FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG

Datum

2012-09-10 Anbud ska vara inkommet senast

2012-10-05

Dnr: IFM-2012-00414 Anbudet ska vara bindande t.o.m.

2013-01-04

Upphandlingsförfarande

Förenklad upphandling

1(25)

Inbjudan att lämna anbud på

AUTOKLAVUTRUSTNING

till Institutionen för fysik, kemi och biologi (IFM) vid Linköpings universitet

enligt villkor i detta förfrågningsunderlag.

1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER

1.1 UPPHANDLINGENS OMFATTNINGDenna förfrågan avser upphandling av autoklavutrustning.

1.2 UPPHANDLANDE ENHETLinköpings universitetInstitutionen för Fysik, Kemi och Biologi (kallad IFM)SE-581 83 Linköping

1.2.1 KontaktpersonerEventuella frågor rörande denna upphandling ska ställas skriftligt till Jenny Adolfsson i form av E-mail. Frågor av teknisk natur kommer att skickas vidare till ansvarig teknisk personal.

Name: Jenny AdolfssonTel: +46 (0)13 281218E-mail: jenad@ifm.liu.se

1.2.2 Tillägg/ÄndringarEventuella tillägg/ändringar i förfrågningsunderlaget kommer att publiceras på http://www.liu.se/upphandlingar Kompletterande uppgifter avseende förfrågningsunderlaget är bindande för den upphandlande enheten endast under förutsättning att de publiceras ovan nämnda hemsida.

1.3 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET

1.3.1 FörteckningFöljande handlingar ingår i förfrågningsunderlaget: Detta dokument (administrativa föreskrifter, teknisk

kravspecifikation och kommersiella villkor), Bilaga 1, ”Sanningsförsäkran” Bilaga 2, ALOS 05

Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att denne erhållit ovanstående handlingar.

2(25)

1.3.2 Förfrågningsunderlagets dispositionDe administrativa föreskrifterna innehåller villkor för anbudslämnande och anbudets form och beskriver också hur utvärderingen går till. Den tekniska kravspecifikationen innehåller krav på den tjänst/vara som upphandlas och kommersiella villkor beskriver kommersiella krav för kontraktet.

1.4 UPPHANDLINGSFÖRFARANDEDet här är en Förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU, 2007:1091). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.

1.5 FORMELLA KRAV PÅ ANBUDET

1.5.1 Anbudets form och giltighet.Anbudet måste: vara underskrivet av för firman utsedd behörig person, vara inkommet till IFM senast 2012-10-05. Anbudsgivaren är

själv ansvarig för att anbudet inkommer i tid. Anbud som inkommer för sent tas inte upp till prövning.

vara giltigt t.o.m. 2013-01-04, vilket skriftligen ska bekräftas i anbudet.

1.5.2 AnbudsinlämnandeAnbud kan antingen sändas med post eller lämnas personligen på nedan angiven adress, måndag - fredag 08.00 - 16.30.

Notera följande: sänd anbudet i slutet kuvert/försändelse, märk kuvertet/försändelsen “Anbud“ och diarienummer IFM-

2012-00414 lämna anbudet i ett original och en kopia.

Anbud lämnade per fax eller E-mail accepteras inte.

Post adress:Linköpings universitetInst. för Fysik, Kemi och BiologiAtt: Jenny AdolfssonSE-581 83 Linköping

Besöksadress:Linköpings universitetInst. för Fysik, Kemi och BiologiFysikhusetJenny Adolfsson

3(25)

SE-581 83 Linköping

4(25)

1.5.3 SpråkAnbudet ska vara på svenska eller engelska.

1.5.4 Disposition av anbudetAnbudsgivaren ombeds att disponera sitt anbud enligt ordningen i detta förfrågningsunderlag, samt att lämna kommentarer till varje punkt i kravspecifikationen och även till de kommersiella villkoren. Om en punkt inte kommenterats i den tekniska kravspecifikationen kommer det att tolkas som att den inte uppfylls.

1.6 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREAnbudsgivaren måste kvalificera sig när det gäller juridisk ställning. Om begärd information inte är tillräcklig eller är felaktig kommer anbudsgivaren att uteslutas.

1.6.1 Juridisk ställningAnbudsgivaren kommer att uteslutas från deltagande i anbudsutvärderingen om denne: är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation,

tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt laga kraft

vunnen dom har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen inte är registrerad på föreskrivet sätt

Därför ska anbudsgivaren intyga att det inte finns anledning att utesluta denne av ovanstående skäl genom att skriva under och bifoga blanketten ”Sanningsförsäkran” till anbudet.

IFM kan komma att kontrollera att företaget är registrerat på föreskrivet vis.

För utländsk anbudsgivare ställs motsvarande krav. Sådan anbudsgivare ska till sitt anbud bifoga intyg från behöriga myndigheter i det land där leverantören är etablerad, som visar att leverantören där betalat föreskrivna skatter och avgifter, och att företaget är registrerat på föreskrivet vis.

1.7 UTVÄRDERINGInnan utvärderingsprocessen påbörjas kontrolleras att de formella kraven enligt föreskrifterna 1.5 är uppfyllda. Därefter kontrolleras att anbudsgivaren kvalificerat sig enligt 1.6. Om någon av dessa punkter inte är uppfyllda kommer anbudet i fråga inte att utvärderas.

5(25)

1.7.1 Prövning av anbudFörst kontrolleras om alla “ska” - krav är uppfyllda. För att utvärderas ytterligare måste dessa vara uppfyllda. Om ett krav inte fyllts i/kommenterats kommer det att tolkas som att det inte uppfylls. De kommersiella ”ska” - kraven måste dessutom accepteras.

6(25)

1.7.2 AnbudsutvärderingEndast anbud som klarat tidigare nämnda kontroller/prövning kommer att utvärderas enligt utvärderingsmodellen nedan i 1.7.2.1.

1.7.2.1 Kriterier för anbudsutvärderingDet ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, med hänsyn tagen till nedanstående kriterier, kommer att antas.

KriterierViktsfaktor

1. Totalt pris 80 %

2. Leveranstid 10 %3. Garanti 10 %

Kriterie 1. Totalt prisAnbuden kommer att utvärderas utifrån angiven prisinformation för en 5-årsperiod (pos. 3.7.1) enligt formeln nedan.

Kriterie 2. LeveranstidAnbuden kommer att utvärderas utifrån angiven leverans- och installationstid (pos. 3.1.1) enligt följande:

Kriterie 3. GarantiKriteriet kommer att utvärderas utifrån angiven garanti (pos. 3.4.3) enligt formeln nedan. Maximal poängsumma: 10

7(25)

Lägsta totalkostnaden x

100 Offererad totalkostnad

Kortast angiven tid x 100 Offererad tid

Slutligt betygBetygen, för kriterierna, kommer att viktas enligt tabellen ovan. Summan av de viktade betygen

blir sedan anbudets slutliga betyg som kommer att utgöra underlag för val av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

1.8 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESSUppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, avtal slutits eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen.

Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det finns särskild anledning att anta att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.

Om anbudsgivaren anser att de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.

1.9 TILLDELNINGSMEDDELANDEBeslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare minst 10 dagar innan avtal tecknas med antagen leverantör. Under dessa 10 dagar föreligger en avtalsspärr där leverantör som anser att det gjorts ett felaktigt beslut i upphandlingsärendet kan lämna in en ansökan om överprövning av beslutet till Förvaltningsrätten i Linköping.

Adress: Box 406, SE-581 04 Linköping, Sverige forvaltningsrattenilinkoping@dom.se http://www.forvaltningsrattenilinkoping.domstol.se

8(25)

Anbudets poängsumma x

100 Maximal poängsumma

2 TEKNISK KRAVSPECIFIKATION

2.1 INTRODUKTIONInstitutionen för Fysik, Kemi och Biologi (nedan kallat IFM) vid Linköpings universitet, behöver köpa in 2 autoklaver för sterilisering av lösningar, utensilier, engångsmaterial och avfall i samband med mikrobiologiskt och molekylärbiologiskt arbete.

2.2 OMFATTNINGDenna förfrågan avser autoklaver för sterilisering, installation samt tillbehör.

2.2.1 Uppfylls

JA NEJI offerten ska ingå:Autoklav i två storlekar med inbyggd ånggenerator matad med avjoniserat vatten. Inredning i form av autoklavkorgar/hinkar .

     

2.3 KRAV2.3.1. Material för autoklavering2.3.1.1 Uppfylls

JA NEJUtrustningen ska vara anpassad till att autoklavera varierande gods: poröst material som plast, vätskor och odlingsmedier, biologiskt avfall så som bakteriekulturer och cellkulturer.

     

2.3.1.2 Uppfylls

JA NEJBåda autoklaverna ska vara utrustade för att klara säker sterilisering av avfall från laboratorium med säkerhetsklass 2.

     

9(25)

10(25)

2.3.1.3 Uppfylls

JA NEJFör båda modellerna ska även sterilisering för torrt gods vara möjligt.

     

2.3.2. Kemisk hållbarhet2.3.2.1 Uppfylls

JA NEJVätskor innehållande korrosiva ämnen kommer att autoklaveras i halvslutna kärl varför innekammaren ska vara av lågkorrosivt rostfritt material.

     

2.3.3. Processer2.3.3.1 Uppfylls

JA NEJStandardprocesser för uppvärmning upp till 134 C under varierad tid upp till 60 min är ett ska-krav.

     

2.3.3.2 Uppfylls

JA NEJAndra temperaturintervall inklusive 121 C ska vara standard.

     

2.3.3.3 Uppfylls

JA NEJReferensprob för korrekt uppvärmning av vätska ska finnas.

     

11(25)

12(25)

2.3.3.4 Uppfylls

JA NEJAutoklaverna ska vara utrustade med ventilationsfläkt och mottryckssystem för snabb och säker kylning av vätskor.

     

2.3.3.5 Uppfylls

JA NEJBåda autoklaverna ska vara försedda med lämpligt system för att kunna ge torrt gods för att undvika re-kontaminering.

     

2.3.3.6 Uppfylls

JA NEJDokumentationsmöjligheter för varje körning ska finnas. Prosess-stegen liksom temperatur och tryck i kammaren under processen samt referensprobens temperatur ska kunna följas på ett tydligt sätt.

     

2.3.4 Användarvänlighet

2.3.4.1 Uppfylls

JA NEJAutoklaverna ska vara användarvänliga, d.v.s. enkla att programmera och köra. Därför ska autoklaverna ha lock som stängs och låses helt elektroniskt och som inte kan öppnas under pågående process

     

13(25)

2.3.5 Modell och mått autoklav 1

2.3.5.1 Uppfylls

JA NEJAutoklaven ska vara toppmatad

     

2.3.5.2 Uppfylls

JA NEJ2 st. höga autoklavkorgar för att placera ovanpå varandra ska ingå samt 2 st. autoklavhinkar med samma mått. Korgar av varierande storlek ska finnas som tillbehör.

     

2.3.5.3 Uppfylls

JA NEJInnerkammarens volym ska vara 110 - 130 l.

     

2.3.5.4 Uppfylls

JA NEJInnerkammaren ska kunna rymma minst 2 kolvar med volymen 5l (höjd 37 cm bottendiameter ca 21 cm) respektive 4 st. kolvar med volymen 3l (höjd 32 cm bottendiameter ca 19 cm).

     

2.3.6 Modell och mått autoklav 22.3.6.1 Uppfylls

JA NEJAutoklaven ska vara toppmatad

14(25)

15(25)

2.3.6.2 Uppfylls

JA NEJ1st hög autoklavkorg samt 1st autoklavhink med samma mått ska ingå. Korgar av varierande storlek ska finnas tillgängligt som tillbehör.

     

2.3.6.3 Uppfylls

JA NEJInnekammarens volym ska vara 70 – 80 l.

     

16(25)

3 KOMMERSIELLA VILLKOR

3.1 LEVERANS

3.1.1 Leverans- och installationstidUppfylls

JA NEJTid för fullständig leverans och installation ska anges i antal veckor. Om tiden är angiven i form av ett intervall kommer det största antalet veckor att användas i utvärderingen. Kravet kommer att utvärderas i enlighet med punkt 1.7.2.1

Ange leverans- och installationstid:     

3.1.3 LeveransvillkorUppfylls

JA NEJLeveransvillkoret ska vara:DAP (enligt Incoterms 2010) IFM, Linköpings universitet.

     

3.1.4 LeveransbeskedUppfylls

JA NEJIFM ska hållas informerat om alla steg i leveransprocessen. Leveransbesked ska vara IFM tillhanda senast två (2) arbetsdagar före leverans. Leveransen ska ske under arbetsdagar mellan kl.9 och kl.16.

     

17(25)

3.2 FÖRSENAD LEVERANS

3.2.1 Meddelande om försenad leveransUppfylls

JA NEJOm leverantören finner det sannolikt att avtalad leveranstid inte kan hållas, ska IFM utan dröjsmål underrättas per E-mail till angiven kontaktperson enligt 1.2.1 med angivande av avtalsnummer. Meddelandet måste också innehålla anledningen till förseningen och den tidpunkt då leveransen beräknas kunna ske.

Om leveransförseningen beror på IFM, omständigheter inom IFM:s kontroll eller händelser specificerade i ALOS 05, och meddelande lämnats enligt ovan så ska leveranstiden förlängas med den tid som med hänsyn till omständigheterna kan anses skälig.

     

3.2.2 Vite för försenad leveransUppfylls

JA NEJOm utrustningen inte levererats inom den överenskomna tiden och leveranstiden inte har förlängts i enlighet med punkt 3.2.1 ovan är IFM berättigad till vite med 1 % per påbörjad vecka beräknad på avtalssumman.IFM är berättigat att tillgodoräkna sig vitet antingen genom att dra av vitet när utrustningen betalas eller genom att skicka en faktura på vitessumman.Om en faktura ställs ut ska den betalas inom 30 dagar från fakturadatum.

     

3.2.3 Maximumgräns för vitetUppfylls

18(25)

JA NEJVitet i sin helhet ska inte överstiga 10 % av priset på den försenade leveransen.

     

3.3 TESTER

3.3.1 InstallationstestUppfylls

JA NEJLeverans- och funktionskontroll ska göras av leverantören i samarbete med användaren när utrustningen är installerad och driftsatt på angiven plats på IFM. Test av installation, utlovad funktion, utlovade prestanda och dokumentation ska ingå. Om testet visar att den levererade utrustningen fungerar enligt överenskomna specifikationer, kommer installationstestet att bli accepterat.

     

3.3.2 Slutligt acceptanstestUppfylls

JA NEJEfter godkänt installationstest ska utrustningen disponeras av IFM under en testperiod om en månad. Om utrustningen fungerar enligt ställda krav och utlovade specifikationer utan signifikanta fel eller brister under den här tiden kommer utrustningen att godkännas.

Om utrustningen inte kan godkännas, ska testperioden upprepas sedan felen och bristerna åtgärdats.

Maximalt tre testperioder om en månad kommer att genomföras, därefter får förhandlingar tas upp mellan parterna och IFM ska ha rätt att säga upp avtalet enligt 3.9.

     

19(25)

3.3.3 UtbildningUppfylls

JA NEJNödvändig utbildning ska ingå vid 2 olika tillfällen (”Installationstest” ska ej räknas som ett utbildningstillfälle) och inkludera utbildning på plats för en grupp användare gällande användningen av utrustningen.

     

20(25)

3.4 GARANTI

3.4.1 GarantitidUppfylls

JA NEJGarantitiden för den levererade utrustningen ska vara 1 år från godkänt ”Installationstest” av utrustningen (3.3.1).

     

3.4.2 Förlängning av garantitidUppfylls

JA NEJStilleståndsperioder under garantitiden beroende på fel på utrustningen anmälda av IFM ska resultera i en förlängning av garantitiden. Förlängningen ska stå i proportion till stilleståndstiden.

     

3.4.3 Utökad garanti 0 – 10 poäng

Beskriv för utvärdering om förlängning av garantin för den levererade utrustningen kan erbjudas kostnadsfritt. Två års utökad garanti (d.v.s. totalt tre år) belönas med 10 poäng och ett års utökad garanti (d.v.s. totalt två år) belönas med 5 poäng.

Ange längd på utökad garantin:     

3.5 SERVICE

3.5.1 ServicekontraktUppfylls

JA NEJEfter att offererad garanti upphör ska servicekontrakt tecknas, t.o.m. år 5. Kostnaden för servicekontraktet inkluderas i totalkostnaden och kommer således att utvärderas, se 3.7.1.

21(25)

Timkostnader och resekostnader för akuta servicebesök ska specificeras separat (kommer ej utvärderas).

Ange kostnad för servicekontrakt:     

22(25)

3.5.2 ResponstidUppfylls

JA NEJResponstiden för service eller reparation vid driftsstopp ska vara snabb då verksamheten är beroende av fungerande autoklav. Tiden från felanmälan från kund till tekniker på plats ska ej överstiga 48 h.

     

3.6 DOKUMENTATIONUppfylls

JA NEJDetaljerad dokumentation på engelska och/eller svenska över all levererad utrustning, hur den används, underhåll och service, ska ingå och levereras tillsammans med utrustningen

     

3.7 BETALNING

3.7.1 PrisUppfylls

JA NEJAnbudet ska innehålla totalkostnad för fem (5) år, inkludera: Pris för utrustningen, leverans,

installation, tester, dokumentation, utbildning, garanti och servicekontrakt. Totalpriset ska anges som ett fast pris i SEK, exklusive moms.

Ange totalkostnad:     

3.7.2 BetalningsvillkorUppfylls

JA NEJBetalningsvillkoren ska vara följande:1. 50 % av kontraktspriset vid godkänd leverans.

23(25)

2. 50 % av kontraktspriset vid godkänt “Slutligt acceptanstest” (3.3.2).Alla betalningar ska ske mot faktura 30 dagar netto.

     

3.8 FAKTURERINGSADRESSUppfylls

JA NEJFakturan ska skickas till:

Linköpings universitet FakturasupportReferens: 1201 Jenny Adolfsson 581 83 Linköping

     

3.9 HÄVNING AV AVTALUppfylls

JA NEJIFM ska ha rätt att säga upp avtalet i sin helhet eller delar av det med omedelbar effekta) om leveransen inte fullgjorts inom två

månader från överenskommet leveransdatum och det inte beror på IFM, eller

b) om utrustningen inte kan godkännas vid ”Slutligt acceptanstest”, eller

c) om leverantören misslyckats med att utföra andra villkor i avtalet och detta kan ses som ett väsentligt avtalsbrott.

d) leverantören är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande,

e) leverantören har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta,

Om avtalet hävts ska alla betalningar som gjorts för utrustningen återbetalas till IFM inom 30 dagar från hävningen.

     

24(25)

3.10 TVISTUppfylls

JA NEJEventuell tvist i anledning av ingånget avtal ska avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk lag.

     

3.11 ALLMÄNNA BESTÄMMELSERUppfylls

JA NEJI övrigt ska ALOS 05 gälla.(ALOS= Allmänna bestämmelser för leverans av gods till den offentliga sektorn).

     

25(25)