formato evento-graduación

Equipo:

Arvea Cruz Karen Guadalupe, Apolinar López Flor Lizbeth Colmenares García Soledad, Gómez Hernández Luz María, Ramírez Vargas Zaira Azucena

FIESTA DE GRADUACIÓN

Caracterización del evento. Tiempo de planeación.

El evento del cual se tratara es la fiesta de graduación de los alumnos de Administración Turística de la UMAR campus Huatulco. Se les ofrecerá el servicio de renta de salón, banquete y otras amenidades que crean necesarias.

Se tiene un tiempo estipulado de 2 meses antes del gran evento a manera de poder trabajar y conseguir la indumentaria necesaria.


Perfil del cliente.

Número de asistentes.

Nuestros clientes son adultos-jóvenes en edad promedio de 22-26 años, próximos a graduarse, con un nivel económico medio.

Los asistentes serán los futuros graduados de la carrera de administración turística y sus familiares, en promedio se tiene contemplado alrededor de 350 personas.


-Objetivo general -Objetivos específicos

Llevar a cabo la fiesta de graduación ofreciendo servicios de calidad que generen una convivencia amena entre los invitados para lograr un momento único e inolvidable cumpliendo las expectativas y satisfaciendo sus necesidades planteadas.

• Logra llevar acabo el evento en tiempo y forma.

• Verificar la contratación de los servicios requeridos.

• Cumplir las expectativas del cliente.


Requerimientos y costos totales.

REQUERIMIENTOS Y COSTOS TOTALES

MATERIALES Cantidad Precio U. Precio Precio U. Venta

Salón o Jardín 5,000 6000

Luz y sonido 20,000 20,000

MOBILIARIO Y

EQUIPO

Mantelería 5,000 6,000

Fundas para

sillas

Manteles

Moños para

sillas

Cubre

manteles

350

350

350

Mesas

Sillas

35

350

8

3

280

1050

10

5

350

1,750

DECORACIÓN 4,200 4,675

Centros de

mesa

Antorchas

Telas

35

20

200 metros

100

15

2

3,500

300

400

105

20

3

3,675

400

600

PERSONAL

OPERATIVO

6,000 6,000

Animador

Seguridad

Foto y Video

1

4 pax

1 pax

500

500

3,500

500

2,000

3,500

500

2,000

3,500

500

2,000

3,500


Requerimientos y costos totales.

PERSONAL DE

SERVICIO

6,100 6,100

Meseros

Hostess

Capitán

Limpieza

15 pax

2 pax

1 pax

2 pax

300

300

400

300

4,500

600

400

600

300

300

400

300

4,500

600

400

600

BANQUETE 17,500 21,000

Alimentos 350 Platillos 50 35,000 60 21,000

Bebidas 3,580 3,890

Licores

Refrescos

Hielos

15 B. whisky

9 pax 3 Lts

2 Barras

20 bolsas

150

100

25

8

2,250

900

50

160

170

120

30

10

2,550

1,080

60

200

LOZA Y

CRISTALERÍA

2,050 2,750

Platos

Vasos

Plaqué

350

350

c/n

2

1

1,000

700

350

1,000

3

2

1,000

1,050

700

1,000

OTROS 14,100 14,850

Invitaciones

Reconocimien

tos

Marco

Fotográfico

60

10

1

200

200

100

12,000

2,000

100

210

225

100

12,600

2,250

100

COSTO TOTAL 81,530 91,265


Análisis costo y precios de

venta

COSTO TOTAL Precio Venta

81,530.00 91,265.00

91, 265.00 ____________________100%

9,735.00_________________ 10.66 %

81,530.00

Por 60%

48,918.00

48,918.00+81,530.00= 130,448.00

Gerente general

Organización de eventos.

Encargado de

publicidad

Organización de la temática.

Banquetes

Área de administración

Recursos humanos.

Mantenimiento

Área financiera.

Contabilidad

Área de comercialización

Ventas

Compras

Organigrama


Programa Durante el

evento

ACTIVIDADES

HORA

LUGAR

BIENVENIDA Y REGISTRO DE LOS INVITADOS 7:30 hrs

LATITUD 15

BAHÍA DE

CHAUHÉ

PRESENTACIÓN DE LA MESA DIRECTIVA 8:00 hrs

DISCURSO DE BIENVENIDA 8:10 hrs

INICIO DE LA FIESTA DE GRADUACIÓN 8:30 hrs

ENTREGA DE PAPELES 9:00 hrs

CEREMONIA DE CLAUSURA 9:40 hrs

PROYECCIÓN AUDIOVISUAL 9:45 hrs.

DISCURSO DEL CIERRE DE CLAUSURA 10:00 hrs

NOCHE DISCO 12:00 hrs


Programa Durante el

evento

ACTIVIDADES HORARIO LUGAR

14:00 hrs

LATITUD 15

BAHÍA DE

CHAUHÉ

DESMONTAJE DEL MOBILIARIO 8:00 hrs

ENTREGA DEL SALON 12:00 hrs

SALIDA DEL LUGAR 12:00 hrs


Plano de Montaje

Club De Playa Privado Latitud

15°


Decoración


Invitación

Directorio de Proveedores

• Panadería y pastelería

• Banquetes

• Bebidas

• Foto y video

• Papelería

• Dulcerías

• Personal de seguridad

• Personal de atención a

Comensales

• Animadores

• Decoración

• Sourvenirs

• Equipo de sonido

• Diseño grafico

• Loza y cristalería

• Florerías

• San Alejandro

• Casa Reyes

• Vinatería Ultramarinos Costa

del Sur

• Foto Gaby

• Citlalli

• La abejita

• Policía Municipal

• La CROC

• Hotel Las Brisas

• Mercería el Colibrí

• Flor Arte

• Samar Música y video

• Pixelhux

• Florería La Crucecita

Programa Lugar: Latitud 15

Fecha: 16 de Julio

Horario: Programa cívico: 8:00 hrs / Programa social

8(Coctel): 20:00 hrs

Antes del evento

Actividades Mayo Junio Julio

1 2 3 4 1 2 3 5 1 15 16 17

Planeación del evento

Presupuesto

Selección de lugar y/o Salón

Determinar la temática del evento

Contacto con proveedores

Elaboración de invitaciones

Reservación del lugar y/o salón

Invitar a los alumnos

Contratar al personal

Compra de materiales, mobiliario y

equipo de montaje

Montaje del mobiliario

Programa

Ceremonial

y Protocolo • Respetar el horario previsto en la invitación, como

egresado se debe estar por lo menos media hora antes del

comienzo y en su asiento 15 minutos antes y como invitado

por lo menos 10 minutos antes.

• No se les permitirá la entrada a las personas que lleguen

tarde.

• En el preámbulo de la ceremonia se debe dar la recepción

a los alumnos y sus invitados, la ubicación y el orden es

crucial.

Tiempo

Ceremonial

y Protocolo

Vestimenta

En la ceremonia de graduación la vestimenta debe estar

presentable ya que este va enfocado en los logros

académicos, se adecuara solamente a la toga y el birrete,

libre de adornos. El birrete debe estar bien asentado en la

cabeza de tal manera que el ala esté paralela con el suelo.

En la cena de graduación la temática va enfocada a un

evento-coctel. Las mujeres deben ir vestidas con vestimenta de

coctel (falda o vestido por debajo de las rodillas). Para los

hombres con un traje de corte clásico.

Ceremonial

y Protocolo

Conducta

Durante la ceremonia:

• Sea un egresado o invitado de ceremonia, se debe seguir el

protocolo

• Debes de guardar silencio durante el evento de ceremonia

• Debes quedarte sentado durante el acto

• Apagar el celular o ponerlo en modo silencio

• Tomar fotografías discretas para no distraer o interrumpir a los

asistentes

Durante la fiesta de graduación:

• Guardar silencio durante los actos que se realicen

• Respetar el tiempo de comida que se vayan a servir

• Respetar las medidas de seguridad que se tomen con respecto a

las bebidas alcohólicas

Medidas de

Seguridad

• Rejas de protección u otros que impidan la entrada de personas no

autorizadas, accesos y salidas de emergencia.

• Conocer la capacidad del lugar y si se adecua a la estimación de los

invitados.

• Conocer los niveles de emisión de ruidos estimado.

• Sistema de protección contra incendios del lugar.

• Presencia de señalética adecuada de orden y seguridad del lugar para los

invitados y los empleados.

• Medir el consumo de alcohol de los asistentes.

• De acuerdo a la alimentación, se les informara al equipo de atención a

comensales los tiempos y el tipo de comida que se dará a los invitados.

• Controlar uso adecuado de los fuegos pirotécnicos y designar a un

encargado.

Rutas de evacuación

Salidas de emergencias

Ubicación de extintores o equipo de combate de incendios

Puntos de reunión externo

Ubicación de servicio médico o de auxilio

Video o audio que informe a quienes concurran al evento

como actuar en caso de emergencia (ruta de evacuación,

puntos de reunión, etc.).

Planes de

emergencia a

contemplar

• Personal de seguridad

• Personal de primeros auxilios y bomberos

• Personal de organización y acomodo del evento

• Personal de operación

• Equipo de primeros auxilios

• Equipo de radio comunicación

Recursos

disponibles

formato evento-graduación

Documents