harpège 1 formation outils « fonctions ». harpège 2 introduction une formation sadressant...

1

Harpège

FORMATION OUTILS

« FONCTIONS »

2

Harpège

INTRODUCTION

• Une formation s’adressant également aux non utilisateurs habituels d’HARPEGE, c’est pourquoi la partie 1 ne fait que rappeler les principes généraux HARPEGE, avant d’entrer dans le vif du sujet, c.a.d. la présentation des « Fonctions ».

Harpège SOMMAIRE

Partie 1Partie 1 : Rappels généraux sur HARPEGE

A) Navigation et éditions

B) Concepts et Fonctionnalités

Partie 2Partie 2 : Le domaine « Fonctions » :

A) Les fonctions structurelles

B) Les fonctions électives et nominatives

C) Les fonctions professionnelles

4

Harpège

PPAARRTTIIEE

11

Rappels généraux sur HARPEGE

5

Harpège

PRESENTATION GENERALE D’HARPEGE

A-NAVIGATION et EDITIONS

6

HarpègeEnvironnement technique et connexion

Environnement windows du poste de travail (PC) : utilisation de la souris, des icones, des touches fonctions du clavier et

de la barre du menu.Menu de contrôle icones de raccourci

Onglet de sélection

Blocs

Boutons de raccourcis

Couleurs de différenciation

Messages d’informatio

n

7

Harpège Présentation des icônes

quitte l’écran en cours

enregistre les données saisies et/ou modifiées

crée une information

efface un enregistrement à l’écran

entrée des critères pour la recherche

exécute la recherche

annule la recherche

enregistrement précédent

enregistrement suivant

impression de l’écran

8

Harpège La navigation dans l'écran

Se déplacer dans un écran ?

A l'aide de la souris

positionner la flèche dans le champ et cliquer

A l'aide du clavier TAB champ suivant

TAB + champ précédent

A l'aide d'icônes

pour se positionner sur l'enregistrement

précédent

pour se positionner sur l'enregistrement suivant

se déplacer avec l'ascenseur (voir gestion des tableaux)

9

Harpège La navigation entre plusieurs

écransNavigation entre écrans :

à l’aide de la souris

Bouton

Dans un écran pour atteindre un

autre écran

menu

Activer des écrans en faisant des choix dans les menus déroulants

icône sortie

Revenir au menu d’accueil et accéder

à d’autres fonctionnalités

onglet

Dans un écran pour atteindre

une autre fenêtre

10

Harpège Recherche d’enregistrements

dans la basePour rechercher un enregistrement dans la base vous devez :

Si vous êtes en mode saisie (champs blancs), passer en mode recherche (champs gris)

utiliser l’icône

Entrer un des critères de sélection dans un champ gris

Exécuter la recherche utiliser l’icône

11

Harpège Saisie d’informations

dans la basePour saisir une information dans la base vous devez :

Si vous êtes en mode Recherche, passer en mode saisie (champs blancs)

utiliser l’icône

Ou, exécuter une recherche, et vous arrivez en mode saisie

utiliser l’icône

Puis, saisir l’information dans un champ blanc et enregistrer

12

Harpège Les outils de recherche ...

Annuler la recherche et revenir en m ode saisie

F8

ctrl

q

et

touche icônemenu

Annulerrecherche

menu touche icône

Exécuterrecherche

Saisir les critèresde recherche et

quitter l'écran?

menu touche icône

quitter ctrl

et q

menu touche icône

F7entréecritères

passer en m ode recherche ?

mode saisiemode saisie

mode recherchemode recherche

Harpège

13

Harpège

Dérouler l’arborescence des structures

Le signe + signifie que l’on peut descendre à un niveau inférieur

Pas de niveau inférieur

Il existe des niveaux inférieurs

14

Harpège La gestion des tableaux

Lorsque le tableau est rempli, positionner le curseur sur le dernierélément du tableau,

ascenseur

Puis cliquer surla flèche du basdu clavier

15

Harpège

Les éditions Harpège

16

Harpège

Les éditions HarpègeLes éditions Harpège

Principe de fonctionnement

Papier ou fichier .PRN

Fichiers plats

Exploitation des fichiers .PRN

Exploitation des fichiers plats .LIS

Les opérateurs

Saisie des paramètres

Fenêtre d’évaluation

Liste des éditions Harpège

17

Harpège

Saisie de la liste de paramètres + date d’observation

Choix dans un menu de l’item Editions

Editer : Evaluation de la sélection

Nom de l’édition

Annuler

Impression du

document

Impression dans un

fichier PRN

FermerAperçu

(Affichage à l’écran)

Impression papier

AnnulerImpression du document

Impression dans un

fichier PRN

Impression papier

Retour à l’écran de l’évaluation de la sélection

+

Les éditions courantes : papier et/ou PRN

18

Harpège

Saisie de la liste de paramètres + date d’observation

Editer : Evaluation de la sélection

Nom de l’édition

Fermer

Aperçu(Affichage à l’écran)

AnnulerImpression du document

Impression dans un

fichier .lis(option pré-cochée)

Les éditions sur fichiers plats

Choix dans un menu de l’item Editions

Annuler

19

Harpège

Exploitation d ’un fichier .PRNExploitation d ’un fichier .PRN

Les fichiers .prn générés ne sont pas exploitables dans Word ou Excel, ces fichiers sont comparables à des fichiers postscript.Cette fonctionnalité est utile dans le cas où vous ne pouvez pas imprimer directement à partir du PC avec lequel l'édition à été lancée (l'imprimante n'est pas en réseau par exemple).

Pour imprimer les fichiers .prn :1/ capturer le port imprimante que vous voulez utiliser :- Choisir "Propriétés"- Dans l'onglet "Détails", cliquez sur le bouton "Capturer le port imprimante" et sélectionner le port et le chemin de votre imprimante.

2/ exécuter la commande suivante sous DOS : copy <nom du fichier> <port de l'imprimante>ou print <nom du fichier> <port de l'imprimante>

20

Harpège Exploitation d ’un fichier Exploitation d ’un fichier

plat .LISplat .LIS

Les fichiers plats .LIS générés sont exploitables avec les outils bureautiques (Word, Excel …).

Cette fonctionnalité a été développée pour donner plus de souplesse sur certaines éditions.Chaque établissement peut mettre en forme ces éditions selon leurs spécificités.

Les fichiers .LIS sont enregistrés dans le répertoire mentionné par l ’utilisateur lors de la demande d ’édition.

21

Harpège Les opérateurs

• Si le paramètre est une date, la liste des opérateurs est limitée à >= et <=

22

Harpège

Définition d’un paramètre de sélection : un paramètre de sélection est composé

obligatoirement d’un opérateur et d’une valeurExemple :

Liste des opérateurs : =, <, >, <=, >=, not=, absent, =fils, comme. Suivant le type de paramètre (date, structure, numéro

de dossier, ...), la liste des opérateurs est réduite.

Plusieurs lignes de paramètres de sélection sont autorisées.

Saisie de la liste des paramètresSaisie de la liste des paramètres

<= 01/01/1990Opérateur

Valeur

23

Harpège La ligne de paramètresLa ligne de paramètres

Définition d’une ligne de paramètres :

un enregistrement est sélectionné s'il satisfait à toutes les conditions et paramètres saisis .

Ex : condition 1 et condition 2 et ...

Plusieurs lignes de paramètres de sélection sont autorisées.

Dans ce cas , chaque enregistrement doit répondre soit aux conditions d'une ligne soit aux conditions d'une autre ligne.

Ex : condition(s) ligne 1 ou condition(s) ligne 2 ou ...

24

Harpège

opérateur

liste de valeursen double cliquant ou touche clavier<F9>

libellé associé àla valeur saisie

apparait sur sur toutes les

pages de l'édition

ascenseurs

date du jour ou date antérieureou date postérieure

si la boîte est cochéealors totalisation

bouton

pop-listcontenantla liste desopérateursautoriséspour cetteédition

Grille de sélection

25

Harpège Fenêtre d ’évaluation

liste des agents affectés à UP12 et percevant la bonification indiciaireau 16 janvier 1997

saisie de la date : 16/01/1997 demande de totalisation

bouton delancement

del'évaluation

fenètre de communicationindiquant approximativement le nombre d'enregistrements

sélectionnésvisualise àl'écranl'impression

lancel'impression

26

Harpège

PRESENTATION GENERALE D’HARPEGE

A-CONCEPTS ET FONCTIONNALITES

27

Harpège

Périmètre Fonctionnel HARPEGEResponsabilité Structurelle

Fonction élective / nominative

Fiche d’activité

GESTION COLLECTIVE

Listes électorales

Promouvabilités ITARF

Occupation /Affectation

Individu

Position

Carrière

CongésModalités

SS

TT

RR

UU

CC

TT

UU

RR

EE

SS

LL

OO

CC

AA

UU

XX

Congés

Contractuels Fonctionnaires et assimilés

Production d’arrêtés

Modalités

Contrat

Poste

Emploi


II

MM

PP

LL

AA

NN

TT

AA

TT

II

OO

NN

SS

Agent

Fiche de poste

28

Harpège Domaine individu

– L’individu est une personne qui participe ou a participé à l’activité de l’établissement, et sur laquelle il est souhaitable de connaître un minimum d’informations

– Remarque : les personnes connues uniquement comme individu sont dites «hébergées»

– Tout personnel de l’établissement est obligatoirement un individu

Agents avecune carrière

Agents avecun contrat

Individus hébergés

Ensemble des individus

29

Harpège

De l’individu à l’agent• L’agent (ou personnel) est un individu qui à un instant donné

possède une carrière ou un contrat (ou les deux).

AGENT est « le passage obligé » pour utiliser et

associer les autres constituants de la gestion d’un

dossier : carrière, contrat, congés...– D’autres concepts sont associés à l’agent :

• la position (pour les fonctionnaires),• l’occupation et l’affectation,• le bénéfice de modalités de service, de congés et

d’absences …

30

Harpège



Fiche d’activité

GESTION COLLECTIVE

Listes électorales



Individu

Position

Carrière

CongésModalités

SS

TT

RR

UU

CC

TT

UU

RR

EE

SS

LL

OO

CC

AA

UU

XX

Congés



Modalités

Contrat

Poste

Emploi


II

MM

PP

LL

AA

NN

TT

AA

TT

II

OO

NN

SS

Agent

Fiche de poste

31

Harpège• Définitions :

– Un type de population est un ensemble de corps formant une grande catégorie d'agents ex : les Enseignants-chercheurs, les ITARF, les ASU, les

Hospitalo-universitaires...

– Une carrière est un ensemble d'éléments de carrière dans un même type de population ex : Une carrière d ’enseignant-chercheur : Assistant-->

Maître de conf --> Prof

– Un élément de carrière est caractérisé par une date d'effet, un corps, un grade et un échelon (le cas échéant, un chevron) ex : au 01/03/1999 : Maître de conf. de 1è cl, 4è échelon

Concepts de carrière

32

Harpège Position statutaire

• Tout fonctionnaire est placé dans une des positions

définies par le statut général des fonctionnaires.• Ces positions sont :

– Activité,– Détachement,– Hors cadre,– Disponibilité,– Service national,– Congé parental/Congé de présence parentale.

33

Harpège



Fiche d’activité

GESTION COLLECTIVE

Listes électorales



Individu

Position

Carrière

CongésModalités

SS

TT

RR

UU

CC

TT

UU

RR

EE

SS

LL

OO

CC

AA

UU

XX

Congés



Modalités

Contrat

Poste

Emploi


II

MM

PP

LL

AA

NN

TT

AA

TT

II

OO

NN

SS

Agent

Fiche de poste

34

Harpège

Contractuels

Les notions de corps,grades,promotions,... ne s’appliquent

pas

Fonctionnaires et assimilés(type CNRS, contractuels d'administration)

Situation statutaire et réglementaire (corps, grade,

promotions,...)


Agent

Contrat

Position

Carrière

•Le contrat traduit l’accord entre un agent et l’établissement, qui

s’appuie sur un document descriptif des conditions d’exécution de

l’engagement réciproque

• Distinction entre contrat et carrière :

Domaine Contrat

35

Harpège Contrats et avenants

•Le contrat initial est enregistré sous l ’avenant n° 0 rattaché au contrat.

•Règles à retenir :– La somme des quotités de recrutement sur une période

ne peut pas dépasser 100 % (ou le plafond des 152 h/mois)

– Les périodes de 2 avenants successifs doivent être contiguës

– Pour chaque type de contrat existent des règles particulières (durée minimale ou maximale, renouvellement...)

– A chaque type de rémunération correspond une base spécifique.

36

Harpège



Fiche d’activité

GESTION COLLECTIVE

Listes électorales



Individu

Position

Carrière

CongésModalités

SS

TT

RR

UU

CC

TT

UU

RR

EE

SS

LL

OO

CC

AA

UU

XX

Congés



Modalités

Contrat

Poste

Emploi


II

MM

PP

LL

AA

NN

TT

AA

TT

II

OO

NN

SS

Agent

Fiche de poste

37

Harpège

Définitions “Emplois - Postes”

• Emploi : ressource mise à la disposition de l’établissement par l’administration centrale, qui lui permet de créer des postes et de rémunérer des personnes.

• Les emplois sont délégués au travers de “décisions de délégations” soit à l’établissement, soit à une structure de l’établissement (par exception).

• Poste : unité de gestion des emplois délégués et support de nomination d’une (ou de plusieurs) personne (s).

• Les postes sont financés soit sur :

• - le budget de l’état (emplois délégués ou rompus de temps partiel)

• - le budget propre de l’établissement

38

Harpège

BUDGET ÉTAT

Enregistrementdes délégations

Création d’emploissur rompus

Création depostes permanents

Création depostes temporaires

Création depostes permanents

Création depostes temporaires

Attribution éventuelle des postes aux structures

Localisation des postes dans les structures

Occupation / Affectation

Mise à jour du potentiel de l’établissement

Domaine “Emplois - Postes”

BUDGET PROPRE

Création / Mise à jour des postes

39

Harpège

Définition d'occupation/affectation

• Le couple “poste-agent” est affecté

• à une (ou plusieurs) structure(s)

Poste

Agent

x %x %

occupe

x %

Établissement

UFR A UFR B IUT

Sce commun

DépartementA

DépartementB

LaboratoireX

Laboratoire Y

Service 1 Service 2

est affecté à

Occupation

40

Harpège Synthèse des liens

Emploi

Poste

Agent

finance

est délégué à et donc appartient à

peut être attribué à

peut être localisé dans

occupe

x %

x %

Établissement

UFR A UFR B IUT Sce commun

DépartementA

DépartementB

LaboratoireX

Laboratoire Y

Service 1 Service 2

1 AffectationPrincipale pour

l'agent

Occupation

est affecté à

x %

41

Harpège



Fiche d’activité

GESTION COLLECTIVE

Listes électorales



Individu

Position

Carrière

CongésModalités

SS

TT

RR

UU

CC

TT

UU

RR

EE

SS

LL

OO

CC

AA

UU

XX

Congés



Modalités

Contrat

Poste

Emploi


II

MM

PP

LL

AA

NN

TT

AA

TT

II

OO

NN

SS

Agent

Fiche de poste

42

Harpège

Modalités de service / Congés

• Modalités de service : situation particulière pour l’agent, sur une période définie (date de fin obligatoire) durant laquelle :

• sa quotité de travail dans l’établissement est inférieure à 100%,

• son occupation n’est pas modifiée.

• Ex: Temps partiel, CPA, Mi-temps thérapeutique …

• Absence/Congé : période définie durant laquelle l’agent n’est pas à son poste de travail pour un motif autorisé pouvant avoir une incidence sur son occupation.

• Ex : congés sécurité sociale : COM, CLM, CLD, maternité …

• Ex autres congés : congés formation, CRCT ...

43

Harpège Congés déconcentrés

•Gestion dynamique des congés et des éditions d’arrêtés pour les congés maladie et les congés maternité :

–Nécessité de paramétrer le niveau de gestion déterminé par les mesures de déconcentration (chacun assorti des entêtes et visas appropriés)

- Possibilité de produire différents types d’arrêtés selon le niveau gestion

- Requalification automatique des Congés ordinaires par un CLM,

- Gestion historique des congés avec reconsidération possible des périodes de rémunération .

44

Harpège



Fiche d’activité

GESTION COLLECTIVE

Listes électorales



Individu

Position

Carrière

CongésModalités

SS

TT

RR

UU

CC

TT

UU

RR

EE

SS

LL

OO

CC

AA

UU

XX

Congés



Modalités

Contrat

Poste

Emploi


II

MM

PP

LL

AA

NN

TT

AA

TT

II

OO

NN

SS

Agent

Fiche de poste

45

Harpège Promouvabilités ITARF• Une aide à la constitution des listes de promouvables ITARF, aux calculs

d’anciennetés nécessaires à l’examen de ces promouvabilités, à l’édition des dossiers, etc.

• Fonctionnalités :• La création et la consultation des circulaires ;• Le calcul des listes ; • Les modifications des listes ; • L’édition de diverses listes de travail ;• La saisie des propositions, et du classement le cas échéant, formulés par

les structures ;• La saisie du classement de l’établissement ;• L’édition des dossiers des agents promouvables ;• L’édition des propositions classées de l’établissement, pour

transmission au ministre ;• Le verrouillage des listes.

46

Harpège Listes Électorales

L’outil Listes électorales permet d’éditer les listes électorales,

par collège (et éventuellement par secteur électoral), par

composante élective ou par bureau de vote, pour :

• 13 types d’instances locales et professionnelles, faisant l’objet d’une réglementation nationale.

• d’éventuels types d’instances créés sur la base des statuts de l’établissement.

47

Harpège

PPAARRTTIIEE

22

Les outils de gestion des « Fonctions »

48

Harpège

LE DOMAINE « FONCTIONS »

A- Les fonctions de responsabilités structurelles.

B- Les fonctions électives et nominatives

C- Les fonctions professionnelles,

49

HarpègePérimètre d’application du domaine « Fonctions »

Un domaine transverse à l’application :

• Le domaine Fonctions n’est pas un nouveau « module » en tant que tel

• Répartition des données dans les outils pré-existants

Les domaines d’Harpège impactés sont :

Individu => Fiche d’activités

Poste => Fiche de poste

Structures => Responsabilités structurelles

Gestion collective => Fonctions électives et nominatives

Nomenclature => Paramétrage et nomenclature des fonctions

50

Harpège

Périmètre d’application des modules « Fonctions »

Responsabilité Structurelle


Fiche d’activité

GESTION COLLECTIVE

Listes électorales



Individu

Position

Carrière

CongésModalités

SS

TT

RR

UU

CC

TT

UU

RR

EE

SS

LL

OO

CC

AA

UU

XX

Congés



Modalités

Contrat

Poste

Emploi


II

MM

PP

LL

AA

NN

TT

AA

TT

II

OO

NN

SS

Agent

Fiche de poste

51

Harpège

DOMAINE « FONCTIONS »

A-Les FONCTIONS de RESPONSABILITE STRUCTURELLE

52

Harpège

Les responsabilités structurelles

• Définition : – Une responsabilité structurelle se définit

comme une charge administrative d'une structure ou mission se rapportant au fonctionnement de cette structure.

• Ex : Président d’université, Directeur d’UFR, Directeur de Laboratoire

53

Harpège


• Les fonctions de responsabilités structurelles correspondent en majorité aux fonctions de direction des différents types d’établissements d’enseignement supérieur.

• L’objectif est de recenser, pour une structure existant déjà dans HARPEGE, les responsabilités exercées par des personnes ayant une activité dans cette structure

• L’individu qui exerce cette fonction est obligatoirement saisi dans la base HARPEGE

54

Harpège


• Cet outil ne permet pas : – La connaissance des responsables hiérarchiques

d’un individu (hormis Business Objects).

– La connaissance des responsabilités structurelles ayant été exercées hors établissement

– La gestion des primes au niveau individuel.

55

Harpège


• Des fonctions sont déjà présentes dans une nomenclature de fonctions livrée.

• Ces responsabilités correspondent aux fonctions énumérées dans les textes réglementaires

• Les fonctions livrées sont associées à un paramétrage livré, déterminant pour chaque fonction : catégorie, type de prime, type de décharge de service, avancement spécifique.

56

Harpège

Les responsabilités structurelles• A la saisie de la position (en insertion uniquement)

pour un agent avec une carrière portant au moins un élément de carrière dans le corps SGU (023), si la position est de type « activité » ou « détachement » au sein de l’établissement, alors il y a automatiquement association de l’agent à la responsabilité structurelle de secrétaire général dans la structure de niveau 1.

• Fonctionnement identique pour un agent avec une carrière portant au moins un élément de carrière dans le corps ACU (024), association de l’agent à la responsabilité structurelle d’agent comptable dans la structure de niveau 1.

57

Harpège


La nomenclature livrée des fonctions structurelles dans HARPEGE

58

Harpège


• Mais d’autres fonctions peuvent être créées localement et être associées à un paramétrage défini par l’établissement lui-même.

59

Harpège

Nomenclature des fonctions structurelles

• L’outil « Responsabilités structurelles » du menu paramétrage et nomenclature des fonctions permet :– de consulter et définir la nomenclature

des responsabilités structurelles– d’assurer un certain nombre de

paramétrages en fonction de la réglementation existante.

60

Harpège


• Chacune des fonctions livrées est paramétrée ou non avec :– une catégorie (ouvrant droit à NBI) : Sans Objet, Responsables

d'encadrement administratif, Gestionnaires d'implantation, Responsables techniques, Agent comptable

– un type de prime : Prime d'administration, Prime de charges administratives, Prime de responsabilités pédagogiques

– un type de décharge de service : Décharge statutaire, Autre décharge réglementaire

– un témoin « avancement spécifique » : oui ou non– un témoin « Nouvelle bonification indiciaire » : oui ou non

61

Harpège


• Ce paramétrage, associé à la saisie des fonctions de responsabilité structurelles dans la base HARPEGE permet d’alimenter les éditions suivantes : – Menu Individus/éditions :

• individus susceptibles de bénéficier d’une prime

– Menu Agent/éditions :• Agents susceptibles de bénéficier d’une décharge de service

• Agents susceptibles de bénéficier d’un avancement spécifique

Harpège

Démonstration n°1

Consultation du paramètrage des responsabilités structurelles

Harpège

Démonstration n°1 (suite)

Harpège

Démonstration n°2

• Saisie d’une responsabilité structurelle

Harpège

•Saisie de responsabilités structurelles

Exercice n°1

66

Harpège

Solution de l ’exercice n°1

Harpège

Solution de l’exercice n°1 (suite)

69

Harpège


B-Les FONCTIONS ELECTIVES ET NOMINATIVES

70

Harpège

FONCTIONS ELECTIVES ET NOMINATIVES

• Objectifs : Recenser les fonctions électives ou nominatives exercées par les personnes ayant une activité au sein d’une instance (dans ou hors de l’établissement), d’autres fonctions d’expertise, de conseil, ou d’autres ne relevant pas d’instances.

• On distingue : 1. la vie institutionnelle relevant des instances de

l’établissement 2. la vie institutionnelle relevant d’autres fonctions de

conseil, d’expertise et autres.

71

Harpège Vie institutionnelle

1. Fonctions relevant d’une instance

• On choisit l’instance concernée parmi les instances de l’outil « Listes Électorales », mais il est possible d’ajouter d’autres instances, de nature externe, et ne donnant pas lieu à élection dans l’établissement (donc sans lien avec le module « Listes Electorales »).

• Pour chaque instance, on peut soit visualiser toutes les personnes ayant déjà exercé une fonction dans l’instance (onglet historique), soit ajouter un nouvel individu (onglet mise à jour).

72

Harpège

Vie institutionnelle

1. Fonctions relevant d’une instance (suite)

• La création d’une instance externe (mais qui ne servira que pour la saisie de « fonctions ») se fait dans le menu nomenclature.

• Cette nomenclature doit faire l’objet d’une validation au niveau de l’établissement.

73


1. Fonctions relevant d’une instance (suite)• On est amené à saisir pour une instance donnée la

fonction, qualité et éventuellement le statut et sous-statut d’un individu enregistré dans HARPEGE

- Fonction : Une liste de fonctions relevant d’instances est livrée mais peut être complétée localement.

Ex : Assesseur, participant, personnalité extérieure

- Qualité : Elle peut être « membre », « membre de droit », « élu institutionnel », ou « invité ».

- Statut : Les membres sont « élu », « élu-nommé » ou « nommé ». Les invités sont « expert », « de droit », ou « observateur ».

- Sous-statut : Les membres sont « titulaire » ou « suppléant ».

74


2. Les fonctions de conseil, d’expertise et autres

• L’objectif est de recenser pour chaque fonction d’expertise, de conseil et autres, les individus qui ont exercé cette fonction dans l’établissement.

Ex : conseiller d’établissement, conseiller pédagogique, Directeur de CIES, Directeur scientifique…

• Il existe une nomenclature livrée de ces fonctions, mais l’établissement peut également la compléter

75

Harpège

Le paramètrage

• Tout comme les responsabilités structurelles, il existe un pré-paramétrage livré pour les fonctions électives et nominatives.

• L’établissement peut compléter ces nomenclatures

Harpège

Démonstration n°2

• Les nomenclatures

Harpège

Démonstration n°2

• Les nomenclatures (suite)

Harpège

Démonstration n°3

• Saisie d’une fonction relevant d’une instance• Saisie d’une fonction d’expertise et de conseil

Harpège

•Saisie de responsabilités électives et nominatives

Exercice n°2

80

Harpège

Solution de l ’exercice n°2

81

Harpège

Solution de l ’exercice n°2 (suite)

82

Harpège

La démarche établissement

• Comme vous avez pu le constater, en ce qui concerne les types de fonctions vues précédemment, la difficulté réside plus dans la préparation des informations à saisir en amont, que dans la saisie elle-même.

• Nécessité de faire valider le schéma de saisie retenu.

83

Harpège


C-Les FONCTIONS PROFESSIONNELLES

84

Harpège Les fonctions professionnelles

•Objectif : tenir à jour un référentiel des fiches de poste permettant :

• de décrire le besoin de l’établissement

• d'établir la cartographie des fiches de poste

•En parallèle, suivre les activités effectives des agents au travers des fiches d’activités établies périodiquement ou à certains moments privilégiés.

•Pour les IATOS, les fiches de postes peuvent être directement héritées de la nomenclature REFERENS, qui constitue une base modifiable.

85

Harpège

Les fonctions professionnelles

• 1-La fiche de poste :

– C’est la description de l’ensemble des activités ou opérations professionnelles à accomplir par un agent. Elle décrit le besoin de l’établissement, et l’évolution de ce besoin pour atteindre les objectifs fixés au niveau du contrat.

86

Harpège


– Avec la base HARPEGE sont livrées environ 300 fiches de poste correspondant aux emplois-type de REFERENS non modifiables et utilisables telles quelles (nomenclature)

– Il est possible de les dupliquer afin de les modifier et de les adapter aux besoins de votre établissement (saisie de vos propres profils de postes)

– Il est également possible de créer vos propres fiches (notamment pour les enseignants pour lesquels aucune nomenclature n’est livrée)

Harpège

Démonstration n°4

• Consultation d’une fiche de poste

• Création d’une fiche de poste

Harpège Démonstration n°4

(suite)

• Consultation d’une fiche de poste

• Création d’une fiche de poste

Harpège

•Création d’une fiche de poste enseignant

Démonstration n°5

90

Harpège


• Après saisie des fiches de poste vous pouvez les rattacher aux postes existants dans HARPEGE (budget Etat/budget propre).

• Une même fiche de poste peut être rattachée à plusieurs postes

• Ce rattachement doit être daté (date de début obligatoire), ce qui permet l’historisation.

91

Harpège


• Conseil : – Il n’est pas nécessaire de créer autant de fiches

de poste que de postes existant dans votre établissement

– Ex : une fiche de poste de secrétaire de laboratoire peut être valable pour plusieurs poste de même nature (plusieurs laboratoires)

– Veiller à ne pas trop alourdir le référentiel et les nomenclatures.

Harpège

Démonstration n°6

• Rattachement d’une fiche de poste à un poste

Harpège

•Création d’une fiche de poste

Exercice n°3

96


• 2-La fiche d’activités : – Il s’agit de décrire les activités ou missions

professionnelles effectivement accomplies par un individu sur une période donnée.

– Pour les agents qui occupent un poste dans l’établissement, cette description sera à rapprocher de la fiche de poste correspondante. Ce rapprochement pourra bien entendu être mis à profit dans le cadre de l’évaluation.

– Pour les chercheurs, qui n’ont pas de fiche de poste, la fiche d’activités constituera le seul moyen de connaître leur activité.

97

Harpège


– La fiche d’activités est caractérisée par la période de référence sur laquelle l’observation aura été faite. Elle porte également l’information de la date à laquelle l’observation a été effectuée (date de constatation).

98


• Il existe 3 types de fiches d’activités : -Enseignants-Chercheurs-BIATOS

• A chaque type de fiche, correspond 1 ou des types de spécialisations :– Fiche enseignant : CNU ou discipline du 2nd degré– Fiche chercheur : section CNU– Fiche IATOS : REFERENS ou spécialité ATOS

• Pour chaque nouvelle fiche, il est obligatoire de saisir une spécialisation, qui peut-être différente de celle saisie dans l’écran carrière de l’agent.

99

Harpège


• Contenu de la fiche d’activité : (On l’obtient par le bouton raccourci « détails »)– Fiches BIATOS :

• Les activités élémentaires/compétences/connaissances/contexte de travail

– Fiches enseignants :• Enseignement/recherche/commentaires

– Fiches chercheurs :• Recherche/disciplines/commentaires

100

Harpège


• Il est possible d’initialiser la fiche d’activité à partir de la fiche de poste :– A partir du moment où un agent occupe un

poste qui est lié à une fiche de poste, il est possible d'initialiser une fiche d'activité à partir du descriptif de la fiche de poste.

101

Harpège


• Nomenclatures : – REFERENS disponible mais pas de présaisie

faite dans la fiche d’activités– Pour remplir l’onglet enseignement, possibilité

de récupérer des données d’Apogée– Pour remplir l’onglet recherche, l’établissement

alimente lui-même son référentiel avec ses données (Equipe de recherche, école doctorale, unités de recherche).

Harpège

Démonstration n°7

• Consultation et saisie d’une fiche d’activités

Harpège

•Création d’une fiche d’activité

Exercice n°4

107

Harpège

Démarche d’implantation de « Fonctions »

• Importance de la réflexion préalable à l’utilisation de ces nouveaux outils de gestion des « FONCTIONS », notamment ce qui concerne les fonctions professionnelles : – Quels objectifs veut-on atteindre ?– Quelle démarche adopter ? – Quelle exploitation des données recueillies et par qui ?– Quels acteurs associer ?– Avec quels moyens ? (budget de formation, aide

externe…)

harpège 1 formation outils « fonctions ». harpège 2 introduction une formation sadressant...

Documents