formation harpège module de paramÉtrage. harpège sommaire partie 1 navigation dans harpege partie...
TRANSCRIPT
Formation Harpège
MODULE DE PARAMÉTRAGE
Harp
èg
eSOMMAIRESOMMAIRE
Partie 1 • Navigation dans HARPEGE
Partie 2 • Les structures
Partie 3 • Les Implantations-Locaux
Partie 4 • Enjeux des structures et des locaux
Partie 5 • Le paramétrage du niveau de gestion des congés/contrats/carrières
Partie 6 • Mise en œuvre du paramétrage
Partie 7 • Les habilitations
Partie 8 • Domaine Fonctions
Partie 9 • Destinations des activités - LOLF et fonctions Silland
Partie 10 • Module de raccordement
Partie 11 • Echanges entre établissements
Harp
èg
e
Partie 1
Navigation dans Harpège
Harp
èg
eNavigation dans HarpègeNavigation dans Harpège
Une ergonomie de type Windows
Les icônes, touches de fonction et
équivalents menu
Les outils de recherche
Harp
èg
e
Ergonomie de type WindowsErgonomie de type Windows
Barre de menu de contrôle
Icônes de raccourci
Onglet de sélection
Boutons de raccourcis
Couleurs de différenciation
Messages d’informati
on
Blocs
Harp
èg
ePrésentation des actions :Présentation des actions :
par les icônes par les touches fonctionpar les icônes par les touches fonction
quitte l’écran en cours
enregistre les données saisies et/ou modifiées
crée une information
efface un enregistrement à l’écran
passe en mode recherche (pour entrer des critères)
exécute la recherche
annule la recherche
enregistrement précédent
enregistrement suivant
impression de l’écran
Ctrl + q
F10
F6
Maj + F4
F7
F8
Ctrl + q
Haut
Bas
Maj + F8
Harp
èg
eLes outils de recherche ...Les outils de recherche ...
Annuler la rechercheet revenir en mode saisie
F8
ctrl
q
touche icônemenu
Annulerrecherche
menu touche icône
Exécuterrecherche
quitter l'écran?
menu touche icône
quitter ctrl
+ q
menutoucheicône
F7entréecritères
passer en moderecherche ?
mode saisie
mode recherche
Obtenir le résultat de la rechercheet passer en mode saisie
+
Harp
èg
e
Partie 2
Les Structures
Harp
èg
eLe schéma général de Le schéma général de
fonctionnement d’Harpègefonctionnement d’Harpège
Harp
èg
eStructures : définition 1Structures : définition 1
Établissement, composantes et services communs identifiés par un numéro RAMSESE (ex RNE)
Autres structures définies sur décision du conseil d'administration de l'établissement en conformité avec les statuts
Structures statutaires : Elles reposent sur l'examen du code de l’éducation Livre VII, Titre I, Chapitre III (qui abroge la loi 84-52 du 26 janvier 1984)
Elles traduisent l'organisation de l'établissement.
Harp
èg
eStructures : définition 2Structures : définition 2
Racine ou niveau 1 = Établissement (structure «mère»)
Niveau 2 = composantes de type UFR, École, IUT, service commun (structures «filles» du niveau 1)
Niveau 3 à n = autres structures de type département, laboratoire, service (structures «filles» du niveau 2)
Remarque : une structure spécifique peut être créée pour le Remarque : une structure spécifique peut être créée pour le cas des agents qui sont «pour ordre» dans l’établissement au cas des agents qui sont «pour ordre» dans l’établissement au bénéfice d’un autre organisme.bénéfice d’un autre organisme.
Structures Harpège : Ensemble d'entités hiérarchiquement organisées en arborescence à n niveaux.
Dans Harpège, les structures permettent de donner une visibilité sur l’affectation des agents
et la répartition des moyens
Harp
èg
eStructures : exemple Structures : exemple
UNE ARBORESCENCE A N NIVEAUX
Établissement
Composante UFR A Composante
IUT
Structure labo b1
Structuredépart. a1
Structure labo b2
Structure labo a1
niveau 1
niveau 2
niveau 3
niveau 4
Service du
personnel
Composante UFR B
Servicescentraux
Harp
èg
eImpacts des structuresImpacts des structures
Individu
Poste
Emploi
AgentContractuelsContractuels Fonctionnaires etFonctionnaires etassimilésassimilés
Position
Carrière
STRUCTURESImplantation
- Locaux
Contrat
Occupation /Affectation
(Hébergés) Structure de travail (et local)
Structure de délégation d’emploi
Structure d’attribution (B. État)
Structure de localisation
Structured’affectation
(et local)
Lien facultatif
Harp
èg
eImpacts des Structures-Implantations-LocauxImpacts des Structures-Implantations-Locaux
Gestion collectiveGestion collective
STRUCTURES
PROMOUVABILITESPROMOUVABILITES
ITARFITARF
STRUCTURES - IMPLANTATION - LOCAUX
LISTES LISTES ELECTORALES ELECTORALES
Harp
èg
e
Emploi : Structure de Délégation
La structure destinataire de la délégation d’emploi est, en règle générale, l’établissement. Dans des cas particuliers (fléchage des emplois par la centrale), le destinataire peut être, une structure de niveau inférieur (IUT, etc.).
Poste : Structure d’Attribution
Le poste appartient à la structure à laquelle appartient l’emploi sur lequel il est financé. Toutefois, celle-ci a la possibilité d’attribuer ce poste à une autre structure de l’établissement.
Structure de Localisation
La localisation permet à la structure à laquelle le poste est attribué de préciser la structure fine à laquelle il est lié (ex.:possibilité de prêts de poste).
Liens structures / Emploi-posteLiens structures / Emploi-poste
Harp
èg
e
Agent
x %x %
Etablissement
UFR A UFR B IUT Sce commun
DépartementA
DépartementB
LaboratoireX
Laboratoire Y
Service 1 Service 2
est affecté à
Agent : Structure d’AffectationLien pour une période entre un agent et une structure de l'établissement pour une quotité donnée.L’agent est affecté à une (ou plusieurs) structure(s).
Liens structures / AgentLiens structures / Agent
Harp
èg
eSynthèse des liens Synthèse des liens
Emploi
Agent
finance
peut être attribué à
peut être localisé dans
x%x%
occupe
x %
x %
Etablissement
UFR A UFR B IUT Sce commun
DépartementA
DépartementB
LaboratoireX
Laboratoire Y
Service 1 Service 2
Occupation
est affectée à
Affectation
Poste
Délégué à
x %
Harp
èg
e
Définition des structuresDéfinition des structures
La définition des structures doit être faite en concertation avec :
la direction de l’établissementles services GRHle service chargé des élections (bureaux de vote)la cellule pilotage/statistiques (construction de requêtes…)
Harp
èg
eChoix du niveau de détail des Choix du niveau de détail des
structuresstructures
Structures définies à un niveau fin :Vision plus fine de la répartition des postes et de l’affectation des agents.
Intervention plus lourde en cas de modifications :
mettre fin aux affectations des agents, aux attributions et aux localisations des postes avant de fermer une structure…
création de nouvelles habilitations.Structures définies à un niveau plus agrégé :
Moins d'interventions en cas de modifications.Vision moins détaillée.
*Remarque : il est conseillé, pour commencer, de déterminer des structures de niveau 2 et 3, et d’affiner plus tard.
Harp
èg
e
• Le niveau 1, l’Établissement est saisi dans le module administration Harp_adm.
On peut également insérer le logo de l’établissement (format .bmp*) qui apparaîtra sur les arrêtés produits par l’établissement.
• Les autres niveaux sont saisis dans la base de gestion courante (base de production).
Saisie des structuresSaisie des structures
Harp
èg
e
Consultation de structuresConsultation de structures
Démonstration 1Démonstration 1
Harp
èg
e
Saisie de structures
Exercice 1Exercice 1
Harp
èg
e
Partie 3
Implantation – Adresses - Locaux
Harp
èg
eImplantation-adresseImplantation-adresse
Définition : Une implantation est un groupement de locaux ; elle a une ou plusieurs adresses.
Nota : Une adresse (ou plusieurs) est toujours associée à une ou plusieurs implantations.
Pour garder l’unicité, on parlera donc de couple implantation-adresse.
Les implantations ne sont pas forcément le recensement du patrimoine immobilier de l’établissement !!!
Harp
èg
e
Local 1 Local 2Local 3
Local 4
adresse 1
adresse 2
Implantation 2
(Local 1
Local 2
Local 3
Implantation 1
adresse
ExemplesExemples
Un immeuble contenant un grand nombre de locaux = une implantation
Un ensemble d'immeubles, peu dispersés sur un même campus ayant des adresses différentes = une implantation
Implantation 4
Implantation 3
Local 1
Local 2
Local 3(
adresse
Local 4Local 5
(
Un ensemble d’immeubles ayant une même adresse = deux implantations, où on répartit les locaux entre elles.
Harp
èg
eImplantation-adresseImplantation-adresse
• Une adresse est toujours liée à une ou plusieurs implantations.
• Une adresse comprend 4 ensembles d'informations :Voie : Numéro, Complément éventuel de numéro (Bis, Ter, …), Type de voie, Nom de la voie Localité : nom d'un hameau, lieu-dit, commune sans bureau distributeur, … Bureau distributeur : Nom et Code postal Pays : Code, Nom et Code postal étranger
• Pour une élection donnée il y a au plus 1 bureau de vote par implantation A chaque bureau de vote, doit correspondre une implantation. (cf. enjeux des structures et locaux).
Harp
èg
eIllustration du principe d’unicité du Illustration du principe d’unicité du
bureau de vote par implantationbureau de vote par implantation
UFR 1
UFR 3services
Implantation Z
Implant. XImplant. Y
BVEB
VD
BVC
BVB
BVA
Le recensement des élections habituellement organisées donne l’ébauche suivante pour les implantations
•Conseil d’UFR 3 : BV D •Conseil d’UFR 1 : BV A•Conseil d’UFR 2 : BV B•Conseil Scient. : BV C et BV D (les agents de l’implant. Y vont au BV D)
•C.P.E : 1 seul BV pour tous: BV E •Conseil Adm. : 3 BV : C, D et E•CEVU : ouverture de 4 BV : A, B, D et EProblème ! 2 BV pour 1 implantation ! Il
faut :•Soit séparer Z en deux implantations, •Soit supprimer (pour cette élection) un des deux bureaux (A ou B)
UFR 2
PROJET Vérification de la validité du projet: OK
OK
OK
OK
OKOK
Harp
èg
e
Consultation des implantations et de Consultation des implantations et de leurs adressesleurs adresses
Démonstration 2Démonstration 2
Harp
èg
e
Créer une nouvelle implantationCréer une nouvelle implantation
Exercice 2Exercice 2
Harp
èg
e
LocauxLocaux
Les attributs des locaux sont : l'adresse interne, exemples : "Aile A, bureau 257"
ou "4ème étage" ou "3ème étage, bureau 23, casier 18".
l'appellation, exemples : "Salle Newton" ou "Annexe salle des colloques".
les dates de début et de fin de validité. La date de début est obligatoire; elle peut correspondre à une date de création du local.
Définition : Un local est une pièce, une partie d’un bâtiment ou tout autre lieu pouvant être identifié de façon unique.
NB: Harpège n’a pas vocation à gérer tous les locaux d’un établissement ; seuls nous intéressent ici les locaux correspondant aux lieux où exercent des individus ou des agents
Harp
èg
e
Lier les locaux à une implantationLier les locaux à une implantation
Chaque local est rattaché à un couple unique implantation-adresse.
A chaque couple implantation-adresse correspondent un ou plusieurs locaux.
Implantation 3
Local 1
Local 2
Local 3(
adresse
Local 4Local 5
(
Implantation 4
Harp
èg
e
Consultation des locaux de chaque Consultation des locaux de chaque implantationimplantation
Démonstration 3Démonstration 3
Harp
èg
e
Partie 4
Enjeux des structureset des locaux
Harp
èg
eMise en œuvre des locauxMise en œuvre des locaux
Association des locaux à une structure :
Pour chaque structure, il doit exister obligatoirement au moins un local.
Si la structure possède plusieurs locaux, l’un d’entre eux doit être défini comme local principal.
L’adresse de ce local principal est l’adresse administrative de la structure.
On ne peut lier un agent à un local que s’il a une affectation.
Harp
èg
e
Association des locaux à une structure (suite) :
Pour chaque structure on peut rattacher un ou plusieurs local(aux) de travail.
On peut rattacher à une structure des locaux qui dépendent d’implantations différentes Possibilité de lier une structure à plusieurs implantations.
ex : Pour une UFR d’Anglais, le local principal sera situé sur l’implantation X, et d’autres locaux sur l’implantation Y.
Un même local peut être associé à plusieurs structures.
ex : le local 1 peut être utilisé par l’UFR d’Anglais et l’UFR de Sciences.
Mise en œuvre des locauxMise en œuvre des locaux
Harp
èg
eMise en œuvre des locauxMise en œuvre des locaux
UFR Scienceséconomiques
Local principal de la structure
Sciences économiques
Implantation 1 - Toulouse
Local E
Implantation 2 - Rodez
Local D
Structure UFR01
Local G
Local H
Local I
Local C
Local A
UFR Mathématiques
Structure UFR02
Exemple : deux structures différentes utilisent des mêmes locaux sur une implantation :
Utilisation d’un local par une structure
Local principal de la structure Mathématiques
Harp
èg
e
Consultation des locaux pour chaque Consultation des locaux pour chaque structurestructure
Démonstration 4Démonstration 4
Harp
èg
e
Créer un nouveau local de travail et Créer un nouveau local de travail et ses impacts sur les affectationsses impacts sur les affectations
Exercice 3Exercice 3
Harp
èg
eMise en œuvre des locauxMise en œuvre des locaux
•Local de travail d’un individu ou d’un agent :
Chaque individu hébergé dans une structure peut être rattaché à un local de travail lié à cette structure. Chaque agent affecté dans une structure peut être rattaché à un local de travail lié à cette structure.
L’association d’un local à un agent (ou individu) comporte une date de début et de fin. Ces dates doivent être cohérentes:• d’une part avec les dates de début et de fin d’affectation (ou de rattachement) à la structure, • d’autre part avec les dates de début et de fin du lien entre le local et la structure
Harp
èg
e
Mise en œuvre des locauxMise en œuvre des locaux
•Local de travail d’un individu ou d’un agent (suite) :
Dans tous les traitements, si un agent n’est rattaché à aucun local, alors, c’est le local principal de la structure d’affectation qui est pris par défaut comme local de travail pour cet agent.
Local principal de la structure
Structure Structure d’affectationd’affectationLocal de travail
Par défaut
Harp
èg
eImpacts des Structures et Impacts des Structures et
Implantations-Locaux :Implantations-Locaux :Gestion collectiveGestion collective
STRUCTURES (définition par les politiques)
PROMOUVABILITES ITARF
C’est le responsable de la structure d’affectation d’un agent ITARF qui pourra être habilité à donner son avis, à formuler le cas échéant des propositions de promotion et à rédiger le rapport sur l’agent
STRUCTURES - IMPLANTATION - LOCAUX
LISTES ELECTORALES
Les liens Structure-Implantation-Local permettent qu’un agent (ou un individu hébergé) puisse voter dans le bureau de vote ouvert pour une élection donnée le plus proche du local où il travaille.
Harp
èg
e
Rattachement des électeurs à un bureau de Rattachement des électeurs à un bureau de vote :vote :
Le bureau de vote dans lequel un électeur doit voter est celui de l’implantation sur laquelle est situé son local de travail.
UFR Scienceséconomiques Implantation 1 - Toulouse
Local de travail de l’agent
Local duBureau de vote Rodez
Implantation 2 - Rodez
Local duBureau de vote Toulouse
est
affe
cté
vote
travaille
Structure d’affectationStructure d’affectation
Impacts des Implantations-Locaux sur Impacts des Implantations-Locaux sur Listes ElectoralesListes Electorales
Agent
Local principal de la structure Sciences Eco.
Harp
èg
e
Rattachement des électeurs à un bureau de Rattachement des électeurs à un bureau de vote :vote :
Les électeurs qui n’ont pas de local de travail iront voter, par défaut, au bureau de vote rattaché à l’implantation du local principal de leur structure.Exemple :
UFR Scienceséconomiques
Local principal de la structure
Implantation 1 - ToulouseImplantation 1 - Toulouse
Local Bureau de vote 1
votepas de local de
travail saisi dans Harpège pour cet
agent
est a
ffec
té
Impacts des Implantations-Locaux sur Impacts des Implantations-Locaux sur Listes ElectoralesListes Electorales
Agent
Harp
èg
eImpact des structures sur les Impact des structures sur les
éditionséditions
Liste des éditions d’HARPEGE qui contiennent les Liste des éditions d’HARPEGE qui contiennent les structures comme paramètre de sélection :structures comme paramètre de sélection :
•Fiche de note ITARFFiche de note ITARF•Liste des Bonifications indiciairesListe des Bonifications indiciaires•Fichier relance positionFichier relance position•Liste des échéances des positionsListe des échéances des positions•Fichiers des relances temps partiel Fichiers des relances temps partiel •Potentiel Budget EtatPotentiel Budget Etat•Potentiel Budget proprePotentiel Budget propre•Occupation des postesOccupation des postes•Occupation-Affectation des postesOccupation-Affectation des postes•Historique LocalisationHistorique Localisation•Historique occupation-affectationHistorique occupation-affectation•Modalités et congésModalités et congés•Promouvabilités ITARFPromouvabilités ITARF•Listes ElectoralesListes Electorales
•Etiquettes Adresses personnellesEtiquettes Adresses personnelles•Etiquettes Adresses Etiquettes Adresses administrativesadministratives•Liste des n° INSEE provisoiresListe des n° INSEE provisoires•Liste des fonctionnaires ou Liste des fonctionnaires ou assimilés par âgeassimilés par âge•Liste par positionListe par position•Liste par populationListe par population•Fin de contrat de travailFin de contrat de travail•Type de contrat de travailType de contrat de travail•Arrêté fin de contrat (FP)Arrêté fin de contrat (FP)•Ind. exerçant une fonction dans Ind. exerçant une fonction dans une instanceune instance•Ind. exerçant une fonction Ind. exerçant une fonction d’expertised’expertise•Fiches d’activité Fiches d’activité •Occupation des postes par les Occupation des postes par les agentsagents
Harp
èg
e
Impact des structures sur les Impact des structures sur les éditionséditions
Démonstration 5Démonstration 5
Harp
èg
eLien avec les habilitationsLien avec les habilitations
Selon les habilitations données aux gestionnaires, ceux-ci pourront avoir accès ou non aux données et traitements relatifs dans les structures.
Exemple : un gestionnaire de composante sera habilité aux données qui correspondent aux personnes et aux moyens qu’il gère pour sa structure.
Harp
èg
e
Partie 5
Le paramétrage du niveau de gestion des
congés/contrats/carrières
Harp
èg
e
Le paramétrage du niveau de gestion des
congés
Harp
èg
ePhilosophie de l’outil de gestion des Philosophie de l’outil de gestion des
congéscongésSelon le type de population et le type de congé, la gestion
relève :soit du niveau du ministère, soit du niveau du rectorat, soit du niveau de l’établissement.
En conséquence, Harpège offre l’alternative entre deux modes de traitement, selon le niveau de compétence de l’acte de gestion :
actes relevant du niveau académique ou national :Harpège permet la simple saisie des données relatives à chacun de ces actes sur la base des informations qui figurent sur un arrêté pré-existant et dont le gestionnaire a connaissance.
actes déconcentrés au chef d’établissement :
Harpège permet la production de l’arrêté soit parce que le chef de l’établissement est compétent ès qualités, soit parce qu’il a reçu une délégation de pouvoir ou de signature de l’autorité compétente.
N.B. : Déconcentré s’entend ici au sens de « déconcentré au niveau de l’établissement ».
Harp
èg
eLe paramétrage des congésLe paramétrage des congés
Pour chaque type de congé, le paramétrage concerne deux points :
A : Le niveau de gestion du congéen fonction du type de contrat ou du type de pop.
B : Le paramétrage des visassaisie des visas
association des visas aux différents congés et types de contrats ou de population
Harp
èg
eA : le niveau de gestion des congésA : le niveau de gestion des congés
En fonction du niveau de gestion du congé, l’arrêté de congé est :
produit et visé en dehors de l’établissement
acte non déconcentré réglementairement ou, non délégation de signature par le recteur
produit par l’établissement et :visé en dehors de l’établissement (par le recteur).
acte non déconcentré réglementairement ou, non délégation de signature par le recteur
visé dans l’établissement (par le président ou le délégataire de signature)
acte déconcentré réglementairement ou, délégation de signature du recteur
Harp
èg
eModification du paramétrageModification du paramétrage
du niveau de gestion du niveau de gestionLa valeur par défaut du paramétrage modifiable est :
« Signature non déléguée à l’établissement sans production de projet »
MAIS
L’établissement peut modifier le paramétrage en :« Signature déléguée à l’établissement »« Signature non déléguée à l’établissement avec production d’un projet »
N.B. + Ces modifications de paramétrage sont faites sous la responsabilité de
l’établissement ; seule une personne dûment habilitée doit pouvoir y procéder.
+ Ces choix de paramétrage ne peuvent être faits qu’en fonction : * des délégations de signature en vigueur, * des accords passés avec le Recteur vous permettant d’adresser à ses
services un projet d’arrêté qui, après vérification et signature par le Recteur, vous est retourné.
Rappel réglementaire : les délégations de signature sont des actes de caractère personnel : elles doivent en conséquence être renouvelées à chaque changement de titulaire des fonctions du délégant ou délégataire (Cf. circulaire n° 83-121 du 9 mars 1983).
Harp
èg
eConséquences du paramétrageConséquences du paramétrage
du niveau de gestiondu niveau de gestion
Valeur du paramétrage
Lieu de gestion de l’arrêté
Production ou non de l’arrêté et en-tête
Non déconcentré réglementairement
Arrêté produit et visé en dehors de l’étab.
Pas de production d’arrêté
Paramétrage non modifiable
Déconcentré réglementairement
Arrêté produit et visé dans l’établissement
Production d’un arrêté avec en-tête au nom du président de l’université ou du Directeur
Signature non déléguée
sans production d’un projet d’arrêté
Arrêté produit et visé en dehors de l’étab.
Pas de production d’arrêté
Signature non déléguée Avec production d’un
projet d’arrêté
Arrêté produit dans l’établissement mais visé en dehors
Production d’un arrêté avec en-tête au nom du Recteur
Paramétrage modifiable
Signature déléguée à l’établissement
Arrêté produit et visé dans l’établissement
Production d’un arrêté avec en-tête au nom du Recteur
Harp
èg
e
Présentation des écrans de Présentation des écrans de paramétrage du niveau de gestionparamétrage du niveau de gestion
Démonstration 6Démonstration 6
Harp
èg
e
Production d’un arrêté relatif à un Production d’un arrêté relatif à un congé n’ayant pas fait l’objet d’une congé n’ayant pas fait l’objet d’une
délégation de signaturedélégation de signature
Démonstration 7Démonstration 7
Harp
èg
e
Modification de la valeur par défaut Modification de la valeur par défaut du paramétrage et impacts sur du paramétrage et impacts sur
l’écran de congésl’écran de congés
Démonstration 8Démonstration 8
Harp
èg
eB : Le paramétrage des visasB : Le paramétrage des visas
Il existe deux types de visas pour un acte donné :les visas réglementaires (rappelant des textes de base)
Ces visas sont livrés dans HarpègeIls ne sont pas modifiables
les visas locaux (propres à l’établissement) Ces visas ne sont pas livrés dans Harpège : il faut les créer
Ils sont bien sûr modifiables Exemples : Arrêté de délégation de signature du recteur au chef
d’établissement ; Arrêté de délégation de signature du chef d’établissement à un fonctionnaire de catégorie A
Un visa (réglementaire ou local) peut être :- générique (= commun à tous les types de pop. ou à tous les types de contrats) Les COM et CMNT ne comportent aucun visa générique, à cause assimilés fonct.
- spécifique (= particulier à chaque type de population ou type de contrat)
Harp
èg
e
Présentation des écrans de Présentation des écrans de paramétrage des visasparamétrage des visas
Démonstration 9Démonstration 9
Harp
èg
e
Modifier le paramétrage des visasModifier le paramétrage des visas
Pour ajouter un visa local sur des arrêtés,Aller dans le menu Nomenclatures et :
- Saisir un libellé de visa local dans le tableau des visas locaux d’arrêtés de congés,- Puis selon le congé,
associer à ce visa local tous les types de population et / ou tous les types de contrat (visas génériques) à partir d’une liste de valeursou bien associer à ce visa local un type de population ou un type de contrat déterminé (visas spécifiques) à partir d’une liste de valeurs.
Harp
èg
e
Modification du paramétrage des Modification du paramétrage des visas et impacts sur l’édition d’un visas et impacts sur l’édition d’un
arrêtéarrêté
Démonstration 10Démonstration 10
Harp
èg
e
Le paramétrage du niveau de gestion des
contrats et des carrières
Harp
èg
eGestion des contrats et carrièresGestion des contrats et carrières
Comme on l’a vu pour les congés, le mouvement actuel de déconcentration des actes de gestion transfère vers le chef d’établissement :
la conclusion de certains contrats,
certains actes ayant trait à la carrière des agents.
Il faut distinguer deux modes de traitement, selon que l’acte de gestion :
est déconcentré au chef d’établissement
Il est possible de produire un document (contrat ou arrêté)Mais la saisie simple (en historique) reste possible
relève du niveau académique (recteur) ou national (ministre).
Seule la simple saisie des informations est possible
Harp
èg
eLe paramétrage des Le paramétrage des contrats / carrièrescontrats / carrières
Le paramétrage concerne deux points :
A : Le niveau de gestionen fonction du type de contrat ou du type de pop.
B : Le paramétrage des visassaisie des visasassociation des visas aux différents types de contrats ou de population
Harp
èg
eA : le niveau de gestionA : le niveau de gestion
Le niveau de gestion des contrats et carrières est livré en standard dans l’application et n’est pas modifiable :
Pour les contrats Seuls les contrats déconcentrés vers le chef d’établissement apparaissent dans la liste avec la valeur « compétence établissement » (non modifiable)
Concerne actuellement (seuls modèles de contrats existant dans Harpège):
les ALER, ATER, Moniteurs, Lecteurs, MLE
Pour la gestion des carrières Seuls les actes déconcentrés vers le chef d’établissement apparaissent dans la liste, avec la valeur « compétence établissement » (non modifiable) figurant en regard des corps concernés
Concerne actuellement (seuls modèles d’arrêtés existant dans Harpège) :
l’avancement d’échelon et le classement des personnels techniques de Recherche et Formation de catégorie C (ASTRF, AGT, ADT)les différentes formes de recrutement des ASTRF
Harp
èg
eB : Le paramétrage des visasB : Le paramétrage des visas
Rappel : il existe deux types de visas pour un acte donné :les visas réglementaires (rappelant des textes de base)
Ces visas sont livrés dans HarpègeIls ne sont pas modifiables
les visas locaux (propres à l’établissement) Ces visas ne sont pas livrés dans Harpège : il faut les créerIls sont bien sûr modifiables
exemple : délégation de signature du Président au SG
Un visa (réglementaire ou local) peut être :générique (= commun à tous les types de pop. ou à tous les types de contrats) spécifique (= particulier à chaque type de population/corps ou type de contrat)
Harp
èg
eLes visas des contratsLes visas des contrats
Visa génériqueRéglementaire
Il n’y a pas de visa générique qui soit valable pour tous les types de contrats.
LocalIl est possible de définir un visa local valable pour tous les types de contrats (avec production d’arrêté).
Visa spécifiqueRéglementaire
Pour chaque type de contrat, il existe un certain nombre de visas spécifiques réglementaires (non modifiables).
LocalIl est possible d’ajouter des visas spécifiques locaux.
Harp
èg
eLes visas des actes de gestionLes visas des actes de gestion
des carrières des carrières
Visa générique par populationRéglementaire
Il y a des visas génériques qui sont valables pour tous les corps appartenant à un type de population donné.
LocalIl est possible de définir un visa local valable pour tous les corps d’un type de population donné (avec production d’arrêté).
Visa spécifique par population / corpsRéglementaire
Pour chaque corps à l’intérieur d’un type de population, il existe un certain nombre de visas spécifiques réglementaires (non modifiables).
LocalIl est possible d’ajouter des visas spécifiques locaux.
Harp
èg
e
Présentation des écrans de Présentation des écrans de paramétrage des contratsparamétrage des contrats
Démonstration 11Démonstration 11
Harp
èg
e
Présentation des écrans de Présentation des écrans de paramétrage des carrièresparamétrage des carrières
Démonstration 12Démonstration 12
Harp
èg
e
Partie 6
Mise en œuvre du paramétrage
Harp
èg
e
La saisie du paramétrage d’Harpège est constituée de 7 éléments qui doivent être traités dans l’ordre suivant :
1) Paramétrage de l’établissement (structure mère)
2) Création des utilisateurs
3) Saisie des profils d’habilitations
4) Initialisation des nomenclatures locales
5) Création des implantations / locaux
6) Saisie des autres structures
7) Paramétrage (niveau de gestion – visas) des congés, contrats et carrières
Les 7 éléments du paramétrageLes 7 éléments du paramétrage
AdministrationHarpège
Harpège
Harp
èg
e
1) Paramétrage de l’établissement1) Paramétrage de l’établissement
Le paramétrage du niveau 1, l’établissement se fait à partir d’Harp_adm, module d’administration. Il consiste :
à renseigner le premier niveau 1 de l’arborescence des structures (structure mère),
à renseigner le pays de référence de l’application,
à positionner un indicateur donnant ou interdisant l’accès à la zone « N° rectoral » dans les postes de budget Etat, à indiquer le chemin d’accès et le nom de fichier du logo de l’établissement (format .bmp) que vous voulez intégrer aux arrêtés de congé.
Service dupersonnel
Présidence
Servicescentraux
StructureLabo A1
Structuredépartement A1
ComposanteUFR A
StructureLabo B1
StructureLabo B2
ComposanteUFR B
ComposanteIUT
Etablissement Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
Harp
èg
e
2) Création des utilisateurs2) Création des utilisateurs
Seul l’utilisateur HARP_ADM peut créer les utilisateurs
Témoin permettant d’habiliter
l’utilisateur à accéder aux
options de saisie des profils Permet l’accès à
la base par une connexion sous
SQLPLUS ou BO par exemple
Un compte ORACLE associé à l ’utilisateur est créé.
Harp
èg
e
3) Saisie des profils d’habilitations3) Saisie des profils d’habilitations
Désigner les différents profils d’utilisateurs et leur attribuer des profils données et des profils traitements
Harp
èg
e4) Initialisation des nomenclatures 4) Initialisation des nomenclatures
localeslocalesLa saisie des nomenclatures locales se fait à partir de la base de gestion courante.
tables concernées :organismes de missionorganismes de rattachementannées universitaires - livrée –recherchetéléphonesfonctions (instances, fonctions électives et nominatives, responsabilités structurelles)destinations des activités – LOLFfonctions Silland
possibilité de compléter ou de migrer ces tables
Harp
èg
e5) Création des Implantations / locaux5) Création des Implantations / locaux
La saisie des implantations et des locaux se fait à partir de la base de gestion courante.
Définir les implantations en fonction de critères géographiques et de la carte des bureaux de vote existants. Saisir les couples implantations-adresses. Saisir les locaux associés à chaque implantation-adresse.
Attention à la cohérence des informations saisies, si plusieurs personnes sont habilitées ! (ex : locaux répartis dans plusieurs UFR)
Harp
èg
e6) Paramétrage des autres structures6) Paramétrage des autres structures
Le paramétrage des autres niveaux de structures de l’établissement se fait à partir de la base de gestion courante. Saisir :
un nom un code sur 5 caractèresle lien d'une structure à une autre : structure de rattachementun statut juridiqueune identification :
RNE, SIRET, zone de résidence
une décision :typeréférencedates de création, d'ouverture, de fermeture
des références externes (vers les structures de NABUCO...) :
codes établissement, composante, centre de responsabilité
Harp
èg
eStructures : codificationStructures : codification
Chaque structure a un code, identifiable par 5 caractères.Le choix de la codification des structures peut parfois faciliter le tri et l’extraction des données, si on veut donner un sens à chacun des caractères.
Exemple : UL210 Service de Scolarité administrative de l’UFR de LanguesCaractère 1: Niveau 1, une lettre pour l'UniversitéCaractère 2 : Niveau 2, une lettre pour la ComposanteCaractère 3 : Niveau 3, un chiffre pour le type de ServiceCaractère 4 : Niveau 4, un chiffre pour le sous Sous-serviceCaractère 5 : etc...Dans cet exemple et avec cette codification, on peut extraire par le biais des éditions, tous les agents qui se trouvent dans des structures de scolarité administrative, toutes UFR confondues : il suffit de repérer les structures qui ont un code comportant _ _ 2 1 _ , c'est à dire le chiffre 2 en position 3 et le chiffre 1 en position 4, et de paramétrer l’édition avec les opérateurs de recherche.
On peut également utiliser la codification NABUCO si cela a un sens pour l’établissement, mais en l’adaptant à la gestion des personnels dans le cas des structures fines.
Harp
èg
eStructures : modifications possiblesStructures : modifications possibles
La modification des structures :est limitée aux corrections d'erreurs
sur le Nom : seulement en cas de correction d'orthographesur les dates (seulement en cas d'erreur de saisie) ; au préalable vérifier, avant toute modification, la cohérence des périodes de liens
structures / locauxpostes / structures (d’attribution ou de localisation) individus / structures (de travail)agents / structures (d’affectation)
Remarque : il est important de respecter ces règles pour garder un historique cohérent.
Harp
èg
e
Le paramétrage se fait à partir de la base de gestion courante.
Pour les CONGES : pour chaque congé, lister les différents type de population et types de contrats avec leur niveau de gestion associé.
7) Paramétrage des niveaux de gestion 7) Paramétrage des niveaux de gestion et des visaset des visas
Harp
èg
e
Pour les CONTRATS :
pour chaque type de contrat, vérifier le niveau de gestion et associer éventuellement des visas locaux.
Paramétrage des niveaux deParamétrage des niveaux de gestion et des visas (suite)gestion et des visas (suite)
Harp
èg
e
Pour les CARRIERES :
pour chaque acte de gestion des éléments de carrière, vérifier la liste des corps concernés et le niveau de gestion ; associer éventuellement des visas locaux.
Paramétrage des niveauxParamétrage des niveaux de gestion et des visas (suite et fin)de gestion et des visas (suite et fin)
Harp
èg
e
Partie 7
Les Habilitations
Harp
èg
eLe schéma général de fonctionnement Le schéma général de fonctionnement
des habilitations d’Harpègedes habilitations d’HarpègeHabilitation = droit d’accès d’un utilisateur qui a un
profil données associé à un profil traitements
types de population
types de contrat
structure
profil utilisateur
profil traitements
profil donnéesPersonnel
individu
emploi-poste
pilotage
structures
nomenclatures
Gestion collective
outils
Harp
èg
eConcepts de profils : profil donnéesConcepts de profils : profil données
Le profil données se définit à partir Des structuresDes types de populationDes types de contrat.
Un utilisateur sera habilité à tel(s) type(s )de population et/ou à tel(s) type(s) de contrat pour une ou plusieurs structures.
Si un type de population fait partie d’un profil données, alors ce profil données inclut les postes créés à partir d’emplois délégués destinés à ce type de population.
Ex. : un profil données avec le type de population ITARF permettra de voir les postes issus d’emplois délégués destinés à être occupés par des ITARF.
Harp
èg
e
Habilitations - Profil donnéesHabilitations - Profil données
Le profil données limite l’accès aux données, il se décompose en trois parties.
Type de population/Structure
• Agents avec carrière• Emplois/Postes• Occupation/affectation
Type de contrat/Structure
• Agents avec contrat
• Emplois/Postes• Occupation/
affectation
Structure de travail• Individus
hébergés• Postes rattachés • Postes localisés
Habilitations surles données
Harp
èg
eHabilitations - Profil donnéesHabilitations - Profil données
Ces 3 parties du profil données correspondent aux onglets :
- Profil Carrière
- Profil Contrat
- Profil Structure de Travail
Ces 3 premiers onglets du profil « données » permettent de restreindre le champ d’action d’un gestionnaire vis-à-vis des agents et des postes en s’appuyant sur des critères de type de population, de type de contrat et de structure.
Harp
èg
eL’habilitation « Vie institutionnelle »L’habilitation « Vie institutionnelle »
Introduction d’une dimension institutionnelle (V1.10.3)•Le 4ième onglet « Vie institutionnelle » permet de limiter l’accès à certains modules dont le point d’entrée serait la structure.
Cette dimension de l’habilitation profil données a été conçue pour les modules fonctions et listes électorales. Elle est destinée à permettre la gestion des informations apparaissant dans ces écrans, et impacte les éditions associées.
Harp
èg
eL’habilitation « Vie institutionnelle »L’habilitation « Vie institutionnelle »
L’utilisation de cette dimension du profil données peut-être utile dans le cas d’établissements ayant une gestion décentralisée de leurs listes électorales.
Il donne l’autorisation d’accès à une ou plusieurs structures :
- pour les écrans pour lesquels le point d’entrée est l’instance, seules les instances rattachées à une structure définie dans le profil « Vie institutionnelle » seront visibles.
De même dans l’écran « Responsabilités structurelles », c’est l’habilitation structure du profil « Vie institutionnelle » qui est appliquée.
Harp
èg
eL’habilitation « Vie institutionnelle »L’habilitation « Vie institutionnelle »
Impacts dans l’application du profil données « Vie institutionnelle » :
•Ecrans Structures : la consultation reste possible pour toutes les structures, mais la modification est interdite pour les structures non habilités
•Ecrans et éditions « listes électorales » : dans les différents outils de ce module pour lesquels le point d’entrée est l’instance, l’habilitation structure définie par ce profil est exploitée pour restreindre l’accès aux données
•Vie institutionnelle : Fonctions relevant d’une instance
•Individu : pour l’édition « individu exerçant une fonction dans une instance », les informations apparaissant dans cette édition tiennent compte de ce profil défini pour le gestionnaire lançant cette édition
•Nomenclature établissement : paramétrage et nomenclature fonctions
•Responsabilités structurelles : les informations présentées doivent tenir compte de ce profil.
Harp
èg
eConcepts de profils : profil traitementConcepts de profils : profil traitement
Le profil traitement se définit à partir des items des menus :Habilitation globale : pas de restriction ; tous les items des menus ;Habilitation partielle : une sélection d’items dans le menu.
Ex :Menu Emploi-poste
Chacun des traitements est associé à l’un des droits d'accès suivants :mise à jour (création, modification, suppression)consultationnon habilité (pas de visibilité)
Ecran individu : l’état civil est affiché quelle que soit l’habilitation de l’utilisateur, les autres informations de l’écran sont visibles ou non en fonction de l’habilitation.Ecran agent : les informations de l’onglet Agent sont affichées quelle que soit l’habilitation de l’utilisateur. Les autres informations de l’écran sont visibles ou non en fonction de l’habilitation.
Harp
èg
e
Habilitations - Profil traitementsHabilitations - Profil traitements
Menu 1 : IndividuHabilitation : mise à jour
Menu 2 : PersonnelHabilitation : lecture
Menu 3 : Emploi-posteHabilitation : Aucune
Menu invisible
Habilitations surles traitements
Item 1 : LectureItem 2 : AucuneItem 3 : Mise à jour…
Tous les items sont invisibles
Le profil traitements limite l’accès aux menus.Exemple :
…
Harp
èg
eExemple de profilExemple de profil
L'utilisateur Durand gère les personnels ASU et ITARF des UFR A, B et C.Pour ces UFR, et donc aussi pour leurs structures « filles » :
il a tous les droits sur INDIVIDU, PERSONNEL.il accède en consultation à EMPLOI - POSTEil accède en écriture à OCCUPATION - AFFECTATION
En conséquence :il ne verra, dans Individu, aucun individu ou agent lié à l’UFR D (sauf l’état civil) ;il ne verra pas les enseignants affectés dans les UFR A, B ou C ;il pourra consulter un poste ITARF attribué à l'UFR A même s’il est localisé dans l'UFR D (ou attribué à l'UFR D mais localisé dans l'UFR A) ; il ne verra pas un poste ITARF attribué à l'UFR D et localisé dans l'UFR Dil pourra saisir l'occupation d'un poste ITARF par un contractuel affecté à l'UFR A, mais pas celle d’un contractuel affecté à l’UFR D.
N.B. Dans les modules de gestion collective, certains traitements ne sont associés à aucune donnée.
Harp
èg
eExemple de profilExemple de profil
profil données y
profil traitements z
droits
utilisateur Durand
type population ASU et ITARF
individu
personnel
emploi-poste
structures
Gestion collective
UFR A UFR B UFR C
dept A
labo A
A chaque utilisateur est associé un et un seul couple profil données / profil traitements
type contrat ATER
Légende profil traitement : noir= menu habilité; bleu= consultation seule; rouge= non habilité
Harp
èg
e
Création d’un utilisateur et d’un Création d’un utilisateur et d’un profilprofil
Démonstration 13Démonstration 13
Harp
èg
e
Créer de nouveaux utilisateursCréer de nouveaux utilisateurs
Exercice 4Exercice 4
Harp
èg
e
Partie 8
Domaine Fonctions
Harp
èg
eDomaine « Fonctions »Domaine « Fonctions »
Harpège gère trois types de fonctions :Les responsabilités structurelles = charges administratives d’une structure ou missions se rapportant au fonctionnement de l’établissement. Elles sont recensées pour les personnes ayant une activité au sein de l’établissement,Les fonctions nominatives et électives : elles sont recensées pour les personnes ayant une activité au sein d’une instance, dans ou hors établissement (assesseur, vice-Président, personnalité extérieure, Conseiller d’établissement) :
Les fonctions relevant d’une instanceLes fonctions d’expertise, de conseil et autres,
Les fonctions professionnelles (fiches de poste et fiches d’activités).
Harp
èg
e
Domaine « Fonctions » Domaine « Fonctions » Les impacts sur le paramétrage Les impacts sur le paramétrage
Les habilitations
Cet outil n’a pas forcément vocation à être accessible à un grand nombre d’utilisateurs.Il faudra ensuite définir le moment opportun pour rendre l’outil accessible ; il sera alors impératif de définir précisément les habilitations (mode saisie, mode consultation seul, aucun accès), ainsi que le mode de validation des informations saisies.Vous serez sans doute amenés à créer de nouveaux profils et utilisateurs HARPEGE.
Harp
èg
eDomaine « Fonctions » Domaine « Fonctions »
Les impacts sur le paramétrage Les impacts sur le paramétrage (suite)(suite)
Les nomenclatures
Les nomenclatures livrées concernent les responsabilités structurelles et les fonctions nominatives et électives. Les fonctions les plus courantes dans les établissements figureront en partie dans la nomenclature livrée, mais cette nomenclature peut être complétée par l’établissement selon ses besoins.
Rappel : Seules les fonctions strictement définies par les textes qui ouvrent droit à une prime d’administration et/ou une décharge statutaire de service ne pourront pas être modifiées.
Harp
èg
eDomaine « Fonctions » Domaine « Fonctions »
Les impacts sur le paramétrage Les impacts sur le paramétrage (suite)(suite)
Les nomenclatures Les nomenclatures livrées concernent les responsabilités structurelles et les fonctions nominatives et électives. Avant de compléter les nomenclatures livrées, faire un état des lieux de ce qui existe dans votre établissement, par rapport à ce que propose HARPEGE, afin d’éviter les redondancesSi nécessaire, procéder à une étude interne afin d’harmoniser ces nomenclatures dans l’établissement (entre les composantes)Faire valider le schéma retenu.
Harp
èg
e
Partie 9
Destinations des activités – LOLF
et Fonctions Silland
Harp
èg
eLes destinations des activitésLes destinations des activités
La nomenclature LOLF existe à 3 niveaux distincts :Les destinations correspondant à une nomenclature exclusivement nationale.Les sous destinations correspondant à une nomenclature nationale et locale pour chaque établissement.Les détails de sous destinations correspondant exclusivement à une nomenclature locale.
Tout ce qui concerne la nomenclature Nationale LOLF pourra seulement être consulté ; il sera possible de créer des liens avec la nomenclature Silland existante.L’utilisateur pourra par contre créer, modifier et supprimer la nomenclature locale LOLF tout en ayant la possibilité de pouvoir créer des liens avec la nomenclature Silland existante.
Harp
èg
eFonctions SillandFonctions Silland
La nomenclature des fonctions Silland permet de décrire l’activité des agents. La nomenclature Silland existe à 2 niveaux distincts :
Les fonctions correspondant à une nomenclature exclusivement nationale.Les sous fonctions qui correspondent exclusivement à une nomenclature locale.
La modification des fonctions Silland n’est pas autorisée. Seule la nomenclature locale est modifiable, c’est-à-dire les sous fonctions Silland.
Ces items sont accessibles selon le « Profil données » attribué dans le module d’habilitation.
Harp
èg
eEditions de contrôleEditions de contrôle
Le menu Nomenclatures/Editions permet l’édition de listes de contrôle de données saisies dans les nomenclatures de destination des activités LOLF et fontions Silland :
L’édition « Destinations » liste des destinations, sous destinations et détails de sous destinations,
L’édition « Fonctions Silland » liste des fonctions Silland et les sous fonctions.
Harp
èg
e
Partie 10
Module de raccordement
Harp
èg
eModule de raccordement Module de raccordement
Harpège n’a pas vocation à répondre à tous les besoins spécifiques des établissements.
En conséquence, l’application offre des points d’entrée à des outils (écrans ou éditions) développés localement.
Les outils développés au niveau local doivent être d’abord déclarés dans Harpège, puis ils peuvent être associés à des habilitations.
Ils apparaissent alors dans le menu « autres traitements ».
Harp
èg
eModule de raccordement (suite)Module de raccordement (suite)
• DECLARATION Dans le module d’administration, l’écran « déclaration » permet le raccordement dans l’application HARPEGE de modules spécifiques (écrans, éditions, outils divers).
• HABILITATIONUne fois les traitements personnalisés enregistrés, l’écran « habilitations » va permettre de les associer à un ou plusieurs des profils traitements définis.
Harp
èg
e
Partie 11
Echanges entre établissements
Harp
èg
eEchanges entre établissements Echanges entre établissements
HARPEGE simplifie le traitement des dossiers dans le cadre des mutations de personnel : Un outil de transfert du dossier d’un agent d’un établissement à un autre (état civil, adresses, situation familiale, références bancaires, carrière, positions, contrats…) est intégré à l’application. Ce transfert nécessite la mise en place d’une cryptographie afin de protéger la confidentialité des informations.
Cette cryptographie relève de la responsabilité de chaque établissement émetteur et plus particulièrement du service informatique.