formato evento graduación pdf

7/26/2019 Formato Evento Graduacin PDF

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Equipo:

Arvea Cruz Karen Guadalupe, Apolinar Lpez Flor Lizbeth Colmenares GarcaSoledad, Gmez Hernndez Luz Mara, Ramrez Vargas Zaira Azucena


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FIESTA DE GRADUACIN

Caracterizacin delevento.

Tiempo de planeacin.

El evento del cual se tratara es la fiesta de grade los alumnos de Administracin Turstica de

campus Huatulco. Se les ofrecer el servicio dsaln, banquete y otras amenidades que creanecesarias.

Se tiene un tiempo estipulado de 2 meses antegran evento a manera de poder trabajar y conindumentaria necesaria.


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FIESTA DE GRADUACIN

Perfil del cliente.

Nmero deasistentes.

Nuestros clientes son adultos-jvenes en edpromedio de 22-26 aos, prximos a graduaun nivel econmico medio.

Los asistentes sern los futuros graduados dcarrera de administracin turstica y sus fampromedio se tiene contemplado alrededor de

personas.


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FIESTA DE GRADUACIN

-Objetivo general-Objetivos especficos

Llevar a cabo la fiesta de graduacin servicios de calidad que generen una coamena entre los invitados para lograr unnico e inolvidable cumpliendo las expesatisfaciendo sus necesidades planteadas.

Logra llevar acabo el evento en tiempo y forma. Verificar la contratacin de los servicios requeridos. Cumplir las expectativas del cliente.


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FIESTA DE GRADUACIN

Requerimientos ycostos totales.

REQUERIMIENTOS Y COSTOS TOTALES

MATERIALES Cantidad Precio U. Precio Precio U.

Saln o Jardn 5,000

Luz y sonido 20,000

MOBILIARIO Y

EQUIPO

Mantelera

5,000

Fundas para

sillas

Manteles

Moos para

sillas

Cubre

manteles

350

350

350

Mesas

Sillas

35

350

8

3

280

1050

10

5

DECORACIN 4,200

Centros demesa

Antorchas

Telas

3520

200 metros

10015

2

3,500300

400

10520

3

PERSONAL

OPERATIVO

6,000

Animador

Seguridad

Foto y Video

1

4 pax

1 pax

500

500

3,500

500

2,000

3,500

500

2,000

3,500


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FIESTA DE GRADUACIN

Requerimientosy costos totales.

PERSONAL DE

SERVICIO

6,100

Meseros

Hostess

Capitn

Limpieza

15 pax

2 pax

1 pax

2 pax

300

300

400

300

4,500

600

400

600

300

300

400

300

BANQUETE 17,500

Alimentos 350 Platillos 50 35,000 60

Bebidas 3,580

Licores

Refrescos

Hielos

15 B. whisky

9 pax 3 Lts

2 Barras

20 bolsas

150

100

25

8

2,250

900

50

160

170

120

30

10

LOZA Y

CRISTALERA

2,050

Platos

Vasos Plaqu

350

350c/n

2

11,000

700

3501,000

3

21,000

OTROS 14,100

Invitaciones

Reconocimien

tos

Marco

Fotogrfico

60

10

1

200

200

100

12,000

2,000

100

210

225

100

COSTO TOTAL 81,530


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FIESTA DE GRADUACIN

Anlisis costo yprecios de

venta

COSTO TOTAL Precio Venta

81,530.00 91,265.00

91, 265.00 ____________________100%

9,735.00_________________ 10.66 %

81,530.00Por 60%

48,918.00

48,918.00+81,530.00= 130,448.00


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Gerentegeneral

Organizacin deeventos.

Encargadode

publicidad

Organizacinde la temtica.

Banquetes

rea deadministracin

Recursoshumanos.

Mantenimiento

reafinanciera.

Contabilidad

rea decomercializacin

VentasCompras

O


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FIESTA DE GRADUACIN

ProgramaDurante el

evento

ACTIVIDADES

HORA

BIENVENIDA Y REGISTRO DE LOS INVITADOS 7:30 hrs

PRESENTACIN DE LA MESA DIRECTIVA 8:00 hrs

DISCURSO DE BIENVENIDA 8:10 hrs

INICIO DE LA FIESTA DE GRADUACIN 8:30 hrs

ENTREGA DE PAPELES 9:00 hrs

CEREMONIA DE CLAUSURA

9:40 hrs

PROYECCIN AUDIOVISUAL 9:45 hrs.

DISCURSO DEL CIERRE DE CLAUSURA 10:00 hrs

NOCHE DISCO 12:00 hrs


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FIESTA DE GRADUACIN

ProgramaDurante el

evento

ACTIVIDADES

HORARIO

14:00 hrs

DESMONTAJE DEL MOBILIARIO 8:00 hrs

ENTREGA DEL SALON 12:00 hrs

SALIDA DEL LUGAR 12:00 hrs


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FIESTA DE GRADUACIN

Plano deMontaje

Club De Playa

Privado Latitud15


12/22

FIESTA DE GRADUACIN

Decoracin


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FIESTA DE GRADUACIN

Invitacin


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Directoriode Proveedores

Panadera y pastelera Banquetes Bebidas Foto y video Papelera Dulceras Personal de seguridad Personal de atencin a

Comensales Animadores Decoracin Sourvenirs Equipo de sonido Diseo grafico Loza y cristalera Floreras

San Alejand Casa Reyes Vinatera Ult

del Sur Foto Gaby Citlalli La abejita Polica Muni La CROC Hotel Las Bri

Mercera el C Flor Arte Samar Msic Pixelhux Florera La C


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Programa

Lugar: Latitud 15

Fecha: 16 de Julio

Horario: Programa cvico: 8:00 hrs / Prog

8(Coctel): 20:00 hrs


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Antes del evento

Actividades Mayo Junio

1

2

3

4

1

2

3

Planeacin del evento

PresupuestoSeleccin de lugar y/o Saln

Determinar la temtica del evento

Contacto con proveedores

Elaboracin de invitaciones

Reservacin del lugar y/o saln

Invitar a los alumnos

Contratar al personal

Compra de materiales, mobiliario y

equipo de montaje

Montaje del mobiliario

Programa


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Ceremonialy Protocolo

Respetar el horario previsto en la inv

egresado se debe estar por lo menos media comienzo y en su asiento 15 minutos antes ypor lo menos 10 minutos antes.

No se les permitir la entrada a las persontarde.

En el prembulo de la ceremonia se debe da

a los alumnos y sus invitados, la ubicacin crucial.

Tiempo


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Vestimenta

En la ceremonia de graduacin la vestimentpresentable ya que este va enfocado eacadmicos, se adecuara solamente a la togalibre de adornos. El birrete debe estar bien acabeza de tal manera que el ala est paralela

En la cena de graduacin la temtica va e

evento-coctel. Las mujeres deben ir vestidas concoctel (falda o vestido por debajo de las rodhombres con un traje de corte clsico.


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Conducta

Durante la ceremonia: Sea un egresado o invitado de ceremonia, se

protocolo Debes de guardar silencio durante el evento de ce Debes quedarte sentado durante el acto Apagar el celular o ponerlo en modo silencio Tomar fotografas discretas para no distraer o

asistentesDurante la fiesta de graduacin: Guardar silencio durante los actos que se realicen Respetar el tiempo de comida que se vayan a serv Respetar las medidas de seguridad que se tome

las bebidas alcohlicas


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Medidas de

Seguridad

Rejas de proteccin u otros que impidan la entradautorizadas, accesos y salidas de emergencia.

Conocer la capacidad del lugar y si se adecua a linvitados.

Conocer los niveles de emisin de ruidos estimado.

Sistema de proteccin contra incendios del lugar.

Presencia de sealtica adecuada de orden y seguridainvitados y los empleados.

Medir el consumo de alcohol de los asistentes.

De acuerdo a la alimentacin, se les informara al ecomensales los tiempos y el tipo de comida que se dar

Controlar uso adecuado de los fuegos pirotcnicosencargado.


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Rutas de evacuacin

Salidas de emergencias Ubicacin de extintores o equipo de combate

Puntos de reunin externo

Ubicacin de servicio mdico o de auxilio

Video o audio que informe a quienes concu

como actuar en caso de emergencia (ruta

puntos de reunin, etc.).

Planes de

emergencia acontemplar


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Personal de seguridad

Personal de primeros auxilios y bomberos

Personal de organizacin y acomodo del eve

Personal de operacin

Equipo de primeros auxilios

Equipo de radio comunicacin

Recursosdisponibles

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Documents