettet, der skal afsættes til udbud og ikke mindst en afklaring af den resterende projektfinansiering.

Forud for implementering er der behov for at definere modellen for gennemførelse af udbud, herunder skitsere udbudsprocessen,

© Deloitte 2019 33


#6: Minimering af krav til timeregnskaber (I)


Tiltaget om minimering af krav til timeregnskaber skal ses som et mindre vidtgående alternativ eller supplement til #3 vedr. indførelse af obligatorisk brug af standardsatser. Således vurderes det realistisk på den korte bane at minimere kravene til timeregnskaberne, så administrative byrder i form af bl.a. aktivitetsbeskrivelser og godkendelser fra overordnede kan lettes. Dette vil samtidigt bidrage til en lettere kontrolproces, og det vil øge ligebehandlingen af aktører, som i dag oplever, at de grundigt dokumenterede regnskaber omfattes af en mere detaljeret kontrol. Endvidere vurderes værdien af eksplicitte godkendelser af timeregnskaberne at være lav. Risikoen for snyd med timeantal eller uopdagede fejl vurderes ikke at stå mål med muligheden for at reducere ressourceforbruget til dokumentation i projekterne, idet et kunstigt højt timeforbrug vil påvirke det samlede budget og dermed fordelingen af de tilrådighedsstillede midler blandt partnerne.

Vurderingen af tiltaget bygger endvidere på, at det i Sverige er tilstrækkeligt at dokumentere aktiviteter langt mindre omfangsrigt, og at denne model godkendes af EU Kommissionen. Således skal der kun dokumenteres én aktivitet pr. dag og medarbejdere med mere administrative roller, fx projektledere, behçver ikke at dokumentere aktiviteter udover ”projektledelse”. Projektlederne skal i Sverige forud definere en række projektaktiviteter, og det er alene herpå tid kan registreres.

Deloitte anbefaler, at ERST på den korte bane implementerer en reduktion af kravene til timeregnskaberne og desuden overvejer, hvordan tiltaget på den længere bane kan understøtte dokumentationen af værdien af timer ved indførelse af standardsatser, så effekten af tiltag #3 og #6 tilsammen opleves som en mærkbar lettelse af administrationen og også sagsbehandlingstiden til gennemførelse af kontrolprocessen.









Procestilpasninger



Risiko

Værdi

© Deloitte 2019 34


#6: Minimering af krav til timeregnskaber (II) #6: Minimering af krav til timeregnskaber

Formål Formålet med tiltaget er at lette administrationsbyrderne hos projektaktørerne ifm. udfyldelsen af timeregnskaber, som i dag er genstand for en høj fejlprocent og driver et højt ressourceforbrug i projekterne.

Beskrivelse Tiltaget indebærer, at de nuværende krav til timeregnskaber reduceres, herunder fx detaljeringsgraden af projektrelevante aktiviteter samt at det ikke kræves, at timeregnskaberne underskrives af en overordnet.

Begrundelsen for tiltaget skal bl.a. findes i, at det er Deloittes opfattelse, at fx godkendelse af timeregnskaber lang tid efter, at timerne er udført, ikke har en konsekvens for projekterne, hvilket også bemærkes i udbetalingsbrevet. Svage forretningsgange har således ikke en konsekvens for støtteberettigelsen, selvom det både påpeges af revisor og ERST. Endvidere er der i den eksisterende praksis risiko for forskelsbehandling, idet projekter, som er omhyggelige med at sikre en detaljeret aktivitetsbeskrivelse i timeregnskaberne, kan få underkendt timer, mens projekter, som fører aktivitetsbeskrivelser på overordnet plan uden detaljer, ikke får underkendt timer, men får alene en anmærkning om, at detaljeringsgraden bør forbedres for fremtidige registreringer. Endeligt er det et område, som driver mange fejl i rapporteringerne, og noget, som projektaktørerne har mange spørgsmål til.

Fordele og Fordele ulemper • Fejlrate reduceres.

• Ligebehandling i kontrollen. • Reduceret ressourceforbrug til udfyldelse af timeregnskaber. • En simplificering af kontrollen af timeregnskaber hos revisor og ERST.

Ulemper • Højere risiko for uopdagede fejl og dermed uberettiget udbetaling.

Risici Tiltaget øger alt andet lige risikoen for, at systematiske fejl i timeregistreringer ikke opdages, fordi de reducerede dokumentationskrav ikke muliggør en dybdegående kontrol af timeregnskaberne, ligesom snyd med antallet af timer bliver lettere, hvis omfanget af godkendelser og aktivitetsbeskrivelser reduceres.

Oplevet Det vurderes at have mærkbar effekt på ressourceforbruget til administration blandt projektaktørerne, at lempe kravene til værdi timeregnskaberne, ligesom tiltaget forventes at skabe mere lighed i kontrolprocessen, så de meget grundige projektaktører ikke

som i dag i højere grad oplever økonomiske konsekvenser af fejl. Fejl ved mindre omhyggelige detaljeringsbeskrivelser kan ikke identificeres.

Implementerbarhed

Tiltaget vurderes at kunne implementeres på den korte bane. Tiltaget kræver dog en god forhåndsdefinition af aktiviteter, i de enkelte projekter fx med antal timer planlagt pr. aktivitet, så det er tydeligt i kontrolprocessen at vurdere indholdet af de rapporterede aktiviteter.

© Deloitte 2019 35


rapporteringsfase

#7: Reduktion af deltagerdokumentation ved anvendelse af eksisterende dokumentation fx fremmødeprotokol, sagsnotater mv. (I)


Tiltag til udbredelse af kendskabet til muligheden for, at nogle projektaktører/ ved nogle projekter kan anvende eksisterende registreringer om deltagernes fremmøde som alternativ til anvendelsen af individuelle deltager-registreringsskabeloner, der underskrives hver måned, vurderes muligt. Tiltaget kræver som udgangspunkt ingen større tilpasninger af hverken reguleringen, processerne eller it-understøttelsen. Tiltaget kræver identifikation af, hvilke projekter der kan have gavn af muligheden, ERST’s godkendelse af, at projektaktørens alternative eksisterende registreringssystem indeholder de nødvendige oplysninger, samt at der udarbejdes en erklæring om systemet, og at indholdet og omfanget af erklæringens indhold defineres af Erhvervsstyrelsen. Både aktører og projektdeltagere forventes at opleve en positiv effekt af tiltaget, som vil nedbringe administrationsomkostninger til indhentelse af dokumentation hos en målgruppe.

Tiltaget indebærer også mulighed for, at informationer til start- og slutskemaer indsamles fra kommuner og jobcentre via deres sagsnotater om deltagerne. Hvis dette kan implementeres samtidig med, at skemaerne ikke fordres underskrevet af deltagerne, men alene bekræftes af kommuner/ jobcentre, forventes det, at administrationen med indsamlingen af informationen vil lettes.

Implementeringen af tiltaget afhænger dog af, at det skal vurderes, om GDPR-reguleringen sætter begrænsninger for implementeringen af tiltagene.

Det understreges også, at mens tiltagene letter administrationen i projekterne, pålægges aktørerne samtidig en større koordinering med kommuner og jobcentre, ift. at få udleveret dokumentation. Det kan også blive sværere for både ERST og revisor at vurdere dokumentationen, som i så fald vil antage flere former.








Procestilpasninger



Risiko

Værdi

© Deloitte 2019 36


#7: Reduktion af deltagerdokumentation ved anvendelse af eksisterende dokumentation fx fremmødeprotokol, sagsnotater mv. (II)

#7: Reduktion af deltagerdokumentation ved anvendelse af eksisterende dokumentation fx fremmødeprotokol, sagsnotater mv.

Formål Tiltaget har til formål at lette administration brugt på at indhente og kvalitetssikre deltagerdokumentation, herunder lempe de nuværende krav til deltagerdokumentation, der kan være en udfordring for deltagere i projekter, der hører under Socialfondsprogrammets prioritetsakser 3 og 4.

Beskrivelse Tiltaget indebærer, at der udbredes kendskab til støtteberettigelsesreglernes mulighed for at anvende elektroniske mødeprotokoller, som grundlag for opgørelse af deltagerunderhold/løn. Reglen indebærer, at Erhvervsstyrelsen kan tillade, at elektroniske mødeprotokoller anvendes, forudsat at mødeprotokollerne indeholder en række oplysninger, og der skal foreligge en revisorerklæring om systemet. Metoden betyder, at deltagerne ikke skal underskrive mødeprotokollen, men at den alene underskrives af projektleder/underviser. Metoden kan eventuelt være relevant for uddannelsesinstitutioner. Endvidere skal oplysninger, der skal registreres i startskema og slutskema, kunne registreres på grundlag af informationer, der er tilgængelig via jobcentre eller kommuner, uden at deltagerne skal underskrive de udfyldte start- og slutskemaer. De registrerede oplysninger skal alternativt kunne bekræftes af tilknyttede kommuner/ jobcentre.

Fordele og Fordele

ulemper • Anvendelse af oplysninger, som i forvejen er tilgængelige for projektet, eller som i forvejen skal indsamles/opbevares til andet formål. • Krav om deltagernes bekræftelse af fremmøde og oplysninger i start- og slutskema lempes.

Ulemper • Øget koordination mellem projektaktører og sagsbehandlere i kommuner og jobcentre. • Usikkert om eksisterende dokumentation er tilstrækkeligt detaljeret. • Krav om systemrevision af tidsregistreringssystem og erklæring om systemet uden væsentlige anmærkninger. Indhold og minimumskrav til

denne er ikke defineret. • Indtastningsgrundlaget vil variere for det administrative personale, hvorved der kan opstå utilsigtede fejlregistreringer.

Risici Der er flere risici forbundet med tiltaget, som dog vurderes at kunne mitigeres. Således er der en risiko for, at indholdet af dokumentationen må forventes at variere mellem kommuner/jobcentre, hvorfor dokumentationen også kan blive vanskeligere at vurdere for projektadministrationen og de kontrollerende led. Der kan derudover være nogle uhensigtsmæssige afhængigheder mellem tidsfrister for projektrapportering og frist for dokumentation i kommuner/jobcentre, som kan udfordre projekternes mulighed for at rapportere planmæssigt. Endeligt vurderes GDPR også at udgøre en risiko, herunder muligheden for at dele følsomme personoplysninger mellem myndigheder og projektaktører.

Oplevet værdi Tiltaget forventes, at blive taget godt imod af projektaktørerne, som i dag oplever en administrativ byrde ved indsamling af deltagernes underskrifter på tidsregistreringer samt indsamling af start- og slut skemaer. Tiltaget forventes ligeledes at blive imødekommet positivt af deltagerne, da de ikke bliver involveret i denne del af de administrative processer.

Implemen- Implementeringen vil forudsætte initiativer til udbredelsen af kendskabet til muligheden for anvendelsen af elektroniske mødeprotokoller, fx

terbarhed som en del af opstartsmødet. Endvidere bør omfanget og indholdet defineres af en revisorerklæring om mødeprotokollerne. I forhold til start- og slutskemaer afhænger implementerbarheden bl.a., at ERST tager stilling til, om informationer på start- og slutskema kan accepteres uden deltagernes underskrifter, hvis informationerne alternativt kan indhentes fra sagsnotater eller lignende fra kommuner og jobcentre.

37


rapporteringsfase

#8: Afskaffelse af deltagerdokumentation til fordel for øget kontant medfinansiering (I)


Tiltaget om afskaffelse af deltagerdokumentation til fordel for kontant medfinansiering er en mere vidtgående løsning end det foregående tiltag (#7) og vurderes hensigtsmæssigt fra et administrativt synspunkt, da det har potentiale til at lette administrationen i forhold til indsamling af deltagerdokumentation og timeregnskaber i projekterne betragteligt. Ligeledes vil det lette omfanget af registreringer og dermed omfanget af kontrol i ERST og af revisionen.

Det er allerede en mulighed i det nuværende administrative set-up af strukturfondene at supplere deltagerdokumentationen med kontant medfinansiering, men brugen af muligheden er meget begrænset, da dette afhænger af projekternes adgang til finansieringskilder. En udbredelse af brugen af kontant medfinansiering vil kunne understøttes af, at ERST gør det obligatorisk at anvende kontant finansiering frem for timer til fx en delmængde af egenfinansieringen. ERST kan imidlertid ikke påvirke mulighederne for at fremskaffe finansieringen, som afhænger af, om der stilles nationale finansieringskilder til rådighed. Dette forhold kan ERST ikke påvirke.

Uhensigtsmæssighederne, i form af sværere vilkår for aktørernes adgang til strukturfondsmidlerne, herunder særligt nye aktører og risikoen for, at midler ikke nås udmøntet indenfor programperioden, ved at gøre kontant medfinansiering obligatorisk, vurderes dog ikke opvejet af de administrative lettelser. En obligatorisk brug af kontant finansiering vil endvidere kræve revidering af reguleringsbestemmelserne.

Deloitte anbefaler således ikke, at ERST indfører obligatorisk brug af kontant medfinansiering. En generel og indledningsvis vejledning til projekterne om at afsøge muligheder for kontant medfinansiering med henblik på at lette deres efterfølgende administration, anbefales dog som led i fx informationsmøder forud for ansøgning, vejledning på hjemmesiden mv.


SAMLET VURDERING AF TILTAG*




AFLEDTE KONSEKVENSER AF TILTAG*


Procestilpasninger



Risiko

Værdi

*Da tiltaget allerede er en mulighed, er implementer-barheden ikke vurderet.

© Deloitte 2019 38


#8: Afskaffelse af deltagerdokumentation til fordel for øget kontant medfinansiering (II)

#8: Afskaffelse af deltagerdokumentation til fordel for øget kontant medfinansiering

Formål Tiltaget har til formål at afskaffe administration brugt på at indhente og kvalitetssikre deltagerdokumentation.

Beskrivelse Afskaffelse af deltagerdokumentation til fordel for kontant medfinansiering indebærer, at projekterne i højere grad fremskaffer finansiering fra andre kilder, fx kommuner, hvorved deltagerdokumentation ikke længere vil være aktuelt, da den kontante medfinansiering vil træde i stedet for finansiering baseret på deltagertimer. En udbredelse af kontant medfinansiering var en af anbefalingerne fra forenklingsudvalget.

Fordele og ulemper

Fordele • Afskaffelse af behov for deltagerdokumentation og -timeregnskaber. • En lettelse af administrationen i projekterne og reduktion af omfanget af kontrolindsatsen i ERST og ved revisionen.

Ulemper • Tidskrævende for aktørerne at finde og søge finansiering fra flere kilder. • ERST har ingen indflydelse på antallet eller omfanget af finansieringskilder og har derfor ikke mulighed for reelt at fremme

brugen af kontant medfinansiering.

Risici De primære risici forbundet med tiltaget er, at der kan opstå manglende fremdrift i projekterne grundet den begrænsede mulighed for at finde finansiering.

Oplevet Som udgangspunkt vurderes tiltaget hensigtsmæssigt, da det har et stort potentiale for at lette administrationen i både værdi projekterne, men også hos ERST og revisionen, som skal kontrollere dokumentationen. Udbredelsen af tiltaget vurderes dog i

praksis svært, da det omvendt ligger et større pres på projekterne ift. at fremskaffe finansiering. En øget brug af kontant medfinansiering har også i Holland og Sverige vist sig svært at implementere, hvor udbredelsen fortsat er begrænset.

Implemen- Da det allerede i dag er muligt at gøre brug af kontant medfinansiering, er der ingen barrierer for udbredelsen af tiltaget ift. terbarhed implementerbarheden. Det vurderes dog svært for ERST at fremme udbredelsen af kontant medfinansiering. Hvis der således

stilles krav om kontant medfinansiering i projekterne, kan det reducere tilgangen af ansøgninger til strukturfondsmidlerne, med den risiko, at midlerne ikke når at blive udmøntet i programperioden.

© Deloitte 2019 39


rapporteringsfase

#9: Løbende rapportering kombineret med én årlig revisorerklæring afgivet på tilfældig udvalgt rapportering (I)


Tiltaget vurderes at have potentiale til at afhjælpe udfordringer på særligt to centrale parametre; likviditetsudfordringer i projekterne og lang sagsbehandlingstid til kontrol hos ERST og revisor. Risici, herunder risiko for flere uopdagede fejl i rapporteringerne, vurderes at være håndterbare om end implementeringen afhænger af processen for rapportering gentænkes, der opsættes mindre kontroltiltag på rapporteringer, der ikke er underlagt revision, og der laves aftaler med de enkelte (fremtidige) projekter om rapporteringshyppighed, så ERST kan planlægge ressourceforbrug for håndtering af rapporteringerne. Tiltaget vurderes på den baggrund forholdsvis let at kunne implementeres.

For at reducere risici ved tiltaget ved implementering i det nuværende rapporteringsset-up, vurderes tiltaget særligt interessent i kombination med tiltag #3 vedr. standardsatser og/eller #10 om en afskaffelse af ekstern revision, herunder introduktionen af en smartere kontrol. Ved at udbrede brugen af standardsatser reduceres kompleksiteten i rapporteringen. Dette reducerer potentialet for fejl i rapporteringerne og som følge heraf, behovet for flere årlige revisioner. En anden mulighed er at kombinere tiltaget med tiltag om en smartere revisionsproces. Smarte kontroller vil i denne sammenhæng bidrage til at reducere risiko for uopdagede fejl i rapporteringer, som ikke underlægges revision uden at pålægge ERST en væsentlig større kontrolopgave.

Opsamlende konkluderes således, at mens tiltaget vurderes at kunne stå alene, vurderes effekten og implementerbarheden større, hvis tiltaget kombineres med et eller flere af de øvrige tiltag.











Risiko

Værdi

© Deloitte 2019 40


#9: Løbende rapportering kombineret med én årlig revisorerklæring afgivet på tilfældig udvalgt rapportering (II)

#9: Løbende rapportering kombineret med én årlig revisorerklæring afgivet på tilfældig udvalgt rapportering

Formål Formålet med tiltaget er dels at lette rapporteringsprocessen ved at reducere omfanget af hver enkelt rapportering, og dels at styrke likviditeten i projekter.

Beskrivelse Tiltaget indebærer, at projekterne får mulighed for at rapportere løbende, forskudt af hinanden og uden revision hver gang. Den hyppigere rapportering foreslås suppleret med, at der kun afgives én årlig erklæring i modsætning til nuværende, hvor der erklæres pr. rapportering, og at revisorerklæringen desuden afgives på en tilfældig udvalgt rapportering i løbet af året, men dækkende perioden siden seneste reviderede rapportering. Udbetalingen, som er sket i den mellemliggende periode, er således acontobetaling, og der kan ske ændringer, hvis der under revisionen konstateres forhold, der ikke kan indgå i støtteberegningen. Det bemærkes, at der skal foretages udbetaling minimum én gang om året, hvorfor antallet af rapporteringer tilsvarende er minimum én.

Fordele og Fordele ulemper • Kontrolprocessen kan effektiviseres, da spidsbelastningsperioder reduceres hos både ERST og revisor.

• Sagsbehandlingstiden til kontrol reduceres og udbetaling kan foretages hurtigere. • Rapporteringer kan tilpasses det enkelte projekts behov.

Ulemper • Kontinuerligt behov for ressourcer til kontrol i hhv. ERST og revisor. • Konsekvenser af fejl i rapporteringerne bliver potentielt større, hvis der kun er mulighed for at opdage dem én gang om året.

Risici De væsentligste risici ved tiltaget vurderes at være risikoen for at fejl i rapporteringerne potentielt opdages sent som følge af at der ikke hver gang foretages revision, samt at den generelle risiko for fejl i projekterne stiger som konsekvens af, at omfanget af gennemførte stikprøver pr. projekt reduceres. Desuden vurderes, at én årlig revisorerklæring vil være tilstrækkelig set bl.a. i lyset af, at dette for selskaber i øvrigt er praksis og særligt, hvis anvendelsen af standardsatser udbredes, hvilket simplificerer rapporteringerne betydeligt.

Oplevet værdi Forslaget vurderes at have stor værdi for aktørerne. Dette skyldes dels muligheden for at få flere og hurtigere udbetalinger og dermed styrke projektlikviditeten, dels at den administrative byrde for aktørerne ved revision reduceres. Ligeledes er det positivt, at projekterne får mulighed for selv at vurdere deres behov for udbetalinger og som konsekvens heraf tilpasse rapporteringshyppigheden. Til inspiration har de i Sverige gode erfaringer med kvartalsvise rapporteringer, som ligger forskudt mellem projekterne for at reducere presset på forvaltningsmyndigheden.

© Deloitte 2019

Implementerbarhed

41

Implementeringen af tiltaget afhænger af, at processen for rapporteringer gentænkes og organiseringen i ERST tilpasses til at kunne håndtere et løbende flow af rapporteringer. Der skal desuden udarbejdes et koncept for udvælgelse af rapporteringer til revision, fx vha. it-tilpasninger, så alle projekter underlægges revision hvert år, og der kan samtidigt være behov for at introducere andre former for mere simple kontroller på de rapporteringer, som ikke underlægges revision, fx tilfældige nedslag i timeregnskaber for én projektaktør. Implementeringen vil desuden forudsætte, at bilagslisten er kontinuerlig, ligesom de underliggende medarbejder- og deltagerfiler skal dække hele perioden indtil denne er revideret.


#10: Afskaffelse af ekstern revision (I) Ansøgnings- og opstartsfase KontrolfaseDokumentations- og

rapporteringsfase


En afskaffelse af den eksterne revision vurderes at være mulig set i lyset af, at det ikke er et forordningskrav, at der skal udarbejdes revisionserklæringer. Den eksterne revision kan imidlertid ikke afskaffes uden først at have et alternativ til gennemførelsen af kontrollen, fx en hjemtagning af opgaven til ERST eller ERST’s anvendelse af revisorbemanding til varetagelse af kontroller under ERST’s instruks og ledelse.

Der er vide muligheder for at automatisere regelbaserede kontroller vha. fx sagsbehandlingsrobotter eller mere avanceret teknologi, som kan identificere fejlmønstre. Disse teknologiske muligheder kan med fordel være afsættet for at gentænke den nuværende kontrolproces med henblik på en smartere og mere ressourceeffektiv gennemførelse af kontrollen af projekternes rapporteringer. Teknologien forudsætter dog, at der kan stilles ensartet data til rådighed. Det vurderes ikke, at datakvaliteten endnu er til stede for, at dette i fuldt omfang er en mulighed, da det også forudsætter, at datakvaliteten, der er til rådighed fra projektaktørerne, er rimelig ensartet. Deloitte anbefaler derfor, at ERST igangsætter en analyse af mulighederne for en smartere kontrolproces, som kan danne udgangspunkt for implementering af en moderne kontrol, som ikke stiller store administrative eller ressourcemæssige krav til ERST. Løsningen vil kræve teknologisk udvikling og vil sandsynligvis ikke, kunne nås i indeværende programperiode.

Indtil automatiserede regelbaserede kontroller kan implementeres, vil et alternativ til den eksisterende revision være, at revisor, for at imødegå projektaktørernes oplevelse af dobbeltkontrol, i stedet assisterer ERST med de kontroller, som ERST finder nødvendige. Nødvendige kontroller kan fx identificeres på grundlag af en risikovurdering i forhold til projektets størrelse, i forhold til aktørerne, erfaring fra tidligere kontroller, overordnet dataanalyse osv. Et skifte fra revision til en mere risikorettet koordineret kontrol må ikke være en forringelse af den sikkerhed som det samlede kontrolniveau bidrager til i dag, men skal være en fokusering af kontrollerne tilrettelagt med udgangspunkt i risikobetragtninger.

På kort sigt vurderes den i dag oplevede byrde for aktørerne i form af dobbeltkontrol i nogen grad at kunne reduceres ved en bedre koordination mellem ERST og revisionen. Som eksempel kan tidligere rekvirerede kontrakter, udbudsdokumenter, ansættelseskontrakter og lignende staminformation opbevares på et standard sted i TAS, således at materialet er tilgængelig for både ERST og revisionen ved behov for samme materiale ved en senere perioderevision.











Risiko

Værdi

© Deloitte 2019 42


#10: Afskaffelse af ekstern revision (II) #10: Afskaffelse af ekstern revision

Formål Formålet med tiltaget er at gøre op med det, der i dag anses for dobbeltkontrol, herunder at Deloitte foretager revision af projektudgifterne og ERST kontrollerer fremdrift samt Deloittes resultater og eventuelt supplerer med egne lignende kontroller.

Beskrivelse Tiltaget indebærer, at den eksterne revision, hvor revisor udfører handlinger for at kunne udstede en erklæring, bortfalder. Revision er underlagt en række standarder, som skal efterleves, for at en erklæring må udarbejdes. Revision indebærer, at revisor udfører de planlagte arbejdshandlinger selvstændigt og uafhængigt af ERST, herunder vurderer hvilke oplysninger, der er nødvendige at indsamle for at træffe en konklusion om regnskabet. ERST udfordres til gengæld af EU Kommissionen, som forventer, at ERST foretager egne kontroller og foretager kontroller af det af revisor udførte arbejde. Revisors konklusion indgår således alene som en del af det grundlag, som ERST baserer den endelige konklusion på. Kontrollerne, der foretages ved revisionshandlingerne, er relevante, men som alternativ til revision med erklæringsudstedelse kunne der etableres et kontrol set-up, hvor revisor supplerer ERST’s bemanding og udfører kontrolopgaver under ledelse af ERST. Resultaterne vil som hidtil indgå i ERST’s beslutningsgrundlag, men der vil ikke blive udarbejdet erklæringer. Et alternativt kontrol set-up vil kunne formes risikorettet, fx ud fra projektets kompleksitet, tidligere erfaringer med rapporteringskvalitet fra projektaktører, dataanalyse og eventuelt projekter, som ikke underkastes stikprøvekontroller i perioder, hvor rapporterede støtteberettigede beløb er minimale.

Fordele og Fordele ulemper • Kontrolniveauet og handlingerne afstemmes målrettet i forhold til projektrisikoen og projektets størrelse

• Handlinger, der udelukkende udføres og dokumenteres af hensyn til revisionsstandarder, kan udelades

Ulemper • ERST skal aktivt indgå i beslutningen om, hvilke kontrolhandlinger revisors assistance ønskes til.

Risici De væsentligste risici ved tiltaget vurderes at være, at der skal opsættes alternative handlinger således at sikkerheden der i dag opnås med de samlede kontrol- og revisionshandlinger fortsat opnås. Det betinger, at enten skal ERST have en bemandingskapacitet til at udføre handlingerne eller bemandingskapaciteten skal udføres af medarbejdere fra revisionen under ledelse og instruks fra ERST. Endvidere er risikoen, at komplet data ikke er til rådighed samtidig for alle projekter, hvorved kvalitet af dataanalysegrundlaget for en mere målrettet risikobaseret tilgang ikke er komplet.

Oplevet værdi

Aktørerne oplever det som en administrativ byrde at være underlagt revision, når der samtidig skal foretages opfølgende kontroller af ERST, hvorfor implementeringen af tiltaget vurderes at blive taget positivt imod og samtidigt få en reel effekt ift. administrative byrdelettelser i projekterne, da kontroller og omfang i større grad kan målrettes risici.

© Deloitte 2019

Implementerbarhed

43

Der vurderes ikke at være væsentlige hindringer forbundet med tiltaget, da modellen med ekstern revision ikke er praksis i de øvrige EU lande. Implementeringen af tiltaget afhænger af, at kontrolprocessen i sin helhed gentænkes, herunder at dataanalyse i større grad muliggøres efterhånden som PRV implementeres. En gentænkning af kontrolprocessen bør også indeholde overvejelser omkring mulighed for automatisering af dele af kontrolprocessen og generelt behov for systemtilpasninger. Såfremt en større del af kontrollen fremadrettet skal foretages internt i ERST, er der også behov for udvidelse af antal årsværk samt opkvalificering af eksisterende revisionskompetencer alternativt at dele af kontrollerne foretages i samarbejde med revisionsmedarbejdere.


rapporteringsfase

#11: Udbetaling af en del af periodens EU-tilskud på tidspunkt for indsendelse af rapportering uden forudgående kontrol (I)


Tiltag om udbetaling af en del af periodens EU-tilskud på tidspunkt for indsendelse af rapportering uden forudgående kontrol, vurderes i høj grad af have en positiv effekt på de likviditetsudfordringer, som projekterne i dag oplever som konsekvens af lang sagsbehandlingstid i kontrolprocessen.

Det er dog ikke uproblematisk at implementere tiltaget, ligesom der er en række afledte behov ift. revidering af regulering, proces og it-understøttelsen. Vores anbefaling er derfor, at ERST igangsætter en analyse af mulige implementerbare løsninger på tiltaget. Analysen bør som minimum indeholde overvejelser om den risiko, der pålægges ERST ift., at der kan opstå behov for tilbagebetaling, og at virksomheder potentielt kan gå konkurs inden tilbagebetaling er foretaget.

Det er også relevant at overveje bund- og topgrænse for forudbetaling. Tiltagets effekt forsvinder således, hvis forudbetalingen er for lille til, at det har nogen positiv betydning for projektlikviditeten. Omvendt kan risikoen for ERST være for stor, hvis forudbetalingen efterlader et for snævert et rum til at foretage reguleringer på bagkant af kontrollen. Et foruddefineret spænd for størrelsen på udbetalingen kunne derfor være hensigtsmæssig.

Endeligt bør det undersøges nærmere, om satsen på forudbetalingen med fordel kan fastsættes pr. projekt, eller om der er behov for individuelle satser pr. aktør. Sidstnævnte skaber alt andet lige mere administration hos ERST, og bør derfor afvejes ift. den evt. større risiko, der er ved at fastsætte satser på projektniveau.

Ved konstatering af mangler i tidligere rapporteringer kan eventuelt overvejes en reduceret forudbetalingssats.











Risiko

Værdi

© Deloitte 2019 44


#11: Udbetaling af en del af periodens EU-tilskud på tidspunkt for indsendelse af rapportering uden forudgående kontrol (II)

#11: Udbetaling af en del af periodens EU-tilskud på tidspunkt for indsendelse af rapportering uden forudgående kontrol

Formål Formålet med tiltaget er imødekomme likviditetsudfordringer i projekterne og gøre op med behovet for, at projektaktørerne i dag ofte agerer bank overfor deltagende virksomheder i projekterne (især iværksættervirksomheder).

Beskrivelse Tiltaget indebærer, at der sker udbetaling af en del af periodens EU-tilskud baseret på indrapporterede udgifter ved indsendelse af rapportering til Erhvervsstyrelsen. Andelen af udbetalingen kan fx baseres på tidligere perioders erfaring med kvalitetssikring af det indsendte materiale. Det kan eksempelvis betyde, at et projekt får udbetalt 30 pct. af det beregnede tilskud, mens et andet projekt – med historisk færre fejl i deres rapportering – kan få forudbetalt 70 pct. af det beregnede tilskud. Deloitte oplever i dag at blive kontaktet af projektaktører under revisionsprocessen og anmodet om, at prioritere netop deres projekter, da de er presset likviditetsmæssigt.

Fordele og ulemper

Fordele • Reducerer likviditetsudfordringer i projekterne som følge af lang sagsbehandlingstid. • Reducerer behovet for at aktører udlåner penge til virksomheder. • Giver aktører et incitament til høj kvalitet i rapporteringerne, da dette eventuelt medfører højere forudbetaling ved efterfølgende

rapportering.

Ulemper • Lægger risiko for konkurs på ERST fsva. tyndt kapitaliserende selskaber. • Kræver en høj andel af udbetaling af EU-tilskuddet, før det er effektivt og har effekt på likviditeten.

Risici De primære risici ved tiltaget er, at man risikerer at udbetale midler, som projektet ikke er berettiget til baseret på den efterfølgende kontrol af dokumentationen. Jo højere en forudbetaling, der foretages, des mindre rum er der for efterfølgende regulering. Der kan opstå situationer, hvor tilbagebetaling bliver nødvendigt.

Oplevet værdi

Tiltaget forventes at blive taget godt i mod af aktørerne, som vil opleve at få reduceret deres likviditetsudfordringer. Der er ikke tale om en egentlig forenkling af projektadministrationen, men det vil afhjælpe konsekvenser af lang sagsbehandlingstid til kontrol af dokumentationen, som i dag opleves som en udfordring på særligt likviditeten hos mindre projektaktører.

Implemen- For at kunne implementere tiltaget, er der behov for en ændring af støtteberettigelsesreglerne. Forud for dette, er der behov for at terbarhed overveje, om satsen for forudbetaling er pr. projekt eller individuel for projektaktørerne.

Derudover kræver tiltaget forventeligt, at der i forbindelse med projektopstart indhentes en kreditvurdering af aktørerne, som også kan få betydning for udbetalingssatsen samt at ERST overvejer, om variationer i satsen evt. skal reduceres til variationer inden for et foruddefineret spænd. Dette med henblik på, om udbetalingssatsen er høj nok til at have en effekt på likviditeten i projekterne og ikke højere, end at der kan foretages reguleringer i udbetalingen og samtidig, så vidt muligt undgå tilbagebetalingssager. Spændet vil skulle fastsættes på baggrund af en nærmere analyse og regneeksempler. Endeligt forudsætter tiltaget, at der foretages de nødvendige it-tilretninger, så forudbetalingssats kan beregnes og delvis udbetaling foretages.

© Deloitte 2019 45

Bilag 1 Dataindsamling

Dataindsamlingselementer

Som led i rapporten er der foretaget en række aktiviteter, som har haft

til hensigt at indsamle tilstrækkeligt data til at identificere og analysere

tiltag til forenkling af strukturfondsadministrationen. Nedenfor

gennemgås disse aktiviteter samt yderligere inputelementer.

Sounding board

Deloitte har faciliteret to workshops for Sounding Boardet, som er en

kreds af strukturfondsaktører fra bl.a. væksthuse/ erhvervshuse og

interesseorganisationer. Fokus for de to workshops har været at få

aktørernes perspektiv på administrationen af strukturfondene i dag,

herunder, hvor der opleves udfordringer og hvad mulige forenklingstiltag

kunne bestå i. Aktørerne har desuden bidraget til at kvalificere

forenklingstiltag, som er analyseret i rapporten.

Nabotjek

Deloitte har som led i projektet gennemført interviews af

myndighedsrepræsentanter for strukturfondsadministrationen i hhv.

Holland og Sverige. Interviews har været gennemført som semi

strukturerede åbne interviews baseret på en spørgeguide, som har

været sendt til respondenterne på forhånd. Fokus for interviews var at

forstå den nationale kontekst samt få inspiration til forenklingstiltag,

baseret på erfaringerne med forenkling i Holland og Sverige.

Erhvervsstyrelsen

Viden om administrationen i dag, de fremadrettede planer om

reorganisering og den proces, som projektaktørerne gennemgår i

forbindelse med gennemførelse af projekter, er fremkommet på

baggrund af møder med Erhvervsstyrelsen. Erhvervsstyrelsen har

ligeledes bidraget med viden om styrelsens indledende overvejelser om

sammensætning af udbud. Endeligt har Erhvervsstyrelsen bidraget til at

kvalificere de analyserede forenklingstiltag fsva. særligt udfordringer og

risici.

Erfaringer fra revisionsprocessen

Deloitte har et indgående kendskab til strukturfondsadministrationen fra

arbejdet med revisionen af de halvårlige rapporteringer fra projekterne.

Fra dette arbejde har Deloitte indsamlet viden om bl.a. typiske fejlkilder

og udfordringer i projekterne. Denne viden har bidraget til både

identifikationen og kvalificeringen af forenklingstiltag.

Land Myndighed Informant

Holland SIF / Kansen voor West Ruud van Rakk

Sverige Swedish ESF-Council Håkan Forsberg Anna-Lena Wessmann

© Deloitte 2019 47

Bilag 2 Vurdering af seneste gennemførte forenklingstiltag (I)

Støtteberettigelsesregel Vurdering

Projektansatte kan fremover blive deltidsansat Det er vores vurdering, at den positive konsekvens ved deltidsansættelse er, at der ikke er krav til timeregistrering, da der på forhånd udarbejdes beskrivelse af arbejdsopgaver suppleret med en fastsat procentsats, som kan tilpasses løbende. Den fornyede risiko er, om den fastsatte procentdel faktisk matcher den arbejdstid, der lægges i projektet, da det på forhånd kan være svært at vurdere arbejdsmængden for en kommende periode fx på baggrund af forskydning af aktiviteter. For at imødekomme risikoen foreslår vi, at procentsatsen fastlægges i forbindelse med afrapportering. Baggrunden herfor er, at mange partnere i forvejen har deres eget tidsregistreringssystem, hvor det vil være muligt at fastsætte en korrekt procentsats i og med, at dette tager højde for eventuelle forskydninger af aktiviteter eller organisatoriske ændringer mv.

Afskaffelse af bindingen på 37 timer pr. uge for Den positive konsekvens ved dette tiltag er, at projektaktørerne kan aflæse direkte på timeregnskabet, om projektdeltagere og projektmedarbejdere på bindingen på 160,33 timer pr. måned overskrides fremfor pr. uge. Før dette tiltag var fejlrisikoen høj, da standardsats timetotalen pr. uge ikke fremgår af de af Erhvervsstyrelsen udarbejdede templates til timeregnskaber. Dette

tiltag minimerer dermed risikoen for fejl og øger kontrolsporet.

Mulighed for at registrere timer på lørdage og søndage for projektdeltagere

Det er vores vurdering, at den positive konsekvens ved dette tiltag er, at det bliver mere fleksibelt for projektdeltagere at udføre projektrelevante aktiviteter – især iværksættere, hvor en arbejdsuge typisk er mandag til søndag.

Afskaffelse af samtykkeerklæringerne for projektdeltagere og projektmedarbejdere

Dette tiltag er implementeret som følge af anden lovgivning og ikke vurderet særskilt.

Hævelse af grænsen for udgifter, der skal foretages Den positive konsekvens ved dette tiltag er ifølge vores vurdering, at det kan reducere omkostninger til markedsafsøgning for, fra 10.000 kr. til 30.000 kr. administration hos projektaktører, da det først ved indkøb over DKK 30.000 skal dokumenteres, at der er

indkøbt sparsommeligt og på markedsmæssige vilkår. Uanset, at dokumentationskravet for mindre indkøb er er ændret, skal der altid disponeres sparsommeligt.

Reglen om 40 pct. udokumenteret tillæg skal ikke Det er vores vurdering, at den positive konsekvens ved tiltaget er, at det kan bevirke til en højere længere dække løn og underhold til finansiering, da deltagertimerne kan være med til at øge udgifterne og dermed bedre finansiering. Da tiltaget projektdeltagere. Reglen udvides til medfører, at der skal udarbejdes deltagerdokumentation, øges risikoen for fejl i deltagerdokumentationen. For regionalfondsprojekter at imødekomme risikoen foreslår vi, at der enten fremskaffes mere kontant medfinansiering eller, såfremt

dokumentationen allerede er tilgængelig via fx kommuner eller jobcentre, at dette kan anvendes som deltagerdokumentation.

© Deloitte 2019 49

Vurdering af seneste gennemførte forenklingstiltag (II)

Støtteberettigelsesregel Vurdering

Indførelse af 18 pct. udokumenteret tillæg af de direkte udgifter til løn og revision

Det er vores vurdering, at den positive konsekvens ved tiltaget er, at det bliver mere attraktivt at indgå i strukturfondsprojekter, hvori der indgår høje udgifter til ekstern bistand, da projekterne får en bedre finansiering til at dække øvrige udgifter (/udokumenteret tillæg 18%).

Ændret lønberegningsmetode for månedslønnede Den positive konsekvens ved dette tiltag er, at det medfører en højere timesats for månedslønnede projektmedarbejdere, der holder ferie uden løn projektmedarbejdere, der holder ferie uden løn, som svarer til den reelle timesats. Dette øger dog risikoen for

fejl i normtid, og ligeledes sløres kontrolsporet. Erhvervsstyrelsen har imidlertid udarbejdet en template til beregning af den forholdsmæssige normtid, hvorfor risikoen for fejl i normtid derved mitigeres. Dog er der ikke taget højde for de tilfælde, hvor normtid pr. måned er mindre end udførte projektrelevante timer pr. måned, hvormed projekterne ”kun” kan medtage bruttolçnnen, da projektrelevant lçn ikke kan overstige bruttolønnen. For at imødekomme risikoen foreslår vi, at lønberegningsmetoden afskaffes til fordel for udelukkende indførelse af standardsatser, jf. analysen.

Tilsagnsmodtager kan bogføre udgifter på vegne af Dette tiltag er ifølge vores vurdering en administrativ lettelse for projektpartnere, som ikke er leadpartner. partnerne i projektet Risikoen ved tiltaget er, at det ikke afdækkes, om der evt. sker finansiering af udgifter, som der efterfølgende

fx er modtaget kreditnota for. Ulempen ved forenklingstiltaget er, at afstemningskontrollen er fjernet, da afstemningen til tilsagnsmodtagers bogføring er en pseudo afstemning.

Standardsatsen for løn og naturalier forhøjes fra Den positive konsekvens ved dette tiltag er ifølge vores vurdering, at risikoen for fejl ved angivelse af løn og højeste dagpengesats til DKK 250 pr. time dermed standardsats minimeres, da lønberegningsmetoden ikke er aktuel i dette tilfælde. Dette øger

kontrolsporet. Ligeledes skal der ikke indsamles lønsedler som dokumentation for projektrelevant løn. Derudover er en positiv konsekvens, at administrationsbyrden hos projektaktører minimeres.

Grænsen for revision af en økonomisk partners udgifter hæves fra DKK 1,5 mio. til DKK 2,5 mio.

Det er vores vurdering, at den positive konsekvens ved at hæve grænsen for, hvornår der skal foretages partnerrevision er, at administrationen lettes hos projektpartnere. Det vurderes ikke, at tiltaget øger risikoen.

Begrebet ”kontraktansvarlig partner” ændres til ”tilsagnsmodtager”

Vedrører beslutning om andet sprogbrug og vurderes derfor ikke.

Indhente og anvende indberetningskvitteringer fra Skattestyrelsens eIndkomst som grundlag for indtastninger af løndata i PRV for projektmedarbejdere

Den positive konsekvens ved dette tiltag er, at det er nemmere for mindre virksomheder, som ikke anvender et almenbrugt lønbureau eller udarbejder en formel lønseddel, at dokumentere deres faktiske lønudgifter.

© Deloitte 2019 50

Bilag 3 Opsamling på interviews med Holland Sammenfatning af forskelle mellem Danmark og Holland Forskellen mellem den danske og hollandske administration kan sammenfattes til tre centrale punkter:

• Opstartsmøde med deltagelse af alle partnere i projektet (ansøgnings- og opstartsfase)

• Anvendelse af standardsatser og højere grænse for markedsafsøgning (rapporteringsfase)

• Kontrol af dokumentation (kontrolfase)

Ansøgnings- og opstartsfasen: Opstartsmødet i Holland afvikles med samtlige partnere i projektet og ikke udelukkende med lead partner.

Rapporteringsfasen: Brugen af standardsatser og flat rates er mere udbredt end i Danmark. I Holland skal private virksomheder opgøre løn som årsløn eksklusive feriepenge og performance bonus delt med 1.720 + 32 pct. til dækning af feriepenge, pension og øvrige arbejdsgiver udgifter relateret til medarbejdere + 15 pct. til overhead. For universiteter beregnes en standardsats per personale kategori (10 personale kategorier). Satsen er opgjort årligt pba. universiteters regnskab. Revision verificerer satsen og ministeriet godkender denne.

I Holland stilles der ikke krav til, hvorledes markedsprisen/sparsommelighed dokumenteres, så længe kçbet er under € 35.000. Denne grænse svarer til belçbsgrænsen, som er gældende for de offentlige virksomheder. Ved kçb mellem € 35.000 og €100.000 er der krav om flere tilbud både for offentlige og for private.

Kontrolfasen: Der foretages stikprøvekontrol af ca. 40 pct. af de støtteberettigede udgifter pr. projekt. Der anmodes om dokumentation for de udvalgte forhold. Spørgsmål stilles kun én gang. Forhold, der ikke er afklaret efter 2-3 uger, fjernes fra de støtteberettigede udgifter. Udgifter kan rapporteres, når tilstrækkelig dokumentation foreligger. Kontrollen foretages af myndigheden uden anvendelse af ekstern revision. Ved store komplekse projekter kan der være fastlagt et vilkår i tilsagnet om, at det endelige regnskab skal revideres af ekstern revisor.

Beskrivelse af administrativ praksis i Holland Den hollandske administration er organisereret i fire regionale enheder samt et fælles regionalt management office. Processer er ens og it-system er fælles for de fire regionale enheder.

I Holland er 48 pct. af projekterne reelle tilskudsprojekter, mens de resterende 52 pct. af bevilligede projekter finansieres via finansielle instrumenter (Lån og egenkapital). For disse projekter skal medfinansieringen være kontant og ikke timer. Der anvendes ni forskellige finansielle instrumenter.

Projekter indsender ansøgning elektronisk som led i opslåede ansøgningsrunder. Den regionale myndighed og en regional ekspert komité vurderer ansøgningerne. Ansøgninger, som scorer mere end 70 ud af 100 mulige point går videre til en kontrol af støtteberettigelsesreglerne. Det er særligt det sidste skridt i vurderingen, der er tidskrævende, idet det kan kræve, at projekterne rescopes for at overholde støtteberettigelsesreglerne. © Deloitte 2019

Som allerede nævnt afholdes fælles opstartsmøde med deltagelse af samtlige partnere i projektet. På mødet, som er implementeret som konsekvens af mange fejl i rapporteringerne, gennemgås krav til dokumentation og rapportering for hvert projekt. Der aftales herefter specifikke krav for det enkelte projekt, fx hvorvidt der skal foretages ekstern revision, slutrapport og hvordan de vil dokumentere markedsafsøgning.

Projekterne skal indsende en statusrapport to gange om året, hvor de skal svare på 56 spørgsmål samt indsende timerapporter og en oversigt over udgifter. Den regionale myndighed udtager på baggrund af en randomiseret stikprøveudvælgelse 40 pct. af de indsendte udgifter og timesedler i hvert projekt til kontrol. Projekterne skal tilvejebringe yderligere dokumentation for de udvalgte forhold, som kontrolleres af den regionale myndighed (ingen ekstern revision).

Der stilles i Holland ikke krav om kontant finansiering og anvendelsen er fortsat meget begrænset. Det blev under interviewet estimeret, at ca. 95 pct. af projekterne fortsat finansieres med timer. Dog ser man en lille stigning i kontant finansiering, som konsekvens af at flere virksomheder involveres i projekterne.

Holland har tidligere forsøgt sig med udbud og erfaringer herfra var overvejende gode. Særligt i de tilfælde, hvor der indledningsvist var blevet foretaget en markedsanalyse. De overvejer at gennemføre flere udbud i næste programperiode, men at reservere en

del af puljen til udbud og en anden del til ansøgningsrunder, da de fik kritik for at ventetiden på at søge i en ansøgningsrunde, hvis man havde fået afslag i en udbudsrunde, kunne betyde, at projekterne ikke længere var relevante, og at de havde svært ved at holde på kompetencer til projekterne. Endeligt vil Holland lave

forsøg med resultatbaseret udbetaling på mindre projekter, som har karakter af foranalyser. Disse gennemføres mhp. at teste, om det skal være en mere permanent mulighed i den nye programperiode.

På baggrund af den indsamlede viden om den hollandske praksis er en række forenklingstiltag identificeret. Se tabel 1.

Tabel 1: Identificerede forenklingstiltag

Fase Forenklingstiltag

Differentierede standardsatser

Tillæg ud over timesats opgøres som fast procentdel af bruttolønnen for private virksomheder

Dokumentations- og rapporteringsfasen

Minimumskrav til dokumentation af aktiviteter

Sammenhæng mellem resultater og udbetaling

Differentiering af krav ift. projektstørrelse

Differentierede/højere satser for markedsafsøgning

Kontrolfase Afskaffelse af ekstern revision 52

Bilag 3 Opsamling på interviews med Sverige Sammenfatning af forskelle mellem Danmark og Sverige Forskellen mellem den danske og svenske administration kan sammenfattes til to centrale punkter:

• Standardsatser og konsekvent anvendelse af 40%-budgetmodel for alle Socialfondsprojekter (rapporteringsfase)

• Fuldstændig kontrol af timeregnskaber og standardsats (kontrolfase)

Rapporteringsfasen: I Sverige kan løn i socialfondsprojekter kun opgøres ved anvendelse af standardsatser opdelt på titler som dokumentation for udgifter til løn (ingen faktisk løn). Samtidig er alle socialfondsprojekter underlagt budgetmodellen på 40 pct., hvorfor kun udgifter til medarbejdere og evt. deltagere skal dokumenteres, og dermed ikke øvrige udgifter til fx ekstern bistand. Timeforbrug skal dokumenteres med timeregnskab pr. dag, mens aktiviteter angives i dagbogsform. Der kan ikke medregnes mere end 1.800 timer pr. år per medarbejder.

Ved en eventuel efterkontrol skal der kunne vises lønseddel og ansættelsesaftale.

I regionalfondsprojekter anvendes faktisk løn som i Danmark.

Kontrolfasen - socialfondsprojekter: Der foretages fuldstændig kontrol af alle timeregnskaber, samt om der er anvendt den korrekte standardsats pr. medarbejder. Dokumentationen skal indsendes hver tredje måned, hvorefter der sker udbetaling. Kontrollen foretages internt, og der er således ikke en ekstern revision af projekterne.

Beskrivelse af administrativ praksis i Sverige Den svenske administration er organisereret i otte regionale enheder og opdelt fsva. social- og regionalfondsprojekter. Den største forskel mellem social- og regionalfondsprojekter er, at man både har otte regionale programmer og ét national program inden for regionalfondsprojekter, hvor man i socialfondsprojekter kun har ét nationalt program. Der anvendes forskellige it-systemer til administration af de to typer projekter.

Projekter indsender ansøgning elektronisk som led i opslåede ansøgningsrunder (2-3 gange om året). Den regionale myndighed foretager en legalitetskontrol af ansøgningerne, herunder om ansøgningen er i overensstemmelse med emnet i ansøgningsrunden samt en stillingtagen til statsstøtte. Herefter drøfter og prioriterer det regionale strukturfondspartnerskab ansøgningerne. Der er et strukturfondspartnerskab i hver region. Der går ca. 10 uger til legalitetskontrol og prioritering af ansøgning, førend projekterne får svar på deres ansøgning og bliver indkaldt til fælles opstartsmøde med de øvrigt godkendte projekter. Ansøgnings- og reviewprocessen er overvejende ens for hhv. social- og regionalfondsprojekter, ligesom at partnerskabet er tværgående.

© Deloitte 2019

For socialfondsprojekter er det som beskrevet obligatorisk at anvende timesatser for både medarbejdere (fire kategorier) og deltagere (to kategorier) samt budgetmodellen på 40 pct., mens der i regionalfondsprojekter anvendes faktisk løn og udgifter. Dette skyldes, at 40 pct. tillægget ikke vurderes tilstrækkeligt til at dække udgifter i regionalfondsprojekter, som inkluderer store anlægsprojekter.

Standardsatserne justeres hvert år med 2 pct. Dog vil et projekt godkendt i fx 2014 køre med 2014-satsen hele projektets levetid. Derudover er satserne generelt højere i Stockholms region.

Socialfondsprojekterne indrapporterer timesedler og projektredegørelse hver tredje måned, baseret på deres starttidspunkt, hvorfor dokumentationen løbende kommer ind på tværs af projekterne. Al dokumentation gennemgås af myndigheden inden udbetalingen gennemføres. Efter budgetmodellen med standardsatser og 40 pct. tillægget er gjort obligatorisk, har der været et markant fald i rapporterede fejl. Den seneste analyse konkluderer en fejlrate på 0,001 pct. Det er uvist, hvad kontrolhyppigheden og –omfanget er for regionalfondsprojekterne.

Regionerne er løbende i dialog med socialfondsprojekterne og deltager på disses styregruppemøder. Der foretages desuden løbende projektbesøg samt både løbende og endelig evaluering af projekterne. Evalueringen foretages af en ekstern leverandør og finansieres af 40 pct. tillægget.

Sverige har en enkelt erfaring med gennemførelse af udbud. Projektet var overordnet succesfuldt, men det var meget ressourcebelastende for myndighederne og har derfor ikke siden været gentaget.

Sverige ønsker i højere grad at knytte udbetaling til resultat i næste programperiode og afventer Kommissionens udspil på dette. Derudover vil de teste digital indberetning af timeregnskaber for både medarbejdere og deltagere i et nyt system i 2019.

På baggrund af den indsamlede viden om den hollandske praksis er en række forenklingstiltag identificeret. Se tabel 2.

Tabel 2: Identificerede forenklingstiltag

Fase Forenklingstiltag

Ansøgningsfase Dialogbaseret fastlæggelse af programscope

Dokumentations- Differentierede standardsatser

og rapporteringsfase

Standardsats for deltagere i beskæftigelse

Minimumskrav til dokumentation af aktiviteter

Sammenhæng mellem resultater og udbetaling

Hyppigere og mindre omfang af rapportering

Kontrolfase Afskaffelse af ekstern revision 53

Bilag 4 Overblik over pains og forenklingstiltag: Ansøgnings- og opstartsfasen

Centrale pains Pain elementer Identificerede forenklingstiltag (input fra sounding board (SB), Holland (H), Sverige (S) og Deloitte (D))

Vurdering* Konsoliderede forenklingstiltag

Krav til ansøgning, indikatorer, erklæringer og tilsagn driver højt tids- og ressourceforbrug hos ansøgere

Tunge ansøgningsskemaer

Indholdsmæssig simplificering af ansøgningstemplate (SB)

2 Initialvurdering af projekter forud for ansøgning gennem enten a) Sparring med ERST om en

projektidé på fx idémøde eller ved pitch, eller

b) Formel prækvalifikation af projektidé gennem fx forprojekt eller ”mini-ansçgning” kombineret med afskaffelse af indhentelse af partnererklæringer for validering af projektidé

Prækvalifikation før ansøgning (SB) 5

Fjerne krav om prævalidering af et projekt (SB)

5

Kompliceret partnererklæring

Fælles godkendt standard af partnererklæringer (SB)

3 Revurdering af partnererklæringens udformning

Simplificering af erklæring (SB) 1

Mange målindikatorer

Færre måltal (SB) 3 Generelt færre måltal samt et mindre fokus på, hvornår de skal realiseres

Mindre fokus på i hvilken periode måltallet skal realiseres (SB)

1

Dobbeltdokumentation til tilsagnsvilkår

Afskaffelse af krav om oplysninger i kontrakt, der fremgår af ansøgning (Rammevilkår)

1 Afskaffelse af krav om oplysninger i kontrakt, der fremgår af ansøgning

Lang sagsbehandlingstid i regioner og hos ERST skaber usikkerhed hos ansøgere og øger risiko ift. projektets relevans

Faseopdelt vurdering

Parallel ansøgningsproces og legalitetskontrol (SB)

5 Legalitetskontrol skal foregå parallelt med godkendelsen af ansøgningens indhold

Manglende agilitet i program scopet reducerer dets relevans gennem programperioden

Fastfrosset programramme

Løbende tilpasning af programmet (SB) 2 Løbende tilpasning af programmets ramme i samarbejde med interessenter for at sikre alignment med aktuelle udfordringer

Dialogbaseret fastlæggelse af programmet (S)

2

Revisorerklæring om underskrift på tilsagn driver længere sagsbehandlingstid

Overflødig erklæring vedr. tegningsberettigedes underskrift

Afskaffelse af revisorerklæring (D) 2 Afskaffelse af revisorerklæring vedr. tegningsberettigedes underskrift

*Vurderingen af hvert identificeret forenklingstiltag er foretaget på en skala fra 1 til 5, hvor 5 repræsenterer et meget stort potentiale for forenkling og 1 repræsenterer et meget lavt potentiale for forenkling. På baggrund af vurderingen er et konsolideret forenklingstiltag formuleret.

© Deloitte 2019 55

Bilag 4 Overblik over pains og forenklingstiltag: Dokumentations- og rapporteringsfasen



Omfang af dokumentationskrav driver projektaktørers omkostninger til administration

Begrænsede godkendelsesmuligheder

To faktor godkendelse eller godkendelse via underskrift på skærm (D)

2 Flere muligheder for godkendelser fx to faktor godkendelse eller godkendelse via underskrift på skærm

Højt ressourceforbrug til dokumentation af udgifter

Sammenhæng mellem resultater og udbetaling (overvejes i H/S)

5 Afskaffelse af timeregnskaber og løn til fordel for (a) forhåndsværdiansættelse af aktiviteter og resultater eller (b) udbud

Værdiansætte en projektaktivitet på ansøgningstidspunktet (SB)

5

Implementering af udbud 5

Differentierede krav ift. projektstørrelse (H/SB) 3

Fælles platform til dokumentation til brug for Erhvervsstyrelsen og revisor (SB)

3

Kompliceret lønberegningsmetode

Differentierede / regionaliserede standardsatser (SB/S)

5 Afskaffelse af faktiske timeudgifter ved indførelse af obligatorisk brug af standardsatser for både medarbejdere og deltagere Fast procentdel af bruttolønnen (H) 5

Timelønnede medarbejdere skal opgøres pr. måned (D)

4

Standardsats for deltagere i beskæftigelse (S) 5

Omfattende dokumentationskrav ift. timeregnskaber

Minimumskrav til dokumentation af aktiviteter (H/S)

5 Minimering af krav til timeregnskaber, herunder at aktiviteter beskrives overordnet og helt udelades, hvis en medarbejder fx er projektleder samt afskaffelse af krav om godkendelse fra overordnede

Afskaffelse af godkendelse fra medarbejder (D) 3

Hyppig rapportering af indikatorer Færre rapporteringer på indikatorer (SB/D) 2 Færre rapporteringer på indikatorer

Omfattende deltagerdokumentation

Anvende eksisterende dokumentation fra offentlige myndigheder (SB)

5 (a) Reduktion af deltagerdokumentation ved anvendelse af eksisterende dokumentation fx fremmødeprotokol, sagsnotater mv. eller (b) afskaffelse af deltagerdokumentation til fordel for kontant medfinansiering

Kontant medfinansiering 5

Omfattende dokumentationskrav for sparsommelighed

Differentierede/højere satser (D/H) 2 Nuværende sats på DKK 30.000 afskaffes til fordel for, at alle projekter følger Udbudsloven Afskaffelse af nuværende sats (D) 3

Krav om dokumentation for at en udgift er betalt ved slutrapportering (D)

1

Tung rapporteringsproces medfører likviditetsproblemer hos projektaktører

Belastning af likviditet Hyppigere og mindre omfang af rapportering (S) 5 Løbende rapportering kombineret med én

årlig revisorerklæring afgivet på tilfældig udvalgt rapportering Revisorerklæring afgives pr. år (SB) 4

© Deloitte 2019

*Vurderingen af hvert identificeret forenklingstiltag er foretaget på en skala fra 1 til 5, hvor 5 repræsenterer et meget stort potentiale for forenkling og 1 repræsenterer et lille potentiale for forenkling. På baggrund af vurderingen er et konsolideret forenklingstiltag formuleret.

56

Bilag 4 Overblik over pains og forenklingstiltag: Kontrolfasen



Dobbeltkontrol Afskaffelse af ekstern revision (SB/S/H)

5 Afskaffelse af ekstern revision

Omfattende og lang kontrolproces driver Lang sagsbehandlingstid

Face-to-face / on the spot revision (SB) 3 Udbetaling af en del af periodens EUtilskud på tidspunkt for indsendelse af rapportering Forudbetaling af EU-tilskud (SB) 5

omkostninger til administration og medfører likviditetsproblemer hos projektaktører

Parallel ekstern og intern revision (SB) 3

Ineffektiv 0-fejlsbetragtning Indførelse af rimelighedsprincip (SB) 3 Indførelse af rimelighedsprincip i

revisionen

Ingen værdi af on the spot hos partner (Ikke lead partner)

Afskaffelse af krav om on the spot besøg (D)

3 Afskaffelse af krav om on the spot besøg hos partner (Ikke lead partner)

*Vurderingen af hvert identificeret forenklingstiltag er foretaget på en skala fra 1 til 5, hvor 5 repræsenterer et meget stort potentiale for forenkling og 1 repræsenterer et lille potentiale for forenkling. På baggrund af vurderingen er et konsolideret forenklingstiltag formuleret.

© Deloitte 2019 57

Bilag 5

Øvrige forenklingstiltag

Øvrige forenklingstiltag som ikke er en del af analysen

I gennemgang er vi stødt på forslag til forenklingstiltag, der ikke indgår i selve analysen, men som kan bidrage til at lette den administrative byrde. Tiltagene er oplistet nedenfor.

• Revurdering af partnererklæringens udformning

• Færre måltal samt et mindre fokus på, hvornår de skal realiseres

• Afskaffelse af vilkår om oplysninger i tilsagn udstedt i rammeprogrammer, hvis oplysninger fremgår af ansøgningen

• Færre rapporteringer om indikatorer

• Større fleksibilitet i de godkendte Strukturfondsprogrammer for Danmark for at sikre alignment med aktuelle udfordringer

• Afskaffelse af revisorerklæring vedr. om det er en tegningsberettiget der underskriver tilsagnet

• Flere muligheder for godkendelser fx to faktor godkendelse eller godkendelse via underskrift på skærm

• Nuværende sats for udokumenterede indkøb på DKK 30.000 afskaffes til fordel for, at alle projekter følger Udbudsloven eller, at der fastsættes en højere beløbsgrænse

• Afskaffelse af krav om on the spot besøg hos partner (Ikke lead partner)

© Deloitte 2019 59

Om Deloitte Deloitte leverer ydelser indenfor revision, consulting, financial advisory, risikostyring, skat og dertil knyttede ydelser til både offentlige og private kunder i en lang række brancher. Deloitte betjener fire ud af fem virksomheder på listen over verdens største selskaber, Fortune Global 500®, gennem et globalt forbundet netværk af medlemsfirmaer i over 150 lande, der leverer kompetencer og viden i verdensklasse og service af høj kvalitet til at håndtere kundernes mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Vil du vide mere om, hvordan Deloittes omkring 264.000 medarbejdere gør en forskel, der betyder noget, så besøg os på Facebook, LinkedIn eller Twitter.

Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for en eller flere af Deloitte Touche Tohmatsu Limited (”DTTL”), dets netværk af medlemsfirmaer og deres tilknyttede virksomheder. DTTL (der også omtales som ”Deloitte Global”) og alle dets medlemsfirmaer udgçr separate og uafhængige juridiske enheder. DTTL leverer ikke ydelser til kunderne. Vi henviser til www.deloitte.com/about for nærmere oplysninger.

© 2019 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited

www.deloitte.com/about

forenkling af strukturfondsadministrationen...2.1 introduktion til processen i danmark (i)...

Documents